JP2003509784A - 文書管理システム - Google Patents

文書管理システム

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Abstract

(57)【要約】 遠隔に位置するコンピュータベースのシステムで予め指名されたユーザが文書管理を実行することを可能にするシステムである。システムのコンポーネントには、公共データ回路網、発行装置、遠隔記憶装置、文書管理装置のコンピュータベースシステムが含まれている。文書管理コンピュータベースシステム、発行装置、遠隔記憶装置は全て公共データ回路網によって予め指名されたユーザにより使用されるコンピュータベースシステムに結合される。システムは遠隔位置から権限を有するユーザが、秘密安全文書の共同と、文書の共有とアーカイブ、文書の内容インデックス、文書のデジタル認証、文書の電子的ファイルおよび発行を行うことを可能にする。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書管理システム、特に十分なサービス文書管理システムを与
えるシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
今日のビジネス業界は日常を基礎として生成され使用される多量の紙であふれ
ている。例えば、典型的な裁判期間中には数万の文書が作成される。この山のよ
うな紙の中の情報を記憶し、管理し、検索することは時間を浪費し、費用がかか
る。さらに悪いことに、文書は誤ってファイルされたり、また“システム”で失
われる可能性かもしれない。組織はこの紙を論理的な方法で組織するのに数千ド
ルを費やしているが、それでも依然として必要な時に重要な文書を発見できない
ことが分かっている。
【０００３】 文書のデータベースが良好に組織されても、数年後にアクセスすることは困
難である。例えば、一度訴訟が完結されると、文書は典型的に長期間用の記憶装
置に入れられ記憶される。これらが良好に組織されインデックスされていても、
このようなプロセスは記憶された文書を後のケースで使用することを過度に困難
にする。結果として、一度文書の集合体中に置かれた知識は実効的に失われ、回
復されない。
【０００４】 特にこれらが容易にアクセスされるのに十分良好に組織化される場合には、
現在の記録管理システム、特に、紙形態の文書を管理するシステムはまた高価で
ある。この組織化と管理の費用価格はさらに高い消費者価格の形態で公衆に直接
転嫁される。
【０００５】 記録管理問題以上に、文書認証は付加的な問題を提示する。公証人が文書に
サインするか陳述を承認する前に、情報が物理的に存在することを必要とする証
明システムをサポートするために相当量の時間と金額が費やされる。
【０００６】 幾つかの会社は１以上のこれらの負担を緩和することを意図するシステムで
動作する。例えばJusticeLink とWestFileのような電子司法ファイルソフトウェ
アプロダクトは司法に特定されたケースについては、管理および電子ファイリン
グ受諾能力に焦点を当てている。これらはユーザにより作成されたファイルに関
係しない。JusticeLink はファイルされた文書の電子ファイル化とその後の共有
を提供するが、内容インデックスを提供し、司法、発行、証明でファイルされて
いない文書のアクセスまたはその他の能力を提供しない。WestFileはWestFileシ
ステムを使用して電子的にファイルされた文書のインデックスを可能にするが、
それ故、公共の記録の文書にのみを目的としている。
【０００７】 BackJackとEvaultのようなその他のシステムは、ネットワークアーカイブを
提供しようとする。これらの解決手段は、内容インデックス、共有されたアクセ
ス、アクセス監査および制御、デジタル署名、発行または電子ファイル化のよう
な重要な複数のサービス数を顧客へ与えない。結果的に、これらは実効的な文書
管理システムと考えれるには欠点がある。
【０００８】 ゼロックスのような文書管理会社は内部文書管理向けに適応した製品を提供
している。これらの文書管理ソフトウェアはイントラネット、エクストラネット
、ユーザのグループが変化を追跡しながら、文書をチェックインしチェックアウ
トすることを可能にする。これらの解決手段は１つの企業に対する内部文書処理
および制御システムを提供しようとしている。これらのうち幾つかの会社は社内
文書管理用のイントラネット解決手段を与える。これはしばしば、企業の顧客が
媒体としてイントラネットを使用して彼等のリソースを共有し使用し始めるとき
のネットワーククライアント／サーバベースのコンピュータシステムの拡張であ
る。これらの会社がユーザによる秘密安全認証を必要とするので、このシステム
はシステムの外部のものにより使用されることができず、したがって文書の共同
が内部でしか実現されない。
【０００９】 Legal Anywhere Collaborator 4.0 とLegal NetEx は司法業用に設計された
その他のソフトウェアツールである。Legal Anywhere Collaborator 4.0 はある
事項に関する文書の開発で共同するように特に代理人とクライアント用に設計さ
れたイントラネット／エクストラネットベースのツールである。Legal Anywhere
は長期の使用、オフライン動作、アーカイブ、開発ホスティングおよびプログラ
ミングのような特徴を含んでいる。Legal NetEx はパスワードのセキュリティに
よりインターネットを介してユーザが文書を電子的に送信、受信、共同、ファイ
リング、および記憶することを可能にする。暗号化はまたLegal NetEx でも利用
可能であるが、Legal NetEx は文書のアーカイブ、電子証明、電子ファイル化、
遠隔発行を行うことができない。
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
前述したように、現在利用可能なシステムはネットワークによって特定のビジ
ネス応用を行うことを試みているが、一体化されたサービスシステムを与えるこ
とには関係しない。したがって、内容インデックス、共有された文書のアクセス
、アクセス監査、デジタル署名、発行、電子ファイル化のための装置を有する容
易にアクセス可能な文書管理ツールが必要とされる。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明は、秘密保全文書の共同動作、共有、内容インデックスによるアーカイ
ブ、デジタル文書証明、電子文書ファイル化、文書発行を行う文書管理システム
である。
【００１２】
【発明の実施の形態】
本発明の前述の特性および多数の付随する利点は、添付図面を伴った以下の詳
細な説明を参照することにより良好に理解されるであろう。 本発明は、特定の媒体におけるオンライン証明、内容インデックス、遠隔秘密
保護文書アーカイブ、機能監査、文書の選択的な発行により、インターネットを
横切って秘密保護文書管理とアクセスを提供する。
【００１３】 図１は、コンピュータベースのネットワークシステムである文書管理システ
ム20を示している。文書管理システム20は公共または私有ネットワーク24によっ
て複数のクライアント22および遠隔記憶装置28へ結合された文書管理装置21を含
んでいる。文書管理装置21は、結合されたクライアント22の遠隔文書アーカイブ
、文書の共同、秘密安全文書アクセス、監査された文書のアクセス、デジタル文
書署名、文書内容インデックス、文書発行、外部文書記憶を実行するコンポーネ
ントを含んでいる。これらのコンポーネントを図２に関して以下さらに詳細に説
明する。
【００１４】 図２は図１で示されているシステムまたは結合されたシステムのソフトウェ
アコンポーネントを示している。文書管理装置21は秘密安全およびアクセス制御
コンポーネント40と、システム管理装置42、データ抽出コンポーネント44とを含
んでおり、これらは全てアプリケーションプログラム46に結合されている。抽出
コンポーネント44はデータ貯蔵装置48−52に結合されている。
【００１５】 システム管理装置42は、スケジューラコンポーネント60、発行コンポーネン
ト62、データベースメンテナンスコンポーネント64、請求およびアカウントコン
ポーネント66、発行追跡コンポーネント68、モニタコンポーネント70を含んでい
る。アプリケーションプログラム46は、スクリプトコンポーネント80、外部貯蔵
装置通信コンポーネント82、認証コンポーネント84、文書登録コンポーネント86
、文書内容インデックスコンポーネント88、監査足跡コンポーネント90、デジタ
ル署名コンポーネント92、会社登録コンポーネント94、電子ファイルコンポーネ
ント96、ユーザ登録およびセキュリティコンポーネント98、アカウントおよび請
求コンポーネント100 、文書ビューコンポーネント102 、対応管理装置104 、発
行スケジュール管理装置106 、コミュニティサービスコンポーネント108 とを含
んでいる。システムアドミニストレータ42は、プリンタ110 のような出力装置、
コンパクトディスク発生装置112 に結合されている。
【００１６】 １実施形態では、遠隔記憶装置28は、多数の分散された遠隔位置のデジタル
証明書貯蔵装置120 のような記憶コンポーネント、文書貯蔵装置122 、または電
子ファイルシステム124 を含んでいる。
【００１７】 請求プロセスは文書処理中、ユーザの希望するアカウント請求書の選択にし
たがたって実行される。各ユーザは１以上の請求アカウントを有し、これは処理
時間においてアクティブである。アクティブな請求書アカウントはユーザによる
処理確認の結果として借り方記入され、ここでは請求アカウントが明示される。
【００１８】 各ユーザは文書トランザクション請求書の一部として使用されるデフォルト
料金請求として請求アカウントを選択する。会社に関する各ユーザの請求アカウ
ントは会社が送り状を受ける場所等の一般的なの請求書情報を有する。さらに、
各ユーザは月々の請求書の一部として使用されるパーソナルクレジットカード情
報を入力する機会を与え、それによってユーザが同一のログオンアカウントを維
持し、請求書責任を分割しながら個人的およびビジネス向き文書を受信し実現す
ることを可能にする。
【００１９】 各会社は、送り状生成フォーマットをカスタム化の選択肢を有する。会社は
各送り状のグループ化の３つのレベルを特定し、スプレッドシートまたは紙面の
ような受信されるフォーマットを特定することができる。送り状の付加的な詳細
レベルも規定されることができる。
【００２０】 送り状は２か月のような周期的なベースで実行され、アクセス可能なオンラ
インである。各送り状の付加的な詳細はユーザによりアクセス可能である。
【００２１】 ユーザ登録およびセキュリティコンポーネント98はユーザ認証を与える。ユ
ーザ認証は最低の１つのパスワードとチャレンジ／応答プロセスに基づいている
。ユーザ登録およびセキュリティコンポーネント98はネットワーク24によってユ
ーザのアクセス可能なページを提供する。第１のページでは、ユーザは最低の１
つのパスワードと、システムへアクセスするための選択的な第２のパスワードを
選択するように尋ねられる。ユーザ登録およびセキュリティコンポーネント98は
ユーザが与えたパスワードの組合わせと別名に基づいて、文書管理装置21の機能
にユーザがアクセスすることを可能にする。ユーザアカウントアクセス中に、別
名およびパスワードの組合わせを使用することによる３つの失敗したアカウント
のアクセスが存在するならば、ユーザ登録およびセキュリティコンポーネント98
はアカウントをロックし、ユーザに個人化されたチャレンジ／応答プロセスを使
用させ、アカウントをアンロックする。チャレンジ／応答プロセスに関して、１
以上の個人的なチャレンジの質疑応答が登録プロセスを完了するためユーザによ
り必要とされる。ユーザはチャレンジ／応答プロセスに適切に応答するときパス
ワードを含んだｅメールを受信する。全てのユーザのシステムとの対話が記録さ
れ、将来の秘密安全監査に対して監査される。認証されたユーザはそれらの登録
プロセスにより規定されアクセス制御リストにより示されたアクティビティを実
行することを許容される。
【００２２】 また、ユーザ登録およびセキュリティコンポーネント98は、ユーザがパスワ
ードと他のセキュリティ情報を変更することを可能にするユーザインターフェイ
ス（ＵＩ）ウィンドウを提供する。ユーザがオリジナルパスワードを入力するこ
とにより認証された後、新しいパスワードとその確認はユーザのパスワードを変
更するために必要とされる。ユーザが事前に２つのパスワードを認証のために入
力したならば、両方のパスワードはパスワードの変更をリクエストされる。ＵＩ
はまた選択されたときユーザの２次パスワードを取消す消去ボタンを提供する。
【００２３】 ユーザの登録およびセキュリティコンポーネント98は、チャレンジ／応答プ
ロセスの認証チャレンジの変更を可能にするために別のＵＩを提供する。新しい
チャレンジと応答は、新しいチャレンジ、応答、応答確認を入力することにより
行われる。認証チャレンジＵＬの変更はまた選択されたときユーザの２次チャレ
ンジを取消す消去ボタンを与える。さらに別のＵＬは認証されたユーザがそのク
レジットカード情報をアクセスし変更することを可能にする。
【００２４】 ユーザがデジタルで署名した文書の署名者になる前に、デジタル署名コンポ
ーネント92はユーザがデジタル証明書を実行することを可能にする１以上のＵＩ
ページを提供する。ユーザはデジタル署名コンポーネント92により与えられる登
録ページの証明されたバージョンを印刷し、署名し、戻す。デジタル署名コンポ
ーネント92により証明されたページを受信し確認したとき、デジタル署名コンポ
ーネント92は、ユーザがデジタル証明書を検索することを可能にする個人識別番
号（ＰＩＮ）と秘密保護ページ（ＷＥＢサイト）への生のリンクを含んでいる秘
密保護ｅメールをユーザへ発送する。
【００２５】 セキュリティおよび認証コンポーネント84は、システムのその他のユーザと
の秘密保護ユーザ通信を行う。インターネットによる秘密保護ソケット層通信を
使用するシステムは私有と公共のキー対を必要とする。私有キーは所有者により
メッセージを暗号化するためにのみ使用される。他方、公共キーは暗号解読目的
にのみその他のユーザに対して発行される。私有キーにより、ユーザは解読され
たメッセージをその公共キーにより暗号化する。デジタル証明はユーザ間の直接
的な信頼のある通信を設定するために所望のユーザへユーザの公共キーを送る。
デジタル証明は文書を署名することのには使用されない。デジタル証明はユーザ
の公共キーを発行しユーザのデジタル署名を確認するためにユーザへ送られる。
デジタル証明は遠隔に位置されたデジタル証明貯蔵装置120 に記憶され、周期的
に新しくされ、必要と思われるときに取消される。
【００２６】 電子ファイルコンポーネント96は、ユーザによって特定された維持期間にユ
ーザがユーザ特定電子的にファイルまたは文書をアーカイブすることを可能にす
る。文書内容インデックスコンポーネント88はユーザがリクエストしたとき、電
子ファイル化コンポーネント96によりアーカイブされる文書を自動的にインデッ
クスする。例えば、１つの形態の電子的なファイル化は文書のファクシミリ送信
である。別の形態は連邦破産裁判所により使用されるようなＥＤＩベースシステ
ムにより電子的に文書をファイルすることである。
【００２７】 文書登録コンポーネント86は、セキュリティと制御を維持しながらユーザが
他の興味を有するパーティとアーカイブされた文書を共有することを可能にする
。文書登録コンポーネントＵＩページを通じて、ユーザは他の興味を有するパー
ティが、レビューしコメントするため読取り専用のアーカイブされた文書にアク
セスすることを可能にする。例えば、遺言書、証拠または裁判書類の摘要等の文
書を作成した弁護士は、これを、インターネットにアクセスするクライアントま
たは他の裁判パーティのような他のユーザと共有する。監査足跡コンポーネント
90はアーカイブされた文書に対するユーザのアクセスの監査を与える。任意のユ
ーザによる各アクセスは記録され、アクセス経歴は文書の著者により観察される
ことができる。付加的なインデックス化とグループ化能力もまたシステムをアク
セスする全てのパーティに有効である。
【００２８】 １例のシナリオでは、ユーザは文書管理装置21に遠隔的に記憶し、レビュー
のため文書の著者によって彼または彼女に割当てられた複数の文書を示される。
各文書をアクセスし、レビューするとき、監査記録は記録時間とアクセスレベル
を作成される。
【００２９】 対応管理装置104 は、これらの動作環境に適合するようにユーザが文書管理
プロセスをカスタム化することを可能にするＵＬを提供する。対応管理装置104
は任意のアクセスが各指定されたユーザをファイルすることを可能にする条件ア
クセス制御リストを生成するプロセスフローテンプレートを含んでいる。例えば
、テンプレートは相手の弁護士が文書をレビューすることができる前に、文書を
レビューし署名する全てのクライアントを限定する。プロセスのフローは３つの
相互に関連するタイプに限定され、即ち、 コミュニティレベル−全ての組織により使用される１組のテンプレート、 会社レベル−会社の管理者により限定されるような会社を通して使用される１
組のフロープロセステンプレート、 ユーザレベル−文書のアーカイブ中に使用される１組の個人テンプレートをユ
ーザが規定する。
【００３０】 以下、本発明にしたがって実行される文書の多数のユーザ共同の例を示す。
共同文書は共同するために著者によりチェックインされ、共同する人々のグルー
プに特別に割当てられる。その後、文書は割当てられたグループ中の各人により
チェックアウトされ、各変更はＭＳ ＷＯＲＤ（商標名）またはＷＯＲＤＰｅｒ
ｆｅｃｔ（商標名）のようなそれぞれのワード処理文書により追跡される。各バ
ージョンの文書は監査目的のために保存される。文書についてのユーザまたはグ
ループメンバのコメントは対応特性を使用して記録される。各人のコメントは識
別され注解される。ユーザは彼等が文書管理システムで先に登録した署名を有す
るならば、法的に結び付けられた電子署名を特定し文書またはファイルに割当て
ることを可能にされる。例えば、弁護士は証言を文書管理システムへ送信し、ク
ライアントによる署名をリクエストする。文書管理システムで登録した署名を有
する署名者はインターネットを通じてシステムへ記録でき、文書を電子的に署名
する。電子的に署名された文書はプライバシーと法的な合法性を与える。
【００３１】 発行スケジュール管理装置106 は複数の異なる媒体で文書発行を可能にする
。文書発行はユーザが文書のコピーを抽出するプロセスである。発行スケジュー
ル管理装置106 は最初に確認ユーザインターフェイススクリーンを与える。確認
ユーザインターフェイススクリーンは複数の異なるファイルフォーマットの選択
をユーザに与える。その後、ユーザはファイルのターゲットディレクトリを指示
する。次に、ユーザはファイル情報と、アクションと、請求書情報を確認ＵＩス
クリーンを通じて示す。文書は文書のオリジナルフォーマットとＨＴＭＬフォー
マットでダウンロード可能である。例えば、ユーザがＨＴＭＬフォーマットを選
択したならば、ユーザはＨＴＭＬフォーマットの文書を示され、その後与えられ
た確認スクリーンを通じてファイル情報、動作、請求書情報を示す。
【００３２】 一度ユーザがＨＴＭＬまたはオリジナルフォーマットで１組のファイルを選
択すると、スケジュール事象が発行スケジュール管理装置106 により生成される
。スケジュール事象はコンパクトディスク（ＣＤ）または紙のコピーの生成のい
ずれかである。ブラウザベースインターフェイスを使用してＣＤの内容にアクセ
スすることを可能にする所望およびカスタムインターフェイスが与えられるなら
ば、ＣＤの内容はインデックスされる。内容インデックスはオフラインのときユ
ーザが内容インデックスされた文書にアクセスすることを可能にする。例えば、
ＣＤは弁護士が裁判中にケース文書を観察し走査することを可能にする。付加的
なコピーはまた裁判官と他の関心のあるパーティに送られることができる。
【００３３】 発行スケジュール管理装置が生成したＵＩ内で、ユーザはＣＤまたは紙発行
のため発送アドレスを提供する。ユーザは発送のときに発行アクティビティの完
了状態を受信する。
【００３４】 別のスケジュール事象は外部システムへのファイルの伝送である。指示され
た外部システムは文書管理システムで登録されなければならない。ユーザはコミ
ュニティおよび／または会社と受信システム情報の要件を特定する。ユーザは実
行のときにアクティビティの完了状態を受信する。
【００３５】 以下、図２で前述した本発明と相互動作するユーザのプロセズの１例を示す
。通常のユーザ情報はユーザログインプロセスの一部として与えられる。この情
報はインテリジェントホルダ（後述する）と、表示された文書リストを狭くする
ために適用されたデフォルトフィルタのような文書の個人的にされた観察に関連
するデータを含んでいる。
【００３６】 ネットワーク24によってユーザシステム22から査定された文書管理装置によ
り与えられるようにユーザが文書管理システムに署名した後、ｔｏ−ｄｏリスト
はユーザが動作を実行しなければならない文書のリストである。以下はｔｏ−ｄ
ｏリストの好ましい文書動作カテゴリである。 レビュー 署名 承認 共同 リスト中の各アイテムは所望の動作を実行するため文書観察ページへの直接リ
ンクを有する。ユーザはそれらの文書観察をカスタム化できる。文書管理装置21
はユーザによりアクセスされる文書のインターフェイスグループ化を提供する。
ｔｏ−ｄｏリストは表示されたＴＯ−ＤＯリストＵ１ボタン上をユーザがクリッ
クするときにはいつでもダイナミックに発生される。ｔｏ−ｄｏリストのユーザ
選択は対応する文書リストと、その文書に関連する必要な動作を表示する。各ユ
ーザはユーザが必要なときに文書のアーカイブ、レビュー、共同または発行を可
能にする先に割当てたアカウントレベル許可を有する。
【００３７】 文書管理装置22により管理される文書は４つのタイプが存在し、即ちアーカ
イブ、共同、外部、テンプレートである。アーカイブされた文書は読取り専用で
あり、変更不可能であり、インデックスされる。これはＴＯ−ＤＯリストを介し
て適切なアクセス権を与えられると、直接アクセスされる。ユーザにより行われ
る動作がないと文書の内容に任意の影響を与える。アーカイブされた文書は可能
なウイルス感染を走査し、ウイルスが検出された場合、ユーザは継続したいかし
たくないかを尋ねられる。ウイルス感染した文書はインデックスされず、観察可
能ではなく、これをアクセスする任意のユーザは感染の可能性に関して警告され
る。
【００３８】 共同文書はチェックインとチェックアウトプロセスにより、選択された幾つ
か（の文書）により変更可能であり、文書の内容はインデックスされない。共同
文書は可能なウイルス感染に対して走査され、ウイルス検出の場合、登録および
チェックインされることが可能にされない。共同文書は共同アクティビティの仕
上げの時に所有者によってアーカイブされることができる。
【００３９】 外部文書は文書管理装置21に存在しない文書である。外部文書は一度インデ
ックスされ、外部ドキュメントへのアクセスは、査定制御リスト装置を使用して
文書管理装置21により管理される。文書のコピーは内容インデックスプロセス中
に文書管理装置21に一時的にコピーされ、プロセス終了のときに消去される。外
部文書の内容は文書管理装置21によって管理されないので、変更される保証はな
い。付加的に、貯蔵装置に外部に記憶された文書へのアクセス速度は文書の速度
に高度に依存している。
【００４０】 テンプレート文書は種々のレベルのアクセスを有する読取り専用文書である
。パーソナルテンプレート文書はアーカイブ登録プロセスを通じて可能にされる
。コミュニティまたは会社に加入した任意のユーザはテンプレートにアクセスで
きる。テンプレート文書はオリジナルフォーマットを通じてのみアクセスされる
。テンプレート文書は可能なウイルス感染について走査され、ウイルスが発見さ
れた場合に登録を許可されない。コミュニティは文書管理装置21により登録され
る。個人および会社のテンプレートは会社の管理者により登録される。
【００４１】 １組のプロセスフローテンプレートはアクセス制御リスト規定プロセス中に
使用される。ＤＦＭは文書タイプの特有の１組の一般的な条件ルールを限定する
。前述したように、このプロセスはユーザによる３つの使用レベル、即ちコミュ
ニティレベル、会社レベル、ユーザレベルを有することができる。ＤＦＭテンプ
レートは、リクエストされたタスク、信頼性、完了に基づいて、条件付きで付勢
される一連のアクセス制御リスト記録を生成する。各信頼性はリクエストされた
デッドラインを伴う。例えばジョン・スミスは特定のデータによって与えられた
ドキュメントをレビューまたは署名するようにリクエストされる。文書に対して
動作を実行するようにリクエストされた各登録されたユーザは、リクエストと、
文書の位置へのリンクを含んでいるｅメールによってリクエストを通知される。
付加的に、任意のユーザは、コンタクトのようにシステムに十分登録されず、一
時的なパスワードを受信し、文書管理装置21へのログインを可能にし、文書を登
録プロセスの秘密安全情報フェーズを完了する。アクセス制御リスト規定中、文
書は以下の属性を捕捉する。 文書に対するユーザの許可されたアクセス ユーザにリクエストされたアクティビティ リクエストされたアクティビティの完了日 価格を含むためにユーザによりリクエストされたアクティビティの許容可能な
数 例えば、以下のステートメントはこれらの属性を共通の英語に変換することに
より作成され、即ち、John Smith should review this document by 1/1/99 no
more than 3 times 。
【００４２】 文書管理装置21は文書のグループと、予め限定されたユーザがホルダに関し
て動作を行う役割のホルダを提供する。文書管理装置21はホルダ名と、ホルダと
その役割に関するユーザを設定する。例えばケース1234はクライアントとしてジ
ョン・スミスとジョー・ブラウンを有し、ベティ・ムーアを相手の弁護士とし、
ケビン・ジェームスを弁護士とし、ジャームズ・ウェストを副弁護士とする。
【００４３】 文書管理装置21は所定のホルダのデフォルトアーカイブルールを設定する。
高速度文書アーカイブに対して使用され、したがって任意のタイプの文書の属性
要求に回答するフォルダアクセス制御リストテンプレートが作成される。例えば
、ケース1234の全ての証言は最大３回ジョン・スミスによりレビューされ、アー
カイブ後、４日の期限である。
【００４４】 インテリジェントホルダは、ユーザが個人的な方法で文書をグループ化しそ
れらのアクセスを管理することを可能にするグラフィックＵＩである。インテリ
ジェントホルダの各アイテムは、ユーザに特定のドキュメントから受け継がれた
インテリジェンスを有する。インテリジェンスホルダはコミュニティキャビネッ
ト（例えば法律、銀行、不動産）とアクティビティ引出し（例えばアーカイブ、
レビュー、署名）により組織される。キャビネットと引出しはユーザの文書アク
セス制御リストによりダイナミックに作成される。例えば、ユーザが銀行により
文書をレビューするように割当てられたならば、銀行キャビネットは括弧により
ユーザの注意を必要とする複数の文書をユーザに可視にする。反対に、レビュー
引出しは、括弧内でリビューされる複数の文書のバンキングの下で可視になる、
引出しを選択するとき、即ちユーザがクリックするかまたは何等かの方法で引出
しを付勢するとき、インテリジェントホルダは可視になる。インテリジェントホ
ルダはユーザによりダイナミックに再構成され、将来使用するために個人化され
たビューとして保存されることができる。付加的に、キャビネットおよび引出し
のように、ユーザの注意を必要とする複数の文書は括弧で表示される。
【００４５】 ユーザは、利用可能なコミュニティ特定の属性を使用してダイナミックに３
つのインテリジェントホルダレベルを限定する能力を有する。例えば、一人のユ
ーザがアカウントのビュー階層と、アカウント内の文書タイプと、文書タイプ内
の法律領域を限定する。別のユーザは文書タイプと、その文書タイプを有するア
カウントと、文書タイプに関連するクライアント名を選択してもよい。
【００４６】 インテリジェントホルダは文書のさらに高速度のアーカイブおよび共同を可
能にする。ユーザは１以上の文書を特別なインテリジェントホルダへドラッグし
、文書の属性を規定する。ユーザが１組の文書ホルダデフォルトアクセス制御リ
ストを有するならば、文書管理装置21はテンプレートを使用して自動的にアクセ
ス制御リストを定める。
【００４７】 文書リストは選択されたインテリジェントホルダに関連される。文書リスト
は文書名、所有者、リクエストされた動作、期限日のような通常の文書属性を含
んでいる。表示された選択ボタンのダブルクリックにより、文書ユーザは文書の
詳細な情報スクリーンに置かれ、ここでユーザは文書において付加的な動作を実
行できる。ユーザの注意を必要とする文書は強調される。
【００４８】 ユーザには、ユーザ選択文書の特定の一般的情報を含んでいる文書詳細ビュ
ーと、文書の経歴、対応、文書に対する許容可能な動作を含んだセクションとが
与えられる、一般的な情報は、 文書名、 所有者、 作成日、 タイプ、 コミュニティ特定属性、 ユーザにより規定されたカスタム属性、 デフォルト請求書アカウントを含んでいる。
【００４９】 デフォルト請求書アカウントは通常所有者であるが、ユーザがアカウント登
録プロセスの一部としてそれを特定しているならば、ユーザは選択的にそれ自体
を選択できる。
【００５０】 文書アクティビティは一人のユーザと別のユーザによりリクエストされたま
たは許容された動作である。これらのアクティビティは各ユーザと文書に特定で
ある。ユーザは文書に署名する通常の許可を有するが、文書自体にユーザの署名
権が与えられていないならば、ユーザは署名を可能にされない。ユーザの署名権
と、ユーザの文書の署名許可との両者はユーザがその権限を有するように与えら
れなければならない。文書に対する全てのアクティビティは監査記録を使用して
記録される。確認スクリーンがユーザに表示され、アクションと、かかる料金と
、かかる料金の請求書アカウントを確認する。ユーザ確認は選択されたアクショ
ンを実行し、アカウント処理を完了するために必要とされる。
【００５１】 以下、文書に対して許容可能なアクティビティを説明する。これらは選択可
能なＵＩとしてユーザへ示される。
【００５２】 レビュー−ユーザはＨＴＭＬまたは他の言語を使用して文書を観察し、ＨＴ
ＭＬまたは匹敵するバーションの文書をユーザのシステム22で取出し、またはそ
のオリジナルフォーマットの文書をユーザのシステム22で取出す。文書の捕捉は
または発行と考えることができる。特定のバージョンの共同文書は与えられたＵ
Ｉを通じてアクセスされることができる。
【００５３】 承認−文書のユーザの承認が記録される。これは文書内容と、文書オリジネ
ータとユーザ間の内部通信に依存する。このアクティビティは所定の文書の内部
部門の処理のために使用されることができる。
【００５４】 署名−アクティビティの選択はデジタル的に文書に署名する。署名は、 −私用キーを使用して、文書メッセージのダイジェストと、文書のハッシュ（
不要情報のある）暗号化を送信し、 −ユーザが割当てられた私用キーを使用して、メッセージダイジェストを暗号
化し従って文書に署名することを可能にし、 −ユーザが署名された文書を、暗号化されたメッセージダイジェストとして文
書管理装置21へ送信し、 −文書管理装置21は、署名された文書を解読することにより署名を確証し、ユ
ーザの私用キーを使用して、公共キーを送信されたメッセージダイジェストと比
較し、 −文書管理装置21は、確認され、署名された文書を記憶し、アクションを記録
し、 −文書管理装置21は、文書の所有者に署名のアクティビティを示すｅメールを
送信することによって実行される。
【００５５】 メッセージダイジェストは、文書を表す所有アルゴリズムにより生成される
暗号化された２５バイトのハッシュ値である。
【００５６】 拒否−拒否の選択はリクエストされたアクティビティを拒否する。ユーザは
拒否の理由として対応を入力する必要がある。拒否は拒否アクティビティが生じ
たことを示すｅメールを文書オリジネータに対して生成する。ユーザにより拒否
されたアクティビティはユーザのｔｏ−ｄｏリストと文書リストから消滅する。
【００５７】 −チェックアウト−チェックアウトの選択により、ユーザはオリジナルフォ
ーマットで共同文書のコピーを得ることができる。チェックアウトアイテムはこ
れがチェックインまたは取消されるまで、再度チェックアウトされることができ
ない。
【００５８】 チェックイン−チェックインの選択により、ユーザは新しいバージョンの共
同文書を登録できる。チェックアウトは文書のチェックイン前に必要なアクティ
ビティである。先のバージョンのチェックイン文書は保存され、文書の観察また
は発行中にバージョンを特定することによりアクセス可能である。
【００５９】 チェックアウトの取消し−チェックアウトの取消しの選択はチェックアウト
された文書を解除する。
【００６０】 発行−発行の選択によってユーザは種々のフォーマットで文書を発行できる
。
【００６１】 文書管理装置21は、全体的な文書の詳細の観察の一部として表示される文書
アクセス経歴を提供する。文書アクセス経歴は、実行されたアクティビティ（レ
ビュー、発行、オリジナルフォーマット、署名）を示す文書に対する任意のアク
ティビティと、アクティビティの時間と、ユーザの偽名を含んでいる。
【００６２】 また、文書管理装置21によって、文書の対応、各文書に添付された関連する
テキストファイルが与えられる。文書の対応から変更されるか削除される情報は
なく、ユーザが付勢（提出）ボタンを選択するまで、文書の対応に書き込まれる
情報はない。各文書の対応エントリは時間、ユーザ名、テキストエントリのタグ
を付けられる。
【００６３】 文書は好ましくはほとんどのファイルフォーマットでＨＴＭＬフレームにお
いて観察可能である。このプロセスは２００までの異なるファイルフォーマット
を観察可能なＨＴＭＬフォーマットに変換する。その他のマークアップ言語また
はフォーマットも可能である。ウイルスに感染したファイルはこの機構により観
察されることができない。
【００６４】 文書管理装置21また検索およびフィルタリング能力を提供する。検索基準は
将来使用するために保存可能である。文書管理装置21は、文書内容と文書の属性
に対する検索を可能にする。例えばユーザは、所定のクライアントのアクセスを
有しワード“分散された処理”を含んでいる全ての文書を検索する。
【００６５】 全ての文書アクセスは文書の所有者によって与えられる。デフォルトにより
、文書所有者以外のユーザは特別に許可されなければ文書に対する観察、および
アクセスをすることができない。さらに、ユーザは所有者によりリクエストされ
、所定の文書に対してユーザのアカウントにより許容されたアクションだけを実
行することができる。
【００６６】 アカウントと請求書コンポーネント100 と請求書およびアカウントコンポー
ネント66は、文書のトランザクション中に、ユーザの請求書選択にしたがってア
カウント請求書を実行する。各ユーザは一度の処理でアクティブな１以上の請求
書アカウントを有する。付勢された請求書アカウントはユーザによる処理確認の
結果として借り方記入される。各ユーザは文書処理請求書の一部として使用され
るデフォルトアカウントとして請求書アカウントを選択する。会社に関連する各
ユーザ請求書アカウントは、会社が送り状を受取る場所等の通常の請求書情報を
有する。さらに、各ユーザは、ユーザが請求書の責任を分割しながら個人および
ビジネス向けの文書を受信しアーカイブすることに同一のログオンアカウントを
使用することを可能にするため月々の請求書の一部として使用される個人的なク
レジットカード情報を入力する機会を有する。
【００６７】 各会社は送り状フォーマットをカスタム化する選択肢を有する。会社は各送
り状の３つのレベルのグループ化を特定し、スプレッドシートまたは紙等の受信
フォーマットを特定することを可能にされる。送り状の付加的な詳細レベルも限
定可能である。送り状の送付は隔月などの周期を基礎として実行され、オンライ
ンでアクセス可能である。各送り状の付加的な詳細はユーザにアクセス可能であ
る。
【００６８】 コミュニティサービスコンポーネント108 は関連するビジネス情報を含んだ
種々のＵＩページを提供する。コミュニティページＵＩはユーザがビジネス向け
情報を通知する区域を提供する。一般のニュースＵＩはＭＳＮＢＣとＷＳＪのよ
うな他の主要なビジネス関連ニュースサイトへのリンクを提供する。投資コミュ
ニティに対するＳｃｈｗａｂ．ｃｏｍ等、所定のコミュニティまたは会社に関連
するビジネス関連区域へリンクを有する他のＵＩページも設けられる。貸与区域
は質問または処理に対するビジネスの必要な回答によって発生されたポスティン
グを可能にする。文書管理システムコミュニティの他のメンバはこれらのポステ
ィングに回答するように選択できる。街頭演説区域は、コミュニティの全てのメ
ンバが使用するための文書管理システムの監視された専門家の白紙および文献ポ
スティング区域である。
【００６９】 本発明の好ましい実施形態を示し説明したが、種々の変形が本発明の技術的
範囲から逸脱せずに行われることができることを認識するであろう。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明のコンポーネントを示したブロック図。
【図２】 本発明のコンポーネントを示したブロック図。
【図３】 本発明のコンポーネントを示したブロック図。
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 17/60 １５４ Ｇ０６Ｆ 17/60 １５４ (81)指定国 ＥＰ(ＡＴ，ＢＥ，ＣＨ，ＣＹ， ＤＥ，ＤＫ，ＥＳ，ＦＩ，ＦＲ，ＧＢ，ＧＲ，ＩＥ，Ｉ Ｔ，ＬＵ，ＭＣ，ＮＬ，ＰＴ，ＳＥ)，ＯＡ(ＢＦ，ＢＪ ，ＣＦ，ＣＧ，ＣＩ，ＣＭ，ＧＡ，ＧＮ，ＧＷ，ＭＬ， ＭＲ，ＮＥ，ＳＮ，ＴＤ，ＴＧ)，ＡＰ(ＧＨ，ＧＭ，Ｋ Ｅ，ＬＳ，ＭＷ，ＭＺ，ＳＤ，ＳＬ，ＳＺ，ＴＺ，ＵＧ ，ＺＷ)，ＥＡ(ＡＭ，ＡＺ，ＢＹ，ＫＧ，ＫＺ，ＭＤ， ＲＵ，ＴＪ，ＴＭ)，ＡＥ，ＡＬ，ＡＭ，ＡＴ，ＡＵ， ＡＺ，ＢＡ，ＢＢ，ＢＧ，ＢＲ，ＢＹ，ＢＺ，ＣＡ，Ｃ Ｈ，ＣＮ，ＣＵ，ＣＺ，ＤＥ，ＤＫ，ＤＺ，ＥＥ，ＥＳ ，ＦＩ，ＧＢ，ＧＥ，ＧＨ，ＧＭ，ＨＲ，ＨＵ，ＩＤ， ＩＬ，ＩＮ，ＩＳ，ＪＰ，ＫＥ，ＫＧ，ＫＰ，ＫＲ，Ｋ Ｚ，ＬＣ，ＬＫ，ＬＲ，ＬＳ，ＬＴ，ＬＵ，ＬＶ，ＭＤ ，ＭＧ，ＭＫ，ＭＮ，ＭＷ，ＭＸ，ＭＺ，ＮＯ，ＮＺ， ＰＬ，ＰＴ，ＲＯ，ＲＵ，ＳＤ，ＳＥ，ＳＧ，ＳＩ，Ｓ Ｋ，ＳＬ，ＴＪ，ＴＭ，ＴＲ，ＴＴ，ＵＡ，ＵＧ，ＵＺ ，ＶＮ，ＹＵ，ＺＡ，ＺＷ

Claims (19)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 遠隔位置のコンピュータベースシステムで予め指名されたユ
    ーザが文書管理を行うことを可能にするシステムにおいて、 公共データネットワークと、 発行装置と、 遠隔位置の記憶装置と、 公共データネットワークによって予め指名されたユーザにより使用される前記
    発行装置と、前記遠隔位置の記憶装置と、前記コンピュータベースシステムに結
    合された文書管理コンピュータベースシステムとを具備し、前記文書管理システ
    ムは、 局部記憶装置と、 局部記憶装置に結合されたプロセッサを具備し、前記プロセッサは、 予め定められたセキュリティ情報に基づいて前記遠隔に位置するコンピュ
    ータベースシステムを使用して、アクセスの権利をユーザへ与える認証コンポー
    ネントと、 文書を登録し、前記登録された文書に文書プロセスフローを割当てる電子
    ファイリング文書登録コンポーネントを有し、 前記プロセッサは前記割当てられた文書プロセスフローに基づいて特定の
    権利を与えられたユーザが１以上の予め限定された動作を前記登録された文書に
    対して実行することを可能にし、 プロセッサはさらに、前記局部記憶装置または前記遠隔位置の記憶装置の
    一方で登録された文書をアーカイブする文書アーカイブコンポーネントと、 指名された登録された文書の内容をインデックスする文書内容インデック
    スコンポーネントと、 登録されたアーカイブされた文書のインデックス内容を検索する検索コン
    ポーネントと、 先に与えられたデジタル証明情報と前記割当てられた文書プロセスフロー
    に基づいてデジタル署名を登録された文書に与えるデジタル署名コンポーネント
    と、 登録された文書に関して監査足跡情報を発生し、この監査足跡情報は登録
    された文書に対するユーザのアクセスの記録と、登録された文書に対して行われ
    たユーザの動作を含んでいる監査足跡コンポーネントと、 登録された文書の前記生成された監査足跡情報と予め定められた料金計算
    情報に基づいて請求書を生成する請求書コンポーネントと、 前記発行された装置において登録された文書を発行する文書発行コンポー
    ネントとを具備しているシステム。
  2. 【請求項２】 前記登録された文書はアーカイブ、共同、外部およびテンプ
    レート文書からなるグループから選択された文書タイプである請求項１記載のシ
    ステム。
  3. 【請求項３】 アーカイブおよびテンプレート文書は読取り専用の文書であ
    る請求項２記載のシステム。
  4. 【請求項４】 文書プロセスフローは予め定められた一般的なプロセスフロ
    ーにしたがって規定される請求項１記載のシステム。
  5. 【請求項５】 文書プロセスフローは文書へのアクセスを許可されたユーザ
    の進行と、各許容されたユーザにより必要とされる動作と、各許容されたユーザ
    により必要とされる動作の完了日と、各ユーザにより必要とされる動作の許容数
    とを規定する請求項４記載のシステム。
  6. 【請求項６】 文書プロセスフローは予め定められた会社のプロセスフロー
    にしたがって規定される請求項１記載のシステム。
  7. 【請求項７】 文書プロセスフローは文書へのアクセスを許可されたユーザ
    の進行と、各許容されたユーザにより必要とされる動作と、各許容されたユーザ
    により必要とされる動作の完了日と、各ユーザにより必要とされる動作の許容数
    とを規定する請求項６記載のシステム。
  8. 【請求項８】 文書プロセスフローは権限を与えられたユーザにより規定さ
    れる請求項１記載のシステム。
  9. 【請求項９】 文書プロセスフローは文書へのアクセスを許可されたユーザ
    の進行と、各許容されたユーザにより必要とされる動作と、各許容されたユーザ
    により必要とされる動作の完了日と、各ユーザにより必要とされる動作の許容数
    とを規定する請求項８記載のシステム。
  10. 【請求項１０】 予め定められた動作は、文書の観察、承認、拒否、デジタ
    ル署名、および文書の発行からなる請求項１記載のシステム。
  11. 【請求項１１】 前記発行はコンピュータディスクまたは紙による発行の少
    なくとも一方である請求項１記載のシステム。
  12. 【請求項１２】 前記プロセッサはさらに、ユーザのコンピュータベースシ
    ステムにおいてユーザにより観察可能な対話式に表示されるウィンドウとのユー
    ザインターフェイスを生成するユーザインターフェイスコンポーネントを備え、
    前記対話式に表示されたウィンドウは他のプロセッサコンポーネントからの情報
    を表示し、割当てられた文書プロセスフローに基づいて前記プロセッサにより可
    能にされる動作をユーザが行うことを可能にする対話式特性を有している請求項
    １記載のシステム。
  13. 【請求項１３】 前記表示された情報は、文書プロセスフローに基づいてユ
    ーザに自動的に割当てられた１以上の予め定められた動作が割当てられている文
    書を含んでいる請求項１２記載のシステム。
  14. 【請求項１４】 前記対話式特性は文書のチェックアウト用のチェックアウ
    トアイコンと、先にチェックアウトされた文書のチェックイン用のチェックイン
    アイコンとを含み、前記１以上の予め定められた動作は文書がチェックアウトさ
    れるときに文書で実行される請求項１２記載のシステム。
  15. 【請求項１５】 前記対話式特性は１以上のサブジェクトキャビネットと１
    以上のアクティビティ引出しとを有し、それぞれの前記サブジェクトキャビネッ
    トはそこにある文書の共通のサブジェクトに基づいて登録された文書を有し、そ
    れぞれの前記アクティビティ引出しは、そこにある文書に対して実行される共通
    の動作に基づいて登録された文書を有する請求項１２記載のシステム。
  16. 【請求項１６】 前記共通のサブジェクトと共通の動作はユーザにより割当
    てられる請求項１５記載のシステム。
  17. 【請求項１７】 前記対話式に表示されたウィンドウは、ユーザ選択された
    文書の文書情報を与える書情報ウィンドウを備え、前記文書情報は選択された文
    書のアクセスの経歴、対応情報、文書について行われた動作、文書名、所有者、
    作成日付、タイプ、属性および請求アカウント情報を含んでいる請求項１２記載
    のシステム。
  18. 【請求項１８】 前記与えられた文書情報はさらに前記選択された文書に関
    する請求料金を含んでいる請求項１７記載のシステム。
  19. 【請求項１９】 前記生成されたユーザインターフェイスは、共同文書をア
    ーカイブ文書へ変換するコンポーネントを具備している請求項１２記載のシステ
    ム。
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