JP2007172357A

JP2007172357A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2007172357A
Application number: JP2005370277A
Authority: JP
Inventors: Takashi Mochizuki; 貴史望月
Original assignee: Hitachi Software Engineering Co Ltd
Current assignee: Hitachi Software Engineering Co Ltd
Priority date: 2005-12-22
Filing date: 2005-12-22
Publication date: 2007-07-05

Abstract

【課題】印刷された文書データ等を確実に事後監査できる文書管理システムを提供することを課題とする。
【解決手段】文書管理サーバ１４は、文書データ等を格納する文書データ保存データベース１１と、文書データ保存データベースへ１１のアクセスを管理する文書管理部１２と、前記文書データ保存データベース１１へのアクセス記録を格納する操作記録保存データベース１３とを備え、端末１５ｎは、前記文書データ保存データベース１１内の文書データ等の印刷要求を文書管理サーバ１４へ送信する文書管理アクセス部と、前記文書データ保存データベース１１以外に存在する文書データ等の印刷を禁止して制御する印刷制御部とを備えることを特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書データ等を集中管理し、複数の端末から文書データ等へのアクセスを管理する文書管理システムに関するものである。

近年、文書データ等の電子化が進んでいるが、目的に応じて、電子化された文書データ等を紙に印刷して利用するケースは依然として多いのが現状である。文書データ等を紙に印刷して携帯することは、重要な文書データ等が紙に印刷されて第三者に漏洩するという危険性を有している。

そこで、文書データ等を集約し、データベースに格納・管理することで、重要な文書データ等を管理・保護するための文書管理システムが普及しつつある。
図５は、従来の文書管理システムの概要を示す構成図である。この文書管理システムは、文書データ等を保管する文書データ保存データベース５１と、文書データ保存データベース５１へのアクセスを制御する文書管理部５２を備える文書管理サーバ５３と、文書管理サーバ５３にアクセスするＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の端末５４とから構成されている。

図５に示す文書管理システムでは、端末５４から文書データ閲覧要求を受信すると、文書管理サーバ５３の文書管理部５２がアクセスの可否を判断し、文書データ保存データベース５１に格納されている文書データ等へのアクセスを実施するとともに、端末５４からの閲覧要求および閲覧に付随する操作記録を取得して閲覧者等を管理する。

上記従来技術の例として、例えば、特許文献１では、共有オリジナル文書のダウンロードおよび印刷に制限を設けることにより、共有オリジナル文書のセキュリティの向上を図った文書管理方法および装置およびプリントサーバを提供する技術が開示されている。

特開２００２−３４２０６０号公報

ところで、企業等の組織で利用する端末内部には、文書データ等が散在している。これらの文書データ等は、例えば、ソフトウェアによる対策を施さない限り、利用者が容易に印刷することができる状態にある。このため、悪意を持った利用者が、端末内の文書データ等を印刷し、外部へ持ち出して情報を漏洩させるという問題が発生している。

しかしながら、上記特許文献１に記載の技術では、プリンターで印刷された印刷物が複写されなかった場合には、漏洩した文書データ等がいつ、誰により印刷されたかを特定する手段を備えていない。また、文書蓄積サーバへのオリジナル文書データ等の登録を前提とした制御であるため、利用者の端末上に存在するオリジナルの文書データ等を印刷した場合には効果がない。
これは、利用者の端末からの印刷を一切禁止することによって抑制することができるが、端末からの印刷を一切禁止すると、日常業務に支障が出る。これを解決するためには、端末からの印刷を制限せず、印刷操作の記録を取得するという手段があるが、従来の技術では印刷したファイルの名称などのテキスト情報を取得するため、実際に印刷したファイルの内容と印刷記録の内容の差異を監査できないという問題が生じる。

上記問題点に鑑み、文書データ等が端末等に散在している環境下において、印刷された文書データ等を確実に事後監査できる文書管理システムを提供することを課題とする。

上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、文書データ等を管理する文書管理サーバと、前記文書管理サーバへアクセスする複数の端末とから構成される文書管理システムであって、前記文書管理サーバは、前記文書データ等を格納する文書データ保存データベースと、前記文書データ保存データベースへのアクセスを管理する管理手段と、前記文書データ保存データベースへのアクセス記録を格納する操作記録保存データベースとを備え、前記端末は、前記文書データ保存データベース内の文書データ等の印刷要求を文書管理サーバへ送信するアクセス手段と、前記文書データ保存データベース以外に存在する文書データ等の印刷を禁止して制御する制御手段とを備えることを特徴とする。

本発明により、文書管理サーバで文書データ等を一元管理し、印刷した文書データ等に関する操作記録を格納して閲覧可能とすることにより、印刷された文書データ等を確実に事後監査できる文書管理システムを提供することができる。

以下に、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。
図１は、本発明の一実施の形態例を示す文書管理システムの概略構成図である。本発明の文書管理システムは、文書データ等を格納する文書データ保存データベース１１と、前記データベース１１へのアクセスを管理する文書管理部１２と、操作記録保存データベース１３とを備えた文書管理サーバ１４と、この文書管理サーバ１４にアクセスする複数のＰＣ（パーソナルコンピュータ）等の端末１５ａ、１５ｂ、１５ｎ（ｎは任意の整数を示す。）とから構成される。これらの端末１５ａ、１５ｂ、、、１５ｎはネットワークを介して文書管理サーバ１４に接続されている。

文書管理サーバ１４の文書データ保存データベース１１は、本システム内に存在する文書データ等のうち、利用者が印刷可能な文書データ等を格納するためのデータベースである。
文書管理サーバ１４の操作記録データベース１３は、文書データ保存データベース１１内の文書データ等対する利用者の操作記録を格納するためのデータベースであり、利用した文書データ等のファイル名、利用者名等を格納する。

文書管理サーバ１４の文書管理部１２は、文書データ保存データベースに格納した文書データ等に対して、端末１５ａ、１５ｂ、、、１５ｎからのアクセス要求を受け付け、端末１５ａ、１５ｂ、１５ｎに対してアクセス許可を与え、アクセス許可に基づいて端末１５ａ、１５ｂ、、、１５ｎがアクセスした文書データ保存データベース１１内の文書データ等に対する利用者の操作記録を取得して、操作記録保存データベース１３に格納し、管理する。

図２は、本発明に係る端末１５ｎの概略構成図である。この端末１５ｎは、文書管理サーバ１４にアクセスするための文書管理サーバアクセス部２１と、印刷制御部２２とから構成される。
本端末１５ｎの構成は、端末に備える機能のうち、利用者の印刷要求に対する機能と関連して用いられる構成を示すものである。

文書管理サーバアクセス部２１は、自端末外への印刷要求の際に用いられ、文書管理サーバ１４の文書データ保存データベース１１内に格納された文書データ等に対する印刷要求か否かを判別する。文書データ保存データベース１１内に格納された文書データ等を印刷するときは、文書管理サーバ１４へ印刷要求を送信する。それ以外のときは、印刷制御部へ通知する。
印刷制御部２２は、自端末１５ｎ内の文書データ２３や一般的なアプリケーションにより作成されアクセスされる電子データを含む文書データ等、又は自端末以外の文書データ保存データベース１１以外に格納された文書データ等の印刷要求に対する印刷処理を禁止して制御する。

ここで、一般的なアプリケーションとは、端末１５ｎにインストールされているテキストエディタ、表計算ソフトやイメージ作成ソフト等が該当する。また、文書データ等には、所謂テキストエディタのみならずこれらの一般的なアプリケーションの電子データが含まれる。
また、文書データ保存データベース１１以外に格納された文書データ等の具体例として、文書管理サーバ以外の端末に格納され、ファイルを共有することにより、各端末１５ａ、１５ｂ、、、１５ｎからアクセス可能な状態にある文書データ等が該当する。

図３は、本発明における文書管理システムの印刷処理の概要を示すフローチャートである。

まず、端末１５ｎにおいて印刷処理が開始されると、図示しない端末の制御部が文書管理サーバアクセス部を利用するか否か、即ち、自端末外の文書データ等の印刷処理か否かを判別する（ステップ３１）。自端末内に存在する一般的なアプリケーションを印刷するときは、制御部により印刷制御部２２へ通知され、通知を受けた印刷制御部２２は、当該印刷要求に対する印刷処理を禁止（失敗）させる（ステップ３５）。
以上により、自端末内の文書データ等を第三者が勝手に印刷することを防止することができる。

文書管理サーバアクセス部２１を利用するときは、自端末１５ｎ以外の端末や文書管理サーバ内の文書データ等のデータを印刷処理することになる。そこで、文書管理サーバアクセス部は、文書管理サーバ１４上の文書データ保存データベース１１に格納されている文書データ等か否かを判別する（ステップ３２）。文書データ保存データベース１１に格納されていない文書データ等を印刷するときは、文書管理サーバ１４から印刷制御部へ通知され、通知を受けた印刷制御部は当該印刷要求に対する印刷処理を禁止させる（ステップ３５）。
以上により、自端末外１５ｎに存在する文書データ等を自端末１５ｎから第三者が勝手に印刷することを防止することができる。

文書管理サーバ１４上の文書データ保存データベース１１に格納されている文書データ等に対する印刷要求のときのみ、印刷処理が実行される（ステップ３３）。
印刷処理が実行されると、文書管理サーバ１４上の文書管理部１２が印刷操作記録を取得し、操作記録保存データベース１３に格納する（ステップ３４）。
印刷操作記録に関するデータは、印刷要求と共に文書管理サーバへ送信され、印刷処理後に、文書管理サーバ１４内の文書管理部１２により、操作記録保存データベース１３に格納される。
印刷操作記録を取得し、操作記録保存データベース１３に格納することにより、確実に事後監査ができるようになる。

図４は、操作記録データベースに格納される操作記録データの一例を示す図である。図４に示すように、操作記録データベース１３格納される操作記録データは、日付４１、時刻４２、ユーザ名４３、作成又は印刷等の操作４４及びファイル名４５から構成される。
例えば、２００５年６月３０日の１３：００に、文書管理システムのユーザＩＤ「user02」を利用するユーザがB社顧客リスト.xlsという文書データ等を印刷した場合、
日付４１として「2005/06/30」、時刻４２として「13:00」、ユーザ名４３として「user02」、操作４４として「印刷」、ファイル名として「B社顧客リスト.xls」が登録される。
これらの情報は、端末１５ｎからの印刷要求の命令に含まれ、文書管理部により取得されて操作記録データベース１３に格納される。

このように、誰が、いつ、どの文書データ等を印刷又は作成等したか、を操作記録データベース１３に記録することにより、確実に事後監査できる。
また、端末等に散在する文書データ等を印刷処理できないことから、文書管理サーバへの文書データ等の格納が促進され、一元的に文書データ等を管理することが促進される。

本発明の一実施の形態例を示す文書管理システムの概略構成図である。本発明に係る端末１５ｎの概略構成図である。本発明における文書管理システムの印刷処理の概要を示すフローチャートである。操作記録データベースに格納される操作記録データの一例を示す図である。従来の文書管理システムの概要を示す構成図である。

符号の説明

１１文書データ保存データベース
１２文書管理部
１３文書管理サーバ
１４操作記録保存データベース
１５ａ、１５ｂ、１５ｎ端末
２１文書管理サーバアクセス部
２２印刷制御部
２３文書データ
５１文書データ保存データベース
５２文書管理部
５３文書管理サーバ
５４端末

Claims

文書データ等を管理する文書管理サーバと、
前記文書管理サーバへアクセスする複数の端末とから構成される文書管理システムであって、
前記文書管理サーバは、前記文書データ等を格納する文書データ保存データベースと、
前記文書データ保存データベースへのアクセスを管理する管理手段と、
前記文書データ保存データベースへのアクセス記録を格納する操作記録保存データベースとを備え、
前記端末は、前記文書データ保存データベース内の文書データ等の印刷要求を文書管理サーバへ送信するアクセス手段と、
前記文書データ保存データベース以外に存在する文書データ等の印刷を禁止して制御する制御手段とを備える
ことを特徴とする文書管理システム。