JP5656563B2 - 文書管理システム、文書管理システムの制御方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、複数のファイルを１つの文書のバージョンとしてまとめて管理可能な文書管理システム、文書管理システムの制御方法、プログラム関するものである。

データベースを用いた文書管理システムでは、登録するファイルをデータベース内で管理する場合、データベースが使用する格納用ディスク量が運用に合わせて増大していく。また、文書管理システムの基本機能として、ファイルの編集過程で作成された複数のファイルを時系列でバージョンとして登録してひとつの文書として管理する機能（バージョン管理機能）がある。バージョン管理機能では、文書登録時に登録されるファイルのファイル形式を決定し、以降文書のバージョンを更新する際には、最初に登録したファイル形式のみ使用できるのが一般的である。しかし、複数の文書形式をバージョンとして更新する機能を持つ文書管理システムなど、管理体系の異なるシステムが存在する。

従来技術として、バージョン管理されている複数のファイルのうち、更新を行うファイルと更新を行わないファイルとの格納先を分割する技術が提案されている（たとえば、特許文献１参照）。

特開２００３−２６３３５０号公報

しかしながら、格納用ディスクの使用量が増大すると、一般的にデータベースが使用するディスクは高価であるため、運用時のコストが増えてしまうという課題がある。また、管理体系の異なる文書管理システム間でデータを移行する場合、同じ文書としての登録ができないといった課題がある。これに対し、先行技術で示した特許文献では、上記の課題を解決することができなかった。

本発明では、上記課題を鑑み、データベースにおける格納用ディスクの使用料を減少させることで運用コストを抑え、かつ管理体系の異なる場合にもデータ管理が可能な文書管理システムを提供することを目的とする。

上記の課題を解決するため、本発明における文書管理システムは、１つの文書について複数のバージョンを管理することが可能な第１の文書管理装置及び、前記第１の文書管理装置がアクセス可能なファイルサーバを含む文書管理システムであって、第２の文書管理装置で管理されている文書を前記第１の文書管理装置へ移行する場合に、移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョンを前記第１の文書管理装置に登録し、前記移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンを前記ファイルサーバのフォルダに登録する登録手段と、前記第１の文書管理装置に登録された前記移行対象の文書のプロパティ情報に、当該移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンが保存された前記ファイルサーバのフォルダのパス情報を登録するパス情報登録手段と、を有することを特徴とする。

本発明によって、文書管理システムの運用時にかかるコストを低減することが可能となる。また、バージョン管理方法の異なる文書管理システム間での文書データの移行、および移行後の運用が可能になる。

本発明の一実施例に適用されるシステム全体の機器構成を表すブロック図。 本発明の一実施例に適用される文書管理サーバ装置に関する物理構成を表す図。 本発明の一実施例に適用されるバージョン管理の概念を表す図。 本発明の一実施例に適用されるファイルサーバ装置でのフォルダ構造の概念を表す図。 本発明の一実施例に適用されるファイルサーバ装置に格納されるバージョン情報ファイルの形式の一例を示す図。 文書情報のデータ形式及び構造の一例を示す図。 バージョン管理情報のデータ形式及び構造の一例を示す図。 プロパティ管理情報のデータ形式及び構造一例を示す図。 実施例１におけるデータ移行処理の手順を表すフローチャート。 実施例１における文書登録処理の手順を表すフローチャート。 実施例１における移行後の文書管理画面一例を示す図。 システム設定情報のデータ形式および構造の一例を示す図。 実施例２における文書管理画面の一例を示す図。 実施例２におけるバージョン管理画面の一例を示す図。 実施例２における新規文書登録処理の手順を示すフローチャート。 実施例２における文書更新処理の手順を示すフローチャート。 実施例２における文書削除処理の手順を示すフローチャート。 実施例２における文書ファイル取得処理の手順を示すフローチャート。 実施例３におけるプロパティ管理情報のデータ形式および構造の一例を示す図。 実施例３における文書更新処理の手順を示すフローチャート。 実施例３における文書削除処理の手順を示すフローチャート。 実施例３における文書ファイル取得処理の手順を示すフローチャート。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

但し、この実施の形態に記載されている構成要素のうち、相的配置、データ内容などは、特に特定的な記述を行わない限りはこの発明の範囲をそれらにより限定する趣旨のものではない。

以下に本発明の文書管理システムに係わる第１の実施例について説明する。

＜文書管理サーバ装置を含む全体構成＞
本実施例に適用される文書管理システムを提供する文書管理サーバ装置を含む、システム全体の構成図について、図１のブロック図を参照して説明する。

図１に示すとおり、システムは、文書管理サーバ装置１０１、ファイルサーバ装置１０２、クライアント装置１０３、旧文書管理サーバ装置１０４、ネットワーク１０５とで構成される。尚、本実施例では、文書管理システムを提供している旧文書管理サーバ装置から、本発明に関する文書管理システムを提供する文書管理サーバ装置１０１に移行する例について説明を行う。

文書管理サーバ装置１０１は、文書をバージョンで管理する機能を持つものであり、クライアント装置１０３からの要求に応じて、管理している文書情報やファイルを提供する。尚、文書管理サーバ装置１０１の構成については、図２を用いて後述する。

ファイルサーバ装置１０２は、ファイルの入出力を制御する機能を持つものであり、ファイルをフォルダの階層構造をもって管理することができる。ファイルサーバ装置１０２は、前述の文書管理サーバ装置１０１からアクセス可能であり、文書管理サーバ装置１０１からアクセスにより、クライアント装置１０３から登録されたファイルの管理に使用される。ファイルサーバ装置１０２は、一般的なファイルサーバとしての機能をもつものであり、ネットワークを介して文書管理サーバ装置１０１からのファイル入出力、およびフォルダの作成／削除の機能をもつものである。

クライアント装置１０３は、クライアントＰＣなどの情報処理装置であり、文書管理サーバ装置１０１の文書情報の表示や操作を行う窓口となるものである。図示するように、このクライアント装置１０３はネットワーク１０５内において特にひとつに限定されるものではなく、複数存在することも可能であり、また能力の異なる機器で構成されていても良い。クライアント装置１０３は、一般的なパーソナルコンピュータであり、ネットワーク１０５を介して文書管理サーバ装置１０１と通信して、格納されている文書情報へのアクセスを行うための端末としての役割を果たすものである。クライアント装置１０３は、文書管理サーバ装置１０１から提供されたデータを表示したり、取得した文書ファイルを任意の場所に保存したり、取得したファイルを閲覧する機能を有する。

旧文書管理サーバ装置１０４は、文書管理サーバ装置１０１同様に文書をバージョンで管理する機能を持つものであるが、バージョンの管理体系が文書管理サーバ装置１０１とは異なるものである。この旧文書管理サーバ装置１０４は、文書管理サーバ装置１０１への文書データの移行元となるものであり、移行後にはシステム構成上必要なくなる装置である。

ネットワーク１０５は、文書管理サーバ装置１０１とファイルサーバ装置１０２、クライアント装置１０３、旧文書管理サーバ装置１０４がそれぞれに双方向通信することが可能なネットワークである。ネットワーク１０５は、イーサネット（登録商標）などのネットワークシステムであり、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）、ＷＡＮ（ワイドエリアネットワーク）、インターネットの形で実現されるものである。

＜文書管理サーバ装置の構成＞
文書管理サーバ装置１０１は、サーバ用パーソナルコンピュータであり、ＣＰＵやＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ、ネットワークインターフェースカード（以降ＮＩＣと略す）等のハードウェアにより構成される情報処理装置である。また、文書管理サーバ装置１０１は、外部もしくは内包したディスプレイ（以降ＣＲＴと略す）やキーボード（以降ＫＢと略す）、マウス（以降ＭＯＵＳＥと略す）と接続されてユーザからの入出力制御を行うこともできる。

文書管理サーバ装置１０１の機能構成について、図２を参照して説明する。図２に示すとおり、文書管理サーバ装置１０１は、内部で利用される部分と、外部からの処理を受け付ける部分で構成される。まず、内部で利用される部分としては、文書情報管理部２０１、バージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３とが存在する。

また、外部からの処理を受け付ける部分としては、文書登録処理制御部２０４、文書移行処理制御部２０５、バージョン処理制御部２０６、表示内容生成部２０７，リクエスト処理制御部２０８、ネットワーク通信部２０９とが存在する。

文書情報管理部２０１は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、文書情報の入出力処理を行う。また、文書情報管理部２０１は、前述の文書情報をＲＡＭ、もしくはＨＤＤを使用したエリアに格納する。

バージョン情報管理部２０２は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、バージョン情報の入出力処理を行う。また、バージョン情報管理部２０２は、前述のユーザ情報をＲＡＭ、もしくはＨＤＤを使用したエリアに格納する。

プロパティ情報管理部２０３は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、プロパティ情報の入出力を行う。また、プロパティ情報管理部２０３は、前述のプロパティ情報をＲＡＭ、もしくはＨＤＤを使用したエリアに格納する。

文書登録処理制御部２０４は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、クライアント装置１０３から送信された文書登録に関するリクエスト処理の制御を行う。文書登録処理制御部２０４は、主に前述の文書情報管理部２０１を使用して処理を行う。

文書移行処理制御部２０５は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、旧文書管理サーバ装置１０４からの文書移行処理の制御を行う。文書移行処理制御部２０５は、前述の文書情報管理部２０１、バージョン情報管理部２０２、およびプロパティ情報管理部２０３を使用して処理を行う。

バージョン処理制御部２０６は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、クライアント装置１０３からのバージョン一覧取得処理、およびバージョンファイルの取得処理の制御を行う。バージョン処理制御部２０６は、主に前述のバージョン情報管理部２０２、およびプロパティ情報管理部２０３を使用して処理を行う。また、このバージョン処理制御部２０６は、ファイルサーバ装置１０２と通信し、バージョン情報、およびプロパティ情報に記載された文書ファイルの入出力処理も行う。

表示内容生成部２０７は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、他の処理制御部での処理結果をクライアント装置１０３に送信するための表示情報の生成／整形する処理の制御を行う。本実施例においては、ＷＥＢブラウザを介した情報の授受であるため、表示情報は主としてＨＴＭＬ形式や、ＳＯＡＰなどが想定される。

リクエスト処理制御部２０８は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、クライアントから送信されたリクエストを後述のネットワーク通信部２０９から最初の受信する場所であり、全てのリクエストに対する一次処理を行う。リクエスト処理制御部２０８は、リクエスト内容に応じて前述の文書登録処理制御部２０４、文書移行処理制御部２０５、バージョン処理制御部２０６に処理を依頼する。

ネットワーク通信部２０９は、クライアント装置１０３や旧文書管理サーバ装置１０４から受信した処理要求を前述のリクエスト処理制御部２０８に通知し、処理結果をそれぞれの処理要求元に返信する通信の制御を行う。また、ネットワーク通信部２０９は、ファイルサーバ装置１０２への処理要求の送信制御を行う。ネットワーク通信部２０９は、文書管理サーバ装置１０１のＮＩＣを表しており、ネットワーク１０５と接続される。

＜文書管理構造＞
図３は、文書管理サーバ装置１０１でのバージョン管理の概念を説明するための模式図である。図３には、文書管理サーバ装置１０１で管理される文書の論理的な構造を表されている。文書管理サーバ装置１０１の文書情報は、文書を格納するフォルダ３０１と、文書概念３０２、ファイル３０３〜３０５、プロパティ３０６によって構成される。

フォルダ３０１は、論理的な階層構造を構成するための要素であり、フォルダを複数の階層で構成することもできる。本実施例に置いては、フォルダが複数階層になっている必要がないため、単一のフォルダを用いて説明する。

文書概念３０２は、複数のファイルを保持するための概念であり、保持するファイルをバージョンという形で時系列管理するとともに、文書やファイルのバージョンごとに保持するプロパティ値の管理も行う。ファイル３０３〜３０５は、文書概念３０２の中に保持されるファイルを表しており、本図では、３０３、３０４、３０５が、それぞれ順にバージョン１、バージョン２、バージョン３としてバージョン管理されていることを表している。このうち、３０５が最新バージョンであり、それ以外の３０３、３０４については過去バージョンである。プロパティ３０６は、文書概念３０２の単位、もしくは、各ファイルの単位で保持されるプロパティ値を表している。

＜ファイルサーバでのフォルダ構造＞
図４は、ファイルサーバ装置１０２上でのフォルダ構造の概念を説明するための模式図である。ファイルサーバ装置１０２上では、前述の文書概念の単位でフォルダが作成され、作成されたフォルダの中に該文書概念に関係するファイルが配置されている。

本実施例では、フォルダ４０１、４０２、４０３は階層構造の関係にあり、最下層となるフォルダ４０３が文書概念を表すフォルダとなる。フォルダ４０３の中には、文書管理サーバ装置１０１では管理しないバージョンのファイルを保存しており、ファイル４０４、４０５がそれを表している。ファイル４０４，４０５は、それぞれ一意になるファイル名称をつけて管理され、本実施例ではバージョン番号をファイル名称としている。

バージョン情報ファイル４０６は、フォルダ４０３の中に持つファイル情報を管理するためのファイルであり、ファイル４０４，４０５のファイル名称や、バージョンごとに保持するプロパティ情報をファイルに紐づけた形式で保持する。

図５は、バージョン情報ファイル４０６の一例を表したものであり、以下の情報が記述されている。「Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｎａｍｅ」、は文書名称を示す情報である。「Ｆｏｌｄｅｒ ｐａｔｈ」は、文書管理サーバ装置１０１における、文書概念が保存されているフォルダパスを示す情報である。「Ｖｅｒｓｉｏｎ Ｃｒｅａｔｅｄ」、「Ｖｅｒｓｉｏｎ ｃｏｍｍｅｎｔ」、「Ｖｅｒｓｉｏｎ ｃｒｅａｔｏｒ」、「Ｐａｇｅ」はファイル毎に対応するファイル情報である。上記のファイル情報は、それぞれ「バージョン番号」、「バージョン作成日時」、「バージョンコメント」、「バージョン作成者」、「ページ数」を示す。

＜取り扱うデータ形式、および構成＞
次に、図６〜図８を用いて、図３で示したバージョン管理の論理的な構成を実現するためのデータ構造について説明する。図６〜図８は、図２で示した文書管理サーバ装置１０１が取り扱うデータの形式とデータ例を表す図である。尚、以下に示す情報は、本発明を表現するうえで最低限の項目を表しており、他の項目を必要に応じて追加することも可能である。

図６の文書情報は、文書単位で保持する情報の形式を表しており、文書ＩＤ６０１、文書名称６０２、ファイル形式６０３、格納場所６０４とで構成される。図６の表は、図２で示した文書管理サーバ装置１０１の文書情報管理部２０１が扱う文書情報として使用されるものである。

文書ＩＤ６０１は、６１１で表す文書情報を一意に表すため情報である。文書名称６０２は、文書ＩＤ６０１が表す文書の表示上の名称を表すための情報である。ファイル形式６０３は、文書ＩＤ６０１が表す文書のファイル拡張子を表す情報である。格納場所６０４は、文書ＩＤ６０１が表す文書が登録されている保管先のフォルダを表す情報である。文書情報６１１は、実際の文書情報を表しており、図３の文書概念３０２に対応する文書情報を表現している。尚、本実施例では、説明の簡略化のため、文書情報を１つのみ図示したが、文書管理サーバ装置１０１にて管理されている文書の数だけ文書情報が管理されている。

図７は、前述の文書ＩＤ６０１が表す文書に対応付けられたバージョン、バージョンに対応するファイルの等の情報であるバージョン情報の一例を表しており、本実施例においては文書ＩＤ７０１、バージョン７０２、ファイル７０３とで構成される。尚、図７の表は、文書管理サーバ装置１０１のバージョン情報管理部２０２が扱うバージョン情報として使用されるものである。

文書ＩＤ７０１は、前述の図６の文書情報との関係を表しており、文書ＩＤ６０１に存在するいずれかのＩＤ（つまり文書）が使用されることを示す。バージョン７０２は、文書ＩＤ７０１の表す文書の中でのバージョン番号を表しており、同じ文書ＩＤ７０１を持つ情報の中では一意な値（たとえば、Ｖｅｒ１、Ｖｅｒ２）を保持する。ファイル７０３は、文書ＩＤ７０１、バージョン７０２によって一意になる文書バージョンが表すファイルを表わしており、この情報の中にファイルの実体が格納される。

文書ＩＤ７０１とバージョン７０２の組み合わせによって、７１１〜７１３で表すバージョン情報を一意に表すことができる。７１１、７１２、７１３は実際のバージョン情報を表しており、それぞれ前述の図３のファイル３０３、３０４、３０５を表現している。

図８は、文書ＩＤ６０１が表す文書、及び文書に含まれる各バージョンに対応するプロパティ情報の一例を表しており、本実施例においてプロパティ情報は、文書ＩＤ８０１、バージョン８０２、プロパティ名称８０３、プロパティ値８０４で構成される。図８の表は、文書管理サーバ装置１０１のプロパティ情報管理部２０３が扱うプロパティ情報として使用されるものである。

文書ＩＤ８０１は、図６の文書情報との関係を表しており、文書ＩＤ６０１に存在するいずれかのＩＤ（つまり文書）が使用されることを示す。バージョン８０２は、図７のバージョン情報との関係を表しており、バージョン７０２に存在するいずれかのバージョン番号を表している。ただし、文書自体に持つプロパティ情報の場合には、８１１〜８１６までの行に記載したように、このバージョン８０２にはバージョン番号以外のも値が使用されることもある。

プロパティ名称８０３は、文書、もしくはバージョンが保持するプロパティ種別を表している。プロパティ値８０４は、文書ＩＤ８０１、バージョン８０２、プロパティ名称８０３の組み合わせによって一意になるプロパティ値を表しており、ここに各文書やバージョンごとの値を格納する。本実施例で記載しているプロパティ情報としては、８１１〜８１６が文書自体に設定された値、８１７〜８３１までが各バージョンに設定された値であることを表している。

＜文書管理サーバの移行処理＞
旧文書管理サーバ装置１０４に格納されている文書を文書管理サーバ装置１０１対して移動する文書移行処理手順について、図９と図１０を参照して説明する。図９は文書移行処理の全体的な流れを示すフローチャートであり、その中から後述の図１０の文書登録処理を呼び出す形態になっている。尚、本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵにより、ＲＡＭに格納されている各種実行プログラムが実行されることによりリクエスト処理制御部２０８から指示された文書移行処理制御部２０５において実行される。

ステップＳ９０１において、文書移行処理制御部２０５は、旧文書管理サーバ装置１０４に存在するフォルダの中から、移行対象フォルダとして指示されたフォルダの下位に存在するフォルダのフォルダ情報を取得し、ＲＡＭに格納する。ステップＳ９０２において、文書移行処理制御部２０５は、ＲＡＭに格納したフォルダ情報のうち任意の階層のフォルダ情報を取得する。この後、ステップＳ９０２からステップＳ９０４が移行対象フォルダの下位に存在するフォルダのフォルダ情報を全て処理するまで繰り返され、全てのフォルダ情報が処理された後ステップＳ９０５に移行する。

ステップＳ９０３において、文書移行処理制御部２０５は、ステップＳ９０２で取得したフォルダ情報からフォルダ名称を取得し、そのフォルダ名称を使用して、文書管理サーバ装置１０１にフォルダを作成する。ステップＳ９０４において、文書移行処理制御部２０５は、作成したフォルダを文書管理サーバ装置１０１に登録し、ステップＳ９０２で取得したフォルダを指示し、フォルダ情報がまだ存在する場合に、その下位階層の移行を行うためにステップＳ９０２に戻る。尚、ステップＳ９０４の処理が終了したら、ステップＳ９０２で取得したフォルダの階層については移行が完了したことになるため、処理をしたフォルダ情報がＲＡＭから削除され、ステップＳ９０２に戻る。

ステップＳ９０５において、文書移行処理制御部２０５は、図１０で後述する処理フローを呼び出すことにより指示されたフォルダの直下の文書登録処理を行う。ステップＳ９０５の処理が終了したら、本処理フローは終了となる。

図１０は、図９のステップＳ９０５における文書登録処理の詳細を示すフローチャートであり、旧文書管理サーバ装置１０４内の指示された特定のフォルダの下に存在する文書を文書管理サーバ装置１０１に移動する具体的な処理を表している。本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示された文書移行処理制御部２０５において実行される。

ステップＳ１００１において、文書移行処理制御部２０５は、旧文書管理サーバ装置１０４から、移行対象フォルダとして指示されたフォルダの中に存在する文書の一覧（文書情報）を取得し、取得した文書情報をＲＡＭに格納する。

ステップＳ１００２において、文書移行処理制御部２０５は、ＲＡＭに格納した文書情報を一つ取得して、次のステップＳ１００３に進む。この後、すべての文書情報が処理されるまでステップＳ１０１１までの処理をループし、取得する文書情報が存在しない場合には、本処理フローを終了する。

ステップＳ１００３において、旧文書管理サーバ装置１０４から、ステップＳ１００２で取り出した文書情報に対応する文書の全バージョンの情報、および各バージョンのファイルを取得し、文書管理サーバ装置１０１の中で一意になる文書ＩＤを発行する。さらに、文書移行処理制御部２０５は、取得したバージョン情報、ファイル、および発行した文書ＩＤをＲＡＭに格納し、次のステップＳ１００４に進む。

ステップＳ１００４において、ＲＡＭに格納したバージョン情報の中からバージョン番号の一番大きいバージョンを最新バージョンとしてその情報を取得し、文書管理サーバ装置１０１に登録する。ここでは、ステップＳ１００３で発行された文書ＩＤを元に、文書情報管理部２０１、バージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３に対して、ＲＡＭに取得した、バージョン情報、ファイルを使用して登録を行う。

これにより、図６の文書情報には１件のデータ、図７のバージョン情報には１件のデータ、図８のプロパティ情報には１１件のデータが登録されることとなる。この際、プロパティ情報のうち、文書自体のプロパティである、「過去Ｖｅｒパス」については設定値は空白のまま登録を行う。

ステップＳ１００５において、文書移行処理制御部２０５は、ステップＳ１００３で取得したバージョン情報の数が１つかどうかを判定する。判定の結果、バージョン情報が２つ以上あると判定された場合にはステップＳ１００６に進み、バージョン情報が１つの場合には次の文書の処理を行うため、ループ処理の先頭であるステップＳ１００２に戻る。

ステップＳ１００６において、文書移行処理制御部２０５は、ＲＡＭに格納したバージョン情報の中から、最新バージョン以外の過去バージョンの一覧（過去バージョン情報）を取得する。ステップＳ１００７において、文書移行処理制御部２０５は、取得した過去バージョン情報のうちから、任意のバージョン情報を一つ選択する。選択すべきバージョン情報が存在しない場合には、一つの文書に対する全てのバージョン情報の移行が終了したため、処理ループを抜けて、ステップＳ１００２に戻り、次の文書の移行処理に移る。

ステップＳ１００８において、文書移行処理制御部２０５は、ステップＳ１００７からのステップＳ１０１１までのループ処理の回数を判定し、最初の一回であった場合には、ステップＳ１００９に進む。ループ回数が２回目以上の場合には、ステップＳ１０１０に進む。ステップＳ１００９において、文書移行処理制御部２０５は、ファイルサーバ装置１０２に、移行対象の文書に含まれる過去バージョンを格納するための用のフォルダを作成する。文書用のフォルダは、前述の図４で示した通り、既定のフォルダ階層が作成された内の任意の最下層フォルダとして作成される。

また、文書移行処理制御部２０５は、作成したファイルサーバ装置１０２上のフォルダ階層へのアクセス用のパス情報を生成し、ステップＳ１００４で生成したプロパティ値の中の、プロパティ名称「過去Ｖｅｒパス」に対して生成したパスを登録する。さらに、文書移行処理制御部２０５は、作成したフォルダには、図８に示したバージョン情報ファイル４０６を作成し、文書部分（文書名称、文書管理サーバ装置１０１上のパス）を追加する。

ステップＳ１０１０において、文書移行処理制御部２０５は、選択したバージョン情報が表すファイルの登録処理を、ファイルサーバ装置１０２に対して行う。ここでは、選択したバージョン情報に合致したファイルがＲＡＭから取得され、ステップＳ１００９で作成されたフォルダの下に格納される。尚、格納される際のファイル名称は、バージョン番号を文字列として、それに文書が持つ拡張子を付与した名称とする。

ステップＳ１０１１において、文書移行処理制御部２０５は、ステップＳ１０１０で格納したファイル名称、およびステップＳ１００６で取得したバージョン情報を使用して、図８に示した形式でバージョン情報ファイル４０６へバージョン情報を出力する。

＜移行後の文書管理画面＞
クライアント装置１０３のＣＲＴに表示される、移行後の文書管理サーバ装置１０１の文書情報を表示するための画面について、図１１を参照して説明する。図１１の文書管理画面１１０１は、以下の部品で構成される。

フォルダツリー表示部１１０２は、文書管理サーバ装置で管理されている文書の論理的フォルダ階層構造を表示する領域であり、図３に表したフォルダ階層（フォルダ３０１）を表している。本実施例ではフォルダは１つだが、実際には複数階層のフォルダ構造として表示することも可能である。フォルダ３０１（図中の網掛け）が選択されると、選択されたフォルダの中に属している文書情報が文書一覧表示部１１０３に表示される。

文書一覧表示部１１０３は、文書名リスト１１０５で構成される。文書名リスト１１０５は、フォルダツリー表示部１１０２で選択されたフォルダ内に格納されている文書の一覧を表示する機能を持つ。フォルダツリー表示部１１０２でフォルダが選択されたタイミングで、文書情報管理部２０１から取得された文書一覧が表示される。

プロパティ表示部１１０４は、プロパティリスト１１０６で構成される。プロパティリスト１１０６は、前述の文書名リスト１１０５で選択された文書が持つプロパティの一覧を表示する機能を持つ。文書名リスト１１０５で任意の文書が選択されたタイミングで、文書管理サーバ装置１０１のプロパティ情報管理部２０３のプロパティ情報が取得されて、プロパティリスト１１０６に表示される。ここに表示されるプロパティは、文書自体に対して登録されている値を表示するため、前述の図８のバージョン８０２にバージョン番号が入っていない情報のみが表示される。また、一覧に表示される文書名称に関しては、図６の文書名称６０２から取得したものが表示される。

プロパティリスト１１０６において、前述の移行処理フローでファイルサーバ装置１０２に登録された過去バージョン情報へのリンク（登録先）は、図中の１１０７の形式であらわされる。これにより、ユーザがファイルサーバ装置１０２へアクセスする際のアクセスパスが分かるようになり、過去バージョンファイルなどの取得が可能となる。

以下に本発明の文書管理システムに係わる第２の実施例について説明する。実施例２は、実施例１で他システムからの移行されたのち、もしくは新規に運用を行う際の動作について説明するものである。本実施例では、システムにバージョン管理の閾値を設定することで、データベースとファイルサーバでの管理分岐点を柔軟に変更できる点が特徴となる。

本実施例では、図１のシステム構成としては、旧文書管理サーバ装置１０４は必要なく、文書管理サーバ装置１０１とファイルサーバ装置１０２で構成される運用時のシステム構成となる。尚、実施例２については、前述の実施例１からの差分のみの説明とするため、特に明記しない部分については、実施例１と同じ構成／手順となる。

＜システム設定情報＞
図１２は、文書管理サーバ装置１０１とファイルサーバ装置１０２での文書管理の切り分けの条件として用いられる閾値等のシステム設定情報の一例を示す図である。システム設定情報は、文書管理サーバ装置１０１で保持する情報の形式を表しており、設定項目名称１２０１、使用フラグ１２０２、設定値１２０３とで構成される。

設定項目名称１２０１は、システム設定値を表示するための項目を表す情報である。使用フラグ１２０２は、設定項目名称１２０１が示す設定値を使用するかどうかの状態を表す情報である。これは、「Ｏｎ」もしくは「Ｏｆｆ」のいずれかの情報を保持する。設定値１２０３は、設定項目名称１２０１が示す設定値を表す情報である。各設定値によって設定される値の単位、形式は異なる。

実際の情報として保持される項目は、１２１１〜１２１３で表す。１２１１は、文書サイズによる閾値を表しており、図中の設定値「３ＭＢ」は、ファイルサイズが３ＭＢ超えた過去バージョンを、ファイルサーバ装置１０２に移動することを意味するものである。１２１２は、バージョン数による閾値を表しており、図中の設定値「１」は、１世代を超えた過去バージョンを、ファイルサーバ装置１０２に移動することを意味するものである。１２１３は、保持期間による閾値を表しており、図中の設定値「３か月」は、登録から３カ月を超えた過去バージョンを、ファイルサーバ装置１０２に移動することを意味するものである。尚、図１２における設定値は、一例であり、これらの設定値を文書管理の運用に合わせて管理者が設定可能となっていることが望ましい。

＜実施例２の文書管理画面＞
図１３は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示される、文書管理サーバ装置１０１の文書情報を表示するための画面の一例を示す図である。尚、図１３の文書管理画面１３０１において、文書一覧表示部１３０３以外の、フォルダツリー表示部１３０２と、プロパティ表示部１３０６は、図１１と同様の内容であるため説明を省略する。

文書一覧表示部１３０３は、文書名リスト１３０５、登録ボタン１３０７、更新ボタン１３０８、削除ボタン１３０９、取得ボタン１３１０、履歴一覧ボタン１３１１とで構成される。尚、文書名リスト１３０５は、図１１の文書名リスト１１０５と同様のものである。

登録ボタン１３０７は、フォルダツリー表示部１３０２で選択されているフォルダに対して新規に文書を登録するためのボタンであり、押下されると後述の図１５に表した処理フローによる文書登録処理が行われる。更新ボタン１３０８は、文書名リスト１３０５で選択されている文書に対してバージョン更新を行うためのボタンであり、押下されると、後述の図１６に表した処理フローによる文書更新処理が行われる。

削除ボタン１３０９は、文書名リスト１３０５で選択されている文書に対して文書削除処理を行うためのボタンであり、押下されると後述の図１７で表す処理フローによる文書削除処理が行われる。取得ボタン１３１０は、文書名リスト１３０５で選択されている文書の最新バージョンのファイルを取得するためのボタンであり、押下されると後述の図１８で表す処理フローによるファイル取得処理が行われる。履歴一覧ボタン１３１１は、文書名リスト１３０５で選択されている文書のバージョン履歴を閲覧するためのボタンであり、押下されると後述の図１４で表すバージョン管理画面が表示される。

＜バージョン管理画面＞
図１４は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示される、文書管理サーバ装置１０１のバージョン情報を表示するためのバージョン管理画面の一例を示す図である。図１４のバージョン管理画面１４０１は、以下の部品で構成される。

バージョン一覧表示部１４０２は、バージョン一覧リスト１４０４、削除ボタン１４０６、取得ボタン１４０７とで構成される。バージョン一覧リスト１４０４は、図１３の文書名リスト１３０５で選択された文書が持つバージョンの一覧を表示する領域である。ここに表示されるバージョンは、文書管理サーバ装置１０１内のバージョン情報管理部２０２で管理されているバージョンに加えて、「過去Ｖｅｒパス」プロパティで指示したファイルサーバ装置１０２上のフォルダに保持しているバージョンも含まれる。

バージョン情報の取得タイミングは、本画面の取得時で次の２つの処理により表示リストへの追加を行う。まず、表示内容生成部２０７は、バージョン情報管理部２０２から該当文書のバージョン一覧を取得し、それを表示用リストに追加する。次に、表示内容生成部２０７は、プロパティ情報管理部２０３から、該当文書の「過去Ｖｅｒパス」のプロパティ値を取得する。

ここで、表示内容生成部２０７は、取得したプロパティ値としてパス情報が格納されている場合には、ファイルサーバ装置１０２からそのパス情報に記載されたフォルダの下にあるバージョン情報ファイル４０６を取得する。そして、表示内容生成部２０７は、そのファイル内記載されたバージョン情報を取得し、表示用リストに追加する。そして、バージョン一覧リスト１４０４に表示されたバージョン一覧から、任意のバージョンを選択されると、そのバージョンが持つプロパティ情報がバージョンプロパティ表示部１４０３に表示される。

バージョンプロパティ表示部１４０３は、バージョンごとに保持しているプロパティ値を表示する場所であり、プロパティリスト１４０５で構成される。プロパティリスト１４０５は、バージョン一覧リストで選択されたバージョンに関するプロパティ情報を表示する場所であり、バージョンの格納個所に合わせて、以下のいずれかの処理により取得、表示される。

まず、表示内容生成部２０７は、選択されたバージョン番号が文書管理サーバ装置１０１のバージョン情報管理部２０２に存在するかを確認し、存在する場合には、プロパティ情報管理部２０３から指定文書／バージョンに該当するプロパティ情報を取得する。一方、存在しない場合、表示内容生成部２０７は、前述のバージョン情報ファイル４０６の中から選択されたバージョンに該当するデータ行を取得して、各プロパティ値に分割する。

バージョン管理画面１４０１では、バージョンに対する処理を行うボタンがバージョン一覧表示部１４０２に２つ保持されている。削除ボタン１４０６は、バージョン一覧リスト１４０４で選択されているバージョンの削除処理を行うためのボタンであり、押下されると後述の図１７で表す処理フローを使用してバージョン削除処理が行われる。取得ボタン１４０７は、バージョン一覧リスト１４０４で選択されているバージョンのファイルを取得するためのボタンであり、押下されると後述の図１８で表す処理フローを使用してファイル取得処理が行われる。

＜文書登録処理＞
文書管理サーバ装置１０１により新規文書の登録処理手順について図１５を参照して説明する。図１５は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示されている文書管理画面１３０１内のフォルダツリー表示部１３０２に表示されている任意のフォルダが選択されている状態で、登録ボタン１３０７を押下したことに対する処理フローを表したものである。本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示された文書登録処理制御部２０４において実行される。

ステップＳ１５０１において、文書登録処理制御部２０４は、ユーザが指定した新規登録文書ファイルとプロパティ情報を取得し、ＲＡＭに格納しておく。ステップＳ１５０２において、文書登録処理制御部２０４、取得した文書ファイルとプロパティ情報とを登録する。尚、登録処理の詳細は以下に示す通りである。

まず、文書登録処理制御部２０４は、新規に文書ＩＤを発行し、その文書ＩＤを用いて、文書情報管理部２０１に対して文書情報を格納する。次に、文書登録処理制御部２０４は、バージョン情報管理部２０２に対して、発行した文書ＩＤと「Ｖｅｒ１」を一意な情報として、ステップＳ１５０１で取得した文書ファイルを登録する。最後に、文書登録処理制御部２０４は、プロパティ情報管理部２０３に対して、文書自体のプロパティ値、バージョンとして保持するプロパティ値をステップＳ１５０１で取得したプロパティ情報を使用して登録する。上記の処理が行われ、文書情報管理部２０１、バージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３への登録処理が終わったら、本フローは終了となる。

＜文書更新処理＞
文書管理サーバ装置１０１における文書への更新処理手順について図１６を参照して説明する。図１６は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示されている文書管理画面１３０１内の文書名リスト１３０５に表示されている任意の文書が選択されている状態で、更新ボタン１３０８を押下されたことに対する処理フローを表したものである。本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示されたバージョン処理制御部２０６において実行される。

ステップＳ１６０１において、バージョン処理制御部２０６は、ユーザが指定した更新文書ファイルとプロパティ情報とを取得し、ＲＡＭに格納しておく。ステップＳ１６０２において、バージョン処理制御部２０６は、文書管理サーバ装置１０１に対して、文書情報の更新処理を以下の手順で行う。まず、バージョン処理制御部２０６は、ユーザが指定した文書がバージョン情報管理部２０２において管理している最新のバージョン番号を取得し、そこから追加するバージョン番号を生成する。例えば、最新バージョン番号が「Ｖｅｒ３．０」の場合には、「Ｖｅｒ４．０」となる。次に、バージョン処理制御部２０６は、バージョン情報管理部２０２に対して、ユーザの指定した文書ＩＤと生成した最新バージョン番号を一意な情報として、ステップＳ１６０１で取得した文書ファイルを登録する。最後に、バージョン処理制御部２０６は、プロパティ情報管理部２０３に対して、バージョンとして保持するプロパティ値をステップＳ１６０１で取得したプロパティ情報を使用して登録する。バージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３への登録処理が終わったら、次のステップＳ１６０３に進む。

ステップＳ１６０３において、バージョン処理制御部２０６は、図１２のシステム設定情報を読み込み、読み込まれたシステム設定情報の設定値に基づいて、過去バージョンをファイルサーバ装置１０２に移動するかどうかの判断を行う。またこのステップにおいて、バージョン処理制御部２０６は、ファイルサーバ装置１０２に移動する移動対象バージョンを特定し、特定された移動対象バージョンのバージョン情報をＲＡＭに格納する。

以下で、ステップＳ１６０３の詳細について説明する。システム設定情報において「文書サイズ」が指定されている場合、バージョン処理制御部２０６は、更新前のバージョンのプロパティ情報の「サイズ」のプロパティ値が設定値１２０３で指定された値を超えているかをチェックする。設定値１２０３の値を超えていた場合、バージョン処理制御部２０６は、そのバージョンを移動対象として特定し、ＲＡＭに格納する。

システム設定情報の「バージョン数」が指定されている場合、バージョン処理制御部２０６は、バージョン情報管理部２０２からユーザが指定した文書のバージョン情報のうちファイルサーバ装置１０２に移動されていないバージョンをすべて取得する。そして、バージョン処理制御部２０６は、そのバージョン数が設定値１２０３の値を超えているかどうかをチェックする。設定値１２０３の値を超えていた場合、バージョン処理制御部２０６は、取得したバージョンのうち、バージョン番号が一番古いバージョンを移動対象として特定し、ＲＡＭに格納する。

システム設定情報の「保持期間」が指定されている場合、バージョン処理制御部２０６は、プロパティ情報管理部２０３からファイルサーバ装置１０２に移動されていないバージョンのプロパティ情報から「更新日時」のプロパティ値をすべて取得する。そして、バージョン処理制御部２０６は、その日時が設定値１２０３の期限より古いかどうかをチェックする。設定値１２０３の値よりも古い更新日時の場合、バージョン処理制御部２０６は、そのバージョンを移動対象として特定し、ＲＡＭに格納する。

ステップＳ１６０４において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１６０３でＲＡＭに格納された移動対象のバージョンが存在するかどうかを判断する。ＲＡＭに移動対象のバージョンが存在すると判断された場合には、次のステップＳ１６０５に進み、存在しないと判断された場合には、本フローを終了する。

ステップＳ１６０５において、バージョン処理制御部２０６は、指定された文書に対応する過去バージョンを保持するためのフォルダがファイルサーバ装置１０２上に存在するかどうかの確認を行う。具体的には、バージョン処理制御部２０６が、プロパティ情報管理部２０３からユーザが指定した文書のプロパティ項目「過去Ｖｅｒパス」の値を取得し、その値にパス情報が存在するかどうかによって判断する。パス情報が存在する場合には、指定された文書に対応する過去バージョンを保持するためのフォルダがファイルサーバ装置１０２上に存在するため、ステップＳ１６０８に進む。存在しない場合には、フォルダの作成が必要となるため、次のステップＳ１６０６に進む。

ステップＳ１６０６において、バージョン処理制御部２０６は、ファイルサーバ装置１０２に、文書用のフォルダを作成する。文書用のフォルダは、前述の図４で示した通り、既定のフォルダ階層が作成された内の任意の最下層フォルダとして作成する。次にバージョン処理制御部２０６は、作成されたファイルサーバ装置１０２上のフォルダ階層へのアクセス用のパス情報を生成し、ステップＳ１６０１で取得したプロパティ値の中の、プロパティ名称「過去Ｖｅｒパス」に対して生成したパスを登録する。

ステップＳ１６０７において、バージョン処理制御部２０６は、ファイルサーバ装置１０２に作成したフォルダの下に、図８に示したバージョン情報ファイル４０６を作成し、文書部分（文書名称、文書管理サーバ装置１０１上のパス）を追加する。

ステップＳ１６０８において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１６０３でＲＡＭに格納した移動対象バージョンを取得し、そのバージョン情報とプロパティ情報を、それぞれバージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３より取得する。

ステップＳ１６０９において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１６０８で取得したバージョン情報の中のファイルをファイルサーバ装置１０２の所定のフォルダに対して格納する。格納する際のファイル名称は、バージョン情報として保持しているバージョン番号を文字列として、それに文書が持つ拡張子を付与した名称とする。

ステップＳ１６１０において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１６０８で取得したプロパティ情報を、ファイルサーバ装置１０２の所定のフォルダに格納されているバージョン情報ファイル４０６に追記し、バージョン情報ファイル４０６を更新する。

ステップＳ１６１１において、バージョン処理制御部２０６は、文書管理サーバ装置１０１に登録されている移動対象バージョンの情報を削除する。削除する対象は、ステップＳ１６０８で取得したバージョン情報、およびプロパティ情報となる。バージョン処理制御部２０６は、バージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３を用いて、該当の情報を削除し、更新処理を終了する。

＜文書／バージョン削除処理＞
文書管理サーバ装置１０１により文書もしくはバージョンの削除処理手順について図１７を参照して説明する。図１７は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示されている以下の２つの状態での削除ボタンを押下されたことに対する処理フローを表したものである。一つは、文書管理画面１３０１内の文書名リスト１３０５に表示されている任意の文書が選択されている状態、もう一つはバージョン管理画面１４０１のバージョン一覧リスト１４０４でバージョンが選択されている状態となる。本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示された文書登録処理制御部２０４、バージョン処理制御部２０６において実行される。

ステップＳ１７０１において、バージョン処理制御部２０６は、ユーザが指定した削除対象の文書とバージョンの情報をもとに文書情報管理部２０１、バージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３を使用してそれぞれの情報を取得する。そしてバージョン処理制御部２０６は、取得された文書情報、バージョン情報、プロパティ情報それぞれを、ＲＡＭに格納する。

ステップＳ１７０２において、バージョン処理制御部２０６は、ユーザから指定された削除対象が少なくとも一つ以上のバージョンで構成されている文書全体、もしくは文書の中に含まれる任意のバージョンのいずれであるかを判断する。削除対象がバージョンの場合には、ステップＳ１７０３に進み、削除対象が文書の場合には、ステップＳ１７１０に進む。

ステップＳ１７０３において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０１で取得したプロパティ情報の中から「過去Ｖｅｒパス」のプロパティ値を取得する。ステップＳ１７０４において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０３で取得したプロパティ値にパス情報が存在するか否かを確認し、パス情報があった場合は、ステップＳ１７０５に進み、パス情報が存在しない場合は、ステップＳ１７０９に進む。

ステップＳ１７０５において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０３で取得したプロパティ値のパスが示すファイルサーバ装置１０２のフォルダからバージョン情報ファイル４０６を取得する。ステップＳ１７０６において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０５で取得したバージョン情報ファイル４０６に記載されているバージョン情報の中から、ユーザが指定したバージョンが存在するかを確認する。バージョンが存在すると確認された場合には、ステップＳ１７０７に進み、バージョンが存在しないと確認された場合には、ステップＳ１７０９に進む。

ステップＳ１７０７において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０５で取得したバージョン情報ファイル４０６に記載されたバージョン情報から削除対象のファイルを識別し、ファイルサーバ装置１０２の所定のフォルダから削除する。ステップＳ１７０８において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０５で取得したバージョン情報ファイル４０６に記載されたバージョン情報をバージョン情報ファイル４０６から削除する。

ステップＳ１７０９において、バージョン処理制御部２０６は、文書管理サーバ装置１０１の中のバージョン情報を削除する。削除する対象は、バージョン情報管理部２０２のバージョン情報と、プロパティ情報管理部２０３のバージョンに紐づいたプロパティ情報となる。

ステップＳ１７１０において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０１で取得したプロパティ情報の中から「過去Ｖｅｒパス」のプロパティ値を取得する。ステップＳ１７１１において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７１０で取得したプロパティ値にパス情報が存在するか否かを確認し、パス情報があった場合は、ステップＳ１７１２に進み、パス情報が存在しない場合は、ステップＳ１７１３に進む。

ステップＳ１７１２において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７１０で取得したプロパティに記載されているパスのフォルダを、ファイルサーバ装置１０２から削除する。ステップＳ１７１３において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０１で取得した文書情報に合致する文書管理サーバ装置１０１上のデータを全て削除する。削除の手順は以下の通りである。まず、バージョン処理制御部２０６は、プロパティ情報管理部２０３に格納されているユーザが指定した文書に合致する文書ＩＤを持つデータを削除する。次に、バージョン処理制御部２０６は、バージョン情報管理部２０２に格納されているユーザが指定した文書に合致する文書ＩＤを持つデータを削除する。

最後に、バージョン処理制御部２０６は、文書情報管理部２０１に格納されているユーザが指定した文書に合致する文書ＩＤを持つデータを削除する。

＜文書ファイル取得処理＞
文書管理サーバ装置１０１により文書ファイルの取得処理手順について図１８を参照して説明する。図１８は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示されている以下の２つの状態での取得ボタンを押下したことに対する処理フローを表したものである。一つは、文書管理画面１３０１内の文書名リスト１３０５に表示されている任意の文書が選択されている状態、もう一つはバージョン管理画面１４０１のバージョン一覧リスト１４０４でバージョンが選択されている状態となる。本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示されたバージョン処理制御部２０６において実行される。

ステップＳ１８０１において、バージョン処理制御部２０６は、ユーザが指定した取得対象の文書とバージョンの情報をもとに文書情報管理部２０１、バージョン情報管理部２０２、プロパティ情報管理部２０３を使用してそれぞれの情報を取得する。そして、バージョン処理制御部２０６は、取得した文書情報、バージョン情報、プロパティ情報をそれぞれ、ＲＡＭに格納しておく。

ステップＳ１８０２において、バージョン処理制御部２０６は、ユーザの指定に基づく取得対象ファイルが最新バージョンのファイルかどうかを判定する。ユーザが指定した対象が文書である場合には、最新バージョンの取得が指定されたことになるため、ステップＳ１８０９に進む。一方、ユーザが指定した対象がバージョンである場合には、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１８０１で取得したバージョン情報の中で一番大きいバージョン番号かどうかを判断する。ここで、最新バージョンであると判断された場合にはステップＳ１８０９に進み、最新バージョンでないと判断された場合には、ステップＳ１８０３に進む。

ステップＳ１８０３において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１８０１で取得したプロパティ情報の中から「過去Ｖｅｒパス」のプロパティ値を取得する。ステップＳ１８０４において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１８０３で取得したプロパティ値にパス情報が存在するか否かを確認し、パス情報があった場合は、ステップＳ１８０５に進み、パス情報が存在しない場合には、ステップＳ１８０８に進む。

ステップＳ１８０５において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１８０３で取得したプロパティ値のパスが示すファイルサーバ装置１０２のフォルダからバージョン情報ファイル４０６を取得する。ステップＳ１８０６において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１８０５で取得したバージョン情報ファイル４０６に記載されているバージョン情報の中から、ユーザが指定したバージョンが存在するかをチェックする。バージョンが存在する場合には、次のステップＳ１８０７に進み、バージョンが存在しない場合には、ステップＳ１８０８に進む。

ステップＳ１８０７において、バージョン処理制御部２０６は、バージョン情報ファイル４０６に記載されたバージョン情報から取得対象のファイルを識別して、そのファイルをファイルサーバ装置１０２の所定のフォルダから取得する。ステップＳ１８０８において、バージョン処理制御部２０６は、文書管理サーバ装置１０１の中のバージョンに合致するファイルを取得する。ここでの取得対象は、バージョン情報管理部２０２で、ユーザの指定したバージョン番号を保持した情報であり、ファイル７０３から取得される。

ステップＳ１８０９において、バージョン処理制御部２０６は、文書管理サーバ装置１０１の中のバージョンに合致するファイルを取得する。ここでの取得対象は、バージョン情報管理部２０２で、ユーザの指定した文書の最新バージョン番号を保持した情報であり、ファイル７０３から取得される。

ステップＳ１８１０において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１８０７、Ｓ１８０８、Ｓ１８０９のいずれかのステップで取得したファイルの実体をリクエスト元のクライアント装置１０３に対してネットワーク通信部２０９を経由して送信する。

上記構成により、データベース内に置くことでアクセス効率を必要とする部分と、運用コストの低減を、運用中の利用パターンにより調整することができ、利便性と低コストの両立を図ることができる。

以下に本発明の文書管理システムに係わる第３の実施例について説明する。実施例３は、実施例１、２とは異なり、文書管理サーバ装置１０１の文書管理機能を拡張し、一つの文書の中の個々のバージョンに違う種類の各招致を持つファイルを指定できるように構成したものである。実施例３については、前述の実施例１、および実施例２からの差分のみの説明とするため、特に明記しない部分については、実施例１／実施例２と同じ構成／手順となる。

＜取り扱うデータ形式、および構成＞
前述の図８で示したプロパティ情報のデータ構造からの拡張部分について、図１９を用いて説明する。図１９は、図２で示した文書管理サーバ装置１０１が取り扱うデータの形式とデータ例を表す図である。

図１９におけるデータ形式は前述の図８と同じであり、文書ＩＤ８０１、バージョン８０２、プロパティ名称８０３、プロパティ値８０４は、文書ＩＤ１９０１、バージョン１９０２、プロパティ名称１９０３、プロパティ値１９０４に合致するものである。また、データ例として保持している情報についても、データ８１１〜８３１は、図１９の中のデータ１９１１〜１９３１に合致する。

しかし、データ１９３０については、保持しているデータが「．Ｄｏｃ」となっており、図８のデータ８３０とは異なっている。図１９における図８との差異は、データ１９３２が追加されている点である。これは、拡張子が異なるバージョンを登録しようとした際に追加するプロパティを本実施例３で追加したためである。ここでは、バージョン３のプロパティとして「実ファイル名」が他のバージョンと異なって登録されているということになっている。

＜文書更新処理＞
文書管理サーバ装置１０１により文書への更新処理手順について図２０を参照して説明する。図２０は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示されている文書管理画面１３０１内の文書名リスト１３０５に表示されている任意の文書が選択されている状態で、更新ボタン１３０８を押下されたことに対する処理フローを表したものである。

尚、本実施例では、それまで登録されているファイルの拡張子と異なるファイルが指定された際の処理が追加されていることが、前述の図１６と異なる点であり、その他の処理は図１６と同様の動作をする。図１６の処理と同様のステップは同一の付番を付し、その説明を省略する。また、本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示されたバージョン処理制御部２０６において実行される。

ステップＳ２００１において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１６０１で取得された文書ファイルの拡張子と、文書情報６１１として登録されているファイル形式情報が同じかどうかを判定する。同じ拡張子であると判定された場合には、ステップＳ１６０２に進み、拡張子が異なると判定された場合には、ステップＳ２００２に進む。

ステップＳ２００２において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ２００１で取得したプロパティ情報の中に「過去Ｖｅｒパス」のプロパティ値としてパス情報が設定されているかどうかを判断する。パス情報が存在すると判断された場合には、すでに過去バージョンファイルを格納するためのフォルダが作成済みであるため、ステップＳ２００５に進む。パス情報が存在しない場と判断された場合には、フォルダの作成が必要であるため、次のステップＳ２００３に進む。

ステップＳ２００３において、バージョン処理制御部２０６は、ファイルサーバ装置１０２に、文書用のフォルダを作成する。文書用のフォルダは、前述の図４で示した通り、既定のフォルダ階層が作成された内の任意の最下層フォルダとして作成される。

バージョン処理制御部２０６は、作成されたファイルサーバ装置１０２上のフォルダ階層へのアクセス用のパス情報を生成し、ステップＳ２００１で取得したプロパティ値の中の、プロパティ名称「過去Ｖｅｒパス」に対して生成したパスを登録する。

ステップＳ２００４において、バージョン処理制御部２０６は、ファイルサーバ装置１０２に作成したフォルダの下に、図８に示したバージョン情報ファイル４０６を作成し、文書部分（文書名称、文書管理サーバ装置１０１上のパス）を追加する。

ステップＳ２００５において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１６０１でユーザから指定されたファイルを、ファイルサーバ装置１０２にステップＳ２００３で作成したパスのフォルダに対して登録し、そのファイル名称をＲＡＭに登録する。

ステップＳ２００６において、バージョン処理制御部２０６は、ユーザにより指定されたファイルを、あらかじめシステムが用意したダミーファイルに差し替えて、文書管理サーバ装置１０１上に登録するファイルを変更する。この後、ステップＳ１６０２移行の処理が行われることにより、文書の登録が行われる。ここで、ステップＳ２００７を通過している場合には、登録するプロパティ情報として、プロパティ項目名称「実ファイル名」に、ＲＡＭに格納したファイル名称を追加で登録される。

以上の処理により、同一文書の異なるバージョンでファイルの拡張子が異なる場合にも、異なる拡張子のファイルがファイルサーバ装置１０２に登録され、該ファイルのダミーファイルが文書管理サーバ装置１０１に登録されることで、一元管理が可能となる。また、ダミーファイルのサイズは、文書管理サーバ装置１０１のメモリ容量を節約するため、実際のファイルよりも小さくすることが望ましい。

＜文書／バージョン削除処理＞
文書管理サーバ装置１０１により文書の削除処理手順について図２１を参照して説明する。図２１は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示されている以下の２つの状態での削除ボタンを押下したことに対する処理フローを表したものである。一つは、文書管理画面１３０１内の文書名リスト１３０５に表示されている任意の文書が選択されている状態、もう一つはバージョン管理画面１４０１のバージョン一覧リスト１４０４でバージョンが選択されている状態となる。

本実施例では、削除対象のバージョンのファイル拡張子が文書の初期登録バージョンと異なる場合の処理が追加されていることが、前述の図１７と異なる点であり、その他の処理は図１７と同様の動作をする。図１７の処理と同様のステップは同一の付番を付し、その説明を省略する。本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示された文書登録処理制御部２０４、バージョン処理制御部２０６において実行される。

ステップＳ２１０１において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０１で取得したプロパティ情報の中から、該当するバージョン番号に該当するプロパティ名称「実ファイル名」のプロパティ値を取得する。ステップＳ２１０２において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ２１０１で取得したプロパティ値が存在しているかどうかを確認する。プロパティ値が存在していた場合には、次のステップＳ２１０３に進み、プロパティ値が存在していない場合には、ステップＳ１７０９に進む。

ステップＳ２１０３において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１７０３で取得された「過去Ｖｅｒパス」プロパティの値が示すフォルダから、ステップＳ２１０１で取得された「実ファイル名」プロパティの値が示すファイルを削除する。

＜文書ファイル取得処理＞
文書管理サーバ装置１０１により文書ファイルの取得処理手順について図２２を参照して説明する。図２２は、クライアント装置１０３のＣＲＴに表示されている以下の２つの状態での取得ボタンを押下したことに対する処理フローを表したものである。一つは、文書管理画面１３０１内の文書名リスト１３０５に表示されている任意の文書が選択されている状態、もう一つはバージョン管理画面１４０１のバージョン一覧リスト１４０４でバージョンが選択されている状態となる。

本実施例では、取得対象のバージョンのファイル拡張子が文書の初期登録バージョンと異なる場合の処理が追加されていることが、前述の図１８と異なる点であり、その他の処理は図１８と同様の動作をする。図１８の処理と同様のステップは同一の付番を付し、その説明を省略する。本処理は、文書管理サーバ装置１０１のＣＰＵによって、リクエスト処理制御部２０８から指示されたバージョン処理制御部２０６において実行される。

ステップＳ２２０１において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ１８０１で取得したプロパティ情報の中から、該当するバージョン番号に該当するプロパティ名称「実ファイル名」のプロパティ値を取得する。

ステップＳ２２０２において、バージョン処理制御部２０６は、ステップＳ２２０１で取得したプロパティ値が存在しているか否かを判断する。判断の結果、プロパティ値が存在していると判断された場合は、ファイルサーバ装置１０２から取得する必要があるため、ステップＳ２２０３に進み、プロパティ値が存在しないと判断された場合は、ステップＳ１８０８に進む。

ステップＳ２２０３においては、ステップＳ２２０２から遷移してきた場合には、ステップＳ２２０１で取得した「実ファイル名」プロパティが示すファイル名のファイルを取得する処理が行われる。一方、ステップＳ１８０６から遷移してきた場合は、図１８のステップＳ１８０７と同じ処理が行われる。

本構成により、文書管理機能が保持する機能を超えた管理機能での運用を提供できるようになり、より柔軟なシステムを提供できるようになる。

以上、本発明の実施例について具体例を挙げて説明したが、本発明は上記の実施例に限定されるものではない。また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

１０１ 文書管理サーバ装置
１０２ ファイルサーバ装置
２０１ 文書情報管理部
２０２ バージョン情報管理部
２０３ プロパティ情報管理部
２０４ 文書登録処理制御部
２０５ 文書移行処理制御部
２０６ バージョン処理制御部
２０７ 表示内容生成部

Claims (7)

1. １つの文書について複数のバージョンを管理することが可能な第１の文書管理装置及び、前記第１の文書管理装置がアクセス可能なファイルサーバを含む文書管理システムであって、
   第２の文書管理装置で管理されている文書を前記第１の文書管理装置へ移行する場合に、移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョンを前記第１の文書管理装置に登録し、前記移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンを前記ファイルサーバのフォルダに登録する登録手段と、
   前記第１の文書管理装置に登録された前記移行対象の文書のプロパティ情報に、当該移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンが保存された前記ファイルサーバのフォルダのパス情報を登録するパス情報登録手段と、
   を有することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記第２の文書管理装置における文書のバージョン管理体系は、前記第１の文書管理装置における文書のバージョン管理体系と異なることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記文書管理システムは、前記第２の文書管理装置で管理されている文書を前記第１の文書管理装置へ移行する場合に、移行対象の文書それぞれに対応するフォルダを前記ファイルサーバに作成する作成手段を、さらに有し、
   前記登録手段は、前記移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョンを前記第１の文書管理装置に登録し、前記移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンを前記ファイルサーバに作成した当該移行対象の文書に対応するフォルダに登録し、
   前記パス情報登録手段は、前記第１の文書管理装置に登録された前記移行対象の文書のプロパティ情報に、前記ファイルサーバに作成した当該移行対象の文書に対応するフォルダのパス情報を登録することを特徴とする請求項１または２のいずれかに記載の文書管理システム。
4. １つの文書について複数のバージョンを管理することが可能な第１の文書管理装置及び、前記第１の文書管理装置がアクセス可能なファイルサーバを含む文書管理システムの制御方法であって、
   第２の文書管理装置で管理されている文書を前記第１の文書管理装置へ移行する場合に、移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョンを前記第１の文書管理装置に登録し、前記移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンを前記ファイルサーバのフォルダに登録する登録工程と、
   前記第１の文書管理装置に登録された前記移行対象の文書のプロパティ情報に、当該移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンが保存された前記ファイルサーバのフォルダのパス情報を登録するパス情報登録工程と、
   を有することを特徴とする文書管理システムの制御方法。
5. 前記第２の文書管理装置における文書のバージョン管理体系は、前記第１の文書管理装置における文書のバージョン管理体系と異なることを特徴とする請求項４に記載の文書管理システムの制御方法。
6. 前記第２の文書管理装置で管理されている文書を前記第１の文書管理装置へ移行する場合に、移行対象の文書それぞれに対応するフォルダを前記ファイルサーバに作成する作成工程を、さらに有し、
   前記登録工程では、前記移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョンを前記第１の文書管理装置に登録し、前記移行対象の文書に対応する複数のバージョンのうちの最新バージョン以外のバージョンを前記ファイルサーバに作成した当該移行対象の文書に対応するフォルダに登録し、
   前記パス情報登録工程では、前記第１の文書管理装置に登録された前記移行対象の文書のプロパティ情報に、前記ファイルサーバに作成した当該移行対象の文書に対応するフォルダのパス情報を登録することを特徴とする請求項４または５のいずれかに記載の文書管理システムの制御方法。
7. 請求項４乃至６のいずれか１項に記載の文書管理システムの制御方法の各工程をコンピュータに実行させるためのプログラム。

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