TWM578423U - 智慧型專案管理裝置 - Google Patents

Abstract

本創作提供一種專案管理裝置，包含有：一網頁伺服器，其包含一處理網絡，其中該處理網絡執行一程式碼以控制該網頁伺服器形成一智慧型專案管理平台，以執行多項數位化功能，其中：在多個專案同步進行時，該智慧型專案管理平台為一專案管理者針對該多個專案之進度進行期程管理，透過整合一資訊管理系統來提供該多個專案之使用者共享之專案資訊、專案進度與專案成果，以及彙整該些專案之計畫人員之資訊以促進資訊的流通，其中該些專案之相關資訊係彙整於一後端資料庫以提供後續利用。

Description

智慧型專案管理裝置

本創作係有關於專案管理，尤指一專案管理裝置，以供在多個專案同步進行時，輔助專案管理者執行數位化的管理。

針對大型組織的專案管理，相關技術中雖然有若干電子化流程，但仍然欠缺有效率的專案管理機制。舉例來說，在許多專案同步進行時，針對這些專案中的每一者可能具備專案之內部的溝通，但缺乏專案外部的資訊共享，以致這些專案中之具有高關聯性的某些專案之間無法進行資訊共享以提升工作效能。另外，對於該大型組織內的各層級、或不同單位之間的會議安排，相關技術中也欠缺有效率的安排機制，尤其欠缺對應於這些專案之通知、協調等功能。因此，需要一種新穎的架構來解決相關技術中的問題。

本創作之一目的在於提供一種專案管理裝置，以解決相關技術中的問題。

本創作之另一目的在於提供一種專案管理裝置，以加強個別專案之間的資訊共享以及提昇專案管理的效率。

本創作的至少一實施例提供一種專案管理裝置，其中該專案管理裝置包含有：一網頁伺服器，其包含一處理網絡，其中該處理網絡執行一程式碼以控制該網頁伺服器形成一智慧型專案管理平台(Smart Project Management Platform,SPMP)以執行多項數位化功能，其中：在多個專案同步進行時，該智慧型專案管理平台為一專案管理者針對該多個專案之進度進行期程管理，透過 整合一資訊管理系統來提供該多個專案之使用者共享之專案資訊、專案進度與專案成果，以及彙整該些專案之計畫人員之資訊以促進資訊的流通，其中該些專案之相關資訊係彙整於一後端資料庫以提供後續利用。

依據本創作的某些實施例，揭露多項數位化功能包含：一計畫單元與日曆系統，用來對該多個專案之進度進行期程管理；一計畫追蹤與管控系統，用來透過整合該資訊管理系統以提供該多個專案之該些使用者共享該些專案資訊、該些專案進度與該些專案成果；一輔助系統，用來彙整該些專案之計畫人員之資訊以促進資訊的流通；以及一伺服器與資料庫系統，用來彙整該些專案之相關資訊以提供該後續利用。

本創作有諸多好處，舉例來說，本創作之專案管理裝置能加強個別專案之間的資訊共享，且能提昇專案管理的效率。

10‧‧‧專案管理裝置

100‧‧‧網頁伺服器

100A‧‧‧前端網頁系統

100B‧‧‧後端網頁伺服器

110‧‧‧處理網絡

112‧‧‧程式碼

第1圖為依據本創作之一實施例之一種專案管理裝置的示意圖。

第2圖為第1圖所示專案管理裝置的於一實施例中之一智慧型專案管理平台之系統架構的示意圖。

第3圖繪示該智慧型專案管理平台之資料管控介面之一例的示意圖。

本創作能針對具有多個同步進行的專案，提供一種專案管理裝置，尤其能在多個專案同步進行時，輔助專案管理者執行數位化的管理，並容許該多個專案之使用者共享專案資訊、專案進度與專案成果。第1圖為依據本創作之一實施例之一種專案管理裝置10的示意圖。專案管理裝置10包含一網頁伺服器 100，諸如後端(Back-end)網頁伺服器100B，其中網頁伺服器100包含一處理網絡110(其可包含(但不限於)：一處理電路)，而處理網絡110執行一程式碼112以控制網頁伺服器100形成一智慧型專案管理平台(Smart Project Management Platform,SPMP)，諸如前端(Front-end)網頁系統100A，以執行多項數位化功能，但本創作不限於此。例如，在不妨礙本創作的實施之狀況下，專案管理裝置10的架構可予以變化。於本實施例中，在多個專案同步進行時，該智慧型專案管理平台為一專案管理者針對該多個專案之進度進行期程管理，且透過整合一資訊管理系統來提供該多個專案之使用者共享之專案資訊、專案進度與專案成果，以及彙整該些專案之計畫人員之資訊以促進資訊的流通，其中該些專案之相關資訊係彙整於一後端資料庫以提供後續利用。舉例來說，專案管理裝置10所涉及的專案可用來管理某(些)資源，諸如水資源，但本創作不限於此。例如：該些專案所管理的資源可為各種不同類型的資源中之一或多者。

第2圖為第1圖所示專案管理裝置的於一實施例中之該智慧型專案管理平台之系統架構的示意圖。在本實施例中，該智慧型專案管理平台執行之多項數位化功能包含一計畫單元與日曆系統、一計畫追蹤與管控系統、一輔助系統以及一伺服器與資料庫系統，其相關實施細節具體說明如下。

一、計畫單元與日曆系統

該智慧型專案管理平台係建基於計畫單元與日曆，為專案管理者針對該多個專案之進度進行期程管理。該智慧型專案管理平台之一般使用者的版面可具備響應式設計(Responsive Web Design，可簡稱為「RWD」)，給該專案管理者之後台則不具備RWD。該計畫單元與日曆系統分述之各計畫單元與相關功能如下：

1.1 單元管理系統

A. 單元類型

(1). 事件

一事件可包含一會議通知、一會前會通知、一繳交報告通知以及一報告遲交通知，另可用電子信件傳送，通知時可設定公開與私下(諸如指定人或群組)條件。以該會議通知為例：該單元管理系統可提供活動新建、編修、刪除之功能，一計畫單元發起人可提供名稱、主旨、主辦單位、時間、地點、參與人數、參與人數上限、膳食種類。

(2). 訊息

使用者可傳送與顯示該智慧型專案管理平台(可簡稱為「本平台」)內所傳送之訊息，該訊息另可用電子信件傳送，通知時可設定公開與私下(諸如指定人或群組)條件，訊息確定傳送後即不能編修或刪除。

(3). 檔案

檔案包含新建檔案與變更檔案，新建時另可用電子郵件傳送，通知時可設定公開與私下(諸如指定人或群組)條件，提供使用者新建、編修、刪除功能。

(4). 活動

其中新建活動時另可用電子信件傳送，通知時可設定公開與私下(諸如指定人或群組)條件。例如，該單元管理系統提供使用者新建、編修、刪除功能，該計畫單元發起人提供名稱、主旨、主辦單位、時間、地點、參與人數、名稱、膳食種類。

B. 單元時間

該計畫單元與日曆系統包含多項計畫單元，該多項計畫單元包含事件通知、訊息通知、檔案通知與活動通知，其中該計畫單元與日曆系統容許該多項計畫單元之單元時間為單日或多日，例如，繳交報告就需要起訖時間範圍，而活動通常為單日，但也可選多日。另外檔案類型則不提供設定時間，僅記錄 上傳與更新時間。

1.2 檔案管理系統

例如，各計畫有共通資料或檔案之需求，該檔案管理系統提供資料的上傳與共享之功能，提供專案管理者管理該些使用者所上傳之檔案，除原本提供各分項計畫之階段成果與最終成果報告外，另針對非執行檔之檔案型態之資料提供上傳與下載服務，本平台限定提供文件檔與壓縮檔連結，另考慮伺服器資料存取的速度與流量大小以及該些計畫人員之使用權之平等，限定一次傳輸之資料大小與頻寬限制等，例如，避免各種可能的問題諸如伺服器硬碟超載、遭受阻斷服務攻擊(DDOS)或誤用所導致使用者長期佔據伺服器資源，但本創作不限於此。

1.3 留言互動系統

例如，不同單元類型與計劃資訊、報告、專利等分頁區，該留言互動系統提供留言互動功能，使受指定之該些使用者除能接收訊息外，亦能直接通過留言交流與回饋，專案管理者亦能使用，同一般使用者身份，亦可針對各計畫之非成果或開會提供意見，但本創作不限於此。

1.4 數位化管理

A. 權限

該計畫單元與日曆系統容許該多項計畫單元之一計畫單元發起者決定該多項計畫單元之受眾對象，且容許該計畫單元發起者決定該些受眾對象之設定功能。例如，平台提供單元發起者可選接收對象之查詢、過濾、多選對象、多選群組、全選、全不選、反向選擇等功能，專案管理人員權限為系統管理員可瀏覽全部，顯示時故需處理公開與私下(指定人或群組)之條件，確保發起、傳送目的與隱私需求，但本創作不限於此。

B. 技術

例如，使用心智圖(mind map)、關鍵路徑法(CPM)與績效指標(KPI)作呈現，但本創作不限於此。

C. 資料庫

例如，平台建置資料庫時須將任務日立獨立成為一表，方便提供該數位化管理分析之用，分析結果以訊息發送至一專案管理群組，協助該專案管理者協調各計畫開會與繳交報告等事宜，但本創作不限於此。

D. 分析結果

例如，分析結果以訊息發送至一專案管理群組，協助該專案管理者協調各計畫開會與繳交報告等事宜，但本創作不限於此。

二、計畫追蹤與管控系統

依據本實施例，該計畫追蹤與管控系統透過整合該資訊管理系統以提供該多個專案之該些使用者共享該些專案資訊、該些專案進度與該些專案成果，其中該計畫追蹤與管控系統包含一計畫資訊系統、一計畫事件管控系統、一計畫成果管理系統以及一訊息通知系統，其細部架構如下：

2.1 計劃資訊系統

該計劃資訊系統係用來透過該專案管理者上傳各項基本訊息以提供該些使用者快速瀏覽，其中該計畫資訊系統容許該些使用者與該專案管理者進行編輯修改，且禁止該些使用者進行刪除。例如，該些功能可包含(但不限於)：

A. 新建、編修與刪除

提供全計畫與子計畫名稱、基本訊息。第一版可由專案管理者上傳，日後可由指定機構(例如：社團法人臺灣防災產業協會，可簡稱為「防災協會」)維護，各自計畫訊息可由使用者與管理者編輯修改，使用者不得刪除。

B. 圖形指標展示區

該圖形指標展示區展示執行進度、KPI成效、費用執行等，可再補充。

C. 快速資訊區

該快速資訊區提供計畫工作時間、經費、單位、計畫主持人、主計畫與成員連結。

D. 計畫資訊分頁

提供基本訊息、成果效益、成果報告、應用案例、育成專利，各項簡述如下：

(1). 基本資訊

基本資訊包含摘要、執行時間、執行人員、費用、計畫書下載，提供平台使用者編修功能。

(2). 成果效益

成果效益包含各年各期KPI項目、說明、時間點、目前進度百分比、目前費用使用百分比，提供平台使用者編修功能。

(3). 成果報告

成果報告包含各期各次階段性報告，提供使用者上傳與變更功能，亦需提供會前會資訊(連結至會前會事件)，提供專案管理人員預先整合與意見回饋區，協助各計畫對業主匯報成果。

(4). 應用案例

請執行計畫單位填寫提供含圖之長摘要，能妥善呈現計畫主題與精要成果優先，其內容可轉成果網站之用。

(5). 育成專利

請執行計畫單位盡量填寫，由專案管理人員協助育成與媒合。其內容亦可轉成果網站之用或轉接相關育成資訊網頁。

2.2 計畫事件管控系統

依據本實施例，該專案管理者可透過數位化管理技術呈現心智圖、 關鍵路徑法、績效指標等數位數據，實踐具體與有效之計畫事件管控，其中該智慧型專案管理平台結合該單元管理系統，當需通知之工作項目經專案管理者確認，該計畫事件管控系統自動發出訊息與電子郵件給相關計畫人員，以節省該專案管理者之通知聯繫之繁務。例如，針對各子計畫寄電子信件通知，係會針對該分項計畫主持人、協同主持人、主持人助理寄電子郵件，確保若計畫主持人未登入瀏覽平台或無法收信時，能有相關計畫人員知曉當前通知，其中當計畫主持人、協同主持人與主持人助理登入本平台中，本平台另以固定或浮動視窗顯示重要通知資訊(例如報告繳交通知和報告逾期通知等相關訊息)，目的為提示使用者有計畫相關信息送達，為避免影響使用者操作，使用者亦可隱藏該訊息視窗，但本創作不限於此。

2.3 計畫成果管理系統

該計畫成果管理系統係用來提供該些使用者共享該些專案資訊、該些專案進度與該些專案成果，例如，該計畫成果管理系統結合該單元管理系統與該檔案管理系統以針對各計畫期程、階段成果與報告上傳等功能，實踐具體與有效之數位化計畫成果管理之功能，但本創作不限於此。

2.4 訊息通知系統

該訊息通知系統係用來加強專案內部與專案外部之溝通與聯繫能力，其中該些使用者中之任一使用者可決定該些訊息通知之受眾對象，例如，本平台基於加強計畫之縱橫向溝通與聯繫能力，該訊息通知系統結合單元管理系統，可由系統內計畫人員發起訊息通知，亦會同步採電子信件寄信，由使用者設定公開與不公開(例如可勾選指定收信人或群組)，並繕寫欲傳輸之信息等，即可對收信人發訊與電子信件寄送該訊息，其中該訊息會於伺服器資料庫中儲存，並於指定收信人上線時提供瀏覽，系統亦會以電子信件通知收信人目前所接收之訊息，但本創作不限於此。

三、輔助系統

依據本實施例，該輔助系統係用來彙整該些專案之計畫人員之資訊以促進資訊的流通，其中該輔助系統包含一使用者管理系統、一公司廠商管理系統、一電子信件通知系統、一活動報名系統以及一公開成果網站，其細部內容如下：

3.1 使用者管理系統

該使用者管理系統係用來提供該些使用者聯繫與通訊，例如，該使用者管理系統係用來提供該些使用者聯繫與通訊之用，其中若針對非公開之平台訊息，平台針對各使用者係僅顯示非公開訊息給受指定之通訊者或群組，專案管理人員則為系統管理者權限可全覽，再請該指定機構提供計畫人員清冊，盡可能提供欄位，第一版由專案管理者直接上傳，日後由該指定機構維護，需要所屬主計畫與子計畫名稱，才有辦法指定群組，其中平台提供後台編修，但本創作不限於此。

3.2 公司廠商管理系統

該公司廠商管理系統係用來提供該些使用者公司廠商之資訊以供查找合作單位與日後其它業務之使用，例如，該公司廠商管理系統係用來提供該些使用者公司廠商之資訊以供查找合作單位與日後其它業務之使用，再請該指定機構提供公司清冊，盡可能提供欄位，盡量附上公司聯絡人資訊，第一版可由指定人員直接上傳，日後可由該指定機構維護，其中本平台提供後台編修，但本創作不限於此。

3.3 電子信件通知系統

該電子信件通知系統係用來確保該些使用者中之任一不常上線之使用者能接收到該些專案之計畫人員所發起之訊息通知，例如，由系統內計畫人員發起訊息通知，為確保不常上線之使用者能接收訊息，系統亦會採電子信件 寄信通知，系統需提供電子信件之寄送與連接伺服器服務，再請該指定機構提供各式電子信件範本，主要為會議通知、繳交報告通知、報告遲交通知、平台訊息通知、檔案新建通知和活動通知等，使用次數較少或無法分類者就使用其它的電子信件範本寄信，其中電子信件提供前往本系統首頁之超連結，但本創作不限於此。

3.4 活動報名系統

該活動報名系統係用來提供該些使用者之活動建立與活動編修之功能，且另提供該些專案之計畫人員之活動報名之功能，例如，該活動報名系統除了提供開會活動消息(諸如主題、時間、地點)之建立、編修等功能，亦需提供各計畫人員之報名、繕寫出席人員、單位、葷素(若有供餐)，以利開會活動之主辦單位統整參與名單與訂購膳食，其中開會報名版面能顯示該活動之文案與報名功能，該活動報名版面可設置有一管理者後台，以提供一系統管理者操作，包含提供活動文案之標題與活動內容編修界面、說明檔案上傳與下載、報名起訖時間、人數上限等資訊，內文亦可請撰文者提供主辦單位之聯絡人電子信件，以供使用者取消報名，其中活動報名後台有各活動之清單展示、新增、編修與刪除功能，使用者報名時可勾選必填欄位諸如姓名、電話、電子信件、所屬單位、所屬計畫與葷素食等，使用者報名若有設定人數上限，使用者報名過程中系統可設置有超額提醒功能，提醒主辦單位來賓人數超過預期，但本創作不限於此。

3.5 公開成果網站

該公開成果網站係用來提供一般民眾瀏覽與存取該些專案成果與相關資訊，例如，該智慧型專案管理平台為了服務主計畫之計畫間聯繫、溝通之平台，亦需具備成果之揭露與展示之功能，當各分項計畫期程或執行結束，其計畫成果亦需討論、確認後公開，則該平台可另提供資料轉為線上公開之網站， 其中該公開成果網站係用來提供一般民眾瀏覽與存取該些專案成果與相關資訊，達到親民開放介面與提供學研及企業創新研發等關於資源應用(例如水利應用)之加值用途，但本創作不限於此。

四、頁面分區與主功能介紹

第3圖繪示該智慧型專案管理平台之資料管控介面之一例的示意圖。該資料管控介面之頁面分區可包含一全計畫區、一主計畫與子計畫選單區、一主資料展示區以及一平台訊息展示區，但本創作不限於此，其分區細節分述如下：

4.1 全計畫區(其可為預設之首頁)

可呈現各項最新消息、全計畫相關執行進度KPI成效、費用執行圖指標數據、全計畫權事件單元甘特圖、業主標誌(logo)與相關計畫資訊等。

4.2 主計畫與子計畫選單區

該選單提供使用者找尋及點選指定或感興趣之計畫。

4.3 主資料展示區

提供使用者瀏覽資訊與編修計劃資訊。

4.4 平台訊息展示區

屬個人訊息區，包含事件、訊息、檔案與活動等，其中已發送之訊息不得變更，接收者亦不得變更該訊息、該事件、該檔案與該活動，僅發起者可編修。

五、系統開發

依據本實施例，專案管理裝置10包含網頁伺服器100(例如：後端網頁伺服器100B)，其中網頁伺服器100包含處理網絡110，而處理網絡110執行程式碼112以控制網頁伺服器100形成上述智慧型專案管理平台(例如：前端網頁系統100A)以執行多項數位化功能，但本創作不限於此。依據某些實施例，該 智慧型專案管理平台之資訊傳輸與處理架構主要可由前台服務網頁、後台服務伺服器與數據資料庫等三大區塊所構成。

5.1 網頁伺服器

例如，網頁伺服器100可規劃使用ASP.NET進行開發，網站服務採IIS(Internet Information Server)，其係由美國微軟公司所推出、維護之高階程式語言與伺服器。ASP.NET建立於.NET Framework虛擬運行與自動轉譯之編程開發平台上，以通用語言運行庫(Common Language Runtime,CLR)為基礎，支援多種語言C#、F#、VB.NET、C++、Python等程式語言。ASP.NET其提供之公用函式庫具備整合性佳、技術與說明支援完善以及跨平台執行之能力，且具備敏捷開發(Agile Development)之快速開發精神，在以資料流能快速、簡易之儲存與展示為目的下，可為於實施本平台時所採用之開發工具之一較佳例，其中ASP.Net核心為物件導向之程式，具備類別物件、繼承、多型等高階程式語言特色之功能，搭配.NET Framework之高整合性函式庫，同時連結與處理前端網頁與後端資料庫，使得資料視覺化展示以及在與使用者互動之能力上具備極佳之優勢。因ASP.Net物件導向之設計概念如物件之繼承與多型，亦方便程式設計師與開發人員得以對既有程式碼施以重構，讓程式碼更具有擴充延展性與可變彈性，從開發者角度亦能大幅縮減撰寫開發與測試程式之時間，但本創作不限於此。

5.2 數據資料庫

例如，該數據資料庫可採用MongoDB與Microsoft SQL Server(MSSQL)開發，考量開發速度將混合使用。MongoDB為美國10gen所開發，為一種文件導向資料庫管理系統，屬於大數據用之非關聯式資料庫(NoSQL)，亦具備分散式資料庫之能力。MSSQL為美國微軟公司所推出之關聯式資料庫。另定期自動備份資料庫功能，採原地備份模式。定期自動備份資料庫可確保數 據具備相當之保障與基本抗風險能力，確保珍貴資料不致因不當操作或攻擊行為導致損失。日後置於業主伺服器環境，需由業主自行負責上線後伺服器硬體設施之穩定性。舉例來說，成果網站可屬於擴充建立，可能會有移機指定地點之需求，屬於成果網站之資料庫可採用MSSQL儲存以方便移機，但本創作不限於此。

5.3 前台服務網頁

例如，本平台為透過瀏覽器作為與使用者之互動媒介，該前台服務網頁將使用HTML5、Javascript、CSS3等程式語言共同開發而成，平台所能運行之瀏覽器將支持IE 11+、Firefox 57+、Chrome 62+以上版本，但本創作不限於此。

5.4 移機與保固

為了便於理解，以下說明實施本創作時可能的情境，但這並非對本創作之限制。例如，本平台若需移植開發完成之系統與資料庫至指定地點(例如水利署)之伺服器中，需與業主進行需求訪談以及確認移機所需之相關接合工作，如使用者驗證與身份銜接、伺服器系統檔案路徑合併、資料庫建置與存取方式、安全性設置、以及開發者(例如開發商)如何上傳與進行維護等工作。舉例來說，本平台開發結束可提供業主測試，測試期為2個月，並提供一次3小時教育訓練。若系統有問題則於測試期結束後1個月內進行修正，另修正內容並不包含功能擴充，但本創作不限於此。

請注意，為了便於理解，水資源可作為專案管理裝置10所涉及的專案所管理的資源之一例，但本創作不限於此。依據某些實施例，水資源可被代換為各種不同類型的資源。因此，不論該些專案所管理的資源是否為水資源或其它資源，本創作之專案管理裝置10均能加強個別專案之間的資訊共享，且能提昇專案管理的效率。

Claims (6)

1. 一種專案管理裝置，包含有：一網頁伺服器，其包含一處理網絡，其中該處理網絡執行一程式碼以控制該網頁伺服器形成一智慧型專案管理平台(smart project management platform,SPMP)以執行多項數位化功能，其中：在多個專案同步進行時，該智慧型專案管理平台為一專案管理者針對該多個專案之進度進行期程管理，透過整合一資訊管理系統來提供該多個專案之使用者共享之專案資訊、專案進度與專案成果，以及彙整該些專案之計畫人員之資訊以促進資訊的流通；以及一後端資料庫，連接該網頁伺服器，其中該些專案之相關資訊係彙整於該後端資料庫以提供後續利用。
2. 如申請專利範圍第1項所述之專案管理裝置，其中該多項數位化功能包含：一計畫單元與日曆系統，用來對該多個專案之進度進行期程管理；一計畫追蹤與管控系統，用來透過整合該資訊管理系統以提供該多個專案之該些使用者共享該些專案資訊、該些專案進度與該些專案成果；一輔助系統，用來彙整該些專案之計畫人員之資訊以促進資訊的流通；以及一伺服器與資料庫系統，用來彙整該些專案之相關資訊以提供該後續利用。
3. 如申請專利範圍第2項所述之專案管理裝置，其中該計畫單元與日曆 系統包含多項計畫單元，該多項計畫單元包含事件通知、訊息通知、檔案通知與活動通知，其中該計畫單元與日曆系統容許該多項計畫單元之單元時間為單日或多日。
4. 如申請專利範圍第3項所述之專案管理裝置，其中該計畫單元與日曆系統容許該多項計畫單元之一計畫單元發起者決定該多項計畫單元之受眾對象，且容許該計畫單元發起者決定該些受眾對象之設定功能。
5. 如申請專利範圍第2項所述之專案管理裝置，其中該計畫追蹤與管控系統包含：一計畫資訊系統，用來透過該專案管理者上傳各項基本訊息以提供該些使用者快速瀏覽，其中該計畫資訊系統容許該些使用者與該專案管理者進行編輯修改，且禁止該些使用者進行刪除；一計畫事件管控系統，其中當需通知之工作項目經專案管理者確認，該計畫事件管控系統自動發出訊息與電子郵件給相關計畫人員，以節省該專案管理者之通知聯繫之繁務；一計畫成果管理系統，用來提供該些使用者共享該些專案資訊、該些專案進度與該些專案成果；以及一訊息通知系統，用來加強專案內部與專案外部之溝通與聯繫能力，其中該些使用者中之任一使用者可決定該些訊息通知之受眾對象。
6. 如申請專利範圍第2項所述之專案管理裝置，其中該輔助系統包含：一使用者管理系統，用來提供該些使用者聯繫與通訊；一公司廠商管理系統，用來提供該些使用者公司廠商之資訊以供查找合作 單位與日後其它業務之使用；一電子信件通知系統，用來確保該些使用者中之任一不常上線之使用者能接收到該些專案之計畫人員所發起之訊息通知；一活動報名系統，用來提供該些使用者之活動建立與活動編修之功能，且另提供該些專案之計畫人員之活動報名之功能；以及一公開成果網站，用來提供一般民眾瀏覽與存取該些專案成果與相關資訊。