JPH1185779A - 電子ファイル管理装置、電子ファイル管理方法及びその方法を記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、受信したデータを重複なく保存す
ることで効率的な管理を容易にする電子ファイル管理装
置及び方法を提供することを目的とする。 【解決手段】 受信部１１は外部からデータを受信す
る。データ記憶部１４はデータを記憶している。形態素
分解部１６は、データを形態素に分解する。しきい値記
憶部１５はしきい値を記憶している。類似性判断部１２
は、受信したデータを形態素分解部１６により形態素に
分解し、形態素群を得、データ記憶部１４に記憶されて
いるデータを形態素分解部１６により形態素に分解し、
形態素群を得、それぞれの形態素群としきい値を用い
て、受信データがデータ記憶部１４に記憶されているデ
ータに類似しているかどうか判断する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子データを蓄積
・管理する電子ファイル管理装置、電子ファイル管理方
法及び管理方法を記録した媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、インターネットなどの普及に伴
い、電子データのやり取りが広く行われるようになって
きた。特に、新聞記事データのホームページサイトが数
多く存在し、また電子メール環境を利用した新聞記事配
信サービスなども広まりつつある。

【０００３】上記インターネットを利用するにあたっ
て、最もよく利用されるサービスとしてワールドワイド
ウェブ（ＷＷＷ）サービスがあり、ＷＷＷサービスで提
供される情報を検索して、コンピュータの画面に表示さ
せるアプリケーションソフトとして、Ｎｅｔｓｃａｐｅ
Ｎａｖｉｇａｔｏｒ（Ｎｅｔｓｃａｐｅ Ｃｏｍｍｕ
ｎｉｃａｔｉｏｎｓ Ｃｏｒｐｏｒａｔｉｏｎの商標）
が有名である。

【０００４】利用者は、このようなアプリケーションソ
フトを利用して受信した電子データをファイルとして保
存することができた。（Ｎｅｔｓｃａｐｅ Ｎａｖｉｇ
ａｔｏｒ日本語版マニュアルｐ３８、ｐ８４、ｐ１２
２：Ｎｅｔｓｃａｐｅ ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎｓ
社 Ｅｄｉｔｉｏｎ Ａｐｒｉｌ５，１９９６） 図Ｘ＊＊＊に従来の電子ファイル管理装置のブロック図
を示す。図Ｘに示す電子ファイル管理装置は、受信部５
１、保存処理部５２、データ記憶部５３から構成され
る。受信部５１は、インターネット又はデジタルデータ
放送サービスなど、外部からデータを受信する。保存処
理部５２は、受信したデータをデータ記憶部５３に書き
込む。データ記憶部５３は、受信データを記憶してい
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ような電子ファイル管理装置においては、受信した電子
データをそのままファイルとして保存することができる
が、受信した電子データが例えば新聞記事データなどの
場合に、異なる配信元から同じ事件に関する記事が配信
されることがあるので、同じ内容の記事を重複して保存
してしまうという問題点を有していた。

【０００６】本発明は、このような問題点を解決し、受
信した電子データの効率的な管理を容易にする電子ファ
イル管理装置、電子ファイル管理方法及び電子ファイル
管理方法を記憶した記録媒体を提供することを目的とす
る。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、データを管理する電子ファイル管理装置
であって、第１のデータを外部から取得する取得手段
と、第２のデータを記憶している記憶手段と、前記第１
のデータと前記第２のデータが類似しているかどうかを
判断する類似性判断手段と、前記類似性判断手段により
類似していると判断された場合に、前記第１のデータの
前記記憶手段への書き込みを抑制し、類似していないと
判断された場合に、前記第１のデータを前記記憶手段に
書き込む書込手段とを備えることを特徴とする。

【０００８】ここで、前記類似性判断手段は、前記第１
のデータを分析し、第１の分析結果を得る第１の分析手
段と、前記第２のデータを分析し、第２の分析結果を得
る第２の分析手段と、前記得られた第１の分析結果と前
記得られた第２の分析結果とを比較して、前記第１のデ
ータと前記第２のデータとが類似しているかどうかを判
断する判断手段とを含むように構成してもよい。

【０００９】ここで、前記第１の分析手段は、前記第１
のデータを形態素に分割し、第１の形態素群を得、前記
第２の分析手段は、前記第２のデータを形態素に分割
し、第２の形態素群を得、前記判断手段は、前記得られ
た第１の形態素群と前記得られた第２の形態素群とを比
較して、前記第１のデータと前記第２のデータとが類似
しているかどうかを判断するように構成してもよい。

【００１０】ここで、前記第１の分析手段は、前記第１
のデータを構文解析し、第１の構造を得、前記第２の分
析手段は、前記第２のデータを構文解析し、第２の構造
を得、前記判断手段は、前記得られた第１の構造と前記
得られた第２の構造とを比較して、前記第１のデータと
前記第２のデータとが類似しているかどうかを判断する
ように構成してもよい。

【００１１】ここで、前記第１の分析手段は、前記第１
のデータを形態素に分割し、第１の形態素群を得る第１
の形態素分割手段と、前記得られた第１の形態素群か
ら、所定の基準により、第１の重要語群を抽出する第１
の重要語抽出手段とを含み、前記第２の分析手段は、前
記第２のデータを形態素に分割し、第２の形態素群を得
る第２の形態素分割手段と、前記得られた第２の形態素
群から、所定の基準により、第２の重要語群を抽出する
第２の重要語抽出手段とを含み、前記判断手段は、前記
得られた第１の重要語群と前記得られた第２の重要語群
とを比較して、前記第１のデータと前記第２のデータと
が類似しているかどうかを判断するように構成してもよ
い。

【００１２】ここで、前記第１の分析手段は、前記第１
のデータを分析し、第１の分析結果を得、得られた第１
の分析結果を数値化し第１の数値を得、前記第２の分析
手段は、前記第２のデータを分析し、第２の分析結果を
得、得られた第２の分析結果を数値化し第２の数値を
得、前記判断手段は、しきい値を保持するしきい値保持
手段と、前記得られた第１の数値と前記得られた第２の
数値との差分値を得る差分値算出手段と、前記得られた
差分値と前記しきい値とを比較して、前記第１のデータ
と前記第２のデータとが類似するか否かを判断する差分
値判断手段とを含むように構成してもよい。

【００１３】ここで、前記電子ファイル管理装置は、さ
らに、前記類似性判断手段により類似していると判断さ
れた場合、前記類似している旨を表示する表示手段と、
前記表示が行われた場合、利用者より、前記第１のデー
タの前記記憶手段への書き込み抑制の承認を受け付ける
指定受付手段と、前記指定受付手段により書込み抑制の
承認が受け付けられた場合、前記第１のデータの前記記
憶手段への書込みを抑制する書込抑制手段とを含むよう
に構成してもよい。

【００１４】ここで、前記電子ファイル管理装置は、さ
らに、前記類似性判断手段により類似すると判断された
場合、前記類似している旨と類似している第２のデータ
とを表示する表示手段と、前記表示が行われた場合、利
用者により、前記第１のデータの前記記憶手段への書き
込み抑制の承認を受け付ける指定受付手段と、前記指定
受付手段により書込み抑制の承認が受け付けられた場
合、前記第１のデータの前記記憶手段への書込みを抑制
する書込抑制手段とを含むように構成してもよい。

【００１５】また、本発明は、第２のデータを記憶して
いる記憶手段を含む電子ファイル管理装置で用いられ、
データを管理する電子ファイル管理方法であって、第１
のデータを外部から取得する取得ステップと、前記第１
のデータと前記第２のデータが類似しているかどうかを
判断する類似性判断ステップと、前記類似性判断ステッ
プにより類似していると判断された場合に、前記第１の
データの前記記憶手段への書き込みを抑制し、類似して
いないと判断された場合に、前記第１のデータを前記記
憶手段に書き込む書込ステップとを含むことを特徴とす
る。

【００１６】ここで、前記類似性判断ステップは、前記
第１のデータを分析し、第１の分析結果を得る第１の分
析ステップと、前記第２のデータを分析し、第２の分析
結果を得る第２の分析ステップと、前記得られた第１の
分析結果と前記得られた第２の分析結果とを比較して、
前記第１のデータと前記第２のデータとが類似している
かどうかを判断する判断ステップとを含むように構成し
てもよい。

【００１７】ここで、前記第１の分析ステップは、前記
第１のデータを形態素に分割し、第１の形態素群を得、
前記第２の分析ステップは、前記第２のデータを形態素
に分割し、第２の形態素群を得、前記判断ステップは、
前記得られた第１の形態素群と前記得られた第２の形態
素群とを比較して、前記第１のデータと前記第２のデー
タとが類似しているかどうかを判断するように構成して
もよい。

【００１８】ここで、前記第１の分析ステップは、前記
第１のデータを構文解析し、第１の構造を得、前記第２
の分析ステップは、前記第２のデータを構文解析し、第
２の構造を得、前記判断ステップは、前記得られた第１
の構造と前記得られた第２の構造とを比較して、前記第
１のデータと前記第２のデータとが類似しているかどう
かを判断するように構成してもよい。

【００１９】ここで、前記第１の分析ステップは、前記
第１のデータを形態素に分割し、第１の形態素群を得る
第１の形態素分割ステップと、前記得られた第１の形態
素群から、所定の基準により、第１の重要語群を抽出す
る第１の重要語抽出ステップとを含み、前記第２の分析
ステップは、前記第２のデータを形態素に分割し、第２
の形態素群を得る第２の形態素分割ステップと、前記得
られた第２の形態素群から、所定の基準により、第２の
重要語群を抽出する第２の重要語抽出ステップとを含
み、前記判断ステップは、前記得られた第１の重要語群
と前記得られた第２の重要語群とを比較して、前記第１
のデータと前記第２のデータとが類似しているかどうか
を判断するように構成してもよい。

【００２０】ここで、前記第１の分析ステップは、前記
第１のデータを分析し、第１の分析結果を得、得られた
第１の分析結果を数値化し第１の数値を得、前記第２の
分析ステップは、前記第２のデータを分析し、第２の分
析結果を得、得られた第２の分析結果を数値化し第２の
数値を得、前記判断ステップは、しきい値を保持するし
きい値保持ステップと、前記得られた第１の数値と前記
得られた第２の数値との差分値を得る差分値算出ステッ
プと、前記得られた差分値と前記しきい値とを比較し
て、前記第１のデータと前記第２のデータとが類似する
か否かを判断する差分値判断ステップとを含むように構
成してもよい。

【００２１】また、本発明は、電子ファイルの管理プロ
グラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体
であって、上記電子ファイル管理方法をコンピュータに
実行させる管理プログラムを含むことを特徴とする。

【００２２】

【発明の実施の形態】 １．第１の実施の形態 ここでは、本発明に係る一つの実施の形態としての、電
子ファイル管理装置について、その構成および動作を説
明する。 （１） 電子ファイル管理装置の構成 ここでは、上記電子ファイル管理装置の構成について、
図１に示すブロック図を用いて説明する。

【００２３】図１に示す電子ファイル管理装置は、受信
部１１、類似性判断部１２、保存処理部１３、データ記
憶部１４、しきい値記憶部１５、形態素分解部１６から
構成される。受信部１１は、インターネット又はデジタ
ルデータ放送サービスなど、外部からデータを受信し、
類似性判断部１２に出力する。図２に受信したデータの
一例を示す。図２に示すように、新聞記事データ２０１
が受信されたものとする。

【００２４】データ記憶部１４は、類似性判断部１２に
より、データ記憶部１４に書き込むと判断された受信デ
ータを記憶している。データ記憶部１４に記憶されてい
るデータの一例を図３に示す。図３に示すように、新聞
記事データ３０１〜３０８が記憶されている。形態素分
解部１６は、文章からなるデータを形態素に分解する。
文章からなるデータから形態素への分解は、公知の技術
（「自然言語処理」第３章 形態素解析（岩波書店発
行、１９９６年４月２６日））であるので、説明を省略
する。図４には、形態素分解された形態素の一例を示
す。形態素群４０１は、新聞記事データ２０１を形態素
分解して得られたものであり、形態素群４０２は、新聞
記事データ３０１を形態素分解して得られたものであ
る。形態素群４０１は、１７個の形態素からなり、形態
素群４０２は、２２個の形態素からなる。

【００２５】しきい値記憶部１５は、類似性判断部１２
により、類似性判断に使用されるしきい値を記憶してい
る。類似性判断部１２は、受信部１１から出力された新
聞記事データ２０１を形態素分解部１６により形態素に
分解し、形態素群４０１を得る。次に、データ記憶部１
４に記憶されている新聞記事データを順に読み出し、読
み出したデータを形態素分解部１６により形態素に分解
させる。データ記憶部１４に記憶されている新聞記事デ
ータ３０１から、形態素群４０２が得られる。このよう
にして得られた形態素群４０１と形態素群４０２の形態
素をそれぞれ比較すると、形態素群４０１に含まれる１
７個の形態素のうち、形態素群４０２にも含まれる形態
素は、１３個あることが分かる。

【００２６】類似性判断部１２は、しきい値記憶部１５
にあらかじめ記憶されているしきい値を読み出す。ここ
で、しきい値とは、比較データと、被比較データが類似
しているか否かを判断する際の基準値である。類似性判
断部１２は、類似性判断のための類似度を式１により算
出し、算出された類似度としきい値とを比較して、算出
された類似度がしきい値より大きいか等しい場合は、受
信データがデータ記憶部１４に記憶されているデータに
類似していると判断し、算出された類似度がしきい値よ
り小さい場合は、受信データがデータ記憶部１４に記憶
されているデータに類似していないと判断する。

【００２７】ここで、例えばしきい値記憶部１５から読
み出したしきい値が、０．７である場合に、新聞記事デ
ータ２０１の新聞記事データ３０１に対する類似度は、
式２により、０．７６であることが分かる。この値０．
７６はしきい値０．７より大きいので、新聞記事データ
２０１は新聞記事データ３０１に類似していると判断す
る。

【００２８】（式１） 類似度＝一致した形態素数／
受信したデータの形態素数 （式２） １３÷１７＝０．７６ 類似性判断部１２は、このように得られた判断結果「類
似している」又は「類似していない」を保存処理部１３
に出力する。保存処理部１３は、類似性判断部１２から
「類似している」判断結果が出力された場合は、当該受
信データを前記データ記憶部１４に書き込まない。類似
性判断部１２から「類似していない」判断結果が出力さ
れた場合は、当該受信データをデータ記憶部１４に書き
込む。 （２） 電子ファイル管理装置の動作 ここでは、図１に示す電子ファイル管理装置の動作につ
いて、図５及び図６のフローチャートを用いて説明す
る。

【００２９】受信部１１は、インターネット又はデジタ
ルデータ放送サービスなど、外部から新聞記事データ２
０１を受信し、類似性判断部１２に出力する（ステップ
Ｓ５０１）。類似性判断部１２は、受信部１１から出力
された新聞記事データ２０１を形態素分解部１６により
形態素に分解し、形態素群４０１を得る（ステップＳ５
０２）。次に、類似性判断部１２は、データ記憶部１４
に記憶されている新聞記事データを順に読み出し（ステ
ップＳ５０３）、データ記憶部１４からのデータの読み
出しが終了していなければ（ステップＳ５０４）、読み
出した新聞記事データ３０１を形態素分解部１６により
形態素に分解し、形態素群４０２を得（ステップＳ５０
５）、受信した新聞記事データ２０１とデータ記憶部１
４から読み出した新聞記事データ３０１とが類似してい
るかを判断し（ステップＳ５０５）、類似していない場
合は（ステップＳ５０７）、ステップＳ５０３に制御を
移し、類似している場合は（ステップＳ５０７）、処理
を終了する。データ記憶部１４からのデータの読み出し
が終了すれば（ステップＳ５０４）、新聞記事データ２
０１をデータ記憶部１４に書き込み（ステップＳ５０
６）、処理を終了する。

【００３０】ここで、ステップＳ５０７の類似判断の詳
細動作について図６のフローチャートを用いて説明す
る。類似性判断部１２は、しきい値記憶部１５にあらか
じめ記憶されているしきい値を読み出す（ステップＳ６
０１）。上記得られた形態素群４０１と形態素群４０２
に含まれる形態素をそれぞれ比較して、形態素群４０１
に含まれる１７個の形態素のうち、形態素群４０２にも
含まれる形態素の数を算出する。ここでは、その数１３
個が得られる（ステップＳ６０２）。次に、類似性判断
部１２は、類似性判断のための類似度を式１により算出
し（ステップＳ６０３）、算出された類似度としきい値
とを比較して、算出された類似度がしきい値より大きい
か等しい場合は（ステップＳ６０４）、受信データがデ
ータ記憶部１４に記憶されているデータに類似している
と判断し（ステップＳ６０６）、算出された類似度がし
きい値より小さい場合は、受信データがデータ記憶部１
４に記憶されているデータに類似していないと判断する
（ステップＳ６０５）。 ２．第２の実施の形態 ここでは、本発明に係るまた別の一つの実施の形態とし
ての、電子ファイル管理装置について、その構成および
動作を説明する。 （１） 電子ファイル管理装置の構成 ここでは、上記電子ファイル管理装置の構成について、
図７に示すブロック図を用いて説明する。

【００３１】図７に示す電子ファイル管理装置は、受信
部１１、類似性判断部７０２、保存処理部１３、データ
記憶部１４、しきい値記憶部１５、形態素分解部１６、
重要語抽出部７０３から構成される。ここで、図１と同
じ符号を付した構成部については、同じ機能を有するの
で、説明を省略し、異なる符号を持つ構成部について以
下に説明する。なお、異なる符号を持つ構成部のうち類
似性判断部７０２については、類似性判断部１２との相
違点を中心に説明する。

【００３２】重要語抽出部７０３は、形態素分解部１６
により分解された形態素から重要語を抽出する。重要語
を抽出するためには、様々な方法が存在するが、例え
ば、文書中に出現する形態素の出現頻度の多い順に重要
語としてもよい。図８には、重要語抽出部７０３によ
り、抽出された重要語の一例を示す。重要語群８０１
は、形態素群４０１から得られたものであり、重要語群
８０２は、形態素群４０２から得られたものでる。重要
語群８０１は、５個の重要語からなり、重要語群８０２
は、６個の重要語からなる。

【００３３】類似性判断部７０２は、前記得られた形態
素群４０１から、重要語抽出部７０３により重要語を抽
出し、重要語群８０１を得る。次に、前記得られた形態
素群４０２から、重要語抽出部７０３により重要語を抽
出し、重要語群８０２を得る。このようにして得られた
重要語群８０１と重要語群８０２の重要語をそれぞれ比
較すると、重要語群８０１に含まれる５個の重要語のう
ち、重要語群８０２にも含まれる重要語は、４個あるこ
とが分かる。

【００３４】類似性判断部７０２は、類似性判断のため
の類似度を式３により算出し、算出された類似度としき
い値とを比較して、類似を判断する。ここで、例えばし
きい値記憶部１５から読み出したしきい値が、０．７で
ある場合に、新聞記事データ２０１の新聞記事データ３
０１に対する類似度は、式４により、０．８あることが
分かる。この値０．８はしきい値０．７より大きいの
で、新聞記事データ２０１は新聞記事データ３０１に類
似していると判断する。

【００３５】（式３） 類似度＝一致した重要語数／
受信したデータの重要語数 （式４） ４÷ ５＝０．８ なお、新聞記事データに特化し、日付に関する記述を重
要語として抽出するようにすれば、記事と記事の類似度
が上がり、類似記事検出の効果があることは明らかであ
る。 （２） 電子ファイル管理装置の動作 ここでは、図７に示す電子ファイル管理装置の動作につ
いて、図９及び図１０のフローチャートを用いて説明す
る。なお、図５、図６と同じ符号を付したステップにつ
いては、同じ内容であるので、説明を省略し、異なるス
テップについてのみ説明する。

【００３６】図９に示すフローチャートでは、図５に示
すフローチャートのステップＳ５０２とステップＳ５０
３の間にステップＳ９０１を挿入し、ステップＳ５０５
とステップＳ５０７の間にステップＳ９０２を挿入し
た。ステップＳ９０１では、類似性判断部１２は、分解
された形態素から、重要語抽出部７０３により、重要語
を抽出する。ステップＳ９０２では、類似性判断部１２
は、分解された形態素から、重要語抽出部７０３によ
り、重要語を抽出する。

【００３７】ここで、ステップＳ５０７の類似判断の詳
細動作について、図１０のフローチャートを用いて、図
６のフローチャートとの相違点を中心に説明する。ステ
ップＳ１００１では、上記得られた重要語群８０１と重
要語群８０２の重要語をそれぞれ比較して、重要語群８
０１に含まれる５個の重要語のうち、重要語群８０２に
も含まれる重要語の数を算出する。ここでは、その数４
個が得られる。ステップＳ１００２では、次に、類似性
判断部７０２は、類似性判断のための類似度を式３によ
り算出する。 ３．第３の実施の形態 ここでは、本発明に係るまた別の一つの実施の形態とし
ての、電子ファイル管理装置について、その構成および
動作を説明する。 （１） 電子ファイル管理装置の構成 ここでは、本発明に係るまた別の一つの実施の形態とし
ての、電子ファイル管理装置の構成について、図１１に
示すブロック図を用いて説明する。

【００３８】図１１の電子ファイル管理装置は、受信部
１１、類似性判断部１２、保存処理部１１０１、データ
記憶部１４、しきい値記憶部１５、形態素分解部１６か
ら構成される。ここで、図１と同じ符号を付した構成部
については、同じ機能を有するので、説明を省略し、異
なる符号を持つ保存処理部１１０１について以下に説明
する。

【００３９】保存処理部１１０１は、保存制御部１１０
２、表示部１１０３、入力部１１０４、保存実行部１１
０５から構成される。保存制御部１１０２は、類似性判
断部１２から判断結果「類似している」又は「類似して
いない」と、受信データとを受け取る。保存制御部１１
０２が受け取った判断結果が「類似していない」の場合
には、受信データを保存実行部１１０５に出力し、保存
実行部１１０５が受信データをデータ記憶部１４に書き
込むように制御する。保存制御部１１０２が受け取った
判断結果が「類似している」の場合には、「受信データ
は既存のデータベースの中のデータと類似しているため
保存しません。」というメッセージと「了解」ボタンと
から構成される画面を表示するように表示部１１０３を
制御し、この画面表示後に、利用者の「了解」ボタンの
押下を受け付けるように入力部１１０４を制御する。入
力部１１０４が利用者の「了解」ボタンの押下を受け付
けると、入力部１１０４から「了解」ボタンの押下の情
報を受け取り、処理を終了する。

【００４０】表示部１１０３は、保存制御部１１０２の
制御により、「受信データは既存のデータベースの中の
データと類似しているため保存しません。」というメッ
セージと「了解」ボタンとから構成される画面を表示す
る。図１２に、画面の表示例を示す。図１２に示すよう
に、画面１２０１は、メッセージ１２０２と、「了解」
ボタン１２０３から構成される。

【００４１】入力部１１０４は、保存制御部１１０２の
制御により、利用者の「了解」ボタンの押下を受け付け
る。利用者の「了解」ボタンの押下を受け付けると、
「了解」ボタンの押下の情報を保存制御部１１０２に出
力する。保存実行部１１０５は、受信部１１より出力さ
れたデータをデータ記憶部１４に書き込む。 （２） 電子ファイル管理装置の動作 ここでは、図１１に示す電子ファイル管理装置の動作に
ついて、図１３及び図１４のフローチャートを用いて説
明する。なお、図５と同じ符号を付したステップについ
ては、同じ内容であるので、説明を省略し、異なるステ
ップについてのみ説明する。

【００４２】図９に示すフローチャートでは、図５に示
すフローチャートのステップＳ５０７の後にステップＳ
１３０１を挿入した。ステップＳ１３０１では、図１２
に示す保存処理確認画面の表示処理を行う。次に、ステ
ップＳ１３０１の詳細動作について、図１４のフローチ
ャートを用いて説明する。

【００４３】表示部１１０３は、「受信データは既存の
データベースの中のデータと類似しているため保存しま
せん。」というメッセージと「了解」ボタンとから構成
される画面を表示し（ステップＳ１４０１）、入力部１
１０４は、利用者の「了解」ボタンの押下を受け付ける
（ステップＳ１４０２）。 ４．第４の実施の形態 ここでは、本発明に係るまた別の一つの実施の形態とし
ての、電子ファイル管理装置について、その構成および
動作を説明する。 （１） 電子ファイル管理装置の構成 ここでは、上記電子ファイル管理装置の構成について、
図１５を用いて説明する。

【００４４】図１５の電子ファイル管理装置は、受信部
１１、類似性判断部１５０１、保存処理部１５０３、デ
ータ記憶部１４、しきい値記憶部１５、形態素分解部１
６、類似データ記憶部１５０２から構成される。ここ
で、図１１と同じ符号を付した構成部については、同じ
機能を有するので、説明を省略し、異なる符号を持つ構
成部について以下に説明する。なお、異なる符号を持つ
構成部については、相違点を中心に説明する。

【００４５】類似性判断部１５０１は、受信部１１より
出力されたデータとデータ記憶部１４より読み出したデ
ータが類似していると判断した場合には、読み出したデ
ータを類似データ記憶部１５０２に書き込む。データ記
憶部１４からのデータの読出しが終了した場合、類似デ
ータ記憶部１５０２に書き出したデータが存在すれば、
類似したデータが存在した旨の情報を保存制御部１５０
５に出力し、保存制御部１５０５が保存処理確認画面の
表示処理を行うよう制御し、類似データ記憶部１５０２
に書き出したデータが存在しなければ、類似したデータ
が存在しなかった旨の情報を保存制御部１５０５に出力
し、保存制御部１５０５が前記受信部１１より出力され
たデータをデータ記憶部１４に書き込むよう制御する。

【００４６】また、受信部１１より出力されたデータを
保存制御部１５０５に出力する。保存処理部１５０３
は、保存制御部１５０５、表示部１５０４、入力部１１
０４、保存実行部１１０５から構成される。保存制御部
１５０５は、類似性判断部１５０１から類似したデータ
が存在した旨の情報又は類似したデータが存在しなかっ
た旨の情報と受信部１１より出力されたデータとを受け
取る。保存制御部１５０５が類似したデータが存在しな
かった旨の情報を受け取った場合には、受信データを保
存実行部１１０５に出力し、保存実行部１１０５が受信
データをデータ記憶部１４に書き込むように制御する。
保存制御部１５０５が類似したデータが存在した旨の情
報を受け取った場合には、「受信データはデータベース
の中の下記の既存のデータと類似しているため保存しま
せん。」というメッセージと類似データ記憶部１５０２
より読み出したデータと「了解」ボタンとから構成され
る画面を表示するように表示部１５０４を制御し、この
画面表示後に、利用者の「了解」ボタンの押下を受け付
けるように入力部１１０４を制御する。入力部１１０４
が利用者の「了解」ボタンの押下を受け付けると、入力
部１１０４から「了解」ボタンの押下の情報を受け取
り、処理を終了する。

【００４７】表示部１５０４は、保存制御部１５０５の
制御により、図１６に示すように、「受信データはデー
タベースの中の下記の既存のデータと類似しているため
保存しません。」というメッセージ１６０２と、領域１
６０３と、スクロールバー１６０４と、類似データ記憶
部１５０２より読み出したデータ１６０５、１６０６
と、「了解」ボタン１６０７とから構成される画面を表
示する。類似データ記憶部１５０２から読み出したデー
タが画面１６０１内の、領域１６０３に表示しきれない
ときは、利用者がスクロールバー１６０４を移動させる
ことにより、表示されていないデータが領域１６０３に
表示される。 （２） 電子ファイル管理装置の動作 ここでは、図１５に示す電子ファイル管理装置の動作に
ついて、図１７及び図１８のフローチャートを用いて説
明する。なお、図５と同じ符号を付したステップについ
ては、同じ内容であるので、説明を省略し、異なるステ
ップについてのみ説明する。

【００４８】図１７に示すフローチャートでは、図５に
示すフローチャートのステップＳ５０７の後にステップ
Ｓ１７０１を挿入し、ステップＳ１７０１の後、制御を
ステップＳ５０３に移すようにした。また、ステップＳ
５０６の前に、ステップＳ１７０２を挿入し、ステップ
Ｓ１７０２の分岐先にステップＳ１７０３を設けた。ス
テップＳ１７０１では、読み出したデータを類似データ
記憶部１５０２に書き込む。

【００４９】ステップＳ１７０２では、類似データが存
在するかどうかを判断し、類似データが存在する場合
は、保存処理確認画面の表示処理を行い（ステップＳ１
７０３）で、類似データが存在しない場合は、受信した
データをデータ記憶部１４に書き込む（ステップＳ５０
６）。次に、ステップＳ１７０３の詳細動作について、
図１８のフローチャートを用いて説明する。

【００５０】表示部１５０４は、類似データ記憶部１５
０２に記憶されているデータを読み出し（ステップＳ１
８０１）、読み出したデータと「受信データは既存のデ
ータベースの中のデータと類似しているため保存しませ
ん。」というメッセージと「了解」ボタンとから構成さ
れる画面を表示し（ステップＳ１８０２）、入力部１１
０４は、利用者の「了解」ボタンの押下を受け付ける
（ステップＳ１８０３）。 ５．第５の実施の形態 ここでは、本発明に係る一つの実施の形態としての、電
子ファイル管理装置について、その構成および動作を説
明する。 （１） 電子ファイル管理装置の構成 ここでは、上記電子ファイル管理装置の構成について、
図１９に示すブロック図を用いて説明する。

【００５１】図１９に示す電子ファイル管理装置は、受
信部１１、類似性判断部１９０１、保存処理部１３、デ
ータ記憶部１４、しきい値記憶部１５、形態素分解部１
６、構文解析部１９０２から構成される。ここで、図１
と同じ符号を付した構成部については、同じ機能を有す
るので、説明を省略し、異なる符号を持つ構成部につい
て以下に説明する。なお、異なる符号を持つ構成部のう
ち類似性判断部１９０１については、類似性判断部１２
との相違点を中心に説明する。

【００５２】構文解析部１９０２は、文章から分解され
た形態素を基にして、構文を解析する。構文の解析につ
いては、公知の技術（「自然言語処理」第４章 構文解
析（岩波書店発行、１９９６年４月２６日）参照）であ
るので、説明を省略する。図２０、図２１には、構文解
析して得られた構造の一例を示す。図２０には、新聞記
事データ２０１を構文解析して得られた構造２００１を
示し、図２１には、新聞記事データ３０１を構文解析し
て得られた構造２１０１を示す。

【００５３】構造２００１は、主動詞である「乗り出
す」２０１１を持ち、主動詞「乗り出す」２０１１に
は、「事件」２０２１、「２５日午後」２０３１、「東
京地検特捜部」２０４１、「容疑」２０５１、「強制捜
査」２０６１が属する。「事件」２０２１には、「利益
供与」２０２２が属し、「利益供与」２０２２には、
「Ａ証券」２０２３と「総会屋親族企業」２０２４とが
属し、「総会屋親族企業」２０２４には「顧客」２０２
５が属する。以下同様に、「東京地検特捜部」２０４
１、「容疑」２０５１にもそれぞれ項目が属している。
このように、構造２００１は、階層的構造を持つ。

【００５４】構造２１０１は、主動詞である「乗り出
す」２１０１を持ち、構造２００１と同様に階層的構造
を持つ。類似性判断部１９０１は、上記受信したデータ
から得られた構造と、上記読み出されたデータから得ら
れた構造とを比較するために、上記受信したデータから
得られた構造と、上記読み出されたデータから得られた
構造とを基にして、それぞれの構造の主動詞にどのよう
な格が存在するかを判断する。格には、主格、目的格、
場所格、時間格、背景格、並列格などが存在する。例え
ば、以下に示す文例１では、主動詞は「走る」であり、
主格は「彼」であり、目的格は存在せず、場所格は「公
園」である。「川沿いの」は「公園」の修飾語句であ
り、主動詞の格ではない。

【００５５】（文例１）「彼は昼過ぎに川沿いの公園を
走った」 次に示す文例２の「雀」が、目的格である。（文例２）
「彼女は雀を追い払った」 また、次に示す文例３では、構文上、この文の主格は、
「太郎」である。しかし、「食べる」という主動詞の主
格は、「ケーキ」を「食べ」た「花子」である。この場
合には、文の主語がその文の主動詞の主格となるとは限
らない。この文においては、「太郎」は、使役主格とし
て扱う。

【００５６】（文例３）「太郎が花子にケーキを食べさ
せた」 図２０に、構造２００１を構成する要素の格を示す。
「事件」２０２１は背景格２０７２であり、「２５日午
後」２０３１は時間格２０７３であり、「東京地検特捜
部」２０４１は主格２０７４であり、「容疑」２０５１
は背景格２０７５であり、「強制捜査」２０６１は目的
格２０７６である。

【００５７】また、図２１に、構造２１０１を構成する
要素の格を示す。「事件」２１２１は背景格２１５１で
あり、「家宅捜索」２１３１は並列格２１５５であり、
「強制捜査」２１４１は目的格２１５６である。ここ
で、並列格とは、「家宅捜索」２１３１が主動詞「乗り
出す」２１１１と並列関係にあることを示すものであ
る。従って、「家宅捜索」２１３１に属する「２５日午
後」２１３２の時間格２１５２、「東京地検特捜部」２
１３３の主格２１５３、「容疑」２１３６の背景格２１
５４も、主動詞２１１１の格と考える。

【００５８】類似性判断部１９０１は、上記受信したデ
ータから得られた構造と、上記読み出されたデータから
得られた構造とから得られた格を比較し、図２２に示す
算出基準２２１１を用いて構造の類似度を算出する。図
２３は、受信したデータ２０１の構造２００１と読み出
したデータ３０１の構造２１０１とを比較したものであ
る。

【００５９】受信したデータ２０１の構造２００１は、
主動詞「乗り出す」２３１１、背景格「事件」２３１
２、時間詞「２５日午後」２３１４、主格「東京地検特
捜部」２３１５、背景格「容疑」２３１７、目的格「強
制捜査」２３１８から構成され、読み出したデータ３０
１の構造２１０１は、主動詞「乗り出す」２３３１、背
景格「事件」２３３２、並列詞「家宅捜索」２３３３、
時間詞「２５日午後」２３３４、主格「東京地検特捜
部」２３３５、背景格「容疑」２３３６、目的格「強制
捜査」２３３７から構成される。これらの格を比較する
と、並列格が読み出したデータの構造２１０１に存在す
るが、受信したデータの構造２００１には存在しない。
また、並列格以外の格については、すべて過不足なく一
致している。受信したデータ２０１の構造２００１に含
まれる格の数は「５」であり、不一致の格の数は、「並
列格」の不足分の「１」である。従って、構造の類似度
は、算出基準２２１１に従って算出すると、（５−４）
／４＝０．８となる。

【００６０】類似性判断部１９０１は、次に、上記得ら
れたそれぞれの構造を構成する構成要素を比較するため
に、上記受信したデータから得られた構造と、上記読み
出されたデータから得られた構造とを基にして、得られ
た構造を構成する構成要素である語句の意味的な類似性
の判断を次の３つの基準で行う。 （基準１）語句が表記上、同一であるかどうかを判断す
る。例えば、「調査する」と「調査する」とは、表記上
同一である。 （基準２）語句が意味上、同一であるかどうかを判断す
る。例えば、「川」と「河川」、「掃除」と「清掃」、
「調査する」と「調べる」などは、意味上同一である。 （基準３）語句の意味的階層関係が成立するかどうかを
判断する。例えば、「リンゴ」と「果物」、「軽自動
車」と「車両」などは、２つの語句が意味的に上下の階
層関係にあると言える。

【００６１】類似性判断部１９０１は、比較する語句が
上記の類似性の判断の基準のどれにあてはまるかを判断
することにより、構成要素の類似度を算出する。図２２
の算出基準２２１２に示すように、基準１の場合には類
似度を１．０とし、基準２の場合には類似度を０．９と
し、基準３の場合は類似度を０．７とし、その他の場合
には類似度は０とする。

【００６２】構造２００１、２１０１の各構成要素の語
句については、並列格以外については、表記上全て一致
しているので、構成要素の類似度は、算出基準２２１２
に従って算出すると、すべて１である。類似性判断部１
９０１は、上記得られた構造の類似度、構成要素の類似
度に、図２２に示す重み付け係数２２３１、２２３２、
２２３３を掛け、得られた値を加算して類似度を得る。
重み付け係数は、構造の類似度に対しては、０．５と
し、構成要素のうち主動詞の類似度については、０．２
５とし、他の構成要素については、０．２５とする。な
お、他の構成要素が複数の構成要素を含む場合について
は、０．２５を他の構成要素の数で均等に割り、得られ
た値とする。

【００６３】このようにして、構造全体の類似度は、式
５に示すように、これらの類似度にそれぞれの重み付け
係数２２３１、２２３２、２２３３を掛け、０．９が得
られる。 図２４に構造２００１、２１０１の構造の類似度、構成
要素の類似度、全体の類似度の算出例を示す。

【００６４】しきい値記憶部から読み出したしきい値
が、０．７であるとすると、上記算出された全体の類似
度０．９は、０．７より大きいので、類似性判断部１９
０１は、受信したデータと読み出したデータとは、類似
としていると判断する。 （２） 電子ファイル管理装置の動作 ここでは、図１９に示す電子ファイル管理装置の動作に
ついて、図２５、図２６及び図２７のフローチャートを
用いて説明する。

【００６５】図２５に示すフローチャートでは、図５に
示すフローチャートのステップＳ５０２の後にステップ
Ｓ２５０１を挿入し、ステップＳ５０５の後にステップ
Ｓ２５０２を挿入した。なお、図５と同じ符号を付した
ステップについては、同じ内容であるので、説明を省略
し、異なるステップについてのみ説明する。ステップＳ
２５０１では、構文解析部１９０２は、分解された形態
素を基に構文解析を行う。また、ステップＳ２５０１で
は、構文解析部１９０２は、分解された形態素を基に構
文解析を行う。

【００６６】図２６に示すフローチャートでは、図２５
に示すフローチャートのステップＳ５０７の詳細を示
す。ステップＳ２６０１では、類似性判断部１９０１
は、受信したデータの構造の構成要素を基に格を決定
し、ステップＳ２６０２では、類似性判断部１９０１
は、読み出したデータの構造の構成要素を基に格を決定
し、ステップＳ２６０３では、類似性判断部１９０１
は、受信したデータの構造の構成要素と読み出したデー
タの構造の構成要素との語句の類似性を判断し、ステッ
プＳ２６０４では、類似性判断部１９０１は、図２２に
示す評価基準を用いて類似度を算出する。なお、図６と
同じ符号を付したステップについては、同じ内容である
ので、説明を省略し、異なるステップについてのみ説明
する。

【００６７】図２７に示すフローチャートでは、図２６
に示すフローチャートのステップＳ２６０４の詳細を示
す。図２２に示す算出基準２２１１を用いて構造の類似
度を算出し（ステップＳ２７０１）、主動詞の類似度を
基準２２１２を用いて算出し（ステップＳ２７０２）、
主動詞の他の構成要素の類似度を基準２２１２を用いて
算出し（ステップＳ２７０３）、他の構成要素の算出が
終了したかどうかを判断して、終了していなければ（ス
テップＳ２７０４）、ステップ２７０３を繰り返し、終
了すれば（ステップＳ２７０４）、全体の類似度を重み
付け係数を考慮して算出する（ステップＳ２７０５）。

【００６８】なお、本実施の形態では、主動詞に直接属
する要素のみを用いて類似度を算出したが、さらに下の
階層の要素を類似度の算出基準に組み込んでもよい。ま
た、語句を修飾する語句も算出基準に組み込んでもよ
い。このようにすると、さらに精度の高い類似度の算出
が行える。

【００６９】

【発明の効果】本発明は、上記に説明したように、デー
タを管理する電子ファイル管理装置であって、第１のデ
ータを外部から取得する取得手段と、第２のデータを記
憶している記憶手段と、前記第１のデータと前記第２の
データが類似しているかどうかを判断する類似性判断手
段と、前記類似性判断手段により類似していると判断さ
れた場合に、前記第１のデータの前記記憶手段への書き
込みを抑制し、類似していないと判断された場合に、前
記第１のデータを前記記憶手段に書き込む書込手段とを
備えている。

【００７０】この構成によると、取得したデータと記憶
されているデータが類似している場合に、取得したデー
タの保存を抑制でき、記憶装置の記憶容量を節約できる
という効果がある。ここで、前記類似性判断手段は、前
記第１のデータを分析し、第１の分析結果を得る第１の
分析手段と、前記第２のデータを分析し、第２の分析結
果を得る第２の分析手段と、前記得られた第１の分析結
果と前記得られた第２の分析結果とを比較して、前記第
１のデータと前記第２のデータとが類似しているかどう
かを判断する判断手段とを含むように構成してもよい。

【００７１】この構成によると、取得したデータの分析
結果と記憶されているデータの分析結果とを用いて類似
を判定するので、より正確に類似の判断ができるという
効果がある。ここで、前記第１の分析手段は、前記第１
のデータを形態素に分割し、第１の形態素群を得、前記
第２の分析手段は、前記第２のデータを形態素に分割
し、第２の形態素群を得、前記判断手段は、前記得られ
た第１の形態素群と前記得られた第２の形態素群とを比
較して、前記第１のデータと前記第２のデータとが類似
しているかどうかを判断するように構成してもよい。

【００７２】この構成によると、取得したデータから抽
出した形態素と記憶されているデータから抽出した形態
素とを比較して類似を判定するので、より正確に類似の
判断ができるという効果がある。ここで、前記第１の分
析手段は、前記第１のデータを構文解析し、第１の構造
を得、前記第２の分析手段は、前記第２のデータを構文
解析し、第２の構造を得、前記判断手段は、前記得られ
た第１の構造と前記得られた第２の構造とを比較して、
前記第１のデータと前記第２のデータとが類似している
かどうかを判断するように構成してもよい。

【００７３】この構成によると、取得したデータから構
文解析して得られた構造と記憶されているデータから構
文解析して得られた構造とを比較して類似を判定するの
で、より正確に類似の判断ができるという効果がある。
ここで、前記第１の分析手段は、前記第１のデータを形
態素に分割し、第１の形態素群を得る第１の形態素分割
手段と、前記得られた第１の形態素群から、所定の基準
により、第１の重要語群を抽出する第１の重要語抽出手
段とを含み、前記第２の分析手段は、前記第２のデータ
を形態素に分割し、第２の形態素群を得る第２の形態素
分割手段と、前記得られた第２の形態素群から、所定の
基準により、第２の重要語群を抽出する第２の重要語抽
出手段とを含み、前記判断手段は、前記得られた第１の
重要語群と前記得られた第２の重要語群とを比較して、
前記第１のデータと前記第２のデータとが類似している
かどうかを判断するように構成してもよい。

【００７４】この構成によると、取得したデータから抽
出した重要語と記憶されているデータから抽出した重要
語とを比較して類似を判定するので、より正確に類似の
判断ができるという効果がある。ここで、前記第１の分
析手段は、前記第１のデータを分析し、第１の分析結果
を得、得られた第１の分析結果を数値化し第１の数値を
得、前記第２の分析手段は、前記第２のデータを分析
し、第２の分析結果を得、得られた第２の分析結果を数
値化し第２の数値を得、前記判断手段は、しきい値を保
持するしきい値保持手段と、前記得られた第１の数値と
前記得られた第２の数値との差分値を得る差分値算出手
段と、前記得られた差分値と前記しきい値とを比較し
て、前記第１のデータと前記第２のデータとが類似する
か否かを判断する差分値判断手段とを含むように構成し
てもよい。

【００７５】この構成によると、取得したデータの分析
結果を基に算出した数値と記憶されているデータの分析
結果を基に算出した数値との差分値と、しきい値とを比
較して類似を判定するので、より正確に類似の判断がで
きるという効果がある。ここで、前記電子ファイル管理
装置は、さらに、前記類似性判断手段により類似してい
ると判断された場合、前記類似している旨を表示する表
示手段と、前記表示が行われた場合、利用者より、前記
第１のデータの前記記憶手段への書き込み抑制の承認を
受け付ける指定受付手段と、前記指定受付手段により書
込み抑制の承認が受け付けられた場合、前記第１のデー
タの前記記憶手段への書込みを抑制する書込抑制手段と
を含むように構成してもよい。

【００７６】この構成によると、利用者は、取得したデ
ータを知らずに保存しないということがないという効果
がある。ここで、前記電子ファイル管理装置は、さら
に、前記類似性判断手段により類似すると判断された場
合、前記類似している旨と類似している第２のデータと
を表示する表示手段と、前記表示が行われた場合、利用
者により、前記第１のデータの前記記憶手段への書き込
み抑制の承認を受け付ける指定受付手段と、前記指定受
付手段により書込み抑制の承認が受け付けられた場合、
前記第１のデータの前記記憶手段への書込みを抑制する
書込抑制手段とを含むように構成してもよい。

【００７７】この構成によると、利用者は、取得したデ
ータを知らずに保存しないということがないという効果
がある。また、本発明は、第２のデータを記憶している
記憶手段を含む電子ファイル管理装置で用いられ、デー
タを管理する電子ファイル管理方法であって、第１のデ
ータを外部から取得する取得ステップと、前記第１のデ
ータと前記第２のデータが類似しているかどうかを判断
する類似性判断ステップと、前記類似性判断ステップに
より類似していると判断された場合に、前記第１のデー
タの前記記憶手段への書き込みを抑制し、類似していな
いと判断された場合に、前記第１のデータを前記記憶手
段に書き込む書込ステップとを含んでいる。

【００７８】この方法を利用すると、所定の基準により
取得したデータの保存を抑制でき、記憶装置の記憶容量
を節約できるという効果がある。ここで、前記類似性判
断ステップは、前記第１のデータを分析し、第１の分析
結果を得る第１の分析ステップと、前記第２のデータを
分析し、第２の分析結果を得る第２の分析ステップと、
前記得られた第１の分析結果と前記得られた第２の分析
結果とを比較して、前記第１のデータと前記第２のデー
タとが類似しているかどうかを判断する判断ステップと
を含むように構成してもよい。

【００７９】この方法を利用すると、取得したデータと
記憶されているデータが類似している場合に、取得した
データの保存を抑制でき、記憶装置の記憶容量を節約で
きるという効果がある。ここで、前記第１の分析ステッ
プは、前記第１のデータを形態素に分割し、第１の形態
素群を得、前記第２の分析ステップは、前記第２のデー
タを形態素に分割し、第２の形態素群を得、前記判断ス
テップは、前記得られた第１の形態素群と前記得られた
第２の形態素群とを比較して、前記第１のデータと前記
第２のデータとが類似しているかどうかを判断するよう
に構成してもよい。

【００８０】この方法を利用すると、取得したデータの
分析結果と記憶されているデータの分析結果とを用いて
類似を判定するので、より正確に類似の判断ができると
いう効果がある。ここで、前記第１の分析ステップは、
前記第１のデータを構文解析し、第１の構造を得、前記
第２の分析ステップは、前記第２のデータを構文解析
し、第２の構造を得、前記判断ステップは、前記得られ
た第１の構造と前記得られた第２の構造とを比較して、
前記第１のデータと前記第２のデータとが類似している
かどうかを判断するように構成してもよい。

【００８１】この方法を利用すると、取得したデータか
ら抽出した形態素と記憶されているデータから抽出した
形態素とを比較して類似を判定するので、より正確に類
似の判断ができるという効果がある。ここで、前記第１
の分析ステップは、前記第１のデータを形態素に分割
し、第１の形態素群を得る第１の形態素分割ステップ
と、前記得られた第１の形態素群から、所定の基準によ
り、第１の重要語群を抽出する第１の重要語抽出ステッ
プとを含み、前記第２の分析ステップは、前記第２のデ
ータを形態素に分割し、第２の形態素群を得る第２の形
態素分割ステップと、前記得られた第２の形態素群か
ら、所定の基準により、第２の重要語群を抽出する第２
の重要語抽出ステップとを含み、前記判断ステップは、
前記得られた第１の重要語群と前記得られた第２の重要
語群とを比較して、前記第１のデータと前記第２のデー
タとが類似しているかどうかを判断するように構成して
もよい。

【００８２】この方法を利用すると、取得したデータか
ら構文解析して得られた構造と記憶されているデータか
ら構文解析して得られた構造とを比較して類似を判定す
るので、より正確に類似の判断ができるという効果があ
る。ここで、前記第１の分析ステップは、前記第１のデ
ータを分析し、第１の分析結果を得、得られた第１の分
析結果を数値化し第１の数値を得、前記第２の分析ステ
ップは、前記第２のデータを分析し、第２の分析結果を
得、得られた第２の分析結果を数値化し第２の数値を
得、前記判断ステップは、しきい値を保持するしきい値
保持ステップと、前記得られた第１の数値と前記得られ
た第２の数値との差分値を得る差分値算出ステップと、
前記得られた差分値と前記しきい値とを比較して、前記
第１のデータと前記第２のデータとが類似するか否かを
判断する差分値判断ステップとを含むように構成しても
よい。

【００８３】この方法を利用すると、取得したデータか
ら抽出した重要語と記憶されているデータから抽出した
重要語とを比較して類似を判定するので、より正確に類
似の判断ができるという効果がある。また、本発明は、
以上に説明した電子ファイル管理プログラムを記録した
コンピュータ読み取り可能な記録媒体であるので、上記
電子ファイル管理方法をコンピュータに実行させること
により、上記電子ファイル管理装置と同様の効果を奏す
ることは明らかである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る一つの実施形態としての電子ファ
イル管理装置のブロック図である。

【図２】図１の電子ファイル管理装置が受信したデータ
の一例を示す。

【図３】図１の電子ファイル管理装置の記憶部に記憶さ
れたデータの一例を示す。

【図４】図２のデータを形態素分解して得られた形態素
群の一例及び図３のデータを形態素分解して得られた形
態素群の一例を示す。

【図５】図１の電子ファイル管理装置の動作を示すフロ
ーチャートである。

【図６】図１の電子ファイル管理装置の動作を示すフロ
ーチャートである。

【図７】本発明に係るまた別の一つの実施形態としての
電子ファイル管理装置のブロック図である。

【図８】図４の形態素群から、抽出した重要語の一例を
示す。

【図９】図７の電子ファイル管理装置の動作を示すフロ
ーチャートである。

【図１０】図７の電子ファイル管理装置の動作を示すフ
ローチャートである。

【図１１】本発明に係るまた別の一つの実施形態として
の電子ファイル管理装置のブロック図である。

【図１２】図１１の電子ファイル管理装置が表示する画
面の一例を示す。

【図１３】図１１の電子ファイル管理装置の動作を示す
フローチャートである。

【図１４】図１１の電子ファイル管理装置の動作を示す
フローチャートである。

【図１５】本発明に係るまた別の一つの実施形態として
の電子ファイル管理装置のブロック図である。

【図１６】図１５の電子ファイル管理装置が表示する画
面の一例を示す。

【図１７】図１５の電子ファイル管理装置の動作を示す
フローチャートである。

【図１８】図１５の電子ファイル管理装置の動作を示す
フローチャートである。

【図１９】本発明に係るまた別の一つの実施形態として
の電子ファイル管理装置のブロック図である。

【図２０】図１９の電子ファイル管理装置の構文解析部
が出力した構造の一例である。

【図２１】図１９の電子ファイル管理装置の構文解析部
が出力した構造の一例である。

【図２２】図１９の電子ファイル管理装置の類似度の算
出基準である。

【図２３】図１９の電子ファイル管理装置の構造比較の
一例である。

【図２４】図１９の電子ファイル管理装置の類似度の算
出した一例である。

【図２５】図１９の電子ファイル管理装置の動作を示す
フローチャートである。

【図２６】図１９の電子ファイル管理装置の動作を示す
フローチャートである。

【図２７】図１９の電子ファイル管理装置の動作を示す
フローチャートである。

【図２８】従来の電子ファイル管理装置のブロック図で
ある。

【符号の説明】

１１ 受信部 １２ 類似性判断部 １３ 保存処理部 １４ データ記憶部 １５ しきい値記憶部 １６ 形態素分解部 ７０２ 類似性判断部 ７０３ 重要語抽出部 １１０１ 保存処理部 １１０２ 保存制御部 １１０３ 表示部 １１０４ 入力部 １１０５ 保存実行部 １５０１ 類似性判断部 １５０２ 類似データ記憶部 １５０３ 保存処理部 １５０４ 表示部 １５０５ 保存制御部 １９０１ 類似性判断部 １９０２ 構文解析部

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 ＦＩ Ｇ０６Ｆ 15/40 ３７０Ａ 15/403 ３５０Ａ

Claims (15)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 データを管理する電子ファイル管理装置
   であって、 第１のデータを外部から取得する取得手段と、 第２のデータを記憶している記憶手段と、 前記第１のデータと前記第２のデータが類似しているか
   どうかを判断する類似性判断手段と、 前記類似性判断手段により類似していると判断された場
   合に、前記第１のデータの前記記憶手段への書き込みを
   抑制し、類似していないと判断された場合に、前記第１
   のデータを前記記憶手段に書き込む書込手段とを備える
   ことを特徴とする電子ファイル管理装置。
2. 【請求項２】 前記類似性判断手段は、 前記第１のデータを分析し、第１の分析結果を得る第１
   の分析手段と、 前記第２のデータを分析し、第２の分析結果を得る第２
   の分析手段と、 前記得られた第１の分析結果と前記得られた第２の分析
   結果とを比較して、前記第１のデータと前記第２のデー
   タとが類似しているかどうかを判断する判断手段とを含
   むことを特徴とする請求項１記載の電子ファイル管理装
   置。
3. 【請求項３】 前記第１の分析手段は、前記第１のデー
   タを形態素に分割し、第１の形態素群を得、 前記第２の分析手段は、前記第２のデータを形態素に分
   割し、第２の形態素群を得、 前記判断手段は、前記得られた第１の形態素群と前記得
   られた第２の形態素群とを比較して、前記第１のデータ
   と前記第２のデータとが類似しているかどうかを判断す
   ることを特徴とする請求項２記載の電子ファイル管理装
   置。
4. 【請求項４】 前記第１の分析手段は、前記第１のデー
   タを構文解析し、第１の構造を得、 前記第２の分析手段は、前記第２のデータを構文解析
   し、第２の構造を得、 前記判断手段は、前記得られた第１の構造と前記得られ
   た第２の構造とを比較して、前記第１のデータと前記第
   ２のデータとが類似しているかどうかを判断することを
   特徴とする請求項２記載の電子ファイル管理装置。
5. 【請求項５】 前記第１の分析手段は、前記第１のデー
   タを形態素に分割し、第１の形態素群を得る第１の形態
   素分割手段と、 前記得られた第１の形態素群から、所定の基準により、
   第１の重要語群を抽出する第１の重要語抽出手段とを含
   み、 前記第２の分析手段は、前記第２のデータを形態素に分
   割し、第２の形態素群を得る第２の形態素分割手段と、 前記得られた第２の形態素群から、所定の基準により、
   第２の重要語群を抽出する第２の重要語抽出手段とを含
   み、 前記判断手段は、前記得られた第１の重要語群と前記得
   られた第２の重要語群とを比較して、前記第１のデータ
   と前記第２のデータとが類似しているかどうかを判断す
   ることを特徴とする請求項２記載の電子ファイル管理装
   置。
6. 【請求項６】 前記第１の分析手段は、前記第１のデー
   タを分析し、第１の分析結果を得、得られた第１の分析
   結果を数値化し第１の数値を得、 前記第２の分析手段は、前記第２のデータを分析し、第
   ２の分析結果を得、得られた第２の分析結果を数値化し
   第２の数値を得、 前記判断手段は、 しきい値を保持するしきい値保持手段と、 前記得られた第１の数値と前記得られた第２の数値との
   差分値を得る差分値算出手段と、 前記得られた差分値と前記しきい値とを比較して、前記
   第１のデータと前記第２のデータとが類似するか否かを
   判断する差分値判断手段とを含むことを特徴とする請求
   項２記載の電子ファイル管理装置。
7. 【請求項７】 前記電子ファイル管理装置は、さらに、 前記類似性判断手段により類似していると判断された場
   合、前記類似している旨を表示する表示手段と、 前記表示が行われた場合、利用者より、前記第１のデー
   タの前記記憶手段への書き込み抑制の承認を受け付ける
   指定受付手段と、 前記指定受付手段により書込み抑制の承認が受け付けら
   れた場合、前記第１のデータの前記記憶手段への書込み
   を抑制する書込抑制手段とを含むことを特徴とする請求
   項１記載の電子ファイル管理装置。
8. 【請求項８】 前記電子ファイル管理装置は、さらに、 前記類似性判断手段により類似すると判断された場合、
   前記類似している旨と類似している第２のデータとを表
   示する表示手段と、 前記表示が行われた場合、利用者により、前記第１のデ
   ータの前記記憶手段への書き込み抑制の承認を受け付け
   る指定受付手段と、 前記指定受付手段により書込み抑制の承認が受け付けら
   れた場合、前記第１のデータの前記記憶手段への書込み
   を抑制する書込抑制手段とを含むことを特徴とする請求
   項１記載の電子ファイル管理装置。
9. 【請求項９】 第２のデータを記憶している記憶手段を
   含む電子ファイル管理装置で用いられ、データを管理す
   る電子ファイル管理方法であって、 第１のデータを外部から取得する取得ステップと、 前記第１のデータと前記第２のデータが類似しているか
   どうかを判断する類似性判断ステップと、 前記類似性判断ステップにより類似していると判断され
   た場合に、前記第１のデータの前記記憶手段への書き込
   みを抑制し、類似していないと判断された場合に、前記
   第１のデータを前記記憶手段に書き込む書込ステップと
   を含むことを特徴とする電子ファイル管理方法。
10. 【請求項１０】 前記類似性判断ステップは、 前記第１のデータを分析し、第１の分析結果を得る第１
    の分析ステップと、 前記第２のデータを分析し、第２の分析結果を得る第２
    の分析ステップと、 前記得られた第１の分析結果と前記得られた第２の分析
    結果とを比較して、前記第１のデータと前記第２のデー
    タとが類似しているかどうかを判断する判断ステップと
    を含むことを特徴とする請求項９記載の電子ファイル管
    理方法。
11. 【請求項１１】 前記第１の分析ステップは、前記第１
    のデータを形態素に分割し、第１の形態素群を得、 前記第２の分析ステップは、前記第２のデータを形態素
    に分割し、第２の形態素群を得、 前記判断ステップは、前記得られた第１の形態素群と前
    記得られた第２の形態素群とを比較して、前記第１のデ
    ータと前記第２のデータとが類似しているかどうかを判
    断することを特徴とする請求項１０記載の電子ファイル
    管理方法。
12. 【請求項１２】 前記第１の分析ステップは、前記第１
    のデータを構文解析し、第１の構造を得、 前記第２の分析ステップは、前記第２のデータを構文解
    析し、第２の構造を得、 前記判断ステップは、前記得られた第１の構造と前記得
    られた第２の構造とを比較して、前記第１のデータと前
    記第２のデータとが類似しているかどうかを判断するこ
    とを特徴とする請求項１０記載の電子ファイル管理方
    法。
13. 【請求項１３】 前記第１の分析ステップは、前記第１
    のデータを形態素に分割し、第１の形態素群を得る第１
    の形態素分割ステップと、 前記得られた第１の形態素群から、所定の基準により、
    第１の重要語群を抽出する第１の重要語抽出ステップと
    を含み、 前記第２の分析ステップは、前記第２のデータを形態素
    に分割し、第２の形態素群を得る第２の形態素分割ステ
    ップと、 前記得られた第２の形態素群から、所定の基準により、
    第２の重要語群を抽出する第２の重要語抽出ステップと
    を含み、 前記判断ステップは、前記得られた第１の重要語群と前
    記得られた第２の重要語群とを比較して、前記第１のデ
    ータと前記第２のデータとが類似しているかどうかを判
    断することを特徴とする請求項１０記載の電子ファイル
    管理方法。
14. 【請求項１４】 前記第１の分析ステップは、前記第１
    のデータを分析し、第１の分析結果を得、得られた第１
    の分析結果を数値化し第１の数値を得、 前記第２の分析ステップは、前記第２のデータを分析
    し、第２の分析結果を得、得られた第２の分析結果を数
    値化し第２の数値を得、 前記判断ステップは、 しきい値を保持するしきい値保持ステップと、 前記得られた第１の数値と前記得られた第２の数値との
    差分値を得る差分値算出ステップと、 前記得られた差分値と前記しきい値とを比較して、前記
    第１のデータと前記第２のデータとが類似するか否かを
    判断する差分値判断ステップとを含むことを特徴とする
    請求項１０記載の電子ファイル管理方法。
15. 【請求項１５】 電子ファイルの管理プログラムを記録
    したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、 請求項９〜１４の何れかに記載の電子ファイル管理方法
    をコンピュータに実行させる管理プログラムを含むこと
    を特徴とする記録媒体。