JP2001337893A

JP2001337893A - 電子メール作成支援システム

Info

Publication number: JP2001337893A
Application number: JP2000156751A
Authority: JP
Inventors: Noriyuki Hirai; 徳行平井
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2000-05-26
Filing date: 2000-05-26
Publication date: 2001-12-07

Abstract

(57)【要約】【課題】この発明は、電子メール作成支援システムに
関し、メールの送信又は返信時の本文内容作成を効率化
することを課題とする。【解決手段】文章を入力する入力部と、入力された文
章を記憶する第１記憶部と、すでに通信された電子メー
ルを記憶する第２記憶部と、第１記憶部に記憶された文
章をキーワードとして第２記憶部を検索し、そのキーワ
ードを含む所定単位の文字列を取得する第１検索部と、
前記キーワードを第１検索部によって取得された文字列
に置換して電子メールを作成する第１作成部とを備えた
ことを特徴とする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メール作成支
援システムに関し、特に、メールの内容の作成を効率化
させることのできる電子メール作成支援システムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、ネットワークシステムの発展に伴
い、コンピュータ機器での電子メールシステムの利用が
普及している。電子メールシステムは、文書、音声、映
像などのディジタル情報を、ネットワークシステムを介
して一人または複数人で送受信するシステムである。

【０００３】また、電子メールシステムは、紙を用いた
郵便や、会社内での通達や回覧と同様にいろいろな用途
で利用されるが、その用途の一つとして，会議の案内や
質問状のような、送信した相手からの返信を必要とする
場合がある。その際この相手からの返信メールは、相手
が受信した内容の全部または一部に、受信した文書であ
ることを示す印用符（たとえば“＞”）をつけた部分
と、相手が新たに入力した返事の文章、図面などで構成
されるのが一般的である。

【０００４】ここで、ただ単に受信メールの内容を表示
するには、マウスやペンなどの、いわゆるポインティン
グデバイスの操作のみで簡単に行うことが可能である。
しかし、返信メールを作成するには、受信メールから返
事の必要な部分を見つけ出し、そこへ返事の文章などを
書き込む作業を行う必要がある。

【０００５】その返事の文章を作成する場合、キーボー
ド入力、手書き入力、かな漢字変換、誤変換の修正など
のいろいろな操作を行わなければならない。したがっ
て、電子メールを受信して読むだけであれば、簡単な操
作方法を覚えるだけでできるが、返信メールを文章で作
成するには、新規の送信メールを作成する場合と同様
に、コンピュータ機器の操作方法をより多く覚える必要
がある。さらに、返信メールを作成するための文章入力
に、より多くの時間を費やさねばならない。

【０００６】特開平１０−２７１４１号公報には、電子
メールの返信操作を簡単に行うための電子メールシステ
ムが開示されている。ここでは、送信者が返信文のため
の応答候補リストを付加してメールを送り、そのメール
を受けた受信者がこの応答候補リストを用いて返信文を
簡単に作成できるようにした電子メールシステムが開示
されている。

【０００７】また、現在入力中の文章を、すでに入力済
みの文章を元に補完しようとする実装がＧＮＵプロジェ
クトのＧＮＵｅｍａｃｓなどに開示が見られる。GNU
emacsに関しては、ホームページのhttp://www.gnu.ai.
mit.edu/software/emacs/emacs.htmlなどに開示されて
いる。

【０００８】また、特開平１１−８５７５６号公報に
は、アンケートなどで用いられる箇条書き部分を解析
し、翻訳対象範囲をより正確に認識して翻訳精度を向上
させる翻訳装置に関する技術が開示されている。ここで
は、文章の中から箇条書きの部分を認識し、箇条書きさ
れた文章としてその部分に含まれる各々の項目について
の適切な翻訳処理が行われる。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】しかし、特開平１０−
２７１４１号公報等においては、送信者は予め、返信を
作成するための応答候補リストを作成しておく必要があ
り、このリストのない一般的なメールは、処理の対象外
となっていた。このため、このリスト付きのメールを受
信した者は、一般メールに対する返信とこのリスト付き
メールに対する返信の両方について、文章を作成するた
めの操作方法をより多く覚える必要があり、返信メール
の作成に、多くの時間を費やさねばならないという問題
点があった。

【００１０】また、ＧＮＵｅｍａｃｓでは、読み込み
済みのデータを記憶したバッファに対して、補完情報の
検索を行った場合に、検索順序やどのバッファを検索対
象にするべきかについての条件がないので、正しい補完
結果を得るためには非常に多くの検索操作を繰り返す必
要があり、検索の操作性、迅速性に問題点があった。

【００１１】そこで、この発明は以上のような事情を考
慮してなされたものであり、メール内容に特別な情報を
予め準備しておかなくても、より少ない操作手順で容易
に電子メールの内容を作成することのできる電子メール
作成支援システムを提供することを課題とする。

【００１２】

【課題を解決するための手段】この発明は、文章を入力
する入力部と、入力された文章を記憶する第１記憶部
と、すでに通信された電子メールを記憶する第２記憶部
と、第１記憶部に記憶された文章をキーワードとして第
２記憶部を検索し、そのキーワードを含む所定単位の文
字列を取得する第１検索部と、前記キーワードを第１検
索部によって取得された文字列に置換して電子メールを
作成する第１作成部とを備えたことを特徴とする電子メ
ール作成支援システムを提供するものである。これによ
り、この発明は、より少ない操作手順で電子メールの作
成作業を効率的に行うことができる。

【００１３】また、この発明は、文章を入力させる入力
機能と、入力された文章を記憶させる第１記憶機能と、
すでに通信された電子メールを記憶させる第２記憶機能
と、第１記憶機能によって記憶された文章をキーワード
として第２記憶機能によって記憶された電子メールを検
索し、そのキーワードを含む所定単位の文字列を取得さ
せる第１検索機能と、前記キーワードを第１検索機能に
よって取得された文字列に置換して電子メールを作成さ
せる第１作成機能の各機能からなる電子メール作成支援
システムのプログラムを記憶した記憶媒体を提供するも
のである。

【００１４】

【発明の実施の形態】この発明は、文章を入力する入力
部と、入力された文章を記憶する第１記憶部と、すでに
通信された電子メールを記憶する第２記憶部と、第１記
憶部に記憶された文章をキーワードとして第２記憶部を
検索し、そのキーワードを含む所定単位の文字列を取得
する第１検索部と、前記キーワードを第１検索部によっ
て取得された文字列に置換して電子メールを作成する第
１作成部とを備えたことを特徴とする電子メール作成支
援システムを提供するものである。

【００１５】この発明において、第１記憶部、第２記憶
部は、ＲＡＭ等の書き替え可能な半導体メモリ、ＦＤ、
ＭＤ、ＭＯ、ＰＤ、ＤＶＤ、ＨＤなどの書き替え可能な
記憶媒体で構成される。また、これらの記憶部に記憶さ
れる情報のうち、高速の読み書き速度が要求されるもの
は、ＣＰＵ内部の半導体メモリに記憶してもよい。

【００１６】第１検索部、第１作成部は、ＣＰＵを中心
として、ＲＡＭ、ＲＯＭ、Ｉ／Ｏコントローラ、タイマ
ー等からなるマイクロコンピュータによって実現でき
る。また、これらの機能を実行するための制御プログラ
ムが、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク、ＣＤ−ＲＯＭ
等に記憶され、また処理の実行時にはＣＰＵの主記憶上
にロードされる。ＣＰＵは、この制御プログラムに基づ
いて、この発明のメール作成支援システムの各処理を実
行する。

【００１７】また、この発明のメール作成支援システム
の制御プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ／ＲＷ、
ＦＤ、ＭＤ、ＭＯ、ＰＤ、ＤＶＤ、ＨＤなど、各種記憶
媒体に記憶されて提供することができる。さらに、この
制御プログラムは、所定のサーバに格納しておき、遠隔
地のパソコン等からネットワークを介して、ダウンロー
ドをすることにより提供することもできる。

【００１８】この発明によれば、すでに通信された電子
メールを検索対象とし、これを利用して新たなメールの
文章を作成するので、より少ない操作手順で、電子メー
ルの作成作業を効率的に行うことができる。

【００１９】また、前記第２記憶部は、送信メールの本
文を記憶した送信メール本文収納部、送信メールの制御
情報を記憶した送信メール制御情報収納部、受信メール
の本文を記憶した受信メール本文収納部、受信メールの
制御情報を記憶した受信メール制御情報収納部、及び送
信宛先収納部のうち、いずれか１つ以上の収納部で構成
してもよい。

【００２０】特に、すでに通信で用いられた送信メール
及び受信メールの本文及びその制御情報等を利用して新
たなメールの文章を作成するので、メールの文章をより
効率的かつ正確に作成することができる。

【００２１】さらに、前記第２記憶部を構成する各収納
部の検索順序を指定する指定部と、指定された検索順序
を記憶する第３記憶部とをさらに備え、前記第１検索部
が、第３記憶部に記憶された検索順序で第２記憶部を検
索するようにしてもよい。

【００２２】利用者が第２記憶部の各収納部の検索順序
を指定するので、その利用者ごとにその目的に適合した
メールの文章をより効率的に作成することができる。

【００２３】また、この発明は、文章を入力する入力部
と、入力された文章を記憶する第１記憶部と、すでに通
信された電子メールを記憶する第２記憶部と、所定の記
号または文字列からなる引用キーワードを予め記憶した
引用キーワード記憶部と、引用キーワードを用いて第２
記憶部を検索し、引用キーワードを含む行に続く所定単
位の文字列を取得する第２検索部と、取得された文字列
を記憶する返信文候補記憶部と、返信文候補記憶部に記
憶された文字列を表示する表示部と、表示部に表示され
た返信文候補の文字列のうち所望の文字列を利用者が選
択する選択部と、選択部によって選択された返信文候補
の文字列を前記第１記憶部の所定の位置に挿入して返信
文を作成する第２作成部とを備えたメール作成支援シス
テムを提供するものである。

【００２４】すでに通信された電子メールを検索対象と
し、返信文候補となる複数個の文字列を利用者が選択す
るようにしているので、利用者の意図に沿う返信メール
の文章の作成がより効率的かつ正確にできる。

【００２５】さらに、前記第２記憶部が、送信相手ごと
に電子メールで使用する文体を登録した文体変換テーブ
ルを備え、文体変換テーブルを利用して、電子メールを
送信する相手の文体を認識し、前記第１検索部によって
取得された文字列を、認識された文体に変換する第１文
体変換部をさらに備え、前記第１作成部が、キーワード
を前記文体変換後の文字列に置換するようにしてもよ
い。文体変換部を備えているので、メールの送信先に適
合させた文体の文章を複雑な編集操作をすることなく容
易に作成できる。

【００２６】以下、図面に示す実施例に基づいてこの発
明を詳述する。なお、これによってこの発明が限定され
るものではない。図１は、この発明の電子メール作成支
援システムの構成ブロック図である。図１において、２
００は有線や無線のネットワークとの間で、電気信号や
電波信号を用いてディタル情報の送受信を行う通信制御
手段であり、２０１は通信制御手段２００で受信したデ
ィジタル情報から受信したメールを取り出す電子メール
受信手段であり、２０２は送信するメールをネットワー
クへ送信するためのディジタル情報へ変換する電子メー
ル送信手段である。

【００２７】２０３は受信したメール、作成中のメー
ル、送信待ちのメールを記憶しておく電子メール記憶手
段である。ここで、２０４は受信したメールの本文部分
を格納する受信メール本文収納部であり、２０５は受信
したメールの制御情報を格納する受信メール制御情報収
納部である。２０６は送信待ちのメールの本文部分を格
納する送信メール本文収納部であり、２０７は送信待ち
のメールの制御情報を格納する送信メール制御情報収納
部である。２０８は作成中のメールの本文部分を格納す
る作成メール本文収納部であり、２０９は作成中のメー
ルの制御情報を格納する作成メール制御情報収納部であ
る。

【００２８】２１０は利用者の操作に従って、受信メー
ルの表示、返信や転送を含む送信メールの作成及び表示
を行う電子メール表示・作成部であり、２１１はメール
の内容や機能選択のメニューなどをＣＲＴ，ＬＣＤなど
の表示装置に表示させる表示制御部であり、２１２は利
用者が操作する入力装置（キーボード、マウス等）から
の情報を読み取る入力制御部である。

【００２９】２１３は文字列処理・検索など一般的な処
理を行う汎用処理部であり、ＣＰＵがこれに相当する。
２１４は動作を指定するユーザ設定を格納するユーザ設
定情報格納部であり、ＲＡＭ等が用いられる。

【００３０】［実施例１］図２を用いて、この発明のメ
ールの文章の作成支援処理の一実施例の概略動作を説明
する。図２に、この発明の受信メール本文収納部２０４
と、送信メール本文収納部２０６の格納サンプルと、ユ
ーザが行う操作と結果の実施例を示す。

【００３１】図２の２−１において、「いつも」という
文字を入力した後、右上の〔開始〕ボタンを押す。これ
により、電子メールの文章の作成支援処理が開始され
る。この後、汎用処理部２１３が検索処理を実行し、２
−１の状態から、２−２の状態の表示となる。また、２
−３の状態の画面表示のときに、〔開始〕ボタンを押す
と、２−４の状態の表示となる。「いつも」という文字
列は、作成メール本文収納部２０８に格納されている。

【００３２】２−１では、「いつも」という文字列が入
力されているが、これをキーワードとして収納部２０４
および２０６の中から「いつも」で始まる文章の検索が
行われる。収納部２０６の中に「いつもお世話になりま
す。」が見つけられるので，入力された文字列である
「いつも」が、検索で見つけられた「いつもお世話にな
ります。」という文字列に置き換えられる。なお、入力
された「いつも」をキーワードとして、このキーワード
を含む文章を検索してもよい。

【００３３】一方、２−３では、“＞”の記号で始まる
行の後に返信文を作成中であり、「質問です。介護」ま
で入力された状態を示している。ここで〔開始〕ボタン
の操作が行われると、収納部２０４および２０６の中か
ら「介護」で始まる文章の検索が行われる。収納部２０
４の中に「介護保険料負担方法」が見つけられるので、
入力された文字列である「介護」が、検索で見つけられ
た「介護保険料負担方法」に置き換えられる。ここで
も、「介護」をキーワードとして、このキーワードを含
む文章を検索してもよい。

【００３４】以上のようなメール文の作成支援処理のＰ
ＡＤチャートを、図３に示す。図３は補完処理の概略動
作を示したものであり、ボタンが押されたときから作成
メール本文収納部２０８が書き換わるまでを示してい
る。

【００３５】本発明の特徴は、このＰＡＤチャートの中
の３−２にて「送信メール本文収納部（２０４）」と
「受信メール本文収納部（２０６）」を検索対象にして
いる点である。

【００３６】３−１にて動作指示入力が初回かどうか判
断している。入力に対して処理開始の操作が複数回行わ
れることで補完次候補処理を行うためである。ユーザに
より何らかの入力があった場合は初回動作として３−５
から３−８の動作を行う。そうでない場合は３−２から
３−４の動作（補完処理）を行う。

【００３７】３−５から３−８の動作は補完処理のため
の初期化処理である。３−５ではカーソル位置ｅの取得
を行い、３−６でカーソル位置ｅより前の文章の始まり
ｓを検索する。３−７でカーソル位置の前の文章を補完
のための検索キー（キーワード）として、汎用処理部の
記憶領域inputに保存する。３−８では補完のための検
索開始位置ｆの初期化を行っている。以上の初期化処理
（３−５から３−８）を行った後、補完処理（３−２か
ら３−４）が行われる。ここで、位置情報、ｅ，ｓ等
は、汎用処理部の一時変数である。

【００３８】３−２では、補完処理のために、前記inpu
tに保存された文字列で始まる文章の検索処理を行う。
このとき作成メール本文収納部２０８ではなく、「送信
メール本文収納部２０６」と「受信メール本文収納部２
０４」を検索対象にしている。見つけられた文字列は、
汎用処理部の記憶領域completionに格納する。

【００３９】次に３−３において、３−２で見つけられ
た文字列（completion）を、ユーザが入力した文字列と
置き換える処理を行う。３−４では次の動作の準備とし
て置き換えるべき文字列の領域を置き換えた領域に設定
し直している。すなわち、置換後の文字列の最後の位置
を変数ｅに一時保存する。

【００４０】このように、この発明のメール作成支援シ
ステムは、ユーザの入力をキーワードとしてメールの文
章を補完する処理を行う場合に、すでに受信が済んだメ
ール及び過去に送信したメールを補完のための検索対象
としているので、メール作成開始時点から補完処理を行
うことができる。特に、メールの冒頭部分は挨拶などの
部分が入りやすく、この部分は他のメールでもよく使う
定型的な表現である可能性が高く、利用価値が高い。ま
た他人から受信した複雑な用語なども補完対象にでき、
メール作成処理の効率化を図ることができる。

【００４１】［実施例１−２］また、上記実施例では、
ユーザの入力した文字列の収納部を作成メール本文収納
部２０８とし、検索対象となる収納部を、それぞれ、受
信メール本文収納部２０４、送信メール本文収納部２０
６としたが、これらの収納部をそれぞれ、作成メール制
御情報収納部２０９、受信メール制御情報収納部２０
５、送信メール制御情報収納部２０７として、図３と同
様の処理を実行してもよい。この各「制御情報収納部」
とは、電子メールごとに付与された宛先情報、書式情報
等を収納した部分である。

【００４２】［実施例１−３］さらに、従来から行われ
ているアドレス帳の検索も併用して行ってもよい。例え
ば、従来のアドレス帳検索処理を行った後、その検索に
失敗したときに、この発明の上記実施例１の図２，図３
の支援処理を行うようにしてもよい。また、このアドレ
ス帳検索処理と支援処理の順序を逆にしてもよい。

【００４３】［実施例２］図４に、この発明の実施例２
における収納部２０４、２０６の格納サンプルと、ユー
ザが行う操作と結果の実施例を示す。主として返信メー
ルを作成する場合のメール作成支援処理の実施例であ
る。４−１は受信メールを表示したウィンドウを示して
いる。このウィンドウが表示された状態で、前記したよ
うな〔開始〕ボタンが押されると、図示したように返信
文の候補が表示される。ここでは、３つの返信文の候補
を示している。

【００４４】表示される返信文の候補は送信者が予め作
成しておいたものの他、「送信メール本文収納部（２０
６）」や「受信メール本文収納部（２０４）」の中に記
憶されたものも利用する。この収納部（２０４，２０
６）に記憶された文字列も返信文の作成に利用するの
で、返信文作成の効率を高めることができる。

【００４５】返信文の候補が表示された状態で、候補の
中の一つがマウス等で選択された場合、４−２で示した
返信メール作成ウィンドウが開かれる。４−１の状態
で、「いつもありがとうございます。」が選択されたと
する。この４−２のウィンドウでは、４−１に示した相
手から受信したメールの文章が引用キーワード（図４の
４−２のnnd6>）付で挿入され、さらに４−１で選択さ
れ返信文（いつもありがとうございます。）が挿入され
た状態で開いている。

【００４６】以上のようなメール返信文の作成支援処理
のＰＡＤチャートを、図５に示す。図５では、「送信メ
ール本文収納部（２０６）」及び「受信メール本文収納
部（２０４）」の内容から返信文の候補を生成する処理
を示している。

【００４７】別のメールの文章の引用を行う際は、引用
文の行頭毎に”＞”等の記号（引用キーワード）を付加
する慣例があるので、ここでは”＞”で始まる行を収納
部２０４，２０６の中から検索し、その後に記述してあ
る文章を返信文候補のリストとして返信文リストに追加
していく。ここで、「その後に記述してある文章」と
は、”＞”で始まる行の次行を意味するものとする。図
５の５−１において、図４の４−１で示したように、返
信文の候補を表示する際に用いられるリスト用バッファ
（返信文リスト）を初期化する。

【００４８】５−２では、検索対象とする引用マークを
収めるバッファ（innyou）を”＞”で初期化する。５−
３で示す繰り返しブロックでは、「送信メール本文収納
部（２０６）」と「受信メール本文収納部（２０４）」
の順に検索対象として、返信文候補の検索処理を実行す
る。５−４ではまず検索開始位置を初期化する。５−５
で示す繰り返しブロックでは、引用文を示す文字列（”
＞”）を検索し、見つかる毎に、その次の行にある文章
を返信文リストに追加する。

【００４９】５−６は引用文を示す文字列（”＞”）を
検索する処理、５−７は引用文の次の行の一文を返信文
リストに追加する処理である。５−８は繰り返しの次の
検索に備え、検索開始位置ｆを次の文に設定する処理で
ある。以上の処理により、４−１に示すような返信文の
候補となる返信文リストが作成できる。

【００５０】行頭につける引用文を示す引用キーワード
のパターンは”＞”に限るものではなく、さまざまな記
号が用いられている。したがって、”＞”以外の記号も
検索対象するために、引用キーワードとして利用する文
字列は予め、電子メール記憶手段に記憶しておくことが
好ましい。

【００５１】［実施例３］上記実施例において、文字列
の検索対象として、「受信メール収納部２０６」、「送
信メール本文収納部２０４」、「作成メール本文収納部
２０８」を用いているが、これらの検索順序を指定でき
るようにしてもよい。すなわち、検索順序指定バッファ
を設け、利用者が入力した各収納部ごとの検索順序番号
を格納するようにする。

【００５２】たとえば、受信メール本文収納部（206）
の検索順序を１とし、送信メール本文収納部（204）の
検索順序を２とした場合、図３の３−２及び図５の５−
３の検索に先立って、この検索順序指定バッファを参照
して、最初に検索を行う収納部を受信メール本文収納部
（206）に設定する。これによれば、利用者が自らの意
思で、優先して検索する文章を設定できるので、より効
率的なメール作成が可能となる。

【００５３】またメール制御情報に基づき選択的に検索
する処理は、検索で見つかった本文に対応するメール管
理情報を参照することで実施することができる。すなわ
ち、図３の３−２及び図５の５−３において、メール管
理情報を参照した選択処理を行った後、さらにこの選択
処理を行わない検索を再度行うことによって、メール管
理情報による優先処理を行うことができる。

【００５４】［実施例４］また、アンケート項目付きの
メール等を受信した場合、その受信メールは、特定のレ
イアウトで文章が書かれていることが多い。たとえば、
アンケート項目は、「箇条書き」あるいは「番号付き箇
条書き」などの特殊なレイアウトで書かれている。

【００５５】これらの特殊なレイアウトを特定する情報
を予め記憶しておき、「箇条書き」の部分を検索対象と
すれば、アンケート付きメールに対する「返信メール」
を効率的に作成できる。受信メールの文章中を検索し、
予め記憶された特殊なレイアウトの情報に一致する部分
が存在すれば、その特殊なレイアウト中の「箇条書き」
部分を抽出し、返信メール作成のための、返信文候補リ
ストの中に追加すればよい。

【００５６】［実施例５］次に、返信用メールを作成す
る場合に、受信したメールの送信者が通常使っている文
体に合わせる実施例について説明する。この実施例を実
現するために、図６に示すような「文体テーブル」を予
め用意し、図７に示すような「変換ロジック」を図３の
３−２あるいは図５の５−７のステップの次に実行すれ
ばよい。ここで、図７の７−４の文体変換はワードプロ
セッサ等で従来から用いられている「文章校正システ
ム」を利用すればよい。

【００５７】図６は、この発明に用いる文体テーブルで
ある。テーブルには「メールの宛先」とその宛先の人に
使用する「文体」の項目が格納されている。ここで「メ
ールの宛先」には、図６に示すように返信の相手先のメ
ールアドレスを格納する。また「文体」の項目には、文
体の形式を示す情報（「ですます」、「である」等）を
格納する。図７は、図６の文体テーブルを用い、返信メ
ール作成時に、返信の相手先の文体に合わせる文体変換
ロジックのＰＡＤチャートである。

【００５８】まず、7-1で「作成メール制御情報収納部
２０９」からメールの相手のアドレスを取得し、変数TO
に格納する。7-2で図６で示したテーブルの「メール宛
先」フィールドの中に変数TOと一致する項目があるかど
うかを検索する。

【００５９】7-3で7-2で一致した項目に対応する「文
体」フィールドを取得する。7-4で7-3で取得した文体を
パラメータとして、「文章校正システム」の処理を返信
文候補リストに適用して文体変換を行う。この後、前記
した実施例と同様の返信文作成処理を順次行えば、相手
先ごとに適切な文体の文章を返信メール内に生成するこ
とが可能である。

【００６０】

【発明の効果】この発明の電子メール作成支援システム
は、保存してあるメールの受信データや送信済データを
利用しユーザの入力を補ったり、リストから選択させる
ことでメールの作成を効果的に行うことが可能である。

【００６１】この発明の電子メール作成支援システム
は、ユーザの入力を補完する処理をメールシステムに応
用し、受信が済んだメール及び過去に送信したメールを
補完のための検索対象としているので、メール作成開始
時点から補完処理を行うことができる。特に、メールの
冒頭部分は挨拶などの部分が入りやすく、この部分は他
のメールでもよく使う定型的な表現である可能性が高
く、利用価値が高い。また他人から受信した複雑な用語
なども補完対象にでき、メール作成処理の効率化を図る
ことができる。

【００６２】この発明の電子メール作成支援システム
は、メール宛先の指定のための入力を補完する処理を受
信メールや過去に送信したメールの管理情報を補完のた
めの検索対象にしているので、あまり使わないアドレス
でもアドレス帳に登録する手間を省いても補完処理がで
きるという、従来のメールアドレス補完処理にはなかっ
た効果を得ることもできる。

【００６３】さらに、過去に送受信したメールの中から
返信文候補を作成するので、送信者が前もって決まった
フォーマットで返信リストを作成しなくてもよい、受信
者がメールシステムに予め返信リストを作成しておかな
くてもよい、場合によってはキー操作をまったく行わな
くても返信文が作成できる、といった効果を得ることが
でき、メールの作成を効率的に行うことができる。

【００６４】また、検索対象の検索順序を利用者が設定
できるようにしているので、自分が書いた文章（送信済
メール）など特定の文字列を優先的に返信文候補とする
ことができ、さらに送信する宛先人に一度使ったことが
ある文章を優先的に返信用候補とすることもでき、メー
ルの作成をより効果的に行うことができる。

【００６５】また検索対象の検索順序の設定，変更，あ
るいは検索対象の制限をすることにより、より新しい文
章から優先的に利用することを可能にし、予め最初に入
力された定型文を優先的に利用することなどが可能にな
る。利用者がよく用いる文章表現を利用者の指定の順序
で検索することが可能である。

【００６６】また、アンケートなどのメールに返信する
際、アンケート項目など箇条書き部分のリストが返信候
補として選択できるので、アンケートの項目をいくつか
選択して返信する必要があるときにリストからの選択操
作のみで返信文が作成でき、返信用のリストの作成を前
もって行うことなく、受信したメールに適切な返信メー
ルを、より効果的に作成することができる。

【００６７】さらに、メールの送信，返信用の文章をメ
ールの宛先人ごとに適切な文体にすることができるの
で、利用者が複雑な文体変更の作業をしないでも容易に
メールの送信をすることが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メール作成支援システムの構成ブ
ロック図である。

【図２】本発明の実施例１における収納部の格納サンプ
ルと操作の一実施例の説明図である。

【図３】本発明の実施例１の電子メールの文章作成支援
処理のPADチャート図である。

【図４】本発明の実施例２における収納部の格納サンプ
ルと操作の一実施例の説明図である。

【図５】本発明の実施例２の返信文作成支援処理のPAD
チャート図である。

【図６】本発明の文体テーブルの一実施例の説明図であ
る。

【図７】本発明の返信文の文体変換処理のPADチャート
図である。

【符号の説明】

２００通信制御手段２０１電子メール受信手段２０２電子メール送信手段２０３電子メール記憶手段２０４受信メール本文格納部２０５受信メール制御情報収納部２０６送信メール本文収納部２０７送信メール制御情報収納部２０８作成メール本文収納部２０９作成メール制御情報収納部２１０電子メール表示・作成部２１１表示制御部２１２入力制御部２１３汎用処理部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】文章を入力する入力部と、入力された文
章を記憶する第１記憶部と、すでに通信された電子メー
ルを記憶する第２記憶部と、第１記憶部に記憶された文
章をキーワードとして第２記憶部を検索し、そのキーワ
ードを含む所定単位の文字列を取得する第１検索部と、
前記キーワードを第１検索部によって取得された文字列
に置換して電子メールを作成する第１作成部とを備えた
ことを特徴とする電子メール作成支援システム。
【請求項２】前記第２記憶部が、送信メールの本文を
記憶した送信メール本文収納部、送信メールの制御情報
を記憶した送信メール制御情報収納部、受信メールの本
文を記憶した受信メール本文収納部、受信メールの制御
情報を記憶した受信メール制御情報収納部、及び送信宛
先収納部のうち、いずれか１つ以上の収納部で構成され
ることを特徴とする請求項１記載の電子メール作成支援
システム。
【請求項３】前記第２記憶部が、送信相手ごとに電子
メールで使用する文体を登録した文体変換テーブルを備
え、文体変換テーブルを利用して、電子メールを送信す
る相手の文体を認識し、前記第１検索部によって取得さ
れた文字列を、認識された文体に変換する第１文体変換
部をさらに備え、前記第１作成部が、前記キーワードを
前記文体変換後の文字列に置換することを特徴とする請
求項１記載の電子メール作成支援システム。
【請求項４】前記第２記憶部を構成する各収納部の検
索順序を指定する指定部と、指定された検索順序を記憶
する第３記憶部とをさらに備え、前記第１検索部が、第
３記憶部に記憶された検索順序で第２記憶部を検索する
ことを特徴とする請求項２記載の電子メール作成支援シ
ステム。
【請求項５】文章を入力する入力部と、入力された文
章を記憶する第１記憶部と、すでに通信された電子メー
ルを記憶する第２記憶部と、所定の記号または文字列か
らなる引用キーワードを予め記憶した引用キーワード記
憶部と、引用キーワードを用いて第２記憶部を検索し、
引用キーワードを含む行に続く所定単位の文字列を取得
する第２検索部と、取得された文字列を記憶する返信文
候補記憶部と、返信文候補記憶部に記憶された文字列を
表示する表示部と、表示部に表示された返信文候補の文
字列のうち所望の文字列を利用者が選択する選択部と、
選択部によって選択された返信文候補の文字列を前記第
１記憶部の所定の位置に挿入して返信文を作成する第２
作成部とを備えた電子メール作成支援システム。
【請求項６】前記第２記憶部が、送信メールの本文を
記憶した送信メール本文収納部、送信メールの制御情報
を記憶した送信メール制御情報収納部、受信メールの本
文を記憶した受信メール本文収納部、受信メールの制御
情報を記憶した受信メール制御情報収納部、及び送信宛
先収納部のうち、いずれか１つ以上の収納部で構成され
ることを特徴とする請求項５記載の電子メール作成支援
システム。
【請求項７】前記第２記憶部が、送信相手ごとに電子
メールで使用する文体を登録した文体変換テーブルを備
え、文体変換テーブルを利用して、電子メールを送信す
る相手の文体を認識し、前記返信文候補記憶部に記憶さ
れた文字列を、認識された文体に変換する第２文体変換
部をさらに備えたことを特徴とする請求項５記載のメー
ル作成支援システム。
【請求項８】文章を入力させる入力機能と、入力され
た文章を記憶させる第１記憶機能と、すでに通信された
電子メールを記憶させる第２記憶機能と、第１記憶機能
によって記憶された文章をキーワードとして第２記憶機
能によって記憶された電子メールを検索し、そのキーワ
ードを含む所定単位の文字列を取得させる第１検索機能
と、前記キーワードを第１検索機能によって取得された
文字列に置換して電子メールを作成させる第１作成機能
の各機能からなる電子メール作成支援システムのプログ
ラムを記憶した記憶媒体。