JP4608788B2

JP4608788B2 - Facsimile communication management method, system and program

Info

Publication number: JP4608788B2
Application number: JP2001043858A
Authority: JP
Inventors: 直子日下
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 2001-02-20
Filing date: 2001-02-20
Publication date: 2011-01-12
Anticipated expiration: 2021-02-20
Also published as: JP2002247281A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ＴＣＰ／ＩＰ(Transmission Control Protocol/Internet Protocol) を適用したインターネットやＵＮＩＸワークステーションＬＡＮなどによる電子メール通信及びファクシミリ（ＦＡＸ）通信に関し、詳細には、受信側が、送信側から受信したファクシミリ通信におけるファクシミリ送受信管理情報を、送信側が特別番号で指定した受信側の電子メールアドレスに自動転送する、ファクシミリ通信の管理方法及びそのシステム並びにプログラム。
【０００２】
【従来の技術】
従来、ファクシミリ通信では、専用のファクシミリ機の使用によるファクシミリ通信とともに、小型汎用コンピュータ（例えば、ノート型コンピュータ）によるファクシミリ通信を行っている。この小型汎用コンピュータを用いたファクシミリ通信は、ＲＳ−２３２ＣインターフェースとＦＡＸモデムなどを装備し、かつ、専用のアプリケーションソフトウェアを搭載して、例えば、ＣＣＩＴＴ（ＩＴＵ−Ｔ）規格によるＧ３方式でのファクシミリ通信を行っている。また、これと同様の通信制御及び処理によるローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）でのファクシミリ通信も行われている。
【０００３】
このＬＡＮ構成では、ＬＡＮサーバ及びＦＡＸサーバによる遠隔手続き呼び出し制御（ＲＰＣ:Remote Procedure Call）によってＬＡＮ端末が、インターネットによる電子メール通信やファクシミリ通信を実行している。また、ＬＡＮや、例えば、インターネットサービスプロバイダ（ＩＳＰ）において、電子メールデータをＦＡＸサーバで、Ｇ３方式などのファクシミリ画情報に変換かつ蓄積して、そのファクシミリ送受信を実行している。いわゆる、インターネットＦＡＸサービスも実施されている。
【０００４】
ところで、インターネットにおける電子メール通信は、既知の公衆網におけるＧ３方式などのファクシミリ伝送などと異なり、１対１（通信端末対通信端末）の送達保証が確立していない。
【０００５】
すなわち、電子メールアドレスの文字間違いなどがあるときは、電子メールサーバ（例えば、インターネットサービスプロバイダ）から送信先不明のリターン情報が通知されるが、電子メールアドレスに間違いのないときは通知がない。このため、送信した電子メールやそのインターネットＦＡＸ画情報が、正当な相手先へ送達されたか否かは不明であり、正当な相手先へ送達されたか否かを確認することが必要となる。その方法として、送達確認のための電子メール（送達確認メール）を送受信している。
【０００６】
この種の送達確認メールを応用した様々な送達保証技術が提案されている。例えば、特開２０００−１８３９４９号公報の「ネットワークファクシミリ装置及びその制御方法」では、ネットワークファクシミリ装置が送達確認メールを受信すると、この送達確認メールを、予め登録されている全ての電子メールアドレスへ転送している。これによって、送信先の電子メールアドレスに送達されたか否かが送信側で判明する。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
このような、従来例では、送達確認メールが、予め登録されている送信先の電子メールアドレスに送達されたか否かが判明するのみである。したがって、送信側からのファクシミリ画情報を、受信側のファクシミリ担当などの管理者などが、正確に把握できないことがある。例えば、事業所（受信側）における、本社（送信側）からのファクシミリ画情報の着信の見落としによって、本社からの各種の伝達事項が事業所内で周知徹底できず、その管理上の問題が生じることがある。
【０００８】
本発明は、このような従来の技術における課題を解決するものであり、ファクシミリ送受信管理情報を、送信側が特別番号で指定した電子メールアドレスの受信側の管理者側などに自動転送できるようにし、送信側からのファクシミリ画情報の見落としが受信側で生じることなく、ファクシミリ連絡事項の周知徹底を確実に行うことが出来る、ファクシミリ通信の管理方法及びそのシステム並びにプログラム提供を目的とする。
【０００９】
本発明は、ユーザにおける多様な利用が可能になり、使い勝手が向上するとともに、システム構成及び設計の自由度が向上する、ファクシミリ通信の管理方法及びそのシステム並びにプログラムの提供を他の目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
上記課題を達成するために、本発明のファクシミリ通信の管理方法は、ファクシミリ通信における送受信管理情報を指定された電子メールアドレスに自動転送するものであり、受信側が特別番号に対応付けた電子メールアドレスを予め記憶する段階と、送信側がファクシミリ送信した際の送信管理情報を記憶する段階と、送信側が転送先の電子メールアドレスに対応した特別番号と、記憶している送信管理情報のファクシミリ画情報とを送信する段階と、受信側が送信されてきた送信管理情報を受信して記憶する段階と、受信側がファクシミリ画情報の着信にかかる受信管理情報を作成する段階と、受信側が送信されてきた特別番号に対応する電子メールアドレスに、記憶している送信管理情報及び作成した受信管理情報を送信する段階と、受信管理情報及び送信管理情報を受信した受信側の装置が、受信管理情報及び送信管理情報を表示する段階とを有することを特徴としている。
【００１１】
本発明の方法は、前記送信管理情報が、送信相手先の電子メールアドレスと、送信したファクシミリ画情報に対する文書番号と送信枚数と送信時刻とに関する情報であり、かつ、前記受信管理情報が、受信した電子メールアドレスと、受信したファクシミリ画情報に対する通信結果と受信枚数と受信日時に関する情報であることを特徴としている。
【００１２】
本発明の方法は、前記記憶している送信管理情報のファクシミリ画情報送信を、ファクシミリ画情報による送信の発生ごと、又は予め定めた送信件数に達したときに実行することを特徴としている。
【００１３】
本発明の方法は、前記記憶している送信管理情報のファクシミリ画情報送信を、予め指定した時刻に自動実行し、又は手動操作で指示したときに実行することを特徴としている。
【００１４】
本発明の方法は、前記受信管理情報及び送信管理情報の受信側での表示が、画面、印刷、合成音声出力の少なくとも一つであることを特徴としている。
【００１５】
本発明の方法は、前記送信管理情報、及び前記作成した受信管理情報を、電子メール本文として送信し、又は電子メールに添付して送信することを特徴としている。
【００１６】
本発明の方法は、前記特別番号が、ＩＴＵ−Ｔ規格Ｔ３０に規定されるサブアドレスであることを特徴としている。
【００１７】
本発明のファクシミリ通信管理システムは、ファクシミリ通信におけるファクシミリ送受信管理情報を指定された電子メールアドレスに自動転送するものであり、受信側のネットワークファクシミリ装置と、送信側のネットワークファクシミリ装置と、受信側の装置とを備え、受信側のネットワークファクシミリ装置は、特別番号に対応付けた電子メールアドレスを予め記憶し、かつ、送信されてきた送信管理情報を受信して記憶する受信側記憶手段を備え、送信側のネットワークファクシミリ装置は、ファクシミリ送信したときの送信管理情報を記憶する送信側記憶手段と、受信側の装置の電子メールアドレスに対応した特別番号と、送信側記憶手段で記憶している送信管理情報のファクシミリ画情報とを送信する回線制御部とを備え、受信側のネットワークファクシミリ装置は、ファクシミリ画情報の通信を行う回線制御部と、ファクシミリ画情報の着信にかかる受信管理情報を作成する受信側作成手段と、受信側記憶手段が記憶している送信管理情報、及び受信側作成手段で作成した受信管理情報を、受信側記憶手段に記憶している電子メールアドレスに送信するＬＡＮ制御部とを備え、受信側の装置は、受信側のネットワークファクシミリ装置からの受信管理情報及び送信管理情報を表示する受信側画面表示手段を備えることを特徴としている。
【００１８】
本発明のシステムは、前記送信管理情報を、ファクシミリ画情報による送信の発生ごと、又は、予め定めた件数に達したときに送信する送信側制御手段を、さらに備えることを特徴としている。
【００１９】
本発明のシステムは、前記送信管理情報を、予め指定した時刻に自動送信し、又は、手動操作で指示したときに送信する送信側指示制御手段を、さらに備えることを特徴としている。
【００２０】
本発明のシステムは、前記受信管理情報及び送信管理情報を表示するための、（ａ）画面表示する受信側画面表示手段、（ｂ）印刷による表示を行うための受信側印刷手段、（ｃ）合成音声出力による表示を行うための受信側合成音声出力手段の少なくとも一つを、さらに備えることを特徴としている。
【００２１】
本発明のプログラムは、受信側が特別番号に対応付けた電子メールアドレスを予め記憶する処理と、送信側がファクシミリ送信した際の送信管理情報を記憶する処理と、送信側が転送先の電子メールアドレスに対応した特別番号と、記憶している送信管理情報のファクシミリ画情報とを送信する処理と、受信側が送信されてきた送信管理情報を受信して記憶する処理と、受信側がファクシミリ画情報の着信にかかる受信管理情報を作成する処理と、受信側が送信されてきた特別番号に対応する電子メールアドレスに、送信管理情報及び受信管理情報を送信する処理と、受信管理情報及び送信管理情報を受信した受信側の装置が、受信した受信管理情報及び送信管理情報を表示する処理をコンピュータに実行させる。
【００２２】
本発明のプログラムは、（ａ）前記送信管理情報を、ファクシミリ画情報による送信の発生ごと、又は、予め定めた件数に達したときに送信する処理、（ｂ）前記送信管理情報を、予め指定した時刻に自動送信し、又は、手動操作で指示したときに送信する処理、（ｃ）前記受信管理情報及び送信管理情報を、画面表示し、印刷表示し、合成音声出力で表示する処理の少なくとも一つの処理のを、コンピュータに実行させる。
【００２３】
このように本発明では、送信側が特別番号（ＩＴＵ−Ｔ規格Ｔ３０に規定されるサブアドレス／Ｆコード）で指定した受信側の電子メールアドレスに、ファクシミリ送受信管理情報を転送する。例えば、受信側における管理者などのメール通信装置にファクシミリ送受信管理情報を自動転送する。
【００２４】
したがって、送信側からのファクシミリ画情報を、受信側の管理者などが確認できるようになって、その見落としが受信側で生じなくなる。この結果、ファクシミリによる連絡事項の周知徹底などの管理を確実に行うことが出来るようになる。
【００２５】
さらに、本発明では、送信管理情報を、ファクシミリ画情報による送信の発生ごと、又はファクシミリ画情報が予め定めた件数に達したときに送信し、又は、予め指定した時刻に自動送信し、又は手動操作で指示したときに送信している。
【００２６】
また、受信管理情報及び送信管理情報を画面表示、印刷表示、合成音声出力表示から選択し、かつ、送信管理情報及び受信管理情報の送信を、電子メール本文として送信し、又は電子メールに添付して送信している。
【００２７】
この場合、ユーザにおける多様な利用が可能になり、使い勝手が向上するとともに、システム構成及び設計の自由度が向上する。
【００２８】
【発明の実施の形態】
次に、本発明のファクシミリ通信の管理方法及びそのシステム並びにプログラムの実施形態を図面参照して詳細に説明する。
図１は本発明の実施形態における構成を示すブロック図である。
図１を参照すると、この例は、事業所などに構築され、ＴＣＰを適用したＵＮＩＸワークステーションなどのＬＡＮ構成例である。このＬＡＮには、図２において説明するシステムメモリ部２１（請求項における送信側・受信側記憶手段に対応）を備えたネットワークファクシミリ装置１０（請求項における送信側・受信側ファクシミリ通信手段に対応）が設けられている。
【００２９】
このネットワークファクシミリ装置１０は、インターネットによる電子メール送受信とともに、ＲＳ−２３２ＣインターフェースとＦＡＸモデム及び専用アプリケーションソフトウェアによって、例えば、Ｇ３方式によるファクシミリ画情報の送受信（ファクシミリ通信）を実行するものである。
【００３０】
さらに、このＬＡＮには、複数のワークステーション装置（パーソナルコンピュータなどと同様に動作する通信端末及びデータ処理装置）１１，１２…１ｎがＬＡＮ通信路に接続して収容され、さらに、電子メール通信を実行するためのアプリケーションプログラムを実行するメールサーバ１３（請求項における受信側電子メール送信手段に対応）とともに、ルータ１４がＬＡＮ通信路に接続して設けられている。
【００３１】
このルータ１４は通信経路の設定などや、侵入防止用のファイアウォールアプリケーションプログラムなどを実装し、公衆網（例えば、ＩＳＤＮ: Integrated Services Digital Network)などに接続されている。このルータ１４を通じてインターネット上のウェブサイトの閲覧（インターネットサーフィン）や、電子メール通信が可能となっている。
【００３２】
図１において、公衆網は、通信制御装置（ＮＣＵ）やモデムを用いるアナログ回線（ＰＳＴＮ:Public Switched Telephone Network) でも良い。なお、図１では、ＩＳＤＮなどの終端処理を行うデジタル終端装置などについては、その図示を省略した。
【００３３】
図２は図１中のネットワークファクシミリ装置１０の詳細な構成例を示すブロック図である。
図２を参照すると、このネットワークファクシミリ装置１０には、ファクシミリ通信及び電子メール通信の制御を実行し、このためのプログラムが情報記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ、交換可能なフラッシュメモリなど）からダウンロードしてインストールされる主制御部２０（送信側制御手段、送信側指示制御手段に対応）と、図４に示す送信メールリスト（ファクシミリ送信管理情報）、及び受信メールリスト（ファクシミリ受信管理情報）を記憶するシステムメモリ部２１と、スキャナ部２６からの読取データとともに、受信データ（画情報）を記憶する画像メモリ部２２とが設けられている。
【００３４】
さらに、ネットワークファクシミリ装置１０には、現在時刻を計時した時刻情報を出力する時計部２３と、公衆網との回線接続における送受信制御を実行する回線制御部２４と、各種の入力操作を行うための入力操作部２５と、送信原稿Ｍの読取データを出力するスキャナ部２６と、受信データを印刷したハードコピーＰを出力する記録部２７とが設けられている。
【００３５】
また、ネットワークファクシミリ装置１０には、例えば、受信メールリスト情報に対するソートなどの編集を実行するためのレポート編集部２８（請求項における受信側作成手段に対応）とともに、図１に示すＬＡＮと接続してインターネットでの電子メール通信プロトコル（ＳＭＴＰ:Simple Mail Transfer Protocol，ＰＯＰ:Post Office Protocol)の実行、及びＬＡＮ端末での遠隔手続き呼び出し制御（ＲＰＣ）などを実行するＬＡＮ制御部２９が設けられている。
【００３６】
次に、この実施形態の動作について説明する。
まず、動作の要部について説明する。
図３は図１中のシステムメモリ部２１の記憶内容を説明するための図であり、図４は、受信側が送信側から受信した送信メールリスト（ファクシミリ送信管理情報）、及び受信側が作成した受信メールリスト（ファクシミリ受信管理情報）の内容を説明するための図である。
【００３７】
以後、図１に示すネットワークファクシミリ装置１０を、受信側又は送信側の両方に適用して、その動作を説明する。受信側のネットワークファクシミリ装置１０には、電子メールアドレス「ａａａ」、電話番号「ｘｘｘｘｘｘ」が設定され、かつ、送信側のネットワークファクシミリ装置１０には、電子メールアドレス「ｂｂｂ」が設定されており、これらの電子メールアドレス「ａａａ」、電話番号「ｘｘｘｘｘｘ」及び電子メールアドレス「ｂｂｂ」が、システムメモリ部２１に記憶されている。
【００３８】
また、図１中のワークステーション装置１１には、図３に示すように、特別番号（Ｆコード）「１２３４」に対応した電子メールアドレス「ｐｐｐ」が設定され、また、ワークステーション装置１２には、特別番号「１１１１」に対応した電子メールアドレス「「ｑｑｑ」が設定されている。
【００３９】
送信側のネットワークファクシミリ装置１０における図４（ａ）に示す送信メールリストにおいて、「相手先」の欄には、送信相手先の電子メールアドレスが格納されている。また、「文書番号」の欄には、管理する文書（ファクシミリ画情報）の連続番号が格納されている。さらに、「送信枚数及び送信時刻」の欄には、それぞれ正常送信した文書の枚数及び送信完了した時刻が格納されている。
【００４０】
受信側のネットワークファクシミリ装置１０における図４（ｂ）に示した受信メールリストにおいて、「相手先」の欄には、受信した電子メールアドレスが格納され、さらに、「通信結果」の欄には、文書（ファクシミリ画情報）のファクシミリ通信における正常通信終了「ＯＫ」、又は通信異常終了「ＮＧ」が格納されている。さらに、図４（ｂ）受信メールリストにおいて、「受信枚数及び受信日時」の欄には、それぞれ正常に受信した文書（ファクシミリ画情報）の枚数及びファクシミリ着信における受信終了日及び時刻が格納されている。
【００４１】
次に、図１における受信側のネットワークファクシミリ装置１０のユーザ操作について説明する。
ここでは、送信側のネットワークファクシミリ装置１０から、受信側のネットワークファクシミリ装置１０へファクシミリ画情報とは別に特番情報を、ファクシミリ伝送手順（例えば、Ｇ３の伝送シーケンス）に付加して送信する。受信側のネットワークファクシミリ装置１０は、前記したようにファクシミリ伝送手順で受信した特番情報に対応する電子メールアドレスを予め記憶している。
【００４２】
この記憶している電子メールアドレス（例えば、図１中のワークステーション装置「ｐｐｐ又はｑｑｑ」）へ、受信した図４（ａ）に示す送信メールリスト（ファクシミリ送信管理情報）、及び図４（ｂ）に示すファクシミリ画情報の受信において作成した受信メールリスト（ファクシミリ受信管理情報）を自動転送する。これによって、送信側からのファクシミリ画情報を、受信側で確認できるようになって、その見落としが受信側で生じなくなる。この結果、ファクシミリによる連絡事項の周知徹底などの管理を確実に行うことが出来るようになる。
【００４３】
この実施形態では転送先の電子メールアドレスを特定する特番情報として、以下、ＩＴＵ−Ｔ規格のＴ３０に規定されているＳＵＢ（サブ）アドレスを使用する。ＳＵＢアドレスは、ＩＴＵ−Ｔ規格／Ｔ３０規定において、アプリケーションプログラムに関する規定は示されていないが、通信機器工業会の規格において、Ｆコードの名称で統一され、そのＧ３方式のファクシミリ通信に適用されている。
【００４４】
まず、送信側では、図２に示す入力操作部２５から、システムメモリ部２１に図４（ａ）に示す送信メールリストに対する入力を行う。すなわち、送信先のネットワークファクシミリ装置１０の電話番号「ｘｘｘｘｘｘ」とともに、受信側がファクシミリ送受信管理情報の転送先の電子メールアドレスに対応するＦコードを、図４（ａ）に示すフォーマットを作成して記憶し、又は予めシステムメモリ部２１に格納されているフォーマットに入力する。
【００４５】
なお、図４（ａ）に示す送信メールリストにおける「送信枚数」、「送信日時」のそれぞれの欄には、ファクシミリ通信における原稿を、図２中の主制御部２０及びスキャナ部２６を通じて読み取った際の枚数とともに、主制御部２０及び時計部２３を通じた送信時の日及び時刻が自動格納（又は手動入力）される。
【００４６】
また、図１中の受信側のネットワークファクシミリ装置１０では、受信側のユーザが、図２に示す入力操作部２５からＦコードに対応した電子メールアドレスを図４（ｂ）に示す受信メールリストに格納する。ここでは、図１中のシステムメモリ部２１に示すようにＦコード「１２３４」に電子メールアドレス「ｐｐｐ」が対応して格納され、また、Ｆコード「１１１１」に電子メールアドレス「ｑｑｑ」が対応して格納されている。この電子メールアドレス「ｐｐｐ」「ｑｑｑ」は、受信側のファクシミリ管理者などが使用するワークステーション装置１１，１２に付与されたものである。
【００４７】
次に、全体動作について説明する。
図５は全体動作における送信側処理手順を示すフローチャートであり、図６は全体動作の受信側処理手順を示すフローチャートである。
まず、図１に示す送信側である電子メールアドレス「ｂｂｂ」のネットワークファクシミリ装置１０から、図５に示すように受信側である電子メールアドレス「ａａａ」のネットワークファクシミリ装置１０へファクシミリ画情報を送信する（ステップＳ１０）。
【００４８】
なお、このファクシミリ送信は、以降で説明するように電子メール情報をファクシミリ画情報に変換して、インターネットを通じたファクシミリ送信を実行することも可能である。
【００４９】
この送信では、送信側のネットワークファクシミリ装置１０におけるシステムメモリ部２１の図４（ａ）に送信メールリストとして示したファクシミリ送受信管理情報が作成され、かつ、記憶される。ここでは、ファクシミリ送信の相手先「ａａａ」、文書番号「ａａａ」０１、ファクシミリ画情報（文書）の送信枚数１枚及び送信日時が記憶される（ステップＳ１１）。
【００５０】
その後、これらの送信情報が、ファクシミリ送信を行うたびに、送信側のネットワークファクシミリ装置１０のシステムメモリ部２１における図４（ａ）に示した送信メールリスト（ファクシミリ送受信管理情報）に格納される（ステップＳ１２）。
【００５１】
そして、予め時計部２３に設定した図４（ａ）の送信メールリスト中の送信日時（例えば、一日の就業終了前や、午前午後の就業の終わりごろ）になると（ステップＳ１３）、送信側のネットワークファクシミリ装置１０が、システムメモリ部２１の図４（ａ）に示す送信メールリストに予め設定した電話番号「ｘｘｘｘｘｘ」とＦコード「１２３４」（前記した転送先の電子メールアドレスに対応する特別番号）の画情報を読み出してファクシミリ送信する（ステップＳ１４，Ｓ１５）。
【００５２】
なお、ここでは予め設定した送信日時に自動送信しているが、これに代えて、ファクシミリ送信ごと、又は予め定めたファクシミリ送信件数になった時点で電話番号「ｘｘｘｘｘｘ」及びＦコード「１２３４」の画情報をファクシミリ自動送信するようにしても良い。
【００５３】
このファクシミリ画情報を受信した電話番号「ｘｘｘｘｘｘ」及び電子メールアドレス「ａａａ」のネットワークファクシミリ装置１０は、図６に示すようにシステムメモリ部２１における図４に示した受信メールリスト中の相手先、通信結果、受信枚数及び受信時刻を受信メールリスト（ファクシミリ受信管理情報）に格納する（ステップＳ３０，Ｓ３１，Ｓ３２，Ｓ３３）。
【００５４】
そして、Ｆコードを受信した受信側のネットワークファクシミリ装置１０「ｂｂｂ」は、受信メールリストの情報をレポート編集部２８によって、例えば、相手先の名称「あいうえお」順序でソートし、システムメモリ部２１の受信メールリストの情報に上書きして記憶する（ステップＳ３４，Ｓ３５，Ｓ３６）。
【００５５】
さらに、受信側のネットワークファクシミリ装置１０「ｂｂｂ」は、受信したＦコード「１２３４」に対応する電子メールアドレス「ｐｐｐ」に、受信メールリストの画情報を付加する。例えば、電子メールに、受信メールリストの画情報を、ビットマップ画像ファイルを保存するＴＩＦＦ(Tagged Image File Format)ファイルで添付して送信する（ステップＳ３７）。
【００５６】
図５に示すように電子メールを受信した受信側のワークステーション装置１１において、ユーザは添付されてきた送受信メールリスト（ファクシミリ送受信管理情報）の画情報を開いて、図示しない表示ディスプレイ（受信側画面表示手段に対応）で表示する。また、記録部２７（請求項における受信側印刷表示手段）に対応で印刷したハードコピーＰを出力する。さらには、音声ボード及びアプリケーションプログラム実行（受信側合成音声手段に対応）による合成音声出力によって、その内容を確認する（ステップＳ１６，Ｓ１７，Ｓ１８）。
【００５７】
なお、この実施形態では、ＬＡＮを用いた例をもって説明したが、インターネットにおける公衆網上の、例えば、インターネットサービスプロバイダ（ＩＳＰ）などに、ＦＡＸサーバを配置して、そのファクシミリ通信を実施するようにしても、同様に動作する。
【００５８】
また、この実施形態では、ネットワークファクシミリ装置１０が、図２に示すスキャナ部２６が原稿Ｍの画情報を読み取って、そのファクシミリ画情報をファクシミリ送信する例をもって説明したが、ワークステーション１１〜１ｎで作成した電子メールデータをファクシミリ画情報に変換してファクシミリ送信を行うようにも出来る。
【００５９】
この場合、電子メールとして作成したデータに送信先のファクシミリ電話番号を付加して、そのファクシミリ送信を指示する。このデータを図２に示す主制御部２０が取り込み、汎用的なＦＡＸサーバと同様にビットマップ展開を処理してファクシミリ送信を実行することも本発明に含まれる。
【００６０】
また、この実施形態では、図１に示すＬＡＮ構成を適用して説明したが、例えば、インターネットサービス業者が、提供するインターネットＦＡＸにもその適用が可能である。また、ＬＡＮ構成によらないスタンドアローン小型汎用コンピュータにもそのまま適用できる。この場合、公衆網を通じたファクシミリ送信（ＦＡＸモデム及びアプリケーションソフトウェア使用）のファクシミリ送信管理情報を、Ｆコードを添付して送信することになる。受信側は、前記した動作と同じである。
【００６１】
さらに、この実施形態では、ＴＩＦＦファイルによる画情報を添付しているが、機種や使用フォントに関わらず作成時のイメージを保った変換が可能なＰＤＦ(Portable Document Format)ファイルによる高微細画情報を添付するようにしても良い。この場合、送受信データの処理用のアプリケーションソフトウェア（例えば、アクロバット、イラストレータ）を搭載する必要がある。
【００６２】
また、この実施形態では、送受信メールリスト（ファクシミリ送受信管理情報）を、ファクシミリ担当者などの管理者（ワークステーション装置１１〜１ｎ）に転送する例をもって説明したが、この転送先は、固定装置であるワークステーション装置１１〜１ｎではなく、移動通信ネットワークに収容される移動端末（インターネットサーフィンが可能な専用のＨＴＭＬ:Hypertext Transport Protocolタグで記載されたコンテンツのやり取りが可能な携帯電話機、例えば、ｉモード）へ転送するようにしても良い。また、その転送先の変更設定を、ワークステーション装置１１〜１ｎや移動端末から実行・変更するようにも出来る。
【００６３】
【発明の効果】
以上の説明から明らかなように、本発明のファクシミリ通信の管理方法及びそのシステム並びにプログラムによれば、送信側が特別番号で指定した電子メールアドレス、例えば、受信側おけるファクシミリ担当の管理者などへファクシミリ送受信管理情報を自動転送している。
【００６４】
この結果、送信側からのファクシミリ画情報を、受信側で確認できるようになって、その見落としが受信側で生じなくなり、ファクシミリによる連絡事項の周知徹底などの管理を確実に行うことが出来るという効果を有している。
【００６５】
さらに、本発明では、送信管理情報を、送信の発生ごとや予め定めた送信件数に達した際に送信し、又は、予め指定した時刻に自動送信し、又は手動操作で指示した時に送信している。さらに、送受信管理情報を画面表示、印刷表示、合成音声出力表示から選択し、かつ、送受信管理情報を電子メール本文、又は添付して送信している。
【００６６】
この結果、ユーザにおける多様な利用が可能になり、使い勝手が向上するとともに、システム構成及び設計の自由度が向上するという効果を有している。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施形態における構成を示すブロック図である。
【図２】図１中のネットワークファクシミリ装置の構成例を示すブロック図である。
【図３】図１中のシステムメモリ部の記憶内容を説明するための図である。
【図４】実施形態での送受信メールリストの内容を説明するための図である。
（ａ）は送信メールリストの格納情報内容である。
（ｂ）は受信メールリストの格納情報内容である。
【図５】実施形態の動作における送信側の処理手順を示す流れ図である。
【図６】実施形態の動作における受信側の処理手順を示す流れ図である。
【符号の説明】
１０ネットワークファクシミリ装置
１１〜１ｎワークステーション装置
１３メールサーバ
２０主制御部
２１システムメモリ部
２３時計部
２５入力操作部
２６スキャナ部
２７記録部
２８レポート編集部
２９ＬＡＮ制御部[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to e-mail communication and facsimile (FAX) communication using the Internet, UNIX workstation LAN, etc. to which TCP / IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) is applied. Facsimile communication management method, system and program for automatically transmitting facsimile transmission / reception management information in communication to an e-mail address on the receiving side designated by the sending side using a special number.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, in facsimile communication, facsimile communication using a small-sized general-purpose computer (for example, a notebook computer) is performed together with facsimile communication using a dedicated facsimile machine. Facsimile communication using this small general-purpose computer is equipped with an RS-232C interface, a FAX modem, etc., and is equipped with dedicated application software. For example, facsimile communication using the G3 system according to the CCITT (ITU-T) standard. It is carried out. In addition, facsimile communication is also performed in a local area network (LAN) by the same communication control and processing.
[0003]
In this LAN configuration, a LAN terminal performs electronic mail communication and facsimile communication over the Internet by remote procedure call (RPC) control by a LAN server and a FAX server. Further, in a LAN or, for example, an Internet service provider (ISP), e-mail data is converted and stored into facsimile image information such as G3 system by a FAX server, and the facsimile transmission / reception is executed. A so-called Internet FAX service is also implemented.
[0004]
By the way, e-mail communication on the Internet is different from known G3 system facsimile transmission in the public network, etc., and one-to-one (communication terminal-to-communication terminal) delivery guarantee has not been established.
[0005]
That is, when there is an error in the character of the e-mail address, return information of unknown transmission destination is notified from the e-mail server (for example, Internet service provider), but there is no notification when there is no error in the e-mail address. For this reason, it is unclear whether the transmitted e-mail or its Internet FAX image information has been delivered to a legitimate destination, and it is necessary to check whether it has been delivered to a legitimate destination. As the method, an e-mail for delivery confirmation (delivery confirmation mail) is transmitted and received.
[0006]
Various delivery guarantee techniques using this type of delivery confirmation mail have been proposed. For example, in “Network Facsimile Device and Control Method Therefor” of Japanese Patent Laid-Open No. 2000-183949, when the network facsimile device receives a delivery confirmation mail, the delivery confirmation mail is transferred to all pre-registered electronic mail addresses. is doing. As a result, it is determined on the transmission side whether or not the message has been delivered to the destination e-mail address.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
In such a conventional example, it is only determined whether or not the delivery confirmation mail has been delivered to a pre-registered destination e-mail address. Therefore, the facsimile image information from the transmission side may not be accurately grasped by an administrator such as a facsimile person on the reception side. For example, an oversight of incoming facsimile image information from the head office (sending side) at the office (receiving side) prevents various communication items from the head office from being thoroughly communicated within the office, resulting in management problems. There is.
[0008]
The present invention solves such a problem in the prior art, and enables facsimile transmission / reception management information to be automatically transferred to the administrator side of the receiving side of the e-mail address designated by the transmitting side with a special number, It is an object of the present invention to provide a facsimile communication management method, its system, and a program, which can surely make sure that facsimile communication items are well known without causing an oversight of facsimile image information from the transmission side.
[0009]
Another object of the present invention is to provide a facsimile communication management method, a system thereof, and a program that can be used in various ways by a user, improve usability, and improve the degree of freedom of system configuration and design.
[0010]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above object, a method for managing facsimile communication according to the present invention automatically transfers transmission / reception management information in facsimile communication to a designated e-mail address, and an e-mail address associated with a special number on the receiving side. A pre-stored step, a step of storing transmission management information when the transmission side performs facsimile transmission, and a special number corresponding to the destination e-mail address of the transmission side When, Stored transmission management information of Facsimile image information And A step of transmitting, a step of receiving and storing transmission management information transmitted by the receiving side, and a step of receiving facsimile image information by the receiving side. of Create the reception management information for incoming calls, and the receiving side Has been sent Supports special numbers Do The step of transmitting the stored transmission management information and the created reception management information to the e-mail address, and the receiving-side apparatus that has received the reception management information and the transmission management information display the reception management information and the transmission management information. And having a stage.
[0011]
In the method of the present invention, the transmission management information is information on an e-mail address of a transmission destination, a document number, a transmission number, and a transmission time for the transmitted facsimile image information, and the reception management information is received. It is characterized by the information regarding the received e-mail address, the communication result for the received facsimile image information, the number of received sheets, and the date and time of reception.
[0012]
The method of the present invention is characterized in that the facsimile image information transmission of the stored transmission management information is executed every time transmission by facsimile image information occurs or when a predetermined number of transmissions is reached.
[0013]
The method of the present invention is characterized in that the facsimile image information transmission of the stored transmission management information is automatically executed at a predesignated time or when instructed by manual operation.
[0014]
The method of the present invention is characterized in that the reception management information and the transmission management information are displayed on the receiving side at least one of a screen, a print, and a synthesized voice output.
[0015]
The method of the present invention is characterized in that the transmission management information and the created reception management information are transmitted as an e-mail body or attached to an e-mail.
[0016]
The method of the present invention is characterized in that the special number is a subaddress defined in the ITU-T standard T30.
[0017]
The facsimile communication management system of the present invention automatically transfers facsimile transmission / reception management information in facsimile communication to a designated e-mail address. A network facsimile machine on the reception side, a network facsimile machine on the transmission side, and a device on the reception side. The network facsimile machine on the reception side stores in advance an e-mail address associated with a special number and is transmitted Receiving-side storage means for receiving and storing the received transmission management information, and the transmission-side network facsimile apparatus includes transmission-side storage means for storing transmission management information when the facsimile transmission is performed, and e-mail of the receiving-side apparatus A network controller on the receiving side includes a line control unit that transmits the special number corresponding to the address and the facsimile image information of the transmission management information stored in the transmission-side storage unit. Communication of facsimile image information Line controller Receiving side creation means for creating reception management information related to incoming facsimile image information, transmission management information stored in the reception side storage means, and reception management information created by the reception side creation means Send to the email address stored in the means LAN controller When The reception-side apparatus includes reception-side screen display means for displaying reception management information and transmission management information from the reception-side network facsimile apparatus. It is characterized by that.
[0018]
The system according to the present invention is characterized by further comprising transmission-side control means for transmitting the transmission management information every time transmission of facsimile image information occurs or when a predetermined number of cases is reached.
[0019]
The system of the present invention is characterized by further comprising a transmission side instruction control means for automatically transmitting the transmission management information at a predesignated time or transmitting it when instructed by manual operation.
[0020]
The system of the present invention includes: (a) a reception-side screen display unit for displaying the reception management information and transmission management information; (b) a reception-side printing unit for performing display by printing; (c) It is further characterized by further comprising at least one reception side synthesized speech output means for performing display by synthesized speech output.
[0021]
The program of the present invention includes a process in which the receiving side stores in advance an e-mail address associated with a special number, a process in which the transmitting side stores transmission management information when facsimile transmission is performed, and the transmitting side corresponds to the e-mail address of the transfer destination. Special number When Memorized transmission management information of Facsimile image information And Processing to send, processing to receive and store transmission management information sent by the receiving side, and facsimile image information to the receiving side of Processing to create reception management information for incoming calls and Has been sent Special number Corresponding A process of transmitting transmission management information and reception management information to an e-mail address; Receiving device that received the reception management information and transmission management information Causes the computer to execute processing for displaying the received reception management information and transmission management information.
[0022]
The program according to the present invention includes: (a) a process of transmitting the transmission management information every time transmission occurs by facsimile image information or when a predetermined number of cases is reached; (b) specifying the transmission management information in advance. (C) at least a process of displaying the reception management information and the transmission management information on the screen, displaying the print, and displaying the synthesized voice output. Let the computer execute one process.
[0023]
As described above, in the present invention, the facsimile transmission / reception management information is transferred to the e-mail address on the receiving side designated by the transmitting side using the special number (sub address / F code defined in ITU-T standard T30). For example, the facsimile transmission / reception management information is automatically transferred to a mail communication device such as an administrator on the receiving side.
[0024]
Accordingly, the facsimile image information from the transmission side can be confirmed by the administrator on the reception side, and the oversight does not occur on the reception side. As a result, management such as thorough dissemination of communication items by facsimile can be reliably performed.
[0025]
Furthermore, in the present invention, the transmission management information is transmitted at every occurrence of transmission by facsimile image information, or when the facsimile image information reaches a predetermined number, or automatically transmitted at a predetermined time, or manually. Sent when instructed by operation.
[0026]
Also, reception management information and transmission management information are selected from screen display, print display, and synthesized voice output display, and transmission of transmission management information and reception management information is transmitted as an e-mail body or attached to an e-mail. Is sending.
[0027]
In this case, various usages are possible for the user, and the usability is improved, and the degree of freedom in system configuration and design is improved.
[0028]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Next, a facsimile communication management method, system and program according to embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration in an embodiment of the present invention.
Referring to FIG. 1, this example is a LAN configuration example such as a UNIX workstation that is constructed in a business office or the like and to which TCP is applied. This LAN includes a network facsimile apparatus 10 (corresponding to the transmitting / receiving facsimile communication means in the claims) having a system memory unit 21 (corresponding to the transmitting / receiving storage means in the claims) described in FIG. Is provided.
[0029]
The network facsimile apparatus 10 performs transmission / reception (facsimile communication) of facsimile image information by, for example, the G3 system, using an RS-232C interface, a FAX modem, and dedicated application software as well as transmission / reception of electronic mail via the Internet.
[0030]
In addition, a plurality of workstation devices (communication terminals and data processing devices that operate in the same manner as personal computers and the like) 11, 12,..., 1n are accommodated in this LAN by connecting to a LAN communication path, and further, e-mail communication is performed. A router 14 is connected to the LAN communication path together with a mail server 13 (corresponding to the receiving side e-mail transmission means in the claims) that executes an application program for execution.
[0031]
The router 14 is equipped with a communication path setting, a firewall application program for preventing intrusion, and the like, and is connected to a public network (for example, ISDN: Integrated Services Digital Network). Through the router 14, browsing of the website on the Internet (Internet surfing) and electronic mail communication are possible.
[0032]
In FIG. 1, the public network may be an analog line (PSTN: Public Switched Telephone Network) using a communication control unit (NCU) or a modem. In FIG. 1, illustration of a digital termination device that performs termination processing such as ISDN is omitted.
[0033]
FIG. 2 is a block diagram showing a detailed configuration example of the network facsimile apparatus 10 in FIG.
Referring to FIG. 2, the network facsimile apparatus 10 executes control of facsimile communication and electronic mail communication, and a program for this is downloaded from an information recording medium (for example, CD-ROM, exchangeable flash memory, etc.). The main control unit 20 (corresponding to the transmission side control means and the transmission side instruction control means), the transmission mail list (facsimile transmission management information), and the reception mail list (facsimile reception management information) shown in FIG. A system memory unit 21 that stores data and an image memory unit 22 that stores received data (image information) together with read data from the scanner unit 26 are provided.
[0034]
Further, the network facsimile apparatus 10 includes a clock unit 23 that outputs time information of the current time, a line control unit 24 that performs transmission / reception control in line connection with the public network, and various input operations. An input operation unit 25, a scanner unit 26 that outputs read data of the transmission original M, and a recording unit 27 that outputs a hard copy P on which received data is printed are provided.
[0035]
Further, the network facsimile apparatus 10 is connected to the LAN shown in FIG. 1 together with a report editing section 28 (corresponding to the receiving side creation means in the claims) for executing editing such as sorting on the received mail list information. A LAN control unit 29 is provided for executing an e-mail communication protocol (SMTP: Simple Mail Transfer Protocol, POP: Post Office Protocol) on the Internet and remote procedure call control (RPC) on a LAN terminal. .
[0036]
Next, the operation of this embodiment will be described.
First, the main part of the operation will be described.
FIG. 3 is a diagram for explaining the contents stored in the system memory unit 21 in FIG. 1. FIG. 4 is a transmission mail list (facsimile transmission management information) received from the transmission side by the reception side, and reception created by the reception side. It is a figure for demonstrating the content of a mail list (facsimile reception management information).
[0037]
Hereinafter, the operation of the network facsimile apparatus 10 shown in FIG. 1 will be described by applying it to both the reception side and the transmission side. An e-mail address “aaa” and a telephone number “xxxx” are set in the network facsimile apparatus 10 on the receiving side, and an e-mail address “bbb” is set in the network facsimile apparatus 10 on the transmitting side. These e-mail addresses “aaa”, telephone number “xxxxxxxx”, and e-mail address “bbb” are stored in the system memory unit 21.
[0038]
Further, as shown in FIG. 3, an e-mail address “ppp” corresponding to a special number (F code) “1234” is set in the workstation device 11 in FIG. An e-mail address “qqq” corresponding to the special number “1111” is set.
[0039]
In the transmission mail list shown in FIG. 4A in the network facsimile apparatus 10 on the transmission side, an electronic mail address of the transmission destination is stored in the “partner” column. In the “document number” column, a serial number of a document to be managed (facsimile image information) is stored. Further, the “number of transmission sheets and transmission time” column stores the number of documents transmitted normally and the time when transmission is completed.
[0040]
In the received mail list shown in FIG. 4B in the network facsimile apparatus 10 on the receiving side, the received e-mail address is stored in the “destination” column, and further, in the “communication result” column, The normal communication end “OK” or the communication abnormal end “NG” in the facsimile communication of the document (facsimile image information) is stored. Further, in the received mail list in FIG. 4B, the number of received documents (facsimile image information) and the reception end date and time of incoming facsimile are respectively stored in the “received number and date / time” column. Yes.
[0041]
Next, a user operation of the receiving side network facsimile apparatus 10 in FIG. 1 will be described.
In this case, special number information is added to the facsimile transmission procedure (for example, G3 transmission sequence) from the transmission-side network facsimile apparatus 10 to the reception-side network facsimile apparatus 10 and transmitted. The network facsimile machine 10 on the receiving side stores in advance an e-mail address corresponding to the special number information received in the facsimile transmission procedure as described above.
[0042]
To the stored electronic mail address (for example, the workstation device “ppp or qqq” in FIG. 1), the received transmission mail list (facsimile transmission management information) shown in FIG. 4A and FIG. The received mail list (facsimile reception management information) created in the reception of the facsimile image information shown in FIG. As a result, the facsimile image information from the transmission side can be confirmed on the reception side, and the oversight does not occur on the reception side. As a result, management such as thorough dissemination of communication items by facsimile can be reliably performed.
[0043]
In this embodiment, the SUB (sub) address defined in T30 of the ITU-T standard is used as the special number information for specifying the transfer destination e-mail address. The SUB address is not specified for the application program in the ITU-T standard / T30 standard, but is standardized by the name of the F code in the standard of the Telecommunications Equipment Manufacturers Association and applied to the G3 facsimile communication. Yes.
[0044]
First, on the transmission side, input to the transmission mail list shown in FIG. 4A is performed in the system memory unit 21 from the input operation unit 25 shown in FIG. That is, the F-code corresponding to the destination e-mail address of the facsimile transmission / reception management information is created and stored in the format shown in FIG. Or, it is input into a format stored in the system memory unit 21 in advance.
[0045]
It should be noted that the originals in the facsimile communication are read through the main control unit 20 and the scanner unit 26 in FIG. 2 in the “transmission number” and “transmission date / time” fields in the transmission mail list shown in FIG. The date and time at the time of transmission through the main control unit 20 and the clock unit 23 are automatically stored (or manually input) together with the number of images.
[0046]
Further, in the receiving-side network facsimile apparatus 10 in FIG. 1, the receiving-side user enters an e-mail address corresponding to the F code from the input operation unit 25 shown in FIG. 2 into the received mail list shown in FIG. Store. Here, as shown in the system memory unit 21 in FIG. 1, the F code “1234” is stored in correspondence with the e-mail address “ppp”, and the F code “1111” is associated with the e-mail address “qqq”. And stored. The e-mail addresses “ppp” and “qqq” are assigned to the workstation apparatuses 11 and 12 used by the facsimile manager on the receiving side.
[0047]
Next, the overall operation will be described.
FIG. 5 is a flowchart showing a transmission-side processing procedure in the overall operation, and FIG. 6 is a flowchart showing a reception-side processing procedure in the overall operation.
First, the facsimile image information is transmitted from the network facsimile apparatus 10 having the electronic mail address “bbb” on the transmission side shown in FIG. 1 to the network facsimile apparatus 10 having the electronic mail address “aaa” on the reception side as shown in FIG. (Step S10).
[0048]
In this facsimile transmission, as described later, it is also possible to convert the e-mail information into facsimile image information and execute the facsimile transmission through the Internet.
[0049]
In this transmission, the facsimile transmission / reception management information shown as the transmission mail list in FIG. 4A of the system memory unit 21 in the network facsimile apparatus 10 on the transmission side is created and stored. Here, the facsimile transmission destination “aaa”, the document number “aaa” 01, the number of sheets of facsimile image information (document) to be transmitted, and the transmission date and time are stored (step S11).
[0050]
Thereafter, each time the facsimile transmission is performed, the transmission information is stored in the transmission mail list (facsimile transmission / reception management information) shown in FIG. 4A in the system memory unit 21 of the network facsimile apparatus 10 on the transmission side ( Step S12).
[0051]
When the transmission date and time in the transmission mail list of FIG. 4A set in advance in the clock unit 23 (for example, before the end of the day's work or around the end of the morning / afternoon work) (step S13), the transmission side Network facsimile machine 10 is System memory unit 21 The image information of the telephone number “xxxxxxxx” and the F code “1234” (special number corresponding to the e-mail address of the forwarding destination) set in advance in the transmission mail list shown in FIG. (Steps S14 and S15).
[0052]
Here, automatic transmission is performed at the transmission date and time set in advance, but instead of this, the telephone number “xxxxxxxx” and the F code “1234” are changed at every facsimile transmission or when a predetermined number of facsimile transmissions are reached. Image information may be automatically transmitted by facsimile.
[0053]
The network facsimile apparatus 10 having the telephone number “xxxxxxxx” and the e-mail address “aaa” that has received this facsimile image information has a destination in the received mail list shown in FIG. 4 in the system memory unit 21 as shown in FIG. The communication result, the number of received sheets and the reception time are stored in the received mail list (facsimile reception management information) (steps S30, S31, S32, S33).
[0054]
Then, the network facsimile machine 10 “bbb” on the receiving side that has received the F code sorts the information of the received mail list by the report editing unit 28 in the order of the destination name “Aiueo”, for example. The received mail list information is overwritten and stored (steps S34, S35, S36).
[0055]
Further, the network facsimile machine 10 “bbb” on the receiving side adds the image information of the received mail list to the electronic mail address “ppp” corresponding to the received F code “1234”. For example, the image information of the received mail list is attached to the e-mail as a TIFF (Tagged Image File Format) file for storing the bitmap image file and transmitted (step S37).
[0056]
As shown in FIG. 5, in the receiving-side workstation device 11 that has received the e-mail, the user opens the image information in the attached transmission / reception mail list (facsimile transmission / reception management information) and displays a display (not shown) (reception side screen) Corresponding to the display means). Further, the hard copy P printed in correspondence with the recording unit 27 (reception side print display means in claims) is output. Furthermore, the contents are confirmed by the synthesized voice output by the voice board and application program execution (corresponding to the reception side synthesized voice means) (steps S16, S17, S18).
[0057]
In this embodiment, an example using a LAN has been described. However, a facsimile server is arranged on a public network on the Internet, such as an Internet service provider (ISP), and the facsimile communication is performed. But it works in the same way.
[0058]
In this embodiment, the network facsimile apparatus 10 is described with an example in which the scanner unit 26 shown in FIG. 2 reads the image information of the original M and transmits the facsimile image information by facsimile. The created e-mail data can be converted into facsimile image information for facsimile transmission.
[0059]
In this case, the facsimile telephone number of the transmission destination is added to the data created as an electronic mail, and the facsimile transmission is instructed. It is also included in the present invention that the main control unit 20 shown in FIG. 2 takes in this data, processes the bitmap development and executes facsimile transmission in the same way as a general-purpose FAX server.
[0060]
In this embodiment, the LAN configuration shown in FIG. 1 is applied. However, for example, the present invention can also be applied to an Internet FAX provided by an Internet service provider. The present invention can also be applied to a stand-alone small general-purpose computer that does not depend on the LAN configuration. In this case, facsimile transmission management information for facsimile transmission (using a FAX modem and application software) through the public network is transmitted with an F code attached. The receiving side is the same as the operation described above.
[0061]
Furthermore, in this embodiment, image information by a TIFF file is attached, but high-resolution image information by a PDF (Portable Document Format) file that can be converted while maintaining the image at the time of creation regardless of the model and font used. You may make it attach. In this case, it is necessary to install application software (for example, acrobat and illustrator) for processing transmission / reception data.
[0062]
In this embodiment, the transmission / reception mail list (facsimile transmission / reception management information) is transferred to an administrator (workstation apparatus 11 to 1n) such as a person in charge of facsimile, but the transfer destination is a fixed apparatus. A mobile terminal accommodated in a mobile communication network instead of a certain workstation device 11 to 1n (a mobile phone capable of exchanging contents described in a dedicated HTML: Hypertext Transport Protocol tag capable of Internet surfing, for example, i-mode) ). In addition, the transfer destination change setting can be executed and changed from the workstation apparatuses 11 to 1n and the mobile terminal.
[0063]
【The invention's effect】
As is apparent from the above description, according to the management method and system and program for facsimile communication of the present invention, an e-mail address designated by the sending side with a special number, for example, a facsimile to the manager in charge of the facsimile on the receiving side. The transmission / reception management information is automatically transferred.
[0064]
As a result, the facsimile image information from the transmission side can be confirmed at the reception side, and the oversight does not occur at the reception side, and management such as thorough dissemination of communication items by facsimile can be reliably performed. have.
[0065]
Furthermore, in the present invention, the transmission management information is transmitted at every occurrence of transmission or when a predetermined number of transmissions is reached, or automatically transmitted at a predetermined time, or transmitted when instructed by manual operation. Yes. Further, the transmission / reception management information is selected from screen display, print display, and synthesized voice output display, and the transmission / reception management information is transmitted as an e-mail text or attached.
[0066]
As a result, various uses are possible for the user, and the usability is improved and the system configuration and the degree of freedom of design are improved.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration in an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a block diagram illustrating a configuration example of a network facsimile apparatus in FIG.
FIG. 3 is a diagram for explaining storage contents of a system memory unit in FIG. 1;
FIG. 4 is a diagram for explaining the contents of a transmission / reception mail list in the embodiment.
(A) is the stored information content of the outgoing mail list.
(B) is the stored information content of the received mail list.
FIG. 5 is a flowchart showing a processing procedure on the transmission side in the operation of the embodiment.
FIG. 6 is a flowchart showing a processing procedure on the receiving side in the operation of the embodiment.
[Explanation of symbols]
10 Network facsimile machine
11 to 1n workstation device
13 Mail server
20 Main control unit
21 System memory section
23 Clock
25 Input operation section
26 Scanner unit
27 Recording section
28 Report Editor
29 LAN controller

Claims

A facsimile communication management method for automatically transferring transmission / reception management information in facsimile communication to a designated e-mail address,
Pre-storing the email address associated with the special number by the recipient;
Storing transmission management information when the transmission side performs facsimile transmission;
The method comprising transmitting side transmits a special number corresponding to the destination e-mail address, a facsimile image information of the transmission management information to said storage,
Receiving and storing transmission management information transmitted by the receiving side; and
The method comprising receiving side creates a reception management information relating to the incoming facsimile image information,
Transmitting the stored transmission management information and the created reception management information to an e-mail address corresponding to the special number transmitted by the receiving side;
A device on the receiving side that has received the reception management information and transmission management information displays the reception management information and transmission management information;
A method for managing facsimile communication, comprising:

The transmission management information is information on the destination e-mail address, the document number for the transmitted facsimile image information, the number of transmitted sheets, and the transmission time,
2. The method of managing facsimile communication according to claim 1, wherein the reception management information is information related to a received electronic mail address, a communication result for the received facsimile image information, a received number of sheets, and a reception date and time.

2. The facsimile communication according to claim 1, wherein the facsimile image information transmission of the stored transmission management information is executed at every occurrence of transmission by the facsimile image information or when a predetermined number of transmissions is reached. Management method.

2. The facsimile communication management method according to claim 1, wherein the facsimile image information transmission of the stored transmission management information is automatically executed at a predesignated time or when instructed by manual operation. .

The facsimile communication management method according to claim 1, wherein the reception management information and the transmission management information are displayed on the receiving side at least one of a screen, a print, and a synthesized voice output.

2. The method of managing facsimile communication according to claim 1, wherein the transmission management information and the created reception management information are transmitted as an e-mail text or attached to the e-mail.

2. The facsimile communication management method according to claim 1, wherein the special number is a sub-address defined in the ITU-T standard T30.

A facsimile communication management system for automatically transferring facsimile transmission / reception management information in facsimile communication to a designated e-mail address,
A receiving-side network facsimile apparatus, a transmitting-side network facsimile apparatus, and a receiving-side apparatus;
The network facsimile apparatus on the receiving side is
Receiving side storage means for storing in advance the e-mail address associated with the special number, and receiving and storing the transmitted transmission management information,
The network facsimile apparatus on the transmission side is
A transmission side storage means for storing transmission management information when the facsimile is transmitted;
A line control unit for transmitting a special number corresponding to the e-mail address of the device on the receiving side and facsimile image information of transmission management information stored in the transmitting side storage means;
The network facsimile apparatus on the receiving side is
A line control unit for communicating facsimile image information;
Receiving side creation means for creating reception management information related to incoming facsimile image information;
Transmission management information the receiving storage means stores, and a LAN control unit for transmitting the reception management information created by the reception-side creating means, to the email address stored in the receiving storage means ,
The receiving device is:
A facsimile communication management system, comprising: reception screen display means for displaying reception management information and transmission management information from the network facsimile apparatus on the reception side .

The transmission management information is
9. The facsimile communication management system according to claim 8, further comprising transmission-side control means for transmitting each time transmission occurs by facsimile image information or when a predetermined number of cases is reached.

The transmission management information is
9. The facsimile communication management system according to claim 8, further comprising transmission-side instruction control means for automatically transmitting at a predesignated time or transmitting when instructed by manual operation.

For displaying the reception management information and transmission management information,
(A) Receiving screen display means for displaying a screen;
(B) receiving-side printing means for performing display by printing;
(C) receiving-side synthesized speech output means for performing display by synthesized speech output;
The facsimile communication management system according to claim 8, further comprising at least one of the following.

A process in which the receiving side stores in advance an e-mail address associated with the special number;
Processing for storing transmission management information when the transmission side performs facsimile transmission;
And special number the sender corresponding to the destination e-mail address, and the process of transmitting the facsimile image information of the transmission management information to said storage,
Processing for receiving and storing transmission management information transmitted by the receiving side;
And processing the receiver to create a reception management information relating to the incoming facsimile image information,
A process of transmitting the transmission management information and the reception management information to an e-mail address corresponding to the special number transmitted by the receiving side;
A process of displaying the received reception management information and transmission management information by the receiving device that has received the reception management information and transmission management information;
A program that causes a computer to execute.

(A) a process of transmitting the transmission management information every time transmission occurs by facsimile image information or when a predetermined number of cases is reached;
(B) a process of automatically transmitting the transmission management information at a predesignated time or transmitting when instructed by manual operation;
(C) Processing for displaying the reception management information and transmission management information on a screen, printing and displaying with synthesized voice output;
The program according to claim 12 for causing a computer to execute control of at least one of the processes.