JP5084956B2 - Document management apparatus, program, removable medium, and method - Google Patents
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Description
本発明は、出力された文書とログを監査証跡として保存する文書管理システム、文書管理方法、コンピュータプログラム、および記憶媒体に関する。 The present invention relates to a document management system, a document management method, a computer program, and a storage medium that store an output document and log as an audit trail.
HD(ハードディスク)などの記憶装置を有し、印刷データや、印刷データに変換する前の文書を保存することのできる印刷装置が存在する。これらの中には、データの入出力手段としてリムーバブルメディアに対応するものも存在する。このような印刷装置においては、印刷装置のHDに保存された印刷データ、又は、文書をUSBメモリに保存して持ち出す、又は、スキャンした文書をデータとしてUSBメモリに保存し、持ち出す、と言ったことが可能になる。USBメモリで持ち出した文書は、別の(持ち出し先の)印刷装置に保存、又は、印刷することができる。また、USBメモリで持ち出した文書を、PC(パーソナルコンピュータ)で編集、保存して、別の印刷装置に保存、又は、印刷するといったケースも考えられる。 There is a printing apparatus that has a storage device such as an HD (hard disk) and can store print data and a document before conversion to print data. Among these, there is one corresponding to removable media as data input / output means. In such a printing apparatus, the print data stored in the HD of the printing apparatus or the document is stored in the USB memory and taken out, or the scanned document is stored in the USB memory as the data and taken out. It becomes possible. A document taken out of the USB memory can be stored or printed on another (take-out destination) printing apparatus. In addition, there may be a case where a document taken out of a USB memory is edited and saved by a PC (personal computer) and saved or printed on another printing apparatus.
特許文献1は、リムーバブルメディアに印刷時のログを記録する技術を開示している。
しかしながら、プリントスクリーンを利用してログの記録を避ける方法があった。これがセキュリティ上の抜け穴となっている。 However, there was a method of avoiding log recording using a print screen. This is a security loophole.
上記課題を解決するため、本発明に係るプログラムは、文書を保存したリムーバブルメディアに保存されたコンピュータ実行可能なプログラムであって、前記文書と前記プログラムとを保存した前記リムーバブルメディアがコンピュータに装着されると、前記プログラムは、前記コンピュータを、前記文書を表示している際にプリントスクリーンがユーザにより指示されると、プリントスクリーンがユーザにより指示されたことを示す履歴が前記文書に対する操作履歴として前記リムーバブルメディアに保存されるよう制御する手段として機能させることを特徴とするプログラムである。 In order to solve the above problems, a program according to the present invention is a computer-executable program stored in a removable medium storing a document, and the removable medium storing the document and the program is attached to the computer. that the said program, said computer, before the printing screen while displaying the Kibun document is Ru is instructed by the user, the operation history print screen history indicating that it has been instructed by the user with respect to the document As a program for controlling to be stored in the removable medium.
本発明により、プリントスクリーンの利用に伴うセキュリティ上の抜け穴を防ぐことができる。 According to the present invention, a security loophole associated with the use of a print screen can be prevented.
また、本発明において、上記実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードがネットワークを介して配信されることにより、システム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はCD−RW、CD−R等の記憶媒体に格納されても良い。そして、そのシステム又は装置のコンピュータ(又はCPUやMPU)が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行されても良い。 In the present invention, the program code of the software that realizes the functions of the above-described embodiments is distributed via a network, so that storage means such as a hard disk or a memory of a system or apparatus or a CD-RW, CD-R, etc. It may be stored in a storage medium. Then, the computer (or CPU or MPU) of the system or apparatus may read and execute the program code stored in the storage means or the storage medium.
以下、本発明の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。まず、本発明の前提となる文書管理システムについて説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. First, a document management system as a premise of the present invention will be described.
図1は、本発明の実施形態に係る文書管理システムを示す図である。 FIG. 1 is a diagram showing a document management system according to an embodiment of the present invention.
図1において、符号101、102、103は、支店や事業所と言った地理的に離れた拠点を示している。拠点101と拠点103には、印刷装置104が設置されている。印刷装置104は、ネットワーク経由で送信された文書、又は、スキャナで読み取られた文書を文書として格納することが可能なMFP(Multi Functional Peripheral)である。拠点102には、PC(パーソナルコンピュータ)105が配置されている。
In FIG. 1, reference numerals 101, 102, and 103 indicate geographically separated bases such as branch offices and business offices. In the base 101 and the base 103, a
図1に示されているメモリメディア106は、PC105や印刷装置104に着脱可能なUSBメモリなどのリムーバルメディアである。メモリメディア106は、文書を格納する。また、メモリメディア106は、各拠点間での文書の移動に用いられる。
The
図1に示されている符号107〜112は、ユーザが各拠点で要求するタスクを表している。最初に、ユーザは、拠点101で印刷装置104に格納された文書、又は、スキャナで、読取りタスク107により読み取られた文書を、メモリメディア106に格納して持ち出す(符号109)ことを要求する。ユーザは、メモリメディア106を持って移動し、拠点102に配置されたPC105で、メモリメディア106に格納された文書を閲覧(符号110)、編集(符号111)、印刷(符号112)することを要求する。あるいは、ユーザは、拠点103に設定された印刷装置104で、メモリメディア106に格納された文書を印刷する(符号112)ことを要求する。最終的に、ユーザは、メモリメディア106に格納された文書を、拠点101に持ち帰る(符号108)ことを要求する。
Reference numerals 107 to 112 shown in FIG. 1 represent tasks requested by the user at each site. First, the user requests that the document stored in the
図2は、図1に示されている印刷装置104の基本的なハードウェアを示すブロック図であり、図3は、図1に示されているPC105の基本的なハードウェアを示すブロック図である。
2 is a block diagram showing the basic hardware of the
図2の印刷装置104において、符号201〜209で指し示される要素が、それぞれシステムバス210を介して互いに接続されている。印刷装置104のCPU201は、RAM202をワークメモリとして、ハードディスク208に格納されたソフトウェアを実行する。また、印刷装置104において、操作パネル205から入力されるユーザの指示に応じて、印刷装置104の動作が設定される。さらに、印刷装置104において、スキャナ206により原稿画像が読み取られ、原稿画像の画像データが生成され、画像データがプリンタエンジン207に供給されることで印刷が行われる。なお、ハードディスク208には、PDLデータ、中間言語データ、画像データなども保存可能である。また、CPU201は、通信I/F(インタフェース)204を介して、外部の機器から入力されるPDLデータに基づき画像データを生成する。そして、CPU201は、画像データをプリンタエンジン207に供給して印刷を行うとともに、スキャナ206で読み取られた原稿画像の画像データを外部の機器に送信可能である。
In the
ROM203には、ハードディスク208等へのデータの入出力を制御する、いわゆるBIOS等が記憶される。メモリメディアI/F(インタフェース)209は、着脱可能なメモリメディア106に対してデータの入出力を行う。
The
図3のPC105において、符号201〜204、208、209、211〜213で指し示される要素が、それぞれシステムバス210を介して互いに接続されている。ここで、符号211は、ビデオI/F(インタフェース)を指し示している。また、符号212は、入力部(キーボード)を指し示している。また、符号213は、入力部(マウス)を指し示している。
In the PC 105 of FIG. 3, elements indicated by
システムバス210は、例えば、PCIバス、AGPバス、及びメモリバス等から成る。PC105のCPU201は、RAM202をワークメモリとして、ハードディスク208に格納されたソフトウェアを実行する。なお、ハードディスク208には、オペレーティングシステム(OS)、アプリケーションソフトウェア、アプリケーションデータなどが保存される。ROM203には、オペレーションシステムと協働してハードディスク208等へのデータの入出力を制御する、いわゆるBIOS等が記憶される。メモリメディアI/F(インタフェース)209は、着脱可能なメモリメディア106に対してデータの入出力を行う。
The
図4は、図1の文書管理システムにおける印刷装置104の詳細を示し、図5は、図1の文書管理システムにおけるメモリメディア106の詳細を示している。
4 shows details of the
図4に示されている印刷装置104は、ユーザのログインのときに参照する認証情報308、文書310と文書310を管理するための文書管理情報309、文書310と関連付けられた監査証跡ログ311を、ハードディスク208に保持する。また、図4に示されている印刷装置104は、文書310が持ち出される際にメモリメディア106にコピーされる文書編集プログラム312を、ハードディスク208に保持する。
The
また、印刷装置104は、ユーザインタフェース部301、ログイン認証部305、文書管理部306、監査証跡収集部302、画像読み取り部303、印刷部307、およびメモリメディア入出力部304を有する。
The
ユーザインタフェース部301は、ユーザからの入力を操作パネル205から受け付ける。ログイン認証部305は、ユーザが操作パネルからユーザIDとパスワードを入力した際に、ログイン処理を行う。文書管理部306は、ハードディスク208に保存された文書310を文書管理情報309に基づいて管理する。監査証跡収集部302は、文書310に対する操作を記録する。画像読み取り部303は、スキャナ206で読み取られた原稿画像の画像データを生成する。印刷部307は、生成された画像データをプリンタエンジン207に供給して印刷を行う。メモリメディア入出力部304は、着脱可能なメモリメディア106に対して、メモリメディアI/F(インタフェース)209を介して、データの入出力を行う。
The
図5に示されているメモリメディア106には、印刷装置104のハードディスク208に格納された文書編集プログラム312と、暗号化された文書310が、印刷装置104のメモリメディアI/F(インタフェース)209を介して書き込まれる。また、文書編集プログラム312は、PC105のメモリメディアI/F(インタフェース)209を介して呼び出され、実行される。文書編集プログラム312は、文書310をメモリメディアI/F(インタフェース)209を介して呼び出し、文書310に対する操作を記録した操作履歴313を、メモリメディアI/F(インタフェース)209を介して書き込む。
In the
図6、7は、文書310がメモリメディア106で持ち出される際に、監査証跡収集部302で実行される処理の流れを示した図である。
FIGS. 6 and 7 are diagrams illustrating a flow of processing executed by the audit
印刷装置104のハードディスク208に保存されている文書310は、メモリメディア106で持ち出される場合がある。また、印刷装置104のスキャナ206で読み込まれた文書310は、メモリメディア106で持ち出される場合がある。
The
印刷装置104の操作パネル205に表示された不図示のログイン画面から、ユーザによる、ユーザIDとパスワードの入力を印刷装置104が受け付けると、以下の処理が実行される。すなわち、CPU201が、ログイン認証部305が認証情報308を参照し、印刷装置104が受け付けたユーザIDとパスワードが正しいかどうかを判断する。ログインに成功すると、印刷装置104は、ユーザにより、操作パネル205を通して指示された文書の持ち出しを受け付ける。
When the
図6のステップS401で、CPU201は、文書の持ち出し画面を、操作パネル205に表示する。そして、印刷装置104は、持ち出される文書310が、スキャナ206から読み込まれる文書310であるか、印刷装置104のハードディスク208に保存されている文書310であるかの選択を受け付ける。ステップS402で、持ち出される文書310がスキャナ206から読み込まれる文書310であると、CPU201により判断された場合、以下の処理が実行される。すなわち、ステップS407で、スキャナ206により文書が読み取られる。次に、ステップS408で、読み取られた文書310が、CPU201によりハードディスク208に一時的に保存され、ステップS404に処理が進む。
In step S <b> 401 of FIG. 6, the
ステップS402で、持ち出される文書310がスキャナ206から読み込まれる文書310でないと、CPU201により判断された場合、以下の処理が実行される。すなわち、ステップS403で、CPU201は、ハードディスク208に保存された文書310から持ち出される文書310を選択するための文書選択画面を表示する。次に、ステップS404で、CPU201によりパスワード設定画面が表示され、印刷装置104が、ユーザによるパスワードの設定を受け付けると、ステップS405で、CPU201は、ステップS403の文書選択画面で選択された文書310の削除を禁止する。即ち、CPU201は、文書310に対して、この文書310の削除を禁止することを示すフラグを関連付ける。
If the
ここで、ステップS405は、文書310をメモリメディア106で持ち出して、移動される前に、CPU201により実行されても良い。また、ステップS405は、文書310をメモリメディア106で持ち出して移動される間に、CPU201により実行されても良い。また、ステップS405は、文書310をメモリメディア106で持ち出して移動された後に、CPU201により実行されても良い。
Here, step S405 may be executed by the
次に、ステップS406で、CPU201は、ハードディスク208に格納されている文書編集プログラム312を、印刷装置104に装着されたメモリメディア106にコピーする。そして、図7のステップS409に処理が進む。
In step S <b> 406, the
図7のステップS409で、ステップS403の文書選択画面で選択された文書310を、CPU201が読み込む。そして、ステップS410において、ステップS404のパスワード設定画面で受け付けられたパスワードをキーとして文書310が、CPU201により暗号化される。そして、ステップS411で、CPU201は、メモリメディア106において、暗号化された文書の複製を、作成し書き込む。最後に、ステップS412で、CPU201は、文書310を持ち出したことを記録するログ(持ち出しログ)を、ハードディスク208に格納されている監査証跡ログ311に追加し、処理を終了する。
In step S409 in FIG. 7, the
文書310が、メモリメディア106により複数回持ち出された場合には、CPU201は、ステップS412において、その旨を、持ち出しログに記録する。そして、ステップS412において、ステップS403でハードディスク208に保存された文書は、ハードディスク208に保存され続ける。
If the
また、ステップS412において、CPU201は、文書管理情報309に含まれている文書情報に文書の持ち出しがなされている旨を記録する。
In step S <b> 412, the
図8は、ステップS401で表示される文書持ち出し画面を示す図である。文書持ち出し画面601には、ハードディスク208に保存された文書310であることを選択する保存文書選択ボタン602と、スキャナ206から読み込まれる文書310であることを選択するスキャン文書選択ボタン603が配置されている。
FIG. 8 is a diagram showing the document take-out screen displayed in step S401. On the document take-out
図9は、ステップS403で表示される文書選択画面を示す図である。文書選択画面701には、ハードディスク208に保存された文書310の一覧を表示する文書一覧表示部702と、選択した文書の持ち出しを指示する持ち出し指示ボタン703が配置されている。
FIG. 9 is a diagram showing the document selection screen displayed in step S403. On the
図10は、ステップS404で表示されるパスワード設定画面を示す図である。パスワード設定画面801には、パスワード入力部802と、入力したパスワードを設定するパスワード設定ボタン803が配置されている。
FIG. 10 is a diagram showing a password setting screen displayed in step S404. On the
図11は、メモリメディア106で持ち出された文書310を、PC105で閲覧、編集、印刷する際に、文書編集プログラム312が実行する処理の流れを示した図である。
FIG. 11 is a diagram illustrating a flow of processing executed by the
PC105が、PC105に装着されたメモリメディア106に格納されている文書編集プログラム312を実行すると、ステップS901で、CPU201が、不図示のパスワードの入力を要求するダイアログボックスを表示する。
When the
PC105が、パスワードの入力を受け付けると、以下の処理が実行される。すなわち、ステップS902で、メモリメディア106に格納されている暗号化された文書310が、PC105に読み込まれる。そして、ステップS901で入力されたパスワードをキーにして、ステップS903で、文書310が、CPU201により復号化される。このとき、ステップS901で入力されたパスワードが、図6のステップS404で受け付けられたパスワードと一致しなければ、文書の復号化は失敗する。
When the
次に、ステップS904で、CPU201が、文書の復号化に成功したかどうかを判断し、CPU201が、文書の復号化に失敗したと判断した場合は、ステップS901に処理が戻る。ステップS904で、CPU201が、文書の復号化に成功したと判断した場合は、ステップS905で、CPU201が復号化した文書をPC105の画面に表示する。
Next, in step S904, the
次に、ステップS906で、PC105は、表示した文書に対するユーザの操作を受け付け、ステップS907で、ステップS906で受け付けたユーザの操作が編集終了の指示かどうかを、CPU201が判断する。ステップS907で、ステップS906で受け付けたユーザの操作が、編集終了指示でないと、CPU201が判断した場合は、以下のような処理が行われる。すなわち、CPU201は、ステップS908で、ステップS906で受け付けたユーザの操作が、印刷又は(別の場所への)保存又は編集又は画面コピー(プリントスクリーン)かどうかを判断する。ステップS908で、Noと判断された場合は、ステップS906に処理が戻る。ステップS908で、Yesと判断された場合には、ステップS909で、CPU201は、ステップS906で受け付けたユーザの操作の記録を操作履歴313として、メモリメディア106に保存し、ステップS906に処理が戻る。
In step S906, the
ステップS907で、CPU201が、ステップS906で受け付けたユーザの操作が編集終了指示と判断した場合は、以下の処理が実行される。すなわち、ステップS910で、CPU201は、ステップS901のパスワード入力ダイアログに入力されたパスワードをキーにして文書310を暗号化する。次に、ステップS911で、CPU201は、暗号化した文書310をメモリメディア106に保存し、処理を終了する。
If the
図12は、ステップS905で、文書310を表示する文書編集プログラム312のUI(ユーザインタフェース)を示す図である。文書編集プログラム312のUIは、文書表示部1003、文書縮小表示部1002、およびツールバー1001を有する。
FIG. 12 is a diagram showing a UI (user interface) of the
文書表示部1003は、編集する文書310を表示する。文書縮小表示部1002は、文書表示部1003に表示されているページとその前後の複数のページを縮小して表示する。ツールバー1001は、文書を編集するための機能を提供する各種アイコンを表示する。
The
図13は、メモリメディア106で持ち出された文書310を印刷装置104で印刷する際に、印刷装置104の監査証跡収集部302で実行される処理の流れを示した図である。
FIG. 13 is a diagram illustrating a flow of processing executed by the audit
印刷装置104にメモリメディア106が装着されると、ステップS1101で、印刷装置104の操作パネル205に不図示のパスワードの入力を要求する画面が表示される。印刷装置104が、ユーザによるパスワードの入力を受け付けると、ステップS1102で、CPU201によりメモリメディア106から暗号化された文書310が読み込まれる。
When the
次に、ステップS1103で、CPU201は、ステップS1101のパスワード入力画面で入力されたパスワードをキーにして、暗号化された文書310の復号化を行う。このとき、図6のステップS404で設定されたパスワードとステップS1101のパスワード入力画面で入力されたパスワードとが一致しなければ、文書の復号化は失敗する。ステップS1104で、CPU201は、文書の復号化に成功したかどうかを判断し、CPU201が文書の復号化に失敗したと判断した場合は、ステップS1101に処理が戻る。
Next, in step S1103, the
次に、ステップS1104で、CPU201が文書の復号化に成功したと判断した場合は、ステップS1105で、印刷装置104は、復号化した文書310の印刷を実行する。そして、ステップS1106で、CPU201は、印刷を実行した記録を、操作履歴313としてメモリメディア106に保存し終了する。
If the
図14は、メモリメディア106で持ち出された文書310を持ち帰った際に、印刷装置104の監査証跡収集部302で実行される処理の流れを示した図である。
FIG. 14 is a diagram illustrating a flow of processing executed by the audit
印刷装置104にメモリメディア106が装着されると、ステップS1201で、CPU201は、メモリメディア106に操作履歴313が記録されているかどうか判断する。ステップS1201で、操作履歴313が記録されていると、CPU201により判断された場合、ステップS1202で、メモリメディア106に格納されている操作履歴313が、CPU201により読み込まれる。ステップS1202では、メモリメディア106で持ち出され移動された文書に対する削除処理の禁止は解除されない。
When the
次に、ステップS1203で、CPU201は、印刷装置104のハードディスク208に操作履歴313を監査証跡ログ311として保存する。
In step S <b> 1203, the
次に、ステップS1204で、CPU201は、ステップS1202で読み込まれた操作履歴313に編集ログが含まれているかどうかを判断し、編集ログが含まれていないと、CPU201により判断された場合は、ステップS1209に進む。ステップS1202で、操作履歴313に編集ログが含まれていると、CPU201により判断された場合は、ステップS1205で、メモリメディア106に格納されている編集後の暗号化された文書310が、CPU201により印刷装置104へ読み込まれる。
In step S1204, the
次に、ステップS1206で、CPU201は、文書310を図6のステップS404のパスワード設定画面801で設定されたパスワードをキーとして復号化し、ステップS1207で、復号化した文書310を印刷装置104のハードディスク208に保存する。
Next, in step S1206, the
次に、ステップS1208で、CPU201は、保存された文書の削除の禁止を継続し、ステップS1209で、メモリメディア106に格納されている文書編集プログラム312、暗号化された文書310、操作履歴313を削除し、処理を終了する。つまり、S403で関連付けられたフラグを削除することなく、そのまま(関連付けられたまま)にするのである。
Next, in step S1208, the
ステップS1201で、操作履歴313が記録されていないと、CPU201により判断された場合、ステップS1210に処理が進む。
If the
ステップS1210では、持ち帰られたメモリメディア以外の他のメモリメディアにも文書が持ち出されているか否かが、CPU201により判断される。ステップS1210で、持ち帰られたメモリメディア以外の他のメモリメディアにも文書が持ち出されていないと、CPU201により判断された場合には、ステップS1211に処理が進む。
In step S <b> 1210, the
ステップS1211で、CPU201は、(図6のステップS405で削除を禁止された)印刷装置104のハードディスク208に保存されている文書310の削除禁止を解除する。すなわち、ステップS1211において、CPU201は、ステップS405で、文書データ310に関連付けられた文書データ310の削除を禁止することを示すフラグをOFFとし、該フラグを無効化する。
In step S1211, the
次に、ステップS1212で、ステップS1211で削除禁止が解除された文書310が、スキャナ206で読み取られる文書310かどうかが、CPU201により判断される。ステップS1212で、ステップS1211で削除禁止が解除された文書310が、スキャナ206で読み取られる文書310でないと、CPU201により判断された場合、ステップS1209に処理が進む。ステップS1212で、ステップS1211で削除禁止が解除された文書310が、スキャナ206で読み取られる文書310であると、CPU201により判断された場合、以下の処理が実行される。すなわち、CPU201は、ステップS1213で、(図7のステップS412で記録した)持ち出しログを、印刷装置104のハードディスク208に格納されている監査証跡ログ311から削除する。
Next, in step S <b> 1212, the
次に、ステップS1214で、CPU201は、ステップS1211で削除禁止が解除された文書310を、印刷装置104のハードディスク208から削除する。そして、CPU201は、文書管理情報309に含まれている文書情報に文書の持ち出しがなされていない旨を記録する。その後、ステップS1209へ進む。
Next, in step S <b> 1214, the
ステップS1214の処理により、メモリメディアにのみ、スキャナで読み取られた文書を保存したいというユーザの要求を満たすことができる。 By the processing in step S1214, it is possible to satisfy the user's request to store the document read by the scanner only on the memory medium.
ステップS1210で、持ち帰られたメモリメディア以外の他のメモリメディアにも文書が持ち出されていると、CPU201により判断された場合には、ステップS1215に処理が進む。ステップS1215で、CPU201は、(図7のステップS412で記録された)持ち出しログを、編集し、持ち帰られたメモリメディアを、持ち出しログに記録する。ステップS1215の処理が終了後、ステップS1209の処理へ進む。
If it is determined in step S1210 that the
図15は、印刷装置104のハードディスク208に保存された文書310を管理するための文書管理情報309の構造を示した図である。文書管理情報309は、文書ID、文書名、オーナー名、サイズ、ページ数、受付日時、印刷、データファイル名、データ種別、スキャン文書フラグ、削除禁止フラグ、持出しパスワード、監査証跡ログリストを含む文章情報のリストを含む。また、文書管理情報309は、文書の持ち出しの有無を示す情報も含む。
FIG. 15 is a diagram showing the structure of
文書情報は、印刷装置104のハードディスク208に文書310が保存された際に、CPU201により作成され、文書情報リストに追加される。また、図6のステップS408でスキャンした文書310を保存する際にも、CPU201により作成され、文書情報リストに追加される。そして、図14のステップS1214では、文書情報は、文書情報リストから、CPU201により除去され、削除される。また、図9の文書選択画面701の文書一覧表示部702に表示される情報は文書情報から、CPU201により生成される。
The document information is created by the
文書情報に含まれるデータファイル名は、印刷装置104のハードディスク208に格納されている文書310を指す。スキャン文書フラグは、図6のステップS402でCPU201により、Yesと判断された場合に、ONになるフラグである。図14のステップS1212では、CPU201が、スキャン文書フラグがONか否かを判断する。削除禁止フラグは、図6のステップS405と、図14のステップS1208でONになるフラグであり、図14のステップS1211でOFFになるフラグである。持ち出しパスワードは、文書310を持ち出される際に入力されたパスワードを保持しておく領域であり、図6のステップS404のパスワード設定画面801で入力されたパスワードを設定する。文書310の持帰りのときに、図14のステップS1207で暗号化された文書310を復号化する際に、CPU201が、設定された持ち出しパスワードを使用する。
The data file name included in the document information indicates the
図16は、図15の文書情報に含まれる監査証跡ログリストの構造を示した図である。監査証跡ログリストは、操作ユーザ名、操作種別、操作日時、ロケーションを含む監査証跡ログ311のリストである。監査証跡ログ311に含まれる操作ユーザ名は、印刷装置104にログインする際に、操作パネルから入力するユーザ名である。文書310を持ち帰った際に、操作履歴313を監査証跡ログ311として保存する場合は、持ち出しログの操作ユーザ名が設定される。操作種別には、編集、印刷、保存、画面コピー、持ち出しがある。図7のステップS412でCPU201により記録されるログの操作種別は、持ち出しである。図11のステップS909で、操作履歴313として、メモリメディア106に、CPU201により保存されるログの操作種別は、編集、印刷、保存、画面コピーである。また、図14のステップS1203で、監査証跡ログ311として、印刷装置104のハードディスク208に、CPU201により保存されるログの操作種別は、編集、印刷、保存、画面コピーである。
FIG. 16 is a diagram showing the structure of the audit trail log list included in the document information of FIG. The audit trail log list is a list of audit trail logs 311 including an operation user name, operation type, operation date and time, and location. The operation user name included in the
図6に示されている監査証跡ログに含まれている項目のうち、操作日時は、操作を行った日時であり、ロケーションは、操作を行ったPC105、または、印刷装置104を特定するための情報(ホスト名やIPアドレスなど)である。また、図6に示されている監査証跡ログに含まれている項目のうち、操作種別は、上述したように、編集、又は、印刷、又は、保存、又は、画面コピー、又は、持出しである。
Among the items included in the audit trail log shown in FIG. 6, the operation date / time is the date / time when the operation was performed, and the location is for specifying the
本実施形態では、印刷装置104から文書310を持ち出し、持ち帰る例について説明したが、監査証跡収集部302を含むPCサーバ(監査証跡収集サーバ)から文書310を持ち出し、持ち帰っても良い。
In this embodiment, an example in which the
なお、本発明において、上記の実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体(又は記録媒体)を、システム又は装置に供給することができる。そして、システム又は装置のコンピュータ(又はCPUやMPU)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても、実施形態の機能を達成できることは云うまでもない。 In the present invention, a storage medium (or recording medium) storing software program codes for realizing the functions of the above embodiments can be supplied to a system or apparatus. It goes without saying that the functions of the embodiments can also be achieved by the computer (or CPU or MPU) of the system or apparatus reading and executing the program code stored in the storage medium.
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上記実施形態の機能を実現することになり、本発明は、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体を含む。 In this case, the program code itself read from the storage medium realizes the functions of the above embodiments, and the present invention includes a storage medium that stores the program code.
ここで、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施形態の機能が実現されても良い。また、これに加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(OS)などが実際の処理の一部又は全部を行っても良い。そして、その処理によって上記実施形態の機能が実現されても良い。 Here, the functions of the above embodiments may be realized by executing the program code read by the computer. In addition to this, an operating system (OS) running on the computer may perform part or all of the actual processing based on the instruction of the program code. And the function of the said embodiment may be implement | achieved by the process.
また、フローチャートの各ステップにおける処理を全て1台の装置で行っても、複数台の装置で夫々担当を決めて行っても良い。なお、本明細書において、システムと称したときには、1台の装置からなるシステムを指すこともあるし、また、互いに連携した複数台の装置からなるシステムを指すこともある。 In addition, all the processes in each step of the flowchart may be performed by one apparatus or may be performed by a plurality of apparatuses. In this specification, the term “system” may refer to a system composed of a single device, or may refer to a system composed of a plurality of devices linked to each other.
また、フローチャートの各ステップにおける処理を1つのCPUで行っても、複数のCPUで行っても良いのは言うまでもない。 Needless to say, the processing in each step of the flowchart may be performed by one CPU or a plurality of CPUs.
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットの記憶媒体に書込まれても良い。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットのCPU等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現されても良い。 Further, the program code read from the storage medium may be written to a storage medium of a function expansion card inserted into the computer or a function expansion unit connected to the computer. Thereafter, based on the instruction of the program code, the CPU of the function expansion card or the function expansion unit performs part or all of the actual processing, and the functions of the above-described embodiments may be realized by the processing.
Claims (10)
前記文書と前記プログラムとを保存した前記リムーバブルメディアがコンピュータに装着されると、
前記プログラムは、前記コンピュータを、
前記文書を表示している際にプリントスクリーンがユーザにより指示されると、プリントスクリーンがユーザにより指示されたことを示す履歴が前記文書に対する操作履歴として前記リムーバブルメディアに保存されるよう制御する手段として機能させることを特徴とするプログラム。 A computer-executable program stored on a removable medium storing the document,
When the removable medium storing the document and the program is attached to a computer,
The program causes the computer to
When the printing screen while displaying the previous Kibun document is Ru is instructed by the user, the print screen is controlled so that the history indicating that it has been instructed by the user is stored in the removable medium as an operation history for the document A program characterized by functioning as a means.
コンピュータを、さらに、
パスワードの入力を要求する手段と、
正しいパスワードの入力が行われると、前記暗号化された状態の文書を復号化する手段と、
前記復号化された状態の文書を画面に表示する手段として機能させることを特徴とする請求項1に記載のプログラム。 Documents stored on the removable media are stored in an encrypted state,
Computer, and
A means for requesting a password;
Means for decrypting the encrypted document when a correct password is entered;
The program according to claim 1, wherein the program functions as means for displaying the decrypted document on a screen.
請求項2に記載のリムーバブルメディアが当該文書管理装置に接続された後、前記文書を暗号化された状態で保存する手段と、
前記リムーバブルメディアに前記文書を保存することに伴い、前記リムーバブルメディアが次に接続されるまでの間、前記文書の削除処理を禁止する手段とを有することを特徴とする文書管理装置。 A document management apparatus preliminarily storing the document according to claim 2,
Means for storing the document in an encrypted state after the removable medium according to claim 2 is connected to the document management apparatus;
A document management apparatus comprising: means for prohibiting the deletion process of the document until the removable medium is next connected in association with storing the document on the removable medium.
前記文書と前記プログラムとを保存した前記リムーバブルメディアがコンピュータに装着されると、前記プログラムを実行することにより、
前記コンピュータを、
前記文書を表示している際にプリントスクリーンがユーザにより指示されると、プリントスクリーンがユーザにより指示されたことを示す履歴が前記文書に対する操作履歴として前記リムーバブルメディアに保存されるように制御する手段として機能させる
ことを特徴とするリムーバブルメディア。 Removable media that stores documents and computer-executable programs,
When the removable medium storing the document and the program is attached to a computer, by executing the program,
The computer,
When the printing screen while displaying the previous Kibun document is Ru is instructed by the user, control such history is stored in the removable medium as an operation history for the document to indicate that the print screen is instructed by the user Removable media characterized in that it functions as a means to perform.
前記文書と前記プログラムとを保存した前記リムーバブルメディアがコンピュータに装着されると、前記コンピュータが、前記プログラムに従って、
前記文書を表示している際にプリントスクリーンがユーザにより指示されると、プリントスクリーンがユーザにより指示されたことを示す履歴が前記文書に対する操作履歴として前記リムーバブルメディアに保存されるように制御するステップを実行することを特徴とする方法。 A method of processing removable media storing a document and a computer-executable program,
When the removable medium stored with said document and said program is loaded in the computer, the computer, according to the previous Kipu program,
When the printing screen while displaying the previous Kibun document is Ru is instructed by the user, control such history is stored in the removable medium as an operation history for the document to indicate that the print screen is instructed by the user method characterized by the steps to be executed.
前記コンピュータが、さらに、 The computer further comprises:
パスワードの入力を要求するステップと、 Requesting a password, and
正しいパスワードの入力が行われると、前記暗号化された状態の文書を復号化するステップと、 When the correct password is entered, decrypting the encrypted document;
前記復号化された状態の文書を画面に表示するステップとを実行することを特徴とする請求項6に記載の方法。 The method according to claim 6, further comprising: displaying the decrypted document on a screen.
請求項7に記載のリムーバブルメディアが当該文書管理装置に接続された後、前記文書を暗号化された状態で保存するステップと、 Storing the document in an encrypted state after the removable medium according to claim 7 is connected to the document management apparatus;
前記リムーバブルメディアに前記文書を保存することに伴い、前記リムーバブルメディアが次に接続されるまでの間、前記文書の削除処理を禁止するステップとを有することを特徴とする方法。 And a step of prohibiting deletion of the document until the removable medium is next connected in association with storing the document in the removable medium.
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