JP2004280145A - 訪問者応対のための情報処理方法及び受付装置 - Google Patents
訪問者応対のための情報処理方法及び受付装置 Download PDFInfo
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Abstract
【課題】対応者不在時の訪問者への応対において適切な名刺発行処理を可能とする。
【解決手段】訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促し、取得した訪問者の名刺データを記憶装置に格納するステップと、訪問者の名刺データに基づき訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合には、訪問相手の名刺データを出力するステップとを実行する。これにより、訪問者の属性によって、名刺を発行したりしなかったりすることができる。また、訪問相手の名刺データを出力した場合には、訪問相手に通知を行うステップをさらに実行する。訪問相手は、訪問者が来たこと及び最新の名刺データを入手したことを知ることにより、それに応じた対応をすることができる。
【選択図】 図１
【解決手段】訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促し、取得した訪問者の名刺データを記憶装置に格納するステップと、訪問者の名刺データに基づき訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合には、訪問相手の名刺データを出力するステップとを実行する。これにより、訪問者の属性によって、名刺を発行したりしなかったりすることができる。また、訪問相手の名刺データを出力した場合には、訪問相手に通知を行うステップをさらに実行する。訪問相手は、訪問者が来たこと及び最新の名刺データを入手したことを知ることにより、それに応じた対応をすることができる。
【選択図】 図１
Description
【０００１】
【発明が属する技術分野】
本発明は、企業等における受付業務支援技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
訪問者が企業等を訪れた場合、一般的には、受付の担当者に訪問相手を告げて取り次いでもらうか又は訪問者受付端末（又は装置等）を操作して訪問相手を指定する。訪問者受付端末は、訪問相手の指定操作を受け付けると、当該訪問相手の（内線）電話機に対して発呼し、通話を開始する。
【０００３】
なお、訪問相手が不在等の場合に、訪問者の名刺等の画像と伝言とを訪問相手の端末装置に表示するシステムが存在する（特許文献１参照）。すなわち、受付等に設置され、部署名、氏名あるいは電話番号等を画面に表示し、来客等の指示操作に基づき電話番号をダイヤリングし、構内交換機を介し構内電話回線に接続された電話機を介して通話するようにした自動受付装置に、名刺等の画像を読取るイメージ読取部と、伝言等の音声を入力する若しくは音声を出力する音声入出力部と、イメージ読取部あるいは音声入出力部よりの信号を記憶するメモリ部と、メモリ部より読出したデータを処理するイメージ・伝言処理部と、イメージ・伝言処理部よりの信号を所要の構内通信線を介し送信する送信部と、送信部よりの信号に基づき画面に表示する端末表示部とを設け、訪問相手が不在等の場合に来客の名刺等の画像および伝言等を端末表示部に表示する。
【０００４】
【特許文献１】
特開平１０−２２４５０２号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
一方で、訪問者は、訪問相手が不在であっても訪問相手の名刺をもらいたい場合がある。例えば、訪問相手の所属部署が頻繁に変わるような場合、常に最新の名刺を持っていないと訪問相手に連絡が取れなくなる恐れがある。また、訪問者の業務実績の証拠立てのために、訪問先の名刺が必要な場合もある。
【０００６】
そこで、受付等に自動で名刺を発行する装置を設置することも考えられるが、訪問相手（名刺発行者）の意思に拘らず全ての訪問者に対して指定された名刺を発行するのは好ましくない。すなわち、訪問者の素性（属性）を確認しないと、訪問相手と面識のない者や悪意のある訪問者等に名刺が渡ってしまう可能性がある。
【０００７】
従って本発明の目的は、対応者不在時の訪問者への応対において適切な名刺発行処理を行うための情報処理技術を提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る、訪問者応対のための情報処理方法は、訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促し、取得した訪問者の名刺データを記憶装置に格納するステップと、訪問者の名刺データに基づき訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合には、訪問相手の名刺データを出力するステップとを含む。
【０００９】
これにより、訪問者の属性（名刺データ）によって、名刺を発行したりしなかったりすることができる。なお、名刺は紙に印刷して出力するものに限らず、テキスト・データ等の電子データであってもよい。例えば、電子化した名刺データを訪問者の携帯情報端末等に転送するような構成であってもよい。
【００１０】
また、訪問相手の名刺データを出力した場合には、訪問相手に通知を行うステップをさらに含むような構成であってもよい。訪問相手は、訪問者が来たこと及び最新の名刺データを入手したことを知ることにより、それに応じた対応をすることができる。
【００１１】
また、本発明に係る、訪問者に応対する受付装置は、訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促す表示を行う表示手段と、訪問者の名刺を読み込み、訪問者の名刺データを生成する手段と、訪問者による名刺データの入力を受け付ける手段と、訪問者の名刺データに基づき訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合に訪問相手の名刺データを印刷するプリンタとを有する。
【００１２】
なお、本発明に係る方法を実施するためのプログラムは、例えばフレキシブル・ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、半導体メモリ、ハードディスク等の記憶媒体又は記憶装置に格納される。また、ネットワークを介してデジタル信号として頒布される場合もある。なお、処理途中のデータについては、コンピュータのメモリに一時保管される。
【００１３】
【発明の実施の形態】
本発明の一実施の形態に係るシステム構成図を図１に示す。例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）である社内ネットワーク１には、１又は複数の訪問者対応サーバ５と、例えば訪問者自動受付装置である１又は複数の受付端末３と、例えばパーソナル・コンピュータである１又は複数の対応者端末７とが接続されている。訪問者対応サーバ５は、訪問者データベース（ＤＢ）５１と社員ＤＢ５３とを管理している。また、受付端末３は、タッチパネル式の表示装置と名刺スキャナ装置３１と名刺プリンタ３３とハンドセット３５とを有している。但し、タッチパネル式ではなくキーボード等の入力装置を用意してもよい。
【００１４】
また、受付端末３はメール送信機能を有しており、図示しないメール・サーバを介して対応者に対してメールを送信することが可能となっている。また、対応者端末７はメーラ機能を有しており、例えば受付端末３からのメールを受信及び表示することが可能となっている。
【００１５】
なお、社内ネットワーク１を経由する通信には、図示していないがハブやルータ等のＬＡＮを構成する機器及び機能を使用するものとする。
【００１６】
図２に、社員ＤＢ５３のテーブル（以下、社員テーブルと呼ぶ）構成及び格納されているデータの一例を示す。図２の例には、社員番号の列２００と社員名の列２０２とカナ名の列２０４と所属の列２０６と役職の列２０８と勤務地住所の列２１０と電話番号の列２１２とＦＡＸ番号の列２１４と内線電話番号の列２１６と代理者社員番号の列２１８と代理者内線電話番号の列２２０とメール・アドレスの列２２２と携帯電話メール・アドレスの列２２４とホームページ・アドレスの列２２６とが含まれている。
【００１７】
この他、入社年や生年月日等、社員の属性に関するデータが含まれる場合もある。また、所属部署や役職の兼任があり得る場合には、所属部署名を格納する列や役職名を格納する列が各々複数あるような構成であってもよい。
【００１８】
レコードは、社員番号の列２００の値によって一意に特定でき、代理者社員番号の列２１８には、当該レコードが示す社員の不在時に訪問者が訪れた場合に、不在の社員に代わって対応を行う（代理）社員の社員番号が格納されている。また、ホームページ・アドレスの列２２６には、当該レコードが示す社員の最新の名刺データ等を閲覧可能なホームページのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）が格納されている。
【００１９】
図３乃至図５に、訪問者ＤＢ５１のテーブル構成及び格納されているデータの一例を示す。訪問者ＤＢ５１には、訪問者テーブルと対応者テーブルと名刺発行可否テーブルとの例えば３つのテーブルが存在する。
【００２０】
図３に、訪問者テーブルの一例を示す。図３の例には、訪問者番号（Ｎｏ．）の列３００と訪問者名の列３０２とカナ名の列３０４と会社名の列３０６と所属の列３０８と電話番号の列３１０と役職の列３１２とが含まれている。この他、メール・アドレスの列等、訪問者の属性を示すデータを格納する列が含まれる場合もある。レコードは、訪問者番号（Ｎｏ．）の列３００の値によって一意に特定できる。
【００２１】
図４に、対応者テーブルの一例を示す。図４の例には、訪問者番号（Ｎｏ．）の列４００と訪問者名の列４０２と対応者１の列４０４と対応者２の列４０６と対応者３の列４０８と対応者４の列４１０とが含まれている。この他、さらに対応者のデータを格納する列が１又は複数含まれる場合もある。
【００２２】
レコードは、訪問者テーブル（図３）同様、訪問者番号（Ｎｏ．）の列４００の値によって一意に特定できるため、訪問者テーブル（図３）と結合して１つのテーブル構成にしてもよい。なお、対応者１の列４０４乃至対応者４の列４１０には、当該レコードが示す訪問者の訪問相手（以下、対応者と呼ぶ）となる社員の社員番号が格納されており、社員ＤＢ５３（図２：社員テーブル）を参照することにより、社員が特定可能となっている。
【００２３】
図５に、名刺発行可否テーブルの一例を示す。図５の例には、訪問者番号（Ｎｏ．）の列５００と訪問者名の列５０２と最終名刺発行日の列５０３と名刺発行可否の列５０４とコメントの列５０５とが含まれている。本テーブルは、対応者である社員１人につき例えば１テーブルずつ用意されており、レコードは、訪問者番号（Ｎｏ．）の列５００の値によって一意に特定できる。
【００２４】
最終名刺発行日の列５０３には、当該レコードが示す訪問者に対して最後に名刺を渡した日付が格納されている。また、名刺発行可否の列５０４には、対応者である社員が不在時に、当該レコードが示す訪問者に対して最新の名刺を自動発行してもよいかどうかを示すフラグ・データ（「可」又は「不可」）が格納されている。また、コメントの列５０５には、当該レコードが示す訪問者に対する、対応者である社員からの伝言が格納されている。従って、少なくとも名刺発行可否の列５０４とコメントの列５０５とには、対応者である社員が例えば対応者端末７からデータを格納する。
【００２５】
図５の例には、例えば社員番号が「００００１」である社員（鈴木＊＊）用のテーブルのデータが示されている。ここでは、訪問者番号が「０００００１」である訪問者（佐藤太郎）と訪問者番号が「０００００２」である訪問者（高橋二郎）と訪問者番号が「０００００３」である訪問者（山田三郎）とのいずれの訪問者からも対応者として指定され得ることが示されている。対応者テーブルの例（図４）においても対応者１の列４０４の各行に「００００１」という社員番号が格納されており、「鈴木＊＊」がこれらの訪問者の対応者であることが分かる。
【００２６】
この名刺発行可否テーブルには、この他、訪問者が持っている名刺が最新のものであるかどうかを示すフラグ・データを格納するための列が含まれる場合もある。また、訪問者が社員のホームページを閲覧することを可能とするかどうかを示すフラグ・データを格納するための列等、訪問者及び対応する社員に関連するデータを格納する列が含まれる場合もある。
【００２７】
次に、図６乃至図１１を用いて図１に示したシステムの処理の内容を説明する。まず、受付端末３は、訪問者の操作に従い又は初期画面において、対応者のデータの入力を受け付ける画面を、例えばタッチパネルである表示（及び入力）装置に表示する（ステップＳ１）。図示しないが、例えば部署及び名前の入力（又は選択）が可能な画面を表示する。そして受付端末３は、訪問者から例えばタッチパネルによる対応者のデータの入力を受け付け、記憶装置に格納する（ステップＳ３）。
【００２８】
受付端末３は、入力された対応者のデータに基づき社員ＤＢ５３を検索し、社員テーブル（図２）のレコードを抽出し、記憶装置に格納する。そして抽出されたレコードの内線電話番号の列２１６の値を特定して、訪問者が内線電話をかける操作を行うための例えば対応者名を含む画面をタッチパネルに表示する。例えば、訪問者はハンドセット３５を持ち、タッチパネルの操作により電話をかける指示を行う。そして受付端末３は、訪問者の操作に応じて、特定された内線電話番号を割り当てられた電話機に対して発呼する（ステップＳ５）。
【００２９】
なお、同姓同名の社員が存在すること等により、社員テーブル（図２）のレコードが複数抽出された場合には、所属の列２０６の値やメール・アドレス２２２の値等、１人を特定するためのデータを例えば社員名２０２の値と共に一覧表示し、訪問者に選択させるような構成であってもよい。
【００３０】
受付端末３は、所定の時間又は着呼回数に基づき、対応者が在席かどうかを判定する（ステップＳ７）。例えば所定の時間内に着信がなされ、対応者が在席していると判定された場合（ステップＳ７：Ｙｅｓルート）、受付端末３は、通話処理を開始する（ステップＳ９）。そして訪問者は、ハンドセット３５を使用して、対応者との通話を行うことができる。
【００３１】
一方、対応者が不在であると判定された場合（ステップＳ７：Ｎｏルート）、受付端末３は、対応者不在時用のメニュー画面をタッチパネルに表示する（ステップＳ１１）。
【００３２】
図７に、対応者不在時用のメニュー画面の一例を示す。図７の例には、携帯メール・ボタン７０と代理者対応ボタン７２と擬似名刺交換ボタン７４とが含まれている。この画面はタッチパネルに表示され、受付端末３は、ユーザ（訪問者）から、いずれかのボタンに対する選択入力を受け付ける。なお、対応者不在時の応対手段は、図７に示した項目に限定されず、その他の項目のボタンをさらに含むような構成であってもよい。
【００３３】
図６の処理フローに戻り、受付端末３は、ユーザ（訪問者）からの対応者不在時用のメニュー画面（図７）に対する選択入力を受け付ける（ステップＳ１３）。そして受付端末３は、ユーザ（訪問者）の選択入力が「代理者対応」であったかどうか判定する（ステップＳ１５）。すなわち、代理者対応ボタン７２（図７）が選択されたかどうか判定する。
【００３４】
ユーザ（訪問者）の選択入力が「代理者対応」であったと判定された場合（ステップＳ１５：Ｙｅｓルート）、受付端末３は、抽出済みの社員テーブル（図２）のレコードから代理者内線電話番号の列２２０の値を特定し、訪問者が内線電話をかける操作を行うための画面をタッチパネルに表示する。例えば、訪問者はハンドセット３５を持ち、タッチパネルの操作により電話をかける指示を行う。そして受付端末３は、訪問者の操作に応じて、特定された内線電話番号を割り当てられた電話機に対して発呼する（ステップＳ１７）。
【００３５】
着信がなされると、受付端末３は通話処理を開始する（ステップＳ１９）。そして訪問者は、ハンドセット３５を使用して、代理者との通話を行うことができる。なお、代理者が不在の場合には、例えばステップＳ１１の処理に戻る。なお、この場合、表示される対応者不在時用のメニュー画面（図７）には、代理者対応ボタン７２が含まれない。
【００３６】
一方、ユーザ（訪問者）の選択入力が「代理者対応」ではなかったと判定された場合（ステップＳ１５：Ｎｏルート）、ユーザ（訪問者）の選択入力が「擬似名刺交換」であったかどうか判定する（ステップＳ２１）。すなわち、擬似名刺交換ボタン７４（図７）が選択されたかどうか判定する。
【００３７】
ユーザ（訪問者）の選択入力が「擬似名刺交換」ではなかったと判定された場合（ステップＳ２１：Ｎｏルート）、受付端末３は、抽出済みの社員テーブル（図２）のレコードから携帯電話メール・アドレスの列２２４の値を特定し、当該メール・アドレスに対して、所定の処理によって生成したメール・データを送信する（ステップＳ２３）。なお、ユーザ（訪問者）から、氏名及び会社名等の属性入力や伝言入力等を受け付け、メール・データに含めるようにしてもよい。
【００３８】
一方、ユーザ（訪問者）の選択入力が「擬似名刺交換」であったと判定された場合（ステップＳ２１：Ｙｅｓルート）、処理は端子Ａを介して図８の処理に移行する。
【００３９】
受付端末３は、ユーザ（訪問者）の名刺データの入力方法を選択させるための画面をタッチパネルに表示する（図８：ステップＳ２５）。
【００４０】
図９に、名刺データ入力方法の選択画面の一例を示す。図９の例には、自動読み取りボタン９０と手入力ボタン９２とが含まれている。この画面はタッチパネルに表示され、受付端末３は、ユーザ（訪問者）から、いずれかのボタンに対する選択入力を受け付ける。ユーザ（訪問者）にとっては、自動読み取りの方が手間がかからなくて済むが、名刺を持ち合わせていない場合等には、手入力（手入力ボタン９２）が選択される。
【００４１】
なお、名刺データの入力方法は図９に示した項目に限定されず、例えば、電子化された名刺データを訪問者の携帯情報端末から転送する方法等、その他の項目のボタンをさらに含むような構成であってもよい。
【００４２】
図８の処理フローに戻り、受付端末３は、ユーザ（訪問者）からの名刺データ入力方法の選択画面（図９）に対する選択入力を受け付ける（ステップＳ２７）。そして受付端末３は、ユーザ（訪問者）の選択入力が「手入力」であったかどうか判定する（ステップＳ２９）。すなわち、手入力ボタン９２（図９）が選択されたかどうか判定する。
【００４３】
ユーザ（訪問者）の選択入力が「手入力」ではなかったと判定された場合（ステップＳ２９：Ｎｏルート）、受付端末３は、図示しないが、名刺データの読み込み中を示すメッセージ画面を表示し、名刺スキャナ装置３１を介して名刺データを読み込む（ステップＳ３１）。なお、ユーザ（訪問者）の名刺は、名刺スキャナ装置３１が読み込み可能な所定の場所に置かれているものとする。そして受付端末３は、名刺の画像データを生成し、当該画像データに対して文字認識処理を行い、電子化された名刺データを生成する（ステップＳ３２）。
【００４４】
そして受付端末３は、読み込んだデータが適切なものであるかどうかをユーザ（訪問者）が確認するための画面をタッチパネルに表示し、修正すべき項目があればユーザ（訪問者）からの入力を受け付ける（ステップＳ３３）。図示しないが、以下で説明する手入力用の画面と同様の画面であって、読み込んだデータが各項目の入力欄に修正可能な状態で予め埋め込まれているような画面を表示する。
【００４５】
一方、ユーザ（訪問者）の選択入力が「手入力」であったと判定された場合（ステップＳ２９：Ｙｅｓルート）、受付端末３は、名刺データを手入力するための画面をタッチパネルに表示し、ユーザ（訪問者）からの入力を受け付ける（ステップＳ３５）。図示しないが、画面には例えば、会社名、所属部署名、役職、氏名、勤務地住所、連絡先電話番号、ホームページのＵＲＬ等の入力欄が含まれる。
【００４６】
受付端末３は、名刺から読み込んだ又は手入力された名刺データ（確認・修正済）を訪問者データとして記憶装置に格納する（ステップＳ３７）。そして受付端末３は、名刺発行許可の確認処理を開始することを示すメッセージをタッチパネルに表示する（ステップＳ３９）。例えば「対応者の名刺発行を判断しています。しばらくお待ち下さい。」等のメッセージを表示する。
【００４７】
そして受付端末３は、訪問者データ及び対応者データを訪問者対応サーバ５に対して送信する（ステップＳ４１）。訪問者対応サーバ５は、訪問者データ及び対応者データを受付端末３から受信し、記憶装置に格納する（ステップＳ４３）。そして訪問者対応サーバ５は、訪問者データ及び対応者データを用いて訪問者ＤＢ検索処理を行う（ステップＳ４５）。この処理については後に詳述するが、処理結果として、名刺発行可否データ、名刺データ及びコメント・データが出力される。名刺発行可否データは、当該訪問者に対して名刺を発行してもよいかどうかを表すデータである。そして、名刺発行可否データが「発行可」を示す場合、併せて対応者の名刺データが出力される。また、当該訪問者に対しての対応者からの伝言（コメント）がある場合、コメント・データが出力される。
【００４８】
そして訪問者対応サーバ５は、訪問者ＤＢ検索処理の結果に基づき名刺発行可否データ、名刺データ（名刺発行可の場合）及びコメント・データ（ある場合）を受付端末３に対して送信する（ステップＳ４７）。受付端末３は、名刺発行可否データ、名刺データ（名刺発行可の場合）及びコメント・データ（ある場合）を訪問者対応サーバ５から受信し、記憶装置に格納する（ステップＳ４９）。処理は端子Ｂを介して図１０の処理に移行する。
【００４９】
受付端末３は、ステップＳ４９（図８）において訪問者対応サーバ５から受信したデータに基づき以下の判定処理（図１０：ステップＳ５１、ステップＳ５３並びにステップＳ５９）を行う。まず、名刺発行が「可」であるかどうか判定する（図１０：ステップＳ５１）。名刺発行が「可」ではないと判定された場合（ステップＳ５１：Ｎｏルート）、当該訪問者に対しての対応者からの伝言（コメント）があるかどうか判定する（ステップＳ５３）。コメントがあると判定された場合（ステップＳ５３：Ｙｅｓルート）、当該コメントをタッチパネルに表示する（ステップＳ５５）。例えば「先日差し上げました名刺の内容に変更はございません。」等のメッセージを表示する。
【００５０】
一方、コメントがないと判定された場合（ステップＳ５３：Ｎｏルート）、ステップＳ５５をスキップする。そして受付端末３は、名刺発行不可を示すメッセージをタッチパネルに表示する（ステップＳ５７）。例えば「大変申し訳ありませんが、当社「鈴木＊＊」はお客様への名刺発行を許可していないため、自動名刺発行はできません。」等のメッセージを表示する。なお、コメントがある場合、コメントの表示画面と同一画面に表示してもよい。
【００５１】
また一方、名刺発行が「可」であると判定された場合（ステップＳ５１：Ｙｅｓルート）、当該訪問者に対しての対応者からの伝言（コメント）があるかどうか判定する（ステップＳ５９）。コメントがあると判定された場合（ステップＳ５９：Ｙｅｓルート）、当該コメントをタッチパネルに表示する（ステップＳ６１）。例えば「所属が変わりました。今後とも宜しくお願いします。」等のメッセージを表示する。
【００５２】
一方、コメントがないと判定された場合（ステップＳ５９：Ｎｏルート）、ステップＳ６１をスキップする。そして受付端末３は、名刺印刷中を示すメッセージをタッチパネルに表示する（ステップＳ６３）。例えば「名刺を発行いたします。しばらくお待ちください。」等のメッセージを表示する。なお、コメントがある場合、コメントの表示画面と同一画面に表示してもよい。そして受付端末３は、対応者の名刺データを用いて名刺印刷処理を行い、名刺プリンタ３３を介して名刺を発行する（ステップＳ６５）。なお、名刺データに対応者のホームページのＵＲＬが含まれている場合、当該ＵＲＬを併せて名刺に印刷することにより、訪問者は最新の名刺データ等を閲覧することが可能となる。
【００５３】
また、名刺が発行された場合、例えば受付端末３が名刺発行に関するデータを訪問者対応サーバ５に対して送信し、データを受信した訪問者対応サーバ５が、当該対応者に対応付けられた名刺発行可否テーブル（図５）の該当するレコード（訪問者番号で特定）の最終名刺発行日の列５０４の値を、当日の日付に更新するような構成であってもよい。
【００５４】
そして受付端末３は、名刺を発行したことを対応者に報せるメールのデータを生成し、当該対応者宛に送信する（ステップＳ６７）。例えば、図示しない社内メール・サーバに対してメール・データを送信する。なお、対応者のメール・アドレスは、名刺データに含まれているものを使用する。メールの内容は、名刺を発行した旨のメッセージ及び訪問者の名刺データを含む。
【００５５】
社内メール・サーバは、メール・データを受付端末３から受信して、図示しないメール・ボックス等の記憶装置に格納する（ステップＳ６９）。また、例えばメーラ機能を備えた対応者端末７は、ユーザ（対応者）の操作に基づき、社内メール・サーバに対してメール・データ要求を送信する（ステップＳ７１）。社内メール・サーバは、メール・データ要求を対応者端末７から受信し、一旦記憶装置に格納する（ステップＳ７３）。社内メール・サーバは、図示していないが、ユーザ認証処理を行い、ユーザ認証が適正に行われたと判定された場合、メール・ボックスに格納されている当該ユーザ（対応者）宛のメール・データを抽出し、対応者端末７に対して送信する（ステップＳ７５）。対応者端末７は、メール・データを社内メール・サーバから受信し、表示装置に表示する（ステップＳ７７）。
【００５６】
このように、対応者不在時の訪問者への応対において、訪問者から名刺の発行を要求された場合、訪問者の属性に基づき名刺の発行可否を判断し、名刺を発行又は発行を拒否する。また、名刺を発行した場合には、その旨を対応者にメールで報告する。これによって対応者に認められている訪問者は最新の名刺を取得でき、利便性が向上する。また、対応者にはメールで名刺発行が通知されるので、訪問者を認識することができ、必要ならば連絡をとるなどの対応を行うことも可能になる。
【００５７】
次に、図１１を用いて、訪問者ＤＢ検索処理（図８：ステップＳ４５）の詳細について説明する。なお、以下の処理は、特に断りのない限り訪問者対応サーバ５が実行する。
【００５８】
まず、ステップＳ４３（図８）において受信した訪問者データを用いて、訪問者テーブル（図３）を検索する（ステップＳ８１）。通常は訪問者名、会社名及び所属の値を検索キーとするが、一意に特定できない場合には、メール・アドレスの値を検索キーとして用いる場合もある。なお、その場合には、訪問者テーブル（図３）にはメール・アドレスの列が含まれる。また、訪問者データには、訪問者のメール・アドレスが含まれる必要がある。すなわち、訪問者からの手入力又は名刺の読み込みによって、訪問者のメール・アドレスを取得しておく。
【００５９】
そして、該当するレコードが存在するかどうか判定する（ステップＳ８３）。存在しないと判定された場合（ステップＳ８３：Ｎｏルート）、当該訪問者に対しては名刺発行不可と特定し、訪問者ＤＢ検索処理を終了する（ステップＳ１１３）。
【００６０】
一方、該当するレコードが存在すると判定された場合（ステップＳ８３：Ｙｅｓルート）、特定されたレコードの訪問者番号（Ｎｏ．）の列３００（図３）の値とステップＳ４３（図８）において受信した対応者データに含まれる社員番号とを用いて、対応者テーブル（図４）を検索する（ステップＳ８５）。
【００６１】
ここでは、当該訪問者（訪問者番号で特定）に関する対応者テーブル（図４）のレコードを抽出し、そのレコードに、対応者の社員番号のデータが含まれているかどうか確認する。例えば、訪問者番号が「０００００２」である「高橋二郎」（図３：訪問者テーブル参照）が訪問者であり、社員番号が「００００１」である「鈴木＊＊」（図２：社員テーブル参照）が対応者である場合、図４に示した対応者テーブルを検索すると、まず２行目のレコードが訪問者番号から抽出される。そして、そのレコードは、対応者１の列４０４の値が「００００１」であり、対応者の社員番号のデータが含まれていることが分かる。
【００６２】
そして、このような条件に該当するレコードが存在するかどうか判定する（ステップＳ８７）。存在しないと判定された場合（ステップＳ８７：Ｎｏルート）、上で述べたステップＳ１１３の処理に移行する。
【００６３】
一方、該当するレコードが存在すると判定された場合（ステップＳ８７：Ｙｅｓルート）、特定されたレコードの訪問者番号（Ｎｏ．）の列４００（図４）の値を用いて当該対応者に対応付けられた名刺発行可否テーブル（図５）を検索する（ステップＳ８９）。なお、対応者テーブル（図４）と名刺発行可否テーブル（図５）とにおいてデータの矛盾はないものとし、ここでは該当するレコードが存在するものとする。
【００６４】
そして、該当するレコードの名刺発行可否の列５０４（図５）の値に基づき名刺発行が「可」であるかどうか判定する（ステップＳ９１）。名刺発行が「可」であると判定された場合（ステップＳ９１：Ｙｅｓルート）、該当するレコードのコメントの列５０５（図５）に値が登録されているかどうか確認する（ステップＳ９３）。例えば値が登録されていればコメントを表示する設定であると判断する。そして、コメントの表示設定がなされているかどうか判定する（ステップＳ９５）。
【００６５】
コメントの表示設定がなされていると判定された場合（ステップＳ９５：Ｙｅｓルート）、当該訪問者に対しては、名刺発行可否データを「可」と特定し且つコメントを表示すると特定する（ステップＳ９７）。そしてコメント・データ（コメントの列５０５（図５）の値）を抽出し、記憶装置に格納する（ステップＳ９９）。そして、以下に述べるステップＳ１０３の処理に移行する。
【００６６】
一方、コメントの表示設定がなされていないと判定された場合（ステップＳ９５：Ｎｏルート）、当該訪問者に対しては、名刺発行可否データを「可」と特定する（ステップＳ１０１）。そして、対応者の名刺データを社員番号に基づき社員テーブル（図２）から抽出し、記憶装置に格納する（ステップＳ１０３）。例えば、図２に示した社員テーブルの該当するレコードのデータから、社員名の列２０２の値と所属の列２０６の値と役職の列２０８の値と勤務地住所の列２１０の値と電話番号の列２１２の値とＦＡＸ番号の列２１４の値とメール・アドレスの列２２２の値とホームページ・アドレスの列２２６の値とを抽出する。
【００６７】
また一方、名刺発行が「可」ではないと判定された場合（ステップＳ９１：Ｎｏルート）、該当するレコードのコメントの列５０５（図５）に値が登録されているかどうか確認する（ステップＳ１０５）。例えば値が登録されていればコメントを表示する設定であると判断する。そして、コメントの表示設定がなされているかどうか判定する（ステップＳ１０７）。
【００６８】
コメントの表示設定がなされていないと判定された場合（ステップＳ１０７：Ｎｏルート）、上で述べたステップＳ１１３の処理に移行する。
【００６９】
一方、コメントの表示設定がなされていると判定された場合（ステップＳ１０７：Ｙｅｓルート）、当該訪問者に対しては、名刺発行可否データを「不可」と特定し且つコメントを表示すると特定する（ステップＳ１０９）。そしてコメント・データ（コメントの列５０５（図５）の値）を抽出し、記憶装置に格納する（ステップＳ１１１）。そして訪問者ＤＢ検索処理を終了する。
【００７０】
このようにして、訪問者ＤＢ検索処理では、訪問者及び対応者に基づき名刺発行可否を判定する。そして、名刺を発行する場合には、対応者の名刺データを抽出する。
【００７１】
以上本発明の一実施の形態について説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、図２乃至図５に示したテーブル構成は一例であって、同様のデータを格納するためであれば、別の構成を採用するようにしてもよい。また、必要に応じて項目を追加又は削除するようにしてもよい。また、図７及び図９に示した画面構成は一例であって、同様の内容を別の態様にて表現することも可能である。また、訪問者対応サーバ５が複数のサーバによって構成されていてもよいし、受付端末３及び訪問者対応サーバ５が一体であってもよい。
【００７２】
また、訪問者に対してユーザＩＤ及びパスワードを発行し、例えば専用のホームページを介して訪問者が訪問者ＤＢ５１にアクセス可能とすることにより、訪問者のデータに変更があった場合、訪問者自らがデータを更新できるようにしてもよい。また、訪問者と対応者とが１組ずつ対応付けられたホームページを設け、訪問者と対応者とがお互いに最新の名刺データやメッセージ等を閲覧できるようにしてもよい。
【００７３】
（付記１）
訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、前記訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促し、取得した前記訪問者の名刺データを記憶装置に格納する受付ステップと、
前記訪問者の名刺データに基づき前記訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合には、前記訪問相手の名刺データを出力する出力ステップと、
を含むコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７４】
（付記２）
前記受付ステップが、前記訪問者の名刺を読み込ませた場合、読み込んだ前記訪問者の名刺の画像データを文字認識し、前記訪問者の名刺データを生成するステップを含む、
付記１記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７５】
（付記３）
前記訪問相手の名刺データを出力した場合には、当該訪問相手に通知を行うステップをさらに含む、
付記１記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７６】
（付記４）
前記訪問者の名刺データに基づき、前記訪問相手の名刺データの出力が不許可であると判定された場合には、不許可を示すメッセージを出力するステップをさらに含む、
付記１記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７７】
（付記５）
前記訪問相手からの伝言を表示するステップをさらに含む、
付記１又は４記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７８】
（付記６）
訪問者に応対する受付装置であって、
訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、前記訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促す表示を行う表示手段と、
前記訪問者の名刺を読み込み、前記訪問者の名刺データを生成する手段と、
前記訪問者による名刺データの入力を受け付ける手段と、
前記訪問者の名刺データに基づき前記訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合に前記訪問相手の名刺データを印刷するプリンタと、
を有する受付装置。
【００７９】
（付記７）
前記訪問相手の名刺データを印刷した場合に当該訪問相手に対する通知を出力する手段
をさらに有する付記６記載の受付装置。
【００８０】
（付記８）
前記訪問者の要求に従い、前記訪問相手に電話をかける手段と、
通話を行うためのハンドセットと、
をさらに有する付記６記載の受付装置。
【００８１】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明によれば、対応者不在時の訪問者への応対において適切な名刺発行処理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態におけるシステム構成図である。
【図２】社員テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図３】訪問者テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図４】対応者テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図５】名刺発行可否テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図６】本発明の一実施の形態における処理フロー（その１）を示す図である。
【図７】対応者不在時メニュー画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の一実施の形態における処理フロー（その２）を示す図である。
【図９】名刺データ入力方法選択画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明の一実施の形態における処理フロー（その３）を示す図である。
【図１１】本発明の一実施の形態における処理フロー（その４）を示す図である。
【符号の説明】
１ 社内ネットワーク ３ 受付端末
５ 訪問者対応サーバ ７ 対応者端末
３１ 名刺スキャナ装置 ３３ 名刺プリンタ
３５ ハンドセット
５１ 訪問者ＤＢ ５３ 社員ＤＢ
【発明が属する技術分野】
本発明は、企業等における受付業務支援技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
訪問者が企業等を訪れた場合、一般的には、受付の担当者に訪問相手を告げて取り次いでもらうか又は訪問者受付端末（又は装置等）を操作して訪問相手を指定する。訪問者受付端末は、訪問相手の指定操作を受け付けると、当該訪問相手の（内線）電話機に対して発呼し、通話を開始する。
【０００３】
なお、訪問相手が不在等の場合に、訪問者の名刺等の画像と伝言とを訪問相手の端末装置に表示するシステムが存在する（特許文献１参照）。すなわち、受付等に設置され、部署名、氏名あるいは電話番号等を画面に表示し、来客等の指示操作に基づき電話番号をダイヤリングし、構内交換機を介し構内電話回線に接続された電話機を介して通話するようにした自動受付装置に、名刺等の画像を読取るイメージ読取部と、伝言等の音声を入力する若しくは音声を出力する音声入出力部と、イメージ読取部あるいは音声入出力部よりの信号を記憶するメモリ部と、メモリ部より読出したデータを処理するイメージ・伝言処理部と、イメージ・伝言処理部よりの信号を所要の構内通信線を介し送信する送信部と、送信部よりの信号に基づき画面に表示する端末表示部とを設け、訪問相手が不在等の場合に来客の名刺等の画像および伝言等を端末表示部に表示する。
【０００４】
【特許文献１】
特開平１０−２２４５０２号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
一方で、訪問者は、訪問相手が不在であっても訪問相手の名刺をもらいたい場合がある。例えば、訪問相手の所属部署が頻繁に変わるような場合、常に最新の名刺を持っていないと訪問相手に連絡が取れなくなる恐れがある。また、訪問者の業務実績の証拠立てのために、訪問先の名刺が必要な場合もある。
【０００６】
そこで、受付等に自動で名刺を発行する装置を設置することも考えられるが、訪問相手（名刺発行者）の意思に拘らず全ての訪問者に対して指定された名刺を発行するのは好ましくない。すなわち、訪問者の素性（属性）を確認しないと、訪問相手と面識のない者や悪意のある訪問者等に名刺が渡ってしまう可能性がある。
【０００７】
従って本発明の目的は、対応者不在時の訪問者への応対において適切な名刺発行処理を行うための情報処理技術を提供することである。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る、訪問者応対のための情報処理方法は、訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促し、取得した訪問者の名刺データを記憶装置に格納するステップと、訪問者の名刺データに基づき訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合には、訪問相手の名刺データを出力するステップとを含む。
【０００９】
これにより、訪問者の属性（名刺データ）によって、名刺を発行したりしなかったりすることができる。なお、名刺は紙に印刷して出力するものに限らず、テキスト・データ等の電子データであってもよい。例えば、電子化した名刺データを訪問者の携帯情報端末等に転送するような構成であってもよい。
【００１０】
また、訪問相手の名刺データを出力した場合には、訪問相手に通知を行うステップをさらに含むような構成であってもよい。訪問相手は、訪問者が来たこと及び最新の名刺データを入手したことを知ることにより、それに応じた対応をすることができる。
【００１１】
また、本発明に係る、訪問者に応対する受付装置は、訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促す表示を行う表示手段と、訪問者の名刺を読み込み、訪問者の名刺データを生成する手段と、訪問者による名刺データの入力を受け付ける手段と、訪問者の名刺データに基づき訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合に訪問相手の名刺データを印刷するプリンタとを有する。
【００１２】
なお、本発明に係る方法を実施するためのプログラムは、例えばフレキシブル・ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、半導体メモリ、ハードディスク等の記憶媒体又は記憶装置に格納される。また、ネットワークを介してデジタル信号として頒布される場合もある。なお、処理途中のデータについては、コンピュータのメモリに一時保管される。
【００１３】
【発明の実施の形態】
本発明の一実施の形態に係るシステム構成図を図１に示す。例えばＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）である社内ネットワーク１には、１又は複数の訪問者対応サーバ５と、例えば訪問者自動受付装置である１又は複数の受付端末３と、例えばパーソナル・コンピュータである１又は複数の対応者端末７とが接続されている。訪問者対応サーバ５は、訪問者データベース（ＤＢ）５１と社員ＤＢ５３とを管理している。また、受付端末３は、タッチパネル式の表示装置と名刺スキャナ装置３１と名刺プリンタ３３とハンドセット３５とを有している。但し、タッチパネル式ではなくキーボード等の入力装置を用意してもよい。
【００１４】
また、受付端末３はメール送信機能を有しており、図示しないメール・サーバを介して対応者に対してメールを送信することが可能となっている。また、対応者端末７はメーラ機能を有しており、例えば受付端末３からのメールを受信及び表示することが可能となっている。
【００１５】
なお、社内ネットワーク１を経由する通信には、図示していないがハブやルータ等のＬＡＮを構成する機器及び機能を使用するものとする。
【００１６】
図２に、社員ＤＢ５３のテーブル（以下、社員テーブルと呼ぶ）構成及び格納されているデータの一例を示す。図２の例には、社員番号の列２００と社員名の列２０２とカナ名の列２０４と所属の列２０６と役職の列２０８と勤務地住所の列２１０と電話番号の列２１２とＦＡＸ番号の列２１４と内線電話番号の列２１６と代理者社員番号の列２１８と代理者内線電話番号の列２２０とメール・アドレスの列２２２と携帯電話メール・アドレスの列２２４とホームページ・アドレスの列２２６とが含まれている。
【００１７】
この他、入社年や生年月日等、社員の属性に関するデータが含まれる場合もある。また、所属部署や役職の兼任があり得る場合には、所属部署名を格納する列や役職名を格納する列が各々複数あるような構成であってもよい。
【００１８】
レコードは、社員番号の列２００の値によって一意に特定でき、代理者社員番号の列２１８には、当該レコードが示す社員の不在時に訪問者が訪れた場合に、不在の社員に代わって対応を行う（代理）社員の社員番号が格納されている。また、ホームページ・アドレスの列２２６には、当該レコードが示す社員の最新の名刺データ等を閲覧可能なホームページのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）が格納されている。
【００１９】
図３乃至図５に、訪問者ＤＢ５１のテーブル構成及び格納されているデータの一例を示す。訪問者ＤＢ５１には、訪問者テーブルと対応者テーブルと名刺発行可否テーブルとの例えば３つのテーブルが存在する。
【００２０】
図３に、訪問者テーブルの一例を示す。図３の例には、訪問者番号（Ｎｏ．）の列３００と訪問者名の列３０２とカナ名の列３０４と会社名の列３０６と所属の列３０８と電話番号の列３１０と役職の列３１２とが含まれている。この他、メール・アドレスの列等、訪問者の属性を示すデータを格納する列が含まれる場合もある。レコードは、訪問者番号（Ｎｏ．）の列３００の値によって一意に特定できる。
【００２１】
図４に、対応者テーブルの一例を示す。図４の例には、訪問者番号（Ｎｏ．）の列４００と訪問者名の列４０２と対応者１の列４０４と対応者２の列４０６と対応者３の列４０８と対応者４の列４１０とが含まれている。この他、さらに対応者のデータを格納する列が１又は複数含まれる場合もある。
【００２２】
レコードは、訪問者テーブル（図３）同様、訪問者番号（Ｎｏ．）の列４００の値によって一意に特定できるため、訪問者テーブル（図３）と結合して１つのテーブル構成にしてもよい。なお、対応者１の列４０４乃至対応者４の列４１０には、当該レコードが示す訪問者の訪問相手（以下、対応者と呼ぶ）となる社員の社員番号が格納されており、社員ＤＢ５３（図２：社員テーブル）を参照することにより、社員が特定可能となっている。
【００２３】
図５に、名刺発行可否テーブルの一例を示す。図５の例には、訪問者番号（Ｎｏ．）の列５００と訪問者名の列５０２と最終名刺発行日の列５０３と名刺発行可否の列５０４とコメントの列５０５とが含まれている。本テーブルは、対応者である社員１人につき例えば１テーブルずつ用意されており、レコードは、訪問者番号（Ｎｏ．）の列５００の値によって一意に特定できる。
【００２４】
最終名刺発行日の列５０３には、当該レコードが示す訪問者に対して最後に名刺を渡した日付が格納されている。また、名刺発行可否の列５０４には、対応者である社員が不在時に、当該レコードが示す訪問者に対して最新の名刺を自動発行してもよいかどうかを示すフラグ・データ（「可」又は「不可」）が格納されている。また、コメントの列５０５には、当該レコードが示す訪問者に対する、対応者である社員からの伝言が格納されている。従って、少なくとも名刺発行可否の列５０４とコメントの列５０５とには、対応者である社員が例えば対応者端末７からデータを格納する。
【００２５】
図５の例には、例えば社員番号が「００００１」である社員（鈴木＊＊）用のテーブルのデータが示されている。ここでは、訪問者番号が「０００００１」である訪問者（佐藤太郎）と訪問者番号が「０００００２」である訪問者（高橋二郎）と訪問者番号が「０００００３」である訪問者（山田三郎）とのいずれの訪問者からも対応者として指定され得ることが示されている。対応者テーブルの例（図４）においても対応者１の列４０４の各行に「００００１」という社員番号が格納されており、「鈴木＊＊」がこれらの訪問者の対応者であることが分かる。
【００２６】
この名刺発行可否テーブルには、この他、訪問者が持っている名刺が最新のものであるかどうかを示すフラグ・データを格納するための列が含まれる場合もある。また、訪問者が社員のホームページを閲覧することを可能とするかどうかを示すフラグ・データを格納するための列等、訪問者及び対応する社員に関連するデータを格納する列が含まれる場合もある。
【００２７】
次に、図６乃至図１１を用いて図１に示したシステムの処理の内容を説明する。まず、受付端末３は、訪問者の操作に従い又は初期画面において、対応者のデータの入力を受け付ける画面を、例えばタッチパネルである表示（及び入力）装置に表示する（ステップＳ１）。図示しないが、例えば部署及び名前の入力（又は選択）が可能な画面を表示する。そして受付端末３は、訪問者から例えばタッチパネルによる対応者のデータの入力を受け付け、記憶装置に格納する（ステップＳ３）。
【００２８】
受付端末３は、入力された対応者のデータに基づき社員ＤＢ５３を検索し、社員テーブル（図２）のレコードを抽出し、記憶装置に格納する。そして抽出されたレコードの内線電話番号の列２１６の値を特定して、訪問者が内線電話をかける操作を行うための例えば対応者名を含む画面をタッチパネルに表示する。例えば、訪問者はハンドセット３５を持ち、タッチパネルの操作により電話をかける指示を行う。そして受付端末３は、訪問者の操作に応じて、特定された内線電話番号を割り当てられた電話機に対して発呼する（ステップＳ５）。
【００２９】
なお、同姓同名の社員が存在すること等により、社員テーブル（図２）のレコードが複数抽出された場合には、所属の列２０６の値やメール・アドレス２２２の値等、１人を特定するためのデータを例えば社員名２０２の値と共に一覧表示し、訪問者に選択させるような構成であってもよい。
【００３０】
受付端末３は、所定の時間又は着呼回数に基づき、対応者が在席かどうかを判定する（ステップＳ７）。例えば所定の時間内に着信がなされ、対応者が在席していると判定された場合（ステップＳ７：Ｙｅｓルート）、受付端末３は、通話処理を開始する（ステップＳ９）。そして訪問者は、ハンドセット３５を使用して、対応者との通話を行うことができる。
【００３１】
一方、対応者が不在であると判定された場合（ステップＳ７：Ｎｏルート）、受付端末３は、対応者不在時用のメニュー画面をタッチパネルに表示する（ステップＳ１１）。
【００３２】
図７に、対応者不在時用のメニュー画面の一例を示す。図７の例には、携帯メール・ボタン７０と代理者対応ボタン７２と擬似名刺交換ボタン７４とが含まれている。この画面はタッチパネルに表示され、受付端末３は、ユーザ（訪問者）から、いずれかのボタンに対する選択入力を受け付ける。なお、対応者不在時の応対手段は、図７に示した項目に限定されず、その他の項目のボタンをさらに含むような構成であってもよい。
【００３３】
図６の処理フローに戻り、受付端末３は、ユーザ（訪問者）からの対応者不在時用のメニュー画面（図７）に対する選択入力を受け付ける（ステップＳ１３）。そして受付端末３は、ユーザ（訪問者）の選択入力が「代理者対応」であったかどうか判定する（ステップＳ１５）。すなわち、代理者対応ボタン７２（図７）が選択されたかどうか判定する。
【００３４】
ユーザ（訪問者）の選択入力が「代理者対応」であったと判定された場合（ステップＳ１５：Ｙｅｓルート）、受付端末３は、抽出済みの社員テーブル（図２）のレコードから代理者内線電話番号の列２２０の値を特定し、訪問者が内線電話をかける操作を行うための画面をタッチパネルに表示する。例えば、訪問者はハンドセット３５を持ち、タッチパネルの操作により電話をかける指示を行う。そして受付端末３は、訪問者の操作に応じて、特定された内線電話番号を割り当てられた電話機に対して発呼する（ステップＳ１７）。
【００３５】
着信がなされると、受付端末３は通話処理を開始する（ステップＳ１９）。そして訪問者は、ハンドセット３５を使用して、代理者との通話を行うことができる。なお、代理者が不在の場合には、例えばステップＳ１１の処理に戻る。なお、この場合、表示される対応者不在時用のメニュー画面（図７）には、代理者対応ボタン７２が含まれない。
【００３６】
一方、ユーザ（訪問者）の選択入力が「代理者対応」ではなかったと判定された場合（ステップＳ１５：Ｎｏルート）、ユーザ（訪問者）の選択入力が「擬似名刺交換」であったかどうか判定する（ステップＳ２１）。すなわち、擬似名刺交換ボタン７４（図７）が選択されたかどうか判定する。
【００３７】
ユーザ（訪問者）の選択入力が「擬似名刺交換」ではなかったと判定された場合（ステップＳ２１：Ｎｏルート）、受付端末３は、抽出済みの社員テーブル（図２）のレコードから携帯電話メール・アドレスの列２２４の値を特定し、当該メール・アドレスに対して、所定の処理によって生成したメール・データを送信する（ステップＳ２３）。なお、ユーザ（訪問者）から、氏名及び会社名等の属性入力や伝言入力等を受け付け、メール・データに含めるようにしてもよい。
【００３８】
一方、ユーザ（訪問者）の選択入力が「擬似名刺交換」であったと判定された場合（ステップＳ２１：Ｙｅｓルート）、処理は端子Ａを介して図８の処理に移行する。
【００３９】
受付端末３は、ユーザ（訪問者）の名刺データの入力方法を選択させるための画面をタッチパネルに表示する（図８：ステップＳ２５）。
【００４０】
図９に、名刺データ入力方法の選択画面の一例を示す。図９の例には、自動読み取りボタン９０と手入力ボタン９２とが含まれている。この画面はタッチパネルに表示され、受付端末３は、ユーザ（訪問者）から、いずれかのボタンに対する選択入力を受け付ける。ユーザ（訪問者）にとっては、自動読み取りの方が手間がかからなくて済むが、名刺を持ち合わせていない場合等には、手入力（手入力ボタン９２）が選択される。
【００４１】
なお、名刺データの入力方法は図９に示した項目に限定されず、例えば、電子化された名刺データを訪問者の携帯情報端末から転送する方法等、その他の項目のボタンをさらに含むような構成であってもよい。
【００４２】
図８の処理フローに戻り、受付端末３は、ユーザ（訪問者）からの名刺データ入力方法の選択画面（図９）に対する選択入力を受け付ける（ステップＳ２７）。そして受付端末３は、ユーザ（訪問者）の選択入力が「手入力」であったかどうか判定する（ステップＳ２９）。すなわち、手入力ボタン９２（図９）が選択されたかどうか判定する。
【００４３】
ユーザ（訪問者）の選択入力が「手入力」ではなかったと判定された場合（ステップＳ２９：Ｎｏルート）、受付端末３は、図示しないが、名刺データの読み込み中を示すメッセージ画面を表示し、名刺スキャナ装置３１を介して名刺データを読み込む（ステップＳ３１）。なお、ユーザ（訪問者）の名刺は、名刺スキャナ装置３１が読み込み可能な所定の場所に置かれているものとする。そして受付端末３は、名刺の画像データを生成し、当該画像データに対して文字認識処理を行い、電子化された名刺データを生成する（ステップＳ３２）。
【００４４】
そして受付端末３は、読み込んだデータが適切なものであるかどうかをユーザ（訪問者）が確認するための画面をタッチパネルに表示し、修正すべき項目があればユーザ（訪問者）からの入力を受け付ける（ステップＳ３３）。図示しないが、以下で説明する手入力用の画面と同様の画面であって、読み込んだデータが各項目の入力欄に修正可能な状態で予め埋め込まれているような画面を表示する。
【００４５】
一方、ユーザ（訪問者）の選択入力が「手入力」であったと判定された場合（ステップＳ２９：Ｙｅｓルート）、受付端末３は、名刺データを手入力するための画面をタッチパネルに表示し、ユーザ（訪問者）からの入力を受け付ける（ステップＳ３５）。図示しないが、画面には例えば、会社名、所属部署名、役職、氏名、勤務地住所、連絡先電話番号、ホームページのＵＲＬ等の入力欄が含まれる。
【００４６】
受付端末３は、名刺から読み込んだ又は手入力された名刺データ（確認・修正済）を訪問者データとして記憶装置に格納する（ステップＳ３７）。そして受付端末３は、名刺発行許可の確認処理を開始することを示すメッセージをタッチパネルに表示する（ステップＳ３９）。例えば「対応者の名刺発行を判断しています。しばらくお待ち下さい。」等のメッセージを表示する。
【００４７】
そして受付端末３は、訪問者データ及び対応者データを訪問者対応サーバ５に対して送信する（ステップＳ４１）。訪問者対応サーバ５は、訪問者データ及び対応者データを受付端末３から受信し、記憶装置に格納する（ステップＳ４３）。そして訪問者対応サーバ５は、訪問者データ及び対応者データを用いて訪問者ＤＢ検索処理を行う（ステップＳ４５）。この処理については後に詳述するが、処理結果として、名刺発行可否データ、名刺データ及びコメント・データが出力される。名刺発行可否データは、当該訪問者に対して名刺を発行してもよいかどうかを表すデータである。そして、名刺発行可否データが「発行可」を示す場合、併せて対応者の名刺データが出力される。また、当該訪問者に対しての対応者からの伝言（コメント）がある場合、コメント・データが出力される。
【００４８】
そして訪問者対応サーバ５は、訪問者ＤＢ検索処理の結果に基づき名刺発行可否データ、名刺データ（名刺発行可の場合）及びコメント・データ（ある場合）を受付端末３に対して送信する（ステップＳ４７）。受付端末３は、名刺発行可否データ、名刺データ（名刺発行可の場合）及びコメント・データ（ある場合）を訪問者対応サーバ５から受信し、記憶装置に格納する（ステップＳ４９）。処理は端子Ｂを介して図１０の処理に移行する。
【００４９】
受付端末３は、ステップＳ４９（図８）において訪問者対応サーバ５から受信したデータに基づき以下の判定処理（図１０：ステップＳ５１、ステップＳ５３並びにステップＳ５９）を行う。まず、名刺発行が「可」であるかどうか判定する（図１０：ステップＳ５１）。名刺発行が「可」ではないと判定された場合（ステップＳ５１：Ｎｏルート）、当該訪問者に対しての対応者からの伝言（コメント）があるかどうか判定する（ステップＳ５３）。コメントがあると判定された場合（ステップＳ５３：Ｙｅｓルート）、当該コメントをタッチパネルに表示する（ステップＳ５５）。例えば「先日差し上げました名刺の内容に変更はございません。」等のメッセージを表示する。
【００５０】
一方、コメントがないと判定された場合（ステップＳ５３：Ｎｏルート）、ステップＳ５５をスキップする。そして受付端末３は、名刺発行不可を示すメッセージをタッチパネルに表示する（ステップＳ５７）。例えば「大変申し訳ありませんが、当社「鈴木＊＊」はお客様への名刺発行を許可していないため、自動名刺発行はできません。」等のメッセージを表示する。なお、コメントがある場合、コメントの表示画面と同一画面に表示してもよい。
【００５１】
また一方、名刺発行が「可」であると判定された場合（ステップＳ５１：Ｙｅｓルート）、当該訪問者に対しての対応者からの伝言（コメント）があるかどうか判定する（ステップＳ５９）。コメントがあると判定された場合（ステップＳ５９：Ｙｅｓルート）、当該コメントをタッチパネルに表示する（ステップＳ６１）。例えば「所属が変わりました。今後とも宜しくお願いします。」等のメッセージを表示する。
【００５２】
一方、コメントがないと判定された場合（ステップＳ５９：Ｎｏルート）、ステップＳ６１をスキップする。そして受付端末３は、名刺印刷中を示すメッセージをタッチパネルに表示する（ステップＳ６３）。例えば「名刺を発行いたします。しばらくお待ちください。」等のメッセージを表示する。なお、コメントがある場合、コメントの表示画面と同一画面に表示してもよい。そして受付端末３は、対応者の名刺データを用いて名刺印刷処理を行い、名刺プリンタ３３を介して名刺を発行する（ステップＳ６５）。なお、名刺データに対応者のホームページのＵＲＬが含まれている場合、当該ＵＲＬを併せて名刺に印刷することにより、訪問者は最新の名刺データ等を閲覧することが可能となる。
【００５３】
また、名刺が発行された場合、例えば受付端末３が名刺発行に関するデータを訪問者対応サーバ５に対して送信し、データを受信した訪問者対応サーバ５が、当該対応者に対応付けられた名刺発行可否テーブル（図５）の該当するレコード（訪問者番号で特定）の最終名刺発行日の列５０４の値を、当日の日付に更新するような構成であってもよい。
【００５４】
そして受付端末３は、名刺を発行したことを対応者に報せるメールのデータを生成し、当該対応者宛に送信する（ステップＳ６７）。例えば、図示しない社内メール・サーバに対してメール・データを送信する。なお、対応者のメール・アドレスは、名刺データに含まれているものを使用する。メールの内容は、名刺を発行した旨のメッセージ及び訪問者の名刺データを含む。
【００５５】
社内メール・サーバは、メール・データを受付端末３から受信して、図示しないメール・ボックス等の記憶装置に格納する（ステップＳ６９）。また、例えばメーラ機能を備えた対応者端末７は、ユーザ（対応者）の操作に基づき、社内メール・サーバに対してメール・データ要求を送信する（ステップＳ７１）。社内メール・サーバは、メール・データ要求を対応者端末７から受信し、一旦記憶装置に格納する（ステップＳ７３）。社内メール・サーバは、図示していないが、ユーザ認証処理を行い、ユーザ認証が適正に行われたと判定された場合、メール・ボックスに格納されている当該ユーザ（対応者）宛のメール・データを抽出し、対応者端末７に対して送信する（ステップＳ７５）。対応者端末７は、メール・データを社内メール・サーバから受信し、表示装置に表示する（ステップＳ７７）。
【００５６】
このように、対応者不在時の訪問者への応対において、訪問者から名刺の発行を要求された場合、訪問者の属性に基づき名刺の発行可否を判断し、名刺を発行又は発行を拒否する。また、名刺を発行した場合には、その旨を対応者にメールで報告する。これによって対応者に認められている訪問者は最新の名刺を取得でき、利便性が向上する。また、対応者にはメールで名刺発行が通知されるので、訪問者を認識することができ、必要ならば連絡をとるなどの対応を行うことも可能になる。
【００５７】
次に、図１１を用いて、訪問者ＤＢ検索処理（図８：ステップＳ４５）の詳細について説明する。なお、以下の処理は、特に断りのない限り訪問者対応サーバ５が実行する。
【００５８】
まず、ステップＳ４３（図８）において受信した訪問者データを用いて、訪問者テーブル（図３）を検索する（ステップＳ８１）。通常は訪問者名、会社名及び所属の値を検索キーとするが、一意に特定できない場合には、メール・アドレスの値を検索キーとして用いる場合もある。なお、その場合には、訪問者テーブル（図３）にはメール・アドレスの列が含まれる。また、訪問者データには、訪問者のメール・アドレスが含まれる必要がある。すなわち、訪問者からの手入力又は名刺の読み込みによって、訪問者のメール・アドレスを取得しておく。
【００５９】
そして、該当するレコードが存在するかどうか判定する（ステップＳ８３）。存在しないと判定された場合（ステップＳ８３：Ｎｏルート）、当該訪問者に対しては名刺発行不可と特定し、訪問者ＤＢ検索処理を終了する（ステップＳ１１３）。
【００６０】
一方、該当するレコードが存在すると判定された場合（ステップＳ８３：Ｙｅｓルート）、特定されたレコードの訪問者番号（Ｎｏ．）の列３００（図３）の値とステップＳ４３（図８）において受信した対応者データに含まれる社員番号とを用いて、対応者テーブル（図４）を検索する（ステップＳ８５）。
【００６１】
ここでは、当該訪問者（訪問者番号で特定）に関する対応者テーブル（図４）のレコードを抽出し、そのレコードに、対応者の社員番号のデータが含まれているかどうか確認する。例えば、訪問者番号が「０００００２」である「高橋二郎」（図３：訪問者テーブル参照）が訪問者であり、社員番号が「００００１」である「鈴木＊＊」（図２：社員テーブル参照）が対応者である場合、図４に示した対応者テーブルを検索すると、まず２行目のレコードが訪問者番号から抽出される。そして、そのレコードは、対応者１の列４０４の値が「００００１」であり、対応者の社員番号のデータが含まれていることが分かる。
【００６２】
そして、このような条件に該当するレコードが存在するかどうか判定する（ステップＳ８７）。存在しないと判定された場合（ステップＳ８７：Ｎｏルート）、上で述べたステップＳ１１３の処理に移行する。
【００６３】
一方、該当するレコードが存在すると判定された場合（ステップＳ８７：Ｙｅｓルート）、特定されたレコードの訪問者番号（Ｎｏ．）の列４００（図４）の値を用いて当該対応者に対応付けられた名刺発行可否テーブル（図５）を検索する（ステップＳ８９）。なお、対応者テーブル（図４）と名刺発行可否テーブル（図５）とにおいてデータの矛盾はないものとし、ここでは該当するレコードが存在するものとする。
【００６４】
そして、該当するレコードの名刺発行可否の列５０４（図５）の値に基づき名刺発行が「可」であるかどうか判定する（ステップＳ９１）。名刺発行が「可」であると判定された場合（ステップＳ９１：Ｙｅｓルート）、該当するレコードのコメントの列５０５（図５）に値が登録されているかどうか確認する（ステップＳ９３）。例えば値が登録されていればコメントを表示する設定であると判断する。そして、コメントの表示設定がなされているかどうか判定する（ステップＳ９５）。
【００６５】
コメントの表示設定がなされていると判定された場合（ステップＳ９５：Ｙｅｓルート）、当該訪問者に対しては、名刺発行可否データを「可」と特定し且つコメントを表示すると特定する（ステップＳ９７）。そしてコメント・データ（コメントの列５０５（図５）の値）を抽出し、記憶装置に格納する（ステップＳ９９）。そして、以下に述べるステップＳ１０３の処理に移行する。
【００６６】
一方、コメントの表示設定がなされていないと判定された場合（ステップＳ９５：Ｎｏルート）、当該訪問者に対しては、名刺発行可否データを「可」と特定する（ステップＳ１０１）。そして、対応者の名刺データを社員番号に基づき社員テーブル（図２）から抽出し、記憶装置に格納する（ステップＳ１０３）。例えば、図２に示した社員テーブルの該当するレコードのデータから、社員名の列２０２の値と所属の列２０６の値と役職の列２０８の値と勤務地住所の列２１０の値と電話番号の列２１２の値とＦＡＸ番号の列２１４の値とメール・アドレスの列２２２の値とホームページ・アドレスの列２２６の値とを抽出する。
【００６７】
また一方、名刺発行が「可」ではないと判定された場合（ステップＳ９１：Ｎｏルート）、該当するレコードのコメントの列５０５（図５）に値が登録されているかどうか確認する（ステップＳ１０５）。例えば値が登録されていればコメントを表示する設定であると判断する。そして、コメントの表示設定がなされているかどうか判定する（ステップＳ１０７）。
【００６８】
コメントの表示設定がなされていないと判定された場合（ステップＳ１０７：Ｎｏルート）、上で述べたステップＳ１１３の処理に移行する。
【００６９】
一方、コメントの表示設定がなされていると判定された場合（ステップＳ１０７：Ｙｅｓルート）、当該訪問者に対しては、名刺発行可否データを「不可」と特定し且つコメントを表示すると特定する（ステップＳ１０９）。そしてコメント・データ（コメントの列５０５（図５）の値）を抽出し、記憶装置に格納する（ステップＳ１１１）。そして訪問者ＤＢ検索処理を終了する。
【００７０】
このようにして、訪問者ＤＢ検索処理では、訪問者及び対応者に基づき名刺発行可否を判定する。そして、名刺を発行する場合には、対応者の名刺データを抽出する。
【００７１】
以上本発明の一実施の形態について説明したが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、図２乃至図５に示したテーブル構成は一例であって、同様のデータを格納するためであれば、別の構成を採用するようにしてもよい。また、必要に応じて項目を追加又は削除するようにしてもよい。また、図７及び図９に示した画面構成は一例であって、同様の内容を別の態様にて表現することも可能である。また、訪問者対応サーバ５が複数のサーバによって構成されていてもよいし、受付端末３及び訪問者対応サーバ５が一体であってもよい。
【００７２】
また、訪問者に対してユーザＩＤ及びパスワードを発行し、例えば専用のホームページを介して訪問者が訪問者ＤＢ５１にアクセス可能とすることにより、訪問者のデータに変更があった場合、訪問者自らがデータを更新できるようにしてもよい。また、訪問者と対応者とが１組ずつ対応付けられたホームページを設け、訪問者と対応者とがお互いに最新の名刺データやメッセージ等を閲覧できるようにしてもよい。
【００７３】
（付記１）
訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、前記訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促し、取得した前記訪問者の名刺データを記憶装置に格納する受付ステップと、
前記訪問者の名刺データに基づき前記訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合には、前記訪問相手の名刺データを出力する出力ステップと、
を含むコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７４】
（付記２）
前記受付ステップが、前記訪問者の名刺を読み込ませた場合、読み込んだ前記訪問者の名刺の画像データを文字認識し、前記訪問者の名刺データを生成するステップを含む、
付記１記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７５】
（付記３）
前記訪問相手の名刺データを出力した場合には、当該訪問相手に通知を行うステップをさらに含む、
付記１記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７６】
（付記４）
前記訪問者の名刺データに基づき、前記訪問相手の名刺データの出力が不許可であると判定された場合には、不許可を示すメッセージを出力するステップをさらに含む、
付記１記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７７】
（付記５）
前記訪問相手からの伝言を表示するステップをさらに含む、
付記１又は４記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。
【００７８】
（付記６）
訪問者に応対する受付装置であって、
訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、前記訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促す表示を行う表示手段と、
前記訪問者の名刺を読み込み、前記訪問者の名刺データを生成する手段と、
前記訪問者による名刺データの入力を受け付ける手段と、
前記訪問者の名刺データに基づき前記訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合に前記訪問相手の名刺データを印刷するプリンタと、
を有する受付装置。
【００７９】
（付記７）
前記訪問相手の名刺データを印刷した場合に当該訪問相手に対する通知を出力する手段
をさらに有する付記６記載の受付装置。
【００８０】
（付記８）
前記訪問者の要求に従い、前記訪問相手に電話をかける手段と、
通話を行うためのハンドセットと、
をさらに有する付記６記載の受付装置。
【００８１】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明によれば、対応者不在時の訪問者への応対において適切な名刺発行処理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施の形態におけるシステム構成図である。
【図２】社員テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図３】訪問者テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図４】対応者テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図５】名刺発行可否テーブルの構成及び格納されるデータの一例を示す図である。
【図６】本発明の一実施の形態における処理フロー（その１）を示す図である。
【図７】対応者不在時メニュー画面の一例を示す図である。
【図８】本発明の一実施の形態における処理フロー（その２）を示す図である。
【図９】名刺データ入力方法選択画面の一例を示す図である。
【図１０】本発明の一実施の形態における処理フロー（その３）を示す図である。
【図１１】本発明の一実施の形態における処理フロー（その４）を示す図である。
【符号の説明】
１ 社内ネットワーク ３ 受付端末
５ 訪問者対応サーバ ７ 対応者端末
３１ 名刺スキャナ装置 ３３ 名刺プリンタ
３５ ハンドセット
５１ 訪問者ＤＢ ５３ 社員ＤＢ
Claims (3)
- 訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、前記訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促し、取得した前記訪問者の名刺データを記憶装置に格納する受付ステップと、
前記訪問者の名刺データに基づき前記訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合には、前記訪問相手の名刺データを出力する出力ステップと、
を含むコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。 - 前記訪問相手の名刺データを出力した場合には、当該訪問相手に通知を行うステップをさらに含む、
請求項１記載のコンピュータにより実行される訪問者応対のための情報処理方法。 - 訪問者に応対する受付装置であって、
訪問相手の名刺データの出力要求を訪問者から受け付けた場合、前記訪問者の名刺の読み込ませ又は名刺データの入力を促す表示を行う表示手段と、
前記訪問者の名刺を読み込み、前記訪問者の名刺データを生成する手段と、
前記訪問者による名刺データの入力を受け付ける手段と、
前記訪問者の名刺データに基づき前記訪問相手の名刺データを出力可能であると判定された場合に前記訪問相手の名刺データを印刷するプリンタと、
を有する受付装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2003066649A JP2004280145A (ja) | 2003-03-12 | 2003-03-12 | 訪問者応対のための情報処理方法及び受付装置 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2003066649A JP2004280145A (ja) | 2003-03-12 | 2003-03-12 | 訪問者応対のための情報処理方法及び受付装置 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2004280145A true JP2004280145A (ja) | 2004-10-07 |
Family
ID=33284489
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2003066649A Withdrawn JP2004280145A (ja) | 2003-03-12 | 2003-03-12 | 訪問者応対のための情報処理方法及び受付装置 |
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| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2004280145A (ja) |
Cited By (2)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2014107814A (ja) * | 2012-11-29 | 2014-06-09 | Kyocera Document Solutions Inc | 画像形成装置 |
| JP2017174346A (ja) * | 2016-03-25 | 2017-09-28 | 本田技研工業株式会社 | 受付システムおよび受付方法 |
-
2003
- 2003-03-12 JP JP2003066649A patent/JP2004280145A/ja not_active Withdrawn
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| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
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