JP5110037B2 - ドキュメント管理システム及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、組織内で、当該組織に属するユーザによって生成・参照等されるドキュメントを管理するシステムに関する。

近年のネットワーク技術の発展により、あらゆる組織でコンピュータネットワークが活用されているといっても過言でない状況になりつつある。こうした背景の下、企業内や、サプライチェーンなどの企業間でドキュメントを共有するドキュメント管理システムも広く普及してきている。例えば、スケジュールや討議内容を共有するグループウェアや、トランザクション・取引書・稟議書などを共有するワークフローマネージメントシステム、ノウハウを共有するナレッジマネージメントシステムなどがそれらの代表例といえる。

こうしたドキュメント管理システムは、その内部に大量のドキュメントを保持することとなることが想定され、また、多数のユーザが利用することとなることも想定される。そこで従来から、各ドキュメントをユーザからの指定により複数のカテゴリにグループ分けすることが行われている。このカテゴリは、例えば「稟議書」のグループであるとか、「スケジュール」のグループであるといったようにドキュメントの利用目的などで構成されるのが一般的である。

また、このカテゴリを単に、ドキュメントをユーザが見つけやすくするためだけでなく、カテゴリごとにアクセス権（参照権、削除権等）を設定することができるようにして、ドキュメントの管理を容易にしているものもある。

さらに、組織の変更、例えばユーザの人事異動などにより、ドキュメントのアクセス権を変更しようとする場合、カテゴリ別のアクセス権を齟齬が生じないように設定しなおす作業は、きわめて煩雑である。そこで、アクセス権を、利用者の組織上の属性と関連づけることで容易に管理変更する技術が特許文献１や特許文献２に開示されている。

さらに、ユーザ間のドキュメント利用に係る機器の利便性を向上させるための技術として、他のユーザが、文書を読んだかどうかのステータスを知ることのできるグループウェアが、特許文献３に開示されている。

特開２０００−２０３７７号公報 特開平７−３１９９２１号公報 特開２００１−１０９６７３号公報

しかしながら、これら従来のドキュメント管理の方法では、組織の変更に伴うドキュメントのカテゴリを変更することがないため、カテゴリそのものが組織の実体に合致しなくなったときに関する配慮が為されていない。また、ドキュメントの利用を促進するための方法として、他のユーザの参照の有無や、ドキュメントに含まれる文字列の検索などといった技術は開発されているものの、各ドキュメントがユーザの業務活動等に関連してどのような意味合いを有しているかは配慮されていないため、ドキュメント管理のシステムが長期に亘って運用され、保持するドキュメントの量が極めて大きくなったときに、ユーザが現在の業務活動に関連する有用なドキュメントを迅速に探索することが困難であった。

つまり、ユーザの業務活動の内容や組織の変更といったユーザ側の変動に対応して、ユーザのグループ分けやドキュメントのカテゴリを動的に変更することは、従来考えられておらず、かかるユーザ側の変動に対して当初のデータベースの設計が最適でなくなってしまうと、せっかく保持されているドキュメントの有効な活用が図れない。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、ユーザ側の変動に対してもドキュメントの有効利用を可能として、業務効率を支援できるドキュメント管理システムを提供することを、その目的の一つとする。

請求項１記載の発明は、ドキュメント管理システムであって、ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容ごとに、アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報の数をアクセス総数として算出し、前記算出したアクセス総数について統計値を算出する手段と、ユーザごとの前記統計値を比較して、互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、を有することとしたものである。

請求項２記載の発明は、請求項１記載のドキュメント管理システムであって、前記統計値を算出する手段は、前記アクセス記録手段に記録された情報をユーザにより指定された解析期間ごとに区切り、各解析期間でのユーザごとのアクセス内容ごとに、アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報の数をアクセス総数として算出し、前記算出した解析期間ごとのアクセス総数について解析期間ごとの統計値を算出し、前記同じドキュメントグループに属するドキュメントを選定する手段は、前記いずれかの前記解析期間での統計値に基づいて互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定することとしたものである。

請求項３記載の発明は、ドキュメント管理システムであって、ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容と、当該アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報とをアクセスの順にアクセス順序情報として記録する手段と、前記ユーザごとのアクセス順序情報を比較して、当該比較に基づき互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、を有することとしたものである。

請求項４記載の発明は、請求項３記載のドキュメント管理システムであって、前記同じドキュメントグループに属するドキュメントを選定する手段が、設定された解析期間内でのアクセス記録の長さが予め定めたしきい値より大であるか否かにより、ドキュメントが互いに類似するか否かを判断することとしたものである。

請求項５記載の発明は、請求項１から４のいずれか一項に記載のドキュメント管理システムであって、前記活動属性情報には、さらに、親活動を表す情報として「その他」が含まれることとしたものである。

請求項６記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容ごとに、アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報の数をアクセス総数として算出し、前記算出したアクセス総数について統計値を算出する手段と、ユーザごとの前記統計値を比較して、互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、として機能させることとしたものである。

請求項７記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容と、当該アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報とをアクセスの順にアクセス順序情報として記録する手段と、前記ユーザごとのアクセス順序情報を比較して、当該比較に基づき互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、として機能させることとしたものである。

本発明の実施の形態に係るドキュメント管理システムとそのネットワーク接続の一例を表す構成ブロック図である。 データベース部１４の構成例を表すブロック図である。 ドキュメントデータベース２１に格納されているデータの構造例を表す説明図である。 ドキュメントグループのデータ構造例を表す説明図である。 ドキュメントとドキュメントグループとの関連づけを行うデータ構造の例を表す説明図である。 関連業務活動情報の階層的関係を表す説明図である。 各活動と関連活動との設定テーブルの例を表す説明図である。 アクセス記録のデータ構造の例を表す説明図である。 ユーザ情報のデータ構造の例を表す説明図である。 ユーザグループのデータ構造例を表す説明図である。 ユーザとユーザグループとの関連づけを行うデータ構造の例を表す説明図である。 解析条件の設定画面の例を表す説明図である。 解析結果の提示の例を表す説明図である。 解析処理の例を表す前半のフローチャート図である。 解析処理の例を表す後半のフローチャート図である。 アクセスリストの例を表す説明図である。 解析結果の提示例を表す説明図である。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係るドキュメント管理システム１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、通信部１３と、データベース部１４と、操作部１５と、表示部１６とを含んで構成され、ネットワークを介してクライアントコンピュータ２に接続されている。

制御部１１は、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作しており、ドキュメントの登録や読み出し、提供といったドキュメント管理システムの一般的な動作のほか、ユーザをグループ分けするユーザグループ形成処理と、ドキュメントをグループ分けするドキュメントグループ形成処理とを行っている。これらの具体的な処理の内容は、後に詳しく述べる。

記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムを格納している。具体的にこのプログラムは、コンピュータ可読な記録媒体に保持され、記憶部１２に含まれるドライブが、この記憶媒体からプログラムなど、制御部１１の処理に係る情報を読み出して制御部１１に出力している。またこの記憶部１２は、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）などを含み、制御部１１の処理に関連する情報を記憶するワークメモリとして動作してもよい。

通信部１３は、宛先の情報と、伝送対象のデータとの入力を制御部１１から受けて、当該データを当該入力された宛先に対して、ネットワークを介して送出する。また、この通信部１３は、ネットワークを介して到来したデータを受信し、制御部１１に出力している。

データベース部１４は、図２に示すように、ドキュメントデータベース２１と、ログデータベース２２と、ユーザデータベース２３と、解析データベース２４とを含んでいる。ドキュメントデータベース２１は、制御部１１から入力される指示に従って、ドキュメントを格納している。具体的にドキュメントデータベース２１には、各ドキュメントが、固有のドキュメント識別子（ドキュメントＩＤ）に関連づけて格納されている。また、このドキュメントデータベース２１は、ドキュメントごとに生成された、ステータスなどの情報を含むドキュメント情報を格納している。このドキュメント情報は、具体的には、図３に示すように、対象となるドキュメントＩＤ、当該ドキュメントの名称（文書名）、ドキュメントのステータス（「活動中」など）、更新日時、そして関連業務活動情報を互いに関連づけたものである。

さらに、このドキュメントデータベース２１は、ドキュメントのグループ分けの結果である、ドキュメントグループ情報と、ドキュメントグループテーブルとを保持している。具体的に、このドキュメントグループ情報は、図４に示すように、グループの識別子（グループＩＤ）と、グループ名と、グループのステータスと、更新日時と、上位グループのグループＩＤ（もし、上位グループがあれば）とを互いに関連づけたものである。また、ドキュメントグループテーブルは、図５に示すように、各ドキュメントＩＤと、当該ドキュメントＩＤによって識別されるドキュメントのグループ分けの結果であるドキュメントグループＩＤと、を関連づけたものである。

さらに、このドキュメントデータベース２１には、ユーザの活動を表すものとして予め定義されている複数の関連業務活動情報を格納しておいてもよい。具体的に業務活動情報は、図６に概念的に示すように、階層的に構成されており、各活動は、基本的に５つの「親活動」のいずれかに関連づけられている。例えば、「作る」との親活動には、「生産する」などの活動（親活動に対して部分活動と呼ぶ）が関連づけられている。この業務活動情報が、本発明の活動属性情報を具現化した例である。

そしてドキュメントデータベース２１には、図７に示すように、各活動を表す活動名ごとに、当該活動の識別子（活動ＩＤ）と、活動名と、当該活動の親活動の活動ＩＤ（もしあれば）と、当該活動に類似するとして定義される関連活動の活動ＩＤとを互いに関連づけたものである。図７で示した例では、「生産する」との活動（活動ＩＤ＝６）について、「作る」（活動ＩＤ＝２）が親活動として関連づけられ、また、「加工する」（活動ＩＤ＝８）や「試作する」（活動ＩＤ＝９）等が関連活動として関連づけられている。

なお、ここで親活動として定義された情報には、（１）材料など価値の源となるものを入手する（インプット）、（２）価値をつくる（プロセス）、（３）価値を提供する（アウトプット）、といった価値連鎖に直接関わる業務活動に対応するものと、（４）価値を設計するものと、（５）（１）から（４）の４つの活動を管理する（マネージ）と、といった５つの「価値の連鎖」への貢献の仕方の観点から定められたものが含まれる。このように抽象化された情報が設定されることで、職種や組織構造など企業や組織固有の形態に依存せずに、対比可能な統一的な文脈情報を生成できる。

さらにユーザが具体的な活動が上記（１）から（５）の活動のどれに対応するかが判断できない場合に配慮して（６）その他（全般）といった情報を親活動として含めてもよい。

ログデータベース２２は、後に説明するユーザデータベースに登録されているユーザが、ドキュメントデータベース２１に格納されているドキュメントについて、その追加、参照、削除、検索等のアクセスを行った場合に、当該アクセスの内容を記録する。その具体的な記録は、図８に示すように当該アクセスを行ったユーザのユーザＩＤと、アクセスの対象となったドキュメントの種類（ドキュメントそのものであるか、ドキュメントグループであるかの別）及びドキュメントＩＤと、当該アクセスの内容と、アクセスの日時とを関連づけたものである。また、ドキュメントの更新に係るアクセスの場合には、ドキュメントの版に関する情報を併せて記録してもよい。

ユーザデータベース２３は、予め登録されているユーザに関する情報を記録するユーザテーブルと、各ユーザのグループ分けの結果としてのユーザグループ情報及びユーザ・グループ関係情報と、を保持している。ここでユーザテーブルは、図９に示すように、ユーザ識別子（ユーザＩＤ）と、ユーザ名と、ステータス（管理者、一般ユーザの別を表す情報等）と、更新日時とを関連づけたものである。

また、ユーザグループ情報は、図１０に示すように、ユーザグループの識別子（グループＩＤ）とグループ名と、ステータス（「活動中」等）と、更新日時と、上位グループ（上位グループがあれば）のグループＩＤとを関連づけたものであり、ユーザ・グループ関係情報は、図１１に示すようにユーザＩＤに対して、そのユーザが関係するユーザグループのグループＩＤを関連づけたものである。

解析データベース２４は、制御部１１によって行われる種々の処理の結果として得られた情報を保持する。

操作部１５と表示部１６とは、例えば制御部１１に接続されたコンソールであり、キーボード等と、ディスプレイ等とを含んで構成されたものである。この操作部１５に対してユーザが行った操作の内容は、制御部１１に出力される。また、表示部１６は、制御部１１から入力される指示に従って、種々の情報を表示する。

クライアントコンピュータ２は、例えばパーソナルコンピュータであり、ドキュメント管理システム１に対してネットワークを介して接続されており、ドキュメント管理システム１に対して処理の要求に係る情報等を送信し、また、ドキュメント管理システム１からドキュメントや処理の結果等の情報を受信してユーザに提示している。

なお、ドキュメント管理システム１とクライアントコンピュータ２との間の通信は、例えばドキュメント管理システム１がウエブサーバとして動作し、クライアントコンピュータ２がウエブクライアントとして動作することによって実現できる。以下、ドキュメント管理システム１とクライアントコンピュータ２とは、この方法で通信を行っているものとして説明する。

次に、制御部１１の処理の内容について説明する。制御部１１は、具体的にログデータベース２２に格納されている記録を分析して、ドキュメントへのアクセス順序、ユーザのアクセス順序といった情報を生成する処理（解析処理）と、当該解析処理の結果に基づき、ユーザのグループ分けを行う処理（ユーザグループ分け処理）と、ドキュメントのグループ分けを行う処理（ドキュメントグループ分け処理）と、を行っているので、それぞれについて以下説明する。

［解析処理］
制御部１１は、ユーザ側から解析条件の設定を受け入れ、ログデータベース２２に格納された記録のうち、当該受け入れた解析条件に合致する記録を抽出し、当該抽出した記録に対して統計的処理を実行する。具体的には制御部１１は、図１２に示すような画面のウエブページをクライアントコンピュータ２側に送信し、クライアントコンピュータ２を利用するユーザから解析条件の設定を受け入れる。図１２に示した例では、解析条件として、解析期間に関する条件（Ａ）、アクセスの内容に関する条件（Ｂ）、解析期間のステップに関する条件（Ｃ）が設定できるようになっている。図１２に示した画面の状態においては、「１９９９年１月１日から１９９９年１２月３１日の間に追加および参照のアクセスがあったことを表す記録に対し、１日単位（解析ステップ）で７日を解析期間単位として解析する」との条件を表す。

さらに、図１２に示す画面では、解析結果をアニメーションで表示させる際のアニメーションの期間（推移期間）と、アニメーションの対象となる統計値の算出期間（期間）と、アニメーションのステップとを設定できるようになっている。

なお、解析の開始時期をドキュメント管理システムの使用開始時期、解析の終了時期を現在時刻、アクセスの内容を「全て」、ステップを１日、解析期間単位を１ヶ月とするなどのディフォルトの設定を用意し、当初は当該ディフォルトの状態を表す表示としてユーザ側に提示してもよい。

このように、ユーザから設定された解析条件は、制御部１１側に伝達され、制御部１１は、当該解析条件に従って統計処理を遂行する。具体的に、ここでは、１９９９年１月１日から１９９９年１月７日までの７日間を最初の解析期間として設定され、この解析期間に対して後に説明する統計処理を行う。

そして、次に、解析期間単位だけ期間を進め、１９９９年１月８日から１９９９年１月１４日までの７日間を次の解析期間として、同様に統計処理を行う。以下、これを繰り返して、設定した解析期間の末尾が、解析期間に関する条件として設定された期間の末尾（ここでは１９９９年１２月３１日）に一致、又はそれを越えるまで、上記処理を繰り返す。

［統計処理］
各解析期間に対する統計処理は、次のようにして行われる。すなわち制御部１１は、設定された解析期間を解析ステップごとの期間に区切り、当該解析ステップによって区切られた期間（抽出対象期間）に記録されたアクセス記録をログデータベース２２から抽出する。また、制御部１１は、当該抽出したアクセス記録のうち、アクセスの内容に関する条件に合致するものをさらに抽出する。そしてこの抽出したアクセス記録に対して、当該アクセスを行ったユーザやユーザグループごとに、そのアクセスの各内容に分けて、アクセスを受けたドキュメントの数と、ドキュメントのグループの数と、ドキュメントに関連づけられた関連業務活動情報ごとの数、などをアクセス総数として算出する（例えばここでの例でいえばユーザＡ、Ｂのそれぞれについて、それぞれのアクセスの内容である「追加」と「参照」とに分けて）。

具体的に上述の例では、最初の解析期間が１９９９年１月１日から１９９９年１月７日までの７日間であり、解析ステップが「１日」として設定されているので、１９９９年１月１日、０時０分０秒から、１９９９年１月１日２３時５９分５９秒までの１日間が最初の解析ステップ期間と設定され、その期間に記録されたアクセス記録に基づき上述のアクセス総数が算出される。

次に制御部１１は、解析ステップの期間を更新し（上述の例でいえば、１９９９年１月２日、０時０分０秒から、１９９９年１月２日２３時５９分５９秒の期間に更新して）、当該更新後の期間について、同様にアクセス総数を算出するといった処理を繰り返し、設定された解析期間内の解析ステップごとのアクセス総数を算出する。

次に、解析ステップごとのアクセス総数について、その平均値や分散等の統計値を算出する。すなわち、制御部１１は、解析の対象となる全期間をユーザにより指定された解析期間に区切り、この解析期間をさらに指定された解析ステップで細分し、当該細分した解析ステップごとにログデータベース２２に記録されたアクセス記録を集計し、当該集計結果に基づき、その解析期間に対するアクセスの統計値を算出するのである。そして、解析期間ごとに、当該解析期間内でのアクセスに関する統計値が得られることになる。

こうして得られた統計値は、例えば図１３に示すような２元表を用いて表すことができる。制御部１１は、この２元表を生成してクライアント装置２側に提供してもよい。

制御部１１はさらに、ログデータベース２２から、設定された解析対象の全期間（上述の例でいえば１９９９年１月１日から１９９９年１２月３１日まで）について、解析期間ごとに、その解析期間内に記録されたアクセス記録に基づき、ユーザやユーザグループごとの、ドキュメントやドキュメントグループ、関連業務活動情報に対するアクセスの順序（アクセス記録を当該順序に配列したもの）を、ドキュメントアクセス順序情報として生成する。また同様に、ドキュメントやドキュメントグループ、関連業務活動情報ごとに、それらにアクセスしたユーザやユーザグループの順序（アクセス記録を当該順序に配列したもの）をユーザアクセス順序情報として生成する。この処理は、各解析期間について順次行われ、解析期間の末尾が解析対象の全期間の末尾に一致し、又はそれを越えるまで繰り返して行われる。

さらに制御部１１は、解析対象の全期間に亘り、ここまでで説明したのと同じ統計計算を行い、他の設定に基づく統計計算結果と対比できるようにしておいてもよい。

［ユーザグループ分け処理］
制御部１１は、こうして得られた統計値や、ユーザやユーザグループごとのドキュメントアクセス順序情報、ドキュメントやドキュメントグループ、関連業務活動情報ごとのユーザアクセス順序情報といった統計計算の結果に基づき、ユーザをグループ分けする処理と、ドキュメントをグループ分けする処理とを行う。

まず、ユーザのグループ分けの処理について説明する。制御部１１は、上述の統計計算の結果から、類似のアクセス傾向を有するユーザを選択し、それら選択されたユーザを、一つのユーザグループの候補としてまとめる。

以下、例を挙げながら具体的に説明する。まず、統計値を用いる場合、いずれかの解析期間内におけるドキュメントに対するアクセス回数などの統計値が近似した値となるユーザ同士を、類似するアクセス傾向を有するユーザと見なしてユーザグループ候補を生成する。さらに具体的に図１３に示した例を用いて説明すると、現在ユーザグループ「Ｘ事業部設計部」に属しているユーザ「Ｕｓｅｒ１」は関連業務活動情報が「提供する」となっているドキュメントを４件追加し、６件参照している。一方、ユーザグループ「Ｙ部」に属するユーザ「Ｕｓｅｒ４」は、同じく「提供する」との関連業務活動情報に関するドキュメントを５件追加し、６件参照している。このように、「Ｕｓｅｒ１」と「Ｕｓｅｒ４」との間は、関連業務活動情報が「提供する」についてのドキュメントを「追加」するアクセスの回数の差が「１」であり、「参照」するアクセスの回数の差が「０」であるので、その差に関する和が予め定めた値（しきい値）より小さい場合に、類似のアクセス傾向を有すると判断し、「Ｕｓｅｒ１」と「Ｕｓｅｒ４」とが所属する、新たなユーザグループの候補を生成する。また、ここでは同じ解析期間に係る統計値の比較としたが、各ユーザについてそれぞれ異なる解析期間に係る統計値を比較してもよいし、複数の連続する解析期間に亘る統計値を利用してもよい。

また、ここで示した例は、説明を簡単にするため、活動の大分類である「提供する」に関連する活動内容に係るドキュメントに対するアクセスの統計値を比較したが、複数の関連業務活動情報について比較してもよい。

さらに、別の例では、アクセス順序情報を用いてもよい。すなわち、アクセス順序の類似するユーザ同士を同じユーザグループに属するユーザとして選定するのである。この場合は具体的には、複数の連続する解析期間での各ユーザのアクセス順序情報を抽出し、各ユーザのアクセス順序情報を比較する。この場合も、当該連続する解析期間がユーザごとに異なっていてもよい。

具体的にユーザグループ「製造部」に現在属しているユーザ「Ｕｓｅｒ５」が、活動内容「品質検査」に関連づけられたドキュメントを追加し、その後、活動内容「品質検査」に関連づけられたドキュメント（例えば追加したものとは異なるドキュメントであってもよい）を参照しているとする。一方、別のユーザグループ「カスタマセンタ」に現在属しているユーザ「Ｕｓｅｒ６」が活動内容「品質検査」に関連づけられたドキュメントを追加し、その後、活動内容「品質検査」に関連づけられたドキュメント（例えば追加したものとは異なるドキュメントであってもよい）を参照しているとすると、これら「Ｕｓｅｒ５」と「Ｕｓｅｒ６」との各ユーザのアクセス順序が同じであるので、類似のアクセス傾向を有すると判断して「Ｕｓｅｒ５」と「Ｕｓｅｒ６」とが所属する、新たなユーザグループの候補を生成する。

さらにこれらの場合、他の条件、例えば「Ｕｓｅｒ５」と「Ｕｓｅｒ６」とが少なくとも１つ、同じドキュメント（例えば「製品Ａ検査１９９８−４」などといった一つのドキュメント）を参照しているか否かといった条件を組み合わせ、アクセス順序情報の相違個所が所定の数以下でかつ、当該他の条件を満足する場合に、類似のアクセス傾向を有すると判断することとしてもよい。

これらのユーザのグループ分けに関する条件は、管理者が任意に設定できるようにしておいてもよい。また、こうして生成された候補の情報は、予め管理者として定められたユーザ側に提示され、当該管理者として定められたユーザが所定の登録操作をしたときに、候補として生成されたユーザグループが形成されてユーザデータベース２１の内容が更新される。

［ドキュメントグループ分け処理］
ドキュメントについても同様にグループ分けを行うことができる。ドキュメントについては、上述の統計値や、ドキュメントやドキュメントグループごとのユーザアクセス順序情報を用いてもよいし、さらに上述のユーザのグループ分けの結果を利用してもよい。

以下、これらの例をいくつか挙げて説明する。まず統計値を用いる場合は、いずれかのユーザを注目ユーザとして選択し、当該注目ユーザのアクセスに係る統計値が一致する複数のドキュメントが見いだされた場合に、当該複数のドキュメントの属するドキュメントグループ候補を生成する。

例えば、図１３に示した例を用いて説明すれば次のようになる。図１３に示した例によると、ユーザグループ「Ｘ事業部設計部」に現在属しているユーザ「Ｕｓｅｒ２」は、関連業務活動情報が「お客を特定する」であるドキュメントを１つ追加し、「お客のニーズを特定する」との関連業務活動情報に係るドキュメントを２件追加するとともに、１件参照している。さらに、「お客との関係を良好に保つ」に係るドキュメントを１件追加して１件参照し、「ニーズや要求を特定する」に係るドキュメントを１件参照している。

一方、ユーザグループ「Ｙ部」に現在属しているユーザ「Ｕｓｅｒ３」も、同じ活動内容に係るドキュメントについて同じアクセスを行っている。そこで、活動内容が「お客を特定する」、「お客のニーズを特定する」、「お客との関係を良好に保つ」、「ニーズや要求を特定する」に関連づけられたドキュメントは、同じドキュメントグループに属すると判断して、当該ドキュメントグループの候補を生成する。また、ここでは同じ解析期間に係る統計値の比較としたが、各ドキュメントについてそれぞれ異なる解析期間に係る統計値を比較してもよいし、複数の連続する解析期間に亘る統計値を利用してもよいことは、ユーザに関する場合と同様である。また、この例では、２人のユーザのアクセス記録間の統計値に基づく比較の例を示したが、２つのユーザグループのアクセス記録間の統計値に基づいて比較をしてもよいし、ユーザグループのアクセス記録の統計値と、ユーザのアクセス記録の統計値とを比較してもよい。

また、ユーザやユーザグループごとのドキュメントアクセス順序情報を用いる場合の例について説明する。複数の連続する解析期間において、ユーザやユーザグループから受けたアクセスの順序を比較して、当該比較に基づき、互いに類似すると判断される複数のドキュメントを検出する。そして、この検出した複数のドキュメントを一つのドキュメントグループとして抽出する。

つまり、制御部１１は、図１４に示すような処理によってドキュメント間の類似性を判断する。まず、ドキュメントアクセス順序情報に係るドキュメントのうち、任意の２つのドキュメントを注目ドキュメントペアとし（Ｓ１１）、設定された解析期間内での注目ドキュメントペアの各ドキュメントについてのアクセス記録を、アクセスリストとして抽出する（Ｓ１２）。そして、各ドキュメントについてのアクセスリストの長さ（アクセスリスト長）と、予め定めたリスト長しきい値とを比較する。例えばアクセスリスト長が、リスト長しきい値より大であるか否かを判断する（Ｓ１３）。ここで、アクセスリスト長がリスト長しきい値以下のドキュメント（つまり、アクセスリストが短いドキュメント）については、設定された解析期間に続く、次の解析期間分のアクセス記録を、現在のアクセスリストの後ろに連結して、アクセスリストを更新して（Ｓ１４）、処理Ｓ１３に戻って処理を続ける。

次に、注目ドキュメントペアに係る各ドキュメントのアクセスリスト長の差と、予め定めたリスト長差しきい値とを比較する。例えば各ドキュメントのアクセスリスト長の差がリスト長差しきい値より大であるか否かを判断する（Ｓ１５）。

この処理Ｓ１５において、各ドキュメントのアクセスリスト長の差がリスト長差しきい値より大である場合（Ｙｅｓの場合）、注目ドキュメントペアに係るドキュメント同士は類似していないと判断して（Ｓ１６）、処理を終了する。

一方、処理Ｓ１５において、各ドキュメントのアクセスリスト長の差がリスト長差しきい値以下である場合（Ｎｏの場合）、さらに各ドキュメントに関連づけられている、関連業務活動情報を比較する。例えば、それぞれの関連業務活動情報（活動の内容）が一致しているかを判断する（Ｓ１７）。また、この例に代えて、関連業務活動情報が親活動のレベルで一致しているか否かを判断するようにしてもよい。

この例では、処理Ｓ１７において一致していない場合（Ｎｏの場合）は、注目ドキュメントペアに係るドキュメント同士は類似していないと判断して（Ｓ１６）、処理を終了することとしている。また、処理Ｓ１７において、一致している場合（Ｙｅｓの場合）は、アクセスリストの比較を行う処理に移行する（Ａ）。すなわち、図１５に示すように、カウンタ変数である類似カウンタと、各ドキュメントに対するリストインデックスカウンタとの記憶領域を記憶部１２に確保し、これらを「０」にリセットしておく（カウンタの初期化；Ｓ１８）。

そして、各ドキュメントのアクセスリストから、それぞれに対応するリストインデックスカウンタが指し示す個所にあるアクセス記録を取り出す（Ｓ１９）。具体的には、アクセスリストの先頭を「０」番目として、順次、「１」、「２」、…というようにリストインデックスカウンタの値と対応づけておく。

そして取り出したアクセス記録に基づき、ユーザアクセス順序情報と、ドキュメントアクセス順序情報とを生成し（順序情報の生成；Ｓ２０）、アクセスの内容と順序とが類似（ドキュメントアクセス順序情報が類似）し、かつユーザＩＤから判断されるユーザの種類及び順序、並びにユーザグループＩＤから判断されるユーザグループの種類及び順序とが類似（ユーザアクセス順序情報が類似）しているか否かを判断する（類似しているかを判断する；Ｓ２１）。ここで、ユーザアクセス順序情報とドキュメントアクセス順序情報のいずれか一方でも類似していない場合（Ｎｏの場合）は、注目ドキュメントペアに係るいずれか一方のドキュメントに対応するリストインデックスカウンタをインクリメントし（Ｓ２２）、当該ドキュメントのアクセスリストから次のアクセス記録を取り出すべく処理Ｓ１９に戻って処理を続ける。

なお、処理Ｓ２０におけるユーザアクセス順序情報やドキュメントアクセス順序情報の類似は、それらに含まれる全アクセス記録の数に対する内容が一致するアクセス記録の数（又は一致しないアクセス記録の数の逆数等でもよい）の比と、予め定められたしきい値との比較や、内容の一致するアクセス記録が連続している部分リストの長さと、予め定められた、別のしきい値との比較により判断できる。また、ユーザの種類やユーザグループの種類が一致するとは、アクセスリストに現れるユーザＩＤのパターンが一致することであり、例えば第１ユーザがドキュメントの「追加」を行い、第２ユーザが「参照」し、次に第１ユーザが当該ドキュメントを「更新」したというケースに対し、第３ユーザがドキュメントの「追加」を行い、第４ユーザが「参照」し、次に第３ユーザが当該ドキュメントを「更新」したというケースとが同一であると判断することである。

また、処理Ｓ２０において、ユーザアクセス順序情報とドキュメントアクセス順序情報とが類似している場合（Ｙｅｓの場合）は、類似カウンタをインクリメントする（Ｓ２３）。そして制御部１１は、類似カウンタの値が、予め定めた類似しきい値に達したか否かを判断し（Ｓ２４）、達していれば（Ｙｅｓならば）、注目ドキュメントペアとなった両ドキュメントは互いに類似すると判断して（Ｓ２５）、それを解析データベース２４に記録し、処理を終了する。

また、処理Ｓ２４において、類似カウンタの値が、予め定めた類似しきい値に達していなければ、さらに各ドキュメントのリストインデックスカウンタをインクリメントして（Ｓ２６）、処理Ｓ１９に戻って処理を続ける。なお、処理Ｓ１９において、取り出すべきアクセス記録がなくなってしまった場合（両ドキュメントに対するアクセスリストからすべてのアクセス記録を取り出してしまった場合）は、注目ドキュメントペアに係るドキュメント同士は類似していないと判断して処理を終了することとしておく。

図１６を参照しながら、これをより具体的に説明すると次のようになる。図１６は、解析期間を１ヶ月とした場合のドキュメントＤ１，Ｄ２並びにＤ１００，Ｄ２００に係るドキュメントアクセス順序情報の一部を表すものである。なお、図１６では、ユーザグループＧ１に属するユーザＵ１が参照のアクセスを行ったことを「Ｇ１：Ｕ１、参照」と略記している。

図１６（ａ）は、１９９９年７月１日から、同月３１日までを解析期間としたアクセスリストの例であり、ドキュメントＤ１，Ｄ２に関するものである。ここでドキュメントＤ１は、「お客を特定する」との関連業務活動情報に関連づけられており、ドキュメントＤ２は、「機能やサービスをデザインする」との関連業務活動情報に関連づけられている。

また、図１６（ｂ）は、２０００年８月１日から同月３１日までを解析期間としたアクセスリストの例であり、ドキュメントＤ１００，Ｄ２００に関するものである。ここでドキュメントＤ１００は、「お客を特定する」との関連業務活動情報に関連づけられており、ドキュメントＤ２００は、ドキュメントＤ２と同じ「機能やサービスをデザインする」との関連業務活動情報に関連づけられている。図１６では、アクセスの順序は左側から右側へと時系列に配列して表している。なお、ドキュメントＤ１とＤ１００の各関連業務活動情報は、いずれも「提供する」という親活動に関連づけられている。

当初、制御部１１がドキュメントＤ１とＤ１００とを注目ドキュメントペアとして、それらに係るアクセスリストを図１６（ａ）に示すように抽出する。そして、これらがリスト長しきい値（例えば「２」）より長く、かつこれらの長さの差がリスト長差しきい値（例えば「２」）より小さいので、次に関連業務活動情報が一致しているか否かを判断する。

ここでは、各関連業務活動情報の親活動がいずれも「提供する」であって一致しているので、アクセスリストの比較を行う処理に移行することになる。制御部１１は、ドキュメントＤ１とＤ１００とに関するアクセスリストにおいて、第１から第６番目まで、そのアクセスの内容が一致しており、かつユーザ（又は／及びユーザグループ）の種類と順序とが一致していることに基づいて、ドキュメントＤ１とＤ１００とは、互いに類似すると判断する。

また、制御部１１はドキュメントＤ２とＤ２００を注目ドキュメントペアとして、それらに係るアクセスリストを図１６（ｂ）に示すように抽出する。これらについても、リスト長しきい値（例えば「２」）より長く、かつこれらの長さの差がリスト長差しきい値（例えば「２」）より小さく、しかも、各関連業務活動情報がいずれも「機能やサービスをデザインする」であって一致しているので、アクセスリストの比較を行う処理に移行することになる。しかしながら、それらのアクセスリストにおいて、ドキュメントＤ２については、Ｇ１：Ｕ３なるユーザが更新した後、同じユーザグループに属するＧ１：Ｕ４やＧ１：Ｕ５といったユーザが次々更新しているのに対し、ドキュメントＤ２００では、Ｇ１：Ｕ３なるユーザが更新した後、これとは異なるユーザグループに属するＵ５：Ｕ２３や、Ｕ１０：Ｕ５５などのユーザが更新を行っている。すなわち、これらのアクセスリスト上、ユーザグループの種類と順序とが一致しておらず、制御部１１は、これらのドキュメントが互いに類似しないと判断することになる。

制御部１１は、これらの処理の後、互いに類似すると判断し、解析データベース２４にその結果が格納されているドキュメントペアについて、新規のドキュメントグループの候補を生成する。なお、ドキュメントＤｘとＤｙとが互いに類似すると判断され、ドキュメントＤｘとＤｚとが互いに類似すると判断された場合において、ドキュメントＤｙとＤｚとの比較の結果が互いに類似すると判断されるものであれば、ドキュメントＤｘ、Ｄｙ、Ｄｚの３つのドキュメントを含むドキュメントグループの候補を生成してもよい。また、上記の場合に、ドキュメントＤｙとＤｚとの比較の結果が、互いに類似しないと判断されるものであれば、ドキュメントＤｘとＤｙとを含むドキュメントグループの候補と、ドキュメントＤｘとＤｚとを含むドキュメントグループの候補とを別々に生成する。

制御部１１は、こうして生成したドキュメントグループの候補を、予め管理者として定められたユーザ側に提供し、当該ユーザの承認操作を受けた候補に係るドキュメントグループを新規に生成し、当該候補に係るドキュメントをその新規に生成したドキュメントグループに所属するドキュメントとするべくドキュメントデータベース２１を更新する。

さらに、このドキュメントグループの生成が行われる際に、当該生成されたドキュメントグループへのユーザやユーザグループのアクセス権設定を行うか否かを、当該予め管理者として定められたユーザに問い合せ、当該ユーザからの指示がかかるアクセス権設定を行うというものである場合に、生成されたドキュメントグループへのユーザやユーザグループのアクセス権設定を行うようにしてもよい。

［情報提供処理］
また、制御部１１は、ここまでで説明した解析処理やユーザのグループ分け、ドキュメントのグループ分けの処理の結果を示す情報をユーザ側に提供する処理を行ってもよい。そこで、かかる情報提供の処理について次に説明する。

すなわち制御部１１は、グラフや表といった形式で、各処理の結果を表す画面（例えばウエブページを表すＨＴＭＬ文書）を生成し、ユーザ側のクライアント装置２に提供する。具体的には、ドキュメントに関連する情報、ユーザに関連する情報、解析期間に関連する項目のうち、任意の２つ（表示軸項目）を選択し、２元表や２元関係チャートで表す。ここでドキュメントに関連する情報としては、ドキュメント名称や、所属するドキュメントグループ、ドキュメントの活動属性情報である関連業務活動情報といったうちの一つを選択的に用いる。また、ユーザに関連する情報としては、ユーザ名（ないしユーザＩＤ）と所属するユーザグループなどを用いる。

例えば、解析処理の結果としては、図１３に示したような２元表を用いることでその情報を提供する。なお、図１３に示した例では、アクセス数の合計を提供するだけであるが、アクセスの平均値や分散といった統計値を併せて提供するようにしてもよい。これらのどれを提供するかは、ユーザが任意に設定できるようにしておいてもよい。

また、統計値の表示としては、次に示すようなチャートで表示してもよい。すなわち、少なくとも一部のユーザについて、その各ユーザに対応するユーザマーカーを所定形状に配列し、また、少なくとも一部のドキュメントについて、その各ドキュメントに対応するドキュメントマーカーを所定形状に配列して、これらの間のアクセスの統計値に基づき、ユーザマーカーの少なくとも一つとドキュメントマーカーの少なくとも一つとを結ぶリンクマーカーを描画した画像を提供する。このとき、ドキュメントに関連づけられた活動属性情報としての関連業務活動情報と、ログデータベース２２に記録されているアクセス記録とに基づき、各ユーザマーカーと、各ドキュメントマーカーと、リンクマーカーと、の少なくとも一つの表示態様を変更してもよい。

これによって生成され、ユーザ側に提供される画像は、例えば図１７に示すようなものとなる。図１７に示した例では、第１の表示軸項目であるユーザを表すユーザマーカー（丸型の図形要素）を円形に配列し、この配列軌跡となる円と略同心で、当該ユーザマーカーにより構成される円よりその直径の大きい円弧上にドキュメントマーカー（矩形の図形要素）を配列する。そして、各ユーザマーカーから、それが表すユーザがアクセスをしたドキュメント（群）を特定し、当該特定したドキュメント（群）に対応するドキュメントマーカーへの線分を、リンクマーカーとして描画する。

さらに制御部１１は、これらユーザマーカーやドキュメントマーカー、リンクマーカーの色や線種（実線、破線等の別）といった表示態様を、統計値に基づいて変更する。例えばユーザマーカーについては、アクセスの回数（各ユーザに係るアクセス情報の数）に応じて１回以下は「青」、２から３回までは「緑」、というように定める。また、リンクマーカーについては、アクセス数に応じて、同様に色や線種を異ならせる。さらに、この図１７に示した例において、解析期間を変化させながら、表示を更新することで、統計値の時間的変化を表すアニメーションを提供することとしてもよい。

本実施の形態によると、ドキュメントに対するアクセス記録に基づき、その統計値やアクセス順序といった情報から動的にユーザやドキュメントをグループ分けする。

また、ドキュメントについては、どのドキュメントが実際の活動においてどのような意味を有するかを表す属性情報（活動属性情報）を関連づけて、上記統計値やアクセス順序の情報に用いることで、ユーザやドキュメントのグループ分けが、その活動内容に従って行われる。

このように本実施の形態によると、ユーザ側の変動に対してもドキュメントの有効利用を可能として、業務効率の向上を支援できる。

１ ドキュメント管理システム、２ クライアント装置、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ 通信部、１４ データベース部、１５ 操作部、１６ 表示部、２１ ドキュメントデータベース、２２ ログデータベース、２３ ユーザデータベース、２４ 解析データベース。

Claims (7)

1. ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、
   前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容ごとに、アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報の数をアクセス総数として算出し、前記算出したアクセス総数について統計値を算出する手段と、
   ユーザごとの前記統計値を比較して、互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、
   を有することを特徴とするドキュメント管理システム。
2. 前記統計値を算出する手段は、前記アクセス記録手段に記録された情報をユーザにより指定された解析期間ごとに区切り、各解析期間でのユーザごとのアクセス内容ごとに、アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報の数をアクセス総数として算出し、前記算出した解析期間ごとのアクセス総数について解析期間ごとの統計値を算出し、
   前記同じドキュメントグループに属するドキュメントを選定する手段は、前記いずれかの前記解析期間での統計値に基づいて互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する、
   請求項１記載のドキュメント管理システム。
3. ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、
   前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容と、当該アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報とをアクセスの順にアクセス順序情報として記録する手段と、
   前記ユーザごとのアクセス順序情報を比較して、当該比較に基づき互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、
   を有することを特徴とするドキュメント管理システム。
4. 前記同じドキュメントグループに属するドキュメントを選定する手段が、設定された解析期間内でのアクセス記録の長さが予め定めたしきい値より大であるか否かにより、ドキュメントが互いに類似するか否かを判断する、請求項３記載のドキュメント管理システム。
5. 前記活動属性情報には、さらに、親活動を表す情報として「その他」が含まれることを特徴とする請求項１から４のいずれか一項に記載のドキュメント管理システム。
6. コンピュータを、
   ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、
   前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容ごとに、アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報の数をアクセス総数として算出し、前記算出したアクセス総数について統計値を算出する手段と、
   ユーザごとの前記統計値を比較して、互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、
   として機能させることを特徴とするプログラム。
7. コンピュータを、
   ユーザの業務活動において用いられるドキュメントであって、価値の連鎖に直接関わる業務活動を表す情報、価値を設計する業務活動を表す情報、当該業務活動を管理する業務活動を表す情報とを含む親活動と、当該親活動に関連付けられた部分活動とを含んで予め定義されている複数の活動属性情報のうち少なくとも一つの活動属性情報が関連づけられているドキュメントに対して、ユーザから追加、参照を含むアクセスを表すアクセス内容を、当該アクセスを行ったユーザを特定する情報とともに記録するアクセス記録手段と、
   前記アクセス記録手段に記録された情報を参照し、ユーザごとのアクセス内容と、当該アクセスを受けたドキュメントに関連づけられている活動属性情報とをアクセスの順にアクセス順序情報として記録する手段と、
   前記ユーザごとのアクセス順序情報を比較して、当該比較に基づき互いに類似すると判断される複数のドキュメントを、同じドキュメントグループに属するドキュメントとして選定する手段と、
   として機能させることを特徴とするプログラム。

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