KR20230006300A - System and method for automatic meeting minutes generation in video conferences - Google Patents

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KR20230006300A
KR20230006300A KR1020210087336A KR20210087336A KR20230006300A KR 20230006300 A KR20230006300 A KR 20230006300A KR 1020210087336 A KR1020210087336 A KR 1020210087336A KR 20210087336 A KR20210087336 A KR 20210087336A KR 20230006300 A KR20230006300 A KR 20230006300A
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Abstract

The present invention is to provide a method and system for recording conversations that take place in a remote meeting for participants and time zones and then automatically converting the same into a meeting minutes document file. The system and method for automatically generating meeting minutes for a video conference to achieve the object of the present invention comprise the steps of: receiving and storing, in a video conference server, the application information for a remote conference room from a video conference host; opening a remote conference room in the remote conference server according to application information for the remote conference room and authenticating access of remote conference participants; matching and storing, in the remote conference server, a remote conference participant whose access is authenticated and a talk slot allocated to the participant; recognizing, in the remote conference server, whether the remote conference participant matched with the talk slot makes a presentation based on whether the talk slot is activated, separating the presentations of the remote conference participants by time slots when the talk slots are activated and saving the same as separate audio files; and converting, in the remote conference server, a voice file of the remote conference participant into a meeting minutes document file using a speech-to-text function.

Description

화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법{System and method for automatic meeting minutes generation in video conferences}System and method for automatic meeting minutes generation in video conferences

본 발명은 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 원격으로 이루어지는 음성 또는 영상회의에서 주고 받았던 대화 내용을 참석자별, 시간대별로 녹음한 다음 회의록 문서파일로 자동 변환해주는 방법 및 그 시스템에 관한 것이다.The present invention relates to a system and method for automatically generating meeting minutes in a video conference, and more particularly, to a method for automatically converting conversation contents exchanged in a remote audio or video conference by participant and by time slot into a meeting minutes document file. and to that system.

통상적으로 원격 전화회의 서비스(Conference Call Service)라 함은 다수의 가입자가 동일한 시간에 통화를 연결하여 동시에 다자간의 통화를 구현함으로써 회의가 가능하도록 해주는 서비스를 말한다. 이러한 원격 전화회의는 영상 전화회의 서비스를 모두 포함하며, 유선전화 통신망을 통한 원격 전화회의 서비스 또는 유무선 인터넷망을 통한 원격 전화회의 서비스를 모두 포함한다.Conventionally, a conference call service refers to a service that enables a conference by allowing multiple subscribers to connect calls at the same time and implement multi-party calls at the same time. This remote conference call includes all video conference services, and includes both a remote conference call service through a wired telephone communication network or a remote conference call service through a wired/wireless Internet network.

원격 전화회의 서비스는 주로 회사에서 많이 사용된다. 따라서, 회사 내부에서 이루어지는 대면회의와 마찬가지로 회의 내용을 공식적인 문서로 기록할 필요가 있다.Teleconferencing services are mainly used in companies. Therefore, it is necessary to record the contents of the meeting in an official document, just like a face-to-face meeting held inside the company.

도 1은 종래의 원격 음성회의 시스템 및 이를 이용한 회의록 파일 작성 과정을 나타낸다. 회의록 작성 과정을 설명하기에 앞서 원격 음성회의를 구현하는 통상적인 시스템을 간단히 설명한다. 원격회의 서버(10)는 원격회의 주최자(21)로부터 사전에 원격회의 청약 또는 신청을 받아 고객 등록 절차를 진행한다. 이 고객 등록 절차를 통해 원격회의 서버 (10)는 원격회의 주최자(21)의 신상 정보, 회의방 예약관련 정보, 과금 정보 등을 데이터베이스에 저장한다. 고객 등록을 완료한 원격회의 주최자(21)는 1회 또는 상시 원격 전화회의 서비스를 이용할 수 있다.1 shows a conventional remote audio conference system and a process of creating a meeting minutes file using the same. Before explaining the process of taking meeting minutes, a typical system for implementing teleconferencing is briefly described. The remote conference server 10 receives a subscription or application for a remote conference in advance from the remote conference organizer 21 and proceeds with a customer registration procedure. Through this customer registration procedure, the remote conference server 10 stores the personal information of the remote conference host 21, conference room reservation information, billing information, and the like in a database. The remote conference organizer 21 who has completed customer registration can use the remote conference call service once or at all times.

원격회의 주최자(21)는 원격 전화회의가 필요한 경우 원격회의 서버(10)를 운용하는 컨퍼런스 콜 센터에 연락하여 사전에 원격회의방을 예약 한다. 원격회의방 예약은 회의 일시, 시간, 참석자 수 등의 정보를 통지하고, 담당 오퍼레이터가 이를 원격회의 서버(10)의 회의 데이터베이스에 입력하는 과정을 통해 이루어진다. 물론 원격 회의 주최자(21)가 유무선 통신망을 통해 제공되는 다양한 예약 서비스(안내 멘트를 따라 전화기 키패드를 통한 입력, 웹/앱 페이지를 통한 입력)를 통해 원격회의방 예약을 자동으로 할 수도 있다.When a remote conference is required, the remote conference organizer 21 contacts the conference call center that operates the remote conference server 10 to reserve a remote conference room in advance. Reservation of the remote conference room is performed through a process in which information such as the date and time of the conference, the number of attendees, and the like is notified, and the operator in charge inputs the information into the conference database of the remote conference server 10 . Of course, the remote conference organizer 21 may automatically reserve a remote conference room through various reservation services provided through wired/wireless communication networks (input through a phone keypad following an announcement, input through a web/app page).

원격회의 주최자(21)는 원격회의 방 예약을 통해 회의방에 입장할 수 있는 비밀번호를 부여받고, 이를 원격회의 참석자(22,23) 들에게 공지한다. 예약된 시간이 되면 원격회의 서버(10)는 해당 원격회의 주최자(21)를 위해 사 전에 예약된 참석자 수만큼 전화 회선을 확보하여 가상의 원격회의방(30)을 생성하고 대기한다. 원격회의 주최 자(21) 및 참석자(22,23)는 부여받은 비밀번호를 이용하여 인증을 받은 후에 원격회의방(30)에 입장하여 회의를 진행한다. 회의가 종료되면, 원격회의 서버(10)는 회의 시간, 사용된 회선 수 또는 데이터 패킷 수 등을 고려하 여 사용료를 계산하고, 일정 주기별로 원격회의 주최자(21)에게 과금을 하게 된다.The remote conference organizer 21 receives a password for entering the conference room through a remote conference room reservation, and notifies the remote conference attendees 22 and 23 of this password. When the reserved time arrives, the remote conference server 10 creates a virtual remote conference room 30 by securing as many telephone lines as the number of participants previously reserved for the corresponding remote conference host 21 and waits. The remote conference host 21 and the participants 22 and 23 enter the remote conference room 30 after being authenticated using the given password and proceed with the conference. When the conference ends, the remote conference server 10 calculates a usage fee in consideration of the conference time, the number of lines used, or the number of data packets, and charges the remote conference organizer 21 for each predetermined period.

원격 전화회가 종료되면, 상기 원격회의 주최자(21)는 원격회의 서버(10)에 해당 원격회의에 대한 회의록을 작 성해 줄 것을 요청할 수 있다. 이 요청은 회의 시작 전, 후 언제라도 가능하며, 원격회의 서버(10)에서 제공하는 메뉴를 통해 자동으로 요청할 수도 있고, 원격회의 서버(10)을 운용하는 컨퍼런스 콜 센터에 전화하여 수동 으로 요청할 수도 있다. 이로, 자성 요청이 접수되면, 담당 속기사(40)는 요청 대상 원격회의의 녹음파일(15)을 기록하게 된다.When the teleconference ends, the remote conference organizer 21 may request the remote conference server 10 to prepare meeting minutes for the corresponding teleconference. This request can be made at any time before or after the conference, and can be requested automatically through the menu provided by the remote conference server 10 or manually by calling the conference call center that operates the remote conference server 10. there is. Accordingly, when a request for self-reflection is received, the stenographer 40 in charge records the recorded file 15 of the teleconference subject to the request.

원격 전화회가 종료되면, 상기 원격회의 주최자(21)는 원격회의 서버(10)에 해당 원격회의에 대한 회의록을 작성해 줄 것을 요청할 수 있다. 이 요청은 회의 시작 전, 후 언제라도 가능하며, 원격회의 서버(10)에서 제공하는 메뉴를 통해 자동으로 요청할 수도 있으며, 원격회의 서버(10)를 운용하는 컨퍼런스 콜 센터에 전화하여 수동으로 요청할 수도 있다.When the teleconference ends, the remote conference host 21 may request the remote conference server 10 to prepare meeting minutes for the corresponding teleconference. This request can be made at any time before or after the conference, and can be requested automatically through a menu provided by the remote conference server 10 or manually by calling the conference call center that operates the remote conference server 10. there is.

해당 원격회의에 대한 회의록 작성 요청이 접수되면, 담당 속기사(40)는 요청 대상 원격회의의 녹음파일(15)을 처음부터 끝까지 재생하면서 그 내용을 청취하여 문서로 기록한다. 이때, 속기사(40)는 해당 원격회의의 전체 회의 참석자(20)에 대한 명단을 알 수 없을 뿐만 아니라, 회의 중 진술한 사람과 참석자를 대응시킬 수 있는 정보가 없기 때문에, 녹취파일 (45)에 회의 참석자(20)의 이름을 직접 기입하지 못한다. 그 결과, 참석자 A,B,C와 같이 임의로 표기된 상태로 녹취파일(45)을 작성하여 원격회의 주최자(21)에게 전송하게 된다.When a request for writing meeting minutes for a corresponding remote conference is received, the stenographer 40 in charge listens to and records the contents as a document while playing the recorded file 15 of the requested remote conference from beginning to end. At this time, the stenographer 40 cannot know the list of all the participants 20 of the remote conference, and since there is no information that can match the person who made the statement during the conference and the participant, the recorded file 45 The name of the conference attendee 20 cannot be entered directly. As a result, a recording file 45 is prepared and transmitted to the remote conference organizer 21 in a state arbitrarily marked as attendees A, B, and C.

도 2는 종래의 원격 영상회의에서의 회의록 파일 작성과정을 나타낸다. 원격 영상회의에서는 전체 회의 참석자 (20)의 얼굴을 전송하는 것 이외에 전자칠판에 전달하고자 하는 정보를 직접 기재하거나 프리젠테이션 자료를 띄우는 경우가 있다. 이러한 원격 영상회의에 대한 회의록 파일을 작성하기 위해서는 도 1을 참조로 설명한 원격 음성회의에서 보다 더 많은 자료가 요구된다.2 shows a process of creating a meeting minutes file in a conventional remote video conference. In remote video conferencing, in addition to transmitting the faces of all conference participants 20, there is a case of directly writing information to be conveyed on the electronic board or displaying presentation materials. In order to create a meeting minutes file for such a remote video conference, more data than in the remote audio conference described with reference to FIG. 1 are required.

이러한 종래의 원격 전화회의의 회의록 작성 과정은 여러가지 불편한 점을 많이 가지고 있었다. 무엇보다도 회의 내용에 대하여 속기사가 이를 일일이 재생하면서 녹취하여야 하기 때문에 회의 시간보다 회의록 파일을 작성하는데 훨씬 더 많은 시간이 소요되었다. 또한, 회의록 파일에 회의 참석자 A, B, C로만 기재되어 있기 때문에, 이 녹취파일을 전송받은 원격회의 주최자(21)가 이를 일일이 참석자 이름이나 직책으로 변환시켜주어야 하는 번거로움이 있었다. 또한, 녹취파일이 시계열적으로만 작성되어 있기 때문에 특정 회의 참석자의 진술 내용만을 별도로 편집하지 못하고, 일일이 해당 참석자의 진술 내용을 확인하여야 하는 번거로움이 있었다.The process of preparing minutes of such a conventional teleconference has many inconvenient points. Above all, since the stenographer had to play and record the contents of the meeting one by one, it took much more time to prepare the minutes file than the meeting time. In addition, since only conference attendees A, B, and C are listed in the meeting minutes file, the teleconference organizer 21 who received the recorded file had to convert it into the names or positions of the participants one by one. In addition, since the recording file is created only in time series, it is not possible to separately edit only the statement of a specific meeting participant, and it is inconvenient to check the statement of the participant individually.

본 발명은 상기한 종래의 문제점을 해결하기 위하여 개발된 것으로, 원격 전화회의에서 있었던 회의 내용을 각 참석자별로 자동으로 분리 인식하고, 이를 시간대별로 관리하면서 STT(Speech To Text) 기능을 이용하여 문서화함으로써 원격 전화회의에 대한 회의록 문서파일을 참석자별, 시간대별로 자동으로 작성할 수 있도록 해주는 원화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법을 제공하는데 그 주된 목적이 있다.The present invention was developed to solve the above conventional problems, and automatically separates and recognizes the contents of a conference held in a remote conference call by each participant, manages them by time period, and documents them using the STT (Speech To Text) function. The main object of the present invention is to provide a system and method for automatically generating meeting minutes in a remote video conference, which enables automatic creation of a meeting minutes document file for each participant and time zone for a remote conference call.

상기한 본 발명의 목적을 달성하기 위한 기술적 구성은 다음과 같다.The technical configuration for achieving the object of the present invention described above is as follows.

본 발명에 따른 일 실시예에 따르면, 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법은, 원격회의 서버에서 원격회의 주최자로부터 원격 회의방의 신청정보를 수신하여 저장하는 단계; 상기 원격회의 서버에서 상기원격 회의 방의 신청 정보에 따라 원격 회의 방을 개설하고 상기 원격회의 참석자의 접속을 인증하는 단계; 상기 원격회의 하는 단계; 상기 원격회의 서버에서 상기 토크 슬롯의 활성화 여부를 기준으로 해당 토크 슬롯에 매칭된 상기 원격회의 참석자의 발표 여부를 인식하고, 해당 원격회의 참석자의 발표 내용을 해당 토크 슬롯이 활성화되어 있던 시간대 별로 구분하여 각각 별개의 음성파일로 저장하는 단계; 및 상기 원격회의 서버에서 상기 원격회의 참석자의 음성파일을 STT(Speech To Text) 기능을 이용하여 회의록 문서파일로 변환하는 단계;를 포함한다.According to an embodiment of the present invention, a system and method for automatically generating meeting minutes in a video conference include receiving and storing application information of a remote conference room from a remote conference organizer in a remote conference server; opening a remote conference room according to the request information of the remote conference room in the remote conference server and authenticating access of the remote conference participant; Conducting the teleconference; The remote conference server recognizes whether or not the teleconference participant matched to the corresponding talk slot is presenting based on whether the talk slot is activated, classifies the presentation contents of the remote conference participant according to the time period in which the corresponding talk slot is activated, Saving each as a separate voice file; and converting the voice file of the remote conference participant into a meeting minutes document file using a speech to text (STT) function in the remote conference server.

또한, 상기 인증 단계는, 상기 접속된 원격회의 참석자로부터 수신된 비밀번호를 이용하여 이루어지고, 상기 인 증된 참석자의 발신 전화번호(caller ID)를 저장하도록 구성될 수 있다.In addition, the authentication step may be performed using a password received from the connected teleconference participant, and may be configured to store a caller ID of the authenticated participant.

또한, 상기 음성파일 저장 단계는, 해당 원격회의 참석자 별로 발표 시작시간, 발표 종료시간을 포함한 발표이력 정보를 함께 저장하도록 구성될 수 있다.In addition, the step of saving the voice file may be configured to store presentation history information including presentation start time and presentation end time for each corresponding remote conference participant.

또한, 상기 회의록 문서파일 변환 단계는, 상기 발표이력 정보를 이용하여 상기 음성파일을 시계열적으로 정렬 하여 녹취 회의록으로 변환하도록 구성될 수 있다.In addition, the converting the meeting minutes document file may be configured to convert the audio files into recorded meeting minutes by chronologically aligning the audio files using the presentation history information.

또한, 상기 음성파일 저장 단계는, 상기 둘 이상의 토크 슬롯이 활성화된 경우에는 그 토크 슬롯에 해당하는 이상의 원격회의 참석자가 동시에 발표한 것으로 인식하고, 해당 부분의 음성 파일 중에서 각각의 원격회의 석자의 음성을 분리 추출한 후 각각 저장하도록 구성될 수 있다.In addition, in the step of storing the audio files, when the two or more talk slots are activated, it is recognized that the remote conference participants corresponding to the talk slots are simultaneously presenting, and the voices of each remote conference speaker among the audio files of the corresponding part After separating and extracting, it may be configured to store each.

본 발명에 따른 다른 실시예에 따르면, 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법은, 원격회의 서버에서 원격 회의 주최자로부터 원격회의 참석자의 정보가 포함된 원격 회의 방의 신청 정보를 수신하여 저장하는 단계; 상기 원격회의 서버에서 상기 원격 회의방의 신청 정보에 따라 원격 회의 방을 개설하고 상기 원격회의 참석자의 접속 을 인증하는 단계; 상기 원격회의 서버에서 상기 원격회의 참석자의 정보를 참조하여 접속이 인증된 원격회의 참석자와 이 참석자에게 배당된 토크 슬롯(Talk Slot)을 매칭시켜 저장하는 단계; 상기 원격회의 서버에서 상기 토크 슬롯의 활성화 여부를 기준으로 해당 토크 슬롯에 매칭된 상기 원격회의 참석자의 발표 여부를 인식하고, 해당 원격회의 참석자의 발표 내용을 해당 토크 슬롯이 활성화되어 있던 시간대 별로 구분하여 각각 별개의 음 성파일로 저장하는 단계; 및 상기 원격회의 서버에서 상기 원격회의 참석자의 음성파일을 STT(Speech To Text) 기능을 이용하여 회의록 문서파일로 변환하고 상기 원격회의 참석자의 정보를 삽입하여 최종 회의록 문서 파일 을 생성하는 단계;를 포함한다.According to another embodiment of the present invention, a system and method for automatically generating meeting minutes in a video conference includes receiving and storing request information for a remote conference room including information of a remote conference participant from a remote conference host in a remote conference server; opening a remote conference room according to the application information of the remote conference room in the remote conference server and authenticating access of the remote conference participant; matching and storing a teleconference participant whose connection is authenticated with a talk slot allocated to the participant by referring to the information of the remote conference participant in the remote conference server; The remote conference server recognizes whether or not the teleconference participant matched to the corresponding talk slot is presenting based on whether the talk slot is activated, classifies the presentation contents of the remote conference participant according to the time period in which the corresponding talk slot is activated, Saving each as a separate audio file; and converting the voice file of the teleconference participant into a meeting minutes document file using a speech to text (STT) function in the remote meeting server and generating a final meeting minutes document file by inserting information of the remote meeting participant. do.

또한, 상기 원격회의 주최자로부터 수신되는 상기 원격회의 참석자 정보는 각 참석자별 성명, 발신 전화번호 (Caller ID), 비밀번호를 포함하도록 구성될 수 있다.In addition, the teleconference attendee information received from the remote conference host may be configured to include a name for each participant, a caller ID, and a password.

또한, 상기 인증 단계는, 상기 접속된 원격회의 참석자의 발신 전화번호와 상기 접속된 원격회의 참석자로부터 수신된 비밀번호를 이용하여 상기 원격회의 참석자 정보와 매칭되는지 여부로 인증하도록 구성될 수 있다.In addition, the authentication step may be configured to authenticate whether or not the teleconference participant information is matched using the originating phone number of the remote conference participant and the password received from the connected teleconference participant.

또한, 상기 음성파일 저장 단계는, 해당 원격회의 참석자 별로 발표 시작시간, 발표 종료시간을 포함한 발표이력 정보를 함께 저장하도록 구성될 수 있다.In addition, the step of saving the voice file may be configured to store presentation history information including presentation start time and presentation end time for each corresponding remote conference participant.

또한, 상기 회의록 문서파일 변환 단계는, 상기 발표이력 정보를 이용하여 상기 음성파일을 시계열적으로 정렬 하여 녹취 회의록으로 변환하도록 구성될 수 있다.In addition, the converting the meeting minutes document file may be configured to convert the audio files into recorded meeting minutes by chronologically aligning the audio files using the presentation history information.

또한, 상기 음성파일 저장 단계는 상기 둘 이상의 토크 슬롯이 활성화된 경우, 그 토크 슬롯에 해당하는 이상의 원격회의 참석자가 동시에 발표한 것으로 인식하고, 해당 부분의 음성 파일 중에서 각각의 원격회의 참 석자의 음성을 분리 추출한 후 각각 저장하도록 구성될 수 있도록 한다.In addition, in the step of storing the voice file, when the two or more talk slots are activated, it is recognized that at least one remote conference participant corresponding to the talk slot has presented simultaneously, and the voice of each remote conference participant among the voice files of the corresponding part After separating and extracting, it can be configured to store each.

한편, 본 발명에 따른 또 다른 실시예에 따르면, 유/무선 통신망을 이용하여 원격 전화회의 서비스를 제공하는 원격회의 서버를 포함하는 원격 전화회의 시스템에 있어서, 상기 원격회의 서버는, 접속된 원격회의 참석자로부터 비밀번호를 수신하고, 이 수신된 비밀번호를 이용하여 인증 절차를 수행한 후 상기 인증된 참석자의 발신 전 화번호(caller ID) 및 상기 인증된 참석자에게 배당된 토크 슬롯을 매칭시켜 함께 저장하는 참석자 정보 관리 모듈; 상기 토크 슬롯의 활성화 여부를 기준으로 해당 토크 슬롯에 매칭된 상기 원격회의 참석자의 발표 여부를 인식하고, 해당 원격회의 참석자 별로 발표 시작시간, 발표 종료시간을 포함한 발표이력 정보를 함께 저장하는 발표자 인식 및 발표시간 관리 모듈; 상기 원격회의 참석자의 발표 내용을 해당 토크 슬롯이 활성화되어 있던 시간대 별로 구분하여 각각 별개의 음성파일로 저장하는 음성파일 저장 모듈; 상기 원격회의 참석자의 음성파일 을 STT(Speech To Text) 기능을 이용하여 문서파일로 변환하는 STT 변환 모듈; 및 상기 변화된 문서파일을 상기 인증된 원격회의 참석자 정보를 삽입하여 최종 회의록 문서파일을 생성하는 녹취 회의록 생성 모듈을 포함한다.On the other hand, according to another embodiment of the present invention, in the remote conference system including a teleconferencing server that provides a remote conference call service using a wired/wireless communication network, the teleconferencing server includes a connected teleconference server. An attendee who receives a password from an attendee, performs an authentication process using the received password, and matches and stores the authenticated attendee's caller ID and the talk slot assigned to the authenticated attendee together. information management module; Based on whether the talk slot is activated, recognizing whether or not the remote conference participant matched to the corresponding talk slot is presenting, and presenter recognition for storing presentation history information including presentation start time and presentation end time for each corresponding remote conference participant together presentation time management module; a voice file storage module that classifies the contents of the presentation of the remote conference participant according to the time period in which the corresponding talk slot was activated and stores them as separate voice files; STT conversion module for converting the voice file of the remote conference participant into a document file using STT (Speech To Text) function; and a recording meeting minutes generation module generating a final meeting minutes document file by inserting the authenticated teleconference attendee information into the changed document file.

이상과 같이 구성된 본 발명에 따르면, 유/무선 통신망을 통해 이루어지는 원격회의에서 언급되었던 모든 내용을 자동적으로 문서파일로 변환하고, 회의가 종료된 후 곧바로 녹취된 회의록 문서파일을 원격회의의 주최자 또 는 참석자에게 전송해줄 수 있다. 이에 의해 종래의 원격회의에서 속기사를 통해 수동으로 만들어지던 녹취 회의록에 비해 훨씬 신속하게 편리하게 회의록을 문서화할 수 있다.According to the present invention configured as described above, all contents mentioned in a remote conference through a wired/wireless communication network are automatically converted into a document file, and the recorded meeting minutes document file is sent to the host or the remote conference immediately after the meeting is over. It can be sent to attendees. As a result, it is possible to document meeting minutes much more quickly and conveniently than recorded meeting minutes manually created by a stenographer in a conventional teleconference.

예를 들어, 2시간 동안 진행된 원격회의에 대하여 종래의 속기사를 통해 녹취 회의록을 만들 때에는 적어도 4시간 이상의 시간이 소요되었으나, 본 발명에 따르면 회의 종료 후 5분 이내에 회의록 문서파일을 원격회의 주최자 또는 참석자에게 발송할 수 있다.For example, it took at least 4 hours or more to create a recorded meeting minutes through a conventional stenographer for a 2-hour teleconference, but according to the present invention, the meeting minutes document file can be sent to the remote conference organizer or participant within 5 minutes after the meeting ends. can be shipped to

그 결과, 회의록 문서파일을 작성하는 시간이 획기적으로 감소할 뿐만 아 니라 회의록 작성에 대한 서비스료도 절감할 수 있게되었다.As a result, not only the time to prepare the meeting minutes document file was drastically reduced, but also the service fee for meeting minutes could be reduced.

또한, 각 원격회의 참석자에게 배당되는 토크 슬롯의 활성화 여부를 이용하여 해당 원격회의 참석자의 발표 여 부를 인식하게 함으로써, 해당 발표자의 인식율을 크게 향상시켜 보다 정확한 회의록 문서파일이 작성될 수 있도록 해준다.In addition, by using the activation of the talk slot allocated to each remote conference participant to recognize whether or not the corresponding remote conference participant is presenting, it greatly improves the recognition rate of the corresponding presenter so that a more accurate meeting minutes document file can be created.

또한, 각 원격회의 참석자에게 배당되는 토크 슬롯의 활성화 여부를 이용하여 발표 시작시간, 발표 종료시간 등 을 정확하게 체크하여 발표자 이력 정보로서 저장할 수 있다. 이 발표자 이력 정보를 이용하면 전체 회의 내용 이 시계열적으로 나열된 회의록을 작성할 수 있고, 각 발표자 별로 분류된 회의록을 작성할 수도 있다. 그 결 과, 원격회의 이용자의 요구에 따른 다양한 형태의 회의록 작성 서비스를 제공해 줄 수 있다.In addition, it is possible to accurately check the presentation start time, presentation end time, etc. using whether or not the talk slot allocated to each remote conference participant is activated, and store it as presenter history information. Using this presenter history information, it is possible to create meeting minutes in which the contents of the entire meeting are listed in chronological order, and meeting minutes classified by each presenter can be created. As a result, it is possible to provide various types of meeting minutes preparation services according to the needs of remote meeting users.

또한, 원격회의 참석자에 대한 사전 정보를 미리 입력받아 참석자 정보로서 관리하고, 녹취 회의록 문서파일을 작성할 때 상기 원격회의 참석자 정보를 이용하여 발표자 성명, 직책 등을 자동으로 변환시켜 줄 수 있다. 종래 에는 속기사가 참석자의 정보나 발표자의 정보를 미리 알지 못하였기 때문에 녹취 회의록에 발표자의 성명, 직책 등을 기재하지 못한 채 녹취 회의록 문서파일을 전송하였다. 그 결과, 이를 전송받은 원격회의 주최자가 문서 내용을 읽으면서 일일이 발표자의 정보를 기재하거나 변환하여야 했다. 본 발명에 따르면, 이러한 번거로움을 완전히 해결해 준다.In addition, prior information on remote conference participants may be input in advance and managed as participant information, and when a recorded meeting minutes document file is created, the presenter's name, position, etc. may be automatically converted using the remote conference participant information. Conventionally, since the stenographer did not know the information of the participants or the presenter in advance, the recorded meeting minutes document file was transmitted without the presenter's name and position being recorded in the recorded meeting minutes. As a result, the teleconference organizer who received the message had to write or convert the presenter's information one by one while reading the contents of the document. According to the present invention, these troubles are completely solved.

도 1은 종래의 화상회의에서의 회의록 파일 작성 과정을 나타낸 시스템 구성도이다.
도 2는 종래의 화상회의에서의 또 다른 회의록 파일 작성과정을 나타낸 시스템 구성도이다.
도 3은 본 발명에 따른 화상회의에서의 회의록 파일 작성과정을 나타낸 시스템 구성도이다.
도 4는 본 발명에 따른 화상회의 서버의 구성을 나태난 도면이다.
도 5는 본 발명에 따른 참석자 정보 DB의 일 실시예를 나타낸 도면이다.
도 6은 본 발명에 따른 음성파일 정보 DB의 일 실시예를 나타낸 도면이다.
도 7은 본 발명에 따른 녹취 회의록 DB의 일 실시예를 나타낸 도면이다.
도 8은 본 발명에 따른 참석자 정보관리과정을 나타낸 순서도이다.
도 9는 본 발명에 따른 STT 변환 과정을 나타낸 순서도이다.1 is a system configuration diagram showing a process of creating a meeting minutes file in a conventional video conference.
2 is a system configuration diagram showing another process of creating a meeting minutes file in a conventional video conference.
3 is a system configuration diagram showing a process of creating a meeting minutes file in a video conference according to the present invention.
4 is a diagram showing the configuration of a video conference server according to the present invention.
5 is a diagram showing an embodiment of an attendee information DB according to the present invention.
6 is a diagram showing an embodiment of a voice file information DB according to the present invention.
7 is a diagram showing an embodiment of a recorded meeting minutes DB according to the present invention.
8 is a flowchart illustrating a participant information management process according to the present invention.
9 is a flowchart illustrating an STT conversion process according to the present invention.

이하에서 첨부된 도면을 참조로 본 발명에 따른 바람직한 일 실시예를 보다 상세히 설명한다. 이 실시예는 당업자가 본 발명을 실시할 수 있기에 충분하도록 상세히 설명된다. 본 발명의 다양한 실시예는 서로 다르지만 상호 배타적일 필요는 없음을 이해되어야 한다. 예를 들어, 여기에 기재되어 있는 특정 형상, 구조 및 특성은 일 실시예에 관련하여 본 발명의 정신 및 범위를 벗어나지 않으면서 다른 실시예로 구현될 수 있다. 또한, 각각의 개시된 실시예 내의 개별 구성요소의 위치 또는 배치는 본 발명의 정신 및 범위를 벗어나지 않으면서 변경될 수 있음을 이해되어야 한다. 따라서, 후술하는 상세한 설명은 한정적인 의미로서 취하려는 것이 아니며, 본 발명의 범위는 적절하게 설명된다면 그 청구항들이 주장하는 것과 균등한 모든 범위와 더불어 첨부된 청구항에 의해서만 한정된다. 도면에서 유사한 참조부호는 여러 측면에 걸쳐서 동일하거나 유사한 기능을 지칭한다.Hereinafter, a preferred embodiment according to the present invention will be described in more detail with reference to the accompanying drawings. This embodiment is described in sufficient detail to enable a person skilled in the art to practice the present invention. It should be understood that the various embodiments of the present invention are different from each other but are not necessarily mutually exclusive. For example, specific shapes, structures, and characteristics described herein may be implemented in one embodiment in another embodiment without departing from the spirit and scope of the invention. Additionally, it should be understood that the location or arrangement of individual components within each disclosed embodiment may be changed without departing from the spirit and scope of the invention. Accordingly, the detailed description set forth below is not to be taken in a limiting sense, and the scope of the present invention, if properly described, is limited only by the appended claims, along with all equivalents as claimed by those claims. Like reference numbers in the drawings indicate the same or similar function throughout the various aspects.

다음은 전체 시스템 구성에 관한 것이다.The following is the overall system configuration.

도 3은 본 발명에 따른 화상회의에서의 회의록 파일 작성 과정을 나타낸 시스템의 구성을 나타낸다. 본 발명에 따른 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법은 기본적으로 도 1 및 도 2를 참조로 설명한 화상회의 서비스 시스템을 그대로 사용한다. 즉, 원격회의 서버(10)는 원격회의 주최자(21)로부터 사전에 회의 신 청을 받고, 이 회의 신청 정보에 따라 원격 회의 방(30)을 개설한다. 원격회의 주최자(21)를 포함한 모든 원격회의 참석자(20)들이 정해진 시간에 원격회의 서버(10)에 접속하면, 비밀번호 등을 통해 접속을 인증하고 원격회의를 진행한다.3 shows the configuration of a system showing a process of creating a meeting minutes file in a video conference according to the present invention. The system and method for automatically generating meeting minutes in a video conference according to the present invention basically uses the video conference service system described with reference to FIGS. 1 and 2 as it is. That is, the remote conference server 10 receives a conference request from the remote conference organizer 21 in advance and opens a remote conference room 30 according to the conference request information. When all the remote conference attendees 20 including the remote conference host 21 access the remote conference server 10 at a set time, the connection is authenticated through a password or the like, and the remote conference proceeds.

본 발명에 따른 회의록 자동 회의록 시스템은 토크 슬롯의 활성화 여부를 기준으로 각 발표자별, 시간대별 음성파일을 생성하고, 이 녹음된 음성파일을 STT(Speech To Text) 기능을 이용해 녹취된 문서파일(45)로 자동 변환한 후, 원격회의 주최자(21) 내지 다른 참석자(22,23)들에게 전송한다. 이 때, 원격회의 서버(10)는 귀천이 참석자의 성명, 직책, 발신 전화번호, 비밀번호 등으로 된 발표자 인식코드를 녹취 회의록 문서파일 (45)에 자동으로 삽입할 수 있다.The automatic meeting minutes system according to the present invention generates voice files for each presenter and time slot based on whether a talk slot is activated, and converts the recorded voice files into document files (45) recorded using the STT (Speech To Text) function. ), and then transmitted to the remote conference organizer 21 or other attendees 22 and 23. At this time, the remote conference server 10 may automatically insert a presenter identification code, such as the name, title, calling phone number, password, etc., of the ghostly participant into the recorded meeting minutes document file 45.

도 4는 본 발명에 따른 원격회의 서버의 구성을 나타낸다.4 shows the configuration of a teleconference server according to the present invention.

원격회의 서버(10)는 크게 원격회의 진행 모듈(100), 참석자 정보 관리 모듈(110), 발표자 인식 및 발표시간 관리 모듈(120), 음성파일 저장 모듈(130), STT 변환 모듈(140) 및 녹취 회의록 생성 모듈(150)을 포함한다. 이 외에도 상기 원격회의 서버(10)는 원격 음성회의, 원격 영상회의 등의 다양한 서비스를 제공하기 위한 여러 가지 기능 모듈들을 더 포함할 수 있다.The remote conference server 10 largely includes a remote conference progress module 100, a participant information management module 110, a presenter recognition and presentation time management module 120, a voice file storage module 130, an STT conversion module 140, and Includes a recording meeting minutes generation module 150 . In addition to this, the remote conference server 10 may further include various functional modules for providing various services such as remote audio conference and remote video conference.

그리고, 상기 기능 모듈들이 동작하는데 필요한 여러가지 데이터들을 저장하는 참석자 정보 데이터베이스(160), 발표이력 정보 데이터베이스(170), 음성파일 정보 데이터베이스(180) 및 녹취 회의록 데이터베이스(190)를 포함한다.And, it includes an attendee information database 160, a presentation history information database 170, a voice file information database 180, and a recording meeting minutes database 190 that store various data necessary for the function modules to operate.

먼저, 상기 원격회의 진행모듈(100)은 사용자의 신청 정보에 따라 원격 회의방을 개설하고, 접속된 각각의 참석 자를 인증하여 원격 회의방의 접속을 유지하도록 해주며, 원격회의 도중에 필요한 음성 데이터 및 영상 데이터를 송수신하거나 이를 디스플레이 해주고, 원격회의가 종료된 경우에는 그 회의시간 등을 체크하여 소요된 비용을 과금하는 등 원격회의를 진행하는데 필요한 여러가지 기본 기능을 수행한다.First, the remote conference progress module 100 opens a remote conference room according to the user's application information, authenticates each connected participant to maintain access to the remote conference room, and provides audio data and video necessary during the remote conference. It transmits/receives data or displays it, and performs various basic functions necessary for conducting a remote conference, such as checking the meeting time and billing the cost when the remote conference is over.

상기 참석자 정보 관리 모듈(110)은 윈격회의 청약 또는 신청시에 통보하였던 비밀번호를 이용하여 유/무선 통 신망을 통해 원격회의 참석자를 인증하고, 원격회의 참석자의 성명, 직책, 발신 전화번호(Caller ID), 비밀번호 등을 원격회의 참석자의 정보로서 상기 참석자 정보 데이터베이스(160)에 저장한다. 상기 원격회의 참석자 정보는 발표자 인식코드로서 사용될 수 있는 것이면 어느 것이든 무방하며, 앞서 예시한 정보 이외에도 여러 가지가 사용될 수 있다.The attendee information management module 110 authenticates the remote conference participant through a wired/wireless communication network using the password notified at the time of subscription or application for the remote conference, and the remote conference participant's name, title, and calling phone number (Caller ID) ), password, etc. are stored in the participant information database 160 as information of the remote conference participant. The teleconference participant information may be any information that can be used as a presenter identification code, and various types of information may be used in addition to the previously exemplified information.

상기 원격회의 참석자 정보 중에서 성명, 직책 등의 인적 정보는 윈격회의방 청약 또는 신청시에 원격회의 주최자로부터 미리 입력받아 저장할 수 있고, 원격회의가 종료된 후에 원격회의 주최자로부터 실제로 원격회의에 참 석한 사람의 성명, 직책 등의 정보를 일괄적으로 입력받아 저장할 수도 있다. 또한, 상기 발신 전화번호는 원격 회의 참석자가 접속함과 동시에 자동으로 인식하여 저장할 수 있으며, 상기 비밀번호는 접속한 원격회의 참석자로부터 입력받아 저장할 수 있다.Among the remote conference attendee information, personal information such as name and position may be input and stored in advance from the remote conference host when subscribing or applying for a remote conference room, and after the remote conference is over, the person who actually attended the remote conference from the remote conference organizer It is also possible to receive and store information such as the name and position of the person in bulk. In addition, the outgoing phone number can be automatically recognized and stored as soon as the remote conference participant connects, and the password can be input and stored from the remote conference participant.

또한, 상기 참석자 정보 관리 모듈(110)은 원격회의 참석자의 인증 절차가 완료된 후에는, 인증된 원격회의 참 서자에게 배당된 토크 슬롯(Talk Slot)과 매칭시켜 이를 저장한다.In addition, the attendee information management module 110 matches and stores a talk slot allocated to the authenticated remote conference participant after the authentication process of the remote conference participant is completed.

상기 토크 슬롯은 원격회의 서비스를 제공하기 위한 시스템에 포함된 하드웨어 내지 소프트웨어적 기술구성으로서, 각각의 원격회의 참석자가 접속된 회선을 일정한 시간 간격(예를 들어 300 ms)으로 체크하여 음성 신호가 입력되는지 여부를 확인한다. 음성 신호가 입력되는 동안에 전기적 신호를 활성화함으로써, 원격회의 서버가 해당 원격회의 참석자가 현재 발표를 하고 있음을 인식할 수 있도록 해준다.The talk slot is a hardware or software technical configuration included in a system for providing a remote conference service, and a voice signal is input by checking a line to which each remote conference participant is connected at regular time intervals (for example, 300 ms). check whether it is By activating an electrical signal while a voice signal is being input, the remote conference server can recognize that the remote conference participant is currently making a presentation.

이와 같이, 상기 토크 슬롯을 이용하면 매우 조밀한 시간 간격으로 해당 원격회의 참석자의 발표 여부를 체크할 수 있으므로, 현재 발표하고 있는 참석자가 누구인지, 해당 참석자가 언제부터 언제까지 발표를 하였는지 등을 정확히 인식할 수 있다. 2명 이상의 원격회의 참석자가 동시에 발표를 하는 경우에도 각각의 접속 회선에 음성 신호가 입력되는지 여부를 독립적으로 확인하여 활성화하므로 동시 발표 여부를 정확히 체크할 수 있다.In this way, if the talk slot is used, it is possible to check whether or not the remote conference participant is presenting at a very tight time interval, so it is possible to accurately determine who is currently announcing, from when to when the corresponding participant has made a presentation, and the like. Recognizable. Even if two or more remote conference participants make presentations at the same time, it is possible to accurately check whether or not simultaneous presentations are made because it is activated by independently checking whether or not voice signals are input to each connection line.

원격회의 서버는 각각의 원격회의 참석자가 접속한 경우에, 비밀번호를 요청하여 입력받고, 접속된 참석자의 발신 전화번호를 이용하여 데이터베이스를 검색하여 해당 참석자에게 통보되었던 비밀번호와 입력받은 비밀번호가 일치하는지 여부를 비교하여 해당 참석자를 인증한다. 인증이 완료되면 해당 참석자를 위하여 토크 슬롯을 배당한다. 마지막으로, 참석자의 성명, 발신 전화번호, 비밀번호, 배당된 토크 슬롯의 정보를 함께 참석자 정보 데이터베이스에 저장한다.When each remote conference participant accesses, the remote conference server requests and receives a password, searches the database using the calling phone number of the connected participant, and determines whether the password notified to the participant and the entered password match. to authenticate the corresponding attendee. When authentication is completed, a talk slot is allocated for the attendee. Finally, the attendee's name, calling phone number, password, and assigned talk slot information are stored together in the attendee information database.

Claims (5)

원격회의 서버에서 원격회의 주최자로부터 원격 회의방의 신청 정보를 수신하여 저장하는 단계;
상기 원격회의 서버에서 상기 원격 회의방의 신청 정보에 따라 원격 회의 방을 개설하고 상기 원격회의 참석자의 접속을 인증하는 단계;
상기 원격회의 서버에서 상기 접속이 인증된 원격회의 참석자와 이 참석자에게 배당된 토크 슬롯(Talk Slot)을 매칭시켜 저장하는 단계;
상기 원격회의 서버에서 상기 토크 슬롯의 활성화 여부를 기준으로 해당 토크 슬롯에 매칭된 상기 원격회의 참 석자의 발표 여부를 인식하고, 해당 원격회의 참석자의 발표 내용을 해당 토크 슬롯이 활성화되어 있던 시간대 별로 구분하여 각각 별개의 음성파일로 저장하며, 해당 원격회의 참석자 별로 발표자 이력ID, 발표 시작시간, 발표 종료시간을 포함한 발표이력 정보를 저장하고, 상기 참석자 이력 ID를 매개로 상기 음성파일과 발표이력 정보가 매칭되도록 데이터베이스화하는 단계; 및 상기 원격회의 서버에서 상기 원격회의 참석자의 음성파일을 STT(Speech To Text) 기능을 이용하여 회의록 문서 파일로 변환하는 단계;를 포함하는 것을 특징으로 하는 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법Receiving and storing request information of a remote conference room from a remote conference organizer in a remote conference server;
opening a remote conference room according to the application information of the remote conference room in the remote conference server and authenticating access of the remote conference participant;
matching and storing a teleconference participant whose connection is authenticated with a talk slot allocated to the participant in the teleconference server;
Based on whether the talk slot is activated, the remote conference server recognizes whether or not the remote conference participant matched to the corresponding talk slot makes a presentation, and classifies the presentation contents of the remote conference participant according to the time period in which the corresponding talk slot is activated. and save each as a separate audio file, and save presentation history information including presenter history ID, presentation start time, and presentation end time for each participant in the remote meeting, and the audio file and presentation history information are stored through the participant history ID database to be matched; and converting the voice file of the remote conference participant into a meeting minutes document file using a STT (Speech To Text) function in the remote conference server. 청구항 1에 있어서,
상기 인증 단계는, 상기 접속된 원격회의 참석자로부터 수신된 비밀번호를 이용하여 이루어지고, 상기 인증된 참석자의 발신 전화번호(caller ID)를 저장하는 것을 특징으로 하는 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법The method of claim 1,
The authentication step is performed using a password received from the connected remote conference participant, and the authenticated participant's caller ID is stored. 청구항 1에 있어서,
상기 회의록 문서파일 변환 단계는, 상기 발표이력 정보를 이용하여 상기 음성파일을 시계열적으로 정렬하여 녹취 회의록으로 변환하는 것을 특징으로 하는 원격회의의 회의록 파일 자동 생성 방법The method of claim 1,
The method of automatically generating a meeting minutes file of a remote meeting, characterized in that the converting the meeting minutes document file converts the audio files into recorded meeting minutes by chronologically aligning the audio files using the presentation history information. 상기 회의록 문서파일 변환 단계는, 상기 발표이력 정보를 이용하여 상기 음성파일을 각각의 원격회의 참석자 별로 정렬하여 녹취 회의록으로 변환하는 것을 특징으로 하는 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법.In the converting the meeting minutes document file, the voice files are sorted by each remote meeting participant using the presentation history information and converted into recorded meeting minutes. 상기 음성파일 저장 단계는, 상기 둘 이상의 토크 슬롯이 활성화된 경우에는 그 토크 슬롯에 해당하는 둘 이상의 원격회의 참석자가 동시에 발표한 것으로 인식하고, 해당 부분의 음성 파일 중에서 각각의 원격회의 참석자의 음성을 분리 추출한 후 각각 저장하는 것을 특징으로 하는 화상회의에서의 자동 회의록 생성 시스템 및 방법In the step of storing the audio file, when the two or more talk slots are activated, it is recognized that two or more teleconference participants corresponding to the talk slot simultaneously announced, and the voice of each teleconference participant among the audio files of the corresponding part is recognized. System and method for automatically generating meeting minutes in a video conference, characterized in that each is stored after being separated and extracted
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