KR20120017261A - 거래문서의 관리 장치 및 그 관리 방법 - Google Patents

거래문서의 관리 장치 및 그 관리 방법 Download PDF

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KR20120017261A KR1020100079853A KR20100079853A KR20120017261A KR 20120017261 A KR20120017261 A KR 20120017261A KR 1020100079853 A KR1020100079853 A KR 1020100079853A KR 20100079853 A KR20100079853 A KR 20100079853A KR 20120017261 A KR20120017261 A KR 20120017261A
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Abstract

본 발명은 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래정보와, 컴퓨터로 판독가능하며 고유번호를 포함하는 식별코드가 포함된 거래문서를 스캔한 스캔파일을 접수하는 접수부; 접수된 스캔파일의 식별코드를 인식하고, 인식된 식별코드로부터 스캔파일의 고유번호를 획득하는 인식부; 고유번호, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래이력을 각각의 거래이력 별로 저장하고 있는 거래이력 데이터베이스; 접수된 스캔파일의 고유번호로 거래이력 데이터베이스를 검색하여 접수된 스캔파일과 연관된 거래이력을 찾는 검색부; 접수된 스캔파일을 이미지로서 저장하는 이미지 저장소; 및 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 거래이력에 기록하는 등록부를 포함하며, 거래이력은 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로가 기록되는 저장경로 기록필드를 더 포함하는 것을 특징으로 하는, 거래문서의 관리 장치 및 그 관리 방법에 관한 것이다.
본 발명에 의하면, 종이로 된 거래문서를 직접 보관하는 대신에 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 전자적으로 저장하고 관리함으로써 거래문서를 관리하는 인력, 관리 시간, 관리 비용 및 관리 공간을 절감할 수 있다.

Description

거래문서의 관리 장치 및 그 관리 방법{System and method of managing specification on transaction}
본 발명은 거래문서의 관리 시스템 및 그 관리방법에 관한 것으로서, 더욱 상세하게는 공급자가 납품한 물품에 대한 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 분류하여 저장함으로써 거래문서의 보관, 수정 및 조회를 지원하는 거래문서의 관리 장치 및 그 관리 방법에 관한 것이다.
기존에 공급자는 물품을 발주자에게 납품한 후 발주자에게 검수의 확인을 받은 거래문서를 발주자나 중개자에게 직접 제출하였다. 이러한 오프라인 방식의 거래문서를 제출하는 방식은 담당자가 거래문서를 직접 눈으로 확인하고 거래문서를 공급자별로 따로 보관해야 했다. 이러한 거래문서는 일반적으로 종이로 교부되며, 공급자가 물품을 정확히 납품했음을 증빙하기 위하여 발주자 및 공급자가 동일한 거래문서를 교부하여 각각 보관하게 된다.
한편 최근에는 발주자가 공급자에게 직접 물품을 발주하는 것이 아니라 중간의 중개업체를 통해 물품을 발주하고, 중개업체는 물품을 공급하는 공급자로 하여금 발주자가 주문한 물품을 발주자에게 공급할 것을 지시하는 공급 방식이 많이 이용된다.
거래문서의 양이 적을 경우에는 공급자, 발주자 또는 중개업체가 거래문서를 보관하는 것이 문제가 되지 않지만, 발주자가 많은 물품을 발주하거나 다양한 공급자로부터 많은 물품을 공급받는 경우 시간이 흐름에 따라 거래문서의 양이 많아져서 거래문서를 보관하고 원하는 거래문서를 찾는 것이 힘들어지며 증빙하는 거래문서가 최종 중개업자까지 도달하는 시간이 지연되는 문제가 될 수 있다.
본 발명이 해결하고자 하는 과제는, 종이로 된 거래문서를 직접 보관하는 대신에 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 전자적으로 저장하고 관리함으로써 거래문서를 관리하는 인력, 관리 시간, 관리 비용 및 관리 공간을 절감할 수 있는 거래문서의 관리 장치 및 그 관리 방법을 제공하는 데 있다.
상기한 과제를 해결하기 위해 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치는, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래정보와, 컴퓨터로 판독가능하며 고유번호를 포함하는 식별코드가 포함된 거래문서를 스캔한 스캔파일을 접수하는 접수부; 접수된 스캔파일의 식별코드를 인식하고, 인식된 식별코드로부터 스캔파일의 고유번호를 획득하는 인식부; 고유번호, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래이력을 각각의 거래이력 별로 저장하고 있는 거래이력 데이터베이스; 접수된 스캔파일의 고유번호로 거래이력 데이터베이스를 검색하여 접수된 스캔파일과 연관된 거래이력을 찾는 검색부; 접수된 스캔파일을 이미지로서 저장하는 이미지 저장소; 및 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 거래이력에 기록하는 등록부를 포함하며, 거래이력은 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로가 기록되는 저장경로 기록필드를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
바람직하게는, 상기 스캔파일은, 거래문서가 복수의 페이지를 가지는 경우, 복수의 페이지를 가지는 하나의 이미지 파일로 생성될 수 있다.
바람직하게는, 상기 스캔파일은, 거래문서의 뒷면을 스캔하는 경우를 대비해서 거래문서의 양면을 스캔할 수 있다.
바람직하게는, 상기 인식부는, 접수된 스캔파일의 상하가 뒤바뀐 경우에 접수된 스캔파일의 상하를 180도 회전시키는 상하 인식부를 더 포함할 수 있다.
바람직하게는, 상기 인식부는, 접수된 스캔파일에 공백 페이지가 있는 경우, 공백 페이지를 제거하는 공백 제거부를 포함할 수 있다.
바람직하게는, 상기 거래문서의 관리 장치는, 외부 단말기로부터 조회조건을 포함하는 조회요청을 수신하는 경우, 거래이력 데이터베이스를 검색하여 조회조건에 따른 거래이력을 찾고, 조회조건에 따른 거래이력을 참조하여 조회조건에 따른 거래이력과 연관된 스캔파일을 획득하며, 획득된 스캔파일을 조회 요청을 전송한 외부 단말기로 전송하는 문서 조회부를 더 포함할 수 있다.
바람직하게는, 상기 거래문서의 관리 장치는, 외부 단말기로부터 조회조건과 수정사항을 포함하는 수정요청을 수신하는 경우, 조회조건에 따라 거래이력 데이터베이스와 이미지 저장소를 검색하여 조회조건에 따른 거래이력과 스캔파일을 찾고, 수정사항에 따라 조회조건에 따른 거래이력과 스캔파일을 수정하는 문서 수정부를 더 포함할 수 있다.
또한, 상기한 목적을 달성하기 위해서 본 발명에 따른 거래문서의 관리 방법은, (a) 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래정보와, 컴퓨터로 판독가능하며 고유번호를 포함하는 식별코드가 포함된 거래문서를 스캔한 스캔파일을 접수하는 단계; (b) 접수된 스캔파일의 식별코드를 인식하고, 인식된 식별코드로부터 스캔파일의 고유번호를 획득하는 단계; (c) 접수된 스캔파일의 고유번호로 거래이력 데이터베이스를 검색하여 접수된 스캔파일과 연관된 거래이력을 찾는 단계; (d) 접수된 스캔파일을 이미지 저장소에 저장하는 단계; 및 (e) 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 접수된 스캔파일과 연관된 거래이력에 기록하는 단계를 포함하며, 상기 거래이력 데이터베이스는 고유번호, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자, 거래내용, 및 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 포함하는 거래이력을 각각의 거래이력별로 저장하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 방법을 실현하기 위한 프로그램을 기록한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체를 제공한다.
본 발명에 의하면, 종이로 된 거래문서를 직접 보관하는 대신에 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 전자적으로 저장하고 관리함으로써 거래문서를 관리하는 인력, 관리 시간, 관리 비용 및 관리 공간을 절감할 수 있다.
도 1은 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치를 예시한 도면.
도 2는 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치를 나타낸 블록도.
도 3은 거래이력 데이터베이스에 저장되는 거래이력을 예시하는 도면.
도 4는 스캔파일이 이미지 저장소에 저장되는 것을 예시하는 도면.
도 5는 문서 조회부를 상세히 나타낸 블록도.
도 6은 문서 수정부를 상세히 나타낸 블록도.
도 7은 본 발명에 따른 거래문서의 관리 방법을 설명한 흐름도.
도 8은 거래문서의 등록 절차를 설명하는 흐름도.
도 9는 거래문서의 조회 절차를 설명하는 흐름도.
도 10은 거래문서의 수정 절차를 설명하는 흐름도.
이하에서 첨부된 도면을 참조하여, 본 발명의 바람직한 실시예를 상세히 설명한다. 각 도면에 제시된 동일한 참조부호는 동일한 부재를 나타낸다.
도 1은 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치를 예시한 도면이다.
본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치는 공급자가 발주자에게 납품한 물품에 대한 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 분류/저장함으로써 거래문서의 보관, 수정 및 조회를 지원하는 장치에 관한 것이다.
본 발명에서 거래문서란 거래정보와 식별코드가 기재된 문서로서, 예를 들어 거래명세서 또는 납품 물품에 대한 인수증 등 공급자와 발주자 간의 물품 거래를 증빙할 수 있는 문서를 의미한다. 여기서, 거래정보란 공급자와 발주자(공급받은 자) 간의 거래이력에 대한 정보를 의미하며, 거래정보는 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자, 거래내용(공급자가 발주자에게 공급한 공급 물품 및 공급 물품의 수량), 공급가액 및 세액에 대한 정보를 포함한다. 이러한 거래정보는 한글이나 영어 등 인간이 이해할 수 있는 언어로 거래문서에 기재된다.
한편 식별코드는 거래문서에 인쇄된 코드로서 컴퓨터가 판독가능한 코드이다. 예를 들어 본 발명에서 컴퓨터가 판독가능한 바코드(bar code)가 식별코드로서 이용될 수 있다. 이러한 식별코드는 거래문서를 컴퓨터가 자동으로 인식하기 위해 컴퓨터가 판독가능한 코드 형태로 변환되어 거래문서에 인쇄되는 코드로서, 식별코드는 고유번호를 포함하며 추가로 공급자와 발주자의 명칭 및 거래일자에 대한 정보를 더 포함할 수 있다. 여기서 고유번호란 각각의 거래이력이나 거래문서를 구별하기 위해 이용되는 고유한 번호로서, 거래문서의 일련번호, 인수증번호 또는 개별적인 거래이력을 구별하기 위한 거래번호 등 다양한 정보가 고유번호로서 이용될 수 있다.
공급자는 필요한 물품을 납품할 것을 요구하는 발주자가 발주한 물품을 발주자에게 납품하고, 발주자로부터 그 납품한 물품에 대해 검수 확인을 받은 후 거래문서를 받게 된다. 이러한 거래문서는 일반적으로 종이로 교부되며, 공급자가 물품을 정확히 납품했음을 증빙하기 위하여 발주자 및 공급자가 동일한 거래문서를 하나씩 교부받아 보관하게 된다.
거래문서의 양이 적을 경우에는 공급자 및 발주자가 거래문서를 보관하는 것이 문제가 되지 않지만, 발주자가 많은 물품을 발주하거나 다양한 공급자로부터 많은 물품을 공급받는 경우 시간이 흐름에 따라 거래문서의 양이 많아져서 거래문서를 보관하는 것이 문제가 될 수 있다. 이러한 거래문서는 거래를 증빙하는 서류가 되므로 거래문서의 양이 많아진다 하더라도 이를 보관해야 한다.
한편 최근에는 발주자가 공급자에게 직접 물품을 발주하는 것이 아니라 중간의 중개업체를 통해 물품을 발주하고, 중개업체는 물품을 공급하는 공급자로 하여금 발주자가 주문한 물품을 발주자에게 공급할 것을 지시하는 공급 방식이 많이 이용된다. 이러한 경우 중개업체는 다수의 발주자 및 다수의 공급자 간에 물품 거래를 서로 중개하고, 각각의 발주자 및 공급자에 대하여 서로 교부한 거래문서를 정리하여 추후 비용정산을 할 필요가 있다.
본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치(100)는 공급자 또는 발주자 측에서 각자의 거래문서를 관리하기 위해 이용될 수 있으며, 또한 공급자 또는 발주자 사이의 물품 거래를 중개하는 중개업체에서 공급자와 발주자 간의 거래문서를 관리하기 위해 이용될 수 있다.
본 발명에 따르면, 종이로 된 거래문서를 직접 보관하는 대신에 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 전자적으로 저장하고 관리함으로써 거래문서를 관리하는 인력, 관리 시간, 관리 비용 및 관리 공간을 줄일 수 있다.
도 1을 참조하면, 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치(100)는 공급자와 발주자 사이의 거래이력이 저장된 거래이력 데이터베이스(120) 및 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일이 저장되는 이미지 저장소(130)를 포함하며, 스캔파일에 대하여 등록, 조회, 또는 수정을 요청하는 외부 단말기(10)를 더 포함할 수 있다.
거래문서의 관리 장치(100)는 서버(server)로 구현될 수 있으며, 스캔파일의 등록을 요청하거나 스캔파일의 조회를 요청하거나 스캔파일이나 거래이력의 수정을 요청하는 외부 단말기(10_1~10_n)와 통신망을 통하여 연결된다.
이러한 외부 단말기(10_1~10_n)는 거래문서의 관리 장치(100)와 통신으로 연결되는 일종의 클라이언트 단말기로서, 다수의 외부 단말기(10_1~10_n)가 하나의 거래문서의 관리 장치(100)와 동시에 연결될 수 있다. 외부 단말기(10_1~10_n)는 스캔파일의 등록을 요청하는 등록 요청부(11_1~~11_n)와 스캔파일의 조회를 요청하는 조회 요청부(12_1~12_n)와 스캔파일이나 거래이력의 수정을 요청하는 수정 요청부(13_1~13_n)를 포함할 수 있다.
등록 요청부(11_1~~11_n), 조회 요청부(12_1~12_n) 및 수정 요청부(13_1~13_n)는 하나의 외부 단말기(10_1~10_n)에 모두 포함될 수 있으며, 또한 외부 단말기를 사용하는 각 사용자의 업무에 따라 등록 요청부(11_1~~11_n), 조회 요청부(12_1~12_n) 및 수정 요청부(13_1~13_n)의 일부가 외부 단말기에 포함될 수도 있다.
도 2는 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치(100)를 나타낸 블록도이다.
전술한 것처럼, 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치는 공급자가 발주자에게 납품한 물품에 대한 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 분류 저장함으로써 거래문서의 보관, 수정 및 조회를 지원하는 장치에 관한 것이다.
도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치(100)는 문서 등록부(110) 및 데이터베이스(120)를 포함하며, 추가로 문서 조회부(150) 및/또는 문서 수정부(160)를 더 포함할 수 있다. 또한 본 발명에 따른 거래문서의 관리 장치(100)는 스캔파일의 등록, 조회 또는 수정을 요청하는 외부 단말기(10)를 더 포함할 수 있다.
문서 등록부(110)는 공급자가 발주자에게 납품한 물품에 대한 거래문서를 스캔하여 이미지화한 스캔파일을 데이터베이스(120)에 분류하여 저장하는 역할을 수행하며, 데이터베이스(120)는 거래이력을 데이터베이스화하여 저장하고 있는 거래이력 데이터베이스(120)와 스캔파일을 저장하는 이미지 저장소(130)를 포함한다.
문서 조회부(150)는 고유번호, 공급자, 발주자 또는 거래일자 등에 의해 데이터베이스(120)를 검색하고 그에 해당하는 스캔파일을 조회하는 역할을 수행하며, 문서 수정부(160)는 거래문서나 스캔파일을 수정할 필요가 있는 경우 데이터베이스(120)에 저장된 스캔파일을 수정하는 역할을 수행하는 역할을 수행한다.
이하에서는 각 구성요소에 대하여 상세히 설명하도록 한다.
전술한 것처럼 거래문서에는 거래정보와 식별코드가 기재되어 있으므로, 거래문서를 스캔한 스캔파일에도 거래정보와 식별코드가 포함되어 있다.
외부 단말기(10)는 거래문서의 관리 장치(100)와 통신망으로 연결된 단말기로서 일반적으로 이용되는 컴퓨터 장치이다. 외부 단말기(10)는 거래문서를 스캔한 스캔파일을 관리 장치(100)에 분류 저장하도록 요청하는 역할을 수행하는 등록 요청부(11), 관리 장치(100)에 저장된 스캔파일을 조회하도록 요청하는 조회 요청부(12), 및 관리 장치(100)에 저장된 스캔파일에 대해 수정을 요청하는 수정 요청부(13) 중의 적어도 하나를 포함한다. 등록 요청부(11), 조회 요청부(12), 및 수정 요청부(13)는 하나의 외부 단말기(10)에 모두 존재할 수 있으며, 각 사용자의 업무에 따라 개별적으로 외부 단말기(10)에 존재할 수도 있다.
한편, 외부 단말기(10)의 등록 요청부(11)는 거래문서를 스캔하여 이미지화하는 스캐너(미도시)를 포함할 수 있다. 스캐너는 종이로 된 거래문서가 입력되면 입력된 거래문서를 스캔하여 스캔파일을 생성한다. 거래문서가 다수의 페이지로 이루어진 경우, 스캐너는 거래문서의 모든 페이지를 스캔한 후 스캔한 페이지의 이미지를 하나의 스캔파일로 통합한다. 즉, 거래문서가 다수의 페이지로 이루어진 경우, 스캐너는 다수의 페이지를 가지는 하나의 스캔파일을 생성한다.
한편 거래문서의 뒷면을 스캔하는 경우를 대비해서, 등록 요청부(11)는 거래문서의 양면을 스캔하도록 스캐너를 제어할 수 있다.
문서 등록부(110)는 접수부(111), 인식부(112), 검색부(114), 및 경로 기록부(115)를 포함한다.
접수부(110)는 거래문서를 스캔한 스캔파일을 외부 단말기(10)로부터 수신하여 접수한다. 이를 위해 문서 등록부(110)는 외부 단말기(10)와 통신망으로 연결되어 있다.
인식부(112)는 스캔파일의 식별코드를 인식하고, 인식된 식별코드로부터 거래문서의 고유번호를 획득한다. 획득된 고유번호는 검색부(114)로 전달된다.
한편 스캔파일은 하나의 페이지로 이루어질 수 있지만, 거래문서가 여러 페이지로 이루어진 경우 스캔파일은 여러 페이지를 포함하는 하나의 파일로 이뤄질 수 있다. tif 파일이나 pdf 파일의 경우 여러 페이지가 하나의 파일로서 통합될 수 있으므로, 스캔파일은 여러 페이지를 가질 수 있도록 tif 파일이나 pdf 파일 형태로 생성되는 것이 바람직하다.
한편 인식부(112)는 공백 제거부(113)를 포함하며, 추가로 상하 인식부(114)를 더 포함할 수 있다.
공백 제거부(113)는 접수된 스캔파일에 공백 페이지가 있는 경우 그 공백 페이지를 제거한다. 스캔파일은 이미지 형태로 접수되며, 스캔파일에 공백 페이지가 있는 경우 그 공백 페이지로 인하여 스캔파일의 파일 용량이 커질 수 있다. 공백 페이지로 인해 저장용량이 낭비되는 것을 방지하기 위하여, 인식부(112)의 공백 제거부(113)는 스캔파일을 인식하는 순간에 스캔파일에 공백 페이지가 있는지를 확인하고, 스캔파일에 공백 페이지가 존재하는 경우 스캔파일에 포함된 공백 페이지를 제거한다.
상하 인식부(114)는 접수된 스캔파일의 상하가 뒤바뀐 경우에 접수된 스캔파일의 상하를 180도 회전시킨다. 사용자가 등록 요청부(110)의 스캐너를 이용하여 거래문서를 스캔할 때 상하를 뒤바꾸어 스캔하면 인식 오류가 발생하는 경우가 있다. 상하 인식부(114)는 이처럼 거래문서의 상하가 뒤바뀌어 스캔되는 경우를 대비할 수 있다.
검색부(114)는 식별코드로부터 획득한 고유번호로 거래이력 데이터베이스(130)를 검색하여 식별코드로부터 획득한 고유번호와 연관된 거래이력을 찾는 역할을 수행한다.
경로 기록부(115)는 스캔파일을 이미지 저장소(140)에 저장하고, 스캔파일이 저장된 저장경로를 검색부(114)가 찾은 거래이력에 기록하는 역할을 수행한다.
전술한 것처럼 데이터베이스(120)는 거래이력 데이터베이스(130)와 이미지 저장소(140)를 포함한다.
거래이력 데이터베이스(120)는 공급자가 발주자에게 납품한 물품에 대한 모든 거래이력을 각각의 거래이력별로 데이터베이스화하여 저장하고 있는 데이터베이스이다. 각각의 거래이력은 고유번호, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자, 거래내용(공급자가 발주자에게 공급한 공급 물품 및 공급 물품의 수량), 공급가액 및 세액에 대한 정보를 포함하고 있으며, 각각의 거래이력 별로 고유번호가 지정되어 있다. 한편 거래이력 데이터베이스(120)에 저장된 각각의 거래이력은 각 거래이력과 연관된 스캔파일이 저장되는 저장경로가 기록되는 저장경로 기록필드를 더 포함할 수 있다.
도 3은 거래이력 데이터베이스에 저장되는 거래이력을 예시하는 도면이다.
도 3을 참조하면, 거래이력 데이터베이스(130)는 고유한 고유번호를 가지는 각각의 거래이력을 저장하고 있으며, 각각의 거래이력은 고유번호가 기록되는 필드드(131), 저장경로 기록필드(132), 및 거래정보가 기록되는 필드를 가진다.
거래정보는 각각의 거래이력에 대한 내용을 담고 있는 정보로서, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자, 거래내용(공급자가 발주자에게 공급한 공급 물품 및 공급 물품의 수량), 공급가액 및 세액에 대한 정보를 포함한다.
그리고 저장경로 기록필드(122)는 스캔파일이 저장되는 저장경로를 나타내는 경로 필드(132_1)와 스캔파일의 파일명을 나타내는 명칭 필드(132_2)와 플래그(flag) 필드(132_3)를 포함한다.
문서 등록부(110)에 의해 스캔파일의 등록 절차가 완료되기 전에는, 거래이력 데이터베이스(130)에는 고유번호, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자, 거래내용(공급자가 발주자에게 공급한 공급 물품 및 공급 물품의 수량), 공급가액 및 세액에 대한 정보가 각각의 거래이력별로 저장되어 있다.
문서 등록부(110)에 의해 스캔파일의 등록 절차가 완료된 후에는, 등록 절차가 완료된 스캔파일이 이미지 저장소(140)에 저장되는 저장경로와 스캔파일의 파일명이 각각 경로 필드(132_1)와 명칭 필드(132_2)에 기록된다. 한편 스캔파일의 명칭은 스캔파일마다 고유해야 하므로 스캔파일의 고유번호가 스캔파일의 파일 명칭이 되는 것이 바람직하다.
후술하겠지만, 스캔파일의 식별코드의 인식이 성공하는 경우와 실패하는 경우 스캔파일이 저장되는 경로가 상이하므로, 스캔파일의 식별코드의 인식의 성공 여부가 플래그 필드(132_3)에 기록된다. 예를 들어, 스캔파일의 식별코드의 인식이 성공하는 경우 플래그 필드에는 성공을 나타내는 's'가 기록될 수 있으며, 스캔파일의 식별코드의 인식이 실패하는 경우 플래그 필드에는 실패를 나타내는 'e'가 기록될 수 있다.
도 4는 스캔파일이 이미지 저장소에 저장되는 것을 예시하는 도면이다.
전술한 것처럼, 문서 등록부(110)의 경로 기록부(115)는 스캔파일을 이미지 저장소(140)에 저장하고, 스캔파일이 저장된 저장경로를 검색부(114)가 찾은 거래이력의 저장경로 기록필드에 기록한다.
이때 경로 기록부(115)는 스캔파일의 식별코드의 인식 성공 여부에 따라 스캔파일을 이미지 저장소(140)에 저장한다. 스캔파일의 식별코드의 인식이 성공하는 경우 경로 기록부(115)는 스캔파일을 이미지 저장소의 성공(Success) 폴더에 저장할 수 있으며, 스캔파일의 식별코드의 인식이 실패하는 경우 경로 기록부(115)는 스캔파일을 이미지 저장소의 에러(Error) 폴더에 저장할 수 있다. 한편 기간별로 스캔파일을 구분하여 저장하기 위해, 경로 기록부(115)는 성공 폴더 및 에러 폴더를 기간에 따라 계층화한 후 스캔파일을 그 기간에 상응하는 폴더에 저장되도록 할 수 있다. 도 4의 폴더 명칭 및 그 계층 구조는 일 예로서 도 4의 예에 한정되지 않으며, 다양한 방식으로 그 명칭 및 계층 구조가 결정될 수 있다.
문서 조회부(150)는 고유번호, 공급자, 발주자 또는 거래일자 등에 의해 데이터베이스(120)를 검색하고 그에 해당하는 스캔파일을 조회한다.
이를 위해 문서 조회부(150)는 외부 단말기(10)로부터 조회조건을 포함하는 조회요청을 수신하고, 거래이력 데이터베이스(130)에서 그 수신한 조회요청에 따른 거래이력을 검색하고, 검색한 거래이력의 저장경로 기록필드를 참조하여 이미지 저장소(140)로부터 조회요청에 대한 스캔파일을 획득하고, 획득한 스캔파일을 조회요청을 전송한 외부 단말기(10)로 전송한다.
도 5는 문서 조회부(150)를 상세히 나타낸 블록도이다.
문서 조회부(150)는 외부 단말기(10)와 통신으로 연결되어 있으며, 외부 단말기(10)는 조회 요청부(12)와 문서 출력부(14)를 포함한다.
조회 요청부(12)는 사용자로부터 조회조건을 입력받아 거래문서를 조회할 것을 요청하는 조회요청을 생성하고, 생성된 조회요청을 문서 조회부(150)의 조회요청 수신부(151)로 전송한다. 조회조건은 조회하고자 하는 거래문서를 검색하기 위한 조건으로서, 고유번호를 포함하며, 추가로 공급자와 발주자의 명칭 또는 거래일자에 대한 정보를 더 포함할 수 있다.
문서 출력부(14)는 조회 요청부(12)가 전송한 조회요청에 따라 검색된 결괴인 스캔파일을 수신하고, 수신된 스캔파일을 화면으로 출력한다. 사용자는 문서 출력부(14)에 출력되는 스캔파일을 눈으로 직접 확인함으로써 조회하고자 하는 거래이력을 직접 확인할 수 있다.
도 5를 참조하면, 문서 조회부(150)는 조회요청 수신부(151), 조회부(152), 및 파일 전송부(153)를 포함한다.
조회요청 수신부(151)는 전술한 외부단말기(10)로부터 조회조건을 포함하는 조회요청을 수신하고, 수신된 조회요청을 조회부(152)로 전달한다.
조회부(152)는 수신된 조회요청을 바탕으로 거래이력 데이터베이스(130)를 검색하여 조회조건에 따른 거래이력을 찾는다. 그리고 나서 조회부(152)는 거래이력에 포함된 저장경로 기록필드(122)를 참조하여 스캔파일이 저장된 저장경로를 획득하고, 획득된 스캔파일의 저장경로를 이용하여 이미지 저장소(140)에서 해당하는 스캔파일을 획득한다.
파일 전송부(153)는 획득된 스캔파일을 조회요청을 전송한 외부 단말기(10)로 전송한다. 전술한 것처럼, 스캔파일은 여러 페이지로 이뤄질 수 있으며, 스캔파일이 여러 페이지로 이뤄진 경우 모든 페이지를 포함한 스캔파일이 획득되어 외부 단말기(10)로 전송된다.
다시 도 2로 되돌아가 설명하도록 한다.
문서 수정부(160)는 스캔파일이나 가래이력의 수정이 필요한 경우 수정하고자 하는 스캔파일이나 거래이력 데이터베이스의 거래이력을 수정한다.
이를 위해 문서 수정부(150)는 외부 단말기(10)로부터 조회조건과 수정사항을 포함하는 수정요청을 수신하고, 거래이력 데이터베이스(130)에서 조회조건에 따라 거래이력을 검색하고 검색된 거래이력의 저장경로 기록필드를 참조하여 이미지 저장소(140)로부터 수정요청에 대응하는 스캔파일에 접근하며, 수정사항에 따라 검색된 거래이력 또는 접근한 스캔파일을 수정한다.
도 6은 문서 수정부(160)를 상세히 나타낸 블록도이다.
문서 수정부(160)는 외부 단말기(10)와 통신으로 연결되어 있으며, 외부 단말기(10)는 수정 요청부(13)를 포함한다. 수정 요청부(13)는 갱신 요청부(15)와 페이지 수정 요청부(16)를 포함한다.
수정 요청부(13)는 사용자로부터 조회조건과 수정사항을 입력받아 조회조건에 따른 거래문서를 수정사항에 따라 수정할 것을 요청하는 수정요청을 생성하고, 생성된 수정요청을 문서 수정부(160)로 전송한다. 조회조건은 수정하고자 하는 거래문서를 검색하기 위한 조건으로서, 고유번호를 포함하며 추가로 공급자와 발주자의 명칭 또는 거래일자에 대한 정보를 더 포함할 수 있다. 한편 수정사항은 수정할 사항에 대한 정보를 포함한다.
갱신 요청부(12)는 스캔파일을 새로운 파일로 대체하거나 스캔파일의 고유번호를 수정하는 역할을 수행하기 위해 사용자로부터 조회조건과 수정사항을 입력받는다. 스캔파일을 새로운 스캔파일로 대체하는 경우 수정사항은 대체할 새로운 스캔파일을 포함하며, 스캔파일의 고유번호를 새로운 고유번호로 수정하는 경우 수정사항은 교체할 새로운 고유번호에 대한 정보를 포함한다.
페이지 수정 요청부(16)는 스캔파일을 구성하는 거래문서 이미지의 각 페이지를 수정하거나 혹은 새로운 페이지를 추가하도록 요청하는 역할을 수행한다. 이를 위해 페이지 수정 요청부(16)는 사용자로부터 조회조건과 수정사항을 입력받는데, 조회조건은 페이지 번호를 포함하며 수정사항은 추가되거나 수정될 스캔파일의 페이지에 대한 이미지를 포함한다.
도 6을 참조하면, 문서 수정부(160)는 수정요청 수신부(161), 갱신부(162), 및 페이지 수정부(163)를 포함한다.
수정요청 수신부(161)는 전술한 외부단말기(10)로부터 조회조건과 수정사항을 포함하는 수정요청을 수신하고, 수신된 수정요청을 갱신부(162) 및 페이지 수정부(163)로 전달한다.
갱신부(162)는 스캔파일을 새로운 파일로 대체하거나 스캔파일의 고유번호를 변경하는 역할을 수행하는 구성요소로서, 수신된 수정요청의 조회조건을 바탕으로 거래이력 데이터베이스(130)를 검색하여 조회조건에 따른 거래이력을 찾고 찾은 거래이력에 포함된 저장경로 기록필드(122)를 참조하여 스캔파일이 저장된 저장경로를 획득하며, 획득된 스캔파일의 저장경로를 이용하여 이미지 저장소(140)에서 해당하는 스캔파일에 접근한다. 그리고 나서, 갱신부(162)는 거래이력 데이터베이스(130) 내의 거래이력 중 조회조건에 따른 거래이력의 고유번호를 수정요청에 포함된 수정사항에 따라 수정하거나, 이미지 저장소(140) 내의 스캔파일 중 조회조건에 따른 스캔파일의 파일 명칭을 수정하거나, 이미지 저장소(140) 내의 스캔파일 중 조회조건에 따른 스캔파일을 새로운 스캔파일로 대체한다.
페이지 수정부(163)는 스캔파일의 일부 페이지를 수정하는 역할을 수행하는 구성요소로서, 조회조건에 페이지 번호가 포함된 경우 페이지 수정부(163)가 조회조건에 해당하는 스캔파일의 페이지를 수정한다.
조회조건에 포함된 페이지 번호가 기존의 스캔파일에 없는 경우, 페이지 수정부(163)는 수정사항에 포함된 이미지를 조회조건에 포함된 페이지 번호로 하여 기존의 스캔파일에 새로이 추가한다. 한편, 조회조건에 포함된 페이지 번호가 기존의 스캔파일에 있는 경우, 페이지 수정부(163)는 기존의 스캔파일에서 조회조건에 포함된 페이지 번호에 해당하는 이미지를 수정사항에 포함된 이미지로 교체한다.
이하에서는 본 발명에 따른 거래문서의 관리 방법에 대하여 설명하도록 한다. 본 발명에 따른 거래문서의 관리 방법은 거래문서의 관리 장치(100)와 본질적으로 동일한 기능을 수행하는 것이므로, 중복되는 설명은 생략하도록 한다.
도 7은 본 발명에 따른 거래문서의 관리 방법을 설명한 흐름도이다.
본 발명에 따른 거래문서의 관리 방법은 거래문서의 관리 장치(100)에 의해 수행되는 방법으로서, 우선 거래문서의 관리 장치(100)는 외부 단말기(10)로부터 거래문서의 등록 요청을 접수했는지를 확인한다(S10).
거래문서의 등록 요청을 접수한 경우, 거래문서의 관리 장치(100)는 거래문서의 등록 절차를 수행한다(S20).
거래문서의 관리 장치(100)는 거래 문서의 등록 요정을 접수하지 않은 경우 거래문서의 조회 요청을 접수하였는지를 확인한다(S30).
거래문서의 조회 요청을 접수한 경우, 거래문서의 관리 장치(100)는 거래문서의 조회 절차를 수행한다(S40).
거래문서의 관리 장치(100)는 거래 문서의 조회 요청을 접수하지 않은 경우 거래문서의 수정 요청을 접수하였는지를 확인한다(S50).
거래문서의 수정 요청을 접수한 경우, 거래문서의 관리 장치(100)는 거래문서의 수정 절차를 수행한다(S60).
도 8은 거래문서의 등록 절차를 설명하는 흐름도이다.
우선 거래문서의 관리 장치(100)는 외부 단말기(10)로부터 거래문서를 스캔한 스캔파일을 수신하여 접수한다(S21).
거래문서의 관리 장치(100)는 접수된 스캔파일에 공백 페이지가 있는지를 확인하고, 접수된 스캔파일에 공백 페이지가 있는 경우 그 공백 페이지를 제거한다(S22).
또한 거래문서의 관리 장치(100)는 접수된 스캔파일의 상하 방향을 인식하고, 접수된 스캔파일의 상하가 뒤바뀐 경우에 접수된 스캔파일의 상하를 180°회전시킨다(S23).
그리고 나서 거래문서의 관리 장치(100)는 스캔파일의 식별코드를 인식하고(S24), 인식한 식별코드로부터 스캔파일의 고유번호를 획득한다(S25).
거래문서의 관리 장치(100)는 획득한 고유번호로 거래이력 데이터베이스(130)를 검색하여 획득한 고유번호와 연관된 거래이력을 찾는다(S26).
거래문서의 관리 장치(100)는 스캔파일을 이미지 저장소(140)에 저장하고(S27), 획득한 고유번호와 연관된 거래이력의 저장경로 기록 필드에 스캔파일이 저장된 저장경로를 기록한다(S28).
도 9는 거래문서의 조회 절차를 설명하는 흐름도이다.
우선 거래문서의 관리 장치(100)는 외부 단말기(10)로부터 조회조건을 포함하는 조회요청을 수신하고, 조회요청에 포함된 조회조건을 획득한다(S41). 조회조건은 조회하고자 하는 거래문서를 검색하기 위한 조건으로서, 고유번호를 포함하며, 추가로 공급자와 발주자의 명칭 또는 거래일자에 대한 정보를 더 포함할 수 있다.
그리고 나서 거래문서의 관리 장치(100)는 조회조건으로 거래이력 데이터베이스(130)를 검색하여 조회조건에 따른 거래이력을 찾는다(S42).
그리고 나서 거래문서의 관리 장치(100)는 조회조건에 따른 거래이력에 포함된 저장경로 기록필드를 참조하여 스캔파일이 저장된 저장경로를 획득한다(S43).
그리고 나서 거래문서의 관리 장치(100)는 이미지 저장소(140)에서 획득한 저장경로에 저장된 스캔파일에 접근하여 이를 획득하고, 획득한 스캔파일을 조회요청을 송신한 외부 단말기(10)로 전송한다(S44).
도 10은 거래문서의 수정 절차를 설명하는 흐름도이다.
우선 거래문서의 관리 장치(100)는 외부 단말기(10)로부터 조회조건과 수정사항을 포함하는 수정요청을 접수한다(S61).
그리고 나서 거래문서의 관리 장치(100)는 조회조건에 따라 거래이력과 스캔파일을 검색하고, 조회조건에 따른 거래이력 또는 스캔파일을 수정사항에 기초하여 수정한다(S62). 전술한 것처럼 수정사항은 스캔파일을 새로운 이미지 파일로 대체하거나, 스캔파일의 고유번호를 변경하거나, 스캔파일의 일부 페이지를 변경/추가하는 것이 될 수 있다.
본 발명의 상기 방법은 또한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체에 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드로서 구현하는 것이 가능하다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 컴퓨터 시스템에 의하여 읽혀질 수 있는 데이터가 저장되는 모든 종류의 기록장치를 포함한다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체의 예로는 ROM, RAM, CD-ROM, 자기 테이프, 플로피 디스크, 광데이터 저장장치 등이 있으며, 또한 캐리어 웨이브(예를 들어 인터넷을 통한 전송)의 형태로 구현되는 것도 포함한다. 또한 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 네트워크로 연결된 컴퓨터 시스템에 분산되어 분산방식으로 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드가 저장되고 실행될 수 있다.
이상에서는 도면에 도시된 구체적인 실시예를 참고하여 본 발명을 설명하였으나 이는 예시적인 것에 불과하므로, 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 기술을 가진 자라면 이로부터 다양한 수정 및 변형이 가능할 것이다. 따라서, 본 발명의 보호 범위는 후술하는 특허청구범위에 의하여 해석되어야 하고, 그와 동등 및 균등한 범위 내에 있는 모든 기술적 사상은 본 발명의 보호 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 할 것이다.
외부 단말기(10) 거래문서의 관리 장치(100)
문서 등록부(110) 접수부(111)
인식부(112) 검색부(114)
경로 기록부(115) 문서 조회부(150)
문서 수정부(160) 거래이력 데이터베이스(130)
이미지 저장소(140)

Claims (12)

  1. 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래정보와, 컴퓨터로 판독가능하며 고유번호를 포함하는 식별코드가 포함된 거래문서를 스캔한 스캔파일을 접수하는 접수부;
    상기 접수된 스캔파일의 식별코드를 인식하고, 상기 인식된 식별코드로부터 상기 스캔파일의 고유번호를 획득하는 인식부;
    고유번호, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래이력을 각각의 거래이력 별로 저장하고 있는 거래이력 데이터베이스;
    상기 접수된 스캔파일의 고유번호로 상기 거래이력 데이터베이스를 검색하여 상기 접수된 스캔파일과 연관된 거래이력을 찾는 검색부;
    상기 접수된 스캔파일을 이미지로서 저장하는 이미지 저장소; 및
    상기 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 상기 거래이력에 기록하는 등록부를 포함하며,
    상기 거래이력은 상기 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 장치.
  2. 제1항에 있어서, 상기 스캔파일은
    상기 거래문서가 복수의 페이지를 가지는 경우, 복수의 페이지를 가지는 하나의 이미지 파일로 생성되는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 장치.
  3. 제1항에 있어서, 상기 인식부는
    상기 접수된 스캔파일에 공백 페이지가 있는 경우, 상기 공백 페이지를 제거하는 공백 제거부를 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 장치.
  4. 제1항에 있어서, 상기 인식부는
    상기 접수된 스캔파일의 상하가 뒤바뀐 경우, 상기 접수된 스캔파일의 상하를 180도 회전시키는 상하 인식부를 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 장치.
  5. 제1항에 있어서, 상기 거래문서의 관리 장치는
    외부 단말기로부터 조회조건을 포함하는 조회요청을 수신하는 경우, 상기 거래이력 데이터베이스를 검색하여 상기 조회조건에 따른 거래이력을 찾고, 상기 조회조건에 따른 거래이력을 참조하여 상기 조회조건에 따른 거래이력과 연관된 스캔파일을 획득하며, 상기 획득된 스캔파일을 상기 조회 요청을 전송한 외부 단말기로 전송하는 문서 조회부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 장치.
  6. 제1항에 있어서, 상기 거래문서의 관리 장치는
    외부 단말기로부터 조회조건과 수정사항을 포함하는 수정요청을 수신하는 경우, 상기 조회조건에 따라 상기 거래이력 데이터베이스와 상기 이미지 저장소를 검색하여 상기 조회조건에 따른 거래이력과 스캔파일을 찾고, 상기 수정사항에 따라 상기 조회조건에 따른 거래이력과 스캔파일을 수정하는 문서 수정부를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 장치.
  7. (a) 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자 및 거래내용을 포함하는 거래정보와, 컴퓨터로 판독가능하며 고유번호를 포함하는 식별코드가 포함된 거래문서를 스캔한 스캔파일을 접수하는 단계;
    (b) 상기 접수된 스캔파일의 식별코드를 인식하고, 상기 인식된 식별코드로부터 상기 스캔파일의 고유번호를 획득하는 단계;
    (c) 상기 접수된 스캔파일의 고유번호로 거래이력 데이터베이스를 검색하여 상기 접수된 스캔파일과 연관된 거래이력을 찾는 단계;
    (d) 상기 접수된 스캔파일을 이미지 저장소에 저장하는 단계; 및
    (e) 상기 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 상기 접수된 스캔파일과 연관된 거래이력에 기록하는 단계를 포함하며,
    상기 거래이력 데이터베이스는 고유번호, 공급자와 발주자의 명칭, 거래일자, 거래내용, 및 상기 접수된 스캔파일이 저장되는 저장경로를 포함하는 거래이력을 각각의 거래이력별로 저장하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 방법.
  8. 제7항에 있어서, 상기 스캔파일은
    상기 거래문서가 복수의 페이지를 가지는 경우, 복수의 페이지를 가지는 하나의 이미지 파일로 생성되는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 방법.
  9. 제7항에 있어서, 상기 (b) 단계는
    상기 접수된 스캔파일에 공백 페이지가 있는 경우, 상기 공백 페이지를 제거하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 방법.
  10. 제7항에 있어서, 상기 (b) 단계는
    상기 접수된 스캔파일의 상하가 뒤바뀐 경우, 상기 접수된 스캔파일의 상하를 180도 회전시키는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 방법.
  11. 제7항에 있어서, 상기 방법은,
    외부 단말기로부터 조회조건을 포함하는 조회요청을 수신하는 경우, 상기 거래이력 데이터베이스를 검색하여 상기 조회조건에 따른 거래이력을 찾는 단계;
    상기 조회조건에 따른 거래이력을 참조하여 상기 조회조건에 따른 거래이력과 연관된 스캔파일을 획득하는 단계; 및
    상기 획득된 스캔파일을 상기 조회 요청을 전송한 외부 단말기로 전송하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 방법.
  12. 제7항에 있어서, 상기 방법은,
    외부 단말기로부터 조회조건과 수정사항을 포함하는 수정요청을 수신하는 경우, 상기 조회조건에 따라 상기 거래이력 데이터베이스와 상기 이미지 저장소를 검색하여 상기 조회조건에 따른 거래이력과 스캔파일을 찾는 단계; 및
    상기 수정사항에 따라 상기 조회조건에 따른 거래이력과 스캔파일을 수정하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 거래문서의 관리 방법.
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