RU2700397C1 - Computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions - Google Patents

Computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions Download PDF

Info

Publication number
RU2700397C1
RU2700397C1 RU2018128225A RU2018128225A RU2700397C1 RU 2700397 C1 RU2700397 C1 RU 2700397C1 RU 2018128225 A RU2018128225 A RU 2018128225A RU 2018128225 A RU2018128225 A RU 2018128225A RU 2700397 C1 RU2700397 C1 RU 2700397C1
Authority
RU
Russia
Prior art keywords
orders
execution
analysis
subordinates
data
Prior art date
Application number
RU2018128225A
Other languages
Russian (ru)
Inventor
Александр Владимирович Даничев
Тимур Маматкулович Ланевский
Юрий Владимирович Ратов
Original Assignee
Публичное акционерное общество "ОДК - Уфимское моторостроительное производственное объединение" (ПАО "ОДК - УМПО")
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Публичное акционерное общество "ОДК - Уфимское моторостроительное производственное объединение" (ПАО "ОДК - УМПО") filed Critical Публичное акционерное общество "ОДК - Уфимское моторостроительное производственное объединение" (ПАО "ОДК - УМПО")
Priority to RU2018128225A priority Critical patent/RU2700397C1/en
Application granted granted Critical
Publication of RU2700397C1 publication Critical patent/RU2700397C1/en

Links

Images

Classifications

    • GPHYSICS
    • G06COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
    • G06QINFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY [ICT] SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES; SYSTEMS OR METHODS SPECIALLY ADAPTED FOR ADMINISTRATIVE, COMMERCIAL, FINANCIAL, MANAGERIAL OR SUPERVISORY PURPOSES, NOT OTHERWISE PROVIDED FOR
    • G06Q10/00Administration; Management
    • G06Q10/06Resources, workflows, human or project management; Enterprise or organisation planning; Enterprise or organisation modelling

Abstract

FIELD: information technology.
SUBSTANCE: invention relates to a computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions. In the method, the activities of enterprises are divided into functional groups, each identifying three key indicators reflecting the assessment of the efficiency of executing instructions, quarterly collecting information on key indicators from independent source and generating input data for each functional group for each subordinate, in each functional group three design indicators are selected, which reflect parameters of efficiency of execution of orders of the head of subordinates, at the stages of expert analysis and formation of output information of key indicators and calculated indicators are analyzed with plotting graphs for each individual activity for each key indicator and the calculated indicator, and based on the analysis results, a conclusion is made on presence of problems in the existing efficiency of executing instructions within each type of activity, formulating recommendations for the manager on the development of efficiency of execution of instructions.
EFFECT: automation of data processing and analysis to assess execution efficiency of instructions.
5 cl, 4 dwg, 2 tbl

Description

Изобретение относится к области управления бизнес-процессами на предприятии, а именно, к оценке эффективности управления предприятием, в частности - контролю выполнения поручений, данных руководителем подчиненным.The invention relates to the field of business process management in an enterprise, namely, to assessing the effectiveness of enterprise management, in particular, to monitoring the execution of instructions given by the head subordinate.

Известен способ автоматизированной обработки данных для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов, позволяющий расширить функциональные возможности, сократить время на принятие управленческого решения, ускорить обработку информации и оперативность принятия решений по проектам. Способ включает автоматизированную систему, состоящую из сервера, снабженного программным обеспечением, по меньшей мере, из одной рабочей станции ввода данных и, по меньшей мере, из одной экспертной рабочей станции, связанных между собой сетью. Сервер формирует на устройствах отображения информации этих рабочих станций различные поля диалоговых окон, относящиеся к этапам ввода данных, их обработки, экспертного анализа и вывода по выполнению проекта. Для каждого этапа вводят соответствующие данные, производится их экспертная оценка, в результате сравнения которой с пороговым значением переходят к следующему этапу, или дорабатывают этап, или завершают проект (патент RU 2480830 от 26.04.2011 - прототип).There is a method of automated data processing for making managerial decisions on a project and a project portfolio, which allows to expand functionality, reduce the time for making managerial decisions, speed up information processing and speed of decision-making on projects. The method includes an automated system consisting of a server equipped with software from at least one data entry workstation and at least one expert workstation connected by a network. The server forms various fields of dialog boxes on the information display devices of these workstations related to the stages of data input, processing, expert analysis and output for the implementation of the project. For each stage, the corresponding data is entered, their expert evaluation is carried out, as a result of comparison with the threshold value, they go to the next stage, or finalize the stage, or complete the project (patent RU 2480830 from 04/26/2011 - prototype).

Недостатком известного способа автоматизированной обработки данных для принятия управленческих решений по проекту и портфелю проектов является отсутствие указания критериев и способа их численной оценки для принятия управленческих решений, а также указания на персональных исполнителей принимающих управленческие решения.A disadvantage of the known method of automated data processing for making management decisions on a project and a project portfolio is the lack of criteria and a method for numerically evaluating them for making managerial decisions, as well as an indication of personal executives making managerial decisions.

Задачей предлагаемого изобретения является разработка компьютерно-реализуемого способа автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, позволяющего проводить оценку загруженности подчиненных с возможностью их сравнения между собой, формировать рекомендации по развитию системы управления предприятием, перераспределять загруженность, мотивировать подчиненных, снизить временные затраты на контроль выполнения поручений.The objective of the invention is to develop a computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, which allows to evaluate the workload of subordinates with the possibility of comparing them with each other, formulate recommendations on the development of the enterprise management system, redistribute workload, motivate subordinates, reduce time costs by control over the execution of orders.

Технический результат, достигаемый при использовании предлагаемого изобретения - обеспечение автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений.The technical result achieved using the proposed invention is the provision of automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions.

Указанный технический результат достигается тем, что в компьютерно-реализуемом способе автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, включающем этапы ввода данных в рабочую станцию, обработки данных на рабочей станции, снабженной программным обеспечением, экспертного анализа и формирования вывода об эффективности выполнения поручений на экспертной рабочей станции, при этом все рабочие станции объединены в компьютерную сеть, согласно предложению на этапе ввода данных все виды деятельности, осуществляемые на предприятии, разделяют по функциональным группам на: «обеспечивающую», «основную», «управленческую» деятельность; в каждой функциональной группе выделяют, по меньшей мере, три ключевых показателя, отражающих оценку эффективности выполнения поручений: «число выполненных поручений подчиненными», «число переносов поручений подчиненными», «число невыполненных поручений подчиненными»; по меньшей мере, ежеквартально собирают информацию по ключевым показателям как минимум из одного независимого источника и формируют входные данные по каждой функциональной группе по каждому подчиненному; на этапе обработки данных в каждой функциональной группе выделяют, по меньшей мере, три расчетных индикатора, отражающих параметры эффективности выполнения поручений руководителя подчиненными: «эффективность», «процент переносов поручений» и «процент невыполненных поручений», при этом «эффективность» рассчитывают по формуле «эффективность» = «число выполненных поручений подчиненными» - «коэффициент актуальности» * «число переносов поручений подчиненными» - «коэффициент важности» * «число невыполненных поручений подчиненными», причем, численные значения «коэффициент актуальности» и «коэффициент важности» находятся в диапазоне 1-5, где 1 соответствует низкому значению веса коэффициента, а 5 высокому значению веса коэффициента, и первоначально задаются на основе аналитической оценки и пересматриваются на основании оценки динамики показателей при наборе статистической базы за период 3-5 лет, при этом «коэффициент актуальности» всегда меньше «коэффициента важности» на целое число; «процент переносов поручений» рассчитывают по формуле «процент переносов поручений» = 100%* «число переносов поручений подчиненными» / «число выполненных поручений подчиненными»; «процент невыполненных поручений» рассчитывают по формуле «процент невыполненных поручений» = 100%* «число невыполненных поручений подчиненными» / «число выполненных поручений подчиненными»; на этапах экспертного анализа и формирования вывода информацию ключевых показателей и расчетных индикаторов анализируют с построением графиков по каждому отдельно взятому виду деятельности для каждого ключевого показателя и расчетного индикатора и по результатам анализа формируют вывод о наличии проблем в существующей эффективности выполнения поручений внутри каждого вида деятельности; а также с построением графиков сравнения видов деятельности между собой по ключевым показателям и расчетным индикаторам и по результатам анализа формируют вывод о наличии проблем баланса между видами деятельности на предприятии в существующей системе управления, а именно, тенденции и аномалии в видах деятельности в процессе выполнения поручений; на основе анализа видов деятельности формулируют рекомендации для руководителя о развитии эффективности выполнения поручений; далее проводят сравнение числа выполненных поручений каждым подчиненным со средним значением числа выполненных поручений всеми подчиненными по каждому отдельно взятому виду деятельности и формируют вывод по оценке загруженности каждого подчиненного; а также проводят сравнение эффективности каждого подчиненного со средним значением эффективности всех подчиненных по каждому отдельно взятому виду деятельности и формируют вывод о количественной оценке эффективности выполнения поручений руководителя каждым подчиненным; проводят сравнение подчиненных между собой и формируют рекомендации о мотивации подчиненных и о перераспределении поручений на следующий период с учетом загруженности.The specified technical result is achieved by the fact that in a computer-implemented method of automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, including the steps of entering data into a workstation, processing data on a workstation equipped with software, expert analysis and generating a conclusion about the effectiveness of the execution of instructions at an expert workstation, while all workstations are connected to a computer network, according to the proposal, at the data entry stage, all types of activity The activities carried out at the enterprise are divided by functional groups into: “providing”, “core”, “management” activities; in each functional group, at least three key indicators are selected that reflect the assessment of the effectiveness of the execution of orders: “the number of orders executed by subordinates”, “the number of transfers of orders by subordinates”, “the number of outstanding orders by subordinates”; at least quarterly collect information on key indicators from at least one independent source and generate input data for each functional group for each subordinate; at the data processing stage, in each functional group, at least three calculation indicators are selected that reflect the performance parameters of the execution of the manager’s instructions by subordinates: “efficiency”, “percentage of transfer of orders” and “percentage of outstanding orders”, while “efficiency” is calculated by the formula “Effectiveness” = “the number of orders executed by subordinates” - “relevance factor” * “the number of transfers of orders by subordinates” - “importance coefficient” * “the number of outstanding orders by subordinates”, with than, the numerical values of “relevance coefficient” and “importance coefficient” are in the range 1-5, where 1 corresponds to a low value of the coefficient weight, and 5 corresponds to a high value of the coefficient weight, and are initially set based on an analytical assessment and revised based on an assessment of the dynamics of indicators at the collection of a statistical base for a period of 3-5 years, while the “relevance coefficient” is always less than the “importance coefficient” by an integer; “Percentage of transfers of orders” is calculated according to the formula “percentage of transfers of orders” = 100% * “number of transfers of orders of subordinates” / “number of completed orders of subordinates”; “Percentage of outstanding orders” is calculated according to the formula “percentage of outstanding orders” = 100% * “number of outstanding orders by subordinates” / “number of completed orders by subordinates”; at the stages of expert analysis and formation of the output, the information of key indicators and calculated indicators is analyzed with the construction of graphs for each individual type of activity for each key indicator and calculated indicator and, based on the analysis results, a conclusion is drawn about the existence of problems in the existing effectiveness of the execution of instructions within each type of activity; as well as with the construction of schedules for comparing activities between each other according to key indicators and calculated indicators and based on the analysis, they conclude that there are balance problems between the types of activities at the enterprise in the existing management system, namely, trends and anomalies in the types of activities during the execution of orders; based on the analysis of activities, formulate recommendations for the leader on the development of the effectiveness of the execution of instructions; then they compare the number of completed orders by each subordinate with the average value of the number of completed orders by all subordinates for each particular type of activity and form a conclusion on the assessment of the workload of each subordinate; and they also compare the effectiveness of each subordinate with the average value of the effectiveness of all subordinates for each particular type of activity and form a conclusion on a quantitative assessment of the effectiveness of the execution of instructions of the head of each subordinate; compare subordinates with each other and form recommendations on the motivation of subordinates and on the redistribution of instructions for the next period, taking into account the workload.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором все ключевые показатели и расчетные индикаторы приведены для каждого проекта, реализуемого на предприятии, с последующей оценкой проектов между собой по средним значениям расчетных индикаторов по каждому виду деятельности.A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, in which all key indicators and calculated indicators are given for each project implemented at the enterprise, followed by an assessment of the projects among themselves according to the average values of the calculated indicators for each type of activity.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на стадии ввода данных персональные данные кодируются по каждому подчиненному.A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, in which, at the data entry stage, personal data is encoded for each subordinate.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе проведенного анализа и построения графиков выявляют возможные ошибки в сборе и обработке вводных данных.A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, in which, based on the analysis and graphing, possible errors in the collection and processing of input data are identified.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе анализа формируют рекомендации по корректировке нормативной документации в части выбора ключевых показателей и расчетных индикаторов, веса коэффициентов «важности» и «актуальности», а также способа их оценки.A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, in which, on the basis of the analysis, recommendations are made for adjusting the regulatory documentation regarding the selection of key indicators and design indicators, the weight of the “importance” and “relevance” coefficients, as well as the way to evaluate them .

Система рабочих станций, объединенных в компьютерную сеть, позволяет на современном техническом уровне реализовать алгоритм оценки эффективности выполнения поручений: удобно сохранять, обрабатывать и анализировать данные, накапливать статистику и проводить сравнение, обеспечивать разноуровневый доступ к системе, в том числе, из внешней по отношению к компьютерной сети предприятия среде, что в совокупности обеспечивает простоту и удобство работы с системой, сокращает время на контроль выполнения поручений.The system of workstations, combined into a computer network, allows implementing an algorithm for assessing the effectiveness of the execution of instructions at a modern technical level: it is convenient to save, process and analyze data, accumulate statistics and make comparisons, provide multilevel access to the system, including from external in relation to The computer network of the enterprise is an environment that together provides simplicity and convenience of working with the system, reduces the time for monitoring the execution of orders.

Обособленная экспертная рабочая станция позволяет анализировать информацию на удалении от места непосредственного выполнения поручений (от места выполнения бизнес-процессов), в том числе, с составлением единой базы знаний по предприятиям отрасли. Система легко масштабируется как внутри одного предприятия, так и на отраслевом уровне и может стать, например, основой нормирования эффективности подчиненных.A separate expert workstation allows you to analyze information at a distance from the place of direct execution of instructions (from the place of execution of business processes), including the compilation of a single knowledge base for enterprises in the industry. The system is easily scalable both within one enterprise and at the industry level and can become, for example, the basis for standardizing the efficiency of subordinates.

Разделение видов деятельности, осуществляемых на предприятии, на обеспечивающую, основную и управленческую позволяет вести расчеты и сравнение эффективности выполнения различных поручений внутри своего вида деятельности, что дает возможность оценить каждый проект и сравнить их между собой, и в дальнейшем организовать системный подход к выбору ключевых показателей и расчетных индикаторов для каждого вида деятельности на предприятии, основанный на статистических данных.Dividing the types of activities carried out at the enterprise into providing, core and managerial allows you to calculate and compare the effectiveness of various tasks within your type of activity, which makes it possible to evaluate each project and compare them with each other, and further organize a systematic approach to the selection of key indicators and calculated indicators for each type of activity in the enterprise, based on statistical data.

Выбор указанных ключевых показателей и расчетных индикаторов позволяет формализовать порядок проведения экспертной оценки, проводить ее методологически объективно и измеряемо, при этом минимизация количества рассчитываемых ключевых показателей позволяет упростить анализ и сократить время его проведения, в том числе удобно для проведения экспресс обработки данных.The selection of these key indicators and calculated indicators allows us to formalize the procedure for conducting an expert assessment, to conduct it methodologically objectively and measurably, while minimizing the number of calculated key indicators allows us to simplify the analysis and reduce its time, including convenient for express data processing.

По меньшей мере, ежеквартальный, например, ежемесячный сбор информации по ключевым показателям, как минимум из одного независимого источника, позволяет отслеживать динамику развития ключевых показателей и позволяет, сверяя данные источников информации, уменьшить вероятность появления ошибки связанной с некорректным вводом данных, при этом основным источником данных является служба планирования.At least a quarterly, for example, monthly collection of information on key indicators, from at least one independent source, allows you to track the dynamics of the development of key indicators and allows, by checking the data of information sources, to reduce the likelihood of errors associated with incorrect data entry, while the main source Data is a planning service.

Обработка данных осуществляется с помощью указанной последовательности реализуемой программно, например, в Excel, на рабочей станции снабженной программным обеспечением.Data processing is carried out using the specified sequence implemented programmatically, for example, in Excel, on a workstation equipped with software.

Возможность корректировки «коэффициента актуальности» и «коэффициент важности» в диапазоне от 1 до 5 позволяет оказывать влияние на результат анализа, при этом предполагается, что невыполнение поручения оказывает более негативный результат, чем перенос срока.The possibility of adjusting the “relevance coefficient” and “importance coefficient” in the range from 1 to 5 allows you to influence the result of the analysis, while it is assumed that the failure to fulfill the order has a more negative result than the postponement.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором все ключевые показатели и расчетные индикаторы приведены для каждого проекта, реализуемого на предприятии, позволяет сегментировать продукцию предприятия и сравнивать группы подчиненных реализующих проекты между собой по средним значениям расчетных индикаторов по каждому виду деятельности.A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of orders, in which all key indicators and design indicators are given for each project implemented at the enterprise, allows you to segment the products of the enterprise and compare groups of subordinate projects implementing among themselves according to the average values of the calculated indicators for each type of activity.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором при формировании входных данных кодируются персональные данные по каждому подчиненному, снижает субъективность оценок и рекомендаций эксперта в случае близкого нахождения эксперта к месту непосредственного проведения бизнес-процесса.A computer-implemented method of automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, in which, when generating input data, personal data for each subordinate is encoded, reduces the subjectivity of the expert’s estimates and recommendations if the expert is close to the place of the business process.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе проведенного анализа экспертом выявляются возможные ошибки в сборе и обработке входных данных позволяет корректировать входные данные независимого источника, являясь обратной связью для независимого источника исходной информации, увеличивая надежность работы системы, а при накоплении базы данных, прогнозировать динамику развития ключевых показателей.A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, in which, based on the analysis, the expert identifies possible errors in the collection and processing of input data allows you to adjust the input data of an independent source, being feedback for an independent source of source information, increasing the reliability of work system, and with the accumulation of the database, to predict the dynamics of the development of key indicators.

Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, в котором на основе анализа проведенного экспертом формируются рекомендации по корректировке нормативной документации в части выбора ключевых показателей и расчетных индикаторов, а также способа их оценки, позволяет по мере накопления базы данных обосновывать первоначально заданные значения нормативных показателей, являясь обратной связью для руководителя системы.A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, in which, based on an analysis by an expert, recommendations are made to adjust the regulatory documentation regarding the selection of key indicators and calculation indicators, as well as the way they are evaluated, as the database accumulates, it justifies initially set values of normative indicators, being feedback for the head of the system.

Предлагаемый способ реализуют следующим образом.The proposed method is implemented as follows.

На фигуре 1 показана блок - схема работы системы рабочих станций с указанием выполняемых ими функций.The figure 1 shows a block diagram of the workstation system with an indication of their functions.

В таблице 1 собраны исходные данные в виде трех ключевых показателей, собранные поквартально за период один год с кодировкой по каждому подчиненному и обработанные исходные данные в виде расчетных индикаторов.Table 1 contains the source data in the form of three key indicators, collected quarterly for a period of one year with coding for each subordinate and processed source data in the form of calculated indicators.

В таблице 2 собраны сводные обобщенные за год ключевые показатели и расчетные индикаторы, приведенные для обеспечивающего вида деятельности.Table 2 summarizes the consolidated key indicators for the year and the calculated indicators for the supporting type of activity.

На фигуре 2 показаны три ключевые показателя для обеспечивающего вида деятельности, распределенные поквартально.The figure 2 shows three key indicators for the supporting type of activity, distributed quarterly.

На фигуре 3 показаны три расчетных индикатора для обеспечивающего вида деятельности, распределенные поквартально.The figure 3 shows three calculated indicators for the supporting type of activity, distributed quarterly.

На фигуре 4 показана динамика выполнения поручений для всех видов деятельности, распределенная поквартально.The figure 4 shows the dynamics of the execution of orders for all types of activities, distributed quarterly.

Таблица 1 в качестве примера показывает динамику изменений статистики по трем ключевым показателям и трем расчетным индикаторам за 4 квартала 2016 года в табличном виде после обработки данных на рабочей станции.Table 1 as an example shows the dynamics of changes in statistics for three key indicators and three calculated indicators for the 4th quarter of 2016 in a tabular form after processing data on a workstation.

На основе представленных данных проводится аналитический этап обработки с выявлением тенденций или построением графиков изменений показателя или индикатора - по времени (в зависимости от поставленной задачи).Based on the data presented, an analytical processing stage is carried out with the identification of trends or the construction of graphs of changes in an indicator or indicator - in time (depending on the task).

К примеру, сотрудник с кодом 1060 перегружен количеством поручениями (относительно среднего значения), следовательно, необходимо корректирующее воздействие (снизить количество поручений, добавить ему ресурсов, перераспределить его поручения на другого).For example, an employee with code 1060 is overloaded with the number of orders (relative to the average value), therefore, a corrective action is necessary (reduce the number of orders, add resources to him, redistribute his orders to another).

Другой пример - сотрудник с кодом 1040 не только выполнил все поручения, но и справился с ними в условиях существенного увеличения их количества к концу года. Это первый кандидат на премирование по итогам.Another example - an employee with code 1040 not only completed all the instructions, but also coped with them in the conditions of a significant increase in their number by the end of the year. This is the first candidate for bonus results.

Третий пример. Количество поручений в первые 3 квартала растет, а в 4 сравнимо с показателем 3. Если эта динамика будет повторяться (ежегодно), то необходимо перераспределять поручения на более ранний годовой период и ставить задачу на поиск причин данной тенденции, при выявлении которой искать адекватные способы решения, - управленческого воздействия на систему. К примеру, корректировать планирование проектов с учетом систематической перегрузки второго полугодия.The third example. The number of orders in the first 3 quarters is growing, and in 4 it is comparable with indicator 3. If this dynamics repeats (annually), then it is necessary to redistribute orders to an earlier annual period and set the task to search for the causes of this trend, in the identification of which to seek adequate solutions , - managerial impact on the system. For example, adjust project planning taking into account the systematic overload of the second half of the year.

В таблице 2 приведен пример первичного анализа данных за период 5 кварталов. На основании данных, представленных в таблице 2, построены фигуры 2 и 3.Table 2 shows an example of an initial analysis of data for a period of 5 quarters. Based on the data presented in table 2, figures 2 and 3 are constructed.

Из фигур 2 и 3 следует, что первое - сильная загрузка второго полугодия 2016 года (подтверждается гипотеза, приведенная в анализе таблицы 1 о несовершенстве системы планирования; в дальнейшем это удалось скорректировать) и второе - аномально высокий процент переносов в 1 квартале 2017 года. Причина - по итогам 2016 года сотрудники, получившие низкие оценки за невыполнение поручений уделили особое внимание тому, чтобы вовремя переносить их сроки, а не выполнить поручение в срок. Данная тенденция была не заметна до того момента, пока не был проведен анализ с построением графиков. В следующем квартале «коэффициент актуальности» для переноса поручений был изменен на больший, о чем было объявлено и процент переносов снизился, а эффективность выполнения поручений - существенно повысилась, несмотря на то, что процент невыполненных поручений немного вырос.From figures 2 and 3 it follows that the first is the heavy load of the second half of 2016 (the hypothesis given in the analysis of table 1 on the imperfection of the planning system is confirmed; this was later corrected) and the second is an abnormally high percentage of transfers in the 1st quarter of 2017. The reason is that, according to the results of 2016, employees who received low marks for failure to fulfill orders gave special attention to postpone their deadlines on time, and not to fulfill the order on time. This trend was not noticeable until the moment the analysis with the construction of graphs was carried out. In the next quarter, the “relevance factor” for transferring orders was changed to a higher one, which was announced and the percentage of transfers was reduced, and the efficiency of order execution increased significantly, despite the fact that the percentage of outstanding orders increased slightly.

На фигуре 4 приведен пример сравнения динамики выполнения поручений для сотрудников, выполняющих различные виды деятельности (обеспечивающую, основную, управленческую).The figure 4 shows an example of comparing the dynamics of the execution of instructions for employees performing various types of activities (providing, basic, managerial).

До 4 квартала 2016 года наблюдался рост количества поручений, причем по функциональной группе - управленческая деятельность - количество невыполненных поручений было на порядок выше, чем по остальным функциональным группам.Until the 4th quarter of 2016, there was an increase in the number of instructions, and for the functional group - management activities - the number of outstanding orders was an order of magnitude higher than for the rest of the functional groups.

К 1 кварталу 2017 года наблюдалось резкое падение количества невыполненных поручений, необъяснимое из предшествующих данных. Необходим анализа ситуации, что могло явиться причиной снижения количества невыполненных поручений и были ли приняты меры воздействия, как то перестроена система управления, пересмотрены стили управления, проведено обучение персонала.By the 1st quarter of 2017, there was a sharp drop in the number of outstanding orders, inexplicable from previous data. It is necessary to analyze the situation, which could be the reason for reducing the number of outstanding orders and whether measures of influence were taken, such as a redesigned management system, revised management styles, and trained personnel.

Claims (5)

1. Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений, включающий этапы ввода данных в рабочую станцию, обработки данных на рабочей станции, снабженной программным обеспечением, экспертного анализа и формирования вывода об эффективности выполнения поручений на экспертной рабочей станции, при этом все рабочие станции объединены в компьютерную сеть, отличающийся тем, что на этапе ввода данных все виды деятельности, осуществляемые на предприятии, разделяют по функциональным группам на: «обеспечивающую», «основную», «управленческую» деятельность; в каждой функциональной группе выделяют, по меньшей мере, три ключевых показателя, отражающих оценку эффективности выполнения поручений: «число выполненных поручений подчиненными», «число переносов поручений подчиненными», «число невыполненных поручений подчиненными»; по меньшей мере, ежеквартально собирают информацию по ключевым показателям как минимум из одного независимого источника и формируют входные данные по каждой функциональной группе по каждому подчиненному; на этапе обработки данных в каждой функциональной группе выделяют, по меньшей мере, три расчетных индикатора, отражающих параметры эффективности выполнения поручений руководителя подчиненными: «эффективность», «процент переносов поручений» и «процент невыполненных поручений», при этом «эффективность» рассчитывают по формуле «эффективность» = «число выполненных поручений подчиненными» - «коэффициент актуальности» * «число переносов поручений подчиненными» «коэффициент важности» * «число невыполненных поручений подчиненными», причем численные значения «коэффициент актуальности» и «коэффициент важности» находятся в диапазоне 1-5, где 1 соответствует низкому значению веса коэффициента, а 5 высокому значению веса коэффициента, и первоначально задаются на основе аналитической оценки и пересматриваются на основании оценки динамики показателей при наборе статистической базы за период 3-5 лет, при этом «коэффициент актуальности» всегда меньше «коэффициента важности» на целое число; «процент переносов поручений» рассчитывают по формуле «процент переносов поручений» = 100% * «число переносов поручений подчиненными» / «число выполненных поручений подчиненными»; «процент невыполненных поручений» рассчитывают по формуле «процент невыполненных поручений» = 100% * «число невыполненных поручений подчиненными» / «число выполненных поручений подчиненными»; на этапах экспертного анализа и формирования вывода информацию ключевых показателей и расчетных индикаторов анализируют с построением графиков по каждому отдельно взятому виду деятельности для каждого ключевого показателя и расчетного индикатора и по результатам анализа формируют вывод о наличии проблем в существующей эффективности выполнения поручений внутри каждого вида деятельности; а также с построением графиков сравнения видов деятельности между собой по ключевым показателям и расчетным индикаторам и по результатам анализа формируют вывод о наличии проблем баланса между видами деятельности на предприятии в существующей системе управления, а именно тенденции и аномалии в видах деятельности в процессе выполнения поручений; на основе анализа видов деятельности формулируют рекомендации для руководителя о развитии эффективности выполнения поручений; далее проводят сравнение числа выполненных поручений каждым подчиненным со средним значением числа выполненных поручений всеми подчиненными по каждому отдельно взятому виду деятельности и формируют вывод по оценке загруженности каждого подчиненного; а также проводят сравнение эффективности каждого подчиненного со средним значением эффективности всех подчиненных по каждому отдельно взятому виду деятельности и формируют вывод о количественной оценке эффективности выполнения поручений руководителя каждым подчиненным; проводят сравнение подчиненных между собой и формируют рекомендации о мотивации подчиненных и о перераспределении поручений на следующий период с учетом загруженности.1. A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions, including the steps of entering data into a workstation, processing data on a workstation equipped with software, expert analysis and generating conclusions about the effectiveness of executing orders on an expert workstation, this all workstations are combined into a computer network, characterized in that at the data entry stage, all activities carried out at the enterprise are divided by function tional groups on "providing", "basic", "management" activities; in each functional group, at least three key indicators are selected that reflect the assessment of the effectiveness of the execution of orders: “the number of orders executed by subordinates”, “the number of transfers of orders by subordinates”, “the number of outstanding orders by subordinates”; at least quarterly collect information on key indicators from at least one independent source and generate input data for each functional group for each subordinate; at the data processing stage, in each functional group, at least three calculation indicators are selected that reflect the performance parameters of the execution of the manager’s instructions by subordinates: “efficiency”, “percentage of transfer of orders” and “percentage of outstanding orders”, while “efficiency” is calculated by the formula “Effectiveness” = “the number of orders executed by subordinates” - “relevance factor” * “the number of transfers of orders by subordinates” “importance coefficient” * “the number of outstanding orders by subordinates”, The numerical values of “relevance coefficient” and “importance coefficient” are in the range of 1-5, where 1 corresponds to a low value of the coefficient weight, and 5 corresponds to a high value of the coefficient weight, and is initially set based on an analytical assessment and revised based on an assessment of the dynamics of indicators when recruiting the statistical base for a period of 3-5 years, while the "relevance coefficient" is always less than the "importance coefficient" by an integer; “Percentage of transfers of orders” is calculated according to the formula “percentage of transfers of orders” = 100% * “number of transfers of orders of subordinates” / “number of completed orders of subordinates”; “Percentage of outstanding orders” is calculated according to the formula “percentage of outstanding orders” = 100% * “number of outstanding orders by subordinates” / “number of completed orders by subordinates”; at the stages of expert analysis and formation of the output, the information of key indicators and calculated indicators is analyzed with the construction of graphs for each individual type of activity for each key indicator and calculated indicator and, based on the analysis results, a conclusion is drawn about the existence of problems in the existing effectiveness of the execution of instructions within each type of activity; as well as with the construction of schedules for comparing activities between each other according to key indicators and calculated indicators and based on the analysis results, they conclude that there are balance problems between the types of activities at the enterprise in the existing management system, namely, trends and anomalies in the types of activities in the process of fulfilling instructions; based on the analysis of activities, formulate recommendations for the leader on the development of the effectiveness of the execution of instructions; then they compare the number of completed orders by each subordinate with the average value of the number of completed orders by all subordinates for each particular type of activity and form a conclusion on the assessment of the workload of each subordinate; and they also compare the effectiveness of each subordinate with the average value of the effectiveness of all subordinates for each particular type of activity and form a conclusion on a quantitative assessment of the effectiveness of the execution of instructions of the head of each subordinate; compare subordinates with each other and form recommendations on the motivation of subordinates and on the redistribution of instructions for the next period, taking into account the workload. 2. Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений по п. 1, отличающийся тем, что все ключевые показатели и расчетные индикаторы приведены для каждого проекта, реализуемого на предприятии, с последующей оценкой проектов между собой по средним значениям расчетных индикаторов по каждому виду деятельности.2. A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions under item 1, characterized in that all key indicators and design indicators are given for each project implemented at the enterprise, with subsequent evaluation of projects among themselves according to the average values of the calculated indicators for each type of activity. 3. Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений по п. 1, отличающийся тем, что на стадии ввода данных персональные данные кодируются по каждому подчиненному.3. A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions under item 1, characterized in that at the data entry stage personal data is encoded for each subordinate. 4. Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений по п. 1, отличающийся тем, что на основе проведенного анализа и построения графиков выявляют возможные ошибки в сборе и обработке вводных данных.4. A computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions under item 1, characterized in that on the basis of the analysis and graphing, possible errors in the collection and processing of input data are identified. 5. Компьютерно-реализуемый способ автоматизированной обработки и анализа данных для оценки эффективности выполнения поручений по п. 1, отличающийся тем, что на основе анализа формируют рекомендации по корректировке нормативной документации в части выбора ключевых показателей и расчетных индикаторов, веса коэффициентов «важности» и «актуальности», а также способа их оценки.5. A computer-implemented method for the automated processing and analysis of data to assess the effectiveness of the execution of instructions under item 1, characterized in that on the basis of the analysis they formulate recommendations for updating the regulatory documentation regarding the selection of key indicators and design indicators, the weight of the “importance” and “coefficients” relevance ”, as well as a way to evaluate them.
RU2018128225A 2018-08-02 2018-08-02 Computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions RU2700397C1 (en)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
RU2018128225A RU2700397C1 (en) 2018-08-02 2018-08-02 Computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
RU2018128225A RU2700397C1 (en) 2018-08-02 2018-08-02 Computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions

Publications (1)

Publication Number Publication Date
RU2700397C1 true RU2700397C1 (en) 2019-09-16

Family

ID=67989512

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
RU2018128225A RU2700397C1 (en) 2018-08-02 2018-08-02 Computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions

Country Status (1)

Country Link
RU (1) RU2700397C1 (en)

Citations (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US20090327051A1 (en) * 2003-10-02 2009-12-31 Diane Nerby Online employee assessment and management performance system and method
RU2480830C2 (en) * 2011-04-26 2013-04-27 Закрытое акционерное общество "Торговый Дом "ПЕРЕКРЕСТОК" Method for automated data processing for making managerial decisions on project or project portfolio
US20150120351A1 (en) * 2013-10-25 2015-04-30 Derick Dorner System and method for employee management and work assignment
US20170116552A1 (en) * 2010-06-04 2017-04-27 Sapience Analytics Private Limited System and Method to Measure, Aggregate and Analyze Exact Effort and Time Productivity

Patent Citations (4)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US20090327051A1 (en) * 2003-10-02 2009-12-31 Diane Nerby Online employee assessment and management performance system and method
US20170116552A1 (en) * 2010-06-04 2017-04-27 Sapience Analytics Private Limited System and Method to Measure, Aggregate and Analyze Exact Effort and Time Productivity
RU2480830C2 (en) * 2011-04-26 2013-04-27 Закрытое акционерное общество "Торговый Дом "ПЕРЕКРЕСТОК" Method for automated data processing for making managerial decisions on project or project portfolio
US20150120351A1 (en) * 2013-10-25 2015-04-30 Derick Dorner System and method for employee management and work assignment

Similar Documents

Publication Publication Date Title
Duffuaa et al. Planning and control of maintenance systems
US20230410019A1 (en) Assisted analytics
US20180365616A1 (en) Systems and methods for management of inventory audits
JP6467264B2 (en) Plan creation support apparatus and plan creation support method
Gupta et al. Modeling lean maintenance metric using incidence matrix approach
Sobhani et al. Integrating ergonomics aspects into operations management performance optimization models: A modeling framework
Milliken Transforming big data into supply chain analytics
Korde et al. State-of-the-art review of construction performance models and factors
Phogat et al. Development of framework for just-in-time implementation in maintenance: An ISM-MICMAC approach
Kryukov et al. Assessment of transport enterprise readiness for digital transformation
RU2700397C1 (en) Computer-implemented method for automated processing and analysis of data to assess the efficiency of execution of instructions
Aju Kumar et al. Maintenance performance evaluation using an integrated approach of graph theory, ISM and matrix method
Erdoğan et al. More effective sprint retrospective with statistical analysis
JP5200678B2 (en) Service system, service system management method, and program
Alzebdeh et al. Cost estimation practices prevalent in construction projects in Oman
EP3846096A1 (en) Systems and methods for identifying an officer at risk of an adverse event
Arsakulasooriya et al. Applicability of lean maintenance in commercial high-rise buildings: A case study in Sri Lanka
Piechowski et al. Use of KPI Indicators to Optimize Production Process Performance–Case Study
Mohamed et al. Leading indicators for safety management: Understanding the impact of project performance data on safety performance
Ahmadi Aircraft scheduled maintenance programme development: decision support methodologies and tools
Pun et al. A cloud-based fuzzy multi-criteria decision support system for procurement process in facility management
Reuter et al. Global Production Networks–An approach to find the optimal operating point in the conflict between risk-and cost-minimization
Al Shaalane Improving asset care plans in mining: Applying developments from aviation maintenance
Tshabuse Applying preventive and predictive maintenance best practice on plant maintenance
Fedorov et al. Taxonomy of candidate’s selection for prioritized predictive maintenance in maintenance, repairs and overhaul organizations