JP4575343B2 - Document management system and receiving apparatus - Google Patents
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Description
本発明は、ドキュメントの送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムに関する。 The present invention relates to a document management system for managing transmission / reception and use of documents.
従来、受信したドキュメントをメモリに蓄積し、利用者の操作に応じて、当該ドキュメントの属性情報の表示、当該ドキュメントの印刷、当該ドキュメントのメモリ消去が可能なファクシミリ装置が知られている(例えば、特許文献1参照)。 2. Description of the Related Art Conventionally, a facsimile apparatus that stores received documents in a memory and can display attribute information of the document, print the document, and erase the memory of the document according to a user's operation is known (for example, Patent Document 1).
しかし、上記のファクシミリ装置では、送信先の指定を誤ると、当該ドキュメントを誤った指定先のファクシミリ装置へ送信してしまうことになる。よって、例えば、機密のドキュメントを誤送信することにより、機密情報を漏洩してしまうという問題点が生じていた。 However, in the above facsimile apparatus, if the transmission destination is incorrectly specified, the document is transmitted to the erroneous facsimile apparatus. Therefore, for example, there has been a problem that confidential information is leaked by erroneous transmission of a confidential document.
本発明は、以上の点を鑑みてなされたものであり、受信したドキュメントの属性情報を参照し、所定の条件を満たす場合のみ当該ドキュメントを記憶することにより、ドキュメントの誤送信によって当該ドキュメント内容が不正に利用される可能性を軽減できるドキュメント管理システムを提供することを課題にする。 The present invention has been made in view of the above points. By referring to attribute information of a received document and storing the document only when a predetermined condition is satisfied, the content of the document is caused by erroneous transmission of the document. It is an object to provide a document management system that can reduce the possibility of unauthorized use.
本発明の1つの観点では、ネットワークを介して送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から送られたドキュメントに関する送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムの受信装置であって、前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であって送信者が送信装置を操作して指定したドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、前記受信装置は、前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報及び前記ドキュメントを記憶する記憶手段と、前記ドキュメント受信手段が受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取る受信ドキュメント内エリア情報読取手段と、前記ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と前記受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第1のセキュリティレベル値比較手段と、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備える。 One aspect of the present invention is a receiving apparatus of a document management system that is communicably connected to a transmitting apparatus via a network and manages transmission / reception and usage related to a document transmitted from the transmitting apparatus. the document area information sender What area information der including security level value specified by operating the transmission apparatus that is defined for each facility including the attribute information of the document, said receiving apparatus, said transmission Document receiving means for receiving the document transmitted from the apparatus, receiving apparatus area information that is area information relating to a facility where the receiving apparatus is installed, storage means for storing the document, and the document receiving means The document area information is obtained from the document attribute information. Received document area information reading means, first security level value comparing means for comparing the security level value of the document area information with the security level value of the receiving device area information, and the first security level When the predetermined condition based on the result of comparison by the value comparison means is met, the document is stored in the storage means, and the predetermined condition based on the result of comparison by the first security level value comparison means is not met Includes document reception control means for performing document reception refusal processing for discarding the document.
上記のように構成された受信装置は、施設内に設置された、ドキュメントの送受信を管理する装置である。受信装置としては、例えば、ファクシミリ装置、プリンタ装置などが挙げられる。施設としては、例えばビルなどの建物、そのフロア、部屋などが挙げられる。また、ドキュメントの属性情報には、セキュリティレベル値を有し、送信者が送信装置を操作して指定したエリア情報が登録される。ここで、セキュリティレベルとは、各施設のセキュリティに関する重要度を示す。 The reception device configured as described above is a device that is installed in a facility and manages transmission and reception of documents. Examples of the receiving device include a facsimile device and a printer device. Examples of the facility include a building such as a building, its floor, and a room. Further, the attribute information of the document, have a security level value, the sender area information specified by operating the transmission apparatus is registered. Here, the security level indicates the importance of each facility regarding security.
具体的に、受信装置は、受信装置が設置されている施設に関する情報であるエリア情報を記憶する。受信装置は、ドキュメントを受信すると、当該ドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報を読み込む。そして、受信装置は、エリア情報に含まれるセキュリティレベル値と、ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報に含まれるセキュリティレベル値とを比較することにより、受信対象のドキュメントであるか否か判定する。受信対象のドキュメントではないと判定した場合、受信装置は、当該ドキュメントを破棄し、受信対象のドキュメントであると判定した場合、受信装置は、当該ドキュメントを記憶する。 Specifically, the receiving device stores area information that is information regarding a facility where the receiving device is installed. When receiving the document, the receiving device reads the area information registered as the attribute information of the document. Then, the receiving apparatus determines whether or not the document is a reception target document by comparing the security level value included in the area information with the security level value included in the area information registered in the document attribute information. To do. When it is determined that the document is not a reception target document, the reception device discards the document. When the reception device determines that the document is a reception target document, the reception device stores the document.
これによれば、受信装置の施設に関するエリア情報に含まれるセキュリティレベル値と、受信装置が受信したドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報に含まれるセキュリティレベル値とを比較することにより、当該ドキュメントを記憶するか否かを判定するので、従来のように、送信先の指定を誤って、ドキュメントを誤送信した場合に、誤送信したドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができる。 According to this, by comparing the security level value included in the area information regarding the facility of the receiving device with the security level value included in the area information registered in the attribute information of the document received by the receiving device, Since it is determined whether or not to store the document, the possibility of unauthorized use of the contents of the erroneously transmitted document is reduced when the transmission destination is incorrectly specified and the document is erroneously transmitted as in the past. be able to.
上記受信装置の一態様では、前記ドキュメント受取拒否処理は、ドキュメントの受取拒否情報を記録したログ情報を前記送信装置へ送信する処理を含む。これによれば、ドキュメントを送信した送信装置へドキュメントを受取拒否したという情報を通知することができる。 In one aspect of the receiving apparatus, the document reception refusal process includes a process of transmitting log information recording document refusal information to the transmission apparatus. According to this, it is possible to notify the transmission device that has transmitted the document that the document has been rejected.
上記受信装置の一態様では、入室中の施設に対応したエリア情報を記憶した情報記憶媒体を利用者が保持しており、前記情報記憶媒体が記憶しているエリア情報である情報記憶媒体内エリア情報を前記情報記憶媒体から読み取る情報記憶媒体内情報読取手段と、前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報からエリア情報を読み取る記憶ドキュメント内エリア情報読取手段と、前記情報記憶媒体内エリア情報のセキュリティレベル値と前記記憶ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第2のセキュリティレベル値比較手段と、前記第2のセキュリティレベル値の比較結果に基づいて、前記記憶手段が記憶しているドキュメントへの利用禁止処理を行うドキュメント利用制御手段と、をさらに備える。これによれば、情報記憶媒体内のエリア情報のセキュリティレベル値と、ドキュメント内のエリア情報のセキュリティレベル値を比較し、当該ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値が大きい場合、当該ドキュメントに対する利用処理を禁止している。よって、受信装置が、以前に設置されていた施設のエリア情報のセキュリティレベル値より低いセキュリティレベル値の施設に設置された場合に、移動前の施設に入る権限を有しない利用者によって、移動前に記憶したドキュメントが利用されることを防ぐことができる。 In one aspect of the receiving device, the information storage medium area that is the area information stored in the information storage medium, in which the user holds the information storage medium storing the area information corresponding to the facility that is entering the room Information storage medium information reading means for reading information from the information storage medium, stored document area information reading means for reading area information from document attribute information stored in the storage means, and information storage medium area information Second security level value comparison means for comparing the security level value of the stored document area information with the security level value of the stored document area information, and the storage means stores the security level value based on the comparison result of the second security level value. Document usage control means for performing a process of prohibiting use of a document. According to this, the security level value of the area information in the information storage medium is compared with the security level value of the area information in the document, and the security level value of the area information in the document registered in the attribute information of the document is determined. If it is larger, the use process for the document is prohibited. Therefore, when the receiving device is installed in a facility having a security level value lower than the security level value of the area information of the facility that has been installed before, the user who has no authority to enter the facility before the movement is requested. It is possible to prevent the document stored in the memory from being used.
なお、利用処理とは、当該ドキュメントの情報を受信装置の画面に表示する処理や、当該ドキュメントの内容を印刷する処理等を意味する。また、情報記憶媒体としては、例えばICカードなど、情報の読み取りが可能な媒体が使用される。 The usage process means a process for displaying the document information on the screen of the receiving apparatus, a process for printing the contents of the document, and the like. As the information storage medium, a medium capable of reading information, such as an IC card, is used.
上記受信装置の一態様では、前記ドキュメントの属性情報は、前記ドキュメントを利用できる利用者に関する情報である利用可能者情報を含み、前記情報記憶媒体には、利用者に対応した利用者情報が記憶され、前記情報記憶媒体内情報読取手段は、前記利用者情報を読み取り、前記受信装置は、前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報から前記利用可能者情報を読み取るドキュメント内利用可能者情報読取手段と、前記情報記憶媒体内情報読取手段が読み取った前記利用者情報及び前記ドキュメント内利用可能者情報とを参照し、前記ドキュメントの利用可否を判定するドキュメント利用可否判定手段と、をさらに備え、ドキュメント利用制御手段は、前記ドキュメントの利用可否判定手段が前記ドキュメントを利用不可と判定した場合、前記ドキュメントへの利用禁止処理を行う。これによれば、利用者単位で上記ドキュメントの利用可否を判定することにより、情報記憶媒体内のエリア情報のセキュリティレベル値と、ドキュメント内のエリア情報のセキュリティレベル値とを比較した結果のみでドキュメントの利用可否を判定する場合に比して精度の高いドキュメント管理を実現できる。 In one aspect of the receiving apparatus, the attribute information of the document includes user information that is information regarding a user who can use the document, and user information corresponding to the user is stored in the information storage medium. The information reading means in the information storage medium reads the user information, and the receiving device reads the user information in the document from the attribute information of the document stored in the storage means. A reading unit; and a document availability determining unit that refers to the user information and the in-document user information read by the information reading unit in the information storage medium and determines whether or not the document can be used. The document usage control means determines that the document availability determination means determines that the document cannot be used. If you have, do the use prohibition processing to the document. According to this, by determining whether or not the document can be used on a per-user basis, the document is obtained only by comparing the security level value of the area information in the information storage medium with the security level value of the area information in the document. Document management with higher accuracy can be realized as compared with the case of determining whether or not the user can be used.
上記受信装置の一態様では、前記ドキュメント利用制御手段は、前記ドキュメントに対して所定の出力処理が行われた場合に、前記出力処理に関するログを送信装置に送信する処理を行う。これによれば、送信した送信装置が、ログ情報を受信した後、当該ログ情報を表示することができる。よって、利用者が表示されている当該ログ情報を参照することにより、どの利用者によって、送信したドキュメントが利用されたか確認することができる。 In one aspect of the receiving device, the document usage control means performs processing for transmitting a log relating to the output processing to a transmitting device when a predetermined output processing is performed on the document. According to this, after the transmitting apparatus that has transmitted receives the log information, the log information can be displayed. Therefore, by referring to the log information displayed by the user, it is possible to confirm by which user the transmitted document has been used.
本発明の別の観点では、ネットワークを介して、送信装置及び受信装置が通信可能に接続され、前記送信装置から前記受信装置へ送信するドキュメントに関する送受信及び利用を管理するドキュメント管理システムであって、前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、前記送信装置は、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であって送信者が送信装置を操作して指定したドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に登録するドキュメント内エリア情報登録手段と、前記ドキュメントを受信装置へ送信するドキュメント送信手段と、を備え、前記受信装置は、前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備える。 Another aspect of the present invention is a document management system in which a transmission device and a reception device are communicably connected via a network and manage transmission / reception and usage related to a document transmitted from the transmission device to the reception device, The document includes area information in the document, which is area information including a security level value defined for each facility, in the attribute information of the document, and the transmission device includes a security level value defined for each facility. and document area information registering means for sender What area information der registers the document area information specified by operating the transmitting device to the attribute information of the document, including the document transmitting means for transmitting the document to the receiving device And the receiving device transmits from the transmitting device. A document receiving means for receiving the received document, a storage means for storing receiving apparatus area information, which is area information relating to a facility where the receiving apparatus is installed, and attribute information of the document received by the document receiving means. Document area information reading means for reading the document area information, security level value comparing means for comparing the security level value of the document area information and the security level value of the receiving device area information, and the first security level value When a predetermined condition based on a result of comparison by the comparison unit is met, the document is stored in the storage unit, and when a predetermined condition based on the result of the comparison by the first security level value comparison unit is not met , Discard the document Includes a document receiving control means for document receipt refusal process that, the.
上記のように構成された送信装置は、送信者による送信装置の操作に応じて、送信対象のドキュメントの属性情報にエリア情報を登録し、受信装置に対して当該ドキュメントを送信する。 The transmission device configured as described above registers area information in the attribute information of the document to be transmitted in response to the operation of the transmission device by the sender , and transmits the document to the reception device.
受信装置は、受信装置が設置されている施設に対応したエリア情報を記憶しており、ドキュメントを受信すると、受信したドキュメントの属性情報を読取ることにより、ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報を取得する。そして、受信装置は、ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報に含まれているセキュリティレベル値と、受信装置が記憶しているエリア情報のセキュリティレベル値とを比較することにより、当該ドキュメントを受信するか否かを判定するので、従来のように、送信先の指定を誤って、ドキュメントを誤送信した場合に、誤送信したドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができる。 The receiving device stores area information corresponding to the facility where the receiving device is installed, and when the document is received, by reading the attribute information of the received document, the area information registered in the attribute information of the document To get. The receiving device compares the security level value included in the area information registered in the attribute information of the document with the security level value of the area information stored in the receiving device, thereby Since it is determined whether or not to receive, if the document is erroneously transmitted by mistakenly specifying the transmission destination as in the past, it is possible to reduce the possibility that the content of the erroneously transmitted document is illegally used. it can.
本発明の別の観点では、ネットワークを介して、送信装置と通信可能に接続され、前記送信装置から送られたドキュメントに関する送受信及び利用を管理するコンピュータにより実行されるプログラムであって、前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であって送信者が送信装置を操作して指定したドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段、として前記コンピュータを機能させる。 In another aspect of the present invention, there is provided a program executed by a computer that is communicably connected to a transmission apparatus via a network and manages transmission / reception and use of a document transmitted from the transmission apparatus. It is a document in the area information sender What area information der including security level value specified by operating the transmission apparatus that is defined for each facility including the attribute information of the document transmitted from the transmitting device From the document receiving means for receiving the document, the storage means for storing the receiving device area information that is area information relating to the facility where the receiving device is installed, and the attribute information of the document received by the document receiving means. In-document error reading area information in the document Information reading means, security level value comparing means for comparing the security level value of the area information in the document and the security level value of the receiving device area information, and a predetermined value based on the result of comparison by the first security level value comparing means The document is stored in the storage unit if the condition is satisfied, and if the predetermined condition based on the result of the comparison by the first security level value comparison unit is not met, the document is rejected to discard the document. The computer is caused to function as document reception control means for performing processing.
上記プログラムをコンピュータにより実行することにより、上述の受信装置を実現することができる。 By executing the above program by a computer, the above-described receiving device can be realized.
本発明によれば、ドキュメントを受信した受信装置が当該ドキュメントの属性情報を参照し、所定の条件を満たす場合のみ当該ドキュメントを記憶するため、ドキュメントを誤送信した際に当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができる。 According to the present invention, since the receiving device that receives the document refers to the attribute information of the document and stores the document only when a predetermined condition is satisfied, the content of the document is illegal when the document is erroneously transmitted. The possibility of being used can be reduced.
以下、図面を参照して本発明の好適な実施の形態について説明する。 Preferred embodiments of the present invention will be described below with reference to the drawings.
本発明は、ドキュメントを受信した受信装置がドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報のセキュリティレベル値と受信装置が記憶しているエリア情報のセキュリティレベル値とを比較し、その比較結果に基づいて、当該ドキュメントの受信をするか否かを判定することにより、ドキュメントを誤送信した際に当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減するものである。 The present invention compares the security level value of the area information registered in the attribute information of the document with the receiving device that has received the document and the security level value of the area information stored in the receiving device, and based on the comparison result Thus, by determining whether or not to receive the document, it is possible to reduce the possibility that the contents of the document are illegally used when the document is erroneously transmitted.
本実施形態においてドキュメントの送受信及び利用を管理するドキュメント送受信管理システムの概要を図1に示す。なお、本発明における施設とは、例えば、部屋、ビル、ビル内のフロア、特定場所、特定エリア、特定領域、特定地域、などが含まれるが、本実施形態の説明においては、一例として電子機器が備えられている部屋について説明する。なお、本実施形態では、送信装置は、部屋4Aに設置された送信側ファクシミリ装置50Aであり、受信装置は、部屋4Bに設置された受信側ファクシミリ装置50Bであるものとする。また、本実施形態におけるドキュメントとは、各種形式のドキュメントのことを意味する。また、ドキュメントは、各種属性情報を保持する。属性情報には、ドキュメントの作成者名、作成日時等がある。
FIG. 1 shows an outline of a document transmission / reception management system that manages document transmission / reception and usage in this embodiment. The facility in the present invention includes, for example, a room, a building, a floor in a building, a specific place, a specific area, a specific area, a specific area, and the like. In the description of the present embodiment, an electronic apparatus is given as an example. Describe the room equipped with. In the present embodiment, it is assumed that the transmission apparatus is a transmission-
部屋4A内の送信側ファクシミリ装置50Aは、部屋4B内の受信側ファクシミリ装置50Bに対して、ネットワーク51を介してドキュメントを送信することができる。なお、ネットワーク51は、電話通信網を含む。
The transmitting-
以下、部屋4Aに関して説明するが、部屋4Bと同様の構成であるため、部屋4Bの説明は、省略する。
Hereinafter, the room 4A will be described, but since the configuration is the same as that of the
部屋4Aの内部に設置された送信側ファクシミリ装置50Aは、利用権限を有する利用者1のみ利用することができる。利用者1は、それぞれ情報記憶媒体である非接触ICカード3を所持しており、当該非接触ICカード3には各利用者1を識別する識別情報や所属情報(例えば、第1開発部、経理部等)等、利用者1に関する情報が記憶されている。本実施形態では、識別情報として利用者IDを適用するものとする。
The transmitting
この部屋4Aの入口5aAの近傍には、入室管理装置6Aが備えられ、この入室管理装置6Aにより入口5aAに備えられている自動ドア7Aの開閉状態がコントロールされている。入室管理装置6Aは、非接触ICカード3との間で無線により情報の伝送が行えるように構成され、非接触ICカード3に記憶されている情報の読み取りと、非接触ICカード3への任意の情報の書き込みが可能である。そして、入室管理装置6Aは、部屋4Aに関する情報であるエリア情報40Aを保持しており、エリア情報40Aには、部屋の名称を意味するエリア名称と、部屋4Aのセキュリティレベルを示すセキュリティレベル値が含まれる。
An entrance management device 6A is provided near the entrance 5aA of the room 4A, and the open / close state of the automatic door 7A provided at the entrance 5aA is controlled by the entrance management device 6A. The entrance management device 6A is configured to be able to wirelessly transmit information to and from the
ここで、セキュリティレベルとは、各施設のセキュリティに関する重要度を示しており、本実施形態では、セキュリティレベル値が大きいほど、セキュリティ管理が充実していることを示す。 Here, the security level indicates the level of importance related to the security of each facility, and in this embodiment, the greater the security level value, the greater the security management.
例として、監視カメラが設置されておらず、停電時用の電源管理もなされていない施設におけるセキュリティレベル値を「3」、監視カメラのみ設置されている施設におけるセキュリティレベル値を「4」、監視カメラが設置されており、且つ、停電時用の電源管理がなされている施設におけるセキュリティレベル値を「5」とする。 For example, the security level value is “3” in a facility where no surveillance camera is installed and power management for power failure is not performed, and the security level value is “4” in a facility where only a surveillance camera is installed. The security level value in the facility where the camera is installed and the power management for power failure is performed is “5”.
図1の例では、部屋4Aにおける入室管理装置6Aでは、エリア名称が「第1開発室」、セキュリティレベルが「4」であるエリア情報40Aを有しており、部屋4Bにおける入室管理装置6Bでは、エリア名称が「開発統合管理室」、セキュリティレベル値が「5」であるエリア情報40Bを有している。
In the example of FIG. 1, the entrance management device 6A in the room 4A has
本実施形態では、セキュリティレベルを数値で表しているが、アルファベット(例えば、「A」、「B」、「C」等)や、数値とアルファベットを合わせたもの(例えば、「4A」、「4B」、「4C」等)等でも良く、複数のセキュリティレベルの値を比較することにより、上下関係が判別できれば良い。 In this embodiment, the security level is represented by a numerical value, but an alphabet (for example, “A”, “B”, “C”, etc.) or a combination of the numerical value and the alphabet (for example, “4A”, “4B”). ”,“ 4C ”, etc.), and it is sufficient that the vertical relationship can be discriminated by comparing a plurality of security level values.
また本実施形態では、セキュリティレベルの値を、セキュリティ管理が充実しているか否かに基づいて設定しているが、その他の種々の取り決めによって、設定しても良い。 In the present embodiment, the value of the security level is set based on whether or not the security management is enhanced. However, it may be set according to various other agreements.
さらに、この部屋4Aの出口5bAの近傍には、退室管理装置10Aが備えられ、この退室管理装置10Aにより自動ドア7Aの開閉状態がコントロールされている。また、退室管理装置10Aは、非接触ICカード3との間で無線により情報の伝送が行えるように構成され、非接触ICカード3に記憶されている情報の読み取りと、非接触ICカード3への任意の情報の書き込みが可能である。このように、本実施形態では、入退室のアクセス制御として非接触ICカード3を使用している。
Further, an
なお、部屋4Aには、入口5aAと出口5bAを別々に設ける場合と、入口5aAと出口5bAを1つにして出入口とする場合とがあるが、図1には、1つの出入口を用いた場合が示されている。また、入室管理装置6Aと退室管理装置10Aを一体型に構成した入退室管理装置とし、部屋の外部と内部を隔てる壁の一部に設けるようにしてもよい。ここで、入退室管理装置とは、例えば、非接触ICカード3からの情報の読取及び非接触ICカード3への情報の書込を行うことができるICカードリーダライタ等を備えている。
The room 4A has a case where the entrance 5aA and the exit 5bA are provided separately, and a case where the entrance 5aA and the exit 5bA are provided as one entrance. It is shown. Further, the entrance / exit management device 6A and the
また、送信側ファクシミリ装置50AはICカードリーダライタ9Aが備えられている。ICカードリーダライタ9Aは、入退室管理装置と同様に、非接触ICカード3からの情報の読取を行うことができる。
Further, the transmitting
情報記憶媒体である非接触ICカード3は、例えば、図2乃至図4に示すように、カード基材30及び31の内部に非接触ICタグ8が内蔵された構成を有している。非接触ICタグ8は、例えば、非接触データキャリアやRFIDとも呼ばれ、図4に示すように、プラスチック等の基材81にコイルパターンからなる送受信部88が形成されている。非接触ICタグ8は、コイルと容量素子とにより共振回路を形成して一定周波数の電波を受信及び送信する。また、他の方式として、リーダライタからの搬送波の電磁誘導により電力伝送及びデータ伝送を行うようにしてもよい。一般的には、135kHz(中波)、13.56MHz、2.45GHz(マイクロ波)の周波数帯が使用される。
For example, as shown in FIGS. 2 to 4, the
図示した例の場合、コイルパターンからなる送受信部88は、導通部材84により基材81の裏面でジャンピング回路を形成し、コイル接続端子88CによりICチップ82の裏面のバンプに接続している。ICチップ82には、CPUである制御部89と、メモリである記憶部90とが備えられている。
In the case of the illustrated example, the transmitting / receiving
図示した例では、容量素子はICチップ82に内蔵されている。このような非接触ICタグ8は、樹脂基材にラミネートしたアルミ箔等の金属箔をフォトエッチングやレジスト印刷後にエッチングすることによりコイルパターンを形成し、ICチップ82を装着し、保護用の被覆を設けることにより形成される。その大きさも30mm×30mm程度以下のサイズとすることができる。
In the illustrated example, the capacitive element is built in the
非接触ICタグ8に使用する樹脂基材81としては、PETやポリプロピレン、ポリエチレン、ポリスチレン、ナイロン等の各種材料を使用することができる。なお、基材は紙であってもよい。基材の厚みは15〜300μmとすることができるが、強度、加工作業性、コスト等の点から20〜100μmがより好ましい。金属箔としては銅箔やアルミ箔あるいは鉄箔を使用できるが、コスト、加工性からアルミ箔が好ましく、その厚みは6〜50μm程度が好ましい。
As the
これらの非接触ICタグ8に記録した情報の読み取りや情報の書き込みは、ICカードリーダライタ9から非接触ICタグ8に対して共振する呼び出し信号を発信し、数cmから数十cmの距離で非接触ICタグ8からの応答信号を読み取ることにより行われる。これにより、非接触ICタグ8のICチップ82の記憶部であるメモリに記録された情報を読み取ったり、情報を書き込んだりすることができる。また、ICチップ82の記憶部であるメモリには、本人であることを認証するためのID情報(識別情報)等が予め登録されている。
In reading and writing information recorded on these
次に、図5に示す非接触ICカード3と入退室管理装置に関するブロック図を参照し、非接触ICカード3と入退室管理装置について詳細に説明する。図5には、非接触ICカード3、入退室管理装置、ICカードリーダライタ9及びファクシミリ装置50を含むシステム構成が示されている。
Next, the
なお、図5のブロック図における、入退室管理装置は、図1における入室管理装置6及び退室管理装置10を一体型に構成した装置である。 The entry / exit management device in the block diagram of FIG. 5 is an apparatus in which the entrance management device 6 and the exit management device 10 in FIG. 1 are integrated.
出入口5の近傍に設けられた入退室管理装置は、送受信部11、入室権限判定部13、記憶部14、情報書込部16、ドア開閉部17、エリア情報書込部18及び制御部20を有している。各部は、制御部20により制御される。
The entrance / exit management device provided in the vicinity of the entrance / exit 5 includes a transmission /
送受信部11は、非接触ICカード3の送受信部88と無線による情報の送受信を行い、非接触ICカード3に記憶された情報を読み取る。
The transmission /
入室権限判定部13は、入退室の際に非接触ICカード3から読み取った情報に含まれる識別情報と、予め記憶部14に記憶されている入室権限テーブルとに基づいて、当該非接触ICカード3を所持する利用者1が入室権限を有しているか否かを判定する。
The entry
記憶部14は、エリア情報40(例えば、エリア情報40A等)や入室権限テーブルを記憶する。ここで、図6を参照して、記憶部14に記憶されている入室権限テーブルについて説明する。図6は、入室権限テーブルのデータ構造を模式的に示す図である。なお、本実施形態において非接触ICカード3には、識別情報として利用者IDが含まれている。
The
入室権限テーブルは、図示のように、利用者ID及び入室権限の項目から構成されている。利用者IDは、各利用者1を識別する情報である。入室権限は、部屋4に入室することができる権限であり、入室権限テーブルでは、入室権限を持つ利用者IDに対応する入室権限項目に、入室可を示す情報(図6では説明の便宜上「丸(○)」として示している)が格納される。入室権限判定部13は、非接触ICカード3の記憶部90から読み取った情報に含まれる識別情報、即ち利用者IDに基づいて入室権限テーブルを参照することにより、当該非接触ICカードを所持する利用者1が入室権限を有しているか否かを容易に判定することができる。
As shown in the figure, the room entry authority table includes user ID and room entry authority items. The user ID is information for identifying each
ドア開閉部17は、入退室の際、入室権限判定部13により、非接触ICカード3を所持する利用者1が入室権限を有していると判定された場合に自動ドア7を開く。
The door opening /
エリア情報書込部18は、記憶部14に記憶しているエリア情報40を抽出し、送受信部11を介し、非接触ICカード3の記憶部90に対して当該エリア情報40を書込む。
The area
このように、本システムでは、入室権限を有する利用者1が部屋4内に入室している間、当該利用者1が所持する非接触ICカード3の記憶部90にエリア情報40が記憶される。
As described above, in this system, the
次に、図7に示す送信側ファクシミリ装置50Aと受信側ファクシミリ装置50Bに関するブロック図を参照し、送信側ファクシミリ装置50Aと受信側ファクシミリ装置50Bについて詳細に説明する。
Next, with reference to a block diagram relating to the transmitting-
送信側ファクシミリ装置50Aは、表示部21A、インタフェース(I/F)22A、入力部23A、記憶部24A、ICカード内情報読取部25A、通信部28A、ドキュメント内属性情報生成部61を有しており、各部は、制御部29Aにより制御される。
The transmitting-
表示部21は、操作状況や記憶しているドキュメントに関する情報等を表示する。具体的には、LCD(Licquid Crystal Display)等である。入力部23は、利用者がメニュー等の選択・決定や、送信対象のドキュメントの基となる画像の読取を行う手段である。具体的には、タッチパネルや、各種操作キーや、カラースキャナ等である。記憶部24は、ドキュメントや各種プログラムやファクシミリ装置50に関する情報(例えば、エリア情報40)等を記憶する。具体的には、ハードディスク等である。なお、記憶部24Aは、送信側ファクシミリ装置50Aが設置されている部屋4Aに関するエリア情報(以下、「送信装置エリア情報」とも呼ぶ。)であるエリア情報40Aを記憶しており、記憶部24Bは、受信側ファクシミリ装置50Bが設置されている部屋4Bに関するエリア情報(以下、「受信装置エリア情報」とも呼ぶ。)であるエリア情報40Bを記憶する。
The
ICカード内情報読取部25は、非接触ICカード3の記憶部90に記憶されているエリア情報40や識別情報等を読み取る。これにより、ファクシミリ装置50を利用している利用者に関する情報を取得することができる。通信部28では、送信側ファクシミリ装置50Aと受信側ファクシミリ装置50B間で、ドキュメント等を授受する。
The IC card information reading unit 25 reads the
ドキュメント内属性情報生成部61は、利用者が入力部23を介して指定した送信先のエリア情報40や、利用可能者情報等を属性情報に登録する。これにより、当該ドキュメントを受け取った受信側ファクシミリ装置50Bが当該属性情報を参照すれば、受信側ファクシミリ装置50Bが受信すべきドキュメントであるか否か判別することができる。
The in-document attribute
ここで、利用可能者情報とは、当該ドキュメントを利用できる利用者について、利用者情報を基に定めた条件であり、具体例として、「利用者IDが0001以上」や「所属が開発部」等がある。また、利用者情報とは、利用者を識別する識別する情報(利用者ID等)や所属情報を含む情報である。 Here, the user information is a condition determined based on the user information for a user who can use the document. As specific examples, “user ID is 0001 or more” or “belonging to the development department” Etc. The user information is information that includes information for identifying the user (such as a user ID) and affiliation information.
受信側ファクシミリ装置50Bは、表示部21B、インタフェース(I/F)22B、入力部23B、記憶部24B、ICカード内情報読取部25B、通信部28B、ドキュメント内エリア情報読取部71、セキュリティレベル比較部72、ドキュメント受信制御部73、ドキュメント内利用可能者情報読取部74、利用者情報判定部75、ドキュメント利用制御部76、記憶ドキュメント内エリア情報読取部77を有しており、各部は、制御部29Bにより制御される。
The receiving side facsimile machine 50B includes a display unit 21B, an interface (I / F) 22B, an
ドキュメント内エリア情報読取部71は、送信側ファクシミリ装置50Aから送信されたドキュメントの属性情報に含まれるエリア情報(以下、「ドキュメント内エリア情報」とも呼ぶ。)40を読み取る。
The in-document area information reading unit 71 reads area information (hereinafter also referred to as “in-document area information”) 40 included in the attribute information of the document transmitted from the transmitting-
セキュリティレベル比較部72は、記憶部24Bが記憶している受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値と、ドキュメント内エリア情報読取部71が取得したドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較することにより、「受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値の方が2つ上」、「受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報40に含まれているセキュリティレベル値が同等」、「ドキュメント内エリア情報40に含まれているセキュリティレベル値の方が上」等の比較結果を出力する。
The security
このように、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較することにより、それぞれのエリア情報40のセキュリティレベル値の上下関係を把握することができる。
In this way, by comparing the security level value of the receiving
また、セキュリティレベル比較部72は、受信側ファクシミリ装置50Bに記憶したドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報40のセキュリティレベル値と非接触ICカード3の記憶部90に記憶されているエリア情報40のセキュリティレベル値とを比較し、その比較結果を出力する。
Further, the security
ドキュメント受信制御部73は、上記セキュリティレベル比較部72が出力した受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較した比較結果に基づいて、受信したドキュメントを記憶部24Bへ記憶するか否か制御する。また、ドキュメント受信制御部73は、受信したドキュメントを記憶しない場合、記憶しない旨を記載したログ情報を送信側ファクシミリ装置50Aへ送信する。
The document
ドキュメント内利用可能者情報読取部74は、受信した後に記憶部24Bに記憶したドキュメントの属性情報に含まれる利用可能者情報を読み取る。
The in-document user
受信側ファクシミリ装置50Bは、この利用可能者情報と、非接触ICカード3の記憶部90に記憶されている利用者情報(利用者IDや所属情報等)を照らし合わせることにより、受信側ファクシミリ装置50Bを使用している利用者1が、当該ドキュメントを利用可能か否か判別することができる。
The receiving facsimile machine 50B compares the user information with the user information (user ID, affiliation information, etc.) stored in the
利用者情報判定部75は、上記ドキュメント内利用可能者情報読取部74が読み取ったドキュメントの属性情報に含まれる利用可能者情報と、ICカード内情報読取部25が読み取った利用者情報とを照らし合わせることにより、当該ドキュメントを利用可能か否か判定する。
The user
ドキュメント利用制御部76は、上記利用者情報判定部75の判定結果がドキュメント利用不可に該当する場合、当該ドキュメントに関する情報を表示部21Bへ表示することや、当該ドキュメントを印刷することを禁止する。また、ドキュメント利用制御部76は、上記利用者情報判定部75の判定結果がドキュメント利用可に該当する場合、利用者1の操作に応じて、当該ドキュメントの情報を表示部21Bへ表示したり、当該ドキュメントを印刷部26により印刷したりすることを許可する。そして、ドキュメント利用制御部76は、利用者1の操作に応じて、当該ドキュメントの情報を表示部21Bへ表示したり、当該ドキュメントを印刷部26により印刷したりしたことを検出すると、表示処理や印刷処理を行ったことに関するログを送信側ファクシミリ装置50Aへ送信する。
When the determination result of the user
記憶ドキュメント内エリア情報読取部77は、記憶部24Bに記憶しているドキュメントの属性情報からエリア情報40を読取る。
The stored document area
印刷部26は、利用者1の操作に応じて記憶部24Bに記憶しているドキュメントを印刷する。具体的には、プロッタ等である。
The
以上の構成を有する本実施形態においては、部屋4が施設に相当し、非接触ICカード3が情報記憶媒体に相当し、送信側ファクシミリ装置50Aが送信装置として機能し、受信側ファクシミリ装置50Bが受信装置として機能し、通信部28Bがドキュメント受信手段として機能し、記憶部24Bが記憶手段として機能し、ドキュメント内エリア情報読取部71が受信ドキュメント内エリア情報読取手段として機能し、セキュリティレベル比較部72が第1のセキュリティレベル値比較手段及び第2のセキュリティレベル値比較手段として機能し、ドキュメント受信制御部73がドキュメント受信制御手段として機能し、ICカード内情報読取部25Bが情報記憶媒体内情報読取手段として機能し、記憶ドキュメント内エリア情報読取部77が記憶ドキュメント内エリア情報読取手段として機能し、ドキュメント利用制御部76がドキュメント利用制御手段として機能し、ドキュメント内利用可能者情報読取部74がドキュメント内利用可能者情報読取手段として機能し、利用者情報判定部75がドキュメント利用可否判定手段として機能し、通信部28Aがドキュメント送信手段として機能し、ドキュメント内属性情報生成部61がドキュメント内エリア情報登録手段として機能する。
In the present embodiment having the above configuration, the
[入室処理手順]
次に、上述のドキュメント管理システムによる入室処理について図8を参照して説明する。図8は、入室処理のフローチャートである。
[Entry procedure]
Next, room entry processing by the above-described document management system will be described with reference to FIG. FIG. 8 is a flowchart of the room entry process.
入室処理とは、利用者1が部屋4へ入室する際に、入退室管理装置が非接触ICカード3を用いて利用者1の権限チェックを行うことにより、利用者1の入室可否を判定する処理である。
The entry process is to determine whether or not the
まず、入室が管理された施設である部屋4に入室する際、利用者1は、部屋4の入口から入室するために、情報記憶媒体である非接触ICカード3を入退室管理装置に近づける。この際、入退室管理装置は、非接触ICカード3の記憶部90に記憶されている情報を読み取り、利用者IDを特定する(ステップS1)。入退室管理装置の入室権限判定部13は、読み取られた利用者IDと、入退室管理装置の記憶部14に予め登録されている入室権限テーブルとに基づいて、非接触ICカード3を所持する利用者1が入室権限を有しているか否かを判定する(ステップS2)。入室権限を有していない場合(ステップS2;No)、自動ドア7を開くことなく処理は終了する。
First, when entering the
一方、入室権限を有している場合(ステップS2;Yes)、エリア情報書込部18は、記憶部14に記憶しているエリア情報40を、送受信部11を介して、非接触ICカード3の記憶部90に記憶する(ステップS3)。そして、ドア開閉部17は、自動ドア7を開き、入室権限を有する利用者1が部屋4へ入室可能な状態とする。これにより、入室処理は完了する。
On the other hand, if the user has authority to enter the room (step S2; Yes), the area
こうして、非接触ICカード3の記憶部90には、部屋4に関連するエリア情報40が記憶される。ファクシミリ装置50は、非接触ICカード3から当該エリア情報40を読み取ることにより、ファクシミリ装置50が配置されている部屋4のエリア情報40を取得することができる。
Thus, the
また、各部屋4の入退室管理装置に非接触ICカード3を近づけるだけで、各部屋4に対応したエリア情報40が非接触ICカード3に記憶されるため、リアルタイムで現在入室中の部屋4のエリア情報40を非接触ICカード3に記憶させることができる。
Further, since the
なお、利用者1は、非接触ICカード3を入退室管理装置にかざすことで、部屋4から退室する。このとき、入退室管理装置は、非接触ICカード3に記憶されたエリア情報40を削除する。当該エリア情報40を削除した後、自動ドア7を開けることにより、利用者1は部屋4から退室することができる。
The
[ドキュメント送信処理]
次に、本実施形態におけるドキュメント送信処理について、図9を参照して説明する。図9は、ドキュメント送信処理のフローチャートである。
[Document transmission process]
Next, document transmission processing in the present embodiment will be described with reference to FIG. FIG. 9 is a flowchart of the document transmission process.
ドキュメント送信処理とは、送信対象のドキュメントに所定の属性情報を付加して、当該ドキュメントを送信側ファクシミリ装置50Aから受信側ファクシミリ装置50Bへ送信する処理である。
The document transmission process is a process of adding predetermined attribute information to a document to be transmitted and transmitting the document from the transmission
利用者1Aの操作に応じて、入力部21A(例えば、スキャナ等)が文書、地図、写真等を読み込み、読み込んだ内容を画像とすることにより、送信対象のドキュメントを生成する。(ステップS11)。
In response to the operation of the user 1A, the
上記ドキュメントが生成された後、ドキュメント内属性情報生成部61は、利用者1Aが入力部23A(例えば、操作キー等)を操作することにより指定されたエリア情報40や利用可能者情報(例えば、「所属が開発部である利用者」等)を上記ドキュメントの属性情報に登録する(ステップS12)。
After the document is generated, the in-document attribute
利用者1Aによる入力部23Aの操作を介して、送信指示がなされたことを、送信側ファクシミリ装置50Aが検知すると、通信部28Aを介して受信側ファクシミリ装置50Bへ上記ドキュメントを送信する(ステップS13)。
When the transmission
これにより、ドキュメントの属性情報に利用者1Aが指定したエリア情報40及び利用可能者情報を含めることになるため、当該ドキュメントを受信したファクシミリ装置50(例えば、受信側ファクシミリ装置50B)は、当該ドキュメントの属性情報を参照すれば、当該ドキュメントの送信時に、利用者1Aの操作に応じて登録した、エリア情報40のセキュリティレベル値や利用可能者情報を参照することができる。
As a result, the
[ドキュメント受信処理]
次に、本実施形態におけるドキュメント受信処理について、図10を参照して説明する。図10は、ドキュメント受信処理のフローチャートである。
[Document reception processing]
Next, document reception processing in the present embodiment will be described with reference to FIG. FIG. 10 is a flowchart of the document reception process.
ドキュメント受信処理とは、受信したドキュメントの属性情報を参照し、当該ドキュメントを記憶するか否か判定する処理である。 The document reception process is a process for determining whether or not to store the document by referring to the attribute information of the received document.
送信側ファクシミリ装置50Aから受信側ファクシミリ装置50Bへドキュメントが送信されると、受信側ファクシミリ装置50Bが、通信部28Bを介して当該ドキュメントを受信する(ステップS21)。
When the document is transmitted from the transmitting
ドキュメント内エリア情報読取部71は、上記ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報40を読み取る(ステップS22)。
The document area information reading unit 71 reads the
セキュリティレベル比較部72は、記憶部24Bに記憶されている受信装置エリア情報40であるエリア情報40Bのセキュリティレベル値と、上記ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較し、比較結果を出力する(ステップS23)。
The security
ドキュメント受信制御部73は、上記セキュリティレベル比較部72が、上記ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較した結果、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値以上である場合(ステップS23;Yes)、当該ドキュメントを記憶部24Bに記憶し(ステップS25)、ドキュメント受信処理を終了する。
As a result of the security
ドキュメント受信制御部73は、上記セキュリティレベル比較部72が、上記ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較した結果、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値より低い場合(ステップS23;No)、当該ドキュメントを破棄した後に、当該ドキュメントを破棄した旨を記載したログを送信側ファクシミリ装置50Aに送信する(ステップS24)。
As a result of the security
このように、当該ドキュメントを破棄した場合に、ログを送信側ファクシミリ装置50Aに送信することにより、送信側ファクシミリ装置50Aが、上記ログ情報を受信した後、当該ログ情報を表示部21Aに表示することができる。よって、利用者1Aが表示部21Aに表示されている当該ログ情報を参照することにより、ドキュメントの送信が失敗したことを確認することができる。上記のように、ログを送信した後、ドキュメント受信処理を終了する。
As described above, when the document is discarded, the log is transmitted to the transmission
これによれば、受信側ファクシミリ装置50Bには、エリア情報40が記憶されている。受信側ファクシミリ装置50Bが送信側ファクシミリ装置50Aからドキュメントを受信すると、ドキュメント内エリア情報読取部71は、ドキュメント内エリア情報40を読取る。そして、セキュリティレベル比較部72は、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値と、上記ドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報40のセキュリティレベル値とを比較し、比較結果を出力する。ドキュメント受信制御部73は、当該比較結果に基づいて、当該ドキュメントを記憶するか否かを判断する。具体的に、受信側ファクシミリ装置50Bは、受信側ファクシミリ装置50Bに記憶されているエリア情報40のセキュリティレベル値が、当該ドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報40のセキュリティレベル値より下回る場合、ドキュメント受信制御部73は、当該ドキュメントを破棄する。
According to this, the
よって、例えば、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値が「5」である場合、受信装置エリア情報40であるエリア情報40Bのセキュリティレベル値が「5」であり、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値以上であるため、ドキュメントを記憶部24Bに記憶する。
Thus, for example, when the security level value of the
一方、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値が「6」である場合、受信装置エリア情報40であるエリア情報40Bのセキュリティレベル値が「5」であり、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値未満であるため、ドキュメントを記憶部24Bに記憶することなく、当該ドキュメントを破棄する。
On the other hand, when the security level value of the
このように、利用者1Aが送信先のファクシミリ番号の指定を誤った場合でも、ドキュメントを受信するファクシミリ装置50(例えば、受信側ファクシミリ装置50B)が、ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値と、受信側ファクシミリ装置50Bの記憶部24Bに記憶されている受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較することにより、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値以上のセキュリティレベル値を含む受信装置エリア情報40を有するファクシミリ装置50以外では、当該ドキュメントが受信された後に、当該ドキュメントが記憶されることはない。
As described above, even when the user 1A mistakenly designates the destination facsimile number, the facsimile device 50 (for example, the receiving facsimile device 50B) that receives the document can save the document in the document attribute information. By comparing the security level value of the
つまり、利用者1Aの操作により、ドキュメントを誤送信した場合に、当該ドキュメントが不正に利用される可能性を軽減することができる。 That is, when a document is erroneously transmitted by the operation of the user 1A, the possibility that the document is illegally used can be reduced.
また、例えば、受信側ファクシミリ装置50Bは、エリア情報40のセキュリティレベル値が「6」である部屋4に設置されていたが、ファクシミリ番号を変更することなく本実施形態のように、セキュリティレベル値が「5」であるエリア情報40Bに対応する部屋4Bに移動したと仮定する。この場合、従来のファクシミリ装置では、送信側のファクシミリ装置が、移動前に比してセキュリティレベル値の低い部屋にある受信側ファクシミリ装置にドキュメントを送信した場合、受信側ファクシミリ装置は、エリア情報のセキュリティレベル値に関して判定を行うことなく、当該ドキュメントを記憶する。これにより、利用者の操作に応じて、受信側ファクシミリ装置は、当該ドキュメントに関する情報を表示したり、当該ドキュメントを印刷したりすることができてしまう。
Further, for example, the receiving side facsimile apparatus 50B is installed in the
このことは、送信側ファクシミリ装置を操作した利用者が、受信側ファクシミリ装置が設置されていると想定している部屋に設置されているか否かに関係なく、ドキュメントの表示や印刷等の出力がなされることになる。つまり、移動前と比してセキュリティレベル値の低い部屋に受信側ファクシミリ装置を移動させると、移動前の部屋の入室権限を有しないが、移動後の部屋の入室権限を有する利用者によって、当該受信側ファクシミリ装置を利用してドキュメントの表示や印刷等の出力が可能となってしまうため、当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性が高まる。 This means that the user who operates the sending facsimile machine can output documents such as displaying and printing documents regardless of whether or not the receiving facsimile machine is installed in the room. Will be made. In other words, if the receiving facsimile machine is moved to a room with a lower security level than before the movement, the user does not have the right to enter the room before the movement, but the user having the right to enter the room after the movement has Since it becomes possible to display or print the document using the receiving facsimile machine, the possibility of unauthorized use of the contents of the document increases.
一方、本実施形態では、送信側ファクシミリ装置50Aにおいて、送信対象のドキュメントに対し、ドキュメントの属性情報にドキュメント内エリア情報40を登録している。受信側ファクシミリ装置50Bは、当該ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値と、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値との比較結果を基に、当該ドキュメントを受信側ファクシミリ装置50Bに記憶するか否か判定する。これにより、送信側ファクシミリ装置50Aを操作する利用者1Aが、受信側ファクシミリ装置50Bが設置されていると想定している部屋4に対応するエリア情報40のセキュリティレベル値未満の部屋4に受信側ファクシミリ50Bが設置されている場合、受信側ファクシミリ装置50Bのドキュメント受信制御部73は、送信対象のドキュメントを破棄する。
On the other hand, in this embodiment, in the transmitting
このように、送信側ファクシミリ装置50Aの利用者1Aが指定したセキュリティレベル値未満の部屋4に設置されている受信側ファクシミリ装置50Bに送信した場合、当該ドキュメントが破棄されるため、受信側ファクシミリ装置50Bの設置部屋4が変更されることにより、意図しない利用者1によって、当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減できる。
In this way, when the transmission
なお、本実施形態では、ドキュメント受信制御部73は、セキュリティレベル比較部72によって比較した結果、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値未満である場合に、当該受信したドキュメントを破棄する場合について述べたが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、受信装置エリア情報40のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値以下である場合に、ドキュメント受信制御部73が、受信したドキュメントを破棄する等、セキュリティレベル比較部72によって比較した結果を利用した種々の条件に基づいて受信したドキュメントを破棄するようにしても良い。
In this embodiment, the document
[ドキュメントの利用可能判定処理]
次に、本実施形態におけるドキュメント利用可能判定処理について、図11を参照して説明する。図11は、ドキュメントの利用可能判定処理のフローチャートである。
[Document availability judgment process]
Next, the document availability determination process in the present embodiment will be described with reference to FIG. FIG. 11 is a flowchart of the document availability determination process.
ドキュメント利用可能判定処理とは、非接触ICカード3Bに記憶されているエリア情報40のセキュリティレベル値と記憶部24Bに記憶されているドキュメントの属性情報として登録されているエリア情報40のセキュリティレベル値とを比較した比較結果、及び受信側ファクシミリ装置50Bを操作している利用者1Bが所持している非接触ICカード3Bに記憶されている利用者情報がドキュメントの属性情報に登録されている利用可能者情報に含まれるか否かの判定結果に基づいて当該ドキュメントの利用可否を判定する処理である。
The document availability determination process includes the security level value of the
ここで、ドキュメントの利用とは、記憶部24に記憶したドキュメントを表示部21に表示したり、印刷部26を介して印刷したりすることを意味する。
Here, the use of the document means that the document stored in the
ここでは、具体例として、受信側ファクシミリ装置50Bの記憶部24Bに記憶されているドキュメントを利用する場合について説明する。
Here, as a specific example, a case where a document stored in the
利用者1Bは、上記入室処理により、部屋4Bへ入室する。これにより、利用者1Bが所持している非接触ICカード3Bの記憶部90には、エリア情報40Bが記憶される。また、当該非接触ICカード3Bの記憶部90には、予め当該利用者1Bに関する利用者情報が記憶されている。
The
次に、利用者1Bが非接触ICカード3BをICカードリーダ9Bに近づけると、受信側ファクシミリ装置50BのICカード内情報読取部25Bは、非接触ICカード3Bの記憶部90に記憶されているエリア情報(以下、ICカード内エリア情報とも呼ぶ)40であるエリア情報40B及び利用者情報を読み取る(ステップS31)。
Next, when the
次に、記憶ドキュメント内エリア情報読取部77は、ファクシミリ装置50Bの記憶装置24に記憶されているドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報40を読み取り、ドキュメント内利用可能者情報読取部74は、当該ドキュメントの属性情報に登録されている利用可能者情報を読み取る(ステップS32)。
Next, the stored document area
次に、セキュリティレベル比較部72は、上記ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値と上記ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較し、比較結果を出力する(ステップS33)。
Next, the security
ドキュメント利用制御部76は、上記ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値と上記ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較した結果、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値より低い場合(ステップS33;No)、当該ドキュメントの利用禁止処理を行う(ステップS35)。
As a result of comparing the security level value of the IC
ここで、ドキュメントの利用禁止処理とは、当該ドキュメントに関する情報を表示部21Bへ非表示する処理や、当該ドキュメントを印刷部26を介して印刷することを禁止する処理等を意味する。
Here, the use prohibition process of the document means a process of hiding information related to the document on the display unit 21B, a process of prohibiting the printing of the document via the
このように、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値と、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値を比較した結果、当該ドキュメントの属性情報に登録されているドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値が大きい場合、当該ドキュメントの利用処理を禁止している。
As described above, as a result of comparing the security level value of the IC
例えば、受信側ファクシミリ装置50Bがセキュリティレベル値「6」のエリア情報40に対応する部屋4に設置されていた後に、受信側ファクシミリ装置50Bが、属性情報にセキュリティレベル値「6」のエリア情報40が登録されているドキュメントを記憶した状態で、部屋4Bに移設されたとする。
For example, after the receiving side facsimile apparatus 50B is installed in the
このような状況下で、利用者1Bが非接触ICカード3BをICカードリーダ9Bに近づけると、ICカード内情報読取部25Bが、非接触ICカード3Bの記憶90に記憶されているエリア情報40であるセキュリティレベル値「5」のエリア情報40Bを読取る。
Under such circumstances, when the
そして、セキュリティレベル比較部72は、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値と受信側ファクシミリ装置50Bが記憶しているドキュメントのドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較する。
Then, the security
この場合、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値が「5」であり、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値が「6」であるため、ドキュメント利用制御部76は、当該ドキュメントの利用禁止処理を行う。
In this case, since the security level value of the IC
従って、ファクシミリ装置50に記憶されているドキュメントの属性情報に登録されているエリア情報40のセキュリティレベル値より低いセキュリティレベル値を有するエリア情報40が定義されている部屋4にファクシミリ装置50が移動等した場合に、当該ドキュメントの利用を禁止することにより、移動前のファクシミリ装置50が設置されていた部屋4に入室する権限を有していないが、移動後のファクシミリ装置50が設置されている部屋4に入室する権限を有している利用者1による当該ドキュメントの利用を禁止することができる。
Accordingly, the
つまり、意図しない利用者1によって、当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減できる。
That is, it is possible to reduce the possibility that the contents of the document are illegally used by an
上記ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値と上記ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値とを比較した結果、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値がドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値以上である場合(ステップS33;Yes)、利用者情報判定部75は、ドキュメントの属性情報として登録されている利用可能者情報と非接触ICカード3の記憶部90に記憶されている利用者情報を参照し、当該利用者情報が当該利用可能者情報に含まれているか否か判定することにより、利用可否を判定する(ステップS34)。
As a result of comparing the security level value of the IC
上記利用者情報判定部75が利用可能ではないと判定した場合(ステップS34;No)、ドキュメント利用制御部76は、当該ドキュメントの利用禁止処理を行う(ステップS35)。
When it is determined that the user
このように、利用者単位で上記ドキュメントの利用可否を判定することにより、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値とドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値との比較結果のみでドキュメントの利用可否を判定する場合に比して精度の高いドキュメント管理を実現できる。
In this way, by determining whether or not the document can be used for each user, whether or not the document can be used is determined only by the comparison result between the security level value of the IC
また、上記利用者情報判定部75が利用可能であると判定した場合、ドキュメント利用制御部76は、当該ドキュメントに関する情報を表示部21Bに表示したり、当該ドキュメントを印刷したりすることを許可する(ステップS34;Yes)。
When the user
そして、上記利用者情報判定部75が利用可能であると判定した場合、受信側ファクシミリ装置50Bが当該ドキュメントに関する情報を表示部21に表示したり、当該ドキュメントを印刷したりすると(ステップS36)、ドキュメント利用制御部76は、当該ドキュメントを送信したファクシミリ装置50(例えば、送信側ファクシミリ装置50A)に対して、利用内容(例えば、「印刷」、「表示」等)や操作した利用者1に関する情報(例えば、利用者ID等)を有するログ情報を送信する(ステップS37)。
If the user
これによれば、送信側ファクシミリ装置50Aが、上記ログ情報を受信した後、当該ログ情報を表示部21Aに表示することができる。よって、利用者1Aが表示部21Aに表示されている当該ログ情報を参照することにより、どの利用者1によって、送信したドキュメントが利用されたか確認することができる。因みに、従来のファクシミリ装置の場合、ドキュメントを送信した後に、どの利用者によって当該ドキュメントが利用されたのか、不明である。よって、ドキュメントを管理する上で、従来に比して有用性のあるドキュメント管理システムを実現できる。
According to this, after receiving the log information, the transmitting-
なお、本実施形態では、ドキュメント利用制御部76は、セキュリティレベル比較部72によって比較した結果、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報40に含まれているセキュリティレベル値未満である場合に、当該ドキュメントの利用を禁止する場合について述べたが、本発明はこれに限定されるものではない。例えば、ICカード内エリア情報40のセキュリティレベル値が、ドキュメント内エリア情報40のセキュリティレベル値以下である場合に、ドキュメント利用制御部76が、ドキュメント利用を禁止する等、セキュリティレベル比較部72によって比較した結果を利用した種々の条件に基づいてドキュメント利用を禁止するようにしても良い。
In the present embodiment, as a result of the comparison by the security
また、本実施形態では、非接触ICカード3を利用することとしているが、本発明はこれに限定されるものではなく、情報記憶媒体を装着した携帯電話を利用することとしてもよい。つまり、本発明では、入退室のアクセス制御として利用可能であれば任意の可般記憶媒体を適用することができる。
In the present embodiment, the
さらに、本実施形態では、送信装置として、送信側ファクシミリ装置50A、受信装置として、受信側ファクシミリ装置50Bとするようにした場合について述べたが、本発明は、これに限られず、これ以外の種々の装置、機器に適用することができる。例えば、送信装置としてパーソナルコンピュータを使用し、受信装置としてプリンタを使用する等が考えられる。
Furthermore, in this embodiment, the case where the transmitting
本発明は、属性情報を有するドキュメントを送受信し、ドキュメントを誤送信した際に当該ドキュメントの内容が不正に利用される可能性を軽減することができるドキュメント管理システムとして利用することができる。 INDUSTRIAL APPLICABILITY The present invention can be used as a document management system that can reduce the possibility that the contents of a document are illegally used when a document having attribute information is transmitted and received and the document is erroneously transmitted.
1…利用者
3…非接触ICカード
4…部屋
6…入室管理装置
9…ICカードリーダライタ
10…退室管理装置
50…ファクシミリ装置
60…ネットワーク
DESCRIPTION OF
Claims (7)
前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であって送信者が送信装置を操作して指定したドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、
前記受信装置は、
前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、
前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報及び前記ドキュメントを記憶する記憶手段と、
前記ドキュメント受信手段が受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取る受信ドキュメント内エリア情報読取手段と、
前記ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と前記受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第1のセキュリティレベル値比較手段と、
前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備えることを特徴とする受信装置。 A receiving device of a document management system that is communicably connected to a transmitting device via a network and manages transmission / reception and usage related to a document sent from the transmitting device,
Wherein the document comprises a document area information sender What area information der including security level value specified by operating the transmission apparatus that is defined for each property in the attribute information of the document,
The receiving device is:
Document receiving means for receiving the document transmitted from the transmitting device;
Storage means for storing reception device area information, which is area information relating to a facility in which the reception device is installed, and the document;
Received document area information reading means for reading the document area information from the document attribute information received by the document receiving means;
First security level value comparing means for comparing the security level value of the document area information with the security level value of the receiving device area information;
When the predetermined condition based on the result of comparison by the first security level value comparison means is met, the document is stored in the storage means, and the predetermined value based on the result of comparison by the first security level value comparison means. And a document reception control means for performing a document reception refusal process for discarding the document if the above condition is not met.
前記情報記憶媒体が記憶しているエリア情報である情報記憶媒体内エリア情報を前記情報記憶媒体から読み取る情報記憶媒体内情報読取手段と、
前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報からエリア情報を読み取る記憶ドキュメント内エリア情報読取手段と、
前記情報記憶媒体内エリア情報のセキュリティレベル値と前記記憶ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値とを比較する第2のセキュリティレベル値比較手段と、
前記第2のセキュリティレベル値の比較結果に基づいて、前記記憶手段が記憶しているドキュメントへの利用禁止処理を行うドキュメント利用制御手段と、をさらに備えることを特徴とする請求項1又は2に記載の受信装置。 The user holds an information storage medium that stores area information corresponding to the facility being entered,
Information storage medium information reading means for reading area information in the information storage medium, which is area information stored in the information storage medium, from the information storage medium;
Stored document area information reading means for reading area information from document attribute information stored in the storage means;
Second security level value comparison means for comparing the security level value of the area information in the information storage medium with the security level value of the area information in the stored document;
The document use control means for performing use prohibition processing for the document stored in the storage means based on the comparison result of the second security level value, further comprising: The receiving device described.
前記情報記憶媒体には、利用者に対応した情報である利用者情報が記憶され、
前記情報記憶媒体内情報読取手段は、前記利用者情報を読み取り、
前記受信装置は、
前記記憶手段が記憶しているドキュメントの属性情報から前記利用可能者情報を読み取るドキュメント内利用可能者情報読取手段と、
前記情報記憶媒体内情報読取手段が読み取った前記利用者情報及び前記ドキュメント内利用可能者情報を参照し、前記ドキュメントの利用可否を判定するドキュメント利用可否判定手段と、をさらに備え、
ドキュメント利用制御手段は、前記ドキュメントの利用可否判定手段が前記ドキュメントを利用不可と判定した場合、前記ドキュメントへの利用禁止処理を行うことを特徴とする請求項3に記載の受信装置。 The attribute information of the document includes user information that is information on a user who can use the document,
The information storage medium stores user information which is information corresponding to the user,
The information storage medium information reading means reads the user information,
The receiving device is:
In-document user information reading means for reading the user information from the attribute information of the document stored in the storage means;
Document availability determination means for referring to the user information and the document user information read by the information storage medium information reading means to determine whether the document can be used,
The receiving apparatus according to claim 3, wherein the document use control unit performs use prohibition processing for the document when the document use determination unit determines that the document cannot be used.
前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であるドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、
前記送信装置は、
施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であって送信者が送信装置を操作して指定したドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に登録するドキュメント内エリア情報登録手段と、
前記ドキュメントを受信装置へ送信するドキュメント送信手段と、を備え、
前記受信装置は、
前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、
前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、
前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、
ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、
前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段と、を備えることを特徴とするドキュメント管理システム。 A document management system in which a transmission device and a reception device are communicably connected via a network, and manages transmission / reception and usage related to a document transmitted from the transmission device to the reception device,
The document includes area information in the document, which is area information including security level values defined for each facility, in the attribute information of the document,
The transmitter is
And document area information registering means for registering the document area information sender What area information der including security level value specified by operating the transmission apparatus that is defined for each property in the attribute information of the document,
Document transmitting means for transmitting the document to a receiving device,
The receiving device is:
Document receiving means for receiving the document transmitted from the transmitting device;
Storage means for storing receiving device area information which is area information relating to a facility in which the receiving device is installed;
Document area information reading means for reading the document area information from the document attribute information received by the document receiving means;
Security level value comparing means for comparing the security level value of the area information in the document and the security level value of the receiving device area information;
When the predetermined condition based on the result of comparison by the first security level value comparison means is met, the document is stored in the storage means, and the predetermined value based on the result of comparison by the first security level value comparison means. A document reception control means for performing a document reception refusal process for discarding the document if the condition is not met.
前記ドキュメントには、施設毎に定義されているセキュリティレベル値を含むエリア情報であって送信者が送信装置を操作して指定したドキュメント内エリア情報を前記ドキュメントの属性情報に含み、
前記送信装置から送信された前記ドキュメントを受信するドキュメント受信手段と、
前記受信装置が設置されている施設に関するエリア情報である受信装置エリア情報を記憶する記憶手段と、
前記ドキュメント受信手段により受信した前記ドキュメントの属性情報から前記ドキュメント内エリア情報を読み取るドキュメント内エリア情報読取手段と、
ドキュメント内エリア情報のセキュリティレベル値と受信装置エリア情報のセキュリティレベル値とを比較するセキュリティレベル値比較手段と、
前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致する場合は、前記ドキュメントを前記記憶手段に記憶し、前記第1のセキュリティレベル値比較手段が比較した結果に基づく所定の条件に合致しない場合は、前記ドキュメントを破棄するドキュメント受取拒否処理を行うドキュメント受信制御手段、として前記コンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。 A program executed by a computer that is communicably connected to a transmission device via a network and manages transmission / reception and use of a document sent from the transmission device,
Wherein the document comprises a document area information sender What area information der including security level value specified by operating the transmission apparatus that is defined for each property in the attribute information of the document,
Document receiving means for receiving the document transmitted from the transmitting device;
Storage means for storing receiving device area information which is area information relating to a facility in which the receiving device is installed;
Document area information reading means for reading the document area information from the document attribute information received by the document receiving means;
Security level value comparing means for comparing the security level value of the area information in the document and the security level value of the receiving device area information;
When the predetermined condition based on the result of comparison by the first security level value comparison means is met, the document is stored in the storage means, and the predetermined value based on the result of comparison by the first security level value comparison means. A program for causing the computer to function as document reception control means for performing document reception refusal processing for discarding the document if the above condition is not met.
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