WO2014111120A1 - Method and system for exchanging structured documents - Google Patents

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WO2014111120A1
WO2014111120A1 PCT/EP2013/003918 EP2013003918W WO2014111120A1 WO 2014111120 A1 WO2014111120 A1 WO 2014111120A1 EP 2013003918 W EP2013003918 W EP 2013003918W WO 2014111120 A1 WO2014111120 A1 WO 2014111120A1
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Abstract

The invention relates to a method and a system for exchanging structured documents between a sender system (1) and a receiver system (2), wherein the sender system (1) and the receiver system (2) each comprise at least one computer system having at least one data management system (2, 12), at least one structured document having selected or selectable data in a predefined or predefinable structure is generated (21) from the data management system (2) of the sender system (1) by means of the data management system (2) of the sender system (1), the at least one structured document is sent (37) to the receiver system after a send command, and the at least one structured document is received (131) by the receiver system (11). According to the invention, structured data are read out (32) of the at least one generated structured document in the sender system (1) according to a predefined or predefinable structural schema and stored (33) in a structured form in an intermediate format in at least one intermediate format file and additionally sent (37) with the at least one structured document to the receiver system (11), wherein the received structured data are read out (133) of the at least one intermediate format file in the receiver system (11), converted (135) into a target format and imported into the data management program (12) of the receiver system (11).

Description

Verfahren und System zum Austauschen strukturierter Dokumente Beschreibung  Method and system for exchanging structured documents Description
Die Erfindung betrifft ein Verfahren und ein System zum Austauschen strukturierter Dokumente zwischen einem Versendersystem und einem Empfängersystem , wobei das Versendersystem und das Empfängersystem jeweils wenigstens ein Computersystem mit jeweils wenigstens einem Datenverwaltungssystem umfassen, wobei mittels des Datenverwaltungssystems des Versendersystems wenigstens ein strukturiertes Dokument mit ausgewählten oder auswählbaren Daten in einer vordefinierten oder vordefinierbaren Struktur aus dem Datenverwaltungssystem des Versendersystems erzeugt wird , nach einem Versendebefehl das wenigstens eine strukturierte Dokument an das Empfängersystem versendet wird und das wenigstens eine strukturierte Dokument vom Empfängersystem empfangen wird. The invention relates to a method and a system for exchanging structured documents between a sender system and a receiver system, wherein the sender system and the receiver system each comprise at least one computer system each having at least one data management system, wherein by means of the data management system of the sender system at least one structured document with selected or selectable Data is generated in a predefined or predefinable structure from the data management system of the mailer system, after a send command that at least one structured document is sent to the receiver system and the at least one structured document is received by the receiver system.
Unter strukturierten Dokumenten wird im Rahmen der vorliegenden Erfindung ein Dokument verstanden, das über eine explizite oder implizite Struktur verfügt. Solche Dokumententypen bestehen mit ihren Inhalten aus logischen Einheiten, die in einer einheitlichen Reihenfolge und einer bestimmten Hierarchie dargestellt werden. So ist aus der Struktur dieser Dokumente die Art der Daten ermittelbar. Beispiele solcher strukturieren Dokumente sind beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Versicherungsscheine etc. In the context of the present invention, structured documents are understood as meaning a document which has an explicit or implicit structure. Such document types exist with their contents from logical units that are presented in a consistent order and hierarchy. Thus, the nature of the data can be determined from the structure of these documents. Examples of such structured documents are, for example, invoices, delivery notes, credit notes, insurance certificates, etc.
Beim Dokumentenverkehr zwischen verschiedenen Personen oder Unternehmen spielt ein elektronischer Austausch zwischen Versender und Empfänger eine kontinuierlich wachsende Rolle. Häufig sind bei dem Versender und dem Empfänger, also beispielsweise einem Lieferanten und einem Kunden, verschiedene und untereinander inkompatible Systeme installiert. Daher werden die entsprechenden Daten, beispielsweise Rechnungen, herkömmlicherweise per Fax oder per Papierausdruck versandt. Der Empfänger importiert die Daten dann manuell in sein eigenes System. Entsprechende Systeme können beispielsweise ERP-Systeme („Enterprise Re- source Planning") sein, wie beispielsweise die bekannten Softwarelösungen SAP, MS Dynamics AX/Navision, SAGE, LEXWARE oder auch einfache Tabellenkalkulationsprogramme wie beispielsweise EXCEL oder andere. When exchanging documents between different persons or companies, an electronic exchange between sender and recipient plays an ever-increasing role. Frequently, the sender and the recipient, such as a supplier and a customer, have different and mutually incompatible systems installed. Therefore, the corresponding data, for example invoices, are conventionally sent by fax or by hard copy. The recipient then manually imports the data into his own system. Corresponding systems can be, for example, ERP systems ("enterprise resource planning"), for example the known software solutions SAP, MS Dynamics AX / Navision, SAGE, LEXWARE or even simple spreadsheet programs such as EXCEL or others.
Diese Vorgehensweise hat den Nachteil, dass bei einem manuellen Erfassen und Übertragen der Daten in das entsprechende Empfängersystem Daten falsch übernommen werden können und die übernommenen Daten nur schwer durch externe Berechnungen auf Korrektheit geprüft, also validiert, werden können. Diese Nachteile sind bei dem Medienbruch, bei dem elektronisch gespeicherte Daten in eine Papierform überbracht werden und anschließend manuell wieder in eine elektronische Form gebracht werden, immanent. This procedure has the disadvantage that with a manual capture and transfer of the data in the appropriate receiver system data can be taken over incorrectly and the taken over data only with difficulty by external calculations on correctness examined, thus validated, can be. These disadvantages are inherent in the media break, where electronically stored data is transferred to a paper form and then manually returned to an electronic form.
Eine verbreitete zusätzliche oder alternative Lösung ist die Benut- zung von automatischer Zeichenerkennung (OCR, „Optical Charac- ter Recognition"), also die Datenerfassung per optischem Scan von den Papierdokumenten. Dieses ist eine flexible Lösung, die beim Empfänger selbst vorgenommen werden kann oder an einen externen Dienstleister delegiert werden kann. Alle Arten von Dokumenten können auf diese Weise verarbeitet werden. Diese Technologie erfordert allerdings hohe Investitionen aufgrund einer kostenintensiven Technik. Sie ist ebenfalls arbeitsintensiv und fehleranfällig und beseitigt nicht das Grundproblem des Medienbruches. A common additional or alternative solution is the use of Automatic Character Recognition (OCR), which is the optical scanning of paper documents, is a flexible solution that can be performed by the recipient or delegated to an external service provider This technology, however, requires a lot of investment due to a costly technique, is labor intensive, prone to error and does not solve the basic problem of media disruption.
Eine weitere Lösung besteht in den sogenannten„Konsolidatoren". Diese Dienstleister nehmen als„Man in the middle" beispielsweise Rechnungen entgegen und wandeln sie für den Empfänger um. Hierdurch ist das Empfangen und Einlesen vollständig an einen Dritten delegiert und es können alle Dokumentenarten verarbeitet werden. Es ist aber ein Kontrollverlust über sensible Daten hinzunehmen. Daher führt diese Lösung zu Akzeptanzproblemen bei Lieferanten, die ihre Rechnungen nicht bei einem Dritten verarbeitet sehen möchten. Another solution is the so-called "consolidators." These service providers, for example, accept invoices as "man in the middle" and convert them for the recipient. As a result, the receiving and reading is completely delegated to a third party and it can be processed all types of documents. But there is a loss of control over sensitive data. Therefore, this solution leads to acceptance problems with suppliers who do not want their invoices processed by a third party.
Ein drittes, vor allem zwischen Großunternehmen mit hohem Datenaustauschvolumen verwendetes Konzept ist das so genannte „Electronic Data Interchange" (EDI). Dies bedeutet einen direkten Datenaustausch von Unternehmen zu Unternehmen über individuelle Schnittstellen. Dadurch ist ein direkter, stabiler, verlässlicher und schneller Datenaustausch gewährleistet, der allerdings mit sehr hohen Kosten und sehr hohem Pflegeaufwand verbunden ist und für kleine und mittlere Lieferanten nicht geeignet ist. Es ist auch nicht skalierbar, also nicht auf Netzwerke mit mehreren Versendern und Empfängern übertragbar, da für jeden Übertragungsweg eine eigene EDI-Schnittstelle erforderlich ist, die an die jeweiligen individuellen System-Paarungen angepasst ist. Der Erfindung liegt demgegenüber die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren und ein System zum Austauschen strukturierter Dokumente zur Verfügung zu stellen, mit denen auf kostengünstige und effiziente Weise ein Austausch von strukturierten Dokumenten und Daten unter Wahrung der Datenhoheit und unter Gewährleistung korrekter Datenübertragung vom Versendersystem zum Empfängersystem verwirklicht wird. A third, and most importantly, high-volume, high volume enterprise-class approach is the so-called "Electronic Data Interchange" (EDI), which provides a direct exchange of data between companies and companies via individual interfaces, ensuring direct, stable, reliable and fast data exchange It is also not scalable, so it is not transferable to networks with multiple senders and receivers because each EDI interface requires a dedicated EDI interface which is adapted to the respective individual system pairings. The invention is based on the object of providing a method and a system for exchanging structured documents, with which an economical and efficient way of exchanging structured documents and data while maintaining data sovereignty and ensuring correct data transmission from the sender system to the receiver system is realized becomes.
Diese Aufgabe wird durch ein Verfahren zum Austauschen strukturierter Dokumente zwischen einem Versendersystem eines Versenders und einem Empfängersystem eines Empfängers, die über ein Datennetzwerk miteinander verbunden sind, gelöst, wobei das Versendersystem und das Empfängersystem jeweils wenigstens ein Computersystem mit jeweils wenigstens einem Datenverwaltungssystem umfassen, mit den folgenden Verfahrensschritten: a) mittels des Datenverwaltungssystems des Versendersystems wird wenigstens ein für den Empfänger bestimmtes, insbesondere zum Ausdruck geeignetes, strukturiertes Dokument mit ausgewählten oder auswählbaren Daten in einer vordefinierten oder vordefinierbaren Struktur aus dem Datenverwaltungssystem des Versendersystems, insbesondere endgültig, erzeugt, in dem die Daten in einem Ausgangsformat gespeichert sind, b) nach einem Versendebefehl wird das wenigstens eine strukturierte Dokument über das Datennetzwerk an das Empfängersystem versendet, c) das wenigstens eine strukturierte Dokument wird vom Empfängersystem empfangen, das dadurch weitergebildet ist, dass das Versenden folgende Versendeteilschritte beinhaltet: b1 ) aus dem wenigstens einen erzeugten strukturierten Dokument werden im Versendersystem ausgewählte oder auswählbare strukturierte Daten nach einem vorbestimmten oder vorbestimmbaren Strukturschema ausgelesen und in wenigstens einer Zwischenformat-Datei in einem festgelegten oder festlegbaren Zwischenformat strukturiert gespeichert, b2) zusätzlich zu dem wenigstens einen strukturierten Dokument wird auch die wenigstens eine Zwischenformat-Datei mit den ausgelesenen Daten an das Empfängersystem versendet, wobei das Empfangen wenigstens folgende Empfangsteilschritte umfasst: c1 ) die wenigstens eine Zwischenformat-Datei wird vom Empfängersystem zusätzlich zu dem wenigstens einen strukturierten Dokument empfangen, c2) die empfangenen strukturierten Daten aus der wenigstens einen Zwischenformat-Datei werden im Empfängersystem ausgelesen, in ein Zielformat konvertiert und in das Datenverwaltungsprogramm des Empfängersystems importiert. This object is achieved by a method for exchanging structured documents between a sender's sender system and a receiver's receiver system connected by a data network, the sender system and the receiver system each comprising at least one computer system each having at least one data management system the following method steps: a) by means of the data management system of the mailing system, at least one structured, especially printable, structured document with selected or selectable data in a predefined or predefinable structure is generated from the data management system of the mailer system, in particular finally, in which the Data are stored in an output format, b) after a send command, the at least one structured document is sent via the data network to the receiver system, c) the at least a structured document is received by the recipient system, which is further developed by the fact that the sending includes the following sending sub-steps: b1) from the at least one generated structured document selected or selectable structured data in the sender system are read out according to a predetermined or predeterminable structural scheme and structured in at least one intermediate format file in a fixed or definable intermediate format stored, b2) in addition to the at least one structured document, the at least one intermediate format file with the data read out is also sent to the receiver system, the receiving comprising at least the following receiving steps: c1) the at least one intermediate format file is sent by the receiver system in addition to the c2) receive the received structured data from the at least one intermediate format file in the receiver system, converted into a target format and in the Datenverwal program of the receiver system.
Mit dem erfindungsgemäßen Verfahren wird an der Stelle angesetzt, wo das Computersystem des Versenders das strukturierte Dokument, das versendet werden soll, auf herkömmliche Art und Weise endgültig erstellt hat. Dieses strukturierte Dokument wird im Folgenden nicht mehr verändert. Es handelt sich somit um ein endgültiges strukturiertes Dokument, beispielsweise eine Rechnung, einen Lieferschein, einen Versicherungsschein, eine Auftragsbestätigung, ein Angebot usw. The method according to the invention is applied to the point where the sender's computer system has finally created the structured document to be sent in a conventional manner. This structured document will not be changed below. It is therefore a definitive structured document, for example an invoice, a Delivery note, insurance certificate, order confirmation, quotation, etc.
Im Rahmen der vorliegenden Anmeldung wird das erfindungsgemäße Verfahren des erfindungsgemäßen Systems meistens am Beispiel von Rechnungen beschrieben, wobei diese Beschreibung jedoch ohne weiteres auch für andere Dokumententypen, wie beispielsweise Lieferscheine, Versicherungsscheine oder andere formularhaft strukturierte Dokumente, übertragbar ist. In the context of the present application, the inventive method of the system according to the invention is mostly described on the example of invoices, but this description is readily transferable for other types of documents, such as delivery notes, insurance certificates or other formally structured documents.
Eine Skalierbarkeit des Verfahrens wird dadurch erreicht, dass im Versendersystem anschließend aus dem strukturierten Dokument strukturierte Daten nach einem vorbestimmten oder vorbestimmbaren Strukturschema ausgelesen werden und zwischengespeichert werden. Die Zwischenspeicherung erfolgt in einer Zwischenformat- Datei. Dabei ist es nicht erforderlich, dass das Zwischenformat dem Datenverwaltungssystem des Versenders oder des Empfängers bekannt ist. Damit ist es möglich, aufbauend auf dem Zwischenformat verschiedene Lieferanten und Empfänger, also Versender und Empfänger, plattformunabhängig miteinander zu verknüpfen, also auch, wenn diese unterschiedliche Plattformen und Datenverwaltungssysteme verwenden, die nicht untereinander kompatibel sind. Es ist bei jedem Teilnehmer nur eine Anpassung zwischen dem eigenen System bzw. Systemformat und dem Zwischenformat erforderlich. Scalability of the method is achieved by subsequently reading structured data from the structured document according to a predefined or predeterminable structural scheme in the mailing system and buffering it. The caching takes place in an intermediate format file. It is not necessary that the intermediate format is known to the data management system of the sender or the recipient. This makes it possible, based on the intermediate format different suppliers and recipients, ie shipper and receiver to connect together platform-independent, so even if they use different platforms and data management systems that are not compatible with each other. For each participant, only one adaptation between the own system or system format and the intermediate format is required.
Die Zwischenformat-Datei wird zusammen mit dem strukturierten Dokument, das insbesondere bereits druckfähig sein kann, an den Empfänger versendet. So empfängt dieser sowohl das ursprüngliche strukturierte Dokument, das das eigentliche Dokument darstellt, als auch die darin enthaltenen strukturierten Daten in einer lesbaren und druckbaren Form und in einer elektronisch, somit ohne Medienbruch, weiterverarbeitbaren Form. Im Empfängersystem wird zusätzlich zum strukturierten Dokument die Zwischenformat-Datei mit den lesbar gespeicherten strukturierten Daten empfangen, die durch eine entsprechende Software im Empfängersystem wiederum in das Zielformat des Datenverwaltungsprogramms des Empfängersystems umgewandelt werden und in das Empfängersystem, beispielsweise ein SAP-System, importiert werden. Dies kann automatisch und ohne manuelle Intervention geschehen. The intermediate format file is sent to the recipient together with the structured document, which in particular can already be printable. Thus, it receives both the original structured document, which represents the actual document, as well as the structured data contained therein in a readable and printable form and in an electronic, thus without media discontinuity, further processable form. In the receiver system, in addition to the structured document, the intermediate format file with the readably stored structured data is received, which in turn is converted by appropriate software in the receiver system into the destination format of the data management program of the receiver system and imported into the receiver system, for example an SAP system. This can be done automatically without manual intervention.
Da sämtliche Verfahrensschritte computergestützt anhand von Rohdaten und strukturierten Daten erfolgen, sind Datenverluste und Datenirrtümer bei dieser Verarbeitung ausgeschlossen . Das System ist skalierbar, da die strukturierten Daten in einem zwischen allen Versendern und Empfängern gemeinsam verständlichen Zwischenformat übermittelt werden. So ist es möglich, dass beispielsweise ein Lieferant seine immer gleich strukturierten Rechnungen an verschiedene Kunden bzw. Empfänger versenden kann und diese jeweils Rechnungen von verschiedenen Lieferanten, die jeweils unterschiedlich strukturiert sind, empfangen können. Die Unterschiede in den Strukturen der strukturierten Dokumente werden hierbei unerheblich, da die strukturierten Daten in der Zwischenformat-Datei in allgemein gültiger Form für alle Teilnehmer des erfindungsgemäßen Verfahrens kodiert sind. Since all process steps are carried out computer-aided on the basis of raw data and structured data, data losses and data errors are excluded in this processing. The system is scalable because the structured data is communicated in an intermediate format common to all senders and recipients. It is thus possible, for example, for a supplier to be able to send his always structured invoices to different customers or recipients and to be able to receive invoices from different suppliers, each structured differently. The differences in the structures of the structured documents are irrelevant here, since the structured data are encoded in the intermediate format file in a generally valid form for all participants of the method according to the invention.
Das Versenden und Verarbeiten erfolgt in Echtzeit, so dass Postlaufwege ebenfalls nicht mehr vorkommen. Bei jedem einzelnen Teilnehmer des erfindungsgemäßen Verfahrens als Versender oder als Empfänger oder als beides müssen nur Anpassungen an die jeweils eigenen Strukturen und Datenformate des eigenen Systems einmalig vorgenommen werden und gegebenenfalls bei Änderungen angepasst werden, sie müssen jedoch nicht mehr alle möglichen korrespondierenden strukturierten Dokumente und Datenstrukturen von Austauschpartnern berücksichtigen. Dadurch wird das erfindungsgemäße Verfahren skalierbar, effizient und kostengünstig. Durch die automatisch erfolgte Konvertierung und gegebenenfalls Validierung werden auch Kosten gespart, insbesondere sind die Ersparnisse erheblich gegenüber solchen bekannten Verfahren, bei denen eine manuelle Einwirkung, auch unter Anwendung von OCR, erforderlich ist. The sending and processing takes place in real time, so that no more mail flow paths occur. For each individual participant of the method according to the invention as consignor or recipient or as both only adjustments to their own structures and data formats of their own system must be made once and adapted if necessary changes, but they no longer have all possible corresponding structured documents and data structures of exchange partners. As a result, the method according to the invention becomes scalable, efficient and cost-effective. The automatic conversion and, if appropriate, validation also saves costs, in particular the savings are considerable compared with those known methods in which a manual action, even using OCR, is required.
Vorzugsweise sind wenigstens die Versendeteilschritte b1 ) und b2) sowie der Verfahrensschritt b) als eigenständige Versendersoftware, insbesondere in Form eines virtuellen Druckertreibers und/oder einer virtuellen Drucker-Schnittstelle, im Versendersystem implementiert und/oder ist wenigstens der Empfangsteilschritt c2) als eigenständige Empfängersoftware im Versendersystem implementiert. Die Versendersoftware und die Empfängersoftware auf der Seite des Versenders bzw. des Empfängers sind somit vorzugsweise Stand-Alone-Programme, so dass eine hohe Flexibilität bei geringem Aufwand bei dem erfindungsgemäßen Verfahren gegeben ist, da das Stand-Alone-Programm auf dem Computersystem des Versenders bzw. des Empfängers einfach installiert werden kann und keine Anpassungen bei den Datenverwaltungsprogrammen notwendig sind. Es sind auch keine aufwändigen EDI-Schnittstellen zu programmieren. Preferably, at least the sending sub-steps b1) and b2) and the method step b) are implemented as independent sender software, in particular in the form of a virtual printer driver and / or a virtual printer interface, in the sender system and / or at least the receiving sub-step c2) as independent receiver software in Shipper system implemented. The sender software and the receiver software on the side of the sender or the recipient are thus preferably stand-alone programs, so that a high flexibility with little effort in the inventive method is given because the stand-alone program on the computer system of the sender or the receiver can be easily installed and no adjustments to the data management programs are necessary. There are no complicated EDI interfaces to program.
Vorteilhafterweise wird vor einem ersten Auslesen strukturierter Daten aus einem erzeugten strukturierten Dokument das Strukturschema anhand der Struktur der aus dem strukturierten Dokument auszulesenden Daten festgelegt und anschließend für eine Mehrzahl gleichartig strukturierter erzeugter strukturierter Dokumente verwendet. Dies betrifft die Einrichtung der entsprechenden Routinen in das Versendersystem, insbesondere der Versendersoftware. Es wird hierbei definiert, in welcher Struktur die strukturierten Dokumente gestaltet sind und welche Strukturen welche Daten betreffen. Dies können beispielsweise Adresszeilen, Artikelnummern, Artikelbeschreibungen, Einzelposten, Gesamtsummen, Datumsfelder usw. sein. Da ein bestimmter Lieferant bzw. Versender üblicherweise immer die gleiche Struktur der strukturierten Dokumente verwendet, kann diese Definition des Strukturschemas bei der Erstinstallation erfolgen. Später erfolgt eine Anpassung dann, wenn dieser Lieferant oder Versender sein Strukturschema in seinem Datenverwaltungsprogramm ändert, mit dem das strukturierte Dokument zunächst erzeugt wird. Advantageously, prior to first reading out structured data from a generated structured document, the structural scheme is determined based on the structure of the data to be read from the structured document and subsequently used for a plurality of similarly structured generated structured documents. This concerns the establishment of the corresponding routines in the mailing system, in particular the mailing software. It defines in which structure the structured documents are designed and which structures concern which data. These may be, for example, address lines, article numbers, article descriptions, line items, grand totals, date fields, and so forth. Since a particular supplier or shipper usually uses the same structure of the structured documents, this definition of the structure schema can be made during the initial installation. Later, an adjustment takes place when this supplier or shipper changes its structure scheme in its data management program with which the structured document is first created.
Vorteilhafterweise werden im Versendeteilschritt b1 ) weitere Daten in die Zwischenformat-Datei eingefügt, die im Computersystem des Versendersystems gespeichert sind und nicht aus dem erzeugten strukturierten Dokument ausgelesen werden. Beispielsweise werden Rechnungen in vielen Fällen auf Papierbögen ausgedruckt, auf denen einige Stammdaten des Versenders, wie beispielsweise Unternehmensbezeichnung und Adresse des Versenders, Kontodaten und Steuerdaten bereits aufgedruckt sind . Sie können auch in Form einer Bilddaten-Datei eingebettet sein. Diese Daten lassen sich dann aus den erzeugten strukturierten Dokumenten nicht auslesen, weil sie nicht als strukturierte Daten vorhanden sind. Solche zusätzlichen Daten können stattdessen aus einem Speicherort im Computersystem des Versendersystems, beispielsweise einer Datenbank, ausgelesen werden. Auch die Versendersoftware kann eine entsprechende Datenbank enthalten und solche Daten bevorraten, die in die Zwischenformat-Datei zusätzlich eingeschrieben werden. Advantageously, in the sending step b1) further data are inserted into the intermediate format file which are stored in the computer system of the mailing system and are not read from the generated structured document. For example, in many cases, invoices are printed on sheets of paper on which some master data of the sender, such as the company name and address of the sender, account information and control data are already printed. They can also be embedded in the form of an image data file. These data can not be read from the generated structured documents because they are not available as structured data. Such additional data may instead be read from a memory location in the computer system of the mailer system, for example a database. The sender software may also contain a corresponding database and store such data, which are additionally inscribed in the intermediate format file.
Vorteilhafte Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit umfassen, dass im Versendeteilschritt b1 ) das strukturierte Dokument und/oder die zusätzliche Datei im Versendersystem validiert, kom- primiert und/oder verschlüsselt wird oder werden und im Empfangsteilschritt c2) im Empfängersystem entschlüsselt, entkomprimiert und/oder validiert wird oder werden. Die Validierung hierbei bedeutet, dass im Versendersystem eine Prüfung erfolgt, ob die Daten anhand hinterlegter Validierungsregeln korrekt und gegebenenfalls vollständig sind. Im Empfängersystem bedeutet die Validierung, dass überprüft wird, ob anhand von im Empfängersystem hinterlegten Validierungsregeln die ausgelesenen Daten den hinterlegten Anforderungen entsprechen. Advantageous measures to improve the security include that in the sending step b1) the structured document and / or the additional file in the mailing system is validated. is primed and / or encrypted or will be decrypted, decompressed and / or validated in the receiving sub-step c2) in the receiver system or will be. The validation here means that a check is made in the mailing system as to whether the data is correct and, if necessary, complete based on validation rules. In the recipient system, the validation means that it is checked whether the data read out matches the stored requirements on the basis of validation rules stored in the recipient system.
Zusätzlich wird vorzugsweise eine Signaturdatei erzeugt, die mitversendet wird, oder das wenigstens eine strukturierte Dokument mit einer Signatur versehen. In addition, preferably a signature file is generated, which is sent along, or which provides at least one structured document with a signature.
Eine besonders einfache und effiziente Ausführung des erfindungsgemäßen Verfahrens sieht vorteilhafterweise vor, dass im Versendersystem überprüft wird, insbesondere in einem dafür bestimmten Dateiordner, ob ein strukturiertes Dokument erzeugt und zum Versenden bereitgestellt ist, wobei nach dem Bereitstellen zum Versenden wenigstens die Versendeteilschritte b1 ) und b2) und der Verfahrensschritt b) ausgeführt werden und/oder dass im Empfängersystem überprüft wird, insbesondere in einem dafür bestimmten Dateiordner, ob wenigstens eine Datei oder ein Dokument vom Versendersystem eingetroffen ist, wobei nach dem Eintreffen wenigstens der Empfangsteilschritt c2) ausgeführt wird. So kann der Versendebefehl in diesem Fall zunächst dafür sorgen, dass das erzeugte strukturierte Dokument in dem dafür bestimmten Dateiordner abgelegt wird. Anschließend wird erkannt, dass ein zum Versenden bestimmtes strukturiertes Dokument dort abgelegt ist und die weiteren Versendeteilschritte des erfindungsgemäßen Verfahrens ausgeführt werden. Ebenso kann im Empfängersystem hinterlegt sein, dass entsprechende Datenpakete bei oder nach dem Eintreffen er- kannt werden, beispielsweise dadurch, dass sie in einem dafür bestimmten Dateiordner abgelegt werden, und die erfindungsgemäße Verarbeitung daraufhin erfolgt. A particularly simple and efficient embodiment of the method according to the invention advantageously provides for checking in the mailing system, in particular in a file folder intended therefor, whether a structured document is generated and provided for sending, at least the mailing sub-steps b1) and b2 after the provision for sending ) and the method step b) are executed and / or that is checked in the receiver system, in particular in a designated file folder, if at least one file or document from the sender system has arrived, wherein after the arrival at least the receiving sub-step c2) is executed. Thus, the send command in this case can first ensure that the generated structured document is stored in the designated file folder. Subsequently, it is recognized that a structured document intended for sending is stored there and the further dispatching sub-steps of the method according to the invention are carried out. Likewise, it can be stored in the receiver system that corresponding data packets are received during or after the arrival. be known, for example, that they are stored in a designated file folder, and the processing according to the invention then takes place.
Vorzugsweise wird das strukturierte Dokument im PDF-Format erzeugt und/oder die Zwischenformat-Datei in einem XML-Format, einem EDI-Format, einem DATEV-Format oder einem CSV-Format erzeugt und/oder das Versenden erfolgt mittels DateiCopy, E-Mail, FTP oder sFTP über das Internet und/oder einen VPN-Tunnel. Das PDF-Format ist ein häufig verwendetes Beispiel eines Formats, das sowohl eine definierte Datenstruktur enthält als auch ohne weiteres druckbar ist. Andere solche druckbaren Formate strukturierter Dokumente sind beispielsweise „Advanced Function Presentation" (AFP), DVI, PostScript (PS), „Printer Command Language" (PCL) oder„XML Paper Specification" (XPS). The structured document is preferably generated in PDF format and / or the intermediate format file is generated in an XML format, an EDI format, a DATEV format or a CSV format and / or the transmission is effected by means of FileCopy, E-Mail , FTP or sftp over the internet and / or a VPN tunnel. The PDF format is a commonly used example of a format that both contains a defined data structure and is readily printable. Other such printable formats of structured documents include Advanced Function Presentation (AFP), DVI, PostScript (PS), Printer Command Language (PCL), or XML Paper Specification (XPS).
Das Zwischenformat kann ein proprietäres Format sein, wie beispielsweise die DATEV-Formate, oder proprietäre oder freie offene Formate, wie das XML-Format oder ein CSV-Format. CSV steht für „Comma Separated Values". The intermediate format may be a proprietary format, such as the DATEV formats, or proprietary or free open formats, such as the XML format or a CSV format. CSV stands for Comma Separated Values.
Zusätzlich ist es vorteilhaft, wenn im Versendersystem und/oder im Empfängersystem das strukturierte Dokument und/oder die Zwischenformat-Datei elektronisch archiviert wird oder werden. Dies kann gegebenenfalls auch durch die Versendersoftware und/oder die Empfängersoftware ausgeführt werden. In addition, it is advantageous for the structured document and / or the intermediate format file to be archived electronically in the mailing system and / or in the recipient system. If appropriate, this can also be carried out by the mailing software and / or the receiver software.
Die der Erfindung zugrunde liegende Aufgabe wird auch durch ein System zum Austauschen strukturierter Dokumente zwischen einem Versendersystem eines Versenders und einem Empfängersystem eines Empfängers, die über ein Datennetzwerk miteinander verbunden sind, gelöst, wobei das Versendersystem und das Empfänger- System jeweils wenigstens ein Computersystem mit jeweils wenigstens einem Datenverwaltungssystem umfassen, umfassend eine Versendesoftware im Versendersystem und eine Empfängersoftware im Empfängersystem, womit das Versendersystem und das Empfängersystem eingerichtet und ausgebildet sind, ein zuvor beschriebenes erfindungsgemäßes Verfahren auszuführen, wobei das Versendersystem ausgebildet und eingerichtet ist, die Verfahrensschritte a), b), b 1 ) und b2) auszuführen, wobei die Verfahrensschritte b), b1 ) und b2) in der Versendesoftware implementiert sind, und das Empfängersystem ausgebildet und eingerichtet ist, die Verfahrensschritte c), c1 ) und c2) auszuführen, wobei wenigstens der Verfahrensschritt c2) in der Empfängersoftware implementiert ist. Damit ist das erfindungsgemäße Verfahren auf einem entsprechenden System implementiert. Es verwirklicht sich insbesondere in der Implementation der Versendesoftware und der Empfängersoftware. The object underlying the invention is also solved by a system for exchanging structured documents between a sender's sender system and a receiver's receiver system, which are interconnected via a data network, the sender system and the receiver system System each comprise at least one computer system each having at least one data management system, comprising a sending software in the sender system and a receiver software in the receiver system, whereby the sender system and the receiver system are adapted and configured to carry out a method according to the invention described above, wherein the sender system is designed and set up Method steps a), b), b 1) and b2) execute, wherein the method steps b), b1) and b2) are implemented in the mailing software, and the receiver system is designed and set up, the method steps c), c1) and c2) execute, wherein at least the method step c2) is implemented in the receiver software. Thus, the inventive method is implemented on a corresponding system. It is realized in particular in the implementation of the shipping software and the receiver software.
Vorteilhafterweise umfasst die Versendesoftware auch die Empfängersoftware oder die Empfängersoftware (13) auch die Versendesoftware. Damit kann ein Versender auch Empfänger sein und umgekehrt. So lässt sich ein bidirektionaler Austausch von strukturierten Daten auch in einem größeren Netzwerk von beispielsweise Lieferanten und Kunden sowie Zwischenhändlern einrichten. Advantageously, the shipping software also includes the recipient software or the receiver software (13) and the shipping software. This means that a sender can also be a recipient and vice versa. Thus, a bidirectional exchange of structured data can also be set up in a larger network of, for example, suppliers and customers as well as intermediaries.
Vorteilhafte zusätzliche Funktionalität wird erreicht, wenn vorzugsweise die Versendesoftware zusätzlich Mittel zum Import und Export von Nutzerdaten, zur Erstellung und zum Versenden von Logdateien, von Fehlermeldungen oder von Fehlerprotokollen, zur Nachbearbeitung und zum manuellen Export importierter strukturierter Dokumente, zur Beschreibung zu verarbeitender strukturierter Dokumente, zur Beschreibung von Verarbeitungsregeln und/oder zur Beschreibung von Validierungsregeln umfasst. So lassen sich beispielsweise Nutzerdaten zusätzlich zu den ausgelesenen Daten ein- führen, die die Arbeit bzw. das Scheitern von Vorgängen dokumentieren und die Versendesoftware zur Verarbeitung und zur Validierung von strukturierten Dokumenten konfigurieren. Advantageous additional functionality is achieved if preferably the shipping software additionally means for importing and exporting user data, for creating and sending log files, error messages or error logs, for post-processing and manual export of imported structured documents, for the description of processed structured documents, for describing processing rules and / or for describing validation rules. For example, user data can be entered in addition to the data read out. documenting the work or the failure of operations and configuring the shipping software to process and validate structured documents.
Ebenfalls vorzugsweise umfasst die Empfängersoftware zusätzlich Mittel zum Erzeugen und Versenden von Logdateien, von Fehlermeldungen oder von Fehlerprotokollen. Besonders für Netzwerke mit mehreren Versendern und Empfängern ist vorzugsweise vorgesehen, dass eine Schnittstelle zwischen dem Versendersystem und dem Empfängersystem oder eine durch das Versendersystem und das Empfängersystem lesbare Datenbank zum Hinterlegen, Einlesen und/oder zum Austausch von weiteren Basisdaten, insbesondere Kundendaten, Updates, Währungen, Dokumentenfeldern und/oder Vorlagen, umfasst. Ein Anwendungsfall einer solchen Datenbank ist beispielsweise der Fall, dass vom Gesetzgeber für Ausgangsrechnungen eine weitere, bislang noch nicht geforderte Datenart zur Aufnahme in Rechnungen vorgeschrieben wird, die von einem der Lieferanten beispielsweise in die eigenen strukturierten Rechnungen aufgenommen wird. Diese Information kann in der Datenbank, beispielsweise einer bei einem Anbieter des erfindungsgemäßen Verfahrens und des erfindungsgemäßen Systems angeordneten„Knowledge-Exchange-Center", hinterlegt werden, so dass die anderen Nutzer dieses Systems ebenfalls Zugriff auf diese Information haben und ihre Rechnungen entsprechend anpassen können. Entsprechendes gilt für die Anpassung der jeweiligen Versendesoftware und Empfängersoftware. Also preferably, the receiver software additionally comprises means for generating and sending log files, error messages or error logs. Especially for networks with multiple senders and recipients is preferably provided that an interface between the sender system and the receiver system or readable by the sender system and the receiver system database for storing, reading and / or exchange of other basic data, especially customer data, updates, currencies , Document fields and / or templates. A case of application of such a database is, for example, the case that the legislator for outgoing invoices another, not yet required data type for inclusion in invoices is required, which is included by one of the suppliers, for example, in their own structured invoices. This information can be stored in the database, for example a "Knowledge Exchange Center" arranged at a provider of the method according to the invention and the system according to the invention, so that the other users of this system can also access this information and adapt their invoices accordingly The same applies to the adaptation of the respective shipping software and receiver software.
Auch können auf diese Weise von zentraler Stelle Updates der Versendesoftware und der Empfängersoftware bereitgestellt werden. Also, updates of the shipping software and the receiver software can be provided in a centralized manner in this way.
Weitere Merkmale der Erfindung werden aus der Beschreibung einer erfindungsgemäßen Ausführungsform zusammen mit den An- Sprüchen und der beigefügten Zeichnung ersichtlich. Erfindungsgemäße Ausführungsformen können einzelne Merkmale oder eine Kombination mehrerer Merkmale erfüllen. Further features of the invention will become apparent from the description of an embodiment according to the invention together with the appended claims. Proverbs and the accompanying drawing. Embodiments of the invention may satisfy individual features or a combination of several features.
Die Erfindung wird nachstehend ohne Beschränkung des allgemeinen Erfindungsgedankens anhand eines Ausführungsbeispiels unter Bezugnahme auf die Zeichnung beschrieben, wobei bezüglich aller im Text nicht näher erläuterten erfindungsgemäßen Einzelheiten ausdrücklich auf die Zeichnung verwiesen wird. Es zeigt: The invention will be described below without limiting the general inventive concept using an exemplary embodiment with reference to the drawing, reference being expressly made to the drawing with respect to all in the text unspecified details of the invention. It shows:
Fig. 1 eine schematische Darstellung eines Ablaufs eines erfindungsgemäßen Verfahrens. Fig. 1 is a schematic representation of a sequence of a method according to the invention.
In Fig. 1 ist ein Ablauf eines erfindungsgemäßen Verfahrens schematisch dargestellt. Mittels des erfindungsgemäßen Verfahrens werden strukturierte Dokumente zwischen einem Versendersystem 1 eines Versenders und einem Empfängersystem 1 eines Empfängers ausgetauscht, die über ein Datennetzwerk, bspw. das Internet, miteinander verbunden sind. Das Versendersystem 1 und das Empfängersystem 2 umfassen jeweils wenigstens ein Computersystem mit jeweils wenigstens einem Datenverwaltungssystem 2, 12. Ein solches Datenverwaltungssystem kann ein „Enterprise Resource Planning"-System (ERP) sein, wie beispielsweise SAP, MS Dynamics AX/Navision, LEXWARE oder ähnliches. In einem „Enterprise Resource Planning"-System können Geschäftsprozesse, Lieferketten und ähnliches abgebildet werden. In einfachen Fällen kann dieses auch ein auf einem Tabellenkalkulationsprogramm wie EXCEL basierendes System sein oder ein Textverarbeitungsprogramm wie beispielsweise Microsoft Word. In Fig. 1, a sequence of a method according to the invention is shown schematically. By means of the method according to the invention, structured documents are exchanged between a mailing system 1 of a mailer and a recipient system 1 of a recipient, which are connected to one another via a data network, for example the Internet. The sender system 1 and the receiver system 2 each comprise at least one computer system each having at least one data management system 2, 12. Such a data management system may be an enterprise resource planning (ERP) system, such as SAP, MS Dynamics AX / Navision, LEXWARE or In an enterprise resource planning system, business processes, supply chains, and the like can be mapped. In simple cases, this can also be a spreadsheet program like EXCEL or a word processor such as Microsoft Word.
In dem vorliegenden Ausführungsbeispiel wird angenommen, dass die Datenverwaltungssysteme 2, 12 ein Versender-ERP 2 und ein Empfänger-ERP 12 sind. Diese können auf beliebiger Plattform, beispielsweise Microsoft Windows, Linux, Unix oder ähnliches sein. Die Versender-ERP 2 kann sich von der Empfänger-ERP 12 unterscheiden. Es ist unerheblich, ob die beiden ERPs 2, 12 miteinander kompatibel sind oder nicht, da sie nicht direkt miteinander kommunizieren, wie es im Fall einer EDI-Schnittstelle der Fall wäre. In the present embodiment, it is assumed that the data management systems 2, 12 are a shipper ERP 2 and a Recipient ERP 12 are. These can be on any platform, for example Microsoft Windows, Linux, Unix or similar. The shipper ERP 2 may differ from the recipient ERP 12. It does not matter if the two ERPs 2, 12 are compatible or not, because they do not communicate directly with each other, as would be the case with an EDI interface.
Bei dem erfindungsgemäßen Verfahren wird im Versender-ERP 2 in einem Verfahrensschritt 21 ein strukturiertes Dokument bspw. als PDF erzeugt, das an das Empfängersystem 1 1 zu übermitteln ist und ein Versendebefehl generiert, so dass ein Versendeprozess in Gang gesetzt wird. Ein solcher Versendebefehl kann in einfachster Ausführung beispielsweise darin bestehen, dass das erzeugte strukturierte Dokument in einem hierfür vorbestimmten Versendeordner abgelegt 22 wird, der fortlaufend überwacht wird. An dieser Stelle ist die Arbeit des Versender-ERP 2 erledigt. In the method according to the invention, a structured document, for example, is generated in the sender ERP 2 in a method step 21, for example as a PDF, which is to be transmitted to the receiver system 11 and generates a send command, so that a dispatch process is set in motion. In the simplest embodiment, for example, such a send command can be that the generated structured document is stored in a forwarding folder predetermined for this purpose, which is continuously monitored. At this point, the work of the shipper ERP 2 is done.
Auf dem Versendersystem 1 ist eine Versendesoftware 3 installiert, vorzugsweise als Stand-Alone und nicht in das Versender-ERP 2 integriert, die erkennt, dass ein strukturiertes Dokument in dem entsprechenden Ordner abgelegt worden ist und die dieses strukturierte Dokument öffnet 31. Im Verfahrensschritt 32 werden strukturierte Daten aus dem strukturierten Dokument entsprechend einem vorher festgelegten Strukturschema ausgelesen. Das strukturierte Dokument ist beispielsweise als PDF-Dokument generiert worden, so dass sowohl die Struktur als auch die Daten erhalten sind. Gleichzeitig ist das PDF-Dokument direkt druckbar. A shipping software 3 is installed on the mailing system 1, preferably as a standalone and not integrated into the mailer ERP 2, which recognizes that a structured document has been stored in the corresponding folder and which opens this structured document 31. In method step 32 Structured data is read from the structured document according to a predetermined structural scheme. For example, the structured document has been generated as a PDF document so that both the structure and the data are preserved. At the same time, the PDF document can be printed directly.
Im Verfahrensschritt 33 werden die ausgelesenen Daten zwischengespeichert, beispielsweise in einer relationalen Datenbank, beispielsweise basierend auf SQL. Die zwischengespeicherten Daten werden im Verfahrensschritt 34 nach vorher festgelegten Validie- rungsregeln validiert, beispielsweise auf Vollständigkeit und Schlüssigkeit überprüft. Falls die Validierung der ausgelesenen Daten fehlschlägt, wird im Verfahrensschritt 38 eine Fehlermeldung oder ein Fehlerprotokoll erstellt und versandt und die Verarbeitung in der Versendersoftware 3 endet (Verfahrensschritt 39). Ist die Validierung der ausgelesenen Daten erfolgreich, so wird zunächst im Verfahrensschritt 35 eine Zwischenformat-Datei erstellt, in der die ausgelesenen Daten und gegebenenfalls weitere im Versendersystem 1 hinterlegte Daten in einer vorgegebenen Struktur eingegeben werden. Dieses Zwischenformat kann beispielsweise ein XML-Format sein. Im Verfahrensschritt 36 werden die zu versendenden Daten, also das strukturierte Dokument und die Zwischenformat-Datei gepackt, signiert und verschlüsselt und anschließend im Verfahrensschritt 37 versendet. Damit endet (Verfahrensschritt 39) die Verarbeitung in der Verwendersoftware 3. In step 33, the read-out data is buffered, for example in a relational database, for example based on SQL. The cached data are stored in method step 34 after predetermined validation. validated, eg checked for completeness and conclusiveness. If the validation of the read-out data fails, an error message or an error log is created and sent in method step 38 and the processing ends in the dispatcher software 3 (method step 39). If the validation of the data read out is successful, an intermediate format file is first of all created in method step 35, in which the read-out data and, if appropriate, further data stored in the mailing system 1 are input in a predefined structure. This intermediate format can be, for example, an XML format. In method step 36, the data to be sent, that is to say the structured document and the intermediate format file are packed, signed and encrypted and then sent in method step 37. This ends (method step 39) the processing in the user software 3.
Das Dokument gelangt per FTP, sFTP, E-Mail oder DateiCopy über das Internet zum Empfängersystem 1 1 . Mittels sFTP, FTP oder DateiCopy kann das Dokument direkt in einen dafür designierten Dateiordner eingeschrieben werden, der laufend überwacht wird. Auch ein E-Mail-Empfangsprogramm kann so programmiert werden, dass entsprechende E-Mails erkannt und in einem entsprechenden Dateiordner abgelegt werden. Andere Möglichkeiten der Weiterverarbeitung empfangener Datenpakete sind ebenfalls erfindungsgemäß anwendbar. The document reaches the recipient system 1 1 via FTP, sFTP, e-mail or FileCopy over the Internet. Using sFTP, FTP or FileCopy, the document can be written directly into a designated file folder, which is constantly monitored. An e-mail receiver program can also be programmed so that corresponding e-mails are recognized and stored in a corresponding file folder. Other possibilities of further processing of received data packets are also applicable according to the invention.
Im Verfahrensschritt 131 wird das Datenpaket empfangen und anschließend entschlüsselt und entpackt (132). Dies erfolgt in einer Empfängersoftware 13 des Empfängersystems 1 1 , die vorzugsweise nicht in die Empfänger-ERP 12 integriert ist. So kann die Empfängersoftware 13 ausgebildet sein, einen entsprechenden designierten Empfangsordner zu überwachen, ob entsprechende Datenpakete dort abgelegt worden sind. In method step 131, the data packet is received and subsequently decrypted and unpacked (132). This is done in a receiver software 13 of the receiver system 1 1, which is preferably not integrated into the receiver ERP 12. Thus, the receiver software 13 may be configured to monitor a corresponding designated receiving folder, whether corresponding data packets have been stored there.
Im Verfahrensschritt 133 werden die Daten aus der Zwischenformat- Datei ausgelesen und anschließend validiert 134. Dazu werden vorzugsweise in der Empfängersoftware 13 hinterlegte Validierungsregeln auf die ausgelesenen Daten angewandt. Schlägt die Validierung fehl, so wird eine Fehlermeldung oder ein Fehlerprotokoll erstellt und versandt 137. Hat die Validierung 134 ein positives Ergebnis, so werden die ausgelesenen Daten zunächst in ein Zielformat des Empfänger-ERPs 12 konvertiert 135 und anschließend an das Empfänger-ERP 12 ausgegeben 136. Im Empfänger-ERP 12 werden die ausgegebenen Daten dann eingelesen 121. In step 133, the data is read from the intermediate format file and then validated 134. For this purpose, preferably in the receiver software 13 deposited validation rules are applied to the read data. If the validation fails, then an error message or an error log is created and sent 137. If the validation 134 has a positive result, the data read out are first converted 135 into a target format of the recipient ERP 12 and then output to the recipient ERP 12 136. In the receiver ERP 12, the output data is then read in 121.
Anschließend kann eine weitere Verarbeitung 1 1 1 im Empfängersystem 1 1 erfolgen. Dies kann beispielsweise im Fall von eingegangenen Rechnungen die Zuordnung zu eigenen Geschäftsprozessen, ein Disputmanagement, die Zahlung und das Cashmanagement und die Archivierung sein, wobei eine Archivierung auch mittels der Empfängersoftware 13 erfolgen kann. Eine Archivierung kann ver- senderseitig auch in der Versendersoftware 3 erfolgen. Alternativ kann auch die Versender-ERP 2 bzw. die Empfänger-ERP 12 zur Archivierung der Rechnungen oder der Rechnungsdaten ausgebildet sein. Ebenfalls werden die strukturierten Dokumente in das Empfänger-ERP 12 eingelesen. Subsequently, a further processing 1 1 1 in the receiver system 1 1 done. In the case of received invoices, for example, this can be the assignment to own business processes, a dispute management, the payment and the cash management and the archiving, archiving also being able to take place by means of the recipient software 13. On the sender side, archiving can also be done in the sender software 3. Alternatively, the sender ERP 2 or the recipient ERP 12 can be designed for archiving the invoices or billing data. Likewise, the structured documents are read into the recipient ERP 12.
Das beschriebene erfindungsgemäße Verfahren ist skalierbar, also für eine Vielzahl von Versendern und Empfängern anwendbar, gewährt absolute Datenhoheit, da kein Rechnungsversand an Dritte oder Netzwerke erfolgt. Das Verfahren lässt sich plattformübergreifend für den elektronischen Rechnungsversand implementieren und garantiert eine hohe Unabhängigkeit und Eigenständigkeit. Durch das Mapping, also die Festlegung der Strukturschemata bei den einzelnen Versendern, ist eine Fehlerfreiheit erreicht und es können Plausibilitätsprüfungen und gegebenenfalls Signaturerzeugungen vorgenommen werden. Die elektronische Archivierung kann implementiert sein. Das Verfahren lässt sich in eine vorhandene System- landschaft, also vorhandene Versendersysteme 1 und Empfängersysteme 1 1 in einfacher und schneller Weise implementieren. The inventive method described is scalable, so applicable to a variety of shippers and recipients, granted absolute data sovereignty, as no invoice is sent to third parties or networks. The process can be implemented cross-platform for electronic invoicing and guarantees a high level of independence and autonomy. By the mapping, thus the determination of the structural schematics with the individual senders, a flawlessness is achieved and it plausibility checks and possibly signature generation can be made. The electronic archiving can be implemented. The method can be implemented in an existing system landscape, ie existing sender systems 1 and receiver systems 1 1 in a simple and fast manner.
Alle genannten Merkmale, auch die der Zeichnung allein zu entnehmenden sowie auch einzelne Merkmale, die in Kombination mit anderen Merkmalen offenbart sind , werden allein und in Kombination als erfindungswesentlich angesehen. Erfindungsgemäße Ausführungsformen können durch einzelne Merkmale oder eine Kombination mehrerer Merkmale erfüllt sein . All mentioned features, including those of the drawing alone to be taken as well as individual features that are disclosed in combination with other features are considered alone and in combination as essential to the invention. Embodiments of the invention may be accomplished by individual features or a combination of several features.
Bezugszeichenliste LIST OF REFERENCE NUMBERS
1 Versendersystem 1 sender system
2 Versender-ERP  2 Shipper ERP
3 Versendersoftware  3 sender software
1 1 Empfängersystem  1 1 receiver system
1 2 Empfänger-ERP  1 2 Receiver ERP
1 3 Empfängersoftware  1 3 receiver software
21 Erzeugen eines strukturierten Dokuments und Versendebefehl  21 Generate a structured document and send command
22 Ablegen des strukturierten Dokuments  22 Storing the structured document
31 Öffnen des strukturierten Dokuments  31 Opening the structured document
32 Auslesen von Daten aus dem strukturierten Dokument  32 Reading data from the structured document
33 Zwischenspeichern der ausgelesenen Daten  33 Caching of read-out data
34 Validieren der ausgelesenen Daten  34 Validating the data read out
35 Erstellen einer Zwischenformat-Datei  35 Creating an intermediate format file
36 Packen, Signieren und Verschlüsseln der zu versendenden Daten  36 packing, signing and encrypting the data to be sent
37 Versenden des Datenpakets  37 Sending the data packet
38 Erstellen und Versenden einer Fehlermeld ung  38 Creating and Sending an Error Message
39 Ende der Verarbeitung  39 End of processing
1 1 1 Weitere Verarbeitung im Empfängersystem  1 1 1 Further processing in the receiver system
121 Einlesen der extrahierten Daten in das Empfänger- ERP  121 Import the extracted data into the recipient ERP
1 31 Empfangen des Datenpakets  1 31 Receiving the data packet
1 32 Entschlüsseln und Entpacken des Datenpakets  1 32 Decrypt and unpack the data packet
1 33 Auslesen der Daten aus der Zwischenformat-Datei 1 33 Reading the data from the intermediate format file
1 34 Validieren der ausgelesenen Daten 1 34 Validating the data read out
1 35 Konvertieren der ausgelesenen Daten in ein Ziel- Format des Empfänger-ERPs  1 35 Convert the read-out data into a target format of the recipient ERP
1 36 Ausgeben der Daten an das Empfänger-ERP Erstellen und Versenden einer Fehlermeldung Ende der Verarbeitung 1 36 Output the data to the recipient ERP Creating and sending an error message End of processing

Claims

Verfahren und System zum Austauschen strukturierter Dokumente Patentansprüche Method and system for exchanging structured documents Patent claims
1 . Verfahren zum Austauschen strukturierter Dokumente zwischen einem Versendersystem (1 ) eines Versenders und einem Empfängersystem (2) eines Empfängers, die über ein Datennetzwerk miteinander verbunden sind , wobei das Versendersystem ( 1 ) und das Empfängersystem (2) jeweils wenigstens ein Computersystem mit jeweils wenigstens einem Datenverwaltungssystem (2, 12) umfassen, mit den folgenden Verfahrensschritten: a) mittels des Datenverwaltungssystems (2) des Versendersystems (1 ) wird wenigstens ein für den Empfänger bestimmtes, insbesondere zum Ausdruck geeignetes, strukturiertes Dokument mit ausgewählten oder auswählbaren Daten in einer vordefinierten oder vordefinierbaren Struktur aus dem Datenverwaltungssystem (2) des Versendersystems (1 ) erzeugt (21 ), in dem die Daten in einem Ausgangsformat gespeichert sind , b) nach einem Versendebefehl wird das wenigstens eine strukturierte Dokument über das Datennetzwerk an das Empfängersystem versendet (37), c) das wenigstens eine strukturierte Dokument wird vom Empfängersystem (1 1 ) empfangen (1 31 ), dadurch gekennzeichnet, dass das Versenden folgende Versendeteilschritte beinhaltet: b1 ) aus dem wenigstens einen erzeugten strukturierten Dokument werden im Versendersystem (1 ) ausgewählte oder auswählbare strukturierte Daten nach einem vorbestimmten oder vorbestimmbaren Strukturschema ausgelesen (32) und in wenigstens einer Zwischenformat-Datei in einem festgelegten oder festlegbaren Zwischenformat strukturiert gespeichert (33), b2) zusätzlich zu dem wenigstens einen strukturierten Dokument wird auch die wenigstens Zwischenformat-Datei mit den ausgelesenen Daten an das Empfängersystem (1 1 ) versendet (37), wobei das Empfangen wenigstens folgende Empfangsteilschritte umfasst: d ) die wenigstens eine Zwischenformat-Datei wird vom Empfängersystem (1 1 ) zusätzlich zu dem wenigstens einen strukturierten Dokument empfangen ( 1 31 ) , c2) die empfangenen strukturierten Daten aus der wenigstens einen Zwischenformat-Datei werden im Empfängersystem (1 1 ) ausgelesen (133), in ein Zielformat konvertiert (1 35) und in das Datenverwaltungsprogramm ( 12) des Empfängersystems (1 ) importiert. 1 . Method for exchanging structured documents between a sender system (1) of a sender and a receiver system (2) of a recipient, which are connected to one another via a data network, wherein the sender system (1) and the recipient system (2) each have at least one computer system, each with at least one Data management system (2, 12), with the following method steps: a) by means of the data management system (2) of the sender system (1), at least one structured document intended for the recipient, in particular suitable for printing, is stored with selected or selectable data in a predefined or predefinable structure generated (21) from the data management system (2) of the sender system (1), in which the data is stored in an output format, b) after a sending command, the at least one structured document is sent to the recipient system via the data network (37), c) the at least one structured document is received (1 31) by the recipient system (1 1), characterized in that the sending involves the following sending sub-steps includes: b1) from the at least one generated structured document, selected or selectable structured data are read out in the sender system (1) according to a predetermined or predeterminable structural scheme (32) and stored in a structured manner in at least one intermediate format file in a fixed or definable intermediate format (33) , b2) in addition to the at least one structured document, the at least intermediate format file with the read data is also sent (37) to the recipient system (1 1), the receiving comprising at least the following receiving substeps: d) which becomes at least one intermediate format file received from the receiver system (1 1) in addition to the at least one structured document (1 31), c2) the received structured data from the at least An intermediate format file is read out (133) in the recipient system (1 1), converted into a target format (1 35) and imported into the data management program (12) of the recipient system (1).
Verfahren nach Anspruch 1 , dadurch gekennzeichnet, dass wenigstens die Versendeteilschritte b1 ) und b2) sowie der Verfahrensschritt b) als eigenständige Versendersoftware (3), insbesondere in Form eines virtuellen Druckertreibers und/oder einer virtuellen Drucker-Schnittstelle, im Versendersystem (1 ) implementiert sind und/oder dass wenigstens der Empfangsteilschritt c2) als eigenständige Empfängersoftware ( 1 3) im Versendersystem (1 1 ) implementiert ist. Method according to claim 1, characterized in that at least the sending sub-steps b1) and b2) as well as the method step b) are implemented as independent sender software (3), in particular in the form of a virtual printer driver and / or a virtual printer interface, in the sender system (1). are and/or that at least the receiving sub-step c2) is implemented as independent receiver software (1 3) in the sender system (1 1).
Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, dass vor einem ersten Auslesen strukturierter Daten aus einem erzeugten strukturierten Dokument das Strukturschema anhand der Struktur der aus dem strukturierten Dokument auszulesenden Daten festgelegt wird und anschließend für eine Mehrzahl gleichartig strukturierter erzeugter strukturierter Dokumente verwendet wird. Method according to claim 1 or 2, characterized in that before a first reading of structured data from a generated structured document, the structural scheme is determined based on the structure of the data to be read from the structured document and is then used for a plurality of similarly structured generated structured documents.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, dass im Versendeteilschritt b1 ) weitere Daten in d ie Zwischenformat-Datei eingefügt werden, die im Computersystem des Versendersystems (1 ) gespeichert sind und nicht aus dem erzeugten strukturierten Dokument ausgelesen werden . Method according to one of claims 1 to 3, characterized in that in the sending sub-step b1), further data is inserted into the intermediate format file, which is stored in the computer system of the sender system (1) and is not read from the structured document generated.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, dadurch gekennzeichnet, dass im Versendeteilschritt b 1 ) das strukturierte Dokument und/oder die zusätzliche Datei im Versendersystem (1 ) validiert, komprimiert und/oder verschlüsselt wird oder werden (34, 36) und im Empfangsteilschritt c2) im Empfängersystem entschlüsselt, entkomprimiert und/oder validiert wird oder werden (1 32, 134). Method according to one of claims 1 to 4, characterized in that in the sending sub-step b 1) the structured document and / or the additional file in the sender system (1) is or are validated, compressed and / or encrypted (34, 36) and in the reception sub-step c2) is or are decrypted, decompressed and / or validated in the receiver system (1 32, 134).
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, dass zusätzlich eine Signaturdatei erzeugt wird, die mitversendet wird , oder das wenigstens eine strukturierte Dokument mit einer Signatur versehen wird . Method according to one of claims 1 to 5, characterized in that a signature file is additionally generated, which is also sent, or the at least one structured document is provided with a signature.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, dass im Versendersystem (1 ) überprüft wird , insbesondere in einem dafür bestimmten Dateiordner, ob ein strukturiertes Dokument erzeugt (21 ) und zum Versenden bereitgestellt (22) ist, wobei nach dem Bereitstellen zum Versenden (22) wenigstens die Versendeteilschritte b1 ) und b2) und der Verfahrensschritt b) ausgeführt werden und/oder dass im Empfängersystem (1 1 ) überprüft wird , insbesondere in einem dafür bestimmten Dateiordner, ob ein wenigstens eine Datei oder ein Dokument vom Versendersystem eingetroffen ( 131 ) ist, wobei nach dem Eintreffen ( 1 31 ) wenigstens der Empfangsteilschritt c2) ausgeführt wird. Method according to one of claims 1 to 6, characterized in that it is checked in the sender system (1), in particular in a file folder intended for this purpose, whether a structured document has been generated (21) and made available for sending (22), whereby after providing Sending (22) at least the sending sub-steps b1) and b2) and the method step b) are carried out and/or that a check is made in the recipient system (1 1), in particular in a designated file folder, as to whether at least one file or document has arrived from the sending system ( 131 ), whereby after arrival ( 1 31 ) at least the receiving substep c2) is carried out.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 7, dadurch gekennzeichnet, dass das strukturierte Dokument im PDF-Format erzeugt (21 ) wird und/oder die Zwischenformat-Datei in einem XML-Format, einem EDI-Format, einem DATEV-Format oder einem CSV-Format erzeugt (21 ) wird und/oder das Versenden (37) mittels DateiCopy, E-Mail, FTP oder sFTP erfolgt, über das I nternet und/oder einen VPN-Tunnel. Method according to one of claims 1 to 7, characterized in that the structured document is generated (21) in PDF format and / or the intermediate format file in an XML format, an EDI format, a DATEV format or a CSV format is generated (21) and/or the sending (37) takes place via file copy, email, FTP or sFTP, via the Internet and/or a VPN tunnel.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 8, dadurch gekennzeichnet, dass im Versendersystem (1 ) und/oder im Empfän- gersystem (11) das strukturierte Dokument und/oder die Zwischenformat-Datei elektronisch archiviert wird oder werden. Method according to one of claims 1 to 8, characterized in that in the sender system (1) and/or in the recipient gersystem (11) the structured document and/or the intermediate format file is or will be archived electronically.
10. System zum Austauschen strukturierter Dokumente zwischen einem Versendersystem (1) eines Versenders und einem Empfängersystem (11) eines Empfängers, die über ein Datennetzwerk miteinander verbunden sind, wobei das Versendersystem (1) und das Empfängersystem (11) jeweils wenigstens ein Computersystem mit jeweils wenigstens einem Datenverwal- tungssystem (2, 12) umfassen, umfassend eine Versendesoftware (3) im Versendersystem (1) und eine Empfängersoftware (13) im Empfängersystem (11), womit das Versendersystem (1) und das Empfängersystem (11) eingerichtet und ausgebildet sind, ein Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 9 auszu- führen, wobei das Versendersystem (1) ausgebildet und eingerichtet ist, die Verfahrensschritte a), b), b1) und b2) auszuführen, wobei die Verfahrensschritte b), b1) und b2) in der Versendesoftware (3) implementiert sind, und das Empfängersystem (11) ausgebildet und eingerichtet ist, die Verfahrensschrit- te c), c1) und c2) auszuführen, wobei wenigstens der Verfahrensschritt c2) in der Empfängersoftware (13) implementiert ist. 10. System for exchanging structured documents between a sender system (1) of a sender and a receiver system (11) of a recipient, which are connected to one another via a data network, the sender system (1) and the recipient system (11) each having at least one computer system at least one data management system (2, 12), comprising a sending software (3) in the sender system (1) and a receiver software (13) in the receiver system (11), with which the sender system (1) and the receiver system (11) are set up and trained are to carry out a method according to one of claims 1 to 9, wherein the sender system (1) is designed and set up to carry out the method steps a), b), b1) and b2), whereby the method steps b), b1) and b2) are implemented in the sending software (3), and the receiver system (11) is designed and set up to carry out method steps c), c1) and c2), at least method step c2) being implemented in the receiver software (13). .
11. System nach Anspruch 10, dadurch gekennzeichnet, dass die Versendesoftware (3) auch die Empfängersoftware (13) um- fasst oder die Empfängersoftware (13) auch die Versendesoftware (3) umfasst. 11. System according to claim 10, characterized in that the sending software (3) also includes the receiver software (13) or the receiver software (13) also includes the sending software (3).
12. System nach Anspruch 10 oder 11, dadurch gekennzeichnet, dass die Versendesoftware (3) zusätzlich Mittel zum Import und Export von Nutzerdaten, zur Erstellung und zum Versenden von Logdateien, von Fehlermeldungen oder von Fehlerprotokollen (38), zur Nachbearbeitung und zum manuellen Export importierter strukturierter Dokumente, zur Beschreibung zu verarbeitender strukturierter Dokumente, zur Beschreibung von Verarbeitungsregeln und/oder zur Beschreibung von Validierungsregeln umfasst. 12. System according to claim 10 or 11, characterized in that the sending software (3) additionally has means for importing and exporting user data, for creating and sending log files, error messages or error protocols (38), for post-processing and for manual export imported structured documents, to describe structured documents to be processed, to describe processing rules and/or to describe validation rules.
1 3. System nach einem der Ansprüche 1 0 bis 12 , dadurch gekennzeichnet, dass die Empfängersoftware (1 3) zusätzlich Mittel zum Erzeugen und Versenden von Logdateien , von Fehlermeldungen oder von Fehlerprotokollen (1 37) umfasst. 1 3. System according to one of claims 1 0 to 12, characterized in that the receiver software (1 3) additionally comprises means for generating and sending log files, error messages or error protocols (1 37).
14. System nach einem der Ansprüche 1 0 bis 1 3, dadurch gekennzeichnet, dass eine Schnittstelle zwischen dem Versendersystem (1 ) und dem Empfängersystem (1 1 ) oder eine durch das Versendersystem (1 ) und das Empfängersystem (1 1 ) lesbare Datenbank zum Hinterlegen , Einlesen und/oder zum Austausch von weiteren Basisdaten, insbesondere Kundendaten, Updates, Währungen , Dokumentenfeldern und/oder Vorlagen , umfasst ist. 14. System according to one of claims 1 0 to 1 3, characterized in that an interface between the sender system (1) and the recipient system (1 1) or a database readable by the sender system (1) and the recipient system (1 1). Storing, reading in and/or exchanging other basic data, in particular customer data, updates, currencies, document fields and/or templates, is included.
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