JP3773662B2

JP3773662B2 - Data management apparatus and method of using the apparatus

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Publication number: JP3773662B2
Application number: JP23666698A
Authority: JP
Inventors: 真裕川辺
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1998-08-24
Filing date: 1998-08-24
Publication date: 2006-05-10
Anticipated expiration: 2018-08-24
Also published as: JP2000066783A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、データ管理装置および該装置の利用方法に関し、詳しくは、蓄積するデータをコンパクトに管理して容易に利用することができるものに関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、重要であるために保管する文書（画像や文字が表示された文書）や、将来使用する可能性のある文書などの書類は、紙に記録させた状態のままファイルされて書棚等に整理されていた。しかし、書類が膨大な事業所などでは、その保管に場所が取られてしまうのと共に、所望の書類を探すのにも手間が掛かっていた。
【０００３】
このため、近年には、データ処理技術の高度化・高速化と共に、記憶手段の低価格化に伴って、保管する必要のある文書は、スキャナ装置により読み取らせて大容量記憶装置に蓄積管理させておく、所謂、データ管理装置が出現しており、このデータ管理装置は、書類が膨大な事業所などに限らずに導入されている。
この種のデータ管理装置は、例えば、読み取った文書データをデータベース中に登録することにより管理するなどして、所望の文書データを記憶手段内から読み出して利用することができるようになっている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、このような従来のデータ管理装置にあっては、すべての文書データを記憶装置に蓄積して管理することから、所望の文書データを探すために、データベースに登録しておき検索条件を入力するなどの特別な装置が必要であるとともに、検索条件として例えば、書類名のタイトルやキーワードなどの入力操作をスキャナ装置による読取とは別に行わなければならないという煩雑さがあった。
【０００５】
そこで、本発明は、蓄積するデータを管理書面により管理して該管理書面により蓄積するデータを読出・出力できるようにすることにより、蓄積するデータのコンパクトな管理および容易な利用を実現することを目的とする。
【０００６】
【課題を解決するための手段】
上記目的達成のため、請求項１に記載の発明は、データを取得する取得手段と、取得データを蓄積する蓄積手段と、該蓄積手段内から読み出した取得データを出力する出力手段と、出力する取得データを特定する管理データを蓄積管理する管理手段と、を備えて、管理手段は取得データの蓄積時に管理データを入手して該管理データに基づいて出力する取得データを蓄積手段から読み出すデータ管理装置であって、管理手段は、ユーザの保持する管理書面を識別する識別データを入手するとともにスキャナ装置にセットされた管理書面から取得データを特定する該管理書面中の特定マークの位置データを入手してこれら識別データと位置データとを管理データとして蓄積管理し、タッチパネル装置にセットされた管理書面上の特定マークを押圧する位置の位置データと該管理書面の識別データとを入手して出力する取得データを特定することを特徴とするものである。
【０００７】
この請求項１に記載の発明では、取得したデータを蓄積管理する際に、ユーザが保持する管理書面の識別データを入力データや読取(認識)データなどとして入手するとともに、スキャナ装置にセットされた該管理書面から蓄積管理する取得データを特定する特定マークの位置データを読取入手し、これら識別データおよび位置データを取得データの蓄積アドレスなどに対応付けして登録管理する。この後の取得データの出力時には、識別データを入力データや読取データなどとして入手するとともに、位置データをタッチパネル装置にセットされた管理書面上の特定マークを押圧する位置により入手して所望の取得データを特定し、該取得データを読出・出力する。したがって、ユーザは管理書面を保管管理するだけで、蓄積管理する取得データを特定して該取得データを利用可能な装置に出力することができる。なお、管理書面は、別途作成してもよく、また例えば、文書などの場合にはフロントページを管理書面として識別データや特定マークを記入してもよい。
【０００８】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明の構成に加え、前記管理手段は、管理書面中の取得データ毎の位置データを管理データとして入手して蓄積管理することを特徴とするものである。
この請求項２に記載の発明では、一つの管理書面内の複数の特定マークの位置データ毎に取得データが個別に特定管理される。したがって、一つの管理書面で複数の取得データを別個に蓄積管理され、取得データ毎に特定出力することができる。
【０００９】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の発明の構成に加え、データを用紙に記録出力する記録装置を接続されるとともに、前記管理手段は少なくとも取得データのうちのマーキングされている領域の取得データを蓄積手段に蓄積させるとともに、該領域以外の取得データと該領域の取得データを特定する位置の特定マークを記録装置により用紙に記録出力して管理書面を作成することを特徴とするものである。
【００１０】
この請求項３に記載の発明では、蓄積管理する文書データを取得したときに、そのデータ中に例えば、特定色により囲まれてマーキングされている場合には、その領域内のデータが蓄積管理する取得データとされるとともに、該領域以外の取得データと該領域の取得データを特定する位置の特定マークが用紙に記録出力されて管理書面が作成され、または加えて該管理書面中に識別データが記録出力される。したがって、取得データを蓄積する際に、該取得データを検索するために必要な最低限のデータが記録された管理書面を自動的に記録出力させて作成することができ、当該管理書面をタッチパネル装置にセットして特定マークを押圧するだけで、例えば、取得した文書データを出力して再現することができる。
【００１１】
請求項４に記載の発明は、請求項１から３のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記管理手段は、スキャナ装置にセットされた管理書面から取得データを出力可能な装置を特定する該管理書面中の機能マークの位置データを入手して管理データとして蓄積管理し、タッチパネル装置にセットされた管理書面上の機能マークを押圧する位置の位置データを入手して該機能マークにより取得データを出力する装置を特定指示することを特徴とするものである。
【００１２】
この請求項４に記載の発明では、管理書面中に取得データを出力可能な装置を特定する機能マークを加えておくことにより、当該管理書面をタッチパネル装置にセットしてその機能マークを押圧するだけで、文書データ以外の取得データでも再現することができる。
請求項５に記載の発明は、請求項１から４のいずれかに記載の発明の構成に加え、前記取得手段として、スキャナ装置の他に、データ作成装置、ビデオカメラ、またはマイクロフォンのうちの少なくとも１つ以上を接続されて、該取得手段により取得したデータを出力可能な装置として記録装置、ディスプレイ装置、またはスピーカ装置を接続されることを特徴とするものである。
【００１３】
この請求項５に記載の発明では、スキャナ装置により取得される文書データ以外にも、データ作成装置（例えば、パーソナルコンピュータなど）により作成される文書データや、ビデオカメラにより取得されるビデオ画像データ、またはマイクロフォンにより取得される音声データが取得データとして取得されて、それぞれは、記録装置により記録出力され、ディスプレイ装置により表示出力され、またはスピーカ装置により音声出力される。したがって、書面から読取取得する文書データに限らず、電子化されたままの文書データ、ビデオ画像データ、音声データなどを蓄積管理することができる。
【００１４】
請求項６に記載の発明は、請求項１から５のいずれかに記載のデータ管理装置の利用方法であって、記録装置に記録出力させる画像データと文字データとの一方または双方からなる文書データを作成する場合に、当該データ管理装置に蓄積管理させるデータとして、前記識別データ、前記マークまたは前記マーキングのうちの少なくとも前記マークを、かつ、当該マークである前記特定マークまたは前記機能マークのうちの少なくとも前記特定マークを文書データ中に作成して、記録装置に記録出力させることを特徴としている。
【００１５】
この請求項６に記載の発明では、作成中の文書データ中に管理書面における識別データ、特定マーク、機能マーク、またはマーキングが作成され、記録出力される。したがって、管理書面を手書きして作成することなく、当該文書データを記録出力したものを管理書面としたり、当該文書データを読み取って記録出力したものを管理書面とすることができる。
【００１６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を図面に基づいて説明する。
図１〜図７は本発明に係るデータ管理装置の第１実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項１、2に記載の発明に対応する。
図1および図２において、１０はデータ管理装置を構成するパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）であり、ＰＣ１０には、表示データを出力するディスプレイ装置１１と、音声データを出力するスピーカ装置１２と、入力データを打ち込むキーボード１３およびタッチパネル装置１４と、原稿Ｐから画像データを読み取るスキャナ装置１５と、画像データを電話回線を介して送受信するファクシミリ装置として利用したり、原稿から読み取った画像データを用紙に記録出力する複写機として利用したり、ＰＣ１０から受け取った文字データや画像データからなる文書データ（以下、画像データのみの場合にも文書データという）を用紙に記録出力するプリンタ装置（記録装置）として利用することのできる複合装置１６と、ビデオデータや音声データを取り込むビデオカメラ１７と、が接続されており、このＰＣ１０は、ＣＰＵ２１と、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ（ハードディスク装置）などのメモリ部２２と、Ｉ／Ｏなどの各種制御回路等により構成されてキーボード１３およびタッチパネル装置１４からの入力データを受け取る操作部２３やディスプレイ装置１１およびスピーカ装置１２に出力データを送出する表示部２４と、を内蔵している。なお、ビデオカメラ１７はビデオアダプタ１７ａを介してＰＣ１０に接続されている。
【００１７】
ＰＣ１０は、ディスプレイ装置１１のモニタ画面を見ながらキーボード１３や不図示のマウスなどを操作することによって、ＣＰＵ２１が、メモリ部２２のハードディスク装置（記憶媒体）２２内から読み出したアプリケーションソフトに従って演算処理などを行なうことにより文書や画像の作成や画像データにＯＣＲ処理を施すなどのデータ処理を行なうとともに、ディスプレイ装置１１、スピーカ装置１２、スキャナ装置１５、複合装置１６、およびビデオカメラ１７との間で各種データを送受してメモリ部２２に記憶蓄積させたり出力させることができる。したがって、本実施形態においては、スキャナ装置１５およびビデオカメラ１７が取得手段を、メモリ部２２が蓄積手段を、ディスプレイ装置１１、スピーカ装置１２および複合装置１６が出力手段を構成する。
【００１８】
また、ＰＣ１０には、取得したデータを蓄積管理するデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にハードディスク装置２２内にインストールされており、ＣＰＵ２１はそのデータ管理ソフトをに従って（起動して）スキャナ装置１５により読み取った文書データをハードディスク装置２２に蓄積するとともに予め準備されている一覧内にその文書データの蓄積アドレスとその文書データを特定するための管理データとを登録し、所望の文書データを検索・選択して利用することができる。
【００１９】
このＰＣ１０は、ＣＰＵ２１が管理手段を構成し、文書データ全体を識別する識別データと、その文書データ内に含まれる個々の文書データを個別に特定するためのデータとを、前記管理データとして入手して登録するようになっており、例えば、図３に示すように、文字データからなる原稿Ｐ１と画像データからなる原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データを保管管理したい場合には、原稿Ｐ１はユーザが書面の状態で保管管理する一方、原稿Ｐ２、Ｐ３はその原稿Ｐ１にリンク（関連）させてその文書データを蓄積管理することにより、原稿Ｐ１を見て所望の文書データ全体を把握・選択し原稿Ｐ２、Ｐ３の一方または双方の文書データの出力を指示することによりハードディスク装置２２から読み出してディスプレイ装置１１または複合装置１６により出力させることができるようになっている。
【００２０】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトを起動させて文書データの蓄積を選択されたときに、ＣＰＵ２１は次のような処理を実行する。まずは、例えば、図４に示すように、原稿Ｐ１の左上に赤色のインクなどで識別データとして用いる適当な管理番号Ｎを記入するとともに、該原稿Ｐ１における原稿Ｐ２、Ｐ３の参照指示のある文書ブロックの近傍にその原稿Ｐ２、Ｐ３を関連付けする矢印のリンク記号(原稿番号Ｐ１、Ｐ２を含む特定マーク)Ｍ１を記入する指示をディスプレイ装置１１に表示出力する。次いで、その原稿Ｐ１のスキャナ装置１５へのセットをユーザに指示し、読み取った原稿Ｐ１の文書データにＯＣＲ処理を施して管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ１を認識（入手）してハードディスク装置２２内の一覧中にその管理番号Ｎと共に原稿Ｐ１、Ｐ２のリンク記号Ｍ１の記入位置データを登録する。次いで、原稿Ｐ２、Ｐ３のスキャナ装置１５へのセットをユーザに指示し、その文書データを順次に読み取ってハードディスク装置２２に蓄積するとともに、その文書データのハードディスク装置２２への蓄積アドレスを原稿Ｐ１の管理番号Ｎおよび原稿Ｐ２、Ｐ３のリンク記号Ｍ１の位置データに対応付けして一覧内に登録する。なお、原稿Ｐ１の管理番号Ｎはキーボードなどから入力（入手）するようにしてもよい。
【００２１】
そして、ＰＣ１０のデータ管理ソフトを起動させて文書データの出力を選択されたときには、ＣＰＵ２１は次のような処理を実行する。まずは、例えば、図５および図６に示すように、原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットして、原稿Ｐ１に記入されている管理番号Ｎをキーボードなどから入力した後に、図７に示すように、所望の原稿Ｐ２、Ｐ３のリンク記号Ｍ１の一方または双方を押下する指示をディスプレイ装置１１に表示出力する。次いで、押下されたリンク記号Ｍ１の位置データをタッチパネル装置１４から受け取って前記一覧内の管理番号Ｎおよび位置データの一致する蓄積アドレスに基づいてその押下指示された原稿Ｐ２、Ｐ３の一方または双方の文書データをハードディスク装置２２から読み出してディスプレイ装置１１に表示出力し、さらにプリント指示があったときには複合装置１６によりその文書データを記録出力する。
【００２２】
したがって、ユーザは原稿Ｐ１を管理書面として保管管理するだけで、原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データのすべてを別個に蓄積管理することができ、その原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データは必要に応じて任意に指定してディスプレイ装置１１や複合装置１６により出力させて利用することができる。
このように本実施形態においては、複数枚の原稿Ｐ１〜Ｐ３を書面のまま保管する場合のように、かさばって取り扱いが不便になってしまうこともなく、また、原稿Ｐ１〜Ｐ３のすべてを文書データに電子化して管理する場合のように原稿Ｐ１〜Ｐ３を検索・選択するための特別な装置を必要とすることなく、原稿Ｐ１を書面の状態で保管管理するだけで、原稿Ｐ２、Ｐ３を蓄積した上で、原稿Ｐ１〜Ｐ３のすべてをコンパクトに管理することができる。また、原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データは原稿Ｐ１により容易に出力して利用することができる。
【００２３】
また、本実施形態では、原稿Ｐ２、Ｐ３毎にリンク記号Ｍ１を原稿Ｐ１に記入して別個に蓄積管理して出力する場合を説明するが、まとめて１つのリンク記号Ｍにより蓄積管理することができることはいうまでもない。また、管理書面とするのは、フロントページの原稿Ｐ１に限らず、視覚的に内容を把握できる画像を表示する原稿Ｐ２やＰ３を用いてもよいことはいうまでもない。
【００２４】
次に、図８および図９は本発明に係るデータ管理装置の第２実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項３に記載の発明に対応する。なお、本実施形態は、上述第１実施形態と略同様に構成されているので、図１、図２を流用して、同様な構成には同一の符号を付して特徴部分を説明する。
図１および図２において、ＰＣ１０のハードディスク装置２２内には、第１実施形態で説明した文書データの蓄積管理処理に加えて、管理書面とする原稿内で赤色のインクのマーキングにより囲まれている領域の文書データをも蓄積管理することができるようになっており、該領域以外の文書データと該領域の文書データを特定するためのリンク記号を複合機１６により用紙に記録出力してコンパクトな管理書面を新たに作成する処理を実行するデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にインストールされている。
【００２５】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトによる文書データ蓄積の選択・実行時に、例えば、図８に示すように、管理番号Ｎなどとともに、蓄積管理する対象の文書データブロックの領域Ｒ１、Ｒ２を赤色のインクで囲むマーキングを施すとともにその領域Ｒ１、Ｒ２のすぐ上側にその領域Ｒ１、Ｒ２内の文書データに関連付けする丸印のリンク記号Ｍ２を記入した後に、その原塙Ｐ１をスキャナ装置１５にセットして読み取らせたときに、ＣＰＵ２１は、原稿Ｐ１の文書データにＯＣＲ処理を施してリンク記号Ｍ２の存在を確認した場合には、リンク記号Ｍ２の下側のマーキングにより囲まれている文書データをハードディスク装置２２内に蓄積すると共にそのリンク記号Ｍ２の記入位置データとハードディスク装置２２への蓄積アドレスを前記一覧中にその管理番号Ｎや原稿Ｐ１、Ｐ２のリンク記号Ｍ１の記入位置データに対応付けして登録し、この後に、図９に示すように、原稿Ｐ１から領域Ｒ１、Ｒ２の部分を省いた文書データと、管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ１、Ｍ２とからなる管理書面データを作成して複合機１６により用紙に記録出力させ原稿Ｐ１〜Ｐ３の管理書面Ｐ０を作成する。
【００２６】
そして、この管理書面Ｐ０により把握・選択された原稿Ｐ１〜Ｐ３の参照は、タッチパネル装置１４にセットされた管理書面Ｐ０のうちの領域Ｒ１、Ｒ２や原稿Ｐ２、Ｐ３のリンク記号Ｍ１、Ｍ２を押下されたときに、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ１、Ｍ２の位置データをタッチパネル装置１４から受け取って前記一覧内の管理番号Ｎおよび位置データの一致する蓄積アドレスに基づいてその押下指示された領域Ｒ１、Ｒ２や原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データをハードディスク装置２２から読み出してディスプレイ装置１１や複合装置１６により出力させることができるようになっている。
【００２７】
したがって、例えば、原稿Ｐ１〜Ｐ３を把握するのに最低限必要な領域Ｒ１、Ｒ２以外の箇所のみを表示するコンパクトな管理書面Ｐ０を自動的に記録出力させて作成することができ、この管理書面Ｐ０により原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データを出力して利用することができる。また、原稿Ｐ１の領域Ｒ１、Ｒ２の文書データをも電子化して蓄積管理するので、原稿Ｐ１の文書データにも画像処理を施したり、文字修正するなどのデータ処理を簡易に行うことができる。
【００２８】
このように本実施形態においては、上述実施形態の作用効果に加えて、原稿Ｐ１よりもコンパクトな管理書面Ｐ０により原稿Ｐ１〜Ｐ３を容易に蓄積管理して必要に応じて出力させて利用することができる。また、１枚の管理書面によって管理番号Ｎの異なる複数の文書データを蓄積管理することもできる。
また、本実施形態では、原稿Ｐ１の領域Ｒ１、Ｒ２内の文書データを蓄積管理する場合を説明するが、複数枚の原稿にわたって領域内の文書データを蓄積管理するように用いてもよいことはいうまでもない。
【００２９】
次に、図１０は本発明に係るデータ管理装置の第３実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項４に記載の発明に対応する。なお、本実施形態は、上述第１実施形態と略同様に構成されているので、図１、図２を流用して、同様な構成には同一の符号を付して特徴部分を説明する。
図１および図２において、ＰＣ１０のハードディスク装置２２内には、第１実施形態で説明した文書データの蓄積管理処理に加えて、文書データを検索・選択するためにスキャナ装置１５にセットする管理書面の原稿の文書データをも読み取ってハードディスク装置２２に蓄積管理するようになっており、その文書データからは文書データ全体を識別する管理番号Ｎおよび管理書面に関連のある文書データを特定するリンク記号Ｍ１と共に、該文書データを処理する機能を指定する機能マークＭ３を認識しその位置データをも管理データとして一覧内に対応付けして登録するようになっており、タッチパネル装置１４にセットされた管理書面中で該機能マークが押下されたときには、ハードディスク装置２２にインストールされているファクシミリ送信ソフトや画像加工ソフトなどのデータ処理ソフトを読み出して、その位置データに対応する文書データをデータ処理ソフトで利用する装置に出力するデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にインストールされている。
【００３０】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトによる文書データ蓄積の選択・実行時に、例えば、図１０に示すように、管理番号Ｎなどとともに、原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データのファクシミリ送信を指示する黒丸印のリンク記号(機能マーク)Ｍ３−１および原稿１中の写真などの画像の縮小・拡大を指示する上下の三角印のリンク記号（機能マーク）Ｍ３−２などを記入した後に、その原塙Ｐ１をスキャナ装置１５にセットして読み取らせたときに、ＣＰＵ２１は、原稿Ｐ１の文書データをハードディスク装置２２に蓄積するとともにその文書データにＯＣＲ処理を施して管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ１、Ｍ３−１、Ｍ３−２を認識（入手）してその管理番号Ｎと共にリンク記号Ｍ１、Ｍ３−１、Ｍ３−２の記入位置データを原稿Ｐ１の文書データの蓄積アドレスに対応付けしてハードディスク装置２２内の一覧中に登録し、この後に、原稿Ｐ２、Ｐ３の文書データの蓄積管理処理を行う。なお、画像の縮小・拡大を指示するリンク記号Ｍ３−２を認識したときにはその下側の画像の文書データを別個に読出・出力することができるようにハードディスク装置２２内の蓄積アドレスを一覧中に蓄積管理する。
【００３１】
そして、この原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データは、タッチパネル装置１４にセットされた原稿Ｐ１のうちのリンク記号Ｍ３−１が押下されたときに、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ３−１の位置データをタッチパネル装置１４から受け取ってファクシミリ通信ソフトを起動した上で、ハードディスク装置２２内の前記一覧内の管理番号Ｎも一致する蓄積アドレスに基づいて読み出して複合装置１６に出力しファクシミリ送信させる。また、リンク記号Ｍ３−２が押下されたときには、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ３−２の位置データをタッチパネル装置１４から受け取ってデータ加工ソフトを起動した上で、リンク記号Ｍ３−２の画像の拡大または縮小の指示に従って原稿Ｐ１に含まれる写真画像の文書データを例えば、×２、×４、×８、１／２、１／４、１／８などと押下される回数に応じた拡大・縮小処理を実行しディスプレイ装置１６に出力表示させるようになっている。
【００３２】
したがって、原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットしてリンク記号Ｍ３−１、Ｍ３−２を押圧するだけで、文書データを出力可能な機能により利用することができる。
このように本実施形態においては、上述実施形態の作用効果に加えて、管理書面の原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットして所望の機能をリンク記号Ｍ３−１、Ｍ３−２の押下により選択指示することにより、ハードディスク装置２２内に蓄積管理する原稿Ｐ１〜Ｐ３の文書データを、記録出力などしてから新たにデータ処理などする指示操作を行うことなく、ファクシミリ送信したりデータ加工したりすることができる。したがって、簡易に蓄積管理する文書データのデータ処理をも行うことができる。
【００３３】
次に、図１１は本発明に係るデータ管理装置の第４実施形態を示す図であり、本実施形態は、請求項５に記載の発明に対応する。なお、本実施形態は、上述第１実施形態と略同様に構成されているので、図１、図２を流用して、同様な構成には同一の符号を付して特徴部分を説明する。
図１および図２において、ＰＣ１０のハードディスク装置２２内には、第１実施形態で説明した文書データの蓄積管理処理に加えて、文書データの他にも管理書面に関連付けする音声データや動画データ(ビデオ画像データ)などをハードディスク装置２２に蓄積管理するようになっており、その管理書面からはデータ全体を識別する管理番号Ｎおよび管理書面に関連のある文書データを特定するリンク記号Ｍ１と共に、音声データや動画データを処理する機能を指定する機能マークＭ４を認識して、その位置データも管理データとして一覧内に対応付けして登録することにより、タッチパネル装置１４にセットされた管理書面中で該機能マークＭ４が押下されたときに、ハードディスク装置２２にインストールされている音声出力ドライバや動画再生ドライバなどの各種ドライバを起動した上で、その位置データに対応するデータをスピーカ装置１２やディスプレイ装置１１などの処理可能な装置に出力しデータ処理させるデータ管理ソフトがＣＰＵ２１により読出利用可能にインストールされている。
【００３４】
具体的には、ＰＣ１０のデータ管理ソフトによるデータ蓄積の選択・実行時に、例えば、図１１に示すように、管理番号Ｎなどとともに、原稿Ｐ１における音声データや動画データの参照指示のある文書ブロックの近傍にそのデータに関連付けするスピーカやカメラなどの種別を示すリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を記入した後に、その原塙Ｐ１をスキャナ装置１５にセットして読み取らせたときに、ＣＰＵ２１は、原稿Ｐ１の文書データにＯＣＲ処理を施して管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を認識（入手）してハードディスク装置２２内の一覧中にその管理番号Ｎと共にリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２の記入位置データを登録し、この後に、音声データ、動画データの取り込みをユーザに指示することにより、音声データや動画データを他の記憶媒体などからのコピーまたはビデオカメラ（マイクロフォン付き）の撮影により順次にハードディスク装置２２に蓄積するとともにそのハードディスク装置２２への蓄積アドレスを原稿Ｐ１の管理番号Ｎおよびリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２の位置データに対応付けして一覧内に登録する。
【００３５】
そして、この音声データや動画データは、タッチパネル装置１４にセットされた原稿Ｐ１のうちのリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２が同時に（または一方のみが）押下されたときに、ＣＰＵ２１が、押下されたリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２の位置データをタッチパネル装置１４から受け取って音声・動画データの出力ドライバを起動した上で、ハードディスク装置２２内の前記一覧内の管理番号Ｎも一致する蓄積アドレスに基づいて読み出してスピーカ装置１２とディスプレイ装置１１に同期するように出力して再生させるようになっている。
【００３６】
したがって、原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットしてリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を押圧するだけで、原稿Ｐ１に付随する音声・動画データをも出力可能な機能により再生することができる。
このように本実施形態においては、上述実施形態の作用効果に加えて、原稿Ｐ１に関連する音声・動画データをもハードディスク装置２２内に蓄積管理して、管理書面の原稿Ｐ１をタッチパネル装置１４にセットし所望のリンク記号Ｍ４−１、Ｍ４−２を押下して選択指示することにより、原稿Ｐ１と併せて音声・動画データを参照することができる。したがって、文書データに限らずに音声データや動画データなどを併せて蓄積管理して利用することができる。
【００３７】
ここで、上述実施形態における原稿Ｐ１は、予め作成されていたものを管理文書として使用するために、手書またはシールの貼付により管理番号Ｎやリンク記号Ｍ１〜Ｍ４を原稿Ｐ１中に記入したり、またマーキングも手書により行っているが、近年には、データ作成技術の発達によりワードプロセッサやパーソナルコンピュータなどにより原稿を作成することが多くなっていることから、原稿Ｐ１の文書データの作成の時点に、管理番号Ｎ、リンク記号Ｍ１〜Ｍ４、マーキングなどをその文書データ中に組み入れて作成することにより、上述実施形態における管理書面として使用してデータの蓄積管理を行うようにしてもよい(請求項６)。上述実施形態をこのように利用することによって、管理書面を手書作成することなく、各種データを蓄積管理することができ、データの蓄積管理作業をより容易にすることができる。
【００３８】
【発明の効果】
本発明によれば、スキャナ装置にセットして読取させるとともに識別データを入力または読取させた管理書面を保持するだけで取得したデータを蓄積管理することができ、その取得データは、必要なときに識別データを入力または読取させるとともにその管理書面をタッチパネル装置にセットして特定マークや機能マークを押圧するだけで、その識別データと押圧位置データにより所望の取得データを出力して利用することができる。したがって、取得したデータをコンパクトな管理書面により管理することができ、この管理書面により取得データを容易に特定出力して利用することができる。この管理書面により管理することのできる取得データは１つに限る必要はなく、特定マークや機能マーク毎に対応させて保管管理すればよい。
【００３９】
この管理書面は、別途作成したものや、例えば、蓄積管理する書面のフロントページ中に識別データや特定・機能マークを記入したものに限らず、蓄積管理する文書データ中にマーキングした領域を取得データとして以外の領域や特定マークや機能マークを記録出力したものを管理書面としてもよく、このマーキングなどは用紙に記入したものでも、電子化された状態のまま記入したものであってもよい。これによって、取得データの蓄積管理作業をより容易にすることができるとともに、所望の取得データを判りやすくして検索・選択作業を容易にすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るデータ管理装置の第１実施形態を示す図であり、その概略全体構成を示す斜視図である。
【図２】そのブロック図である。
【図３】その蓄積管理する文書データを表示する原稿の平面図である。
【図４】その管理書面を示す平面図である。
【図５】その蓄積文書データの利用を説明する斜視図である。
【図６】その図５に続く蓄積文書データの利用を説明する斜視図である。
【図７】その図６に続く蓄積文書データの利用を説明する斜視図である。
【図８】本発明に係るデータ管理装置の第２実施形態を示す図であり、その加工前の管理書面を示す平面図である。
【図９】その加工後の管理書面を示す平面図である。
【図１０】本発明に係るデータ管理装置の第３実施形態を示す図であり、その管理書面を示す平面図である。
【図１１】本発明に係るデータ管理装置の第４実施形態を示す図であり、その管理書面を示す平面図である。
【符号の説明】
１０パーソナルコンピュータ（データ作成装置、取得手段）
１１ディスプレイ装置(出力手段)
１２スピーカ装置(出力手段)
１３キーボード
１４タッチパネル装置
１５スキャナ装置(取得手段)
１６複合装置(出力手段)
１７ビデオカメラ(取得手段)
２１ＣＰＵ（管理手段）
２２メモリ部（蓄積手段）
２３操作部
２４表示部
Ｎ管理番号（識別データ）
Ｍ１、Ｍ２リンク記号（特定マーク）
Ｍ３、Ｍ４リンク記号（機能マーク）[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a data management apparatus and a method of using the apparatus, and more particularly to an apparatus that can manage stored data in a compact manner and can be used easily.
[0002]
[Prior art]
Documents such as documents that are stored because they are important (documents with images and characters) and documents that may be used in the future are filed on paper shelves and recorded on paper. It was organized. However, in business establishments with a large amount of documents, a place for storage is taken, and it takes time to search for a desired document.
[0003]
For this reason, in recent years, along with the advancement and speed of data processing technology and the reduction in the cost of storage means, documents that need to be stored are read by a scanner device and stored and managed in a mass storage device. In other words, a so-called data management device has appeared, and this data management device has been introduced not only in offices with a large number of documents.
This type of data management apparatus can read and use desired document data from the storage means, for example, by managing the read document data by registering it in a database.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, in such a conventional data management apparatus, since all document data is stored and managed in a storage device, in order to search for desired document data, it is registered in a database and a search condition is input. For example, a special device such as a document name is required, and a search condition such as a title of a document name or a keyword must be input separately from reading by the scanner device.
[0005]
Therefore, the present invention realizes compact management and easy use of accumulated data by managing accumulated data by a management document so that the accumulated data can be read and output. Objective.
[0006]
[Means for Solving the Problems]
To achieve the above object, the invention described in claim 1 provides an acquisition means for acquiring data, an accumulation means for accumulating acquired data, an output means for outputting acquired data read from the accumulation means, and an output Management means for accumulating and managing management data for specifying the acquired data, and the management means obtains the management data when accumulating the acquired data and reads out the acquired data output based on the management data from the storage means The management means obtains identification data for identifying a management document held by the user, and obtains position data of a specific mark in the management document for identifying acquired data from the management document set in the scanner device. These identification data and position data are stored and managed as management data, and a specific mark on the management document set on the touch panel device is pressed. The acquisition data to be output is obtained by specifying the position data of the pressing position and the identification data of the management document.
[0007]
According to the first aspect of the present invention, when the acquired data is stored and managed, the identification data of the management document held by the user is obtained as input data, reading (recognition) data, etc., and set in the scanner device. The position data of the specific mark that specifies the acquisition data to be stored and managed is read and acquired from the management document, and the identification data and the position data are registered and managed in association with the storage address of the acquired data. At the time of outputting the acquired data thereafter, the identification data is obtained as input data, read data, etc., and the position data is obtained from the position where the specific mark on the management document set on the touch panel device is pressed, and the desired acquired data And the acquired data is read out and output. Therefore, the user can specify the acquired data to be stored and managed and output the acquired data to an available device simply by storing and managing the management document. The management document may be created separately. For example, in the case of a document or the like, identification data or a specific mark may be entered using the front page as the management document.
[0008]
The invention described in claim 2 is characterized in that, in addition to the configuration of the invention described in claim 1, the management means obtains and manages position data for each acquired data in the management document as management data. To do.
According to the second aspect of the present invention, the acquired data is individually specified and managed for each position data of a plurality of specific marks in one management document. Accordingly, a plurality of pieces of acquired data are separately stored and managed in one management document, and can be specified and output for each acquired data.
[0009]
According to a third aspect of the present invention, in addition to the configuration of the first or second aspect of the present invention, a recording device for recording and outputting data on paper is connected, and the management means is marked with at least the acquired data. Storage data is stored in the storage means, and a management document is created by recording output data other than the area and a specific mark at a position for specifying the acquisition data of the area on a sheet by a recording device. It is a feature.
[0010]
According to the third aspect of the present invention, when document data to be stored and managed is acquired, if the data is marked by being surrounded by a specific color, for example, the data in that region is stored and managed. In addition to the acquired data, the acquired data other than the area and the specific mark at the position for specifying the acquired data in the area are recorded and output on a sheet to create a management document, or in addition, the identification data is included in the management document. Recorded output. Accordingly, when accumulating acquired data, a management document in which the minimum data necessary for searching the acquired data is recorded can be automatically recorded and generated. For example, the acquired document data can be output and reproduced by simply pressing the specific mark.
[0011]
According to a fourth aspect of the invention, in addition to the configuration of the invention according to any one of the first to third aspects, the management unit specifies a device capable of outputting acquired data from a management document set in the scanner device. The function mark position data in the management document is obtained and stored and managed as management data. The position data of the position where the function mark on the management document set on the touch panel device is pressed is obtained and acquired by the function mark. The apparatus is characterized in that a device for outputting is specified.
[0012]
In the invention according to claim 4, by adding a function mark for identifying a device capable of outputting acquired data to the management document, the management document is simply set on the touch panel device and the function mark is pressed. Thus, it is possible to reproduce even acquired data other than document data.
According to a fifth aspect of the invention, in addition to the configuration of the invention according to any one of the first to fourth aspects, in addition to the scanner device, the acquisition unit includes at least one of a data creation device, a video camera, and a microphone. A recording device, a display device, or a speaker device is connected as a device that is connected to one or more and can output data acquired by the acquisition means.
[0013]
In the invention described in claim 5, in addition to the document data acquired by the scanner device, document data generated by a data generation device (for example, a personal computer), video image data acquired by a video camera, Alternatively, audio data acquired by a microphone is acquired as acquired data, and each is recorded and output by a recording device, displayed and output by a display device, or output by a speaker device. Therefore, it is possible to store and manage not only document data read and acquired from a document but also document data, video image data, audio data, and the like as they are digitized.
[0014]
The invention according to claim 6 is a method of using the data management device according to any one of claims 1 to 5, wherein the document data comprises one or both of image data and character data to be recorded and output by the recording device. When creating the data, the data management device stores and manages the identification data, at least the mark of the mark or the marking, and the specific mark or the functional mark of the mark. At least the specific mark is created in the document data and is recorded and output by the recording device.
[0015]
In the invention according to the sixth aspect, identification data, a specific mark, a function mark, or a marking in the management document is created and recorded in the document data being created. Therefore, without creating the management document by handwriting, the document data recorded and output can be used as the management document, and the document data read and recorded can be used as the management document.
[0016]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, the present invention will be described with reference to the drawings.
1 to 7 are views showing a first embodiment of a data management apparatus according to the present invention, and this embodiment corresponds to the inventions described in claims 1 and 2.
1 and 2, reference numeral 10 denotes a personal computer (hereinafter referred to as a PC) constituting a data management apparatus. The PC 10 includes a display device 11 that outputs display data, a speaker device 12 that outputs audio data, Used as a keyboard 13 and touch panel device 14 for inputting input data, a scanner device 15 for reading image data from a document P, and a facsimile device for transmitting and receiving image data via a telephone line, or image data read from a document on paper A printer device (recording device) that can be used as a copying machine for recording and outputting, or document data composed of character data and image data received from the PC 10 (hereinafter also referred to as document data when only image data is used) on paper. The composite device 16 that can be used and video data The PC 10 is connected to a CPU 21, a memory unit 22 such as ROM, RAM, HDD (hard disk device), various control circuits such as I / O, and the like. An operation unit 23 configured to receive input data from the keyboard 13 and the touch panel device 14 and a display unit 24 that transmits output data to the display device 11 and the speaker device 12 are built in. Note that the video camera 17 is connected to the PC 10 via a video adapter 17a.
[0017]
The PC 10 operates the keyboard 13 or a mouse (not shown) while looking at the monitor screen of the display device 11, whereby the CPU 21 performs arithmetic processing according to application software read from the hard disk device (storage medium) 22 of the memory unit 22. In addition to performing data processing such as creation of documents and images and performing OCR processing on image data, various operations are performed between the display device 11, the speaker device 12, the scanner device 15, the composite device 16, and the video camera 17. Data can be sent and received and stored in the memory unit 22 or output. Therefore, in the present embodiment, the scanner device 15 and the video camera 17 constitute acquisition means, the memory unit 22 constitutes storage means, and the display device 11, the speaker device 12 and the composite device 16 constitute output means.
[0018]
In the PC 10, data management software for accumulating and managing acquired data is installed in the hard disk device 22 so that it can be read and used by the CPU 21, and the CPU 21 executes (starts up) the data management software according to the data management software. The read document data is stored in the hard disk device 22, and the storage address of the document data and management data for specifying the document data are registered in a list prepared in advance, and desired document data is searched and selected. Can be used.
[0019]
In the PC 10, the CPU 21 constitutes management means, and obtains identification data for identifying the entire document data and data for individually specifying individual document data included in the document data as the management data. For example, as shown in FIG. 3, when it is desired to store and manage document data of a document P1 composed of character data and documents P2 and P3 composed of image data, the document P1 is written by the user. On the other hand, the originals P2 and P3 are linked (related) to the original P1 and the document data is accumulated and managed, so that the entire original document data can be grasped and selected by looking at the original P1. , P3, and reading out from the hard disk device 22 by instructing the output of document data of one or both of them, the display device 11 or the composite device 16 And it is capable to further output.
[0020]
Specifically, when the data management software of the PC 10 is activated and the storage of document data is selected, the CPU 21 executes the following processing. First, for example, as shown in FIG. 4, an appropriate management number N used as identification data is written in the upper left of the original P1 with red ink or the like, and a document block with a reference instruction for the originals P2 and P3 in the original P1. An instruction to enter an arrow link symbol (specific mark including document numbers P1 and P2) M1 for associating the documents P2 and P3 is displayed and output on the display device 11. Next, the user is instructed to set the original P1 on the scanner device 15, and the document data of the read original P1 is subjected to OCR processing to recognize (acquire) the management number N and the link symbol M1. The entry position data of the link symbol M1 of the originals P1 and P2 is registered together with the management number N in the list. Next, the user is instructed to set the originals P2 and P3 on the scanner device 15, the document data is sequentially read and stored in the hard disk device 22, and the storage address of the document data in the hard disk device 22 is set as the storage address of the original P1. The management number N and the position data of the link symbol M1 of the documents P2 and P3 are registered in the list in association with each other. The management number N of the document P1 may be input (obtained) from a keyboard or the like.
[0021]
When the data management software of the PC 10 is activated and the output of document data is selected, the CPU 21 executes the following processing. First, for example, as shown in FIGS. 5 and 6, after setting the document P1 on the touch panel device 14 and inputting the management number N written on the document P1 from a keyboard or the like, as shown in FIG. An instruction to press one or both of the link symbols M1 of the desired documents P2 and P3 is displayed on the display device 11. Next, the position data of the pressed link symbol M1 is received from the touch panel device 14, and one or both of the originals P2 and P3 which are instructed to be pressed based on the management number N in the list and the storage address that matches the position data. The document data is read from the hard disk device 22 and displayed on the display device 11. When there is a print instruction, the document data is recorded and output by the composite device 16.
[0022]
Therefore, the user can store and manage all of the document data of the documents P2 and P3 separately only by storing and managing the document P1 as a management document, and the document data of the documents P2 and P3 can be arbitrarily set as necessary. It can be specified and output by the display device 11 or the composite device 16 for use.
As described above, in the present embodiment, there is no bulky inconvenience as in the case of storing a plurality of originals P1 to P3 as written, and all of the originals P1 to P3 are documented. Documents P2 and P3 can be stored and managed simply by storing and managing document P1 in a written state without requiring a special device for searching and selecting documents P1 to P3 as in the case of managing data electronically. After accumulating, all of the originals P1 to P3 can be managed in a compact manner. The document data of the originals P2 and P3 can be easily output and used by the original P1.
[0023]
In the present embodiment, a case will be described in which the link symbol M1 is entered in the document P1 for each of the documents P2 and P3, stored separately, and output. However, the storage management can be performed collectively using one link symbol M. Needless to say, it can be done. Needless to say, the management document is not limited to the document P1 on the front page, and documents P2 and P3 displaying an image whose contents can be visually grasped may be used.
[0024]
Next, FIG. 8 and FIG. 9 are views showing a second embodiment of the data management apparatus according to the present invention, and this embodiment corresponds to the invention described in claim 3. Since the present embodiment is configured in substantially the same manner as the first embodiment described above, the same reference numerals are given to the same configurations with reference to FIGS. 1 and 2, and the characteristic portions will be described.
1 and 2, in the hard disk device 22 of the PC 10, in addition to the document data storage management process described in the first embodiment, the document that is the management document is surrounded by red ink markings. The document data in the area can also be stored and managed, and the document data outside the area and the link symbol for specifying the document data in the area are recorded and output on a sheet by the multi-function device 16 to be compact. Data management software for executing processing for newly creating a management document is installed by the CPU 21 so that it can be read and used.
[0025]
Specifically, when document data storage is selected / executed by the data management software of the PC 10, for example, as shown in FIG. 8, the areas R1 and R2 of the document data block to be stored and managed together with the management number N are displayed in red. After marking with the ink in the circle and writing the circle link symbol M2 associated with the document data in the areas R1 and R2 immediately above the areas R1 and R2, the original P1 is set in the scanner device 15. When the CPU 21 performs the OCR process on the document data of the document P1 and confirms the presence of the link symbol M2, the document data surrounded by the marking below the link symbol M2 is read. The data stored in the hard disk device 22 and the position data of the link symbol M2 and the storage address in the hard disk device 22 are stored. In the list, the management number N and the entry position data of the link symbol M1 of the originals P1 and P2 are registered in association with each other, and thereafter, the areas R1 and R2 are omitted from the original P1, as shown in FIG. The management document data composed of the document data, the management number N, and the link symbols M1 and M2 are created and recorded on the sheet by the multi-function device 16 to create the management document P0 of the originals P1 to P3.
[0026]
Reference to the documents P1 to P3 grasped and selected by the management document P0 is performed by pressing the areas R1 and R2 of the management document P0 set on the touch panel device 14 and the link symbols M1 and M2 of the documents P2 and P3. When the CPU 21 receives the position data of the pressed link symbols M1 and M2 from the touch panel device 14 and the area is instructed to be pressed based on the management number N in the list and the storage address that matches the position data. Document data of R1, R2 and documents P2, P3 can be read from the hard disk device 22 and output by the display device 11 or the composite device 16.
[0027]
Therefore, for example, a compact management document P0 that displays only parts other than the minimum areas R1 and R2 necessary for grasping the documents P1 to P3 can be automatically recorded and generated. The document data of the originals P1 to P3 can be output and used by P0. Further, since the document data in the areas R1 and R2 of the original P1 is also digitized and stored, data processing such as image processing or character correction can be easily performed on the document data of the original P1.
[0028]
As described above, in this embodiment, in addition to the effects of the above-described embodiment, the documents P1 to P3 are easily stored and managed by using a management document P0 that is more compact than the document P1, and output and used as necessary. Can do. A plurality of document data having different management numbers N can be stored and managed by one management document.
In this embodiment, the case where document data in the areas R1 and R2 of the document P1 is stored and managed is described. However, the document data in the area may be stored and managed over a plurality of documents. Needless to say.
[0029]
Next, FIG. 10 is a figure which shows 3rd Embodiment of the data management apparatus based on this invention, This embodiment respond | corresponds to invention of Claim 4. FIG. Since the present embodiment is configured in substantially the same manner as the first embodiment described above, the same reference numerals are given to the same configurations with reference to FIGS. 1 and 2, and the characteristic portions will be described.
1 and 2, in the hard disk device 22 of the PC 10, in addition to the document data storage management process described in the first embodiment, a management document set in the scanner device 15 for searching and selecting document data. The document data of the original document is also read and stored and managed in the hard disk device 22, and the management number N for identifying the entire document data and the link symbol for identifying the document data related to the management document are identified from the document data. Along with M1, a function mark M3 that designates a function for processing the document data is recognized, and the position data is registered as management data in association with the list, and the management set in the touch panel device 14 is registered. When the function mark is pressed in the document, the factor installed in the hard disk device 22 is displayed. Reads the data processing software, such as a millimeter transmission software and image processing software, data management software for outputting the document data corresponding to the position data to a device to be used in the data processing software is installed to be read used by CPU 21.
[0030]
Specifically, when document data storage is selected / executed by the data management software of the PC 10, for example, as shown in FIG. 10, a black circle is used to instruct facsimile transmission of the document data of the documents P1 to P3 together with the management number N and the like After entering the link symbol (function mark) M3-1 and the link symbol (function mark) M3-2 of the upper and lower triangles instructing reduction / enlargement of an image such as a photograph in the document 1, the original P1 is entered. Is set in the scanner device 15 and read, the CPU 21 accumulates the document data of the original P1 in the hard disk device 22, and performs OCR processing on the document data to manage the management number N and the link symbols M1, M3-1. , M3-2 is recognized (acquired) and the entry position data of the link symbols M1, M3-1, and M3-2 together with the management number N is used as the document data of the document P1. Registered in the list in the hard disk drive 22 in association with the storage address of the data, after this, to accumulate management process of the document data of a document P2, P3. When the link symbol M3-2 for instructing image reduction / enlargement is recognized, the storage address in the hard disk device 22 is listed in the list so that the document data of the lower image can be read and output separately. Manage accumulation.
[0031]
The document data of the originals P1 to P3 is the position data of the pressed link symbol M3-1 when the link symbol M3-1 of the original P1 set on the touch panel device 14 is pressed. Is received from the touch panel device 14 and the facsimile communication software is activated. Then, the management number N in the list in the hard disk device 22 is also read based on the matching storage address and output to the composite device 16 for facsimile transmission. When the link symbol M3-2 is pressed, the CPU 21 receives the position data of the pressed link symbol M3-2 from the touch panel device 14 and activates the data processing software, and then the image of the link symbol M3-2. The photographic image document data included in the original P1 is enlarged according to the number of times of pressing, for example, x2, x4, x8, 1/2, 1/4, 1/8, etc. A reduction process is executed and output is displayed on the display device 16.
[0032]
Therefore, the document data can be used by a function capable of outputting document data simply by setting the document P1 on the touch panel device 14 and pressing the link symbols M3-1 and M3-2.
As described above, in this embodiment, in addition to the effects of the above-described embodiment, the document P1 of the management document is set on the touch panel device 14 and a desired function is selected by pressing the link symbols M3-1 and M3-2. By doing so, the document data of the originals P1 to P3 stored and managed in the hard disk device 22 is sent out by facsimile or processed without performing an instruction operation for new data processing after recording and outputting. Can do. Therefore, data processing of document data that is easily stored and managed can be performed.
[0033]
Next, FIG. 11 is a diagram showing a fourth embodiment of the data management apparatus according to the present invention, and this embodiment corresponds to the invention described in claim 5. Since the present embodiment is configured in substantially the same manner as the first embodiment described above, the same reference numerals are given to the same configurations with reference to FIGS. 1 and 2, and the characteristic portions will be described.
1 and 2, in the hard disk device 22 of the PC 10, in addition to the document data storage management process described in the first embodiment, in addition to the document data, audio data and video data ( (Video image data) is stored and managed in the hard disk device 22, and the management document N has a management number N for identifying the entire data and a link symbol M1 for specifying document data related to the management document, as well as audio. By recognizing the function mark M4 that designates a function for processing data and moving image data and registering the position data as management data in association with the list, the function mark M4 is registered in the management document set on the touch panel device 14. When the function mark M4 is pressed, the audio output driver installed in the hard disk device 22 Data management software that activates various drivers such as an image reproduction driver and outputs data corresponding to the position data to a processable device such as the speaker device 12 or the display device 11 to process the data can be read and used by the CPU 21. Installed.
[0034]
Specifically, at the time of data storage selection / execution by the data management software of the PC 10, for example, as shown in FIG. When the link symbol M4-1, M4-2 indicating the type of speaker or camera associated with the data is entered in the vicinity, and then the original P1 is set on the scanner device 15 and read, the CPU 21 The document data of the original P1 is subjected to OCR processing to recognize (acquire) the management number N and the link symbols M4-1 and M4-2, and in the list in the hard disk device 22, the link number M4-1, By registering the entry position data of M4-2 and then instructing the user to import the audio data and moving image data, the audio data The moving image data is sequentially stored in the hard disk device 22 by copying from another storage medium or taking a video camera (with a microphone), and the storage address in the hard disk device 22 is the management number N of the document P1 and the link symbol M4- 1, registered in the list in association with the position data of M4-2.
[0035]
The audio data and moving image data are pressed by the CPU 21 when the link symbols M4-1 and M4-2 of the document P1 set on the touch panel device 14 are pressed simultaneously (or only one of them). In addition, after receiving the position data of the link symbols M4-1 and M4-2 from the touch panel device 14 and starting the output driver for the audio / moving image data, the storage address corresponding to the management number N in the list in the hard disk device 22 also matches. Is read out based on the above and output so as to be synchronized with the speaker device 12 and the display device 11 for reproduction.
[0036]
Therefore, by simply setting the document P1 on the touch panel device 14 and pressing the link symbols M4-1 and M4-2, it is possible to reproduce the voice / moving image data accompanying the document P1 with a function capable of outputting.
As described above, in the present embodiment, in addition to the effects of the above-described embodiment, audio / moving image data related to the document P1 is also accumulated and managed in the hard disk device 22, and the document P1 in the management document is stored in the touch panel device 14. By setting and depressing desired link symbols M4-1 and M4-2 to select and instruct, it is possible to refer to the audio / moving image data together with the document P1. Therefore, not only document data but also audio data, moving image data, and the like can be accumulated and managed and used.
[0037]
Here, in order to use a document P1 prepared in advance as a management document, the management number N and the link symbols M1 to M4 are entered in the document P1 by sticking a handwriting or a sticker. Marking is also done by hand, but in recent years, due to the development of data creation technology, manuscripts are often created using a word processor, personal computer, etc. In addition, the management number N, link symbols M1 to M4, markings, and the like are incorporated into the document data and created, so that the data can be stored and managed as a management document in the above-described embodiment. Item 6). By using the above-described embodiment in this way, it is possible to store and manage various types of data without creating a management document by hand, and to make it easier to store and manage data.
[0038]
【The invention's effect】
According to the present invention, it is possible to store and manage acquired data simply by holding a management document in which identification data is input or read while being set and read on a scanner device. By simply inputting or reading the identification data and setting the management document on the touch panel device and pressing the specific mark or function mark, the desired acquired data can be output and used by the identification data and the pressed position data. . Therefore, the acquired data can be managed by a compact management document, and the acquired data can be easily specified and used by this management document. The acquired data that can be managed by this management document need not be limited to one, and may be stored and managed corresponding to each specific mark or function mark.
[0039]
This management document is not limited to those created separately or, for example, the identification data or the specific / function mark entered on the front page of the document to be stored and managed. Other areas, specific marks, and function marks recorded and output may be used as a management document, and the markings may be written on paper or in an electronic state. As a result, it is possible to make the acquisition management of acquired data easier, and to make it easier to understand the desired acquired data, thereby facilitating search and selection.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing a first embodiment of a data management apparatus according to the present invention, and is a perspective view showing a schematic overall configuration thereof.
FIG. 2 is a block diagram thereof.
FIG. 3 is a plan view of a document displaying document data to be stored and managed.
FIG. 4 is a plan view showing the management document.
FIG. 5 is a perspective view for explaining use of the stored document data.
6 is a perspective view for explaining use of accumulated document data subsequent to FIG. 5. FIG.
7 is a perspective view for explaining use of accumulated document data subsequent to FIG. 6. FIG.
FIG. 8 is a diagram showing a second embodiment of the data management device according to the present invention, and is a plan view showing a management document before processing.
FIG. 9 is a plan view showing the management document after processing.
FIG. 10 is a diagram showing a third embodiment of the data management apparatus according to the present invention, and is a plan view showing its management document.
FIG. 11 is a diagram showing a fourth embodiment of the data management apparatus according to the present invention, and is a plan view showing its management document.
[Explanation of symbols]
10 Personal computer (data creation device, acquisition means)
11 Display device (output means)
12 Speaker device (output means)
13 Keyboard
14 Touch panel device
15 Scanner device (acquisition means)
16 Compound device (output means)
17 Video camera (Acquisition means)
21 CPU (management means)
22 Memory part (storage means)
23 Operation unit
24 display
N control number (identification data)
M1, M2 Link symbol (specific mark)
M3, M4 Link symbol (function mark)

Claims

Acquisition means for acquiring data, storage means for storing the acquired data, output means for outputting the acquired data read from the storage means, management means for storing and managing management data for specifying the acquisition data to be output, The management means is a data management device that acquires management data at the time of accumulating acquired data and reads out the acquired data to be output based on the management data from the accumulating means,
The management means obtains identification data for identifying a management document held by the user and obtains position data of a specific mark in the management document for identifying acquired data from the management document set in the scanner device. And position data are stored and managed as management data, and position data for pressing a specific mark on the management document set on the touch panel device and identification data of the management document are acquired and output data is specified. A data management apparatus characterized by that.

The data management apparatus according to claim 1, wherein the management unit acquires and manages position data for each acquired data in the management document as management data.

A recording device that records and outputs data on paper is connected,
The management means accumulates at least the acquisition data of the marked area in the acquisition data in the storage means, and acquires the acquisition data other than the area and the specific mark of the position for specifying the acquisition data of the area by the recording device. The data management apparatus according to claim 1, wherein a management document is created by recording and outputting the data.

The management means acquires the position data of the function mark in the management document that identifies the device that can output the acquired data from the management document set in the scanner device, accumulates and manages it as management data, and is set in the touch panel device 4. The data management according to claim 1, wherein position data of a position where the function mark on the management document is pressed is acquired and a device for outputting the acquired data is specified by the function mark. apparatus.

As the acquisition means, in addition to the scanner device, at least one of a data creation device, a video camera, and a microphone is connected, and a recording device and a display device are provided as devices capable of outputting the data acquired by the acquisition means. 5. A data management apparatus according to claim 1, further comprising a speaker device connected thereto.

A method of using the data management device according to any one of claims 1 to 5,
When creating document data composed of one or both of image data and character data to be recorded and output by a recording device, the data management device stores and manages at least one of the identification data, the mark, or the marking A method of using a data management apparatus, wherein the mark and at least the specific mark of the specific mark or the functional mark that is the mark are created in document data and recorded on a recording apparatus .