JP2000102047A - 電子メール処理装置および方法 - Google Patents
電子メール処理装置および方法Info
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 デジタル多機能電話機より転送，不在登録を
するだけで電子メールが着信すると着信通知，自動返信
を行なう電子メール処理装置および方法を提供する。 【解決手段】 電子メール処理装置は、電子メールシス
テムがインストールされているパソコン１０と、電子メ
ールの送信受信を行う電子メールサーバ１２と、内線電
話機を呼び出し音声アナウンス装置から録音してある音
声を受話器に流すことができるＰＢＸ１４と、ＲＳ−２
３２ＣなどのＩ／Ｆを有しパソコン１０とＰＢＸ１４と
に接続されているデジタル多機能電話機１６とから構成
されている。また、ＰＢＸ１４は、パソコン１０の電子
メールシステムに転送，不在登録の情報を通知する。パ
ソコン１０の電子メールシステムは、ＰＢＸ１４の転
送，不在登録の情報を取り込む。
するだけで電子メールが着信すると着信通知，自動返信
を行なう電子メール処理装置および方法を提供する。 【解決手段】 電子メール処理装置は、電子メールシス
テムがインストールされているパソコン１０と、電子メ
ールの送信受信を行う電子メールサーバ１２と、内線電
話機を呼び出し音声アナウンス装置から録音してある音
声を受話器に流すことができるＰＢＸ１４と、ＲＳ−２
３２ＣなどのＩ／Ｆを有しパソコン１０とＰＢＸ１４と
に接続されているデジタル多機能電話機１６とから構成
されている。また、ＰＢＸ１４は、パソコン１０の電子
メールシステムに転送，不在登録の情報を通知する。パ
ソコン１０の電子メールシステムは、ＰＢＸ１４の転
送，不在登録の情報を取り込む。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、ユーザが机上の電
話より転送，不在などの登録を行なうだけでサーバなど
の電子メールシステムを意識することなく電子メールの
自動返信，着信通知を行うことのできる電子メール処理
装置および方法に関する。
話より転送，不在などの登録を行なうだけでサーバなど
の電子メールシステムを意識することなく電子メールの
自動返信，着信通知を行うことのできる電子メール処理
装置および方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】電子メールの普及は、電話の代わりに電
子メールを使用する機会を増やした。しかし、”配信に
遅延がある”，“相手がすぐ電子メールを読むとは限ら
ない”等の電子メールの制約についてすべての電子メー
ル使用者は、理解しているわけではない。そのため、電
子メール使用者は相手の在席を意識せず電子メールで
「至急」の用件を発信するというようなことがある。
子メールを使用する機会を増やした。しかし、”配信に
遅延がある”，“相手がすぐ電子メールを読むとは限ら
ない”等の電子メールの制約についてすべての電子メー
ル使用者は、理解しているわけではない。そのため、電
子メール使用者は相手の在席を意識せず電子メールで
「至急」の用件を発信するというようなことがある。
【０００３】この問題を解決するための従来例が、特開
平１０−８４４１７号公報に記載されている。この公報
に記載された電話・電子メール呼出方式は、端末装置か
ら入力された不在情報を管理する不在者情報管理システ
ムとコンピュータや画面入力装置からなる端末装置とを
有する電子メールシステムと、電子交換機と不在情報を
通信端末より音声で通知する音声メールシステムと携帯
電話機，構内ポケットベル，ＴＲＣ（トランスポンダカ
ード）そして電話等の端末装置とを有する音声通信シス
テムとが通信回線で接続されている。
平１０−８４４１７号公報に記載されている。この公報
に記載された電話・電子メール呼出方式は、端末装置か
ら入力された不在情報を管理する不在者情報管理システ
ムとコンピュータや画面入力装置からなる端末装置とを
有する電子メールシステムと、電子交換機と不在情報を
通信端末より音声で通知する音声メールシステムと携帯
電話機，構内ポケットベル，ＴＲＣ（トランスポンダカ
ード）そして電話等の端末装置とを有する音声通信シス
テムとが通信回線で接続されている。
【０００４】不在となる相手方は、電子メールシステ
ム，音声通信システムいずれかの端末装置から不在情報
として、用件，期間，出張先そして出張先電話番号等を
登録する。電話・電子メール呼出方式は、電子メールの
送信者が電子メールを送信すると相手方が不在であれば
不在情報に基づき相手方に通知すると同時に、送信者に
対して不在情報と相手方に通知された結果、応答，不応
答を通知する。
ム，音声通信システムいずれかの端末装置から不在情報
として、用件，期間，出張先そして出張先電話番号等を
登録する。電話・電子メール呼出方式は、電子メールの
送信者が電子メールを送信すると相手方が不在であれば
不在情報に基づき相手方に通知すると同時に、送信者に
対して不在情報と相手方に通知された結果、応答，不応
答を通知する。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】上述の電子メールの不
在通知に関する技術は、電子メールシステムに不在者情
報管理システムを設置し不在となる者は画面入力装置な
どをはじめ複数の入力装置より不在者情報を入力するこ
とができ、送信者は送信された電子メールが不在者情報
に基づき不在，離席中である旨の自動返信と不在となっ
たユーザへ着信通知を行なうものである。しかし、従来
の技術は不在となるユーザが不在情報を専用のデータベ
ースに理由，期間，帰着月，帰着日，帰着時，行先，用
件等の細かい情報を入力する必要があった。また、従来
のシステムでは不在者情報を管理するための専用装置，
画面入力用の表示装置などの複数の装置を用意する必要
があった。
在通知に関する技術は、電子メールシステムに不在者情
報管理システムを設置し不在となる者は画面入力装置な
どをはじめ複数の入力装置より不在者情報を入力するこ
とができ、送信者は送信された電子メールが不在者情報
に基づき不在，離席中である旨の自動返信と不在となっ
たユーザへ着信通知を行なうものである。しかし、従来
の技術は不在となるユーザが不在情報を専用のデータベ
ースに理由，期間，帰着月，帰着日，帰着時，行先，用
件等の細かい情報を入力する必要があった。また、従来
のシステムでは不在者情報を管理するための専用装置，
画面入力用の表示装置などの複数の装置を用意する必要
があった。
【０００６】本発明の目的は、ユーザが机上の電話機よ
り不在，転送などの登録を行なうだけで受信した電子メ
ールの着信をユーザに通知し、不在であることを電子メ
ールの送信者に通知する電子メール処理装置および方法
を提供することにある。
り不在，転送などの登録を行なうだけで受信した電子メ
ールの着信をユーザに通知し、不在であることを電子メ
ールの送信者に通知する電子メール処理装置および方法
を提供することにある。
【０００７】本発明の他の目的は、ユーザから机上の電
話機より不在，転送設定が行われることにより、受信さ
れた電子メールの着信をユーザへ通知し、不在であるこ
とを電子メール送信者へ通知するプログラムを記録する
記録媒体を提供する。
話機より不在，転送設定が行われることにより、受信さ
れた電子メールの着信をユーザへ通知し、不在であるこ
とを電子メール送信者へ通知するプログラムを記録する
記録媒体を提供する。
【０００８】
【課題を解決するための手段】本発明の電子メール処理
装置は、電子メールサーバに接続され電子メールシステ
ムを有するパーソナルコンピュータと、構内交換機に接
続されているデジタル多機能電話機とがＲＳ−２３２Ｃ
のインターフェースによるケーブルにより接続される。
装置は、電子メールサーバに接続され電子メールシステ
ムを有するパーソナルコンピュータと、構内交換機に接
続されているデジタル多機能電話機とがＲＳ−２３２Ｃ
のインターフェースによるケーブルにより接続される。
【０００９】前記構内交換機と情報のやり取りができる
インターフェースを有する前記パーソナルコンピュータ
の電子メールシステムと、前記パーソナルコンピュータ
と情報のやり取りができるインターフェースを有する前
記構内交換機とが、前記デジタル多機能電話を介した通
信回線により情報のやり取りを行なう。
インターフェースを有する前記パーソナルコンピュータ
の電子メールシステムと、前記パーソナルコンピュータ
と情報のやり取りができるインターフェースを有する前
記構内交換機とが、前記デジタル多機能電話を介した通
信回線により情報のやり取りを行なう。
【００１０】前記構内交換機と前記電子メールシステム
とがやり取りする前記情報は、転送，不在登録の情報で
ある転送情報，不在情報と電子メールの着信を知らせる
電子メール着信通知要求とである。
とがやり取りする前記情報は、転送，不在登録の情報で
ある転送情報，不在情報と電子メールの着信を知らせる
電子メール着信通知要求とである。
【００１１】ユーザが前記不在登録しておくと前記パー
ソナルコンピュータは、電子メールが着信することによ
り前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中
である旨の電子メールを自動作成し返信する。
ソナルコンピュータは、電子メールが着信することによ
り前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中
である旨の電子メールを自動作成し返信する。
【００１２】前記ユーザが前記転送登録しておくと前記
パーソナルコンピュータは、電子メールが着信すること
により前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離
席中である旨の電子メールを自動作成し返信し、前記構
内交換機に前記電子メールが着信したことを通知し、前
記構内交換機は前記ユーザに前記電子メールが着信した
ことを音声装置により通知する。
パーソナルコンピュータは、電子メールが着信すること
により前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離
席中である旨の電子メールを自動作成し返信し、前記構
内交換機に前記電子メールが着信したことを通知し、前
記構内交換機は前記ユーザに前記電子メールが着信した
ことを音声装置により通知する。
【００１３】
【発明の実施の形態】本発明の実施例について、図１を
参照し詳細に説明する。図１は、本発明を表す機器構成
図である。図１に示すように、電子メール処理装置は電
子メールシステムがインストールされているパーソナル
コンピュータ（以下パソコン）１０と、パソコン１０に
内蔵されているモデムまたはＬＡＮアダプタにより電子
メールの送信受信を行う電子メールサーバ１２と、音声
アナウンス機能，自動内線発信機能を持ち、内線電話機
を呼び出し（リンガを鳴らす）内線応答（受話器をと
る）後、音声アナウンス装置から録音してある音声を受
話器に流すことができる構内交換機（以下ＰＢＸ）１４
と、ＲＳ−２３２Ｃなどのインターフェース（以下Ｉ／
Ｆ）を有しパソコン１０とＰＢＸ１４とに接続されてい
るデジタル多機能電話機１６とから構成されている。ま
た、デジタル多機能電話機１６は、特番をダイヤルする
と転送，不在登録を行うことができる。転送，不在登録
の情報は、ＰＢＸ１４に登録される。ＰＢＸ１４は、パ
ソコン１０の電子メールシステムに転送，不在登録の情
報を通知する。パソコン１０の電子メールシステムは、
ＰＢＸ１４の転送，不在登録の情報を取り込む。ＰＢＸ
１４に接続されているデジタル多機能電話機１６は、Ｒ
Ｓ−２３２Ｃなどの回線でパソコン１０とつながれてい
る。パソコン１０は、電子メールサーバ１２とつながれ
ている。電子メールサーバ１２は、ＬＡＮと接続されて
いる。
参照し詳細に説明する。図１は、本発明を表す機器構成
図である。図１に示すように、電子メール処理装置は電
子メールシステムがインストールされているパーソナル
コンピュータ（以下パソコン）１０と、パソコン１０に
内蔵されているモデムまたはＬＡＮアダプタにより電子
メールの送信受信を行う電子メールサーバ１２と、音声
アナウンス機能，自動内線発信機能を持ち、内線電話機
を呼び出し（リンガを鳴らす）内線応答（受話器をと
る）後、音声アナウンス装置から録音してある音声を受
話器に流すことができる構内交換機（以下ＰＢＸ）１４
と、ＲＳ−２３２Ｃなどのインターフェース（以下Ｉ／
Ｆ）を有しパソコン１０とＰＢＸ１４とに接続されてい
るデジタル多機能電話機１６とから構成されている。ま
た、デジタル多機能電話機１６は、特番をダイヤルする
と転送，不在登録を行うことができる。転送，不在登録
の情報は、ＰＢＸ１４に登録される。ＰＢＸ１４は、パ
ソコン１０の電子メールシステムに転送，不在登録の情
報を通知する。パソコン１０の電子メールシステムは、
ＰＢＸ１４の転送，不在登録の情報を取り込む。ＰＢＸ
１４に接続されているデジタル多機能電話機１６は、Ｒ
Ｓ−２３２Ｃなどの回線でパソコン１０とつながれてい
る。パソコン１０は、電子メールサーバ１２とつながれ
ている。電子メールサーバ１２は、ＬＡＮと接続されて
いる。
【００１４】ユーザがデジタル多機能電話機１６より特
番をダイヤルし、転送，不在登録をすると、ＰＢＸ１４
は、転送，不在登録の情報を登録する。ＰＢＸ１４は、
転送，不在登録の情報をデジタル多機能電話機１６を介
した回線によりパソコン１０に送信する。パソコン１０
は、送信された転送，不在登録の情報を電子メールシス
テムに格納する。パソコン１０は、電子メールサーバ１
２に随時アクセスし電子メールの着信を確認する。ユー
ザ宛の電子メールが電子メールサーバ１２に着信すると
パソコン１０の電子メールシステムは、電子メールをパ
ソコン１０に取り込む。電子メールシステムは、転送，
不在登録の情報をもとに電子メールの発信者に対してユ
ーザが不在である旨の電子メールを作成し返信する。さ
らに、電子メールシステムは、転送登録がされていれば
ユーザに対して電子メールが着信したことを通知するた
めにＰＢＸ１４に通知する。ＰＢＸ１４は、転送先に電
話をかけＰＢＸ１４の音声装置によりユーザに電子メー
ルがパソコン１０に着信したことを通知する。
番をダイヤルし、転送，不在登録をすると、ＰＢＸ１４
は、転送，不在登録の情報を登録する。ＰＢＸ１４は、
転送，不在登録の情報をデジタル多機能電話機１６を介
した回線によりパソコン１０に送信する。パソコン１０
は、送信された転送，不在登録の情報を電子メールシス
テムに格納する。パソコン１０は、電子メールサーバ１
２に随時アクセスし電子メールの着信を確認する。ユー
ザ宛の電子メールが電子メールサーバ１２に着信すると
パソコン１０の電子メールシステムは、電子メールをパ
ソコン１０に取り込む。電子メールシステムは、転送，
不在登録の情報をもとに電子メールの発信者に対してユ
ーザが不在である旨の電子メールを作成し返信する。さ
らに、電子メールシステムは、転送登録がされていれば
ユーザに対して電子メールが着信したことを通知するた
めにＰＢＸ１４に通知する。ＰＢＸ１４は、転送先に電
話をかけＰＢＸ１４の音声装置によりユーザに電子メー
ルがパソコン１０に着信したことを通知する。
【００１５】次に、不在登録をしたときの電子メールシ
ステムとＰＢＸ１４の動作の実施例を図２〜図４を用い
て詳細に説明する。図２は、不在登録をしたときのＰＢ
Ｘの処理のフローチャートを表す図である。図３は、電
子メールシステムでの不在登録情報受信処理のフローチ
ャートを表す図である。図４は、電子メールシステムで
の離席中の電子メール受信処理のフローチャートを表す
図である。図２に示すように、ＰＢＸ１４はデジタル多
機能電話機１６から不在登録である不在特番の受信の有
無を判断する（ステップＡ１）。受信のない場合は処理
を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は不在特番を受
信すると電話交換機能としての不在処理をするための設
定である不在登録する（ステップＡ２）。ＰＢＸ１４
は、デジタル多機能電話機１６のＩ／Ｆを介してパソコ
ン１０の電子メールシステムに不在登録の情報である不
在情報を送信する（ステップＡ３）。
ステムとＰＢＸ１４の動作の実施例を図２〜図４を用い
て詳細に説明する。図２は、不在登録をしたときのＰＢ
Ｘの処理のフローチャートを表す図である。図３は、電
子メールシステムでの不在登録情報受信処理のフローチ
ャートを表す図である。図４は、電子メールシステムで
の離席中の電子メール受信処理のフローチャートを表す
図である。図２に示すように、ＰＢＸ１４はデジタル多
機能電話機１６から不在登録である不在特番の受信の有
無を判断する（ステップＡ１）。受信のない場合は処理
を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は不在特番を受
信すると電話交換機能としての不在処理をするための設
定である不在登録する（ステップＡ２）。ＰＢＸ１４
は、デジタル多機能電話機１６のＩ／Ｆを介してパソコ
ン１０の電子メールシステムに不在登録の情報である不
在情報を送信する（ステップＡ３）。
【００１６】図３に示すように、電子メールシステムは
ＰＢＸ１４から送られてくる不在情報の受信の有無を判
断する（ステップＢ１）。受信のない場合は処理を終了
する。受信した場合、電子メールシステムはユーザが離
席したとして不在設定を行なう（ステップＢ２）。電子
メールが送られてくると図４に示すように、電子メール
システムは電子メールを取り込む（ステップＢ３）。電
子メールシステムは、不在設定中であるかを判断する
（ステップＢ４）。不在設定されていない場合は処理を
終了する。不在設定されている場合、電子メールシステ
ムは「離席中」の電子メールを作成する（ステップＢ
５）。電子メールシステムは、着信した電子メールの送
信者へステップＢ５で作成された電子メールを返信し
（ステップＢ６）、処理を終了する。
ＰＢＸ１４から送られてくる不在情報の受信の有無を判
断する（ステップＢ１）。受信のない場合は処理を終了
する。受信した場合、電子メールシステムはユーザが離
席したとして不在設定を行なう（ステップＢ２）。電子
メールが送られてくると図４に示すように、電子メール
システムは電子メールを取り込む（ステップＢ３）。電
子メールシステムは、不在設定中であるかを判断する
（ステップＢ４）。不在設定されていない場合は処理を
終了する。不在設定されている場合、電子メールシステ
ムは「離席中」の電子メールを作成する（ステップＢ
５）。電子メールシステムは、着信した電子メールの送
信者へステップＢ５で作成された電子メールを返信し
（ステップＢ６）、処理を終了する。
【００１７】次に、転送登録したときの電子メールシス
テムとＰＢＸ１４の動作の実施例を図５〜図８を用いて
詳細に説明する。図５は、転送登録をしたときのＰＢＸ
の処理のフローチャートを表す図である。図６は、電子
メールシステムの転送登録情報受信処理のフローチャー
トを表す図である。図７は、電子メールシステムでの転
送先設定中の電子メール受信処理のフローチャートを表
す図である。図８は、ＰＢＸでの電子メール着信通知要
求情報の受信処理のフローチャートを表す図である。図
５に示すように、ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機
１６から転送登録である転送特番の受信の有無を判断す
る（ステップＣ１）。受信がない場合は処理を終了す
る。受信した場合、ＰＢＸ１４は転送先内線番号の受信
の有無を判断する（ステップＣ２）。受信がない場合は
処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は電話交換
機能として転送処理を行うための設定である転送先設定
をする（ステップＣ３）。ＰＢＸ１４は、デジタル多機
能電話機１６のＩ／Ｆを介してパソコン１０の電子メー
ルシステムに転送登録の情報である転送情報を送信する
（ステップＣ４）。
テムとＰＢＸ１４の動作の実施例を図５〜図８を用いて
詳細に説明する。図５は、転送登録をしたときのＰＢＸ
の処理のフローチャートを表す図である。図６は、電子
メールシステムの転送登録情報受信処理のフローチャー
トを表す図である。図７は、電子メールシステムでの転
送先設定中の電子メール受信処理のフローチャートを表
す図である。図８は、ＰＢＸでの電子メール着信通知要
求情報の受信処理のフローチャートを表す図である。図
５に示すように、ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機
１６から転送登録である転送特番の受信の有無を判断す
る（ステップＣ１）。受信がない場合は処理を終了す
る。受信した場合、ＰＢＸ１４は転送先内線番号の受信
の有無を判断する（ステップＣ２）。受信がない場合は
処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は電話交換
機能として転送処理を行うための設定である転送先設定
をする（ステップＣ３）。ＰＢＸ１４は、デジタル多機
能電話機１６のＩ／Ｆを介してパソコン１０の電子メー
ルシステムに転送登録の情報である転送情報を送信する
（ステップＣ４）。
【００１８】図６に示すように、電子メールシステムは
ＰＢＸ１４から送られてくる転送情報の受信の有無を判
断する（ステップＤ１）。受信のない場合は処理を終了
する。受信した場合、電子メールシステムはユーザが離
席したとして転送設定を行なう（ステップＤ２）。電子
メールが送られてくると図７に示すように、電子メール
システムは電子メールを取り込む（ステップＤ３）。電
子メールシステムは、転送設定中であるかを判断する
（ステップＤ４）。転送設定されていない場合は処理を
終了する。転送設定されている場合、電子メールシステ
ムは「離席中」の電子メールを作成する（ステップＤ
５）。電子メールシステムは、ステップＤ５で作成され
た電子メールを着信した電子メールの送信者へ返信する
（ステップＤ６）。電子メールシステムは、ＰＢＸ１４
へ電子メール着信通知要求を送信し（ステップＤ７）、
処理を終了する。
ＰＢＸ１４から送られてくる転送情報の受信の有無を判
断する（ステップＤ１）。受信のない場合は処理を終了
する。受信した場合、電子メールシステムはユーザが離
席したとして転送設定を行なう（ステップＤ２）。電子
メールが送られてくると図７に示すように、電子メール
システムは電子メールを取り込む（ステップＤ３）。電
子メールシステムは、転送設定中であるかを判断する
（ステップＤ４）。転送設定されていない場合は処理を
終了する。転送設定されている場合、電子メールシステ
ムは「離席中」の電子メールを作成する（ステップＤ
５）。電子メールシステムは、ステップＤ５で作成され
た電子メールを着信した電子メールの送信者へ返信する
（ステップＤ６）。電子メールシステムは、ＰＢＸ１４
へ電子メール着信通知要求を送信し（ステップＤ７）、
処理を終了する。
【００１９】図８に示すようにＰＢＸ１４は、図７のス
テップＤ７で送信された電子メール着信通知要求の受信
の有無を判断する（ステップＥ１）。受信のない場合は
処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は転送設定
先内線電話番号を読み出す（ステップＥ２）。ＰＢＸ１
４は、転送設定先内線電話に自動発信する（ステップＥ
３）。ＰＢＸ１４は、転送先の電話が応答すると電子メ
ールの着信を音声装置によりアナウンスし（ステップＥ
４）、終了する。
テップＤ７で送信された電子メール着信通知要求の受信
の有無を判断する（ステップＥ１）。受信のない場合は
処理を終了する。受信した場合、ＰＢＸ１４は転送設定
先内線電話番号を読み出す（ステップＥ２）。ＰＢＸ１
４は、転送設定先内線電話に自動発信する（ステップＥ
３）。ＰＢＸ１４は、転送先の電話が応答すると電子メ
ールの着信を音声装置によりアナウンスし（ステップＥ
４）、終了する。
【００２０】次に、本発明の動作を表す実施例を図９を
参照して詳細に説明する。図９は、本発明の不在登録の
動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図である。図
９に示すようにユーザは、デジタル多機能電話機１６よ
りＰＢＸ１４へ不在特番をダイヤルし不在登録を行う。
ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６からの不在登
録の情報として、デジタル多機能電話機１６を介して接
続されているパソコン１０に通知する。不在登録の情報
を受信したパソコン１０の電子メールシステムは、不在
登録を格納し電子メールが着信したとき不在対応とな
る。送信者が電子メールを送信するとパソコン１０の電
子メールシステムは、電子メールサーバー１２を介して
電子メールを受信する。パソコン１０の電子メールシス
テムは、ユーザが不在かどうかを判断し、不在であるの
で「離席中」を記した電子メールを電子メールシステム
内部で自動作成し送信者に返信する。以上の動作によ
り、電子メール送信者は、電子メールを送信した相手が
不在であることを知る。
参照して詳細に説明する。図９は、本発明の不在登録の
動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図である。図
９に示すようにユーザは、デジタル多機能電話機１６よ
りＰＢＸ１４へ不在特番をダイヤルし不在登録を行う。
ＰＢＸ１４は、デジタル多機能電話機１６からの不在登
録の情報として、デジタル多機能電話機１６を介して接
続されているパソコン１０に通知する。不在登録の情報
を受信したパソコン１０の電子メールシステムは、不在
登録を格納し電子メールが着信したとき不在対応とな
る。送信者が電子メールを送信するとパソコン１０の電
子メールシステムは、電子メールサーバー１２を介して
電子メールを受信する。パソコン１０の電子メールシス
テムは、ユーザが不在かどうかを判断し、不在であるの
で「離席中」を記した電子メールを電子メールシステム
内部で自動作成し送信者に返信する。以上の動作によ
り、電子メール送信者は、電子メールを送信した相手が
不在であることを知る。
【００２１】次に、本発明の動作を表す他の実施例を図
１０を参照して詳細に説明する。図１０は、本発明の転
送登録の動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図で
ある。図１０に示すように離席するときユーザは、デジ
タル多機能電話機１６から転送特番および転送先の電話
番号をダイヤルすることでＰＢＸ１４に転送を登録す
る。転送登録を確認したＰＢＸ１４は、デジタル多機能
電話機１６を通しパソコン１０に転送登録の情報を通知
する。転送登録の情報を受信したパソコン１０の電子メ
ールシステムは、ユーザーが転送先を登録し離席したこ
とを認識し転送登録の情報を格納する。送信者が電子メ
ールを送信すると電子メールシステムは、ユーザが転送
先を残して離席したかどうかを判断し、転送であるので
「離席中」を記したメールを電子メールシステム内部で
自動作成し送信者に返信する。また、電子メールシステ
ムはパソコン１０に接続されているデジタル多機能電話
機１６を介して、ＰＢＸ１４に電子メール着信通知要求
を通知する。電子メール着信通知要求を受信したＰＢＸ
１４は、登録された転送先にＰＢＸ１４の自動発信機能
で自動発信し、電話機応答後ＰＢＸ１４に収容されてい
る音声アナウンス装置を接続し、あらかじめ録音してあ
る電子メール着信アナウンスを流しユーザに通知する。
以上の動作により電子メール送信者は、電子メールを送
信した相手が不在であることを知ることができ、ユーザ
は電子メールが着信していることを知る。
１０を参照して詳細に説明する。図１０は、本発明の転
送登録の動作を表す実施例の動作シーケンスを表す図で
ある。図１０に示すように離席するときユーザは、デジ
タル多機能電話機１６から転送特番および転送先の電話
番号をダイヤルすることでＰＢＸ１４に転送を登録す
る。転送登録を確認したＰＢＸ１４は、デジタル多機能
電話機１６を通しパソコン１０に転送登録の情報を通知
する。転送登録の情報を受信したパソコン１０の電子メ
ールシステムは、ユーザーが転送先を登録し離席したこ
とを認識し転送登録の情報を格納する。送信者が電子メ
ールを送信すると電子メールシステムは、ユーザが転送
先を残して離席したかどうかを判断し、転送であるので
「離席中」を記したメールを電子メールシステム内部で
自動作成し送信者に返信する。また、電子メールシステ
ムはパソコン１０に接続されているデジタル多機能電話
機１６を介して、ＰＢＸ１４に電子メール着信通知要求
を通知する。電子メール着信通知要求を受信したＰＢＸ
１４は、登録された転送先にＰＢＸ１４の自動発信機能
で自動発信し、電話機応答後ＰＢＸ１４に収容されてい
る音声アナウンス装置を接続し、あらかじめ録音してあ
る電子メール着信アナウンスを流しユーザに通知する。
以上の動作により電子メール送信者は、電子メールを送
信した相手が不在であることを知ることができ、ユーザ
は電子メールが着信していることを知る。
【００２２】本発明は、パソコン１０とＰＢＸ１４に転
送，不在登録の情報をやり取りするプログラムで構成さ
れたＩ／Ｆを格納することにより行なうことができる。
送，不在登録の情報をやり取りするプログラムで構成さ
れたＩ／Ｆを格納することにより行なうことができる。
【００２３】次に、本発明のさらに他の実施例を説明す
る。本発明の電子メール処理装置は、さらにパソコン１
０とＰＢＸ１４とをＬＡＮにより接続し、パソコン１０
とＰＢＸ１４との間で直接に転送，不在登録の情報の受
け渡しを行うことにより実施する。ユーザは、デジタル
多機能電話機１６より転送，不在登録を行なう。ＰＢＸ
１４は、デジタル多機能電話機１６よりダイヤルされた
転送，不在登録の情報を格納すると共に、パソコン１０
に通知する。ＰＢＸ１０から通知された転送，不在登録
の情報は、ＬＡＮを通りパソコン１０に取り込まれる。
これによりユーザは、デジタル多機能電話機１６に転
送，不在登録するだけで電子メールの着信通知，自動返
信が行える。
る。本発明の電子メール処理装置は、さらにパソコン１
０とＰＢＸ１４とをＬＡＮにより接続し、パソコン１０
とＰＢＸ１４との間で直接に転送，不在登録の情報の受
け渡しを行うことにより実施する。ユーザは、デジタル
多機能電話機１６より転送，不在登録を行なう。ＰＢＸ
１４は、デジタル多機能電話機１６よりダイヤルされた
転送，不在登録の情報を格納すると共に、パソコン１０
に通知する。ＰＢＸ１０から通知された転送，不在登録
の情報は、ＬＡＮを通りパソコン１０に取り込まれる。
これによりユーザは、デジタル多機能電話機１６に転
送，不在登録するだけで電子メールの着信通知，自動返
信が行える。
【００２４】次に、本発明のさらに他の実施例を説明す
る。電子メール処理装置は、デジタル多機能電話機１６
と接続されたＰＢＸ１４と、電子メールサーバー１２と
を接続する。電子メールサーバー１２は、ＰＢＸ１４と
情報をやり取りすることのできるＩ／Ｆと、電子メール
システムとを有する。ユーザは、デジタル多機能電話機
１６より転送，不在登録を行なう。ＰＢＸ１４は、デジ
タル多機能電話機１６よりダイヤルされた転送，不在登
録の情報を格納するとともに、電子メールサーバー１２
に通知する。ＰＢＸ１０から通知された転送，不在登録
の情報は、ＬＡＮを通り電子メールサーバー１２に取り
込まれる。これによりユーザは、デジタル多機能電話機
１６に転送，不在登録するだけで電子メールの着信通
知，自動返信が行える。上述の実施例はパソコン１０の
ユーザのみが電子メールの着信通知，自動返信を行える
のに対して、本実施例は電子メールサーバー１２とＰＢ
Ｘ１４とに接続している全てのユーザがデジタル多機能
電話機１６に転送，不在登録するだけで電子メールの着
信通知，自動返信が行える。
る。電子メール処理装置は、デジタル多機能電話機１６
と接続されたＰＢＸ１４と、電子メールサーバー１２と
を接続する。電子メールサーバー１２は、ＰＢＸ１４と
情報をやり取りすることのできるＩ／Ｆと、電子メール
システムとを有する。ユーザは、デジタル多機能電話機
１６より転送，不在登録を行なう。ＰＢＸ１４は、デジ
タル多機能電話機１６よりダイヤルされた転送，不在登
録の情報を格納するとともに、電子メールサーバー１２
に通知する。ＰＢＸ１０から通知された転送，不在登録
の情報は、ＬＡＮを通り電子メールサーバー１２に取り
込まれる。これによりユーザは、デジタル多機能電話機
１６に転送，不在登録するだけで電子メールの着信通
知，自動返信が行える。上述の実施例はパソコン１０の
ユーザのみが電子メールの着信通知，自動返信を行える
のに対して、本実施例は電子メールサーバー１２とＰＢ
Ｘ１４とに接続している全てのユーザがデジタル多機能
電話機１６に転送，不在登録するだけで電子メールの着
信通知，自動返信が行える。
【００２５】
【発明の効果】本発明の電子メール処理装置は、ユーザ
がＰＢＸに接続されているデジタル多機能電話機から不
在登録，転送登録をするだけで「不在，離席」メールの
自動返信機能，電子メール着信の音声通知をすることが
できる。また電子メールの送信者は、「不在，離席」の
電子メールが返信されることによりその時点では相手側
に用件が伝わっていないことがわかる。さらに電子メー
ルの送信者は、「不在，離席」の電子メールが返信され
る機能があるため、返信されなければ電子メールが開か
れており、これにより送信した電子メールを相手が読ん
だかどうかを知ることができる。
がＰＢＸに接続されているデジタル多機能電話機から不
在登録，転送登録をするだけで「不在，離席」メールの
自動返信機能，電子メール着信の音声通知をすることが
できる。また電子メールの送信者は、「不在，離席」の
電子メールが返信されることによりその時点では相手側
に用件が伝わっていないことがわかる。さらに電子メー
ルの送信者は、「不在，離席」の電子メールが返信され
る機能があるため、返信されなければ電子メールが開か
れており、これにより送信した電子メールを相手が読ん
だかどうかを知ることができる。
【００２６】また、本発明の電子メール処理装置は専用
装置や特別な装置を設置することなく構成することがで
きる。
装置や特別な装置を設置することなく構成することがで
きる。
【図１】本発明を表す機器構成図である。
【図２】不在登録をしたときのＰＢＸの処理のフローチ
ャートを表す図である。
ャートを表す図である。
【図３】電子メールシステムでの不在登録情報受信処理
のフローチャートを表す図である。
のフローチャートを表す図である。
【図４】電子メールシステムでの離席中の電子メール受
信処理のフローチャートを表す図である。
信処理のフローチャートを表す図である。
【図５】転送登録をしたときのＰＢＸの処理のフローチ
ャートを表す図である。
ャートを表す図である。
【図６】電子メールシステムの転送登録情報受信処理の
フローチャートを表す図である。
フローチャートを表す図である。
【図７】電子メールシステムでの転送先設定中の電子メ
ール受信処理のフローチャートを表す図である。
ール受信処理のフローチャートを表す図である。
【図８】ＰＢＸでの電子メール着信通知要求情報の受信
処理のフローチャートを表す図である。
処理のフローチャートを表す図である。
【図９】本発明の不在登録の動作を表す実施例の動作シ
ーケンスを表す図である。
ーケンスを表す図である。
【図１０】本発明の転送登録の動作を表す実施例の動作
シーケンスを表す図である。
シーケンスを表す図である。
１０ コンピュータ １２ 電子メールサーバ １４ ＰＢＸ １６ デジタル多機能電話機
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.7 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｈ０４Ｍ 3/54 Ｈ０４Ｌ 11/20 １０１Ｂ ５Ｋ１０１ 11/00 ３０３ Ｆターム(参考） 5K015 AB01 HA03 5K024 AA72 BB04 CC03 CC05 CC10 FF05 GG03 GG13 5K027 AA10 5K030 GA16 HA06 HB00 HB19 HC14 JA13 JT01 JT06 KA02 KA20 LD13 5K049 BB00 BB04 BB15 BB19 FF01 FF47 GG00 GG07 KK01 KK13 5K101 KK02 LL05 MM02 NN12 PP07 RR12 RR28
Claims (14)
- 【請求項１】電子メールサーバに接続され電子メールシ
ステムを有するパーソナルコンピュータと、構内交換機
に接続されているデジタル多機能電話機とがＲＳ−２３
２Ｃのインターフェースによるケーブルにより接続され
ることを特徴とする電子メール処理装置。 - 【請求項２】前記構内交換機と情報のやり取りができる
インターフェースを有する前記パーソナルコンピュータ
の電子メールシステムと、前記パーソナルコンピュータ
と情報のやり取りができるインターフェースを有する前
記構内交換機とが、前記デジタル多機能電話を介した通
信回線により情報のやり取りすることを特徴とする請求
項１記載の電子メール処理装置。 - 【請求項３】前記構内交換機と前記電子メールシステム
とがやり取りする前記情報は、転送，不在登録の情報で
ある転送情報，不在情報と電子メールの着信を知らせる
電子メール着信通知要求とであることを特徴とする請求
項２記載の電子メール処理装置。 - 【請求項４】ユーザが前記不在登録しておくと前記パー
ソナルコンピュータは、電子メールが着信することによ
り前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中
である旨の電子メールを自動作成し返信することを特徴
とする請求項３記載の電子メール処理装置。 - 【請求項５】前記ユーザが前記転送登録しておくと前記
パーソナルコンピュータは、電子メールが着信すること
により前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離
席中である旨の電子メールを自動作成し返信し、前記構
内交換機に前記電子メールが着信したことを通知し、前
記構内交換機は前記ユーザに前記電子メールが着信した
ことを音声装置により通知することを特徴とする請求項
３記載の電子メール処理装置。 - 【請求項６】前記パーソナルコンピュータと前記構内交
換機とがさらにＬＡＮで接続することを特徴とする請求
項４または５記載の電子メール処理装置。 - 【請求項７】デジタル多機能電話機と接続された構内交
換機と、電子メールシステムを有する電子メールサーバ
ーとが、ＬＡＮで接続されるシステムであって、 前記電子メールサーバーは前記構内交換機と情報のやり
取りができるインターフェースを有し、前記構内交換機
は前記電子メールサーバーと情報のやり取りができるイ
ンターフェースを有し、前記電子メールサーバーと前記
構内交換機とはＬＡＮにより転送，不在登録の情報であ
る転送情報，不在情報と電子メールの着信を知らせる電
子メール着信通知要求などの情報とのやり取りすること
を特徴とする電子メール処理装置。 - 【請求項８】ユーザが前記不在登録しておくと前記電子
メールサーバーは、電子メールが着信することにより前
記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中であ
る旨の電子メールを自動作成し返信することを特徴とす
る請求項７記載の電子メール処理装置。 - 【請求項９】前記ユーザが前記転送登録しておくと前記
電子メールサーバーは、電子メールが着信することによ
り前記電子メールの送信者に前記ユーザが不在，離席中
である旨の電子メールを自動作成し返信し、前記構内交
換機に前記電子メールが着信したことを通知し、前記構
内交換機は前記ユーザに前記電子メールが着信したこと
を音声装置により通知することを特徴とする請求項７記
載の電子メール処理装置。 - 【請求項１０】デジタル多機能電話機より転送，不在登
録するステップと、 前記転送，不在登録の情報である転送，不在情報を構内
交換機に格納するステップと、 前記構内交換機は、前記転送，不在情報をパーソナルコ
ンピュータの電子メールシステムに通知するステップ
と、 前記パーソナルコンピュータが前記転送，不在情報を前
記構内交換機より取り込むステップと、 前記パーソナルコンピュータに電子メールが着信すると
前記転送，不在情報により、前記不在登録のとき前記電
子メールの送信者へ不在，離席であることを電子メール
で返信し、前記転送登録のときさらにユーザの転送先へ
ダイヤルし音声により前記電子メールが着信したことを
通知するステップと、を含むことを特徴とする電子メー
ル処理方法。 - 【請求項１１】不在登録を行うための不在特番の受信を
判断するステップと、 電話交換機能の不在処理を行うための不在設定するステ
ップと、 前記不在登録の情報である不在情報をパーソナルコンピ
ュータの電子メールシステムに送信するステップと、 転送登録を行うための転送特番の受信し、転送先内線番
号の受信を判断するステップと、 電話交換機能の転送処理を行うための転送設定するステ
ップと、 前記転送登録の情報である転送情報をパーソナルコンピ
ュータの電子メールシステムに送信するステップと、 前記電子メールシステムからの電子メール着信通知要求
情報の受信を判断するステップと、 前記電子メール着信通知要求情報を受信すると転送設定
先の内線番号に自動発信するステップと、 電子メールの着信を音声により通知するステップと、を
含むことを特徴とする電子メール処理方法。 - 【請求項１２】構内交換機から送信される不在情報の受
信を判断するステップと、 ユーザが離席したことを示す不在設定をするステップ
と、 前記構内交換機から送信される転送情報の受信を判断す
るステップと、 前記ユーザが離席し、前記ユーザに電子メールの着信を
通知する転送設定をするステップと、 サーバから電子メールを取り込むステップと、 前記不在設定である場合、離席中である旨の電子メール
を自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中で
ある旨の電子メールを返信するステップと、 前記転送設定である場合、離席中である旨の電子メール
を自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中で
ある旨の電子メールを返信し、電子メール着信通知要求
を前記構内交換機へ送信するステップと、を含むことを
特徴とする電子メール処理方法。 - 【請求項１３】不在登録を行うための不在特番の受信を
判断するステップと、 電話交換機能の不在処理を行うための不在設定するステ
ップと、 前記不在登録の情報である不在情報をパーソナルコンピ
ュータの電子メールシステムに送信するステップと、 転送登録を行うための転送特番の受信し、転送先内線番
号の受信を判断するステップと、 電話交換機能の転送処理を行うための転送設定するステ
ップと、 前記転送登録の情報である転送情報をパーソナルコンピ
ュータの電子メールシステムに送信するステップと、 前記電子メールシステムからの電子メール着信通知要求
情報の受信を判断するステップと、 前記電子メール着信通知要求情報を受信すると転送設定
先の内線番号に自動発信するステップと、 電子メールの着信を音声により通知するステップと、を
行なうプログラムを記録した記録媒体。 - 【請求項１４】構内交換機から送信される不在情報の受
信を判断するステップと、 ユーザが離席したことを示す不在設定をするステップ
と、 前記構内交換機から送信される転送情報の受信を判断す
るステップと、 前記ユーザが離席し、前記ユーザに電子メールの着信を
通知する転送設定をするステップと、 サーバから電子メールを取り込むステップと、 前記不在設定である場合、離席中である旨の電子メール
を自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中で
ある旨の電子メールを返信するステップと、 前記転送設定である場合、離席中である旨の電子メール
を自動作成し、前記電子メールの送信者へ前記離席中で
ある旨の電子メールを返信し、電子メール着信通知要求
を前記構内交換機へ送信するステップと、を行なうプロ
グラムを記録した記録媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP26599198A JP2000102047A (ja) | 1998-09-21 | 1998-09-21 | 電子メール処理装置および方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP26599198A JP2000102047A (ja) | 1998-09-21 | 1998-09-21 | 電子メール処理装置および方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2000102047A true JP2000102047A (ja) | 2000-04-07 |
Family
ID=17424857
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP26599198A Pending JP2000102047A (ja) | 1998-09-21 | 1998-09-21 | 電子メール処理装置および方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2000102047A (ja) |
Cited By (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| KR20030062615A (ko) * | 2002-01-18 | 2003-07-28 | (주)보익스 | 사설 교환기의 내선 번호를 이용한 사설 통합 메시지 시스템 |
| WO2005055626A1 (en) * | 2003-12-02 | 2005-06-16 | Moimstone Co., Ltd. | Internet protocol-private branch exchange for providing internet messenger function and internet terminal for use therewith |
| JP2012151905A (ja) * | 2012-05-02 | 2012-08-09 | Nakayo Telecommun Inc | メール連動コールバック機能を有する電話装置 |
-
1998
- 1998-09-21 JP JP26599198A patent/JP2000102047A/ja active Pending
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| KR20030062615A (ko) * | 2002-01-18 | 2003-07-28 | (주)보익스 | 사설 교환기의 내선 번호를 이용한 사설 통합 메시지 시스템 |
| WO2005055626A1 (en) * | 2003-12-02 | 2005-06-16 | Moimstone Co., Ltd. | Internet protocol-private branch exchange for providing internet messenger function and internet terminal for use therewith |
| US7586900B2 (en) | 2003-12-02 | 2009-09-08 | Moimstone Co., Ltd. | Internet protocol-private branch exchange for providing internet messenger function and internet terminal for use therewith |
| JP2012151905A (ja) * | 2012-05-02 | 2012-08-09 | Nakayo Telecommun Inc | メール連動コールバック機能を有する電話装置 |
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