KR20150061165A - 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템 - Google Patents

Abstract

선박 해양 프로젝트에서 선박의 설계 작업의 시작 주체가 경우에 따라 변경되고, 문서의 담당자는 문건의 내용에 따라 다시 다른 담당자에게 전달을 하며, 필요 시, 전달을 받은 담당자는 또 다른 담당자에게 리뷰를 요청하는 가변적인 참여 환경과 팀 또는 업무 환경에 따라 추가적인 프로세스를 실행하는 협업 방법 및 시스템에 관한 것으로, 이슈 발생 처리, 업무 처리, 리뷰 처리, 결재 처리를 실행하는 다수의 단말기, 상기 다수의 단말기에서 각각 지시된 정보에 따라 워크플로우를 실행하는 서버, 상기 워크플로우에 대한 정보, 업무 처리를 위한 문서에 대한 정보를 저장하는 데이터 베이스를 포함하는 구성을 마련하여, 상황판에서 항상 작업 상황을 확인할 수 있어 업무의 투명성이 유지된다.

Description

선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템{Method and system of collaboration for commercial and offshore project using workflow}

본 발명은 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우(workflow)를 이용한 협업 방법 및 시스템에 관한 것으로, 특히 선박 해양 프로젝트에서 선박의 설계 작업의 시작 주체가 경우에 따라 변경되고, 문서의 담당자는 문건의 내용에 따라 다시 다른 담당자에게 전달을 하며, 필요 시, 전달을 받은 담당자는 또 다른 담당자에게 리뷰를 요청하는 가변적인 참여 환경과 팀 또는 업무 환경에 따라 추가적인 프로세스를 실행하는 협업 방법 및 시스템에 관한 것이다.

일반적으로 선박의 설계 업무 수행 중 프로젝트 참여자 간의 정보 공유를 위해 메일이나 인쇄된 종이를 전달한다. 이와 같은 업무 처리에서는 발생하는 정보의 중복 및 누락, 불필요한 대기 시간 및 용지가 과다 사용된다. 즉, 인쇄 문서는 분실에 대한 대기가 필요하고, 종이의 과도 낭비, 정보의 취합에 시간이 많이 걸리고, 관련 히스토리가 관리되지 않는다.

이러한 구성은 워드 프로세스를 이용해 대장에 번호를 기입한 후, 메일로 진행이 이루어진다. 또 메일 또는 인쇄된 문서를 직접 전달하기도 한다.

이러한 문제를 해결하여 문서와 정보 또는 업무가 일련의 절차나 규칙에 따라 한 참여자에서 다른 참여자로 전달되는 전체 또는 부분적으로 구현된 비즈니스 프로세스를 워크플로우를 마련하며, 워크플로우 시스템은 이러한 워크플로우를 통합적으로 관리하기 위한 자동화 시스템이다. 즉 기업은 조직 내의 조직 정보, 경영 정보, 파트너 정보 등을 효율적으로 운영 및 관리하기 위하여 워크플로우 모델을 도입하여 비즈니스 프로세스를 설계 및 관리한다.

또한, 기업은 워크플로우 모델을 도입함으로써, 프로세스를 자동화하고, 업무 생산성을 향상시키며, 업무 처리의 효율성을 높이고, 비용을 감소시킬 수 있다. 이와 같은 워크플로우 모델은 조직의 모습을 할당 업무(task), 수행자(actor), 역할(role), 액티비티(activity) 및 자료 저장소(repository)로 표현되며, 이러한 워크플로우 모델은 빌더 타임에서 정의되고, 런타임 시에 미리 정의된 내용을 기반으로 하여 프로세스의 생성, 탐색 또는 제어와 같은 기능을 수행한다.

이러한 기술의 일 예가 하기 문헌 1 및 2 등에 개시되어 있다.

예를 들어, 하기 특허문헌 1에는 도 1에 도시된 바와 같이, 워크플로우 시스템에서 이용되는 문서들이 추가, 수정 및 삭제 등이 되는 경우에 문서의 변경 이력을 관리할 수 있고 저장되는 문서의 데이터량을 최소화할 수 있는 문서 버전 관리가 가능한 워크플로우 시스템 및 이를 이용한 문서 버전 관리 방법으로서, 워크플로우 서버(2)가 적어도 하나 이상의 클라이언트 컴퓨터(1), 전자문서 관리 시스템(EDMS,(3))과 연결되며, 상기 시스템들은 내부의 근거리 통신망(LAN), 광역 통신망(WAN) 또는 인터넷망에 의해 상호 접속 가능한 구성에 대해 개시되어 있다.

또 하기 특허문헌 2에는 업무에 관한 워크플로우 프로세스를 생성하고, 상기 워크플로우 프로세스를 저장 및 관리하는 워크플로우 관리부, 상기 워크플로우 프로세스를 수행자(actor) 관점의 소셜 네트워크로 변환하는 소셜 네트워크 변환부, 상기 변환된 소셜 네트워크를 기초로 수행자 간의 관계에 대응하는 매트릭스를 생성하는 매트릭스 연산부 및 상기 매트릭스를 기초로 상기 소셜 네트워크를 분석하는 분석부를 포함하는 워크플로우 기반 소셜 네트워크 분석 시스템에 대해 개시되어 있다.

대한민국 등록특허공보 제10-0414406호(2003.12.24 등록) 대한민국 공개특허공보 제2012-0101200호(2012.09.13 공개)

그러나, 상술한 바와 같은 종래의 기술에서 메일의 경우, 온라인 상에서 전달되어 빠른 전달 및 유연한 프로세스가 진행될 수 있으나, 피드백 프로세스의 부재 및 관리기능이 부족하여, 같은 문서가 동시에 수십 군데에 동시 존재하게 되고, 또한 현재 프로세스 상황 파악이 어려워 담당자가 관련 인원에게 직접 오프라인으로 확인을 해야 한다는 문제가 있었다.

즉, 기존 방법의 경우, 대부분 메일로 이루어지므로, 공유 및 전달이 원활하지 않고, 오프라인 승인 과정 및 진행에 대한 확인이 원활하지 않았다

또한 통상의 결재 시스템과 달리 선박의 설계 리뷰 프로세스는 작업의 시작 주체가 경우에 따라 변경되고, 문서의 담당자는 문건의 내용에 따라 다시 다른 담당자에게 전달을 하며, 필요 시, 전달을 받은 담당자는 또 다른 담당자에게 리뷰를 요청하는 가변적인 참여 환경과 팀 또는 업무 환경에 따라 추가적인 프로세스가 추가되어야 한다는 문제도 있었다. 즉, 선박/해양 프로젝트의 특징은 수십만 장의 문서가 수백 명의 참여자 간에 정보가 공유되면서 수행이 되며, 리뷰 프로세스는 매우 복잡하여, 매 문서마다 다른 프로세스를 구비해야 하는 문제점이 있었다.

본 발명의 목적은 상술한 바와 같은 문제점을 해결하기 위해 이루어진 것으로서, 선박의 설계를 위한 복잡한 구조를 웹 기반의 워크플로우 프로그램을 사용함으로써, 상황에 맞는 유연한 프로세스로 대응할 수 있는 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템을 제공하는 것이다.

본 발명의 다른 목적은 리뷰를 필요로 하는 문서(도면 포함)를 온라인상의 워크플로우로 배포하고, 사외 협업을 위한 시스템과 연계하여 실행할 수 있는 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템을 제공하는 것이다.

본 발명의 또 다른 목적은 복잡하고 다양한 프로세스를 일반화하고, 환경에 따라 프로세스가 변경 가능한 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템을 제공하는 것이다.

상기 목적을 달성하기 위해 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 시스템은 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 시스템으로서, 이슈 발생 처리, 업무 처리, 리뷰 처리, 결재 처리를 실행하는 다수의 단말기, 상기 다수의 단말기에서 각각 지시된 정보에 따라 워크플로우를 실행하는 서버, 상기 워크플로우에 대한 정보, 업무 처리를 위한 문서에 대한 정보를 저장하는 데이터 베이스를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 시스템에 있어서, 상기 서버는 상기 다수의 단말기에서 입력된 결재 정보 및 이슈 발생의 상태에 따른 결재 기능 및 코멘트, 리뷰 완료 여부를 관리하는 워크플로우 설계부, 상기 워크플로우 설계부에서 설계된 설계 정보에 따라 이슈 발생 대상자 선정 및 역할을 설정하고, 첨부된 문서를 처리 담당자의 단말기로 전달하는 워크플로우 생성부, 상기 워크플로우 생성부에서 생성된 워크플로우 업무에 따라 결재를 수행하는 워크플로우 결재부를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 시스템에 있어서, 상기 다수의 단말기를 통해 워크플로우의 현재 작업의 결재 및 진행 상태를 확인하게 하는 워크플로우 상태 확인부를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 시스템에 있어서, 상기 서버는 업무 처리에 관한 문서를 마크하는 문서 마크업 시스템과 연동되는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 시스템에 있어서, 상기 서버는 업무 처리에 관한 문서를 관리하는 문서 관리 시스템과 연동되는 것을 특징으로 한다.

또한 상기 목적을 달성하기 위해 본 발명에 따른 협업 방법은 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용하여 다수의 담당자가 업무 처리를 협업하는 방법으로서, (a) 단말기를 통해 서버에 이슈 발생을 통지하는 단계, (b) 상기 단계 (a)에서 통지된 이슈의 업무처리를 위해 담당자의 단말기로 이슈 업무를 분배하는 단계, (c) 상기 단계 (b)에서 분배된 업무의 처리를 확인하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 방법에 있어서, 상기 단계 (c)는 업무 처리의 실행 능력에 따라 다른 담당자에게 이슈 업무를 전달하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 방법에 있어서, (d) 상기 단계 (c)에서 처리된 이슈 업무를 리뷰하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 방법에 있어서, (e) 상기 단계 (c)에서 처리된 이슈 업무를 결재하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.

또 본 발명에 따른 협업 방법에 있어서, 상기 단계 (d) 또는 (e)에서 처리된 리뷰 또는 결재 정보는 자동으로 상기 단계 (a)의 단말기로 전달되는 것을 특징으로 한다.

상술한 바와 같이, 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템에 의하면, 선박/해양 프로젝트 수행 중에 발생하는 업무에서 공유를 필요로 하는 모든 문서에 대해 적용 가능하다는 효과가 얻어진다.

또, 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템에 의하면, 단일 정보를 동시에 공유함으로써, 정보의 중복 및 최신 버전을 유지할 수 있고, 마크업 시스템과의 연계를 통해 별도의 인쇄 종이를 절감하고, 정보의 취합용이 및 누락을 방지할 수 있다는 효과가 얻어진다.

또, 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템에 의하면, 상황판에서 항상 작업 상황을 확인할 수 있어 업무의 투명성이 유지된다는 효과도 얻어진다.

도 1은 종래의 기술에 의한 워크플로우 시스템의 적용 상태를 설명하기 위한 블록도,
도 2는 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 시스템의 블록도,
도 3은 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업방법을 설명하는 흐름도,
도 4는 도 2에 도시된 협업 시스템에 의해 생성된 워크플로우 생성의 일 예를 나타내는 도면,
도 5는 도 2에 도시된 협업 시스템에 의해 생성된 워크플로우의 상태 확인을 위한 일 예를 나타내는 도면,

본 발명의 상기 및 그 밖의 목적과 새로운 특징은 본 명세서의 기술 및 첨부 도면에 의해 더욱 명확하게 될 것이다.

이하, 본 발명의 구성을 도면에 따라서 설명한다.

도 2는 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 시스템의 블록도 이다.

도 2에 도시된 바와 같이, 본 발명에 따른 협업 시스템은 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 시스템으로서, 이슈 발생 처리, 업무 처리, 리뷰 처리, 결재 처리를 실행하는 다수의 단말기(11,12,13,…N), 상기 다수의 단말기(11,12,13,…N)에서 각각 지시된 정보에 따라 워크플로우를 실행하는 서버(20), 상기 워크플로우에 대한 정보, 업무 처리를 위한 문서에 대한 정보를 저장하는 데이터 베이스(30)를 포함한다.

상기 다수의 단말기(11,12,13,...N)는 예를 들어 사내의 각각의 담당자가 본 발명에 따른 협업 업무를 실행하기 위한 개인용 컴퓨터 시스템으로서, 키보드, 모니터, 개인용 컴퓨터 본체 등을 포함하며, 각각의 단말기들은 서로 유무선으로 연결되어 있다. 또한 서버 시스템으로 운영되는 경우, 개인용 컴퓨터 본체는 생략될 수 있다.

상기 서버(20)는 통상의 서버 시스템으로서, 상기 다수의 단말기(11,12,13,...N)에서 입력된 결재 정보 및 이슈 발생의 상태에 따른 결재 기능 및 코멘트, 리뷰 완료 여부를 관리하는 워크플로우 설계부(21), 상기 워크플로우 설계부(21)에서 설계된 설계 정보에 따라 이슈 발생 대상자 선정 및 역할을 설정하고, 첨부된 문서를 처리 담당자의 단말기로 전달하는 워크플로우 생성부(22), 상기 워크플로우 생성부(22)에서 생성된 워크플로우 업무에 따라 결재를 수행하는 워크플로우 결재부(23)를 포함한다.

상술한 바와 같은 워크플로우 설계부(21), 워크플로우 생성부(22), 워크플로우 결재부(23)는 서버 내에서 프로그램에 의해 실행되며, 각각의 실행 상태는 상기 다수의 단말기(11,12,13,…N)로 전달된다.

또한 상기 서버(20)는 상기 다수의 단말기(11,12,13,…N)의 모니터를 통해 워크플로우의 현재 작업의 결재 및 진행 상태를 확인하게 하는 워크플로우 상태 확인부(24)를 포함한다.

이와 같은 워크플로우 상태 확인부(24)를 마련하는 것에 의해 각각의 단말기를 사용하는 담당자는 자신이 처리하는 업무의 진행 상황을 인식할 수 있다.

또 본 발명에 따른 협업 시스템에서 상기 서버(20)는 업무 처리에 관한 문서를 마크하는 문서 마크업 시스템과 연동된다. 이에 따라 각각의 담당자가 처리하는 업무에 대한 담당자를 구분할 수 있다.

또한 본 발명에 따른 협업 시스템에서 상기 서버(20)는 업무 처리에 관한 문서를 관리하는 문서 관리 시스템과 연동된다. 상기 문서 관리 시스템에 의해 관리되는 문서는 데이터베이스(30)에 저장된다.

상기 데이터베이스(30)에는 상술한 바와 같은 문서, 예를 들어 선박의 설계도 등과 같은 문서, 각각의 단말기에 대한 정보, 각각의 단말기 사용자에 대한 정보, 예를 들어 사원의 사번, 패스워드, 직책 등에 대한 정보가 저장된다.

상술한 바와 같은 구성을 마련하는 것에 의해 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 시스템에서는 업무 배포자, 담당자, 1차 리뷰어, 2차 리뷰어, 최종 처리자의 5단계로 이루어지고, 문서의 종류 및 상황에 따라 2~5단계로 가변적으로 프로세스를 실행할 수 있다.

다음에 본 발명에 따른 협업 시스템에서의 협업 업무를 실행하기 위한 방법을 도 3 내지 도 5에 따라 설명한다.

도 3은 본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업방법을 설명하는 흐름도이고, 도 4는 도 2에 도시된 협업 시스템에 의해 생성된 워크플로우 생성의 일 예를 나타내는 도면이고, 도 5는 도 2에 도시된 협업 시스템에 의해 생성된 워크플로우의 상태 확인을 위한 일 예를 나타내는 도면이다.

먼저, 선박의 설계에 관한 이슈가 발생하면(S10), 최초 배포자는 단말기(11)를 통해 담당자의 단말기(12) 또는 1차 리뷰어의 단말기(13)만을 선택해서 이슈 배포를 실행한다(S20).

즉, 워크플로우 설계부(21)에 의해 미리 워크플로우가 설계되고, 상기 다수의 단말기(11,12,13,...N)에서 각각 입력된 결재 정보 및 이슈 발생의 상태에 따른 결재 기능 및 코멘트, 리뷰 완료 여부를 관리하게 된다. 이와 같이 설계된 워크플로우에 따라 워크플로우 생성부(22)는 도 4에 도시된 바와 같이, 상기 워크플로우 설계부(21)에서 설계된 설계 정보에 따라 이슈 발생 대상자 선정 및 역할을 설정하고, 첨부된 문서를 처리 담당자의 단말기로 전달한다. 따라서, 최초 배포자는 단말기(11)를 통해 서버(20)에 이슈 발생을 통지하고, 서버(20)는 통지된 이슈의 업무처리를 위해 각각의 담당자의 단말기(12,13)로 이슈 업무를 분배한다.

분배된 업무에 대해 담당자 또는 1차 리뷰어는 자신이 업무를 처리할 수 있는지의 여부에 대해 담당자의 단말기(12) 또는 1차 리뷰어의 단말기(13)를 통해 판단한다(S30). 즉 상기 단계 S20에서 분배된 업무의 처리를 확인한다.

상기 단계 S30에서 본인 담당자가 업무 처리를 하지 못하는 경우, 다른 담당자의 단말기로 이슈 업무를 전달한다(S40), 상기 단계 S40에서 전달된 업무에 대해 상기 단계 S30으로 진행하여 상술한 과정을 반복한다. 상기와 같은 과정은 예를 들어 사내의 담당자를 10명 이내로 지정하도록 한정하는 것이 바람직하다.

상기 단계 S30에서 처리된 이슈 업무에 대해서 1차 리뷰어는 리뷰어 단말기(13)를 통해 리뷰를 실행한다(S50). 상기 단계 S50에서 1차 리뷰어는 2차 리뷰어의 단말기를 선택하거나 또는 업무를 마무리한다.

1차 리뷰어 또는 2차 리뷰어의 모든 작업이 완료되면, 결재가 필요한 업무 인가 판단한다(S60). 상기 단계 S60에서 결제가 필요한 경우, 결재자는 결재자의 단말기(N)를 통해 결재업무를 실행한다(S70).

상기 단계 S60에서 결재가 필요없는 경우 처리된 리뷰 또는 상기 단계 S70에서 결재 정보는 자동으로 상기 단계 S10의 배포자 단말기(11) 또는 담당자 단말기(12)로 전달되어 이슈가 취합된다(S80). 또는 필요에 따라 최종 처리자, 즉 결재자가 마무리를 실행하도록 구성하여도 좋다.

상술한 바와 같은 각각의 단계는 도 5에 도시된 바와 같이, 워크플로우 상태 확인부(24)를 통해 상기 다수의 단말기(11,12,13,...N)로 전송되어 워크플로우의 현재 작업의 결재 및 진행 상태를 확인할 수 있다.

이와 같이 이슈 업무에 대한 협업을 통해 단일 정보를 동시에 공유하고, 정보의 취합을 용이하게 실현하며, 정보의 누락을 방지할 수 있다.

이상 본 발명자에 의해서 이루어진 발명을 상기 실시 예에 따라 구체적으로 설명하였지만, 본 발명은 상기 실시 예에 한정되는 것은 아니고 그 요지를 이탈하지 않는 범위에서 여러 가지로 변경 가능한 것은 물론이다.

본 발명에 따른 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 방법 및 시스템을 사용하는 것에 의해 상황판에서 항상 작업 상황을 확인할 수 있어 업무의 투명성이 유지된다.

11 : 단말기
20 : 서버
30 : 데이터베이스

Claims (10)

1. 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용한 협업 시스템으로서,
   이슈 발생 처리, 업무 처리, 리뷰 처리, 결재 처리를 실행하는 다수의 단말기,
   상기 다수의 단말기에서 각각 지시된 정보에 따라 워크플로우를 실행하는 서버,
   상기 워크플로우에 대한 정보, 업무 처리를 위한 문서에 대한 정보를 저장하는 데이터 베이스를 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 시스템.
2. 제1항에 있어서,
   상기 서버는 상기 다수의 단말기에서 입력된 결재 정보 및 이슈 발생의 상태에 따른 결재 기능 및 코멘트, 리뷰 완료 여부를 관리하는 워크플로우 설계부,
   상기 워크플로우 설계부에서 설계된 설계 정보에 따라 이슈 발생 대상자 선정 및 역할을 설정하고, 첨부된 문서를 처리 담당자의 단말기로 전달하는 워크플로우 생성부,
   상기 워크플로우 생성부에서 생성된 워크플로우 업무에 따라 결재를 수행하는 워크플로우 결재부를 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 시스템.
3. 제2항에 있어서,
   상기 다수의 단말기를 통해 워크플로우의 현재 작업의 결재 및 진행 상태를 확인하게 하는 워크플로우 상태 확인부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 시스템.
4. 제1항에 있어서,
   상기 서버는 업무 처리에 관한 문서를 마크하는 문서 마크업 시스템과 연동되는 것을 특징으로 하는 협업 시스템.
5. 제1항에 있어서,
   상기 서버는 업무 처리에 관한 문서를 관리하는 문서 관리 시스템과 연동되는 것을 특징으로 하는 협업 시스템.
6. 선박 해양 프로젝트에서의 워크플로우를 이용하여 다수의 담당자가 업무 처리를 협업하는 방법으로서,
   (a) 단말기를 통해 서버에 이슈 발생을 통지하는 단계,
   (b) 상기 단계 (a)에서 통지된 이슈의 업무처리를 위해 담당자의 단말기로 이슈 업무를 분배하는 단계,
   (c) 상기 단계 (b)에서 분배된 업무의 처리를 확인하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 방법.
7. 제6항에 있어서,
   상기 단계 (c)는 업무 처리의 실행 능력에 따라 다른 담당자에게 이슈 업무를 전달하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 방법.
8. 제7항에 있어서,
   (d) 상기 단계 (c)에서 처리된 이슈 업무를 리뷰하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 방법.
9. 제8항에 있어서,
   (e) 상기 단계 (c)에서 처리된 이슈 업무를 결재하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 협업 방법.
10. 제6항에 있어서,
    상기 단계 (d) 또는 (e)에서 처리된 리뷰 또는 결재 정보는 자동으로 상기 단계 (a)의 단말기로 전달되는 것을 특징으로 하는 협업 방법.

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