KR20220083501A - 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법 - Google Patents

내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법 Download PDF

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Abstract

본 발명은 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 세분화되어 있지 않은 기업 또는 조직의 내부 규정을 컴플라이언스(Compliance)에서 규정하는 통제항목에 따라 코드화하여 식별되도록 데이터베이스를 구축하는 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법에 관한 것이다.

Description

내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법{Method of building a database by linking internal standards with compliance}
본 발명은 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 세분화되어 있지 않은 기업 또는 조직의 내부 규정을 컴플라이언스(Compliance)에서 규정하는 통제항목에 따라 코드화하여 식별되도록 데이터베이스를 구축하는 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법에 관한 것이다.
최근 들어 기업의 비즈니스가 다양해지고 기업이 취급해야 할 정보가 폭발적으로 증가함에 따라 컴플라이언스의 중요성이 날로 커지고 있다. 컴플라이언스란 기업의 임직원이 제반 법규를 준수하도록 사전 또는 상시적으로 통제, 감독하는 일련의 활동을 의미하는데, 법규의 준수뿐만 아니라 기업의 윤리경영 등 기업의 내부규정, 지침 준수 및 청렴성까지 포함하는 넓은 의미로 볼 수 있다.
특히 기업의 내부규정은 기업이 자체적으로 준수하고자 하는 항목들을 규정한 것으로서, 외부 감사의 대상이 될 수 있다. 즉, 내부규정의 내용 자체가 감사의 대상이 되는 것이다. 그런데 이러한 내부규정은 일반적으로 서류 또는 데이터로 저장되어 있어 감사인이 감사의 기준이 되는 컴플라이언스의 항목과 1:1로 대조하여 준수여부를 확인해야한다. 이러한 대조방법은 사람에 의해 행해지므로 속도와 효율이 높지 않다. 따라서, 세분화되어 있지 않은 기업 또는 조직의 내부 규정을 컴플라이언스에서 규정하는 항목과 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법이 필요한 실정이다.
대한민국 등록특허 제1664830호(발명의 명칭: 규정 관리 시스템 및 방법, 공개일자: 2016.10.13)
본 발명이 해결하려는 과제는, 기업이나 조직의 내부 규정을 국내외 컴플라이언스에 대응될 수 있도록 데이터베이스화할 수 있는 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법을 제공하는 것이다.
본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법은 기업이나 조직의 내부 규정을 국내외 컴플라이언스에 대응될 수 있도록 데이터베이스화할 수 있는 효과가 있다.
본 발명의 실시예들에 따른 효과는 이상에서 예시된 내용에 의해 제한되지 않으며, 더욱 다양한 효과들이 본 명세서 내에 포함되어 있다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법을 수행하는 서버 및 서버와 연결되는 네트워크 및 단말기를 표시한 개념도이다.
도 2는 본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법의 순서도를 나타낸 것이다.
도 3은 본 발명의 일 실시예에 따른 컴플라이언스를 액션항목으로 세분화한 것을 나타낸 것이다.
이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명의 실시예들을 상세히 설명한다. 본 발명을 설명하는데 있어서, 해당 분야에 이미 공지된 기술 또는 구성에 대한 구체적인 설명을 부가하는 것이 본 발명의 요지를 불분명하게 할 수 있다고 판단되는 경우에는 상세한 설명에서 이를 일부 생략하도록 한다. 또한, 본 명세서에서 사용되는 용어들은 본 발명의 실시예들을 적절히 표현하기 위해 사용된 용어들로서, 이는 해당 분야의 관련된 사람 또는 관례 등에 따라 달라질 수 있다. 따라서, 본 용어들에 대한 정의는 본 명세서 전반에 걸친 내용을 토대로 내려져야 할 것이다.
여기서 사용되는 전문용어는 단지 특정 실시예를 언급하기 위한 것이며, 본 발명을 한정하는 것을 의도하지 않는다. 여기서 사용되는 단수 형태들은 문구들이 이와 명백히 반대의 의미를 나타내지 않는 한 복수 형태들도 포함한다. 명세서에서 사용되는 '포함하는'의 의미는 특정 특성, 영역, 정수, 단계, 동작, 요소 및/또는 성분을 구체화하며, 다른 특정 특성, 영역, 정수, 단계, 동작, 요소, 성분 및/또는 군의 존재나 부가를 제외시키는 것은 아니다.
본 명세서에 있어서 네트워크의 통신 방식은 제한되지 않으며, 각 구성요소간 연결이 동일한 네트워크 방식으로 연결되지 않을 수도 있다. 네트워크는, 통신망(일례로, 이동통신망, 유선 인터넷, 무선 인터넷, 방송망, 위성망 등)을 활용하는 통신 방식뿐만 아니라 기기들간의 근거리 무선 통신 역시 포함될 수 있다. 예를 들어, 네트워크는, 객체와 객체가 네트워킹 할 수 있는 모든 통신 방법을 포함할 수 있으며, 유선 통신, 무선 통신, 3G, 4G, 5G, 혹은 그 이외의 방법으로 제한되지 않는다. 예를 들어, 유선 및/또는 네트워크는 LAN(Local Area Network), MAN(Metropolitan Area Network), GSM(Global System for Mobile Network), EDGE(Enhanced Data GSM Environment), HSDPA(High Speed Downlink Packet Access), W-CDMA(Wideband Code Division Multiple Access), CDMA(Code Division Multiple Access), TDMA(Time Division Multiple Access), 블루투스(Bluetooth), 지그비(Zigbee), 와이-파이(Wi-Fi), VoIP(Voice over Internet Protocol), LTE Advanced, IEEE802.16m, WirelessMAN-Advanced, HSPA+, 3GPP Long Term Evolution (LTE), Mobile WiMAX (IEEE 802.16e), UMB (formerly EV-DO Rev. C), Flash-OFDM, iBurst and MBWA (IEEE 802.20) systems, HIPERMAN, Beam-Division Multiple Access (BDMA), Wi-MAX(World Interoperability for Microwave Access) 및 초음파 활용 통신으로 이루어진 군으로부터 선택되는 하나 이상의 통신 방법에 의한 통신 네트워크를 지칭할 수 있으나, 이에 한정되는 것은 아니다.
이하, 첨부된 도 1 내지 도 3을 참조하여 본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법에 대해서 설명하도록 한다.
본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법은 세분화되어 있지 않은 기업 또는 조직의 내부 규정을 컴플라이언스에서 규정하는 항목과 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법이다. 즉, 카테고리로 정리되어 있지 않고 항목별로 구분되어 있지 않은 내부 기준을 일정한 형식에 따라 세분화하여 분류하고 이를 데이터베이스로 저장하는 방법으로서, 이때 세분화되는 기준은 내부 규정의 평가기준이 되는 컴플라이언스가 된다.
이하, 본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법을 수행하는 서버(20) 및 서버(20)와 연결되는 구성에 대하여 설명하도록 한다.
도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법을 수행하는 서버(20) 및 서버(20)와 연결되는 네트워크(10) 및 단말기(30)를 표시한 개념도이다.
단말기(30)는 네트워크(10)를 통해 서버(20)와 연결되어 있으며, 서버(20)에 기업이나 조직의 내부 규정을 제공하는 역할을 한다. 또한, 서버(20)로부터 내부 규정의 세부항목과 컴플라이언스의 액션항목 사이의 연관성값을 수신하여 사용자가 세부항목과 액션항목을 상호 매핑할 수 있도록 한다. 단말기(30)는 스마트폰, 휴대폰, 노트북, 태블릿 PC, PC, 워크스테이션 등을 포함할 수 있으나 이에 제한되지 않는다.
서버(20)는 네트워크(10)를 통해 단말기(30)와 연결되어 있으며, 컴플라이언스에서 규정하는 통제항목을 세분화하여 액션항목으로 저장하고, 단말기(30)로부터 수신한 내부 규정도 세분화하여 세부항목으로 저장한다. 액션항목과 세부항목을 비교하여 정량화된 연관성값을 산출하여 단말기(30)에 제공한다. 또한, 단말기(30)로부터 세부항목과 액션항목의 매핑관계를 수신하여 저장한다.
이하에서는 도 2 내지 도 3을 참조하여, 본 발명의 일 실시예에 따른 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법을 각 단계에 따라 설명하도록 한다.
도 2를 참조하면, 본 발명의 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법은 컴플라이언스에서 규정하는 통제항목을 세분화하여 액션항목으로 저장하는 단계(S100), 액션항목 중에서 내용이 동일 또는 유사한 액션항목끼리 동일한 식별코드로 매핑하여 저장하는 단계(S110), 단말기(30)로부터 기업의 내부 규정을 수신하여 저장하는 단계(S120), 내부 규정을 세분화하여 세부항목으로 저장하는 단계(S130), 세부항목과 액션항목을 비교하여 정량화된 연관성값을 산출하는 단계(S140), 연관성값을 단말기(30)에 제공하는 단계(S150) 및 단말기(30)로부터 세부항목과 액션항목의 매핑관계를 수신하여 저장하는 단계(S160)을 포함한다.
상술한 각 단계들은 특별한 인과관계에 의해 나열된 순서에 따라 수행되어야 하는 경우를 제외하고, 나열된 순서와 상관없이 수행될 수 있다. 그러나 이하에서는 설명의 편의를 위해 상술한 각 단계들이 나열된 순서에 따라 수행되는 것을 가정하여 설명하도록 한다.
먼저, 서버(20)는 컴플라이언스에서 규정하는 통제항목을 세분화하여 액션항목으로 저장한다(S100). 여기서, 통제항목이란 국내외 컴플라이언스에서 규정하는 세부적인 통제내용을 의미하는 것으로서, 기업이 사업을 영위하기 위해서 법률적 또는 규범적으로 준수해야할 사항들을 의미한다. 그러나 이러한 통제항목은 그 범위나 넓거나 구체적이지 못한 경우가 있을 수 있다. 이 경우 감사인 등 전문가의 조언 없이는 기업이 그러한 통제항목에서 요구하는 내용을 구체적으로 준수하지 못하게 된다. 따라서, 이러한 통제항목들을 보다 세분화하여 구체적인 행동지침을 기업에게 제시할 필요가 있다. 이러한 문제를 해결할 수 있도록 통제항목들을 구체적으로 세분화한 액션항목을 저장할 수 있다. 도 3은 컴플라이언스 중 하나인 ISMS-P의 통제항목과 액션항목을 테이블 형태로 표시한 것이다.
그리고 서버(20)는 액션항목 중에서 내용이 동일 또는 유사한 액션항목끼리 동일한 식별코드로 매핑(Mapping)하여 저장한다(S110). 즉, 액션항목마다 식별코드를 부여하여 액션항목을 식별하고 액션항목 중에서 내용이 동일 또는 유사한 액션항목이 있는 경우 내용이 동일 또는 유사한 액션항목끼리 식별코드를 매핑하여 저장한다. 컴플라이언스에서 요구하는 통제항목은 다양하지만 때에 따라서는 내용이 거의 동일한 경우가 있을 수 있다. 이렇게 내용이 동일 또는 유사한 통제항목의 경우 액션항목 또한 내용이 동일 또는 유사할 것이다. 복수의 컴플라이언스에 대해 대응할 필요가 있는 기업의 경우 동일 또는 유사한 액션항목을 중복하여 준수할 필요가 없으므로, 하나의 액션항목을 준수하는 것으로 중복되는 다른 액션항목을 준수하는 것으로 대체할 수 있다. 이를 위해서 액션항목마다 식별코드를 부여하여 각각의 액션항목을 구별하고 동일 또는 유사한 액션항목끼리 각각의 식별코드를 매핑할 수 있다. 도 3을 참조하면, 위와 같은 방법으로 경영진의 참여와 관련된 항목이 'KRALOPP000001'이란 식별코드로 매핑되어 있음을 알 수 있다.
다음으로 서버(20)는 단말기(30)로부터 기업의 내부 규정을 수신하여 저장한다(S120). 여기서, 기업의 내부 규정이란 기업이나 조직이 경영이나 실시 절차 등을 구체적인 내용으로 정하여 작성한 것으로서, 인사규정, 회계처리규정, 정보보호규정 등을 예로 들 수 있다. 이러한 내부 규정은 내부 또는 외부의 감사 대상이 되며, 내부 규정이 감사기준을 얼마나 충족하는가에 따라 감사결과가 달라질 수 있다. 또한, 내부 규정의 내용은 ISO(International Organization for Standardization) 등에서 제시하는 인증을 획득하기 위한 요건에 해당되기도 한다. 이러한 내부 규정은 일반적인 서류작성방법에 따라 기재가 되어 있으나 각 항목에 대한 식별코드가 부여되어 있지 않다. 따라서 내부 규정에서 정하는 특정한 항목을 검색하기 위해서는 내부 규정 자체를 열람하는 수밖에 없다.
기업이나 조직의 내부 규정은 일반적으로 데이터파일 또는 종이서류로 작성되어 있다. 데이터파일의 경우에는 서버(20)가 이를 수신하는데 제한이 거의 없으나, 종이서류인 경우에는 문제가 된다. 따라서, 서버(20)는 단말기(30)로부터 종이서류에 대한 스캔 이미지를 수신하여 이를 문자인식수단을 통해서 문자 데이터로 변환한다. OCR(Optical Character Reader)는 광학식 문자 판독 수단을 의미하며, 서버(20)는 단말기(30)로부터 수신한 스캔 이미지를 OCR을 통해서 문자 데이터로 변환할 수 있다. 경우에 따라서 단말기(30)에서 직접 스캔 이미지를 OCR 등을 통해 문자 데이터로 변환하여 그 결과를 서버(20)에 제공할 수도 있다.
내부 규정을 수신한 서버(20)는 내부 규정을 세분화하여 세부항목으로 저장한다(S130). 서버(20)는 상술한 컴플라이언스의 세분화 단계(S100)과 유사하게 내부 규정을 세분화한다. 따라서, 내부 규정에 기재된 각 항목들은 최소단위로 구별되어 세분화된다. 예를 들어, 내부 규정에 정보보호책임자에 관한 규정이 12조에 1항과 2항에 기재된 경우 해당 규정은 2개의 항목으로 세분화되어 세부항목으로 저장된다. 따라서, 정보보호책임자에 대한 내부 규정은 2개의 세부항목을 갖는 결과가 된다.
세부항목을 도출한 서버(20)는 세부항목과 액션항목을 비교하여 정량화된 연관성값을 산출한다(S140). 세부항목과 액션항목은 모두 문자로 저장되어 있기 때문에 상호 문자열 비교가 가능하다. 또한, 특정 단어 즉 키워드에 따라서는 키워드를 기준으로 상호 비교가 가능하다. 예를 들어, 내부 규정에 "정보보호책임자는 대표이사가 정한 자로 한다"라고 기재되어 있는 경우 해당 항목은 세부항목으로 저장될 것이며, 키워드는 '정보보호책임자', '대표이사', '정한 자’등이 될 수 있다. 이렇게 추출된 키워드는 액션항목에서 추출된 키워드와 비교하거나 액션항목의 문자열과 비교하여 상호 연관성을 산출할 수 있다. 이는 일반적으로 내부 규정 또는 컴플라이언스에서 규정하는 항목들의 내용이 같은 카테고리로 한정할수록 매우 유사해지는 경향이 있기 때문이다.
서버(20)는 산출한 연관성값을 네트워크(10)를 통해 단말기(30)에 제공한다(S150). 서버(20)는 단말기(30)에 세부항목별로 대응되는 액션항목에 대한 연관성값을 제공할 수 있으며, 경우에 따라서는 연관성값이 내림차순으로 정리된 리스트를 제공할 수도 있다. 따라서, 사용자는 연관성값이 가장 높은 세부항목과 액션항목을 서로 연결시킬 수 있다. 즉, 사용자는 세부항목에 매핑되는 액션항목을 단말기(30)를 통해 지정할 수 있다.
서버(20)는 연관성값이 가장 높은 액션항목을 세부항목에 매핑하여 그 결과를 단말기(30)에 제공할 수 있다. 상술한 바와 같이 연관성값을 보고 사용자가 직접 액션항목을 매핑할 수도 있지만, 서버(20)가 연관성값이 가장 높은 액션항목을 세부항목에 매핑시킬 수도 있다. 사용자는 해당 결과를 제공받아 잘못 매핑된 것만 수정하는 것으로서 시간을 절약할 수 있다.
서버(20)는 단말기(30)로부터 세부항목과 액션항목의 매핑관계를 수신하여 저장한다(S160). 상술한 바와 같이 연관성값을 제공받은 단말기(30)는 사용자에게 이를 출력하고, 사용자는 세부항목과 액션항목의 매핑관계를 직접 설정할 수 있다. 이렇게 설정된 매핑관계는 서버(20)에 전송된다.
본 발명의 각 실시예에 개시된 기술적 특징들은 해당 실시예에만 한정되는 것은 아니고, 서로 양립 불가능하지 않은 이상, 각 실시예에 개시된 기술적 특징들은 서로 다른 실시예에 병합되어 적용될 수 있다.
이상, 본 발명의 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법의 실시예들에 대해 설명하였다. 본 발명은 상술한 실시예 및 첨부한 도면에 한정되는 것은 아니며, 본 발명이 속하는 분야에서 통상의 지식을 가진 자의 관점에서 다양한 수정 및 변형이 가능할 것이다. 따라서 본 발명의 범위는 본 명세서의 청구범위뿐만 아니라 이 청구범위와 균등한 것들에 의해 정해져야 한다.
10: 네트워크
20: 서버
30: 단말기

Claims (1)

  1. 적어도 하나의 단말기와 네트워크를 통해 연결되는 서버가 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법에 있어서,
    상기 서버가 상기 컴플라이언스에서 규정하는 통제항목을 세분화하여 액션항목으로 저장하는 단계(S100);
    상기 서버가 상기 액션항목 중에서 내용이 동일 또는 유사한 액션항목끼리 동일한 식별코드로 매핑하여 저장하는 단계(S110);
    상기 서버가 상기 단말기로부터 기업의 내부 규정을 수신하여 저장하는 단계(S120);
    상기 서버가 상기 내부 규정을 세분화하여 세부항목으로 저장하는 단계(S130);
    상기 서버가 상기 세부항목과 상기 액션항목을 비교하여 정량화된 연관성값을 산출하는 단계(S140) 및
    상기 서버가 상기 연관성값을 상기 단말기에 제공하는 단계(S150)를 포함하는 내부 규정을 컴플라이언스와 연계하여 데이터베이스를 구축하는 방법.
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