JP6605165B1 - ファクシミリ文書管理支援システム - Google Patents

Abstract

【課題】 コスト面や精度面で十分な実用性を持ち、且つ処理に遅滞が無く比較的安価なシステムで正確なファクシミリ文書の抽出・整理を可能とするファクシミリ文書管理支援システムの提供。【解決手段】 ファクシミリ文書を振り分けるための振分け項目及び当該振分け項目の配置領域を振分けデータとして登録するマスタ登録手段と、受信したファクシミリ文書の文書データを保存するファクシミリ保存手段と、受信したファクシミリ文書に含まれる文字及びその配置領域をその文書データから検出し認識データとして出力する画像認識手段と、前記画像認識手段が出力した認識データに合致する前記振分けデータを受信したファクシミリ文書の文書データに関連付ける振分け手段と、保存された前記文書データから所望の振分けデータが関連付けられている文書データを検索するファクシミリ検索手段を備えるファクシミリ文書管理支援システム。【選択図】 図１

Description

本発明は、受信したファクシミリ文書を、発信者、要件、日時などに基づき分類し整理するシステムに関する。

ファクシミリ文書は、紙に印刷された文書を、通信回線を経て電気的に送信され、受信先において再び紙面又は画面上で文書化されるものである。
近年のファクシミリ装置は、受信したファクシミリ文書を蓄積し、所望の文書をディスプレイ画面や紙面に出力して閲覧する機能を備えているものの、多くのファクシミリ文書を蓄積した場合には、所望の文書を探し出すことは容易ではない。
また、この様なファクシミリ装置のファクシミリ文書は、送信元の操作に応じて上下逆転し又は大きく傾斜した状態で送信・出力されるものも少なくない。

実用的な検索機能を実現する場合には、ＯＣＲ（光学的文字認識技術）などを利用することが便宜であるが、一般的に、ファクシミリ装置は、文書を送信するための専用機器として位置付けられることが常であり、求められる機能が特定されているため、投入できるコストにも制限があり、汎用性が与えられた電子計算機の様に高度な処理能力を備えたユニットを搭載することは困難である。

例えば、電子化された文書の自動要約（下記特許文献１参照）や、当該文書に係る要件の自動手配などにも、ＯＣＲなどによるテキスト化を経て行われる場合が多いが、それを具体化するにあたっては、ズレや傾斜や反転のみならず手書文字に生じる書体の相違や大きさの不揃いや癖など、文字認識を困難とする様々な情況が存在するため、より高度な計算能力を持つ電子計算機が要求され、コスト面に止まらず、認識精度の面など解決すべき様々な課題が存在する（下記特許文献２参照）。

特開平５−２４２１４２号公報 特開平５−１９１５９８号公報

即ち、前記特許文献１に記載の技術は、上記課題を解決するために、文書画像を断片化し、光学的文字符号に変換することなく復号されていない文書画像を反映する補足的文書画像を生成する手法が採られ、特許文献２に記載の技術は、一定形式の記入欄を有する文書から文字やマークの記入欄を切り出し、切り出された文字やマークをＯＣＲで認識する手法が採られている。
しかしながら、上記特許文献１に記載の技術は、未だ高度な画像処理能力を要することは否めず、上記特許文献２に記載の技術は、記入欄が明確な定形の文書であることが必要であるという問題がある。

本発明は、上記実情に鑑みてなされたものであって、コスト面や精度面で十分な実用性を持ち、且つ処理に遅滞が無く比較的安価に正確なファクシミリ文書の抽出・整理を可能とするファクシミリ文書管理支援システムの提供を目的とする。

上記課題を解決すべくなされた本発明によるファクシミリ文書管理支援システムは、ファクシミリ文書を振り分けるための振分け項目及び当該振分け項目の配置領域を振分けデータとして登録するマスタ登録手段と、受信したファクシミリ文書の文書データを保存するファクシミリ保存手段と、受信したファクシミリ文書に含まれる文字及びその配置領域をその文書データから検出し認識データとして出力する画像認識手段と、前記画像認識手段が出力した認識データに合致する前記振分けデータを受信したファクシミリ文書の文書データに関連付ける振分け手段と、保存された前記文書データから所望の振分けデータが関連付けられている文書データを検索するファクシミリ検索手段を備えることを特徴とする。

更に、本発明によるファクシミリ文書管理支援システムは、前記ファクシミリ文書の文書データを前記画像認識手段による検出処理が可能な特定の調整画像データに変換する画像変換手段を備え、前記画像認識手段は受信したファクシミリ文書に含まれる文字及びその配置領域を前記調整画像データから検出し認識データとして出力する構成や、前記振分け手段に、前記認識データに基づいてファクシミリ文書の文書データの上下判定処理を行う機能を与える構成や、個々のファクシミリ文書の受信に伴い、前記画像認識手段による認識データの出力と、前記振分け手段による前記振分けデータの関連付けと、当該ファクシミリ文書の文書データの保存を行う構成を採ることができる。

本発明によるファクシミリ文書管理支援システムによれば、一般的に発信者によって特徴あるファクシミリ送信状や業務文書から、例えば、発信者、要件、日時などの比較的大きい文字や特徴ある文言など、振分け項目として有用な文字とその配置領域（振分けデータ）を過不足無く登録して対比し、選択した文字とその配置領域からなる振分けデータのみに対し重点的に光学的文字認識技術や画像処理技術を施して文書の検索を行うことができる。
その結果、振分け項目を適宜工夫選択し、顧客ごとに特徴がある文書のレイアウトと組み合わせて振分けデータを登録することによって、文字の検出ミスや振分けミスを回避しつつ、当該振分けデータの内容のみをもってファクシミリ文書を効率的に検索し整理することができる。

また、前記ファクシミリ文書の文書データを前記画像認識手段による検出処理が可能な特定の調整画像データに変換する画像変換手段を備えることによって、文書のサイズや解像度が、画像認識に都合の良い一定の仕様となるため、振分けデータに含まれる位置座標の比較処理が容易となり、例えば、前記認識データに基づいてファクシミリ文書の文書データの上下判定処理を行うことが容易となるため、送信元の都合による上下逆転に対して適切な補正を施し、速やかな且つ効率的な閲覧作業を行うことが可能となる他、前記振分けデータを登録する際の振分け項目及びその範囲等の選択が的確となり、認識精度を高めることができる。

更に、ファクシミリ文書の個々の受信の度に、当該ファクシミリ文書に対して、前記画像認識手段による認識データの出力と、前記振分け手段による前記振分けデータと文書データの関連付けを行って保存する構成を採ることによって、本システムの処理能力を検索時などに集中して使うことを回避することもできる。
その際、振分けデータが関連付けられておらず、ファクシミリ検索手段での振分けデータでの検索に漏れたファクシミリ文書についても、振分けデータの登録（マスタ登録）を適宜行い、当該振分けデータを当該ファクシミリ文書に関連付けるだけで、比較的安価なシステムで正確で効率的なファクシミリ文書の検索・抽出・整理が可能となる。

本発明によるファクシミリ文書管理支援システムの一例を示すブロック図である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムの機能構成の一例を示すブロック図である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムで用いられる文書テーブルの一例を示す説明図である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムで用いられる（Ａ）：マスタテーブル及び（Ｂ）：振分けデータのデータ構成の一例を示す説明図である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムの構成要素間の交信の一例を示す説明図である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムにおけるファクシミリ文書の蓄積処理の一例を示す概略図である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムにおけるファクシミリ文書の検索処理の一例を示す概略図である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムにおける検索用ダイヤログの一例を示す画像である。 本発明によるファクシミリ文書管理支援システムにおけるマスタ登録画像の一例を示す概略図である。

以下、本発明によるファクシミリ文書管理支援システムの実施の形態を、図面に基づき詳細に説明する。
図１及び図２は、本発明によるファクシミリ文書管理支援システム（以下「本システム」という）の構成の一例を示すブロック図である。

図１に示す例は、本システムのユーザーが保有する端末装置（以下「固定端末２」という）と、第一クラウド３、第二クラウド４及び第三クラウド５と、前記ユーザー以外の他者が保有するファクシミリ装置装置から受信したファクシミリ文書を前記第一クラウド３へ転送する配信装置１を備える。

上記構成をもって得られた前記ファクシミリ文書管理支援システムは、ファクシミリ文書を振り分けるための振分け項目（文書データを分類する項目）及び当該振分け項目の配置領域を振分けデータとして登録するマスタ登録手段と、前記マスタ登録手段で登録された前記振分けデータを保存するマスタ保存手段と、受信したファクシミリ文書の文書データを保存するファクシミリ保存手段と、受信したファクシミリ文書のデータを規定の保存用文書データに変換する文書変換手段と、受信したファクシミリ文書に含まれる文字及びその配置領域をその文書データから検出し認識データとして出力する画像認識手段と、前記画像認識手段が出力した認識データに合致する前記振分けデータ（テキストデータ及びその位置座標など）を受信したファクシミリ文書の文書データに関連付ける振分け手段と、保存された前記文書データから所望の振分けデータが関連付けられている文書データを検索するファクシミリ検索手段と、前記ファクシミリ検索手段で抽出された前記文書データを出力する抽出文書出力手段などの具体的機能を持つ構成要素を備える。

＜配信装置＞
前記配信装置１は、前記ユーザーが受信したファクシミリ文書の文書データを発信者のファクシミリ番号と共に前記第一クラウド３へ送信するＦＡＸ転送手段を備える。

＜固定端末＞
前記固定端末２は、インターネットを通じて情報の受送信が可能なパーソナルコンピュータ（以下「ＰＣ」と記す）である。
前記ＰＣは、ＣＰＵ（中央処理装置）を備えるシステム制御部、記憶部、タイマ、入出力部及び通信部を備える。
前記記憶部は、メモリチップからハードディスクに至る様々な記憶メディアで構成され、システムエリア、プログラムエリア、ファクシミリ文書や画像などの保存エリア及びＣＰＵのワークエリアなど、様々な記憶領域が確保されている。
前記固定端末２は、前記入力手段としてキーボード及びマウスを備え、出力手段としてディスプレイ装置やプリンタなどを備える。

前記固定端末２は、上記構成をもって、前記第二クラウド４との間でデータ通信を行う通信手段と、前記マスタ登録手段と、前記ファクシミリ検索手段を機能させる。
この例において、前記マスタ登録手段により前記振分けデータとして登録される振分け項目とは、保存した文書データを分類する項目であって、具体的には、見積書、発注書、納品書、請求書若しくは領収書など、及び発信者の氏名若しくは名称その他発信者を特定し得る文字（テキストデータ）などである。

前記マスタ登録手段は、前記振分け項目の配置領域の位置、大きさ又は範囲等（以下「範囲等」という）を、例えば、ディスプレイ画面に表示されたファクシミリ文書上において、前記マウスなどによるクリック操作やドラッグ操作で得た位置座標や、前記キーボードによる数値（位置座標）入力操作で得た位置座標などから検出し、文字を、例えば、前記キーボードによる文字入力、フォントの指定若しくは文字サイズの数値入力などから検出する（図９参照）。
前記配置領域を設定する際は、当該配置領域に記載される文字の記載範囲の周囲に適度な（ファクシミリ文書の傾斜やズレに対応し得る程度の）余白を設けることが出来る（図９参照）。

前記マスタ登録手段は、上記入力手段で指定された振分けデータ（図４（Ａ）参照）を、前記ファクシミリ検索手段による検索用のマスタテーブルのひとつとして前記第二クラウド４のマスタ保存手段に前記通信手段を介して送信し、マスタ保存領域に保存して、前記第三クラウド５の画像認識手段による処理の基準情報とする。

前記マスタテーブルは、各データフレームについて、発信者ＩＤ、振分け名、当該振分け項目が表示された配置領域の範囲等を特定する紙面上の座標（例えば、二次元座標によるスタートポジション及びエンドポジションなど）及び当該配置領域に記された文字等（テキストデータ）などを記録するためのデータフィールドをそれぞれ備える（図４（Ａ）参照）。

前記ファクシミリ検索手段は、検索条件を入力する検索項目指定手段と、当該検索条件に基づいて振分け対象となる（前記検索条件に合致した）ファクシミリ文書を検索する文書抽出手段と、振分け対象として抽出されたファクシミリ文書を出力する抽出文書出力手段を備える。

前記検索項目指定手段は、例えば、検索用ダイヤログ（図８参照）をディスプレイ画面に表示し、前記マウス等によるクリック操作若しくはドラッグ操作、又は前記キーボードによる文字・数値入力操作などから、前記マスタテーブルに登録されたデータフレーム（振分けデータ）のひとつ若しくは複数、又は振分け項目が記録されたデータフィールドのひとつ若しくは複数を検索条件として設定する。

前記文書抽出手段は、前記第二クラウド４の文書保存領域から文書データを読み出し、各々に付されている（関連付けられている）振分けデータと検索条件である振分けデータとを対比し、両者が合致するファクシミリ文書の文書データを蓄積すると共に、抽出文書一覧ダイヤログでディスプレイ画面に表示し、当該抽出文書一覧ダイヤログのデータフレームやデータフィールドに対するマウスによるクリック操作若しくはドラッグ操作、又は前記キーボードによる文字・数値の入力操作などで指定された文書をディスプレイ装置の閲覧領域やプリンタなどに出力する。

＜第一クラウド＞
前記第一クラウド３は、インターネット上に確保されたオンラインストレージであって、前記配信装置１及び前記第二クラウド４との間でデータ通信を行う通信手段と、ＦＡＸ形式の文書データをＰＤＦ形式の文書データ（以下「ＰＤＦファイル」という）に変換しＦＡＸ保存領域に保存する文書変換手段を備える。
前記第一クラウド３は、前記ＦＡＸ形式の文書データを、前記通信手段を介して前記配信装置１から受信し、当該ＦＡＸ形式の文書ファイルから変換したＰＤＦファイルを保持すると共に、前記通信手段を介して前記第二クラウド４へ送信する。

＜第二クラウド＞
前記第二クラウド４は、インターネット上に確保されたオンラインストレージであって、前記第一クラウド３、前記第三クラウド５及び前記固定端末２との間でデータ通信を行う通信手段と、前記固定端末２から受信した登録情報（振分けデータ）をマスタ保存領域に保存するマスタ保存手段と、前記第一クラウド３から受信したＰＤＦファイルを保存するファクシミリ保存手段と、前記ＰＤＦファイルを解像度及びピクセル値が規定値に調整された特定の調整画像データ（振分け項目として選ばれる文字を検出するに十分な解像度のＪＰＧ形式）に変換する画像変換手段を備える。

前記第二クラウド４は、前記ファクシミリ保存手段として、前記第一クラウド３の文書変換手段で作成されたＰＤＦファイルの文書データ及び前記画像変換手段で作成されたＪＰＧファイルの調整画像データを、受信日時、発信者名及び発信者の電話番号又はファクシミリ番号（発信者情報）と関連付けて文書保存領域に保存する文書保存手段を備える。
前記文書保存領域は、ひとつの文書データについて、文書コード、管理コード、ファクシミリ番号、発信者名、用件、及び当該ファクシミリ文書の文書データ（ＰＤＦファイル及び前記調整画像データ）の所在を記録するデータフィールドを備えるデータフレームをひとつ記録した文書テーブルを構成する（図３参照）。

また、前記第二クラウド４は、その文書保存領域に蓄えられた各文書データに、それに適合する振分けデータを関連付ける振分け手段を備える。
前記振分け手段は、前記第三クラウド５から受信したテキストデータ及びそれらの位置座標などからなる認識データ（例えばＪＳＯＮ形式のデータなど）から、前記マスタ保存手段に登録された振分けデータに基づいて、各振分けデータに記録された振分け項目の配置領域に、当該振分けデータに副って記録されるべき文字又は図形が存在するか否かを評価し、前記範囲等及び振分け項目が当て嵌まる（合致する）振分けデータを当該画像認識手段による処理が行われた文書データに関連付ける処理を行う。

その際、この例の前記振分け手段は、前記認識データの座標データに基づいて前記調整画像データの上下判定を行い、当該調整画像データが正立画像となるように、アフィン変換などの座標変換処理を行う。
この上下判定処理により、ＦＡＸ文書の上下逆転や傾斜に対して適切な補正を施し、速やかな且つ効率的な閲覧作業を行うことが可能となる。

＜第三クラウド＞
前記第三クラウド５は、インターネット上に確保されたオンラインストレージであって、前記第二クラウド４との間でデータ通信を行う通信手段と、画像認識ＡＩによるテキスト抽出を行う前記画像認識手段を備える。
この例の前記画像認識手段は、前記調整画像データに基づく文書画像に記されたテキストデータ及び紙面（文書画像）上におけるそれらの位置座標を検出し、文字と開始座標及び終了座標からなるＪＳＯＮ形式の認識データとして出力する（図４（Ｂ）参照）。
当該第三クラウド５は、前記調整画像データを前記第二クラウド４から受信し、前記画像認識手段で当該調整画像データに含まれるテキストデータやそれらの位置座標などからなる認識データを検出し、前記第二クラウド４へ送信する。

以上の如く構成された本システムは、その構成をもって、例えば、以下のとおり、振分けデータの登録、ＦＡＸ文書の蓄積及びファクシミリ文書の検索の処理を行う（図５及び図７参照）。

＜ＦＡＸ文書の蓄積＞
前記ＦＡＸ文書の蓄積処理は、他者から送信されたファクシミリ文書（ＦＡＸ形式）を、それを受けた前記配信装置１で第一クラウド３へ転送することによって開始される。
前記ファクシミリ文書は、前記第一クラウド３の文書変換手段でＰＤＦファイルに変換され、当該第一クラウド３のＦＡＸ保存領域に保存される。

前記第二クラウド４は、前記第一クラウド３が新規のファクシミリ文書を受信したことを受けて、当該第一クラウド３にそのＰＤＦファイルの送信を要求し、の前記第一クラウド３から送信されたＰＤＦファイルを、当該ファクシミリ文書の前記発信者情報と関連づけて前記第二クラウド４の文書保存領域に保存する。
また、前記第二クラウド４は、前記画像変換手段の調整画像作成手段により、当該ＰＤＦファイルから前記調整画像データを形成し、当該第二クラウド４の文書保存領域に保存する。

前記調整画像データは、更に、前記第三クラウド５に送信され、前記画像認識手段による前記認識データの検出が行われる。
前記第三クラウド５で検出された認識データは、前記第二クラウド４に送信され、前記マスタ保存領域に保存された振分けデータによる振分け処理に供される。

（振分け処理）
前記振分け手段は、前記第三クラウド５で検出された認識データを受けて、前記調整画像データの上下判定処理と、前記マスタ保存領域に保存された全振分けデータについて、各々の振分け項目及びそれらの配置領域との照合を行う。
前記振分け手段は、当該振分けデータとして登録された配置領域に、当該振分けデータに副って記録されるべき振分け項目のテキストデータが検出できた（振分けデータに合致した）場合には、当該調整画像データ又は前記ＰＤＦファイルにその振分けデータを関連付け、いずれの振分けデータとも合致しない場合には、その旨を明示するアラームなどを出力し、新規振分けデータ（マスタ）の登録を促す（図６参照）。

＜振分けデータの登録＞
前記振分けデータ（マスタ）の登録は、前記固定端末２の前記マスタ登録手段による振分け項目及び配置領域の指定及び前記第二クラウド４への送信と、前記第二クラウド４のマスタ保存手段による同第二クラウド４のマスタ保存領域への保存によって完了する（図５及び図９参照）。
登録された振分けデータは、それぞれ、前記マスタテーブルの一単位のデータフレームとして保存される（図４（Ａ）参照）。

＜ファクシミリ文書の検索＞
前記ファクシミリ文書の検索は、前記固定端末２において、検索項目（条件）を指定し、第二クラウド４の文書保存領域に保存されたファクシミリ文書の文書データを検索する（図７及び図８参照）。

その際、前記ファクシミリ検索手段の検索項目指定手段では、前記マスタテーブルに含まれる所望のデータフレーム（振分けデータ）、若しくは所望のデータフィールド（振分け項目）を指定し、又はキーボードなどにより検索の対象となる所望の文字（テキストデータ）を入力するなどにより、検索対象となる振分けデータを特定する。

前記文書抽出手段は、前記第二クラウド４から文書データを読み出し、各々に付されている振分けデータと検索条件とを対比し、前記検索項目指定手段で検索者に指定された振分け項目が、当該振分けデータに記録された配置領域に存在（検索条件に合致）するかを評価する。
更に、当該文書抽出手段は、検索条件に合致した文書データ又はその所在を抽出文書保存領域に記録し（図７参照）、検索条件に合致した文書データが存在しなかった場合には、その旨のメッセージを固定端末２のディスプレイ画面等に出力する。

前記抽出文書出力手段は、前記抽出文書保存領域に記録された文書データを、前記固定端末２のディスプレイ画面又は紙面に一覧リスト又はファクシミリ文書画像として出力する。

１ 配信装置，２ 固定端末，３ 第一クラウド，
４ 第二クラウド，５ 第三クラウド，

Claims (2)

1. ファクシミリ文書を振り分けるための振分け項目及び当該振分け項目の配置領域を振分けデータとして登録するマスタ登録手段と、
   受信したファクシミリ文書の文書データを保存するファクシミリ保存手段と、
   受信したファクシミリ文書に含まれる文字及びその配置領域をその文書データから検出し認識データとして出力する画像認識手段と、
   前記画像認識手段が出力した認識データに合致する前記振分けデータを受信したファクシミリ文書の文書データに関連付ける振分け手段と、
   保存された前記文書データから所望の振分けデータが関連付けられている文書データを検索するファクシミリ検索手段と、
   前記ファクシミリ文書の文書データを前記画像認識手段による検出処理が可能な特定の調整画像データに変換する画像変換手段を備え、
   前記特定の調整画像データは、文書のサイズ及び解像度が一定であり、
   前記画像認識手段は受信したファクシミリ文書に含まれる文字及びその配置領域を前記調整画像データから検出して認識データとして出力し、
   前記振り分け手段は、前記認識データを受けて前記振分けデータの振分け項目及び当該振分け項目の配置領域との照合を行うことを特徴とするファクシミリ文書管理支援システム。
2. 個々のファクシミリ文書の受信に伴い、前記画像認識手段による認識データの出力と、前記振分け手段による前記振分けデータの関連付けと、当該ファクシミリ文書の文書データの保存を行うことを特徴とする請求項１に記載のファクシミリ文書管理支援システム。

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