TW511011B - Control method of data life cycle applied to knowledge management - Google Patents
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Description
511011 五、發明說明(1) 【發明之應用範圍】 本發明係為一種應用於知識管理中之資料生命週期的 控制方法,特別是指應用知識管理系統,以生命週期為基 礎做為資料儲存與提取之控制方法。 【發明背景】 知識將是未來企業核心競能的重要來源.。在勞力密集 的產業發展階段,只要集合足夠多的勞動力,就可將產品 一項項地完成;當進入資本密集與技術密集的產業發展的 階段時,最重要的管理任務是善加發揮資本與技術的效 益,以期為投資者獲得最大的利益;當廿一世紀的產業發 展以知識經濟為主要發展趨勢的潮流下,如何使知識管理 的工作更具生產力,則為本世紀最重要的管理要務;在知 識管理所包含的議題廣泛,其中有關如何管理内隱在企業 從業人員中具有的知識,有進一步移轉與擴散的機制;同 時在網路發達的情況下,將隱藏於員工内心的知識基礎該 如何交換?是跨入未來企業所需考量之知識管理的重點。 該如何父換隱臧於貝工内心的知識基礎? 「知識」是為由 一種人類心智中所反映或合成出來具有價值的資訊,因此 知識不易結構化、不易由機器設備或分析工具中直接取 得,故其通常為内隱的且不易轉換的;故為將知識移轉與 擴散,其對象很難為知識的本質。因此,企業之知識管理 對於知識之移轉與擴散的最佳狀態,是將與知識成型有關 的連結,做進一步的移轉與擴散;其中最大的連結要素是 資料與資訊。
第4頁 511011 五、發明說明(2) 「資料」主要為由觀祭事件存在的現象’即是清楚將 觀察到的事件之數量說明出來,其較易結構化、容易由機 器取得,通常為量化且容易轉換或結合成為另一種形式之 資料。而「資訊」為賦予特定關係與目的之資料,因此資 訊產生的過程需要在某一具有意義之目的下,應用分析工 具分析資料内容。至於故而由資料一資訊一知識的過程中 ,資料當然視為是知識的基礎。 在知識管理的活動中,需要將資料變成資訊,而進一 步逐漸内化成為知識;但隨著資料在質與量的增加,資料 庫的維護者對於該如何保存數量龐大的資料,以及如何讓 使用者能夠有效率地從龐大的貧料庫中快速取得貢料^這 對於資料庫的維護者始終是一項極大的挑戰。 同時在實務上,資料的流動經常發生以下的問題,使 得資料的維護更加不易· 1. 浪費過多時間在資料的散播與傳遞。 2 . 校訂控制管理不易。 3. 資源浪費在個人電腦的記憶體、硬碟及硬體的備份 上。(如:同一份資料,可能重複放置於儲存器中,佔據 重覆的記憶體空間。) 4. 浪費時間在資料的搜尋上。(如:不知道誰有資料, 也不知道資料在哪?) 5. 花太多時間在整理文件。(如:接收了一份副本,而 該副本只使用一次,但仍需花時間去紀錄、整理該過程。
6二很難決定是否刪除該資料 欠 哀微丄考量日後是否會再使用? .口貝料的生命曰漸 貧料的形式眾多, 文 二其,型式’依其乘載之儲H體影像、圖案、 例如文字可刊载於注立系妝也有極大的差異; 中,而-般電腦之硬碟空;或錄音錄影f 載多種型式的資祖 u 文疋木各豕之大成,其可刊 依資料所岸用t儲二2供1尋引擎供使用者快速查詢。 資料之儲存成本。例如 二";:儲存之空間,直接影響 貯存在陰暗的地下室中:::張做為儲存媒體,而 渔度控制的空間中丄=製成微縮影片放在具有溫 大的差異性。 口此g k成儲存資料的環境成本有極 旦疋否母筆資料均有其存在的必要性呢?資料存在之 目的’就是要讓使用者在其權限之下,能夠以最有效率的 方式接近该貧料,並能獲得.資料的内容,以做進一步的參 考與應用;但貢料的存在亦有—項重要的特性,.係為資料 被索引的次數Y距其發生資料事件的時間有反向關係;、換 句話說’人們較少去引用年代已久遠的資料,做為資料分 析的投入;現今又因資料量的龐大,直接增加資料庫管維 護者的負擔,故而存在一套有效率的資料管理,做為知識 管理中’將資料一資訊一知識之間做有效連結,確有其存 在的必要性。 【發明之目的及概述】 本發明之主要目的為提供一種應用於知識管理中之資
第6頁 立、發明說明(4) 料生命週期的控制 管理,能夠以更經濟法#其目的是為使知識管理甲η 本發明所揭露的方:/更有效率的方式管理與 次貝科 的特性,配合資料/係由藉由資料庫維護者根據=/ 點與儲存媒體,以命的週期,而選擇適當\二二二料 為使對本發二達到維護資料之目的。 枓儲存地 :兹配合圖示:::明:ί特徵及其功能有進-步的 【只施例詳細說明】 下· 請參照第1圖, =明所揭露的—種應用= 本^明理之中系之统架構圖。根據本 Γ制方法,其至少包括有下歹%;中之賢料生命週期的控 (a)提供一知識管理資 〆4 維護者(步驟1 〇〇):、钭庫,及該知識管理資料庫之資料 係為應用於知識管理 實現,首先將建立=期的控制方法之開始 貢料庫維護者負責該 ^ g有關之貪料庫,其設有一 ⑻定義資料生命週=庫之運作。 e. , Ll L ^ P 巡期(步驟2 0 0 ) ·· 疋義貝料生中週期係為 時勢報導、技術資料湾人2的^性(如該資料為-般 備忘錄等),定義資料之短 、啐述、或為公司 期間;例如一般時勢報^ ^ / 、/、長期生命週期的 如、 報導育料之短期生命週期Γ由* /的期間可定義為半年(一年、兩年);而 』、長 ,期生命週期(中期、長期)的期間可專業2資料 年、十年);故依據根據資料的特性,以定義V5:各
P白之生命遇期的期間。定義人、 用者引用參考資料的頻率,…資料:::,其::: 外,參考資料所發生時間距今已;多 碭重要性的關: 據,也就是說越久遠以前。用ί 例’广五十年前有關電晶體方面的資料盘=技衡知識為 就不大了:故展最新型之積體電路技術對 可提供與資料主==週期’對資料使用者:聯性 種車1有效率之資料提供的前提。〜-貧料,為〜 (C )貝料登錄(步驟3 〇 〇 ): =料庫維護者提供—資料 亥貝枓庫中。其登錄的形式與 :將資料 根據檢索、儲存之需要,自行訂定之.:資料庫維: :繪製本發明之資料登錄作業流程圖。登::,第2圖广 I :錢資料之修訂版本(步驟301) 作業流程 料)、及J作摘要(步驟3 0 3 )三部分;終二,同彙(步 枓之發生時間與版本數的重要n版本為紀^ 卜己錄兩項時間與該資料所屬之生:2料的時間龙貝 登錄的發生時間,二生時間,另ΐ為-其中 外該資料所屬之生命週期的定::::重要依貝: (二資料為記載一般時勢或專業技:之〜 貝料生命週期的規格;對 孑、,,田),給予 十於貝枓紀錄版本係指紀;不同之 五、發明說明(6) 數目^大的,本,表示該筆資料越接近現在。 可八丄ί词裊仏主要做為查閱者做為查詢的依據,其至少 其關鍵詞冑、作者關鍵詞彙、事件關鍵詞彙,及 其所杳閱y S 製作摘要更可使查閱者快速劇覽 為:弓7其想要的資料,其製作摘要之方式可 人工審閱資料Γ進;尤:經存在的摘要、由資料庫維護者以 第一段文字〃、 Z要的製作、擷取每筆資料之開始的 體)進行摘要之製作摘要之文書軟體(如微軟視窗軟 判貝料之生命週期(步驟40 0 ) ·· 段,:計該;料所處之生命週期的階 多久了;其目的在於次圾田初貝料登錄的時間,已經有 用的機率就會越低,;料:ί::;越久遠,該資料被弓i 破人們所青睞 …、眉為了 一份未來可能不會再 :者有權利對於處在不成本,因此資料庫維 同的儲存服務。 』之生〒週期階段的資料,提供不 資料庫維護者可号定:穴少丨 J少可分為短期生命週期貝;週期為-固定週期其 當-筆資料初始登錄於某父=期與長期生命週 貝料之短期生命週期 ^貝料庫時,該貢料隨即壤 J該筆資料將進入中期生;;期=時間的固定週期,未 ΐί生命週期,言青參照第3圖Λ長制期生命週期。判定資 之步‘1^兄明如下··首先讀承 $ 9頁 五 發明說明(7) 該定義係在登錄在資料 其後,以目前時間減去 將該時間的差距與該筆 進行比對;若未超越該筆 資料生命週期之定義( ,版本紀錄中(請參 貧料登錄發生之時 23〇ι) 所定義之資袓a I (步帮402 ) 義之貝枓生命週期的 所定義之資料生命週 、σ 行比對;若未超越該筆 之資料生命週期的階俨.、j格時,該筆資料仍停留於原來 ;之資料生命週期的;格;該::超越該筆所定 料之生命週期階段(步驟4〇1則3玄筆貝枓將進入下一個資 (e)維護資料(步驟5 〇 〇 ) .· 維護資料係指當資 維護者需根據資料所處H =同之生命週期階段,資料庫 型態的變t請參=4之/命週期_,進行資料的儲存 業流程圖。首先是當次"’、為繪製本發明之資料維護作 生命週期之資料維護二動氏達為知·期^生命週期,該短期 ‘501),因為當資料是屬 =存^占(步 :筆率最*,故選擇二:地It:: 该筆貝枓的索引更具有效率。 啼什肥』,會讓 資料:ί S達=^ : Ϊ :週期時,該中期生命週期之 因為發生該筆資料已經;==之;巧(_〇2); 偶爾被少數關心該資料人;:’广者人們的遺忘, 機率大幅下降,故資::::人們所關注,因此其弓丨用的 m儲存媒體上;通常此類之體二:: 閱方面’均較為複雜與不便,但因引用與檢索的頻=查
第10頁 五 一 影響使用者的便利性有 當貧料抵達為長期的生命 發明說明(8) 降,因此 限 資料維護活動,“定=:2時,該長期生命週期之 =’·因為發生該筆資料久需=刪除(步驟 用的機率幾乎接近於零,故;::人關心之外,因此其弓丨 將該筆資料做永久性的刪除'可以邦定是否要 I:具有某些重要的意義而繼續留f;則:ί者判定該筆資 ^儲存在-較為便宜的媒體=存’則㈣資料將永久性 ⑴控^資料(步驟6 0 0 ): 維護= :料在:同之生命週期階段,資料庫 型態的變動;請參昭^之生命洽週期階段’進行資料之提取 變資料安;制:t提取型態至少包含改變存取權限Λ 的重要性與機穷^改變貢料傳遞三方面。-般而言,資料 例如往日視為^ ,將隨著人事時地物而有重大的變遷, 後,將喪=:;的研發資料,在產品完成或申請i利 要性也相形降彳 '在性,尤其隨著時間的流逝,資料的重 庫維護者有權利對:ί!料ΐ不同的生命週期階段’資料 (步驟6 0 1 );例士、一^育料進行控制,以改變存取的權限 於資料查閱者套八貧料處在中長期之生命週期階段中,對 安全考量之資二可存取權限方面,將可放寬;有些具有 段中,獲得資!全,也可以在中長期之資料生命週期階 、’、、安全性的適當解除(步驟6 〇 2 );以及以往 第11頁 五、發明說明(9) 對於有些資料需以管 命週期階段中,也σ 勺方式傳遞,當在中長期之資料生 式,採用較為便利If慮改變資料傳遞(步驟603 )的方 (§)重覆步驟(d)。 政率的方式來傳遞資料。 隨著時間的流逝,卞 ^ 與長期之生命週期ρ π母—筆資料均將歷經短期、中期、 言,登錄的當時即‘:::斤以對於第-次登錄的資料而 u)係指該筆資料將進入〜二的生命週期階段,重覆步驟 維護與資料控制的改變.^之生巾週期階段’將有資料 階段的資料而言,重f +砰已經停留於中期之生命週期 之生命.週期階段,也= 係指該筆資料將進入長期 若資料庫維護者採取刪制的改變, 庫將結束該筆資料的服務” ^ U朿,則該貢料 留該筆資料之維護政策,該;維護者採取永久性保 為便宜的媒體上,# # m ^貝;、、將水久性的儲存在一較 勹使且的烁組上,供使用者檢索與查 【達成之功效】 本發明,為—種應用於知識管理中之資料生命 m、可提供資料庫維護者以資料之生命週期為基 l广取::ΐ貝枓維護的方法。因資料庫維護者為提二 :知識連結:之資料容量最大的資料庫供使用者查閱:、 !又為顧及貝料庫的儲存成本,纟這兩者之 的關係。 力取捨 一因此以=料之生〒週期為基礎,在短期之生命週期的 貢料,必須重視其檢索與查閱時的效率,因此規劃適^
第12頁 五、發明况明(10) 儲存地點,可以提昇拾各 週期的資#,則必;閱時的效率; 閱的頻率較低,但1且=堵存媒體的成本’ 響較少部分人的檢索便:較:;=尋過程 將大為降低4進入長:生;;料庫對於資 被資料庫維護者刪•,二:週期的資料’ 筆資料儲存在一較便宜j Ϊ少維護資料的 庫的成本。 便且的儲存媒體上’ π < 非用來限d : ί =其中的較值1 圍所作的均等變化與修飾1為::::; 處於中期生命 因其檢索與查 ’所以僅僅影 料維護的負擔 可能一開始就 成本,否則該 降低維護資料 施例而已,並 明申請專利範 範圍所涵蓋。 511011 圖式簡單說明 第1圖,繪製本發明之系統流程圖; 第2圖,繪製本發明之資料登錄作業流程圖; 第3圖,繪製本發明之資料生命週期判別流程圖; 第4圖,繪製本發明之資料維護作業流程圖;以及 第5圖,繪製本發明之資料控制作業流程圖。 【圖式之符號說明】 步驟1 0 0 ····知識管理資料庫及資料庫維護者 步驟2 0 0 · ···定義資料生命週期 步驟300· ···貢料登錄 步驟301 · · · ·修訂版本 步驟3 0 2 · · · ·關鍵詞彙 步驟30 3 · · · ·製作摘要 步驟4 0 0 ····判別資料生命週期 步驟401· ···讀取資料生命週期之定義 步驟402 · ···計鼻貧料之登錄時間差距 步驟40 3 ····進入下一階段之生命週期 步驟5 0 0 · · · ·資料維護 步驟5 0 1 · · · ·決定儲存地點 步驟5 0 2 · · · ·改變儲存媒體 步驟503 · ···決定貢料刪除 步驟6 0 0 · · · ·資料控制 步驟6 0 1 · · · ·存取權限 步驟6 0 2 · · · ·資料安全 步驟6 0 3 · · · ·資料傳遞
第14頁
Claims (1)
- 511011 六、申請專利範圍 1. 一種應用於知識管理中之資料生命週期的控制方法,該 方法至少包括有下列步驟: a. 提供一知識管理資料庫,及該知識管理實料庫之資料維 護者; b. 定義貢料之生命週期’根據貧料的屬性而定義貢料生命 週期之規格; c. 登錄一資料,將該資料根據其屬性,由該資料維護者登 錄在該知識管理資料庫中; d. 判定該資料之生命週期,由目前的時間與資料登錄的時 間,進行比對,以判定該登錄資料之生命週期所處的階 段; e. 維護該資料的儲存型態,係根據上述判定後,所得之該 登錄資料的生命週期階段,以進行該資料之儲存型態的 維護;及 f. 控制該資料的提取型態,係根據上述判定後,所得之該 登錄資料的生命週期階段,以進行該資料之提取型態的 控制。 2. 如申請專利範圍第1項所述之應用於知識管理中之資料 生命週期的控制方法,其中步驟(b)之資料的生命週 期,為一固定週期。 3. 如申請專利範圍弟2項所述之應用於知識官理中之貢料 生命週期的控制方法,其中該固定週期至少可分為短 期、中期與長期。 4. 如申請專利範圍第1項所述之應用於知識管理中之資料511011六、申請專利範圍 _ _ 生命週期的控制方法,其中步驟(c)貢^料登錄的内 容,係指登錄資料的修灯版本、關鍵祠杲及衣作摘 要。 ^ 5·如申請專利範圍第4項所述之應用於知識八官理^中之資料 生命週期的控制方法,其中修訂版本之登錄貧料為為資 料之發生時間與版本數。 ^+ 6 ·如申請專利範圍第5項所述之應用於知識& 干之資料 生命週期的控制方法,其中修訂版本之登錄貢料之發生 的時間,至少需紀錄資料内容的發生时間轉資料登錄 的發生時間。 7. 如申請 生命週 查詢的 彙、事 8. 如申請 生命週 群組所 摘要、 作、擷 文書軟 9. 如申言眚 生命週 資料處 點。寻利範圍第4項所述之應用於妒 期的控制方法,其中關鍵詞彙係主要风 ^ 依據,其至少可分為主題關鍵詞彙、作者關鍵氧 件關鍵詞彙,及其綜合型式之關鍵詞彙。專利範圍第4項所述之應用於知識管理中之資料 期的控制方法,其中製作摘要之方式,可由下多 提供的方式之一種:引用原來資料就已經存在白 由資料庫維護者以人工審閱資料以進行摘要的| =每筆資料之開始的第一段文字、可製作摘要二 體(如微軟視窗word軟體)進行摘要之製作。 ^利範圍第1項所述之應用於知識管理中之資料 2的控制方法,其中步驟(e)之維護資料係指當 "知1期生命週期階段時,決定該資料之儲存地第16頁 5110111 ο ·如申請專利範圍第1項戶 生命週期的控制方法', 資料處於中期生命週期 項所述之應用於知識官理中之資料 i,其中步驟(e )之維濩資料係指當 I期階段時,改變該資料之儲存媒 11 ·如申請專利範圍第丨項所述之應用於知識管理中之資料 生印週期的控制方法,其中步驟(e )之維護資料係指卷 資料處於長期生命週期階段時,決定資料是否刪除。 1 2 ·如申凊專利範圍第1項所述之應用於知識管理中之資 生命週期的控制方法,其中步驟(f )之控制資料係二1 資料改變生命週期階段時,資料庫維護者有權改變 於資料提取之存取權限、資料安全、及資料傳遞之拎 制權限。 &
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