TWM590730U

TWM590730U - 基於人工智慧之文件管理系統

Info

Publication number: TWM590730U
Application number: TW108207324U
Authority: TW
Inventors: 李蓉芳
Original assignee: 李蓉芳
Priority date: 2019-06-10
Filing date: 2019-06-10
Publication date: 2020-02-11

Abstract

本創作實施例提出一種文件管理系統。此文件管理系統包括辨識裝置及管理伺服器。辨識裝置用以辨識文件資料之文句與相關數字上傳至伺服器，並依據網路爬蟲或資料庫交叉分析與自然語言處理引擎產生分類資訊。而管理伺服器將處理之資訊與其他文件管理系統或ERP(企業資源計畫軟體)進行連結。藉此，便能有效提昇文件管理及作業效率。

Description

基於人工智慧之文件管理系統

本創作是有關於一種應用人工智慧之文件管理系統，特別是有關於一種自動化文件管理技術的文件管理系統及其實施方法。

隨著科技快速發展，辦公所產生的紙本文件大多都會另以電子化方式儲存，從而減少資源浪費並方便辦公人員調閱文件。電子文件通常會以對應的索引來進行儲存，以方便後續歸檔及編輯作業。而現今電子化文件歸檔流程通常是，操作人員將紙本文件透過掃描或影像擷取裝置轉換為電子文件，且操作人員可在電腦系統(例如，桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦或智慧型手機等)上對電子文件進行編輯作業，再將電子文件傳送至伺服器以進行儲存。然而，由於前述習知文件歸檔流程涉及人為操作，因此產生資料容易流於碎片化、資料外洩或遺失、操作失誤以及耗費人力等諸多問題。

本創作提供一種文件管理系統及其方法，其可提供自動化的文件編輯作業，從而避免前述人為操作所造成的問題。

本創作實施例提出一種文件管理系統，此文件管理系統包括辨識裝置及管理伺服器。對於未電子化之文件，辨識裝置用以辨識文件資料之文本資訊，並依據文本內容產生分類資訊進行文件標籤。而伺服器連結辨識裝置。辨識裝置傳送文件資料及分類資訊至伺服器，而伺服器依據分類資訊連結ERP上之相關資訊與其他已電子化之文件對文件資料進行對應的文件管理作業。

本創作實施例提出一種文件管理方法，其包括下列步驟。對紙本文件透過辨識裝置辨識後進行自然語言處理引擎處理文件資料上的文本資訊或數字編碼等，並依據設定之規則或使用過程中深度學習所習得之規則產生文件標籤。將此資料儲存至伺服器。透過伺服器依據標籤對文件資料與ERP相關資料與其他已電子化之文件標籤後產生連結，進行對應的文件管理作業。

基於上述，本創作實施例所提出的文件管理系統及其實施方法，其文本來源包含但不限於電子郵件、備志錄、意向書、合約、訂單、採購單、工單、排程、BOM表、產品研發日誌、測試報告、SOP、使用設備、SCADA或PLC數據、設定參數、品質文件、出貨單、驗收單、交易紀錄、付款紀錄等。

為讓本創作的上述特徵和優點能更明顯易懂，下文特舉實施例，並配合所附圖式作詳細說明如下。

100‧‧‧紙本文件光學辨識

200‧‧‧自然語言處理引擎

300‧‧‧文件處理與網路爬蟲或資料庫交叉分析

400‧‧‧儲存伺服器

圖1是依據本創作實施例說明一種文件管理系統的方塊圖。

圖2是依據本創作一實施例說明一種文件管理方法流程圖。

辨識裝置100可以是各類型的印表機、事務機、傳真機、掃描器或任何影像擷取裝置(例如，數位相機、數位攝影機等)及電腦系統(例如，桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦等)之組合等電子裝置。

辨識裝置100可對實體文件(例如，紙本文件等各類型文件)透過其具備的影像感測元件進行掃描，並依據實體文件產生電子化的文件資料。此文件資料例如是任何類型的影像檔案(例如，JPEG、BMP、PNG格式等)、純文字檔案、DOC格式檔案、試算表檔案、簡報圖形檔案、pdf檔案及電子書格式等。

伺服器300與儲存伺服器400可以是具有運算能力的檔案伺服器、資料庫伺服器、應用程式伺服器、雲端伺服器、工作站或個人電腦等計算機裝置，其種類不限於此。

為了方便理解本創作實施例的操作流程，以下將舉諸多實施例詳細說明本創作實施例中文件管理系統100的文件管理方法。圖2是依據本創作一實施例說明一種文件管理方法流程圖。本實施例的方法適用於圖1中文件管理系統中的辨識裝置100及自然語言處理200。本方法的各個流程可依照實施情形而隨之調整，且並不僅限於此。

在實際操作上，使用者可手動繪製資訊在實體文件上，手動或自動將辨識資訊貼上在實體文件上，甚至是實體文件上已具有可辨識資訊，且不以此為限。而實體文件可能不只一張，因此作業上可能會將可辨識資訊放置於數張實體文件的封面頁上。

前述實施例是針對文件編輯作業，而下方將針對文件歸檔作業繼續說明。標籤資訊可包括但不限於身份識別碼。此身份識別碼可能是員工編號、電話號碼或電子郵件地址等。

在文件歸檔作業中，伺服器300依據事前或學習到之規則尋找對應的檔案資料庫，且將接收的文件資料儲存至此檔案資料庫。

儲存伺服器400可接受其他電子裝置(例如，桌上型電腦、筆記型電腦、智慧型手機)的登入作業。

綜上所述，本創作所提出的文件管理系統，其特徵在於對於文件利用人工智慧進行自然語言處理後標籤化，而後利用網路爬蟲或資料庫交叉分析進行文件之間的連結，並透過機器學習方式或手動建立規則，且可主動對於新產生之文件進行作業。

100‧‧‧紙本文件光學辨識

200‧‧‧自然語言處理引擎

300‧‧‧文件處理與網路爬蟲或資料庫交叉分析

400‧‧‧儲存伺服器

Claims

一種文件管理系統，包括：一辨識裝置，用以辨識一文件資料上的文本資訊，並依據該文本產生標籤；以及一伺服器，接收該辨識裝置，其中該辨識裝置傳送該標籤資訊至該伺服器，而該伺服器之網路爬蟲或資料庫交叉分析依據標籤對網路內所有電子化文件進行搜尋並對新輸入之資料進行相關連結的一文件管理作業，其過程可透過機器學習而優化，其規則建立可為監督式機器學習之結果或手動輸入。
如申請專利範圍第1項所述的文件管理系統，其中該標籤資訊包括至少一個識別碼，而該伺服器依據該文件識別碼對該文件資料進行對應之文件編輯作業。
如申請專利範圍第1項所述之文件管理系統，該文件管理系統所產出之文件關聯性，可為網路拓樸圖，並對每一文件進行超連結標示，連結標示可為依據時間軸標示呈現，或可依據引用次數或更動次數所造成其他文件被動更新的程度進行呈現，使用者可自行設定或系統內定。
如申請專利範圍第3項所述之文件管理系統，其中該文件標示顯示可依照連結次數多寡，關鍵字引述數量或文件本質標示重要程度。
如申請專利範圍第1項所述之文件管理系統，其手動規則可為另外導入其他規則包含但不限於稽核、會計、法務、品質管控等應用。
如申請專利範圍第1項所述之文件管理系統，該文件管理系統之標籤產生，其中該標籤可為時間，其標示方式包含不限於文件產出時間，文件輸入系統時間，文件內文所提及之所有時間與文件被更動或引用的時間。
如申請專利範圍第1項所述之文件管理系統，其中該標籤可為被搜尋之相關資料，相關資料其中包含搜尋該文件之使用者，搜尋該文件之時間，如何搜尋該文件之連結路徑與更動該文件之使用者與時間與文件更動內容，更動後其對應之標籤之時間與新產生之連結。
如申請專利範圍第1項所述之文件管理系統，該文件管理系統之自然語言處理標籤化作業，其實施方式可為一附加於光學辨識系統之外之硬體設備或軟體插件或為軟體程式介面(API)。