JP3681277B2 - メッセージ処理装置、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、端末装置から送信されてくるメッセージを処理するメッセージ処理装置、メッセージの管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
パソコン通信、ＵＮＩＸシステム等のメールシステムにより個人宛のメールを送信することも、複数の人に同一のメールを送信することも簡単に実現できるようになっている。
【０００３】
ところで、複数の人間が協同して１つの業務を行う場合などに、グループのメンバーの業務の進捗状況を知るために、リーダがメンバーに業務が完了したか否かを確認するためのメールを送信することが考えられる。このような場合、グループのメンバーは、それぞれ自分の業務が完了したか否かを報告するメールを作成してリーダに送信する。リーダはメンバー全員のメールを読んで、メンバーの業務が完了したか否かを把握する。このような方法では、メンバーの数が増えると、読まなければならないメールの数も増えるので、リーダの負担が増えることになる。
【０００４】
また、リーダ以外のメンバーが他のメンバーの進捗状況を知るためには、上述したのと同様に他のメンバーに進捗状況を確認するメールを送り、それに対する報告を受ける必要があり、メンバー間でのメールのやり取りが煩雑となる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
また、受信したメールのリストを表示することは従来行われているが、それはリストを単独で表示するだけであった。
【０００６】
また、メールを送信したときに、そのメールの内容を受信者が確認したかどうかを知りたい場合が多いが、従来の電子メールシステムでは、受信者がメールを開封したか否かを知ることはできても、そのメールの内容を実際に確認したか否かを知ることはできなかった。また、パソコン通信等では、ホストコンピュータに記憶されているメールを受信者が読み出したときにメールが開封されたものとして発信者に通知することが行われているが、その方法では、受信側の端末装置が自動的にメールをホストから読み出した場合でもメールが開封されたものとして扱われるので、受信者がメールの内容を実際に確認したか否かを知ることはできなかった。
【０００７】
また、業務の処理フローをメールにより送信することが行われており、このような業務に関する定型メッセージからなるメールと個人宛の非定型メッセージからなるメールのリストを同じ表示画面上に表示して、メールを管理することは行われていなかった。
【０００８】
本発明の課題は、メッセージと受信者状況表とを連携して表示できるようにすることである。他の課題は、受信者がメッセージを開封したか、メッセージを確認したか、あるいは業務が完了したかが分かるようにすることである。さらに他の課題は、業務の処理に関わる定型のメッセージとそれ以外の非定型のメッセージをそれぞれのメッセージ種別と共に一覧表示して、受信メッセージを統一的に管理できるようにすることである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、複数の端末装置からのメッセージを処理するメッセージ処理装置において、複数の受信者を宛先とするメッセージを送信し、各受信者からの応答メッセージを受信した場合に、前記メッセージの内容と発信者名と受信者名と前記メッセージに関わる受信者の業務が完了したか否かを示す完了情報とを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されている前記メッセージの内容と受信者名と各受信者の完了情報とを含む受信者状況表を作成し、作成した受信者状況表を発信者及び各受信者が確認できるように各端末装置に表示させる制御手段とを備える。
【００１０】
請求項１記載の発明によれば、メッセージと共にそのメッセージの複数の受信者の状況、例えばメッセージの内容を確認したか否か、メッセージの案件が完了したか否かを知ることができるので、グループのメンバー全員の状況を一度に把握することができる。
【００１１】
また、メッセージに対して受信者がコメントを入力し、そのコメントを受信者状況表に表示することで、メッセージが受信者に正確に伝わっているか、あるいは受信者がメッセージに同意するのか、不同意なのか等を知ることができる。
【００１３】
また、受信者状況表の開封情報と完了情報から、複数の受信者について、それぞれの受信者がメッセージの内容を確認したか、あるいはメッセージに関わる業務を完了したか否かを一度に把握することができる。
【００１４】
また、受信者状況表に各メッセージのメッセージ種別を表示することで、そのメッセージがどのような種類のメッセージかをメッセージを開封する前に知ることができる。
【００１５】
さらに、受信者が入力したコメントを受信者状況表の受信者名に対応づけて表示することで、それぞれの受信者の業務の進捗状況、メッセージに同意か、不同意か等をメッセージの受信者全員が知ることができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態のメッセージ処理システムのシステム構成図である。
【００１９】
このメッセージ処理システムは、複数の端末装置１１がＬＡＮ等の回線網１２を介してサーバ装置１３に接続されている。サーバ１３のメッセージ処理プログラム１４は、端末装置１１におけるメッセージの作成、発信機能、受信メッセージの一覧、発信メッセージの一覧、受信メッセージ等の表示機能を有している。メッセージファイル１５は、メッセージの発信者側の情報が記憶されるファイルであり、発信者ＩＤ、メッセージのタイトル、メッセージ内容等が記憶される。メッセージ管理テーブル１６は、メッセージの受信者側の情報が記憶されるテーブルであり、受信者ＩＤ、完了日時、メッセージに対するコメント等が記憶される。メンバーテーブル１７は、メッセージの送信先となるメンバーに関する情報が記憶されるテーブルであり、メンバーＩＤ、氏名、所属グループ等が記憶される。
【００２０】
図２は、上述したメッセージファイル１５、メッセージ管理テーブル１６及びメンバーテーブル１７の構成を示す図である。
メッセージファイル１５は、メッセージ毎に割り当てられるメッセージＩＤを記憶する領域１５ａと、発信者のＩＤを記憶する領域１５ｂと、発信日時を記憶する領域１５ｃと、メッセージに対する回答の期限を記憶する領域１５ｄと、仕事の依頼、掲示等のメッセージ種別を記憶する領域１５ｅと、そのメッセージが親展のメッセージか否かの情報を記憶する領域１５ｆと、タイトルを記憶する領域１５ｇと、メッセージの内容を記憶する領域１５ｈとが設けられている。さらに、メッセージを更新した日時を記憶する領域１５ｉと、メッセージを許可するか否かを審査する審査者のＩＤを記憶する領域１５ｊと、審査結果を記憶する領域１５ｋと、審査後の承認を行う承認者のＩＤを記憶する領域１５Ｌと、承認結果を記憶する領域１５ｍと、審査、承認が行われてメッセージが読み取り可能となっているか否かを示す情報を記憶する領域１５ｎと、発信者により指定されたコメントパターンを記憶する領域１５ｐとが設けられている。この他にコメント要、重要、至急等の属性情報等を記憶する領域が設けられている。
【００２１】
ここで、メッセージ種別とは、例えばメッセージの内容が、仕事の依頼か、調査か、特定の事柄を周知徹底するためのものか、メンバーから意見・要望を求めるもの等の何れであるかを示す情報である。本実施の形態では、メッセージを作成する際に、発信者によりメッセージ種別が選択されると、選択されたメッセージ種別に応じて、例えば応答にコメントが必要、ＹＥＳ／ＮＯの回答が必要等の属性が自動的に設定される。例えば、メッセージ種別として期限付きの調査が選択された場合には、そのメッセージには”コメント要”、”納期有り”の属性が自動的に設定されので、発信者は、メッセージの属性をいちいち設定する必要がない。
【００２２】
次に、メッセージ管理テーブル１６には、メッセージＩＤを記憶する領域１６ａと、受信者のＩＤを記憶する領域１６ｂと、メッセージが開封された日時を記憶する領域１６ｃと、受信者がメッセージを開封して後述する確定ボタンを操作したときの完了日時を記憶する領域１６ｄと、メッセージに対するコメントを記憶する領域１６ｅとが設けられている。なお、メッセージ管理テーブル１６のデータはメッセージＩＤによりメッセージファイル１５のデータと対応づけられている。
【００２３】
メンバーテーブル１７には、メンバーのＩＤを記憶する領域１７ａと、氏名を記憶する領域１７ｂと、所属グループを記憶する領域１７ｃとが設けられている。このメンバーテーブル１７は、所属、氏名が指定されたとき、そのメンバーのＩＤを調べるときに利用される。
【００２４】
次に、以上のような構成のメッセージ処理システムの動作を説明する。図３は、メッセージ発信処理の概略プロセスを示すフローチャートである。
先ず、発信者が端末装置１１からユーザＩＤを入力してログインし、メッセージの新規発信の為の操作を行うと、サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４がメッセージの新規発信のための作成画面を端末装置１１に表示する（図３、Ｓ１１）。
【００２５】
図４は、メッセージ発信時の表示状態を示す図であり、宛先、メッセージ種別、タイトル、本文等を入力する欄が表示される。また、表示画面の右上には実行ボタン２１とクリアボタン２２が表示され、メッセージの作成が終了して実行ボタン２１をクリックするとメッセージの発信が行われて、メッセージファイル１５に入力したデータが書き込まれる。また、クリアボタン２２をクリックすると入力したデータがクリアされる。
【００２６】
メッセージの発信者は、発信するメッセージの本文を入力すると共に宛先、メッセージ種別、審査・承認の要・不要と、審査・承認が必要な場合は、審査者名と承認者名を設定する（Ｓ１２）。なお、宛先、メッセージ種別等は予め設定されている選択肢の中から任意に選択できるようになっている。
【００２７】
サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４は、メッセージ種別が入力されたなら、メッセージ種別に対応する属性を設定する（Ｓ１３）。
また、発信者がメッセージの作成画面で審査・承認ありのボックスをクリックして、審査者名、承認者名を設定すると、審査・承認ありの欄のチェックボックスが黒く表示され、審査者、承認者の指定に対応する処理が実行される（Ｓ１４）。
【００２８】
次に、メッセージファイル１５に発信者ＩＤ、メッセージＩＤ、メッセージ種別、納期、審査者ＩＤ、承認者ＩＤ、メッセージ種別に対応する属性、審査者、承認者及び発信者以外は読取不可であることを示す情報を等を書き込む（Ｓ１５）。
【００２９】
これにより、発信者が、例えば図４に示すようにメッセージ種別として仕事の依頼を選択すると、属性として”コメント要”、”納期有り”が自動的に設定され、同図に示すように”コメント要”と”納期あり”の欄のチェックボックスが黒く表示されるので、発信者はいちいち属性を設定する必要がない。
【００３０】
なお、メッセージの属性として”コメント要”が設定されていると、受信者側でメッセージを開封して、確定ボタンを操作しても受信者がコメントを入力するまで完了状態とならない。また、納期が設定されていて、未完了の状態で納期を過ぎると、納期に対する遅延日数が後述する受信メッセージ一覧表に表示されるので、受信者は早急に処理しなければならないメッセージが存在すること知ることができる。
【００３１】
次に、発信者により宛先が指定され、実行ボタン２１がクリックされたなら、メッセージ管理テーブル１６のメッセージＩＤに対応させて受信者ＩＤを書き込み、さらにそのときの時刻を発信日時としてメッセージファイル１５の発信日時を記憶する領域１５ｃに書き込む（Ｓ１６）。
【００３２】
次に、図３のステップＳ１３のメッセージ種別に応じた属性を設定する処理を図５のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージ種別が”伝言”か否かを判別する（図５、Ｓ２１）。メッセージ種別が”伝言”のときには、ステップＳ２２に進みメッセージの属性として”受信者によるメッセージの削除が可能”であることを設定する。
【００３３】
ステップＳ２１でメッセージ種別が”伝言”ではないと判別されたときには（Ｓ２１、ＮＯ）、ステップＳ２３に進みメッセージ種別が”納期チェック”か否かを判別する。メッセージ種別が”納期チェック”である場合には、ステップＳ２４に進み属性として”コメント要”、”納期有り”を設定する。
【００３４】
ステップＳ２３でメッセージ種別が”納期チェック”ではないと判別されたときには（Ｓ２３、ＮＯ）、ステップＳ２５に進み”仕事の依頼”か否かを判別する。メッセージ種別が”仕事の依頼”であった場合には、上述したステップＳ２４に進み属性として”コメント要”、”納期有り”を設定する。
【００３５】
ステップＳ２５でメッセージ種別が仕事の依頼ではないと判別されたときには（Ｓ２５、ＮＯ）、ステップＳ２６に進み提出期限有りの調査か否かを判別する。メッセージ種別が”提出期限有りの調査”のときには、上述したステップＳ２４に進み属性として”コメント要”、”納期有り”を設定する。
【００３６】
ステップＳ２６でメッセージ種別が”提出期限有りの調査”ではないと判別されたときには（Ｓ２６、ＮＯ）、ステップＳ２７に進み種別が”ＹＥＳ／ＮＯの調査”か否かを判別する。メッセージ種別が”ＹＥＳ／ＮＯの調査”のときには、ステップＳ２８に進み属性として”ＹＥＳ／ＮＯのチェック要”及び”納期有り”を設定する。
【００３７】
ステップＳ２７でメッセージ種別が”ＹＥＳ／ＮＯの調査”ではないと判別されたときには（Ｓ２７、ＮＯ）、ステップＳ２９に進みメッセージ種別が”周知徹底”か否かを判別する。メッセージ種別が”周知徹底”のときには、ステップＳ３０に進み属性として”同意チェックの自動表示要”を設定する。
【００３８】
ステップＳ２９でメッセージ種別が”周知徹底”ではないと判別されたときには（Ｓ２９，ＮＯ）、ステップＳ３１に進みメッセージ種別が”備忘録”か否かを判別する。メッセージ種別が”備忘録”であれば、ステップＳ３２に進み属性として”親展”を設定する。メッセージを作成する際にメッセージ種別として”備忘録”を設定すると、そのメッセージは自分宛となり、かつ属性が親展となるので、自分だけが見ることのできるメッセージとして保存することができる。
【００３９】
ステップＳ３１でメッセージ種別が”備忘録”ではないと判別されたときには（Ｓ３１、ＮＯ）、ステップＳ３３に進みメッセージ種別が”意見要望”か否かを判別する。メッセージ種別が”意見要望”であったときには、ステップＳ３４に進み属性として”コメント要”を設定する。
【００４０】
ステップＳ３３でメッセージ種別が”意見要望”ではないと判別されたとき、すなわちメッセージ種別が上記の何れにも該当しないとき、またはメッセージ種別に応じた属性がメッセージの作成画面の属性欄に設定されたときには、属性欄に設定された属性をメッセージファイル１３の該当する領域に書き込む（Ｓ３５）。
【００４１】
上記のようにメッセージ種別に応じてコメントの入力、ＹＥＳ／ＮＯの回答等を受信者に求める属性を設定し、受信者がそれに回答することで、受信者にメッセージの主旨が正確に伝わっているか否か、あるいはメッセージ対する賛否を確認することができる。
【００４２】
次に、以上のようにして発信されたメッセージの表示、返送、転送、流用発信処理を図６のフローチャートを参照して説明する。
端末装置のユーザが受信メッセージを表示させるための操作を行うと、サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４がメッセージ管理テーブル１６からユーザＩＤにより受信メッセージのメッセージＩＤを検索し、図７に示すような受信メッセージの一覧表２０を表示する（図６、Ｓ４１）。
【００４３】
ここで、図６のステップＳ４１の受信メッセージ一覧表２０を表示する処理の内容を、図８のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージ一覧の表示要求のあった端末装置１１にログインしているユーザのメンバーＩＤを受信者ＩＤとして設定する（図８、Ｓ５１）。次に、受信者ＩＤをキーとしてメッセージ管理テーブル１６を検索し、該当するメッセージＩＤを抽出する（Ｓ５２）。次に、抽出したメッセージＩＤをもとにメッセージファイル１５からそれぞれのメッセージのメッセージ種別、状況、タイトル等を取得する（Ｓ５３）。取得した各項目の情報を編集して受信メッセージ一覧表２０として該当する端末装置１１に表示する（Ｓ５４）。
【００４４】
受信者は、図７の受信メッセージ一覧表２０のメッセージ種別からメッセージが何に関するものか、すなわち仕事の依頼か、納期チェックか、周知徹底、個人メールか等をメッセージを開封する前に知ることができ、さらに属性情報から緊急性のあるメッセージか、重要度の高いメッセージか等を判断できる。
【００４５】
また、受信メッセージ一覧表２０に業務のワークフローのような定型メッセージと、個人宛メールのような非定型のメッセージの両方をメッセージ種別と共に表示することができるので、受信者は全ての受信メッセージを一括して管理することができる。
【００４６】
さらに、未開封のメッセージ、納期を過ぎているメッセージがあるか否かを知ることができる。また、メッセージの完了状況から回答状況、何人の人が完了したか、完了率は何割かを知ることができる。なお、図７には示していないが、未完了の状態で納期を過ぎると、例えば炎のマーク、発信者の怒った顔が表示され、遅延日数が増えるに従ってそれらの表示が次第に大きくなることで遅延の程度を受信者に知らせるようになっている。
【００４７】
図６に戻り、受信者はメッセージを読みたい場合には、受信メッセージ一覧表２０の開封したいメッセージのタイトルをクリックする（Ｓ４２）。サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４は、メッセージの開封が指示されると、指定されたメッセージの内容をメッセージファイル１５から読み出し、そのメッセージを端末装置１１の画面に表示する（Ｓ４３）。さらに、そのメッセージの受信者の完了状況、コメント等を示す受信者状況表２４を、メッセージと連携させて端末装置１１に表示する（Ｓ４４）。
【００４８】
ここで、受信メッセージと受信者状況表２４とを連携させて表示させる処理を、図９〜図１４のフローチャート及び図１５の表示状態を示す図を参照して説明する。
【００４９】
先ず、メッセージ受信表２０のメッセージＩＤをもとにメッセージファイル１５を参照してそれぞれのメッセージのメッセージ種別、タイトル、発信日、メッセージ内容、発信者ＩＤを取得する（図９、Ｓ６１）。次に、ステップＳ６２の開封日時セット処理を実行する。
【００５０】
この開封日時セット処理を図１０を参照して説明すると、先ず、メッセージ管理テーブル１６の開封日時を記憶する領域１６ｃに開封日時が記憶されているか否かにより、メッセージが既に開封されているか否かを判断する（図１０、Ｓ８１）。メッセージが既に開封されている場合には、そこで処理を終了し、開封されていない場合には、今回始めてメッセージが開封されたことになるので、現在の日時を取得する（Ｓ８２）。そして、メッセージの表示編集領域の開封日時欄に取得した日時を開封日時としてセットする（Ｓ８３）。
【００５１】
次に、図９のステップＳ６３のコメントセット処理を実行する。
このコメントセット処理を図１１を参照して説明すると、メッセージＩＤと受信者ＩＤとによりメッセージ管理テーブル１６を検索して、該当するメッセージＩＤ及び受信者ＩＤに対応するコメントの記憶領域１６ｅにコメントが記憶されているか否かを判別する（図１１、Ｓ９１）。コメントが記憶されていない場合には、そこで処理を終了し、メッセージ管理テーブル１６の領域１６ｅにコメントが記憶されている場合には、そのコメントを画面のコメント入力欄にセットする（Ｓ９２）。
【００５２】
これにより、メッセージに対して受信者がコメントを既に設定してある場合には、設定してあるコメントがメッセージのコメント欄に表示される。
次に、図９のステップＳ６４の完了チェック処理を実行する。
【００５３】
この完了チェック処理を図１２を参照して説明すると、先ず、完了チェックが指定されているか否か、つまり受信者がメッセージの内容を確認して確定ボタン２３を既に操作しているか否かを判別する（図１２、Ｓ１０１）。完了チェックが指定されていない場合、つまり受信者が完了のための操作を行っていないときには、そこで処理を終了する。他方、完了チェックが指定されている場合には、画面の完了チェック欄に完了をセットする（Ｓ１０２）。
【００５４】
次に、図９のステップＳ６５の開封率の計算処理を実行する。
この開封率の計算処理を、図１３のフローチャートを参照して説明すると、最初に、メッセージ管理テーブル１６から、指定されたメッセージＩＤに対応する全受信者のデータを取得する（図１３、Ｓ１１１）。次に、メッセージ管理テーブル１６にメッセージの開封日時が設定されている受信者の数を計数する（Ｓ１１２）。そして、メッセージを開封している受信者の数Ｋを全受信者数で割って、「１００」を掛けて開封率を求める（Ｓ１１３）。
【００５５】
次に、図９のステップＳ６６で完了チェック率の計算処理を実行する。
この完了チェック率の計算処理を、図１４のフローチャートを参照して説明すると、最初に、メッセージ管理テーブル１６から、指定されたメッセージＩＤに対応する全受信者のデータを取得する（図１４、Ｓ１２１）。次に、完了日付が設定されている受信者の数を計数する（Ｓ１２２）。そして、完了している受信者の数Ｃを全受信者で割って、「１００」を掛けて完了チェック率を算出する（Ｓ１２３）。
【００５６】
次に、図９のステップＳ６７で上記の処理で取得したメッセージ種別、発信日時、タイトル、メッセージの内容、発信者名、開封率、完了チェック率をメッセージを編集する際の表示データを記憶する表示編集領域に転送する。そして、表示編集領域のデータをメッセージ表示画面として表示する（Ｓ６８）。
【００５７】
次に、選択されたメッセージのメッセージＩＤをもとにメッセージ管理テーブル１６を逐次参照して受信者ＩＤを取得する（Ｓ６９）。この処理では、メッセージ管理テーブル１６をメッセージＩＤをキーとして検索し、対応する受信者ＩＤを取得する。
【００５８】
次に、その受信者ＩＤに対応して記憶されている開封日時、完了日時、コメントを取得する（Ｓ７０）。この場合、開封日時、完了日時が記憶されていないものは未開封、未完了として扱われる。さらに、受信者ＩＤをキーにメンバーテーブル１７を参照して受信者ＩＤに対応する氏名を取得し、受信者名とする（Ｓ７１）。
【００５９】
上記の処理で取得した受信者名、開封日時、完了日時 コメントを表示編集領域に転送する（Ｓ７２）。そして、メッセージ管理テーブル１６にメッセージＩＤに対応して記憶されている全ての受信者について処理が終了したか否かを判別する（Ｓ７３）。全受信者について処理が終了していない場合には、ステップＳ６９に戻り上述した処理を繰り返す。他方、全ての受信者について処理が終了した場合には、表示編集領域の内容を受信者状況表２４として表示する（Ｓ７４）。
【００６０】
以上の処理により受信メッセージと受信者状況表２４が連携して表示される。図６に戻り、メッセージと受信者状況表２４が表示された状態で、受信者は図１５の確定ボタン２３、返信ボタン２５、転送ボタン２６、流用発信ボタン２７の何れかのボタンを操作してメッセージを閉じる（Ｓ４５）。
【００６１】
確定ボタン２３が操作された場合には、ステップＳ４６に進み、そのときの日時をメッセージ管理テーブル１６の完了日時を記憶する領域１６ｄに書き込み、さらにコメントが入力されていれば、入力されたコメントをコメントの記憶領域１６ｅに書き込む。
【００６２】
返信ボタン２５が操作された場合には、ステップＳ４７に進みメッセージの発信者を宛先として新規にメッセージを作成するための返信処理を実行する。
また、転送ボタン２６が操作された場合には、ステップＳ４８に進み受信したメッセージをそのまま他の人に転送するための転送処理を実行する。さらに、流用発信ボタン２７が操作された場合には、ステップＳ４９に進み受信したメッセージの本文を流用して新規にメッセージを作成する流用発信処理を実行する。
【００６３】
図１５は、上述した処理によりメッセージと受信者状況表２４を連携して表示させたときの表示状態を示す図である。
受信メッセージ一覧表２０を表示させた状態で特定のメッセージのタイトルをクリックすると、そのメッセージの種別、タイトル、メッセージの内容等が表示される。そして、このときが最初の開封であれば、現在の日時がメッセージ管理テーブル１６の開封日時を記憶する領域１６ｃに記憶される。メッセージの内容を確認した後、メッセージ種別に応じて受信者が、ＹＥＳ／ＮＯのチェック、あるいはコメントの入力等を行った後、確定ボタン２３を操作すると、コメント欄に入力したコメントがメッセージ管理テーブル１６のコメントの記憶領域１６ｅに書き込まれ、確定ボタン２３が操作された日時が完了日時として完了日時の記憶領域１６ｄに書き込まれる。このとき、メッセージの属性として”コメント要”、あるいは”ＹＥＳ／ＮＯのチェック要”が設定されている場合には、コメントの入力、あるいはＹＥＳ／ＮＯのチェックを行わずに確定ボタン２３を操作しても完了として処理されず、メッセージ管理テーブル１６には完了日時は書き込まれない。
【００６４】
この実施の形態によれば、メッセージを表示させたときに、そのメッセージの受信者の状況、すなわちそれぞれの受信者がメッセージを開封しているか、メッセージを受信者が確認、あるいはメッセージの案件が完了して完了状態となっているか、メッセージに対してそれぞれの受信者がどのようなコメントを書いているかを、メッセージの発信者及び受信者全員が閲覧することができる。従って、例えばグループのメンバーの業務の遂行状況を確認するメッセージであった場合に、メッセージと受信者状況表の完了状況、コメント等を見ることでメンバー全体の状況を把握することができ、グループのリーダの立場からみれば、メンバーからの個別のメッセージを読まなくとも全員の状況を把握することができる。また、メンバーにとっては、他のメンバーの状況を知ることができるので、メンバー全員が集まって状況を報告しているのと同じように情報を共有することができる。これにより、業務の指示、遂行、状況報告といった一連の作業を行う仮想的な電子空間を提供することができる。
【００６５】
次に、発信済のメッセージを修正する処理と修正されたメッセージを未開封に戻す処理を、図１６のフローチャートを参照して説明する。
ユーザにより発信メッセージの一覧を表示させるための操作が行われると、サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４は、端末装置１１から入力されているユーザＩＤと一致する発信者ＩＤのメッセージをメッセージファイル１５から検索し、図１７に示すようなメッセージ種別、完了状況、タイトル、発信日時、期限及び修正と削除ボタン３２、３３からなる発信メッセージ一覧表３１を表示する（図１６、Ｓ１３１）。発信メッセージ一覧表３１の状況欄３１ａには、メッセージの受信者の中で完了応答のあった人数及び完了率が表示される。
【００６６】
発信者は一覧表を見て更新したいメッセージのタイトル、あるいは修正ボタン３２をクリックする（Ｓ１３２）。
メッセージ処理プログラム１４は、修正ボタン３２が操作されたか否かを判別し（Ｓ１３３）、修正ボタン３２が操作された場合には、メッセージファイル１５から指定されたメッセージのデータを読み出し、図１８に示すメッセージ編集画面を表示する（Ｓ１３４）。このメッセージ編集画面には、メッセージファイル１５から読み出された、メッセージ種別、タイトル、本文、発信者名、属性、審査・承認、取り消す宛先、追加する宛先が表示される。
【００６７】
発信者は、必要に応じてメッセージ種別、タイトル、本文、属性、完了状況欄、宛先を変更する（Ｓ１３５）。必要なデータを修正し、完了状況欄の未開封に戻すか否かを決めるチェックボックスをチェック状態（図１８に黒いボックスで示す状態）のまま、あるいは未チェックの状態にして更新ボタン３４クリックする（Ｓ１３６）。なお、修正したメッセージを新たなメッセージとして発信する場合には、新規発信ボタン３５をクリックし、そのメッセージを削除する場合には、削除ボタン３６をクリックする。
【００６８】
メッセージ処理プログラム１４は、未開封に戻すチェックボックスがチェックされているか否かにより、メッセージを未開封に戻すか否かを判断する（Ｓ１３７）。
【００６９】
メッセージを未開封に戻す場合には、メッセージ管理テーブル１６の該当するメッセージＩＤの開封日時、完了日時をクリアする（Ｓ１３８）。次に、現在日時を取得し（Ｓ１３９）、メッセージファイル１５の更新日時を記憶する領域１５ｉに現在日時を書き込む（Ｓ１４０）。さらに、修正されたデータをメッセージファイル１５の該当する記憶領域に書き込む（Ｓ１４１）。なお、メッセージが未開封に戻された場合でも、受信者の書いたコメントはそのまま保存されるので、受信者は修正されたメッセージを表示させ、内容を確認してコメントを変更する必要がなければ、確定ボタン２３を操作することで応答操作が完了する。
【００７０】
例えば、修正が宛先の追加、あるいは宛先の取り消しで、発信者が未開封に戻すチェックボックスを未チェックに設定したときには、ステップＳ１３７からステップＳ１３９に進み、開封日時、完了日時をクリアせず、更新日時をメッセージファイル１５に書き込む。
【００７１】
また、ステップＳ１２３で修正ボタン３２のクリックではないと判別された場合、つまりタイトルがクリックされた場合には、ステップＳ１４２に進み指定されたメッセージと受信者状況とを連携させて表示する。メッセージが表示された状態で、さらにメッセージのタイトル欄をクリックすると、メッセージの編集画面に切り替わり（Ｓ１４３）、上述したステップＳ１３４以降の処理が実行される。
【００７２】
以上のように、発信済のメッセージのデータを変更した場合に、そのメッセージを未開封の状態に戻すことができるので、メッセージを修正する場合に、新規のメッセージを再度作成して発信する必要が無く、メッセージ作成の作業が軽減される。また、受信者にとっては、修正されたメッセージがコメント要のメッセージであって、その修正されたメッセージに対するコメントを変更する必要がない場合には、前回作成したコメントがそのまま保存されているので、新たな応答メッセージを作成したり、受信メッセージにコメントを入力したりする必要がなく、メッセージの応答のための負担が軽減される。
【００７３】
次に、図３のステップＳ１４の発信・承認者指定に対応した処理の内容を、図１９のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージ発信画面の審査・承認の欄が有りとなっているか否かを判別する（図１９、Ｓ１５１）。審査・承認の欄が有りとなっている場合には、審査者の指定が行われているか否かを判別する（Ｓ１５２）。審査者が指定されている場合には、さらに承認者の指定が行われているか否かを判別する（Ｓ１５３）。
【００７４】
審査者が指定されていない場合には、ステップＳ１５４に進み、承認者指定が行われているか否かを判別し、承認者の指定がある場合には、審査者指定のエラー表示を行う（Ｓ１５５）。また、承認者の指定が行われていない場合には、ステップＳ１５５で承認者指定のエラー表示を行う。これに対して発信者が審査者または承認者を指定したなら（Ｓ１５６）、ステップＳ１５１に戻る。
【００７５】
審査者・承認者が指定されている場合には（Ｓ１５２、Ｓ１５３、ＹＥＳ）、、メッセージファイル１５の審査者ＩＤを記憶する領域１５ｊに指定された審査者のＩＤを書き込む（Ｓ１５７）。
【００７６】
次に、メッセージファイル１５の承認者ＩＤを記憶する領域１５Ｌに指定された承認者ＩＤを書き込む（Ｓ１５８）。
さらに、そのメッセージは審査・承認が完了するまで他の人が読むことができないように、メッセージファイル１５の読取可能か否かを示すデータを記憶する領域１５ｎに、審査・承認者以外は読むことのできないメッセージであることを示すデータを書き込む（Ｓ１５９）。
【００７７】
次に、審査処理及び承認処理を図２０及び図２１を参照して説明する。ログインしたときに、ログインした人が審査・承認すべきメッセージがあると、未チェックの受信メッセージ一覧表の中で審査・承認の必要なメッセージが明示されるので、審査者は該当するタイトルをクリックする。タイトルがクリックされると、メッセージ処理プログラム１４は、図２０のステップＳ１６１で、端末装置１１から入力された審査者のユーザＩＤによりメッセージ管理テーブル１６の受信メッセージＩＤを検索し、さらにそのメッセージＩＤによりメッセージファイル１５を検索して指定されたメッセージが審査・承認が必要なメッセージか否かを判断する。受信メッセージが審査・承認が必要なメッセージの場合には、さらにメッセージファイル１５に設定されている審査者ＩＤとユーザＩＤが一致するかを判別し、ＩＤが一致する場合には、そのメッセージを表示する。
【００７８】
審査者は、表示されたメッセージの内容を確認し、そのメッセージの審査・承認欄に「保留」、「審査済」または「却下」を入力する（Ｓ１６２）。メッセージ処理プログラム１４は、審査・承認欄に入力された審査結果を、メッセージファイル１５の審査結果を記憶する領域１５ｋに書き込む（Ｓ１６３）。
【００７９】
上述した審査の場合と同様に、承認者が未チェックの受信メッセージ一覧表２０の承認が必要なメッセージのタイトルをクリックすると、メッセージ処理プログラム１４は、図２１のステップＳ１７１で、指定されたメッセージのメッセージＩＤでメッセージファイル１５を検索して指定されたメッセージが審査・承認が必要なメッセージか否かを判断する。受信メッセージが審査・承認が必要なメッセージの場合には、さらにメッセージファイル１５に設定されている承認者ＩＤと、端末装置１１から入力されたユーザＩＤが一致するかを判別し、ＩＤが一致する場合には、そのメッセージを表示する。
【００８０】
さらに、そのメッセージに対して審査が行われているか、すなわちメッセージファイル１５のそのメッセージＩＤに対応する審査結果を記憶する領域１５ｋにデータ書き込まれているか否かを判別する（Ｓ１７２）。データが何も書き込まれていない場合には、そこで処理を終了し、データが書き込まれている場合には、審査結果が審査済となっているか否かを判別する（Ｓ１７３）。
【００８１】
審査済となっている場合には、承認者はメッセージの内容を確認し、「保留」、「承認済」または「却下」を入力する（Ｓ１７４）。
これを受け、メッセージ処理プログラム１４は、メッセージファイル１５の承認結果を記憶する領域１５ｍに、入力された「保留」、「承認済」または「却下」を書き込む（Ｓ１７５）。そして、承認結果が「承認済」か否かを判別し（Ｓ１７６）、「承認済」であれば、メッセージが読取可能か否かを記憶する領域１５ｎに読取可能であることを示す情報を書き込み、そのメッセージを読取可能な状態にする（Ｓ１７７）。
【００８２】
次に、受信したメッセージを約束リストとして保管する処理を、図２２を参照して説明する。
先ず、受信メッセージ一覧表２０を表示し（図２２、Ｓ１８１）、それに対して受信者が特定のメッセージのタイトルをクリックしたなら（Ｓ１８２）、メッセージの内容を表示する（Ｓ１８３）。さらに、受信者状況表２２を表示する（Ｓ１８４）。それに対して受信者が確定、返信、転送、流用発信の何れかのボタンを操作したなら（Ｓ１８５）、操作されたボタンが転送ボタン２１か（Ｓ１８６）、流用発信ボタン２５か（Ｓ１８７）か、その他のボタンかを判別する。操作されたのが、転送ボタン２４であった場合には、オリジナルの発信者名と発信日時を本文に付記し、タイトルに転送を付記する（Ｓ１８８）。ステップＳ１８８の次、または流用発信ボタン２５が操作された後には、新規発信画面を表示し、オリジナルの受信メッセージの内容をコピーする（Ｓ１８９）。上記の処理は、基本的には、図６のステップＳ４１からＳ４９の処理と同様である。
【００８３】
受信者は、転送、あるいは流用するメッセージのメッセージ種別として備忘録を設定する（Ｓ１９０）。
メッセージ処理プログラム１４は、メッセージ種別が備忘録か否かを判別し、備忘録であれば、属性を親展にし、宛先をログインされているユーザＩＤにする（Ｓ１９２）。
【００８４】
図２３は、約束リスト（Ｔｏ Ｄｏ Ｌｉｓｔ）の表示画面を示す図である。メッセージ種別として備忘録が表示され、タイトルに転送であること、本文にオリジナルメッセージの発信日、発信者が表示される。さらに、この場合、メッセージ種別が備忘録で、宛先が自分だけであるので、受信者状況表２２に本人だけが受信者として表示される。
【００８５】
図２２に戻り、実行ボタン２１が操作されたなら、新規発信画面の内容をメッセージファイル１５の各領域に書き込み（Ｓ１９３）、宛先をメッセージ管理テーブル１６の受信者ＩＤを記憶する領域に書き込む（Ｓ１９４）。
【００８６】
これらの処理により、メッセージの応答で業務の完了予定等を報告した場合に、その受信メッセージを転送にし、さらにメッセージ種別を備忘録とすることで、そのメッセージを自分宛の親展のメッセージとして保存しておくことができる。これにより仕事の完了予定日を約束した案件などがあるか否かを備忘録で確認することができる。
【００８７】
次に、メッセージを作成する際に、発信者側で受信者が回答すべきコメントの形式をメッセージ種別に応じて自動的に設定できるようにした実施の形態について説明する。
【００８８】
この実施の形態では、メッセージ種別に対応させてコメントパターンとコメントパターンの内容（後述するコメント選択肢）を記憶した、図２４に示すようなメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２が設けられている。図２４のコメントパターンの内容の欄で、「（理由）」が付加されているコメント選択肢は、そのコメント選択肢を選択した理由の記入を求める拡張子であり、受信者がコメントとして「拒否」、「保留」を選択した場合には、その理由を入力する必要がある。
【００８９】
なお、図２４には、１つのメッセージ種別に対して１種類のコメントパターンのみを示してあるが、１つのメッセージ種別に対して複数のコメントパターンを記憶しておいて、メッセージ種別が指定されたときに複数のコメントパターンを表示し、それらの中から発信者が任意のコメントパターンを選択できるようにしてもよい。
【００９０】
先ず、新規メッセージの作成画面でタイトル、本文、宛先等を入力し（図２５、Ｓ２０１）、メッセージ種別を設定する（Ｓ２０２）。
メッセージ処理プログラム１４は、入力されたメッセージ種別をもとにメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２を検索する（Ｓ２０３）。そして、対応するコメントパターンが存在するか否かを判別し（Ｓ２０４）、コメントパターンが存在する場合には、そのコメントパターンを取得する（Ｓ２０５）。さらに、属性を属性欄、取得したコメントパターンをコメント欄（図４のメッセージの発信画面に新たに設ける）に表示する（Ｓ２０６）。発信者がメッセージの作成を完了して実行ボタン２１を操作したなら、コメント欄に表示されたコメントパターンをメッセージファイル１５の該当するメッセージのコメントパターンを記憶する領域１５ｐに書き込む（Ｓ２０７）。
【００９１】
この実施の形態では、発信者がメッセージ種別を指定すると、そのメッセージ種別に対応したコメントパターンが自動的に選択され、コメントパターンとそのコメントパターンの内容、例えばメッセージに対する「了承」、「拒否」、「保留」等のコメント選択肢が受信者側のメッセージのコメント欄に表示され、受信者のコメントの作成がそれらのコメント選択肢の１つを選択することで行われる。これにより、発信者が指定した複数のコメント選択肢の中から特定のコメント選択肢を選択するという形で受信者のコメントの作成が行われるので、受信者から発信者の意図した形式のコメントを得ることができる。
【００９２】
次に、メッセージ受信時のコメントの自動設定処理を、図２６のフローチャートを参照して説明する。
受信者により受信メッセージ一覧表２０のタイトルがクリックされて開封するメッセージが指定されたなら、指定されたメッセージのメッセージ種別、コメントパターン、タイトル、本文、コメント選択肢等をメッセージファイル１５から読み出し、端末装置１１の画面に表示する（図２６、Ｓ２１１）。
【００９３】
メッセージファイル１５の該当するメッセージのコメントパターンを記憶する領域１５ｐにコメントパターンが設定されているときには、さらに設定されているコメントパターンの内容、つまりコメント選択肢をメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２から読み出し、コメントパターンとコメント選択肢をコメント欄に表示する（Ｓ２１２）。
【００９４】
表示されたコメント選択肢の何れかをクリックして受信者が応答コメントを選択すると（Ｓ２１３）、メッセージ処理プログラム１４は、選択されたコメントに拡張子（例えば追加のコメントを求める拡張子）が付加されているか否かを判別する（Ｓ２１４）。拡張子が付加されている場合には、拡張子の内容をメッセージ表示画面のコメント欄に表示する（Ｓ２１５）。受信者は、表示された拡張子の内容に対応するコメントを入力する（Ｓ２１６）。
【００９５】
例えば、図２７に示すようにコメント選択肢の入力画面のコメント欄に、「了承」、「拒否（理由）」、「保留（理由）」、「その他（ ）」、「要相談（ ）」等のコメント選択肢が表示されているときに、各コメント選択肢のチェックボックスをクリックすると、クリックしたチェックボックスがチェクス済となり、対応するコメントが応答コメントとして選択される。さらに、そのコメントが拡張子（同図で（理由）として示されているもの）が設定されているコメントであれば、コメント欄に「理由」の文字が表示され、そのコメント選択肢を選択した理由の入力が要求される。
【００９６】
図２６に戻り、コメントの入力が完了し、確定ボタン２３が操作されたなら、メッセージ処理プログラム１４は、メッセージ管理テーブル１６の受信ＩＤに対応するコメントの記憶領域１６ｅに、コメント欄に入力されたコメントを書き込む（Ｓ２１７）。
【００９７】
このように、発信者によりコメントパターンが設定されている場合には、設定されているコメントパターン対応するコメント選択肢が表示されるので、受信者はコメント選択肢の中からコメントを選択するだけで発信者が求める回答に適合したコメントを簡単に作成することができる。
【００９８】
次に、受信者のコメントからキーワードを抽出してそれぞれのキーワードの占める割合を求めるコメント内容の抽出統計処理を、図２８のフローチャートを参照して説明する。
【００９９】
最初に、指定されたメッセージと受信者状況表２４を連携させて表示する（図２８、Ｓ２２１）。次に、図２９に示すキーワードテーブル３３を用いて検索を行うか否かを判別する（Ｓ２２２）。キーワードテーブル３３を用いて検索を行う場合には、ステップＳ２２３に進みキーワードテーブル３３の内容を端末装置１１に表示する。発信者は、コメントの内容から判断して最適なキーワードテーブル名を選択する（Ｓ２２４）。キーワードテーブル３３の選択されたキーワード名に対応するキーワードを、図３０に示すアクティブキーワードテーブル３４に設定する（Ｓ２２５）。
【０１００】
キーワードテーブル３３を用いない場合には（Ｓ２２２、ＮＯ）、ユーザが受信者状況表２４のコメント欄から必要な語句をキーワードとして選択する（Ｓ２２６）。
【０１０１】
メッセージ処理プログラム１４は、ユーザにより選択された語句をアクティブキーワードテーブル３４にセットする（Ｓ２２７）。そして、キーワードとすべき語句の入力が終了したか否かを判別する（Ｓ２２８）。
【０１０２】
キーワードテーブル３３の選択されたキーワードをアクティブキーワードテーブル３４に設定したなら、あるいはユーザによるキーワードの入力が終了したなら、アクティブキーワードテーブル３４からキーワードを順に取りだし、受信者状況表２４のコメント欄を検索して一致した件数をカウントする（Ｓ２２９）。そして、カウントした件数をアクティブキーワードテーブル３４のキーワードに対応する件数としてセットする（Ｓ２３０）。そして、アクティブキーワードテーブル３４に集計していないキーワードが存在するか否かを調べ、キーワードとすべき語句が終了したか否かを判別する（Ｓ２３１）。アクティブキーワードテーブル３４の全てのキーワードに対する集計が終了したなら、図３１に示すキーワード抽出一覧表３５を作成して受信者状況表２４に続けて表示する（Ｓ２３２）。
【０１０３】
このコメント内容の抽出統計処理によれば、メッセージに対する受信者のコメントからメッセージの内容を了承した人が何人いるか、拒否した人が何人いるか、保留の人が何人いるか等を知ることができ、さらにそれらの比率も知ることができる。
【０１０４】
図３２は、上述したメッセージ処理プログラムを、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記憶媒体４４、あるいはプログラム提供者の有する記憶装置に記憶しておいて、そのプログラムをユーザの処理装置４１にロードして実行する場合の説明図である。
【０１０５】
プログラムがＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記憶媒体４４に記憶されている場合には、その可搬記憶媒体４４を処理装置４１のドライブ装置４２に挿入してプログラムを読み取り、読み取ったプログラムをＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ４３に格納してプログラムを実行する。また、プログラム提供者から通信回線を介してプログラムが提供されている場合には、プログラム提供者の記憶装置、メモリ等に格納されているプログラムを通信回線を介して処理装置４１で受信し、受信したプログラムをＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ４３に格納して実行する。
【０１０６】
なお、上述した実施の形態では、サーバ装置１３内の記憶装置にメッセージフィル１５、メッセージ管理テーブル１６等を記憶するようにしたが、メッセージを記憶する記憶装置をサーバ装置１３と別に設け、サーバ装置１３が通信回線を介してその記憶装置にメッセージを書き込みに、あるいは読み出しを行うようにしてもよい。
【０１０７】
【発明の効果】
本発明によれば、メッセージとそのメッセージの受信者の完了情報とを含む受信者状況表が表示されるので、メッセージの発信者、あるいは受信者全員が、メッセージの内容と共にそのメッセージの受信者全員の状況、例えば、各受信者が担当する業務が完了したか否かを一度に把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態のメッセージ処理システムのシステム構成図である。
【図２】メッセージファイル１５，メッセージ管理テーブル１６及びメンバーテーブル１７の構成を示す図である。
【図３】メッセージ発信処理の概略プロセスを示すフローチャートである。
【図４】メッセージ発信時の表示状態を示す図である。
【図５】発信するメッセージのメッセージ種別に応じた属性を設定する処理のフローチャートである。
【図６】メッセージの表示、返信、転送、流用発信処理のフローチャートである。
【図７】受信メッセージ一覧表を示す図である。
【図８】受信メッセージ一覧表を表示する処理のフローチャートである。
【図９】メッセージと受信者状況表２４を連携して表示する表示処理のフローチャートである。
【図１０】開封日時セット処理のフローチャートである。
【図１１】コメントセット処理のフローチャートである。
【図１２】完了チェック処理のフローチャートである。
【図１３】開封率の計算処理のフローチャートである。
【図１４】完了チェック率の計算処理のフローチャートである。
【図１５】メッセージと受信者状況表を連携して表示させたときの表示状態を示す図である。
【図１６】発信済メッセージを修正する処理と修正されたメッセージを未開封に戻す処理のフローチャートである。
【図１７】受信メッセージ一覧表３１を示す図である。
【図１８】メッセージ編集画面を示す図である。
【図１９】審査者、承認者指定に対応する処理のフローチャートである。
【図２０】審査処理のフローチャートである。
【図２１】承認処理のフローチャートである。
【図２２】受信したメッセージを約束リストとして保管する処理のフローチャートである。
【図２３】約束リストを示す図である。
【図２４】メッセージ種別／コメントパターンテーブル３２のデータ構造図である。
【図２５】メッセージ発信時のメッセージ種別に対応したコメントパターンの自動設定処理のフローチャートである。
【図２６】メッセージ受信時のコメントの自動設定処理のフローチャートである。
【図２７】コメント選択肢の入力画面を示す図である。
【図２８】コメント内容の抽出統計処理のフローチャートである。
【図２９】キーワードテーブル３３のデータ構造図である。
【図３０】アクティブキーワードテーブル３４のデータ構造図である。
【図３１】キーワード抽出一覧表を示す図である。
【図３２】メッセージ処理プログラムを記憶媒体に記憶した場合の説明図である。
【符号の説明】
１１ 端末装置
１３ サーバ装置
１４ メッセージ処理プログラム
１５ メッセージファイル
１６ メッセージ管理テーブル
【発明の属する技術分野】
本発明は、端末装置から送信されてくるメッセージを処理するメッセージ処理装置、メッセージの管理方法及びメッセージ管理プログラムを記録した記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
パソコン通信、ＵＮＩＸシステム等のメールシステムにより個人宛のメールを送信することも、複数の人に同一のメールを送信することも簡単に実現できるようになっている。
【０００３】
ところで、複数の人間が協同して１つの業務を行う場合などに、グループのメンバーの業務の進捗状況を知るために、リーダがメンバーに業務が完了したか否かを確認するためのメールを送信することが考えられる。このような場合、グループのメンバーは、それぞれ自分の業務が完了したか否かを報告するメールを作成してリーダに送信する。リーダはメンバー全員のメールを読んで、メンバーの業務が完了したか否かを把握する。このような方法では、メンバーの数が増えると、読まなければならないメールの数も増えるので、リーダの負担が増えることになる。
【０００４】
また、リーダ以外のメンバーが他のメンバーの進捗状況を知るためには、上述したのと同様に他のメンバーに進捗状況を確認するメールを送り、それに対する報告を受ける必要があり、メンバー間でのメールのやり取りが煩雑となる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
また、受信したメールのリストを表示することは従来行われているが、それはリストを単独で表示するだけであった。
【０００６】
また、メールを送信したときに、そのメールの内容を受信者が確認したかどうかを知りたい場合が多いが、従来の電子メールシステムでは、受信者がメールを開封したか否かを知ることはできても、そのメールの内容を実際に確認したか否かを知ることはできなかった。また、パソコン通信等では、ホストコンピュータに記憶されているメールを受信者が読み出したときにメールが開封されたものとして発信者に通知することが行われているが、その方法では、受信側の端末装置が自動的にメールをホストから読み出した場合でもメールが開封されたものとして扱われるので、受信者がメールの内容を実際に確認したか否かを知ることはできなかった。
【０００７】
また、業務の処理フローをメールにより送信することが行われており、このような業務に関する定型メッセージからなるメールと個人宛の非定型メッセージからなるメールのリストを同じ表示画面上に表示して、メールを管理することは行われていなかった。
【０００８】
本発明の課題は、メッセージと受信者状況表とを連携して表示できるようにすることである。他の課題は、受信者がメッセージを開封したか、メッセージを確認したか、あるいは業務が完了したかが分かるようにすることである。さらに他の課題は、業務の処理に関わる定型のメッセージとそれ以外の非定型のメッセージをそれぞれのメッセージ種別と共に一覧表示して、受信メッセージを統一的に管理できるようにすることである。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明は、複数の端末装置からのメッセージを処理するメッセージ処理装置において、複数の受信者を宛先とするメッセージを送信し、各受信者からの応答メッセージを受信した場合に、前記メッセージの内容と発信者名と受信者名と前記メッセージに関わる受信者の業務が完了したか否かを示す完了情報とを対応づけて記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されている前記メッセージの内容と受信者名と各受信者の完了情報とを含む受信者状況表を作成し、作成した受信者状況表を発信者及び各受信者が確認できるように各端末装置に表示させる制御手段とを備える。
【００１０】
請求項１記載の発明によれば、メッセージと共にそのメッセージの複数の受信者の状況、例えばメッセージの内容を確認したか否か、メッセージの案件が完了したか否かを知ることができるので、グループのメンバー全員の状況を一度に把握することができる。
【００１１】
また、メッセージに対して受信者がコメントを入力し、そのコメントを受信者状況表に表示することで、メッセージが受信者に正確に伝わっているか、あるいは受信者がメッセージに同意するのか、不同意なのか等を知ることができる。
【００１３】
また、受信者状況表の開封情報と完了情報から、複数の受信者について、それぞれの受信者がメッセージの内容を確認したか、あるいはメッセージに関わる業務を完了したか否かを一度に把握することができる。
【００１４】
また、受信者状況表に各メッセージのメッセージ種別を表示することで、そのメッセージがどのような種類のメッセージかをメッセージを開封する前に知ることができる。
【００１５】
さらに、受信者が入力したコメントを受信者状況表の受信者名に対応づけて表示することで、それぞれの受信者の業務の進捗状況、メッセージに同意か、不同意か等をメッセージの受信者全員が知ることができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施の形態のメッセージ処理システムのシステム構成図である。
【００１９】
このメッセージ処理システムは、複数の端末装置１１がＬＡＮ等の回線網１２を介してサーバ装置１３に接続されている。サーバ１３のメッセージ処理プログラム１４は、端末装置１１におけるメッセージの作成、発信機能、受信メッセージの一覧、発信メッセージの一覧、受信メッセージ等の表示機能を有している。メッセージファイル１５は、メッセージの発信者側の情報が記憶されるファイルであり、発信者ＩＤ、メッセージのタイトル、メッセージ内容等が記憶される。メッセージ管理テーブル１６は、メッセージの受信者側の情報が記憶されるテーブルであり、受信者ＩＤ、完了日時、メッセージに対するコメント等が記憶される。メンバーテーブル１７は、メッセージの送信先となるメンバーに関する情報が記憶されるテーブルであり、メンバーＩＤ、氏名、所属グループ等が記憶される。
【００２０】
図２は、上述したメッセージファイル１５、メッセージ管理テーブル１６及びメンバーテーブル１７の構成を示す図である。
メッセージファイル１５は、メッセージ毎に割り当てられるメッセージＩＤを記憶する領域１５ａと、発信者のＩＤを記憶する領域１５ｂと、発信日時を記憶する領域１５ｃと、メッセージに対する回答の期限を記憶する領域１５ｄと、仕事の依頼、掲示等のメッセージ種別を記憶する領域１５ｅと、そのメッセージが親展のメッセージか否かの情報を記憶する領域１５ｆと、タイトルを記憶する領域１５ｇと、メッセージの内容を記憶する領域１５ｈとが設けられている。さらに、メッセージを更新した日時を記憶する領域１５ｉと、メッセージを許可するか否かを審査する審査者のＩＤを記憶する領域１５ｊと、審査結果を記憶する領域１５ｋと、審査後の承認を行う承認者のＩＤを記憶する領域１５Ｌと、承認結果を記憶する領域１５ｍと、審査、承認が行われてメッセージが読み取り可能となっているか否かを示す情報を記憶する領域１５ｎと、発信者により指定されたコメントパターンを記憶する領域１５ｐとが設けられている。この他にコメント要、重要、至急等の属性情報等を記憶する領域が設けられている。
【００２１】
ここで、メッセージ種別とは、例えばメッセージの内容が、仕事の依頼か、調査か、特定の事柄を周知徹底するためのものか、メンバーから意見・要望を求めるもの等の何れであるかを示す情報である。本実施の形態では、メッセージを作成する際に、発信者によりメッセージ種別が選択されると、選択されたメッセージ種別に応じて、例えば応答にコメントが必要、ＹＥＳ／ＮＯの回答が必要等の属性が自動的に設定される。例えば、メッセージ種別として期限付きの調査が選択された場合には、そのメッセージには”コメント要”、”納期有り”の属性が自動的に設定されので、発信者は、メッセージの属性をいちいち設定する必要がない。
【００２２】
次に、メッセージ管理テーブル１６には、メッセージＩＤを記憶する領域１６ａと、受信者のＩＤを記憶する領域１６ｂと、メッセージが開封された日時を記憶する領域１６ｃと、受信者がメッセージを開封して後述する確定ボタンを操作したときの完了日時を記憶する領域１６ｄと、メッセージに対するコメントを記憶する領域１６ｅとが設けられている。なお、メッセージ管理テーブル１６のデータはメッセージＩＤによりメッセージファイル１５のデータと対応づけられている。
【００２３】
メンバーテーブル１７には、メンバーのＩＤを記憶する領域１７ａと、氏名を記憶する領域１７ｂと、所属グループを記憶する領域１７ｃとが設けられている。このメンバーテーブル１７は、所属、氏名が指定されたとき、そのメンバーのＩＤを調べるときに利用される。
【００２４】
次に、以上のような構成のメッセージ処理システムの動作を説明する。図３は、メッセージ発信処理の概略プロセスを示すフローチャートである。
先ず、発信者が端末装置１１からユーザＩＤを入力してログインし、メッセージの新規発信の為の操作を行うと、サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４がメッセージの新規発信のための作成画面を端末装置１１に表示する（図３、Ｓ１１）。
【００２５】
図４は、メッセージ発信時の表示状態を示す図であり、宛先、メッセージ種別、タイトル、本文等を入力する欄が表示される。また、表示画面の右上には実行ボタン２１とクリアボタン２２が表示され、メッセージの作成が終了して実行ボタン２１をクリックするとメッセージの発信が行われて、メッセージファイル１５に入力したデータが書き込まれる。また、クリアボタン２２をクリックすると入力したデータがクリアされる。
【００２６】
メッセージの発信者は、発信するメッセージの本文を入力すると共に宛先、メッセージ種別、審査・承認の要・不要と、審査・承認が必要な場合は、審査者名と承認者名を設定する（Ｓ１２）。なお、宛先、メッセージ種別等は予め設定されている選択肢の中から任意に選択できるようになっている。
【００２７】
サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４は、メッセージ種別が入力されたなら、メッセージ種別に対応する属性を設定する（Ｓ１３）。
また、発信者がメッセージの作成画面で審査・承認ありのボックスをクリックして、審査者名、承認者名を設定すると、審査・承認ありの欄のチェックボックスが黒く表示され、審査者、承認者の指定に対応する処理が実行される（Ｓ１４）。
【００２８】
次に、メッセージファイル１５に発信者ＩＤ、メッセージＩＤ、メッセージ種別、納期、審査者ＩＤ、承認者ＩＤ、メッセージ種別に対応する属性、審査者、承認者及び発信者以外は読取不可であることを示す情報を等を書き込む（Ｓ１５）。
【００２９】
これにより、発信者が、例えば図４に示すようにメッセージ種別として仕事の依頼を選択すると、属性として”コメント要”、”納期有り”が自動的に設定され、同図に示すように”コメント要”と”納期あり”の欄のチェックボックスが黒く表示されるので、発信者はいちいち属性を設定する必要がない。
【００３０】
なお、メッセージの属性として”コメント要”が設定されていると、受信者側でメッセージを開封して、確定ボタンを操作しても受信者がコメントを入力するまで完了状態とならない。また、納期が設定されていて、未完了の状態で納期を過ぎると、納期に対する遅延日数が後述する受信メッセージ一覧表に表示されるので、受信者は早急に処理しなければならないメッセージが存在すること知ることができる。
【００３１】
次に、発信者により宛先が指定され、実行ボタン２１がクリックされたなら、メッセージ管理テーブル１６のメッセージＩＤに対応させて受信者ＩＤを書き込み、さらにそのときの時刻を発信日時としてメッセージファイル１５の発信日時を記憶する領域１５ｃに書き込む（Ｓ１６）。
【００３２】
次に、図３のステップＳ１３のメッセージ種別に応じた属性を設定する処理を図５のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージ種別が”伝言”か否かを判別する（図５、Ｓ２１）。メッセージ種別が”伝言”のときには、ステップＳ２２に進みメッセージの属性として”受信者によるメッセージの削除が可能”であることを設定する。
【００３３】
ステップＳ２１でメッセージ種別が”伝言”ではないと判別されたときには（Ｓ２１、ＮＯ）、ステップＳ２３に進みメッセージ種別が”納期チェック”か否かを判別する。メッセージ種別が”納期チェック”である場合には、ステップＳ２４に進み属性として”コメント要”、”納期有り”を設定する。
【００３４】
ステップＳ２３でメッセージ種別が”納期チェック”ではないと判別されたときには（Ｓ２３、ＮＯ）、ステップＳ２５に進み”仕事の依頼”か否かを判別する。メッセージ種別が”仕事の依頼”であった場合には、上述したステップＳ２４に進み属性として”コメント要”、”納期有り”を設定する。
【００３５】
ステップＳ２５でメッセージ種別が仕事の依頼ではないと判別されたときには（Ｓ２５、ＮＯ）、ステップＳ２６に進み提出期限有りの調査か否かを判別する。メッセージ種別が”提出期限有りの調査”のときには、上述したステップＳ２４に進み属性として”コメント要”、”納期有り”を設定する。
【００３６】
ステップＳ２６でメッセージ種別が”提出期限有りの調査”ではないと判別されたときには（Ｓ２６、ＮＯ）、ステップＳ２７に進み種別が”ＹＥＳ／ＮＯの調査”か否かを判別する。メッセージ種別が”ＹＥＳ／ＮＯの調査”のときには、ステップＳ２８に進み属性として”ＹＥＳ／ＮＯのチェック要”及び”納期有り”を設定する。
【００３７】
ステップＳ２７でメッセージ種別が”ＹＥＳ／ＮＯの調査”ではないと判別されたときには（Ｓ２７、ＮＯ）、ステップＳ２９に進みメッセージ種別が”周知徹底”か否かを判別する。メッセージ種別が”周知徹底”のときには、ステップＳ３０に進み属性として”同意チェックの自動表示要”を設定する。
【００３８】
ステップＳ２９でメッセージ種別が”周知徹底”ではないと判別されたときには（Ｓ２９，ＮＯ）、ステップＳ３１に進みメッセージ種別が”備忘録”か否かを判別する。メッセージ種別が”備忘録”であれば、ステップＳ３２に進み属性として”親展”を設定する。メッセージを作成する際にメッセージ種別として”備忘録”を設定すると、そのメッセージは自分宛となり、かつ属性が親展となるので、自分だけが見ることのできるメッセージとして保存することができる。
【００３９】
ステップＳ３１でメッセージ種別が”備忘録”ではないと判別されたときには（Ｓ３１、ＮＯ）、ステップＳ３３に進みメッセージ種別が”意見要望”か否かを判別する。メッセージ種別が”意見要望”であったときには、ステップＳ３４に進み属性として”コメント要”を設定する。
【００４０】
ステップＳ３３でメッセージ種別が”意見要望”ではないと判別されたとき、すなわちメッセージ種別が上記の何れにも該当しないとき、またはメッセージ種別に応じた属性がメッセージの作成画面の属性欄に設定されたときには、属性欄に設定された属性をメッセージファイル１３の該当する領域に書き込む（Ｓ３５）。
【００４１】
上記のようにメッセージ種別に応じてコメントの入力、ＹＥＳ／ＮＯの回答等を受信者に求める属性を設定し、受信者がそれに回答することで、受信者にメッセージの主旨が正確に伝わっているか否か、あるいはメッセージ対する賛否を確認することができる。
【００４２】
次に、以上のようにして発信されたメッセージの表示、返送、転送、流用発信処理を図６のフローチャートを参照して説明する。
端末装置のユーザが受信メッセージを表示させるための操作を行うと、サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４がメッセージ管理テーブル１６からユーザＩＤにより受信メッセージのメッセージＩＤを検索し、図７に示すような受信メッセージの一覧表２０を表示する（図６、Ｓ４１）。
【００４３】
ここで、図６のステップＳ４１の受信メッセージ一覧表２０を表示する処理の内容を、図８のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージ一覧の表示要求のあった端末装置１１にログインしているユーザのメンバーＩＤを受信者ＩＤとして設定する（図８、Ｓ５１）。次に、受信者ＩＤをキーとしてメッセージ管理テーブル１６を検索し、該当するメッセージＩＤを抽出する（Ｓ５２）。次に、抽出したメッセージＩＤをもとにメッセージファイル１５からそれぞれのメッセージのメッセージ種別、状況、タイトル等を取得する（Ｓ５３）。取得した各項目の情報を編集して受信メッセージ一覧表２０として該当する端末装置１１に表示する（Ｓ５４）。
【００４４】
受信者は、図７の受信メッセージ一覧表２０のメッセージ種別からメッセージが何に関するものか、すなわち仕事の依頼か、納期チェックか、周知徹底、個人メールか等をメッセージを開封する前に知ることができ、さらに属性情報から緊急性のあるメッセージか、重要度の高いメッセージか等を判断できる。
【００４５】
また、受信メッセージ一覧表２０に業務のワークフローのような定型メッセージと、個人宛メールのような非定型のメッセージの両方をメッセージ種別と共に表示することができるので、受信者は全ての受信メッセージを一括して管理することができる。
【００４６】
さらに、未開封のメッセージ、納期を過ぎているメッセージがあるか否かを知ることができる。また、メッセージの完了状況から回答状況、何人の人が完了したか、完了率は何割かを知ることができる。なお、図７には示していないが、未完了の状態で納期を過ぎると、例えば炎のマーク、発信者の怒った顔が表示され、遅延日数が増えるに従ってそれらの表示が次第に大きくなることで遅延の程度を受信者に知らせるようになっている。
【００４７】
図６に戻り、受信者はメッセージを読みたい場合には、受信メッセージ一覧表２０の開封したいメッセージのタイトルをクリックする（Ｓ４２）。サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４は、メッセージの開封が指示されると、指定されたメッセージの内容をメッセージファイル１５から読み出し、そのメッセージを端末装置１１の画面に表示する（Ｓ４３）。さらに、そのメッセージの受信者の完了状況、コメント等を示す受信者状況表２４を、メッセージと連携させて端末装置１１に表示する（Ｓ４４）。
【００４８】
ここで、受信メッセージと受信者状況表２４とを連携させて表示させる処理を、図９〜図１４のフローチャート及び図１５の表示状態を示す図を参照して説明する。
【００４９】
先ず、メッセージ受信表２０のメッセージＩＤをもとにメッセージファイル１５を参照してそれぞれのメッセージのメッセージ種別、タイトル、発信日、メッセージ内容、発信者ＩＤを取得する（図９、Ｓ６１）。次に、ステップＳ６２の開封日時セット処理を実行する。
【００５０】
この開封日時セット処理を図１０を参照して説明すると、先ず、メッセージ管理テーブル１６の開封日時を記憶する領域１６ｃに開封日時が記憶されているか否かにより、メッセージが既に開封されているか否かを判断する（図１０、Ｓ８１）。メッセージが既に開封されている場合には、そこで処理を終了し、開封されていない場合には、今回始めてメッセージが開封されたことになるので、現在の日時を取得する（Ｓ８２）。そして、メッセージの表示編集領域の開封日時欄に取得した日時を開封日時としてセットする（Ｓ８３）。
【００５１】
次に、図９のステップＳ６３のコメントセット処理を実行する。
このコメントセット処理を図１１を参照して説明すると、メッセージＩＤと受信者ＩＤとによりメッセージ管理テーブル１６を検索して、該当するメッセージＩＤ及び受信者ＩＤに対応するコメントの記憶領域１６ｅにコメントが記憶されているか否かを判別する（図１１、Ｓ９１）。コメントが記憶されていない場合には、そこで処理を終了し、メッセージ管理テーブル１６の領域１６ｅにコメントが記憶されている場合には、そのコメントを画面のコメント入力欄にセットする（Ｓ９２）。
【００５２】
これにより、メッセージに対して受信者がコメントを既に設定してある場合には、設定してあるコメントがメッセージのコメント欄に表示される。
次に、図９のステップＳ６４の完了チェック処理を実行する。
【００５３】
この完了チェック処理を図１２を参照して説明すると、先ず、完了チェックが指定されているか否か、つまり受信者がメッセージの内容を確認して確定ボタン２３を既に操作しているか否かを判別する（図１２、Ｓ１０１）。完了チェックが指定されていない場合、つまり受信者が完了のための操作を行っていないときには、そこで処理を終了する。他方、完了チェックが指定されている場合には、画面の完了チェック欄に完了をセットする（Ｓ１０２）。
【００５４】
次に、図９のステップＳ６５の開封率の計算処理を実行する。
この開封率の計算処理を、図１３のフローチャートを参照して説明すると、最初に、メッセージ管理テーブル１６から、指定されたメッセージＩＤに対応する全受信者のデータを取得する（図１３、Ｓ１１１）。次に、メッセージ管理テーブル１６にメッセージの開封日時が設定されている受信者の数を計数する（Ｓ１１２）。そして、メッセージを開封している受信者の数Ｋを全受信者数で割って、「１００」を掛けて開封率を求める（Ｓ１１３）。
【００５５】
次に、図９のステップＳ６６で完了チェック率の計算処理を実行する。
この完了チェック率の計算処理を、図１４のフローチャートを参照して説明すると、最初に、メッセージ管理テーブル１６から、指定されたメッセージＩＤに対応する全受信者のデータを取得する（図１４、Ｓ１２１）。次に、完了日付が設定されている受信者の数を計数する（Ｓ１２２）。そして、完了している受信者の数Ｃを全受信者で割って、「１００」を掛けて完了チェック率を算出する（Ｓ１２３）。
【００５６】
次に、図９のステップＳ６７で上記の処理で取得したメッセージ種別、発信日時、タイトル、メッセージの内容、発信者名、開封率、完了チェック率をメッセージを編集する際の表示データを記憶する表示編集領域に転送する。そして、表示編集領域のデータをメッセージ表示画面として表示する（Ｓ６８）。
【００５７】
次に、選択されたメッセージのメッセージＩＤをもとにメッセージ管理テーブル１６を逐次参照して受信者ＩＤを取得する（Ｓ６９）。この処理では、メッセージ管理テーブル１６をメッセージＩＤをキーとして検索し、対応する受信者ＩＤを取得する。
【００５８】
次に、その受信者ＩＤに対応して記憶されている開封日時、完了日時、コメントを取得する（Ｓ７０）。この場合、開封日時、完了日時が記憶されていないものは未開封、未完了として扱われる。さらに、受信者ＩＤをキーにメンバーテーブル１７を参照して受信者ＩＤに対応する氏名を取得し、受信者名とする（Ｓ７１）。
【００５９】
上記の処理で取得した受信者名、開封日時、完了日時 コメントを表示編集領域に転送する（Ｓ７２）。そして、メッセージ管理テーブル１６にメッセージＩＤに対応して記憶されている全ての受信者について処理が終了したか否かを判別する（Ｓ７３）。全受信者について処理が終了していない場合には、ステップＳ６９に戻り上述した処理を繰り返す。他方、全ての受信者について処理が終了した場合には、表示編集領域の内容を受信者状況表２４として表示する（Ｓ７４）。
【００６０】
以上の処理により受信メッセージと受信者状況表２４が連携して表示される。図６に戻り、メッセージと受信者状況表２４が表示された状態で、受信者は図１５の確定ボタン２３、返信ボタン２５、転送ボタン２６、流用発信ボタン２７の何れかのボタンを操作してメッセージを閉じる（Ｓ４５）。
【００６１】
確定ボタン２３が操作された場合には、ステップＳ４６に進み、そのときの日時をメッセージ管理テーブル１６の完了日時を記憶する領域１６ｄに書き込み、さらにコメントが入力されていれば、入力されたコメントをコメントの記憶領域１６ｅに書き込む。
【００６２】
返信ボタン２５が操作された場合には、ステップＳ４７に進みメッセージの発信者を宛先として新規にメッセージを作成するための返信処理を実行する。
また、転送ボタン２６が操作された場合には、ステップＳ４８に進み受信したメッセージをそのまま他の人に転送するための転送処理を実行する。さらに、流用発信ボタン２７が操作された場合には、ステップＳ４９に進み受信したメッセージの本文を流用して新規にメッセージを作成する流用発信処理を実行する。
【００６３】
図１５は、上述した処理によりメッセージと受信者状況表２４を連携して表示させたときの表示状態を示す図である。
受信メッセージ一覧表２０を表示させた状態で特定のメッセージのタイトルをクリックすると、そのメッセージの種別、タイトル、メッセージの内容等が表示される。そして、このときが最初の開封であれば、現在の日時がメッセージ管理テーブル１６の開封日時を記憶する領域１６ｃに記憶される。メッセージの内容を確認した後、メッセージ種別に応じて受信者が、ＹＥＳ／ＮＯのチェック、あるいはコメントの入力等を行った後、確定ボタン２３を操作すると、コメント欄に入力したコメントがメッセージ管理テーブル１６のコメントの記憶領域１６ｅに書き込まれ、確定ボタン２３が操作された日時が完了日時として完了日時の記憶領域１６ｄに書き込まれる。このとき、メッセージの属性として”コメント要”、あるいは”ＹＥＳ／ＮＯのチェック要”が設定されている場合には、コメントの入力、あるいはＹＥＳ／ＮＯのチェックを行わずに確定ボタン２３を操作しても完了として処理されず、メッセージ管理テーブル１６には完了日時は書き込まれない。
【００６４】
この実施の形態によれば、メッセージを表示させたときに、そのメッセージの受信者の状況、すなわちそれぞれの受信者がメッセージを開封しているか、メッセージを受信者が確認、あるいはメッセージの案件が完了して完了状態となっているか、メッセージに対してそれぞれの受信者がどのようなコメントを書いているかを、メッセージの発信者及び受信者全員が閲覧することができる。従って、例えばグループのメンバーの業務の遂行状況を確認するメッセージであった場合に、メッセージと受信者状況表の完了状況、コメント等を見ることでメンバー全体の状況を把握することができ、グループのリーダの立場からみれば、メンバーからの個別のメッセージを読まなくとも全員の状況を把握することができる。また、メンバーにとっては、他のメンバーの状況を知ることができるので、メンバー全員が集まって状況を報告しているのと同じように情報を共有することができる。これにより、業務の指示、遂行、状況報告といった一連の作業を行う仮想的な電子空間を提供することができる。
【００６５】
次に、発信済のメッセージを修正する処理と修正されたメッセージを未開封に戻す処理を、図１６のフローチャートを参照して説明する。
ユーザにより発信メッセージの一覧を表示させるための操作が行われると、サーバ装置１３のメッセージ処理プログラム１４は、端末装置１１から入力されているユーザＩＤと一致する発信者ＩＤのメッセージをメッセージファイル１５から検索し、図１７に示すようなメッセージ種別、完了状況、タイトル、発信日時、期限及び修正と削除ボタン３２、３３からなる発信メッセージ一覧表３１を表示する（図１６、Ｓ１３１）。発信メッセージ一覧表３１の状況欄３１ａには、メッセージの受信者の中で完了応答のあった人数及び完了率が表示される。
【００６６】
発信者は一覧表を見て更新したいメッセージのタイトル、あるいは修正ボタン３２をクリックする（Ｓ１３２）。
メッセージ処理プログラム１４は、修正ボタン３２が操作されたか否かを判別し（Ｓ１３３）、修正ボタン３２が操作された場合には、メッセージファイル１５から指定されたメッセージのデータを読み出し、図１８に示すメッセージ編集画面を表示する（Ｓ１３４）。このメッセージ編集画面には、メッセージファイル１５から読み出された、メッセージ種別、タイトル、本文、発信者名、属性、審査・承認、取り消す宛先、追加する宛先が表示される。
【００６７】
発信者は、必要に応じてメッセージ種別、タイトル、本文、属性、完了状況欄、宛先を変更する（Ｓ１３５）。必要なデータを修正し、完了状況欄の未開封に戻すか否かを決めるチェックボックスをチェック状態（図１８に黒いボックスで示す状態）のまま、あるいは未チェックの状態にして更新ボタン３４クリックする（Ｓ１３６）。なお、修正したメッセージを新たなメッセージとして発信する場合には、新規発信ボタン３５をクリックし、そのメッセージを削除する場合には、削除ボタン３６をクリックする。
【００６８】
メッセージ処理プログラム１４は、未開封に戻すチェックボックスがチェックされているか否かにより、メッセージを未開封に戻すか否かを判断する（Ｓ１３７）。
【００６９】
メッセージを未開封に戻す場合には、メッセージ管理テーブル１６の該当するメッセージＩＤの開封日時、完了日時をクリアする（Ｓ１３８）。次に、現在日時を取得し（Ｓ１３９）、メッセージファイル１５の更新日時を記憶する領域１５ｉに現在日時を書き込む（Ｓ１４０）。さらに、修正されたデータをメッセージファイル１５の該当する記憶領域に書き込む（Ｓ１４１）。なお、メッセージが未開封に戻された場合でも、受信者の書いたコメントはそのまま保存されるので、受信者は修正されたメッセージを表示させ、内容を確認してコメントを変更する必要がなければ、確定ボタン２３を操作することで応答操作が完了する。
【００７０】
例えば、修正が宛先の追加、あるいは宛先の取り消しで、発信者が未開封に戻すチェックボックスを未チェックに設定したときには、ステップＳ１３７からステップＳ１３９に進み、開封日時、完了日時をクリアせず、更新日時をメッセージファイル１５に書き込む。
【００７１】
また、ステップＳ１２３で修正ボタン３２のクリックではないと判別された場合、つまりタイトルがクリックされた場合には、ステップＳ１４２に進み指定されたメッセージと受信者状況とを連携させて表示する。メッセージが表示された状態で、さらにメッセージのタイトル欄をクリックすると、メッセージの編集画面に切り替わり（Ｓ１４３）、上述したステップＳ１３４以降の処理が実行される。
【００７２】
以上のように、発信済のメッセージのデータを変更した場合に、そのメッセージを未開封の状態に戻すことができるので、メッセージを修正する場合に、新規のメッセージを再度作成して発信する必要が無く、メッセージ作成の作業が軽減される。また、受信者にとっては、修正されたメッセージがコメント要のメッセージであって、その修正されたメッセージに対するコメントを変更する必要がない場合には、前回作成したコメントがそのまま保存されているので、新たな応答メッセージを作成したり、受信メッセージにコメントを入力したりする必要がなく、メッセージの応答のための負担が軽減される。
【００７３】
次に、図３のステップＳ１４の発信・承認者指定に対応した処理の内容を、図１９のフローチャートを参照して説明する。
先ず、メッセージ発信画面の審査・承認の欄が有りとなっているか否かを判別する（図１９、Ｓ１５１）。審査・承認の欄が有りとなっている場合には、審査者の指定が行われているか否かを判別する（Ｓ１５２）。審査者が指定されている場合には、さらに承認者の指定が行われているか否かを判別する（Ｓ１５３）。
【００７４】
審査者が指定されていない場合には、ステップＳ１５４に進み、承認者指定が行われているか否かを判別し、承認者の指定がある場合には、審査者指定のエラー表示を行う（Ｓ１５５）。また、承認者の指定が行われていない場合には、ステップＳ１５５で承認者指定のエラー表示を行う。これに対して発信者が審査者または承認者を指定したなら（Ｓ１５６）、ステップＳ１５１に戻る。
【００７５】
審査者・承認者が指定されている場合には（Ｓ１５２、Ｓ１５３、ＹＥＳ）、、メッセージファイル１５の審査者ＩＤを記憶する領域１５ｊに指定された審査者のＩＤを書き込む（Ｓ１５７）。
【００７６】
次に、メッセージファイル１５の承認者ＩＤを記憶する領域１５Ｌに指定された承認者ＩＤを書き込む（Ｓ１５８）。
さらに、そのメッセージは審査・承認が完了するまで他の人が読むことができないように、メッセージファイル１５の読取可能か否かを示すデータを記憶する領域１５ｎに、審査・承認者以外は読むことのできないメッセージであることを示すデータを書き込む（Ｓ１５９）。
【００７７】
次に、審査処理及び承認処理を図２０及び図２１を参照して説明する。ログインしたときに、ログインした人が審査・承認すべきメッセージがあると、未チェックの受信メッセージ一覧表の中で審査・承認の必要なメッセージが明示されるので、審査者は該当するタイトルをクリックする。タイトルがクリックされると、メッセージ処理プログラム１４は、図２０のステップＳ１６１で、端末装置１１から入力された審査者のユーザＩＤによりメッセージ管理テーブル１６の受信メッセージＩＤを検索し、さらにそのメッセージＩＤによりメッセージファイル１５を検索して指定されたメッセージが審査・承認が必要なメッセージか否かを判断する。受信メッセージが審査・承認が必要なメッセージの場合には、さらにメッセージファイル１５に設定されている審査者ＩＤとユーザＩＤが一致するかを判別し、ＩＤが一致する場合には、そのメッセージを表示する。
【００７８】
審査者は、表示されたメッセージの内容を確認し、そのメッセージの審査・承認欄に「保留」、「審査済」または「却下」を入力する（Ｓ１６２）。メッセージ処理プログラム１４は、審査・承認欄に入力された審査結果を、メッセージファイル１５の審査結果を記憶する領域１５ｋに書き込む（Ｓ１６３）。
【００７９】
上述した審査の場合と同様に、承認者が未チェックの受信メッセージ一覧表２０の承認が必要なメッセージのタイトルをクリックすると、メッセージ処理プログラム１４は、図２１のステップＳ１７１で、指定されたメッセージのメッセージＩＤでメッセージファイル１５を検索して指定されたメッセージが審査・承認が必要なメッセージか否かを判断する。受信メッセージが審査・承認が必要なメッセージの場合には、さらにメッセージファイル１５に設定されている承認者ＩＤと、端末装置１１から入力されたユーザＩＤが一致するかを判別し、ＩＤが一致する場合には、そのメッセージを表示する。
【００８０】
さらに、そのメッセージに対して審査が行われているか、すなわちメッセージファイル１５のそのメッセージＩＤに対応する審査結果を記憶する領域１５ｋにデータ書き込まれているか否かを判別する（Ｓ１７２）。データが何も書き込まれていない場合には、そこで処理を終了し、データが書き込まれている場合には、審査結果が審査済となっているか否かを判別する（Ｓ１７３）。
【００８１】
審査済となっている場合には、承認者はメッセージの内容を確認し、「保留」、「承認済」または「却下」を入力する（Ｓ１７４）。
これを受け、メッセージ処理プログラム１４は、メッセージファイル１５の承認結果を記憶する領域１５ｍに、入力された「保留」、「承認済」または「却下」を書き込む（Ｓ１７５）。そして、承認結果が「承認済」か否かを判別し（Ｓ１７６）、「承認済」であれば、メッセージが読取可能か否かを記憶する領域１５ｎに読取可能であることを示す情報を書き込み、そのメッセージを読取可能な状態にする（Ｓ１７７）。
【００８２】
次に、受信したメッセージを約束リストとして保管する処理を、図２２を参照して説明する。
先ず、受信メッセージ一覧表２０を表示し（図２２、Ｓ１８１）、それに対して受信者が特定のメッセージのタイトルをクリックしたなら（Ｓ１８２）、メッセージの内容を表示する（Ｓ１８３）。さらに、受信者状況表２２を表示する（Ｓ１８４）。それに対して受信者が確定、返信、転送、流用発信の何れかのボタンを操作したなら（Ｓ１８５）、操作されたボタンが転送ボタン２１か（Ｓ１８６）、流用発信ボタン２５か（Ｓ１８７）か、その他のボタンかを判別する。操作されたのが、転送ボタン２４であった場合には、オリジナルの発信者名と発信日時を本文に付記し、タイトルに転送を付記する（Ｓ１８８）。ステップＳ１８８の次、または流用発信ボタン２５が操作された後には、新規発信画面を表示し、オリジナルの受信メッセージの内容をコピーする（Ｓ１８９）。上記の処理は、基本的には、図６のステップＳ４１からＳ４９の処理と同様である。
【００８３】
受信者は、転送、あるいは流用するメッセージのメッセージ種別として備忘録を設定する（Ｓ１９０）。
メッセージ処理プログラム１４は、メッセージ種別が備忘録か否かを判別し、備忘録であれば、属性を親展にし、宛先をログインされているユーザＩＤにする（Ｓ１９２）。
【００８４】
図２３は、約束リスト（Ｔｏ Ｄｏ Ｌｉｓｔ）の表示画面を示す図である。メッセージ種別として備忘録が表示され、タイトルに転送であること、本文にオリジナルメッセージの発信日、発信者が表示される。さらに、この場合、メッセージ種別が備忘録で、宛先が自分だけであるので、受信者状況表２２に本人だけが受信者として表示される。
【００８５】
図２２に戻り、実行ボタン２１が操作されたなら、新規発信画面の内容をメッセージファイル１５の各領域に書き込み（Ｓ１９３）、宛先をメッセージ管理テーブル１６の受信者ＩＤを記憶する領域に書き込む（Ｓ１９４）。
【００８６】
これらの処理により、メッセージの応答で業務の完了予定等を報告した場合に、その受信メッセージを転送にし、さらにメッセージ種別を備忘録とすることで、そのメッセージを自分宛の親展のメッセージとして保存しておくことができる。これにより仕事の完了予定日を約束した案件などがあるか否かを備忘録で確認することができる。
【００８７】
次に、メッセージを作成する際に、発信者側で受信者が回答すべきコメントの形式をメッセージ種別に応じて自動的に設定できるようにした実施の形態について説明する。
【００８８】
この実施の形態では、メッセージ種別に対応させてコメントパターンとコメントパターンの内容（後述するコメント選択肢）を記憶した、図２４に示すようなメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２が設けられている。図２４のコメントパターンの内容の欄で、「（理由）」が付加されているコメント選択肢は、そのコメント選択肢を選択した理由の記入を求める拡張子であり、受信者がコメントとして「拒否」、「保留」を選択した場合には、その理由を入力する必要がある。
【００８９】
なお、図２４には、１つのメッセージ種別に対して１種類のコメントパターンのみを示してあるが、１つのメッセージ種別に対して複数のコメントパターンを記憶しておいて、メッセージ種別が指定されたときに複数のコメントパターンを表示し、それらの中から発信者が任意のコメントパターンを選択できるようにしてもよい。
【００９０】
先ず、新規メッセージの作成画面でタイトル、本文、宛先等を入力し（図２５、Ｓ２０１）、メッセージ種別を設定する（Ｓ２０２）。
メッセージ処理プログラム１４は、入力されたメッセージ種別をもとにメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２を検索する（Ｓ２０３）。そして、対応するコメントパターンが存在するか否かを判別し（Ｓ２０４）、コメントパターンが存在する場合には、そのコメントパターンを取得する（Ｓ２０５）。さらに、属性を属性欄、取得したコメントパターンをコメント欄（図４のメッセージの発信画面に新たに設ける）に表示する（Ｓ２０６）。発信者がメッセージの作成を完了して実行ボタン２１を操作したなら、コメント欄に表示されたコメントパターンをメッセージファイル１５の該当するメッセージのコメントパターンを記憶する領域１５ｐに書き込む（Ｓ２０７）。
【００９１】
この実施の形態では、発信者がメッセージ種別を指定すると、そのメッセージ種別に対応したコメントパターンが自動的に選択され、コメントパターンとそのコメントパターンの内容、例えばメッセージに対する「了承」、「拒否」、「保留」等のコメント選択肢が受信者側のメッセージのコメント欄に表示され、受信者のコメントの作成がそれらのコメント選択肢の１つを選択することで行われる。これにより、発信者が指定した複数のコメント選択肢の中から特定のコメント選択肢を選択するという形で受信者のコメントの作成が行われるので、受信者から発信者の意図した形式のコメントを得ることができる。
【００９２】
次に、メッセージ受信時のコメントの自動設定処理を、図２６のフローチャートを参照して説明する。
受信者により受信メッセージ一覧表２０のタイトルがクリックされて開封するメッセージが指定されたなら、指定されたメッセージのメッセージ種別、コメントパターン、タイトル、本文、コメント選択肢等をメッセージファイル１５から読み出し、端末装置１１の画面に表示する（図２６、Ｓ２１１）。
【００９３】
メッセージファイル１５の該当するメッセージのコメントパターンを記憶する領域１５ｐにコメントパターンが設定されているときには、さらに設定されているコメントパターンの内容、つまりコメント選択肢をメッセージ種別／コメントパターンテーブル３２から読み出し、コメントパターンとコメント選択肢をコメント欄に表示する（Ｓ２１２）。
【００９４】
表示されたコメント選択肢の何れかをクリックして受信者が応答コメントを選択すると（Ｓ２１３）、メッセージ処理プログラム１４は、選択されたコメントに拡張子（例えば追加のコメントを求める拡張子）が付加されているか否かを判別する（Ｓ２１４）。拡張子が付加されている場合には、拡張子の内容をメッセージ表示画面のコメント欄に表示する（Ｓ２１５）。受信者は、表示された拡張子の内容に対応するコメントを入力する（Ｓ２１６）。
【００９５】
例えば、図２７に示すようにコメント選択肢の入力画面のコメント欄に、「了承」、「拒否（理由）」、「保留（理由）」、「その他（ ）」、「要相談（ ）」等のコメント選択肢が表示されているときに、各コメント選択肢のチェックボックスをクリックすると、クリックしたチェックボックスがチェクス済となり、対応するコメントが応答コメントとして選択される。さらに、そのコメントが拡張子（同図で（理由）として示されているもの）が設定されているコメントであれば、コメント欄に「理由」の文字が表示され、そのコメント選択肢を選択した理由の入力が要求される。
【００９６】
図２６に戻り、コメントの入力が完了し、確定ボタン２３が操作されたなら、メッセージ処理プログラム１４は、メッセージ管理テーブル１６の受信ＩＤに対応するコメントの記憶領域１６ｅに、コメント欄に入力されたコメントを書き込む（Ｓ２１７）。
【００９７】
このように、発信者によりコメントパターンが設定されている場合には、設定されているコメントパターン対応するコメント選択肢が表示されるので、受信者はコメント選択肢の中からコメントを選択するだけで発信者が求める回答に適合したコメントを簡単に作成することができる。
【００９８】
次に、受信者のコメントからキーワードを抽出してそれぞれのキーワードの占める割合を求めるコメント内容の抽出統計処理を、図２８のフローチャートを参照して説明する。
【００９９】
最初に、指定されたメッセージと受信者状況表２４を連携させて表示する（図２８、Ｓ２２１）。次に、図２９に示すキーワードテーブル３３を用いて検索を行うか否かを判別する（Ｓ２２２）。キーワードテーブル３３を用いて検索を行う場合には、ステップＳ２２３に進みキーワードテーブル３３の内容を端末装置１１に表示する。発信者は、コメントの内容から判断して最適なキーワードテーブル名を選択する（Ｓ２２４）。キーワードテーブル３３の選択されたキーワード名に対応するキーワードを、図３０に示すアクティブキーワードテーブル３４に設定する（Ｓ２２５）。
【０１００】
キーワードテーブル３３を用いない場合には（Ｓ２２２、ＮＯ）、ユーザが受信者状況表２４のコメント欄から必要な語句をキーワードとして選択する（Ｓ２２６）。
【０１０１】
メッセージ処理プログラム１４は、ユーザにより選択された語句をアクティブキーワードテーブル３４にセットする（Ｓ２２７）。そして、キーワードとすべき語句の入力が終了したか否かを判別する（Ｓ２２８）。
【０１０２】
キーワードテーブル３３の選択されたキーワードをアクティブキーワードテーブル３４に設定したなら、あるいはユーザによるキーワードの入力が終了したなら、アクティブキーワードテーブル３４からキーワードを順に取りだし、受信者状況表２４のコメント欄を検索して一致した件数をカウントする（Ｓ２２９）。そして、カウントした件数をアクティブキーワードテーブル３４のキーワードに対応する件数としてセットする（Ｓ２３０）。そして、アクティブキーワードテーブル３４に集計していないキーワードが存在するか否かを調べ、キーワードとすべき語句が終了したか否かを判別する（Ｓ２３１）。アクティブキーワードテーブル３４の全てのキーワードに対する集計が終了したなら、図３１に示すキーワード抽出一覧表３５を作成して受信者状況表２４に続けて表示する（Ｓ２３２）。
【０１０３】
このコメント内容の抽出統計処理によれば、メッセージに対する受信者のコメントからメッセージの内容を了承した人が何人いるか、拒否した人が何人いるか、保留の人が何人いるか等を知ることができ、さらにそれらの比率も知ることができる。
【０１０４】
図３２は、上述したメッセージ処理プログラムを、ＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記憶媒体４４、あるいはプログラム提供者の有する記憶装置に記憶しておいて、そのプログラムをユーザの処理装置４１にロードして実行する場合の説明図である。
【０１０５】
プログラムがＣＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク等の可搬記憶媒体４４に記憶されている場合には、その可搬記憶媒体４４を処理装置４１のドライブ装置４２に挿入してプログラムを読み取り、読み取ったプログラムをＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ４３に格納してプログラムを実行する。また、プログラム提供者から通信回線を介してプログラムが提供されている場合には、プログラム提供者の記憶装置、メモリ等に格納されているプログラムを通信回線を介して処理装置４１で受信し、受信したプログラムをＲＡＭ、ハードディスク等のメモリ４３に格納して実行する。
【０１０６】
なお、上述した実施の形態では、サーバ装置１３内の記憶装置にメッセージフィル１５、メッセージ管理テーブル１６等を記憶するようにしたが、メッセージを記憶する記憶装置をサーバ装置１３と別に設け、サーバ装置１３が通信回線を介してその記憶装置にメッセージを書き込みに、あるいは読み出しを行うようにしてもよい。
【０１０７】
【発明の効果】
本発明によれば、メッセージとそのメッセージの受信者の完了情報とを含む受信者状況表が表示されるので、メッセージの発信者、あるいは受信者全員が、メッセージの内容と共にそのメッセージの受信者全員の状況、例えば、各受信者が担当する業務が完了したか否かを一度に把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態のメッセージ処理システムのシステム構成図である。
【図２】メッセージファイル１５，メッセージ管理テーブル１６及びメンバーテーブル１７の構成を示す図である。
【図３】メッセージ発信処理の概略プロセスを示すフローチャートである。
【図４】メッセージ発信時の表示状態を示す図である。
【図５】発信するメッセージのメッセージ種別に応じた属性を設定する処理のフローチャートである。
【図６】メッセージの表示、返信、転送、流用発信処理のフローチャートである。
【図７】受信メッセージ一覧表を示す図である。
【図８】受信メッセージ一覧表を表示する処理のフローチャートである。
【図９】メッセージと受信者状況表２４を連携して表示する表示処理のフローチャートである。
【図１０】開封日時セット処理のフローチャートである。
【図１１】コメントセット処理のフローチャートである。
【図１２】完了チェック処理のフローチャートである。
【図１３】開封率の計算処理のフローチャートである。
【図１４】完了チェック率の計算処理のフローチャートである。
【図１５】メッセージと受信者状況表を連携して表示させたときの表示状態を示す図である。
【図１６】発信済メッセージを修正する処理と修正されたメッセージを未開封に戻す処理のフローチャートである。
【図１７】受信メッセージ一覧表３１を示す図である。
【図１８】メッセージ編集画面を示す図である。
【図１９】審査者、承認者指定に対応する処理のフローチャートである。
【図２０】審査処理のフローチャートである。
【図２１】承認処理のフローチャートである。
【図２２】受信したメッセージを約束リストとして保管する処理のフローチャートである。
【図２３】約束リストを示す図である。
【図２４】メッセージ種別／コメントパターンテーブル３２のデータ構造図である。
【図２５】メッセージ発信時のメッセージ種別に対応したコメントパターンの自動設定処理のフローチャートである。
【図２６】メッセージ受信時のコメントの自動設定処理のフローチャートである。
【図２７】コメント選択肢の入力画面を示す図である。
【図２８】コメント内容の抽出統計処理のフローチャートである。
【図２９】キーワードテーブル３３のデータ構造図である。
【図３０】アクティブキーワードテーブル３４のデータ構造図である。
【図３１】キーワード抽出一覧表を示す図である。
【図３２】メッセージ処理プログラムを記憶媒体に記憶した場合の説明図である。
【符号の説明】
１１ 端末装置
１３ サーバ装置
１４ メッセージ処理プログラム
１５ メッセージファイル
１６ メッセージ管理テーブル
Claims (13)
- 複数の端末装置からのメッセージを処理するメッセージ処理装置において、
複数の受信者を宛先とするメッセージを送信し、各受信者からの応答メッセージを受信した場合に、前記メッセージの内容と発信者名と受信者名と前記メッセージに関わる受信者の業務が完了したか否か示す完了情報とを対応づけて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶されている前記メッセージの内容と受信者名と各受信者の完了情報とを含む受信者状況表を作成し、作成した受信者状況表を発信者及び各受信者が確認できるように各端末装置に表示させる制御手段とを備えることを特徴とするメッセージ処理装置。 - 前記記憶手段は、前記メッセージが開封されたか否かを示す開封情報を受信者名に対応させて記憶し、
前記記憶手段に記憶されている発信済の前記メッセージの内容を修正する修正手段と、
前記修正手段により修正された前記メッセージの全受信者の開封情報を開封済の状態から未開封の状態に戻す回復手段とを備えることを特徴とする請求項１記載のメッセージ処理装置。 - 前記記憶手段は、前記メッセージの受信者により入力されたコメントを前記メッセージと対応させて記憶し、
前記回復手段は、前記修正手段により発信済の前記メッセージが修正されたとき、前記記憶手段に記憶されている発信済の前記メッセージの全受信者の開封情報を未開封の状態に戻すと共に、前記受信者が作成した、前記メッセージに対するコメントをそのまま保存することを特徴とする請求項２記載のメッセージ処理装置。 - 前記記憶手段に記憶されている前記メッセージの受信者の開封情報から該メッセージの開封率を求める開封率取得手段を有し、
前記制御手段は、前記開封率取得手段で取得された開封率を前記メッセージ毎に表示させることを特徴とする請求項２記載のメッセージ処理装置。 - 前記記憶手段は、前記メッセージのメッセージ種別を記憶し、前記制御手段は、前記記憶手段に記憶されているメッセージ種別と、受信者名と、完了情報とを前記メッセージの受信者状況表の情報として表示させることを特徴とする請求項１、２または３記載のメッセージ処理装置。
- 前記メッセージの内容と前記受信者状況表を、前記メッセージの発信者及び受信者全員が端末装置の画面上で確認できるようにしたことを特徴とする請求項１、２または３記載のメッセージ処理装置。
- 受信者が受信した前記メッセージに対するコメントを入力するコメント欄をメッセージに設け、前記コメント欄に入力されたコメントを前記受信者状況表の各受信者のコメントとして表示させることを特徴とする請求項１、２また３記載のメッセージ処理装置。
- 前記制御手段は、前記メッセージに設定されている応答期限に対する遅延状況を表示させることを特徴とする請求項１、２、３または４記載のメッセージ処理装置。
- 前記メッセージの受信者の完了情報から完了率を求める完了率取得手段を有し、前記制御手段は、完了率取得手段で取得された完了率を前記メッセージ毎に表示させることを特徴とする請求項１，２，３または４記載のメッセージ処理装置。
- 前記記憶手段は、前記メッセージ種別に対応させて少なくとも１つのコメントパターンと該コメントパターンに対応するコメント選択肢とを記憶するコメントパターン記憶部を有し、前記メッセージに対するコメントを作成する際に、前記メッセージのメッセージ種別に対応するコメントパターンの複数のコメント選択肢を前記メッセージのコメント欄に表示すると共に、表示されたコメント選択肢の内で受信者により選択されたコメント選択肢を前記メッセージに対する前記受信者のコメントとして設定する設定手段とを備えることを特徴とする請求項５記載のメッセージ処理装置。
- 検索すべきキーワードを設定する設定手段と、
前記設定手段で設定されたキーワードを全受信者のコメントから検索する検索手段と、
前記検索手段で検索された前記キーワードを含むコメントの件数を集計する集計手段とを有し、
前記制御手段は、前記集計手段で集計された前記キーワード別の件数を端末装置に表示させることを特徴とする請求項１、２または３記載のメッセージ処理装置。 - 複数の端末装置からのメッセージを管理するメッセージ管理方法において、
複数の受信者を宛先とするメッセージを送信し、各受信者からの応答メッセージを受信した場合に、前記メッセージの内容と発信者名と受信者名と前記メッセージに関わる受信者の業務が完了したか否かを示す完了情報とを対応づけて記憶手段に記憶し、
前記記憶手段に記憶されている前記メッセージの内容と受信者名と各受信者の完了情報とを含む受信者状況表を作成し、作成した受信者状況表を発信者及び各受信者が確認できるように各端末装置に表示させることを特徴とするメッセージ管理方法。 - 複数の受信者を宛先とするメッセージを送信し、各受信者からの応答メッセージを受信した場合に、前記メッセージの内容と発信者名と受信者名と前記メッセージに関わる受信者の業務が完了したか否かを示す完了情報とを対応づけて記憶手段に記憶させ、
前記記憶手段に記憶されている前記メッセージの内容と受信者名と各受信者の完了情報とを含む受信者状況表を作成し、作成した受信者状況表を発信者及び各受信者が確認できるように各端末装置に表示させるメッセージ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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