KR101962407B1 - 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명의 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법에 따르면, 전자결재 시스템과 연동하여 많은 양의 전자결재 문서를 학습시키고, 작성하고자 하는 문서의 의도를 파악하여 단어 및 문장을 자동 완성할 수 있도록 하며, 이미 사용 중인 회사의 전자결재 시스템과 연동하여 문서를 학습시키므로 회사의 특징적인 문서 작성 방법 및 빈번하게 사용되는 단어 등을 결재 문서 작성 중에 있는 기안자에게 추천함으로써 더욱 편리하고 간편하게 결재 문서를 작성할 수 있으며, 이에 따라 결재문서 작성시간을 획기적으로 단축하고, 결재 문서 작성에 소요된 시간을 좀 더 생산적인 용도에 투자할 수 있고, 기업경쟁력 확대는 물론 산업 생산성 향상과 국가 경쟁력 향상에도 도움을 줄 수 있도록 하는 효과가 있다.

Description

인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법{System for Supporting Generation Electrical Approval Document using Artificial Intelligence and Method thereof}

본 발명은 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법에 관한 것으로, 더욱 상세하게는 전자결재의 문서 작성 시 기존 문서의 내용을 학습시켜 적합한 단어나 문장을 자동완성 할 수 있도록 지원하는 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법에 관한 것이다.

일반적으로 사용자가 문서를 작성하려면 비슷한 내용의 종이문서를 참고해 문서를 작성하였지만, 개인이 사용하는 컴퓨터와 프로그램 기술의 발전으로 컴퓨터를 이용하여 편리하게 문서를 작성할 수 있도록 해주는 다양한 기술이 사용되고 있다.

최근에는 문서 지원 시스템이 개발돼 업무에 적용되고 있지만, 문서작성 가이드나 주의사항, 작성사례 등 단순 참고 사항만을 제공하고 있고, 사용자는 시스템이 제공한 1~2개의 예시문서를 참조해 문서를 작성하는 수준이어서, 종전에 참고해 온 종이문서를 컴퓨터 모니터에 보여준 것에 불과했다.

이를 보완하기 위해 복수의 참고문서를 구비한 경우도 종종 있으나, 참고문서가 각기 다른 목적과 용도로 제작된 상태이고, 문서 전체내용을 한꺼번에 출력해 주기 때문에, 사용자가 방대한 전체 문서 내용을 일일이 검토한 후, 원하는 표현방식과 논리전개방법을 찾아내고, 이를 메모패드나 노트에 정리해 문서작성 시 참고해야하는 등 사용 방법이 불편하고, 업무효율도 떨어지는 문제점이 있었다.

특히, 전자결재에서 문서를 작성 시 이전 문서를 참고하기 위해서 새 창을 띄우거나 자료를 검색해야 하는 번거로움이 있었고, 자료를 검색하더라도 다운로드 받거나 읽은 후, 내용을 검토하여 인용하는데 많은 시간이 소요되는 문제점이 있었다.

최근에는 문서번호 링크 삽입, 문서 목록 검색 등 기능이 제공되고 있으나, 문서 내 문장 또는 단어 자동 완성 기능은 존재하지 않았다.

대한민국 등록특허공보 등록번호 제10-0853022호

본 발명은 상술한 문제점을 해결하기 위해 안출된 것으로서, 전자결재 시스템과 연동하여 많은 양의 전자결재 문서를 학습시키고, 작성하고자 하는 문서의 의도를 파악하여 단어 및 문장을 자동 완성할 수 있도록 하며, 이미 사용 중인 회사의 전자결재 시스템과 연동하여 문서를 학습시키므로 회사의 특징적인 문서 작성 방법 및 빈번하게 사용되는 단어 등을 결재 문서 작성 중에 있는 기안자에게 추천함으로써 더욱 편리하고 간편하게 결재 문서를 작성할 수 있으며, 이에 따라 결재문서 작성시간을 획기적으로 단축하고, 결재 문서 작성에 소요된 시간을 좀 더 생산적인 용도에 투자할 수 있고, 기업경쟁력 확대는 물론 산업 생산성 향상과 국가 경쟁력 향상에도 도움을 줄 수 있도록 하는 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법을 제공하는 것이다.

상술한 목적을 달성하기 위한 본 발명의 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템은 문서DB에 저장된 문서 파일을 읽어 들여 자연어처리모듈로 전달하는 문서입력모듈; 문서입력모듈로부터 전달된 문서 파일로부터 정보를 추출하고, 형태소 분석을 통해 품사를 부착한 후 문장의 구문적 역할을 찾고, 의도를 추출하고, 전자결재문서의 유형에 따라 토픽을 분류하여 문서관리기모듈로 전달하는 자연어처리모듈; 자연어처리모듈로부터 전달된 의도와 단어에 라벨을 부착하고 토픽과 룰을 적용하여 지식DB로 저장시키는 문서관리기모듈; 사용자로부터 요청받은 텍스트 부분의 의도와 단어를 기반으로 패턴을 매칭하여 문서관리기모듈을 통해 추출해 온 추천 단어 또는 문장 목록을 생성하는 자연어생성모듈; 자연어생성모듈로부터 생성된 추천 단어와 문장 목록이 사용자단말기에 팝업창으로 표시되도록 하는 텍스트출력모듈; 및 텍스트출력모듈을 통하여 팝업창으로 표시된 추천 단어 또는 문장 목록이 선택되면, 선택된 단어 또는 문장이 사용자단말기의 전자결재 문서페이지에 입력되어 표시되도록 하는 텍스트완성모듈이 포함된 전자결재서버가 포함되어 구성된다.

토픽은 기안 서식, 알림 서식, 신청 서식, 일반 서식, 작업의뢰 서식, 장애보고 서식, 품질보증 서식 또는 행정보고 서식으로 분류가 되고, 의도 식별은 사용자가 작성하기 시작한 문서의 제목과 선택한 텍스트에서 추출되고, 단어는 사용자가 선택한 텍스트의 명사에서 추출될 수 있다.

팝업창에 표시된 추천 단어와 문장 목록은 한 페이지에 최대 10개까지 표시될 수 있다.

그리고, 상술한 목적을 달성하기 위한 본 발명의 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 방법은 (a) 문서입력모듈을 통하여 문서DB에 저장된 문서 파일을 읽어 들여 자연어처리모듈로 전달하는 제1단계; (b) 자연어처리모듈을 통하여 문서입력모듈로부터 전달된 문서 파일로부터 정보를 추출하고, 형태소 분석을 통해 품사를 부착한 후 문장의 구문적 역할을 찾고, 의도를 추출하고, 전자결재문서의 유형에 따라 토픽을 분류하여 문서관리기모듈로 전달하는 제2단계; (c) 문서관리기모듈을 통하여 자연어처리모듈로부터 전달된 의도와 단어에 라벨을 부착하고 토픽과 룰을 적용하여 지식DB로 저장시키는 제3단계; (d) 자연어생성모듈을 통하여 사용자로부터 요청받은 텍스트 부분의 의도와 단어를 기반으로 패턴을 매칭하여 문서관리기모듈을 통해 추출해 온 추천 단어 또는 문장 목록을 생성하는 제4단계; (e) 텍스트출력모듈을 통하여 자연어생성모듈로부터 생성된 추천 단어와 문장 목록이 사용자단말기에 팝업창으로 표시되도록 하는 제5단계; 및 (f) 텍스트출력모듈을 통하여 팝업창으로 표시된 추천 단어 또는 문장 목록이 선택되면, 텍스트완성모듈을 통하여 선택된 단어 또는 문장이 사용자단말기의 전자결재 문서페이지에 입력되어 표시되도록 하는 제6단계를 포함한다.

토픽은 기안 서식, 알림 서식, 신청 서식, 일반 서식, 작업의뢰 서식, 장애보고 서식, 품질보증 서식 또는 행정보고 서식으로 분류되는 단계, 의도 식별은 사용자가 작성하기 시작한 문서의 제목과 선택한 텍스트에서 추출되는 단계, 단어는 사용자가 선택한 텍스트의 명사에서 추출되는 단계를 포함할 수 있다.

팝업창에 표시된 추천 단어와 문장 목록은 한 페이지에 최대 10개까지 표시되도록 하는 단계를 포함할 수 있다.

이상에서 설명한 바와 같은 본 발명의 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법에 따르면, 전자결재 시스템과 연동하여 많은 양의 전자결재 문서를 학습시키고, 작성하고자 하는 문서의 의도를 파악하여 단어 및 문장을 자동 완성할 수 있도록 하며, 이미 사용 중인 회사의 전자결재 시스템과 연동하여 문서를 학습시키므로 회사의 특징적인 문서 작성 방법 및 빈번하게 사용되는 단어 등을 결재 문서 작성 중에 있는 기안자에게 추천함으로써 더욱 편리하고 간편하게 결재 문서를 작성할 수 있으며, 이에 따라 결재문서 작성시간을 획기적으로 단축하고, 결재 문서 작성에 소요된 시간을 좀 더 생산적인 용도에 투자할 수 있고, 기업경쟁력 확대는 물론 산업 생산성 향상과 국가 경쟁력 향상에도 도움을 줄 수 있도록 하는 효과가 있다.

도 1은 본 발명의 일실시예에 따른 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템을 나타낸 블록도이며,
도 2는 본 발명의 일실시예에 따른 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템을 구성하는 전자결재 시스템의 구성을 나타낸 블록도이며,
도 3은 본 발명의 일실시예에 따른 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템을 통한 전자결재문서의 학습 과정을 설명하기 위한 플로우차트이며,
도 4는 본 발명의 일실시예에 따른 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 방법을 설명하기 위한 플로우차트이며,
도 5는는 본 발명의 일실시예에 따른 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템을 통한 문서 작성의 예시를 나타낸 도면이다.

이하, 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자가 본 발명을 용이하게 실시할 수 있도록 상세히 설명하기 위하여, 본 발명의 바람직한 실시예를 첨부한 도면을 참조하여 상세하게 설명한다.

본 발명의 일실시예에 따른 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템은 플러그인 형태로 제공되어 이벤트(텍스트 입력 및 문서 작성 지원 요청)가 발생하였을 경우 실행되거나, 단독 윈도우 프로그램으로 제공되어 별도로 실행되는 것으로, 도 1 및 도 2에 나타낸 바와 같이, 사용자단말기(100) 및 전자결재서버(300)가 포함되어 구성된다.

사용자단말기(100)는 문서 작성 소프트웨어를 포함할 수 있는 것으로, 데스크 탑 컴퓨터, 랩 탑 컴퓨터 등과 같은 퍼스널 컴퓨터, 스마트폰, 스마트 패드 등과 같은 모바일 기기일 수 있다.

전자결재서버(300)는 도 2에 나타낸 바와 같이, 문서DB(310), 문서입력모듈(313), 텍스트입력모듈(320), 자연어처리모듈(323), 문서관리기모듈(330), 지식DB(340), 자연어생성모듈(350), 텍스트출력모듈(360), 완성모듈(370) 및 로그관리모듈(380)이 포함되어 구성된다.

문서DB(310)는 각 기업체에서 사용되는 전자결재 문서 서식을 저장한다.

문서입력모듈(313)은 문서DB(310)에 저장되어 있는 문서들을 자연어를 처리할 수 있는 형태로 변환하는 것으로, 문서DB(310)에 저장된 전자결재 문서의 형태에 따라 HTML, CSV, JSON 파일을 읽어 들여, 자연어처리모듈(323)에 전달한다.

해당 문서들은 지식DB(340)를 만드는데 필요한 학습 시킬 기본 데이터가 된다.

자연어처리모듈(323)은 전자결재 문서로부터 정보를 추출하고(S210), 형태소 분석을 통해 품사를 부착한 후(S220), 문장의 구문적 역할을 찾고, 의도를 추출한다(S230).

또한, 전자결재 문서의 유형에 따라 토픽을 분류한다(S240).

전자결재 문서들은 분류에 따라 보고서 양식이 다르므로 토픽은 연계된 전자결재 시스템에 정의된 문서의 분류로 정의된다.

예를 들어, 토픽은 기안 서식, 알림 서식, 신청 서식, 일반 서식, 작업의뢰 서식, 장애보고 서식, 품질보증 서식, 행정보고 서식 등이 될 수 있다.

의도 식별은 사용자단말기(100)로 제공되는 텍스트입력모듈(320)을 통하여 사용자가 작성하기 시작한 기안 서식 등의 전자결재 문서의 제목과 선택한 텍스트에서 추출하며, 단어는 사용자가 선택한 텍스트의 명사에서 추출한다.

또한 의도와 단어는 전자결재 문서에서도 추출되어 문서관리기모듈(330)의 문서학습부로 전달된다(S250).

문서관리기모듈(330)은 자연어처리모듈(323)로부터 전달받은 의도와 단어에 라벨을 부착하여 토픽과 룰을 적용하여 지식DB(340)로 저장한다(S260).

이때 문서관리기모듈(330)의 문서학습부에서는 기존의 문서 기반으로 딥러닝, IF ELSE 방식의 룰 기반 방식을 통해 학습을 하고, 토픽별로 지식 정보를 관리한다.

하나의 토픽은 여러 개의 룰을 포함할 수 있으며, 룰에 해당하는 패턴을 출력할 수 있다.

예를 들면, 토픽인 기안 서식에서는 기술교류회 시행, 기술교류회 결과 보고 룰이 포 함 될 수 있고, 해당 룰 내에 의도와 단어가 포함될 수 있다.

지식DB(340)는 문서DB(310)를 기반으로 추출된 의도, 단어, 토픽 등이 레이블 되어 있는 데이터베이스로 온톨로지 라고 부르기도 하고, 전자결재 문서 자료에 최적화된 지식기반 데이터베이스로, 패턴, 의도, 빈도에 관련한 자료가 포함되어 있다.

자연어생성모듈(350)은 지식DB(340)를 기반으로 문서관리기모듈(330)에서 추출해 온 추천 단어와 문장 목록을 생성한다.

텍스트출력모듈(360)은 자연어생성모듈(350)로부터 추천된 단어와 문장 목록이 사용자단말기(100)에서 팝업창으로 표시되도록 하며, 해당 팝업창에서는 우측에 스크롤이 표시된다.

추천된 단어와 문장 목록은 한 페이지에 최대 10개까지 표시되고, + 버튼 등의 확장 버튼을 선택하면 이후 10개가 표시되며, 팝업창에서 하단에 ◀ 1 2 3 4 5 ▶ 버튼을 통해 추천된 단어와 문장 목록을 이동할 수 있다.

완성모듈(370)은 텍스트출력모듈(360)을 통해 생성된 팝업창에서 사용자가 추천된 단어 또는 문장 목록을 선택하면, 전자결재 문서 페이지에 선택한 문장 또는 단어가 입력되어 표시되도록 한다.

로그관리모듈(380)은 사용자단말기(100)에서 전자결재 문서 페이지에 추천된 단어 또는 문장 목록이 입력되어 텍스트 완성이 종료되면 해당 결과를 전송받으며, 문서관리기모듈(330)로 전자결재 문서의 종류, 검색 단어/문장, 선택된 단어/문장에 대한 정보를 전달한다.

이어서, 문서관리기모듈(330)은 해당 정보에 대해 문서 학습을 진행하고, 진행된 학습 정보를 지식DB(340)에 반영한다.

이어서, 사용자가 사용자단말기(100)를 통하여 전자결재 문서 작성을 지원받는 과정은 다음과 같다.

먼저, 사용자는 사용자단말기(100)를 통하여 전자결재 서버(300)에 접속 후 전자결재 시스템에서 기안의 종류를 선택한다(S110).

기안의 종류는 시스템 구조에서 토픽 분류와 연결된다.

사용자는 기안의 제목을 작성하고(S120), 본문의 일부를 작성하면(S130),

사용자로부터 입력된 기안의 제목과 본문의 일부 내용으로 패턴을 매칭하여 추천할 단어 또는 문장의 목록을 생성한다(S140).

이어서, 사용자가 추천된 단어 또는 문장의 목록을 선택하기 위하여, F1 key를 누르면, 도 5에 나타낸 바와 같이, 선택된 목록에서 명사로 해당되는 첫 번째부터 추천 단어의 목록을 표시하고(S151), 또는 F2 key를 누르면 선택된 텍스트의 전체 문장에 대해 추천 문장의 목록이 표시된다(S155).

이어서, 사용자는 추천 목록에서 사용할 단어 또는 문장을 더블 클릭하여 선택하면(S160), 기안의 본문에 해당 단어 또는 문장이 입력된다(S170).

이어서, 사용자의 선택으로 추천된 단어 또는 문장이 입력되어 완성되면, 해당 로그가 로그관리모듈(380)를 통해 문서관리기모듈(330)로 전달되고, 이 로그는 다시 지식DB(340)에 저장되어 학습에 포함되고, 향 후 추천 목록의 정확도를 높이는데 사용된다.

이상에서 설명한 바와 같은 본 발명의 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템 및 그 방법에 따르면, 전자결재 시스템과 연동하여 많은 양의 전자결재 문서를 학습시키고, 작성하고자 하는 문서의 의도를 파악하여 단어 및 문장을 자동 완성할 수 있도록 하며, 이미 사용 중인 회사의 전자결재 시스템과 연동하여 문서를 학습시키므로 회사의 특징적인 문서 작성 방법 및 빈번하게 사용되는 단어 등을 결재 문서 작성 중에 있는 기안자에게 추천함으로써 더욱 편리하고 간편하게 결재 문서를 작성할 수 있으며, 이에 따라 결재문서 작성시간을 획기적으로 단축하고, 결재 문서 작성에 소요된 시간을 좀 더 생산적인 용도에 투자할 수 있고, 기업경쟁력 확대는 물론 산업 생산성 향상과 국가 경쟁력 향상에도 도움을 줄 수 있도록 하는 효과가 있다.

한편, 본 발명에 따른 단계 S110 내지 단계 S195, 단계 S210 내지 단계 S260에 따른 방법을 프로그램화하여 컴퓨터가 읽을 수 있도록 시디롬, 메모리, ROM, EEPROM 등의 기록매체에 저장시킬 수도 있다.

이상의 설명에서는 본 발명의 바람직한 실시예를 제시하여 설명하였으나, 본 발명이 반드시 이에 한정되는 것은 아니며, 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자라면 본 발명의 기술적 사상을 벗어나지 않는 범위 내에서 여러 가지 치환, 변형 및 변경할 수 있음을 쉽게 알 수 있을 것이다.

100: 사용자단말기 300: 전자결재 서버
310: 문서DB 313: 문서입력모듈
320: 텍스트입력모듈 323: 자연어처리모듈
330: 문서관리기모듈 340: 지식DB
350: 자연어생성모듈 360: 텍스트출력모듈
370: 텍스트완성모듈 380: 로그관리모듈

Claims (7)

1. 문서DB에 저장된 문서 파일을 읽어 들여 자연어처리모듈로 전달하는 문서입력모듈; 문서입력모듈로부터 전달된 문서 파일로부터 정보를 추출하고, 형태소 분석을 통해 품사를 부착한 후 문장의 구문적 역할을 찾고, 의도를 추출하고, 전자결재문서의 유형에 따라 토픽을 분류하여 문서관리기모듈로 전달하는 자연어처리모듈; 자연어처리모듈로부터 전달된 의도와 단어에 라벨을 부착하고 토픽과 룰을 적용하여 지식DB로 저장시키는 문서관리기모듈; 사용자로부터 요청받은 텍스트 부분의 의도와 단어를 기반으로 패턴을 매칭하여 문서관리기모듈을 통해 추출해 온 추천 단어 또는 문장 목록을 생성하는 자연어생성모듈; 자연어생성모듈로부터 생성된 추천 단어와 문장 목록이 사용자단말기에 팝업창으로 표시되도록 하는 텍스트출력모듈; 및 텍스트출력모듈을 통하여 팝업창으로 표시된 추천 단어 또는 문장 목록이 선택되면, 선택된 단어 또는 문장이 사용자단말기의 전자결재 문서페이지에 입력되어 표시되도록 하는 텍스트완성모듈이 포함된 전자결재서버가 포함되어 구성된 것을 특징으로 하며;
   팝업창에 표시된 추천 단어와 문장 목록은 한 페이지에 최대 10개까지 표시되는 것을 특징으로 한 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템.
2. 청구항 1에 있어서, 토픽은 기안 서식, 알림 서식, 신청 서식, 일반 서식, 작업의뢰 서식, 장애보고 서식, 품질보증 서식 또는 행정보고 서식으로 분류가 되고, 의도 식별은 사용자가 작성하기 시작한 문서의 제목과 선택한 텍스트에서 추출되고, 단어는 사용자가 선택한 텍스트의 명사에서 추출되는 것을 특징으로 한 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 시스템.
3. 삭제
4. (a) 문서입력모듈을 통하여 문서DB에 저장된 문서 파일을 읽어 들여 자연어처리모듈로 전달하는 제1단계; (b) 자연어처리모듈을 통하여 문서입력모듈로부터 전달된 문서 파일로부터 정보를 추출하고, 형태소 분석을 통해 품사를 부착한 후 문장의 구문적 역할을 찾고, 의도를 추출하고, 전자결재문서의 유형에 따라 토픽을 분류하여 문서관리기모듈로 전달하는 제2단계; (c) 문서관리기모듈을 통하여 자연어처리모듈로부터 전달된 의도와 단어에 라벨을 부착하고 토픽과 룰을 적용하여 지식DB로 저장시키는 제3단계; (d) 자연어생성모듈을 통하여 사용자로부터 요청받은 텍스트 부분의 의도와 단어를 기반으로 패턴을 매칭하여 문서관리기모듈을 통해 추출해 온 추천 단어 또는 문장 목록을 생성하는 제4단계; (e) 텍스트출력모듈을 통하여 자연어생성모듈로부터 생성된 추천 단어와 문장 목록이 사용자단말기에 팝업창으로 표시되도록 하는 제5단계; 및 (f) 텍스트출력모듈을 통하여 팝업창으로 표시된 추천 단어 또는 문장 목록이 선택되면, 텍스트완성모듈을 통하여 선택된 단어 또는 문장이 사용자단말기의 전자결재 문서페이지에 입력되어 표시되도록 하는 제6단계를 포함하는 것을 특징으로 하며;
   팝업창에 표시된 추천 단어와 문장 목록은 한 페이지에 최대 10개까지 표시되도록 하는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 방법.
5. 청구항 4에 있어서, 토픽은 기안 서식, 알림 서식, 신청 서식, 일반 서식, 작업의뢰 서식, 장애보고 서식, 품질보증 서식 또는 행정보고 서식으로 분류되는 단계, 의도 식별은 사용자가 작성하기 시작한 문서의 제목과 선택한 텍스트에서 추출되는 단계, 단어는 사용자가 선택한 텍스트의 명사에서 추출되는 단계를 포함하는 것을 특징으로 하는 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 방법.
6. 삭제
7. 청구항 4항 또는 청구항 5항의 인공지능을 이용한 전자결재 문서 작성 지원 방법을 실행하는 프로그램이 기록되어 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체.

Images