JPH117521A - Filing method and device for electronic document - Google Patents
Filing method and device for electronic documentInfo
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- JPH117521A JPH117521A JP9161432A JP16143297A JPH117521A JP H117521 A JPH117521 A JP H117521A JP 9161432 A JP9161432 A JP 9161432A JP 16143297 A JP16143297 A JP 16143297A JP H117521 A JPH117521 A JP H117521A
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Abstract
Description
【0001】[0001]
【発明の属する技術分野】この発明は、電子文書のファ
イリング方法および装置に関し、特に、電子文書の登録
および更新を容易に行うことのできる電子文書のファイ
リング方法および装置に関する。BACKGROUND OF THE INVENTION 1. Field of the Invention The present invention relates to a method and an apparatus for filing an electronic document, and more particularly, to a method and an apparatus for filing an electronic document which can easily register and update an electronic document.
【0002】[0002]
【従来技術】近年、情報処理装置や文書処理装置等の発
達に伴い、電子文書の利用が増加しており、文書の利用
形態も多様化している。2. Description of the Related Art In recent years, with the development of information processing apparatuses, document processing apparatuses, and the like, the use of electronic documents has increased, and the use forms of documents have also diversified.
【0003】ここで、図8に文書のライフサイクルを示
す。FIG. 8 shows the life cycle of a document.
【0004】図8に示す各ステップにおいて、実線で表
されたステップは電子文書を、破線で表されたステップ
は紙面に印刷された文書を示している。In each of the steps shown in FIG. 8, steps indicated by solid lines indicate an electronic document, and steps indicated by broken lines indicate a document printed on paper.
【0005】さて、作成者により作成された文書(ステ
ップ1001)は、ハードディスク等のストレージ上ま
たは文書登録サーバに保存されたり(ステップ100
2)、電子メールによる配布(ステップ1003)、紙
への印刷(ステップ1004)が行われる。The document created by the creator (step 1001) is stored on a storage such as a hard disk or in a document registration server (step 1001).
2), distribution by e-mail (step 1003), and printing on paper (step 1004).
【0006】ステップ1002で保存された文書は、作
成者により再利用されることもあり、ステップ1004
で紙に印刷された文書は、必要に応じてコピーされ(ス
テップ1005)、紙文書として配布(ステップ100
6)、または保存される(ステップ1007)。[0006] The document saved in step 1002 may be reused by the creator.
The document printed on the paper is copied as necessary (step 1005) and distributed as a paper document (step 1005).
6) or stored (step 1007).
【0007】一方、ステップ1003でメールにより配
布された電子文書を入手した人は(ステップ101
1)、受信した文書を読み(ステップ1012)、必要
に応じて印刷(ステップ1013)、または保存(ステ
ップ1014)、メールを利用して別の人への転送を行
う(ステップ1015)。On the other hand, the person who obtained the electronic document distributed by e-mail in step 1003 (step 101
1) Read the received document (step 1012), print (step 1013) or save (step 1014) as necessary, and transfer it to another person using e-mail (step 1015).
【0008】ステップ1013で紙に印刷された文書
は、紙文書として配布(ステップ1016)、または保
存され(ステップ1017)、ステップ1014で保存
された文書は必要に応じて再利用される(ステップ10
18)。The document printed on paper in step 1013 is distributed as a paper document (step 1016) or stored (step 1017), and the document stored in step 1014 is reused as necessary (step 1010).
18).
【0009】また、ステップ1015で転送された文書
を入手した人は、ステップ1011以降の処理を同様に
行うことになる。[0009] Further, the person who has obtained the document transferred in step 1015 performs the processing in step 1011 and subsequent steps in the same manner.
【0010】このように、電子文書は作成や印刷、配
布、保存等に加えて容易に再利用することが可能であ
り、紙文書と比較して文書を有効に利用することができ
る。As described above, an electronic document can be easily reused in addition to creation, printing, distribution, storage, etc., and a document can be used more effectively than a paper document.
【0011】ところが、保存された電子文書を取得する
場合は、キーワード等を入力して文書の検索を行い、こ
の検索の結果から保存された電子文書を取得する。However, when obtaining a stored electronic document, a keyword or the like is input to search for the document, and the stored electronic document is obtained from the result of the search.
【0012】このため、電子文書を登録する場合には、
後の検索が可能なようにキーワードを付加するなどの作
業が伴うことになり、保存されている文書の更新を行う
場合には、検索とキーワード付加等の作業が伴うことに
なり、文書の登録および更新の作業は繁雑となる。Therefore, when registering an electronic document,
This involves tasks such as adding keywords so that later searches can be performed. When updating stored documents, tasks such as searching and adding keywords are involved, and document registration is performed. And the work of updating becomes complicated.
【0013】このように、電子文書は再利用などが容易
に行える反面、文書の登録等の作業が繁雑であるため、
電子文書を容易に登録するための装置が提案されてい
る。As described above, the electronic document can be easily reused, but the work of registering the document is complicated.
Devices for easily registering electronic documents have been proposed.
【0014】例えば、特開平6−76042号等におい
ては、ワードプロセッサ装置等で作成した文書を印刷す
るかファイリングするかを切り換える手段を具備し、フ
ァイリングを選択した場合に、文書データがファイリン
グされるように構成することで文書を容易および高品質
に保存することができる電子ファイリングシステムが提
案されている。For example, Japanese Patent Application Laid-Open No. 6-76042 and the like include means for switching between printing and filing a document created by a word processor or the like, so that when filing is selected, document data is filed. There is proposed an electronic filing system that can store documents easily and with high quality by configuring the electronic filing system.
【0015】ところが、この電子ファイリングシステム
では、登録された文書を容易に取得するための手段や既
に登録されている文書を更新する場合に、更新対象を容
易に指定する手段は存在しない。However, in this electronic filing system, there is no means for easily acquiring a registered document or a means for easily specifying an update target when updating a registered document.
【0016】[0016]
【発明が解決しようとする課題】上述のように、電子文
書は再利用等が容易な文書形態であるが、登録されてい
る電子文書を取得する際には検索等の作業を行う必要が
あるとともに、文書を登録する際には、後の検索に備え
てキーワード等の情報を付加する必要がある。As described above, an electronic document is in a document form that can be easily reused, but when a registered electronic document is obtained, it is necessary to perform operations such as retrieval. In addition, when registering a document, it is necessary to add information such as a keyword in preparation for a later search.
【0017】また、既に登録されている文書を更新する
場合には、検索等を行い更新対象となる文書を指定した
り、必要に応じてキーワード等の情報の追加や更新を行
わなければならない等の問題があった。When updating an already registered document, it is necessary to perform a search or the like to specify a document to be updated, or to add or update information such as a keyword as necessary. There was a problem.
【0018】そこで、この発明は、文書の登録や更新、
取得の際に、繁雑な作業を伴うことのない電子文書のフ
ァイリング方法および装置を提供することを目的とす
る。Accordingly, the present invention provides a method for registering and updating a document,
It is an object of the present invention to provide a method and an apparatus for filing an electronic document that does not involve complicated work when obtaining the electronic document.
【0019】[0019]
【課題を解決するための手段】上述した目的を達成する
ため、請求項1の発明では、アプリケーションで作成し
た電子文書をストレージに登録して管理する電子文書の
ファイリング方法において、前記電子文書を印刷イメー
ジに変換するとともに、前記登録が前記電子文書を新た
に登録する新規登録の場合には、該新規登録する電子文
書に固有の識別符号を発行し、該識別符号と前記印刷イ
メージとを関連付けて前記ストレージへ登録し、前記登
録が既に登録されている前記電子文書の更新登録の場合
には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前記識別
符号を参照して前記電子文書を登録することを特徴とす
る。According to the first aspect of the present invention, there is provided an electronic document filing method for registering and managing an electronic document created by an application in a storage. While converting the image into an image, if the registration is a new registration for newly registering the electronic document, a unique identification code is issued to the newly registered electronic document, and the identification code is associated with the print image. Registering in the storage, in the case of update registration of the electronic document whose registration has already been registered, registering the electronic document with reference to the identification code associated with the electronic document to be updated Features.
【0020】また、請求項2の発明では、請求項1の発
明において、前記印刷イメージが、前記登録が行われる
際に前記識別符号が付加されて印刷されることを特徴と
する。According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, the print image is printed with the identification code added when the registration is performed.
【0021】また、請求項3の発明は、請求項2の発明
において、前記識別符号の印刷位置は、紙面上の所定の
位置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより
生じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷する
ページに新たなページを追加することにより生じる空白
位置のいずれかから選択されることを特徴とする。According to a third aspect of the present invention, in the second aspect of the present invention, the printing position of the identification code is a predetermined position on a sheet of paper, and a blank space on the sheet of paper caused by reducing and printing the print image. The print image is selected from any of a blank position generated by adding a new page to a page on which the print image is printed.
【0022】また、請求項4の発明は、請求項1の発明
において、前記新規登録と前記更新登録との切り換え
は、手動で切り換える手動切換モード、前記電子文書の
文書名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換
モードのいずれかから選択されることを特徴とする。According to a fourth aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, the switching between the new registration and the update registration is performed manually based on a manual switching mode, and based on a document name or attribute of the electronic document. The selection is made from any one of the automatic switching modes in which switching is performed with
【0023】また、請求項5の発明は、請求項1の発明
において、前記更新登録は、更新対象となる前記識別符
号と関連付けられて登録されている既存の印刷イメージ
を破棄し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換
型更新モード、新たに登録する印刷イメージと前記更新
対象となる前記識別符号とを関連付けて登録し、前記既
存の印刷イメージを旧版として関連付けする追加型更新
モード、新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号
とともに前記更新対象となる前記識別符号に対応する新
版として関連付けて登録する新規登録型更新モードのい
ずれかから選択されることを特徴とする。According to a fifth aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, the update registration discards an existing print image registered in association with the identification code to be updated and newly registers the print image. Replacement update mode for replacing a print image to be replaced, an additional update mode for registering a newly registered print image in association with the identification code to be updated, and associating the existing print image as an old version, The print image to be registered is selected from a new registration type update mode in which the print image is registered in association with a new identification code as a new version corresponding to the identification code to be updated.
【0024】さらに、請求項6の発明は、請求項1の発
明において、前記識別符号は、前記登録時に画面表示ま
たはファイル生成されることを特徴とする。Further, according to a sixth aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, the identification code is displayed on a screen or a file is generated at the time of the registration.
【0025】また、請求項7の発明は、アプリケーショ
ンで作成した電子文書をストレージへ登録して管理する
電子文書のファイリング装置において、前記電子文書を
印刷イメージに変換する印刷イメージ変換手段と、前記
登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既に登
録されている前記電子文書を更新する更新登録とに切り
換える登録切換手段と、前記電子文書に固有の識別符号
を発行する識別符号発行手段と、前記登録切換手段によ
り新規登録が選択された場合に前記該識別符号発行手段
により発行された前記識別符号と前記印刷イメージ変換
手段により変換されたと前記印刷イメージを関連付けて
前記ストレージへ新規登録し、前記登録切換手段により
更新登録が選択された場合に該更新対象の電子文書に関
連付けられた前記識別符号に基づき前記更新登録する登
録手段とを具備することを特徴とする。According to a seventh aspect of the present invention, there is provided an electronic document filing apparatus for registering and managing an electronic document created by an application in a storage, wherein the print image converting means converts the electronic document into a print image, Registration switching means for switching between new registration for newly registering the electronic document and update registration for updating the already registered electronic document, identification code issuing means for issuing an identification code unique to the electronic document, When new registration is selected by the registration switching means, the identification code issued by the identification code issuing means is associated with the print image when converted by the print image conversion means, and the print image is newly registered in the storage, When update registration is selected by the registration switching means, the update related to the electronic document to be updated is Characterized by comprising a registration means for the updated registered under a different code.
【0026】また、請求項8の発明は、請求項7の発明
において、前記登録を行う際に前記識別符号をイメージ
化して前記印刷イメージ変換手段により変換された印刷
イメージに付加する識別符号付加手段と、該識別符号付
加手段により前記識別符号が付加された前記印刷イメー
ジを印刷する印刷手段とをさらに具備することを特徴と
する。According to an eighth aspect of the present invention, in the invention of the seventh aspect, when performing the registration, the identification code is imaged and added to the print image converted by the print image conversion means. And printing means for printing the print image to which the identification code has been added by the identification code adding means.
【0027】また、請求項9の発明は、請求項8の発明
において、前記識別符号付加手段は、紙面上の所定の位
置、前記印刷イメージを縮小して印刷することにより生
じる紙面上の空白位置、前記印刷イメージを印刷するペ
ージに新たなページを追加することにより生じる空白位
置のいずれかから選択された位置に前記識別符号を付加
することを特徴とする。According to a ninth aspect of the present invention, in the eighth aspect of the present invention, the identification code adding means includes: a predetermined position on the paper; a blank position on the paper caused by reducing and printing the print image; And adding the identification code to a position selected from any of the blank positions generated by adding a new page to the page on which the print image is printed.
【0028】また、請求項10の発明は、請求項7の発
明において、前記登録切換手段は、前記電子文書の文書
名または属性に基づいて自動で切り換える自動切換モー
ドを具備することを特徴とする。According to a tenth aspect of the present invention, in the seventh aspect of the invention, the registration switching means has an automatic switching mode for automatically switching based on the document name or attribute of the electronic document. .
【0029】また、請求項11の発明は、請求項7の発
明において、前記登録手段は、前記更新登録の際に、更
新対象となる前記識別符号と関連付けられて登録されて
いる既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印刷
イメージと置換する置換型更新モードと、新たに登録す
る印刷イメージと前記更新対象となる前記識別符号とを
関連付けて登録し、前記既存の印刷イメージを旧版とし
て関連付けする追加型更新モードと、新たに登録する印
刷イメージを新たな識別符号とともに前記更新対象とな
る前記識別符号に対応する新版として関連付けて登録す
る新規登録型更新モードとを具備することを特徴とす
る。According to an eleventh aspect of the present invention, in the seventh aspect of the present invention, the registration unit is configured to register the existing print image registered in association with the identification code to be updated at the time of the update registration. , And replaces the newly registered print image with the print image to be registered, registers the newly registered print image and the identification code to be updated in association with each other, and associates the existing print image as an old version. And a new registration type update mode for registering a newly registered print image in association with a new identification code as a new version corresponding to the identification code to be updated. .
【0030】さらに、請求項12の発明は、請求項7の
発明において、前記識別符号を、画面表示またはファイ
ル生成により通知する識別符号通知手段をさらに具備す
ることを特徴とする。Further, a twelfth aspect of the present invention is characterized in that, in the seventh aspect of the present invention, an identification code notifying means for notifying the identification code by screen display or file generation is further provided.
【0031】[0031]
【発明の実施の形態】以下、この発明に係わる電子文書
のファイリング方法および装置の一実施例を添付図面を
参照して詳細に説明する。DETAILED DESCRIPTION OF THE PREFERRED EMBODIMENTS Hereinafter, an embodiment of a method and an apparatus for filing an electronic document according to the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings.
【0032】図1は、電子文書ファイリング装置の構成
を示すブロック図である。FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of an electronic document filing apparatus.
【0033】図1において、電子文書ファイリング装置
100はパーソナルコンピュータ等の電子計算機が利用
され、文書の印刷および登録を行うプリンタドライバ1
0、文書を作成するワープロ等のアプリケーション2
0、ユーザに対して情報を表示するディスプレイ等の表
示装置30、ユーザが情報を入力するキーボードやマウ
ス、スキャナ等の入力装置40、文書等の印刷を行うプ
リンタ50、文書の登録先であるハードディスク等のス
トレージ60で構成される。In FIG. 1, an electronic document filing apparatus 100 uses a computer such as a personal computer, and a printer driver 1 for printing and registering a document.
0, application 2 such as word processor to create documents
0, a display device 30 such as a display for displaying information to the user, an input device 40 such as a keyboard, a mouse, and a scanner for inputting information by the user, a printer 50 for printing documents, and a hard disk as a registration destination of the documents And the like.
【0034】また、プリンタドライバ10は、プリンタ
ドライバ10内の各部を制御する制御部11、アプリケ
ーション20から入力された印刷データを印刷イメージ
に変換するイメージ生成部12、文書登録時に文書に付
加するID(識別符号)を生成するID生成部13、表
示装置30に表示する情報および入力装置40から入力
される情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部1
4、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部15、ストレージ60へのイメージの入出力
等を管理するストレージ管理部16、イメージ生成部1
2で変換された印刷イメージにID生成部13で生成さ
れたIDをイメージ化して合成するID付加部17、I
D付加部17でIDと合成された印刷イメージをプリン
タ50へ送出するプリンタ出力部18で構成される。The printer driver 10 includes a control unit 11 for controlling each unit in the printer driver 10, an image generation unit 12 for converting print data input from the application 20 into a print image, and an ID added to a document when registering the document. ID generation unit 13 for generating (identification code), user information input / output unit 1 for managing and converting information displayed on display device 30 and information input from input device 40
4. Registration to determine whether to newly register or update the document
Update determination unit 15, storage management unit 16 that manages input and output of images to storage 60, image generation unit 1
An ID adding unit 17 for converting the print image converted in step 2 into an image of the ID generated by the ID generation unit 13 and synthesizing the image,
The printer output unit 18 sends the print image combined with the ID by the D adding unit 17 to the printer 50.
【0035】ここで、文書の登録および更新時の各部の
動作を図2を参照して説明する。The operation of each unit at the time of registering and updating a document will be described with reference to FIG.
【0036】図2は、文書の登録および更新時の各部の
動作の流れを示すフローチャートである。FIG. 2 is a flowchart showing the flow of the operation of each unit when a document is registered and updated.
【0037】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ20
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ202でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ203)。Now, the electronic document filing apparatus 100 starts a document registration or update operation (step 20).
1) When the print data and the attribute information are input from the application 20 to the control unit 11 of the printer driver 10 (YES in step 202), the control unit 11 outputs the print data to the image generation unit 12, and outputs the print data to the image generation unit 12. Converts this into print data and returns it to the control unit 11 (step 203).
【0038】次に、制御部11は登録・更新判断部15
に属性情報を出力し、登録・更新判断部15はユーザ情
報入出力部を介して表示装置30に登録と更新を選択す
るダイアログを表示する(ステップ204)。Next, the control unit 11 determines whether the registration / update
The registration / update determination unit 15 displays a dialog for selecting registration and update on the display device 30 via the user information input / output unit (step 204).
【0039】ここで、ユーザが入力装置40を介して新
規登録を指示すれば(ステップ205でYES)、ID
生成部13が新規にIDを生成して制御部11に出力し
(ステップ206)、ストレージ管理部16が制御部1
1からIDと印刷イメージを、登録・更新判断部15か
ら属性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とID
を関連付けしてストレージ60へ登録(保存)する(ス
テップ207)。Here, if the user instructs new registration via input device 40 (YES in step 205), ID
The generation unit 13 newly generates an ID and outputs it to the control unit 11 (Step 206), and the storage management unit 16
1 and the attribute information from the registration / update determination unit 15, and the attribute information and the ID are included in the print image.
Is registered (saved) in the storage 60 (step 207).
【0040】一方、ステップ205でユーザが文書の更
新を指示すれば(ステップ205でNO)、登録・更新
判断部15は属性情報をストレージ管理部16に出力
し、ストレージ管理部16から属性情報に基づいたID
のリストを取得して、表示装置20にこのリストを表示
してユーザにIDの選択および入力を促す(ステップ2
08)。On the other hand, if the user instructs to update the document in step 205 (NO in step 205), the registration / update judging unit 15 outputs the attribute information to the storage management unit 16, and the storage management unit 16 converts the attribute information into the attribute information. Based ID
Is obtained, and the list is displayed on the display device 20 to prompt the user to select and input an ID (step 2).
08).
【0041】ユーザが更新対象のIDを入力すると、ス
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
209)。When the user inputs the ID to be updated, the storage management unit 16 receives the ID and print image from the control unit 11 and the attribute information from the registration / update determination unit 15,
The document already registered in the storage 60 is updated by associating the attribute information and the ID with the print image (step 209).
【0042】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。The document is updated by a first update method for discarding an existing print image and replacing it with a new print image;
A second update method for registering a new print image in association with an ID to be updated and further registering an existing print image as an old version and registering the new print image in association with a new ID At the same time, there is a third update method for associating and registering as a new version of the ID to be updated, and these are selected by the setting of the user.
【0043】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ210)。When the registration or update of the document is completed, the print image and the ID are sent from the control unit 11 to the ID addition unit 17, and the ID addition unit 17 converts the input ID into a predetermined format and combines it with the print image. (Step 210).
【0044】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。At this time, the format in which the ID is converted is a character string notation readable by the user or a code such as a bar code readable by a machine.
【0045】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ211)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ212)。When the combination of the ID and the print image is completed,
The combined image is printed by the printer 50 via the printer output unit 18 (step 211), and registration of the document is performed.
The updating process ends (step 212).
【0046】ところで、登録した文書の検索や更新は文
書に付加されたIDに基づいて行うため、ステップ21
1で印刷された文書とともに印刷されたIDを電子文書
ファイリング装置100に入力する必要がある。Since search and update of the registered document are performed based on the ID added to the document, step 21 is executed.
It is necessary to input the ID printed together with the document printed in step 1 into the electronic document filing apparatus 100.
【0047】IDを電子文書ファイリング装置100に
入力する際には、IDが文字列表記されていれば、ユー
ザがキーボード(入力装置40)からIDを入力する
か、スキャナ(入力装置40)でID(文字列)を読み
取り、その読み取ったイメージをOCR処理することで
登録・更新判断部15がIDを認識する。When the ID is input to the electronic document filing device 100, if the ID is described as a character string, the user can input the ID from the keyboard (input device 40) or use the scanner (input device 40) to input the ID. (Character string) is read, and the read / image is subjected to OCR processing, whereby the registration / update determination unit 15 recognizes the ID.
【0048】また、IDがバーコード等の符号で表記さ
れている場合には、この符号をスキャナ(入力装置4
0)で読み取り、その読み取ったイメージから符号化さ
れたIDを復号して登録・更新判断部15で認識する。When the ID is represented by a code such as a bar code, this code is input to the scanner (input device 4).
0), the encoded ID is decoded from the read image, and the registration / update determination unit 15 recognizes it.
【0049】図3は、IDの印刷位置を示した図であ
る。FIG. 3 is a diagram showing the printing position of the ID.
【0050】図3において、印刷文書300はIDを付
加しない場合の印刷イメージを示しており、印刷文書3
10は第1の方法でIDを付加した印刷イメージ、印刷
文書320は第2の方法でIDを付加した印刷イメー
ジ、印刷文書330、331は第3の方法でIDを付加
した印刷イメージを示している。In FIG. 3, a print document 300 shows a print image when no ID is added.
10 is a print image to which an ID is added by the first method, a print document 320 is a print image to which an ID is added by the second method, and print documents 330 and 331 are print images to which an ID is added by the third method. I have.
【0051】第1の方法は、印刷文書310に示すよう
に用紙の特定の位置、例えば用紙の右下にIDを印刷す
る方法であり、この特定の位置が空白の場合や元の印刷
イメージが存在した場合にもIDを上書きして印刷す
る。The first method is to print an ID at a specific position on a sheet, for example, at the lower right of the sheet as shown in the print document 310. When this specific position is blank or when the original print image is If there is, the ID is overwritten and printed.
【0052】第2の方法は、印刷文書320に示すよう
に元の印刷イメージを縮小し、その結果で生じる空白部
分にIDを印刷する方法である。The second method is a method of reducing the original print image as shown in the print document 320 and printing the ID on the resulting blank portion.
【0053】第3の方法は、印刷文書330、331に
示すように元の印刷イメージに1ページ分の印刷イメー
ジを追加して、そこにIDを印刷する。In the third method, as shown in the print documents 330 and 331, a print image for one page is added to the original print image, and the ID is printed there.
【0054】これらのIDの印刷位置はユーザにより設
定することができる。The printing position of these IDs can be set by the user.
【0055】なお、電子文書ファイリング装置100に
おいては、文書の印刷を伴わずに文書の登録、更新を行
うこともできるが、この場合に文書に付加されるIDは
表示装置20に文字列として表記してユーザに通知する
か、IDを収めたファイルを生成することになる。In the electronic document filing apparatus 100, it is possible to register and update a document without printing the document. In this case, the ID added to the document is described as a character string on the display device 20. Then, the user is notified or a file containing the ID is generated.
【0056】また、本実施例においては、文書の登録、
更新の判断をダイアログを表示することでユーザが行っ
ていたが、文書名に基づいて判断する方法や、予め登録
と更新のアイコンを別にしておく方法、自動判断等の方
法もある。In the present embodiment, registration of a document,
The user has determined the update by displaying a dialog, but there are also a method of making a determination based on a document name, a method of separately registering and updating icons in advance, and a method of automatic determination.
【0057】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第2の実施例を説明する。Next, a description will be given of a second embodiment of the electronic document filing method and apparatus according to the present invention.
【0058】この第2の実施例は、上述した文書の登録
と更新の判断をその文書名に基づいて行うもので、電子
文書ファイリング装置の構成は図1と同様である。In the second embodiment, the above-described document registration and update are determined based on the document name. The configuration of the electronic document filing apparatus is the same as that of FIG.
【0059】図4は、第2の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。FIG. 4 is a flowchart showing the flow of the operation of each unit when registering and updating a document in the second embodiment.
【0060】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ40
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ402でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ403)。The electronic document filing apparatus 100 starts a document registration or update operation (step 40).
1) When the print data and the attribute information are input from the application 20 to the control unit 11 of the printer driver 10 (YES in step 402), the control unit 11 outputs the print data to the image generation unit 12, and the image generation unit 12 Converts it into print data and returns it to the control unit 11 (step 403).
【0061】次に、制御部11は登録・更新判断部15
に文書名を出力し、登録・更新判断部15は文書名の文
字列パターンからこの文書が新規登録であるか更新であ
るかを判断する。例えば、文書名の最後が“更新”であ
る場合は更新と判断するなど所定の文字列に対して更新
処理を選択する(ステップ404)。Next, the control unit 11 determines whether the registration / update
The registration / update determination unit 15 determines whether this document is newly registered or updated from the character string pattern of the document name. For example, if the end of the document name is "update", an update process is selected for a predetermined character string, such as determining that the update has been performed (step 404).
【0062】ここで、登録・更新判断部15が文書名か
ら新規登録であると判断すれば(ステップ405でYE
S)、ID生成部13が新規にIDを生成して制御部1
1に出力し(ステップ406)、ストレージ管理部16
が制御部11からIDと印刷イメージを、登録・更新判
断部15から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とIDを関連付けしてストレージ60へ登録(保
存)する(ステップ407)。Here, if the registration / update judging section 15 judges that the registration is new from the document name (YE in step 405).
S), the ID generation unit 13 newly generates an ID, and
1 (step 406), and the storage management unit 16
Receives the ID and the print image from the control unit 11 and the attribute information from the registration / update determination unit 15, associates the print image with the attribute information and the ID, and registers (saves) it in the storage 60 (step 407).
【0063】一方、ステップ405で登録・更新判断部
15が文書名から更新であると判断すれば(ステップ4
05でNO)、登録・更新判断部15は属性情報をスト
レージ管理部16に出力し、ストレージ管理部16から
属性情報に基づいたIDのリストを取得して、表示装置
20にこのリストを表示してユーザにIDの選択および
入力を促す(ステップ408)。On the other hand, if the registration / update judging section 15 judges in step 405 that the update is based on the document name (step 4).
05, NO), the registration / update determination unit 15 outputs the attribute information to the storage management unit 16, obtains a list of IDs based on the attribute information from the storage management unit 16, and displays the list on the display device 20. Prompts the user to select and enter an ID (step 408).
【0064】ユーザが更新対象のIDを入力すると、ス
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
409)。When the user inputs the ID to be updated, the storage management unit 16 receives the ID and print image from the control unit 11 and the attribute information from the registration / update determination unit 15,
The document already registered in the storage 60 is updated by associating the attribute information and the ID with the print image (step 409).
【0065】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。The document is updated by a first update method for discarding an existing print image and replacing it with a new print image;
A second update method for registering a new print image in association with an ID to be updated and further registering an existing print image as an old version and registering the new print image in association with a new ID At the same time, there is a third update method for associating and registering as a new version of the ID to be updated, and these are selected by the setting of the user.
【0066】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ410)。When the registration or update of the document is completed, the print image and the ID are sent from the control unit 11 to the ID addition unit 17, and the ID addition unit 17 converts the input ID into a predetermined format and synthesizes the print image with the print image. (Step 410).
【0067】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。At this time, the format in which the ID is converted is a character string notation readable by the user or a code such as a bar code readable by a machine.
【0068】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ411)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ412)。When the combination of the ID and the print image is completed,
The synthesized image is printed by the printer 50 via the printer output unit 18 (step 411), and registration of the document,
The update process ends (step 412).
【0069】この第2の実施例においても、IDは第1
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。Also in the second embodiment, the ID is the first ID.
The printing is performed at a predetermined position by the method shown in FIG.
【0070】また、印刷を伴わずに文書に付加されるI
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。Further, I added to a document without printing
It is also possible to register and update the document by notifying the user by writing D as a character string on the display device 20 or generating a file containing the ID.
【0071】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第3の実施例を説明する。Next, a third embodiment of a method and apparatus for filing an electronic document according to the present invention will be described.
【0072】この第3の実施例は、上述した登録と更新
とで別のアイコン用意しておき、ユーザの指示により文
書の登録と更新が切り換えられるもので、電子文書ファ
イリング装置の構成は図1と同様である。In the third embodiment, different icons are prepared for the above-described registration and update, and the registration and update of the document are switched by a user's instruction. The configuration of the electronic document filing apparatus is shown in FIG. Is the same as
【0073】図5は、第3の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。FIG. 5 is a flowchart showing the flow of operation of each unit at the time of registering and updating a document in the third embodiment.
【0074】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ50
1)、ユーザが登録のアイコンを選択すると(ステップ
502でYES)、アプリケーション20から印刷デー
タと属性情報がプリンタドライバ10の制御部11に入
力される。Now, the electronic document filing apparatus 100 starts a document registration or update operation (step 50).
1) When the user selects a registration icon (YES in step 502), print data and attribute information are input from the application 20 to the control unit 11 of the printer driver 10.
【0075】次に、制御部11は印刷データをイメージ
生成部12に出力し、イメージ生成部12はこれを印刷
データに変換して制御部11に戻し(ステップ50
3)、ID生成部13が新規にIDを生成して制御部1
1に出力し(ステップ504)、ストレージ管理部16
が制御部11からIDと印刷イメージを、登録・更新判
断部15から属性情報を受け取り、印刷イメージに属性
情報とIDを関連付けしてストレージ60へ登録(保
存)する(ステップ505)。Next, the control unit 11 outputs the print data to the image generation unit 12, and the image generation unit 12 converts the print data into print data and returns the print data to the control unit 11 (step 50).
3), the ID generation unit 13 newly generates an ID and the control unit 1
1 (step 504), and the storage management unit 16
Receives the ID and the print image from the control unit 11 and the attribute information from the registration / update determination unit 15, associates the print image with the attribute information and the ID, and registers (saves) it in the storage 60 (step 505).
【0076】一方、ユーザが更新のアイコンを選択する
と(ステップ502でNO、ステップ506でYE
S)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力される。On the other hand, when the user selects the update icon (NO in step 502, YE in step 506)
S), print data and attribute information are input from the application 20 to the control unit 11 of the printer driver 10.
【0077】次に、制御部11は印刷データをイメージ
生成部12に出力し、イメージ生成部12はこれを印刷
データに変換して制御部11に戻し(ステップ50
7)、登録・更新判断部15が属性情報をストレージ管
理部16に出力し、ストレージ管理部16から属性情報
に基づいたIDのリストを取得して、表示装置20にこ
のリストを表示してユーザにIDの選択および入力を促
す(ステップ508)。Next, the control unit 11 outputs the print data to the image generation unit 12, and the image generation unit 12 converts the print data into print data and returns the print data to the control unit 11 (step 50).
7) The registration / update judging unit 15 outputs the attribute information to the storage management unit 16, obtains a list of IDs based on the attribute information from the storage management unit 16, displays the list on the display device 20, and displays the list. Prompts the user to select and input an ID (step 508).
【0078】ユーザが更新対象のIDを入力すると、ス
トレージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメー
ジを、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、
印刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレー
ジ60に既に登録されている文書を更新する(ステップ
509)。When the user inputs the ID to be updated, the storage management unit 16 receives the ID and print image from the control unit 11 and the attribute information from the registration / update determination unit 15.
The document already registered in the storage 60 is updated by associating the attribute information and the ID with the print image (step 509).
【0079】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。The document is updated by a first update method of discarding an existing print image and replacing it with a new print image,
A second update method for registering a new print image in association with an ID to be updated and further registering an existing print image as an old version and registering the new print image in association with a new ID At the same time, there is a third update method for associating and registering as a new version of the ID to be updated, and these are selected by the setting of the user.
【0080】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ510)。When the registration or update of the document is completed, the print image and the ID are sent from the control section 11 to the ID addition section 17, and the ID addition section 17 converts the input ID into a predetermined format and synthesizes the print image. (Step 510).
【0081】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。At this time, the format in which the ID is converted is a character string notation readable by the user or a code such as a bar code readable by a machine.
【0082】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ511)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ512)。When the combination of the ID and the print image is completed,
The combined image is printed by the printer 50 via the printer output unit 18 (step 511), and registration of the document,
The update processing ends (step 512).
【0083】この第3の実施例においても、IDは第1
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。In the third embodiment, the ID is the first
The printing is performed at a predetermined position by the method shown in FIG.
【0084】また、印刷を伴わずに文書に付加されるI
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。Further, I added to a document without printing
It is also possible to register and update the document by notifying the user by writing D as a character string on the display device 20 or generating a file containing the ID.
【0085】次に、この発明に係わる電子文書のファイ
リング方法および装置の第4の実施例を説明する。Next, a fourth embodiment of an electronic document filing method and apparatus according to the present invention will be described.
【0086】この第4の実施例は、上述した文書の登録
と更新の判断を自動判断で行うもので、電子文書ファイ
リング装置の構成は図1と同様である。In the fourth embodiment, the above-described document registration and update are automatically determined, and the configuration of the electronic document filing apparatus is the same as that shown in FIG.
【0087】図6は、第4の実施例における文書の登録
および更新時の各部の動作の流れを示すフローチャート
である。FIG. 6 is a flowchart showing the flow of the operation of each section when registering and updating a document in the fourth embodiment.
【0088】さて、電子文書ファイリング装置100が
文書の登録または更新の動作を開始し(ステップ60
1)、アプリケーション20から印刷データと属性情報
がプリンタドライバ10の制御部11に入力されると
(ステップ602でYES)、制御部11は印刷データ
をイメージ生成部12に出力し、イメージ生成部12は
これを印刷データに変換して制御部11に戻す(ステッ
プ603)。Now, the electronic document filing apparatus 100 starts a document registration or update operation (step 60).
1) When the print data and the attribute information are input from the application 20 to the control unit 11 of the printer driver 10 (YES in Step 602), the control unit 11 outputs the print data to the image generation unit 12, and the image generation unit 12 Converts this into print data and returns it to the control unit 11 (step 603).
【0089】次に、制御部11は登録・更新判断部15
に文書の属性を出力し、登録・更新判断部15はストレ
ージ管理部16に同属性の文書がストレージ60に登録
されているか否かを問い合わせる(ステップ604)。
ストレージ60に同属性の文書が登録されていなければ
(ステップ605でNO)、登録・更新判断部15は新
規登録であると判断し、ID生成部13が新規にIDを
生成して制御部11に出力し(ステップ606)、スト
レージ管理部16が制御部11からIDと印刷イメージ
を、登録・更新判断部15から属性情報を受け取り、印
刷イメージに属性情報とIDを関連付けしてストレージ
60へ登録(保存)する(ステップ607)。Next, the control unit 11 makes the registration / update judgment unit 15
The registration / update determination unit 15 inquires of the storage management unit 16 whether a document having the same attribute is registered in the storage 60 (step 604).
If a document having the same attribute is not registered in the storage 60 (NO in step 605), the registration / update determination unit 15 determines that the registration is new, and the ID generation unit 13 newly generates an ID, and the control unit 11 (Step 606), the storage management unit 16 receives the ID and the print image from the control unit 11, the attribute information from the registration / update determination unit 15, and associates the print image with the attribute information and the ID and registers the print image in the storage 60. (Save) (step 607).
【0090】一方、ステップ605でストレージ60に
同属性の文書が登録されている場合(ステップ605で
YES)、登録・更新判断部15は更新であると判断
し、その同属性の文書が複数登録されていれば(ステッ
プ608でYES)、登録・更新判断部15は属性情報
をストレージ管理部16に出力し、ストレージ管理部1
6から属性情報に基づいたIDのリストを取得して、表
示装置20にこのリストを表示してユーザにIDの選択
および入力を促す(ステップ609)。On the other hand, if a document having the same attribute has been registered in the storage 60 at step 605 (YES at step 605), the registration / update judging unit 15 judges that the document has been updated, and a plurality of documents having the same attribute are registered. If the registration has been performed (YES in step 608), the registration / update determination unit 15 outputs the attribute information to the storage management unit 16, and the storage management unit 1
6 and obtains a list of IDs based on the attribute information, and displays the list on the display device 20 to prompt the user to select and input an ID (step 609).
【0091】ユーザが更新対象のIDを入力するか、ス
テップ608で同属性の文書が1文書のみ登録されてい
る場合には(ステップ608でNO)、ユーザが入力し
たIDまたは1文書のみ登録されている同属性の文書を
更新対象として、ストレージ管理部16が制御部11か
らIDと印刷イメージを、登録・更新判断部15から属
性情報を受け取り、印刷イメージに属性情報とIDを関
連付けしてストレージ60に既に登録されている文書を
更新する(ステップ610)。If the user inputs an ID to be updated or if only one document having the same attribute is registered in step 608 (NO in step 608), only the ID or one document input by the user is registered. The storage management unit 16 receives the ID and the print image from the control unit 11 and the attribute information from the registration / update determination unit 15, and associates the print image with the attribute information and the ID to update the document having the same attribute. The document already registered in 60 is updated (step 610).
【0092】文書の更新は、既存の印刷イメージを破棄
して新規の印刷イメージと置換する第1の更新方法と、
新規の印刷イメージを更新対象のIDと関連付けて登録
するとともに、既存の印刷イメージを旧版としてさらに
関連付けして登録しておく第2の更新方法と、新規の印
刷イメージを新たなIDと関連付けて登録するとともに
更新対象のIDの新版として関連付けて登録する第3の
更新方法が有り、これらはユーザの設定により選択され
る。The document is updated by a first update method for discarding an existing print image and replacing it with a new print image,
A second update method for registering a new print image in association with an ID to be updated and further registering an existing print image as an old version and registering the new print image in association with a new ID At the same time, there is a third update method for associating and registering as a new version of the ID to be updated, and these are selected by the setting of the user.
【0093】文書の登録または更新が終了すると、制御
部11からID付加部17に印刷イメージとIDが送ら
れ、ID付加部17では入力されたIDを所定の形式に
変換して印刷イメージに合成する(ステップ611)。When the registration or update of the document is completed, the print image and the ID are sent from the control section 11 to the ID addition section 17, and the ID addition section 17 converts the input ID into a predetermined format and synthesizes the print image. (Step 611).
【0094】このとき、IDが変換される形式はユーザ
が可読な文字列表記や機械が可読なバーコード等の符号
である。At this time, the format in which the ID is converted is a character string notation readable by the user or a code such as a bar code readable by a machine.
【0095】IDと印刷イメージの合成が終了すると、
その合成したイメージをプリンタ出力部18を介してプ
リンタ50で印刷し(ステップ612)、文書の登録、
更新処理は終了する(ステップ613)。When the combination of the ID and the print image is completed,
The combined image is printed by the printer 50 via the printer output unit 18 (step 612), and registration of the document,
The updating process ends (step 613).
【0096】この第4の実施例においても、IDは第1
の実施例と同様に図3に示す方法で所定の位置に印刷さ
れる。Also in the fourth embodiment, the ID is the first
The printing is performed at a predetermined position by the method shown in FIG.
【0097】また、印刷を伴わずに文書に付加されるI
Dを表示装置20に文字列として表記してユーザに通知
するか、IDを収めたファイルを生成することで文書の
登録、更新を行うことも可能である。Also, I added to a document without printing
It is also possible to register and update the document by notifying the user by writing D as a character string on the display device 20 or generating a file containing the ID.
【0098】上述の第1の実施例から第4の実施例にお
いては、図1に示すように文書を作成するアプリケーシ
ョン20と文書を登録するストレージ60を同一のコン
ピュータ内に具備する電子文書ファイリング装置100
について説明したが、文書を作成するクライアントと文
書の登録を行う文書登録サーバとをネットワークを介し
て接続する構成とすることもできる。In the above-described first to fourth embodiments, as shown in FIG. 1, an electronic document filing apparatus having an application 20 for creating a document and a storage 60 for registering the document in the same computer is provided. 100
Has been described, but a configuration may be adopted in which a client that creates a document and a document registration server that registers the document are connected via a network.
【0099】ここで、この発明に係わる第5の実施例を
説明する。Here, a fifth embodiment according to the present invention will be described.
【0100】第5の実施例は上述したユーザが文書の作
成や更新、検索を行うクライアントコンピュータと文書
の登録を行う文書登録サーバをネットワークを介して接
続している電子文書ファイリング装置である。The fifth embodiment is an electronic document filing apparatus in which the above-mentioned user connects, via a network, a client computer for creating, updating and retrieving documents and a document registration server for registering documents.
【0101】図7は、第5の実施例である電子文書ファ
イリング装置の構成を示すブロック図である。FIG. 7 is a block diagram showing the configuration of an electronic document filing apparatus according to the fifth embodiment.
【0102】図7において、電子文書ファイリング装置
は、クライアント700と文書登録サーバ800をネッ
トワーク900を介して接続して構成される。In FIG. 7, the electronic document filing apparatus is configured by connecting a client 700 and a document registration server 800 via a network 900.
【0103】クライアント700は、文書の印刷および
登録を行うプリンタドライバ710、文書を作成するワ
ープロ等のアプリケーション720、ユーザに対して情
報を表示するディスプレイ等の表示装置730、ユーザ
が情報を入力するキーボードやマウス、スキャナ等の入
力装置740、文書等の印刷を行うプリンタ750で構
成される。A client 700 includes a printer driver 710 for printing and registering a document, an application 720 such as a word processor for creating a document, a display device 730 such as a display for displaying information to a user, and a keyboard for the user to input information. And an input device 740 such as a mouse and a scanner, and a printer 750 for printing documents and the like.
【0104】プリンタドライバ710は、プリンタドラ
イバ710内の各部を制御する制御部711、アプリケ
ーション720から入力された印刷データを印刷イメー
ジに変換するイメージ生成部712、文書登録時に文書
に付加するIDを生成するID生成部713、表示装置
730に表示する情報および入力装置740から入力さ
れる情報の管理や変換を行うユーザ情報入出力部71
4、文書を新規登録するか更新するかを判断する登録・
更新判断部715、イメージ生成部712で変換された
印刷イメージにID生成部713で生成されたIDをイ
メージ化して合成するID付加部717、ID付加部7
17でIDと合成された印刷イメージをプリンタ750
へ送出するプリンタ出力部718、文書登録サーバ80
0とのデータの通信を行うデータ通信部719で構成さ
れる。A printer driver 710 controls a unit in the printer driver 710, an image generation unit 712 that converts print data input from the application 720 into a print image, and generates an ID to be added to a document when the document is registered. User information input / output unit 71 for managing and converting information displayed on the display device 730 and information input from the input device 740
4. Registration to determine whether to newly register or update the document
An update judging unit 715, an ID adding unit 717 that combines the print image converted by the image generating unit 712 with the ID generated by the ID generating unit 713, and synthesizes the ID.
The print image synthesized with the ID at 17 is sent to the printer 750.
Printer output unit 718 to send to document registration server 80
It is composed of a data communication unit 719 for performing data communication with 0.
【0105】また、文書登録サーバ800はクライアン
ト700とのデータ通信を行うデータ通信部810、ス
トレージ830へのイメージの入出力等を管理するスト
レージ管理部820、文書の登録先であるハードディス
ク等のストレージ830で構成される。The document registration server 800 includes a data communication unit 810 that performs data communication with the client 700, a storage management unit 820 that manages input and output of images to and from the storage 830, and a storage such as a hard disk to which the document is registered. 830.
【0106】このクライアント700と文書登録サーバ
800、ネットワーク900で構成される電子文書ファ
イリング装置の動作は、第1の実施例から第4の実施例
までで説明した電子文書ファイリング装置100(図1
参照)とほぼ同一であるので、異なる箇所のみを説明
し、残りの説明は省略する。The operation of the electronic document filing apparatus composed of the client 700, the document registration server 800, and the network 900 operates according to the electronic document filing apparatus 100 (FIG. 1) described in the first to fourth embodiments.
), Only different parts will be described, and the remaining description will be omitted.
【0107】この第5の実施例の電子文書ファイリング
装置では、図1に示す電子文書ファイリング装置100
が制御部11や登録・更新判断部15とストレージ管理
部16とのデータの授受を行うのに対して、制御部71
1や登録・更新判断部715とストレージ管理部820
とのデータの授受がデータ通信部719、ネットワーク
900、データ通信部810を介して行われる。In the electronic document filing apparatus of the fifth embodiment, the electronic document filing apparatus 100 shown in FIG.
Transmits and receives data between the control unit 11, the registration / update determination unit 15, and the storage management unit 16, whereas the control unit 71 transmits and receives data.
1 and a registration / update determination unit 715 and a storage management unit 820
Is transmitted / received via the data communication unit 719, the network 900, and the data communication unit 810.
【0108】したがって、図7に示す電子文書ファイリ
ング装置は、文書登録サーバ800に対して複数のクラ
イアント700を接続でき、かつ、ネットワーク900
を介して接続するため、クライアント700を文書登録
サーバ800から離れた位置に設置することができる。Therefore, the electronic document filing apparatus shown in FIG. 7 can connect a plurality of clients 700 to the document registration server 800, and
, The client 700 can be installed at a position distant from the document registration server 800.
【0109】なお、図7に示す電子文書ファイリング装
置においても、登録および更新の処理の流れや、IDの
印刷方法等は第1の実施例から第4の実施例までで説明
したものと同一となるので説明は省略する。In the electronic document filing apparatus shown in FIG. 7, the flow of registration and update processing, the method of printing an ID, and the like are the same as those described in the first to fourth embodiments. Therefore, the description is omitted.
【0110】[0110]
【発明の効果】以上説明したように、この発明によれ
ば、電子文書の登録や更新の処理を専用のアプリケーシ
ョンを用いずにプリンタドライバで行うように構成した
ので、ユーザは登録や更新のための専用のアプリケーシ
ョンの操作を覚える必要はなく、どのようなアプリケー
ションで作成した電子文書でも登録することが可能とな
る。As described above, according to the present invention, the processing for registering and updating an electronic document is performed by a printer driver without using a dedicated application. It is not necessary to learn the operation of the dedicated application, and an electronic document created by any application can be registered.
【0111】また、電子文書の登録や更新に伴い、電子
文書にIDを付加して印刷するため、検索や更新を用紙
上のIDを用いて容易に行うことができ、印刷した文書
をコピーやファックスを利用して配布しても、配布され
た人が用紙上のIDを用いて容易にその印刷イメージや
更新後の印刷イメージを取得することができる。[0111] In addition, since an ID is added to an electronic document in association with the registration or update of the electronic document and the electronic document is printed, search and update can be easily performed using the ID on the paper. Even if the information is distributed using a fax, the person who distributes the image can easily obtain the print image or the updated print image using the ID on the sheet.
【図1】電子文書ファイリング装置の構成を示すブロッ
ク図。FIG. 1 is a block diagram illustrating a configuration of an electronic document filing device.
【図2】文書の登録および更新時の各部の動作の流れを
示すフローチャート。FIG. 2 is a flowchart showing the flow of operation of each unit when registering and updating a document.
【図3】IDの印刷位置を示した図。FIG. 3 is a diagram showing a print position of an ID.
【図4】第2の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。FIG. 4 is a flowchart showing the flow of operation of each unit when registering and updating a document in the second embodiment.
【図5】第3の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。FIG. 5 is a flowchart showing the flow of operation of each unit when registering and updating a document in the third embodiment.
【図6】第4の実施例における文書の登録および更新時
の各部の動作の流れを示すフローチャート。FIG. 6 is a flowchart showing the flow of operation of each unit when registering and updating a document in the fourth embodiment.
【図7】第5の実施例である電子文書ファイリング装置
の構成を示すブロック図。FIG. 7 is a block diagram illustrating a configuration of an electronic document filing apparatus according to a fifth embodiment.
【図8】文書のライフサイクルを示した図。FIG. 8 is a diagram showing a life cycle of a document.
10 プリンタドライバ 11 制御部 12 イメージ生成部 13 ID生成部 14 ユーザ情報入出力部 15 登録・更新判断部 16 ストレージ管理部 17 ID付加部 18 プリンタ出力部 20 アプリケーション 30 表示装置 40 入力装置 50 プリンタ 60 ストレージ 100 電子文書ファイリング装置 300、310、320、330、331 印刷文書 700 クライアント 710 プリンタドライバ 711 制御部 712 イメージ生成部 713 ID生成部 714 ユーザ情報入出力部 715 登録・更新判断部 717 ID付加部 718 プリンタ出力部 719 データ通信部 720 アプリケーション 730 表示装置 740 入力装置 750 プリンタ 800 文書登録サーバ 810 データ通信部 820 ストレージ管理部 830 ストレージ DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 Printer driver 11 Control part 12 Image generation part 13 ID generation part 14 User information input / output part 15 Registration / update determination part 16 Storage management part 17 ID addition part 18 Printer output part 20 Application 30 Display device 40 Input device 50 Printer 60 Storage 100 electronic document filing device 300, 310, 320, 330, 331 printed document 700 client 710 printer driver 711 control unit 712 image generation unit 713 ID generation unit 714 user information input / output unit 715 registration / update determination unit 717 ID addition unit 718 printer Output unit 719 Data communication unit 720 Application 730 Display device 740 Input device 750 Printer 800 Document registration server 810 Data communication unit 820 Storage management unit 830 Storage
Claims (12)
ストレージに登録して管理する電子文書のファイリング
方法において、 前記電子文書を印刷イメージに変換するとともに、 前記登録が前記電子文書を新たに登録する新規登録の場
合には、該新規登録する電子文書に固有の識別符号を発
行し、該識別符号と前記印刷イメージとを関連付けて前
記ストレージへ登録し、 前記登録が既に登録されている前記電子文書の更新登録
の場合には、該更新対象の電子文書に関連付けられた前
記識別符号を参照して前記電子文書を登録することを特
徴とする電子文書のファイリング方法。An electronic document filing method for registering and managing an electronic document created by an application in a storage, wherein the electronic document is converted into a print image, and the registration newly registers the electronic document. In the case of, an identification code unique to the electronic document to be newly registered is issued, the identification code is associated with the print image and registered in the storage, and the registration of the electronic document already registered is updated. In the case of registration, a method of filing an electronic document, wherein the electronic document is registered with reference to the identification code associated with the electronic document to be updated.
されることを特徴とする請求項1記載の電子文書のファ
イリング方法。2. The electronic document filing method according to claim 1, wherein the print image is printed with the identification code added when the registration is performed.
紙面上の空白位置、 前記印刷イメージを印刷するページに新たなページを追
加することにより生じる空白位置のいずれかから選択さ
れることを特徴とする請求項2記載の電子文書のファイ
リング方法。3. A printing position of the identification code, a predetermined position on the paper, a blank position on the paper generated by reducing and printing the print image, and a new page on a page on which the print image is printed. 3. The electronic document filing method according to claim 2, wherein the file is selected from any of the blank positions generated by the addition.
えは、 手動で切り換える手動切換モード、 前記電子文書の文書名または属性に基づいて自動で切り
換える自動切換モードのいずれかから選択されることを
特徴とする請求項1記載の電子文書のファイリング方
法。4. The method of switching between the new registration and the update registration is selected from a manual switching mode in which switching is performed manually and an automatic switching mode in which switching is automatically performed based on a document name or attribute of the electronic document. 2. The method of filing an electronic document according to claim 1, wherein:
ている既存の印刷イメージを破棄し、新たに登録する印
刷イメージと置換する置換型更新モード、 新たに登録する印刷イメージと前記更新対象となる前記
識別符号とを関連付けて登録し、前記既存の印刷イメー
ジを旧版として関連付けする追加型更新モード、 新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号とともに
前記更新対象となる前記識別符号に対応する新版として
関連付けて登録する新規登録型更新モードのいずれかか
ら選択されることを特徴とする請求項1記載の電子文書
のファイリング方法。5. The update registration is a replacement type update mode in which an existing print image registered in association with the identification code to be updated is discarded and replaced with a newly registered print image. An additional update mode for associating and registering the print image to be updated and the identification code to be updated, and associating the existing print image as an old version; and a print image to be newly registered together with a new identification code as the update target. 2. The electronic document filing method according to claim 1, wherein the electronic document filing method is selected from any of a new registration type update mode in which a new version corresponding to the identification code is registered in association with the new version.
特徴とする請求項1記載の電子文書のファイリング方
法。6. The electronic document filing method according to claim 1, wherein the identification code is displayed on a screen or a file is generated at the time of the registration.
ストレージへ登録して管理する電子文書のファイリング
装置において、 前記電子文書を印刷イメージに変換する印刷イメージ変
換手段と、 前記登録を前記電子文書を新たに登録する新規登録と既
に登録されている前記電子文書を更新する更新登録とに
切り換える登録切換手段と、 前記電子文書に固有の識別符号を発行する識別符号発行
手段と、 前記登録切換手段により新規登録が選択された場合に前
記該識別符号発行手段により発行された前記識別符号と
前記印刷イメージ変換手段により変換されたと前記印刷
イメージを関連付けて前記ストレージへ新規登録し、前
記登録切換手段により更新登録が選択された場合に該更
新対象の電子文書に関連付けられた前記識別符号に基づ
き前記更新登録する登録手段とを具備することを特徴と
する電子文書のファイリング装置。7. An electronic document filing apparatus for registering and managing an electronic document created by an application in a storage, comprising: a print image conversion unit for converting the electronic document into a print image; Registration switching means for switching between new registration for registration and update registration for updating the already registered electronic document, identification code issuing means for issuing an identification code unique to the electronic document, and new registration by the registration switching means Is selected, the identification code issued by the identification code issuing means is associated with the print image converted by the print image conversion means, the print image is newly registered in the storage, and update registration is performed by the registration switching means. When selected, based on the identification code associated with the electronic document to be updated, It is provided with a registration means for newly registering the filing apparatus of an electronic document and said.
ージ化して前記印刷イメージ変換手段により変換された
印刷イメージに付加する識別符号付加手段と、 該識別符号付加手段により前記識別符号が付加された前
記印刷イメージを印刷する印刷手段とをさらに具備する
ことを特徴とする請求項7記載の電子文書のファイリン
グ装置。8. An identification code adding means for converting the identification code into an image at the time of performing the registration and adding the identification code to the print image converted by the print image conversion means, and wherein the identification code is added by the identification code addition means. 8. The electronic document filing apparatus according to claim 7, further comprising a printing unit that prints the print image.
紙面上の空白位置、 前記印刷イメージを印刷するページに新たなページを追
加することにより生じる空白位置のいずれかから選択さ
れた位置に前記識別符号を付加することを特徴とする請
求項8記載の電子文書のファイリング装置。9. The printing apparatus according to claim 9, wherein the identification code adding unit adds a new page to a predetermined position on the paper, a blank position on the paper generated by reducing and printing the print image, and a page on which the print image is printed. 9. The electronic document filing apparatus according to claim 8, wherein the identification code is added to a position selected from any of the blank positions generated by the operation.
換える自動切換モードを具備することを特徴とする請求
項7記載の電子文書のファイリング装置。10. The electronic document filing apparatus according to claim 7, wherein the registration switching unit has an automatic switching mode for automatically switching based on a document name or an attribute of the electronic document.
連付けられて登録されている既存の印刷イメージを破棄
し、新たに登録する印刷イメージと置換する置換型更新
モードと、 新たに登録する印刷イメージと前記更新対象となる前記
識別符号とを関連付けて登録し、前記既存の印刷イメー
ジを旧版として関連付けする追加型更新モードと、 新たに登録する印刷イメージを新たな識別符号とともに
前記更新対象となる前記識別符号に対応する新版として
関連付けて登録する新規登録型更新モードとを具備する
ことを特徴とする請求項7記載の電子文書のファイリン
グ装置。11. The replacement unit, wherein at the time of the update registration, the replacement unit discards an existing print image registered in association with the identification code to be updated and replaces the existing print image with a newly registered print image. A type update mode, an additional type update mode for associating and registering a newly registered print image and the identification code to be updated, and associating the existing print image with an old version; and a newly registered print image. 8. The electronic document filing apparatus according to claim 7, further comprising: a new registration type update mode in which a new registration code is registered together with a new identification code as a new version corresponding to the identification code to be updated.
知手段をさらに具備することを特徴とする請求項7記載
の電子文書のファイリング装置。12. The electronic document filing apparatus according to claim 7, further comprising an identification code notifying unit that notifies the identification code by screen display or file generation.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP9161432A JPH117521A (en) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | Filing method and device for electronic document |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP9161432A JPH117521A (en) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | Filing method and device for electronic document |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JPH117521A true JPH117521A (en) | 1999-01-12 |
Family
ID=15735007
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP9161432A Pending JPH117521A (en) | 1997-06-18 | 1997-06-18 | Filing method and device for electronic document |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JPH117521A (en) |
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-
1997
- 1997-06-18 JP JP9161432A patent/JPH117521A/en active Pending
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