JPH09198432A - 電子文書承認装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書を承認した日時を文書の承認を特定する
情報に用い、承認した電子文書が改竄されたか否かを容
易に検出すること。 【解決手段】 電子文書の承認を行う電子文書承認装置
において、作成または更新する電子文書の文書名や承認
を行う人の承認者名やその承認を証明する認証番号等を
登録した認証管理表を作成する認証管理表作成手段と、
前記電子文書が認証されたことを特定する認証番号を認
証管理表及び電子文書に設定する認証番号設定手段と、
前記認証管理表に電子文書を認証した日時を登録する認
証手段と、以前の承認者の認証時の電子文書の日時を後
続の承認者の認証時の電子文書の日時に同期させる認証
日時同期手段と、前記認証管理表と前記電子文書の内容
を比較し、改竄があったか否かを検証する検証手段と、
前記各手段を制御する制御手段とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子化文書上での
承認を行う電子文書承認装置に適用して有効な技術に関
するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、文書の電子化技術が進歩してきて
おり、印章やサイン等の承認イメージデータを用意した
電子化文書上で承認する装置もでてきている。

【０００３】このようなものとして、例えば、特開平５
−２１６９７４号公報に開示された電子認証装置が挙げ
られ、その電子認証装置では、承認したときの電子文書
を特定する情報を文書に埋め込む方式で文書の改竄をチ
ェックできるようになっている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の技術では、承認
したときの電子文書を特定する情報として電子文書内の
コードの総和を用いているが、例えば、ＡＢＣという文
字列をＣＢＡと置き換えても総和は等しくなることか
ら、改竄前後でもコードの総和が等しくなる場合があ
り、電子文書が改竄されたか否かを特定するものではな
いため、電子文書が改竄されたか否かを特定することが
できないという問題点があった。

【０００５】また、承認した電子文書を特定するものと
しては、電子文書の承認日時（更新日時）が有効である
が、従来の電子文書内に文書の承認を特定する情報を埋
め込むものでは、その埋め込む時点での電子文書の承認
日時は考慮されていないので承認日時を用いることがで
きないという問題点があった。

【０００６】本発明は、上記のような問題点を解決する
ためになされたもので、その目的は、文書を承認した日
時を文書の承認を特定する情報に用い、承認した電子文
書が改竄されたか否かを容易に検出することが可能な技
術を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】電子文書の承認を行う電
子文書承認装置において、作成または更新する電子文書
の文書名や承認を行う人の承認者名やその承認を証明す
る認証番号等を登録した認証管理表を作成する認証管理
表作成手段と、前記電子文書が認証されたことを特定す
る認証番号を認証管理表及び電子文書に設定する認証番
号設定手段と、前記認証管理表に電子文書を認証した日
時を登録する認証手段と、以前の承認者の認証時の電子
文書の日時を後続の承認者の認証時の電子文書の日時に
同期させる認証日時同期手段と、前記認証管理表と前記
電子文書の内容を比較し、改竄があったか否かを検証す
る検証手段と、前記各手段を制御する制御手段とを備え
る。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明を実施する場合の形
態について図面を用いて説明する。

【０００９】図１は、本実施形態にかかる電子文書承認
装置の構成を説明するためのブロック図である。

【００１０】本実施形態の電子文書承認装置１は、図１
に示すように、作成する電子文書の文書名や承認を行う
人の承認者名やその承認を証明する認証番号等を登録し
た認証管理表７０の作成を行う認証管理表作成手段１０
と、電子文書が認証されたことを特定する認証番号を認
証管理表７０及び電子文書に設定する認証番号設定手段
２０と、認証管理表に電子文書を認証した日時を登録す
る認証手段３０と、以前の承認者の認証時の電子文書の
日時を後続の承認者の認証時の電子文書の日時に合わせ
る認証日時同期手段４０と、電子文書の認証後に改竄が
あったか否かを検証する検証手段５０と、それら各手段
を制御する制御手段６０とから構成される。

【００１１】また、上述した認証管理表７０は、図２に
示すように、作成または更新した文書名７１と、その電
子文書は新規に作成されたものか更新されたものかを示
す変更番号７２と、電子文書の作成日７３と、電子文書
の承認を行う承認者名７４と、電子文書の作成、更新等
の承認の日時からなり、承認を証明する認証番号７５
と、承認される順番を示す承認順７６と、作成終了また
は承認終了の日時である認証日時７７とからなる。

【００１２】なお、本実施形態の電子文書承認装置１
は、電子文書の作成及び更新を行う手段、承認者が正当
であるか判断するパスワード照合手段、及び入出力手段
等は特に図示していない。

【００１３】次に、本実施形態の電子文書承認装置１の
処理について説明する。

【００１４】図３，図４は、本実施形態の電子文書承認
装置１の承認処理を示したフローチャートである。

【００１５】本実施形態の電子文書承認装置１は、図３
に示すように、電子文書作成者により電子文書の新規作
成または既に作成された電子文書の更新を行い（ステッ
プ３０１）、認証管理表作成登録手段１０により文書名
７１、変更番号７２、作成日７３、認証者名７４、及び
承認順７６からなる認証管理表７０を作成し（ステップ
３０２）、認証番号設定手段２０により認証番号７５を
認証管理表に設定登録して電子文書にその認証番号７５
を記載し（ステップ３０３）、認証管理表７０の認証日
時７７に承認を終了した認証日時を登録し（ステップ３
０４）、電子文書承認者からの承認指示待ちとなる。

【００１６】電子文書承認者から承認指示を受けると、
図４に示すように、承認者のパスワードの入力を受け付
け、そのパスワードをパスワード表等を用いて照合して
認証管理表７０に登録された承認者であるか判定し（ス
テップ４０１）、登録された承認者でなければ、処理を
終了する。

【００１７】登録された承認者であれば、その承認者が
承認すべき順番であるかを認証管理表７０の承認順７６
により判定し（ステップ４０２）、その承認者の承認順
番でない場合は、処理を終了する。

【００１８】その承認者の承認順番である場合、検証手
段５０により電子文書と認証管理表７０との内容確認を
行い（ステップ４０３）、内容が改竄されていれば、処
理を終了する。

【００１９】改竄が認められなければ、電子文書の承認
を行い（ステップ４０４）、認証手段３０により電子文
書を承認した日時を認証番号７５として認証管理表７０
に登録し（ステップ４０５）、認証番号記載手段２０に
より電子文書にその認証番号７５を記載する（ステップ
４０６）。

【００２０】そして、その記載後の日時を承認終了の日
時として認証管理表７０の認証日時７７に登録し（ステ
ップ４０７）、認証日時同期手段４０により承認順が前
の認証日時７７をその認証日時に同期更新する（ステッ
プ４０８）。

【００２１】次に、本実施形態の電子文書承認装置１に
おける承認処理を具体例を用いて説明する。

【００２２】図５〜図６は、本実施形態の電子文書承認
装置１における承認処理過程を具体的に説明するための
図であり、その処理過程の電子文書と認証管理表を示し
てある。

【００２３】図５では、電子文書作成者の鈴木が「機械
処理 設計仕様書」の変更番号０１として電子文書を更
新している過程を示してある。

【００２４】この過程において、鈴木は、電子文書関連
の情報７１〜７３と、承認を受けるべき田中及び佐藤と
鈴木自身を承認者７４として認証管理表へ認証管理表作
成登録手段１０を用いて登録し、同時に承認順も設定す
る。なお、この図５に示す承認順７６の”Ｅ”は最終承
認者を示す。

【００２５】鈴木は、電子文書更新後に、認証番号設定
手段２０によりその日時を認証番号７５として登録し、
その認証番号７５を電子文書へ記載する。

【００２６】その後、認証手段３０により、鈴木が認証
した時点の更新日時を認証日時７７として認証管理表７
０へ登録する。

【００２７】図６では、中間承認者の田中が電子文書を
承認している過程を示してある。

【００２８】この過程において、田中は、まず、電子文
書の内容をチェックし問題あれば鈴木に差し戻す。

【００２９】問題がなければ、認証番号設定手段２０に
より認証番号７５を設定し、その認証番号７５を電子文
書へ記載する。

【００３０】その後、認証手段３０を用いて、田中が認
証した時点の電子文書の更新日時を認証日時７７として
認証管理表７０へ登録する。

【００３１】さらに、認証日時同期手段４０により、以
前に承認した鈴木の電子文書の認証日時７７を、田中の
認証日時７７に更新する。

【００３２】図７では、最終承認者である佐藤が電子文
書を承認している過程を示してある。

【００３３】この過程において、佐藤は、まず、電子文
書の内容をチェックし問題あれば田中に差し戻す。

【００３４】問題がなければ、認証番号設定手段２０に
より認証番号７５を設定し、その認証番号７５を電子文
書へ記載する。

【００３５】その後、認証手段３０により、佐藤が承認
した時点の電子文書の更新日時を認証日時７７として認
証管理表７０へ登録する。

【００３６】さらに、承認日時同期手段４０により、以
前に承認した鈴木、田中の両認証日時７７を、佐藤の認
証日時７７に更新する。

【００３７】したがって、説明してきたように、電子文
書の認証時点の日時と承認者とを認証番号を付けて認証
管理表で管理し、同時に電子文書にその認証番号を記載
しておくことで、電子文書の認証を行うことができ、電
子文書の承認後に改竄された場合には、電子文書の認証
日時が変化するので、認証管理表の内容と比較により電
子文書の改竄を容易に検出できる。

【００３８】また、認証番号が通常のサインや捺印と同
等な承認手段となるため、特別な画像データの挿入とか
を必要とせず、認証番号を記載するだけで済むため、電
子文書のフォーマットを自由な形式にできる。

【００３９】さらに、承認が終了した時点で以前の承認
者の認証日時も同時に更新することにより、以前の承認
者は、自分の文書が承認されたどうかを確認することが
可能になる。

【００４０】そして、複数人での承認においても、承認
順序を考慮した承認を行うことが可能となる。

【００４１】以上、本発明を、前記実施形態に基づき具
体的に説明したが、本発明は、前記実施形態に限定され
るものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において種
々変更可能であることは勿論である。

【００４２】

【発明の効果】文書を承認した日時を文書の承認を特定
する情報に用いるようにしたため、承認した電子文書が
改竄されたか否かを容易に検出することが可能である。

【００４３】また、以前の承認者の認証時の電子文書の
日時を後続の承認者の認証時の電子文書の日時に同期更
新させることにより、以前の承認者は、自分の文書が承
認されたかどうかを確認可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子文書承認装置の実施形態を示すブ
ロック構成図である。

【図２】認証管理表を説明するための図である。

【図３】電子文書承認装置の承認処理を示したフローチ
ャートである。

【図４】電子文書承認装置の承認処理を示したフローチ
ャートである。

【図５】電子文書承認装置における承認処理過程を具体
的に説明するための図である。

【図６】電子文書承認装置における承認処理過程を具体
的に説明するための図である。

【図７】電子文書承認装置における承認処理過程を具体
的に説明するための図である。

【符号の説明】

１…電子文書承認装置、１０…認証管理表作成手段、２
０…認証番号設定手段、３０…認証手段、４０…認証日
時同期手段、５０…検証手段、６０…制御手段、７０…
認証管理表、７１…文書名、７２…変更番号、７３…作
成日、７４…承認者名、７５…認証番号、７６…承認
順、７７…認証日時、１００…電子文書。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子文書の承認を行う電子文書承認装置
   において、 作成または更新する電子文書の文書名や承認を行う人の
   承認者名やその承認を証明する認証番号等を登録した認
   証管理表を作成する認証管理表作成手段と、 前記電子文書が認証されたことを特定する認証番号を認
   証管理表及び電子文書に設定する認証番号設定手段と、 前記認証管理表に電子文書を認証した日時を登録する認
   証手段と、 以前の承認者の認証時の電子文書の日時を後続の承認者
   の認証時の電子文書の日時に同期させる認証日時同期手
   段と、 前記認証管理表と前記電子文書の内容を比較し、改竄が
   あったか否かを検証する検証手段と、 前記各手段を制御する制御手段とを備えたことを特徴と
   する電子文書承認装置。