KR20110112002A - 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은 기업에서 발생하는 모든 문서를 로컬 PC에 저장하지 않고 문서관리서버에 중앙집중으로 관리할 수 있게 하는 방법으로서 새문서 생성시 바로 서버로 문서를 등록하게 하여 생성 단계에서부터 문서관리서버에 등록하여 사용할 수 있도록 하고, PC 파일을 오픈하여 저장 시 서버로만 저장할 수 있게 할 뿐만 아니라 서버 문서를 체크아웃하여 작업 시, 임시 저장한 내용을 즉시 서버로 전송하여 활용함으로써 문서파일의 중앙집중화를 통해 필요한 정보를 쉽게 공유하고 협업체계를 강화하며, 로컬 PC에 파일을 저장하지 않기 때문에 중요 정보의 외부 유출을 방지할 수 있을 뿐만 아니라, 임직원의 정보자산에 대한 의식 변화와 불필요한 중복자료를 제거할 수 있게 된다.

Description

문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법{DOCUMENT CENTRALIZATION METHOD IN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM}

본 발명은 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법으로서 새문서 생성시 문서등록과 로컬 저장방지 및 문서관리서버의 체크아웃 후 임시저장 시 서버 동기화를 통하여 모든 문서파일의 중앙집중화를 위한 방법에 관한 것이다.

일반적으로 문서관리 시스템은 업무의 효율화 등을 위해 다양한 형태의 문서와 자료를 그 생성부터 폐기에 이르기까지 전체 생명 주기에 걸쳐 일관성 있게 전자적으로 통합 관리하기 위한 시스템을 말하는 것으로, 각종 전자 문서의 등록, 저장, 관리, 송수신, 조회 등을 지원하는 시스템이다. 이러한 종래의 일반 문서관리 시스템은 수동 문서 등록, 즉 사용자의 의지에 따라 필요한 문서를 등록한 후 사용하는 수준에서 활용되는 것으로서, 개인 작성문서에 대한 회사 자산화가 불가능하고, 문서 등록작업의 불편으로 인한 시스템 사용이 저조한 문제점이 있었다. 또한 문서 공유의 비활성화로 인해 중복 저장이 심하고, 문서의 유출 등에 무방비 상태로 노출된 한계가 있었다.

본 발명은 상술한 문제를 해결하기 위하여 안출된 것으로, 본 발명의 목적은 새 문서 생성시 바로 서버로 문서를 등록하게 한 후 문서 작업을 진행하고, PC 파일을 오픈하여 저장시 서버로만 저장할 수 있게 하며, 서버 문서를 체크아웃하여 작업시에는 임시 저장한 내용을 즉시 서버로 전송하여 동기화시킴으로써 문서의 중앙집중화를 통해 필요한 정보를 공유하고 협업체계를 강화하며 정보의 외부 유출을 방지함과 아울러 불필요한 중복자료를 제거할 수 있게 된다.

상술한 과제를 해결하기 위하여 제공되는 본 발명의 구성은 (A) 통제 대상 어플리케이션을 실행하여 새 문서를 생성하는 새 문서 생성단계; (B) 상기 통제 대상 어플리케이션의 새 문서 생성 이벤트를 후킹하는 새 문서 이벤트 후킹단계; (C) 상기 새 문서 이벤트 후킹을 통해 문서관리서버를 호출하여 새 문서를 등록하기 위한 문서 등록 화면을 띄우는 문서관리서버 호출단계; (D) 상기 문서 등록 화면을 통해 문서관리서버에 새 문서를 등록하는 새 문서등록단계;를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법을 제공하여 모든 문서를 생성 단계에서부터 서버에 등록하고 사용할 수 있게 하여 문서의 중앙집중화를 시킬 수 있게 된다.

또한, 상기 (D)단계 이후에 (E) 상기 새 문서 등록후에 문서관리서버에서 체크아웃하여 등록된 문서를 여는 문서열기단계; (F) 문서 작성 완료 후 문서관리서버에 체크인 하여 저장하는 체크인 단계;를 더 포함하는 것을 특징으로 할 수 있다.

특히, 상기 (D)단계에서의 새 문서등록 시간과 상기 (F)단계에서의 체크인 시간을 문서관리서버에 기록하여 문서 작성에 소요된 리드 타임(Lead-Time)을 산출하는 것을 특징으로 하여 문서의 작성에 소요된 시간을 정확하게 산정할 수 있다.

아울러, 상기 통제 대상 어플리케이션은, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto Cad, Acrobat PDF 중 적어도 어느 하나 이상인 것을 특징으로 할 수 있다.

또한, (A) 로컬 PC의 파일을 열고 통제대상 어플리케이션을 이용하여 문서편집 후 저장하는 문서저장단계; (B) 상기 통제대상 어플리케이션의 저장 이벤트를 후킹하는 저장 이벤트 후킹단계; (C) 상기 저장 이벤트 후킹을 통해 문서관리서버를 호출하여 새 문서를 등록하기 위한 문서 등록 화면을 띄우는 문서관리서버 호출단계; (D) 상기 문서 등록 화면을 통해 문서관리서버에 새 문서를 등록하는 새 문서등록단계;를 포함하는 것을 특징으로 하여 사용자는 기존의 로컬 PC에 있는 자료는 현재처럼 제약없이 활용(읽기 전용)할 수 있게 되며, 문서를 저장하게 되는 경우에는 무조건 문서관리서버에 저장하게 함으로써 문서를 중앙화시킬 수 있게 된다.

특히, 상기 통제대상 어플리케이션은, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto Cad, Acrobat PDF 중 적어도 어느 하나 이상인 것을 특징으로 할 수 있다.

또한, (A) 문서관리서버의 문서파일을 열어 체크아웃하는 체크아웃단계; (B) 상기 체크아웃된 문서파일을 로컬 PC에 다운로드하는 다운로드단계; (C) 상기 다운로드한 문서파일을 통제대상 어플리케이션을 이용하여 편집하고 편집 중 문서파일을 저장하는 편집 중 문서저장단계; (D) 상기 통제대상 어플리케이션의 저장 이벤트를 후킹하는 저장 이벤트 후킹단계; (E) 상기 저장 이벤트 후킹을 통해 편집 중인 문서파일을 복사하여 문서관리서버로 전송하는 전송단계; (F) 상기 전송된 문서파일을 문서관리서버에 동기화하는 편집 중 문서동기화단계;를 포함하는 것을 특징으로 하여 문서를 편집 중일 때에도 문서 동기화 기능을 이용하여 문서관리서버의 문서를 최신 상태로 유지할 수 있게 되어 편리하게 사용할 수 있고, 예기치 않은 PC의 오류로 인해 편집한 내용을 잃어버리는 일을 방지할 수 있게 된다.

또한, 상기 통제대상 어플리케이션은, MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto Cad, Acrobat PDF 중 적어도 어느 하나 이상인 것을 특징으로 할 수 있다.

본 발명에 따르면, 새 문서 생성시 바로 문서관리서버로 문서를 등록하게 한 후 문서 작업을 진행하게 함으로써 모든 문서를 생성 단계에서부터 서버에 등록하고 사용할 수 있게 되며, 로컬 PC에 있는 자료를 저장하는 경우 무조건 문서관리서버로 저장하게 함으로써 효율적인 문서중앙화가 가능할 뿐 아니라 문서관리서버 문서를 체크아웃하여 작업 시, 임시 저장한 내용을 즉시 서버로 전송하여 활용할 수 있게 된다. 또한, 이러한 문서 중앙화를 통하여 필요한 정보를 쉽게 공유하고 협업체계를 강화할 수 있으며, 로컬 PC에 파일을 저장하지 않기 때문에 중요 정보의 외부 유출을 방지하고 임직원의 정보자산에 대한 의식 변화 및 불필요한 중복자료를 제거할 수 있는 효과도 가지게 된다.

도 1a는 본 발명에 따른 새 문서 생성시 문서관리서버에의 문서 등록의 예를 보인 개념도이다.
도 1b는 본 발명의 바람직한 일 실시 형태에 따른 새 문서 생성시 문서관리서버에의 문서 등록을 보인 흐름도이다.
도 2a는 본 발명에 따른 로컬 문서 오픈 후 저장시의 예를 보인 개념도이다.
도 2b는 본 발명의 바람직한 일 실시 형태에 따른 로컬 문서 오픈 후 저장시를 보인 흐름도이다.
도 3a는 본 발명에 따른 문서관리서버 문서를 체크아웃 후 임시 저장시 서버 동기화의 예를 보인 개념도이다.
도 3b는 본 발명의 바람직한 일 실시 형태에 따른 문서관리서버 문서를 체크아웃 후 임시 저장시 서버 동기화를 보인 흐름도이다.

이하 첨부도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예를 상세히 설명한다. 그러나, 본 발명의 실시예들은 여러 가지 다른 형태로 변형될 수 있으며, 본 발명의 범위가 아래에서 상술하는 실시예들로 인해 한정되어지는 것으로 해석되어져서는 안 된다. 본 발명의 실시예들은 당업계에서 평균적인 지식을 가진 자에게 본 발명을 보다 완전하게 설명하기 위해서 제공되어지는 것이다. 따라서, 도면에서의 요소의 형상 등은 보다 명확한 설명을 강조하기 위해서 과장되어진 것이며, 도면상에서 동일한 부호로 표시된 요소는 동일한 요소를 의미한다.

본 발명은 기업에서 발생하는 모든 문서를 로컬 PC에 저장하지 않고 문서관리서버에 중앙집중으로 관리할 수 있게 하는 방법으로서 새 문서 생성시 바로 서버로 문서를 등록하게 하여 생성 단계에서부터 문서관리서버에 등록하여 사용할 수 있도록 하고, PC 파일을 오픈하여 저장 시 서버로만 저장할 수 있게 할 뿐만 아니라 서버 문서를 체크아웃하여 작업 시, 임시 저장한 내용을 즉시 서버로 전송하여 활용함으로써 문서파일의 중앙집중화를 통해 필요한 정보를 쉽게 공유하고 협업체계를 강화하며, 로컬 PC에 파일을 저장하지 않기 때문에 중요 정보의 외부 유출을 방지할 수 있을 뿐만 아니라, 임직원의 정보자산에 대한 의식 변화와 불필요한 중복자료를 제거할 수 있게 된다. 이러한 문서중앙화 구축시 가장 중요한 점은 사용자가 로컬 PC에서 사용하는 것과 최대한 동일한 환경을 갖춰져야 사용자가 불편함이 없다는 것이다. DTA(Document Transfer Agent)는 사용자가 문서관리서버를 사용함에 있어 사용자의 추가작업을 최대한 줄여서 PC 환경과 동일한 상태에서 문서작업을 할 수 있게 지원한다. 이하에서는 새 문서 생성시 문서 등록, 로컬 저장 방지 및 편집 중 문서 동기화를 구분하여 설명한다.

1. 새 문서 생성시 문서 등록

사용자가 워드, 엑셀 등을 실행하여 문서를 생성하는데, 새 문서 생성시 바로 문서관리서버로 문서를 등록하게 한 후 문서 작업을 진행하게 함으로써 모든 문서를 생성단계에서 부터 문서관리서버에 등록하고 사용할 수 있어 문서중앙화를 이룰 수 있게 된다.

도 1a 및 도 1b는 본 발명에 따른 새 문서 생성시 문서관리서버에의 문서 등록의 예를 보인 개념도와 그 흐름도를 도시한 도면이다. 도면을 참조하면, 통제대상 어플리케이션을 실행하여(ST10, ST110) 새 문서를 생성하고(ST120) 상기 통제대상 어플리케이션의 새 문서 생성 이벤트를 후킹하여(ST20, ST130) 문서관리서버를 호출하여 문서 등록 화면을 띄워(ST150) 문서관리서버에 문서를 등록한다(ST30). 이때, 새 문서 등록 후 문서관리서버에서 체크아웃하여(ST160) 등록된 문서를 열어(ST170) 문서작성을 하고 문서작성 완료 후 문서관리서버에 체크인하여 저장하는 단계를 더 포함하는 것이 바람직하다. 이렇게 어플리케이션이 실행될 때(ST10, ST110) 해당 어플리케이션이 통제대상 어플리케이션인지를 판별한 후, 통제대상 어플리케이션인 경우 "새 문서"를 생성할 수 없도록 방지하고, "새 문서"가 생성되는 시점에서 문를 문서관리서버에 등록을 먼저 할 수 있도록 하여 신규로 생성되는 모든 문서를 문서관리서버에 등록시켜 문서를 중앙집중화할 수 있다. 이 때, 상기 통제대상 어플리케이션은 MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto Cad, Acrobat PDF 중 적어도 어느 하나 이상인 것이 바람직하다.

또한, 문서중앙화 시스템을 효과적으로 구축하기 위해서는 각 사용자들이 문서를 작성하는데 소요되는 시간을 정확하게 산정하는 것도 중요한 과제이다. 따라서 문서관리서버에서 문서의 최초 등록시간을 기록한 후, 사용자가 문서 편집을 완료한 후 체크인이 호출되면 체크인 시간에서 최초 등록시간을 계산(체크인 시간 - 최초 등록시간 = 문서편집 시간)하여 문서 편집에 사용된 실제 시간을 산정할 수 있게 된다. 또한, 외부에서 사용하거나 네트워크가 단절된 경우에는 "Off-Line" 파일 생성 창을 띄워 사용자가 로컬 PC의 특정영역에 파일을 먼저 생성한 후 문서 작업을 하게 만들고 이때 해당 로컬 파일의 최초 생성 시간을 기록하여 편집이 완료되면 해당 편집 시간(편집 종료시간 - 최초 생성시간 = 문서 편집 시간)을 계산하여 관리한 후, 온라인이 되어 문서를 등록하게 되면 로컬 PC에서 소요된 작업시간을 문서관리서버로 전송하여 계산할 수도 있다.

2. 로컬 저장 방지

문서의 중앙화를 효과적으로 구축하기 위해서는 로컬에 저장하여 사용하고 있는 각종 문서 파일을 문서관리서버로 등록하도록 해야 한다. 기존에 사용자들이 사용하던 로컬 PC의 파일은 문서중앙화의 구축 대상인지 판별할 수 있는 방법이 없으므로 기존의 문서 파일들은 현재처럼 활용할 수 있도록 해야 사용자의 불편함이 줄어든다. 따라서 업무수행 중 사용되는 파일들은 모두 문서관리서버에 등록하도록 시스템이 구축되어야 하므로 사용자가 로컬 PC의 파일을 오픈하여 참조하는 것은 허용하되, 통제대상 어플리케이션을 사용하여 문서를 로컬에는 저장할 수 없도록 하고 내용을 수정하거나 외부메일 보내기 등이 필요한 파일은 무조건 문서관리서버에 저장한 후에 사용할 수 있도록 하여야 업무 수행 중 발생하는 모든 문서를 중앙화할 수 있다.

도 2a 및 도 2b는 본 발명에 따른 로컬 문서 오픈 후 저장시의 예를 보인 개념도와 그 흐름도를 도시한 도면이다. 도면을 참조하면, 로컬 PC의 문서를 열고(ST210, ST310) 문서편집 후 저장하는 경우(ST220, ST320) 통제대상 어플리케이션의 저장 이벤트나 메시지를 후킹하여(ST230, ST330) 문서관리서버를 호출하면서 문서를 로컬에 저장할 수 없도록 메시지를 띄우고(ST260), 사용자가 문서관리서버에 등록할 수 있도록 "문서 등록"화면을 띄워(ST360) 상기 문서관리서버에 문서를 등록한다(ST250, ST380). 이때, 저장 이벤트 후킹(ST230, ST330) 후에 로컬 DB를 체크하여 상기 문서가 문서관리서버에 등록된 문서인지를 확인하여(ST340) 서버에 등록된 문서인 경우에는 서버에 동기화를 시키고(ST350) 등록되지 않은 문서인 경우에는 문서관리서버를 호출하여 문서관리서버에 등록하는 단계를(ST250, ST380) 더 포함하는 것이 바람직하다. 또한, 상기 통제대상 어플리케이션은 MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto Cad, Acrobat PDF 중 적어도 어느 하나 이상인 것이 바람직하다.

이와 같이 로컬에의 저장방지를 구축하게 되면 사용자는 기존의 로컬 PC에 있는 자료는 현재처럼 제약없이 활용(읽기전용)할 수 있게 되며, 문서를 저장하게 되는 경우에는 무조건 중앙서버로 저장하게 함으로써 효율적인 문서중앙화 방법을 구축할 수 있게 된다.

3. 편집 중 문서 동기화

문서 중앙화 시스템을 구축하게 되면 사용자가 필요한 모든 문서가 중앙서버에 등록되어 사용하게 된다. 로컬 PC에서 문서파일을 편집하게 되는 경우에 사용자는 편집 중인 상태에서 작업내용을 수시로 "저장" 혹은 단축키(Ctrl+S) 등의 기능을 이용하여 현재까지의 작업내용을 저장하게 된다. 이렇게 하면 혹시 편집 중에 어플리케이션의 알 수 없는 오류 등으로 인해 편집내용을 잃어버리게 되는 것을 방지할 수 있게 된다. 하지만 현재까지 대다수의 문서관리 시스템은 문서관리 서버의 파일을 편집할 때 해당 파일을 로컬 PC로 다운로드 한 후 편집을 하게 되는데, 편집한 내용을 서버에 반영하려고 하면 문서를 편집 중인 상태에서는 편집 내용을 전송할 수 있는 방법이 없고, 문서의 편집을 종료한 후 "체크인(Check-In)" 절차를 거쳐서 파일을 업로드(Upload)해야 비로소 문서관리서버에 반영할 수 있게 되는 불편한 점이 있었다.

도 3a 및 도 3b는 본 발명에 따른 문서관리서버 문서를 체크아웃 후 임시 저장시 서버 동기화의 예를 보인 개념도 및 그 흐름도를 도시한 도면이다. 도면을 참조하면, 문서관리서버에서 문서를 선택하여(ST410, ST510) 체크아웃하게 되면(ST420, ST520) 상기 체크아웃된 문서파일을 로컬 PC에 다운로드하고(ST430, ST530) 그 문서 정보등록을 로컬 DB로 보내고(ST540) 문서 작성기에서 문서가 오픈된다(ST550). 상기 문서를 편집 중에 있을 때 로컬 PC처럼 "저장" 혹은 "Ctrl+S"를 눌러 편집 중 저장을 선택하게 되면(ST440, ST560), 통제대상 어플리케이션의 저장 이벤트를 후킹하고(ST450, ST570) 문서파일을 복사하여(ST600) 문서관리서버로 전송하게 되며(ST460, ST610) 상기 전송된 파일은 문서관리서버에 동기화되게 된다(ST470, ST620). 이때, 저장 이벤트 후킹 후에 로컬 DB를 체크하여 문서파일이 문서관리서버에 등록된 문서인지를 확인하는 단계(ST580)를 더 포함하는 것이 바람직하다. 또한, 상기 통제대상 어플리케이션은 MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, 아래한글, 훈민정음, Auto Cad, Acrobat PDF 중 적어도 어느 하나 이상인 것이 바람직하다.

이렇게 동기화 혹은 중간저장이 되면 사용자는 문서를 편집 중일 때에도 "문서 동기화" 기능을 이용하여 중앙서버의 문서를 최신 상태로 유지할 수 있게 되어 편리하게 사용할 수 있고, 예기치 않은 PC의 오류로 인해 편집한 내용을 잃어버리는 일을 방지할 수 있게 된다.

이상 도면과 명세서에서 최적 실시예들이 개시되었다. 여기서 특정한 용어들이 사용되었으나, 이는 단지 본 발명을 설명하기 위한 목적에서 사용된 것이지 의미 한정이나 특허청구범위에 기재된 본 발명의 범위를 제한하기 위하여 사용된 것은 아니다. 그러므로 본 기술 분야의 통상의 지식을 가진 자라면 이로부터 다양한 변형 및 균등한 타 실시예가 가능하다는 점을 이해할 것이다. 따라서, 본 발명의 진정한 기술적 보호 범위는 첨부된 특허청구범위의 기술적 사상에 의해 정해져야 할 것이다.

Claims (5)

1. (A) 통제 대상 어플리케이션을 실행하여 새 문서를 생성하는 새 문서 생성단계;
   (B) 상기 통제 대상 어플리케이션의 새 문서 생성 이벤트를 후킹하는 새 문서 이벤트 후킹단계;
   (C) 상기 새 문서 이벤트 후킹을 통해 문서관리서버를 호출하여 새 문서를 등록하기 위한 문서 등록 화면을 띄우는 문서관리서버 호출단계;
   (D) 상기 문서 등록 화면을 통해 문서관리서버에 새 문서를 등록하는 새 문서등록단계;
   를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법.
   
2. 청구항 1에 있어서,
   상기 (D)단계 이후에
   (E) 상기 새 문서 등록후에 문서관리서버에서 체크아웃하여 등록된 문서를 여는 문서열기단계;
   (F) 문서 작성 완료 후 문서관리서버에 체크인 하여 저장하는 체크인 단계;
   를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법.
   
3. 청구항 2에 있어서,
   상기 (D)단계에서의 새 문서등록 시간과
   상기 (F)단계에서의 체크인 시간을 문서관리서버에 기록하여 문서 작성에 소요된 리드 타임(Lead-Time)을 산출하는 것을 특징으로 하는 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법.
   
4. (A) 로컬 PC의 파일을 열고 통제대상 어플리케이션을 이용하여 문서편집 후 저장하는 문서저장단계;
   (B) 상기 통제대상 어플리케이션의 저장 이벤트를 후킹하는 저장 이벤트 후킹단계;
   (C) 상기 저장 이벤트 후킹을 통해 문서관리서버를 호출하여 새 문서를 등록하기 위한 문서 등록 화면을 띄우는 문서관리서버 호출단계;
   (D) 상기 문서 등록 화면을 통해 문서관리서버에 새 문서를 등록하는 새 문서등록단계;
   를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법.
   
5. (A) 문서관리서버의 문서파일을 열어 체크아웃하는 체크아웃단계;
   (B) 상기 체크아웃된 문서파일을 로컬 PC에 다운로드하는 다운로드단계;
   (C) 상기 다운로드한 문서파일을 통제대상 어플리케이션을 이용하여 편집하고 편집 중 문서파일을 저장하는 편집 중 문서저장단계;
   (D) 상기 통제대상 어플리케이션의 저장 이벤트를 후킹하는 저장 이벤트 후킹단계;
   (E) 상기 저장 이벤트 후킹을 통해 편집 중인 문서파일을 복사하여 문서관리서버로 전송하는 전송단계;
   (F) 상기 전송된 문서파일을 문서관리서버에 동기화하는 편집 중 문서동기화단계;
   를 포함하는 것을 특징으로 하는 문서관리 시스템에서의 문서 중앙화 방법.
   

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