JP6614255B2 - Information processing apparatus, program, information processing method, and information processing system - Google Patents
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Description
本発明は、情報処理装置、プログラム、情報処理方法、及び情報処理システムに関する。 The present invention relates to an information processing apparatus, a program , an information processing method , and an information processing system .
名刺に記載された文字列を、OCR(Optical Character Recognition)処理により、光学的に読み取り、得られた情報を管理する名刺管理システムがある。このような名刺管理システムは、名刺に記載された、組織を構成する部門名と、その部門に所属する人物の名前とを、関連付けて管理することができる。 There is a business card management system that optically reads a character string described on a business card by OCR (Optical Character Recognition) processing and manages the obtained information. Such a business card management system can manage the name of a department constituting the organization and the name of a person belonging to the department described in the business card in association with each other.
特許文献1は、OCR処理により名刺を読み取り、読取によって得られた情報を名刺ごとにデータベースに格納し、要求に応じて、その情報を修正、加工又は削除を行える名刺OCR処理システムを開示している。
特許文献2は、複数の名刺を一度に読み取った読み取り画像から、名刺ごとの画像と情報を取得し、取得画像と取得情報とに基づき、ページ単位で名刺を管理する名刺管理データを生成/更新するシステムを開示している。
名刺管理システムに登録された情報を、営業活動に活用したいという要求がある。例えば、一の名刺に記載された部門名から、より上位の組織の存在を知ることができるため、この組織に属する人物が特定できれば、その人物に対してコンタクトを取ることができる。 There is a demand to use information registered in the business card management system for business activities. For example, since it is possible to know the existence of a higher-level organization from the department name written on one business card, if a person belonging to this organization can be identified, it is possible to contact that person.
しかしながら、従来の名刺管理システムでは、実際にコンタクトしたことのある人物の情報しか管理することができない。従って、仮に、上位の組織の存在が明らかとなっても、その組織に属する人物を特定することができず、その人物にコンタクトすることができなかった。 However, the conventional business card management system can manage only information of persons who have actually contacted. Accordingly, even if the existence of a higher-level organization is clarified, a person belonging to the organization cannot be specified and the person cannot be contacted.
また、従来の名刺管理システムでは、名刺に記載されていない(すなわち、上位ではない)組織の存在を知ることができない。従って、営業活動の進捗を表面的には把握させることはできても、営業上、より重要なコンタクト先となる可能性のある組織の存在や、その組織に属する人物にコンタクトできているのかといった、実質的な進捗を把握させることが困難であった。 Further, in the conventional business card management system, it is impossible to know the existence of an organization that is not described on the business card (that is, not a higher rank). Therefore, even if you can grasp the progress of sales activities on the surface, there is an organization that may become a more important contact point in sales, and whether you can contact people belonging to that organization It was difficult to get real progress.
本発明は、このような問題に鑑みてなされたものであり、名刺情報に基づき効果的な営業活動が行えるようにすることを目的とする。 The present invention has been made in view of such problems, and an object thereof is to enable effective business activities based on business card information.
上述した課題を解決し目的を達成するため、本発明の一実施形態における情報処理装置は、名刺から得られる情報を処理する情報処理装置であって、名刺が取得された人物の情報を記憶する記憶部と、ネットワークを介して通信可能な外部装置から、所定の人物の情報を取得する取得部と、前記外部装置から取得された前記所定の人物の情報と前記記憶部にて記憶されている前記名刺が取得された人物の情報とにより特定される、名刺未取得の人物の情報を、前記名刺が取得された人物の情報とあわせて出力する出力部と、を備える。
To achieve To solve the above problems is provided an information processing apparatus in an embodiment of the present invention is an information processing apparatus for processing information obtained from the business card, for storing information of a person a business card is acquired a storage unit, from communicable external devices via a network, is stored an acquisition unit for acquiring information of a predetermined person at the said predetermined person information acquired from the external apparatus and the storage unit An output unit that outputs information on a person who has not acquired a business card, together with information on a person who has acquired the business card, specified by the information on the person from whom the business card has been acquired .
本発明によれば、名刺情報に基づき効果的な営業活動が行えるようになる。 According to the present invention, effective business activities can be performed based on business card information.
以下、図を用いて、本発明の実施形態について説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.
1.システム
2.ハードウェア構成
3.機能
4.動作例
外部情報取得処理
達成度算出処理
動作の具体例
5.効果
1.
≪1. システム≫
図1は、本発明の一実施形態に係るシステム1の概略図である。システム1は、名刺の情報を管理する情報処理装置100と、名刺のような紙媒体を読み取る名刺読取装置200と、投資家向け情報や人事情報を電子媒体で提供する情報提供装置300とを含む。情報処理装置100と、名刺読取装置200と、情報提供装置300とは、ネットワーク2を介して、互いに通信することができる。
<< 1. System >>
FIG. 1 is a schematic diagram of a
情報処理装置100は、名刺読取装置200が名刺を読み取ることにより得られた情報を管理する。名刺から得られる情報は、人物の名前や、その人物の所属する部門の名称を含む。ここで、部門の名称は、一般に、部、課及びグループのような、階層化された組織を構成する1以上の部門の名称を含む。従って、情報処理装置100は、一の人物の名刺から得た、複数の部門の情報を管理することができる。
The
情報処理装置100は、読み取った名刺の情報に基づき、組織図を構成することができる。但し、情報処理装置100は、名刺の情報のみでは、部門名までを特定することは可能であるが、その部門を管理する人物(責任者)の名称を特定することができない(例えば、総務部の部長名)。また、情報処理装置100は、名刺に記載されていない部門及びその部門を管理する人物を、そもそも特定することができない。
The
営業担当者は、実際に名刺を取得している、すなわち、実際に交流のある人物以外の責任者に対して、営業活動を行いたいと考える。情報処理装置100は、このような要望に応えるため、紙媒体や、外部の情報提供装置300により提供される、投資家向け情報や人事情報を取得することができる。
The sales person wants to conduct sales activities for a person who has actually acquired a business card, that is, a person other than the person who actually has an exchange. In order to meet such a demand, the
一般に、投資家向け情報や人事情報は、組織の代表者、役員、部長等、高い役職に就いている人物の名前を公開する。情報処理装置100は、このような情報を取得し、管理する情報を、これらの得た情報により、更新することができる。これにより、情報処理装置100は、不明であった総務部の部長名や、存在が知られていなかった経理課とその責任者の名前を取得することができる。
In general, for investor information and personnel information, the names of persons in high positions such as organization representatives, officers, and general managers are disclosed. The
情報処理装置100は、外部から得た情報により明らかとなった人物の名前を営業担当者に通知し、営業活動を行うべき対象を明らかにすることで、営業担当者による営業活動を効果的に支援することができる。
The
なお、名刺は、MFP(Multifunction Peripheral)、スマートフォン又はカメラのような、任意の画像読取装置によって、取り込まれる。また、情報処理装置100は、図24に示されるように、複数の情報処理装置100−1〜100−nにより構成されても良い。
The business card is taken in by an arbitrary image reading device such as an MFP (Multifunction Peripheral), a smartphone, or a camera. Further, the
≪2. ハードウェア構成≫
図2は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置100のハードウェア構成図である。情報処理装置100は、CPU11と、RAM12と、ROM13と、HDD14と、NIC(Network Interface Card)15と、キーボード16と、マウス17と、ディスプレイ18とを有する。
≪2. Hardware configuration >>
FIG. 2 is a hardware configuration diagram of the
CPU11は、情報処理装置100の動作制御を行うプログラムを実行する。当該プログラムは、後述する機能の一部又はすべてを実行するよう、情報処理装置100の動作を制御する。RAM12は、CPU11のワークエリアを構成する。ROM13は、情報処理装置100を起動させるシステムプログラムを記憶する。HDD14は、情報処理装置100の動作を管理するオペレーティング・システム(OS)や、OSの動作に必要なデータを記憶する。また、HDD14は、名刺から読み取られた情報や、外部から得られた情報を記憶する。
The
NIC15は、LANに接続するためのNIC(Network Interface Card)である。キーボード16及びマウス17は、情報処理装置100の管理者等から入力を受け付ける装置である。ディスプレイ18は、情報処理装置100の管理者に対して情報を提示する装置である。バス19は、上記装置を電気的に接続する。
The
なお、情報処理装置100は、サーバーとして動作し、ネットワークを介して接続された、他のクライアントに対して、情報を入出力してもよい。この場合、情報処理装置100は、キーボード16、マウス17及びディスプレイ18を備えていなくても良い。
Note that the
また、情報処理装置100は、単一の筐体を有しても良いし、複数の筐体によって構成されても良い。例えば、情報処理装置100は、データの格納領域として、HDD14の代わりに、ネットワーク上のストレージ領域を使用しても良い。
Further, the
≪3. 機能≫
図3は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置100(又は情報処理装置100−1〜100−n)の機能ブロック図である。情報処理装置100は、記憶部101と、名刺情報取得部102と、外部情報取得部103と、格納部104と、達成度算出部105と、問合せ受付部106と、特定部107と、出力部108とを有する。
≪3. Function >>
FIG. 3 is a functional block diagram of the information processing apparatus 100 (or information processing apparatuses 100-1 to 100-n) according to an embodiment of the present invention. The
記憶部101は、図2に示されるHDD14によって主に実現され、社員情報151、社員履歴情報152、組織情報153及び達成度情報154を記憶することができる。
The
社員情報151は、社員である人物の名前や所属する部門を関連付けて記憶する情報である。図5は、社員情報151を格納する社員情報管理テーブルの例を表す。図5に示されるように、社員情報管理テーブルは、名前コードと、名前と、部門コードと、役職と、更新日と、名刺有無の項目を有する。
The
名前コードは、社員ごとに付される識別子である。名前は、社員の名前を表す。部門コードは、当該社員が所属する部門の部門コードである。役職は、当該社員の部門内における役職を表す。更新日は、当該社員に関連する何れかの情報が最後に更新された日を表す。名刺有無は、当該社員から名刺を取得しているかどうかを表す。「有」は、名刺が取得されていることを表し、「無」は、名刺が取得されていないことを表す。 The name code is an identifier assigned to each employee. The name represents the name of the employee. The department code is the department code of the department to which the employee belongs. The title represents the title of the employee in the department. The update date represents the date when any information related to the employee was last updated. Business card presence / absence indicates whether a business card has been acquired from the employee. “Present” indicates that a business card has been acquired, and “No” indicates that a business card has not been acquired.
なお、ここで、「社員」の語を用いたが、記憶される情報は、社員の情報に限らず、何らかの組織に属する人物の情報であればよい。 Although the word “employee” is used here, the stored information is not limited to the employee information, but may be information on a person belonging to some organization.
社員履歴情報152は、社員の所属する部門の履歴を記憶する情報である。図6は、一の社員「佐藤 一郎」の社員履歴情報152を格納する社員履歴情報管理テーブルの例を表す図である。このように、社員履歴情報管理テーブルは、社員ごとに設けられても良い。図6に示されるように、社員履歴情報管理テーブルは、更新日と、部門コードの項目を有する。
The
更新日は、名刺又は外部の情報により、当該社員が、部門コードの示す部門に所属することが判明した日を表す。そして、最も新しい更新日は、現在、当該社員が所属する部門の部門コードを表している。 The update date represents the date on which the employee is found to belong to the department indicated by the department code based on the business card or external information. The most recent update date represents the department code of the department to which the employee currently belongs.
組織情報153は、一以上の部門により構成される組織の構造を表す。図7は、組織情報153を格納する組織情報管理テーブルの例を表す図である。図7に示されるように、組織情報管理テーブルは、部門コードと、親部門コードと、名称と、更新日の項目を有する。
The
部門コードは、部門ごとに付される識別子である。親部門コードは、当該部門が属する、上位の部門の部門コードを表す。上位の部門が存在しない場合には、「−」が格納される。名称は、当該部門の名称である。更新日は、当該部門に関連する何れかの情報が最後に更新された日を表す。 The department code is an identifier assigned to each department. The parent department code represents a department code of an upper department to which the department belongs. If there is no higher department, “-” is stored. The name is the name of the department. The update date represents the date on which any information related to the department was last updated.
図9は、図5に示される社員情報151と、図7に示される組織情報153から構成した組織図である。図9に示されるように、「総務部」と「事業部」は、部門の存在が明らかとなっているが、部門の責任者である社員の名前は、明らかではない。
FIG. 9 is an organization chart composed of the
達成度情報154は、予め定められた特定の部門に対する営業活動の達成度を示す。図8は、達成度情報154を格納する達成度情報管理テーブルの例を表す図である。図8に示されるように、達成度情報管理テーブルは、部門コードと、名刺枚数と、部門数と、達成度の項目を有する。
The
部門コードは、例えば管理者により予め定められた、達成度の評価対象となる部門の部門コードである。名刺枚数は、当該部門、あるいは、当該部門の配下の部門に属する社員から、実際に取得した名刺の枚数を表す。名刺枚数は、図5に示される社員情報の名刺有無から、算出される。部門数は、当該部門を含む、当該部門の配下の部門の数を表す。部門数は、図7に示される、部門コード及び親部門コードから、算出される。 The department code is, for example, a department code of a department that is determined in advance by the administrator and is an evaluation target of achievement. The number of business cards represents the number of business cards actually acquired from the department or employees belonging to the department under the department. The number of business cards is calculated from the presence or absence of business cards in the employee information shown in FIG. The number of departments represents the number of departments under the department including the department. The number of departments is calculated from the department code and the parent department code shown in FIG.
達成度は、名刺枚数を部門数で割った値を四捨五入し、100を掛けた数値である。達成度は、特定の部門の規模に対する、取得した名刺の枚数の割合を表し、営業活動の進捗を表す。なお、達成度は、このような計算式に限られず、任意の方法により算出されても良い。例えば、達成度は、部門に所属する社員の人数に対する、取得した名刺の枚数の割合であってもよい。 The degree of achievement is a value obtained by rounding a value obtained by dividing the number of business cards by the number of departments and multiplying by 100. The degree of achievement represents the ratio of the number of business cards acquired to the scale of a specific department, and represents the progress of sales activities. The achievement level is not limited to such a calculation formula, and may be calculated by an arbitrary method. For example, the achievement level may be a ratio of the number of business cards acquired to the number of employees belonging to the department.
名刺情報取得部102は、図2に示されるCPU11又はNIC15の処理によって主に実現され、名刺読取装置200の読取部201が名刺を読み取ることにより得られた情報を取得する。名刺情報取得部102は、得られた情報から、1以上の部門の名称の組と、人物の名前と、役職とを取得することができる。ここで、1以上の部門の名称の組とは、例えば、「法人営業部」、「第一営業課」、「第一グループ」のように、部門の名称だけでなく、それらの部門の上下の階層構造を表す。名刺情報取得部102は、取得したこれらの情報を、格納部104に渡す。
The business card
外部情報取得部103は、図2に示されるCPU11又はNIC15の処理によって主に実現され、情報提供装置300の送信部301から送信された、例えば、投資家向けの企業情報や、人事情報のような、外部情報を取得する。外部情報には、名刺に記載される情報と同様に、1以上の部門の名称の組と、人物の名前と、役職とが含まれる。図10は、外部情報取得部103が取得する、XML(Extensible Markup Language)形式の外部情報の一例を表す。図10に示される外部情報は、図11に示される組織図を構成する。外部情報取得部103は、取得したこれらの情報を、格納部104に渡す。
The external
なお、外部情報取得部103は、名刺読取装置200の読取部201が、紙媒体(例えば、新聞、冊子又は配布資料等)を読み取ることにより得られた外部情報を取得しても良い。図12は、外部情報取得部103が取得する、紙媒体により提供される外部情報の一例を表す。外部情報取得部103は、OCR処理によって電子化された外部情報を取得することができる。図12に示される外部情報は、図13に示される組織図を構成する。
Note that the external
格納部104は、図2に示されるCPU11の処理によって主に実現され、名刺情報取得部102又は外部情報取得部103から受け取った情報を、記憶部101に格納する。
The
図4は、格納部104の詳細な機能を表す機能ブロック図である。図4に示されるように、格納部104は、社員情報格納部121と、組織情報比較部122と、組織情報格納部123とを有する。
FIG. 4 is a functional block diagram showing detailed functions of the
社員情報格納部121は、名刺情報取得部102又は外部情報取得部103から受け取った情報のうち、人物の名前と、役職とを、図5に示される、社員情報管理テーブルに格納する。また、社員情報格納部121は、名刺情報取得部102又は外部情報取得部103から受け取った部門名の組のうち、最下位の部門名(すなわち、その人物が所属する部門の部門名)に対応する部門コードを、社員情報管理テーブルに格納する。なお、社員情報格納部121は、図7に示される、組織情報153を用いて、部門コードを特定することができる。
The employee
また、社員情報格納部121は、名刺情報取得部102から情報を受け取った場合には、名刺有無の項目に「有」を格納し、外部情報取得部103から情報を受け取った場合には、名刺有無の項目に「無」を格納する。そして、社員情報格納部121は、情報を格納した日を、更新日の項目に格納する。
The employee
なお、社員情報格納部121は、名刺情報取得部102又は外部情報取得部103から受け取った人物の名前が、社員情報管理テーブルに存在していない場合には、社員情報管理テーブルに新たなエントリを生成する。そして、社員情報格納部121は、生成したエントリに、他の名前コードと重複しないように選択された名前コード、名前、部門コード、役職、更新日及び名刺有無を格納する。また、社員情報格納部121は、当該人物向けに、図6に示される、社員履歴情報152を生成し、社員情報管理テーブルに格納した更新日と部門コードとを格納する。
The employee
例えば、社員情報格納部121が、外部情報取得部103から、図10に示される外部情報に含まれる、部門の名称の組、人物の名前及び役職の情報を受け取った場合を説明する。受け取った情報は、「鈴木 二郎」という名前を含むが、図5に示される社員情報管理テーブルには、同一の名前が含まれていない。そこで、社員情報格納部121は、「鈴木 二郎」のエントリを新たに生成し、新たに選択した名前コード「10012」、部門名「総務部」に対応する部門コード「102」、役職「部長」、更新日「2014/4/15」及び名刺有無「無」を格納する。同様に、社員情報格納部121は、新しく追加された人物の情報を、社員情報管理テーブルの新たなエントリに格納する。
For example, a case where the employee
一方、社員情報格納部121は、名刺情報取得部102又は外部情報取得部103から受け取った人物の名前が、社員情報管理テーブルに存在している場合には、既存のエントリに含まれる、名前、部門コード、役職、更新日及び名刺有無を更新する。さらに、社員情報格納部121は、既存のエントリが存在する場合に、新たに受け取った部門の部門コードが、社員情報管理テーブルに記録されている部門コードと異なる場合、図6に示される、社員履歴情報管理テーブルを更新する。具体的には、社員情報格納部121は、社員履歴情報管理テーブルに新たなエントリを生成し、社員情報管理テーブルに新たに格納した更新日と部門コードとを、新たに生成したエントリに格納する。
On the other hand, if the name of the person received from the business card
例えば、社員情報格納部121が、外部情報取得部103から、図10に示される外部情報に含まれる、部門の名称の組、人物の名前及び役職の情報を受け取った場合を説明する。受け取った情報は、「加藤 十朗」という名前を含むが、図5に示される社員情報管理テーブルには、同一の名前が既に含まれている。そこで、社員情報格納部121は、既存のエントリに、部門名「経営企画部」に対応する部門コード「105」、役職「部長」、更新日「2014/4/15」及び名刺有無「無」を格納する。さらに、社員情報格納部121は、「加藤 十朗」の部門コードが変更されたことから、「加藤 十朗」の社員履歴情報管理テーブルに新たなエントリを生成し、更新日「2014/4/15」及び部門コード「105」を格納する(図示しない)。図14は、図10、図12に示される外部情報により、更新された社員情報管理テーブルの例を表している。
For example, a case where the employee
組織情報比較部122は、名刺情報取得部102又は外部情報取得部103から受け取った1以上の部門の名称の組によって表される組織の構成と、図7に示される、組織情報管理テーブルに格納された組織の構成とを比較する。そして、組織情報比較部122は、両者が異なる場合に、その差分の情報を、組織情報格納部123に通知する。
The organization
例えば、組織情報比較部122が、外部情報取得部103から、図10に示される外部情報に含まれる、部門の名称の組の情報を受け取った場合を説明する。組織情報比較部122は、図7に示される組織情報管理テーブルを読み出し、図9に示される組織図を構成する。また、組織情報比較部122は、外部情報取得部103から受け取った情報に基づき、図11に示される組織図を構成する。そして、組織情報比較部122は、2つの組織図の構成を比較し、相違点を特定する。
For example, a case will be described in which the organization
この例では、組織情報比較部122は、「総務部」の下位の「経理課」と、「社長」の下位の「知的財産部」と、「事業部」の下位の「第二事業課」及び「第三事業課」が、図9の組織図に対して、追加されたことを特定する。そこで、組織情報比較部122は、外部情報取得部103から受け取った情報を、組織情報格納部123に渡し、追加された部門の情報を格納するよう指示する。
In this example, the organization
なお、組織情報比較部122が、外部情報取得部103から、図12に示される外部情報に含まれる、部門の名称の組の情報を受け取った場合についても同様である。図12の例では、組織情報比較部122は、図13に示される組織図を構成する。ここで、図13に示される組織図は、「第一営業課」又は「第二営業課」より上位の部門の情報が欠けている。この場合、組織情報比較部122は、「第一営業課」又は「第二営業課」以下の組織構造に対してのみ比較を行う。
The same applies to the case where the organization
従って、組織情報比較部122は、「第一営業課」の下位の「第二グループ」と、「第二営業課」の下位の「第三グループ」及び「第四グループ」とが追加されていることを特定する。そして、組織情報比較部122は、外部情報取得部103から受け取った情報を、組織情報格納部123に渡し、追加された部門の情報を格納するよう指示する。
Therefore, the organization
なお、上記の説明では、組織情報比較部122は、外部情報によって追加された部門を特定しているが、削除された部門を特定しても良い。この場合には、組織情報比較部122は、該当する部門を削除するよう、組織情報格納部123に指示する。また、組織情報比較部122は、名刺情報取得部102から部門の名称の組を受け取った場合も、同様に、既存の組織構成との比較を行い、組織情報格納部123に対して、変更のあった部門の追加又は削除の指示を行う。
In the above description, the organization
なお、上記の説明では、図9、図11、図13を用いて、組織図の比較を説明したが、実際には、組織情報比較部122は、既知の木構造の比較アルゴリズムを用いて、両者の差異を検出することができる。
In the above description, comparison of organization charts has been described using FIG. 9, FIG. 11, and FIG. 13, but actually, the organization
組織情報格納部123は、組織情報比較部122からの指示に応じて、変更のあった組織情報を、図7に示される組織情報管理テーブルに格納する。具体的には、組織情報格納部123は、組織情報比較部122からの追加の指示に応じて、組織情報管理テーブルのエントリを作成する。そして、組織情報格納部123は、重複しないように選択された部門コードと、当該部門の親となる部門の部門コードと、部門の名称と、現在の日付を、作成したエントリに格納する。また、組織情報格納部123は、組織情報比較部122からの削除の指示に応じて、組織情報管理テーブルの該当するエントリを削除する。
The organization
達成度算出部105は、図2のCPU11の処理によって主に実現され、達成度情報154に含まれる名刺枚数、部門数及び達成度を算出する。算出の対象となる部門の部門コードは、予め、管理者により設定されているものとする。例えば、図8では、部門コード「102」、「105」、「108」、「115」が、算出の対象の部門コードとして設定されている。
The achievement
達成度算出部105は、まず、図7に示される組織情報管理テーブルを読み出し、予め設定された部門コードの配下の部門を全て特定する。そして、達成度算出部105は、特定した部門の部門数を算出し、図8に示される達成度情報管理テーブルの部門数の項目に格納する。
The achievement
例えば、図7の組織情報管理テーブルの例では、達成度算出部105は、部門コード「102」を親部門コードとして設定するエントリがないか探索し、部門コード「103」、「104」を特定する。さらに、達成度算出部105は、特定した部門コード「103」、「104」を親部門コードとして設定するエントリがないか探索し、そのようなエントリがないことを検出する。従って、達成度算出部105は、部門コード「102」、「103」、「104」を特定し、その合計数「3」を算出する。達成度算出部105は、部門コード「102」に対応する部門数として、「3」を、達成度情報管理テーブルに格納する。
For example, in the example of the organization information management table of FIG. 7, the achievement
達成度算出部105は、図5に示される社員情報管理テーブルを読み出し、上記で特定された部門に属する社員の、名刺有無の項目が「有」となっているエントリの個数を算出する。そして、達成度算出部105は、算出したエントリの総数を、図8に示される達成度情報管理テーブルの名刺枚数の項目に格納する。
The achievement
例えば、図6の社員情報管理テーブルの例では、達成度算出部105は、上記で特定した部門コード「102」、「103」、「104」を有するエントリを探索し、そのエントリの名刺有無の項目が「有」となっているエントリの数を数える。ここでは、達成度算出部105は、名前コード「10002」、「10003」のエントリを検出し、これらの名刺有無が共に「有」となっていることを検出する。従って、達成度算出部105は、名刺枚数「2」を、図8に示される達成度情報管理テーブルの名刺枚数の項目に格納する。
For example, in the example of the employee information management table in FIG. 6, the achievement
さらに、達成度算出部105は、算出した名刺枚数を部門数で割り、四捨五入した値に100を掛けた数値を、図8に示される達成度情報管理テーブルの達成度として格納する。達成度は、特定の部門の規模に対する、取得した名刺の枚数の割合を表し、営業活動の進捗を表す。
Further, the achievement
例えば、達成度算出部105は、上記で求めた、部門コード「102」の名刺枚数「2」を、部門数「3」で割り、これに100を掛けた値「66」を、図8に示される達成度情報管理テーブルの達成度の項目に格納する。なお、達成度は、このような計算式に限られず、任意の方法により算出されても良い。例えば、達成度は、部門に所属する社員の人数に対する、取得した名刺の枚数の割合であってもよい。
For example, the achievement
また、達成度算出部105は、社員情報151又は組織情報153が更新される度に、達成度情報154を更新しても良い。例えば、達成度算出部105は、図14、図15に示されるように、更新された社員情報151又は組織情報153に応じて、新たに名刺枚数、部門数、達成度を算出し直すことができる。
In addition, the achievement
図16は、図14、図15に示される社員情報管理テーブル及び組織情報管理テーブルに基づいて算出された、達成度情報154を格納する達成度情報管理テーブルである。既に説明したように、図14、図15に示される社員情報管理テーブル及び組織情報管理テーブルは、図10、図12に示される外部情報により、追加された組織及び社員の情報を含む。これにより、部門コード「102」(総務部)より下位の部門コード「117」(経理課)が追加され、図16に示される達成度情報管理テーブルの部門数は「4」に増加している。
FIG. 16 is an achievement level information management table that stores
一方で、外部情報の追加がなされても、社員情報151に含まれる名刺有無の「有」の数は増加しないため、図16に示される達成度情報管理テーブルの名刺枚数は「2」のままである。結果として、図16に示される達成度情報管理テーブルの達成度は「50」に低下する。
On the other hand, even if external information is added, the number of business cards “present” included in the
問合せ受付部106は、図2に示されるCPU11の処理によって主に実現され、営業担当者のようなユーザが使用する端末から、営業活動を支援するための情報表示画面を表示するための問合せを受け付ける。問合せ受付部106は、問合せとともに、ユーザの所属の情報を受け取っても良い。問合せ受付部106は、問合せを受け取ると、問合せを受け取ったことを特定部107に通知する。
The
特定部107は、図2に示されるCPU11の処理によって主に実現され、問合せ受付部106から通知を受け取ると、記憶部101に記憶された達成度情報154を参照し、予め定められた条件に適合する達成度を有する部門コードを特定する。例えば、特定部107は、例えば、所定の閾値以下の達成度を有する部門コードを特定することができる。特定部107は、特定した部門コードを、出力部108に渡す。
The specifying
出力部108は、図2に示されるCPU11の処理によって主に実現され、営業活動を支援するための情報表示画面を、問合せを送信したユーザの端末に出力する。出力部108は、例えば、図18、図19、図20に示されるような画面を、ユーザの端末に出力することができる。
The
図18に示される例では、出力部108は、社員情報151、組織情報153及び達成度情報154を参照し、達成度情報管理テーブルに示される部門コードの部門の名前と、当該部門の責任者の名前と、当該責任者の名刺有無とを、出力することができる。また、出力部108は、名刺有無が「無」となっている項目を、強調して表示しても良い。ユーザは、強調して表示された責任者に対して、営業活動を行えばよいことを把握することができる。なお、図18に例示される情報は、図14−図16に示される社員情報151、組織情報153及び達成度情報154に基づいて出力された情報である。
In the example illustrated in FIG. 18, the
図19に示される例では、出力部108は、ユーザの所属に応じて、出力する部門の情報を制御する。出力部108は、問合せ受付部106が受け取ったユーザの所属の情報(例えば、「法人営業担当」)と対応する部門の情報を出力することができる。図19の例では、ユーザの所属の情報が「法人営業担当」であるため、出力部108は、対応する部門「法人営業部」及びその配下の全ての部門の情報を、図18と同様に出力する。これにより、ユーザは、自らの所属に応じた情報を、効率的に得ることができる。
In the example shown in FIG. 19, the
図20に示される例では、出力部108は、組織情報153及び達成度情報154を参照し、達成度情報管理テーブルに示される部門コードの部門の名前と、当該部門の達成度とを、出力することができる。ここで、出力部108は、達成度情報管理テーブルに示される部門コードの示す部門のうち、特定部107が特定した部門を、強調表示することができる。図20の例では、特定部107は、達成度が25以下の部門コードを特定しており、出力部108は、その部門コードに対応する2つの部門「知的財産部」及び「事業部」を強調表示している。これにより、ユーザは、営業活動が十分に行われていない可能性のある部門を特定することができるようになる。
In the example shown in FIG. 20, the
≪4. 動作例≫
図21−図23を用いて、本発明の一実施形態における情報処理装置100の処理と具体的な動作例を説明する。
<< 4. Example of operation >>
A process and a specific operation example of the
≪外部情報取得処理≫
図21は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置100による、外部情報取得処理を表すフローチャートである。以下の説明は、情報処理装置100が、情報提供装置300から、外部情報を取得したものとして、説明を行う。
≪External information acquisition process≫
FIG. 21 is a flowchart showing external information acquisition processing by the
外部情報取得部103は、情報提供装置300の送信部301から送信された、例えば投資家向けの企業情報や、人事情報のような、外部情報を取得する(ステップS101)。次いで、格納部104の組織情報比較部122は、記憶部101に記憶された組織情報153を読み出す(ステップS102)。そして、組織情報比較部122は、外部情報取得部103から受け取った1以上の部門の名称の組によって表される組織の構成と、図7に示される、組織情報管理テーブルに格納された組織の構成とを比較する(ステップS103)。なお、上述したように、組織の構成は木構造によって表現されるため、組織情報比較部122は、木構造を比較するための既知のアルゴリズムを用いて、2つの組織の構成を比較する。
The external
次に、組織情報比較部122は、両者の相違があるか判断する(ステップS104)。両者に相違がある場合(ステップS104のYes)、組織情報格納部123は、その相違に基づき、組織情報153を更新する(ステップS105)。一方、両者に相違がない場合には、ステップS106に進む。
Next, the organization
次に、社員情報格納部121は、ステップS102で受け取った外部情報に含まれる一以上の社員の情報のうち、一の社員の情報を特定する(ステップS106)。次いで、社員情報格納部121は、特定した社員の名前を用いて、記憶部101に記憶された社員情報を探索する(ステップS107)。次いで、社員情報格納部121は、特定した社員の情報が未登録であるか否か、あるいは、登録されている場合には変更があるか、判断する(ステップS108)。
Next, the employee
特定した社員の情報が未登録である場合、又は、登録されている場合には変更がある場合(ステップS108のYes)、社員情報格納部121は、社員情報151に追加を行うか、又は、社員情報151を更新する(ステップS109)。次いで、社員情報格納部121は、社員履歴情報管理テーブルを生成するか、又は、社員履歴情報152を更新する(ステップS110)。
If the identified employee information is unregistered, or if registered, there is a change (Yes in step S108), the employee
その後、社員情報格納部121は、取得した情報に含まれる全ての社員の情報を処理したかどうか判断する(ステップS111)。そして、全ての社員の情報を処理した場合には(ステップS111のYes)、処理を終了する。そうでない場合には、ステップS106に戻り、残りの社員の情報に対する処理を継続する。
Thereafter, the employee
上記の説明は、情報処理装置100が、情報提供装置300から、外部情報を取得したものとして、説明を行ったが、情報処理装置100が、名刺読取装置200から、新たな名刺の情報を取得した場合であっても、同様である。
The above description has been made on the assumption that the
≪達成度算出処理≫
図22は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置100による、達成度算出処理を表すフローチャートである。当該処理は、例えば、社員情報151又は組織情報153が更新される度に実行されても良いし、管理者によって定められたタイミングで、定期的又は不定期に実行されても良い。
≪Achievement level calculation process≫
FIG. 22 is a flowchart showing achievement level calculation processing by the
まず、達成度算出部105は、記憶部101の達成度情報154を読み出す(ステップS201)。次いで、達成度算出部105は、記憶部101の組織情報153を参照することにより、予め設定された部門より下位の部門を特定し、特定した部門の部門数を算出する(ステップS202)。次いで、達成度算出部105は、図5に示される社員情報管理テーブルを読み出す(ステップS203)。次いで、達成度算出部105は、特定された部門に属する社員の、名刺有無の項目が「有」となっているエントリの個数(すなわち、取得済みの名刺枚数)を算出する(ステップS204)。
First, the achievement
次に、達成度算出部105は、特定した部門ごとに、算出した名刺枚数を部門数で割り、四捨五入した値に100を掛けることにより、達成度を算出する(ステップS205)。そして、ステップS202、S204、S205で算出した、部門数、名刺枚数及び達成度を用いて、達成度情報154を更新する(ステップS206)
Next, the achievement
≪動作の具体例≫
図23は、本発明の一実施形態に係る情報処理装置100の動作例を表すシーケンス図である。以下の動作例では、当初、社員情報151、組織情報153に、何の情報も格納されていないものとして、説明を行う。
≪Example of operation≫
FIG. 23 is a sequence diagram illustrating an operation example of the
まず、名刺読取装置200の読取部201は、OCR処理により、名刺に記載された名刺情報(1以上の部門の名称の組と、人物の名前と、役職)を読み取る(ステップS301)。情報処理装置100の名刺情報取得部102は、名刺情報を、ネットワーク2経由で受け取る(ステップS302)。次いで、名刺情報取得部102は、受け取った名刺情報を、組織情報比較部122に渡す(ステップS303)。
First, the
組織情報比較部122は、組織情報153を読み出す(ステップS304)。そして、組織情報比較部122は、ステップS303で受け取った名刺情報から構成される組織と、読み出した組織情報153により表される組織とを比較する(ステップS305)。具体的には、組織情報比較部122は、木構造によって表される両者の組織を、既知のアルゴリズムによって比較し、両者の差分を特定する。ここでは、ステップS304で読み出した組織情報153は空であるため、組織情報比較部122は、名刺情報によって表される組織構造を、そのまま差分として特定する。
The organization
組織情報比較部122は、ステップS305において特定された差分の組織情報を、組織情報格納部123に渡す(ステップS306)。組織情報格納部123は、受け取った差分の情報を、組織情報153に格納する(ステップS307)。ここでは、組織情報格納部123は、名刺情報により表される組織構造を、そのまま組織情報153に格納する。図7は、そのように格納された組織情報153を格納する、組織情報管理テーブルを表す。
The organization
また、社員情報格納部121は、ステップS303と同様に、名刺情報取得部102から名刺情報を受け取る(ステップS308)。次いで、社員情報格納部121は、名刺情報に含まれる社員の名前を用いて、記憶部101に記憶された社員情報151を探索する(ステップS309)。ここでは、社員情報151は空であるため、社員情報格納部121は、当該社員の名前を格納するためのエントリを、社員情報管理テーブルに追加する(ステップS310)。また、社員情報格納部121は、当該社員のための社員履歴情報管理テーブルを生成する(ステップS311)。
The employee
続いて、社員情報格納部121は、名刺情報に含まれる社員の全てについて、ステップS309−S311を繰り返す。その結果、図5に示される社員情報管理テーブルが形成される。
Subsequently, the employee
その後、外部情報取得部103は、情報提供装置300から送信されるか、あるいは、名刺読取装置200により読み取られた、図10又は図12に示される、外部情報を取得する(ステップS312)。ここでは、外部情報取得部103は、電子形式で提供される、図10に示される外部情報を、情報提供装置300から受信したものとする。
Thereafter, the external
外部情報取得部103は、組織情報比較部122に、外部情報を渡す(ステップS313)。外部情報を受け取った組織情報比較部122は、図7に示される組織情報管理テーブルを読み出す(ステップS314)。そして、組織情報比較部122は、外部情報により示される組織の構成と、組織情報管理テーブルから読み出した組織の構成とを比較する(ステップS315)。ここでは、外部情報により示される組織の構成は、図11に示される通りであり、組織情報管理テーブルから読み出した組織の構成は、図9に示される通りである。従って、組織情報比較部122は、両者の木構造を比較することにより、以下の差分を検出する。
・「総務部」の配下の「経理課」の追加
・「社長」の配下の「知的財産部」の追加
・「事業部」の配下の「第二事業課」、「第三事業課」の追加
The external
・ Addition of “Accounting Section” under “General Affairs Department” ・ Addition of “Intellectual Property Department” under “President” ・ “Second Business Section” and “Third Business Section” under “Business Division” Add
組織情報格納部123は、比較の結果、検出された差異に基づき、組織情報153を更新する(ステップS316)。具体的には、組織情報格納部123は、追加された上記4つの部門に対して、組織情報管理テーブルに新しいエントリを作成する。そして、組織情報格納部123は、新たに部門コード「117」、「118」、「119」、「120」をそれぞれ割り当て、各部門の親部門コード「102」(総務部)、「101」(社長)、「115」(事業部)、「115」(事業部)を設定する。さらに、組織情報格納部123は、各部門の名称「経理課」、「知的財産部」、「第二事業課」、「第三事業課」をそれぞれ格納し、現在の日付「2014/4/15」(外部情報を取得した日付)を、更新日に設定する。
The organization
その後、外部情報取得部103は、紙媒体で提供される、図12に示される外部情報を、名刺読取装置200から受信し、ステップS312−S316と同様の処理を実行する。その結果、図15に示される組織情報管理テーブルが形成される。
After that, the external
また、社員情報格納部121は、ステップS313と同様に、外部情報取得部103から名刺情報を受け取る(ステップS317)。次いで、社員情報格納部121は、外部情報に含まれる社員の名前を用いて、記憶部101に記憶された社員情報151を探索する(ステップS318)。
Further, the employee
そして、社員情報格納部121は、社員情報151にエントリの存在しない社員については、新たにエントリを作成し、エントリの存在する社員については、新たな情報でエントリを更新する(ステップS319)。例えば、図10に示される外部情報に含まれる社員の名前「鈴木 二郎」に対応するエントリは、図5の社員情報管理テーブルには存在しない。そのため、社員情報格納部121は、社員情報管理テーブルに新たなエントリを生成する。そして、社員情報格納部121は、名前コード「10012」、総務部を表す部門コード「102」、外部情報から取得可能な役職「部長」、外部情報を取得した日付である更新日「2014/4/15」、名刺有無「無」を格納する。
Then, the employee
次に、社員情報格納部121は、社員情報管理テーブルにエントリの存在しなかった社員については、社員履歴情報管理テーブルを新たに生成する(ステップS320)。一方、社員情報格納部121は、エントリの存在していた社員であって、部門コードが変わった場合には、社員履歴情報152に、新たな部門コードを、更新日とともに格納する。
Next, the employee
続いて、社員情報格納部121は、外部情報に含まれる社員の全てについて、ステップS318−S320を繰り返す。その結果、図14に示される社員情報管理テーブルが形成される。
Subsequently, the employee
その後、達成度算出部105は、図14、図15、図16にそれぞれ示される、社員情報管理テーブル、組織情報管理テーブル及び達成度情報管理テーブルを読み出し、所定の部門の名刺枚数、部門数及び達成度を算出する(ステップS321)。そして、達成度算出部105は、算出した名刺枚数、部門数及び達成度を用いて、達成度情報管理テーブルを更新する(ステップS322)。
Thereafter, the achievement
次に、問合せ受付部106は、営業担当者のようなユーザが使用する端末から、営業活動を支援するための情報表示画面を表示するための問合せを受け付ける(ステップS323)。問合せ受付部106は、問合せを受け付けた旨の通知を、特定部107に送信する(ステップS324)。特定部107は、図16に示される達成度情報管理テーブルを読み込み、達成度が25以下の部門コードを特定する(ステップS325)。そして、特定部107は、特定した部門コードを、出力部108に渡す(ステップS326)。出力部108は、図16に示される達成度情報管理テーブルに含まれる部門コードと対応する部門の部門名と、その部門コードと対応する達成度とを表示する表示画面を、ユーザの端末に出力する(ステップS327)。図20は、そのような表示画面の例を表す。ここで、出力部108は、ステップS326で受け取った、特定された部門コードに対応する情報を、強調表示する。
Next, the
≪5. 効果≫
以上のように、本実施形態における情報処理装置100は、顧客から受け取った名刺の情報から、顧客の組織の構成を把握することができる。また、本実施形態における情報処理装置100は、外部から得た情報を用いて、顧客の実際の組織の構成により近い構成を把握することができる。その結果、営業担当者は、外部から得た情報により明らかとなった部門の責任者の名前を知ることができ、名刺から得た情報だけでは知り得なかった部門へと営業活動を行うことが可能となる。
≪5. Effect >>
As described above, the
なお、記憶部に当該情報処理装置の利用または画像読取装置の利用期間を記憶する利用情報記憶部を設け、出力部108が、名刺情報の読取枚数と、予め定められた単価と、情報処理装置100と画像読取装置200の利用情報とに基づき、料金情報を出力するようにしてもよい。
The storage unit is provided with a usage information storage unit for storing the usage of the information processing apparatus or the usage period of the image reading apparatus, and the
1 システム
2 ネットワーク
100 情報処理装置
101 記憶部
102 名刺情報取得部
103 外部情報取得部
104 格納部
105 達成度算出部
106 問合せ受付部
107 特定部
108 出力部
151 社員情報
152 社員履歴情報
153 組織情報
154 達成度情報
200 名刺読取装置
300 情報提供装置
DESCRIPTION OF
Claims (12)
名刺が取得された人物の情報を記憶する記憶部と、
ネットワークを介して通信可能な外部装置から、所定の人物の情報を取得する取得部と、
前記外部装置から取得された前記所定の人物の情報と前記記憶部にて記憶されている前記名刺が取得された人物の情報とにより特定される、名刺未取得の人物の情報を、前記名刺が取得された人物の情報とあわせて出力する出力部と、
を備えた、情報処理装置。 An information processing apparatus for processing information obtained from a business card ,
A storage unit for storing information of the person from whom the business card was acquired ;
From communicable external devices via a network, an acquisition unit for acquiring information of a predetermined person,
Information on a person who has not yet acquired a business card is specified by the business card as specified by the information on the predetermined person acquired from the external device and the information on the person who has acquired the business card stored in the storage unit. An output unit for outputting together with the acquired person information ;
An information processing apparatus comprising:
名刺が取得された人物の情報を記憶部に記憶する記憶段階と、
ネットワークを介して通信可能な外部装置から、所定の人物の情報を取得する取得段階と、
前記外部装置から取得された前記所定の人物の情報と前記記憶部にて記憶されている前記名刺が取得された人物の情報とにより特定される、名刺未取得の人物の情報を、前記名刺が取得された人物の情報とあわせて出力する出力段階と、
を実行する、情報処理方法。 An information processing device that processes information obtained from business cards
A storage stage for storing information of the person from whom the business card was acquired in the storage unit;
From communicable external devices via a network, an acquisition step of acquiring information of a predetermined person,
Information on a person who has not yet acquired a business card is specified by the business card as specified by the information on the predetermined person acquired from the external device and the information on the person who has acquired the business card stored in the storage unit. An output stage for outputting together with the acquired person information ;
An information processing method is executed.
名刺が取得された人物の情報を記憶部に記憶する記憶段階と、
ネットワークを介して通信可能な外部装置から、所定の人物の情報を取得する取得段階と、
前記外部装置から取得された前記所定の人物の情報と前記記憶部にて記憶されている前記名刺が取得された人物の情報とにより特定される、名刺未取得の人物の情報を、前記名刺が取得された人物の情報とあわせて出力する出力段階と、
を実行させる、プログラム。 In an information processing device that processes information obtained from business cards ,
A storage stage for storing information of the person from whom the business card was acquired in the storage unit;
From communicable external devices via a network, an acquisition step of acquiring information of a predetermined person,
Information on a person who has not yet acquired a business card is specified by the business card as specified by the information on the predetermined person acquired from the external device and the information on the person who has acquired the business card stored in the storage unit. An output stage for outputting together with the acquired person information ;
A program that executes
名刺が取得された人物の情報を記憶する記憶部と、A storage unit for storing information of the person from whom the business card was acquired;
ネットワークを介して通信可能な外部装置から、所定の人物の情報を取得する取得部と、An acquisition unit that acquires information of a predetermined person from an external device that can communicate via a network;
前記外部装置から取得された前記所定の人物の情報と前記記憶部にて記憶されている前記名刺が取得された人物の情報とにより特定される、名刺未取得の人物の情報を、前記名刺が取得された人物の情報とあわせて出力する出力部と、Information on a person who has not yet acquired a business card is specified by the business card as specified by the information on the predetermined person acquired from the external device and the information on the person who has acquired the business card stored in the storage unit. An output unit for outputting together with the acquired person information;
を備えた、情報処理システム。An information processing system with
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