JP6182915B2

JP6182915B2 - System, data processing method, and scanner apparatus

Info

Publication number: JP6182915B2
Application number: JP2013052546A
Authority: JP
Inventors: 直樹滝島
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2013-03-14
Filing date: 2013-03-14
Publication date: 2017-08-23
Anticipated expiration: 2033-03-14
Also published as: JP2014179816A

Description

本発明は、スキャン処理を行うシステム、データ処理方法およびスキャナ装置に関する。 The present invention relates to a scan processing system, a data processing method, and a scanner device.

複数のスキャナ装置により取り込まれた複数の文書データを一括して管理するシステムで、それぞれの文書データにシステム全体の連続番号を割り当てる方法が知られている。このようなシステムによれば、複数のスキャナ装置により取得された文書データを、システム全体で統括して管理することができる。 There is known a method of collectively managing a plurality of document data fetched by a plurality of scanner apparatuses and assigning a serial number of the entire system to each document data. According to such a system, document data acquired by a plurality of scanner devices can be managed in an integrated manner in the entire system.

ところで、例えば複数の支店のそれぞれにスキャナ装置が設置されているような状況等においては、システム全体のみならず支店毎（スキャナ装置毎）でもスキャンして取り込まれた文書データを管理をしたい場合がある。しかしながら、文書データにシステム全体の連続番号が割り当てられている場合、支店毎に文書データを管理することができない。また、割り当てる番号を支店毎にクリアすることもできない。このような問題は、スキャンして取り込まれた文書データに限らず、パーソナルコンピュータにより作成した文書データに対しても言え、スキャナ装置やパーソナルコンピュータ等の文書データを扱う情報処理装置に対して言える問題である。 By the way, for example, in a situation where a scanner device is installed in each of a plurality of branches, there is a case where it is desired to manage the document data scanned and captured not only in the entire system but also in each branch (each scanner device). is there. However, when the serial number of the entire system is assigned to the document data, the document data cannot be managed for each branch. Also, the assigned number cannot be cleared for each branch. Such a problem can be said not only for document data scanned and captured but also for document data created by a personal computer, and for information processing devices that handle document data such as scanner devices and personal computers. It is.

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、文書データを扱う１台以上の情報処理装置と、それらの情報処理装置から文書データを受信し、文書データを管理するとともに、情報処理装置毎に採番して文書データを管理できるシステム、データ処理方法およびスキャナ装置を提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of the above, and includes one or more information processing apparatuses that handle document data, and receives document data from these information processing apparatuses, manages the document data, and the information processing apparatus It is an object of the present invention to provide a system, a data processing method, and a scanner device that can manage document data by assigning numbers for each.

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係るシステムは、複数のスキャナ装置と、情報処理装置と、ワークフローサーバと、を備えるシステムであって、前記複数のスキャナ装置のそれぞれは、スキャン処理を実行して文書データを生成するスキャナ処理部と、スキャン処理毎に更新されるカウント値と前記スキャナ装置を識別する識別情報とを含む採番情報を生成する採番処理部と、前記文書データおよび前記採番情報を前記情報処理装置に送信する送信部と、を有し、前記情報処理装置は、前記複数のスキャナ装置のそれぞれから前記文書データおよび前記採番情報を取得して、前記文書データおよび前記採番情報を対応付けて記憶装置に記憶させ、前記ワークフローサーバは、１または複数の処理を示すワークフローを定義する複数のワークフロー定義情報を記憶し、前記複数のスキャナ装置のうちの、第１のユーザにより操作される第１のスキャナ装置は、前記ワークフローサーバに記憶された前記複数のワークフロー定義情報の中から１つのワークフロー定義情報が前記第１のユーザによって選択された場合、選択されたワークフロー定義情報に従って処理を実行し、前記第１のスキャナ装置に含まれる前記採番処理部は、前記第１のユーザにより選択されたワークフロー定義情報に採番することが定義されている場合、前記採番情報を生成し、採番することが定義されていない場合、前記採番情報を生成しない。 In order to solve the above-described problems and achieve the object, a system according to the present invention is a system including a plurality of scanner devices, an information processing device, and a workflow server , each of the plurality of scanner devices. A scanner processing unit that executes scan processing to generate document data, a numbering processing unit that generates numbering information including count values updated for each scanning processing and identification information for identifying the scanner device, A transmission unit that transmits the document data and the numbering information to the information processing device, and the information processing device acquires the document data and the numbering information from each of the plurality of scanner devices. Te, the document data and is stored in the storage device in association with numbering information, the workflow server workflow indicating one or more processing A plurality of workflow definition information to be defined is stored, and a first scanner device operated by a first user among the plurality of scanner devices is a component of the plurality of workflow definition information stored in the workflow server. When one workflow definition information is selected by the first user, a process is executed according to the selected workflow definition information, and the numbering processing unit included in the first scanner device performs the first If numbering is defined in the workflow definition information selected by the user, the numbering information is generated . If numbering is not defined, the numbering information is not generated .

本発明によれば、複数のスキャナ装置により取り込まれた複数の文書データをシステム全体で採番して管理できるとともに、スキャナ装置毎に採番して管理できるという効果を奏する。 According to the present invention, a plurality of document data captured by a plurality of scanner devices can be numbered and managed by the entire system, and can be numbered and managed for each scanner device.

図１は、実施形態に係る配信システムの構成を示す図である。FIG. 1 is a diagram illustrating a configuration of a distribution system according to the embodiment. 図２は、スキャナ装置の構成を示す図である。FIG. 2 is a diagram illustrating a configuration of the scanner device. 図３は、採番情報のデータ構成の一例を示す図である。FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a data configuration of numbering information. 図４は、スキャナ装置の処理フローを示す図である。FIG. 4 is a diagram illustrating a processing flow of the scanner device. 図５は、配信サーバが取得した文書データおよび採番情報の対応関係の一例を示す図である。FIG. 5 is a diagram illustrating an example of a correspondence relationship between the document data acquired by the distribution server and the numbering information. 図６は、変形例に係る配信システムの構成を示す図である。FIG. 6 is a diagram illustrating a configuration of a distribution system according to a modification. 図７は、ワークフローサーバの構成を示す図である。FIG. 7 is a diagram showing the configuration of the workflow server. 図８は、変形例に係るスキャナ装置の構成を示す図である。FIG. 8 is a diagram illustrating a configuration of a scanner device according to a modification. 図９は、ワークフローの処理順序の一例を示す図である。FIG. 9 is a diagram illustrating an example of a workflow processing order. 図１０は、変形例において、配信サーバが取得した文書データおよび採番情報の対応関係の一例を示す図である。FIG. 10 is a diagram illustrating an example of a correspondence relationship between the document data acquired by the distribution server and the numbering information in the modification. 図１１は、実施形態に係るクラウドシステムの構成を示す図である。FIG. 11 is a diagram illustrating a configuration of a cloud system according to the embodiment. 図１２は、組織コード、採番情報および文書の対応関係を示す図である。FIG. 12 is a diagram illustrating a correspondence relationship between the organization code, the numbering information, and the document.

以下に添付図面を参照して、実施の形態を詳細に説明する。なお、この実施形態によりこの発明が限定されるものではない。 Embodiments will be described below in detail with reference to the accompanying drawings. In addition, this invention is not limited by this embodiment.

図１は、実施形態に係る配信システム１０の構成の一例を示す図である。配信システム１０は、複数のスキャナ装置２０と、配信サーバ３０と、記憶装置４０とを備える。 FIG. 1 is a diagram illustrating an example of a configuration of a distribution system 10 according to the embodiment. The distribution system 10 includes a plurality of scanner devices 20, a distribution server 30, and a storage device 40.

複数のスキャナ装置２０のそれぞれは、用紙等をスキャンして画像データを読み取り、読み取った画像データを含む文書データを生成する。複数のスキャナ装置２０のそれぞれは、スキャナ機能とともに、ファクシミリ機能、コピー機能およびプリンタ機能のうちの少なくとも１つを有する複合機であってもよい。 Each of the plurality of scanner devices 20 scans paper or the like to read image data, and generates document data including the read image data. Each of the plurality of scanner devices 20 may be a multifunction device having at least one of a facsimile function, a copy function, and a printer function together with a scanner function.

複数のスキャナ装置２０のそれぞれは、例えば、企業の支店等に分散して設置される。複数のスキャナ装置２０のそれぞれは、企業内のネットワークを介して配信サーバ３０に接続される。 Each of the plurality of scanner devices 20 is installed in a distributed manner at, for example, a company branch. Each of the plurality of scanner devices 20 is connected to the distribution server 30 via a corporate network.

複数のスキャナ装置２０のそれぞれは、スキャン処理をする毎に、生成した文書データおよびこの文書データの書誌情報を配信サーバ３０へと送信する。この場合、複数のスキャナ装置２０のそれぞれは、書誌情報に、配信システム１０内で文書データを一意に識別するための採番情報を含める。 Each of the plurality of scanner devices 20 transmits the generated document data and bibliographic information of the document data to the distribution server 30 every time scanning is performed. In this case, each of the plurality of scanner devices 20 includes numbering information for uniquely identifying document data in the distribution system 10 in the bibliographic information.

配信サーバ３０は、１台以上の情報処理装置から構成される。配信サーバ３０は、ネットワークを介してそれぞれのスキャナ装置２０と接続される。配信サーバ３０は、複数のスキャナ装置２０のそれぞれから、文書データ、および採番情報を含んだ書誌情報を取得する。そして、配信サーバ３０は、複数のスキャナ装置２０のそれぞれから取得した文書データを、採番情報と対応付けて記憶装置４０に記憶させる。 The distribution server 30 includes one or more information processing apparatuses. The distribution server 30 is connected to each scanner device 20 via a network. The distribution server 30 acquires document data and bibliographic information including numbering information from each of the plurality of scanner devices 20. Then, the distribution server 30 stores the document data acquired from each of the plurality of scanner devices 20 in the storage device 40 in association with the numbering information.

記憶装置４０は、文書データを蓄積する装置である。記憶装置４０は、配信サーバ３０に直接接続された装置であってもよいし、ネットワーク上に設けられた装置であってもよい。 The storage device 40 is a device that accumulates document data. The storage device 40 may be a device directly connected to the distribution server 30 or a device provided on a network.

図２は、スキャナ装置２０の構成を示す図である。スキャナ装置２０は、スキャナ処理部５１と、識別情報記憶部５２と、カウント値記憶部５３と、採番処理部５４と、送信部５５と、初期化部５６とを有する。 FIG. 2 is a diagram illustrating a configuration of the scanner device 20. The scanner device 20 includes a scanner processing unit 51, an identification information storage unit 52, a count value storage unit 53, a numbering processing unit 54, a transmission unit 55, and an initialization unit 56.

スキャナ処理部５１は、ユーザの操作に応じて、スキャン処理を実行して文書データを生成する。より具体的には、スキャナ処理部５１は、用紙等をスキャンして画像データを読み取り、読み取った画像データを含む文書データを生成する。 The scanner processing unit 51 executes scan processing and generates document data in accordance with a user operation. More specifically, the scanner processing unit 51 scans a sheet or the like to read image data, and generates document data including the read image data.

識別情報記憶部５２は、当該スキャナ装置２０を識別する識別情報を記憶する。すなわち、識別情報記憶部５２は、他のスキャナ装置２０とは異なるユニークな識別情報を記憶する。識別情報は、例えばシステムの管理者等により設定される。 The identification information storage unit 52 stores identification information for identifying the scanner device 20. That is, the identification information storage unit 52 stores unique identification information that is different from that of the other scanner devices 20. The identification information is set by, for example, a system administrator.

カウント値記憶部５３は、最後のスキャン処理（すなわち、直前のスキャン処理）におけるカウント値を記憶する。カウント値は、スキャナ処理部５１がスキャン処理をする毎に更新される値である。本例においては、カウント値は、スキャン処理をする毎に、１ずつインクリメントされる値である。 The count value storage unit 53 stores the count value in the last scan process (that is, the previous scan process). The count value is a value that is updated each time the scanner processing unit 51 performs a scanning process. In this example, the count value is a value that is incremented by 1 each time scanning processing is performed.

採番処理部５４は、スキャナ処理部５１がスキャン処理をする毎に、採番情報を生成する。具体的には、採番処理部５４は、スキャナ処理部５１がスキャン処理を実行すると、カウント値記憶部５３からカウント値を読み出し、識別情報記憶部５２から識別情報を読み出す。採番処理部５４は、読み出したカウント値をインクリメントする。採番処理部５４は、インクリメントしたカウント値と識別情報記憶部５２に含まれる識別情報とを含む採番情報を生成する。 The numbering processing unit 54 generates numbering information every time the scanner processing unit 51 performs a scanning process. Specifically, the numbering processing unit 54 reads the count value from the count value storage unit 53 and reads the identification information from the identification information storage unit 52 when the scanner processing unit 51 executes the scanning process. The numbering processing unit 54 increments the read count value. The numbering processing unit 54 generates numbering information including the incremented count value and the identification information included in the identification information storage unit 52.

そして、採番処理部５４は、生成した採番情報を、スキャン処理を実行して生成された文書データの書誌情報に含める。また、採番処理部５４は、インクリメントしたカウント値を、最後のスキャン処理のカウント値としてカウント値記憶部５３に書き戻す。 Then, the numbering processing unit 54 includes the generated numbering information in the bibliographic information of the document data generated by executing the scanning process. Also, the numbering processing unit 54 writes the incremented count value back to the count value storage unit 53 as the count value of the last scan process.

送信部５５は、スキャナ処理部５１により生成された文書データ、および採番情報を含む書誌情報を配信サーバ３０に送信する。初期化部５６は、ユーザの操作に応じて、カウント値記憶部５３に記憶されているカウント値を予め定められた初期値に書き換える。 The transmission unit 55 transmits document data generated by the scanner processing unit 51 and bibliographic information including numbering information to the distribution server 30. The initialization unit 56 rewrites the count value stored in the count value storage unit 53 to a predetermined initial value in accordance with a user operation.

図３は、採番情報のデータ構成の一例を示す図である。採番情報は、一例として、予め定められた桁数の数字における、所定の桁位置にカウント値および識別情報とが配置される。 FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a data configuration of numbering information. As an example, the numbering information includes a count value and identification information at predetermined digit positions in a predetermined number of digits.

例えば、図３の例においては、採番情報は例えば８個の文字列である。そして、図３の例では、８文字のうち上位３文字の位置に識別情報が含まれ、下位５文字の位置にカウント値が含まれる。また、採番情報は、このような配置に限らず、どのような配置であってもよい。 For example, in the example of FIG. 3, the numbering information is, for example, eight character strings. In the example of FIG. 3, the identification information is included in the position of the upper three characters out of the eight characters, and the count value is included in the position of the lower five characters. Further, the numbering information is not limited to such an arrangement, but may be any arrangement.

カウント値は、一例として、“０００００”を初期値としてスキャン処理毎に１ずつインクリメントされる。なお、カウント値は、スキャン処理毎に値が変わればよく、１ずつのインクリメントに限らず、一定値毎に増加または減少してもよい。 As an example, the count value is incremented by 1 for each scan process with “00000” as an initial value. Note that the count value only needs to be changed for each scanning process, and is not limited to incrementing by one, but may be increased or decreased for each fixed value.

図４は、スキャナ装置２０の処理フローを示す図である。まず、ステップＳ１１において、スキャナ装置２０のスキャナ処理部５１は、スキャン処理を実行する。スキャン処理が実行されると、続いて、ステップＳ１２において、採番処理部５４は、識別情報記憶部５２から識別情報を読み出すとともに、カウント値記憶部５３からカウント値を読み出す。 FIG. 4 is a diagram illustrating a processing flow of the scanner device 20. First, in step S11, the scanner processing unit 51 of the scanner device 20 executes a scan process. When the scanning process is executed, the numbering processing unit 54 reads the identification information from the identification information storage unit 52 and the count value from the count value storage unit 53 in step S12.

続いて、ステップＳ１３において、採番処理部５４は、読み出したカウント値をインクリメントする。続いて、ステップＳ１４において、採番処理部５４は、インクリメントしたカウント値と識別情報とを合成して採番情報を生成する。これとともに、採番処理部５４は、インクリメントしたカウント値をカウント値記憶部５３に書き戻す。 Subsequently, in step S13, the numbering processing unit 54 increments the read count value. Subsequently, in step S14, the numbering processor 54 generates numbering information by combining the incremented count value and the identification information. At the same time, the numbering processing unit 54 writes the incremented count value back into the count value storage unit 53.

続いて、ステップＳ１５において、採番処理部５４は、スキャン処理により生成された文書データの書誌情報に採番情報を含める。続いて、ステップＳ１６において、送信部５５は、文書データおよび書誌情報を配信サーバ３０に送信する。 Subsequently, in step S15, the numbering processing unit 54 includes numbering information in the bibliographic information of the document data generated by the scanning process. Subsequently, in step S <b> 16, the transmission unit 55 transmits document data and bibliographic information to the distribution server 30.

図５は、配信サーバ３０が取得した文書データおよび採番情報の対応関係の一例を示す図である。配信サーバ３０は、複数のスキャナ装置２０のそれぞれから文書データを取得する。配信サーバ３０は、文書データを取得した場合、文書データの書誌情報に含まれる採番情報を抽出する。そして、配信サーバ３０は、抽出した採番情報と文書データとを対応付けて、更に文書データを受信した時系列順に文書番号を採番し、記憶装置４０に記憶させる。なお、配信サーバ３０においては、文書番号及び採番情報の他に、文書データを受信した日時情報や、文書名等の書誌情報も対応付けて記憶される。 FIG. 5 is a diagram illustrating an example of a correspondence relationship between the document data acquired by the distribution server 30 and the numbering information. The distribution server 30 acquires document data from each of the plurality of scanner devices 20. When the distribution server 30 acquires the document data, the distribution server 30 extracts the numbering information included in the bibliographic information of the document data. Then, the distribution server 30 associates the extracted numbering information with the document data, and further assigns document numbers in the time series in which the document data is received, and stores the document numbers in the storage device 40. In addition to the document number and numbering information, the distribution server 30 stores the date and time information when the document data is received and bibliographic information such as the document name in association with each other.

ここで、採番情報には、スキャナ装置２０を一意に識別する識別情報が含まれる。従って、配信サーバ３０は、複数のスキャナ装置２０から取得した複数の文書データを、採番情報に含まれる識別情報毎に並べ替えたり抽出したりすることにより、ある特定のスキャナ装置２０から取得された文書データを並べ替えたり抽出したり削除したりすることができる。 Here, the numbering information includes identification information for uniquely identifying the scanner device 20. Therefore, the distribution server 30 acquires a plurality of document data acquired from the plurality of scanner devices 20 from a specific scanner device 20 by rearranging or extracting the document data for each identification information included in the numbering information. The document data can be rearranged, extracted and deleted.

また、配信システム１０によれば、スキャナ装置２０が最終のスキャン処理のカウント値を記憶しているので、このカウント値を初期値に書き換えることにより、採番情報をスキャナ装置２０毎に初期化することもできる。以上のように、配信システム１０によれば、複数のスキャナ装置２０のそれぞれにより取り込まれた複数の文書データをシステム全体で採番して管理できるとともに、スキャナ装置２０毎に採番して管理できる。 Further, according to the distribution system 10, since the scanner device 20 stores the count value of the final scan processing, the numbering information is initialized for each scanner device 20 by rewriting the count value to the initial value. You can also. As described above, according to the distribution system 10, a plurality of document data captured by each of the plurality of scanner devices 20 can be numbered and managed by the entire system, and can be numbered and managed for each scanner device 20. .

図６は、変形例に係る配信システム１０の構成を示す図である。なお、変形例に係る配信システム１０は、図１から図５を参照して説明した配信システム１０と略同一の構成を有するので、略同一の機能および構成を有する装置および部材等については同一の符号をつけて詳細な説明を省略する。 FIG. 6 is a diagram illustrating a configuration of a distribution system 10 according to a modification. The distribution system 10 according to the modified example has substantially the same configuration as the distribution system 10 described with reference to FIGS. 1 to 5, and therefore the devices and members having substantially the same functions and configurations are the same. A detailed description is omitted with reference numerals.

変形例に係る配信システム１０は、ワークフローサーバ７０と、認証サーバ７１と、管理者端末７２とをさらに備える。ワークフローサーバ７０は、１台以上の情報処理装置により構成される。 The distribution system 10 according to the modification further includes a workflow server 70, an authentication server 71, and an administrator terminal 72. The workflow server 70 is composed of one or more information processing apparatuses.

ワークフローサーバ７０は、予め１または複数の処理の順序を定義するワークフロー定義を記憶する。ワークフローサーバ７０は、スキャナ装置２０からジョブを受け取ると、そのジョブに対応するワーフフロー定義に従って、ジョブに対する処理を実行する。この場合において、ワークフローサーバ７０は、一部または全部の処理をスキャナ装置２０に実行させてもよい。 The workflow server 70 stores a workflow definition that defines the order of one or more processes in advance. When the workflow server 70 receives a job from the scanner device 20, the workflow server 70 executes processing for the job in accordance with the workflow definition corresponding to the job. In this case, the workflow server 70 may cause the scanner device 20 to execute part or all of the processing.

認証サーバ７１は、１台以上の情報処理装置により構成される。認証サーバ７１は、スキャナ装置２０を使用するユーザを認証する。具体的には、認証サーバ７１は、スキャナ装置２０に対して入力したユーザ名およびパスワードを取得して、認証する。スキャナ装置２０は、認証サーバ７１による認証が成功すればそのユーザに使用を許可する。 The authentication server 71 is composed of one or more information processing devices. The authentication server 71 authenticates a user who uses the scanner device 20. Specifically, the authentication server 71 acquires and authenticates the user name and password input to the scanner device 20. If the authentication by the authentication server 71 is successful, the scanner device 20 permits the user to use it.

管理者端末７２は、管理者により操作されるコンピュータである。管理者端末７２は、ネットワークを介してワークフローサーバ７０および認証サーバ７１に対して各種の設定をする。なお、ワークフローサーバ７０および認証サーバ７１は、少なくとも一部の機能が同一の情報処理装置に実現されていてもよい。 The administrator terminal 72 is a computer operated by the administrator. The administrator terminal 72 performs various settings for the workflow server 70 and the authentication server 71 via the network. Note that the workflow server 70 and the authentication server 71 may be realized in an information processing apparatus having at least a part of functions.

図７は、ワークフローサーバ７０の構成を示す図である。ワークフローサーバ７０は、ジョブ受信部８１と、ジョブ記憶部８２と、ジョブ取得部８３と、処理実行部８４と、ワークフロー定義記憶部８５と、ワークフロー制御部８６とを有する。 FIG. 7 is a diagram showing the configuration of the workflow server 70. The workflow server 70 includes a job reception unit 81, a job storage unit 82, a job acquisition unit 83, a process execution unit 84, a workflow definition storage unit 85, and a workflow control unit 86.

ジョブ受信部８１は、スキャナ装置２０からジョブを受信する。ジョブ記憶部８２は、ジョブ受信部８１が受信した、ジョブを順次に記憶する。ジョブ取得部８３は、先にジョブ記憶部８２に記憶されたジョブから順に、ジョブを取得してワークフロー制御部８６に引き渡す。 The job receiving unit 81 receives a job from the scanner device 20. The job storage unit 82 sequentially stores jobs received by the job reception unit 81. The job acquisition unit 83 acquires jobs from the jobs stored in the job storage unit 82 in order, and delivers them to the workflow control unit 86.

処理実行部８４は、予め定められた複数の処理を実行する。処理実行部８４は、例えばＣＰＵ等のプロセッサが、その処理に対応するプログラムを実行することにより処理を実行する。なお、処理実行部８４は、一部の処理をスキャナ装置２０に実行させてもよい。 The process execution unit 84 executes a plurality of predetermined processes. The process execution unit 84 executes a process when a processor such as a CPU executes a program corresponding to the process. Note that the process execution unit 84 may cause the scanner device 20 to execute some processes.

ワークフロー定義記憶部８５は、１以上の処理の実行順序を指定するワークフロー定義情報を記憶する。例えば、ワークフロー定義記憶情報には、スキャナ装置２０にスキャン処理を実行させたり、スキャナ装置２０に読み取られた画像データに文字認識処理を実行したり、採番処理を実行させたりする実行順序を定義する。ワークフロー定義情報は、例えば管理者により生成される。 The workflow definition storage unit 85 stores workflow definition information that specifies the execution order of one or more processes. For example, the workflow definition storage information defines an execution order for causing the scanner device 20 to execute scan processing, performing character recognition processing on image data read by the scanner device 20, and executing numbering processing. To do. The workflow definition information is generated by an administrator, for example.

ワークフロー制御部８６は、ジョブ取得部８３によりジョブが取得されると、対応するワークフロー定義情報を読み出す。そして、ワークフロー制御部８６は、読み出したワークフロー定義情報に従って、処理実行部８４またはスキャナ装置２０により実行される処理の実行順序を制御する。 When the job acquisition unit 83 acquires a job, the workflow control unit 86 reads the corresponding workflow definition information. Then, the workflow control unit 86 controls the execution order of processes executed by the process execution unit 84 or the scanner device 20 according to the read workflow definition information.

図８は、変形例に係るスキャナ装置２０の構成を示す図である。変形例に係るスキャナ装置２０は、ワークフロー特定部９１と、グループ特定部９２とをさらに有する。 FIG. 8 is a diagram illustrating a configuration of a scanner device 20 according to a modification. The scanner device 20 according to the modification further includes a workflow specifying unit 91 and a group specifying unit 92.

ワークフロー特定部９１は、スキャナ装置２０により実行されているワークフローの番号を特定する。例えば、ワークフロー特定部９１は、ワークフローサーバ７０により提供される複数のワークフローのうち、当該スキャナ装置２０を操作するユーザが選択したワークフローの番号を特定する。 The workflow specifying unit 91 specifies the number of the workflow being executed by the scanner device 20. For example, the workflow specifying unit 91 specifies the number of the workflow selected by the user operating the scanner device 20 among the plurality of workflows provided by the workflow server 70.

グループ特定部９２は、スキャナ装置２０を操作するユーザが所属するグループを特定する。グループ特定部９２は、一例として、認証サーバ７１から取得した認証情報に基づきユーザのグループを特定する。 The group specifying unit 92 specifies a group to which a user who operates the scanner device 20 belongs. For example, the group specifying unit 92 specifies a user group based on the authentication information acquired from the authentication server 71.

また、本変形例において、カウント値記憶部５３は、グループ毎およびワークフロー毎にカウント値を記憶する。例えば、グループ毎に選択できるワークフローが異なる場合には、そのグループのユーザが選択できるワークフロー毎に、カウント値を記憶する。 In the present modification, the count value storage unit 53 stores a count value for each group and each workflow. For example, when the workflows that can be selected for each group are different, the count value is stored for each workflow that can be selected by the user of the group.

そして、採番処理部５４は、実行されるワークフローにスキャン処理が含まれている場合に、採番情報を生成する。また、この場合、採番処理部５４は、ワークフローを識別するワークフロー番号を含む採番情報を生成してもよい。 Then, the numbering processing unit 54 generates numbering information when a scan process is included in the workflow to be executed. In this case, the numbering processing unit 54 may generate numbering information including a workflow number for identifying the workflow.

また、採番処理部５４は、グループ特定部９２からスキャン処理を指示したユーザが属するグループを取得して、グループを識別するグループ番号を含む採番情報を生成してもよい。 Alternatively, the numbering processing unit 54 may acquire a group to which a user who has instructed a scanning process from the group specifying unit 92 belongs, and generate numbering information including a group number for identifying the group.

図９は、ワークフローの処理順序の一例を示す図である。また、採番処理部５４は、ワークフローの種類によって、採番処理を実行するか実行しないかを切り替えてもよい。採番処理を実行するか否かは、採番処理部５４は、例えば、ワークフローサーバ７０に記憶されたワークフロー定義情報に従う。 FIG. 9 is a diagram illustrating an example of a workflow processing order. Further, the numbering processing unit 54 may switch whether or not the numbering process is executed depending on the type of workflow. Whether or not to execute the numbering process depends on the workflow definition information stored in the workflow server 70, for example.

図９の例においては、第１のワークフローとして、スキャナ装置２０は、スキャン処理、採番処理、文字認識処理および送信処理を順次に実行する。第２のワークフローとして、スキャナ装置２０は、スキャン処理および送信処理を順次に実行する。第３のワークフローとして、スキャナ装置２０は、スキャン処理、採番処理および送信処理を順次に実行する。 In the example of FIG. 9, as a first workflow, the scanner device 20 sequentially executes a scan process, a numbering process, a character recognition process, and a transmission process. As a second workflow, the scanner device 20 sequentially executes scan processing and transmission processing. As a third workflow, the scanner device 20 sequentially executes scan processing, numbering processing, and transmission processing.

図９の例においては、スキャナ装置２０は、第１のワークフローおよび第３のワークフローでは、採番処理を実行するが、第２のワークフローでは、採番処理を実行しない。このように、ワークフロー毎に採番をするか否かが設定されていてもよい。 In the example of FIG. 9, the scanner device 20 executes numbering processing in the first workflow and the third workflow, but does not execute numbering processing in the second workflow. In this way, it may be set whether to assign a number for each workflow.

図１０は、変形例において、配信サーバ３０が取得した文書データおよび採番情報の対応関係の一例を示す図である。 FIG. 10 is a diagram illustrating an example of a correspondence relationship between document data acquired by the distribution server 30 and numbering information in a modification.

変形例においては、採番情報に、グループ番号、ワークフロー番号、識別情報およびカウント値を含む。これにより、配信サーバ３０は、グループ毎またはワークフロー毎に、文書データを並べ替えたり抽出したり削除したりすることができる。また、配信サーバ３０は、識別情報、ワークフローおよびグループをＡＮＤ条件およびＯＲ条件等で組み合わせて、文書データを並べ替えたり抽出したり削除したりしてもよい。 In the modification, the numbering information includes a group number, a workflow number, identification information, and a count value. Accordingly, the distribution server 30 can rearrange, extract, and delete document data for each group or each workflow. Further, the distribution server 30 may rearrange, extract, or delete the document data by combining the identification information, the workflow, and the group with an AND condition and an OR condition.

以上のように、変形例に係る配信システム１０によれば、複数のスキャナ装置２０のそれぞれにより取り込まれた複数の文書データを、より細やかな条件で管理することができる。 As described above, according to the distribution system 10 according to the modification, a plurality of document data captured by each of the plurality of scanner devices 20 can be managed under more detailed conditions.

図１１は、実施形態に係る配信システム１０が適用されたクラウドシステム１００の構成を示す図である。図１〜図１０を参照して説明した配信システム１０は、例えば図１１に示されるようなクラウドシステム１００に適用することができる。 FIG. 11 is a diagram illustrating a configuration of a cloud system 100 to which the distribution system 10 according to the embodiment is applied. The distribution system 10 described with reference to FIGS. 1 to 10 can be applied to a cloud system 100 as shown in FIG. 11, for example.

クラウドシステム１００は、１または複数の例えば企業内等のネットワークシステム１１０、１２０と、サービス提供システム１４０とを備える。ネットワークシステム１１０、１２０とサービス提供システム１４０とは、インターネットを介して接続される。 The cloud system 100 includes one or a plurality of network systems 110 and 120, for example, within a company, and a service providing system 140. Network systems 110 and 120 and service providing system 140 are connected via the Internet.

それぞれのネットワークシステム１１０、１２０では、クライアント端末１３１、複合機１３２等が、例えば有線または無線等のネットワークを介して接続されている。複合機１３２は、図１〜図１０を参照して説明した配信システム１０のスキャナ装置２０に対応する。 In each of the network systems 110 and 120, the client terminal 131, the multifunction device 132, and the like are connected via a wired or wireless network, for example. The multifunction device 132 corresponds to the scanner device 20 of the distribution system 10 described with reference to FIGS.

また、ネットワークシステム１１０、１２０は、ファイアウォール１３３を介してインターネットに接続される。従って、ネットワークシステム１１０、１２０は、内部の機器からは外部のサーバ等へアクセスできるが、外部の機器からは内部の機器へアクセスできない構成となっている。 The network systems 110 and 120 are connected to the Internet via a firewall 133. Accordingly, the network systems 110 and 120 are configured such that an internal device can access an external server or the like, but an external device cannot access the internal device.

サービス提供システム１４０は、複数のサービス提供装置１５２、１５３、…を有する。複数のサービス提供装置１５２、１５３、…は、複数台の情報処理装置により構成されていてもよいし、複数の装置が１台の情報処理装置により構成されていてもよい。 The service providing system 140 includes a plurality of service providing apparatuses 152, 153,. The plurality of service providing apparatuses 152, 153,... May be configured by a plurality of information processing apparatuses, or the plurality of apparatuses may be configured by a single information processing apparatus.

ここで、ある１つのサービス提供装置１５２は、図１〜図１０を参照して説明した配信システム１０における配信サーバ３０の機能を、ネットワークシステム１１０、１２０内の機器に提供する。また、他のサービス提供装置１５３は、例えば、図６〜図１０を参照して説明したワークフローサーバ７０の機能をネットワークシステム１１０、１２０内の機器に提供する。 Here, one service providing apparatus 152 provides the functions of the distribution server 30 in the distribution system 10 described with reference to FIGS. 1 to 10 to devices in the network systems 110 and 120. The other service providing apparatus 153 provides the functions of the workflow server 70 described with reference to FIGS. 6 to 10 to devices in the network systems 110 and 120, for example.

アクセス制御装置１５１は、ネットワークシステム１１０、１２０内の各機器が、サービス提供システム１４０にアクセスするための認証を行う。ここで、サービス提供システム１４０への認証には、例えば企業毎に割り当てられた組織コードと呼ばれるコードが用いられる。ネットワークシステム１１０、１２０内の各機器は、アクセス制御装置１５１による認証が成功すると、それぞれのサービス提供装置１５２、１５３、…にアクセスすることができる。 The access control device 151 performs authentication for each device in the network systems 110 and 120 to access the service providing system 140. Here, for authentication to the service providing system 140, for example, a code called an organization code assigned for each company is used. Each device in the network systems 110 and 120 can access the service providing devices 152, 153,... When the access control device 151 is successfully authenticated.

なお、サービス提供システム１４０の一部の機能が、ネットワークシステム１１０、１２０の内部に設けられていてもよい。また、ネットワークシステム１１０、１２０の一部の機能が外部のネットワーク上に設けられていてもよい。 Note that some functions of the service providing system 140 may be provided in the network systems 110 and 120. Moreover, some functions of the network systems 110 and 120 may be provided on an external network.

このようなクラウドシステム１００によれば、ワークフローサーバ７０をネットワークシステム１１０、１２０内に設けなくてもよいので、高価なサーバ等を設置せずにワークフローサーバ７０の機能を実現することができる。 According to such a cloud system 100, since the workflow server 70 does not have to be provided in the network systems 110 and 120, the function of the workflow server 70 can be realized without installing an expensive server or the like.

図１２は、組織コード、採番情報および文書の対応関係を示す図である。クラウドシステム１００においては、配信サーバ３０として機能するサービス提供装置１５２は、複合機１３２（スキャナ装置２０）から送信された文書データを、採番情報に対応付けて管理する。この場合において、サービス提供装置１５２は、組織コードもさらに対応付けて文書データを管理する。これにより、クラウドシステム１００によれば、サービス提供システム１４０を利用する企業毎に文書データを区別して管理をすることができる。なお、企業毎に文書データを管理することができるため、複数の企業からアクセスされるようなクラウドシステム１００において、ある企業（企業Ａ）の文書データが別の企業（企業Ｂ）のユーザによって閲覧されるのを制限することができる。つまり、企業毎の文書データは、同じ企業内のユーザにしか閲覧できなくさせることができる。 FIG. 12 is a diagram illustrating a correspondence relationship between the organization code, the numbering information, and the document. In the cloud system 100, the service providing apparatus 152 functioning as the distribution server 30 manages the document data transmitted from the multifunction machine 132 (scanner apparatus 20) in association with the numbering information. In this case, the service providing apparatus 152 manages the document data by further associating the organization code. Thereby, according to the cloud system 100, document data can be distinguished and managed for each company using the service providing system 140. Since document data can be managed for each company, the document data of one company (company A) is viewed by a user of another company (company B) in the cloud system 100 accessed from a plurality of companies. Can be restricted. That is, document data for each company can be viewed only by users within the same company.

本実施形態のスキャナ装置２０で実行されるプログラムは、ＲＯＭ等に予め組み込まれて提供される。本実施の形態のスキャナ装置２０で実行されるプログラムは、インストール可能な形式または実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（ＤｉｇｉｔａｌＶｅｒｓａｔｉｌｅＤｉｓｋ）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。 A program executed by the scanner device 20 of the present embodiment is provided by being incorporated in advance in a ROM or the like. A program executed by the scanner device 20 of the present embodiment is a file in an installable or executable format, such as a CD-ROM, a flexible disk (FD), a CD-R, a DVD (Digital Versatile Disk), or the like. The information may be provided by being recorded on a recording medium that can be read by the user.

さらに、本実施の形態のスキャナ装置２０で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、本実施の形態のスキャナ装置２０で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。 Furthermore, the program executed by the scanner device 20 of the present embodiment may be provided by being stored on a computer connected to a network such as the Internet and downloaded via the network. Further, the program executed by the scanner device 20 of the present embodiment may be provided or distributed via a network such as the Internet.

また、本実施形態は、原稿をスキャンして読み取り文書データを生成する機能を備えるスキャナ装置と、配信サーバ、ワークフローサーバ等とがネットワークを介して接続するシステム構成を好適な一例として記載したが、文書データを生成あるいは取得するＰＣ、デジタルカメラ、携帯端末、タブレット端末等の情報処理装置が、配信サーバ、ワークフローサーバ等を利用して生成した文書データを配信、管理するようなシステム構成全般に適用することができる。 In the present embodiment, a system configuration in which a scanner device having a function of scanning a document and generating read document data and a distribution server, a workflow server, and the like are described as a preferable example. Applicable to all system configurations in which information processing devices such as PCs, digital cameras, mobile terminals, and tablet terminals that generate or acquire document data distribute and manage document data generated using distribution servers, workflow servers, etc. can do.

つまり、本発明は、クライアントが扱う１台以上の情報処理装置と、それらの情報処理装置から送信される文書データを管理する文書管理システム（１台以上の情報処理装置で構成されるシステム）とがネットワークを介して接続しており、クライアント側の装置が文書管理システムを利用して文書データを配信する際に、クライアント側の装置が採番機能を備え、かつ文書管理システム側では受信した文書データを統合的かつ個別に管理する採番機能を備えることにより課題を解決する発明である。 That is, the present invention relates to one or more information processing apparatuses handled by a client, a document management system (a system composed of one or more information processing apparatuses) that manages document data transmitted from these information processing apparatuses, and Are connected via a network, and when the client side device uses the document management system to distribute the document data, the client side device has a numbering function and the document management system side receives the received document. It is an invention that solves the problem by providing a numbering function for integrated and individual management of data.

本実施の形態のスキャナ装置２０で実行されるプログラムは、上述した各部（スキャナ処理部５１、識別情報記憶部５２、カウント値記憶部５３、採番処理部５４、送信部５５、初期化部５６）を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはＣＰＵ（プロセッサ）が上記ＲＯＭからプログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、スキャナ処理部５１、識別情報記憶部５２、カウント値記憶部５３、採番処理部５４、送信部５５、初期化部５６が主記憶装置上に生成されるようになっている。なお、スキャナ処理部５１、識別情報記憶部５２、カウント値記憶部５３、採番処理部５４、送信部５５、初期化部５６は、その一部または全部がハードウェアにより提供されていてもよい。 The program executed by the scanner device 20 of the present embodiment includes the above-described units (scanner processing unit 51, identification information storage unit 52, count value storage unit 53, numbering processing unit 54, transmission unit 55, initialization unit 56). ), And the actual hardware is loaded by the CPU (processor) by reading the program from the ROM and executing the program on the main memory, the scanner processing unit 51, the identification information A storage unit 52, a count value storage unit 53, a numbering processing unit 54, a transmission unit 55, and an initialization unit 56 are generated on the main storage device. Note that a part or all of the scanner processing unit 51, the identification information storage unit 52, the count value storage unit 53, the numbering processing unit 54, the transmission unit 55, and the initialization unit 56 may be provided by hardware. .

１０配信システム
２０スキャナ装置
３０配信サーバ
４０記憶装置
５１スキャナ処理部
５２識別情報記憶部
５３カウント値記憶部
５４採番処理部
５５送信部
５６初期化部
７０ワークフローサーバ
７１認証サーバ
７２管理者端末
８１ジョブ受信部
８２ジョブ記憶部
８３ジョブ取得部
８４処理実行部
８５ワークフロー定義記憶部
８６ワークフロー制御部
９１ワークフロー特定部
９２グループ特定部
１００クラウドシステム
１１０ネットワークシステム
１２０ネットワークシステム
１３１クライアント端末
１３２複合機
１３３ファイアウォール
１４０サービス提供システム
１５１アクセス制御装置
１５２サービス提供装置
１５３サービス提供装置 DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 Distribution system 20 Scanner apparatus 30 Distribution server 40 Storage apparatus 51 Scanner processing part 52 Identification information storage part 53 Count value storage part 54 Numbering process part 55 Transmission part 56 Initialization part 70 Workflow server 71 Authentication server 72 Administrator terminal 81 Job Receiving unit 82 Job storage unit 83 Job acquisition unit 84 Processing execution unit 85 Workflow definition storage unit 86 Workflow control unit 91 Workflow identification unit 92 Group identification unit 100 Cloud system 110 Network system 120 Network system 131 Client terminal 132 Multifunction machine 133 Firewall 140 Service Providing System 151 Access Control Device 152 Service Providing Device 153 Service Providing Device

特開２００４−１１０２９８号公報JP 2004-110298 A

Claims

A system comprising a plurality of scanner devices, an information processing device, and a workflow server ,
Each of the plurality of scanner devices includes:
A scanner processing unit that executes scan processing to generate document data;
A numbering processing unit for generating numbering information including a count value updated for each scanning process and identification information for identifying the scanner device;
A transmission unit for transmitting the document data and the numbering information to the information processing apparatus;
Have
The information processing device acquires the document data and the numbering information from each of the plurality of scanner devices, stores the document data and the numbering information in association with each other in a storage device ,
The workflow server stores a plurality of workflow definition information that defines a workflow indicating one or a plurality of processes.
Of the plurality of scanner devices, a first scanner device operated by a first user has one workflow definition information out of the plurality of workflow definition information stored in the workflow server. When selected by the user, the process is executed according to the selected workflow definition information,
The numbering processing unit included in the first scanner device generates the numbering information when numbering is defined in the workflow definition information selected by the first user, and numbering is performed. If numbering is not defined, the numbering information is not generated
system.

Each of the plurality of scanner devices includes:
A count value storage unit for storing the count value of the last scan process;
The system according to claim 1, wherein the numbering processing unit generates the count value for the next scan processing based on the count value stored in the count value storage unit.

The system according to claim 2, further comprising an initialization unit that rewrites the count value stored in the count value storage unit to a predetermined value .

The system according to claim 3 , wherein the numbering processing unit generates numbering information including a workflow number for identifying the workflow.

The numbering processing unit acquires the group to which the user belongs who instructed the scanning process, as claimed in any one of 4 claims 1 to generate a numbering information including the group ID identifying the group system.

A data processing method in a system comprising a plurality of scanner devices, an information processing device, and a workflow server ,
Each of the plurality of scanner devices includes:
A scanner processing step for executing scan processing to generate document data;
Numbering processing step for generating numbering information including a count value updated for each scanning process and identification information for identifying the scanner device;
A transmission step of transmitting the document data and the numbering information to the information processing apparatus;
Run
The information processing apparatus includes:
Acquiring the document data and the numbering information from each of the plurality of scanner devices, and storing the document data and the numbering information in association with each other in a storage device ;
The workflow server stores a plurality of workflow definition information that defines a workflow indicating one or a plurality of processes.
Of the plurality of scanner devices, a first scanner device operated by a first user has one workflow definition information out of the plurality of workflow definition information stored in the workflow server. When selected by the user, the scanner processing step, the numbering processing step, and the transmission step are executed according to the selected workflow definition information,
If it is defined that the first scanner device assigns a number to the workflow definition information selected by the first user, it is not defined that the numbering process step is executed and the numbering is performed. If not, do not perform the numbering step
Data processing method.

One of the plurality of scanner devices used in a system including a plurality of scanner devices, an information processing device, and a workflow server,
A scanner processing unit that executes scan processing to generate document data;
The count value and the numbering unit for generating numbering information including identification information for identifying the scanner device which is updated every scanning process,
A transmission unit for transmitting the document data and the numbering information to an information processing device;
I have a,
The information processing device acquires the document data and the numbering information from the scanner device, stores the document data and the numbering information in association with each other in a storage device,
The workflow server stores a plurality of workflow definition information that defines a workflow indicating one or a plurality of processes.
When one workflow definition information is selected by the first user from the plurality of workflow definition information stored in the workflow server, the scanner device executes processing according to the selected workflow definition information,
The numbering processing unit generates the numbering information when the numbering is defined in the workflow definition information selected by the first user, and when numbering is not defined, Do not generate the numbering information
Scanner device.