JP2014232388A - データ共有サーバー、データ共有システム、及びデータ共有サーバープログラム - Google Patents

Abstract

【課題】共有されるデータに関する電子メールをユーザーへ送信するための宛先情報を容易に変更することが可能なデータ共有サーバーを提供する。【解決手段】複数のユーザーに共有される画像データを保持すると共に画像データを共有するユーザーに画像データに関する電子メールを送信するためのアドレスを保持する記憶部１１と、記憶部１１内のアドレスに基づいてユーザーに電子メールを送信すると共に送信した電子メールに対するユーザーからの応答の電子メールを受信可能とする送受信部１７と、受信した応答の電子メールに応じて記憶部１１内のアドレスを変更する宛先変更部１９とを備えた。【選択図】図２

Description

本発明は、画像形成装置等に適用され、画像データ等を複数のユーザーで共有するためのデータ共有サーバー、データ共有システム、及びデータ共有サーバープログラムに関する。

近年のデジタル複合機等の画像形成装置では、プリントデータ等が入力されると、プリントデータ等に含まれる画像データを記憶装置に保持する機能を備えたものがある。

そのような機能としては、画像データを文書ボックスと称する記憶装置の保持領域に保持するボックス機能がある。ボックス機能では、文書ボックス内の画像データを複数のユーザーに共有させることが可能となる。

例えば特許文献１では、文書ボックス内に画像データとこれを共有するユーザーの電子メールのアドレス情報（宛先情報）とを関連付けて設定することで、ユーザーに画像データの共有を可能とする。

具体的には、画像データとアドレス情報とが登録されると、ユーザー宛てに画像データの所在情報が電子メールで送信される。電子メールを受信したユーザーは、所在情報にアクセスすることで画像データを利用することができる。

しかし、特許文献１の技術では、ユーザーのアドレスの追加や削除等のアドレス情報の変更を行う場合も、アドレスと画像データと関連付ける操作入力が必要となり、アドレス情報の変更に手間がかかるという問題がある。

特開２００６−３３３３８８号公報

本発明が解決しようとする問題点は、共有されるデータに関する電子メールをユーザーへ送信するための宛先情報の変更に手間がかかる点である。

本発明は、複数のユーザーに共有されるデータを保持するデータ保持部と、前記データを共有するユーザーに前記データに関する電子メールを送信するための宛先情報を保持する宛先保持部と、前記宛先情報に基づいて前記ユーザーに前記電子メールを送信すると共に前記送信した電子メールに対する前記ユーザーからの応答の電子メールを受信可能とする送受信部と、前記受信した応答の電子メールに応じて前記宛先情報を変更する宛先変更部とを備えたことをデータ共有サーバーの最も主な特徴とする。

本発明のデータ共有サーバーによれば、ユーザーが受信した電子メールに対する応答の電子メールを送信するだけで、特別な操作入力を行うことなく、共有されるデータに関する電子メールを送信するための宛先情報を容易に変更することができる。

本発明の一実施例に係るデータ共有システムを示す概念図である。 図１のデータ共有システムのブロック図である。 図１のデータ共有システムによるアドレス情報変更処理を示すフローチャートである。 図１のデータ共有システムによるアドレス情報変更処理を示すフローチャートである。 図３及び図４のアドレス情報変更処理の応答メール判定処理を示すフローチャートである。

共有されるデータに関する電子メールをユーザーへ送信するための宛先情報を容易に変更するという目的を、送信した電子メールに対するユーザーからの応答の電子メールに応じて宛先情報を変更するデータ共有サーバーにより実現した。

データ共有サーバーは、ユーザーに共有されるデータを保持する各種のサーバーに適用でき、例えば画像データを保持するサーバーやその機能を有する画像形成装置への適用が可能である。

以下、本発明の一実施例について図面を参照して説明する。

［データ共有システムの構成］
図１は、本発明の一実施例に係るデータ共有システムを示す概念図である。

データ共有システム１は、データ共有サーバーとしての画像形成装置３と複数のユーザー端末５ａ，５ｂ，及び５ｃとがネットワークを介して通信可能に接続されている。

画像形成装置３は、例えばデジタル複合機等であり、コピー機能、プリント機能、スキャナー機能、ファクシミリ機能等の各種の画像形成機能を有する他、ボックス機能を有する。ボックス機能は、入力された画像データを保持する機能である。画像形成装置３への画像データの入力は、特に限定されるものではないが、コピー機能、プリント機能、スキャナー機能、ファクシミリ機能等のジョブを通じて行うことができる。

画像形成装置３では、ボックス機能により保持した画像データを複数のユーザーＡ〜Ｃに共有させ、ユーザーＡ〜Ｃは、画像データをユーザー端末５ａ〜５ｃによりアクセスすることで利用することができる。画像データの利用は、例えばユーザー端末５ａ〜５ｃでの画像の閲覧や編集並びに画像形成装置３での画像形成等である。

画像形成装置３は、ユーザーＡ〜Ｃに共有される画像データに関する情報の新規設定や変更があった場合に、これを電子メール（通知メール）によってユーザーＡ〜Ｃに通知する（図１（Ａ））。

本実施例のデータ共有システム１は、その通知メールのための宛先の変更を可能にするものである。この変更は、通知メールに対する応答の電子メール（返信メール、転送メール）をユーザーＡ〜Ｃから受信することで行う（図１（Ｂ））。

図２は、図１のデータ共有システムのブロック図である。

画像形成装置３は、ネットワークインターフェイス７、制御部９、記憶部１１等を備えている。

ネットワークインターフェイス７は、ネットワークを介してユーザー端末５ａ〜５ｃを含む外部端末との間でデータの送受信を行うものである。

制御部９は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）等を備え、プログラムを実行して画像形成装置３の各部の制御等を行う演算装置である。

記憶部１１は、動作用のプログラム等を記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）、作業領域としてのＲＡＭ（Random Access Memory）、補助記憶部としてのＨＤＤ（Hard Disk Drive）等である。記憶部１１は、データ保持部及び宛先保持部として機能し、ボックス機能のための記憶領域として文書ボックス１３を備える。

文書ボックス１３は、複数のユーザーＡ〜Ｃに共有される画像データを保持する。また、文書ボックス１３は、画像データを共有するユーザーＡ〜Ｃのユーザー情報及びドレス情報（宛先情報）を画像データに関連付けて保持している。ユーザー情報には、画像データにアクセスするためのユーザーＡ〜Ｃの認証情報等を含む。アドレス情報は、ユーザーＡ〜Ｃにユーザー端末５ａ〜５ｃに電子メールを送信するためのアドレス（宛先）を含む。

本実施例の記憶部１１内には、ボックス機能のためのデータ共有プログラムが保持されている。制御部９は、そのデータ共有プログラムを実行することで、ボックス管理部１５、送受信部１７、宛先変更部１９として機能する。

ボックス管理部１５は、ボックス管理機能を実現し、文書ボックス１３内の画像データ及びこれに関連付けられたユーザー情報並びにアドレス情報等を画像データに関する情報として管理する。

具体的には、画像形成装置３に入力された画像データを文書ボックス１３内へ保持すると共にその画像データに対するユーザー情報及びアドレス情報の新規設定を受け付ける。その新規設定は、ユーザー端末５ａ〜５ｃや画像形成装置３の操作パネル部（図示せず）での操作入力を通じて受け付けることができる。これにより、画像データを複数のユーザーＡ〜Ｃに共有させることが可能となる。

また、ボックス管理部１５は、文書ボックス１３内の画像データ及びユーザー情報並びにアドレス情報に対する変更を受け付ける。画像データの変更は、共有する画像データにアクセスしたユーザーＡ〜Ｃが編集を加えること等で行われる。ユーザー情報及びアドレス情報の更新は、既存のユーザー情報及びアドレス情報に対する情報の追加や削除等であり、新規設定の場合と同様にユーザー端末５ａ〜５ｃや画像形成装置３の操作パネル部での操作入力を通じて受け付けることができる。

送受信部１７は、送受信機能を実現し、文書ボックス１３内のアドレス情報に基づいて、画像データを共有するユーザーＡ〜Ｃのユーザー端末５ａ〜５ｃに画像データに関する電子メールを送信する。電子メールとしては、特に限定されるものではないが、ＭＭＳ（Multimedia Messaging Service）やウェブメール等も含まれる。

画像データに関する電子メールは、例えば文書ボックス１３内の画像データ、ユーザー情報、及びアドレス情報が新規に設定された場合や変更された場合に、それを通知するための通知メールである（図１（Ａ）参照）。通知メールには、通知内容等を示す件名や本文が含まれる。

送受信部１７は、送信した通知メールに対するユーザーＡ〜Ｃからの応答の電子メール（以下、「応答メール」と称する）を受信可能とする。応答メールは、通知電子メールに対するユーザー端末５ａ〜５ｃからの返信や転送等である（図１（Ｂ）参照）。

宛先変更部１９は、宛先変更機能を実現し、送受信部１７で受信した応答メールに応じて、文書ボックス１３内のアドレス情報を変更する。本実施例のアドレス情報の変更としては、応答メールの返信や転送の送信種別に応じ、文書ボックス１３内のアドレス情報に対する新規宛先となるアドレスの追加又は既存のアドレスの削除を行う。具体的には、応答メールが返信の場合に応答元であるユーザーのアドレスを削除し、転送の場合に応答メールの送信宛先に含まれる新規アドレスを追加する。

ただし、アドレス情報の変更は、応答メールの返信や転送の送信種別に応じたものに限定されない。例えば、応答メールの送信宛先に新規アドレスが含まれるか否かによってアドレスを変更することも可能である。この場合は、応答メールの送信種別を考慮する必要はない。

すなわち、応答メールの送信宛先に新規アドレスが含まれている場合には、送信種別に拘わらず新規アドレスを追加し、応答メールの送信宛先に新規アドレスが含まれていない場合には、送信種別に拘わらず応答元であるユーザーのアドレスを削除することが可能である。

ユーザー端末５ａ〜５ｃは、例えばパーソナルコンピューター等の情報処理端末であり、同一構成となっている。このため、本実施例では、ユーザー端末５ａについてのみ詳細を説明する。

ユーザー端末５ａは、画像形成装置３と同様、ネットワークインターフェイス２１、制御部２３、記憶部２５を備えている。

ネットワークインターフェイス２１は、ネットワークを介して画像形成装置３を含む外部端末との間でデータの送受信を行うものである。制御部２３は、ＣＰＵ等の演算装置であり、記憶部２５は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＨＤＤ等である。

本実施例のユーザー端末５ａでは、制御部２３が記憶部２５内のプログラムを実行することで、送受信部２７として機能する。

送受信部２７は、送受信機能を実現し、画像形成装置３からの通知メールを受信すると共に受信した通知メールに対する応答メールを画像形成装置３に送信可能とする。

応答メールの送信時には、応答メールの件名として通知メールの件名に送信種別を示す情報を付加したものを用いる。例えば、返信の場合には、「Ｒｅ」を付加し、転送の場合には、「Ｆｗ」を付加する。これにより、応答メールは、送信種別と共に通知メールと同一の件名を含むことになる。
［アドレス情報変更処理］
図３は、図１のデータ共有システムによるアドレス情報変更処理を示すフローチャートである。図３のアドレス情報変更処理は、通知メールの宛先となるアドレスを削除する場合のものである。このアドレス情報変更処理は、文書ボックス１３内で画像データ、ユーザー情報、及びアドレス情報の新規設定や変更があると開始されるが、本実施例では、それらの変更があった場合を例に説明する。

ステップＳ１では、「文書ボックスの変更」が行われる。この処理では、画像形成装置３のボックス管理部１５が、文書ボックス１３内の画像データ又はこれに関連付けられたユーザー情報或いはアドレス情報の変更を文書ボックス１３の変更として受け付ける。これにより、文書ボックス１３が変更されるとステップＳ２へ移行する。

ステップＳ２では、「通知メール送信」が行われる。この処理では、画像形成装置３の送受信部１７が、文書ボックス１３の変更後のアドレス情報に基づき、文書ボックス１３の変更を通知する通知メールを送信する。図１の例では、全てのユーザーＡ〜Ｃのユーザー端末５ａ〜５ｃに対して通知メールを送信する。これによりステップＳ２が完了してステップＳ３へ移行する。

ステップＳ３では、「通知メール受信」が行われる。この処理では、ユーザー端末５ａ〜５ｃの送受信部２７が通知メールを受信する。これにより、ユーザー端末５ａ〜５ｃのユーザーＡ〜Ｃは、文書ボックス１３の変更を確認することができる。こうしてステップＳ３が完了してステップＳ４へ移行する。

ステップＳ４では、「返信メール送信」が行われる。ここでは、まずユーザー端末５ａ〜５ｃの送受信部２７が、通知メールを確認したユーザーＡ〜Ｃからの返信の応答メール（返信メール）の操作入力を受け付ける。操作入力を受け付けた場合は、ユーザー端末５ａ〜５ｃの送受信部２７が返信の応答メールを画像形成装置３に送信する。図１の例では、ユーザー端末５ｂから返信メールが送信される。こうしてステップＳ４が完了すると、ステップＳ５へ移行する。

ステップＳ５では、「返信メール受信」が行われる。この処理では、画像形成装置３の送受信部１７が返信メールを受信してステップＳ６へ移行する。

ステップＳ６では、「メール判定処理」が行われる。この処理では、画像形成装置３の宛先変更部１９が、ステップＳ５で受信した応答メール（返信メール）を判定し、その結果に応じて文書ボックス１３内のユーザー情報のアドレスを変更する。

ここでは、受信した応答メールが通知メールに対する返信メールであると判断され、これに応じてユーザー端末５ｂのアドレスを文書ボックス１３内のアドレス情報から削除する。なお、本ステップの詳細はメール判定処理として後述する。

図４は、図１のデータ共有システムによるアドレス情報変更処理を示すフローチャートである。図４のアドレス情報変更処理は、通知メールの宛先となるアドレスを追加する場合のものである。

図４のアドレス情報変更処理は、図３のアドレス情報変更処理と同様にステップＳ１〜Ｓ３までの処理が行われる。

ただし、図４のアドレス情報変更処理では、ステップＳ２において、図１（Ａ）のユーザー端末５ａ及び５ｃ（少なくともユーザー端末５ｃ）に対して通知メールが送信されるものとする。これにより、ステップＳ３では、ユーザー端末５ａ及び５ｃの送受信部１７が通知メールを受信する。こうしてステップＳ３が完了してステップＳ４１へ移行する。

ステップＳ４１では、「転送メール送信」が行われる。ここでは、ステップＳ４と同様に、まずユーザー端末５ａ及び５ｃの送受信部１７が通知メールを確認したユーザーＡ及びＣからの転送の応答メールの操作入力を受け付ける。図１の例では、ユーザー端末５ｃにおいて転送の応答メールの操作入力が受け付けられる。

転送の操作入力時には、応答メールの送信宛先に画像形成装置３の他、通知メールの新規宛先となる新規アドレスが含められる。図１の例では、ユーザー端末５ｂのアドレスが含められる。

これにより、操作入力を受け付けたユーザー端末５ｃは、送受信部２７が転送の応答メール（転送メール）を画像形成装置３及びユーザー端末５ｂに送信することになる。こうしてステップＳ４１が完了すると、ステップＳ５１及びＳ５２へ移行する。

ステップＳ５１及びＳ５２では、「転送メール受信」が行われる。ステップＳ５１では、画像形成装置３の送受信部１７が転送メールを受信してステップＳ６へ移行する。一方、ステップＳ５２では、ユーザー端末５ｂの送受信部２７が転送の応答メールを受信して処理が終了する。

ステップＳ６では、「メール判定処理」が行われる。この処理では、画像形成装置３の宛先変更部１９が、ステップＳ５１で受信した応答メール（転送メール）を判定し、その結果に応じて文書ボックス１３内のアドレス情報を変更する。

ここでは、受信した応答メールが通知メールに対する転送メールであると判断され、これに応じて転送メールの送信宛先に含まれるユーザー端末５ｂのアドレスを文書ボックス１３内のアドレス情報に追加する。なお、本ステップの詳細はメール判定処理として次述する。

図５は、図３及び図４のアドレス情報変更処理のメール判定処理を示すフローチャートである。メール判定処理は、応答メール（返信メール、転送メール）を受信した画像形成装置３での処理となる。

ステップＳ２１では、「通知メールの送信履歴検索」が行われる。この処理では、画像形成装置３の宛先変更部１９が通知メールの送信履歴を検索する。この検索は、例えば受信した応答メールの送信元のアドレスに基づいて、そのアドレスが送信先となっている通知メールの送信履歴を検索する。

そして、検索された通知メールから件名を取得し、取得した件名が応答メールの件名に含まれるか否かを照合する。これにより、受信した応答メールに対応する通知メールの送信履歴を検索することができる。

こうしてステップＳ２１が完了してステップＳ２２へ移行する。

ステップＳ２２では、「送信履歴あり？」の処理が行われる。この処理では、宛先変更部１９がステップＳ２１での検索結果から応答メールに対応する通知メールの送信履歴の有無を判断する。

送信履歴がある場合はステップＳ２３へ移行し（ＹＥＳ）、送信履歴がない場合は処理が終了することになる。

ステップＳ２３では、「返信及び転送？」が行われる。この処理では、宛先変更部１９が受信した応答メールが返信及び転送かそれ以外かを件名に基づいて判定する。具体的には、応答メールの件名に「Ｒｅ」や「Ｆｗ」等の送信種別を示す情報が含まれるか否かを判断する。

送信種別を示す情報が含まれる場合はステップＳ２４へ移行し（ＹＥＳ）、その情報が含まれていない場合は処理が終了する（ＮＯ）。本ステップにより、例えばステップＳ２１〜Ｓ２３の処理で応答メールと判断された電子メールが、返信及び転送以外の新規に作成されたものである場合に排除される。

ステップＳ２４では、「転送？」の処理が行われる。この処理では、応答メールの送信種別が転送か否かを件名に基づいて判断する。応答メールの送信種別が転送である場合はステップＳ２５へ移行し（ＹＥＳ）、その送信種別が返信である場合はステップＳ２６へ移行する（ＮＯ）。

ステップＳ２５では、「アドレス追加」が行われる。この処理では、図４のステップＳ６で説明したように、宛先変更部１９が応答メール（転送メール）の送信宛先に含まれるユーザー端末５ｂのアドレスを文書ボックス１３内のアドレス情報に追加する。こうしてステップＳ２５が完了すると、メール判定処理が終了する。

ステップＳ２６では、「アドレス削除」が行われる。この処理では、図３のステップＳ６で説明したように、宛先変更部１９がユーザー端末５ｂのアドレスを文書ボックス１３内のアドレス情報から削除する。こうしてステップＳ２６が完了すると、応答メール判定処理が終了する。
［実施例の効果］
本実施例の画像形成装置３は、複数のユーザーＡ〜Ｃに共有される画像データを保持すると共に画像データを共有するユーザーＡ〜Ｃに画像データに関する電子メールを送信するためのアドレスを保持する記憶部１１（データ保持部及び宛先保持部）と、記憶部１１内のアドレスに基づいてユーザーＡ〜Ｃに電子メールを送信すると共に送信した電子メールに対するユーザーＡ〜Ｃからの応答の電子メールを受信可能とする送受信部１７と、受信した応答の電子メールに応じて記憶部１１内のアドレス情報を変更する宛先変更部１９とを備えた。

従って、本実施例では、ユーザーＡ〜Ｃが画像形成装置３からの電子メールに対する応答の電子メールを送信するだけで、ユーザー端末５ａ〜５ｃや画像形成装置３での特別な操作入力を行うことなく、画像データに関する電子メールを送信するためのアドレス情報を容易に変更することができる。

特に電子メールを日常的に利用しているユーザーであれば、画像形成装置３等の操作に慣れていなくても、アドレス情報の変更を行うことができるようになる。

また、本実施例は、画像形成装置３が複数存在するような場合でも、ユーザーＡ〜Ｃが何れの画像形成装置３からの電子メールであるかを意識する必要が無くなるという利点もある。

また、本実施例では、画像形成装置３での操作入力を介さずに遠隔にてアドレス情報の変更を行うことができ、またユーザー端末５ａ〜５ｃでの特別なソフトウェアを必要とすることもない。

本実施例では、宛先変更部１９が応答の電子メールの送信種別に応じてアドレス情報に対する新規アドレスの追加又は既存のアドレスの削除を行う。従って、応答の電子メールを送信するユーザーＡ〜Ｃが、送信種別を選択するだけで新規アドレスの追加又は既存のアドレスの削除を容易に行うことができる。

本実施例では、宛先変更部１９が応答の電子メール内に含まれる新規アドレスを文書ボックス１３内のアドレス情報に追加するので、応答の電子メールを送信する際に送信宛先等に新規アドレスを含めておくことで記憶部１１内のユーザー情報に容易に追加することが可能となる。
[その他]
以上、本発明の一実施例について説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。応答メールに応じたアドレス情報の変更は、上記実施例以外の種々のものを採用することができる。例えば、新規アドレスが送信宛先やＣｃ（Carbon Copy）の何れに含まれるかによって削除や追加を行ってもよい。これにより、応答メールを送信したユーザー以外のアドレスも削除することが可能となる。

また、上記実施例のように応答メールの種別に応じて削除や追加も行わせれば、アドレスの削除と追加を同時に実行することができる等、アドレス情報の変更の自由度を向上できる。

１ データ共有システム
３ 画像形成装置（データ共有サーバー）
５ａ〜５ｃ ユーザー端末
１７ 送受信部
１９ 宛先変更部

Claims (5)

1. 複数のユーザーに共有されるデータを保持するデータ保持部と、
   前記データを共有するユーザーに前記データに関する電子メールを送信するための宛先情報を保持する宛先保持部と、
   前記宛先情報に基づいて前記ユーザーに前記電子メールを送信すると共に前記送信した電子メールに対する前記ユーザーからの応答の電子メールを受信可能とする送受信部と、
   前記受信した応答の電子メールに応じて前記宛先情報を変更する宛先変更部と、
   を備えたことを特徴とするデータ共有サーバー。
2. 請求項１記載のデータ共有サーバーであって、
   前記宛先変更部は、前記応答の電子メールの送信種別に応じて前記宛先情報に対する新規宛先の追加又は既存の宛先の削除を行う、
   ことを特徴とするデータ共有サーバー。
3. 請求項１又は２記載のデータ共有サーバーであって、
   前記宛先変更部は、前記応答の電子メール内に含まれる新規宛先を前記宛先情報に追加する、
   ことを特徴とするデータ共有サーバー。
4. 請求項１〜３の何れか一項に記載のデータ共有サーバーと、このデータ共有サーバーにネットワークを介して接続されたユーザー端末とを有するデータ共有システム。
5. 複数のユーザーに共有されるデータを保持するデータ保持機能と、
   前記データを共有するユーザーに前記データに関する電子メールを送信するための宛先情報を保持する宛先保持機能と、
   前記宛先情報に基づいて前記ユーザーに前記電子メールを送信すると共に前記送信した電子メールに対する前記ユーザーからの応答の電子メールを受信可能とする送受信機能と、
   前記受信した応答の電子メールに応じて前記宛先情報を変更する宛先変更機能と、
   をコンピューターに実現させることを特徴とするデータ共有サーバープログラム。