WO2006035026A2 - Verfahren und computerprogramm zur verarbeitung elektronischer rechnungen - Google Patents

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    • G—PHYSICS
    • G06—COMPUTING OR CALCULATING; COUNTING
    • G06Q—INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00—Administration; Management
    • G06Q10/06—Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling

Definitions

  • the present invention is therefore based on the object to provide a method for processing electronic invoices, which allows easy processing of electronic calculations by an electronic accounting system and simplifies an invoice verification for third parties, and to admit an implementation suitable for carrying out the method.
  • An essential aspect of the present invention lies in the fact that an electronic invoice for easy processing by an electronic accounting system has a processing element and for simplified invoice verification by a third party has a test element.
  • the test element of an electronic invoice transmitted by a bill divider to a bill recipient is provided with an electronic signature of the biller and is stored in an electronic archive of the bill recipient.
  • the processing element is formatted according to an extendable writing language and structured by means of control elements and is supplemented by a reference to the test element stored in the electronic archive, forwarded to an electronic accounting system and based on the Evaluated control elements.
  • the inspection element is made available for retrieval on the basis of the reference encompassed by the processing element in the electronic accounting system. This results in a comfortable comparability of billing information processed or ver ⁇ workable by the electronic accounting system according to the processing element with verifiable by third invoice information corresponding to the test element.
  • a public key assigned to the bill divider for checking the electronic signature of the check item in the electronic bookkeeping system is made available for call-off. This enables a particularly quick and convenient verification of the signature of the test element.
  • the inspection element can be formatted according to a portable electronic document format.
  • a portable electronic document format is to be understood as a format supported by common application software, which is preferably widespread across platforms. These include, for example, the PDF, ASCII text, rich text or word format. Formatting the test element in accordance with a portable electronic document format results in particularly good interoperability.
  • the editing element may be provided with an electronic signature of the biller. This offers an additional gain in security by, for example, before the evaluation of the processing element in the electronic accounting system, a validation of billing information covered by the processing element can be carried out.
  • the inspection element and / or the processing element are or are preferably XML documents or an XML document. Standardized methods for generating electronic signatures already exist for such document formats. This contributes to a simplification of an implementation of vorlie ⁇ invention.
  • FIG. 1 shows a schematic representation of a first embodiment variant of the present invention
  • Figure 2 is a schematic representation of a second Varian ⁇ te
  • FIG. 3 shows a schematic representation of a third variant.
  • the schematic diagram shown in FIG. 1 shows a transmission of an electronic invoice 1 from a supplier to a customer.
  • the electronic bill 1 is created, for example, by an enterprise resource planning system 3 of the supplier and has a check item
  • the inspection element 11 is a PDF document digitally signed by the supplier with billing information.
  • a check of the digital signature of such a document is possible in a simple manner by means of common application software, for example by means of a web browser.
  • the processing element 12 in the present example is an XML document with billing information, which is governed by control elements. are.
  • control information is also referred to as tags and, in the present case, assigns a specific context to the billing information covered by it, for example buyer, supplier, quantity or price.
  • the inspection element 11 is stored in a file system 41 within an archive system 4 of the buyer and can be called up via a reference designated as URL (Uniform Resource Locator). This reference is inserted as a reference in the processing element 12. If possible, a processability of the billing information included in the processing element 12 should not hinder this. This can be done, for example, by inserting the reference into a comment or notatic field of the processing element 12. Subsequently, the processing element 12 is forwarded to an electronic bookkeeping system 2 of the customer and processed there on the basis of the control elements.
  • URL Uniform Resource Locator
  • An administrator can use the reference inserted into the processing element 12, a web browser 5 with PDF plug-in, and a web server 42 to retrieve from the file system 41 an invoice orginal included in the checking element 11 for checking purposes.
  • Unauthorized access to the test element 11 stored in the file system 41 can be made more difficult, for example, by choosing a URL that is difficult to guess.
  • a random number with a high inhibiting distance is preferably generated, for example as with session keys in web program applications.
  • the PDF plug-in is started in the web browser 5.
  • tet whereupon a representation of the invoice element enclosed by the inspection element 11 takes place.
  • LDAP certificate server Lightweight Directory Access Protocol
  • the archive system 4 can be configured in such a way that an authorized third party can, for example, carry out an invoice check via a secure internet connection.
  • the electronic invoice 1 has a combined checking and processing element 11 ', which is realized by a digitally signed XML document.
  • the method steps for processing the electronic invoice 1 essentially correspond to those in the first variant.
  • the second variant in comparison to the first variant, requires an exact definition of the tags used within the XML document.
  • the web browser 5 is to be provided with a special XML plugin adapted to the defined tags, so that a correct signature check is possible.
  • the third variant shown in FIG. 3 can be derived from a further development of both the first variant and the second variant.
  • an invoice original is displayed in PDF format on the supplier side to a clerk at a web browser 41 with a PDF plug-in and this is digitally signed by the clerk by means of a certificate 6 of the supplier.
  • the electronic invoice 1 is transmitted to the electronic accounting system 2 and the archive system 4 via a web invoice acquisition interface 8 on the buyer side. berstofft.
  • the third variant requires only a small integration of the supplier into an accounting system 2 and archive system 4 comprehensive infrastructure of the buyer.
  • the methods described here for processing electronic calculations are preferably implemented by means of a computer program which has at least one code section and can be loaded into a main memory of a computer.
  • a computer program which has at least one code section and can be loaded into a main memory of a computer.
  • the application of the present invention is not limited to the embodiments described herein.
  • it can also be transferred to other types of business documents subject to filing, such as export control, procurement and warehousing, sales, foreign trade or customs.
  • invoice receipts or buyers represent a recipient of a document requiring archiving, while the biller or supplier stands for a creator of such a document.
  • Accounting system can be generalized to a computerized system for the receiver-side processing of a document requiring archiving.

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Abstract

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen, bei dem ein Prüfelement einer von einem Rechnungssteller an einen Rechnungsempfänger übermittelten elektronischen Rechnung mit einer elektronischen Signatur des Rechnungsstellers versehen ist und in einem elektronischen Archiv des Rechnungsempfängers gespeichert wird. Ein entsprechend einer erweiterbaren Beschreibungssprache formatiertes und durch Steuerungselemente gegliedertes Bearbeitungselement der elektronischen Rechnung wird durch einen Verweis auf das im elektronischen Archiv gespeicherte Prüfelement ergänzt, an ein elektronisches Buchhaltungssystem weitergeleitet und anhand der Steuerungselemente ausgewertet. Das Prüfelement wird anhand des vom Bearbeitungselement umfaßten Verweises im elektronischen Buchhaltungssystem zum Abruf verfügbar gemacht.

Description

Beschreibung
Verfahren und Computerprogramm zur Verarbeitung elektroni¬ scher Rechnungen
Bei zahlreichen Rechtsgeschäften ist Schriftform erforder¬ lich. Zur Vereinfachung des elektronischen Geschäftsverkehrs ist in zahlreichen Ländern seit einigen Jahren auch die Ver¬ wendung von elektronischen Unterschriften in Fällen zulässig, in denen grundsätzlich das Schriftformerfordernis gilt. In der Bundesrepublik Deutschland wurde hierzu beispielsweise das Signaturgesetz erlassen. Des weiteren kommt handschrift¬ lich oder digital signierten Dokumenten über das Schriftform¬ erfordernis hinaus eine große Bedeutung als Beweismittel zu. Bei digitalen Signaturen kommt es dabei insbesondere darauf an, die Unverfälschtheit eines Dokuments und die Identität eines Unterzeichners eindeutig nachzuvollziehen.
Insbesondere bei elektronischen Rechungen bestehen Anforde- rungen nach einer sorgfältigen Archivierung beispielsweise im Hinblick auf Revisionen oder Prüfungen. Dabei sollten Urhe¬ berschaft und Integrität von Rechnungsdokumenten durch Dritte nachprüfbar sein. Besondere Anforderungen werden an techni¬ sche Systeme zur Durchführung derartiger Überprüfungen ge- stellt, die gerade aus Sicht Dritter vertrauenswürdige Ergeb¬ nisse liefern sollten. Ein Anwendungsbeispiel ist eine Vorla¬ ge von Umsatzsteuer-Sammelabrechnungen bei einem Finanzamt.
Auch mit Einführung des Signaturgesetzes oder vergleichbarer rechtlicher Bestimmungen ist ein Käufer nicht von einer Ar¬ chivierungspflicht im Hinblick auf Originaldokumente befreit, da auch mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehene Dokumente vergleichbar zugänglich und überprüfbar wie Papier- dokumente sein sollten. Bisher bekannte elektronische Buch¬ haltungssysteme leisten allerdings nur eingeschränkt Unter¬ stützung für eine Verwaltung und Überprüfung mit einer digi¬ talen Signatur versehener Dokumente.
Der vorliegenden Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu schaffen, das eine einfache Verarbeitung elektronischer Rech¬ nungen durch ein elektronisches Buchhaltungssystem ermöglicht und eine Rechnungsprüfung für Dritte vereinfacht, sowie eine zur Durchführung des Verfahrens geeignete Implementierung an¬ zugeben.
Erfindungsgemäß wird diese Aufgabe durch ein Verfahren mit den in Anspruch 1 angegebenen Merkmalen und durch ein Compu¬ terprogramm mit den in Anspruch 6 angegebenen Merkmalen ge¬ löst. Vorteilhafte Weiterbildungen der Erfindung sind in den abhängigen Ansprüchen angegeben.
Ein wesentlicher Aspekt der vorliegenden Erfindung liegt dar¬ in, daß eine elektronische Rechnung zur einfachen Verarbei¬ tung durch ein elektronisches Buchhaltungssystem ein Bearbei¬ tungselement und zur vereinfachten Rechnungsprüfung durch Dritte ein Prüfelement aufweist. Das Prüfelement einer von einem Rechnungssteiler an einen Rechnungsempfänger übermit¬ telten elektronischen Rechnung ist mit einer elektronischen Signatur des Rechnungsstellers versehen und wird in einem e- lektronischen Archiv des Rechnungsempfängers gespeichert. Das Bearbeitungselement ist entsprechend einer erweiterbaren Be- Schreibungssprache formatiert und durch Steuerungselemente gegliedert und wird durch einen Verweis auf das im elektroni¬ schen Archiv gespeicherte Prüfelement ergänzt, an ein elekt¬ ronisches Buchhaltungssystem weitergeleitet und anhand der Steuerungselemente ausgewertet. Das Prüfelement wird anhand des vom Bearbeitungselement umfaßten Verweises im elektroni¬ schen Buchhaltungssystem zum Abruf verfügbar gemacht. Hier¬ durch ergibt sich eine komfortable Vergleichbarkeit von durch das elektronische Buchhaltungssystem verarbeiteten bzw. ver¬ arbeitbaren Rechnungsinformationen entsprechend dem Bearbei¬ tungselement mit durch Dritte nachprüfbaren Rechnungsinforma¬ tionen entsprechend dem Prüfelement.
Entsprechend einer vorteilhaften Weiterbildung der vorliegen¬ den Erfindung wird ein dem Rechnungssteiler zugeordneter öf¬ fentlicher Schlüssel zur Prüfung der elektronischen Signatur des Prüfelements im elektronischen Buchhaltungssystem zum Ab¬ ruf verfügbar gemacht wird. Dies ermöglicht eine besonders schnelle und komfortable Überprüfung der Signatur des Prüf¬ elements.
Außerdem kann das Prüfelement entsprechend einem portablen elektronischen Dokumentenformat formatiert sein. Unter einem portablen elektronischen Dokumentenformat ist ein durch gän¬ gige Anwendungssoftware unterstütztes Format zu verstehen, das vorzugsweise plattformübergreifend weit verbreitet ist. Hierzu zählt beispielsweise das PDF-, ASCII-Text-, Rich-Text- oder Word-Format. Durch eine Formatierung des Prüfelements entsprechend einem portablen elektronischen Dokumentenformat ergibt sich eine besonders gute InterOperabilität.
Auch das Bearbeitungselement kann mit einer elektronischen Signatur des Rechnungsstellers versehen sein. Dies bietet ei- nen zusätzlichen Gewinn an Sicherheit, indem beispielsweise vor der Auswertung des Bearbeitungselements im elektronischen Buchhaltungssystem eine Validierung vom Bearbeitungselement umfaßter Rechnungsinformationen ausführbar ist. Das Prüfelement und/oder das Bearbeitungselement sind bzw. ist vorzugsweise XML-Dokumente bzw. ein XML-Dokument. Für derartige Dokumentenformate existieren bereits standardisier- te Verfahren zur Erzeugung elektronischer Signaturen. Dies trägt zu einer Vereinfachung eine Implementierung der vorlie¬ genden Erfindung bei.
Die vorliegende Erfindung wird nachfolgend an Ausführungsbei- spielen anhand der Zeichnung näher erläutert. Es zeigt
Figur 1 eine schematische Darstellung einer ersten Reali¬ sierungsvariante der vorliegenden Erfindung,
Figur 2 eine schematische Darstellung einer zweiten Varian¬ te und
Figur 3 eine schematische Darstellung einer dritten Varian¬ te.
Die in Figur 1 abgebildete schematische Darstellung zeigt ei¬ ne Übermittlung einer elektronischen Rechnung 1 von einem Lieferanten an einen Kunden. Die elektronische Rechnung 1 wird beispielsweise durch ein Enterprise-Resource-Planning- System 3 des Lieferanten erstellt und weist ein Prüfelement
11 und ein Bearbeitungselement 12 auf. Das Prüfelement 11 ist im vorliegenden Beispiel ein vom Lieferanten digital signier¬ tes PDF-Dokument mit Rechnungsinformationen. Eine Überprüfung der digitalen Signatur eines solchen Dokuments ist auf einfa- che Weise mittels gängiger Anwendungssoftware möglich, bei¬ spielsweise mittels eines Web-Browsers. Das Bearbeitungsele¬ ment 12 ist im vorliegenden Beispiel ein XML-Dokument mit Rechnungsinformationen, die durch Steuerungselemente geglie- dert sind. Bei XML-Dokumenten werden solche Steuerungsinfor¬ mationen auch als Tags bezeichnet und ordnen im vorliegenden Fall den durch sie umfaßten Rechnungsinformationen einen be¬ stimmten Kontext zu, beispielsweise Käufer, Lieferant, Menge oder Preis.
Das Prüfelement 11 wird innerhalb eines Archivsystems 4 des Käufers in einem Dateisystem 41 gespeichert und ist über ei¬ nen als URL (Uniform Resource Locator) bezeichneten Verweis abrufbar. Dieser Verweis wird als Referenz in das Bearbei¬ tungselement 12 eingefügt. Nach Möglichkeit sollte dabei eine Verarbeitbarkeit der vom Bearbeitungselement 12 umfaßten Rechnungsinformationen nicht behindern. Dies kann beispiels¬ weise durch Einfügen des Verweises in ein Kommentar oder No- tizfeld des Bearbeitungselements 12 erfolgen. Anschließend wird das Bearbeitungselement 12 an ein elektronisches Buch¬ haltungssystem 2 des Kunden weitergeleitet und dort anhand der Steuerungselemente verarbeitet.
Ein Sachbearbeiter kann über den in das Bearbeitungselement 12 eingefügten Verweis, einen Web-Browser 5 mit PDF-Plugin und einen Web-Server 42 ein vom Prüfelement 11 umfaßtes Rech- nungsorginal zu Kontrollzwecken aus dem Dateisystem 41 abru¬ fen. Ein unauthorisierter Zugriff auf das im Dateisystem 41 gespeicherte Prüfelement 11 kann beispielsweise durch Wahl eines schwer erratbaren URL erschwert werden. Als Teilkompo¬ nente des URL wird vorzugsweise eine Zufallszahl mit hoher Hemming-Distanz erzeugt, beispielsweise wie bei Session-Keys in Web-Programmanwendungen.
Klickt beispielsweise ein Sachbearbeiter im Buchhaltungssys¬ tem 4 den durch den URL bezeichneten Verweis auf das Prüfele¬ ment 11 an, so wird das PDF-Plugin im Web-Browser 5 gestar- tet, worauf eine Darstellung des vom Prüfelement 11 umfaßten Rechnungsoriginals erfolgt. In einem weiteren Schritt wird über einen LDAP-Zertifikat-Server 44 (Lightweight Directory Access Protocol) auf ein in einem Zertifikatsverwaltungssys- tem 43 gespeichertes Zertifikat des Lieferanten zugegriffen und mit diesem die digitale Signatur des Prüfelements 11 ve¬ rifiziert. Je nach Anwendungsfall kann das Archivsystem 4 so konfiguriert werden, das ein authorisierter Dritter bei¬ spielsweise über eine gesicherte Internetverbindung eine Rechnungsprüfung vornehmen kann.
Bei der in Figur 2 schematisch dargestellten zweite Variante weist die elektronische Rechnung 1 ein kombiniertes Prüf- und Bearbeitungselement 11' auf, das durch ein digital signiertes XML-Dokument realisiert ist. Die Verfahrensschritte zur Ver¬ arbeitung der elektronischen Rechnung 1 entsprechen im we¬ sentlichen denen bei der ersten Variante. Die zweite Variante erfordert im Vergleich zur ersten Variante eine exakte Defi¬ nition der innerhalb des XML-Dokuments verwendeten Tags. Ins- besondere ist der Web-Browser 5 mit einem speziellen an die definierten Tags angepaßten XML-Plugin zu versehen, damit ei¬ ne korrekte Signaturprüfung möglich ist.
Die in Figur 3 dargestellte dritte Variante kann aus einer Weiterentwicklung sowohl der ersten Variante als auch der zweiten Variante abgeleitet werden. Entsprechend der dritten Variante wird ein Rechnungsoriginal im PDF-Format auf Liefe¬ rantenseite einem Sachbearbeiter an einem Web-Browser 41 mit PDF-Plugin angezeigt und dieses vom Sachbearbeiter mittels eines Zertifikats 6 des Lieferanten digital signiert. An¬ schließend wird die elektronische Rechnung 1 über eine Web- Rechnungserfassungsschnittstelle 8 auf Käuferseite an das e- lektronische Buchhaltungssystem 2 und das Archivsystem 4 ü- bermittelt. Die dritte Variante erfordert nur eine geringe Integration des Lieferanten in eine Buchhaltungssystem 2 und Archivsystem 4 umfassende Infrastruktur des Käufers.
Die hier beschriebenen Verfahren zur Verarbeitung elektroni¬ scher Rechnungen werden vorzugsweise mittels eines Computer¬ programms implementiert, das zumindest einen Codeabschnitt aufweist und in einen Arbeitsspeicher eines Computers ladbar ist. Wenn das Computerprogramm im Computer abläuft werden die vorangehend beschriebenen Verfahrensschritte ausgeführt bzw. veranlaßt.
Die Anwendung der vorliegenden Erfindung ist nicht auf die hier beschriebenen Ausführungsbeispiele beschränkt. Insbeson- dere ist eine Übertragung auch auf andere Arten von archivie- rungspflichtigen Geschäftsdokumenten möglich, beispielsweise Dokumente zur Exportkontrolle, Beschaffung und Lagerhaltung, Verkauf, Außenwirtschaft oder Zollwirtschaft. In diesem Sinne steht Rechnungsempfänge bzw. Käufer stellvertretend für einen Empfänger eines archivierungspflichtigen Dokuments, während Rechnungssteiler bzw. Lieferant für einen Ersteller eines solchen Dokuments steht. Buchhaltungssystem kann verallgemei¬ nert werden zu einem EDV-System zur empfängerseitigen Verar¬ beitung eines archivierungspflichtigen Dokuments.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen, bei dem - ein Prüfelement einer von einem Rechnungssteiler an einen Rechnungsempfänger übermittelten elektronischen Rechnung mit einer elektronischen Signatur des Rechnungsstellers versehen ist und in einem elektronischen Archiv des Rech¬ nungsempfängers gespeichert wird, - ein entsprechend einer erweiterbaren Beschreibungssprache formatiertes und durch Steuerungselemente gegliedertes Be¬ arbeitungselement der elektronischen Rechnung durch einen Verweis auf das im elektronischen Archiv gespeicherte Prüfelement ergänzt, an ein elektronisches Buchhaltungs- System weitergeleitet und anhand der Steuerungselemente ausgewertet wird,
- das Prüfelement anhand des vom Bearbeitungselement umfa߬ ten Verweises im elektronischen Buchhaltungssystem zum Ab¬ ruf verfügbar gemacht wird.
2. Verfahren nach Anspruch 1, bei dem ein dem Rechnungssteiler zugeordneter öffentlicher Schlüssel zur Prüfung der elektronischen Signatur des Prüfelements im elektronischen Buchhaltungssystem zum Abruf verfügbar gemacht wird.
3. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 oder 2, bei dem das Prüfelement entsprechend einem portablen elektronischen Dokumentenformat formatiert ist.
4. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 3, bei dem das Bearbeitungselement mit einer elektronischen Signatur des Rechnungsstellers versehen ist.
5. Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 4, bei dem das Prüfelement und/oder das Bearbeitungselement XML- Dokumente/ein XML-Dokument sind/ist.
6. Computerprogramm, das in einen Arbeitsspeicher eines Re¬ cheneinrichtung ladbar ist und zumindest einen Codeabschnitt aufweist, bei dessen Ausführung
- ein Prüfelement einer von einem Rechnungssteiler an einen Rechnungsempfänger übermittelten elektronischen Rechnung mit einer elektronischen Signatur des Rechnungsstellers versehen ist und in einem elektronischen Archiv des Rech¬ nungsempfängers gespeichert wird,
- ein entsprechend einer erweiterbaren Beschreibungssprache formatiertes und durch Steuerungselemente gegliedertes Be¬ arbeitungselement der elektronischen Rechnung durch einen Verweis auf das im elektronischen Archiv gespeicherte Prüfelement ergänzt, an ein elektronisches Buchhaltungs¬ system weitergeleitet und anhand der Steuerungselemente ausgewertet wird,
- das Prüfelement anhand des vom Bearbeitungselement umfa߬ ten Verweises im elektronischen Buchhaltungssystem zum Ab¬ ruf verfügbar gemacht wird, wenn das Computerprogramm in der Recheneinrichtung abläuft.
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KLAUS SCHMEH: "Kryptografie" 2001, DPUNKT.VERLAG , GERMANY , XP002342378 Seite 117 - Seite 127 *

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