JP3753523B2

JP3753523B2 - Mail server

Info

Publication number: JP3753523B2
Application number: JP31294697A
Authority: JP
Inventors: 淑子丸山
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1997-11-14
Filing date: 1997-11-14
Publication date: 2006-03-08
Anticipated expiration: 2017-11-14
Also published as: JPH11143802A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、ネットワークに接続されて電子メールの送受信にかかわるメールサーバに関する。
【０００２】
【従来の技術】
特開平５−２５４１号公報には、電子メールを用いてプリンタを共用する技術が開示されている。かかる技術では、電子メールで印刷依頼を行ってプログラムを起動して印刷するものであり、他のネットワーク上のプリンタが利用可能になり、接続できる端末の数の制限を取り払うこともできる。
【０００３】
また、特開平５−３０８５０３号公報には、受信したファクシミリデータに付随している受信電話番号により宛先を判別し、宛先が電子メールであればメール作成部へ、宛先がプリンタならばプリンタ出力部へ、宛先がファクシミリならファクシミリ出力部へ、ファクシミリデータを渡して、所望のユーザまたは装置に出力する技術が開示されている。かかる技術では、コンピュータのないところでも、ネットワークに接続されたプリンタや内線ファクシミリを用いてファクシミリデータの受信が可能となる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、前記特開平５−２５４１号公報に開示の技術では、プリンタを共有することができるにとどまり、文書配布のように特定の個人にネットワークを通じて文書を送付したいときに、その特定の個人の宛先を指定して送ることができないという不具合がある。
【０００５】
また、特開平５−３０８５０３号公報に開示の技術では、受信データの宛先はファクシミリデータに付随している受信電話番号からしか判別できず、通常の電子メールのメールアドレスから判別することはできないという不具合がある。
【０００６】
さらに、一般的に、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）内のプリンティングシステムでは、ネットワーク上の資源の情報を何らかの手段で取得することが可能であるために装置を共用できるが、広域ネットワーク（ＷＡＮ）では、装置名や装置のＩＰアドレスなどの装置の情報を取得することが困難であるという不具合がある。
【０００７】
この発明の目的は、ネットワーク上でメールアドレスにより特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができるようにして、特定の宛先に文書を配布したい場合などに好適なメールサーバを提供することにある。
【０００８】
この発明の別の目的は、ネットワーク上の装置の情報が取得できなくても、メールアドレスを用いて特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができるメールサーバを提供することにある。
【０００９】
この発明の別の目的は、宛先のユーザが使用しているプリンタが送信側において不明であっても、メールアドレスを用いて特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができるメールサーバを提供することにある。
【００１０】
この発明の別の目的は、電子メールの送り先のユーザ名が不明でも、ユーザの役職名や部署名などからユーザの使用しているプリンタに電子メールのプリントの要求をすることができるようにすることにある。
【００１１】
この発明の別の目的は、宛先のユーザに文書が届いていることを知らせることができるようにしたり、宛先のユーザに文書のプリント出力先のプリンタを知らせることができるようにすることにある。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
請求項１に記載の発明は、ネットワークに接続されたメールサーバであって、前記ネットワークから電子メールを受信するメール受信部と、このメール受信部により受信した電子メールのメールアドレスを構成しているデータを解析するメールアドレス解析部と、電子メールのプリントを要求する所定先を予め設定する要求先設定手段と、前記メールアドレス解析部による解析の結果、前記電子メールのメールアドレスに含まれていたプリントの要求が所定の第１のキーワードであるときは、前記要求先設定手段により予め設定されている所定先に電子メールのプリントの要求を行なって、前記電子メールのプリントを前記ネットワークに接続されている特定のプリンタに要求するプリント要求手段と、を備えたことを特徴とするものである。
【００１７】
従って、メールアドレスに所定の第１のキーワードを含めて電子メールのプリント要求を行えば、本発明のメールサーバにより、特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができる。
【００１８】
請求項２に記載の発明は、前記要求先設定手段は、電子メールのプリントを要求する所定先と電子メールの宛先であるユーザとを対応づけて記憶するものであることを特徴とするものである。
【００１９】
従って、メールアドレスに所定の第１のキーワードを含めて電子メールのプリント要求を行えば、本発明のメールサーバにより、電子メールの宛先であるユーザに対応して電子メールのプリントを要求する所定先を指定し、特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができる。
【００２０】
請求項３に記載の発明は、前記要求先設定手段は、メールアドレスに含める所定の第２のキーワードと電子メールの宛先であるユーザと電子メールのプリントを要求する所定先とを対応づけて記憶するものであり、前記プリント要求手段は、前記メールアドレス解析部による解析の結果、メールアドレスに前記第２のキーワードが含まれていたときは、前記要求先設定手段を参照し、当該第２のキーワードに対応している所定先に電子メールのプリントを要求するものであることを特徴とするものである。
【００２１】
従って、第２のキーワードをメールアドレスに含めれば、第２のキーワードに対応したユーザが使用しているプリンタを指定して電子メールのプリント要求をすることができる。
【００２４】
請求項４に記載の発明は、前記メール受信部が電子メールを受信したときは、この電子メールの宛先のユーザに電子メールプリントを行なったプリンタを報知する報知手段を備えたことを特徴とするものである。
【００２５】
従って、宛先のユーザに文書のプリント出力先のプリンタを知らせることができる。
【００２６】
なお、プリンタをプリントの要求を行う所定先とすることで、直接プリンタを指定して電子メールのプリントの要求をするようにしてもよいし（請求項５）、ネットワークに接続されたプリントサーバをプリントの要求を行う所定先とすることで、プリントサーバが宛先のプリンタを特定してプリントの要求を行なうようにしてもよい（請求項６）。前者の場合は、プリントサーバを必要としないので、ネットワークシステムの構成を簡素化することができ、後者の場合は、メールサーバが出力するデータが何らかのアプリケーションソフトで作成されたテキスト形式ではない文書であって、メールサーバに、その文書を印刷実行する機能がなくても、プリントサーバに当該機能があれば、それを利用してプリントすることができる。
【００２７】
【発明の実施の形態】
〔発明の第１の実施の形態〕
図１は、この発明の一実施の形態にかかるネットワークシステム１の概略のシステム構成を示すブロック図である。このネットワークシステム１は、電子メールを受信するユーザの端末装置２、電子メールの受信側のメールサーバ３、電子メールなどをプリントするプリンタ４、このプリンタ４の制御を行なうプリントサーバ５が、ネットワーク６に接続されている。このシステムでは、１または複数のユーザごとに端末装置２が割り当てられていて、プリンタ４も１または複数のユーザごとに割り当てられている。
【００２８】
図２は、メールサーバ３の機能ブロック図である。メール受信部１１はネットワーク６から電子メール１７を受信して、受信データをメールアドレス解析部１２に送る。メールアドレス解析部１２では電子メール１７のメールアドレスを解析し、電子メール１７のデータをメール配信部１３に送り、電子メール１７のデータとメールアドレスの解析結果をプリント処理部１４（この発明のプリント要求手段を実現する）および出力通知作成部１５（この発明の第１、第２の報知手段を実現する）に送る。メール配信部１３は電子メール１７を、そのメールアドレスの宛先であるユーザの端末装置２に配信する。プリント処理部１４は、メールアドレスの解析結果に基づいて所定のプリンタ４に電子メール１７のデータを送信し、この電子メール１７のプリント処理を行ない、プリンタ４からプリント出力する。出力通知作成部１５（この発明の報知手段を実現する）は、所定のプリンタ４から電子メール１７をプリント出力した旨の通知を、メールアドレスの宛先であるユーザの端末装置２に送信する。
【００２９】
図３は、使用するプリンタ４の指定がないデフォルト（default）の場合に個々のユーザが使用するプリンタ４を特定する設定ファイル２１（この発明のプリント要求先設定手段を実現する）のファイル構成を示す表で、メールサーバ３に記憶されている。この設定ファイル２１は、個々のユーザのユーザ名（ユーザＩＤ）２２（user_1、user_2、user_3、user_4、user_5、……）と、このユーザ名に対応しているプリンタ名２３（printer_A、printer_B、printer_C、printer_A、printer_C、……）とが記憶されている（なお、この明細書および各図面で“＿”はスペースであることを示している）。
【００３０】
また、図４は、設定ファイル２１がメールサーバ３に登録されていない場合、または、設定ファイル２１が登録されていても、この設定ファイル２１に登録されていないユーザ名が電子メールの宛先であるデフォルトの場合にプリントを行うプリンタ４を、このシステムで設定している設定ファイル２５（この発明のプリント要求先設定手段を実現する。この例では、そのプリンタ４は“Printer_A”であるとして説明する。）のファイル構成を示すものであり、この設定ファイル２５もメールサーバ３に記憶されている。
【００３１】
図５は、このネットワークシステム１で用いる電子メール１７のメールアドレス２４の例を、(1)〜(6)まで列記した表である。一般に、電子メールのメールアドレスは、
“ユーザ名＠ドメイン1.ドメイン2.ドメイン3.…….ドメインｎ”のように構成される。図５の(1)のメールアドレス２４は、この例である。そこで、本システムでも、単に特定のユーザ（の端末装置２）に電子メール１７を送信するだけであるときは、このような構成のメールアドレス２４を用いて送信する。
【００３２】
電子メール１７のプリントも行いたいときは、電子メール１７のメールアドレス２４を、
“ユーザ名＠プリンタ.ドメイン1.ドメイン2.…….ドメインｎ”のように構成する。そして、このメールアドレス２４の“プリンタ”の欄には、次の１．または２．のいずれかの“プリント指定”にする。
【００３３】
１．各プリンタ４に固有のプリンタ名２３
これは、図３に示す設定ファイル２１に記憶されているプリンタ名２３と同一のもので、個々のプリンタ４の識別表示となるものである。プリンタ４が接続されているネットワークシステム１において固有のプリンタ名である。その例を図５の(2)に示す。
【００３４】
２．プリントの実行を示すキーワード
これはメールシステムで予め定められている例えば“ＰＲＩＮＴＥＲ”のようなキーワード（この発明の第１のキーワードを実現する）である。その例を図５の(3)に示す。
【００３５】
以下では、メールサーバ３が電子メール１７を受信したときに行う処理を図６のフローチャートを参照して説明する。
【００３６】
メール受信部１１で電子メール１７を受信すると（ステップＳ１）、メールアドレス解析部１２でメールアドレス２４を解析して、メールアドレス２４のドメイン1の部分がプリントの実行を示すキーワード“ＰＲＩＮＴＥＲ”であるか否かを判断する（ステップＳ２）。これが“ＰＲＩＮＴＥＲ”でないときは（ステップＳ２のＮ）、ドメイン1がプリンタ名２３であるか否かを判断し（ステップＳ８）、ドメイン1がプリンタ名２３でもないときは（ステップＳ８のＮ）、メール配信部１３がメールアドレス２４の宛名のユーザの端末装置２に電子メール１７を送信して（ステップＳ１１）、処理を終了する。
【００３７】
ドメイン1がプリンタ名２３であるときは（ステップＳ８のＹ）、メール配信部１３が、そのプリンタ名２３が指定するプリンタ４に電子メール１７の本文に含まれるテキスト文書のプリントを要求する（ステップＳ９）。
【００３８】
ドメイン1がキーワード“ＰＲＩＮＴＥＲ”であったときは（ステップＳ２のＹ）、ユーザ毎の設定ファイルであるプリンタ設定ファイル２１がメールサーバ３に登録されているか否かを判断し（ステップＳ３）、これがあるときは、プリンタ設定ファイル２１を参照してメールアドレス２４の先頭に示されているユーザについてプリンタ名２３の登録があるか否かを判断する（ステップＳ４）。プリンタ設定ファイル２１が登録されていないとき（ステップＳ３のＮ）、プリンタ設定ファイル２１が登録されていてもメールアドレス２４の宛先であるユーザについてプリンタ名２３の登録がないときは（ステップＳ４のＮ）、設定ファイル２５を参照して、システムで設定しているプリンタ名２３（この例では“printer_A”）が示すプリンタ４に電子メール１７のプリントを要求する（ステップＳ７）。
【００３９】
プリンタ設定ファイル２１にメールアドレス２４の宛先であるユーザについてプリンタ名２３の登録があるときは（ステップＳ４のＹ）、そのユーザについて登録されているプリンタ４がいずれであるかプリンタ設定ファイル２１を参照し（ステップＳ５）、当該プリンタ４（図３の例でユーザが“user_2”であれば、“printer_B”）にプリント処理部１４が電子メール１７のプリントを要求する（ステップＳ６）。
【００４０】
ステップＳ６、Ｓ７、Ｓ９で電子メール１７のプリント要求をしたときは、出力通知作成部１５が、電子メール１７のメールアドレス２４の宛先であるユーザの端末装置２に電子メール１７のプリントが行われた旨と、そのプリントを行ったのがどのプリンタ４であるかの表示を行わせて、それをユーザに通知し（ステップＳ１０）、処理を終了する。
【００４１】
図６の処理により、具体的に図５に示すメールアドレス２４を用いて電子メール１７を送信したときについて以下に説明する。
【００４２】
図５の(2)の例では、プリンタ名２３として“printer_B”が指定されているので、受信した電子メールデータは“printer_B”のプリンタ４に出力されてプリントされるとともに、“user_2”に対して“printer_B”で電子メール１７のプリントを行ったことが通知される。
【００４３】
図５の(3)の例では、図３に示す設定ファイル２１があるときは、“user_3”の設定を見て、“user_3”の使用するプリンタ４として設定されている“printer_C”で電子メール１７のプリントを行ったことが通知される。
【００４４】
設定ファイル２１がないときや、あっても、メールアドレス２４の宛先であるユーザの登録がないときは、設定ファイル２５を参照して“printer_A”で電子メール１７のプリントを行い、メールアドレス２４の宛先であるユーザに“printer_A”で電子メール１７のプリントを行なった旨が通知される。
【００４５】
以上のように、このネットワークシステム１によれば、メールアドレス２４の一部を用いて電子メール１７のプリント要求を行えば、メールサーバ３により、宛先のユーザが使用しているプリンタ４にプリント要求をして、電子メール１７を印刷出力することができるので、特定の宛先に文書を配布することなどができる。
【００４６】
この場合に、プリンタ名２３をメールアドレス２４に含めて電子メールのプリント要求を行えば、装置名や装置のＩＰアドレスなどネットワークシステム１上の装置の情報が取得できなくても、特定の宛先のユーザが使用しているプリンタ４を指定して電子メール１７のプリントの要求をすることができる。
【００４７】
また、メールアドレス２４にユーザ名２２を含めて電子メール１７のプリント要求を行えば、宛先のユーザが使用しているプリンタ４が送信側において不明であっても、メールアドレスを用いて特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができる。
【００４８】
さらに、メールアドレス２４にプリンタ名２３やユーザ名２２がない場合などには、一律に設定ファイル２５に設定されているプリンタ名２３のプリンタ４にプリント要求をすることができる。
【００４９】
そのうえ、電子メール１７の宛先であるユーザは、電子メール１７の印刷出力がされた旨と、その印刷出力がどのプリンタ４で行なわれたかの通知を受けるので、電子メール文書を直ちに入手することができる。
【００５０】
〔発明の第２の実施の形態〕
この実施の形態は、前記の設定ファイル２１、２５の他に、メールサーバ３に図７に示す設定ファイル２６（この発明の要求先設定手段を実現する）が記憶されていることと、これに伴って、メールサーバ３が電子メール１７を受信したときに行う処理が図６を参照して説明した前記の処理と異なっている以外は、前記第１の実施の形態と同様であるため、以下の説明では同様の装置などには同一符号を付して説明し、詳細な説明は省略する。
【００５１】
図７は、メールサーバ３に記憶されている設定ファイル２６のファイル構成を示す表である。同図に示すように、設定ファイル２６は、業務名や役職名に対応したキーワード２７（この発明の第２のキーワードを実現する。doc_adm、sys_adm、shomuなど）と、担当者名２８（ユーザ１、ユーザ２、ユーザ３、ユーザ４など）と、ユーザ名２２（user_1、user_2、user_3、user_4など）と、キーワード２７（文書管理者、システム管理者、庶務担当者など）が示す業務名や役職名を記録する備考２９とが対応づけられて記憶されたファイルである。
【００５２】
図８は、メールサーバ３が電子メール１７を受信したときに行う処理を説明するフローチャートである。以下では、かかる処理の内容について説明する。なお、図８において、図６と同一符号のステップは前記第１の実施の形態の場合と同様であり、詳細な説明は省略する。この実施の形態では、前記ステップＳ１〜ステップＳ１１の処理に、新たにステップＳ１２〜ステップＳ１４の処理がつけ加えられている。すなわち、メール受信部１１が電子メール１７を受信すると（ステップＳ１のＹ）、メールアドレス解析部１２が電子メール１７のメールアドレス２４の内容を解析して、メールアドレス２４の冒頭の宛先がユーザ名２２かキーワード２７かを判断する（ステップＳ１２）。そして、宛先がdoc_adm、sys_adm、shomuなどのキーワード２７であるときは（ステップＳ１２のＹ）、メールサーバ３に図７に示す設定ファイル２６が登録されているか否かを判断し（ステップＳ１３）、この設定ファイル２６が存在するときは（ステップＳ１３のＹ）、メールアドレス２４の冒頭のキーワード２７が設定ファイル２６に記憶されているか否かを判断する（ステップＳ１４）。このキーワード２７が存在するときは（ステップＳ１４のＹ）、前記第１の実施の形態と同様に、ステップＳ６、ステップＳ７、ステップＳ９のいずれかにより特定されたプリンタ４に印刷要求を行なう。（ステップＳ２〜ステップＳ７）。一方、設定ファイル２６が存在しないとき（ステップＳ１３のＮ）、または、存在はするがメールアドレス２４の冒頭のキーワード２７が設定ファイル２６に記憶されていないとき（ステップＳ１４のＮ）は、設定ファイル２５で設定したプリンタ名２３のプリンタ４により電子メール１７のプリントを行なう（ステップＳ７）。そして、いずれの場合も、前記第１の実施の形態と同様に、電子メール１７のメールアドレス２４の宛先であるユーザの端末装置２に電子メール１７のプリントが行われた旨と、そのプリントを行ったのがいずれのプリンタ４であるかの表示を行わせて、それをユーザに通知し（ステップＳ１０）、処理を終了する。
【００５３】
ステップＳ１２で電子メール１７のメールアドレス２４の冒頭の宛先がキーワード２７でないときは、前記第１の実施の形態と同様に、ステップＳ２〜ステップＳ１１の処理を行なう。
【００５４】
図８の処理により、具体的に図５に示すメールアドレス２４を用いて電子メール１７を送信したときについて以下に説明する。
【００５５】
図５の(4)の例では、キーワード２７として文書管理者を示す“doc_adm”が指定されているので、対応するユーザ名２２は“user_1”である。そして、この場合は、ドメイン1.にプリンタ名２３として“printer_A”が記録されているので、“printer_A”のプリンタ４に、受信した電子メールデータを出力してプリントするとともに、“user_１”に対して“printer_A”で電子メール１７のプリントを行ったことを通知する。
【００５６】
図５の(5)の例では、キーワード２７としてシステム管理者を示す“sys_adm”が指定されているので、対応するユーザ名２２は“user_2”である。そして、この場合は、ドメイン1.に“ＰＲＩＮＴＥＲ”が記録されているので、設定ファイル２１に“user_2”のプリンタ４として登録されているプリンタ名２３である“printer_B”のプリンタ４に、受信した電子メールデータを出力してプリントするとともに、“user_2”に対して“printer_B”で電子メール１７のプリントを行ったことを通知する。
【００５７】
図５の(6)の例では、キーワード２７として庶務担当者を示す“shomu”が指定されているので、対応するユーザ名２２は“user_3”と“user_4”である。そして、この場合も、ドメイン1.に“ＰＲＩＮＴＥＲ”が記録されているので、設定ファイル２１に“user_3”と“user_4”のプリンタ４として登録されているプリンタ名２３である“printer_C”と“printer_A”のプリンタ４に、受信した電子メールデータを出力してプリントするとともに、“user_3”と“user_4”に対してそれぞれ“printer_C”、“printer_A”で電子メール１７のプリントを行ったことを通知する。この場合は、複数の担当者に対して、複数のプリンタ４から電子メール文書を印刷出力することとなる。
【００５８】
以上のように、このネットワークシステム１によれば、キーワード２７をメールアドレス２４に含めれば、電子メール１７の送り先のユーザ名が不明でも、キーワード２７が役職名や部署名などに対応しているので、その役職名や部署名などのユーザの使用しているプリンタ４に電子メール１７のプリントの要求をすることができる。
【００５９】
なお、前記第１、第２の実施の形態では、メールサーバ３からプリンタ４に直接プリント要求する場合を例として説明したが、メールサーバ３がプリント処理を行なう代わりに、メールアドレス２４によりプリントするプリンタ４を決定するだけにして、あとの処理はプリントサーバ５に行なわせるようにしてもよい。この場合は、メールサーバ３が出力するデータが何らかのアプリケーションソフトで作成されたテキスト形式ではない文書であって、メールサーバ３に、その文書を印刷実行する機能がなくても、プリントサーバ５に当該機能があれば、それを利用してプリントすることができる。
【００６０】
図９は、プリントサーバ５を用いる場合のメールサーバ３の機能ブロック図である。図１、図２と同一符号のブロックは前記第１の実施の形態の場合と同様のものであり、詳細な説明は省略する。図９のメールサーバ３は、プリント処理部１４に代えてプリント要求部１６を備えている。このプリント要求部１６は、プリンタ４を特定してプリントサーバ５に電子メール１７のプリント要求を行なうのみである。
【００６３】
【発明の効果】
請求項１に記載の発明は、メールアドレスに所定の第１のキーワードを含めて電子メールのプリント要求を行えば、本発明のメールサーバにより、特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができるので、宛先のユーザが使用しているプリンタが送信側において不明であっても、メールアドレスを用いて特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができる。
【００６４】
請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、メールアドレスに所定の第１のキーワードを含めて電子メールのプリント要求を行えば、本発明のメールサーバにより、電子メールの宛先であるユーザに対応して電子メールのプリントを要求する所定先を指定し、特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができるので、宛先のユーザが使用しているプリンタが送信側において不明であっても、メールアドレスを用いて特定の宛先のプリンタを指定して電子メールのプリントの要求をすることができる。
【００６５】
請求項３に記載の発明は、請求項１または２に記載の発明において、第２のキーワードをメールアドレスに含めれば、第２のキーワードに対応したユーザが使用しているプリンタを指定して電子メールのプリント要求をすることができるので、電子メールの送り先のユーザ名が不明でも、役職名や部署名などに対応した第２のキーワードを用いて、その役職名や部署名などのユーザの使用しているプリンタに電子メールのプリントの要求をすることができる。
【００６７】
請求項４に記載の発明は、請求項１〜３のいずれか一に記載の発明において、宛先のユーザに文書のプリント出力先のプリンタを知らせることができる。
【００６８】
請求項５に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか一に記載の発明において、プリントサーバを必要としないので、ネットワークシステムの構成を簡素化することができ、請求項６に記載の発明は、請求項１〜４のいずれか一に記載の発明において、メールサーバが出力するデータが何らかのアプリケーションソフトで作成されたテキスト形式ではない文書であって、メールサーバに、その文書を印刷実行する機能がなくても、プリントサーバに当該機能があれば、それを利用してプリントすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の第１の実施の形態にかかるネットワークシステムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】前記ネットワークシステムのメールサーバの機能ブロック図である。
【図３】前記メールサーバの設定ファイルのファイル構成を示す表である。
【図４】前記メールサーバの設定ファイルのファイル構成を示す表である。
【図５】前記ネットワークシステムで使用するメールアドレスの例を示す表である。
【図６】前記メールサーバが電子メールを受信したときに行う処理を示すフローチャートである。
【図７】この発明の第２の実施の形態にかかるメールサーバの設定ファイルのファイル構成を示す表である。
【図８】前記メールサーバが電子メールを受信したときに行う処理を示すフローチャートである。
【図９】前記メールサーバの他の構成例を示す機能ブロック図である。である。
【符号の説明】
３メールサーバ
４プリンタ
５プリントサーバ
６ネットワーク
１１メール受信部
１２メールアドレス解析部
１４プリント要求手段
１５報知手段
１６プリント要求手段
１７電子メール
２１要求先設定手段
２１第１のキーワード
２３プリンタを特定する識別表示
２４メールアドレス
２５要求先設定手段
２６要求先設定手段
２７第２のキーワード[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a mail server connected to a network and related to transmission / reception of electronic mail.
[0002]
[Prior art]
Japanese Patent Application Laid-Open No. 5-2541 discloses a technique for sharing a printer using electronic mail. In such a technique, a print request is made by e-mail, a program is started and printing is performed, a printer on another network can be used, and the limitation on the number of terminals that can be connected can be removed.
[0003]
Japanese Patent Laid-Open No. 5-308503 discloses a destination based on a received telephone number attached to received facsimile data. If the destination is an e-mail, the destination is a mail creation section. If the destination is a printer, a printer output section. If the destination is a facsimile, a technique is disclosed in which facsimile data is delivered to a facsimile output unit and output to a desired user or apparatus. With this technology, it is possible to receive facsimile data using a printer connected to a network or an extension facsimile even without a computer.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the technique disclosed in Japanese Patent Laid-Open No. 5-2541, the printer can only be shared, and when it is desired to send a document to a specific individual through a network, such as document distribution, the destination of the specific individual There is a problem that you cannot send by specifying.
[0005]
In the technique disclosed in Japanese Patent Laid-Open No. 5-308503, the destination of the received data can be determined only from the received telephone number attached to the facsimile data, and cannot be determined from the mail address of a normal e-mail. There is a bug.
[0006]
Furthermore, in general, in a printing system in a local area network (LAN), information on resources on the network can be acquired by some means, so that a device can be shared. In a wide area network (WAN), There is a problem that it is difficult to acquire device information such as a device name and a device IP address.
[0007]
An object of the present invention is to provide a mail suitable for, for example, a case where it is possible to designate a printer of a specific destination by a mail address on a network and make an e-mail print request and distribute a document to the specific destination. To provide a server.
[0008]
Another object of the present invention is to provide a mail server capable of making an e-mail print request by designating a specific destination printer using a mail address even if information on devices on the network cannot be acquired. There is to do.
[0009]
Another object of the present invention is to make an e-mail print request by designating a specific destination printer using an e-mail address, even if the printer used by the destination user is unknown on the transmission side. The purpose is to provide a mail server that can do this.
[0010]
Another object of the present invention is to make it possible to make an e-mail print request to a printer used by a user from the job title or department name of the user even if the user name of the e-mail destination is unknown. There is.
[0011]
Another object of the present invention is to make it possible to notify a destination user that a document has arrived or to notify a destination user of a printer to which a document is printed.
[0012]
[Means for Solving the Problems]
  The invention according to claim 1 is a mail server connected to a network, and a mail receiving unit that receives an e-mail from the network;By mail receiverAn email address analysis unit that analyzes the data constituting the email address of the received email;Request destination setting means for presetting a predetermined destination for requesting printing of e-mail;SaidBy email address analysis departmentAs a result of the analysis, the emailIt was included in the email addressPrint requestIt is a predetermined first keywordwhen,Pre-set by the request destination setting meansIn placeEmailMake a print request and send the email print to a specific printer connected to the networkrequestAnd a print requesting means.
[0017]
Therefore, if an e-mail print request is made by including the predetermined first keyword in the e-mail address, the e-mail print request can be made by designating a specific destination printer by the mail server of the present invention. .
[0018]
  Claim2The invention described inSaidThe request destination setting means is characterized in that a predetermined destination for requesting printing of an e-mail and a user who is a destination of the e-mail are stored in association with each other.
[0019]
Therefore, if an e-mail print request is made by including a predetermined first keyword in the e-mail address, the e-mail server of the present invention makes a predetermined destination requesting e-mail print corresponding to the user who is the e-mail destination. Can be specified, a printer of a specific destination can be specified, and an e-mail print request can be made.
[0020]
  Claim3The invention described inSaidThe request destination setting means stores the predetermined second keyword included in the mail address, the user who is the destination of the email, and the predetermined destination requesting the print of the email in association with each other,SaidThe print request meansSaidWhen the second keyword is included in the mail address as a result of the analysis by the mail address analysis unit, the request destination setting unit is referred to and an e-mail is sent to a predetermined destination corresponding to the second keyword. It is characterized by requiring printing.
[0021]
Therefore, if the second keyword is included in the e-mail address, an e-mail print request can be made by designating the printer used by the user corresponding to the second keyword.
[0024]
  Claim4The invention described inSaidWhen the mail receiving unit receives an e-mail, it informs the user of the e-mail destination of the printer that performed the e-mail print.NewsAn intelligent means is provided.
[0025]
Accordingly, it is possible to notify the destination user of the printer to which the document is printed out.
[0026]
  In addition, the printer may be designated as a predetermined destination for requesting the print, and the printer may be directly designated to make an e-mail print request.5The print server connected to the network is set as a predetermined destination for requesting the print, so that the print server specifies the destination printer and makes the print request.6). In the former case, the print server is not required, so the configuration of the network system can be simplified. In the latter case, the data output by the mail server is a document that is not in text format created by some application software. Even if the mail server does not have a function for printing the document, if the print server has the function, printing can be performed using the function.
[0027]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
First Embodiment of the Invention
FIG. 1 is a block diagram showing a schematic system configuration of a network system 1 according to an embodiment of the present invention. The network system 1 includes a user terminal device 2 that receives an e-mail, a mail server 3 on the e-mail receiving side, a printer 4 that prints e-mail, and a print server 5 that controls the printer 4. It is connected to the. In this system, the terminal device 2 is assigned to each one or a plurality of users, and the printer 4 is also assigned to each one or a plurality of users.
[0028]
FIG. 2 is a functional block diagram of the mail server 3. The mail receiving unit 11 receives the electronic mail 17 from the network 6 and sends the received data to the mail address analyzing unit 12. The mail address analysis unit 12 analyzes the mail address of the electronic mail 17, sends the data of the electronic mail 17 to the mail distribution unit 13, and displays the data of the electronic mail 17 and the analysis result of the mail address in the print processing unit 14 (print of the present invention). Request means) and output notification creation unit 15 (implementing the first and second notification means of the present invention). The mail delivery unit 13 delivers the electronic mail 17 to the user terminal device 2 that is the destination of the mail address. The print processing unit 14 transmits the data of the electronic mail 17 to the predetermined printer 4 based on the analysis result of the mail address, performs the print processing of the electronic mail 17, and prints out from the printer 4. The output notification creating unit 15 (implementing the notification means of the present invention) transmits a notification that the electronic mail 17 has been printed out from the predetermined printer 4 to the terminal device 2 of the user who is the destination of the mail address.
[0029]
FIG. 3 shows the file structure of the setting file 21 (which realizes the print request destination setting means of the present invention) for specifying the printer 4 used by each user when the printer 4 to be used is not specified by default. In the table shown, it is stored in the mail server 3. The setting file 21 includes individual user names (user IDs) 22 (user_1, user_2, user_3, user_4, user_5,...) And printer names 23 (printer_A, printer_B, printer_C) corresponding to the user names. , Printer_A, printer_C,...) (In this specification and each drawing, “_” indicates a space).
[0030]
Also, FIG. 4 shows that when the setting file 21 is not registered in the mail server 3 or when the setting file 21 is registered, the user name not registered in the setting file 21 is the destination of the e-mail. It is assumed that the printer 4 that performs printing in the default case is the setting file 25 set in this system (the print request destination setting unit of the present invention is realized. In this example, the printer 4 is “Printer_A”). The setting file 25 is also stored in the mail server 3.
[0031]
FIG. 5 is a table listing examples of the mail address 24 of the electronic mail 17 used in the network system 1 from (1) to (6). In general, email addresses are
“User name @ domain 1.domain 2.domain 3 .... domain n” is configured. The mail address 24 of (1) in FIG. 5 is an example of this. Therefore, even in this system, when the electronic mail 17 is simply transmitted to a specific user (terminal device 2 thereof), the electronic mail is transmitted using the mail address 24 having such a configuration.
[0032]
If you want to print the e-mail 17, the e-mail 17 has a mail address 24,
Configure as “username@printer.domain1.domain2 .... domainn”. In the “printer” column of the mail address 24, the following 1. Or 2. Select one of the “print designations”.
[0033]
1. A printer name 23 unique to each printer 4
This is the same as the printer name 23 stored in the setting file 21 shown in FIG. 3, and serves as an identification display for each printer 4. This is a unique printer name in the network system 1 to which the printer 4 is connected. An example is shown in (2) of FIG.
[0034]
2. Keyword indicating print execution
This is a keyword such as “PRINTER” that is predetermined in the mail system (implementing the first keyword of the present invention). An example of this is shown in FIG.
[0035]
Hereinafter, processing performed when the mail server 3 receives the electronic mail 17 will be described with reference to the flowchart of FIG.
[0036]
When the e-mail 17 is received by the e-mail receiving unit 11 (step S1), the e-mail address analyzing unit 12 analyzes the e-mail address 24, and the domain 1 portion of the e-mail address 24 is the keyword “PRINTER” indicating execution of printing. Whether or not (step S2). If this is not “PRINTER” (N in step S2), it is determined whether or not domain 1 is printer name 23 (step S8). If domain 1 is not printer name 23 (N in step S8), The mail delivery unit 13 transmits the electronic mail 17 to the terminal device 2 of the user who is addressed to the mail address 24 (step S11), and the process ends.
[0037]
When the domain 1 is the printer name 23 (Y in step S8), the mail delivery unit 13 requests the printer 4 designated by the printer name 23 to print the text document included in the body of the e-mail 17 (step S8). S9).
[0038]
When the domain 1 is the keyword “PRINTER” (Y in Step S2), it is determined whether or not the printer setting file 21 that is a setting file for each user is registered in the mail server 3 (Step S3). If there is, the printer setting file 21 is referred to and it is determined whether or not the printer name 23 is registered for the user indicated at the head of the mail address 24 (step S4). When the printer setting file 21 is not registered (N in step S3), and the printer name 23 is not registered for the user who is the destination of the mail address 24 even if the printer setting file 21 is registered (N in step S4). ) With reference to the setting file 25, the printer 4 indicated by the printer name 23 set in the system (in this example, “printer_A”) is requested to print the e-mail 17 (step S7).
[0039]
When the printer name 23 is registered for the user who is the destination of the mail address 24 in the printer setting file 21 (Y in step S4), the printer setting file 21 is referred to as to which printer 4 is registered for the user. Then (step S5), the print processing unit 14 requests the printer 4 ("printer_B" if the user is "user_2" in the example of FIG. 3) to print the electronic mail 17 (step S6).
[0040]
When a print request for the e-mail 17 is made in steps S6, S7, and S9, the output notification creation unit 15 prints the e-mail 17 on the terminal device 2 of the user that is the destination of the e-mail address 24 of the e-mail 17. And the printer 4 that has performed the printing is displayed, the user is notified of this (step S10), and the process is terminated.
[0041]
A case where the electronic mail 17 is specifically transmitted using the mail address 24 shown in FIG. 5 by the processing of FIG. 6 will be described below.
[0042]
In the example of (2) in FIG. 5, since “printer_B” is designated as the printer name 23, the received e-mail data is output and printed to the printer 4 of “printer_B”, and also for “user_2”. Then, it is notified that the e-mail 17 has been printed with “printer_B”.
[0043]
In the example of (3) of FIG. 5, when the setting file 21 shown in FIG. 3 is present, the setting of “user_3” is seen and e-mail is sent with “printer_C” set as the printer 4 used by “user_3”. It is notified that 17 prints have been performed.
[0044]
If there is no setting file 21 or there is no registration of the user who is the destination of the e-mail address 24, the e-mail 17 is printed with “printer_A” with reference to the setting file 25, and the e-mail address 24 is set. The destination user is notified that the e-mail 17 has been printed using “printer_A”.
[0045]
As described above, according to the network system 1, if a print request for the electronic mail 17 is made using a part of the mail address 24, the print request is sent from the mail server 3 to the printer 4 used by the destination user. Since the electronic mail 17 can be printed out, the document can be distributed to a specific destination.
[0046]
In this case, if the printer name 23 is included in the mail address 24 and an e-mail print request is made, even if information on the device on the network system 1 such as the device name and the IP address of the device cannot be acquired, a specific destination address is obtained. The user can request the print of the e-mail 17 by designating the printer 4 being used.
[0047]
Further, if the e-mail 17 is requested by including the user name 22 in the e-mail address 24, even if the printer 4 used by the destination user is unknown on the transmission side, the e-mail address is used to specify a specific destination. An e-mail print request can be made by designating a printer.
[0048]
Further, when the mail address 24 does not have the printer name 23 or the user name 22, it is possible to make a print request to the printer 4 having the printer name 23 set in the setting file 25 uniformly.
[0049]
In addition, the user who is the destination of the e-mail 17 is notified that the print output of the e-mail 17 has been made and which printer 4 has performed the print output, so that the e-mail document can be obtained immediately. .
[0050]
[Second Embodiment of the Invention]
In this embodiment, in addition to the setting files 21 and 25, the mail server 3 stores a setting file 26 shown in FIG. 7 (which realizes the request destination setting means of the present invention). Accordingly, the processing performed when the mail server 3 receives the electronic mail 17 is the same as the first embodiment except that the processing described with reference to FIG. In the description, the same reference numerals are given to the same devices and the like, and the detailed description is omitted.
[0051]
FIG. 7 is a table showing the file structure of the setting file 26 stored in the mail server 3. As shown in the figure, the setting file 26 has a keyword 27 corresponding to the business name and job title (implementing the second keyword of the present invention: doc_adm, sys_adm, shomu, etc.) and a person in charge 28 (user 1). , User 2, user 3, user 4, etc.), user name 22 (user_1, user_2, user_3, user_4 etc.) and keyword 27 (document manager, system administrator, general affairs manager, etc.) This is a file in which a remark 29 for recording a name is associated and stored.
[0052]
FIG. 8 is a flowchart for explaining processing performed when the mail server 3 receives the electronic mail 17. Below, the content of this process is demonstrated. In FIG. 8, steps with the same reference numerals as in FIG. 6 are the same as those in the first embodiment, and a detailed description thereof will be omitted. In this embodiment, the processing of step S12 to step S14 is newly added to the processing of step S1 to step S11. That is, when the mail receiving unit 11 receives the e-mail 17 (Y in step S1), the e-mail address analyzing unit 12 analyzes the contents of the e-mail address 24 of the e-mail 17, so Whether 22 or 27 is determined (step S12). When the destination is a keyword 27 such as doc_adm, sys_adm, shomu (Y in step S12), it is determined whether or not the setting file 26 shown in FIG. 7 is registered in the mail server 3 (step S13). If this setting file 26 exists (Y in step S13), it is determined whether or not the first keyword 27 of the mail address 24 is stored in the setting file 26 (step S14). When the keyword 27 exists (Y in step S14), a print request is made to the printer 4 specified in any of step S6, step S7, or step S9, as in the first embodiment. (Step S2 to Step S7). On the other hand, when the setting file 26 does not exist (N in step S13), or exists but the first keyword 27 of the mail address 24 is not stored in the setting file 26 (N in step S14), the setting file The electronic mail 17 is printed by the printer 4 having the printer name 23 set in 25 (step S7). In any case, as in the first embodiment, the fact that the e-mail 17 has been printed on the terminal device 2 of the user who is the destination of the e-mail address 24 of the e-mail 17 and the print are printed. The display of which printer 4 is performed is displayed, the user is notified of it (step S10), and the process is terminated.
[0053]
If the initial destination of the mail address 24 of the electronic mail 17 is not the keyword 27 in step S12, the processing from step S2 to step S11 is performed as in the first embodiment.
[0054]
A case where the electronic mail 17 is specifically transmitted using the mail address 24 shown in FIG. 5 by the processing of FIG. 8 will be described below.
[0055]
In the example of (4) in FIG. 5, since “doc_adm” indicating the document manager is designated as the keyword 27, the corresponding user name 22 is “user_1”. In this case, since “printer_A” is recorded as the printer name 23 in the domain 1, the received e-mail data is output and printed on the printer 4 of “printer_A”, and also to “user_1”. Then, “printer_A” notifies that the electronic mail 17 has been printed.
[0056]
In the example of (5) of FIG. 5, since “sys_adm” indicating the system administrator is specified as the keyword 27, the corresponding user name 22 is “user_2”. In this case, since “PRINTER” is recorded in the domain 1, it is received by the printer 4 of “printer_B” that is the printer name 23 registered as the printer 4 of “user_2” in the setting file 21. The e-mail data is output and printed, and “user_2” is notified that the e-mail 17 has been printed by “printer_B”.
[0057]
In the example of (6) in FIG. 5, “shomu” indicating the person in charge of general affairs is designated as the keyword 27, and the corresponding user names 22 are “user_3” and “user_4”. Also in this case, since “PRINTER” is recorded in the domain 1. “printer_C” and “printer_A” which are printer names 23 registered as the printers 4 of “user_3” and “user_4” in the setting file 21 "Printer 4" outputs and prints the received e-mail data, and notifies "user_3" and "user_4" that the e-mail 17 has been printed by "printer_C" and "printer_A", respectively. . In this case, an e-mail document is printed out from a plurality of printers 4 to a plurality of persons in charge.
[0058]
As described above, according to the network system 1, if the keyword 27 is included in the mail address 24, the keyword 27 corresponds to the job title or department name even if the user name of the destination of the e-mail 17 is unknown. Then, it is possible to make a request for printing the e-mail 17 to the printer 4 used by the user, such as the job title and department name.
[0059]
In the first and second embodiments, the case where the mail server 3 makes a print request directly to the printer 4 has been described as an example. However, instead of the mail server 3 performing print processing, printing is performed using the mail address 24. Only the printer 4 is determined, and the subsequent processing may be performed by the print server 5. In this case, even if the data output from the mail server 3 is a document that is not in a text format created by some application software, and the mail server 3 does not have the function of printing the document, the print server 5 If there is a function, it can be used for printing.
[0060]
FIG. 9 is a functional block diagram of the mail server 3 when the print server 5 is used. 1 and 2 are the same as those in the first embodiment, and a detailed description thereof will be omitted. The mail server 3 in FIG. 9 includes a print request unit 16 instead of the print processing unit 14. The print request unit 16 only specifies the printer 4 and makes a print request for the electronic mail 17 to the print server 5.
[0063]
【The invention's effect】
  Claim1The invention described in, MeIf an e-mail print request is made by including a predetermined first keyword in the mail address, the e-mail print request can be made by designating a specific destination printer by the mail server of the present invention. Even if the printer used by the user is unknown on the transmission side, an e-mail print request can be made by designating a specific destination printer using the mail address.
[0064]
  Claim2The invention described in claim1In the invention described in the above, if an e-mail print request is made by including a predetermined first keyword in the e-mail address, the e-mail is printed by the mail server of the present invention corresponding to the user who is the e-mail destination. You can specify a specific destination to request, specify a specific destination printer, and make a print request for e-mail, so even if the printer used by the destination user is unknown on the sending side, mail An e-mail print request can be made by designating a specific destination printer using the address.
[0065]
  Claim3The invention described in claim1 or 2If the second keyword is included in the mail address in the invention described in the above, it is possible to specify the printer used by the user corresponding to the second keyword and make an e-mail print request. Even if the user name of the destination is unknown, use the second keyword corresponding to the job title, department name, etc. to make a request for printing an email to the printer used by the user, such as the job title, department name, etc. Can do.
[0067]
  Claim4The invention described in claimAny one of 1-3In the invention described above, the destination user can be notified of the printer to which the document is printed.
[0068]
  Claim5The invention described in claim 14EitheroneIn the invention described in claim 1, since a print server is not required, the configuration of the network system can be simplified.6The invention described in claim 14EitheroneIn the invention described in the above, even if the data output by the mail server is a document that is not in a text format created by some application software, and the mail server does not have a function for printing the document, the print server does not have the function. If there is, you can use it to print.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a schematic configuration of a network system according to a first embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a functional block diagram of a mail server in the network system.
FIG. 3 is a table showing a file structure of a setting file of the mail server.
FIG. 4 is a table showing a file structure of a setting file of the mail server.
FIG. 5 is a table showing examples of mail addresses used in the network system.
FIG. 6 is a flowchart showing processing performed when the mail server receives an email.
FIG. 7 is a table showing a file structure of a setting file of the mail server according to the second embodiment of the present invention.
FIG. 8 is a flowchart showing processing performed when the mail server receives an email.
FIG. 9 is a functional block diagram showing another configuration example of the mail server. It is.
[Explanation of symbols]
3 Mail server
4 Printer
5 Print server
6 network
11 Mail receiver
12 Email address analysis part
14 Print request means
15 Notification means
16 Print request means
17 Email
21 Request destination setting means
21 First keyword
23 Identification to identify the printer
24 email address
25 Request destination setting means
26 Request destination setting means
27 Second keyword

Claims

A mail server connected to the network,
A mail receiver for receiving e-mail from the network;
An e- mail address analyzing unit for analyzing data constituting the e-mail address of the e-mail received by the e- mail receiving unit ;
Request destination setting means for presetting a predetermined destination for requesting printing of e-mail;
When the print request included in the e-mail address of the e-mail is a predetermined first keyword as a result of the analysis by the e-mail address analysis unit, the request is set to a predetermined destination set in advance by the request destination setting unit. a print request means for the requesting email print requests the printing of the e-mail to the particular printer that is connected to the network,
A mail server characterized by comprising:

The request destination setting means includes:
2. The mail server according to claim 1 , wherein a predetermined destination for requesting printing of an e-mail and a user who is a destination of the e-mail are stored in association with each other.

The request destination setting means includes:
A predetermined second keyword included in the e-mail address, a user who is the destination of the e-mail, and a predetermined destination requesting the print of the e-mail are stored in association with each other;
The print request means includes
When the second keyword is included in the mail address as a result of the analysis by the mail address analysis unit, the request destination setting unit is referred to and an e-mail is sent to a predetermined destination corresponding to the second keyword. The mail server according to claim 1 , wherein the mail server is requested to print.

When the mail receiving unit receives the electronic mail, any of claims 1 to 3, comprising the Ruho knowledge means to inform the printer that performed email print user of the e-mail address mail server according to one or.

The print request means includes
Mail server according to any one of claims 1-4, characterized in that the printer is for a predetermined destination for printing requirements.

The print request means includes
The mail server according to any one of claims 1 to 4 , wherein a print server connected to the network is a predetermined destination for requesting printing.