KR100826014B1 - System and method for managing documents - Google Patents

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KR100826014B1
KR100826014B1 KR1020060033662A KR20060033662A KR100826014B1 KR 100826014 B1 KR100826014 B1 KR 100826014B1 KR 1020060033662 A KR1020060033662 A KR 1020060033662A KR 20060033662 A KR20060033662 A KR 20060033662A KR 100826014 B1 KR100826014 B1 KR 100826014B1
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Abstract

본 발명의 실시예에 따른 문서 관리 시스템은 문서가 저장되는 데이터베이스; 상기 데이터베이스에 저장된 문서의 특성을 도출하여 이를 벡터화하는 분석수단; 상기 분석수단에 의해 도출된 문서의 특성을 기반으로 하여 상기 데이터베이스로 제공되는 신규의 문서에 대하여 그 유사도를 판단하는 유사도 판단수단; 및 상기 데이터베이스로 제공되는 신규의 문서를 사용자가 알 수 있도록 하기 위한 신착정보 서비스수단;이 포함된다.Document management system according to an embodiment of the present invention comprises a database in which documents are stored; Analysis means for deriving and characterizing the document stored in the database; Similarity determining means for determining similarity with respect to a new document provided to the database based on the characteristics of the document derived by the analyzing means; And new information service means for allowing a user to know a new document provided to the database.

문서 관리 시스템, 신착 정보 Document management system, what's new

Description

문서 관리 시스템 및 그 방법{System and method for managing documents}System and method for managing documents

도 1은 본 발명의 실시예에 따른 문서 관리 시스템의 블록도.1 is a block diagram of a document management system according to an embodiment of the present invention.

도 2는 본 발명의 실시예에 따른 문서 관리 방법의 흐름도.2 is a flowchart of a document management method according to an embodiment of the present invention.

도 3 및 도 4는 문서 관리를 위하여 사용자에게 제공되는 사용자 인터페이스.3 and 4 are user interfaces provided to a user for document management.

본 발명은 문서 관리 시스템에 대한 것으로서, 상세하게는, 입력된 검색조건에 따라 문서 데이터를 업데이트하고, 업데이트된 문서에 대한 정보를 사용자에게 제공하기 위한 문서 관리 시스템 및 그 방법에 대한 것이다.BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to a document management system, and more particularly, to a document management system and a method for updating document data according to an input search condition and providing information on an updated document to a user.

오늘날 산업재산권의 확보는 기업의 경쟁력과 밀접한 관련을 가진다. 선행 특허권의 존재를 모른 채 신제품 개발을 하였다가 특허 분쟁에 휘말리거나 과다한 로열티 지급으로 인해 경영에 타격을 입고 나아가 그 신제품을 포기해야 하는 경우가 발생할 수 있다.Today, securing industrial property rights is closely related to the competitiveness of a company. If you develop a new product without knowing the existence of an advanced patent right, you may be involved in a patent dispute or you may be forced to give up the new product due to excessive royalties.

선행 산업 재산권 즉, 선행 특허의 존재 여부를 확인하기 위하여 선행 특허에 대한 검색을 수행하여야 하고, 종래 기술에 따른 선행 특허 검색은 사용자가 특 허 검색 서비스를 제공하는 인터넷 사이트(예를 들면, www.kipris.or.kr 또는 www.wips.co.kr)에 접속한 후 선행 특허 검색을 위한 검색 키워드를 입력하면, 특허 공보 중 검색 키워드에 관련된 선행 특허가 검색되어 사용자가 원하는 특허의 기본 서지 내용과 대표도면등을 화면에서 스크롤하면서 볼 수 있도록 제공된다.In order to confirm the existence of prior industrial property rights, that is, prior patents, a search for prior patents should be performed. Prior art search according to the prior art is performed by an Internet site (eg, www. After accessing kipris.or.kr or www.wips.co.kr, and entering a search keyword for the prior patent search, the prior patent related to the search keyword is searched in the patent publication, and the basic bibliographic contents of the desired patent Representative drawings are provided for viewing while scrolling on the screen.

여기서, 검색 키워드에 관련되어 검색되는 선행특허는 특허 공보에 포함되,어 있는 출원번호, 출원인, 발명자등의 기본 서지 내용과 요약 및 청구범위등의 전체 문서를 포함한다.Here, the prior patent searched in relation to the search keyword includes the entire document such as the basic bibliographic contents and summary and claims of the application number, the applicant, the inventor, etc. included in the patent publication.

그런데, 종래 기술에 따른 특허문서의 검색은 사용자가 필요한 시기마다 검색을 수행하여야 하므로, 사용자에게는 시간적 공간적 제약이 따르기 마련이다.However, since the search of a patent document according to the prior art requires a user to perform a search whenever necessary, there is a temporal and spatial limitation for the user.

본 발명은 상기되는 목적을 달성하기 위하여 제안되는 것으로서, 소정의 검색조건이 입력되고 신착정보 서비스를 신청한 경우에는 상기 검색조건에 따라 실시간 또는 주기적으로 신규의 문서가 발생하는지 여부를 감시하여 이를 사용자가 알 수 있도록 하는 문서 관리 시스템 및 그 방법을 제안하는 것을 목적으로 한다.The present invention is proposed to achieve the above object, and when a predetermined search condition is input and a new information service is applied, the user is monitored whether new documents are generated in real time or periodically according to the search condition. An object of the present invention is to propose a document management system and a method thereof, which can be understood by a user.

또한, 신규의 문서가 소정 범위 이내의 유사도를 갖는 경우에는 클라이언트 할당영역에 신규의 문서를 저장함으로써 사용자가 간편히 확인할 수 있도록 하기 위한 문서 검색 시스템 및 그 방법을 제안하는 것을 목적으로 한다. In addition, when a new document has a similarity within a predetermined range, an object of the present invention is to propose a document retrieval system and method for storing a new document in a client assignment area so that a user can easily check the document.

상기되는 목적을 달성하기 위한 본 발명의 실시예에 따른 문서 관리 시스템은 문서가 저장되는 데이터베이스; 상기 데이터베이스에 저장된 문서의 특성을 도 출하여 이를 벡터화하는 분석수단; 상기 분석수단에 의해 도출된 문서의 특성을 기반으로 하여 상기 데이터베이스로 제공되는 신규의 문서에 대하여 그 유사도를 판단하는 유사도 판단수단; 및 상기 데이터베이스로 제공되는 신규의 문서를 사용자가 알 수 있도록 하기 위한 신착정보 서비스수단;이 포함된다.Document management system according to an embodiment of the present invention for achieving the above object is a database in which documents are stored; Analysis means for deriving a characteristic of the document stored in the database and vectorizing it; Similarity determining means for determining similarity with respect to a new document provided to the database based on the characteristics of the document derived by the analyzing means; And new information service means for allowing a user to know a new document provided to the database.

다른 측면에 따른 본 발명의 문서 관리 방법은 데이터베이스에 저장된 문서들의 특성을 도출하여 이를 벡터화하는 단계; 상기 데이터베이스로 신규의 문서가 제공되는 단계; 상기 신규의 문서에 대하여 상기의 도출된 특성을 기반으로 하여 유사도를 판단하는 단계; 및 상기 신규의 문서에 대한 정보가 사용자에게 제공되는 단계;가 포함된다. According to another aspect of the present invention, there is provided a document management method, comprising: deriving and characterizing a document stored in a database; Providing a new document to the database; Determining similarity with respect to the new document based on the derived characteristics; And providing information about the new document to a user.

제안되는 바와 같은 문서 관리 시스템 및 그 방법에 의해서, 소정의 검색조건이 입력되고 신착정보 서비스를 신청한 경우에는 상기 검색조건에 따라 실시간 또는 주기적으로 신규의 문서가 발생하는지 여부를 감시하여 이를 사용자가 간편히 알 수 있는 장점이 있다. According to the document management system and the method as proposed, when a predetermined search condition is input and a new information service is applied, whether or not a new document is generated in real time or periodically according to the search condition is monitored. It is easy to see the advantages.

또한, 신규 문서에 대한 정보를 사용자가 확인하기가 편리해지고, 데이터베이스에 저장되는 문서들의 관리가 효율적으로 이루어질 수 있는 장점이 있다. In addition, there is an advantage that the user can easily check the information on the new document, the management of the documents stored in the database can be made efficiently.

이하에서는 본 발명의 사상에 따른 실시예를 첨부되는 도면을 참조하여 상세하게 설명하기로 한다. 다만, 본 발명의 사상을 이해하는 당업자는 본 발명의 실시예로부터 구성요소의 추가, 변경, 삭제등에 의해서 다른 실시예를 용이하게 제안할 수 있을 것이나 이 역시 본 발명의 권리범위에 속한다고 할 것이다.Hereinafter, with reference to the accompanying drawings an embodiment according to the spirit of the present invention will be described in detail. However, one of ordinary skill in the art who understands the spirit of the present invention can easily suggest another embodiment by adding, changing, or deleting components from the embodiment of the present invention, but this will also belong to the scope of the present invention. .

도 1은 본 발명의 실시예에 따른 문서 관리 시스템의 블록도이다.1 is a block diagram of a document management system according to an embodiment of the present invention.

도 1을 참조하면, 본 발명에 따른 문서 관리 시스템에는 문서검색을 위한 질어의 입력 및 상기 입력에 대한 문서 검색결과등이 표시되는 클라이언트(1)와, 상기 클라이언트(1)와 연결되어 사용자에 의해 설정된 신착정보 업데이트 설정에 따라 신착정보를 사용자에게 제공하기 위한 문서 관리 서버(2)가 포함된다.Referring to FIG. 1, a document management system according to the present invention includes a client 1 displaying an input of a word for document search and a document search result for the input, and connected to the client 1 by a user. A document management server 2 for providing new information to a user according to the set new information update setting is included.

상세히, 상기 클라이언트(1)에는 사용자가 상기 문서 관리 서버(2)로 소정의 검색 조건 또는 신착 정보의 업데이트 조건을 입력하기 위한 입력수단(110)과, 상기 문서 관리 서버(2)로부터 전송되는 신착 정보를 수신하여 사용자에게 표시되도록 하는 출력수단(120)이 구비된다.In detail, the client 1 has input means 110 for a user to input a predetermined search condition or update condition of new information to the document management server 2, and a new transmission transmitted from the document management server 2; Output means 120 for receiving information and displaying it to the user is provided.

그리고, 상기 입력수단(110)은 사용자가 소정의 질의어를 입력하기 위한 사용자 인터페이스가 될 수 있으며, 검색 조건 또는 신착 정보의 업데이트 조건은 다양하게 이루어질 수 있다.The input means 110 may be a user interface for the user to input a predetermined query, and the search condition or the update condition of the new information may be variously made.

또한, 상기 문서 관리 서버(2)와 연결되는 상기 클라이언트(1)는 IP 네트워크를 통하여 2이상이 연결될 수 있으며, 도시된 도면에서는 상기 문서 관리 서버(2)와 클라이언트(1)가 별도로 구성되어 있으나, 상기 입력수단(110) 및 출력수단(120)이 상기 문서 관리 서버(2) 내에 형성되는 것도 가능하다.In addition, two or more clients 1 connected to the document management server 2 may be connected to each other through an IP network. In the drawing, the document management server 2 and the client 1 may be separately configured. In addition, the input means 110 and output means 120 may be formed in the document management server (2).

상기 문서 관리 서버(2)에는 다수의 문서가 저장되는 데이터베이스(210)와, 상기 데이터베이스(210)에 저장된 문서의 특성을 도출하여 이를 벡터화하는 분석수단(220)과, 상기 분석수단(220)에 의해 도출된 문서의 특성을 기반으로 하여 상기 데이터베이스(210)로 제공되는 신규의 문서에 대하여 그 유사도를 판단하기 위한 유사도 판단수단(230)과, 상기 데이터베이스(210)로 제공되는 신규의 문서를 사용 자가 알 수 있도록 하기 위한 신착정보 서비스수단(240)이 포함된다.The document management server 2 includes a database 210 in which a plurality of documents are stored, analysis means 220 for deriving the characteristics of the documents stored in the database 210 and vectorizing them, and the analysis means 220. Similarity determination means 230 for determining the similarity with respect to the new document provided to the database 210 based on the characteristics of the document derived by using the new document provided to the database 210 is used. New information service means 240 for self-knowing is included.

보다 상세히, 상기 데이터베이스(210)에는 다수의 문서가 저장되고, 상기 문서는 특허문서 또는 논문등의 자료가 될 수 있으며, 상기 데이터베이스(210)는 소정의 네트워크 인터페이스를 통하여 다수의 문서를 제공할 수 있는 웹 서버에 접속될 수 있으며, 접속된 웹 서버로부터 제공되는 문서가 상기 데이터베이스(210)에 저장될 수 있다.In more detail, a plurality of documents are stored in the database 210, and the documents may be data such as patent documents or papers, and the database 210 may provide a plurality of documents through a predetermined network interface. It may be connected to a web server that is present, and documents provided from the connected web server may be stored in the database 210.

또한, 상기 분석수단(220)은 상기 데이터베이스(210)에 저장된 문서의 특성을 도출하여 이를 벡터화하고, 도출된 특성을 기반으로 하여 상기 데이터베이스(210)로 제공되는 신규의 문서에 대하여 유사도를 판단할 수 있다. In addition, the analysis unit 220 may derive the vector of the document stored in the database 210 and vectorize it, and determine similarity with respect to the new document provided to the database 210 based on the derived feature. Can be.

그리고, 상기 분석수단(220)은 사용자에 의해 설정된 업데이트 조건 즉, 상기 데이터베이스(210)에 저장된 문서중에서 특정의 문서와 유사한 문서이거나 소정의 키워드가 포함된 문서가 상기 데이터베이스(210)로 제공되는 경우에, 새롭게 제공되는 문서에 대하여 유사도를 판단하거나 소정의 키워드가 포함되어 있는지 여부를 판단한다.The analyzing means 220 is an update condition set by the user, that is, a document similar to a specific document among documents stored in the database 210 or a document containing a predetermined keyword is provided to the database 210. For the newly provided document, the degree of similarity is determined or whether a predetermined keyword is included.

상기 분석수단(220)에 의해 도출된 문서의 특징으로 이루어진 벡터는 문서의 특징을 나타내는 단어와 상기 단어의 가중치를 그룹의 구성요소로 하고, 상기 벡터를 구성하는 요소의 개수는 문서에 따라 다르게 형성될 수 있다. The vector consisting of the feature of the document derived by the analyzing means 220 is a word representing the feature of the document and the weight of the word as a component of the group, the number of elements constituting the vector is formed differently according to the document Can be.

그리고, 상기 분석수단(230)에 의한 문서 특징의 벡터화는 벡터 공간 모델에서 수행되고, 텍스트와 카테고리를 색인어의 가중치 벡터로 표현하고, 그 사이의 유사도를 양쪽 벡터의 코사인 등에 의해 계산될 수 있다.The document feature vectorization by the analyzing means 230 may be performed in a vector space model, expressing text and categories as weight vectors of index words, and calculating similarity therebetween by cosines of both vectors.

그리고, 상기 분석수단(220)은 상기 데이터베이스(210)에 저장된 텍스트 형태의 문서는 구조화되어 있지 않은 경우가 일반적이므로, 소정의 텍스트 마이닝 엔진에 의한 구조화된 자료로 변환하기 위한 역할도 수행한다. In addition, the analysis means 220 is a text-type document stored in the database 210 is generally not structured, so also serves to convert the structured data by a predetermined text mining engine.

또한, 상기 유사도 판단수단(230)은 상기 분석수단(220)에 의해 형성되는 문서의 벡터를 이용하여 상기 데이터베이스(210)로 제공되는 신규의 문서간의 유사도를 판단한다. In addition, the similarity determining means 230 determines the similarity between new documents provided to the database 210 by using the vector of the document formed by the analyzing means 220.

이 경우, 상기 데이터베이스(210)에 기저장된 문서는 사용자가 선택/설정한 문서일 수 있으며, 상기 분석수단(220)에 의한 문서의 벡터화는 사용자에 의해 선택/설정한 문서와 신규의 문서에 대해서만 수행될 수 있다. In this case, the document previously stored in the database 210 may be a document selected / set by the user, and the vectorization of the document by the analyzing means 220 may be performed only for the document selected / set by the user and the new document. Can be performed.

그리고, 사용자가 상기 데이터베이스(210)에 저장된 문서중에서 특정의 문서를 선택/설정하기 위해서는, 상기 입력수단(110) 및 출력수단(120)을 통해 상기 데이터베이스(210)에 저장된 문서의 검색이 선행하여 수행된 경우일 것이다. In addition, in order for a user to select / set a specific document among documents stored in the database 210, a search of the document stored in the database 210 is performed in advance through the input means 110 and the output means 120. It would have been done.

그리고, 사용자에 의해 선택된 소정의 문서와 신규의 문서간의 유사도가 상기 유사도 판단수단(230)에 의해 판단된 경우에는 그 판단결과가 상기 신착정보 서비스수단(240)으로 제공될 수 있다.When the similarity between the predetermined document selected by the user and the new document is determined by the similarity determining unit 230, the determination result may be provided to the new information service unit 240.

또한, 상기 신착정보 서비스수단(240)은 사용자에 의해 설정된 검색 조건 또는 사용자에 의해 선택된 문서와 소정의 유사 범위 이내의 문서가 상기 데이터베이스(210)로 제공되는 경우에, 상기 신규의 문서에 대한 정보를 사용자에게 알리는 역할을 수행한다.In addition, the new information service means 240 is the information on the new document when the search condition set by the user or a document within a predetermined similar range to the document selected by the user is provided to the database 210. To inform the user.

그리고, 상기 신착정보 서비스수단(240)에 의한 신규 문서의 관리가 다수의 클라이언트 각각에 대하여 수행되도록 하기 위하여, 상기 데어터베이스(210)에는 다수의 클라이언트 각각에 대한 할당영역이 구획될 수 있다.In addition, in order to manage the new document by the new information service means 240 for each of the plurality of clients, the database 210 may be allocated an allocation area for each of the plurality of clients.

이 경우, 상기 신착정보 서비스수단(240)은 신착 정보를 사용자에게 제공하고, 사용자가 신착 정보를 확인하고자 하는 경우에는 사용자의 클라이언트(1) 주소를 확인하여 상기 데이터베이스(210) 내에 구획된 클라이언트 할당영역에 저장된 신규의 문서가 독출되도록 한다.In this case, the new information service means 240 provides the new information to the user, and if the user wants to confirm the new information, the client 1 checks the address of the client 1 and allocates the partitioned client in the database 210. Allow new documents stored in the area to be read.

그리고, 상기 신착정보 서비스수단(240)은 사용자에 의해 설정된 조건에 해당되는 신규 문서 정보를 소정의 알림 메일을 통해 사용자에게 전송할 수 있다.In addition, the new information service means 240 may transmit new document information corresponding to a condition set by the user to the user through a predetermined notification mail.

사용자는 상기 신착정보 서비스수단(240)에 의한 알림 메일 서비스를 제공받을 수 있는 수신자 설정을 할 수 있으며, 상기 알림 메일 서비스를 통해 메일의 수신자는 상기 문서 관리 서버(2)로 접속하는 것이 가능하다. The user can set a recipient who can receive the notification mail service by the new information service means 240, and the recipient of the mail can be connected to the document management server 2 through the notification mail service. .

도 2는 본 발명의 실시예에 따른 문서 관리 방법의 흐름도이고, 도 3 및 도 4는 문서 관리를 위하여 사용자에게 제공되는 사용자 인터페이스이다.2 is a flowchart of a document management method according to an embodiment of the present invention, and FIGS. 3 and 4 are user interfaces provided to a user for document management.

도 2 내지 도 4를 참조하면, 사용자가 상기 클라이언트(1)로부터 상기 문서 관리 서버(2)에 접속한다(S101).2 to 4, a user accesses the document management server 2 from the client 1 (S101).

그리고, 사용자가 도 3에 도시된 바와 같은 신착 정보 서비스 신청서를 작성한다(S103). Then, the user creates a new information service application as shown in FIG. 3 (S103).

상기 신착 정보 서비스 신청서에는 신착 정보 서비스의 종류를 나타내는 서비스 타입 구분키가 설정되는데, 상기 데이터베이스(210)에 저장/관리되는 문서가 텍스트 파일 형태의 특허문서인 경우에는 다음과 같다. In the new information service application, a service type classification key indicating a type of new information service is set. When the document stored / managed in the database 210 is a patent document in the form of a text file, it is as follows.

소정의 검색식에 해당되는 신규의 문서를 사용자에게 제공하기 위한 제너럴 신착정보키(General SDI,111)와, 상기 데이터베이스(210)에 저장된 특정 문서의 법적 상태가 변경되는 경우에 이를 사용자에게 알리기 위한 법적 상태 신착정보키(Legal SDI, 112)와, 상기 데이터베이스(210)에 저장된 특정의 문서와 유사한 신규 문서가 제공되는 경우에 이를 사용자에게 알리기 위한 유사문서 신착정보키(유사도 검색SDI, 113)이 형성된다.General new information key (General SDI) 111 for providing a user with a new document corresponding to a predetermined search expression, and for notifying the user when the legal status of a specific document stored in the database 210 is changed. Legal status new information key (Legal SDI) 112, and similar document new information key (similarity search SDI, 113) to notify the user when a new document similar to a specific document stored in the database 210 is provided. Is formed.

그리고, 도시된 도 3은 상기 제너럴 신착정보키(111)가 선택되는 경우에 사용자에게 제공되는 업데이트 조건 입력을 위한 사용자 인터페이스이고, 상기 법적 상태 신착정보키(112) 또는 유사문서 신착정보키(113)를 선택하는 경우에는 상기 데이터베이스(210)에 저장된 문서중에서 특정 문서를 선택하기 위한 사용자 인터페이스가 제공된다. 3 is a user interface for inputting an update condition provided to a user when the general new information key 111 is selected, and the legal status new information key 112 or the similar document new information key 113 is illustrated. In case of selecting), a user interface for selecting a specific document from among documents stored in the database 210 is provided.

도 3에는 프로젝트명, 검색국가, 검색식명 및 검색식등을 입력하기 위한 검색조건(114)의 구성이 예시되고 있으며, 상기 분석수단(220)은 상기 데이터베이스(210)로 제공되는 신규의 문서로부터 상기 검색식에 입력된 키워드가 포함되는지 여부가 판단될 것이다.3 illustrates a configuration of a search condition 114 for inputting a project name, a search country, a search expression name, a search expression, and the like, and the analysis means 220 is provided from a new document provided to the database 210. It will be determined whether the keyword entered in the search expression is included.

그리고, 상기 신착정보 서비스수단(240)에 의한 신규 문서의 업데이트 주기(115)와, 상기 신착정보 서비스수단(240)에 의해 제공되는 서비스가 수행되는 기간(116)과, 상기 신착정보 서비스수단(240)을 이용하는 사용자에 대한 설정(117)이 제공된다.Then, the update period 115 of the new document by the new information service means 240, the period 116 during which the service provided by the new information service means 240 is performed, and the new information service means ( Settings 117 are provided for a user using 240.

그리고, 상기 신착정보 서비스수단(240)은 상기 데이터베이스(210)로 제공되 는 신규의 문서를 검색 또는 감시하고(S105), 사용자에 의해 설정된 검색 조건 또는 업데이트 조건에 해당되는 신규 문서가 있는 경우에(S107) 상기 데이터베이스(210)에 구획된 클라이언트 할당영역에 해당되는 신규 문서를 저장한다(S109).Then, the new information service means 240 searches or monitors the new document provided to the database 210 (S105), and when there is a new document corresponding to the search condition or update condition set by the user ( S107) The new document corresponding to the client allocation area partitioned in the database 210 is stored (S109).

그리고, 상기 신착정보 서비스수단(240)은 상기 사용자 설정(117)에 기록된 사용자에게 발송하기 위한 신착정보 알림 메일을 생성하고(S111), 생성된 알림 메일을 통해 상기 사용자에게 신규 문서에 대한 정보를 제공한다(S113).Then, the new information service means 240 generates a new information notification mail for sending to the user recorded in the user setting 117 (S111), the information on the new document to the user through the generated notification mail It provides (S113).

그리고, 사용자는 제공된 알림 메일을 통하여 상기 문서 관리 서버(2)에 접속할 수 있으며, 이 경우 신규 문서에 대한 정보는 도 4에 도시된 바와 같이 사용자에게 제공될 수 있다.In addition, the user may access the document management server 2 through the provided notification mail. In this case, information about the new document may be provided to the user as shown in FIG. 4.

제공되는 신규 문서에 대한 정보에는 특정의 문서들을 선택하기 위한 선택키(118)가 구비되고, 선택된 문서들을 군집화시키거나 별도로 관리하기 위한 관리키(예컨대, 마이프로젝트전송, 119)가 형성될 수 있다. 이로 인해, 사용자는 소정의 검색 조건 또는 업데이트 조건에 해당되는 문서를 확인하여 일부의 문서는 삭제하거나 일부의 문서는 별도로 관리하거나 군집화하는 것이 가능하게 되고, 데이터베이스에 저장되는 문서들을 효율적으로 관리하는 것이 가능해진다. The information on the new document to be provided is provided with a selection key 118 for selecting specific documents, and a management key (eg, My Project Transfer, 119) for clustering or separately managing the selected documents may be formed. . As a result, the user can check documents corresponding to a predetermined search condition or update condition, delete some documents, manage some documents separately, or cluster them, and efficiently manage documents stored in a database. It becomes possible.

제안되는 바와 같은 문서 관리 시스템 및 그 방법에 의해서, 소정의 검색조건이 입력되고 신착정보 서비스를 신청한 경우에는 상기 검색조건에 따라 실시간 또는 주기적으로 신규의 문서가 발생하는지 여부를 감시하여 이를 사용자가 간편히 알 수 있는 장점이 있다. According to the document management system and the method as proposed, when a predetermined search condition is input and a new information service is applied, whether or not a new document is generated in real time or periodically according to the search condition is monitored. It is easy to see the advantages.

또한, 신규 문서에 대한 정보를 사용자가 확인하기가 편리해지고, 데이터베이스에 저장되는 문서들의 관리가 효율적으로 이루어질 수 있는 장점이 있다. In addition, there is an advantage that the user can easily check the information on the new document, the management of the documents stored in the database can be made efficiently.

Claims (12)

문서가 저장되는 데이터베이스;A database in which documents are stored; 상기 데이터베이스에 저장된 문서의 특성을 도출하여 이를 벡터화하는 분석수단;Analysis means for deriving and characterizing the document stored in the database; 상기 분석수단에 의해 도출된 문서의 특성을 기반으로 하여 상기 데이터베이스로 제공되는 신규의 문서에 대하여 그 유사도를 판단하는 유사도 판단수단;Similarity determining means for determining similarity with respect to a new document provided to the database based on the characteristics of the document derived by the analyzing means; 상기 데이터베이스로 제공되는 신규의 문서를 사용자가 알 수 있도록 하기 위한 신착정보 서비스수단; 및New information service means for allowing a user to know a new document provided to the database; And 상기 유사도 판단수단과 연결되고, 소정의 유사도를 갖는 상기 신규의 문서를 사용자에게 표시되도록 하기 위한 출력수단;이 포함되고,Output means connected to the similarity determining means and configured to display the new document having a predetermined similarity to a user; 사용자가 상기 출력수단을 통해 표시되는 문서들중에서 특정의 문서를 선택하는 경우에, 상기 유사도 판단수단은 사용자에 의해 선택된 문서를 문서검색의 검색어로 이용하여 상기 데이터베이스에 저장된 문서의 유사검색을 수행하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템. When the user selects a specific document from the documents displayed through the output means, the similarity determining means performs a similar search of the document stored in the database using the document selected by the user as a search word for the document search. Document management system, characterized in that. 제 1 항에 있어서,The method of claim 1, 상기 신착정보 서비스수단은 상기 유사도 판단수단의 판단결과 신규의 문서가 소정 범위 이내의 유사도를 갖는 경우에 상기 신규의 문서에 대한 정보를 사용자에게 제공하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템. And the new information service means provides the user with information about the new document when the new document has a similarity within a predetermined range as a result of the determination of the similarity determining means. 제 1 항에 있어서,The method of claim 1, 상기 신착정보 서비스수단은 상기 데이터베이스에 신규의 문서가 제공되는 경우에 사용자에게 알림 메일을 전송하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템. And said new information service means transmits a notification mail to a user when a new document is provided in said database. 제 3 항에 있어서,The method of claim 3, wherein 상기 알림 메시지를 수신하는 사용자의 설정은 사용자에게 제공되는 소정의 입력수단을 통해 변경가능한 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템. Setting of the user for receiving the notification message can be changed through a predetermined input means provided to the user. 제 1 항에 있어서,The method of claim 1, 상기 유사도 판단수단에 의해 판단되는 문서의 유사도는 사용자에게 제공되는 입력수단을 통해 사용자가 설정가능한 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템. And the similarity of the document determined by the similarity determining means can be set by the user through input means provided to the user. 삭제delete 제 1 항에 있어서,The method of claim 1, 상기 출력수단을 통해 표시되는 신규의 문서는 다수 개이며, 사용자가 다수의 신규 문서를 검색어로 선택한 경우에 상기 유사도 판단수단은 선택된 다수의 문서로부터 공통되는 특성을 추출하는 것을 특징으로 하는 문서 관리 시스템. There are a plurality of new documents displayed through the output means, and when the user selects a plurality of new documents as a search word, the similarity determining means extracts a common feature from the plurality of selected documents. . 데이터베이스에 저장된 문서들의 특성을 도출하여 이를 벡터화하는 단계;Deriving and characterizing the documents stored in the database; 상기 데이터베이스로 신규의 문서가 제공되는 단계;Providing a new document to the database; 상기 신규의 문서에 대하여 상기의 도출된 특성을 기반으로 하여 유사도를 판단하는 단계;Determining similarity with respect to the new document based on the derived characteristics; 상기 신규의 문서에 대한 정보가 사용자에게 제공되는 단계; 및Providing information about the new document to a user; And 사용자가 제공된 신규의 문서에 대한 정보를 이용하여 특정의 문서를 선택하는 경우에, 사용자에 의해 선택된 문서를 문서검색의 검색어로 이용하여 선택된 문서와 유사한 문서를 상기 데이터베이스로부터 추출하는 단계;가 포함되는 문서 관리 방법. When a user selects a specific document by using information on the new document provided, extracting a document similar to the selected document from the database by using the document selected by the user as a search term of the document search; How to manage documents. 제 8 항에 있어서,The method of claim 8, 상기 유사도의 판단결과, 상기 신규의 문서가 소정 범위 이내의 유사도를 갖는 경우에 상기 신규의 문서에 대한 정보가 사용자에게 제공되는 것을 특징으로 하는 문서 관리 방법. And as a result of the determination of the similarity, information on the new document is provided to the user when the new document has a similarity within a predetermined range. 제 8 항에 있어서,The method of claim 8, 상기 신규의 문서에 대한 정보가 사용자에게 제공되는 단계는 상기 신규의 문서에 대한 서지정보가 포함된 메일을 사용자에게 발송되는 것을 특징으로 하는 문서 관리 방법. The step of providing information about the new document to the user, characterized in that the mail containing the bibliographic information for the new document is sent to the user. 제 8 항에 있어서, The method of claim 8, 상기 신규의 문서에 대해서 유사도를 판단하는 단계는 사용자가 검색어를 입력할 수 있는 소정의 입력수단을 통해 유사도 조건의 입력이 가능한 것을 특징으로 하는 문서 관리 방법. The determining of the similarity with respect to the new document is a document management method characterized in that the user can input the similarity condition through a predetermined input means for inputting a search word. 삭제delete
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