TWI534730B - 客戶交易資料管理系統 - Google Patents

Description

客戶交易資料管理系統

本發明係有關於線上的管理系統，尤其更有關於用來管理客戶的交易資料的管理系統。

對於一般公司，尤其是製造產業的公司而言，因為貨物的交易金額較為龐大，因此當客戶下訂單訂購貨物時，通常並非為現場現金交易，而是以支票、匯款或其他方式為之。

是以，此類公司通常會依據客戶的實際狀況，例如付款狀況及營運狀況等，審核給予客戶的授信額度。藉以，在未超出此授信額度的前提下，公司能夠持續出貨給客戶，客戶亦不致於會有付不出貨款的情事發生。

然而，客戶端時常會有突發狀況產生，例如決策者變動、裁員或減薪、關係企業財務惡化而受到牽連、及產業環境變化等。當客戶端發生上述突發狀況時，公司即需擔心客戶的付款狀況將會受到影響。是以，一般公司常會針對客戶的突發狀況，重新調整原本核准的授信額度，並且重新提出、進行審核。例如，原核准A客戶的授信額度為每年度100萬元，但因A客戶的子公司經營不善，致A客戶有不獲付貨之虞，是以將A客戶的授信額度調降為每年度50萬元。如此一來，即使日後A客戶真的無法支付貨款，公司 所受的損害仍可減小。

然而，管理眾多客戶的資料實非常麻煩，各個客戶的突發狀況的發生與解除時間亦不相同，並且，客戶的授信額度的調整與回復更是一項極為繁雜的工作。對於公司的管理者來說，若沒有一套良善的管理系統，要依據上述作業程序來與客戶保持正常交易，將會非常難以達成，並且相當容易在管理的過程中產生錯誤。

是以，市場上實應提供一套完善的管理系統，能有助於管理者對客戶的交易資料進行管理，並且可適時的判斷是否要針對客戶的狀況進行處理、擬定對策、並調整授信額度或其他資料。

本發明之主要目的，在於提供一種客戶交易資料管理系統，係可記錄並顯示客戶的資料，令管理者依據客戶的營運狀況來調整客戶的授信資料，藉以管理並維護公司與客戶之間的交易行為。

為達上述目的，本發明係包括一伺服器及一資料庫，資料庫記錄有至少一筆客戶交易資料。伺服器提供多項模組，包括：基本資料模組、徵信資料模組、及授信資料模組，分別用以記錄並顯示客戶的基本資料、徵信資料、及授信資料。伺服器更提供一預警通報模組，係提供複數預警項目，供管理者根據客戶的營運狀況來進行選取。當預警項目的其中之一被選取時，即時通知相關人士對客戶的授信資料進行調整並重新提出審核。

本發明對照先前技術所能達成之功效在於，通過一或多次的徵信動作來取得不同的徵信資料，以及根據客戶的營運狀況來產生預警通報資料。藉以，依據不同的徵信資料及/或預警通報資料， 調整客戶的授信資料，例如提高/降低授信額度或調整票據的周轉期等，並且即時通知管理者擬定相關的應對辦法。如此一來，能令管理者有效管控公司與客戶之間的交易行為。

1‧‧‧伺服器

10‧‧‧客戶資料管理頁面

101‧‧‧客戶名稱

102‧‧‧授信額度資料

11‧‧‧客戶交易資料

110‧‧‧客戶名稱

2‧‧‧資料庫

3‧‧‧企業資源規劃系統

4‧‧‧電子裝置

51‧‧‧基本資料模組

511‧‧‧公司證照欄位

52‧‧‧徵信資料模組

521‧‧‧銀行往來情況欄位

522‧‧‧銀行評等欄位

523‧‧‧財務狀況

524‧‧‧財務分析欄位

525‧‧‧報告欄位

53‧‧‧授信資料模組

531‧‧‧准交易額度欄位

532‧‧‧准周轉期欄位

533‧‧‧准授信額度欄位

54‧‧‧銷貨資料模組

55‧‧‧預警通報模組

551‧‧‧預警項目

552‧‧‧備註欄位

第一圖係本發明之一較佳具體實施例之系統架構圖。

第二圖係本發明之一較佳具體實施例之客戶資料管理頁面方塊圖。

第三圖係本發明之一較佳具體實施例之客戶資料管理頁面示意圖。

第四圖係本發明之另一較佳具體實施例之客戶資料管理頁面方塊圖。

第五圖係本發明之一較佳具體實施例之基本資料模組示意圖。

第六圖係本發明之一較佳具體實施例之徵信資料模組示意圖。

第七圖係本發明之一較佳具體實施例之授信資料模組示意圖。

第八圖係本發明之一較佳具體實施例之銷貨資料模組示意圖。

第九圖係本發明之一較佳具體實施例之預警通報模組示意圖。

第十圖係本發明之一較佳具體實施例之預警項目示意圖。

茲就本發明之一較佳實施例，配合圖式，詳細說明如後。

首請參閱第一圖，為本發明之一較佳具體實施例之系統架構圖。如圖所示，本發明的客戶交易資料管理系統包括一伺服器1及一 資料庫2，其中該伺服器1連接該資料庫2，該資料庫2用以儲存該客戶交易資料管理系統的資料。該資料庫2還連接一企業資源規劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統3，藉以將該客戶交易資料管理系統的資料導入該ERP系統3中，使該ERP系統3得以對公司內部的資源進行自動建檔、規劃、及維護等作業。該資料庫2中主要記錄有至少一客戶交易資料11，並且每一筆該客戶交易資料11係分別對應至一客戶。

該伺服器1及該資料庫2主要係設置於雲端網路上，管理者或一般使用者得操作一或多個電子裝置4，例如個人電腦、平板電腦、或智慧型行動電話等，通過網路系統(例如網際網路或電信網路)來存取該伺服器1。更具體而言，該伺服器1於網路上提供一客戶資料管理頁面10，管理者或使用者係通過網路系統來存取該客戶資料管理頁面10，以記錄、讀取、以及管理該資料庫2中的資料。

續請同時參閱第二圖及第三圖，分別為本發明之一較佳具體實施例之客戶資料管理頁面方塊圖及客戶資料管理頁面示意圖。如圖所示，當管理者通過該電子裝置4連線至該伺服器1後，係可存取該伺服器1所提供的該客戶資料管理頁面10。該客戶資料管理頁面10主要可列出該資料庫2中記錄的至少一該客戶交易資料11，更具體而言，該客戶資料管理頁面10列出每一筆該客戶交易資料11的客戶名稱101、授信額度資料102、擔保，以及預警通報(如第十圖中所示的該預警項目551)的內容與數量等。並且，該客戶資料管理頁面10還可視實際所需，列出該客戶交易資料11中的其他資料，如付款方式、收款日期、資料歸屬、及簽核狀況等，但 不加以限定。

參閱第四圖，為本發明之另一較佳具體實施例之客戶資料管理頁面方塊圖。上述各該客戶交易資料11主要係包括該客戶的各項資料，如基本資料、徵信資料、授信資料、銷貨資料、及預警通報資料等，不加以限定。該伺服器1係提供多項模組，上述該客戶資料管理頁面10由該多項模組所組成，管理者可操控該電子裝置4以展開該客戶資料管理頁面10，並由該客戶資料管理頁面10中的多項模組來分別記錄、顯示、及管理該客戶的各項資料。更具體而言，該客戶資料管理頁面10係於其上顯示的各該客戶交易資料11的其中之一被點選時展開，並且該客戶資料管理頁面10展開後主要包括一基本資料模組51、一徵信資料模組52、一授信資料模組53、一銷貨資料模組54及一預警通報模組55。

然而，該客戶資料管理頁面10仍可視實際所需來新增其他模組，例如新增預估模組來記錄並顯示公司對該客戶的未來預估價值，或新增簽核模組來記錄並顯示該客戶交易資料11的簽核資料(如簽核時間、簽核主管等)，不應以此為限。

續請參閱第五圖，為本發明之一較佳具體實施例之基本資料模組示意圖。該基本資料模組51主要用以記錄並顯示該客戶的該客戶交易資料11中的基本資料，例如包括該客戶名稱101、地址、電話、負責人資料、資本額、廠房及建物、員工人數、公司型態、註冊資本、註冊號、及關係企業等，但不以此為限。

值得一提的是，若該客戶為一大陸公司，則管理者對該客戶進行徵信動作時，必定需要核對該客戶的營業三證(包括營業執照、 組織代碼證、及稅務登記證)並且上傳。該基本資料模組51中係至少包括一公司證照欄位511，用以顯示該客戶的組織代碼證資料、營業執照資料、及稅務登記證資料。其中該組織代碼證資料、營業執照資料、及稅務登記證資料可以圖檔格式顯示於該公司證照欄位511上，令管理者直接觀看，或以超連結格式顯示於該公司證照欄位511上，令管理者於點選後連接至其他位址觀看等，不加以限定。若該客戶為台灣公司，則管理者需至經濟部商業司或縣市政府商業局的網站上，複製該客戶的客戶工商登記資料、董監事頁面等資料，藉以上傳並顯示於該基本資料模組51上。

值得一提的是，大陸地區係於每年五月三十日更新上述的營業三證，管理者係需於每年的五月三十日定時更新該客戶的該營業三證並且上傳，以更新顯示在該公司證照欄位511中的資料。而若該客戶為台灣公司，則管理者需於每年六月三十日定時上網複製上述的該客戶工商登記資料、董監事頁面等資料，藉以上傳並予以更新，但不加以限定。

續請參閱第六圖，為本發明之一較佳具體實施例之徵信資料模組示意圖。該徵信資料模組52主要用以記錄並顯示該客戶的該客戶交易資料11中的徵信資料，其中，該徵信資料主要係依據管理者調查該客戶後所出具的徵信調查報告之內容所記錄而成。該徵信調查報告可包括工商調查資料、實地調查內容、風險管控對策實施建議、及其他風險提示等資料，但不加以限定。

該徵信資料模組52中，係至少包括一銀行往來情況欄位521、一銀行評等欄位522、一財務狀況欄位523、及一財務分析欄位524，分別用以記錄並顯示公司的財務單位所提供的該客戶的各項金 融資料。其中，各該金融資料係儲存於該資料庫2中。該徵信資料模組52中更可包括一報告欄位525，用以顯示管理者調查後上傳的報告，例如該客戶的徵信調查報告、工商調查資料等。並且，該些報告可能不只一份，管理者可能持續對該客戶進行徵信動作，於此一情況之下，該報告欄位525可供持續上傳並顯示該些報告，以利管理者後續的追蹤管理與查閱的作業。

值得一提的是，若該客戶的情況較為特殊時，管理者還可能對該客戶進行特別徵信，並且，無論是一般徵信或特別徵信，其徵信結果(即，管理者出具的該徵信調查報告)都將會影響該客戶被授予的授信資料。並且，徵信後所出具的報告，皆可上傳並顯示於該報告欄位525中，藉以，管理者可點擊該報告欄位525上顯示的各份報告來開啟。

參閱第七圖，為本發明之一較佳具體實施例之授信資料模組示意圖。該授信資料模組53主要用以顯示該客戶的該客戶交易資料11中的授信資料(例如授信額度、周轉期等)，其中該授信資料主要係依據上述該徵信資料之內容來擬定，該擬定的授信資料經過公司審核通過後顯示於該授信資料模組53上。一般來說，公司授予每一該客戶的授信額度係不大於該客戶的實收資本，但並不加以限定。

值得一提的是，該經審核通過的授信資料儲存於該資料庫2中，並且由該資料庫2導入該ERP系統3，藉以該ERP系統3參考該經審核通過的授信資料，自動對公司與該客戶的交易行為進行維護。舉例來說，該ERP系統3於常態性運作中，若察覺客戶有逾期款的現象產生，則該ERP系統3自動結轉逾期資訊，以通報相關主管進 行處理；再者，當該ERP系統3察覺該客戶貨款已收回九成，則亦可傳送「尾款未收通知」之訊息給相關主管，以達「逾期款預警通報」之效力。再例如，當該ERP系統3察覺客戶的票據因任何事由而發生退票時，該ERP系統3可自動通報退票金額及單號資訊等資料，藉此有利於管理者對客戶的狀況進行監控。

該授信資料中至少包括一月交易金額資料、一票期資料、及該授信額度資料102，該授信資料模組53上主要包括一准交易額度欄位531、一准周轉期欄位532、及一准授信額度欄位533，分別用以記錄並顯示審核通過後的該月交易金額資料、該票期資料、及該授信額度資料102。然而，該授信資料模組53更可包括其他欄位，用以顯示如客戶每月營收、以及顯示審核前為該客戶擬定的擬交易額度、擬周轉期、及擬授信額度等資料，不加以限定。

值得一提的是，同一客戶可能有一或多個不同的授信資料，係分別依序顯示於該授信資料模組53上的不同欄位。該些授信資料可能來自於：1.由公司的授信審查委員會每半年或每一年召開一次授信會議，依據徵信動作(一般徵信或特別徵信)擬定上述的該擬交易額度、擬周期轉、及擬授信額度等資料。藉此，公司對該些擬定的資料進行審核，以決定准許給予該客戶的該授信資料(如該月交易金額資料、該票期資料、及該授信額度資料102)；2.當該客戶被認定有信用風險或特殊情況發生時(容下詳述)，由該客戶交易資料管理系統即時通知管理者(例如授信審查委員或部門主管)進行處理，並且依據該客戶的營運狀況調整該授信資料以重新提出審核(例如提昇/降低該授信額度資料102、或調整該票期資料等)。

是以，公司准許給予該客戶的授信額度，於每一階段都可能會不一樣，該授信額度資料102可能被提昇或降低，該票期資料亦可能被延長或縮短，係視徵信結果，及/或該客戶有無信用風險或特殊情況的產生而定。再者，當客戶被認為為有信用風險的狀況出現時，甚至可將該客戶的該授信額度資料102設定為零，以確保公司利益不受該客戶之影響。

其中，該經審核通過的授信額度資料102，一般為公司核定該客戶總交易金額之上限。再者，管理者還可為客戶訂定其他的授信額度的擬定條件，例如，可為新客戶訂定於交易六個月內授信額度上限為十萬塊；或者，為客戶訂定於交易六個月內該票期資料的上限為三十天等。然而，以上所述僅為本發明之一較佳具體實施，不應加以限定。

參閱第八圖，為本發明之一較佳具體實施例之銷貨資料模組示意圖。該銷貨資料模組54主要用以顯示該客戶的該客戶交易資料11中的銷貨資料，例如月銷貨額、月銷貨量、貢獻率、及佔有率等，但不加以限定。其中，上述該些銷貨資料係儲存於該資料庫2中，並且由該資料庫2導入該ERP系統3中。

續請參閱第九圖及第十圖，分別為本發明之一較佳具體實施例之預警通報模組示意圖及預警項目示意圖。該預警通報模組55主要係提供多個該複數預警項目551以供管理者選取，並且每一個該預警項目551皆對應至該客戶不同的營運狀況。

例如第十圖中所示，該預警項目551主要可包括「支票跳票或票據不獲兌現」、「逾期款」、「尾款未清」、「收款天數報備延 長」、「變更付現、電匯、票據等交易條件」、「下訂單超過客戶用量上限」、「客戶營運負責人或主要採購人員異動」、「客戶放無薪假、大量裁員或發不出薪水」、「客戶巨額設備投資」、「客戶巨額業外投資」、「客戶的關係企業發生經營危機或財務危機」、「客戶的下游客戶發生經營危機或財務危機」、「客戶上下游產業發生變化」、「客戶廠房發生火災」、「電視、報紙、網路等媒體重大負面訊息」、「其他」等選項的至少其中之一，但並不加以限定。

當管理者依據該客戶的營運狀況而選取了上述的至少其中之一該預警項目551並按下儲存按鍵後，該被選取的預警項目551係顯示於該預警通報模組55上(如第九圖中所示的「*逾期款」)，並且系統主動發出一預警通報郵件至管理者的信箱。再者，該預警項目551中更包括一備註欄位552，用以記錄被選取的該預警項目551的詳細內容，並且管理者於該備註欄位552中所記錄的內容，係與該被選取的預警項目551共同被顯示在該預警通報模組55之上。

本實施例中，當該複數預警項目551的至少其中之一被選取時，該客戶交易資料管理系統係即時通知管理者進行處理，例如通過電子郵件，以擬定防止對策。該客戶交易資料管理系統於第一時間通知管理者，因此管理者可依據該客戶的營運狀況，調整原已審核通過的該授信資料，並且重新提出審核，以令該客戶得到調整後(提昇或下降)的該授信資料，並更新於該授信資料模組53上。並且，當該被選取的預警項目551所對應的營運狀況解除時，係將該客戶的該授信資料回復為調整前的數值，並重新提出審核 ，以回復為對該客戶最有益的該授信資料，並再次更新於該授信資料模組53上。

值得一提的是，管理者收到上述該客戶交易資料管理系統所發出之通知時，係需即時進行處理並擬定防止對策，當處理完畢後，係需登入該客戶交易資料管理系統中進行填寫(更具體而言，進入該預警通報模組55中填寫)，以儲存於該資料庫2中。上述之訊息將會同時傳送給相關人士知曉，並且可於該預警通報模組55上顯示(如第九圖中所示)。

本實施例中，該資料庫2中的資料係需導入該ERP系統3中，使該ERP系統3得自動對公司內部的資源進行規劃。當該客戶被認定有信用風險的狀況出現時，係由管理者手動、或由該客戶交易資料管理系統自動調整該客戶的該授信資料，並且重新提出審核。並且於審核通過後，更新於該授信資料模組53上。更甚者，可將該客戶的該授信額度資料102調整為零，以防止因該客戶發生狀況而影響到公司的權益。其中，主要係於該客戶有不獲付款之虞或無營業事實的狀況發生時，被管理者、該客戶交易資料管理系統、或該ERP系統3認定為具有信用風險，但不加以限定。

如上所述，當該客戶的信用風險的狀況解除時，再由管理者手動、或由該客戶交易資料管理系統自動調整該客戶的該授信資料，以將該授信資料回復為調整前的數值，並且再次提出審核。值得一提的是，每一次的該授信資料調整，皆會被保留於該資料庫2中，並且更新於該授信資料模組53中的不同欄位上，以利管理者追蹤該客戶的歷史記錄。

再者，當該客戶被認定有特殊狀況發生，例如季節性調整或特案時，管理者或該客戶交易資料管理系統亦可對該客戶的該授信資料調整，並重新提出審核。並且，於上述特殊狀況解除，或調整期間屆至時，再由管理者手動、或由該客戶交易資料管理系統自動調整該客戶的該授信資料，以將該授信資料回復為調整前的數值，並且再次提出審核。

本發明的客戶交易資料管理系統，係便於管理者追蹤各個客戶的徵信資料、授信資料、以及營運狀況，藉以判斷准許給予客戶的授信額度是否適當。並且，當客戶有狀況產生時，能第一時間通知部門主管及授信審核委員等管理者，以調整客戶的授信資料，藉以不會因為客戶的狀況而連累公司本身的利益。

以上所述僅為本發明之較佳具體實例，非因此即侷限本發明之專利範圍，故舉凡運用本發明內容所為之等效變化，均同理皆包含於本發明之範圍內，合予陳明。

10‧‧‧客戶資料管理頁面

51‧‧‧基本資料模組

52‧‧‧徵信資料模組

53‧‧‧授信資料模組

54‧‧‧銷貨資料模組

55‧‧‧預警通報模組

Claims (7)

1. 一種客戶交易資料管理系統，包括：一資料庫，儲存該客戶交易資料管理系統的資料，並且導入一企業資源規劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統；及一伺服器，連接該資料庫，該伺服器提供至少一客戶資料管理頁面，用以顯示該資料庫中記錄的至少一筆客戶交易資料，每一筆該客戶交易資料分別對應至一客戶，該客戶資料管理頁面可被展開，並且展開後的該客戶資料管理頁面包括：一基本資料模組，用以記錄並顯示該客戶交易資料中的基本資料；一徵信資料模組，用以記錄並顯示該客戶交易資料中的徵信資料，並且該徵信資料模組中包括一報告欄位，供上傳並顯示徵信動作所生之報告；一授信資料模組，用以記錄並顯示該客戶交易資料中的授信資料，其中該授信資料係依據該徵信資料之內容來擬定，並經審核通過後儲存至該資料庫、導入該ERP系統、並顯示於該授信資料模組上；一銷貨資料模組，用以記錄並顯示該客戶交易資料中的銷貨資料；及一預警通報模組，提供複數預警項目以供選取，每一個該預警項目對應至該客戶不同的營運狀況，並且被選取的該預警項目顯示於該預警通報模組上，其中該複數預警項目包括支票跳票或票據 不獲兌現、逾期款、尾款未清、收款天數報備延長、變更付現、電匯、票據的交易條件、下訂單超過客戶用量上限、客戶營運負責人或主要採購人員異動、客戶放無薪假、大量裁員或發不出薪水、客戶巨額設備投資、客戶巨額業外投資、客戶的關係企業發生經營危機或財務危機、客戶的下游客戶發生經營危機或財務危機、客戶上下游產業發生變化、客戶廠房發生火災、電視、報紙、網路之媒體重大負面訊息的至少其中之一選項，並且該預警項目更包括一備註欄位，用以記錄被選取的該預警項目的詳細內容，並且該備註欄位的內容顯示於該預警通報模組上；其中，當該複數預警項目的至少其中之一被選取時，該客戶交易資料管理系統即時通知管理者進行處理，藉以依據該客戶的營運狀況調整該授信資料以重新提出審核；並且，當被選取的該預警項目所對應的營運狀況解除時，該授信資料係回復為調整前的數值並重新出審核。
2. 如請求項1所述的客戶交易資料管理系統，其中該客戶資料管理頁面係顯示該至少一筆客戶交易資料的客戶名稱、該授信資料中的授信額度資料、及被選取的該預警項目的內容及數量，並且該客戶資料管理頁面於其上的其中一筆該客戶交易資料被點選時展開。
3. 如請求項1所述的客戶交易資料管理系統，其中該基本資料模組至少包括一公司證照欄位，該公司證照欄位顯示該客戶的組織代碼證資料、營業執照資料、及稅務登記證資料。
4. 如請求項1所述的客戶交易資料管理系統，其中該徵信資料模組至少包括一銀行往來情況欄位、一銀行評等欄位、一財務狀況欄位、及一財務分析欄位，分別用以記錄並顯示該客戶的各項金融 資料。
5. 如請求項1所述的客戶交易資料管理系統，其中該授信資料至少包括一月交易金額資料、一票期資料、及一授信額度資料，該授信資料模組更包括一准交易額度欄位、一准周轉期欄位、及一准授信額度欄位，分別用以記錄並顯示通過審核的該月交易金額資料、該票期資料、及該授信額度資料。
6. 如請求項1所述的客戶交易資料管理系統，其中該客戶被認定有信用風險的狀況產生時，係調整該客戶的該授信資料以重新提出審核，並且於該信用風險的狀況解除時，該授信資料回復為調整前的數值並再次提出審核，並且該客戶係於有不獲付款之虞或無營業事實的狀況產生時，被認定為具有信用風險。
7. 如請求項1所述的客戶交易資料管理系統，其中該客戶被認定有特殊狀況發生時，係調整該授信資料以重新提出審核，並且於該特殊狀況解除或調整期間屆至時，該授信資料回復為調整前的數值並再次提出審核，並且該客戶係於季節性調整或特案時，被認定有特殊狀況發生之適用。