WO2008087313A2 - Procede et systeme de gestion de flux de courriels - Google Patents

Procede et systeme de gestion de flux de courriels Download PDF

Info

Publication number
WO2008087313A2
WO2008087313A2 PCT/FR2007/052505 FR2007052505W WO2008087313A2 WO 2008087313 A2 WO2008087313 A2 WO 2008087313A2 FR 2007052505 W FR2007052505 W FR 2007052505W WO 2008087313 A2 WO2008087313 A2 WO 2008087313A2
Authority
WO
WIPO (PCT)
Prior art keywords
account
mail
state
index
sending
Prior art date
Application number
PCT/FR2007/052505
Other languages
English (en)
Other versions
WO2008087313A3 (fr
Inventor
Laurent Deslandres
Original Assignee
Nexstage
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Nexstage filed Critical Nexstage
Priority to US12/522,747 priority Critical patent/US20100088381A1/en
Priority to EP07870394A priority patent/EP2119150A2/fr
Publication of WO2008087313A2 publication Critical patent/WO2008087313A2/fr
Publication of WO2008087313A3 publication Critical patent/WO2008087313A3/fr

Links

Classifications

    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/21—Monitoring or handling of messages
    • H04L51/212—Monitoring or handling of messages using filtering or selective blocking
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/21—Monitoring or handling of messages
    • H04L51/234—Monitoring or handling of messages for tracking messages

Definitions

  • the present invention relates to a method for managing e-mail flows relating to an e-mail account.
  • the majority of current e-mail or flow management tools are generally intended to enforce a usage policy in the use of e-mail and to enforce mail account usage quotas in terms of e-mail. volume, so as to limit the size of the mailboxes and therefore the storage capacity of emails.
  • These tools are essentially based on an analysis of incoming and outgoing e-mails, combined with a management of black lists of e-mail addresses, most often called "black lists”.
  • the present invention also aims to provide a method of managing e-mail flows so as to increase the quality of the exchanges.
  • the invention proposes to achieve this goal by a method of managing e-mail flows between a plurality of courier accounts, comprising the following steps: - determining, by statistical study of data relating to at least one of said plurality of e-mail accounts email accounts, at least one predefined flag relating to said email account;
  • the invention makes it possible, following a statistical study of the incoming and outgoing flows of the e-mail account, to trigger an alarm signal taken into account for the management of e-mail exchanges carried out by the e-mail account with at least one e-mail account. messaging.
  • the invention makes it possible to determine indicators based on incoming and / or outgoing flows during e-mail exchanges carried out by the e-mail account, so as to limit the quantity of e-mails exchanged while aiming at increasing the quality of these exchanges.
  • the alarm signal can be, for example, a visual alarm signal that can have several colors each corresponding to several levels of alarms according to the value of the index relating to the state of the corresponding e-mail account.
  • the management operation depends at least on the state of the email account. As we will see in the rest of this description, the management operation can also take into account the state of at least one other email account with which the email account performs an exchange. In the rest of the description, we will give more details on the nature of the management operation.
  • Emails exchange means an e-mail flow generated by an operation of sending an e-mail to an e-mail account or receiving an e-mail sent by at least one other e-mail account.
  • the e-mail account is a so-called receiver account intended to receive at least one e-mail sent by at least one e-mail account said issuer.
  • At least one indicator may correspond to a so-called reception indicator determined by statistical study of all or part of e-mails previously received by the receiving messaging account over a predetermined period.
  • At least one reception indicator may relate to a number of emails received, to a predefined e-mail processing operation carried out on all or part of the received e-mails or to at least one mode of reception of at least a part of the e-mails received. .
  • a reception indicator can be determined by a statistical study of emails to which the recipients, within a predetermined period of time after transmission, have formulated an answer or not, whether they have transferred or not, whether they read or not read, whether they deleted or not, or on which they performed a combination of these operations, or by a statistical study of the duration between the transmission of a message and its processing.
  • a reception indicator can be determined by a statistical study of e-mails received as direct receiver, or CC receiver, or as a CCi receiver.
  • the index may correspond to a so-called saturation index, relating to a state in reception of the receiving messaging account.
  • This saturation index is calculated from the reception indicators on the basis of e-mails received by the receiving e-mail account.
  • the method according to the invention may comprise a determination of at least one saturation index for a category of emails received from among a plurality of predefined categories, said determination being made according to indicators relating to said category.
  • a first saturation index can be calculated taking into account all the indicators.
  • Another index can be calculated by taking into account only the indicators that are not determined according to a processing operation.
  • the method according to the invention may comprise a triggering of an alarm signal associated with a saturation index.
  • the triggering of this alarm signal may be a function of a relative or absolute index level.
  • This alarm signal can be for example a visual alarm signal that can have several colors each corresponding to several levels of alarms depending on the value of the corresponding saturation index relative to the receiving e-mail account.
  • the management operation may comprise at least one operation selected from the following list:
  • the method according to the invention may further comprise a display of information relating to the alarm signal and / or the saturation index of the receiving messaging account at the level of at least one emitter messaging account that can potentially transmit at least one email to said receiving email account.
  • This display can be performed either at any time, or when the saturation index reaches a predetermined level, or when the saturation signal is in a predetermined state.
  • the sending of an e-mail by at least one sender e-mail account and intended to be received by the receiving e-mail account is a function of the saturation index of said receiving e-mail account.
  • the saturation index of the receiver e-mail account is greater than a predefined level (or the saturation alarm signal is in a predetermined state)
  • the e-mail may not be sent, or a confirmation request may be issued.
  • This sender account can then decide to accept or refuse the sending of an email to the "saturated" email account.
  • an informational message may be displayed at the sending email account to discourage it from transmitting a message. email.
  • the method according to the invention may also include checking a condition relating to the declared absence state of the recipient associated with the receiving messaging account and using this information in addition to the information concerning the saturation to determine the operation. management to perform.
  • the e-mail account is a so-called issuer account intended to send at least one e-mail to at least one e-mail account said receiver.
  • at least one indicator may correspond to a so-called transmission indicator determined by statistical study of all or part of e-mails previously transmitted by the sending e-mail account over a predetermined period.
  • At least one emission indicator may relate to a number of e-mails sent, to at least one predefined processing operation carried out on all or part of the e-mails sent, and / or to at least one transmission mode of at least one part of the e-mails sent.
  • an emission indicator can be determined by a statistical study of emails to which the recipients, within a predetermined period of time after transmission, have formulated an answer or not, whether they have transferred or not, whether they have read or no, whether they have deleted or not, or on which they have made a combination of these operations, or by a statistical study of the duration between the emission of a message and its processing.
  • an emission indicator can be determined by statistical study of e-mails sent to a direct recipient, recipient or recipient (CCi) e-mail account.
  • the index corresponds to a so-called pollution index relating to an e-mail transmission state of the sending e-mail account. This pollution index can be calculated according to emission indicators taking into account, optionally, the saturation state of the receivers / receivers.
  • the method according to the invention may comprise a determination of at least one pollution index for a category of emails emitted from among a plurality of predefined categories, said determination being carried out according to indicators relating to said category.
  • a first saturation index can be calculated taking into account all the indicators.
  • Another index can be calculated by taking into account only the indicators that are not determined according to a processing operation.
  • the method according to the invention may comprise triggering an alarm signal associated with a pollution index.
  • the triggering of this alarm signal may be a function of a relative or absolute index level.
  • This alarm signal may for example be a visual alarm signal that may have several colors, each corresponding to several alarm levels depending on the value of the corresponding pollution index relating to the receiving e-mail account.
  • the management operation may comprise at least one operation selected from the following list:
  • the method according to the invention may further comprise a display of information relating to the alarm signal and / or pollution index of the sending e-mail account at the level of at least one receiving e-mail account that can potentially receive at least one e-mail sent by said receiving e-mail account.
  • This display can be done either at any time or when the index of pollution reaches a predetermined level or when the pollution alarm signal is at a predetermined level.
  • the transmission of the e-mail intended to be sent by the sending e-mail account to at least one receiving e-mail account is a function of the pollution index of said e-mail account.
  • the pollution index of the email account is greater than a predefined level (or the pollution alarm signal is in a predetermined state)
  • the email may not be sent or not be sent to certain recipients , or a request for confirmation of the shipment to all or some of the recipients may be formulated.
  • An informational message may be displayed at the sending email account to discourage it from emitting to at least one recipient.
  • the method according to the invention can be implemented for the management of e-mail flows between at least one sending e-mail account and at least one receiving e-mail account, said management being performed as a function of at least one index of relative pollution to said issuing account and / or at least one saturation index relating to said receiving account.
  • the management of an e-mail exchange which consists, for example, in the sending of an e-mail from a sending e-mail account to at least one receiving e-mail account, comprises steps of:
  • the management operation may be at least one of the management operations mentioned in the first and second embodiments described above.
  • the management operation can be (i) sending the email with or without a display of a warning message relating to the indexes in question or alarm signals, (ii) blocking the sending to all or some of the recipients, or a request for confirmation of the shipment to all or some of the recipients.
  • the transmission confirmation operation may be blocking (forced) or discouraging, for example by sending a confirmation request message.
  • the displayed message may contain warning information.
  • the method according to the invention may comprise a verification of a condition relating to the declared presence state of the recipient associated with the receiving messaging account.
  • the method according to the invention may also comprise a display at the sending email account of at least one information relating to the presence and / or saturation state of at least one receiving messaging account.
  • the method according to the invention can be implemented for the management of e-mail exchanges between a plurality of courier accounts forming at least one group of e-mail accounts.
  • a system for managing e-mail flows between a plurality of messaging accounts comprising: means for determining, by a statistical study, data relating to at least one of said e-mail accounts; plurality of email accounts, at least one predefined flag relating to said email account; means for determining, according to said predefined indicator and at least one predetermined level associated with said indicator, at least one index relating to a state of said messaging account; means for triggering, according to said index and a predetermined level associated with said index, an alarm signal corresponding to said state of said messaging account; and
  • management operation means for triggering at least one operation, called management operation, aimed at quantitatively reducing the flow of e-mails relative to said e-mail account, as a function of said alarm signal.
  • the system according to the invention can be implemented for the management of e-mail flows between at least one sending e-mail account and at least one receiving e-mail account, said management being performed as a function of at least one relative pollution index said issuer account and / or at least one saturation index relating to said receiver account. More generally, the system according to the invention can be implemented for the management of e-mail exchanges between a plurality of courier accounts forming at least one group of e-mail accounts.
  • system according to the invention can comprise:
  • the means constituting the system according to the invention may, at least in part, be of an electronic and / or computer nature and include software means.
  • FIG. 1 is a diagrammatic representation of a plurality of messaging accounts forming a group of messaging accounts whose management of email exchanges is carried out by means of the method according to the invention
  • FIG. 2 is a schematic representation of an email account sending an email to a plurality of receiving email accounts
  • FIG. 3 is an example of a window for displaying the state of saturation and the declared absence of a plurality of messaging accounts.
  • FIGS. 4 and 5 are an example of confirmation windows for sending an e-mail to a plurality of receiving e-mail accounts according to their state of saturation and declared absence.
  • the embodiment of the invention described below concerns the management of e-mail exchanges within a group of several users each having a sender and / or receiver e-mail account 11, 13. emails between the users are made through a server 12 performing the exchange management.
  • - SenderlD identifier of the issuer of the email (if the issuer is active, otherwise the identifier takes the value "anonymous");
  • - RecipientlD identifier of the receiver of the email (if the receiver is active otherwise the identifier takes the value "anonymous");
  • R1 Total number of e-mails received as main recipient "A";
  • R2 Total number of emails received as "This" or "Bcc" recipient
  • R3 Total number of emails awaiting processing in the inbox
  • R4 Total number of untreated emails (unopened, unread, undeleted, not transferred) within a time frame of Sd days;
  • R5 Total number of unread e-mails not deleted deleted within a period of Sd days
  • R6 Total number of unread emails transferred within a period of Sd days
  • A7 Total number of emails received as recipient "A" opened but not answered within a time frame of SD days
  • R8 Average response times to an email received as recipient "A" and answered within a time frame of SD days;
  • Emails are taken into account over a rolling period of Nd days.
  • Sd and Nd are configurable. All or some of the aforementioned indicators are used for calculating a saturation index. They can also be used for other statistical calculations. The calculation of the saturation index is carried out as follows. Each indicator has a standard level called "standard level”. This standard level standard level is defined as the average or median value of this indicator for all users, or the value of X% higher or lower, where X is a predetermined value, or else any other arbitrary value predefined.
  • the acceptable Receive Level of ProfileIN emails includes a group of factors “factors” and weight “weight”. From these predefined factors and weights, a "Reference Level” reference level for each indicator is calculated using the following formula:
  • Reference Level standardjevel x factor x weight except for parameter R8 whose Reference Level is always 0.
  • the table below is an example of a Reference Level calculation for the R1 - R8 parameters.
  • Receiver data "Recipient's data” (as well as the standard level standard), are the data taken into consideration over a predetermined period of Nd days. Nd is typically 28 days.
  • a volume for each reception indicator is then calculated using the expression
  • the calculation unit for the R8 indicator is 1 day, but the display can be done as Hour: minutes.
  • the table below gives an example of this calculation.
  • Alarm levels and saturation indexes can be defined in several ways:
  • a saturation signal is emitted when the saturation index exceeds a predefined level (above the saturation index "Absolute” or “Ratio”, or below the saturation index “Relative”).
  • the table below gives an example of calculating the saturation index and the emission of a saturation signal.
  • the red saturation state is calculated based on all the indicators.
  • the yellow saturation state is calculated based on the indicators that do not take into account the processing performed by the receiver.
  • the red saturation state has priority over the yellow saturation state.
  • - E3 number of emails that have not undergone any treatment (unopened, unread, undeleted, not transferred) within a period of Sd days
  • - E4 number of emails not opened or not transferred but deleted within a period of Sd days
  • One of these indexes is chosen by the administrator to determine the state of pollution POL.
  • a pollution signal is issued when the pollution index exceeds a predefined level (above the pollution index "Absolute” or “Ratio”, or below the pollution index “Relative”).
  • the table below gives an example of a calculation of
  • the invention includes sending a warning notification when an email is sent and certain conditions are met.
  • the invention may also include a deselection of one or more recipients according to certain conditions.
  • the invention implements a warning table containing warning conditions and warning messages, and deselection conditions of a recipient when sending an email. These conditions are based in this example on pollution status and the ProfileOut parameter.
  • Warning condition is a condition table for sending or displaying a message
  • Warning message is the warning message when the corresponding warning conditions are met.
  • Deselect Condition is a condition table for deselecting one or more recipients when sending an email.
  • Condition tables contain a number of recipients of a category to meet or exceed for verification of a condition.
  • the different categories are for example:
  • condition is checked if an email is sent to more than 3 missing users or 1 or more users whose saturation status is yellow or red, regardless of whether they are absent or not. In the case of a conflict between different conditions, the most restrictive condition applies.
  • the deselection order is defined in another table:
  • FIG. 2 is a representation of an emitter messaging account 11 that wishes to send an email to a plurality of receiving messaging accounts 13 via the server 12.
  • the server 12 comprises a module for calculating the pollution state of the server. sending account 11 as well as the saturation state of the receiving e-mail accounts 13.
  • the address book of the e-mail account 11 may comprise additional fields for displaying the saturation and declared absence information of the receiving e-mail accounts 13
  • Table 14 of FIG. 3 gives an example of an address book according to the invention.
  • the visual marker 141 corresponds to a "non-active user";
  • the visual marker 142 corresponds to a "user whose state is unsaturated"
  • the visual marker 143 corresponds to a "user whose saturation state is yellow (yellow saturated)";
  • the visual marker 144 corresponds to a "user whose saturation state is red (red saturated)”;
  • the visual marker 145 corresponds to an "absent user”;
  • the visual marker 146 corresponds to a "user not reported as absent”.
  • these markers may have different colors and / or shapes to facilitate the reading of the information they convey.
  • the proposed deselections are a function of the polluter status of the sending email account 11.
  • the user can then accept the proposed deselections: in this example, the red saturated recipients and the recipients both saturated yellow and absent are deselected.
  • the user can also have the option to re-select one or more deselected recipients ⁇ or to deselect others).
  • a deselection confirmation window 16 shown in FIG. 5, displays the deselected recipients.
  • the email is sent to recipients who have not been deselected.
  • the saturation and pollution indexes as well as certain statistical elements, can be communicated to each user to inform him about his activity.
  • each user can receive or have access at any time to this information, presented in the form of one or more tables such as the tables below:
  • the method according to the invention may also include, for statistical purposes, an e-mail exchange study between several predefined groups. These statistics can use the indicators described above.

Landscapes

  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Computer Networks & Wireless Communication (AREA)
  • Signal Processing (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)
  • Data Exchanges In Wide-Area Networks (AREA)

Abstract

Procédé de gestion de flux de courriels entre une pluralité de comptes de messageries (11, 13) comprenant les étapes suivantes : détermination, par étude statistique de données relatives à au moins un compte de messagerie (11,13) parmi ladite pluralité de comptes de messagerie (11, 13), d'au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie (11, 13); détermination, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, d'au moins un index relatif à un état dudit compte de messagerie (U, 13); déclenchement, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, d'un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie (11,13); en fonction dudit signal d'alarme, déclenchement d'au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels avec ledit compte de messagerie (11,13).

Description

« Procédé et système de gestion de flux de courriels »
La présente invention concerne un procédé de gestion de flux de courriels relatifs à un compte de messagerie. La majorité des outils actuels de gestion de flux ou d'échange de courriels ont généralement pour but principal de faire appliquer une charte d'usage dans l'utilisation des courriels et de faire respecter des quotas d'utilisation de compte de messagerie en terme de volume, de manière à limiter la taille des boîtes de courriels et donc les capacités de stockage de courriels. Ces outils sont essentiellement basés sur une analyse des courriels entrants et sortants, combinée à une gestion de listes noires d'adresses de courriels, appelées le plus souvent « black lists ».
A chaque échange de courriels avec une adresse de courriel présente dans la « black lists », l'administrateur est alerté. Ainsi, il est possible de définir plusieurs listes d'adresses de courriels et de prévoir une gestion de ces listes ainsi qu'un traitement prédéfini à réaliser à chaque échange de courriels avec une adresse présente dans une de ces listes. Ces outils sont surtout axés sur la régulation des courriels avec un souci de respect de la confidentialité, de sécurité et de déontologie.
Parmi les outils de gestion de flux de courriels, on peut aussi citer les outils anti-spam qui sont bien connus de l'homme du métier.
D'autres outils de gestion de flux de courriels sont proposés tels que celui divulgué dans le document US20060075048A1. Ce document divulgue un procédé et un système de détection et de blocage de courriels indésirables en mesurant le débit de courriels envoyés par un émetteur. Si le débit de courriels dépasse un seuil prédéterminé, les courriels envoyés par cet émetteur sont classés comme étant indésirables et bloqués. Cependant, aucun des outils actuels ne semble avoir été conçu dans un objectif de diminution quantitative de l'échange de courriels au sein d'un groupe, tout en visant à améliorer qualitativement ces échanges. La présente invention a pour but de proposer un procédé de gestion des flux de courriels qui soit conçu de manière à diminuer quantitativement le flux de courriels.
La présente invention a aussi pour but de proposer un procédé de gestion des flux de courriels de manière à augmenter la qualité des échanges.
L'invention propose d'atteindre ce but par un procédé de gestion de flux de courriels entre une pluralité de comptes de messageries, comprenant les étapes suivantes : - détermination, par étude statistique de données relatives à au moins un compte de messagerie parmi ladite pluralité de comptes de messagerie, d'au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie ;
- détermination, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, d'au moins un index relatif à un état dudit compte de messagerie ;
- déclenchement, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, d'un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie ; et - en fonction dudit signal d'alarme, déclenchement d'au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels relatif audit compte de messagerie.
L'invention permet, suite à une étude statistique des flux entrants et sortants du compte de messagerie, de déclencher un signal d'alarme pris en compte pour la gestion d'échanges de courriels effectués par le compte de messagerie avec au moins un compte de messagerie.
L'invention permet de déterminer des indicateurs basés sur les flux entrant et/ou sortant lors des échanges de courriels effectués par le compte de messagerie, de manière à limiter la quantité de courriels échangés tout en visant à augmenter la qualité de ces échanges.
Le signal d'alarme peut être, par exemple, un signal d'alarme visuel pouvant avoir plusieurs couleurs correspondant chacune à plusieurs niveaux d'alarmes en fonction de la valeur de l'index relatif à l'état du compte de messagerie correspondant.
L'opération de gestion dépend au moins de l'état du compte de messagerie. Comme nous le verrons dans la suite de cette description, l'opération de gestion peut aussi prendre en compte l'état d'au moins un autre compte de messagerie avec lequel le compte de messagerie réalise un échange. Dans la suite de la description, nous donnerons plus de détails sur la nature de l'opération de gestion.
Par échange de courriels, on désigne un flux de courriels engendré par une opération d'envoi d'un courriel vers un compte de messagerie ou de réception d'un courriel envoyé par au moins un autre compte de messagerie.
Dans un premier mode de réalisation, le compte de messagerie est un compte dit récepteur destiné à recevoir au moins un courriel émis par au moins un compte de messagerie dit émetteur.
Dans ce premier mode de réalisation, au moins un indicateur peut correspondre à un indicateur dit de réception déterminé par étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment reçus par le compte de messagerie récepteur sur une période prédéterminée. Au moins un indicateur de réception peut être relatif à un nombre de courriels reçus, à une opération de traitement de courriels prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels reçus ou encore à au moins un mode de réception d'au moins une partie des courriels reçus.
Par opération de traitement de courriels, on désigne toute opération pouvant être effectuée sur un courriel, telle qu'une opération de lecture, de réponse, de transfert, de suppression. Ainsi, un indicateur de réception peut être déterminé par une étude statistique de courriels auxquels les destinataires, dans un lapse de temps prédéterminé après émission, ont formulé une réponse ou non, qu'ils ont transféré ou non, qu'ils ont lu ou non lu, qu'ils ont supprimé ou non, ou sur lesquels ils ont effectué une combinaison de ces opérations, ou encore par une étude statistique de la durée entre l'émission d'un message et son traitement.
Par mode de réception d'un courriel, on désigne une réception d'un courriel en tant que récepteur, récepteur en copie carbone (CC) ou en copie carbone invisible (CCi). Ainsi un indicateur de réception peut être déterminé par une étude statistique de courriels reçus en tant que récepteur direct, ou récepteur CC, ou encore en tant que récepteur CCi.
Toujours dans ce premier mode de réalisation, l'index peut correspondre à un index dit de saturation, relatif à un état en réception du compte de messagerie récepteur. Cet index de saturation est calculé à partir des indicateurs de réception sur la base de courriels reçus par le compte de messagerie récepteur.
Par ailleurs, le procédé selon l'invention peut comprendre une détermination d'au moins un index de saturation pour une catégorie de courriels reçus parmi une pluralité de catégories prédéfinies, ladite détermination étant réalisée en fonction d'indicateurs relatifs à ladite catégorie. Par exemple, un premier index de saturation peut être calculé en prenant en compte tous les indicateurs. Un autre index peut être calculé en prenant en compte seulement les indicateurs qui ne sont pas déterminés en fonction d'une opération de traitement.
Le procédé selon l'invention peut comprendre un déclenchement d'un signal d'alarme associé à un index de saturation. Le déclenchement de ce signal d'alarme peut être fonction d'un niveau d'index relatif ou absolu. Ce signal d'alarme peut être par exemple un signal d'alarme visuel pouvant avoir plusieurs couleurs correspondant chacune à plusieurs niveaux d'alarmes en fonction de la valeur de l'index de saturation correspondant relatif au compte de messagerie récepteur.
Avantageusement, l'opération de gestion peut comprendre au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante :
- un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte récepteur au niveau d'au moins un compte de messagerie émetteur pouvant potentiellement émettre au moins un courriel vers ledit compte de messagerie récepteur ;
- un blocage d'émission de courriels vers le compte de messagerie récepteur ; et - une demande de confirmation d'envoi auprès du compte de messagerie émetteur voulant émettre un courriel vers le compte de messagerie récepteur.
Cette liste n'est bien entendu pas exhaustive et peut être complétée par des opérations similaires et bien connues de l'homme du métier.
Le procédé selon l'invention peut en outre comprendre un affichage d'une information relative au signal d'alarme et/ou à l'index de saturation du compte de messagerie récepteur au niveau d'au moins un compte de messagerie émetteur pouvant potentiellement émettre au moins un courriel vers ledit compte de messagerie récepteur. Cet affichage peut être réalisé soit à tout moment, soit lorsque l'index de saturation atteint un niveau prédéterminé, ou encore lorsque le signal de saturation est à un état prédéterminé. Toujours dans ce premier mode de réalisation, l'émission d'un courriel par au moins un compte de messagerie émetteur et destiné à être reçu par le compte de messagerie récepteur, est fonction de l'index de saturation dudit compte de messagerie récepteur. Ainsi, si l'index de saturation du compte de messagerie récepteur est supérieur à un niveau prédéfini (ou le signal d'alarme de saturation est dans un état prédéterminé), alors le courriel peut ne pas être émis, ou une demande de confirmation d'émission peut être formulée auprès du compte de messagerie émetteur. Ce compte émetteur peut alors décider d'accepter ou de refuser l'émission d'un courriel vers le compte de messagerie « saturé ». De plus, lorsque l'index de saturation (ou le signal d'alarme de saturation) du compte récepteur à atteint un niveau prédéterminé, un message d'information peut s'afficher au niveau du compte de messagerie émetteur pour le décourager à émettre un courriel.
Le procédé selon l'invention peut aussi comprendre une vérification d'une condition relative à l'état d'absence déclarée du destinataire associé au compte de messagerie récepteur et utiliser cette information en complément de l'information concernant la saturation pour déterminer l'opération de gestion a effectuer. Selon un deuxième mode de réalisation du procédé selon l'invention, le compte de messagerie est un compte dit émetteur destiné à émettre au moins un courriel vers au moins un compte de messagerie dit récepteur. Dans ce deuxième mode de réalisation, au moins un indicateur peut correspondre à un indicateur dit d'émission déterminé par étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment émis par le compte de messagerie émetteur sur une période prédéterminée.
Au moins un indicateur d'émission peut être relatif à un nombre de courriels envoyés, à au moins une opération de traitement prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels envoyés, et/ou à au moins un mode d'émission d'au moins une partie des courriels émis.
Par opération de traitement de courriels, on désigne toute opération pouvant être effectuée par un compte de messagerie récepteur sur un courriel envoyé par le compte de messagerie émetteur, telle qu'une opération de lecture, de réponse, de transfert, de suppression. Ainsi, un indicateur d'émission peut être déterminé par une étude statistique de courriels auxquels les destinataires, dans un laps de temps prédéterminé après émission, ont formulé une réponse ou non, qu'ils ont transféré ou non, qu'ils ont lu ou non, qu'ils ont supprimé ou non, ou sur lesquels ils ont effectué une combinaison de ces opérations, ou encore par une étude statistique de la durée entre l'émission d'un message et son traitement.
Par mode d'émission d'un courriel, on désigne une émission d'un courriel vers un compte de messagerie en tant que destinataire direct, destinataire en copie carbone (CC) ou en copie carbone invisible (CCi). Ainsi un indicateur d'émission peut être déterminé par étude statistique de courriels émis vers un compte de messagerie destinataire direct, ou destinataire CC, ou encore destinataire (CCi). Toujours dans le deuxième mode de réalisation, l'index correspond à un index dit de pollution relatif à un état d'émission de courriels du compte de messagerie émetteur. Cet index de pollution peut être calculé en fonction d'indicateurs d'émission prenant en compte, optionnellement, l'état de saturation du/des comptes récepteurs. Par ailleurs, le procédé selon l'invention peut comprendre une détermination d'au moins un index de pollution pour une catégorie de courriels émis parmi une pluralité de catégories prédéfinies, ladite détermination étant réalisée en fonction d'indicateurs relatifs à ladite catégorie. Par exemple, un premier index de saturation peut être calculé en prenant en compte tous les indicateurs. Un autre index peut être calculé en prenant en compte seulement les indicateurs qui ne sont pas déterminés en fonction d'une opération de traitement.
Le procédé selon l'invention peut comprendre un déclenchement d'un signal d'alarme associé à un index de pollution. Le déclenchement de ce signal d'alarme peut être fonction d'un niveau d'index relatif ou absolu. Ce signal d'alarme peut être par exemple un signal d'alarme visuel pouvant avoir plusieurs couleurs correspondant chacune à plusieurs niveaux d'alarmes en fonction de la valeur de l'index de pollution correspondant relatif au compte de messagerie récepteur.
L'opération de gestion peut comprendre au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante :
- un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte émetteur au niveau d'au moins un compte de messagerie récepteur pouvant potentiellement recevoir au moins un courriel émis par ledit compte de messagerie émetteur ;
- au moins une interdiction partielle d'émission de courriels par le compte messagerie émetteur ; ou - une demande de confirmation d'envoi de courriels au compte de messagerie émetteur.
Cette liste n'est bien sûr pas exhaustive et peut être complétée par des opérations similaires et bien connues de l'homme du métier.
Le procédé selon l'invention peut en outre comprendre un affichage d'une information relative au signal d'alarme et/ou à l'index de pollution du compte de messagerie émetteur au niveau d'au moins un compte de messagerie récepteur pouvant potentiellement recevoir au moins un courriel émis par ledit compte de messagerie récepteur. Cet affichage peut être réalisé soit à tout moment, soit lorsque l'index de pollution atteint un niveau prédéterminé ou encore lorsque le signal d'alarme de pollution est à un niveau prédéterminé.
Toujours dans ce deuxième mode de réalisation, l'émission du courriel destiné à être émis par le compte de messagerie émetteur vers au moins un compte de messagerie récepteur, est fonction de l'index de pollution dudit compte de messagerie. Ainsi, si l'index de pollution du compte de messagerie est supérieur à un niveau prédéfini (ou le signal d'alarme de pollution est dans un état prédéterminé), alors le courriel peut ne pas être émis ou ne pas être émis vers certains destinataires, ou une demande de confirmation de l'envoi vers tous ou certains des destinataires peut être formulée. Un message d'information peut s'afficher au niveau du compte de messagerie émetteur pour le décourager d'émettre un courriel vers au moins un destinataire.
Avantageusement, le procédé selon l'invention peut être mis en œuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur et au moins un compte de messagerie récepteur, ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur et/ou d'au moins un index de saturation relatif audit compte récepteur. Ainsi, la gestion d'un échange de courriels, qui consiste par exemple à l'émission d'un courriel depuis un compte de messagerie émetteur vers au moins un compte de messagerie récepteur, comprend des étapes de :
- détermination, d'au moins un index de pollution dudit compte de messagerie émetteur, et - détermination d'au moins un index de saturation dudit compte de messagerie récepteur qui sont des étapes préalables à l'échange en question, puis lors de l'échange :
- vérification de l'état d'au moins un signal d'alarme associé à chacun desdits index de saturation et de pollution au moment de l'échange, et
- déclenchement d'au moins une opération de gestion de l'échange. L'opération de gestion peut être au moins l'une quelconque des opérations de gestion mentionnées dans les premier et deuxième modes de réalisation décrits ci-dessus. Ainsi, l'opération de gestion peut être (i)un envoi du courriel accompagné ou non d'un affichage d'un message de mise en garde relatif aux index en question ou aux signaux d'alarme, (ii) le blocage de l'envoi vers tous ou certains des destinataires, ou une demande de confirmation de l'envoi vers tous ou certains des destinataires. L'opération de confirmation de d'émission peut être bloquante (forcée) ou décourageante, par exemple par l'émission d'un message de demande de confirmation. Le message affiché peut contenir une information de mise en garde.
D'une manière avantageuse, le procédé selon l'invention peut comprendre une vérification d'une condition relative à l'état de présence déclarée du destinataire associé au compte de messagerie récepteur. Le procédé selon l'invention peut aussi comprendre un affichage au niveau du compte de messagerie émetteur d'au moins une information relative à l'état de présence et/ou de saturation d'au moins un compte de messagerie récepteur.
En outre, le procédé selon l'invention peut être mis en œuvre pour la gestion d'échanges de courriels entre une pluralité de comptes de messageries formant au moins un groupe de comptes de messagerie.
Selon un autre aspect de l'invention il est proposé un système de gestion de flux de courriels entre une pluralité de comptes de messageries comprenant : - des moyens pour déterminer, par une étude statistique de données relatives à au moins un compte de messagerie parmi ladite pluralité de comptes de messagerie, au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie ; - des moyens pour déterminer, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, au moins un index relatif à un état dudit compte de messagerie ; - des moyens pour déclencher, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie ; et
- des moyens pour déclencher au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels relatif audit compte de messagerie, en fonction dudit signal d'alarme.
Le système selon l'invention peut être mis en œuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur et au moins un compte de messagerie récepteur, ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur et/ou d'au moins un index de saturation relatif audit compte récepteur. Plus généralement le système selon l'invention peut être mis en œuvre pour la gestion d'échanges de courriels entre une pluralité de comptes de messageries formant au moins un groupe de comptes de messagerie.
Avantageusement, le système selon l'invention peut comprendre :
- des moyens pour afficher, au niveau du compte de messagerie émetteur, au moins une information relative à l'état de de pollution du compte de messagerie
- des moyens pour afficher, au niveau du compte de messagerie émetteur d'au moins une information relative à l'état de présence et/ou de saturation d'au moins un compte de messagerie récepteur. Les moyens composant le système selon l'invention peuvent, au moins en partie, être de nature électronique et/ou informatique et comprendre des moyens logiciels.
D'autres avantages et caractéristiques apparaîtront à l'examen de la description détaillée d'un mode de réalisation nullement limitatif et des figures sur lesquelles :
- la figure 1 est une représentation schématique d'une pluralité de comptes de messageries formant un groupe de comptes de messagerie dont la gestion d'échanges de courriels est réalisée grâce au procédé selon l'invention ; - la figure 2 est une représentation schématique d'un compte de messagerie émetteur d'un courriel vers une pluralité de comptes de messagerie récepteurs ;
- la figure 3 est un exemple de fenêtre d'affichage de l'état de saturation et d'absence déclarée d'une pluralité de comptes de messagerie ; et
- les figures 4 et 5 sont un exemple de fenêtres de confirmation d'envoi d'un courriel vers une pluralité de comptes de messagerie récepteurs en fonction de leur état de saturation et d'absence déclarée.
Le mode de réalisation de l'invention décrit ci-dessous concerne la gestion d'échanges de courriels au sein d'un groupe 10 de plusieurs d'utilisateurs ayant chacun un compte de messagerie émetteur et/ou récepteur 11, 13. Les échanges de courriels entre les utilisateurs sont réalisés au travers d'un serveur 12 réalisant la gestion des échanges.
Pour chaque compte de messagerie 11, 13, les paramètres pris en compte sont les suivants :
- User ID: identifiant de l'utilisateur 11, 13 du compte ; - Group IDs: identifiant du groupe ;
- ProfileIN : numéro du jeu de paramètres à utiliser pour le calcul du niveau de réception acceptable de courriels prédéfini ;
- ProfileOUT: numéro du jeu de paramètres à utiliser pour le calcul du niveau d'émission acceptable de courriels prédéfini ; - Paramètre renseignant sur la prise en compte de l'utilisateur 11,
13: actif ou non actif. Les paramètres utilisés pour chaque courriel sont :
- Mail ID: identifiant du courriel ;
- SenderlD : identifiant de l'émetteur du courriel (si l'émetteur est actif sinon l'identifiant prend la valeur « anonyme ») ;
- RecipientlD : identifiant du récepteur du courriel (si le récepteur est actif sinon l'identifiant prend la valeur « anonyme ») ;
- Pièce jointe (présence/absence)
- Date et Heure d'émission ; - Date et Heure d'ouverture ;
- Date et Heure de l'ouverture de la pièce jointe ;
- Date et Heure de lecture ;
- Date et Heure de réponse ; - Date et heure de transmission ;
- Date et Heure de suppression ;
- Type d'envoi (destinataire principal « A », destinataires en copie carbone « Cc », des destinataires en copie carbone invisible « Cci ». - paramètre d'absence déclarée ABS
- Etat de saturation SAT qui peut prendre les valeurs suivantes : non saturé, jaune, rouge ; et
- Etat de pollution POL qui peut prendre les valeurs suivantes : non polluant, jaune, rouge. Le calcul des paramètres SAT et POL est détaillé ci-dessous.
Calcul de l'index de saturation « SAT »
Pour chaque récepteur actif, les indicateurs statistiques et de réception suivants sont déterminés : - Rl : Nombre total de courriels reçus en tant que destinataire principal «A» ;
R2 : Nombre total de courriels reçus en tant que destinataire «Ce» ou « Cci » ;
R3 : Nombre total des courriels en attente de traitement dans la boîte de réception ;
R4 : Nombre total de courriels non traités (non ouvert, non lus, non supprimés, non transférés) dans un laps de temps de Sd jours ;
R5 : Nombre total de courriels non lus non transférés supprimés dans un laps de temps de Sd jours ;
R6 : Nombre total de courriels non lus transférés dans un laps de temps de Sd jours ; R7 : Nombre total de courriels reçus en tant que destinataire «A» ouverts mais non répondus dans un laps de temps de Sd jours ;
R8 : Temps moyens de réponse à un courriel reçu en tant que destinataire «A» et répondu dans un laps de temps de Sd jours ;
Les courriels sont pris en compte sur une période glissante de Nd jours. Typiquement et à titre d'exemple non limitatif, Sd= 7 jours et Nd = 28 jours. Il est à noter que Sd et Nd sont paramétrables. Tout ou partie de ces indicateurs précités sont utilisés pour le calcul d'un index de saturation. Ils peuvent également être utilisés pour d'autres calculs statistiques. Le calcul de l'index de saturation est réalisé de la manière suivante. A chaque indicateur, correspond un niveau dit standard « standard level ». Ce niveau standard « standard level » est défini comme étant la valeur moyenne ou médiane de cet indicateur sur tous les utilisateurs, ou bien la valeur des X% plus hauts ou plus bas, X étant une valeur prédéterminée, ou bien encore tout autre valeur arbitraire prédéfinie.
Pour chaque profil d'utilisateur, le niveau de réception acceptable de courriels ProfileIN comprend un groupe de facteurs « factors » et de poids « weight ». A partir de ces facteurs et poids prédéfinis, un niveau de référence « Référence Level » pour chaque indicateur est calculé en utilisant la formule suivante :
Référence Level = standardjevel x factor x weight sauf pour le paramètre R8 dont le Référence Level est toujours 0.
Le tableau ci-dessous est un exemple de calcul de Référence Level pour les paramètres Rl - R8.
Figure imgf000015_0001
Figure imgf000016_0001
Les données concernant le récepteur, « Recipient's data » (ainsi que le niveau standard « standard level »), sont les données prise en considération sur une période prédéterminée de Nd jours. Nd est typiquement de 28 jours.
Un volume pour chaque indicateur de réception est alors calculé grâce à l'expression
Volume = recipient's_data x weight excepté pour R8 qui est calculé avec l'expression suivante :
(recipient's_data - standardjevel x factor) x (Nombre de courriels auxquels une réponse à été formulée / (Nd-Sd)) x weight.
L'unité de calcul pour l'indicateur R8 est 1 jour, mais l'affichage peut- être effectué sous la forme Heure : minutes. Le tableau ci-dessous donne un exemple de ce calcul.
Figure imgf000016_0002
Plusieurs index de saturations sont calculés à partir de la donnée « Volume » obtenue. Parallèlement des niveaux d'alarme, « Alarm Level » sont définis. Les niveaux d'alarme et les index de saturation peuvent être définis de plusieurs façons :
Alarm level : - Ratio : déterminé par l'Administrateur. Dans le cas ou ratio = 1, le niveau d'alarme est égal au niveau du Référence level ;
- Absolute : somme(referencejevel) x ratio ; - Relative : Déterminé par l'Administrateur
Index de saturation :
® Ratio : somme(volume) / somme(referencejevel). (Un ratio supérieur à 1 signifie un niveau de saturation supérieur au « référence level »). * Absolute : somme(volume)
» Relative : rang / nombre total d'utilisateurs (le premier rang correspondant à la valeur maximale)
Un de ces index est choisi par l'administrateur pour déterminer l'état de saturation SAT. Un signal de saturation est émis lorsque l'index de saturation dépasse un niveau prédéfini (au-dessus de l'index de saturation « Absolute » ou « Ratio », ou en dessous de l'index de saturation « Relative »). Le tableau ci-dessous donne un exemple calcul de l'index de saturation et de l'émission d'un signal de saturation.
jaune rouge
Absolute Ratio Relative Absolute Ratio Relative
Alarm Level 2650 1 20% 6100 2 10%
Index de 3613 1.36 11.3% 4483 1.47 9.7% saturation
Signal de VRAI VRAI FAUX FAUX FAUX VRAI saturation "SAT"
L'état de saturation rouge est calculé en se basant sur tous les indicateurs. L'état de saturation jaune est calculé en se basant sur les indicateurs ne prenant pas en compte le traitement réalisé par le récepteur. L'état de saturation rouge a la priorité sur l'état de saturation jaune. Calcul de l'index de pollution « POL »
Pour chaque émetteur les indicateurs statistiques suivants sont calculés :
- Nombre total de courriels envoyés: en interne (vers les utilisateurs actifs), en externe (vers les utilisateurs non actifs)
[*] ;
- Nombre total de destinataires : «A», «Ce», »Cci » [*] ;
- Nombre moyen de destinataires «A», «Ce» par courriel [*] ;
- Nombre total de destinataires pour les messages comportant une pièce jointe [*]
Pour chaque émetteur, les indicateurs statistiques et de pollution suivants sont calculés :
- E1/E1Y/E1R : Nombre de destinataires «A» non saturés « non saturated », ayant un état de saturation jaune « Y-saturated », et ayant un état de saturation rouge « R-saturated ».
- E2/E2Y/E2R : Idem El pour les destinataires «Ce» ;
- E3 : nombre de courriels n'ayant subi aucun traitement (non ouverts, non lus, non supprimés, non transférés) dans un laps de temps de Sd jours ; - E4 : nombre de courriels non ouverts ou non transférés mais supprimés dans un laps de temps de Sd jours ;
- E5 : nombre de courriels non ouverts mais transférés dans un laps de temps de Sd jours ;
- E6 : pour les destinataire «A», le nombre de courriels ouverts mais non répondus dans un laps de temps de Sd jours ;
- E7 : pour les destinataires «A» le temps moyen, « médian delay » entre la date d'envoi et la date de réponse ; basé sur les courriels auxquels une réponse à été formulée dans un laps de temps de Sd jours. Les indicateurs marqués d'un [*] sont calculés seulement pour des études statistiques. Les courriels sont pris en compte sur une période glissante de Nd jours. Typiquement et à titre d'exemple non limitatif, Sd= 7 jours et Nd=28 jours. Il est à noter que Sd et Nd sont paramétrables. Un index de pollution « pollution index » est calculé en fonction de tout ou partie des ces indicateurs. Pour le calcul de l'index de pollution, pour chaque indicateur de pollution sont utilisés :
- des facteurs et des poids ; - un niveau de référence « référence level » et
- un niveau standard « standard level » sont utilisés.
Puis en fonction des données de l'émetteur « sender's data », un « volume » est calculé. Les tableaux ci-dessous donnent un exemple de ce calcul.
Figure imgf000020_0001
Figure imgf000020_0002
Plusieurs index de pollution sont calculés. Ce calcul est effectué d'une manière similaire au calcul de l'index de saturation. Cependant, les états de saturation jaune et rouge sont tous les deux calculés en se basant sur tous les indicateurs de pollution.
10 Un de ces index est choisi par l'administrateur pour déterminer l'état de pollution POL. Un signal de pollution est émis lorsque l'index de pollution dépasse un niveau prédéfini (au-dessus de l'index de pollution « Absolute » ou « Ratio », ou en dessous de l'index de pollution « Relative »). Le tableau ci-dessous donne un exemple de calcul de
15 l'index de pollution et de l'émission d'un signal de pollution. jaune rouge Trend
Absolute Ratio Relative Absolute Ratio Relative
Alarm Level 3720 1 20% 7840 2 10% 5%
Pollution index 12516 3.36 11.3% 12516 1.60 9.7% -7.3%
Pollution Flag VRAI VRAI FAUX FAUX FAUX VRAI
De plus, une tendance, « trend » de l'activité de l'émetteur est calculée sur deux périodes de Td jours. Ce calcul est réalisé de la manière suivante :
Trend = (Td actuel / Td précédent) -1
L'invention comprend un envoi de notification d'avertissement lorsque qu'un courriel est envoyé et que certaines conditions sont remplies. L'invention peut aussi comprendre une désélection d'un ou plusieurs destinataires selon certaines conditions. Pour ce faire, l'invention met en oeuvre une table d'avertissements contenant des conditions d'avertissement et des messages d'avertissement, et des conditions de désélection d'un destinataire lors de l'envoi d'un courriel. Ces conditions sont basées dans le présent exemple sur le statut de pollution et le paramètre ProfileOut.
A chaque fois qu'un message est envoyé, ces conditions sont testées. Une telle table se présente de la manière suivante : pollution Condition Message d'avertissement Condition de status d'avertissement. désélection none Yellow Red
Condition d'avertissement correspond à une table de conditions pour l'envoi ou l'affichage d'un message Message d'avertissement correspond au message d'avertissement lorsque les conditions d'avertissement correspondantes sont vérifiées.
Condition de désélection correspond à une table de conditions pour la désélection d'un ou plusieurs destinataires lors de l'envoi d'un courriel. Les tables de conditions contiennent un nombre de destinataires d'une catégorie à atteindre ou dépasser pour la vérification d'une condition. Les différentes catégories sont par exemple:
- destinataire en état de saturation rouge "Red saturated" - destinataire en état de saturation Rouge ou Jaune
"red+yellow saturated";
- destinataire en état de saturation Rouge ou Jaune et absent "red+yellow saturated ABSent" ;
La table ci-dessous donne un exemple de table de condition
Figure imgf000022_0001
Dans cet exemple, la condition est vérifiée si un courriel est envoyé à plus de 3 utilisateurs absents ou à 1 utilisateur ou plus dont l'état de saturation est jaune ou rouge, qu'il soit absent ou non. Dans le cas d'un conflit entre différentes conditions, c'est la condition la plus restrictive qui s'applique.
L'ordre de désélection est défini dans une autre table :
Figure imgf000022_0002
Les paramètres à renseigner pour le bon fonctionnement du procédé selon l'invention sont les suivants :
- « standard level » pour chaque indicateur de réception; - « standard level » pour chaque indicateur d'émission;
- les facteurs « factors » ProfileIN pour les indicateurs de réception
- les facteurs « factors » ProfileOUT pour les indicateurs d'émission
- les poids « weight » ProfileIN pour les indicateurs de réception
- les poids « weight » ProfileOUT pour les indicateurs d'émission Le tableau ci-dessous donne un exemple de paramétrage des indicateurs de réception pour 3 profiles d'utilisateur.
Figure imgf000023_0001
II faut aussi renseigner:
- Pour chaque ProfileIN, les niveaux d'alarme de saturation jaune et rouge ainsi que l'index de saturation choisi pour le déclenchement d'un signal de saturation - Pour chaque ProfileOUT, les niveaux d'alarme de pollution jaune rouge, ainsi que l'index de pollution choisi pour le déclenchement d'un signal de pollution
- Pour chaque ProfileOUT, Les conditions d'avertissement et de désélection, et les messages d'avertissement. - Les périodes de temps utilisées pour les calculs; par exemple Sd=7 jours.
Les numéros du jeu de paramètres à utiliser pour les profils « ProfileIN » et « ProfileOUT » peuvent être définis pour chaque utilisateur et/ou chaque groupe d'utilisateurs. La figure 2 est une représentation d'un compte de messagerie émetteur 11 voulant émettre un courriel vers une pluralité de compte de messageries récepteur 13 par l'intermédiaire du serveur 12. Le serveur 12 comprend un module de calcul de l'état de pollution du compte émetteur 11 ainsi que de l'état de saturation des comptes de messagerie récepteurs 13. Le carnet d'adresses du compte de messagerie 11 peut comporter des champs supplémentaires pour afficher les informations de saturation et d'absence déclarée des comptes de messagerie récepteurs 13. Le tableau 14 de la figure 3 donne un exemple de carnet d'adresse selon l'invention. Dans le tableau 14 représenté en figure 3 : Le marqueur visuel 141 correspond à un « utilisateur non actif » ;
Le marqueur visuel 142 correspond à un « utilisateur dont l'état est non saturé » ;
Le marqueur visuel 143 correspond à un « utilisateur dont l'état de saturation est jaune (yellow saturated) » ; Le marqueur visuel 144 correspond à un « utilisateur dont l'état de saturation est rouge (red saturated) » ;
Le marqueur visuel 145 correspond à un « utilisateur absent » ; Le marqueur visuel 146 correspond à un « utilisateur non signalé comme absent». Bien sûr ces marqueurs peuvent avoir des couleurs et/ou des formes différentes pour faciliter la lecture de l'information qu'ils véhiculent.
Nous allons maintenant décrire l'envoi du courriel du compte émetteur 11 vers les comptes récepteur 13. Lorsque le courriel est prêt à être envoyé à plusieurs destinataires, les informations d'état de saturation (« SAT ») et d'absence (« ABS ») de chaque destinataire sont renseignées à l'émetteur grâce à une fenêtre d'information 15 représentée en figure 4. Il est à noter que cet affichage présente un caractère facultatif et n'est pas obligatoire s'il n'y a pas de désélections.
Les déseléctions proposées sont fonction de l'état de pollueur du compte de messagerie émetteur 11. L'utilisateur peut alors accepter les désélections proposées : dans cet exemple, les destinataires saturés rouges ainsi que les destinataires à la fois saturés jaune et absents sont déselectionnés. L'utilisateur peut aussi avoir l'option de re-séléctionner un ou plusieurs des destinataires désélectionnés λou d'en déselectionner d'autres). Puis une fenêtre de confirmation de désélection 16, représentée en figure 5, affiche les destinataires désélectionnés. Puis le courriel est envoyé aux destinataires qui n'ont pas été désélectionnés. Les index de saturation et de pollution ainsi que certains éléments statistiques, peuvent être communiqués à chaque utilisateur pour le renseigner à propos de son activité. Ainsi, chaque utilisateur peut recevoir ou avoir accès à tout moment à ces informations, présentées sous la forme d'un ou plusieurs tableaux tels que les tableaux ci- dessous :
Votre index de pollution tendance
3.05 -7,3%
Votre index de saturation
0.87
Dernier jour de
Rapport d'activité (courriels envoyés) travail
Vers des comptes de messageries très saturés Vers des comptes de messageries saturés Vers des comptes de messageries ABSent Vers des comptes de messageries externes Vers des comptes de messageries internes Nombre moyen de destinataires par courriel
Figure imgf000026_0001
Figure imgf000026_0002
Figure imgf000026_0003
(*) Courriels reçus entre J-28 et J-7
Figure imgf000026_0004
Rapport d'activité Les 28 derniers Dernier jour de
(courriels reçus) ilours travail
En tant que destinataire « à » ® |50 4
I
En tant que destinataire « ce » ou O |33 1
1 « cci » I
Nombre total de courriel en El 13 attente
Figure imgf000027_0001
Le procédé selon l'invention peut aussi comprendre, à des fins statistiques, une étude d'échange de courriels entre plusieurs groupes prédéfinis. Ces statistiques peuvent utiliser les indicateurs décrits ci- dessus.
Bien entendu, l'invention n'est pas limitée aux exemples et modes de réalisations que l'on vient de décrire.

Claims

REVENDICATIONS
1. Procédé de gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur (11) et au moins un compte de messagerie récepteur (13), l'état d'au moins un desdits comptes de messagerie étant connu, ledit procédé comprenant les étapes suivantes :
- détermination, par une étude statistique de données relatives à l'activité passée du compte de messagerie dont l'état est connu (11,13), d'au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie (11, 13) ;
- détermination, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, d'au moins un index relatif à l'activité passée dudit compte de messagerie dont l'état est connu (11, 13) ; - déclenchement, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, d'un signal dit d'alarme correspondant à l'état dudit compte de messagerie dont l'état est connu (11,13) ; et
- en fonction dudit signal d'alarme, déclenchement d'au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels relatif audit compte de messagerie dont l'état est connu (11,13).
2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que le compte de messagerie dont l'état est connu est le compte récepteur (13) destiné à recevoir au moins un courriel émis par au moins un compte de messagerie émetteur (11).
3. Procédé selon la revendication 2, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur correspond à un indicateur dit de réception déterminé par étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment reçus par le compte de messagerie récepteur (13) sur une période prédéterminée.
4. Procédé selon la revendication 3, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur de réception est relatif à un nombre de courriels reçus, à une opération de traitement prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels reçus et/ou à au moins un mode de réception d'au moins une partie des courriels reçus.
5. Procédé selon l'une quelconque des revendications 2 à 4, caractérisé en ce que l'index correspond à un index dit de saturation (SAT) relatif à un état en réception du compte de messagerie récepteur (13).
6. Procédé selon l'une quelconque des revendication 2 à 5, caractérisé en ce que l'opération de gestion comprend au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante :
- un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte récepteur au niveau d'au moins un compte de messagerie émetteur pouvant potentiellement émettre au moins un courriel vers ledit compte de messagerie récepteur ;
- un blocage d'émission de courriels vers le compte de messagerie récepteur (13) ; et
- une demande de confirmation d'envoi auprès d'un compte de messagerie émetteur (11) voulant émettre un courriel vers le compte de messagerie récepteur (13).
7. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que le compte de messagerie dont l'état est connu est le compte émetteur (11) destiné à émettre au moins un courriel vers au moins un compte de messagerie récepteur (13).
8. Procédé selon la revendication 7, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur correspond à un indicateur dit d'émission déterminé par une étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment émis par le compte de messagerie émetteur (11) sur une période prédéterminée.
9. Procédé selon la revendication 8, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur d'émission est relatif à un nombre de courriels envoyés, à au moins une opération de traitement prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels envoyés, et/ou à au moins un mode d'émission d'au moins une partie des courriels émis.
10. Procédé selon l'une quelconque des revendications 7 à 9, caractérisé en ce que l'index correspond à un index dit de pollution relatif à un état d'émission du compte de messagerie émetteur (11) .
11. Procédé selon l'une quelconque des revendication 7 à 10, caractérisé en ce que l'opération de gestion comprend au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante :
- un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte émetteur (11) ;
- au moins une interdiction partielle d'émission de courriels par le compte messagerie émetteur (11) ; et
- une demande de confirmation d'envoi de courriels au compte de messagerie émetteur (11) ;
12. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il est mis en œuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur (11) dont l'état est connu et au moins un compte de messagerie récepteur (13) dont l'état est connu, ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur (11) et/ou d'au moins un index de saturation (SAT) relatif audit compte récepteur (13).
13. Procédé selon l'une quelconque des revendications 2 à 6 ou 12, caractérisé en ce que la gestion comprend une prise en compte d'un état d'absence déclarée ou non (ABS) d'un utilisateur du compte de messagerie récepteur connu (13).
14. Procédé selon l'une quelconque des revendications 7 à 12, caractérisé en ce qu'il comprend en outre un affichage au niveau du compte de messagerie émetteur (11) d'au moins une information relative à son état de pollution.
15. Procédé selon l'une quelconque des revendications 12 ou 13, caractérisé en ce qu'il comprend en outre un affichage au niveau du compte de messagerie émetteur (11) d'au moins une information relative à l'état d'absence déclarée (ABS) et/ou de saturation (SAT) d'au moins un compte de messagerie récepteur (13).
16. Système de gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur (11) et au moins un compte de messagerie récepteur (13), l'état d'au moins un desdits comptes de messagerie étant connu, ledit système comprenant : - des moyens pour déterminer, par une étude statistique de données relatives à l'activité passée du compte de messagerie dont l'état est connu, au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie (11, 13) ;
- des moyens pour déterminer, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, au moins un index relatif à l'activité passée dudit compte de messagerie dont l'état est connu (11, 13) ;
- des moyens pour déclencher, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie dont l'état est connu (11, 13) ; et
- des moyens pour déclencher au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels relatif audit compte de messagerie dont l'état est connu (11, 13), en fonction dudit signal d'alarme.
17. Système selon la revendication 16, caractérisé en ce qu'il est mis en œuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur dont l'état est connu (11) et au moins un compte de messagerie récepteur dont l'état est connu (13), ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur (11) et/ou d'au moins un index de saturation (SAT) relatif audit compte récepteur (13).
18. Système selon l'une quelconque des revendications 16 ou 17, caractérisé en ce qu'il comprend en outre :
- des moyens pour afficher, au niveau d'un compte de messagerie émetteur (11) dont l'état est connu, au moins une information relative à son état de pollution, et/ou
- des moyens pour afficher, au niveau d'un compte de messagerie émetteur (11) d'au moins une information relative à l'état d'absence déclarée (ABS) et/ou de saturation (SAT) d'au moins un compte de messagerie récepteur (13) dont l'état est connu.
PCT/FR2007/052505 2007-01-10 2007-12-13 Procede et systeme de gestion de flux de courriels WO2008087313A2 (fr)

Priority Applications (2)

Application Number Priority Date Filing Date Title
US12/522,747 US20100088381A1 (en) 2007-01-10 2007-12-13 Method and system for managing an e-mail flow
EP07870394A EP2119150A2 (fr) 2007-01-10 2007-12-13 Procede et systeme de gestion de flux de courriels

Applications Claiming Priority (2)

Application Number Priority Date Filing Date Title
FR0700145 2007-01-10
FR0700145A FR2911207B1 (fr) 2007-01-10 2007-01-10 Procede et systeme de gestion de flux de courriels

Publications (2)

Publication Number Publication Date
WO2008087313A2 true WO2008087313A2 (fr) 2008-07-24
WO2008087313A3 WO2008087313A3 (fr) 2008-10-23

Family

ID=38157981

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
PCT/FR2007/052505 WO2008087313A2 (fr) 2007-01-10 2007-12-13 Procede et systeme de gestion de flux de courriels

Country Status (4)

Country Link
US (1) US20100088381A1 (fr)
EP (1) EP2119150A2 (fr)
FR (1) FR2911207B1 (fr)
WO (1) WO2008087313A2 (fr)

Families Citing this family (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US20070106729A1 (en) * 2005-11-04 2007-05-10 Research In Motion Limited Method and system for updating message threads
US9881258B1 (en) 2012-05-31 2018-01-30 Google Llc Generating notifications based on formation of memberships
US9508061B2 (en) * 2014-08-20 2016-11-29 International Business Machines Corporation Out-of office notification mechanism for email clients
US10142273B2 (en) * 2015-06-23 2018-11-27 International Business Machines Corporation Handling various scenarios where an email recipient is not available

Citations (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US6507866B1 (en) * 1999-07-19 2003-01-14 At&T Wireless Services, Inc. E-mail usage pattern detection
EP1482696A1 (fr) * 2002-02-22 2004-12-01 Access Co., Ltd. Procede et dispositif permettant le traitement de courrier electronique indesirable pour l'utilisateur
EP1496655A2 (fr) * 2003-06-20 2005-01-12 Microsoft Corporation Prevention des messages sortants de courrier électronique non sollicité (spam)

Family Cites Families (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
WO2002069108A2 (fr) * 2001-02-26 2002-09-06 Eprivacy Group, Inc. Systeme et procede de gestion de distribution de communications

Patent Citations (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US6507866B1 (en) * 1999-07-19 2003-01-14 At&T Wireless Services, Inc. E-mail usage pattern detection
EP1482696A1 (fr) * 2002-02-22 2004-12-01 Access Co., Ltd. Procede et dispositif permettant le traitement de courrier electronique indesirable pour l'utilisateur
EP1496655A2 (fr) * 2003-06-20 2005-01-12 Microsoft Corporation Prevention des messages sortants de courrier électronique non sollicité (spam)

Also Published As

Publication number Publication date
WO2008087313A3 (fr) 2008-10-23
EP2119150A2 (fr) 2009-11-18
US20100088381A1 (en) 2010-04-08
FR2911207A1 (fr) 2008-07-11
FR2911207B1 (fr) 2009-04-10

Similar Documents

Publication Publication Date Title
AU785486B2 (en) Unsolicited e-mail eliminator
US8495045B2 (en) Method and apparatus for creating an activity record in a business management system from an email message
US7996471B2 (en) Electronic message distribution system
US9304862B2 (en) Method of handling an email messaging campaign
KR101201045B1 (ko) 발신 스팸의 감소를 용이하게 하기 위한 시스템 및 방법, 스패머가 아닌 것 같은 활동의 주기적 확인을 용이하게 하는 시스템 및 방법, 스팸 감소 방법, 및 컴퓨터 판독가능한 기록 매체
CA2811400C (fr) Suivi automatique d'interactions avec des contacts
US7890585B2 (en) Second person review of email
US7912913B2 (en) Facilitating presentation and monitoring of electronic mail messages with reply by constraints
EP2353259B1 (fr) Traitement de message
US20030233418A1 (en) Practical techniques for reducing unsolicited electronic messages by identifying sender's addresses
US20080250114A1 (en) Mitigating address book weaknesses that permit the sending of e-mail to wrong addresses
US20150081826A1 (en) Method and apparatus for communication and collaborative information management
WO2004013796A1 (fr) Techniques pratiques pour diminuer des messages electroniques non sollicites par identification des adresses de l'expediteur
US20070005708A1 (en) Authorizing control for electronic communications
WO2011114039A1 (fr) Procédé de catégorisation de messages reçus par un utilisateur d'un réseau social d'entreprise
US20120173632A1 (en) Email history handler that chooses history segments to include with a communication reply
WO2008087313A2 (fr) Procede et systeme de gestion de flux de courriels
JP2008512011A (ja) マルチユーザ環境において電子メールを取り扱うシステム
US20050044153A1 (en) Email processing system
US20110087741A1 (en) Cost management for messages
US20100153500A1 (en) Collaborative email filtering
WO2009121808A1 (fr) Procede de gestion de messages electroniques a partir d'un client de messagerie et systeme pour mettre en oeuvre le procede
US20090265440A1 (en) System and method for billing only for e-mails actually delivered to recipients' inboxes
US20060234675A1 (en) Method and apparatus for authentication scheme and for network access using an electronic frank
BE1016387A6 (nl) Geregistreerd electronisch bericht.

Legal Events

Date Code Title Description
NENP Non-entry into the national phase

Ref country code: DE

WWE Wipo information: entry into national phase

Ref document number: 2007870394

Country of ref document: EP

121 Ep: the epo has been informed by wipo that ep was designated in this application

Ref document number: 07870394

Country of ref document: EP

Kind code of ref document: A2