KR20230043078A - 전자메일 승인관리시스템 - Google Patents

Abstract

(1) 기술분야
정보통신
(2) 해결하려는 과제
본 발명은 전자메일을 사용한 승인요청을 관리하는 시스템으로, 승인권자가 답변내용을 직접 작성해야 되는 불편함, 답변 문장의 모호함으로 인한 혼란, 전자메일을 사용한 답변으로 자동화가 어려운 문제를 해결하기 위한 것이다.
(3) 과제의 해결 수단
본 발명은 관리자가 전자메일로 승인요청을 할 수 있도록 다양한 승인요청케이스 템플릿을 관리하는 단계, 승인권자의 답변이나 승인요청케이스의 생성 방법에 따라 이후 작업을 자동화하기 위한 자동화 시나리오 관리단계, 승인요청자가 승인요청케이스를 생성하는 단계, 승인권자가 승인요청 전자메일 본문의 메뉴를 선택하면 이를 수신하는 단계, 및 승인요청 답변에 따라 자동화가 수행되는 단계를 포함한다.
(4) 기대효과
본 발명에 따르면, 가장 보편적으로 사용되는 전자메일을 사용한 승인요청을 쉽고 효율적으로 관리할 수 있으며, 모든 전자메일 클라이언트에서 바로 적용할 수 있다.

Description

전자메일 승인관리시스템 {E-mail Approval Management System}

본 발명은 전자메일(이메일)을 사용하여 승인권자에게 승인요청을 하고 승인결과에 맞춰 자동으로 다음 동작을 수행하는 방법과 시스템에 관한 것이다.

전자메일은 인터넷이 발명된 이후 가장 오랫동안 빈번하게 사용되고 있으며 특히 공식적인 문서에서 전자메일의 내용은 법적인 효력까지 가지고있다.

전자메일은 기업에서 가장 범용적으로 사용되고 있는 의사전달 수단이지만 다양한 전자메일 클라이언트 프로그램의 호환성의 이유로 변화나 발전이 없어서 사용자 편의성이 떨어진다.

기업에서 전자메일을 통해 승인권자에게 승인을 요청하고 답변을 받는 방식은, 전자메일의 본문에 승인요청에 대한 설명을 작성하고 승인권자도 역시 본문에 승인이나 거부 등에 대한 내용을 일일이 작성하여 요청에 대해 답변한다.

따라서 승인권자의 문장에 따라 승인 결과의 해석이 모호할 수 있고 모바일 등 작은 단말기에서는 승인요청에 대한 답변을 작성하기가 쉽지 않아서 업무의 효율이 좋지 않다.

또한 전자메일 본문에 승인권자가 문장으로 승인요청 결과를 작성하기 때문에, 승인요청 결과에 맞춰 이후의 작업을 자동화하기 어려워 별도의 승인관리 소프트웨어를 사용해야 된다.

본 발명은 상술한 문제점을 해결하기 위한 것으로서, 승인요청 메일의 본문에 승인권자가 클릭을 통해 선택할 수 있는 메뉴를 제공하고 선택된 메뉴에 따라 이후의 작업을 자동화하는 것을 기술적 과제로 한다.

상술한 기술적 과제를 달성하기 위한 본 발명에 따른 전자메일 승인관리시스템은, 여러 승인 요청에서 사용할 수 있도록 다양한 전자메일 승인요청케이스 템플릿을 관리하고 승인요청자가 승인요청케이스에 케이스를 생성하면, 케이스에 입력되고 선택된 메뉴로 전자메일의 본문이 자동으로 생성되어 승인권자에게 보내진다.

승인권자는 승인요청 메일을 수신한 후 본문의 메뉴를 클릭하여 전자메일 승인관리시스템에게 승인요청 결과를 전송하고, 승인요청케이스에서 선택한 자동화 시나리오에 맞춰 자동으로 미리 정의되어 있는 작업이 수행되는 단계를 포함한다.

본 발명은 승인권자가 승인요청에 대한 답변으로 선택할 수 있는 메뉴를 전자메일의 본문에 전송하여, 승인요청에 대해 쉽고 명확한 답변을 할 수 있어서 불명확한 의사전달의 문제와 승인 여부에 대해 답변 메일에 번거롭게 문장을 작성해야 되는 답변과정에 대한 문제를 해결한다.

승인요청 답변을 전자메일 승인관리시스템에서 HTTPS 통신으로 바로 수신하기 때문에 전자메일을 통한 통신지연을 방지하고, 승인요청 답변의 결과에 맞는 미리 정의되어 있는 자동화 시나리오에 의해 이후의 작업을 자동화할 수 있다.

본 발명은 모든 전자메일 클라이언트에 바로 적용할 수 있고 실제 구현이 용이하여 바로 업무에 적용할 수 있다.

도 1은 본 발명에 사용되는 통신시스템의 일실시 예 구성도.
도 2, 도3, 도 4, 도 5, 도 6은 본 발명에 필요한 전자메일 승인관리시스템의 관리자 기능에 필요한 인터페이스의 일실시 예 구성도.
도 7과 도 8은 본 발명에 필요한 승인요청자가 승인요청케이스를 생성하기 위해 필요한 인터페이스의 일실시 예 구성도.
도 9, 도 10, 도 11은 본 발명에 사용되는 승인요청 전자메일의 일실시 예 구성도.
도 12는 본 발명에서 웹 브라우저의 URL을 통해 승인권자의 답변이 전달되는 일실시 예 구성도.
도 13와 도 14은 본 발명에 따른 승인요청 절차를 나타낸 일실시 예 흐름도.

이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 실시 예에 대해 상세히 설명한다.

도 1은 본 발명에 적용되는 통신시스템의 일실시 예 구성도다.

본 발명이 적용되는 통신시스템은 도 1에 도시된 바와 같이, 웹서버와 데이터베이스 및 API(Application Programming Interface: 애플리케이션 프로그램 인터페이스)를 통해 타 시스템과 연동 기능을 포함한 자동화 기능이 있는 전자메일 승인관리시스템(100), 승인요청자와 승인권자에 대한 정보를 동기화할 수 있는 사용자 데이터베이스(300), 전자메일 승인관리시스템(100)으로 이벤트를 전송하여 승인요청케이스를 생성하고 승인권자의 승인요청 결과에 따라 이후의 작업을 수행할 수 있는 타 시스템(400), 그리고 승인권자의 단말기에 설치되어 있는 전자메일 클라이언트(500)로 구성된다.

우선, 전자메일 승인관리시스템(100)은 다음과 같은 기능을 수행한다.

첫째, 관리자가 승인요청케이스 템플릿을 생성하고 관리하는 도2와 도 3의 기능이 있으며, 타 시스템(400)에서 API 이벤트를 통해 자동으로 케이스를 생성하거나 승인권자의 승인요청 답변에 따라 미리 정의되어 있는 작업을 수행하도록 관리하는 시나리오 기능으로 도 4, 도 5, 도 6의 관리자 인터페이스를 제공한다.

둘째, 승인요청자 및 승인권자에 대한 정보는 사용자 데이터베이스(300)와 연동하여 승인요청자 및 승인권자에 대한 정보를 내부 데이터베이스에 생성하고 계속적으로 최신 데이터를 유지한다.

셋째, 승인요청자가 전자메일 승인관리시스템에 로그인하여 승인요청케이스를 생성하고 관리하는 도 7과 도8의 인터페이스를 제공한다.

넷째, 승인요청케이스를 통해 승인권자에게 전송되는 메일의 구성은 일실시 예 구성도 도 9, 도 10, 도 11에서 설명한다.

이하에서는 도 2, 도 3, 도 4, 도 5, 도 6에서 표현하는 전자메일 승인관리시스템의 관리자 인터페이스를 설명한다.

도 2는 관리자 인터페이스에서, 승인요청케이스 템플릿을 관리하는 인터페이스로 템플릿 번호(A104), 템플릿 이름(A106), 템플릿 설명(A108), 템플릿 생성일자(A110)을 표시한다. 관리자는 이곳에서 신규 템플릿 생성 메뉴(A102)를 통해 새로운 템플릿을 도 3과 같이 생성할 수 있고 기존 템플릿에서 수정 및 삭제할 수 있다.

도 3은 관리자 인터페이스에서 승인요청케이스 템플릿을 생성하는 예시이다.

케이스 번호(B102)는 정해진 케이스 번호 규칙에 의해 순차적으로 번호가 자동으로 생성된다.

승인요청자(B104)는 승인요청케이스를 생성하는 사용자이름으로 자동으로 생성된다.

승인권자(B106)은 승인요청자가 승인요청케이스를 생성할 때 선택할 수 있는 메뉴다.

생성일자(B108)은 현재 날짜로 자동으로 생성된다.

케이스 템플릿(B110)은 승인요청자가 요청하려는 승인목적에 맞게 승인요청케이스를 생성할 때 선택할 수 있는 메뉴다.

메일 제목(B112)과 메일 본문(B114)은 승인요청자가 승인요청케이스를 생성할 때 직접 입력하는 항목이다.

도 3의 승인답변 메뉴 항목의 선택 메뉴(B116)와 하이퍼링크(B118)는 선택된 케이스 템플릿(B110)에 따라 자동으로 생성되는 항목이다.

하이퍼링크(B118)의 예제(B120)는 “전자메일 승인관리시스템의 웹서버 URL + 승인요청케이스 번호 + 승인답변 + 승인권자 이름” 형식으로 구성되고, 실제 예시로 “https://emailapproval.kr/?case_num=APR-55?value=Approved?replied=Rick%20Lee”가 될 수 있다. 이 예시에서 “https://emailapproval.kr”이 전자메일 승인관리시스템의 웹서버 URL이고, “APR-55”는 승인요청케이스 번호, “Approved”는 승인답변, “Rick%20Lee”가 승인권자의 이름이다.

자동화 시나리오 선택메뉴(B124)에서 도 5의 관리자가 미리 생성해둔 시나리오 번호(D102)를 선택하면 자동으로 항목(B122)에 이에 대한 도 5의 시나리오 이름(D104)이 표시된다.

첨부 파일(B126)은 승인요청자가 승인요청케이스를 생성할 때 필요에 따라 파일을 첨부하는 메뉴다.

도 4는 자동화 시나리오를 구성할 때 선택할 수 있는 자동화 작업 모듈의 리스트로 관리자가 생성 및 관리한다.

모듈 번호(C102)는 작업의 종류에 따라 작업 모듈의 번호가 순차적으로 생성되고, 모듈 이름(C104)은 관리자가 입력하고 자동화 작업(C106)은 관리자가 스크립트언어나 프로그램으로 생성한 것이다.

도 5는 도 4의 자동화 작업 모듈 리스트의 자동화 작업(C106)을 순서대로 연결하여 생성한 자동화 시나리오다.

시나리오 번호(D102)와 생성일자(D108)는 자동으로 생성되며, 시나리오 이름(D104)과 시나리오 설명(D106)은 관리자가 도 6에서 예시로 보여주는 시나리오 생성에서 입력한 시나리오 이름(E104)과 시나리오 설명(E108)을 표시한다.

도 6은 자동화 시나리오의 생성 예시이다.

시나리오 번호(E102)와 생성일자(E106)는 자동으로 생성되고, 시나리오 이름(E104)와 시나리오 설명(E104)은 관리자가 입력한다.

시나리오에서 승인권자 답변(E110) 항목에 답변 조건을 입력하고, 작업 자동화(E112)에는 원하는 작업을 자동화할 수 있도록 도 4에 리스트 되어있는 필요한 모듈 번호(C102)를 순차적으로 선택하고, 모듈에 따라 필요한 추가 옵션(DF-1과 DF-2의 경우)을 선택한다.

마지막 작업(E112) 항목은 작업 자동화(E112)가 종료되고 어떤 작업을 수행할지 도 4의 모듈 번호(C102)에서 선택한다.

도 7은 승인요청자가 전자메일 승인관리시스템에서 제공하는 승인요청케이스 관리기능을 통해 승인요청케이스를 관리하는 기능이다.

케이스 번호(J102)는 도 8의 승인요청케이스 작성 예시에서 케이스 번호(K102)의 항목으로 자동으로 순차적으로 생성되며, 승인권자 이름(J104)은 도 8의 승인권자(K106) 항목, 케이스 설명(J106)은 도 8의 케이스 설명(K124), 생성일자(J108)는 도 8의 생성일자(K110)에서 가져온다.

도 8은 승인요청케이스 작성 예시로, 케이스 번호(K102)는 자동 생성되며 승인요청자(K104)는 승인요청케이스 생성자의 이름이 자동으로 표시되며, 승인권자(K106) 및 케이스 템플릿(K108)과 자동화 시나리오(K120)는 저장되어 있는 항목에서 선택하고, 메일 제목(K112) 및 메일 본문(K114)과 케이스 설명(K124)은 승인요청자가 직접 입력한다.

승인답변 메뉴의 선택 메뉴(K116) 항목과 하이퍼링크(K118)는 선택한 케이스 템플릿(K108)에 의해 자동으로 생성되며, 첨부 파일(K122)은 승인요청에 필요한 파일이 있으면 첨부한다.

승인권자의 승인요청 결과는 항목(K126)에 표시되고 요청결과 시간(K128) 항목에는 언제 승인요청에 대해 답변했는지 시간이 표시된다.

자동화 작업 진행 상태의 변화는 항목(K132)에 어떤 작업이 진행 중이거나 완료됨으로 표시되고 작업 진행 시간(K130)에 최종 작업 완료 시간이 표시된다.

도 9와 도 10은 본 발명에서 사용되는, 승인요청에 사용되는 전자메일 구성도의 예시이다.

도 8에서 선택한 케이스 템플릿(K108)에 따라 승인권자에게 전송되는 전자메일의 구성이 달라진다. 도 8에서 입력한 메일 제목(K112)과 메일 본문(K114)은 도 9의 전자메일 제목(R102)과 전자메일 본문(R104)에 표시되며, 승인권자가 메뉴를 클릭하여 승인요청에 대한 답변을 할 수 있다는 안내문(R106)이 자동으로 메일 본문에 삽입된다.

도 8의 승인답변 메뉴의 선택 메뉴(K116)와 하이퍼링크(K118)는 도 9의 전자메일 본문의 선택 메뉴(R108)에 표시된다.

도 8에서 선택한 케이스 템플릿(K108)에 따라 도 10의 승인답변 메뉴(S102)에 아이콘을 표시할 수 있다.

도 11은 승인권자가 승인요청에 대한 답변으로 선택하도록 제공되는 전자메일 본문 메뉴의 예시이다.

승인권자 선택 메뉴 예시(T102)는 요청 수락, 요청 보류, 요청 거부의 세가지 메뉴로 구성되어 있으며, 메뉴별 하이퍼링크 구문(T104)은 각 승인권자 선택 메뉴에 어떤 내용의 하이퍼링크가 삽입되는지 보여주고, 메뉴별 하이퍼링크 예시(T106)는 실제로 이 발명에서 실험을 위해 사용된 예시를 보여주고 있다.

도 12는 승인권자가 선택 메뉴 예시(R108 또는 S102)를 선택하면 발생하는 웹 브라우저를 통해 하이퍼링크의 정보가 전달되는 예시를 보여주고 있다. 웹 브라우저는 승인요청 답변이 성공적으로 전달됐음을 보여주고, JavaScript의 기능을 통해 웹 브라우저를 바로 종료 시켜 승인권자의 번거로움을 해결할 수 있다.

상기와 같이 구성된 통신시스템에 적용되는 본 발명은 다양한 형태의 승인요청 절차에 따라 이를 관리하고 자동화할 수 있으며, 일반적인 승인요청에는 두가지 실시예로 구분될 수 있다.

본 발명의 제1실시 예는 도 13에서 표시하는 전자메일 승인관리시스템(100)의 케이스관리 인터페이스를 통해 승인요청자가 승인요청케이스를 생성하는 사례이다.

승인요청자는 승인요청케이스에 필요한 항목들을 모두 입력하여 신규 전자메일 승인요청케이스를 생성(X102)한다.

생성된 케이스의 내용은 승인권자의 단말에 있는 전자메일 클라이언트(400)에 전자메일로 전송(X104)된다.

승인권자가 메일 본문의 메뉴 중 하나를 선택하면 자동으로 전자메일 승인관리시스템의 웹서버에서 승인권자가 선택한 내용을 수신(X106)한다.

승인권자가 선택한 메뉴(X110)에 따라 도 8의 승인요청케이스에서 선택한 자동화 시나리오(K120)가 수행된다. 이 예시에서는 요청 보류(X108)시 지정된 횟수의 독촉 메일을 발송하고 응답이 없으면 요청 거부(X112)의 작업이 수행되며, 승인권자가 요청 승인시 요청된 작업이 자동으로 수행(X114)된다.

본 발명의 제2실시 예는 도 14에서 표시하는, 타 시스템(300)에서 미리 정의되어 있는 API 규약에 맞춰 이벤트 정보를 보내서 자동으로 전자메일 승인관리시스템(100)에 승인요청케이스를 생성(Y102)하는 것이다.

승인요청케이스가 생성된 방법은 다르지만, 선택된 자동화 시나리오(K120)에 따라 생성된 승인요청 전자메일이 승인권자에게 전송되고 승인권자의 답변에 따라 제 1실시 예와 비슷하거나 다른 대응 작업이 수행된다.

이 예에서는 최종적으로 승인요청케이스를 생성한 타 시스템에 API로 케이스의 진행사항을 전달(Y114)한다.

본 발명이 속하는 기술 분야의 당업자는 본 발명이 그 기술적 사상이나 필수적 특징을 변경하지 않고서 다른 구체적인 형태로 실시될 수 있다는 것을 이해할 수 있을 것이다. 그러므로, 이상에서 기술한 실시 예들은 모든 면에서 예시적인 것이며 한정적인 것이 아닌 것으로 이해해야만 한다. 본 발명의 범위는 상기

상세한 설명보다는 후술하는 특허청구범위에 의하여 나타내어지며, 특허청구범위의 의미 및 범위 그리고 그 등가 개념으로부터 도출되는 모든 변경 또는 변형된 형태가 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 한다.

100: 전자메일 승인관리시스템
200: 네트워크
300: 사용자 데이터베이스
400: 타 시스템
500: 전자메일 클라이언트

Claims (1)

1. 승인요청케이스를 통해 전자메일로 승인권자에게 승인요청을 하고 답변 결과를 저장 및 관리하는 단계;
   전자메일로 승인권자에게 승인요청에 대해 선택할 수 있는 메뉴를 제공하는 단계;
   승인요청 답변을 수신하고 승인요청 답변에 따라 자동화를 수행하는 단계;
   승인요청 전자메일에 승인권자에게 승인요청에 대해 선택할 수 있는 메뉴를 제공하고, 승인요청 답변을 수신하여 승인요청 답변에 따라 자동화하는 방법.
   

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