TWI439953B - Use of financial statements analysis method and system of control chart - Google Patents

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Description

運用管制圖之財務報表分析方法及系統
本發明是有關於一種財務報表分析方法及系統，特別是指一種運用管制圖之財務報表分析方法及系統。
醫院總額預算實施後，成本分析及費用控制成為一項重要的工作。傳統上是以目視法或折線圖，藉由比較兩時點間(如本月與上個月間，或本月與去年同期間)的財務資料數據，來挑出特異案件。然而，上述以目視法來進行差異分析或以折線圖來挑出特異案件顯然十分耗時且效率很低，因此有必要尋求解決之道。
因此，本發明之目的，即在提供一種運用管制圖之財務報表分析方法。
於是，本發明運用管制圖之財務報表分析方法，包含下列步驟：(A)提供一財務報表資料庫，該財務報表資料庫包括多個部門的多個會計科目在多個時間區間的財務資料數值；(B)根據該等時間區間之數目以及該等部門中的一特定部門之一特定會計科目在該等時間區間的財務資料數值之相關係數，從多種管制圖類型中自動選擇其中一種管制圖類型，並據以繪製一管制圖，其中該管制圖包括一中心線、一上管制界限以及一下管制界限；以及(C)根據該管制圖的上管制界限以及下管制界限，將該特定部門之特定會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值，自動判定為離群或非離群。
本發明之另一目的，即在提供一種運用管制圖之財務報表分析系統。
於是，本發明運用管制圖之財務報表分析系統包含一財務報表資料庫、一管制圖選擇及繪製模組以及一離群判定模組。該財務報表資料庫包括多個部門的多個會計科目在多個時間區間的財務資料數值。該管制圖選擇及繪製模組用以根據該等時間區間之數目以及該等部門中的一特定部門之一特定會計科目在該等時間區間的財務資料數值之相關係數，從多種管制圖類型中自動選擇其中一種管制圖類型，並據以繪製一管制圖，其中該管制圖包括一中心線、一上管制界限以及一下管制界限。該離群判定模組用以根據該管制圖的上管制界限以及下管制界限，將該特定部門之特定會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值，自動判定為離群或非離群。
本發明之功效在於，可協助企業(如醫院)判斷每月數以萬計的部門財務報表的會計科目是否異常(是否離群)，供部門主管檢討改善，以做為企業在進行管理及提升效能時之參考。
有關本發明之前述及其他技術內容、特點與功效，在以下配合參考圖式之一個較佳實施例的詳細說明中，將可清楚的呈現。
在本發明被詳細描述之前，要注意的是，在以下的說明內容中，類似的元件是以相同的編號來表示。
參閱圖1，本發明運用管制圖之財務報表分析系統1適用於自動判定多個部門的多個會計科目在多個時間區間的最近一期之財務資料數值是否離群(Outlier)。該運用管制圖之財務報表分析系統1包含一財務報表資料庫11、一管制圖選擇及繪製模組12以及一離群判定模組13。
該財務報表資料庫11包括該等部門的該等會計科目在該等時間區間的財務資料數值。在以下實施例中，係假設該等部門為醫院中的各部門，如健康管理中心、放射診斷科、復健科等，故該等會計科目即為各醫院部門之所屬會計科目，如營業收入、人事費用、藥品費用、部門貢獻等，其中營業收入=各種費用之總和+部門貢獻。此外，該等時間區間為一連串需進行財務報表分析的數個連續時間區間，例如當該等時間區間為2010年3月到2011年3月共13個月時，則本發明的最主要功效即在於根據醫院各部門各會計科目2010年3月到2011年3月的財務資料數值，來自動判定2011年3月(即最近一期)的財務資料數值是否離群。
該管制圖選擇及繪製模組12用以根據特定部門之特定會計科目在該等時間區間的財務資料數值之相關係數，以及該等時間區間之數目n (亦即每一部門的每一會計科目在該等時間區間的財務資料數值個數，例如因2010年3月到2011年3月共13個月，故某部門某會計科目在這13個月中亦有13個對應的財務資料數值)，從多種管制圖類型中自動選擇其中一種管制圖類型，並據以繪製一管制圖，其中該管制圖包括一中心線(CL)、一上管制界限(UCL)以及一下管制界限(LCL)。
該離群判定模組13用以根據該所選擇的管制圖的上管制界限以及下管制界限，將該特定部門之特定會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值，自動判定為離群或非離群。
參閱圖2，以下將以某醫院數個部門的數個會計科目在2010年3月到2011年3月的財務資料數值為例，說明本發明運用管制圖之財務報表分析方法如何從某部門某會計科目在2010年3月到2011年3月的財務資料數值，藉由運用管制圖，自動判定出最近一期(即2011年3月)的財務資料數值是否離群。首先如步驟21所示，提供該財務報表資料庫11，其包括所有部門的所有會計科目在2010年3月到2011年3月的財務資料數值。
接著，如步驟22所示，該管制圖選擇及繪製模組12根據該等時間區間之數目n (如本實施例中的13個月，亦即所對應的13個財務資料數值)以及該特定部門之特定會計科目在該等13個月的財務資料數值之相關係數r ，從多種管制圖類型中自動選擇其中一種管制圖類型。
在本實施例中，該管制圖選擇及繪製模組12係先以如下如下公式來計算t 統計量之絕對值是否大於2，以做為針對特定部門的特定會計科目應選擇何種管制圖之依據：
當管制圖選擇及繪製模組12針對特定部門的特定會計科目計算出t 統計量之絕對值大於2時(表示該財務資料數值數列呈時間趨勢)，會自動選擇個別值與移動全距趨勢(XmR Trend)管制圖對該特定部門的特定會計之財務資料數值，進行管制圖繪製。反之，當管制圖選擇及繪製模組12針對特定部門的特定會計科目計算出t 統計量之絕對值小於等於2時(表示該財務資料數值數列未呈時間趨勢)，會自動選擇個別值與移動全距(XmR)管制圖對該特定部門的特定會計之財務資料數值，進行管制圖繪製。
上述由管制圖選擇及繪製模組12根據所計算出的t 統計量之數值所選用的XmR管制圖或XmR趨勢管制圖都屬於常用的單一觀測值計量型品管管制圖，二者皆是以其各前後移動資料絕對差的平均(即Rm =ΣRi ÷(樣本數n -1)，其中Ri =|Xi -Xi-1 |)，乘以2.66，當做3個標準差的認定判準，即XmR管制圖及XmR趨勢管制圖之中心線(CL)與上管制界限(UCL)及下管制界限(LCL)之距離皆為3個標準差。XmR管制圖是以資料的平均值做為管制圖的中心線，XmR趨勢管制圖則以隨時間變動的簡單迴歸模式預測值，當作管制圖的中心線。
於是，如步驟23，管制圖選擇及繪製模組12以所選擇的管制圖類型(XmR管制圖或XmR趨勢管制圖)，針對該特定部門的特定會計科目之13個財務資料數值，繪製管制圖。例如，圖3即為本發明中的管制圖選擇及繪製模組12針對某醫院某部門某會計科目之13個月的財務資料數值，所 繪製出的XmR趨勢管制圖(其t 值=5.39)。如圖3所示，其除了根據原始財務資料繪示趨勢線(即為XmR趨勢管制圖之中心線CL)、上管制界限UCL(+3個標準差)及下管制界限LCL(-3個標準差)外，也繪出了+2個標準差、+1個標準差、-1個標準差及-2個標準差等四條線。
另外，附帶一提的是，在其他實施例中，該管制圖選擇及繪製模組12在處理該等財務資料數值以決定要選擇何種類型管制圖之前，也可先將原始財務資料數值先轉換成比率資料，再進行t 值運算等後續相關步驟。例如，由於營業收入=各種費用之總和+部門貢獻，因此該管制圖選擇及繪製模組12可先將營業收入轉換成1，且將各種費用及部門貢獻皆轉換成小於1之比率數值，再進行後續t 值運算及管制圖繪製等相關步驟。
接著，如步驟24所示，該離群判定模組13根據該管制圖的上管制界限以及下管制界限，自動判定該特定部門之特定會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值是否離群。
在本實施例中，該離群判定模組13係先根據該管制圖選擇及繪製模組12在步驟23所繪製的管制圖之下管制界限、-2個標準差線、-1個標準差線、中心線、+1個標準差線、+2個標準差線，以及上管制界限，賦予某部門某會計科目最近一期財務資料數值-4、-3、-2、-1、0、1、2、3或4之分數。也就是說，若最近一期財務資料數值小於下管制界限，則分數為-4；若最近一期財務資料數值介於下管制界 限及-2個標準差之間，則分數為-3；若最近一期財務資料數值介於-2個標準差及-1個標準差之間，則分數為-2；若最近一期財務資料數值介於-1個標準差及中心線之間，則分數為-1；若最近一期財務資料數值剛好在中心線上，則分數為0；若最近一期財務資料數值介於中心線及+1個標準差之間，則分數為1；若最近一期財務資料數值介於+1個標準差及+2個標準差之間，則分數為2；若最近一期財務資料數值介於+2個標準差及上管制界限之間，則分數為3；若最近一期財務資料數值大於上管制界限，則分數為4；其中，-3以及3之分數分別稱為管制低標以及管制高標。
因此，以某醫院健康管理中心的最近一期(2011年3月)財務資料數值為例，該離群判定模組13可針對該醫院健康管理中心的每個會計科目之最近一期財務資料數值，賦予如以下表1第3欄所示的分數。
接著，該離群判定模組13根據如表1所示特定部門各會計科目最近一期財務資料數值之分數，繪製成如圖4所示之散佈圖(仍以表1中健康管理中心各會計科目最近一期財務資料數值之分數為例)。此圖4散佈圖之橫座標為會計科目編號，縱座標為分數，且若該特定部門之分數(以實心菱形來標示)為4或-4(即位於管制高標或管制低標以外)，表示某會計科目最近一期的財務資料數值為離群，反之則為未離群。此外，雖然圖4主要在於呈現某醫院健康管理中心各會計科目最近一期的財務資料數值是否離群，但圖4同時呈現了所有其他部門各會計科目之分數(以實心小圓點來標示)，供使用者進一步運用。
綜上所述，本發明運用管制圖之財務報表分析方法及系統可協助企業(如醫院)判斷每月數以萬計的部門財務報表的會計科目是否異常(是否離群)，並繪製每期(如每月)部門財務會計科目離群分數散佈圖，供部門主管檢討改善，以做為企業在進行管理及提升效能時之參考，故確實能達成本發明之目的。
惟以上所述者，僅為本發明之較佳實施例而已，當不能以此限定本發明實施之範圍，即大凡依本發明申請專利範圍及發明說明內容所作之簡單的等效變化與修飾，皆仍屬本發明專利涵蓋之範圍內。
1．．．運用管制圖之財務報表分析系統
11．．．財務報表資料庫
12．．．管制圖選擇及繪製模組
13．．．離群判定模組
21~24．．．步驟
圖1是一方塊圖，說明本發明運用管制圖之財務報表分析系統之較佳實施例；
圖2是一流程圖，說明本發明運用管制圖之財務報表分析方法之較佳實施例；
圖3是一管制圖，說明本發明實施例中管制圖選擇及繪製模組根據特定部門特定會計科目13個月的財務資料數值計算t 統計量後，選擇了XmR trend管制圖進行繪製；以及
圖4是一統計圖表，說明本發明實施例中離群判定模組所繪製的分數散佈圖。
1．．．運用管制圖之財務報表分析系統
11．．．財務報表資料庫
12．．．管制圖選擇及繪製模組
13．．．離群判定模組

Claims (6)

  1. 一種運用管制圖之財務報表分析方法，包含下列步驟：(A)提供一財務報表資料庫，該財務報表資料庫包括多個部門的多個會計科目在多個時間區間的財務資料數值；(B)根據該等時間區間之數目以及該等部門中的一特定部門之一特定會計科目在該等時間區間的財務資料數值之相關係數，從多種管制圖類型中自動選擇其中一種管制圖類型，並據以繪製一管制圖，其中該管制圖包括一中心線、一上管制界限以及一下管制界限，其中該(B)步驟包括以下子步驟：(B-1)針對該特定部門之特定會計科目，運算t統計量=，其中r為該相關係數，n為該等時間區間之數目；(B-2)若該t統計量之絕對值大於2，則從該等管制圖類型中自動選擇一個別值與移動全距趨勢管制圖類型，其中當所選擇的管制圖類型為該個別值與移動全距趨勢管制圖時，該中心線為該特定部門之特定會計科目在該等時間區間之所有財務資料數值之迴歸線；及(B-3)若該t統計量之絕對值小於等於2，則從該等管制圖類型中自動選擇一個別值與移動全距管制圖類型，其中當所選擇的管制圖類型為該個別值與移動全距管制圖時，該中心線為該特定部門之特 定會計科目在該等時間區間之所有財務資料數值之平均值；以及(C)根據該管制圖的上管制界限以及下管制界限，將該特定部門之特定會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值，自動判定為離群以及非離群二者擇一。
  2. 根據申請專利範圍第1項所述之運用管制圖之財務報表分析方法，其中該上管制界限以及下管制界限與該中心線之距離皆等於該特定部門之特定會計科目在該等時間區間之所有財務資料數值之標準差的3倍。
  3. 根據申請專利範圍第2項所述之運用管制圖之財務報表分析方法，其中該(C)步驟包括以下子步驟：(C-1)根據該特定部門之所有會計科目之管制圖中的最近一期之財務資料數值、上管制界限及下管制界限，運算該特定部門之所有會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值之分數；(C-2)根據該特定部門之所有會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值之分數，繪製一散佈圖，其中該散佈圖包括一管制高標以及一管制低標，其中該管制高標表示最近一期財務資料數值介於+2個標準差及上管制界限間之分數，且該管制低標表示最近一期財務資料數值介於-2個標準差及下管制界限間之分數；以及(C-3)若該散佈圖中該特定部門之特定會計科目之分 數大於該管制高標以及小於該管制低標二者擇一，則將該最近一期之財務資料數值自動判定為離群。
  4. 一運用管制圖之財務報表分析系統，適用於自動判定多個部門的多個會計科目在多個時間區間的最近一期之財務資料數值是否離群，該系統包含：一財務報表資料庫，包括該等部門的該等會計科目在該等時間區間的財務資料數值；一管制圖選擇及繪製模組，用以根據該等時間區間之數目以及該等部門中的一特定部門之一特定會計科目在該等時間區間的財務資料數值之相關係數，從多種管制圖類型中自動選擇其中一種管制圖類型，並據以繪製一管制圖，其中該管制圖包括一中心線、一上管制界限以及一下管制界限，其中該管制圖選擇及繪製模組用以針對該特定部門之特定會計科目，運算t 統計量=，r 為該相關係數，n 為該等時間區間之數目，若該t 統計量之絕對值大於2，則該管制圖選擇及繪製模組從該等管制圖類型中自動選擇一個別值與移動全距趨勢管制圖類型，若該t 統計量之絕對值小於等於2，則該管制圖選擇及繪製模組從該等管制圖類型中自動選擇一個別值與移動全距管制圖類型，其中，當所選擇的管制圖類型為該個別值與移動全距管制圖時，該中心線為該特定 部門之特定會計科目在該等時間區間之所有財務資料數值之平均值，當所選擇的管制圖類型為該個別值與移動全距趨勢管制圖時，該中心線為該特定部門之特定會計科目在該等時間區間之所有財務資料數值之迴歸線；以及一離群判定模組，用以根據該管制圖的上管制界限以及下管制界限，將該特定部門之特定會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值，自動判定為離群以及非離群二者擇一。
  5. 根據申請專利範圍第4項所述之運用管制圖之財務報表分析系統，其中該上管制界限以及下管制界限與該中心線之距離皆等於該特定部門之特定會計科目在該等時間區間之所有財務資料數值之標準差的3倍。
  6. 根據申請專利範圍第5項所述之運用管制圖之財務報表分析系統，其中該離群判定模組根據該特定部門之所有會計科目之管制圖中的最近一期之財務資料數值、上管制界限及下管制界限，運算該特定部門之所有會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值之分數，再根據該特定部門之所有會計科目在該等時間區間中的最近一期之財務資料數值之分數，繪製一散佈圖，其中該散佈圖包括一管制高標以及一管制低標，其中該管制高標表示最近一期財務資料數值介於+2個標準差及上管制界限間之分數，且該管制低標表示最近一期財務資料 數值介於-2個標準差及下管制界限間之分數，其中若該散佈圖中該特定部門之特定會計科目之分數大於該管制高標以及小於該管制低標二者擇一，則該離群判定模組將該最近一期之財務資料數值自動判定為離群。
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