JP2005189995A - ファイル授受プロセス管理方法、および、ファイル授受プロセス可視化方法、ならびに、ファイル授受システムにおけるファイル授受プロセス管理装置、および、ユーザ端末 - Google Patents

Abstract

【課題】 非定型に行われるファイルの授受プロセスを効率的に管理するシステムを提案すること。
【解決手段】 ファイル授受プロセス管理装置１が、公開対象のファイルまたはファイルに対応するプロセス内での位置を特定する属性情報の入力を受け付ける手順と、属性情報が付されていない公開対象のファイルについて属性情報を新規作成してファイルに付す手順と、属性情報が付されている公開対象のファイルについて属性情報を更新する手順と、公開対象のファイルとファイルに付された属性情報とを関連付けてファイル授受プロセスデータベースに登録する手順と、を実行する。なお、属性情報は、ファイルを一意に特定するユニークＩＤと、ファイルの授受プロセスを一意に特定するサブＩＤと、属性情報の更新後の派生元サブＩＤとによって構成される。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ファイル授受プロセス管理方法、および、ファイル授受プロセス可視化方法、ならびに、ファイル授受システムにおけるファイル授受プロセス管理装置、および、ユーザ端末に関する。

複数のメンバによって共同で開発作業を進める場合、従来、紙でやりとりされていた仕様書、図面などの開発関連情報は、電子化されたファイルとして、作業者間でやりとりされている。これらのファイルは、ドキュメント管理システム、製品データ管理システムであるＰＤＭ（Product Data Management）などのファイルサーバに格納され、管理されるのが一般的である。これによって、大量のドキュメントを大人数で、分散された環境でも共有することが可能となっている。例えば、電子化されたファイルについて、複数のファイル間の関係を表示するシステムが、提案されている（特許文献１参照）。なお、これらの電子化されたファイルを介して開発作業を行う場合、その作業は、定型業務か非定型業務かに分類できる。

まず、予めファイルの流通の流れが定められている定型業務は、業務の流れを定型化（テンプレート化）することにより、業務効率や業務品質の向上が期待でき、特に回覧や審査、承認を伴う事務処理などに適している。これらの定型業務を効率的に進めるために、ビジネスプロセスモデリングによって業務全体の流れを明確に定義し、定義されたビジネスプロセスモデルをベースにワークフローを構築し、ドキュメント管理システムと連携させて業務を遂行させるワークフローシステムが、実現されている。

定型業務を実現する一例として、文書とタスク（業務）との対応関係をデータベースとしてあらかじめ用意することにより、文書の作成、参照の順番を利用して、タスクの順序関係を決定し、ワークフローを生成する方法が、提案されている（特許文献２参照）。

また、定型業務を実現する別の一例として、業務の工程管理やプロジェクト管理という点では、従来は、業務内容を細分化したＷＢＳ（Work Breakdown Structure）の各作業項目に対し、開始日と終了日、進捗度、などの工程情報を入力して、これらの情報をガントチャートなどで可視化し、工程管理者や担当者間で情報共有するといったプロジェクト管理方法が、一般的に用いられている。

以上に述べた定型業務の実現方法は、いずれもワークフロー情報、プロジェクト情報などがサーバに格納されるので、集中的に管理しやすくなり、企業で推進する開発プロジェクトのように組織構成、役割分担が明確な場合には適用しやすいといえる。
特開平８−１９０５８８号公報（段落[００１１]） 特開平１０−２７２０３号公報（段落[００１３]）

一方、業務の流れが予め定まっていない非定型業務も、電子化されたファイルを介して行われている。例えば、電子メール、ファイルサーバ、さらに不特定多数のユーザ間でインターネットなどのネットワークを経由して、個人のコンピュータ内にあるファイルを交換するピア・ツー・ピア技術を用いて、非定型業務が実現される。これらの非定型業務は、例えば、製品企画、概略設計、詳細設計、などの概略の業務フローを基にした、より詳細レベルのワークフローなどで行われ、複数の部門でコンカレント（同時並行）に業務が進行することや、モデリングが困難なことが特徴である。なお、非定型業務の例としては、ソフトウェアやハードウェア開発など、製品開発プロジェクトの初期フェーズがあげられる。

しかし、このような非定型業務を効率的に管理するために、非定型に行われる作業者間のファイルの授受プロセスを効率的に管理するシステムは、従来提案されていない。従来の定型業務を管理するシステムは、定型業務からモデリングを行うことが前提とされていたので、前記のような業務内容の変化が大きい非定型業務には、適用困難である。

例えば、特許文献１は、特定のファイルがどのように、ある作業者から別の作業者へ授受されたかを示すのではなく、特定のファイルと別のファイルとの関係を示すものである。よって、非定型に行われるファイルの授受プロセスを提示するという目的には、適合しない。

そこで、本発明は、前記した問題を解決し、非定型に行われるファイルの授受プロセスを効率的に管理するシステムを提案することを主な目的とする。

前記課題を解決するため、請求項１に記載のファイル授受プロセス管理方法は、ファイルの授受プロセスを行うユーザ端末と、前記ユーザ端末が行うファイルの授受プロセスを管理するファイル授受プロセス管理装置と、を含めて構成されるファイル授受システムにおけるファイル授受プロセス管理方法であって、
前記ファイル授受プロセス管理装置が、公開対象のファイルまたは前記ファイルに対応するプロセス内での位置を特定する属性情報の入力を受け付ける手順と、前記属性情報が付されていない前記公開対象のファイルについて属性情報を新規作成して前記ファイルに付す手順と、前記属性情報が付されている前記公開対象のファイルについて前記属性情報を更新する手順と、前記公開対象のファイルと前記ファイルに付された属性情報とを関連付けてファイル授受プロセスデータベースに登録する手順と、を実行し、
前記新規作成された属性情報は、前記属性情報のユニークＩＤを以前に発行されたユニークＩＤとは異なるＩＤとし、前記属性情報のサブＩＤを任意のＩＤとし、
前記更新された属性情報は、前記属性情報の更新後のユニークＩＤを更新前のユニークＩＤと同一のものとし、前記属性情報の更新後のサブＩＤを前記ユニークＩＤにおいて前回以前に発行されたサブＩＤとは異なるＩＤとし、前記属性情報の更新後の派生元サブＩＤを更新前のサブＩＤと同一のものとすることを特徴とする。その他の解決手段については、以下の実施形態で詳細に説明するものとする。

本発明は、ファイルの授受プロセスに従ってファイルの属性情報を生成するため、その情報を基にファイルの授受プロセスを可視化することができる。よって、本発明は、例えば、不特定の有志で進められるオープンソースのソフトウェア開発や、あるいは企業においても、開発の初期段階のように、あらかじめ明確な組織構成化や役割分担がされていない状態の開発プロジェクト、複数の業務がコンカレントに遂行されるプロジェクトの場合でも、ファイルの流れを可視化することによって、業務の全体状況を把握することが可能となる。

以下に、本発明が適用されるファイル授受システムの一実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。まず、本実施形態のファイル授受システムの構成について、図１から図３を参照して説明する。

図１に示すファイル授受システムは、非定型のファイル授受プロセスを可視化する機能を有する。このため、ファイル授受システムは、ファイルの授受プロセスを管理すると共にその様子を可視化するファイル授受プロセス管理装置１と、ファイルの授受プロセスを行うユーザ端末２と、を含めて構成され、各装置はネットワークによって接続されている。また、ユーザ端末２は、ファイルが通信される方向によって、ファイルの送信側のユーザ端末２Ａと、ファイルの受信側のユーザ端末２Ｂと、に分類できる。

なお、図１は、送信側のユーザ端末２Ａが有するファイルが、ファイルの受信側のユーザ端末２Ｂに直接送信されるピア・ツー・ピア方式による構成の一例を示す。これは、ファイル授受システムが、主に不特定多数の作業者が共同で作業する場合を想定していることから、ピア・ツー・ピア方式のシステム構成で構築することが望ましいためである。

まず、ファイル授受プロセス管理装置１は、アクセスするユーザ端末２を認証するために、ファイルの授受プロセスを行うユーザの情報を管理するユーザ情報格納部１０と、ファイルの授受プロセスを行うユーザを認証するユーザ認証部１１と、を含めて構成される。このように、作業者（ユーザ端末２）を認証する手段を設けることにより、ファイル授受プロセスを示す属性情報２１および履歴情報２７の信頼性が向上し、合わせて、作業者間で授受されるデータファイルの内容の信頼性も向上する。

次に、ファイル授受プロセス管理装置１は、ファイル授受プロセスを管理するために、ファイルの授受のフローを特定する情報である属性情報２１を作成する属性情報作成部２３と、ファイルに対してなされた授受プロセスに関する情報である履歴情報２７を作成する履歴情報作成部２８と、をさらに含めて構成される。また、作成されたファイルの授受プロセスに関する情報（属性情報２１および履歴情報２７）は、ファイル授受プロセス管理装置１が有するファイル授受プロセスＤＢ２０によって管理される。

そして、ユーザ端末２は、ファイルを授受するために、ファイルに付された属性情報２１を取得する属性情報取得部２２と、ファイルに対応する属性情報２１をファイルに付加する属性情報付加部２４と、公開するファイルの格納先となる公開ファイル管理部３０と、を含めて構成される。

ここで、属性情報付加部２４は、様々な方法を用いて、データファイルに属性情報２１を付加してもよい。例えば、属性情報２１を付加する方法としては、データファイル内に属性情報２１の記録部分があり、これが利用可能であれば属性情報２１として追記するか、あるいは、データファイルの中の冗長なデータの部分に、たとえば画像データに文字列情報を付与する“すかし技術”を利用する方法がある。また、データファイルとその属性情報２１をグループ化し、データ圧縮して、１ファイル化（パッケージファイル化）する方法がある。

図２は、ファイル授受プロセスＤＢ２０の構成図である。まず、ファイル授受プロセスＤＢ２０が管理する属性情報２１は、所定のファイルを他のファイルと識別するためのユニークＩＤと、所定のファイルにおける流通の履歴を識別するためのサブＩＤと、所定のサブＩＤの派生元となる派生元サブＩＤと、を含めて構成される。

なお、ユニークＩＤは、データファイルをそのライフサイクルにわたって特定可能とするためのＩＤである。通常ファイルを特定するために使用されるファイル名は、一般にはデータファイルの登録者が任意に命名した名称である。しかし、ファイル名だけでは、他の作業者が命名したファイル名称と衝突する可能性や、データファイル授受の間に作業者によってファイル名称が変えられた場合に、それ以前の履歴をトレースできなくなる可能性がある。この対策として、本実施形態におけるシステムは、データファイルが複数の作業者間を移動しても変化しないような、ユニークなファイルＩＤを、ファイル名の替わりにファイルの特定に使用する。

また、ファイル授受プロセスＤＢ２０が管理する履歴情報２７は、ファイル授受プロセスの主体となるユーザを特定するユーザＩＤと、ファイル授受プロセスの種別を示すアクティビティと、ファイルに付けられたファイル名と、を含んで構成される。また、履歴情報２７は、ファイル授受プロセスが行われた日時と、ファイルに関する内容を説明する内容情報と、ファイルの種別を示すファイルタイプと、をさらに含めて構成されてもよい。

図３は、ファイル授受の流れおよびその流れに伴う属性情報２１の割当を示す図である。図３は、５人の作業者に対応する各ユーザ端末２が、所定のファイル（ユニークＩＤによって特定される）についての授受を行う流れを示している。各ファイル授受プロセスは、作業者と作業者とを接続する矢印によって示され、矢印の元がファイルの送信元、矢印の先がファイルの送信先となる。よって、図３は、作業者Ａから、３人の作業者（作業者Ｂ、作業者Ｃ、作業者Ｄ）にファイルが送信された後、作業者Ｃから作業者Ｅにファイルが送信される流れを示している。ここで、各ファイル授受プロセスは、定型のデータとして予め一括して与えられるものではなく、各作業者が独立してファイル授受プロセスを行った結果の非定型のデータである。

ここで、属性情報作成部２３が作成する属性情報２１について、詳細に説明する。まず、図３で示されるファイルの授受プロセスは、ユニークＩＤによって特定される所定のファイルについてのプロセスである。よって、ユニークＩＤが所定のファイルとは異なるファイルのプロセスは、図３とは別のフローとなる。次に、サブＩＤは、ファイルの登録（公開）、および、ファイル授受プロセス（送信元から送信先へのファイル通信）ごとに生成される。つまり、作業者Ａから、３人の作業者（作業者Ｂ、作業者Ｃ、作業者Ｄ）にファイルが送信される際には、ファイル内容は同一でも送信先が異なるために、サブＩＤは送信先ごとに別々のＩＤが割り当てられる。これによって、ファイル授受プロセスを特定することができる。

さらに、派生元サブＩＤは、前回のファイル授受プロセスにおいて割り当てられたサブＩＤの値が使用される。例えば、作業者Ａから作業者Ｃへのファイル授受プロセス、および、作業者Ｃから作業者Ｅへのファイル授受プロセスに着目する。まず、作業者Ａがファイルの登録（公開）を行う際には、サブＩＤとして“０”が付される。ここでは、派生元サブＩＤは定義しないので“ＮＵＬＬ”とする。次に、作業者Ａから作業者Ｃへのファイル授受プロセスを行う際には、以前ファイルに付されたサブＩＤ“０”が派生元サブＩＤ“０”にコピーされるとともに、所定のファイルについて今までに割り当てられていないサブＩＤ（例えば、“２”）が、新規のサブＩＤとして割り当てられる。さらに、作業者Ｃから作業者Ｅへのファイル授受プロセスを行う際には、以前ファイルに付されたサブＩＤ“２”が派生元サブＩＤ“２”にコピーされるとともに、前記所定のファイルについて今までに割り当てられていないサブＩＤ（例えば、“４”）が、新規のサブＩＤとして割り当てられる。

以上、ファイル授受システムの構成について、説明した。次に、本実施形態のファイル授受システムの動作のうち、公開するファイルを登録する処理について、図１および図２を参照しつつ、図４に沿って説明する。

図４は、公開するファイルを登録する処理を示すフローチャートである。まず、ファイル授受プロセス管理装置１は、前準備として、ユーザ情報の登録を行う（Ｓ１０１）。なお、ユーザ情報は、ユーザ認証部１１が、ファイル授受プロセス管理装置１にアクセスしたユーザ端末２を認証するために使用されるデータであり、ユーザ情報格納部１０に格納される。

なお、ユーザ情報は、例えば、ユーザＩＤと認証に必要なユーザ固有のデータとの組として構成される。ユーザ固有のデータは、例えば、パスワード、ユーザ端末２のＩＰアドレスやＭＡＣアドレス、ユーザに固有に割り当てられたメールアドレスなどが挙げられる。そして、ユーザ情報は、ユーザ選択部１１１（図５参照）によって効率的にユーザを選択させるために、ユーザの所属部署などのユーザに関する情報も付加して構成されてもよい。なお、ユーザ選択部１１１は、ユーザのリストが１画面に収まりきらない場合には、ユーザに画面をスクロールさせるためのスクロールバー（斜線で塗られた矩形）を右側に有している。

次に、ユーザ端末２は、ファイルの公開の要求を受け付ける（Ｓ１０２）。よって、ユーザ端末２は、公開するファイルを確認および選択させるために、図５に示す選択画面１１０を提示する。ここで、選択画面１１０は、ローカルの端末のユーザに関する自分の公開ファイル一覧部１１３を含むので、ユーザは、自分の公開するファイルの一覧を確認することができる。また、公開するファイルの選択は、例えば、公開するファイルを自分の公開ファイル一覧部１１３の中にドラッグ・アンド・ドロップする操作によって受け付ける。そして、ユーザ端末２は、属性情報取得部２２を介して、公開するファイルとして指定されたファイルから属性情報２１を取得する（Ｓ１０３）。

ここで、ユーザ端末２は、公開するファイルに属性情報２１が存在するかどうかを確認する（Ｓ１０４）。まず、属性情報２１が存在する場合には、ユーザ端末２は、そのまま属性情報２１付加済のファイルを登録して（Ｓ１１０）、処理を終了する。一方、属性情報２１が存在しない場合には、ユーザ端末２は、公開するファイルに属性情報２１を付加するために、ファイル授受プロセス管理装置１に属性情報２１を要求する（Ｓ１０５）。そして、ファイル授受プロセス管理装置１は、ユーザ情報を用いてユーザ端末２を認証し、認証に成功したユーザ端末２に対して、以下の処理を行うものとする。

属性情報２１の要求（Ｓ１０５）後、ファイル授受プロセス管理装置１は、属性情報２１を発行する（Ｓ１０６）。ここで、属性情報作成部２３は、図３の作業者Ａの項目に示すように、初回登録時のファイルに対する属性情報２１（ユニークＩＤ、サブＩＤ、および、派生元サブＩＤ“ＮＵＬＬ”）を発行する。そして、ファイル授受プロセス管理装置１は、ファイル授受プロセスＤＢ２０へ作成された属性情報２１を登録する（Ｓ１０７）。さらに、ファイル授受プロセス管理装置１は、公開するファイルに属性情報２１を付させるために、ユーザ端末２に属性情報２１を通知する（Ｓ１０８）。

そして、ユーザ端末２の属性情報付加部２４は、公開するファイルへ通知された属性情報２１を付加する（Ｓ１０９）。さらに、ユーザ端末２は、属性情報２１付加済のファイルを公開ファイル管理部３０に登録する（Ｓ１１０）。

以上、公開するファイルを登録する処理について、説明した。次に、本実施形態のファイル授受システムの動作のうち、公開されたファイルを受信する処理について、図１から図５を参照しつつ、図６に沿って説明する。なお、図６は、ファイル授受システムが、公開されたファイルを受信する処理を示すフローチャートである。

まず、受信側のユーザ端末２Ｂは、送信側のユーザ端末２Ａを選択する（Ｓ２０１）。具体的には、受信側のユーザ端末２Ｂは、図５のファイル選択画面１１０を提示する。そして、受信側のユーザ端末２Ｂは、ユーザ選択部１１１を介して、ユーザのリストからファイルの受信相手となるユーザを選択させる。なお、ユーザ選択部１１１は、複数のユーザから所望のユーザを効率的に選択させるために、複数のユーザを所属ごとに分類して、提示させてもよい。

次に、受信側のユーザ端末２Ｂは、ファイルを指定する（Ｓ２０２）。図５のファイル選択画面１１０は、ユーザ選択部１１１によって選択されたユーザ（Ｓ２０１）に関する相手の公開ファイル一覧部１１２を有している。そして、受信側のユーザ端末２Ｂは、相手の公開ファイル一覧部１１２を介して、所望のファイルを選択させる。さらに、選択されたファイルが、自分の公開ファイル一覧部１１３にドラッグ・アンド・ドロップされた時などに、受信側のユーザ端末２Ｂは、送信側のユーザ端末２Ａに選択されたファイルの送信を要求する（Ｓ２０３）。

さらに、送信側のユーザ端末２Ａは、ファイルの送信の要求を受けて、指定されたファイルの属性情報２１を取得する（Ｓ２０４）。そして、送信側のユーザ端末２Ａは、指定されたファイルの属性情報２１を更新するために、ファイル授受プロセス管理装置１に属性情報２１（Ｓ２０４で取得したもの）を通知する（Ｓ２０５）。

そして、ファイル授受プロセス管理装置１は、属性情報２１の通知を受け、新たな属性情報２１を発行する（Ｓ２０６）。ここで、属性情報作成部２３は、図３の作業者Ｂなどの項目に示すように、送信されるファイルに対する属性情報２１を作成する。なお、前記したように、属性情報２１のサブＩＤは、送信されるファイルについての前回以前に使用されていない値を発行し、派生元サブＩＤは、通知を受けた属性情報２１のサブＩＤを利用する。

さらに、ファイル授受プロセス管理装置１は、新たな属性情報２１をファイル授受プロセスＤＢ２０へ登録する（Ｓ２０７）。そして、ファイル授受プロセス管理装置１は、送信側のユーザ端末２Ａに新たな属性情報２１を通知する（Ｓ２０８）。

そして、送信側のユーザ端末２Ａは、指定されたファイルについて、取得した属性情報２１（Ｓ２０４のもの）から新たな属性情報２１（Ｓ２０６のもの）へ更新する（Ｓ２０９）。ここで、属性情報２１の更新処理は、前回の属性情報２１を新たな属性情報２１で上書きしてもよいし、前回の属性情報２１はファイルに残しつつ、新たな属性情報２１を追記してもよい。さらに、送信側のユーザ端末２Ａは、受信側のユーザ端末２Ｂに属性情報２１が更新されたファイルを送信する（Ｓ２１０）。

以上、公開されたファイルを受信する処理について、説明した。これにより、最初から定型のワークフローを定義するのではなく、各作業者の作業に必要なデータファイル、あるいは、各作業者の作業の成果物であるデータファイルの作業者間の授受プロセスをモニタリングし、結果としてデータファイルベースのワークフローを生成することとなる。その結果、従来、プロセスモデリングが困難であった非定型業務においても、柔軟性の高いワークフローの構築が可能となる。なお、ワークフローは、ファイル授受プロセスＤＢ２０に記録される。

次に、本実施形態のファイル授受システムの動作のうち、ファイル授受プロセスの可視化処理について、図１から図６を参照しつつ、図７に沿って説明する。なお、図７は、ファイル授受システムが、ファイル授受プロセスの可視化処理を示すフローチャートである。

まず、ユーザ端末２は、フローモデルの表示対象となるファイルを指定させる（Ｓ３０１）。次に、ユーザ端末２は、属性情報取得部２２により、指定されたファイルの属性情報２１を取得する（Ｓ３０２）。

ここで、ユーザ端末２は、フローモデルの表示形式を確認する（Ｓ３０３）。まず、簡易的な表示形式とする場合には、ユーザ端末２は、簡易的なフローモデルを作成する（Ｓ３０４）。そして、作成された簡易的なフローモデルは、提示され（Ｓ３０９）、処理を終了する。

ここで、簡易的なフローモデルについて、具体的に説明する。簡易的なフローモデルは、ユーザ端末２がファイル授受プロセス管理装置１との通信を必要とせずに、フローモデルの表示対象となるファイルから取得した属性情報２１を基に、簡易的に作成されるフローモデルである。よって、授受されるファイルには、属性情報２１が付されていることが前提となる。そして、表示対象となるファイルのファイル授受プロセスの一部（ファイルに付されている属性情報２１から導き出せるプロセス）のみが、フローモデルの作成に使用される。

例えば、図３の作業者Ｅのユーザ端末２が、簡易的なフローモデルを作成する場合を説明する。まず、作業者Ｅのユーザ端末２は、作業者Ｃのユーザ端末２から、所定のファイル（ユニークＩＤ＝１００）を受信する。ここで、受信したファイルには、ファイル授受プロセスに関する属性情報２１として、サブＩＤの履歴（サブＩＤ＝０、２，４）が付されているものとする。そして、作業者Ｅのユーザ端末２は、サブＩＤの履歴を基にして、簡易的なフローモデルを作成する。よって、作成されたフローモデルは、ファイルの受信先からファイルの送信元までの直接のフローモデル（作業者Ａ→作業者Ｃ→作業者Ｅ）である。しかし、ファイルの受信先が直接受信に関わっていないファイル授受プロセス、つまり、ファイル授受プロセスにおいて途中で枝分かれしたプロセス（作業者Ａ→作業者Ｂ、作業者Ａ→作業者Ｄ）は、ファイルの属性情報２１として作業者Ｅのファイルには付されないために、簡易的なフローモデルからは除外される。

以上説明した簡易的なフローモデルは、ファイル授受プロセス管理装置１との通信を不要とするため、迅速に提示されることが特徴である。よって、ユーザは、ファイル授受プロセスにおいて、ファイルの送信元（上流）を素早く確認することが可能となり、ファイルに関する問題が発生した際には、ファイルの送信元に素早く通知することができる。

一方、表示形式を詳細な表示とする場合には、ユーザ端末２は、ファイル授受プロセス管理装置１に属性情報２１からのフローモデルの作成を要求する（Ｓ３０５）。さらに、ファイル授受プロセス管理装置１は、フローモデルの作成の要求を受け、要求によって指定されたユニークＩＤを有するレコードを検索する（Ｓ３０６）。これにより、同一の送信元から派生したファイルには、同一のユニークＩＤが付されているので、ファイル授受プロセス管理装置１は、図３に示す任意のファイル授受プロセスに対応するレコードを抽出することができる。

そして、ファイル授受プロセス管理装置１は、検索されたレコードからのフローモデルを作成する（Ｓ３０７）。よって、ファイル授受プロセス管理装置１は、検索されたレコードのサブＩＤと派生元サブＩＤとを接続することにより、複数のレコードから１つのフローモデルとなるツリーを作成する。ツリーの根（ルート）は、ファイルを最初に登録した作業者に対応する。さらに、ファイル授受プロセス管理装置１は、作成されたフローモデルをユーザ端末２に送信する（Ｓ３０８）。そして、ユーザ端末２は、フローモデル提示画面１２０を介して、フローモデルを提示する（Ｓ３０９）。

なお、フローモデル提示画面１２０は、様々な形式で、ツリー構造となるフローモデルを提示することができる。例えば、ツリー構造におけるノードと作業者とを対応付け、ノード間のリンクをファイル送信元からファイル送信先へ向かう矢印として表現する図を提示してもよい（図８（Ａ）参照）。なお、図８（Ａ）は、作業者に加え、ファイル名をファイルのアイコン内に表示する一例を示している。ここで、ファイルのユニーク性を検証するためのデータとして、ファイル名ではなく属性情報２１のユニークＩＤを用いているので、ユーザは、自由にファイル名を変更することができる。このように、フローモデル提示画面１２０は、ファイル授受プロセスを直接示す情報だけでなく、ファイル授受プロセスを説明する履歴情報２７を併せて表示してもよい。

また、フローモデル提示画面１２０は、別の形式として、ツリー構造におけるノードと作業者とを対応付け、作業者の階層構造（入れ子構造）として、フローモデルを提示してもよい（図８（Ｂ）参照）。これにより、多くのノードから構成されるフローモデルは、その全体を理解しやすいように提示される。さらに、フローモデル提示画面１２０は、ファイル授受プロセスが行われた順に、時系列のリスト表示として、フローモデルを提示してもよい。

そして、ファイル授受プロセス管理装置１は、フローモデル提示画面１２０に表示されたフローモデルの所定のノード（作業者）が選択されたときには、そのノード（作業者）に対応する履歴情報２７を、履歴情報提示画面１３０（図９参照）に提示してもよい。なお、履歴情報２７は、ファイル授受プロセス管理装置１のファイル授受プロセスＤＢ２０から、他端末からの要求に応じて提供される。これにより、ユーザは、ファイル授受プロセスの相手を効率的に知ることができ、ファイルに関する通知などを迅速に行うことができる。

以上、ファイル授受プロセスの可視化処理について、説明した。これにより、プロジェクト管理の観点からは、作業者に着目したデータファイルフローを可視化することにより、作業状態の把握が可能となることや、品質管理の観点からは、データファイルのトレーサビリティ（履歴管理）が実現できるといった効果がある。

以上説明した本発明は、以下のように、発明の趣旨を逸脱しない範囲で広く変形実施することができる。

例えば、ファイル授受システムは、ピア・ツー・ピア方式（図１参照）として構成することとしたが、クライアント・サーバ方式によって構成されてもよい（図１０参照）。クライアント・サーバ方式は、公開するファイルが、ユーザ端末２に配置される替わりに、ファイル授受プロセス管理装置１に配置される構成である。これにより、特定のファイルに受信の要求が集中しても、その要求が、特定のユーザ端末２に負担をかけずに済む。そして、クライアント・サーバ方式によるファイル授受システムは、例えば、ファイルサーバシステム、ドキュメント管理システム、および、ＰＤＭに応用される。

また、ファイルの授受（通信）に使用される通信プロトコルは、様々なものを活用してもよい。例えば、ファイル転送に使用されるＦＴＰ（File Transfer Protocol）や、電子メールの送信に使用されるＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）などが、挙げられる。

本発明の一実施形態に関するファイル授受システムのピア・ツー・ピア方式による構成図である。 本発明の一実施形態に関するファイル授受プロセスＤＢの構成図である。 本発明の一実施形態に関するファイル授受の流れおよびその流れに伴う属性情報の割当を示す図である。 本発明の一実施形態に関する公開するファイルを登録する処理を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に関するユーザ端末が表示するＧＵＩを示す図である。 本発明の一実施形態に関する公開されたファイルを受信する処理を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に関するファイル授受プロセスの可視化処理を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に関するフローモデル提示画面の画面図である。 本発明の一実施形態に関する履歴情報提示画面の画面図である。 本発明の一実施形態に関するファイル授受システムのクライアント・サーバ方式による構成図である。

符号の説明

１ ファイル授受プロセス管理装置
２ ユーザ端末
１１ ユーザ認証部
２０ ファイル授受プロセスＤＢ
２１ 属性情報
２３ 属性情報作成部
２７ 履歴情報
２８ 履歴情報作成部
２２ 属性情報取得部
２４ 属性情報付加部
３０ 公開ファイル管理部
１２０ フローモデル提示画面

Claims (10)

1. ファイルの授受プロセスを行うユーザ端末と、前記ユーザ端末が行うファイルの授受プロセスを管理するファイル授受プロセス管理装置と、を含めて構成されるファイル授受システムにおけるファイル授受プロセス管理方法であって、
   前記ファイル授受プロセス管理装置が、公開対象のファイルまたは前記ファイルに対応するプロセス内での位置を特定する属性情報の入力を受け付ける手順と、前記属性情報が付されていない前記公開対象のファイルについて属性情報を新規作成して前記ファイルに付す手順と、前記属性情報が付されている前記公開対象のファイルについて前記属性情報を更新する手順と、前記公開対象のファイルと前記ファイルに付された属性情報とを関連付けてファイル授受プロセスデータベースに登録する手順と、を実行し、
   前記新規作成された属性情報は、前記属性情報のユニークＩＤを以前に発行されたユニークＩＤとは異なるＩＤとし、前記属性情報のサブＩＤを任意のＩＤとし、
   前記更新された属性情報は、前記属性情報の更新後のユニークＩＤを更新前のユニークＩＤと同一のものとし、前記属性情報の更新後のサブＩＤを前記ユニークＩＤにおいて前回以前に発行されたサブＩＤとは異なるＩＤとし、前記属性情報の更新後の派生元サブＩＤを更新前のサブＩＤと同一のものとすることを特徴とするファイル授受プロセス管理方法。
2. 前記ファイル授受プロセスデータベースに登録する手順は、前記公開対象のファイルと前記ファイルに付された属性情報と、前記ファイル授受プロセスに関する履歴情報とを関連付けてファイル授受プロセスデータベースに登録し、
   前記履歴情報は、前記ファイル授受プロセスを行うユーザを特定するユーザＩＤと、前記ファイル授受プロセスの種別を示すアクティビティと、前記ファイルに付けられたファイル名と、前記ファイル授受プロセスが行われた日時と、前記ファイルに関する内容を説明する内容情報と、前記ファイルの種別を示すファイルタイプとのうちの少なくとも１つの情報から構成されることを特徴とする請求項１に記載のファイル授受プロセス管理方法。
3. 請求項１または請求項２に記載のファイル授受プロセス管理方法によって管理されたファイル授受プロセスを基にするファイル授受プロセス可視化方法であって、
   前記ファイル授受プロセス管理装置が、前記ファイルの属性情報の入力を受け付ける手順と、前記属性情報のユニークＩＤを有するファイル授受プロセスを前記ファイル授受プロセスデータベースから取得する手順と、 前記ファイル授受プロセスの前記サブＩＤと前記派生元サブＩＤとを接続して前記ファイルの初回登録プロセスを根とするツリーをフローモデルとして作成する手順と、前記フローモデルを提示する手順と、を実行することを特徴とするファイル授受プロセス可視化方法。
4. 前記フローモデルを提示する手順は、前記ファイル授受プロセスにおけるサブＩＤをノードとし、ファイル送信元からファイル送信先へのノード間のリンクを矢印とする有向グラフを提示することを特徴とする請求項３に記載のファイル授受プロセス可視化方法。
5. 前記フローモデルを提示する手順は、ファイル授受プロセスが行われた順に、時系列のリスト表示としてフローモデルを提示することを特徴とする請求項３に記載のファイル授受プロセス可視化方法。
6. 請求項１または請求項２に記載のファイル授受プロセス管理方法によって管理されたファイル授受プロセスを基にするファイル授受プロセス可視化方法であって、
   前記ユーザ端末が、ファイルに関連する属性情報を抽出する手順と、前記属性情報から時系列のファイル授受プロセスを取得する手順と、前記時系列のファイル授受プロセスの順序に基づいてフローモデルとして作成する手順と、前記フローモデルを提示する手順と、を実行することを特徴とするファイル授受プロセス可視化方法。
7. ファイルの授受プロセスを行うユーザ端末と、前記ユーザ端末が行うファイルの授受プロセスを管理するファイル授受プロセス管理装置と、を含めて構成されるファイル授受システムにおけるファイル授受プロセス管理装置であって、
   前記ファイルの授受プロセスに関する情報を格納するファイル授受プロセスデータベースと、前記ファイル授受プロセスデータベースに格納される属性情報をファイルごとに作成する属性情報作成部と、を含んで構成され、
   前記属性情報は、前記ファイルを特定するユニークＩＤと、前記ファイルの授受プロセスを特定するサブＩＤと、前回の前記ファイルの授受プロセスを特定する派生元サブＩＤと、を含んで構成されることを特徴とするファイル授受プロセス管理装置。
8. 前記ファイル授受プロセス管理装置は、前記ファイル授受プロセスに関する履歴情報を作成する履歴情報作成部をさらに含めて構成され、前記履歴情報は、前記ファイルおよび前記ファイルに付された属性情報と関連付けて前記ファイル授受プロセスデータベースに格納される情報であり、
   前記ファイル授受プロセスを行うユーザを特定するユーザＩＤと、前記ファイル授受プロセスの種別を示すアクティビティと、前記ファイルに付けられたファイル名と、前記ファイル授受プロセスが行われた日時と、前記ファイルに関する内容を説明する内容情報と、前記ファイルの種別を示すファイルタイプとのうちの少なくとも１つの情報から構成されることを特徴とする請求項７に記載のファイル授受プロセス管理装置。
9. 前記ファイル授受プロセス管理装置は、前記ファイルの授受プロセスを行うユーザを認証するユーザ認証部をさらに含めて構成されることを特徴とする請求項７または請求項８に記載のファイル授受プロセス管理装置。
10. ファイルの授受プロセスを行うユーザ端末と、前記ユーザ端末が行うファイルの授受プロセスを管理するファイル授受プロセス管理装置と、を含めて構成されるファイル授受システムにおけるユーザ端末であって、公開するファイルを格納する公開ファイル管理部と、前記ファイルに付された属性情報を取得する属性情報取得部と、前記ファイルに対応する属性情報を前記ファイルに付加する属性情報付加部とを含んで構成され、
    前記属性情報は、前記ファイルを特定するユニークＩＤと、前記ファイルの授受プロセスを特定するサブＩＤと、前回の前記ファイルの授受プロセスを特定する派生元サブＩＤと、を含んで構成されることを特徴とするユーザ端末。

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