KR20190005000A - 회의 관리 방법, 장치 및 시스템 - Google Patents

Abstract

본 발명은 회의 관리 방법 및 장치에 관한 것으로, 제1 단말로부터 수신된 회의 예약 정보에 대한 키워드 분석을 수행하는 단계, 기저장된 과거의 회의 중 키워드와 관련된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 제1 단말로 전송하는 단계, 제1 단말로부터 참여자 리스트에 포함된 참여자 중 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 수신하는 단계 및 적어도 하나의 참여자에 권한을 부여하고 회의 예약 정보를 기반으로 회의 예약을 수행하는 단계를 포함할 수 있고, 다른 실시 예로도 적용이 가능하다.

Description

회의 관리 방법, 장치 및 시스템{Method, Apparatus and System for Managing Conference}

본 발명은 회의 관리 방법, 장치 및 시스템에 관한 것으로, 회의 예약, 회의 진행, 회의 내역 조회 등을 제공하고, 회의 참여자에게 회의 내역에 접근할 수 있는 권한을 부여하여 회의 내역에 대한 보안 유지가 가능한 회의 관리 방법, 장치 및 시스템에 관한 것이다.

최근에는 사내 서버 등에 접속하여 회의실 사용 상태 및 예약 상태를 확인한 후, 회의실이 비어있는 날짜에 예약하여 회의를 진행할 수 있는 예약 시스템이 이용되고 있다. 그러나, 상기와 같은 예약 시스템의 경우, 예약자가 회의 참여자들을 일일이 선택하고, 선택된 회의 참여자들에게 회의 날짜, 시각 등을 직접 제공하여야 하는 번거로움이 존재한다. 또한, 회의가 종료된 이후에, 회의에서 제안된 안건 등을 포함하는 회의 내역을 통합하여 관리하지 않기 때문에, 사내에서 발생되는 이슈의 일괄적인 관리가 어려운 문제점이 있다.

이러한 종래의 문제점을 해결하기 위한 본 발명의 다양한 실시 예들은 회의 예약 시 회의 예약 정보를 기반으로 과거 회의 내역을 확인하고, 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 기반으로 회의 참여자를 선택할 수 있는 회의 관리 방법, 장치 및 시스템을 제공하는 것이다.

또한, 본 발명의 다양한 실시 예들은 선택된 회의 참여자에 대한 권한을 부여하고, 회의 참여자가 회의 내역에 접근한 내역을 기록함으로써 회의 내역에 대한 보안을 강화할 수 있는 회의 관리 방법, 장치 및 시스템을 제공하는 것이다.

본 발명의 일 실시 예에 따른 회의 관리 방법은, 제1 단말로부터 수신된 회의 예약 정보에 대한 키워드 분석을 수행하는 단계, 기저장된 과거의 회의 중 상기 키워드와 관련된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 상기 제1 단말로 전송하는 단계, 상기 제1 단말로부터 상기 참여자 리스트에 포함된 참여자 중 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 수신하는 단계 및 상기 적어도 하나의 참여자에 상기 권한을 부여하고 상기 회의 예약 정보를 기반으로 회의 예약을 수행하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 기저장된 과거의 회의 중에서 상기 키워드와 임계치 이상 유사한 키워드를 갖는 상기 과거 회의 내역을 추출하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 과거 회의 내역을 추출하는 단계는, 상기 제1 단말에서 기설정된 기간에 개최된 상기 과거의 회의 중에서 상기 과거 회의 내역을 추출하는 단계인 것을 특징으로 한다.

또한, 회의 예약 정보는, 회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일, 회의 범주, 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함하는 정보인 것을 특징으로 한다.

또한, 권한은, 관리자 권한, 상기 회의 내역의 열람을 위한 열람권한, 상기 회의 내역의 수정, 삭제 및 추가 중 적어도 하나에 대한 변경 권한을 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 참여자에 대한 권한을 수신하는 단계는, 상기 참여자 리스트에 포함된 적어도 하나의 참여자에 기 부여된 권한을 유지하기 위한 신호 또는 새로운 권한을 부여하기 위한 신호 중 어느 하나의 신호를 수신하는 단계인 것을 특징으로 한다.

또한, 참여자 리스트를 상기 제1 단말로 전송하는 단계는, 상기 과거 회의 내역이 없으면, 상기 회의 예약 정보와 관련된 참여 예상자 리스트를 생성하여 상기 제1 단말로 전송하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 회의 예약을 수행하는 단계 이후에, 상기 예약된 회의가 종료되면, 상기 회의의 참여자 정보, 상기 회의의 진행에 따른 회의록 및 상기 회의 진행 시에 사용된 추가 파일을 포함하는 추가 정보와 상기 회의 예약 정보를 회의 내역으로 저장하는 단계 및 상기 회의 내역을 기반으로 키워드를 추출하여 저장하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 적어도 하나의 제2 단말로부터 상기 회의 내역으로의 접근 요청신호가 수신되면, 상기 적어도 하나의 제2 단말에 부여된 권한을 확인하는 단계, 상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한이 부여된 상태면, 상기 부여된 권한 및 상기 접근 요청신호를 고려하여 상기 회의 내역의 열람, 상기 회의 내역의 변경 중 어느 하나를 수행하는 단계 및 상기 수행결과를 기반으로 상기 키워드 및 상기 회의 내역을 갱신하여 저장하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 적어도 하나의 제2 단말에 권한이 부여된 상태가 아니면, 상기 제1 단말로 권한 설정을 요청하는 단계 및 상기 제1 단말로부터의 설정신호에 따라 상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한을 부여하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

아울러, 본 발명의 일 실시 예에 따른 회의 관리를 위한 전자장치는, 제1 단말과 통신을 수행하는 통신부 및 기저장된 과거의 회의 중 상기 제1 단말로부터 수신된 회의 예약 정보에 대한 키워드와 관련된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 상기 제1 단말로 전송하고, 상기 제1 단말로부터 수신된 상기 참여자 리스트에 포함된 참여자 중 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 부여하고 상기 회의 예약 정보를 기반으로 회의 예약을 수행하는 제어부를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 제어부는, 상기 기저장된 과거의 회의 중에서 상기 키워드와 임계치 이상 유사한 키워드를 갖는 상기 과거 회의 내역을 추출하는 것을 특징으로 한다.

또한, 제어부는, 상기 제1 단말에서 기설정된 기간에 개최된 상기 과거의 회의 중에서 상기 과거 회의 내역을 추출하는 것을 특징으로 한다.

또한, 회의 예약 정보는, 회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일, 회의 범주, 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함하는 정보인 것을 특징으로 한다.

또한, 권한은, 관리자 권한, 상기 회의 내역의 열람을 위한 열람권한, 상기 회의 내역의 수정, 삭제 및 추가 중 적어도 하나에 대한 변경 권한을 포함하는 것을 특징으로 한다.

또한, 제어부는, 상기 제1 단말로부터 수신된 상기 참여자 리스트에 포함된 적어도 하나의 참여자에 기 부여된 권한을 유지하기 위한 신호 또는 새로운 권한을 부여하기 위한 신호 중 어느 하나의 신호를 기반으로 상기 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 부여하는 것을 특징으로 한다.

또한, 제어부는, 상기 과거 회의 내역이 없으면, 상기 회의 예약 정보와 관련된 참여 예상자 리스트를 생성하는 것을 특징으로 한다.

또한, 제어부는, 상기 예약된 회의가 종료되면, 상기 회의의 참여자 정보, 상기 회의의 진행에 따른 회의록 및 상기 회의 진행 시에 사용된 추가 파일을 포함하는 추가 정보와 상기 회의 예약 정보를 회의 내역으로 저장하고, 상기 회의 내역을 기반으로 키워드를 추출하여 저장하는 것을 특징으로 한다.

또한, 제어부는, 상기 회의 내역으로의 접근 요청신호를 전송한 적어도 하나의 제2 단말에 부여된 권한을 확인하고, 상기 부여된 권한 및 상기 접근 요청신호를 고려하여 상기 회의 내역의 열람, 상기 회의 내역의 변경 중 어느 하나를 수행하고, 상기 수행결과를 기반으로 상기 키워드 및 상기 회의 내역을 갱신하는 것을 특징으로 한다.

또한, 제어부는, 상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한이 부여된 상태가 아니면, 상기 제1 단말로 권한 설정을 요청하고, 상기 제1 단말로부터의 설정신호에 따라 상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한을 부여하는 것을 특징으로 한다.

상술한 바와 같이 본 발명의 회의 관리 방법, 장치 및 시스템은, 회의 예약 시 회의 예약 정보를 기반으로 과거 회의 내역을 확인하고, 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 기반으로 회의 참여자를 선택함으로써, 회의 참여자를 보다 쉽게 선택할 수 있는 효과가 있다.

또한, 본 발명의 회의 관리 방법, 장치 및 시스템은, 회의 참여자에 대한 권한을 부여하고, 회의 참여자가 회의 내역에 접근한 내역을 기록함으로써 회의 내역에 대한 보안을 강화할 수 있는 효과가 있다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 회의 관리 시스템을 나타내는 도면이다.
도 2는 본 발명의 실시 예에 따른 회의 관리를 위한 전자장치의 주요 구성을 나타내는 블록도이다.
도 3은 본 발명의 실시 예에 따른 회의 예약 방법을 설명하기 위한 흐름도이다.
도 4는 본 발명의 실시 예에 따른 회의 내역에 접근하기 위한 방법을 설명하기 위한 흐름도이다.
도 5는 본 발명의 실시 예에 따른 제1 단말에서 회의 예약을 수행하는 방법을 설명하기 위한 순서도이다.
도 6은 본 발명의 실시 예에 따른 전자장치에서 회의 예약을 수행하는 방법을 설명하기 위한 순서도이다.
도 7은 본 발명의 실시 예에 따른 전자장치에서 제2 단말에 권한을 부여하기 위한 방법을 설명하기 위한 순서도이다.
도 8은 본 발명의 실시 예에 따른 전자장치에서 제2 단말에 부여된 권한에 따라 회의 내역에 접근을 허용하는 방법을 설명하기 위한 순서도이다.

이하, 본 발명에 따른 바람직한 실시 형태를 첨부된 도면을 참조하여 상세하게 설명한다. 첨부된 도면과 함께 이하에 개시될 상세한 설명은 본 발명의 예시적인 실시형태를 설명하고자 하는 것이며, 본 발명이 실시될 수 있는 유일한 실시형태를 나타내고자 하는 것이 아니다. 도면에서 본 발명을 명확하게 설명하기 위해서 설명과 관계없는 부분은 생략할 수 있고, 명세서 전체를 통하여 동일 또는 유사한 구성 요소에 대해서는 동일한 참조 부호를 사용할 수 있다.

본 발명의 일 실시 예에서, “또는”, “적어도 하나” 등의 표현은 함께 나열된 단어들 중 하나를 나타내거나, 또는 둘 이상의 조합을 나타낼 수 있다. 예를 들어, “A 또는 B”, “A 및 B 중 적어도 하나”는 A 또는 B 중 하나만을 포함할 수 있고, A와 B를 모두 포함할 수도 있다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 회의 관리 시스템을 나타내는 도면이다.

도 1을 참조하면, 본 발명에 따른 회의 관리 시스템(10)은 제1 단말(100), 전자장치(200) 및 제2 단말(300)을 포함한다.

제1 단말(100)은 회의를 개설하여 참여하고자 하는 참여자가 사용하는 전자장치로 휴대단말, 개인용 PC, 타블렛 등일 수 있다. 제1 단말(100)은 전자장치(200)와의 통신을 통해 회의 예약 등을 수행한다. 이를 위해, 제1 단말(100)은 LTE(long term evolution), LTE-A(long term evolution-advanced), WiFi(wireless fidelity) 등의 통신을 수행할 수 있다.

제1 단말(100)은 회의 예약을 위해 전자장치(200)로 회의실 조회를 요청한다. 제1 단말(100)은 전자장치(200)로부터 수신된 회의실 상태를 확인한다. 제1 단말(100)은 회의실 상태를 기반으로 회의 예약을 위한 회의 예약 정보(이하, 예약 정보라 함)를 입력하여 전자장치(200)로 전송한다. 예약 정보는, 회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일(파일 목록 또는 파일 링크), 회의 범주(영업, 마케팅 등), 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트(사용자 입력 키워드 등) 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함할 수 있다. 아울러, 예약 정보는 참여자, 이전 회의 링크, 회의와 관련된 프로젝트 이름 및 추가 연동 서버 등과 같은 정보를 추가적으로 포함할 수 있다.

제1 단말(100)은 전자장치(200)로부터 참여자 리스트를 수신한다. 참여자 리스트는, 예약 정보와 관련되어 과거에 개최된 적이 있는 과거 회의 내역에 포함된 참여자들에 대한 리스트일 수 있다. 이를 위해, 제1 단말(100)은 전자장치(200)로부터 복수개의 과거 회의 내역을 수신할 수도 있다. 제1 단말(100)은 복수개의 과거 회의 내역이 수신되면, 복수개의 과거 회의 내역 중 적어도 하나의 과거 회의 내역을 선택할 수 있다. 제1 단말(100)은 선택한 적어도 하나의 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 수신할 수 있다.

또한, 참여자 리스트는, 예약 정보와 관련하여 과거에 개최된 회의가 없는 경우, 예약 정보와 관련되어 회의에 참여가 가능한 참여 예상자에 대한 참여자 리스트일 수 있다. 이때, 참여 예상자에 대한 참여자 리스트는, 예약 정보에 포함된 회의 참여 부서에 소속된 부서원, 제1 단말(100)의 사용자가 속한 부서의 부서원들 중에서 예약 정보와의 업무 관련도가 높은 순서에 따라 부서원, 예약 정보에 대응되는 회의와 관련된 부서에서 의사 결정권이 있는 직급에 대응되는 부서원 등일 수 있다.

제1 단말(100)은 수신된 참여자 리스트에서 회의에 참여시키고자 하는 참여자를 선택하고, 선택된 참여자에 대한 권한을 입력하여 전자장치(200)로 전송한다. 제1 단말(100)은 참여자의 이메일, 휴대전화 번호 등을 직접 입력하여 참여자를 선택할 수 있다. 이때, 권한은, 관리자 권한, 회의 내역의 열람을 위한 열람 권한, 회의 내역의 추가, 수정 및 삭제 중 적어도 하나를 포함하는 변경 권한을 포함할 수 있다. 관리자 권한은, 제1 단말(100)의 사용자인 회의 주최자와 동일한 권한을 가질 수 있는 권한으로, 개설된 회의의 취소 등의 권한을 포함할 수 있다. 아울러, 제1 단말(100)은 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트에서 참여자를 선택한 경우, 과거 회의 내역에 포함된 참여자의 권한을 그대로 승계하도록 입력할 수 있다. 제1 단말(100)은 예약 정보의 입력, 참여자 선택 및 권한 입력이 완료되면 회의 예약 완료신호를 전자장치(200)로 전송한다.

제1 단말(100)은 회의 예약 이후, 예약된 회의 진행 중 또는 회의 종료 후에 전자장치(200)로부터 적어도 하나의 제2 단말(300)에 대한 권한 입력 요청이 수신되면, 제2 단말(300)에 대한 권한을 입력하여 전자장치(200)로 전송할 수 있다.

전자장치(200)는 제1 단말(100) 및 적어도 하나의 제2 단말(300)과의 통신을 수행한다. 이를 위해, 전자장치(200)는 LTE(long term evolution), LTE-A(long term evolution-advanced), WiFi(wireless fidelity) 등의 통신을 수행할 수 있다. 본 발명의 실시 예에는 설명의 편의를 위해 전자장치로 기재하고 있으나, 전자장치(200)는 서버 등의 장치일 수 있다.

전자장치(200)는 제1 단말(100)과의 통신을 수행하여 회의 예약을 수행한다. 전자장치(200)는 제1 단말(100)의 요청에 따라 회의실 상태를 확인하여 제1 단말(100)로 전송하고, 제1 단말(100)로부터 수신된 예약 정보를 확인한다. 전자장치(200)는 예약 정보에 대한 키워드 분석을 통해 예약 정보와 관련된 키워드를 추출한다. 이때, 키워드 분석은, 예약 정보에 포함된 문장에 대한 분석 및 딥러닝을 통한 분석일 수 있다. 예컨대, 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 수신된 예약 정보가 회의 제목이고, 회의 제목이 “신제품 기가네트워크의 기업 적용 사례” 일 경우, 예약 정보로부터 “신제품”, “기가네트워크”, “기업” 등과 같은 키워드가 추출됨을 확인할 수 있다.

전자장치(200)는 전자장치(200)의 메모리 또는 외부 서버에 기저장된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 임계치(예컨대, 60%) 이상 유사한 키워드를 갖는 과거 회의를 확인한다. 예컨대, 전자장치(200)는 제1 단말(100)에서 설정된 기간에 대응되는 기간에 개최된 과거 회의를 확인할 수 있다. 즉, 제1 단말(100)에서 1년이 설정되면, 전자장치(200)는 예약 정보 수신날짜를 기준으로 1년 내에 개최된 과거 회의를 확인한다.

전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 “신제품”, “기가네트워크”, “기업” 등과 같이 추출된 키워드와 동일한 키워드를 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출한다.

또한, 전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 유사한 키워드를 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출할 수도 있다. 유사한 키워드는, 추출된 키워드와 띄어쓰기를 다르게 기재한 단어 및 추출된 키워드와 동일한 의미이나 다른 표현으로 기재한 단어 등의 유사어를 포함할 수 있다. 예컨대, “신제품”과 유사어는 “브랜드뉴”, “새로운 브랜드”, “새로운 제품”, “새로운 서비스” 등일 수 있고, “기가네트워크”와 유사어는 “기가 네트워크”, “Giga Network” 등일 수 있으며, “기업”과 유사어는 “회사”, “사내”, “그룹”, “Company” 등일 수 있다. 전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 유사한 키워드를 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출한다.

또한, 전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 동일한 키워드 및 유사한 키워드의 조합을 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출할 수도 있다. 이때, 전자장치(200)는 동일한 키워드와 유사한 키워드에 부여하는 비율을 상이하게 설정할 수 있다. 예컨대, 전자장치(200)는 “새로운 브랜드”, “기가네트워크”, “사내”를 키워드로 갖는 과거 회의가 있음을 확인할 수 있다. 이와 같이, 확인된 과거 회의는 추출된 키워드와 동일한 키워드를 1개 갖고 있으므로, 전자장치(200)는 과거 회의에 50%의 비율을 부여하고, 추출된 키워드와 유사한 키워드를 2개 갖고 있으므로, 유사한 키워드당 5%씩의 비율을 부여할 수 있다. 따라서, 전자장치(200)는 확인된 과거 회의를 과거 회의 내역으로 추출할 수 있다. 아울러, 전자장치(200)는 과거 회의가 추출된 키워드와 동일한 키워드 2개를 가질 경우에는 하나의 동일한 키워드에 50%, 다른 하나의 동일한 키워드에 10%의 비율을 부여할 수 있다.

이때, 전자장치(200)는 제1 단말(100)에서 기간이 설정된 상태가 아니면, 기 저장된 과거 회의 전부를 확인하고, 확인된 과거 회의 중에서 과거 회의 내역을 추출할 수 있다. 이때, 전자장치(200)는 예약 정보에 과거 회의 내역에 대한 링크가 포함된 경우, 키워드 및 링크를 이용하여 과거 회의 내역을 확인할 수 있다.

전자장치(200)는 확인된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 추출하여 제1 단말(100)로 전송한다. 전자장치(200)는 확인된 적어도 하나의 과거 회의 내역에 포함된 모든 참여자 리스트를 추출할 수 있다. 또한, 전자장치(200)는 추출된 과거 회의 내역이 복수개일 경우, 제1 단말(100)로 복수개의 과거 회의 내역을 전송한다. 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 복수개의 과거 회의 내역 중 적어도 하나의 과거 회의 내역이 선택되면, 선택된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트만을 추출한다. 이를 통해, 제1 단말(100)은 예약 정보와 밀접하게 관련된 과거 회의내역 및 참여자 리스트를 추출할 수 있다.

전자장치(200)는 과거 회의 내역에서 추출된 참여자 리스트를 정렬하여 제1 단말(100)로 전송할 수 있다. 예컨대, 전자장치(200)는 제1 단말(100)의 사용자와 동일한 부서에 소속되어 있는 참여자를 예약 정보와 관련도가 높은 참여자로 판단하여 참여자 리스트를 정렬할 수 있다. 전자장치(200)는 추출된 참여자 리스트 중에서 과거 회의 내역에 참석한 횟수가 많은 참여자를 기준으로 참여자 리스트를 정렬할 수 있다. 또한, 전자장치(200)는 과거 회의 내역 중에서 가장 최근에 개최된 회의에 참여한 참여자를 기준으로 참여자 리스트를 정렬할 수 있다. 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 참여자 리스트에 포함된 참여자 중에서 선택된 적어도 하나의 참여자에 권한을 부여한다.

전자장치(200)는 확인된 과거 회의 내역이 없으면, 예약 정보를 기반으로 회의의 참여가 예상되는 참여 예상자를 추출하여 제1 단말(100)로 전송한다. 보다 구체적으로, 전자장치(200)는 메모리 또는 외부 서버의 인사정보 데이터베이스에 접근하여 제1 단말(100)의 사용자가 속한 부서의 부서원들 중에서 예약 정보와의 업무 관련도가 높은 순서에 따라 부서원들을 참여 예상자로 추출할 수 있다. 전자장치(200)는 예약 정보의 분석을 통해 예약 정보에 대응되는 회의가 어느 부서와 관련된 회의인지 분석하고, 분석결과에 대응되는 부서에서 의사 결정권이 있는 직급에 대응되는 부서원들을 참여 예상자로 추출할 수 있다. 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 참여 예상자 리스트에 포함된 참여자 중에서 선택된 적어도 하나의 참여자에 권한을 부여하여 회의 예약을 완료한다.

전자장치(200)는 권한이 부여된 적어도 하나의 참여자에 대한 제2 단말(300)로 회의가 예약되었음을 알리는 알림을 전송한다. 이때, 알림은 문자메시지, 이메일, 사내 메신저 연동을 통한 메시지 등을 통해 전송할 수 있다. 아울러, 전자장치(200)는 관리자 권한이 부여된 제2 단말(300)로부터 예약이 완료된 회의에 대한 취소 신호가 수신되면, 취소 신호 수신 시 예약이 완료된 회의를 취소할 수 있다. 예컨대, 전자장치(200)는 신입 사원 공채 면접 등의 이벤트가 발생되어 관리자 권한이 부여된 제2 단말(300)로부터 취소 신호가 수신될 경우, 이벤트의 확인 결과에 따라 다른 관리자 권한이 부여된 단말의 동의 없이 예약이 완료된 회의를 취소할 수 있다. 또한, 전자장치(200)는 취소 신호 수신 시에 관리자 권한이 부여된 제1 단말(100) 및 다른 제2 단말(300)로 회의 취소에 대한 허가 요청을 전송한다. 전자장치(200)는 관리자 권한이 부여된 모든 단말로부터 허가 신호가 수신되면, 예약이 완료된 회의를 취소할 수 있다.

전자장치(200)는 예약된 회의 시각이 도래하면, 제1 단말(100) 및 제2 단말(300)로 회의 시각이 도래하였음을 알리는 알림을 전송한다. 전자장치(200)는 회의와 관련된 내용을 기반으로 회의록을 생성하고, 예약 정보, 회의록 및 회의 참여자 정보 등을 포함하는 회의 내역을 저장한다. 이때, 회의록은, 회의 참여자에 의해 입력되는 입력 데이터를 이용하여 생성될 수 있다. 입력 데이터는, 제1 단말(100) 및 제2 단말(300)로부터 입력되어 전송되는 입력 데이터일 수 있고, 전자장치(200)에 구비된 입력부(220)에서 입력된 입력 데이터일 수 있다. 또한, 회의록은, 전자장치(200)에 구비된 마이크(미도시)에서 획득된 음성데이터를 분석한 후, 이를 텍스트데이터로 변환하여 회의록을 생성할 수 있다.

또한, 전자장치(200)는 적어도 하나의 제2 단말(300)로부터 저장된 회의 내역에 대한 접근 요청이 수신되면, 제2 단말(300)에 대한 인증을 수행한다. 제2 단말(300)의 인증은, 제2 단말(300)의 사용자에게 할당된 사원번호, 주민등록번호를 포함하는 아이디와, 패스워드를 이용한 인증, FiDO(fast identity online)인증, 제2 단말(300)에 저장된 지문 등의 생체 정보를 기반으로 하는 인증 정보 및 사내 인증 시스템 등을 이용하여 수행될 수 있다. 이때, 접근 요청에 대한 제2 단말(300)은 회의에 참여한 참여자에 대한 단말일 수 있고, 회의에 참여하지 않은 사용자에 대한 단말일 수 있다. 전자장치(200)는 예약 정보에 포함된 회의 공개여부가 “대외비”인 회의 내역은 “대외비”로 설정된 회의에 참여한 참여자의 제2 단말(300)로만 제공할 수 있다. 따라서, “대외비”로 설정된 회의에 참여하지 않은 제2 단말(300)은 “대외비”로 설정된 회의의 개최여부를 확인할 수 없다.

전자장치(200)는 인증된 제2 단말(300)에 대한 권한 부여 여부를 확인한다. 제2 단말(300)이 회의에 참여하지 않은 사용자의 단말일 경우, 전자장치(200)는 제1 단말(100)로 제2 단말(300)에 대한 권한 입력을 요청한다. 전자장치(200)는 제1 단말(100)에서 수신된 권한에 따라 제2 단말(300)에 권한을 부여한다. 전자장치(200)는 제2 단말(300)로부터 수신된 접근 요청이 회의 내역을 단순히 열람하기 위한 열람 요청인지, 회의 내역을 변경하기 위한 요청인지 확인할 수 있다. 이때, 회의 내역을 변경하기 위한 요청은, 회의 내역 추가, 수정 및 삭제 중 적어도 하나를 포함할 수 있다.

전자장치(200)는 제2 단말(300)로부터 수신된 접근 요청과 제2 단말(300)에 부여된 권한을 고려하여 접근 요청을 수행한다. 예컨대, 접근 요청이 회의 내역 열람 요청이고, 제2 단말(300)에 부여된 권한이 회의 내역 열람이 가능한 권한이면, 전자장치(200)는 회의 내역을 제2 단말(300)로 전송한다. 접근 요청이 회의 내역 변경에 대한 요청이고, 제2 단말(300)에 부여된 권한이 회의 내역 변경이 가능한 권한이면, 전자장치(200)는 회의 내역을 변경한다. 이때, 전자장치(200)는 접근 요청이 회의 내역 변경 중 회의 내역 추가 및 삭제에 대한 요청이면, 관리자 권한이 부여된 제1 단말(100)로 접근 요청에 대한 허가를 요청한다. 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 허가가 요청되면 회의 내역 추가 및 삭제를 수행할 수 있다. 전자장치(200)는 회의 내역 추가 및 삭제에 대한 요청이 수신되면, 관리자 권한이 부여된 모든 단말로 허가를 요청할 수 있다. 전자장치(200)는 접근 요청을 수행하고 난 이후에, 접근 요청에 대응되는 접근 내역(예컨대, 회의 내역에 접근한 사용자 이름, 부서 등의 참여자 정보, 회의 내역의 열람, 회의 내역 추가, 수정 및 삭제한 내역 등)을 포함하도록 회의 내역을 갱신하여 저장한다. 이를 통해, 회의 내역에 대한 보안을 강화할 수 있으며, 회의 내역 유출 시에 유출경로를 확인할 수 있다.

제2 단말(300)은 전자장치(200)와의 통신을 통해 회의 예약 알림을 수신하고, 회의 내역에 대한 열람 및 변경을 요청할 수 있다. 제2 단말(300)은 회의에 참여한 참여자의 단말일 수 있고, 회의에 참여하지 않은 사용자의 단말일 수 있다. 이를 위해, 제2 단말(300)은 LTE(long term evolution), LTE-A(long term evolution-advanced), WiFi(wireless fidelity) 등의 통신을 수행할 수 있다. 제2 단말(300)은 휴대단말, 개인용 PC, 타블렛 등일 수 있다.

제2 단말(300)은 전자장치(200)로부터 제1 단말(100)에 의한 회의 참여가 요청되면, 참여 요청에 대한 승인 및 거부에 대한 응답을 전자장치(200)로 전송할 수 있다. 제2 단말(300)은 회의 참여에 대하여 승인한 경우, 전자장치(200)로부터 회의 예약과 관련된 알림을 수신할 수 있다. 아울러, 제2 단말(300)은 회의 참여에 대하여 승인한 경우, 예약된 회의 시각이 도래하면 전자장치(200)로부터 알림을 수신할 수 있다.

제2 단말(300)은 회의 참여 시 또는 참여한 이후에 전자장치(200)로 회의 내역에 접근하기 위한 접근 요청을 전송할 수 있다. 제2 단말(300)은 제2 단말(300)에 부여된 권한에 따라 회의 내역에 접근할 수 있다. 이때, 접근 요청이 제2 단말(300)에 설정된 권한보다 높은 권한이 필요한 접근 요청일 경우, 제2 단말(300)은 전자장치(200)를 통해 제1 단말(100)로부터 권한을 다시 부여받을 수 있다. 예를 들어, 제2 단말(300)에 설정된 권한이 회의 내역 열람에 대한 권한이나, 제2 단말(300)이 회의 내역 변경을 요청할 경우, 제2 단말(300)은 전자장치(200)를 통해 제1 단말(100)로부터 회의 내역 변경이 가능한 권한을 재부여받을 수 있다.

제2 단말(300)이 회의에 참여하지 않은 사용자의 단말일 경우, 제2 단말(300)은 전자장치(200)로 회의 내역에 접근하기 위한 접근 요청을 전송할 수 있다. 제2 단말(300)은 전자장치(200)를 통해 제1 단말(100)로부터 접근 요청에 대응되는 권한을 부여받을 수 있다. 예를 들어, 접근 요청이 회의 내역을 열람하기 위한 요청이면, 제2 단말(300)은 전자장치(200)를 통해 제1 단말(100)로부터 회의 내역 열람에 대한 권한을 부여받을 수 있다. 또한, 접근 요청이 회의 내역을 변경하기 위한 요청이면, 제2 단말(300)은 전자장치(200)를 통해 제2 단말(300)로부터 회의 내역 변경에 대한 권한을 부여받을 수 있다.

도 2는 본 발명의 실시 예에 따른 회의 관리를 위한 전자장치의 주요 구성을 나타내는 블록도이다.

도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 전자장치(200)는 통신부(210), 입력부(220), 표시부(230), 메모리(240) 및 제어부(250)를 포함한다.

통신부(210)는 전자장치(200)의 외부에 구비된 제1 단말(100), 적어도 하나의 제2 단말(300)을 포함하는 외부 장치(미도시)와의 통신을 수행한다. 이를 위해, 통신부(210)는 유선 또는 무선 통신 중 적어도 하나를 수행할 수 있다. 통신부(210)는 WiFi(wireless fidelity), LTE(long term evolution), LTE-A(long term evolution-advanced), 블루투스(bluetooth), BLE(bluetooth low energy) 및 NFC(near field communication) 등의 무선 통신 및 USB(universal serial bus) Cable 등의 유선 통신을 수행할 수 있다.

입력부(220)는 전자장치(200)의 사용자 입력에 대응하여 입력 데이터를 발생시킨다. 입력부(220)는 적어도 하나의 입력수단을 포함한다. 입력부(220)는 키패드(key pad), 돔 스위치(dome switch), 터치 패널(touch panel), 터치 키(touch key) 및 버튼(button)을 포함한다.

표시부(230)는 전자장치(200)의 동작에 따른 출력 데이터를 출력한다. 이를 위해, 표시부(230)는 액정 디스플레이(LCD; liquid crystal display), 발광 다이오드(LED; light emitting diode) 디스플레이, 유기 발광 다이오드(OLED; organic LED) 디스플레이, 마이크로 전자기계 시스템(MEMS; micro electro mechanical systems) 디스플레이 및 전자 종이(electronic paper) 디스플레이를 포함한다. 표시부(230)는 입력부(220)와 결합되어 터치 스크린(touch screen)으로 구현될 수 있다.

메모리(240)는 전자장치(200)의 동작 프로그램들을 저장한다. 메모리(240)는 사내 조직관리를 위한 인사정보 데이터베이스를 저장할 수 있다. 이때, 인사정보 데이터베이스는, 사내 직원에 대한 휴대전화번호, 이메일 주소, 이메일을 기반으로 하는 일정 정보를 포함하는 개인 정보를 저장할 수 있다. 메모리(240)는 회의 진행에 따라 제어부(250)에서 생성된 회의록을 포함하는 회의 내역을 저장할 수 있다. 이때, 회의 내역은, 예약 정보, 회의록 및 회의 참여자 정보 등을 포함할 수 있다. 또한, 메모리(240)는 회의 예약정보로부터 추출된 키워드와의 유사어를 추출할 수 있는 유사어 데이터베이스를 저장할 수 있다.

제어부(250)는 기 저장된 과거의 회의 중 제1 단말(100)로부터 수신된 예약 정보에 대한 키워드와 관련된 과거 회의 내역을 확인하고, 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 제1 단말(100)로 전송한다. 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 수신된 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 부여하고 예약 정보를 기반으로 회의 예약을 수행한다.

보다 구체적으로, 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 회의 예약을 위한 회의실 조회 신호를 수신하고, 회의실 상태를 확인하여 제1 단말(100)로 전송한다. 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 예약 정보를 수신하고, 예약 정보에 대한 키워드 분석을 통해 예약 정보와 관련된 키워드를 추출한다. 예약 정보는, 회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일(파일 목록 또는 파일 링크), 회의 범주(영업, 마케팅 등), 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트(사용자 입력 키워드 등) 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함할 수 있다. 아울러, 예약 정보는 참여자, 이전 회의 링크, 회의와 관련된 프로젝트 이름 및 추가 연동 서버 등과 같은 정보를 추가적으로 포함할 수 있다.

제어부(250)는 기저장된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 임계치 이상 관련된 과거 회의 내역을 확인한다. 제어부(250)는 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 추출하여 제1 단말(100)로 전송한다. 제어부(250)는 확인된 적어도 하나의 과거 회의 내역에 포함된 모든 참여자 리스트를 추출하여 제1 단말(100)로 전송할 수 있다. 또한, 제어부(250)는 확인된 과거 회의 내역이 복수개일 경우, 복수개의 과거 회의 내역을 제1 단말(100)로 전송할 수 있다. 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 복수개의 과거 내역 중 선택된 적어도 하나의 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트만을 추출하여 제1 단말(100)로 전송할 수 있다.

제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 참여자 리스트에 포함된 참여자 중 적어도 하나의 참여자에 대한 선택신호 및 권한을 수신하고, 적어도 하나의 참여자에 권한을 부여한다. 이때, 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 권한 승계 신호가 수신되면, 과거 회의 내역에 포함된 적어도 하나의 참여자에 부여된 권한을 승계할 수도 있다.

제어부(250)는 추출된 키워드와 임계치 이상 관련된 키워드를 갖는 과거 회의 내역이 없으면, 예약 정보를 기반으로 회의에 참여할 가능성이 있는 참여 예상자 리스트를 생성하여 제1 단말(100)로 전송한다. 참여 예상자 리스트는, 예약 정보를 기반으로 예컨대, 회의 제목, 회의 안건, 회의 참여 부서 등을 기반으로 회의에 참여가 예상되는 참여 예상자로 생성된다. 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 참여 예상자 리스트에서 적어도 하나의 참여자에 대한 선택신호 및 권한을 수신하고, 적어도 하나의 참여자에 권한을 부여한다.

제어부(250)는 참여자에 대한 권한을 부여한 이후에, 제1 단말(100)로부터 예약 완료 신호가 수신되면, 예약 정보, 참여자 및 권한을 기반으로 하는 회의 예약을 수행한다. 제어부(250)는 회의 예약과 관련된 알림을 참여자에 대한 단말인 제2 단말(300)로 전송한다.

제어부(250)는 예약 날짜가 도래하면, 제1 단말(100) 및 제2 단말(300)로 회의 날짜가 도래하였음을 알리는 알림을 전송하고, 회의 진행에 따른 회의록 작성을 수행한다. 제어부(250)는 회의가 종료되면, 예약 정보, 참여자 정보 및 회의록을 포함하는 회의 내역을 메모리(240)에 저장한다.

회의 예약에 따른 회의가 종료되어 회의 내역을 저장한 이후에, 제어부(250)는 적어도 하나의 제2 단말(300)로부터 회의 내역에 대한 접근 요청을 수신할 수 있다. 제어부(250)는 회의 내역으로의 접근을 요청한 제2 단말(300)에 대한 인증을 수행한다. 이때, 제2 단말(300)은 회의에 참여한 참여자에 대한 단말일 수 있고, 회의에 참여하지 않은 사용자에 대한 단말일 수 있다.

제어부(250)는 인증된 제2 단말(300)에 대한 권한 부여 여부를 확인한다. 제2 단말(300)이 회의에 참여하지 않은 사용자에 대한 단말일 경우, 제2 단말(300)에는 권한이 부여된 상태가 아니므로, 제어부(250)는 제1 단말(100)로 제2 단말(300)에 대한 권한 입력을 요청한다. 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 제2 단말(300)에 대한 권한이 수신되면, 수신된 권한을 제2 단말(300)에 부여한다.

제어부(250)는 제2 단말(300)로부터 수신된 접근 요청이 회의 내역을 단순히 열람하기 위한 열람 요청인지, 회의 내역을 변경하기 위한 요청인지 확인할 수 있다. 이때, 회의 내역을 변경하기 위한 요청은, 회의 내역 추가, 수정 및 삭제를 포함할 수 있다. 제어부(250)는 제2 단말(300)로부터 수신된 접근 요청과 제2 단말(300)에 부여된 권한을 고려하여 접근 요청을 수행한다. 예컨대, 접근 요청이 회의 내역 열람 요청이고, 제2 단말(300)에 부여된 권한이 회의 내역 열람이 가능한 권한이면, 제어부(250)는 회의 내역을 제2 단말(300)로 전송한다. 접근 요청이 회의 내역 변경이고, 제2 단말(300)에 부여된 권한이 회의 내역 변경이 가능한 권한이면, 제어부(250)는 회의 내역을 변경한다. 이때, 제어부(250)는 접근 요청이 회의 내역 변경 중 회의 내역 추가 및 삭제에 대한 요청이면, 이를 제1 단말(100)로 접근 요청에 대한 허가를 요청한다. 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 접근 요청에 대한 허가 신호가 수신되면 회의 내역 추가 및 삭제를 수행할 수 있다. 제어부(250)는 접근 요청을 수행하고 난 이후에, 접근 요청에 따른 내역을 포함하도록 회의 내역을 갱신하여 저장한다. 이를 통해, 회의 내역에 대한 보안을 강화할 수 있으며, 회의 내역 유출 시에 유출경로를 확인할 수 있다.

도 3은 본 발명의 실시 예에 따른 회의 예약 방법을 설명하기 위한 흐름도이다.

도 3을 참조하면, 301단계에서 제1 단말(100)은 회의 예약을 위해 회의실 상태를 조회하기 위한 회의실 조회를 선택한다. 303단계에서 제1 단말(100)는 회의실 조회 선택에 따른 신호를 전자장치(200)로 전송한다. 305단계에서 전자장치(200)는 회의실 조회 선택 신호가 수신된 날짜를 기준으로 임계치 이후의 날짜까지의 회의실 상태를 확인한다. 예컨대, 전자장치(200)는 회의실 조회 선택 신호가 2017년 6월 21일에 수신되었다면, 2017년 6월 28일까지의 회의실 예약 상태를 확인할 수 있다. 307단계에서 전자장치(200)는 확인된 회의실 상태를 제1 단말(100)로 전송한다. 309단계에서 제1 단말(100)은 회의실 상태를 기반으로 회의에 대한 예약 정보를 입력한다. 이때, 예약 정보는, 회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일(파일 목록 또는 파일 링크), 회의 범주(영업, 마케팅 등), 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트(사용자 입력 키워드 등) 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함할 수 있다. 311단계에서 제1 단말(100)은 입력된 예약 정보를 전자장치(200)로 전송한다.

313단계에서 전자장치(200)는 예약 정보를 기반으로 키워드 분석을 수행한다. 예컨대, 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 수신된 예약 정보가 회의 제목이고, 회의 제목이 “신제품 기가네트워크의 기업 적용 사례” 일 경우, 예약 정보로부터 “신제품”, “기가네트워크”, “기업” 등과 같은 키워드가 추출됨을 확인할 수 있다.

315단계에서 전자장치(200)는 키워드 분석을 통해 추출된 키워드를 기반으로 메모리(240) 또는 외부 서버에 기 저장된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 임계치(예컨대, 60%) 이상 유사한 키워드를 갖는 과거 회의 내역을 확인한다. 이때, 전자장치(200)는 제1 단말(100)에서 설정된 기간에 대응되는 기간에 개최된 과거 회의를 확인할 수 있다. 즉, 제1 단말(100)에서 1년이 설정되면, 전자장치(200)는 예약 정보 수신날짜를 기준으로 1년 내에 개최된 과거 회의를 확인한다.

전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 “신제품”, “기가네트워크”, “기업” 등과 같이 추출된 키워드와 동일한 키워드를 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출한다.

또한, 전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 유사한 키워드를 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출할 수도 있다. 유사한 키워드는, 추출된 키워드와 띄어쓰기를 다르게 기재한 단어 및 추출된 키워드와 동일한 의미이나 다른 표현으로 기재한 단어 등의 유사어를 포함할 수 있다. 예컨대, “신제품”과 유사어는 “브랜드뉴”, “새로운 브랜드”, “새로운 제품”, “새로운 서비스” 등일 수 있고, “기가네트워크”와 유사어는 “기가 네트워크”, “Giga Network” 등일 수 있으며, “기업”과 유사어는 “회사”, “사내”, “그룹”, “Company” 등일 수 있다. 전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 유사한 키워드를 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출한다.

또한, 전자장치(200)는 확인된 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 동일한 키워드 및 유사한 키워드의 조합을 60% 이상 갖는 회의를 과거 회의 내역으로 추출할 수도 있다. 이때, 전자장치(200)는 동일한 키워드와 유사한 키워드에 부여하는 비율을 상이하게 설정할 수 있다. 예컨대, 전자장치(200)는 “새로운 브랜드”, “기가네트워크”, “사내”를 키워드로 갖는 과거 회의가 있음을 확인할 수 있다. 이와 같이, 확인된 과거 회의는 추출된 키워드와 동일한 키워드를 1개 갖고 있으므로, 전자장치(200)는 과거 회의에 50%의 비율을 부여하고, 추출된 키워드와 유사한 키워드를 2개 갖고 있으므로, 유사한 키워드당 5%씩의 비율을 부여할 수 있다. 따라서, 전자장치(200)는 확인된 과거 회의를 과거 회의 내역으로 추출할 수 있다. 아울러, 전자장치(200)는 과거 회의가 추출된 키워드와 동일한 키워드 2개를 가질 경우에는 하나의 동일한 키워드에 50%, 다른 하나의 동일한 키워드에 10%의 비율을 부여할 수 있다.

이때, 전자장치(200)는 제1 단말(100)에서 기간이 설정된 상태가 아니면, 기 저장된 과거 회의 전부를 확인하고, 확인된 과거 회의 중에서 과거 회의 내역을 추출할 수 있다. 이때, 전자장치(200)는 예약 정보에 과거 회의 내역에 대한 링크가 포함된 경우, 키워드 및 링크를 이용하여 과거 회의 내역을 확인할 수 있다.

317단계에서 전자장치(200)는 과거 회의 중에서 추출된 키워드와 임계치 이상 유사한 키워드를 갖는 과거 회의 내역이 존재하면 321단계를 수행하고, 과거 회의 내역이 존재하지 않으면 319단계를 수행한다.

319단계에서 전자장치(200)는 예약 정보를 기반으로 회의에 참여할 가능성이 있는 참여 예상자 리스트를 추출하여 제1 단말(100)로 전송한다. 이때, 전자장치(200)는 예약 정보를 기반으로 예컨대, 회의 제목, 회의 안건, 회의 참여 부서 등을 기반으로 회의에 참여가 예상되는 참여 예상자를 추출할 수 있다. 보다 구체적으로, 전자장치(200)는 메모리(240) 또는 외부 서버의 인사정보 데이터베이스에 접근하여 제1 단말(100)의 사용자가 속한 부서의 부서원들 중에서 예약 정보와의 업무 관련도가 높은 순서에 따라 부서원들을 참여 예상자로 추출할 수 있다. 전자장치(200)는 예약 정보의 분석을 통해 예약 정보에 대응되는 회의가 어느 부서와 관련된 회의인지 분석하고, 분석결과에 대응되는 부서에서 의사 결정권이 있는 직급에 대응되는 부서원들을 참여 예상자로 추출할 수 있다.

반대로, 과거 회의 내역이 존재하면 321단계에서 전자장치(200)는 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 추출하고 323단계를 수행한다. 이때, 전자장치(200)는 확인된 적어도 하나의 과거 회의 내역에 포함된 모든 참여자 리스트를 추출할 수 있다. 또한, 전자장치(200)는 확인된 과거 회의 내역이 복수개일 경우, 제1 단말(100)로 복수개의 과거 회의 내역을 전송한다. 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 복수개의 과거 회의 내역 중 적어도 하나의 과거 회의 내역이 선택되면, 선택된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트만을 추출한다. 이를 통해, 제1 단말(100)은 예약 정보와 밀접하게 관련된 과거 회의내역 및 참여자 리스트를 추출할 수 있다.

전자장치(200)는 과거 회의 내역에서 추출된 참여자 리스트를 정렬하여 제1 단말(100)로 전송할 수 있다. 예컨대, 전자장치(200)는 제1 단말(100)의 사용자와 동일한 부서에 소속되어 있는 참여자를 예약 정보와 관련도가 높은 참여자로 판단하여 참여자 리스트를 정렬할 수 있다. 전자장치(200)는 추출된 참여자 리스트 중에서 과거 회의 내역에 참석한 횟수가 많은 참여자를 기준으로 참여자 리스트를 정렬할 수 있다. 또한, 전자장치(200)는 과거 회의 내역 중에서 가장 최근에 개최된 회의에 참여한 참여자를 기준으로 참여자 리스트를 정렬할 수 있다. 323단계에서 전자장치(200)는 추출된 참여자 리스트를 제1 단말(100)로 전송한다.

325단계에서 제1 단말(100)은 전자장치(200)로부터 수신된 참여 예상자 리스트 또는 참여자 리스트 중 어느 하나의 리스트에서 회의에 참여하고자 하는 참여자를 선택한다. 이때, 제1 단말(100)은 참여자 리스트에서 참여자를 선택하고, 추가적으로 전자장치(200)의 메모리(240)에 접근하여 인사정보 데이터베이스를 기반으로 참여자를 선택할 수 있다. 327단계에서 제1 단말(100)은 선택된 참여자 각각에 부여하고자 하는 권한을 입력한다. 이때, 권한은, 관리자 권한, 회의 내역의 열람을 위한 열람 권한, 회의 내역의 추가, 수정 및 삭제 중 적어도 하나를 포함하는 변경 권한을 포함할 수 있다. 관리자 권한은 회의를 개최하고자 하는 제1 단말(100)에 기본적으로 부여되는 권한일 수 있고, 제1 단말(100)의 선택에 의해 제2 단말(300)에 설정될 수 있다. 아울러, 제1 단말(100)이 참여자 리스트에서 참여자를 선택하는 경우, 과거 회의 내역에 포함된 참여자의 권한이 그대로 승계될 수 있다.

329단계에서 제1 단말(100)은 선택된 참여자 및 입력된 권한을 전자장치(200)로 전송하고, 331단계에서 전자장치(200)는 선택된 참여자에게 입력된 권한에 대응되는 권한을 부여한다. 333단계에서 제1 단말(100)은 회의에 대한 예약 완료가 입력되면 335단계에서 제1 단말(100)은 예약 완료 신호를 전자장치(200)로 전송한다. 337단계에서 전자장치(200)는 예약 완료 신호에 따라 회의 예약을 수행한다. 339단계에서 전자장치(200)는 선택된 참여자와 관련된 제2 단말(300)로 예약 정보를 전송하고, 341단계에서 제2 단말(300)은 예약 정보를 출력한다.

도 4는 본 발명의 실시 예에 따른 회의 내역에 접근하기 위한 방법을 설명하기 위한 흐름도이다.

도 4를 참조하면, 401단계에서 제2 단말(300)은 전자장치(200)로 회의 내역으로의 접근을 요청한다. 이때, 제2 단말(300)은 회의에 참여한 참여자에 대한 단말일 수 있고, 회의에 참여하지 않은 사용자에 대한 단말일 수도 있다. 전자장치(200)는 예약 정보에 포함된 회의 공개여부가 “대외비”인 회의 내역은 “대외비”로 설정된 회의에 참여한 참여자의 제2 단말(300)로만 제공할 수 있다. 따라서, “대외비”로 설정된 회의에 참여하지 않은 제2 단말(300)은 “대외비”로 설정된 회의의 개최여부를 확인할 수 없다.

403단계에서 전자장치(200)는 제2 단말(300)로 인증 정보를 요청하고 405단계에서 제2 단말(300)은 인증 정보 요청에 따른 인증 정보를 전자장치(200)로 전송한다. 이때, 제2 단말(300)의 인증은, 제2 단말(300)의 사용자에게 할당된 사원번호, 주민등록번호를 포함하는 아이디와, 패스워드를 이용한 인증, FiDO(fast identity online)인증, 제2 단말(300)에 저장된 지문 등의 생체 정보를 기반으로 하는 인증 정보 및 사내 인증 시스템 등을 이용하여 수행될 수 있다.

407단계에서 전자장치(200)는 제2 단말(300)로부터 수신된 인증 정보를 기반으로 제2 단말(300)의 인증을 수행하고, 409단계를 수행한다. 409단계에서 전자장치(200)는 제2 단말(300)에 부여된 권한을 확인한다. 411단계에서 전자장치(200)는 제2 단말(300)에 권한이 부여된 상태인 것으로 확인되면 421단계를 수행한다. 제2 단말(300)에 권한이 부여된 상태임은, 제2 단말(300)이 회의에 참여했던 참여자에 대한 단말임을 의미할 수 있다.

421단계에서 전자장치(200)는 401단계에서 요청된 회의 내역 접근에 대응하는 해당 기능을 수행하고 423단계를 수행한다. 423단계에서 전자장치(200)는 제2 단말(300)이 회의 내역에 접근한 내역을 기반으로 회의 내역을 갱신한다. 예를 들면, 제2 단말(300)에 부여된 권한이 회의 내역 열람에 대한 권한이면, 전자장치(200)는 제2 단말(300)로 회의 내역을 제공한다. 또한, 제2 단말(300)에 부여된 권한이 회의 내역 변경 예컨대, 회의 내역 추가, 수정 및 삭제에 대한 권한이면, 전자장치(200)는 제2 단말(300)에서 요청된 접근 내용에 관련된 해당 기능을 수행한다. 이때, 제2 단말(300)이 회의 내역 수정 및 삭제를 요청할 경우, 전자장치(200)는 관리자 권한이 부여된 제1 단말(100)로 제2 단말(300)의 접근 내용을 전송하고, 제1 단말(100)로부터 접근 내용에 대한 허가가 있을 경우, 접근 내용을 수행할 수 있다.

411단계에서 전자장치(200)는 제2 단말(300)에 권한이 부여되지 않은 상태인 것으로 확인되면 413단계를 수행한다. 제2 단말(300)에 권한이 부여되지 않은 상태라는 것은, 제2 단말(300)이 회의에 참여하지 않은 사용자에 대한 단말이라는 의미일 수 있다. 413단계에서 전자장치(200)는 관리자 권한이 부여된 제1 단말(100)로 제2 단말(300)에 대한 권한 설정을 요청한다. 415단계에서 제1 단말(100)은 전자장치(200)의 요청에 따라 제2 단말(300)에 부여될 권한을 입력한다. 이때, 제2 단말(300)에 부여될 권한은 임시 권한 즉, 1회성 권한 또는 기간제한 권한을 포함할 수 있다. 417단계에서 제1 단말(100)은 입력된 권한을 전자장치(200)로 전송한다.

417단계에서 전자장치(200)는 제1 단말(100)로부터 입력된 권한을 제2 단말(300)에 부여한다. 421단계에서 전자장치(200)는 401단계에서 요청된 회의 내역 접근에 대응하는 해당 기능을 수행하고, 423단계를 수행한다. 423단계에서 전자장치(200)는 제2 단말(300)이 회의 내역에 접근한 내역을 기반으로 회의 내역을 갱신한다.

도 5는 본 발명의 실시 예에 따른 제1 단말에서 회의 예약을 수행하는 방법을 설명하기 위한 순서도이다.

도 5를 참조하면, 501단계에서 제1 단말(100)은 제1 단말(100)에 구비된 입력부(미도시)로부터 회의를 예약하기 위한 회의예약신호의 수신여부를 확인한다. 501단계의 확인결과, 회의예약신호가 수신되면 503단계에서 제1 단말(100)은 회의예약신호를 전자장치(200)로 전송하고, 전자장치(200)로부터 회의실 상태를 수신하여 표시부(미도시)에 표시한다. 501단계의 확인결과, 회의예약신호가 수신되지 않으면 제1 단말(100)의 제어부(미도시)는 회의예약신호의 수신을 대기한다.

505단계에서 제1 단말(100)은 입력부의 입력에 따라 회의를 예약하기 위한 예약 정보를 입력한다. 이때, 예약 정보는, 회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일(파일 목록 또는 파일 링크), 회의 범주(영업, 마케팅 등), 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트(사용자 입력 키워드 등) 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함할 수 있다. 제1 단말(100)은 예약 정보 입력 시에 회의를 진행하고자 하는 회의실을 회의 장소로 선택한다. 507단계에서 제1 단말(100)은 회의에 대한 예약 정보 입력이 완료됨이 확인되면, 509단계를 수행하고, 예약 정보 입력이 완료되지 않으면 505단계로 회귀하여 예약 정보 입력을 대기한다.

509단계에서 제1 단말(100)은 전자장치(200)로부터 참여자 리스트를 수신하여 표시한다. 이때, 참여자 리스트는, 예약 정보와 관련되어 과거에 개최된 적이 있는 과거 회의 내역에 포함된 참여자들에 대한 리스트일 수 있다. 또한, 참여자 리스트는, 예약 정보와 관련하여 과거에 개최된 회의가 없는 경우, 예약 정보와 관련되어 회의에 참여가 가능한 참여 예상자에 대한 참여자 리스트일 수 있다. 이때, 참여 예상자에 대한 참여자 리스트는, 예약 정보에 포함된 회의 참여 부서에 소속된 부서원, 제1 단말(100)의 사용자가 속한 부서의 부서원들 중에서 예약 정보와의 업무 관련도가 높은 순서에 따라 부서원, 예약 정보에 대응되는 회의와 관련된 부서에서 의사 결정권이 있는 직급에 대응되는 부서원 등일 수 있다.

511단계에서 제1 단말(100)은 참여자 리스트에 포함된 적어도 하나의 참여자 중에서 회의에 참여를 요하는 참여자를 선택하고 513단계를 수행한다. 513단계에서 제1 단말(100)은 선택된 참여자 각각에 권한을 설정하여 전자장치(200)로 전송한다. 이때, 권한은, 관리자 권한, 회의 내역의 열람을 위한 열람 권한, 회의 내역의 추가, 수정 및 삭제 중 적어도 하나를 포함하는 변경 권한을 포함할 수 있다. 제1 단말(100)은 자신에게 부여된 관리자 권한을 참여자 중 적어도 하나의 참여자에게 부여할 수 있다. 관리자 권한은, 제1 단말(100)의 사용자인 회의 주최자와 동일한 권한을 가질 수 있는 권한으로, 개설된 회의의 취소 등의 권한을 포함할 수 있다. 아울러, 제1 단말(100)이 과거 회의 내역에 포함된 참여자를 선택한 경우, 과거 회의 내역에 포함된 참여자의 권한을 그대로 승계하도록 권한을 설정할 수 있다.

515단계에서 제1 단말(100)은 입력부로부터 회의예약 완료신호가 수신되었는지를 확인한다. 515단계에서 회의예약 완료신호가 수신되면, 제1 단말(100)은 완료신호를 전자장치(200)로 전송하고, 완료신호가 수신되지 않으면 505단계로 회귀하여 상기의 단계들을 재수행할 수 있다.

도 6은 본 발명의 실시 예에 따른 전자장치에서 회의 예약을 수행하는 방법을 설명하기 위한 순서도이다.

도 6을 참조하면, 601단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 회의실 조회를 위한 신호가 수신됨이 확인되면 603단계를 수행하고, 회의실 조회 신호가 수신되지 않으면, 조회 신호의 수신을 대기한다. 603단계에서 제어부(250)는 회의실 조회 신호가 수신된 날짜를 기준으로 이후의 임계날짜 동안의 회의실 상태를 확인한다. 즉, 제어부(250)는 회의실 조회 신호가 수신된 날짜 이후에 예컨대, 일주일 후의 날짜까지 회의실이 예약되어 있는 상태를 확인할 수 있다. 제어부(250)는 확인된 회의실 상태를 제1 단말(100)로 전송한다.

605단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 회의 예약을 위한 예약 정보가 수신되면 607단계를 수행하고, 예약 정보가 수신되지 않으면 예약 정보의 수신을 대기한다. 이때, 예약 정보는, 회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일(파일 목록 또는 파일 링크), 회의 범주(영업, 마케팅 등), 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트(사용자 입력 키워드 등) 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함할 수 있다.

607단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 수신된 예약 정보를 분석하여 예약 정보에 대응되는 키워드를 추출한다. 609단계에서 제어부(250)는 메모리(240)에 기 저장된 적어도 하나의 과거 회의 내역 중에서 추출된 키워드와 임계치 이상 유사한 키워드를 갖는 과거 회의 내역을 확인한다. 611단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 수신된 신호에 기반하여 예약 정보에 대응되는 회의에 참여할 참여자들에 대한 참여자 권한을 부여한다. 이때, 참여자 권한을 부여하는 611단계는 하기의 도 7을 이용하여 상세하게 설명하기로 한다. 도 7은 본 발명의 실시 예에 따른 전자장치에서 제2 단말에 권한을 부여하기 위한 방법을 설명하기 위한 순서도이다.

도 7을 참조하면, 701단계에서 제어부(250)는 키워드와 유사한 과거 회의 내역이 존재하면 703단계를 수행한다. 703단계에서 제어부(250)는 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 추출하고, 705단계에서 제어부(250)는 추출된 참여자 리스트를 제1 단말(100)로 전송한다. 707단계에서 제어부(250)는 참여자 리스트 중에서 적어도 하나의 참여자에 대한 선택신호와 각 참여자에 대한 권한을 제1 단말(100)로부터 수신한다. 709단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 수신된 각 참여자에 권한을 부여하고 도 6의 613단계로 리턴한다.

또한, 제어부(250)는 701단계의 확인 결과, 키워드와 유사한 과거 회의 내역이 존재하지 않으면 711단계를 수행한다. 711단계에서 제어부(250)는 참여 예상자를 추출하고 705단계를 수행한다. 이때, 제어부(250)는 예약 정보를 기반으로 예컨대, 회의 제목, 회의 안건, 회의 참여 부서 등을 기반으로 회의에 참여가 예상되는 참여 예상자를 메모리(240)에서 추출할 수 있다. 보다 구체적으로, 제어부(250)는 메모리(240) 또는 외부 서버의 인사정보 데이터베이스에 접근하여 제1 단말(100)의 사용자가 속한 부서의 부서원들 중에서 예약 정보와의 업무 관련도가 높은 순서에 따라 부서원들을 참여 예상자로 추출할 수 있다. 제어부(250)는 예약 정보의 분석을 통해 예약 정보에 대응되는 회의가 어느 부서와 관련된 회의인지 분석하고, 분석결과에 대응되는 부서에서 의사 결정권이 있는 직급에 대응되는 부서원들을 참여 예상자로 추출할 수 있다.

705단계에서 제어부(250)는 추출된 참여 예상자에 대한 리스트를 제1 단말(100)로 전송한다. 707단계에서 제어부(250)는 참여자 리스트 중에서 적어도 하나의 참여자에 대한 선택신호와 각 참여자에 대한 권한을 제1 단말(100)로부터 수신한다. 709단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 수신된 각 참여자에 권한을 부여하고 도 6의 613단계로 리턴한다.

613단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 회의 예약을 완료하기 위한 완료신호가 수신되면 615단계를 수행하고, 완료신호가 수신되지 않으면 완료신호의 수신을 대기한다. 615단계에서 제어부(250)는 예약 정보 및 참여자 권한을 기반으로 회의에 대한 예약을 수행한다. 617단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100) 및 참여자에 대한 제2 단말(300)로 회의 예약 사항에 대한 알림을 전송한다.

619단계에서 제어부(250)는 예약된 회의 시각이 도래함을 확인한다. 619단계의 확인결과, 회의 시각이 도래하면 제어부(250)는 621단계를 수행하고, 회의 시각이 도래하지 않으면 회의 시각의 도래를 대기한다. 621단계에서 제어부(250)는 회의 진행에 따른 회의록을 생성하고, 623단계를 수행한다. 623단계에서 제어부(250)는 회의가 종료됨이 확인되면 625단계를 수행하고, 회의 종료가 확인되지 않으면 621단계로 회귀하여 회의 진행을 지속적으로 수행하여 회의록을 생성한다. 625단계에서 제어부(250)는 회의 진행에 따른 회의 내역을 저장한다. 이때, 회의 내역은, 회의록, 회의 참여자 목록, 회의에 사용된 첨부 파일 및 예약 정보를 포함할 수 있다.

도 8은 본 발명의 실시 예에 따른 전자장치에서 제2 단말에 부여된 권한에 따라 회의 내역에 접근을 허용하는 방법을 설명하기 위한 순서도이다.

도 8을 참조하면, 801단계에서 제어부(250)는 회의 내역에 대한 접근을 요청한 적어도 하나의 제2 단말(300)에 대한 인증을 수행한다. 이때, 제2 단말(300)은 회의에 참여했던 참여자에 대한 단말일 수 있고, 참여하지 않았던 사용자에 대한 단말일 수 있다. 803단계에서 제어부(250)는 인증이 완료된 제2 단말(300)에 부여된 권한을 확인하고 805단계를 수행한다. 805단계에서 제어부(250)는 제2 단말(300)에 권한이 부여된 상태면 807단계를 수행하고, 제2 단말(300)에 권한이 부여된 상태가 아니면 819단계를 수행한다.

807단계에서 제어부(250)는 제2 단말(300)로부터 회의 내역을 변경하기 위한 신호가 수신되면 811단계를 수행하고, 회의 내역을 변경하기 위한 신호가 수신되지 않으면 809단계를 수행한다. 809단계에서 제어부(250)는 제2 단말(300)로부터 수신된 회의 내역 접근 요청이 회의 내역을 열람하기 위한 신호인 것으로 확인하고, 회의 내역을 제2 단말(300)로 전송한다. 제어부(250)는 회의 내역을 제2 단말(300)로 전송한 이후에 815단계를 수행한다. 815단계에서 제어부(250)는 회의 내역을 제2 단말(300)로 전송하였음을 추가하여 회의 내역을 갱신하고 817단계를 수행한다. 817단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100) 및 회의에 참여하였던 제2 단말(300)로 회의 내역이 갱신되었음을 알리는 알림을 전송한다.

811단계에서 제어부(250)는 제2 단말(300)로부터 수신된 회의 내역 변경신호에 따라 회의 내역을 변경한다. 이때, 회의 내역 변경은, 회의 내역 수정, 회의 내역 추가 및 회의 내역 삭제를 포함할 수 있다. 보다 구체적으로, 제2 단말(300)로부터 회의 내역의 수정 및 삭제가 요청되면 제어부(250)는 제1 단말(100)로 회의 내역 수정 및 삭제에 대한 허가 신호를 전송하고, 제1 단말(100)로부터 허가 신호가 수신되면 제2 단말(300)의 요청에 따라 회의 내역의 수정 및 삭제를 수행할 수 있다.

813단계에서 제어부(250)는 회의 내역 변경에 따라 회의와 관련된 키워드를 재생성하여 갱신한다. 815단계에서 제어부(250)는 키워드를 포함하여 회의 내역을 갱신하고 817단계를 수행한다. 817단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100) 및 회의에 참여하였던 제2 단말(300)로 회의 내역이 갱신되었음을 알리는 알림을 전송한다.

819단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로 제2 단말(300)에 대한 권한 설정을 요청하고 821단계를 수행한다. 821단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)로부터 제2 단말(300)에 대한 권한 설정 신호가 수신되면 823단계를 수행하고, 제2 단말(300)에 대한 권한 설정 신호가 수신되지 않으면 817단계를 수행한다. 817단계에서 제어부(250)는 회의 내역으로의 접근이 거부되었음을 알리는 알림을 제2 단말(300)로 전송한다. 823단계에서 제어부(250)는 제1 단말(100)에서 수신된 권한 설정 신호에 대응되는 권한을 제2 단말(300)에 부여하고 807단계를 수행한다. 807단계 내지 817단계는 상기에서 설명하였으므로, 상세한 설명을 생략한다.

본 명세서와 도면에 개시된 본 발명의 실시 예들은 본 발명의 기술 내용을 쉽게 설명하고 본 발명의 이해를 돕기 위해 특정 예를 제시한 것일 뿐이며, 본 발명의 범위를 한정하고자 하는 것은 아니다. 따라서 본 발명의 범위는 여기에 개시된 실시 예들 이외에도 본 발명의 기술적 사상을 바탕으로 도출되는 모든 변경 또는 변형된 형태가 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 한다.

Claims (20)

1. 제1 단말로부터 수신된 회의 예약 정보에 대한 키워드 분석을 수행하는 단계;
   기저장된 과거의 회의 중 상기 키워드와 관련된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 상기 제1 단말로 전송하는 단계;
   상기 제1 단말로부터 상기 참여자 리스트에 포함된 참여자 중 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 수신하는 단계; 및
   상기 적어도 하나의 참여자에 상기 권한을 부여하고 상기 회의 예약 정보를 기반으로 회의 예약을 수행하는 단계;
   를 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
2. 제1항에 있어서,
   상기 기저장된 과거의 회의 중에서 상기 키워드와 임계치 이상 유사한 키워드를 갖는 상기 과거 회의 내역을 추출하는 단계;
   를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
3. 제2항에 있어서,
   상기 과거 회의 내역을 추출하는 단계는,
   상기 제1 단말에서 기설정된 기간에 개최된 상기 과거의 회의 중에서 상기 과거 회의 내역을 추출하는 단계인 것을 특징으로 하는 방법.
4. 제3항에 있어서,
   상기 회의 예약 정보는,
   회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일, 회의 범주, 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함하는 정보인 것을 특징으로 하는 방법.
5. 제4항에 있어서,
   상기 권한은,
   관리자 권한, 상기 회의 내역의 열람을 위한 열람권한, 상기 회의 내역의 수정, 삭제 및 추가 중 적어도 하나에 대한 변경 권한을 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
6. 제3항에 있어서,
   상기 참여자에 대한 권한을 수신하는 단계는,
   상기 참여자 리스트에 포함된 적어도 하나의 참여자에 기 부여된 권한을 유지하기 위한 신호 또는 새로운 권한을 부여하기 위한 신호 중 어느 하나의 신호를 수신하는 단계인 것을 특징으로 하는 방법.
7. 제3항에 있어서,
   상기 참여자 리스트를 상기 제1 단말로 전송하는 단계는,
   상기 과거 회의 내역이 없으면, 상기 회의 예약 정보와 관련된 참여 예상자 리스트를 생성하여 상기 제1 단말로 전송하는 단계;
   를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
8. 제4항에 있어서,
   상기 회의 예약을 수행하는 단계 이후에,
   상기 예약된 회의가 종료되면, 상기 회의의 참여자 정보, 상기 회의의 진행에 따른 회의록 및 상기 회의 진행 시에 사용된 추가 파일을 포함하는 추가 정보와 상기 회의 예약 정보를 회의 내역으로 저장하는 단계; 및
   상기 회의 내역을 기반으로 키워드를 추출하여 저장하는 단계;
   를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
9. 제8항에 있어서,
   적어도 하나의 제2 단말로부터 상기 회의 내역으로의 접근 요청신호가 수신되면, 상기 적어도 하나의 제2 단말에 부여된 권한을 확인하는 단계;
   상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한이 부여된 상태면, 상기 부여된 권한 및 상기 접근 요청신호를 고려하여 상기 회의 내역의 열람, 상기 회의 내역의 변경 중 어느 하나를 수행하는 단계; 및
   상기 수행결과를 기반으로 상기 키워드 및 상기 회의 내역을 갱신하여 저장하는 단계;
   를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
10. 제9항에 있어서,
    상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한이 부여된 상태가 아니면, 상기 제1 단말로 권한 설정을 요청하는 단계; 및
    상기 제1 단말로부터의 설정신호에 따라 상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한을 부여하는 단계;
    를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 방법.
11. 제1 단말과 통신을 수행하는 통신부; 및
    기저장된 과거의 회의 중 상기 제1 단말로부터 수신된 회의 예약 정보에 대한 키워드와 관련된 과거 회의 내역에 포함된 참여자 리스트를 상기 제1 단말로 전송하고, 상기 제1 단말로부터 수신된 상기 참여자 리스트에 포함된 참여자 중 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 부여하고 상기 회의 예약 정보를 기반으로 회의 예약을 수행하는 제어부;
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
12. 제11항에 있어서,
    상기 제어부는,
    상기 기저장된 과거의 회의 중에서 상기 키워드와 임계치 이상 유사한 키워드를 갖는 상기 과거 회의 내역을 추출하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
13. 제12항에 있어서,
    상기 제어부는,
    상기 제1 단말에서 기설정된 기간에 개최된 상기 과거의 회의 중에서 상기 과거 회의 내역을 추출하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
14. 제13항에 있어서,
    상기 회의 예약 정보는,
    회의 날짜, 시각, 장소, 회의 제목, 회의 안건, 회의에 사용될 파일, 회의 범주, 회의 참여 부서, 회의와 관련된 텍스트 및 회의 공개여부 중 적어도 하나를 포함하는 정보인 것을 특징으로 하는 전자장치.
15. 제14항에 있어서,
    상기 권한은,
    관리자 권한, 상기 회의 내역의 열람을 위한 열람권한, 상기 회의 내역의 수정, 삭제 및 추가 중 적어도 하나에 대한 변경 권한을 포함하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
16. 제13항에 있어서,
    상기 제어부는,
    상기 제1 단말로부터 수신된 상기 참여자 리스트에 포함된 적어도 하나의 참여자에 기 부여된 권한을 유지하기 위한 신호 또는 새로운 권한을 부여하기 위한 신호 중 어느 하나의 신호를 기반으로 상기 적어도 하나의 참여자에 대한 권한을 부여하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
17. 제13항에 있어서,
    상기 제어부는,
    상기 과거 회의 내역이 없으면, 상기 회의 예약 정보와 관련된 참여 예상자 리스트를 생성하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
18. 제14항에 있어서,
    상기 제어부는,
    상기 예약된 회의가 종료되면, 상기 회의의 참여자 정보, 상기 회의의 진행에 따른 회의록 및 상기 회의 진행 시에 사용된 추가 파일을 포함하는 추가 정보와 상기 회의 예약 정보를 회의 내역으로 저장하고, 상기 회의 내역을 기반으로 키워드를 추출하여 저장하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
19. 제18항에 있어서,
    상기 제어부는,
    상기 회의 내역으로의 접근 요청신호를 전송한 적어도 하나의 제2 단말에 부여된 권한을 확인하고, 상기 부여된 권한 및 상기 접근 요청신호를 고려하여 상기 회의 내역의 열람, 상기 회의 내역의 변경 중 어느 하나를 수행하고, 상기 수행결과를 기반으로 상기 키워드 및 상기 회의 내역을 갱신하는 것을 특징으로 하는 전자장치.
20. 제19항에 있어서,
    상기 제어부는,
    상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한이 부여된 상태가 아니면, 상기 제1 단말로 권한 설정을 요청하고, 상기 제1 단말로부터의 설정신호에 따라 상기 적어도 하나의 제2 단말에 권한을 부여하는 것을 특징으로 하는 전자장치.

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