JP6494697B2

JP6494697B2 - Document management system

Info

Publication number: JP6494697B2
Application number: JP2017135484A
Authority: JP
Inventors: 弘美南場
Original assignee: Mitsubishi Electric Engineering Co Ltd
Current assignee: Mitsubishi Electric Engineering Co Ltd
Priority date: 2017-07-11
Filing date: 2017-07-11
Publication date: 2019-04-03
Anticipated expiration: 2037-07-11
Also published as: JP2019020762A

Description

本発明は、文字情報や画像情報等の文書を格納するデータベースを管理する文書管理システムに関するものである。 The present invention relates to a document management system that manages a database that stores documents such as character information and image information.

階層構造で管理される電子データを一つまたは複数単位のまとまった情報として登録した文書をユーザが検索する場合、ユーザは端末より検索条件を選択し、検索の実行を指示する。指示を受けた文書管理システムは、データベースに登録された情報から文書を検索するため、指示された検索条件に合致したクエリを実行する。このとき、クエリは、検索キーワードや検索条件に応じてユーザが指定可能な任意の条件をパラメータとして設定して実行できる。
従来、このような文書管理システムとして、予め用意したスキーマ情報を用いて、問い合わせクエリに応じた最終プラン候補を生成し、この最終プラン候補の実行過程で修得した新たなスキーマ情報を用いて変更するようにしたものがあった（例えば、特許文献１参照）。 When a user searches for a document in which electronic data managed in a hierarchical structure is registered as one or a plurality of units of information, the user selects a search condition from the terminal and instructs execution of the search. The document management system that has received the instruction executes a query that matches the instructed search condition in order to search for a document from information registered in the database. At this time, the query can be executed by setting, as a parameter, any condition that can be specified by the user in accordance with the search keyword or the search condition.
Conventionally, as such a document management system, a final plan candidate corresponding to an inquiry query is generated using schema information prepared in advance, and changed using new schema information acquired in the course of executing the final plan candidate. There was something like that (see, for example, Patent Document 1).

特開２００８−２４３０７５号公報JP 2008-243075 A

しかしながら、上記従来の文書管理システムでは、検索毎に検索時間を見積もり、その結果を反映させるようにしていることから、検索毎に最終プラン候補を生成する必要があり、必ずしも検索効率の向上に寄与するものでは無かった。 However, in the above conventional document management system, the search time is estimated for each search and the result is reflected. Therefore, it is necessary to generate a final plan candidate for each search, which necessarily contributes to the improvement of the search efficiency. It wasn't something to do.

この発明は上記のような課題を解決するためになされたもので、検索効率を向上させることのできる文書管理システムを得ることを目的とする。 The present invention has been made to solve the above-described problems, and an object of the present invention is to obtain a document management system capable of improving search efficiency.

この発明に係る文書管理システムは、文書情報を格納するデータベースを検索する際の検索に関連する要素を、データベースに対するデータ量の抽出対象要素として特定する抽出対象特定部と、データベースから抽出対象要素のデータ量を取得するデータ量取得部と、検索に関連する要素とデータ量のレベルとの関係を示すデータ量テーブルを用いて、データ量取得部で取得した抽出対象要素のデータ量のレベルを決定し、検索に関連する要素に対応したレベルデータを生成するレベル決定部と、データベースに対する検索キーワードと検索条件とが与えられた場合、検索キーワードと検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定し、検索に関連する要素のデータ量に対応したレベルをレベルデータから取得するレベル取得部と、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブルを用いて、レベル取得部で取得したレベルに対応した検索手順を特定する検索手順特定部と、特定された検索手順で、検索キーワードと検索条件によるデータベースの検索を行うデータベース検索部とを備えたものである。 The document management system according to the present invention includes an extraction target specifying unit that specifies an element related to a search when searching a database storing document information as an extraction target element of a data amount for the database, and an extraction target element from the database. Using the data amount acquisition unit that acquires the data amount and the data amount table that indicates the relationship between the elements related to the search and the level of the data amount, determine the level of the data amount of the extraction target element acquired by the data amount acquisition unit When a level determination unit that generates level data corresponding to elements related to the search and a search keyword and search condition for the database are given, the element related to the search corresponding to the search keyword and the search condition is specified. A level acquisition unit that acquires a level corresponding to the data amount of the element related to the search from the level data, and the level Using the search procedure table showing the relationship with the search procedure, the search procedure specifying unit for specifying the search procedure corresponding to the level acquired by the level acquisition unit, the database of the database by the search keyword and the search condition in the specified search procedure And a database search unit for performing a search.

この発明の文書管理システムは、レベル決定部で検索に関連する要素に対応したレベルデータを生成し、検索キーワードと検索条件とが与えられた場合に、これら検索キーワードと検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定してそのレベルをレベルデータから取得し、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブルを用いて、レベルに対応した検索手順を特定するようにしたので、効率的に検索を行うことができる。 The document management system of the present invention generates level data corresponding to elements related to search by the level determination unit, and when a search keyword and a search condition are given, a search corresponding to the search keyword and the search condition The search procedure corresponding to the level is specified by using the search procedure table that shows the relationship between the level and the search procedure using the search procedure table that shows the relationship between the level and the search procedure. Search can be performed.

この発明の実施の形態１による文書管理システムを示す構成図である。It is a block diagram which shows the document management system by Embodiment 1 of this invention. この発明の実施の形態１による文書管理システムのデータベース登録情報と検索に関連する要素との関係を示す説明図である。It is explanatory drawing which shows the relationship between the database registration information of the document management system by Embodiment 1 of this invention, and the element relevant to a search. 図３Ａは、この発明の実施の形態１による文書管理システムのデータ量テーブルを示す説明図、図３Ｂは、ルールデータを示す説明図である。3A is an explanatory diagram showing a data amount table of the document management system according to Embodiment 1 of the present invention, and FIG. 3B is an explanatory diagram showing rule data. 図４Ａは、この発明の実施の形態１による文書管理システムの検索手順テーブルを示す説明図、図４Ｂはパターン番号と検索条件との関係を示す説明図、図４Ｃはマトリクス番号と検索手順との関係を示す説明図である。4A is an explanatory diagram showing a search procedure table of the document management system according to Embodiment 1 of the present invention, FIG. 4B is an explanatory diagram showing the relationship between pattern numbers and search conditions, and FIG. 4C is a diagram showing matrix numbers and search procedures. It is explanatory drawing which shows a relationship. この発明の実施の形態１による文書管理システムのハードウェア構成図である。It is a hardware block diagram of the document management system by Embodiment 1 of this invention. この発明の実施の形態１による文書管理システムのレベルデータ生成処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the level data generation process of the document management system by Embodiment 1 of this invention. この発明の実施の形態１による文書管理システムの文書検索処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the document search process of the document management system by Embodiment 1 of this invention.

実施の形態１．
図１は、この発明の実施の形態１による文書管理システムを示す構成図である。
図１に示す文書管理システムは、抽出対象特定部１、データ量取得部２、レベル決定部３、レベル取得部４、検索手順特定部５、データベース検索部６を備えている。抽出対象特定部１は、データベース１００を検索する際の、その検索に関連する要素を、データベース１００からの抽出対象要素として特定する処理部である。ここで、データベース１００は、各種の電子データを文書として格納するデータベースである。 Embodiment 1 FIG.
FIG. 1 is a block diagram showing a document management system according to Embodiment 1 of the present invention.
The document management system shown in FIG. 1 includes an extraction target specifying unit 1, a data amount acquisition unit 2, a level determination unit 3, a level acquisition unit 4, a search procedure specification unit 5, and a database search unit 6. The extraction target specifying unit 1 is a processing unit that specifies an element related to the search when searching the database 100 as an extraction target element from the database 100. Here, the database 100 is a database that stores various electronic data as documents.

図２は、データベース１００の登録情報と、検索に関連する要素との関係を示す説明図である。データベース１００の登録情報としては、例えば、ユーザ情報、アクセス権情報、文書情報、アクセスログといった情報である。ここで、ユーザ情報とは、文書管理システムとして管理するユーザの識別情報であり、例えば、アクセスＩＤ、ユーザ名称、メールアドレス等の情報であり、これらの情報はアクセスＩＤ単位で管理されている。なお、実際には一人のユーザが複数のアクセスＩＤを有する場合や、複数のユーザが一つのアクセスＩＤである場合もある。また、アクセス権情報とは、データベース１００のそれぞれの登録情報へのアクセスの可否や文書管理システムへのアクセス可否を示す情報である。さらに文書情報とは、電子データを一つまたは複数まとめて管理する１単位毎の識別情報であり、次のような情報を含んでいる。すなわち、文書の属性情報（登録者、更新者、更新日、公開日、文書状態（作業中文書であるか等）、文書番号、文書名称等）、拡張属性情報（属性情報以外に汎用的に管理指定）、回覧情報（いつ、誰が、誰に回覧、誰がいつ承認、確認の有無等）、文書間関連情報、履歴情報（同一文書番号内の版、リビジョン管理）といった情報である。また、アクセスログとは、ユーザが文書管理システムで扱う情報にアクセスしたログ情報である。なお、データベース１００に格納されている文書は一般的な階層構造で管理されている。 FIG. 2 is an explanatory diagram showing the relationship between registration information in the database 100 and elements related to the search. The registration information of the database 100 is information such as user information, access right information, document information, and access log, for example. Here, the user information is user identification information managed as a document management system, for example, information such as an access ID, a user name, and an e-mail address, and these information are managed in units of access IDs. In practice, one user may have a plurality of access IDs, or a plurality of users may have one access ID. The access right information is information indicating whether access to each registration information in the database 100 and access to the document management system are possible. Further, the document information is identification information for each unit for managing one or a plurality of electronic data, and includes the following information. That is, document attribute information (registrant, updater, update date, release date, document status (whether it is a working document, etc.), document number, document name, etc.), extended attribute information (generally other than attribute information) Management designation), circulation information (when, who, circulation to whom, who is approved, whether there is confirmation, etc.), inter-document related information, history information (version in the same document number, revision management). The access log is log information that the user accesses information handled by the document management system. The documents stored in the database 100 are managed in a general hierarchical structure.

また、アクセス権情報で示すように、文書管理システムにアクセス可能な管理者としてのユーザは予め定められており、この管理者は、登録情報の中から検索に関連する要素を抽出する。図示例では、検索に関連する要素として「ユーザ情報」と「文書情報」が選択された例を示している。 Further, as indicated by the access right information, a user as an administrator who can access the document management system is determined in advance, and this administrator extracts elements related to the search from the registration information. In the illustrated example, “user information” and “document information” are selected as elements related to the search.

データ量取得部２は、データベース１００を参照し、抽出対象特定部１で特定された各抽出対象要素のデータ量（データ件数）を取得する処理部である。レベル決定部３は、検索に関連する要素と、検索に関連する要素毎のデータ量のレベルとの関係を示すデータ量テーブル１０１を用いて、データ量取得部２で取得した抽出対象要素のデータ量に応じたレベルを決定し、検索に関連する要素に対応したレベルデータ１０３を生成する処理部である。また、レベル決定部３は、抽出対象要素が複数でかつ各抽出対象要素のレベルが異なる場合にどのレベルとするかをルールとして示すルールデータ１０２を用いて、レベルを決定するよう構成されている。 The data amount acquisition unit 2 is a processing unit that refers to the database 100 and acquires the data amount (data number) of each extraction target element specified by the extraction target specifying unit 1. The level determination unit 3 uses the data amount table 101 indicating the relationship between the elements related to the search and the level of the data amount for each element related to the search. It is a processing unit that determines a level according to the amount and generates level data 103 corresponding to an element related to the search. Further, the level determination unit 3 is configured to determine a level using rule data 102 that indicates as a rule which level to use when there are a plurality of extraction target elements and the levels of each extraction target element are different. .

図３Ａはデータ量テーブル１０１を示し、図３Ｂはルールデータ１０２を示す。図３Ａに示すデータ量テーブル１０１は、Ａ〜Ｄの各レベルに対応した検索に関連する要素の閾値を示すテーブルである。例えば、図示例では検索に関連する要素として「ユーザ情報」と「文書情報」が示されている。ここで、例えば、ユーザ情報が「１００以下」とは、データベース１００に登録されているユーザ情報（アクセスＩＤの値）が１００以下であることを意味し、文書情報が「１００００以下」とは、データベース１００に登録されている文書情報（文書の識別情報の値）が１００００以下であることを示している。また、レベルＡ〜Ｄは、Ａが最もレベルが低く、Ｄが最も高いレベルであるとする。
図３Ｂに示すルールデータ１０２は、検索に関連する要素が複数あり、かつ、複数の要素のレベルが異なった場合にどのレベルにするかを示すデータであり、例えばルール番号ａは、複数の要素のレベルが異なった場合、全ての要素のレベルのうち一番下位のレベルに決定することを示している。また、文書管理システムとしてどのルール番号を選択するかは管理者によって設定される。 FIG. 3A shows the data amount table 101, and FIG. 3B shows the rule data 102. A data amount table 101 shown in FIG. 3A is a table showing threshold values of elements related to search corresponding to levels A to D. For example, in the illustrated example, “user information” and “document information” are shown as elements related to the search. Here, for example, the user information “100 or less” means that the user information (access ID value) registered in the database 100 is 100 or less, and the document information “10000 or less” This indicates that the document information (document identification information value) registered in the database 100 is 10,000 or less. Further, regarding levels A to D, A is the lowest level and D is the highest level.
The rule data 102 shown in FIG. 3B is data indicating which level is used when there are a plurality of elements related to search and the levels of the plurality of elements are different. For example, the rule number a is a plurality of elements. When the levels of are different, it indicates that the lowest level of all element levels is determined. Also, which rule number is selected as the document management system is set by the administrator.

レベル取得部４は、データベース１００に対する検索キーワードと検索条件とが任意のユーザから与えられた場合、検索キーワードと検索条件とに対応した抽出対象要素を特定し、この抽出対象要素のデータ量に応じたレベルをレベルデータ１０３から取得する処理部である。検索手順特定部５は、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブル１０４を用いて、レベル取得部４で取得したレベルに対応した検索手順を特定する処理部である。
図４は検索手順テーブル１０４を示す説明図である。図４Ａは検索手順テーブル１０４を示し、図４Ｂは検索手順テーブル１０４におけるパターン番号と検索条件との関係を示すデータ、図４Ｃはマトリクス番号と検索手順との関係を示すデータである。図４Ａ及び図４Ｂに示すように、検索手順テーブル１０４は、各行がレベルに対応し、各列が検索条件に対応したマトリクスになっている。また、図４Ｃに示す検索手順としての手順式１，手順式２，…は、クエリまたはクエリの集合である。例えば、データ量が少ない時にはアクセス権の情報と文書情報はJoinしてから検索条件でSelectした方がよいが、データ量が多い場合には、アクセス権情報をユーザ情報で絞込み、文書情報も検索条件で絞り込んだ後にJoinしてアクセス権のあるものを抽出した方がよいといったことになる等、レベルすなわち検索に関連する要素のデータ量と検索条件とに対応して、異なる検索手順を用意している。 When a search keyword and a search condition for the database 100 are given by an arbitrary user, the level acquisition unit 4 identifies an extraction target element corresponding to the search keyword and the search condition, and according to the data amount of the extraction target element It is a processing unit that acquires the level obtained from the level data 103. The search procedure specifying unit 5 is a processing unit that specifies a search procedure corresponding to the level acquired by the level acquisition unit 4 using the search procedure table 104 indicating the relationship between the level and the search procedure.
FIG. 4 is an explanatory diagram showing the search procedure table 104. 4A shows the search procedure table 104, FIG. 4B shows data showing the relationship between pattern numbers and search conditions in the search procedure table 104, and FIG. 4C shows data showing the relationship between matrix numbers and search procedures. As shown in FIGS. 4A and 4B, the search procedure table 104 is a matrix in which each row corresponds to a level and each column corresponds to a search condition. Moreover, procedural formula 1, procedural formula 2,... As search procedures shown in FIG. 4C are queries or sets of queries. For example, when the amount of data is small, it is better to join the access right information and document information and then select the search conditions, but when the amount of data is large, the access right information is narrowed down by user information and the document information is also searched. Different search procedures are prepared according to the level, that is, the data amount of the elements related to the search and the search conditions, such as it is better to join and extract the ones with access rights after narrowing down by the condition ing.

図１に戻り、データベース検索部６は、検索手順特定部５で特定された検索手順に従って、データベース１００に対し、与えられた検索キーワードと検索条件に対応した検索を行い、その検索結果を出力する処理部である。 Returning to FIG. 1, the database search unit 6 performs a search corresponding to the given search keyword and search condition to the database 100 according to the search procedure specified by the search procedure specifying unit 5, and outputs the search result. It is a processing unit.

図５は、本実施の形態の文書管理システムを実現するためのハードウェア構成を示すブロック図である。
文書管理システムは、プロセッサ１１、メモリ１２、通信Ｉ／Ｆ（通信インタフェース）１３、ストレージ１４、出力装置１５、バス１６を備える。プロセッサ１１は文書管理システムの機能を実現するためのプロセッサである。メモリ１２は、抽出対象特定部１〜データベース検索部６の機能に対応した各種プログラムを記憶するプログラムメモリ、プロセッサ１１がデータ処理を行う際に使用するワークメモリ等として使用するＲＯＭ及びＲＡＭ等の記憶部である。通信Ｉ／Ｆ１３は、外部との通信インタフェースである。ストレージ１４は、各種データやプログラムを蓄積するための記憶装置である。出力装置１５は、外部へ処理結果を出力するための装置である。バス１６は、プロセッサ１１〜出力装置１５を相互に接続するための通信路である。 FIG. 5 is a block diagram showing a hardware configuration for realizing the document management system of this embodiment.
The document management system includes a processor 11, a memory 12, a communication I / F (communication interface) 13, a storage 14, an output device 15, and a bus 16. The processor 11 is a processor for realizing the function of the document management system. The memory 12 stores a program memory that stores various programs corresponding to the functions of the extraction target specifying unit 1 to the database search unit 6, and a ROM and a RAM that are used as a work memory that is used when the processor 11 performs data processing. Part. The communication I / F 13 is a communication interface with the outside. The storage 14 is a storage device for storing various data and programs. The output device 15 is a device for outputting processing results to the outside. The bus 16 is a communication path for connecting the processors 11 to the output device 15 to each other.

図１における抽出対象特定部１〜データベース検索部６が行う処理は、メモリ１２に記憶されたプログラムをプロセッサ１１が読み出して実行する。データベース１００及びデータ量テーブル１０１〜検索手順テーブル１０４は、外部に設けられ、通信Ｉ／Ｆ１３を介してアクセスするか、ストレージ１４に格納されている。また、文書管理システムの処理結果は、必要に応じてメモリ１２、またはストレージ１４、またはデータベース１００に格納し、出力装置１５にて外部に出力される。 The processing performed by the extraction target specifying unit 1 to the database searching unit 6 in FIG. 1 is executed by the processor 11 reading out the program stored in the memory 12. The database 100 and the data amount table 101 to the search procedure table 104 are provided outside and are accessed via the communication I / F 13 or stored in the storage 14. The processing result of the document management system is stored in the memory 12, the storage 14, or the database 100 as necessary, and is output to the outside by the output device 15.

次に、実施の形態１の文書管理システムの動作について説明する。
先ず、抽出対象特定部１〜レベル決定部３によるレベルデータの生成処理は、１日に１回または１時間に１回といったように予め設定された周期で行われる。なお、この周期については、データベース１００の更新状況等によって適宜選択する。
図６は、レベルデータの生成処理を示すフローチャートである。
先ず、データ量テーブル１０１からデータベース１００に対する検索に関連する要素が選択され、その情報を抽出対象特定部１が取得する。これにより、抽出対象特定部１は、レベル決定のための抽出対象要素を特定する（ステップＳＴ１）。次に、データ量取得部２は、データベース１００にアクセスし、抽出対象特定部１によって特定された抽出対象要素のデータ量を取得する（ステップＳＴ２）。レベル決定部３は、データ量取得部２によって取得された抽出対象要素のデータ量に基づき、抽出対象要素のレベルを決定する（ステップＳＴ３）。 Next, the operation of the document management system according to the first embodiment will be described.
First, the generation processing of level data by the extraction target specifying unit 1 to the level determining unit 3 is performed at a preset cycle such as once a day or once per hour. This cycle is appropriately selected depending on the update status of the database 100 and the like.
FIG. 6 is a flowchart showing level data generation processing.
First, an element related to a search for the database 100 is selected from the data amount table 101, and the extraction target specifying unit 1 acquires the information. Thereby, the extraction target specifying unit 1 specifies an extraction target element for level determination (step ST1). Next, the data amount acquiring unit 2 accesses the database 100 and acquires the data amount of the extraction target element specified by the extraction target specifying unit 1 (step ST2). The level determination unit 3 determines the level of the extraction target element based on the data amount of the extraction target element acquired by the data amount acquisition unit 2 (step ST3).

例えば、ユーザ情報が３００、文書情報が５００００であった場合、データ量テーブル１０１により、レベル設定は「Ｂ」となる。また、ユーザ情報は３００、文書情報は５０００００であった場合、ユーザ情報はレベル「Ｂ」、文書情報はレベル「Ｃ」であり、ここで、ルールデータ１０２としてルール番号ａが設定されていた場合、一番下位のレベルとなり、この場合のレベルは「Ｂ」となる。なお、この場合は抽出対象要素が２個だけであるため、ルール番号ａとルール番号ｃの結果は同一である。また、例えば、ルール番号ｃまたはルール番号ｄが設定されており、検索に関連する要素が六つで、レベルが、「Ａ」が３個、「Ｂ」が２個、「Ｃ」が１個であった場合、一番多いレベルは「Ａ」であるため、結果は「Ａ」となる。また、レベルが、「Ａ」が２個、「Ｂ」が２個、「Ｃ」が１個、「Ｄ」が１個であった場合、一番多いレベルは「Ａ」と「Ｂ」で同位であるため、ルール番号がｃの場合、結果は「Ａ」となり、ルール番号がｄの場合、結果は「Ｂ」となる。 For example, when the user information is 300 and the document information is 50000, the level setting is “B” according to the data amount table 101. When the user information is 300 and the document information is 500,000, the user information is level “B” and the document information is level “C”. Here, the rule number a is set as the rule data 102 In this case, the level is “B”. In this case, since there are only two extraction target elements, the results of rule number a and rule number c are the same. Also, for example, rule number c or rule number d is set, and there are six elements related to the search, the level is “A” is three, “B” is two, and “C” is one In this case, since the most frequent level is “A”, the result is “A”. Also, when the levels are two “A”, two “B”, one “C” and one “D”, the most common levels are “A” and “B”. Since they are peers, when the rule number is c, the result is “A”, and when the rule number is d, the result is “B”.

レベル決定部３は、このようにして決定した検索に関連する要素のレベルの情報をレベルデータ１０３として出力する（ステップＳＴ４）。 The level determination unit 3 outputs the level information of the elements related to the search determined in this way as level data 103 (step ST4).

次に、レベルデータ１０３を用いた検索動作について説明する。
図７は、文書管理システムにおける検索動作を示すフローチャートである。
先ず、文書管理システムに対して、任意のユーザから、検索キーワードと検索条件が指定され、これをレベル取得部４が取得する。レベル取得部４は、検索キーワードと検索条件からデータベース１００の検索に関連する要素を抽出する（ステップＳＴ１１）。例えば、検索キーワードが「ユーザＩＤ＝Ｘ」、検索条件が「作業中文書一覧」であった場合、検索に関連する要素は「ユーザ情報」と「文書情報」であるため、レベル取得部４は、レベルデータ１０３を参照して、そのレベルを取得する（ステップＳＴ１２）。レベル取得部４が取得したレベルが「Ａ」であった場合、検索手順特定部５は、このレベル「Ａ」に基づき、検索手順テーブル１０４を参照して検索手順を特定する（ステップＳＴ１３）。ここでは、検索条件に対応したパターン番号は「１」でレベルは「Ａ」であるため、図４Ａと図４Ｂに示すマトリクスから、対応するマトリクス番号が（１）であり、図４Ｃから検索手順は手順式１であることが特定される。この結果に基づいて、データベース検索部６はデータベース１００をアクセスし、「ユーザＩＤ＝Ｘの作業中文書」を検索する（ステップＳＴ１４）。そして、データベース検索部６は、文書名の一覧といった検索結果を出力する（ステップＳＴ１５）。 Next, a search operation using the level data 103 will be described.
FIG. 7 is a flowchart showing a search operation in the document management system.
First, a search keyword and a search condition are designated by an arbitrary user for the document management system, and the level acquisition unit 4 acquires them. The level acquisition unit 4 extracts elements related to the search of the database 100 from the search keyword and the search condition (step ST11). For example, if the search keyword is “user ID = X” and the search condition is “working document list”, the elements related to the search are “user information” and “document information”. Then, the level is obtained by referring to the level data 103 (step ST12). When the level acquired by the level acquisition unit 4 is “A”, the search procedure specifying unit 5 specifies the search procedure with reference to the search procedure table 104 based on the level “A” (step ST13). Here, since the pattern number corresponding to the search condition is “1” and the level is “A”, the corresponding matrix number is (1) from the matrices shown in FIG. 4A and FIG. 4B, and the search procedure starts from FIG. 4C. Is specified to be procedural equation 1. Based on this result, the database search unit 6 accesses the database 100 and searches for “working document with user ID = X” (step ST14). Then, the database search unit 6 outputs a search result such as a list of document names (step ST15).

以上説明したように、実施の形態１の文書管理システムによれば、文書情報を格納するデータベースを検索する際の検索に関連する要素を、データベースに対するデータ量の抽出対象要素として特定する抽出対象特定部と、データベースから抽出対象要素のデータ量を取得するデータ量取得部と、検索に関連する要素とデータ量のレベルとの関係を示すデータ量テーブルを用いて、データ量取得部で取得した抽出対象要素のデータ量のレベルを決定し、検索に関連する要素に対応したレベルデータを生成するレベル決定部と、データベースに対する検索キーワードと検索条件とが与えられた場合、検索キーワードと検索条件とに対応した検索に関連する要素を特定し、検索に関連する要素のデータ量に対応したレベルをレベルデータから取得するレベル取得部と、レベルと検索手順との関係を示す検索手順テーブルを用いて、レベル取得部で取得したレベルに対応した検索手順を特定する検索手順特定部と、特定された検索手順で、検索キーワードと検索条件によるデータベースの検索を行うデータベース検索部とを備えたので、データベースのデータ量に応じた検索手順を用いることができ、効率的に検索を行うことができる。また、データ量テーブル１０１、ルールデータ１０２、検索手順テーブル１０４は、管理者により外部定義値の変更が可能である。そのため、抽出対象要素やレベル、または検索手順等を変更することで、文書管理システムが稼働するリソースの影響による調整や検索機能の追加、変更にも容易に対応することができる。 As described above, according to the document management system of the first embodiment, the extraction target specification that specifies the element related to the search when searching the database storing the document information as the extraction target element of the data amount for the database. Using the data amount acquisition unit, the data amount acquisition unit for acquiring the data amount of the extraction target element from the database, and the data amount table indicating the relationship between the element related to the search and the level of the data amount When the level determination unit that determines the level of the data amount of the target element and generates level data corresponding to the element related to the search, and the search keyword and the search condition for the database, the search keyword and the search condition are included. Identify the elements related to the corresponding search, and obtain the level corresponding to the data amount of the elements related to the search from the level data A search procedure specifying unit for specifying a search procedure corresponding to the level acquired by the level acquisition unit, and a specified search procedure using a level acquisition unit, a search procedure table indicating a relationship between the level and the search procedure, Since the database search unit for searching the database based on the search keyword and the search condition is provided, a search procedure according to the data amount of the database can be used, and the search can be performed efficiently. The data amount table 101, the rule data 102, and the search procedure table 104 can be changed in external definition values by the administrator. Therefore, by changing the extraction target element and level, the search procedure, etc., it is possible to easily cope with the adjustment due to the influence of the resource on which the document management system operates and the addition or change of the search function.

また、実施の形態１の文書管理システムによれば、検索手順テーブルは、レベルを行とし、検索手順を列としたマトリクスのテーブルであるようにしたので、レベルの変更や検索手順の変更に柔軟に対応することができる。 Also, according to the document management system of the first embodiment, the search procedure table is a matrix table with levels as rows and search procedures as columns, so it is flexible to change levels and search procedures. It can correspond to.

また、実施の形態１の文書管理システムによれば、データ量テーブルは、レベルに対応したデータ量の閾値を示し、レベル決定部は、閾値との比較によって抽出対象要素のデータ量のレベルを決定するようにしたので、抽出対象要素のデータ量のレベルを容易に判定することができる。 Further, according to the document management system of the first embodiment, the data amount table indicates the threshold value of the data amount corresponding to the level, and the level determination unit determines the level of the data amount of the extraction target element by comparison with the threshold value. Thus, the level of the data amount of the extraction target element can be easily determined.

また、実施の形態１の文書管理システムによれば、レベル決定部は、抽出対象要素が複数で、かつ、複数の抽出対象要素のレベルが異なる場合にどのレベルとするかをルールとして示すルールデータを用いて、抽出対象要素のデータ量のレベルを決定するようにしたので、抽出対象要素のレベルを用意かつ確実に決定することができる。 Further, according to the document management system of the first embodiment, the level determination unit has rule data indicating as a rule which level to use when there are a plurality of extraction target elements and the levels of the plurality of extraction target elements are different. Since the level of the data amount of the extraction target element is determined by using, the level of the extraction target element can be prepared and reliably determined.

また、実施の形態１の文書管理システムによれば、抽出対象特定部とデータ量取得部とレベル決定部は、レベル取得部と検索手順特定部とデータベース検索部の動作とは独立して、設定された周期で動作を繰り返すようにしたので、検索処理とは独立してレベルデータの更新処理が行われるため、効率的かつ精度の高い検索処理を行うことができる。 According to the document management system of the first embodiment, the extraction target specifying unit, the data amount acquiring unit, and the level determining unit are set independently of the operations of the level acquiring unit, the search procedure specifying unit, and the database searching unit. Since the operation is repeated in the cycle thus performed, the level data update process is performed independently of the search process, so that an efficient and highly accurate search process can be performed.

なお、本願発明はその発明の範囲内において、実施の形態の任意の構成要素の変形、もしくは実施の形態の任意の構成要素の省略が可能である。 In the present invention, any constituent element of the embodiment can be modified or any constituent element of the embodiment can be omitted within the scope of the invention.

１抽出対象特定部、２データ量取得部、３レベル決定部、４レベル取得部、５検索手順特定部、６データベース検索部、１０１データ量テーブル、１０２ルールデータ、１０３レベルデータ、１０４検索手順テーブル。 DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Extraction object specification part, 2 Data amount acquisition part, 3 Level determination part, 4 Level acquisition part, 5 Search procedure specification part, 6 Database search part, 101 Data amount table, 102 Rule data, 103 level data, 104 Search procedure table .

Claims

An extraction target specifying unit for specifying an element related to the search when searching a database storing document information as an extraction target element of a data amount for the database;
A data amount acquisition unit for acquiring the data amount of the extraction target element from the database;
Using the data amount table indicating the relationship between the element related to the search and the data amount level, the data amount level of the extraction target element acquired by the data amount acquisition unit is determined, and the element related to the search A level determination unit that generates level data corresponding to
When a search keyword and a search condition for the database are given, an element related to the search corresponding to the search keyword and the search condition is specified, and a level corresponding to the data amount of the element related to the search is specified. A level acquisition unit that acquires from level data;
A search procedure specifying unit that specifies a search procedure corresponding to the level acquired by the level acquisition unit, using a search procedure table indicating the relationship between the level and the search procedure;
A document management system comprising: a database search unit that searches the database according to the search keyword and the search condition in the specified search procedure.

2. The document management system according to claim 1, wherein the search procedure table is a matrix table in which the level is a row and the search procedure is a column.

The data amount table indicates a data amount threshold corresponding to the level, and the level determination unit determines a data amount level of the extraction target element by comparison with the threshold. The document management system according to claim 2.

The level determination unit uses the rule data indicating, as a rule, a level when the plurality of extraction target elements are different and the levels of the plurality of extraction target elements are different. 4. The document management system according to claim 1, wherein the level of the document management system is determined. 5.

The extraction target specifying unit, the data amount acquiring unit, and the level determining unit repeat operations in a set cycle independently of the operations of the level acquiring unit, the search procedure specifying unit, and the database searching unit. The document management system according to claim 1, wherein: