JP2015022514A - Document management system - Google Patents

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Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a document management system in which security of a file is improved.SOLUTION: A document management system 1 comprises a document management device 2, and a plurality of radio terminals 5 and a participant management terminal 4 connected with the document management device 2 through a radio access point 3. The document management device 2 includes a document management table 20 which stores a document with a key distributed to the radio terminal 5, terminal information of the radio terminal 5 of a distribution destination, and participant information of a participant in association with one another. The document management device 2 receives login information from the radio terminal 5 along with participation, and refers to the document management table 20 when receiving the participant information of the participant from the participant management terminal 4, and transmits an authentication key for authorizing browsing the already distributed document with the key to the radio terminal 5 which has transmitted the login information when the login information and the participant information match.

Description

本発明は、文書管理システムに関する。   The present invention relates to a document management system.

無線ネットワークを利用した文書管理システムでは、事前あるいは会議中や講義中に使用する資料を各無線端末内にダウンロードし、保存した資料を参加者同士で共有している。また、開催者は参加者に対して会議通知信号を送信し、受信した参加者は、参加信号を開催者に送信することによって会議に参加している。例えば、特許文献１には、関係のないデバイスが無線ネットワークに加入することを防止するために端末の認証を行う電子管理システムが開示されている。また、学生のＩＤを認証することにより講義の出席管理を行う出席管理システムも知られている。   In a document management system using a wireless network, materials used in advance or during a meeting or lecture are downloaded to each wireless terminal, and the stored materials are shared among participants. In addition, the organizer transmits a conference notification signal to the participant, and the received participant participates in the conference by transmitting the participation signal to the organizer. For example, Patent Document 1 discloses an electronic management system that authenticates a terminal in order to prevent an unrelated device from joining a wireless network. An attendance management system that manages attendance of lectures by authenticating student IDs is also known.

特開２００４−０９６４９５号公報JP 2004-096495 A

しかしながら、上述した特許文献１に開示された技術では、会議に使用する会議端末さえ認証に成功してしまえば、その後は、誰もが会議端末に格納された会議資料を自由に閲覧できることとなる。したがって、その会議端末を所持または使用する第三者が参加者になりすますことで、その会議資料の閲覧が可能となってしまうため、ファイルのセキュリティに問題がある。   However, in the technique disclosed in Patent Document 1 described above, if even the conference terminal used for the conference is successfully authenticated, then anyone can freely browse the conference material stored in the conference terminal. . Therefore, since a third party who owns or uses the conference terminal impersonates the participant, the conference material can be browsed, which causes a problem in file security.

本発明は、上記した課題を解決するためになされたものであり、ファイルのセキュリティの向上をはかった文書管理システムを提供することを目的とする。   SUMMARY An advantage of some aspects of the invention is that it provides a document management system in which file security is improved.

上記した課題を解決するために、（１）本発明は、文書管理装置と、前記文書管理装置とは無線アクセスポイントを経由して接続される、複数の無線端末および参加者管理端末とからなる文書管理システムであって、前記文書管理装置は、前記無線端末宛に配信した鍵付き文書と、配信先の前記無線端末の端末情報と、参加者情報とが関連づけて記憶された文書管理テーブルを備え、参加にともない前記無線端末からログイン情報を受信し、かつ、前記参加者管理端末から参加者情報を受信すると、前記文書管理テーブルを参照し、前記ログイン情報および前記参加者情報が合致すると、既に配信済みの前記鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを、前記ログイン情報を送信した無線端末宛に送信すること特徴とする文書管理システムを提供する。   In order to solve the above-described problems, (1) the present invention comprises a document management apparatus, and a plurality of wireless terminals and participant management terminals connected to the document management apparatus via wireless access points. In the document management system, the document management device has a document management table in which a keyed document distributed to the wireless terminal, terminal information of the wireless terminal as a distribution destination, and participant information are stored in association with each other. Prepared, receiving login information from the wireless terminal with participation, and receiving participant information from the participant management terminal, referring to the document management table, if the login information and the participant information match, Provided is a document management system for transmitting an authentication key that permits browsing of the keyed document that has already been distributed to the wireless terminal that has transmitted the login information. That.

（２）前記文書管理装置は、前記無線端末に対して前記文書の削除要求を送信し、前記削除要求を受信した前記無線端末は、前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする（１）記載の文書管理システムを提供する。 (2) The document management apparatus transmits a deletion request for the document to the wireless terminal, and the wireless terminal that has received the deletion request deletes the distributed keyed document. (1) A document management system as described above is provided.

（３）前記無線端末は、前記アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間経過すると、前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする（１）記載の文書管理システムを提供する。 (3) The document management system according to (1), wherein the wireless terminal deletes the distributed keyed document when a predetermined time has elapsed after the connection with the access point is cut off. To do.

本発明によれば、ファイルのセキュリティの向上をはかった文書管理システムを提供することができる。   According to the present invention, it is possible to provide a document management system in which file security is improved.

本発明の実施形態による文書管理システムの構成を示す図である。It is a figure which shows the structure of the document management system by embodiment of this invention. 図１の文書管理装置の構成を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the structure of the document management apparatus of FIG. 文書管理テーブルのデータ構造の一例を示す説明図である。It is explanatory drawing which shows an example of the data structure of a document management table. 図１の無線端末の構成を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the structure of the radio | wireless terminal of FIG. 本発明の実施形態による文書管理システムの資料取得時の動作シーケンス図である。It is an operation | movement sequence diagram at the time of the material acquisition of the document management system by embodiment of this invention. 本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（正常終了時）である。It is an operation | movement sequence diagram (at the time of normal completion) at the time of the material collection of the document management system by embodiment of this invention. 本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（異常終了時）である。It is an operation | movement sequence diagram at the time of the material collection of the document management system by embodiment of this invention (at the time of abnormal end).

以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための形態（以下、本実施形態という）について詳細に説明する。なお、本実施形態の説明の全体を通して同じ要素には同じ番号を付している。   DESCRIPTION OF EMBODIMENTS Hereinafter, a mode for carrying out the present invention (hereinafter referred to as this embodiment) will be described in detail with reference to the accompanying drawings. Note that the same numbers are assigned to the same elements throughout the description of the present embodiment.

図１は、本実施形態の文書管理システム１の構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態による文書管理システム１は、文書管理装置２と、無線アクセスポイント３と、参加者管理端末４と、無線端末５と、ＩＤカード６とから構成される。   FIG. 1 is a diagram illustrating a configuration of a document management system 1 according to the present embodiment. As shown in FIG. 1, the document management system 1 according to the present embodiment includes a document management device 2, a wireless access point 3, a participant management terminal 4, a wireless terminal 5, and an ID card 6.

文書管理装置２は、無線アクセスポイント３を経由して、それぞれ接続される複数の無線端末５と、参加者管理端末４とから構成される。これにより、文書管理装置２と複数の無線端末５との間で文書のダウンロードが実現される。   The document management apparatus 2 includes a plurality of wireless terminals 5 and a participant management terminal 4 that are connected via a wireless access point 3. Thereby, the download of the document is realized between the document management apparatus 2 and the plurality of wireless terminals 5.

文書管理装置２は、事前に、または無線端末５のいずれかによりアップロードされる文書（例えば、会議や講義に使用される資料）が格納されている。なお、文書管理装置２は、参加者の無線端末５によるダウンロード操作によって閲覧を可能にするファイルサーバと、参加者管理端末４を介して参加者の出席情報を管理する参加者管理サーバと、参加者の認証を行ない参加者による文書の閲覧を制限する認証サーバとを含んでもよい。   The document management apparatus 2 stores a document (for example, a material used for a meeting or a lecture) uploaded in advance either by the wireless terminal 5. The document management apparatus 2 includes a file server that allows browsing by a download operation by the wireless terminal 5 of the participant, a participant management server that manages attendance information of the participant via the participant management terminal 4, and a participation An authentication server that authenticates a person and restricts viewing of a document by a participant.

無線アクセスポイント３は、無線ＬＡＮにより無線端末間を接続する無線中継器であり、無線端末５、参加者管理端末４とは無線インタフェース経由で、文書管理装置２とは有線インタフェース経由で、それぞれ接続される。無線アクセスポイント３と無線端末５あるいは参加者管理端末４とはＳＳＩＤ（Service Set Identifier）が割り当てられており、無線アクセスポイント３は、同じＳＳＩＤを持つ端末同士の通信のみ中継するようになっている。   The wireless access point 3 is a wireless repeater that connects wireless terminals via a wireless LAN, and is connected to the wireless terminal 5 and the participant management terminal 4 via a wireless interface and to the document management apparatus 2 via a wired interface. Is done. The wireless access point 3 and the wireless terminal 5 or the participant management terminal 4 are assigned SSID (Service Set Identifier), and the wireless access point 3 relays only communication between terminals having the same SSID. .

参加者管理端末４は、参加者を管理する端末であり、参加者が各自所持する、ＩＤカード６により会議あるいは講義の参加に伴う参加者情報を受信し、その参加者情報データを文書管理装置２に送る。   The participant management terminal 4 is a terminal that manages participants, receives participant information associated with participation in a conference or lecture by an ID card 6 possessed by each participant, and stores the participant information data as a document management device. Send to 2.

無線端末５は、開催者または参加者が所持し、文書管理装置２に格納されている文書の閲覧が可能な、例えば、タブレット端末である。その構成についての詳細は図４で説明する。   The wireless terminal 5 is, for example, a tablet terminal that can be browsed by the organizer or the participant and can browse documents stored in the document management apparatus 2. Details of the configuration will be described with reference to FIG.

ＩＤカード６は、個人を特定する認証カード（社員証や学生証等）であり、例えば、非接触型のＩＣカードである。   The ID card 6 is an authentication card (such as an employee ID card or student ID card) that identifies an individual, and is, for example, a non-contact type IC card.

図２は、図１における文書管理装置２の構成を示すブロック図である。図２に示すように、文書管理装置２は、記憶部１１と、認証情報管理部１２と、通信制御部１３とから構成されている。   FIG. 2 is a block diagram showing the configuration of the document management apparatus 2 in FIG. As shown in FIG. 2, the document management apparatus 2 includes a storage unit 11, an authentication information management unit 12, and a communication control unit 13.

記憶部１１は、所定の領域に記憶される文書管理テーブル２０とマスタテーブル２１を有している。文書管理テーブル２０は、参加者が鍵付き文書を閲覧するのに必要な認証情報を一時的に格納する。また、マスタテーブル２１は、認証に必要な全てのデータが予め格納されており、文書管理テーブル２０から送られてくる認証データと、これら格納されたデータとを照合する。   The storage unit 11 has a document management table 20 and a master table 21 stored in a predetermined area. The document management table 20 temporarily stores authentication information necessary for the participant to view the keyed document. The master table 21 stores in advance all data necessary for authentication, and collates authentication data sent from the document management table 20 with the stored data.

認証情報管理部１２は、文書管理テーブル２０を参照し、無線端末５から送信されるログイン情報および参加者管理端末４から送信される参加者情報が一致するか否かを判定する。ログイン情報および参加者情報が合致すると、既に無線端末５に配信済みの鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを割付け、先にログイン情報を送信した無線端末５宛に送信する旨を通信制御部１３に送る。   The authentication information management unit 12 refers to the document management table 20 and determines whether the login information transmitted from the wireless terminal 5 matches the participant information transmitted from the participant management terminal 4. When the login information and the participant information match, the communication control unit assigns an authentication key that permits viewing of the keyed document that has already been distributed to the wireless terminal 5 and transmits the login information to the wireless terminal 5 that has transmitted the login information first. 13

通信制御部１３は、参加者管理端末４および無線端末５の間の通信インタフェースであり、文書管理装置２が、無線端末５からログイン情報（端末ＩＤ）を受信し、かつ、参加者管理端末４から参加者の参加者情報（参加者番号）を受信すると、認証情報管理部１２へ送る。そして、認証データが合致した場合に認証情報管理部１２より送られてくる鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを、先にログイン情報を送信した無線端末５宛に送信する。   The communication control unit 13 is a communication interface between the participant management terminal 4 and the wireless terminal 5. The document management apparatus 2 receives login information (terminal ID) from the wireless terminal 5, and the participant management terminal 4. When the participant information (participant number) of the participant is received, the authentication information management unit 12 sends it. Then, when the authentication data matches, an authentication key that permits browsing of the keyed document transmitted from the authentication information management unit 12 is transmitted to the wireless terminal 5 that transmitted the login information first.

図３は、文書管理テーブルのデータ構造の一例を示す説明図である。図３に示すように、文書管理テーブル２０は、例えば、参加者番号１０１と、端末ＩＤ１０２と、ファイル名１０３と、認証キー１０４とをデータ項目として持つデータテーブルである。参加者番号１０１は、会議あるいは講義への参加者を識別するために、ＩＤカード６に格納されたユニークに付された社員番号や学生証番号であり、端末ＩＤ１０２は、無線端末毎にユニークに付された機器管理番号である。ファイル名１０３は、鍵付き文書の識別名、認証キー１０４は、参加者が鍵付き文書を閲覧するのに必要な認証情報である。これらの項目の対応関係は、後述する操作で一義的に決定される。   FIG. 3 is an explanatory diagram showing an example of the data structure of the document management table. As shown in FIG. 3, the document management table 20 is a data table having, for example, a participant number 101, a terminal ID 102, a file name 103, and an authentication key 104 as data items. The participant number 101 is a uniquely assigned employee number or student ID number stored in the ID card 6 for identifying a participant in a meeting or lecture, and the terminal ID 102 is unique for each wireless terminal. This is the device management number assigned. The file name 103 is an identification name of the keyed document, and the authentication key 104 is authentication information necessary for the participant to view the keyed document. The correspondence between these items is uniquely determined by an operation described later.

図４は、図１の無線端末の構成を示すブロック図である。図１に示すように、各々の無線端末５は、操作制御部３１と、画面表示部３２と、認証情報管理部３３と、通信制御部３４とから構成されている。   FIG. 4 is a block diagram showing a configuration of the wireless terminal of FIG. As shown in FIG. 1, each wireless terminal 5 includes an operation control unit 31, a screen display unit 32, an authentication information management unit 33, and a communication control unit 34.

操作制御部３１と画面表示部３２は、無線端末５のＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を実現する。   The operation control unit 31 and the screen display unit 32 realize a GUI (Graphical User Interface) of the wireless terminal 5.

操作制御部３１は、通信制御部３４により送られる、会議参加への意思表示や文書のダウンロードによる取得のためのユーザの指示を取り込む。
画面表示部３２は、通信制御部３４により送られる、認証要求画面を表示し、あるいはダウンロードにより取得した文書を表示する。 The operation control unit 31 captures a user instruction for acquisition by means of a display of intention to participate in a conference or download of a document sent by the communication control unit 34.
The screen display unit 32 displays an authentication request screen sent by the communication control unit 34 or displays a document acquired by downloading.

認証情報管理部３３は、文書管理装置２から送られる、認証キーを通信制御部３４を経由して取得して、その認証キーを使って文書を開き、その結果を画面表示部３２に送る。ここで、文書が閲覧可能となる。また、文書管理装置２から文書の削除要求を受信すると配信された鍵付き文書を削除し、あるいは、アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間の経過を待って配信された鍵付き文書を削除する等の一連のファイル操作を行う。   The authentication information management unit 33 acquires an authentication key sent from the document management device 2 via the communication control unit 34, opens the document using the authentication key, and sends the result to the screen display unit 32. Here, the document can be browsed. In addition, when a document deletion request is received from the document management apparatus 2, the distributed keyed document is deleted, or after the connection with the access point is cut off, the keyed document distributed after a predetermined time has elapsed. Perform a series of file operations such as deleting.

通信制御部３４は、文書管理装置２との間の通信インタフェースであり、文書のダウンロードを行う他、無線端末５が、文書管理装置２から文書の削除要求を受信すると既に無線端末５に配信された鍵付き文書を削除する、あるいは、アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間の経過を待って配信された鍵付き文書を削除する際の制御中枢になる。   The communication control unit 34 is a communication interface with the document management apparatus 2, and in addition to downloading a document, when the wireless terminal 5 receives a document deletion request from the document management apparatus 2, it is already distributed to the wireless terminal 5. It becomes a control center when deleting a keyed document that has been distributed, or after the connection with the access point is cut off, and after a predetermined time has elapsed, the keyed document distributed.

図５は、本実施形態による文書管理システムの資料取得時の動作シーケンス図である。以下、図５を参照して本実施形態の文書管理システム１の資料取得時の動作について詳細に説明する。   FIG. 5 is an operation sequence diagram of the document management system according to the present embodiment when acquiring material. Hereinafter, with reference to FIG. 5, the operation of the document management system 1 according to the present embodiment at the time of material acquisition will be described in detail.

まず、社員または学生（以降、参加者７という）は、会議、あるいは講義に参加する際にＩＤカード６を参加者管理端末４に読み込ませることで参加登録を行なう（ステップＳ１１）。これで、参加者７は、会議あるいは講義に参加表明したことになる。これを受けて、参加者管理端末４は、文書管理装置２へＩＤカード６から入力された参加者の参加者情報（参加者番号）を無線アクセスポイント３経由で送信する（ステップＳ１２）。一方、参加者７が使用する無線端末５は自己の端末ＩＤを無線アクセスポイント３経由で送信する（ステップＳ１３）。これらの情報を受信した文書管理装置２は、参加者管理端末４から送信された参加者番号１０１と無線端末５から送信された端末ＩＤ１０２とを紐付けて、文書管理テーブル２０に登録する（ステップＳ１４）。   First, an employee or a student (hereinafter referred to as a participant 7) performs participation registration by reading the ID card 6 into the participant management terminal 4 when participating in a meeting or lecture (step S11). Thus, the participant 7 has announced participation in the conference or lecture. In response to this, the participant management terminal 4 transmits the participant information (participant number) of the participant input from the ID card 6 to the document management device 2 via the wireless access point 3 (step S12). On the other hand, the wireless terminal 5 used by the participant 7 transmits its own terminal ID via the wireless access point 3 (step S13). The document management apparatus 2 that has received these pieces of information associates the participant number 101 transmitted from the participant management terminal 4 with the terminal ID 102 transmitted from the wireless terminal 5 and registers them in the document management table 20 (steps). S14).

次に、参加者７は、自己の無線端末５を操作することにより文書のダウンロード操作を行う（ステップＳ１５）。これを受けて無線端末５は、通信制御部１３を介して文書管理装置２に対して資料のダウンロード要求を送信し（ステップＳ１６）、文書管理装置２は該当する鍵付き文書を無線端末５へ送信する（ステップＳ１７）。このとき、文書管理装置２（認証情報管理部１２）は、送信した鍵付き文書のファイル名１０３と認証キー１０４のセットと、先に紐づけた参加者番号１０１と端末ＩＤ１０２とをデータ項目とする文書管理テーブル２０を作成し、記憶部１１に保存する。また、他の参加者からの送信要求に対しても同様な処理を行い、図３に示す文書管理テーブル２０が完成する。なお、この文書管理テーブル２０は、この会議のみに使用する一時的なものであり、別途会議を行う際は同様の操作で作成される。   Next, the participant 7 performs a document download operation by operating his wireless terminal 5 (step S15). In response to this, the wireless terminal 5 transmits a download request for the material to the document management apparatus 2 via the communication control unit 13 (step S16), and the document management apparatus 2 sends the corresponding keyed document to the wireless terminal 5. Transmit (step S17). At this time, the document management apparatus 2 (authentication information management unit 12) sets the file name 103 and the authentication key 104 of the transmitted keyed document, the participant number 101 and the terminal ID 102 associated with each other as data items. The document management table 20 to be created is created and stored in the storage unit 11. Further, similar processing is performed for transmission requests from other participants, and the document management table 20 shown in FIG. 3 is completed. The document management table 20 is a temporary table used only for this conference, and is created by the same operation when a separate conference is performed.

続いて、文書管理装置２により、鍵付き文書を受信した無線端末５は、鍵付き文書を開くために認証要求画面を表示する。続いて参加者７がこの画面により、例えば、社員証や学生証番号を入力する認証操作を受けて、文書管理装置２から認証キーを取得するための認証要求を行う。このとき、画面表示部３２が認証要求画面を表示し、操作制御部３１がＩＤカード６の情報を取り込み、通信制御部３４が認証要求を送信する（ステップＳ１８）。   Subsequently, the wireless terminal 5 that has received the keyed document by the document management apparatus 2 displays an authentication request screen to open the keyed document. Subsequently, the participant 7 receives an authentication operation for inputting an employee ID or student ID number, for example, on this screen, and issues an authentication request for acquiring an authentication key from the document management apparatus 2. At this time, the screen display unit 32 displays an authentication request screen, the operation control unit 31 takes in the information of the ID card 6, and the communication control unit 34 transmits an authentication request (step S18).

無線端末５より、認証要求を受信した文書管理装置２は、記憶部１１に記憶された文書管理テーブル２０を参照することにより認証処理を実行する（ステップＳ１９）。このとき、文書管理装置２は、参加者番号１０１および端末ＩＤ１０２を照合して合致すると、文書管理テーブル２０を参照して既に配信済みの鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを割付け、この認証キーを認証要求を送信した無線端末５宛に送信する（ステップＳ２０）。   The document management apparatus 2 that has received the authentication request from the wireless terminal 5 executes an authentication process by referring to the document management table 20 stored in the storage unit 11 (step S19). At this time, if the participant number 101 and the terminal ID 102 are matched and matched, the document management apparatus 2 refers to the document management table 20 and assigns an authentication key that permits viewing of a keyed document that has already been distributed. The key is transmitted to the wireless terminal 5 that has transmitted the authentication request (step S20).

無線端末５は、文書管理装置２より送信された認証キーを受信し、この認証キーにより、文書管理装置２から自己の無線端末５にダウンロードされているファイルを開く（ステップＳ２１）。これにより、資料の閲覧が可能となる（ステップＳ２２）。   The wireless terminal 5 receives the authentication key transmitted from the document management apparatus 2, and opens a file downloaded from the document management apparatus 2 to its own wireless terminal 5 using this authentication key (step S21). As a result, the document can be browsed (step S22).

図６は、本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（正常終了時）である。以下、図６を参照して本実施形態の文書管理システム１の資料回収時の動作（正常終了時）について詳細に説明する。   FIG. 6 is an operation sequence diagram (at the time of normal end) at the time of material collection of the document management system according to the embodiment of the present invention. Hereinafter, with reference to FIG. 6, the operation (at the time of normal termination) at the time of collecting materials of the document management system 1 of the present embodiment will be described in detail.

まず、会議もしくは講義が終了すると、開催者が文書の削除要求を文書管理装置２に対して行うことを受けて、文書管理装置２は、各無線端末５に対して資料の削除指示を送信する（ステップＳ３１）。削除要求を受信した無線端末５は、認証情報管理部３３により、無線端末５内に保存してある資料を削除する（ステップＳ３２）。これによりそれ以降、閲覧が出来なくなる。即ち、前述した資料の削除は、参加者７の操作を介することなく自動的に行われる。   First, when the meeting or lecture ends, the organizer sends a document deletion request to each wireless terminal 5 in response to the organizer making a document deletion request to the document management device 2. (Step S31). The wireless terminal 5 that has received the deletion request deletes the material stored in the wireless terminal 5 by the authentication information management unit 33 (step S32). This makes browsing impossible after that. That is, the above-described deletion of the material is automatically performed without the operation of the participant 7.

図７は、本発明の実施形態による文書管理システムの資料回収時の動作シーケンス図（異常終了時）である。以下、図７を参照して本実施形態の文書管理システム１の資料回収時の動作（異常終了時）について詳細に説明する。   FIG. 7 is an operation sequence diagram (at the time of abnormal end) when collecting materials in the document management system according to the embodiment of the present invention. Hereinafter, with reference to FIG. 7, the operation (at the time of abnormal termination) at the time of material collection of the document management system 1 of the present embodiment will be described in detail.

文書管理装置２と無線端末５との接続が何らかの原因で遮断された場合は、通信切断後、文書管理装置２の通信制御部１３は無線端末５と通信が遮断されたことを検出（ステップＳ４１）し、同様に、無線端末５についても自身の通信が遮断したことを検出する（ステップＳ４２）。次に、通信制御部３４は、資料を削除する指示を認証情報管理部３３へ送信し、削除指示を受信した認証情報管理部３３は、通信遮断からの時間を計測するため、タイマを起動しカウントを開始する（ステップＳ４３）。その後、所定の時間経過後、資料が削除される（ステップＳ４４）。なお、資料の削除は、認証情報管理部３３により、ハードディスクおよび外部メモリ等を読取り、確実にデータの削除を行うものとする。   If the connection between the document management apparatus 2 and the wireless terminal 5 is interrupted for some reason, the communication control unit 13 of the document management apparatus 2 detects that the communication with the wireless terminal 5 is disconnected after disconnection (step S41). Similarly, the wireless terminal 5 also detects that its own communication has been interrupted (step S42). Next, the communication control unit 34 transmits an instruction to delete the material to the authentication information management unit 33, and the authentication information management unit 33 that has received the deletion instruction starts a timer in order to measure the time from communication interruption. Counting is started (step S43). Thereafter, after a predetermined time has elapsed, the material is deleted (step S44). It should be noted that the deletion of the material is performed by reading the hard disk and external memory by the authentication information management unit 33 and securely deleting the data.

以上説明した実施形態の効果について述べる。
従来の技術に比べ、本発明は、資料閲覧に認証を必要とすることで、ファイルのセキュリティが確保され、事前配布しても安全に閲覧することができる。さらに、会議もしくは講義終了時に無線端末にダウンロードした資料を確実に削除することでファイルのセキュリティの向上を図ることができる。また、参加者７は、会議の参加登録についてＩＤカード６を参加者管理端末４にかざすだけでよく、パスワードの入力をする手間を省くことが出来る。さらに既に設置されている参加者管理端末４を利用することにより導入コストを下げることが出来る等の効果を奏する。 The effects of the embodiment described above will be described.
Compared to the prior art, the present invention requires authentication for browsing the material, so that the security of the file is ensured and the file can be safely browsed even in advance. Furthermore, file security can be improved by reliably deleting the material downloaded to the wireless terminal at the end of the meeting or lecture. In addition, the participant 7 only has to hold the ID card 6 over the participant management terminal 4 for registration of the conference, and can save the trouble of inputting the password. Furthermore, the introduction cost can be reduced by using the participant management terminal 4 that is already installed.

なお、使用する端末は、本実施形態においては、無線端末５を例に挙げて説明したが、これに限定されるものではなく、通信インタフェースを有する端末であれば、例えばタブレット端末やスマートフォンやパーソナルコンピュータであってもよい。   In the present embodiment, the wireless terminal 5 has been described as an example of the terminal to be used. However, the present invention is not limited to this, and any terminal having a communication interface can be used, for example, a tablet terminal, a smartphone, or a personal computer. It may be a computer.

以上、本発明の好ましい実施形態について詳述したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されないことは言うまでもない。上記実施形態に、多様な変更または改良を加えることが可能であることが当業者に明らかである。またその様な変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。   As mentioned above, although preferred embodiment of this invention was explained in full detail, it cannot be overemphasized that the technical scope of this invention is not limited to the range as described in the said embodiment. It will be apparent to those skilled in the art that various modifications or improvements can be added to the above-described embodiments. Further, it is apparent from the scope of the claims that the embodiments added with such changes or improvements can be included in the technical scope of the present invention.

１ 文書管理システム
２ 文書管理装置
３ 無線アクセスポイント
４ 参加者管理端末
５ 無線端末
６ ＩＤカード
１１ 記憶部
１２ 認証情報管理部
１３、３４ 通信制御部
２０ 文書管理テーブル
２１ マスタテーブル
３１ 操作制御部
３２ 画面表示部
３３ 認証情報管理部 DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Document management system 2 Document management apparatus 3 Wireless access point 4 Participant management terminal 5 Wireless terminal 6 ID card 11 Storage part 12 Authentication information management part 13, 34 Communication control part 20 Document management table 21 Master table 31 Operation control part 32 Screen Display unit 33 Authentication information management unit

Claims (3)

文書管理装置と、前記文書管理装置とは無線アクセスポイントを経由して接続される、複数の無線端末および参加者管理端末とからなる文書管理システムであって、
前記文書管理装置は、
前記無線端末宛に配信した鍵付き文書と、配信先の前記無線端末の端末情報と、参加者情報とが関連づけて記憶された文書管理テーブルを備え、
参加にともない前記無線端末からログイン情報を受信し、かつ、前記参加者管理端末から参加者の参加者情報を受信すると、前記文書管理テーブルを参照し、前記ログイン情報および前記参加者情報が合致すると、既に配信済みの前記鍵付き文書の閲覧を許可する認証キーを、前記ログイン情報を送信した無線端末宛に送信すること特徴とする文書管理システム。 The document management apparatus and the document management apparatus are a document management system comprising a plurality of wireless terminals and participant management terminals connected via a wireless access point,
The document management apparatus includes:
A document management table in which a keyed document distributed to the wireless terminal, terminal information of the wireless terminal as a distribution destination, and participant information are stored in association with each other;
Upon receiving login information from the wireless terminal with participation and receiving participant information of the participant from the participant management terminal, referring to the document management table, the login information and the participant information match. A document management system, wherein an authentication key that permits browsing of the keyed document that has already been distributed is transmitted to the wireless terminal that transmitted the login information. 前記文書管理装置は、
前記無線端末に対して前記文書の削除要求を送信し、
前記削除要求を受信した前記無線端末は、
前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。 The document management apparatus includes:
Sending the document deletion request to the wireless terminal;
The wireless terminal that has received the deletion request,
The document management system according to claim 1, wherein the distributed keyed document is deleted. 前記無線端末は、
前記アクセスポイントとの接続が遮断された後、所定時間経過すると、前記配信された鍵付き文書を削除することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。 The wireless terminal is
2. The document management system according to claim 1, wherein the distributed keyed document is deleted when a predetermined time elapses after the connection with the access point is cut off.
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