JP6366366B2 - Image forming apparatus, control method thereof, and computer program - Google Patents

Image forming apparatus, control method thereof, and computer program Download PDF

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Description

本発明は、画像形成装置、その制御方法およびコンピュータプログラムに関する。   The present invention relates to an image forming apparatus, a control method thereof, and a computer program.

一般的な印刷方法では、PCなどの端末装置から文書データを画像形成装置に送信することにより、即座に印刷が行われている。この場合、ユーザが画像形成装置に印刷物を取りに行くまで、印刷された用紙が放置されたままになることがある。そこで近年は、印刷物の放置を防ぐために、文書データを受け付ける(入稿)と即座に印刷を行うのではなく、ユーザが画像形成装置で認証した後に当該画像形成装置で印刷を実行する技術が提案されている(認証プリント)。   In a general printing method, printing is performed immediately by transmitting document data from a terminal device such as a PC to an image forming apparatus. In this case, the printed paper may be left unattended until the user goes to the image forming apparatus to pick up the printed material. Therefore, in recent years, a technique has been proposed in which printing is performed by the image forming apparatus after the user authenticates with the image forming apparatus, instead of immediately printing the document data when it is accepted (submission) in order to prevent the printed matter from being left unattended. (Authentication print).

この認証プリントを利用して、認証プリントとして入稿された文書データを特定のグループで共有したい、という要望が増加している(グループ印刷)。グループ印刷は、グループに所属するユーザ(グループユーザ)による当該文書データの印刷を可能とし、その他のユーザによる当該文書データへのアクセスを防止する。このグループ印刷は、画像形成装置の文書保存機能(ボックス)を使用することにより実現できる。例えば、ボックスに文書データを保存し当該ボックスに暗証番号を設定し、グループユーザで暗証番号を共有することにより当該ボックス(共有ボックス)内の文書データ(共有文書)を共有する方法が挙げられる。また、共有文書の管理方法として、特許文献1は、ユーザごとに共有文書が未参照か参照済みかについて表示を切り替える技術を提案している。   There is an increasing demand for sharing document data submitted as an authentication print with a specific group using this authentication print (group printing). Group printing enables printing of the document data by a user (group user) belonging to the group and prevents access to the document data by other users. This group printing can be realized by using the document storage function (box) of the image forming apparatus. For example, there is a method of sharing document data (shared document) in the box (shared box) by storing document data in the box, setting a password in the box, and sharing the password with the group user. As a shared document management method, Patent Document 1 proposes a technique for switching display for each user as to whether the shared document is unreferenced or referenced.

特開2005−190414号公報JP 2005-190414 A

しかしグループ印刷を、ボックスを使用して実現した上記従来例では以下の問題がある。
・グループの全ユーザに対して共有ボックス内に保存されている共有文書を表示するだけであるため、ユーザごとに表示を切り替えることができない。例えば、ある共有文書に対して印刷済み、未印刷の表示をユーザごとに切り替えて付与することができない。
However, the conventional example in which group printing is realized using a box has the following problems.
Since only the shared document stored in the shared box is displayed for all users in the group, the display cannot be switched for each user. For example, printed and unprinted displays cannot be switched for each shared document for each user.

特許文献1の技術を適用した場合、上記問題点を解決することができるが、以下の問題が残る。
・グループのあるユーザが共有文書を削除してしまうと、他のユーザが印刷できなくなってしまう。
・グループのあるユーザが共有文書の印刷設定を変更すると、他のユーザの所望しない印刷設定になってしまう。
When the technique of Patent Document 1 is applied, the above problems can be solved, but the following problems remain.
-If a user in a group deletes a shared document, other users cannot print.
If a user with a group changes the print setting of a shared document, the print setting is not desired by other users.

本発明の画像形成装置は、共有文書に対して操作が行われた場合でも、該共有文書を共有するユーザごとに適切な共有文書情報を提供することを目的とする。   An object of the image forming apparatus of the present invention is to provide appropriate shared document information for each user who shares a shared document even when an operation is performed on the shared document.

本発明の一実施形態の文書データを登録可能な画像形成装置は、前記文書データの登録依頼を受け付け際に該文書データが共有文書であれば、共有対象ユーザごとに共有文書情報を関連付けて登録する登録手段と、前記共有対象ユーザのいずれかから受け付けた前記共有文書に対する操作に応じて、該共有対象ユーザに紐づけられた共有文書情報を変更する変更手段と、を備え、前記登録手段は、前記共有文書用のグループ情報を生成するとともに前記共有対象ユーザの個別情報の各々に前記共有文書情報を関連付けるか、または前記共有文書用のグループ情報を生成し、前記生成されたグループ情報内で前記共有対象ユーザごとに共有文書情報を関連付けて登録し、前記変更手段は、前記共有文書の削除の操作を受け付けた際に、該操作を行った共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報を削除し、前記共有対象ユーザごとに関連付けられた共有文書情報が全て削除されている場合に前記グループ情報を削除するAn image forming apparatus capable of registering document data according to an embodiment of the present invention associates shared document information for each user to be shared if the document data is a shared document when the document data registration request is received . Registration means for registering, and changing means for changing shared document information associated with the sharing target user in response to an operation on the shared document received from any of the sharing target users, the registration means Generates group information for the shared document and associates the shared document information with each individual information of the sharing target user, or generates group information for the shared document, and includes the group information in the generated group information. And registering the shared document information in association with each of the users to be shared, and when the change unit receives an operation to delete the shared document, Remove the shared document information associated with the shared object user went, shared document information associated with each of the shared object user deletes the group information when they are deleted.

本発明の画像形成装置によれば、共有文書に対して操作が行われた場合でも、該共有文書を共有するユーザごとに適切な共有文書情報を提供することが可能となる。   According to the image forming apparatus of the present invention, even when an operation is performed on a shared document, it is possible to provide appropriate shared document information for each user who shares the shared document.

本発明の一実施形態の画像形成装置のハードウェアブロック図である。1 is a hardware block diagram of an image forming apparatus according to an embodiment of the present invention. 本発明の一実施形態のシステム構成例を示す図である。It is a figure which shows the system configuration example of one Embodiment of this invention. 本発明の一実施形態のPCのブロック図である。It is a block diagram of PC of one Embodiment of this invention. 図1の画像形成装置の機能ブロック図である。FIG. 2 is a functional block diagram of the image forming apparatus in FIG. 1. ユーザの文書情報一覧の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of a user's document information list. クライアントでのプリンタドライバの認証画面の一例を示す図である。6 is a diagram illustrating an example of a printer driver authentication screen on a client. FIG. 画像形成装置における認証画面の一例を示す図である。6 is a diagram illustrating an example of an authentication screen in the image forming apparatus. FIG. 認証後に、ユーザが投入した文書リストを表示する画面の一例である。It is an example of the screen which displays the document list | wrist input by the user after authentication. 認証後に、ユーザが投入した文書リストを表示する画面の一例である。It is an example of the screen which displays the document list | wrist input by the user after authentication. 認証後に、ユーザが投入した文書リストを表示する画面の一例である。It is an example of the screen which displays the document list | wrist input by the user after authentication. 認証後に、ユーザが投入した文書リストを表示する画面の一例である。It is an example of the screen which displays the document list | wrist input by the user after authentication. データベース構成の一例である。It is an example of a database structure. 共有文書に対する操作により変更されたデータベース構成の一例である。It is an example of the database structure changed by operation with respect to a shared document. 印刷設定が変更された際のデータベース構成の一例である。It is an example of a database structure when a print setting is changed. 別のデータベース構成の一例を示す。An example of another database structure is shown. 文書データの登録処理のフローチャートである。It is a flowchart of a registration process of document data. 登録された文書の表示処理のフローチャートである。It is a flowchart of the display process of the registered document. 印刷処理のフローチャートである。It is a flowchart of a printing process. 共有文書の削除処理のフローチャートである。It is a flowchart of the deletion process of a shared document. 印刷設定変更処理のフローチャートである。6 is a flowchart of print setting change processing.

以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。図1は、本発明の一実施形態の画像形成装置のハードウェアブロック図の一例を示す。本発明の画像形成装置は、ユーザから登録依頼を受付けて個々のユーザの文書データまたは複数のユーザが共有する共有文書データを登録可能である。画像形成装置は、コントローラユニット100、操作部106、スキャナ108、プリンタ109を備える。コントローラユニット100は、画像形成装置の全体制御を行う装置である。コントローラユニット100は、CPU101、RAM102、ROM103、HDD104、操作部I/F105、デバイスI/F107、ネットワークI/F110を備える。各装置はシステムバス111に接続され、互いにデータの送受信が可能である。なお、CPU、ROM、RAM、HDDはそれぞれ、Central Processing Unit、Read Only Memory、Random Access Memory、Hard Disk Driveの略称である。   Hereinafter, embodiments for carrying out the present invention will be described with reference to the drawings. FIG. 1 shows an example of a hardware block diagram of an image forming apparatus according to an embodiment of the present invention. The image forming apparatus of the present invention can accept registration requests from users and register document data of individual users or shared document data shared by a plurality of users. The image forming apparatus includes a controller unit 100, an operation unit 106, a scanner 108, and a printer 109. The controller unit 100 is a device that performs overall control of the image forming apparatus. The controller unit 100 includes a CPU 101, a RAM 102, a ROM 103, an HDD 104, an operation unit I / F 105, a device I / F 107, and a network I / F 110. Each device is connected to the system bus 111 and can transmit and receive data to and from each other. CPU, ROM, RAM, and HDD are abbreviations for Central Processing Unit, Read Only Memory, Random Access Memory, and Hard Disk Drive, respectively.

CPU101は、システム全体を制御するための演算装置であり、システムバス111に接続された各装置を統括的に制御する。RAM102は、CPU101が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリである。また、RAM102は、オペレーティングシステムやシステムソフトウェア、アプリケーショソフトウェアなどのプログラムやデータも格納する。ROM103は、システムのブートプログラムが格納されている。また、ROM103には、システムプログラムやアプリケーションプログラムが格納されている場合や、フォントなど画像形成装置に必要な情報が格納されている場合もある。   The CPU 101 is an arithmetic device for controlling the entire system, and comprehensively controls each device connected to the system bus 111. A RAM 102 is a system work memory for operating the CPU 101, and is an image memory for temporarily storing image data. The RAM 102 also stores programs and data such as an operating system, system software, and application software. The ROM 103 stores a system boot program. The ROM 103 may store system programs and application programs, and may store information necessary for the image forming apparatus such as fonts.

HDD104は、オペレーティングシステム、システムソフトウェア、アプリケーションソフトウェア、文書データ、画像データ、設定データ等を格納する。RAM102に格納されたプログラムは、CPU101によって実行され、RAM102、ROM103やHDD104に格納された画像データや画像以外のデータを処理する。また、小型の画像形成装置では、HDD104を搭載せずにシステムソフトウェア、アプリケーションソフトウェア等をROM103に格納して、ハードディスクレスの構成が提供される場合もある。あるいは、HDD104の代わりに、SSD(Solid State Disk)などフラッシュメモリのようなハードディスク以外の記憶装置を用いた構成でもよい。本発明の画像形成装置の制御方法は、いずれかの上記記憶装置に格納されたプログラムをCPU101が実行することにより実現される。   The HDD 104 stores an operating system, system software, application software, document data, image data, setting data, and the like. The program stored in the RAM 102 is executed by the CPU 101, and processes image data and data other than images stored in the RAM 102, the ROM 103, and the HDD 104. In addition, a small image forming apparatus may be provided with a hard diskless configuration by storing system software, application software, and the like in the ROM 103 without mounting the HDD 104. Alternatively, a configuration using a storage device other than a hard disk such as a flash memory such as an SSD (Solid State Disk) may be used instead of the HDD 104. The image forming apparatus control method of the present invention is realized by the CPU 101 executing a program stored in any of the storage devices.

操作部106は操作部I/F105と接続されている。操作部106は、タッチパネルなどの表示装置を備え、印刷中や印刷済みといった印刷状態などを表示装置を介してユーザに通知する。また、操作部106は、表示装置に表示された操作ボタンなどを介して画像形成装置を操作するための指示を受け付ける。デバイスI/F107は、画像入出力デバイスであるスキャナ108やプリンタ109とコントローラユニット100を接続し、画像データの入力や出力を行う。   The operation unit 106 is connected to the operation unit I / F 105. The operation unit 106 includes a display device such as a touch panel, and notifies the user of a printing state such as printing or being printed via the display device. In addition, the operation unit 106 receives an instruction for operating the image forming apparatus via an operation button or the like displayed on the display device. A device I / F 107 connects the scanner 108 and printer 109, which are image input / output devices, to the controller unit 100, and inputs and outputs image data.

スキャナ108からデバイスI/F107を介して入力された画像データは、RAM102やHDD104に格納される。格納された画像データは、CPU101が必要に応じてRAM102に格納されたアプリケーションプログラムを用いて画像処理などを施す。画像データの出力時は、デバイスI/F107を介してプリンタ109へ出力される。ネットワークI/F110は、LANに接続し、ネットワーク上の外部機器の文書データ、画像データ、または画像形成装置を制御する情報などの入出力を行う。   Image data input from the scanner 108 via the device I / F 107 is stored in the RAM 102 or the HDD 104. The stored image data is subjected to image processing by the CPU 101 using an application program stored in the RAM 102 as necessary. When outputting image data, the image data is output to the printer 109 via the device I / F 107. A network I / F 110 is connected to a LAN and inputs / outputs document data, image data, or information for controlling an image forming apparatus of an external device on the network.

図1に図示されていない構成であっても、本発明が実現されるのであれば、図1の構成に限らない。例えば、FAX機能を持つ画像形成装置の場合には、図1には図示していなモデム装置向けI/Fがコントローラユニット100に具備されて、モデムによって公衆回線と接続されることにより、FAX伝送を可能としてもよい。その他、フラッシュメモリカードなどに格納されたデータを読み出してプリントすることを可能とするために、コントローラユニット100は、図示されていないUSB I/Fを具備してもよい。   Even if the configuration is not shown in FIG. 1, the configuration is not limited to that of FIG. 1 as long as the present invention is realized. For example, in the case of an image forming apparatus having a FAX function, an I / F for a modem apparatus not shown in FIG. 1 is provided in the controller unit 100 and is connected to a public line by a modem so that FAX transmission is performed. May be possible. In addition, in order to be able to read and print data stored in a flash memory card or the like, the controller unit 100 may include a USB I / F (not shown).

図2は、本実施例のシステム構成の一例を表す図である。図2に示す例では、システムはクライアントPC202と、画像形成装置203、204、205、206、207とを備える。各装置は、LAN201に接続されており、互いにデータの送受信が可能である。以下、ユーザの認証後に印刷を行う例について説明する。文書データの投入元は本実施例ではクライアントPCとしているが、クライアントPC以外のデバイス(例えば、携帯端末や他の画像形成装置など)であってもよい。画像形成装置203乃至207は、ユーザが認証を行って画像形成装置にログインすると、当該ユーザが印刷可能な文書の一覧を取得・表示する。画像形成装置は、ユーザが表示された文書の一覧から文書を選択すると、選択された文書データをプリンタ109に出力させる。   FIG. 2 is a diagram illustrating an example of a system configuration of this embodiment. In the example illustrated in FIG. 2, the system includes a client PC 202 and image forming apparatuses 203, 204, 205, 206, and 207. Each device is connected to the LAN 201 and can transmit and receive data to and from each other. Hereinafter, an example in which printing is performed after user authentication will be described. The document data is input from the client PC in this embodiment, but may be a device other than the client PC (for example, a portable terminal or another image forming apparatus). When the user authenticates and logs in to the image forming apparatus, the image forming apparatuses 203 to 207 acquire and display a list of documents that can be printed by the user. When the user selects a document from the displayed document list, the image forming apparatus causes the printer 109 to output the selected document data.

ここで、画像形成装置に対するユーザ認証について説明する。画像形成装置204を例に説明するが、他の画像形成装置でも同様である。画像形成装置204は、特定のユーザのみに使用させるように制限したり、ユーザの操作を記録するために、ユーザの認証を行ってから操作を許可する。例えば、認証に関する情報(ユーザのユーザ名、パスワード)を画像形成装置204内のHDD104にユーザデータベースとして保持しておく。画像形成装置204を利用する前に、操作部106に認証画面を表示して、ユーザにユーザ名、パスワードを入力させて、ユーザデータベースと一致する場合のみ、当該ユーザに操作を許可させる。   Here, user authentication for the image forming apparatus will be described. The image forming apparatus 204 will be described as an example, but the same applies to other image forming apparatuses. The image forming apparatus 204 permits the operation after the user is authenticated in order to restrict the use to a specific user or to record the user's operation. For example, information related to authentication (user name and password of the user) is stored in the HDD 104 in the image forming apparatus 204 as a user database. Before using the image forming apparatus 204, an authentication screen is displayed on the operation unit 106, and the user is allowed to input a user name and a password.

または、Microsoft社のActiveDirectoryなどの認証システムのドメインとして画像形成装置204が所属してもよい。この場合は、画像形成装置204は内部にユーザデータベースを持たずに、ネットワーク上の外部の認証サーバに対して、ユーザが入力したユーザ情報が正当であるか問い合わせる。あるいは、認証に必要な情報が格納されたICカードなどを用いて認証が実施される形態でもよい。   Alternatively, the image forming apparatus 204 may belong as a domain of an authentication system such as Microsoft's Active Directory. In this case, the image forming apparatus 204 does not have an internal user database, and inquires of an external authentication server on the network whether the user information input by the user is valid. Alternatively, the authentication may be performed using an IC card in which information necessary for authentication is stored.

また、ネットワーク経由で画像形成装置204が利用される場合でも、画像形成装置204は接続元に対して認証を要求して、認証が確認されたユーザだけに利用を許可する。これは、例えば、ブラウザ経由やファイル共有プロトコルで画像形成装置に接続する場合である。画像形成装置204における認証技術については、公知のものを利用するものであり、本発明の本質ではないため、説明は割愛する。また、画像形成装置204内のHDD104にユーザデータベースを保持しているときは、すべての画像形成装置で同一の認証が行えるように、各画像形成装置203、205、206、207に同一のユーザデータベースを同期して、保持しておく必要がある。ユーザデータベースの同期の仕組みについても、本発明の本質ではないため、説明は割愛する。   Even when the image forming apparatus 204 is used via the network, the image forming apparatus 204 requests authentication from the connection source, and permits the use only to the user whose authentication is confirmed. This is the case, for example, when connecting to the image forming apparatus via a browser or a file sharing protocol. The authentication technique in the image forming apparatus 204 uses a known technique and is not the essence of the present invention. When the user database is held in the HDD 104 in the image forming apparatus 204, the same user database is stored in each of the image forming apparatuses 203, 205, 206, and 207 so that all the image forming apparatuses can perform the same authentication. Must be kept synchronized. Since the synchronization mechanism of the user database is not the essence of the present invention, the description is omitted.

図3は、一般的な情報処理装置の内部構成の一例であり、図2のクライアントPC202の内部構成に該当する。情報処理装置は、CPU302乃至画像表示装置307を備える。各装置は、メインバス301に接続されており、相互にデータの送受信が可能である。   FIG. 3 is an example of an internal configuration of a general information processing apparatus, and corresponds to the internal configuration of the client PC 202 in FIG. The information processing apparatus includes a CPU 302 to an image display device 307. Each device is connected to the main bus 301 and can transmit and receive data to and from each other.

CPU302は、情報処理装置全体の動作を制御する。RAM303は、CPU302のワークエリアを提供する。ROM304は、システムプログラムやアプリケーションプログラムを格納する。補助記憶装置305は、例えばハードディスク、フロッピー(登録商標)ディスク、CD-ROM等)であり、各種プログラムを提供する。入力装置306は、例えば、マウス、キーボード等であり、ユーザによる入力操作を受け付ける。画像表示装置307は、例えば、CRTディスプレイ、液晶ディスプレイ等であり、ユーザにメッセージを通知する。ネットワークI/F308は、LANを介して他のネットワーク機器と相互にデータを送受信する。   The CPU 302 controls the operation of the entire information processing apparatus. A RAM 303 provides a work area for the CPU 302. The ROM 304 stores system programs and application programs. The auxiliary storage device 305 is, for example, a hard disk, a floppy (registered trademark) disk, a CD-ROM, or the like, and provides various programs. The input device 306 is a mouse, a keyboard, or the like, for example, and accepts an input operation by the user. The image display device 307 is a CRT display, a liquid crystal display, or the like, for example, and notifies the user of a message. The network I / F 308 transmits / receives data to / from other network devices via the LAN.

図4は、図2の画像形成装置204の機能ブロック図の一例である。以下では、画像形成装置204を例に説明するが、他の画像形成装置でも同様の構成を有する。画像形成装置204は、文書データ受信部401、文書データ保存部402、文書情報管理部403、文書情報404、文書表示部405、文書印刷部406、文書データ削除部407、認証部408、グループ管理部409を備える。ここに示された各処理部は、画像形成装置に格納されたプログラムをCPU101が実行することにより実現される。各処理部について、PCから画像形成装置へグループ印刷を実行したときの動作とともに説明する。なお、文書情報404はネットワークに接続された外部サーバに存在してもよい。文書情報を外部サーバに保存した場合の動作については本発明の本質ではないため、説明を割愛する。   FIG. 4 is an example of a functional block diagram of the image forming apparatus 204 in FIG. Hereinafter, the image forming apparatus 204 will be described as an example, but other image forming apparatuses have the same configuration. The image forming apparatus 204 includes a document data reception unit 401, a document data storage unit 402, a document information management unit 403, document information 404, a document display unit 405, a document printing unit 406, a document data deletion unit 407, an authentication unit 408, and group management. Part 409. Each processing unit shown here is realized by the CPU 101 executing a program stored in the image forming apparatus. Each processing unit will be described together with operations when group printing is executed from the PC to the image forming apparatus. The document information 404 may exist in an external server connected to the network. Since the operation when the document information is stored in the external server is not the essence of the present invention, the description is omitted.

以下では、各フェーズに分けてグループ印刷の詳細を説明する。
[PCから文書データ投入]
ユーザが、クライアントPC202から認証管理されている任意の画像形成装置、ここでは画像形成装置204に文書データを投入する一例を示す。本実施例では、文書データとして、ページ記述言語(PDL)データを画像形成装置204に送付する例について説明する。PDLには、キヤノン社のLIPSやAdobe社のPostScriptなどがあり、画像形成装置204はPDLを解釈して印刷を行う。なお、文書データとして、PDLデータ以外でもよい。例えば、TIFFなどの画像データや、アプリケーションのドキュメントフォーマットなど画像形成装置で解釈して印刷可能なフォーマットであればよい。
In the following, details of group printing will be described for each phase.
[Input document data from PC]
An example is shown in which the user inputs document data to an arbitrary image forming apparatus that is authenticated and managed from the client PC 202, here, the image forming apparatus 204. In this embodiment, an example in which page description language (PDL) data is sent to the image forming apparatus 204 as document data will be described. PDL includes Canon LIPS, Adobe PostScript, and the like, and the image forming apparatus 204 interprets the PDL and performs printing. The document data may be other than PDL data. For example, any format that can be interpreted and printed by an image forming apparatus, such as image data such as TIFF or a document format of an application, may be used.

ユーザは、クライアントPC202のアプリケーションプログラムからプリンタドライバを起動する。ユーザは、不図示のプリンタドライバの画面から任意の画像形成装置を選択し、印刷を指示する。印刷が指示されると、コマンド(文書データ送信開始)が選択された画像形成装置204に送信される。コマンド(文書データ送信開始)を受信した画像形成装置204の認証部408はクライアントPCのプリンタドライバへ認証を要求する。   The user activates the printer driver from the application program of the client PC 202. The user selects an arbitrary image forming apparatus from a printer driver screen (not shown) and instructs printing. When printing is instructed, a command (document data transmission start) is transmitted to the selected image forming apparatus 204. Upon receiving the command (document data transmission start), the authentication unit 408 of the image forming apparatus 204 requests authentication from the printer driver of the client PC.

この時にクライアントPC202のプリンタドライバが表示する認証画面例を図6に示す。認証画面には、ユーザ名701、パスワード702、グループID703、ログインボタン704、クリアボタン705が表示される。ユーザがユーザ名701、パスワード702、およびグループID703を入力し、ログインボタン704を押下すると、クライアントPC202から画像形成装置204へ、認証情報が送信される。認証情報を受信した認証部408はーザ名、パスワードの照合を行い、一致するとクライアントPC202へ使用許可の情報を送信する。認証部408は、使用許可の情報を送信する代替として、コマンド(送信許可)を送信しても良い。一致しない場合は、クライアントPC202でのログインはエラーとなる。   An example of an authentication screen displayed by the printer driver of the client PC 202 at this time is shown in FIG. On the authentication screen, a user name 701, a password 702, a group ID 703, a login button 704, and a clear button 705 are displayed. When the user inputs the user name 701, password 702, and group ID 703 and presses the login button 704, authentication information is transmitted from the client PC 202 to the image forming apparatus 204. Upon receiving the authentication information, the authentication unit 408 collates the user name and password, and if they match, transmits the use permission information to the client PC 202. The authentication unit 408 may transmit a command (transmission permission) as an alternative to transmitting use permission information. If they do not match, login with the client PC 202 results in an error.

認証が成功してコマンド(送信許可)を受信したクライアントPC202は、アプリケーションのデータをPDLデータに変換する。次に、クライアントPC202は、ユーザに関する情報と両面印刷などの印刷設定を含む印刷制御情報とPDLデータを、認証された画像形成装置204へ送信する。データが共有される場合は、クライアントPC202は、各ユーザ名、グループID等などを含む共有対象ユーザ情報を画像形成装置204へ送信する。なお、ここでの認証は、画像形成装置204内の認証情報を用いた認証でもよい。またActiveDirectoryのようにPCと画像形成装置204が同一認証ドメインに存在しており、クライアントPC202の認証結果が保証される場合は、PCのユーザ情報を印刷制御情報に入れる形態でもよい。その場合は、画像形成装置204は認証を実行しない。   The client PC 202 that has received the command (transmission permission) after successful authentication converts the application data into PDL data. Next, the client PC 202 transmits print control information including print settings such as information on the user and double-sided printing and PDL data to the authenticated image forming apparatus 204. When data is shared, the client PC 202 transmits sharing target user information including each user name, group ID, and the like to the image forming apparatus 204. The authentication here may be authentication using authentication information in the image forming apparatus 204. In the case where the PC and the image forming apparatus 204 exist in the same authentication domain as in Active Directory and the authentication result of the client PC 202 is guaranteed, the user information of the PC may be included in the print control information. In that case, the image forming apparatus 204 does not perform authentication.

本実施例では、クライアントPC202で認証を行う例で記載しているが、クライアントPC202からのデータ投入時には認証を行わずに、クライアントPC202でのユーザ名を印刷制御情報に入れる形態でもよい。この場合でも、画像形成装置204において当該ユーザ名と同一のユーザ名が登録されていれば、ユーザが画像形成装置204を利用するときに認証が実行され、印刷が行われるため、他のユーザからの印刷を防ぐことができる。   In this embodiment, an example in which authentication is performed by the client PC 202 is described. However, when data is input from the client PC 202, authentication may not be performed and a user name at the client PC 202 may be included in the print control information. Even in this case, if the same user name as the user name is registered in the image forming apparatus 204, authentication is performed when the user uses the image forming apparatus 204, and printing is performed. Can prevent printing.

[画像形成装置での文書データ受信]
認証プリントにおいて[PCから文書データ投入]によって認証が成功し、画像形成装置がPC202からのPDLデータを受信し保存する処理を説明する。画像形成装置204を一例として説明する。なお、PDLの解釈は、ROM103やHDD104に格納されたプログラムによってCPU101で実行してもよく、専用のPDLインタプリタ用のハードウェアを用意して、PDLの解釈を行うようにしてもよい。プリンタドライバやPDL解釈については、本発明の本質ではないため、詳細な説明は割愛する。
[Receiving document data in the image forming apparatus]
A description will be given of a process in which authentication is successful by [input document data from PC] in the authentication print, and the image forming apparatus receives and stores the PDL data from the PC 202. The image forming apparatus 204 will be described as an example. The interpretation of the PDL may be executed by the CPU 101 by a program stored in the ROM 103 or the HDD 104, or a dedicated PDL interpreter hardware may be prepared to interpret the PDL. Since the printer driver and PDL interpretation are not the essence of the present invention, a detailed description thereof will be omitted.

前述したようにクライアントPC202のプリンタドライバなどによって生成されたPDLデータ、及びPDLデータに対する印刷設定とユーザ情報からなる印刷制御情報が、LAN201を経由して画像形成装置204へ送付される。本実施例では、PDLデータと印刷制御情報が別に送付される例を説明するが、PDLデータに印刷制御情報が含まれる形でもよく、文書印刷部406が印刷制御情報を取り出す形でもよい。画像形成装置204では、文書データ受信部401が、LAN201と接続されたネットワークI/F110から送付されたPDLデータと印刷制御情報を受け取る。文書データ受信部401は、受け取ったPDLデータを文書データ保存部402に格納するように依頼する。文書データ保存部402は、システムバス111を介して、PDLデータをRAM102やHDD104に格納する。   As described above, PDL data generated by the printer driver of the client PC 202, and print control information including print settings for the PDL data and user information are sent to the image forming apparatus 204 via the LAN 201. In this embodiment, an example in which the PDL data and the print control information are sent separately will be described. However, the print control information may be included in the PDL data, or the document printing unit 406 may extract the print control information. In the image forming apparatus 204, the document data receiving unit 401 receives PDL data and print control information sent from the network I / F 110 connected to the LAN 201. The document data receiving unit 401 requests the received PDL data to be stored in the document data storage unit 402. The document data storage unit 402 stores the PDL data in the RAM 102 or the HDD 104 via the system bus 111.

図5は文書情報の一覧の例である。文書情報は、文書情報管理部403によってユーザ別に投入されている文書データの情報として管理される。文書情報500は、ユーザGinjiの文書情報の一覧を示し、文書情報510は、ユーザBuntaroの文書情報の一覧である。個々のユーザの文書情報の一覧は、文書データの投入日時501、文書データが格納される画像形成装置のIPアドレス502、文書データが格納される格納先503、文書データ名504、印刷設定505、ドライバ506、グループID507を備える。グループID507が存在していれば当該文書は共有文書であり、無ければ該ユーザのみが参照できる文書データである。文書の状態508は、印刷対象の文書の状態を示し、印刷が実行された場合は“印刷済み”が格納される。   FIG. 5 is an example of a list of document information. The document information is managed by the document information management unit 403 as information on document data input for each user. The document information 500 shows a list of document information of the user Ginji, and the document information 510 is a list of document information of the user Buntaro. Each user's document information list includes document data input date / time 501, IP address 502 of the image forming apparatus in which the document data is stored, storage location 503 in which the document data is stored, document data name 504, print setting 505, A driver 506 and a group ID 507 are provided. If the group ID 507 exists, the document is a shared document. If the group ID 507 does not exist, the document data can be referred to only by the user. The document status 508 indicates the status of the document to be printed. When printing is executed, “printed” is stored.

[文書リスト表示]
ユーザが画像形成装置において認証を行いログインし、該画像形成装置が投入された文書データをリスト表示する例について述べる。画像形成装置204は文書データ保存部402が有効に機能しているものとする。
[Document list display]
An example will be described in which a user authenticates in an image forming apparatus, logs in, and the document data input by the image forming apparatus is displayed as a list. In the image forming apparatus 204, it is assumed that the document data storage unit 402 functions effectively.

ユーザが画像形成装置204を利用するために、認証が行われる。図7は、画像形成装置の認証画面の例である。認証画面には、ユーザ名601、パスワード602、ドメイン603、ログインボタン604、クリアボタン605が表示される。ドメイン603は認証先を選択するフィールドであり、選択された認証先が認証を実行する。ユーザがユーザ名601、パスワード602を入力し、ドメイン603を選択肢、ログインボタン604を押下すると、ユーザの認証処理が実行される。ユーザがクリアボタン605を押下すると、画像形成装置204は認証処理を実行せずに、ユーザ名601、パスワード602の入力内容をクリアする。   Authentication is performed in order for the user to use the image forming apparatus 204. FIG. 7 is an example of an authentication screen of the image forming apparatus. On the authentication screen, a user name 601, a password 602, a domain 603, a login button 604, and a clear button 605 are displayed. The domain 603 is a field for selecting an authentication destination, and the selected authentication destination executes authentication. When the user inputs the user name 601 and password 602, selects the domain 603, and presses the login button 604, the user authentication process is executed. When the user presses the clear button 605, the image forming apparatus 204 clears the input contents of the user name 601 and the password 602 without executing the authentication process.

ログインボタン604が押下され、ログイン処理が実行されると、入力されたユーザ名601、パスワード602が、操作部I/F105を介して、認証部408に送られる。認証部408は、画像形成装置205の記憶部に格納されたユーザデータベース内で、ユーザ名、パスワードが一致するものがあるかを照合して、ユーザの認証を実施する。   When the login button 604 is pressed and login processing is executed, the input user name 601 and password 602 are sent to the authentication unit 408 via the operation unit I / F 105. The authentication unit 408 performs user authentication by checking whether there is a user name and password that match in the user database stored in the storage unit of the image forming apparatus 205.

認証はこの限りでなく、非接触型のICカードなど他の認証方法でもよい。また、ローカルに認証情報を持つのでなく、例えば、ActveDirectoryのなどのように、外部の認証サーバによって認証を実施する形態でもよい。このような場合は、認証部408は、外部の認証サーバに問い合わせを実施する。このような認証先の選択は、603を切り替えることによって行われる。   The authentication is not limited to this, and other authentication methods such as a non-contact type IC card may be used. Further, instead of having the authentication information locally, for example, authentication may be performed by an external authentication server, such as, for example, Active Directory. In such a case, the authentication unit 408 makes an inquiry to an external authentication server. Such authentication destination selection is performed by switching 603.

画像形成装置204において認証が成功してユーザGinjiがログインすると、文書情報管理部403は文書情報404から認証したユーザの文書情報一覧(500)を生成し、文書表示部405へ渡す。本実施例では、ユーザのログイン直後に文書情報の一覧を生成する例であるが、ログイン後に特定の操作を行うことで生成するようにしてもよい。   When the authentication is successful in the image forming apparatus 204 and the user Ginji logs in, the document information management unit 403 generates a document information list (500) of the authenticated user from the document information 404 and passes it to the document display unit 405. In this embodiment, a list of document information is generated immediately after a user logs in, but may be generated by performing a specific operation after login.

ユーザの文書情報一覧を受け取った文書表示部405は、画像形成装置204の操作部106を介して文書リストを表示する。図8(A)は、ユーザGinjiのみが参照・印刷可能な文書リスト画面の一例である。表示801はユーザ名を示している。表示802は文書リストの種別を表示しており、ユーザGinjiのみが持つ文書リストであること示す。表示803は、ユーザGinjiが投入した文書をリストで表示しており、文書804、805、806の3つが表示されている。図8の例では文書リストには文書名、印刷設定、状態が表示されている。文書804は文書名がAAA.txt、印刷設定は100部、すでに1回以上印刷を実行済みの状態、であることを示している。文書805は、文書名がBBB.pdf、印刷設定が両面であることを示している。また、状態に表示がないため、まだ1回も印刷が実行されていない、ということが分かる。なお、ユーザはリストの行をタッチすることにより、該文書を選択することができる。   The document display unit 405 that has received the user's document information list displays the document list via the operation unit 106 of the image forming apparatus 204. FIG. 8A shows an example of a document list screen that can be referenced and printed only by the user Ginji. A display 801 indicates a user name. A display 802 displays the type of the document list and indicates that the document list is owned only by the user Ginji. A display 803 displays a list of documents input by the user Ginji, and three documents 804, 805, and 806 are displayed. In the example of FIG. 8, the document list displays the document name, print settings, and status. A document 804 indicates that the document name is AAA.txt, the print setting is 100 copies, and printing has been executed once or more. A document 805 indicates that the document name is BBB.pdf and the print setting is double-sided. Moreover, since there is no display in the state, it can be seen that printing has not been executed yet. The user can select the document by touching a line in the list.

プリント開始ボタン807は、プリントを開始するためのボタンであり、押下されると文書印刷部406が文書リスト803で選択された文書を印刷する。削除ボタン808は選択された文書を削除するためのボタンであり、押下されると、文書データ削除部407が文書リスト803で選択した文書を削除する。表示印刷設定ボタン809は印刷設定を設定するためのボタンであり、押下されると、文書表示部405が文書リスト803で選択された文書について不図示の印刷設定画面を表示する。印刷設定画面では、対象とする文書の印刷設定を変更可能である。   A print start button 807 is a button for starting printing, and when pressed, the document printing unit 406 prints the document selected in the document list 803. A delete button 808 is a button for deleting the selected document, and when pressed, the document data deleting unit 407 deletes the document selected in the document list 803. A display print setting button 809 is a button for setting print settings, and when pressed, the document display unit 405 displays a print setting screen (not shown) for the document selected in the document list 803. On the print setting screen, the print setting of the target document can be changed.

図8(B)は、ユーザGinjiが参照・印刷可能な共有文書の文書リスト画面の一例である。表示812は、文書リスト813が共有文書のリストであり、そのグループ名が2742であることを示している。本表示はプルダウン形式として、Ginjiが所属する他のグループも表示可能としても良い。図8(B)の例では、文書814がGinjiによって参照・印刷可能な共有文書であることを示している。他の表示の説明は図8(B)と同等なため、説明を割愛する。   FIG. 8B is an example of a document list screen of shared documents that can be referred to and printed by the user Ginji. A display 812 indicates that the document list 813 is a list of shared documents, and the group name is 2742. This display may be in a pull-down format so that other groups to which Ginji belongs can also be displayed. The example in FIG. 8B indicates that the document 814 is a shared document that can be referred to and printed by Ginji. The description of other displays is the same as that in FIG.

図9(A)は、ユーザBuntaroのみが参照・印刷可能な文書リスト画面の一例である。それ以外の表示は図8(A)と同等なため、説明を割愛する。図9(B)は、ユーザBuntaroが参照・印刷可能な共有文書の文書リスト画面の一例である。GinjiとBuntaroは同じグループ2742に属しており、文書814と文書914は同じ文書である。その他の表示は図8(B)と同等である。   FIG. 9A shows an example of a document list screen that can be referenced and printed only by the user Buntaro. Since other displays are the same as those in FIG. 8A, description thereof is omitted. FIG. 9B is an example of a document list screen of shared documents that can be referred to and printed by the user Buntaro. Ginji and Buntaro belong to the same group 2742, and the document 814 and the document 914 are the same document. Other displays are the same as those in FIG.

図10(A)はグループ2742の共有文書CCC.docを、ユーザGinjiが印刷した場合に表示される文書リスト画面を示す。ユーザGinjiの文書リスト1003では、文書1004が印刷済み、と表示されている。図10(B)は、ユーザBuntaroが図9(B)に示す画面において、文書914を削除した場合に表示される文書リスト画面を示す。ユーザBuntaroの文書リスト1013では、文書1004に相当する共有文書が表示されない。つまり、ユーザBuntaroが文書914を削除したとしても、ユーザGinjiは他のユーザの操作の影響を受けずに共有文書1004を表示し続けることができる。   FIG. 10A shows a document list screen displayed when the user Ginji prints the shared document CCC.doc of the group 2742. In the document list 1003 of the user Ginji, it is displayed that the document 1004 has been printed. FIG. 10B shows a document list screen displayed when the user Buntaro deletes the document 914 in the screen shown in FIG. 9B. In the document list 1013 of the user Buntaro, a shared document corresponding to the document 1004 is not displayed. That is, even if the user Buntaro deletes the document 914, the user Ginji can continue to display the shared document 1004 without being affected by the operations of other users.

図11はグループ2742の共有文書CCC.docを、ユーザBuntaroが印刷設定を変更した場合に表示される文書リスト画面の一例である。図11(B)に示すユーザBuntaroの文書リスト1113では、文書1114の印刷設定が2in1、15部に印刷設定が変更されている。一方、図11(A)に示すユーザGinjiの文書リスト1103では、文書1114に相当する共有文書である文書1104が表示されている。しかし、文書1104の印刷設定は2in1、10部であり、共有文書であるが、印刷設定は変更されていない。つまり、ユーザBuntaroでの共有文書1114の設定変更は、ユーザGinjiの共有文書1104には影響を与えない。   FIG. 11 is an example of a document list screen that is displayed when the user Buntaro changes the print setting of the shared document CCC.doc of the group 2742. In the document list 1113 of the user Buntaro shown in FIG. 11B, the print setting of the document 1114 is changed to 2 in 1 and 15 copies. On the other hand, in the document list 1103 of the user Ginji shown in FIG. 11A, a document 1104 that is a shared document corresponding to the document 1114 is displayed. However, the print settings of the document 1104 are 2 in 1 and 10 copies, which are shared documents, but the print settings are not changed. That is, the setting change of the shared document 1114 by the user Buntaro does not affect the shared document 1104 of the user Ginji.

図12は、ユーザごとに文書情報が格納されるデータベース(ユーザプリファレンスデータベース)構成の一例である。ユーザプリファレンスデータベース1200が持つデータ1210は、ユーザGinjiのデータ(個別情報)である。その子データ1211はユーザGinjiの文書情報である。文書情報1211には、文書が4つ登録され、それぞれ印刷設定や状態、共有文書であればグループの情報が登録されている。共有文書の場合は、共有文書を一意に識別する識別情報(グループ:2742)が追記される。   FIG. 12 shows an example of a database (user preference database) configuration in which document information is stored for each user. Data 1210 held by the user preference database 1200 is data (individual information) of the user Ginji. The child data 1211 is document information of the user Ginji. In the document information 1211, four documents are registered, and group information is registered for each print setting, status, and shared document. In the case of a shared document, identification information (group: 2742) for uniquely identifying the shared document is added.

データ1220はユーザBuntaroのデータである。その子データ1221はユーザBuntaroの文書情報である。文書情報1221には文書が3つ登録されており、文書情報1211と同様にそれぞれ印刷設定や状態、共有文書であればグループの情報が登録されている。つまり、図12に示すように、文書情報管理部403は、文書データの登録依頼を受け付け際に該文書データが共有文書であれば、共有対象ユーザごとに共有文書情報を関連付けて登録する。   Data 1220 is data of user Buntaro. The child data 1221 is document information of the user Buntaro. In the document information 1221, three documents are registered. Similarly to the document information 1211, print settings, status, and group information are registered for shared documents. That is, as shown in FIG. 12, when the document data management unit 403 receives a document data registration request and the document data is a shared document, the document information management unit 403 registers the shared document information in association with each user to be shared.

データ1230はグループ2742をあらわしている。グループ2742は、共有文書を一意に識別する識別情報である。その子データである1231はメンバリスト、1232はグループ2742として入稿された文書の文書情報である。メンバリスト1231はグループ2742に所属するメンバをあらわし、図12の例ではGinjiとBuntaroがメンバである。つまり、文書情報管理部403は、共有文書データを登録する際は、前記共有文書用のグループ情報を生成する。   Data 1230 represents group 2742. A group 2742 is identification information for uniquely identifying a shared document. The child data 1231 is a member list, and 1232 is document information of documents submitted as a group 2742. The member list 1231 represents members belonging to the group 2742. In the example of FIG. 12, Ginji and Buntaro are members. That is, the document information management unit 403 generates group information for the shared document when registering the shared document data.

文書情報1232には文書が1つ登録されており、入稿された時点での印刷設定、および参照カウンタが登録されている。参照カウンタとは、グループ2742に所属しているグループのメンバのうち、参照しているメンバの数を示している。つまり、入稿時にはメンバリストのユーザ数が初期値(ここでは2)となり、あるメンバが共有文書(ここではCCC.doc)を削除すると、参照カウンタが−1となる。   One document is registered in the document information 1232, and print settings and a reference counter at the time of submission are registered. The reference counter indicates the number of referring members among the members of the group belonging to the group 2742. That is, at the time of submission, the number of users in the member list is an initial value (here, 2), and when a member deletes a shared document (here, CCC.doc), the reference counter becomes -1.

操作部106から管理者により、GinjiとBuntaroのユーザがグループ2742に所属する、という指示が行われると、文書情報管理部403は図12の場合では、次のような処理を行う。
・データ1230を作成。
・メンバリスト1231を作成し、GinjiとBuntaroを登録。
・文書情報1232を作成する。
後述する図15のデータベース構成の場合は、上記の処理に加えて、文書情報管理部403は以下の処理を行う。
・Ginjiの所属グループ1511に2742の情報を登録。
・Buntaroの所属グループ1521に2742の情報を登録。
が行われる。
When the administrator instructs the Ginji and Buntaro users to belong to the group 2742 by the administrator, the document information management unit 403 performs the following processing in the case of FIG.
Create data 1230.
Create member list 1231 and register Ginji and Buntaro.
Create document information 1232
In the case of the database configuration shown in FIG. 15 described later, in addition to the above processing, the document information management unit 403 performs the following processing.
Register 2742 information in Ginji's group 1511.
Register 2742 information in Buntaro's group 1521.
Is done.

図13は、図12の状態からユーザGinjiが共有文書CCC.docを1回以上印刷し、ユーザBuntaroが共有文書を削除した時のデータベースの構成例を示す。ユーザGinjiの共有文書CCC.docでは、状態が印刷済みに変更されている。また、ユーザBuntaroの文書情報1321からは共有文書CCC.docが削除されている。また、グループ1330の共有文書CCC.docでは、参照カウンタが1に変更されている。   FIG. 13 shows a configuration example of the database when the user Ginji prints the shared document CCC.doc at least once from the state of FIG. 12 and the user Buntaro deletes the shared document. In the shared document CCC.doc of user Ginji, the status is changed to printed. Further, the shared document CCC.doc is deleted from the document information 1321 of the user Buntaro. In the shared document CCC.doc of the group 1330, the reference counter is changed to 1.

図14は、図12の状態からユーザBuntaroが、共有文書CCC.docの印刷設定を10部から15部に変更した時のデータベースの構成例を示す。ユーザBuntaroの共有文書CCC.docの印刷設定が15部に変更されているが、ユーザGinjiの共有文書CCC.docの印刷設定に変更は生じていない。   FIG. 14 shows a configuration example of the database when the user Buntaro changes the print setting of the shared document CCC.doc from 10 copies to 15 copies from the state of FIG. Although the print setting of the shared document CCC.doc of the user Buntaro has been changed to 15 copies, the print setting of the shared document CCC.doc of the user Ginji has not changed.

図15は、図12乃至図14とは別のデータベース構成例である。文書情報管理部403は、共有文書の文書情報をユーザの文書情報(データ1512、1522)には登録しない。文書情報管理部403は共有文書用のグループ情報を生成し、生成されたグループ情報内で共有対象ユーザごとに共有文書情報を関連付けて登録する。具体的には、文書情報管理部403は、グループ2742の文書情報1532の共有文書CCC.docの情報(データ1533)に、各ユーザの印刷設定、状態を登録する(データ1535、1536)。文書情報管理部403は、各ユーザの情報には、所属しているグループの情報を登録する(データ1511、1521)。データ1534については図12の文書情報1232と同様である。   FIG. 15 shows a database configuration example different from those shown in FIGS. The document information management unit 403 does not register the document information of the shared document in the user document information (data 1512 and 1522). The document information management unit 403 generates group information for the shared document, and registers the shared document information in association with each shared target user within the generated group information. Specifically, the document information management unit 403 registers the print setting and status of each user in the information (data 1533) of the shared document CCC.doc of the document information 1532 of the group 2742 (data 1535, 1536). The document information management unit 403 registers the information of the group to which the user belongs in the information of each user (data 1511 and 1521). The data 1534 is the same as the document information 1232 in FIG.

図16乃至図20は、画像形成装置のCPU101によって実行されるフローチャートの一例である。図16は、文書を認証プリントとして入稿されたときに実行されるフローチャートの一例である。文書が入稿されると、まずS1601にて文書データ保存部402は、文書データ受信部401が受信した文書データを保存する。文書情報管理部403は、S1610にて前記保存された文書が共有文書か否かの判定を行う。共有文書であれば、文書情報管理部403は文書情報を共有文書として文書情報404に登録する(S1611)。   16 to 20 are examples of flowcharts executed by the CPU 101 of the image forming apparatus. FIG. 16 is an example of a flowchart executed when a document is submitted as an authentication print. When a document is submitted, the document data storage unit 402 first stores the document data received by the document data reception unit 401 in step S1601. In step S1610, the document information management unit 403 determines whether the stored document is a shared document. If it is a shared document, the document information management unit 403 registers the document information in the document information 404 as a shared document (S1611).

次に、文書情報管理部403が全メンバの文書情報に登録が終了したと判定(S1630)すると、本フローチャートは終了する(S1699)。グループのユーザの文書情報に対しての登録を行うため、他にも登録するべきユーザがあるかを判定する(S1630)。登録するべきユーザがある場合は、次のS1631で文書情報管理部403が登録すべきユーザの文書情報に共有文書の文書情報として登録する。全メンバの文書情報に登録が終了したと判定(S1630)すると、本フローチャートは終了する(S1699)。   Next, when the document information management unit 403 determines that registration has been completed for the document information of all members (S1630), this flowchart ends (S1699). In order to register the document information of the users in the group, it is determined whether there are other users to be registered (S1630). If there is a user to be registered, the document information management unit 403 registers it as document information of the shared document in the document information of the user to be registered in the next S1631. If it is determined that registration has been completed for the document information of all members (S1630), the flowchart ends (S1699).

S1610で文書情報管理部403により、入稿された文書が共有文書ではないと判断されると、文書情報管理部403が該文書を該当するユーザの文書情報に登録する(S1620)。その後、本フローチャートは終了する(S1699)。   If the document information management unit 403 determines in S1610 that the submitted document is not a shared document, the document information management unit 403 registers the document in the document information of the corresponding user (S1620). Thereafter, this flowchart ends (S1699).

図17(A)は、文書情報が図15で説明されている構成の場合での、あるユーザの文書リストを操作部106に表示する際に実行されるフローチャートの一例である。また図17(B)も同様にあるユーザの文書リストを表示する際に実行されるフローチャートの一例であるが、文書情報が図12乃至図14で説明されている構成の場合を示している。   FIG. 17A is an example of a flowchart executed when a document list of a certain user is displayed on the operation unit 106 in the case where the document information has the configuration described in FIG. FIG. 17B is also an example of a flowchart executed when a user's document list is displayed in the same manner. FIG. 17B shows a case where the document information has the configuration described in FIGS.

まず図17(A)のS1701では、文書情報管理部403が該当するユーザの文書情報を取り出す。S1710で文書情報管理部403は、該ユーザが所属しているグループに関して、未取得のグループの文書情報の有無を判定する。未取得のグループの文書情報があれば、S1711で文書情報管理部403は、該グループの該ユーザから文書情報を取得する。図15に示すデータベース構成の場合は、ユーザGinjiの文書リストを表示する際に、S1701で文書情報1512から文書情報を取得する。   First, in S1701 of FIG. 17A, the document information management unit 403 extracts the document information of the corresponding user. In step S <b> 1710, the document information management unit 403 determines whether there is document information of an unacquired group for the group to which the user belongs. If there is document information of an unacquired group, the document information management unit 403 acquires document information from the user of the group in S1711. In the case of the database configuration shown in FIG. 15, when displaying the document list of the user Ginji, the document information is acquired from the document information 1512 in S1701.

次に、S1710で、文書情報管理部403は所属グループ1511を取得する。ここでは、文書情報管理部403は、ユーザGinjiがグループ2742に所属しているため、文書情報1532のメンバGinjiのデータ1535を取得する。その後、S1720では、文書表示部405が取得した文書情報をソートして操作部106に表示し、本フローチャートは終了する(S1799)。ソートに関する説明は本発明の本質ではないため割愛する。   Next, in step S <b> 1710, the document information management unit 403 acquires the affiliation group 1511. Here, since the user Ginji belongs to the group 2742, the document information management unit 403 acquires the data 1535 of the member Ginji of the document information 1532. Thereafter, in S1720, the document information acquired by the document display unit 405 is sorted and displayed on the operation unit 106, and this flowchart ends (S1799). The explanation about sorting is not essential to the present invention and will be omitted.

図17(B)のS1751では、文書情報管理部403が該当するユーザの文書情報から全ての文書情報を取り出す。図12の例でユーザGinjiの文書リストを表示する場合では、S1751で文書情報管理部403は文書情報1211から文書情報を取得する。その後、S1752では、文書表示部405が取得した文書情報をソートして操作部106に表示し、本フローチャートは終了する(S1799)。ソートに関する説明は本発明の本質ではないため割愛する。   In S1751 of FIG. 17B, the document information management unit 403 extracts all the document information from the corresponding user's document information. In the example of FIG. 12, when the document list of the user Ginji is displayed, the document information management unit 403 acquires document information from the document information 1211 in S1751. Thereafter, in S1752, the document information acquired by the document display unit 405 is sorted and displayed on the operation unit 106, and this flowchart ends (S1799). The explanation about sorting is not essential to the present invention and will be omitted.

図18は認証プリントの印刷時のフローチャートの一例である。S1801では操作部106からユーザによって指定された文書を、文書情報管理部403が印刷済に更新する。S1802で、文書印刷部406が前記指定された文書の印刷を実行する。印刷が成功すれば本フローチャートは終了する(S1899)。印刷が失敗すると、印刷結果に基づいて、文書情報管理部403は該当するユーザの文書情報に印刷が失敗した情報を登録・更新し(S1820)、その後本フローチャートは終了する(S1899)。   FIG. 18 is an example of a flowchart for printing the authentication print. In step S1801, the document information management unit 403 updates the document designated by the user from the operation unit 106 to have been printed. In step S1802, the document printing unit 406 prints the designated document. If printing is successful, this flowchart ends (S1899). If printing fails, based on the printing result, the document information management unit 403 registers / updates information indicating that printing failed in the document information of the corresponding user (S1820), and then this flowchart ends (S1899).

図18で説明したように、印刷が成功すると、図8および図12に示すように、ユーザGinjiの文書情報AAA.txtの状態が印刷済となる。図12で、ユーザGinjiの共有文書CCC.docの印刷が実行されると、文書情報管理部403はユーザGinjiの共有文書CCC.docだけを印刷済に変更する。このように共有文書であっても、S1801、S1820で文書情報管理部403が更新するのはユーザGinjiの文書情報1211のみであり、ユーザBuntaroの文書情報1221には影響が生じない。   As described with reference to FIG. 18, when printing is successful, the state of the document information AAA.txt of the user Ginji is printed as shown in FIGS. In FIG. 12, when printing of the shared document CCC.doc of the user Ginji is executed, the document information management unit 403 changes only the shared document CCC.doc of the user Ginji to printed. As described above, even in the case of a shared document, the document information management unit 403 updates only the document information 1211 of the user Ginji in S1801 and S1820, and does not affect the document information 1221 of the user Buntaro.

図19は文書リストにおいて、文書の削除を指示された場合のフローチャートの一例である。S1901では、文書情報管理部403が指定された文書の文書情報を削除する。S1910では文書情報管理部403が削除した文書が共有文書であるか否かを判定し、共有文書でなければ本フローチャートは終了する(S1999)。   FIG. 19 is an example of a flowchart when an instruction to delete a document is given in the document list. In step S1901, the document information management unit 403 deletes the document information of the designated document. In step S1910, the document information management unit 403 determines whether the deleted document is a shared document. If the deleted document is not a shared document, this flowchart ends (S1999).

共有文書であれば、文書情報管理部403はグループの文書情報の文書情報1232が持つ参照カウンタを減算(−1)する(S1911)。その結果、参照カウンタの値が0となれば(S1920)、文書データ削除部は文書データを削除し(S1921)、文書情報管理部403はグループの文書情報から該文書情報を削除する(S1922)。S1920で値が0でなければ本フローチャートは終了する(1999)。   If it is a shared document, the document information management unit 403 subtracts (-1) the reference counter held in the document information 1232 of the group document information (S1911). As a result, if the value of the reference counter becomes 0 (S1920), the document data deletion unit deletes the document data (S1921), and the document information management unit 403 deletes the document information from the group document information (S1922). . If the value is not 0 in S1920, this flowchart ends (1999).

図19で説明したように、文書が削除されると、図13に示すようにユーザBuntaroの共有文書CCC.docが削除される。文書情報1321からCCC.docの文書情報が削除されているが、ユーザGinjiの文書情報1311にはCCC.docの文書情報が登録されたままである。つまり、Buntaroが共有文書を削除したとしても、グループの他のメンバであるユーザGinjiの文書情報には影響が生じない。   As described in FIG. 19, when the document is deleted, the shared document CCC.doc of the user Buntaro is deleted as shown in FIG. Although the document information of CCC.doc is deleted from the document information 1321, the document information of CCC.doc remains registered in the document information 1311 of the user Ginji. That is, even if Buntaro deletes the shared document, the document information of the user Ginji who is another member of the group is not affected.

図20は、文書の設定変更時に実行されるフローチャートの一例である。ユーザから操作部106から文書を指定し、その文書の設定変更を指示されると、S2001にて文書情報管理部403は該当するユーザの文書情報の印刷設定を変更する。その後、文書情報管理部403は本フローチャートを終了する(S2099)。図20で説明したように印刷設定が変更されると、図14に示すようにユーザBuntaroの共有文書CCC.docの文書情報1421では印刷設定が15部に変更される。しかし、ユーザGinjiの共有文書CCC.docの文書情報1411では印刷設定が10部のままである。このように、ユーザの設定変更が、他のユーザへ影響を及ぼすことは無い。   FIG. 20 is an example of a flowchart executed when a document setting is changed. When the user designates a document from the operation unit 106 and is instructed to change the setting of the document, the document information management unit 403 changes the print setting of the document information of the corresponding user in S2001. Thereafter, the document information management unit 403 ends this flowchart (S2099). When the print setting is changed as described in FIG. 20, the print setting is changed to 15 copies in the document information 1421 of the shared document CCC.doc of the user Buntaro as shown in FIG. However, in the document information 1411 of the shared document CCC.doc of the user Ginji, the print setting remains 10 copies. Thus, a user's setting change does not affect other users.

以上、本発明の画像形成装置によれば、共有文書に対して操作が行われた場合でも、該共有文書を共有するユーザごとに適切な共有文書情報を提供することが可能となる。よって、本発明の画像形成装置は、各ユーザが所属しているグループの共有文書をそれぞれ表示することができる。また、各ユーザの共有文書に対する操作による、他のユーザの表示・操作に対する影響を排除できる。   As described above, according to the image forming apparatus of the present invention, even when an operation is performed on a shared document, it is possible to provide appropriate shared document information for each user who shares the shared document. Therefore, the image forming apparatus of the present invention can display each shared document of the group to which each user belongs. Further, the influence on the display / operation of other users due to the operation on the shared document of each user can be eliminated.

(その他の実施形態)
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(コンピュータプログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給する。そしてそのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。この場合、そのプログラム、及び該プログラムを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
(Other embodiments)
The present invention can also be realized by executing the following processing. That is, software (computer program) that realizes the functions of the above-described embodiments is supplied to a system or apparatus via a network or various storage media. Then, the computer (or CPU, MPU, etc.) of the system or apparatus reads out and executes the program. In this case, the program and the storage medium storing the program constitute the present invention.

202 クライアントPC
203 画像形成装置
202 Client PC
203 Image forming apparatus

Claims (8)

文書データを登録可能な画像形成装置であって、
前記文書データの登録依頼を受け付け際に該文書データが共有文書であれば、共有対象ユーザごとに共有文書情報を関連付けて登録する登録手段と、
前記共有対象ユーザのいずれかから受け付けた前記共有文書に対する操作に応じて、該共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報を変更する変更手段と、を備え
前記登録手段は、前記共有文書用のグループ情報を生成するとともに前記共有対象ユーザの個別情報の各々に前記共有文書情報を関連付けるか、または前記共有文書用のグループ情報を生成し、前記生成されたグループ情報内で前記共有対象ユーザごとに共有文書情報を関連付けて登録し、
前記変更手段は、前記共有文書の削除の操作を受け付けた際に、該操作を行った共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報を削除し、前記共有対象ユーザごとに関連付けられた共有文書情報が全て削除されている場合に前記グループ情報を削除する
ことを特徴とする画像形成装置。
An image forming apparatus capable of registering document data,
If the document data is a shared document when the document data registration request is received , a registration unit that associates and registers shared document information for each sharing target user;
Changing means for changing shared document information associated with the sharing target user in response to an operation on the shared document received from any of the sharing target users ;
The registration unit generates group information for the shared document and associates the shared document information with each piece of individual information of the sharing target user, or generates group information for the shared document, and the generated Register the shared document information in association with each shared target user in the group information,
When the changing unit receives an operation for deleting the shared document, the changing unit deletes the shared document information associated with the sharing target user who performed the operation, and the shared document information associated with each sharing target user is An image forming apparatus , wherein the group information is deleted when all the information is deleted .
前記共有対象ユーザから要求を受け付けて、前記登録手段により登録された文書データを画面にリスト表示する表示手段をさらに備え、
前記表示手段は、前記要求を行った共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報を用いて前記リスト表示を行う
ことを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。
A display unit that receives a request from the sharing target user and displays a list of document data registered by the registration unit on a screen;
The image forming apparatus according to claim 1, wherein the display unit performs the list display using shared document information associated with a sharing target user who has made the request.
前記登録手段は、外部装置から前記文書データを含む前記共有文書情報と、該共有文書を一意に識別する識別情報と、共有対象ユーザ情報を含む前記登録依頼を受け付け、当該受け付けた情報を用いて前記登録を実行する
ことを特徴とする請求項1または2に記載の画像形成装置。
The registration unit accepts the registration request including the shared document information including the document data, identification information for uniquely identifying the shared document, and sharing target user information from an external device, and uses the received information. The image forming apparatus according to claim 1, wherein the registration is executed.
前記共有文書に対する操作は、少なくとも印刷の実行、印刷設定の変更、当該共有文書の削除を含む
ことを特徴とする請求項1乃至3のいずれか一項に記載の画像形成装置。
The image forming apparatus according to any one of claims 1 to 3, wherein the operation on the shared document includes at least execution of printing, change of print settings, and deletion of the shared document.
前記変更手段は、前記印刷の実行の操作を受け付けた際に、前記操作を行った共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報を印刷済みであることを示す情報として更新する
ことを特徴とする請求項4に記載の画像形成装置。
The change unit, when receiving an operation to execute the printing, updates shared document information associated with a sharing target user who has performed the operation as information indicating that printing has been performed. Item 5. The image forming apparatus according to Item 4 .
前記変更手段は、前記印刷設定の操作を受け付けた際に、該操作を行った共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報の印刷設定を変更し、該共有文書情報を更新する
ことを特徴とする請求項4または5に記載の画像形成装置。
When the change unit receives the print setting operation, the change unit changes the print setting of the shared document information associated with the sharing target user who performed the operation, and updates the shared document information. The image forming apparatus according to claim 4 or 5 .
文書データを登録可能な画像形成装置の制御方法であって、
前記文書データの登録依頼を受け付け際に該文書データが共有文書であれば、共有対象ユーザごとに共有文書情報を関連付けて登録する登録工程と、
前記共有対象ユーザのいずれかから受け付けた前記共有文書に対する操作に応じて、該共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報を変更する変更工程と、を有し、
前記登録工程において、前記共有文書用のグループ情報が生成されるとともに前記共有対象ユーザの個別情報の各々に前記共有文書情報が関連付けられるか、または前記共有文書用のグループ情報が生成され、前記生成されたグループ情報内で前記共有対象ユーザごとに共有文書情報が関連付けて登録され、
前記変更工程において、前記共有文書の削除の操作を受け付けた際に、該操作を行った共有対象ユーザに関連付けられた共有文書情報が削除され、前記共有対象ユーザごとに関連付けられた共有文書情報が全て削除されている場合に前記グループ情報が削除される
ことを特徴とする制御方法。
An image forming apparatus control method capable of registering document data,
If the document data is a shared document when the document data registration request is received , a registration step of associating and registering shared document information for each sharing target user;
Depending on the operation to the shared document received from one of the shared target user, possess the changing step, the changing the shared document information associated with the shared object user,
In the registration step, group information for the shared document is generated and the shared document information is associated with each individual information of the sharing target user, or group information for the shared document is generated, and the generation Shared document information is registered in association with each of the sharing target users in the group information,
In the changing step, when an operation for deleting the shared document is accepted, the shared document information associated with the sharing target user who performed the operation is deleted, and the shared document information associated with each sharing target user is A control method , wherein the group information is deleted when all the information is deleted .
請求項に記載の制御方法をコンピュータにより実行させることを特徴とするコンピュータプログラム。 A computer program for causing a control method according to claim 7 to be executed by a computer.
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