JP4329060B2

JP4329060B2 - Document management apparatus and program thereof

Info

Publication number: JP4329060B2
Application number: JP2003011909A
Authority: JP
Inventors: 好史谷本
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 2003-01-21
Filing date: 2003-01-21
Publication date: 2009-09-09
Anticipated expiration: 2023-01-21
Also published as: JP2004227124A

Description

【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は、文書管理装置とそのプログラムに関する。
【０００２】
【従来技術】
【０００３】
【特許文献１】
特開平８−２３３４６号公報
特許文献１は、ファクシミリデータからなる電子掲示板文書をキーワード検索することにより、所望の文書を取り出せるようにすることを開示している。しかしながらファクシミリデータ自体から、検索対象のデータを抽出することは困難なので、掲示板ボックス毎にキーワードを登録し、キーワードにより掲示板ボックスを選択するようにしている。この構成では、掲示板ボックス毎にキーワードを登録して管理する必要がある。
【０００４】
【発明の課題】
この発明の基本的課題は、画像データを含む文書を容易に検索できるようにすることにある。
【０００５】
【発明の構成】
この発明は、スキャナ(8)と、Ｇ３ファクシミリの送受信を行うＧ３ファクシミリ処理部(12)と、インターネットファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ処理部(14)と、スキャナでスキャンしたスキャナ文書へのコメントの入力手段と、スキャナ文書とＧ３ファクシミリ受信文書と、インターネットファクシミリ受信文書とを記憶するデータベース(18)とを備えた文書管理装置において、
前記コメントと日時及び文書ＩＤを記憶したスキャナ文書検索用テーブル(40)と、
発信元の回線番号に相当するデータ及び、発信元名が存在する場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤを記憶したＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブル(41)と、
送信元のメールアドレスと、ｅメールのsubject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤを記憶したインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブル(42)と、
スキャン時に入力手段から入力されたコメントと日時及び文書ＩＤをスキャナ文書検索用テーブルに書き込み、受信したＧ３ファクシミリデータから抽出した発信元の回線番号に相当するデータと発信元名を抽出できる場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤをＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込み、受信ｅメールのfrom欄から抽出した送信元のメールアドレスと、Subject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤをインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込むための書き込み手段と、
入力された検索キーワードが回線番号に相当するデータを含むかあるいは検索対象を発信元名と指定して発信元名が入力されるとＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがメールアドレスを含むかあるいは検索対象をSubjectと指定してSubject欄の記述が入力されるとインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索対象をコメントと指定してコメントが入力されるとスキャナ文書検索用テーブルを検索する検索処理部とを設けたことを特徴とする。
【０００６】
またこの発明は、スキャナと、Ｇ３ファクシミリの送受信を行うＧ３ファクシミリ処理部と、インターネットファクシミリの送受信を行うインターネットファクシミリ処理部と、スキャナでスキャンしたスキャナ文書へのコメントの入力手段と、スキャナ文書とＧ３ファクシミリ受信文書と、インターネットファクシミリ受信文書とを記憶するデータベースとを備えた文書管理装置のためのプログラムであって、
前記文書管理装置を、
前記コメントと日時及び文書ＩＤを記憶したスキャナ文書検索用テーブルと、発信元の回線番号に相当するデータ及び、発信元名が存在する場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤを記憶したＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルと、
送信元のメールアドレスと、ｅメールのsubject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤを記憶したインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルと、
スキャン時に入力手段から入力されたコメントと日時及び文書ＩＤをスキャナ文書検索用テーブルに書き込み、受信したＧ３ファクシミリデータから抽出した発信元の回線番号に相当するデータと発信元名を抽出できる場合は発信元名と、日時、及び文書ＩＤをＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込み、受信ｅメールのfrom欄から抽出した送信元のメールアドレスと、Subject欄の記述と、日時、及び文書ＩＤをインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルに書き込むための書き込み手段と、
入力された検索キーワードが回線番号に相当するデータを含むかあるいは検索対象を発信元名と指定して発信元名が入力されるとＧ３ファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがメールアドレスを含むかあるいは検索対象をSubjectと指定してSubject欄の記述が入力されるとインターネットファクシミリ受信文書検索用テーブルを検索し、検索キーワードがコメントを含む場合はスキャナ文書検索用テーブルを検索する検索処理部とを備えた装置として機能させるための、文書管理装置用のプログラムにある。
【０００７】
この発明では、画像データが文書管理装置でスキャンした文書の場合には、スキャン時に付与された注釈からなるテキストデータを検索対象とし、画像データが受信文書の場合には受信時に得た通信に固有のデータを検索対象として、管理文書を検索する。ここに注釈は少なくともファイル名を含み、これ以外にコメントなどが付されている場合には、ファイル名とコメントなどを含むものとする（以下同じ）。通信に固有のデータは、発信元を示すＴＳＩ信号やナンバーディスプレイ信号などや、ｅメールに固有のメールアドレスなどとする。
【０００８】
この発明では、通信に固有のデータとして、少なくとも発信元の回線番号に相当するデータと、ｅメールに固有のデータとを用い、回線番号相当データの場合にはＧ３ファクシミリ受信文書を検索し、ｅメールに固有のデータの場合にはインターネットファクシミリ受信文書を検索する。
【００１０】
【発明の作用と効果】
この発明の文書管理装置やそのプログラムでは、スキャン文書はファイル名やコメントなどの注釈を検索対象とし、ファクシミリ受信文書の場合には通信に固有のデータを検索対象とする。画像データは検索が困難なデータであるが、この発明では、画像データに付随する注釈や通信に固有なデータ（通信情報）などを検索対象として検索できる。
【００１１】
この発明では、検索用のキーワードが通信に固有なデータの場合、検索対象を受信文書に限定できるので検索が容易になる。
この発明では、キーワードとしてＴＳＩなどの回線番号に相当するデータが入力された場合には、検索対象をＧ３ファクシミリに限定し、メールアドレスなどのｅメールに固有のデータが入力された場合には、検索対象をインターネットファクシミリ受信文書に限定するので、検索がさらに容易になる。
【００１２】
【実施例】
図１〜図３に、実施例を示す。これらの図において、２は文書管理装置で、ＬＡＮ４などを介して複数のクライアント６に接続されている。各クライアント６は、例えばブラウザを内蔵し、文書管理装置２のＨＴＴＰサーバ２０にアクセスして、文書管理装置２の文書データベース１８に保存されている文書を検索するものとする。
【００１３】
文書管理装置２はスキャナ８とプリンタ１０、並びにＧ３ファクシミリ処理部１２，インターネットファクシミリ処理部１４を備え、文書をスキャンして蓄積し、Ｇ３ファクシミリやインターネットファクシミリの送受信を行えるものとする。なお周知のように、インターネットファクシミリの送受信は、ｅメールに画像データを添付ファイルとして添付するなどの形態で行われる。
【００１４】
１６は文書管理装置２に設けた操作パネルで、液晶ディスプレイとタッチパネルや簡易なキーボードなどを設けたものである。そして文書をスキャンする場合、操作パネル１６からファイル名やコメントなどの注釈を入力できる。なおスキャン文書への注釈は、クライアント６から入力することもできる。１８は文書データベースで、文書管理装置２が管理する文書を記憶したデータベースであり、文書自体を記憶するほかに、記憶文書を管理するための情報を記憶している。
【００１５】
２０はＨＴＴＰサーバで、クライアント６に対してWebページを提供し、クライアント６のブラウザはＨＴＴＰサーバ２０にアクセスして、文書管理装置２に対して処理を依頼する。２２は電子掲示板処理部で、電子掲示板に関する処理を行う。２４はワークフロー処理部で、ワークフローに関する処理を行う。２６は電子回覧処理部で、電子回覧に関する処理を行う。
【００１６】
２８は検索処理部で、文書データベース１８に保存している文書を検索するためのものであり、特に掲示板文書の検索に用いる。３０は検索用のキーワードリストで、キーワードに対してＧ３ファクシミリ受信文書か、インターネットファクシミリ受信文書か、スキャン文書か、などの文書の種別と、このキーワードに対応するファイル名などを記述したリストである。なおファイル名は、１つのキーワードに対して複数記憶できるものとする。またキーワードリスト３０は設けなくても良い。３２はプログラムメモリで、文書管理装置２での処理に必要なプログラムを記憶している。
【００１７】
図２に検索用のテーブル４０〜４２を示す。これらのテーブル４０〜４２は、例えば文書データベース１８内に設けられる。テーブル４０〜４２は、検索処理部２８を介してのファイル検索の専用とする必要はなく、文書データベース１８での文書管理用一般に用いることができる。
【００１８】
文書の検索として特に重要なものに、掲示板文書の検索がある。そこで図２では掲示板文書の検索について説明するが、それ以外の文書にも同様に適用できる。スキャン文書検索用テーブル４０には、スキャナ８などを用いて文書をスキャンした際に付与したファイル名（表題）とコメント（これらを合わせて注釈という）、並びに登録日時（掲示板登録の日時）とがリストされている。さらに各ファイルには文書ＩＤが付与されている。
【００１９】
Ｇ３ファクシミリ受信文書検索用テーブル４１では、文書ＩＤと発信元のＴＳＩなどの回線番号と、発信元名が判明する場合には発信元名、及び掲示板への登録日時などが記憶されている。インターネットファクシミリ受信文書検索用テーブル４２には、文書ＩＤとｅメールのヘッダの FROM 欄から抽出した送信元メールアドレスとが記述されている。これ以外に SUBJECT 欄の記述を抽出し、例えば文書ＩＤ”00005”では、”請求書”を抽出してある。また掲示板への登録日時などが登録日時として記述してある。
【００２０】
スキャン文書やファクシミリ受信文書のデータの内容は画像データであり、一般には検索には適さない。しかしスキャン文書のファイル名やコメントはテキストデータで検索に用いることができる。また登録日時も、検索範囲の限定などに用いることができる。Ｇ３ファクシミリ受信文書の場合、ＴＳＩはＧ３ファクシミリに固有のデータで、発信元名の記述もＧ３ファクシミリに固有のデータである。インターネットファクシミリの場合、送信元のメールアドレスの記述を利用することができる。また SUBJECT 欄の記述、例えば"請求書"なども検索に用いることができる。
【００２１】
クライアント６から掲示板文書を検索する場合、ＨＴＴＰサーバ２０にアクセスし、検索処理部２８を介して検索用テーブル４０〜４２を検索する。この場合、検索用のキーワードにＴＳＩに相当する回線番号が含まれていれば、検索対象はＧ３ファクシミリの受信文書に限定できる。またメールアドレスがキーワードに含まれていれば、インターネットファクシミリ受信文書に検索対象を限定できる。さらに検索用のキーワードに、発信元名に"ムラタキカイ"が含まれることや、SUBJECT 欄に"請求書"が含まれることなどのように、検索対象が発信元名や SUBJECT欄であることなどを限定して、キーワード"ムラタキカイ"や"請求書"などを入力すると、検索対象をＧ３ファクシミリ受信文書やインターネットファクシミリ受信文書などに限定できる。
【００２２】
一方"社内報"や"忘年会のご案内"などの表題は、多くの場合、スキャン文書に付与されているものである。そこでこのようなキーワードが入力されると、検索対象をとりあえずスキャン文書に限定し、その範囲の検索結果を表示し、検索に失敗した場合、Ｇ３ファクシミリ受信文書やインターネットファクシミリ受信文書に検索対象を広げることができる。またコメントが入力されているのはスキャン文書に限られる。そこでキーワード"１１月号"を、検索対象をコメント欄と指定して検索すると、検索対象をスキャン文書検索用テーブル４０に限定できる。このようにして検索対象を限定しながら検索できる。またこれ以外に、図１のキーワードリスト３０などを設けた場合、キーワードの入力により、検索対象を限定したり、直接検索対象のファイルを発見したりすることができる。
【００２３】
図３に、実施例での検索アルゴリズムを示す。クライアント６からの検索キーワードを受け付け（ステップ１）、ステップ２，ステップ３でキーワードの種類を識別する。キーワードがＴＳＩなどの回線番号に相当するデータの場合や発信元などに相当する場合は、Ｇ３ファクシミリ受信文書を検索する（ステップ４）。またキーワードが表題やコメントなどの場合、スキャン文書やインターネットファクシミリ受信文書を検索する（ステップ５）。これに対してキーワードが登録日時などの場合、検索対象を限定できないので、全掲示板文書を検索する（ステップ６）。またメールアドレスなどのｅメールに固有のデータがキーワードの場合、インターネットファクシミリ受信文書を検索する（ステップ７）。以上のようにして検索を行い、検索結果を表示して（ステップ８）、次の入力を待つ。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例の文書管理装置の構成を示すブロック図
【図２】実施例で用いた検索用テーブルを模式的に示す図
【図３】実施例での保存文書の検索アルゴリズムを示すフローチャート
【符号の説明】
２文書管理装置
４ＬＡＮ
６クライアント
８スキャナ
１０プリンタ
１２Ｇ３ファクシミリ処理部
１４インターネットファクシミリ処理部
１６操作パネル
１８文書データベース
２０ＨＴＴＰサーバ
２２電子掲示板処理部
２４ワークフロー処理部
２６電子回覧処理部
２８検索処理部
３０キーワードリスト
３２プログラムメモリ
４０スキャン文書検索用テーブル
４１Ｇ３ファクシミリ受信文書検索用テーブル
４２インターネットファクシミリ受信文書検索用テーブル[0001]
[Field of the Invention]
The present invention relates to a document management apparatus and a program thereof.
[0002]
[Prior art]
[0003]
[Patent Document 1]
Japanese Patent Application Laid-Open No. 8-23346 discloses a technique for retrieving a desired document by performing a keyword search on an electronic bulletin board document made up of facsimile data. However, since it is difficult to extract data to be searched from the facsimile data itself, a keyword is registered for each bulletin board box, and the bulletin board box is selected by the keyword. In this configuration, it is necessary to register and manage keywords for each bulletin board box.
[0004]
[Problems of the Invention]
A basic object of the present invention is to make it possible to easily search for a document containing image data .
[0005]
[Structure of the invention]
The present invention includes a scanner (8), a G3 facsimile processing unit (12) for transmitting and receiving G3 facsimiles, an Internet facsimile processing unit (14) for transmitting and receiving Internet facsimiles, and comments on scanner documents scanned by a scanner. In a document management apparatus comprising an input means, a database (18) for storing a scanner document, a G3 facsimile received document, and an Internet facsimile received document,
A scanner document search table (40) storing the comment, date and document ID, and
G3 facsimile received document search table (41) storing the data corresponding to the line number of the transmission source, and the transmission source name, date and time, and document ID if the transmission source name exists;
Internet facsimile received document search table (42) storing a mail address of a sender, a description of a subject column of an email, a date and a document ID,
If the comment and date / time and document ID input from the input means at the time of scanning are written in the scanner document search table and data corresponding to the source line number extracted from the received G3 facsimile data and the source name can be extracted The original name, date / time, and document ID are written in the G3 facsimile received document search table, and the sender's email address extracted from the from column of the received email, the description of the Subject column, the date / time, and the document ID are Internet facsimile. A writing means for writing to the received document search table;
When the input search keyword includes data corresponding to the line number or the search target is designated as the sender name and the sender name is entered, the G3 facsimile received document search table is searched, and the search keyword is the mail address. If the search target is specified as Subject and the description in the Subject field is entered, the Internet facsimile received document search table is searched, and if the search target is specified as a comment and the comment is input, it is used for scanner document search. A search processing unit for searching the table is provided.
[0006]
The present invention also provides a scanner, a G3 facsimile processing unit for transmitting and receiving G3 facsimile, an Internet facsimile processing unit for transmitting and receiving Internet facsimile, a means for inputting a comment to a scanner document scanned by the scanner, a scanner document, and a G3 A program for a document management apparatus comprising a database that stores facsimile reception documents and Internet facsimile reception documents,
The document management device;
A scanner document search table storing the comment, date and time, and document ID, data corresponding to the line number of the transmission source, and G3 storing the transmission source name, date and time, and document ID if the transmission source name exists. Facsimile received document search table,
An Internet facsimile received document search table storing a mail address of a sender, a description of a subject column of an e-mail, a date and a document ID;
If the comment and date / time and document ID input from the input means at the time of scanning are written in the scanner document search table and data corresponding to the source line number extracted from the received G3 facsimile data and the source name can be extracted The original name, date / time, and document ID are written in the G3 facsimile received document search table, and the sender's email address extracted from the from column of the received email, the description of the Subject column, the date / time, and the document ID are Internet facsimile. A writing means for writing to the received document search table;
When the input search keyword includes data corresponding to the line number or the search target is designated as the sender name and the sender name is entered, the G3 facsimile received document search table is searched, and the search keyword is the mail address. If the search target is specified as Subject and the description in the Subject column is entered, the Internet facsimile received document search table is searched. If the search keyword includes a comment, the scanner document search table is searched. A program for a document management apparatus for functioning as an apparatus including a unit.
[0007]
In the present invention, when the image data is a document scanned by the document management apparatus, text data including annotations given at the time of scanning is searched, and when the image data is a received document, it is specific to the communication obtained at the time of reception. The management document is searched using the data of Here, the annotation includes at least a file name, and when a comment is added in addition to this, the file name and comment are included (the same applies hereinafter). The data unique to the communication is a TSI signal indicating a transmission source, a number display signal, or a mail address unique to an e-mail.
[0008]
According to the present invention, at least data corresponding to the line number of the transmission source and data specific to e-mail are used as data unique to communication, and in the case of data corresponding to line number, a G3 facsimile received document is retrieved, and e In the case of data unique to mail, the Internet facsimile received document is searched.
[0010]
[Operation and effect of the invention]
In the document management apparatus and its program of the present invention, scan documents are searched for annotations such as file names and comments, and in the case of facsimile received documents, data unique to communication is searched. Image data is data that is difficult to search. In the present invention, it is possible to search for annotations attached to image data, data unique to communication (communication information), and the like as search targets .
[0011]
In the present invention, when the search keyword is data unique to communication, the search target can be limited to the received document, so that the search becomes easy.
In this invention, when data corresponding to a line number such as TSI is input as a keyword, the search target is limited to G3 facsimile, and when data unique to an e-mail such as an e-mail address is input, Since the search object is limited to the Internet facsimile received document, the search is further facilitated.
[0012]
【Example】
1 to 3 show an embodiment. In these figures, reference numeral 2 denotes a document management apparatus, which is connected to a plurality of clients 6 via a LAN 4 or the like. Each client 6 incorporates a browser, for example, and accesses the HTTP server 20 of the document management apparatus 2 to search for a document stored in the document database 18 of the document management apparatus 2.
[0013]
The document management apparatus 2 includes a scanner 8, a printer 10, a G3 facsimile processing unit 12, and an Internet facsimile processing unit 14. The document management device 2 scans and accumulates documents, and can send and receive G3 facsimiles and Internet facsimiles. As is well known, Internet facsimile transmission / reception is performed by attaching image data as an attached file to an e-mail.
[0014]
Reference numeral 16 denotes an operation panel provided in the document management apparatus 2, which includes a liquid crystal display, a touch panel, a simple keyboard, and the like. When scanning a document, an annotation such as a file name or a comment can be input from the operation panel 16. Note that the annotation to the scanned document can also be input from the client 6. A document database 18 stores documents managed by the document management apparatus 2 and stores information for managing stored documents in addition to storing the documents themselves.
[0015]
Reference numeral 20 denotes an HTTP server, which provides a Web page to the client 6, and a browser of the client 6 accesses the HTTP server 20 and requests the document management apparatus 2 to perform processing. An electronic bulletin board processing unit 22 performs processing related to the electronic bulletin board. A workflow processing unit 24 performs processing related to the workflow. An electronic circulation processing unit 26 performs processing related to electronic circulation.
[0016]
A search processing unit 28 is used to search for documents stored in the document database 18 and is used particularly for searching bulletin board documents. A search keyword list 30 is a list describing a document type such as a G3 facsimile received document, an Internet facsimile received document, or a scanned document with respect to the keyword, and a file name corresponding to the keyword. . A plurality of file names can be stored for one keyword. The keyword list 30 may not be provided. A program memory 32 stores a program necessary for processing in the document management apparatus 2.
[0017]
FIG. 2 shows search tables 40-42. These tables 40 to 42 are provided, for example, in the document database 18. The tables 40 to 42 do not need to be dedicated for file search via the search processing unit 28, and can be generally used for document management in the document database 18.
[0018]
One particularly important document search is a bulletin board document search. Therefore, FIG. 2 describes the bulletin board document search, but it can be applied to other documents as well. The scanned document search table 40 includes a file name (title) and a comment given when the document is scanned using the scanner 8 or the like, a comment (collectively referred to as an annotation), and a registration date (date of bulletin board registration). Listed. Further, a document ID is assigned to each file.
[0019]
The G3 facsimile received document search table 41 stores the document ID, the line number such as the TSI of the sender, the sender name when the sender name is known, and the date and time of registration on the bulletin board. The Internet facsimile received document search table 42 describes the document ID and the source mail address extracted from the FROM column of the e-mail header. In addition to this, the description in the SUBJECT column is extracted. For example, in the document ID “00005”, “invoice” is extracted. The registration date and time on the bulletin board is described as the registration date and time.
[0020]
The contents of the data of the scanned document and the facsimile received document are image data and are not generally suitable for retrieval. However, the file name and comment of the scanned document can be used for searching with text data. The registration date can also be used to limit the search range. In the case of a G3 facsimile received document, the TSI is data specific to the G3 facsimile, and the description of the sender name is also data specific to the G3 facsimile. In the case of the Internet facsimile, the description of the mail address of the sender can be used. Also, the description in the SUBJECT column, such as “Invoice” can be used for the search.
[0021]
When searching for a bulletin board document from the client 6, the HTTP server 20 is accessed and the search tables 40 to 42 are searched via the search processing unit 28. In this case, if the line number corresponding to TSI is included in the search keyword, the search target can be limited to the received document of G3 facsimile. If the email address is included in the keyword, the search target can be limited to Internet facsimile received documents. In addition, if the search keyword includes “Mura Takikai” in the sender name or “Invoice” in the SUBJECT field, the search target is the sender name or SUBJECT field. If the keywords “Mura Takikai”, “Invoice”, etc. are entered, the search object can be limited to G3 facsimile received documents and Internet facsimile received documents.
[0022]
On the other hand, titles such as “in-house newsletter” and “announcement of year-end party” are often given to scanned documents. Therefore, when such a keyword is input, the search target is limited to the scanned document for the time being, the search result in that range is displayed, and if the search fails, the search target is expanded to the G3 facsimile reception document or the Internet facsimile reception document. be able to. Comments are input only for scanned documents. Therefore, if the keyword “November issue” is searched by specifying the search target as a comment field, the search target can be limited to the scan document search table 40. In this way, searching can be performed while limiting the search target. In addition to this, when the keyword list 30 of FIG. 1 is provided, the search target can be limited or the search target file can be found directly by inputting the keyword.
[0023]
FIG. 3 shows a search algorithm in the embodiment. A search keyword is received from the client 6 (step 1), and the type of keyword is identified in steps 2 and 3. When the keyword is data corresponding to a line number such as TSI or when it corresponds to a transmission source, the G3 facsimile received document is searched (step 4). If the keyword is a title or a comment, a scanned document or an Internet facsimile received document is searched (step 5). On the other hand, if the keyword is the registration date and time, the search target cannot be limited, so all bulletin board documents are searched (step 6). If the data unique to the e-mail such as the e-mail address is a keyword, the Internet facsimile received document is searched (step 7). The search is performed as described above, the search result is displayed (step 8), and the next input is awaited.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a document management apparatus according to an embodiment. FIG. 2 is a diagram schematically showing a search table used in the embodiment. FIG. 3 is a flowchart showing a search algorithm for stored documents in the embodiment. [Explanation of symbols]
2 Document management device 4 LAN
6 Client 8 Scanner 10 Printer 12 G3 Facsimile Processing Unit 14 Internet Facsimile Processing Unit 16 Operation Panel 18 Document Database 20 HTTP Server 22 Electronic Bulletin Board Processing Unit 24 Workflow Processing Unit 26 Electronic Circulation Processing Unit 28 Search Processing Unit 30 Keyword List 32 Program Memory 40 Scanned document search table 41 G3 facsimile received document search table 42 Internet facsimile received document search table

Claims

A scanner (8), a G3 facsimile processing unit (12) for transmitting and receiving G3 facsimiles, an Internet facsimile processing unit (14) for transmitting and receiving Internet facsimiles, means for inputting a comment on a scanner document scanned by the scanner, In a document management apparatus comprising a database (18) for storing a scanner document, a G3 facsimile received document, and an Internet facsimile received document,
A scanner document search table (40) storing the comment, date and document ID, and
G3 facsimile received document search table (41) storing the data corresponding to the line number of the transmission source, and the transmission source name, date and time, and document ID if the transmission source name exists;
Internet facsimile received document search table (42) storing a mail address of a sender, a description of a subject column of an email, a date and a document ID,
If the comment and date / time and document ID input from the input means at the time of scanning are written in the scanner document search table and data corresponding to the source line number extracted from the received G3 facsimile data and the source name can be extracted The original name, date / time, and document ID are written in the G3 facsimile received document search table, and the sender's email address extracted from the from column of the received email, the description of the Subject column, the date / time, and the document ID are Internet facsimile. A writing means for writing to the received document search table;
When the input search keyword includes data corresponding to the line number or the search target is designated as the sender name and the sender name is entered, the G3 facsimile received document search table is searched, and the search keyword is the mail address. If the search target is specified as Subject and the description in the Subject field is entered, the Internet facsimile received document search table is searched, and if the search target is specified as a comment and the comment is input, it is used for scanner document search. A document management apparatus comprising a search processing unit for searching a table .

A scanner, a G3 facsimile processing unit that performs G3 facsimile transmission / reception, an Internet facsimile processing unit that performs Internet facsimile transmission / reception, a means for inputting a comment to a scanner document scanned by the scanner, a scanner document and a G3 facsimile reception document, A program for a document management apparatus comprising a database for storing Internet facsimile received documents,
  The document management device;
  A scanner document search table storing the comment, date and time, and document ID, data corresponding to the line number of the transmission source, and G3 storing the transmission source name, date and time, and document ID if the transmission source name exists. Facsimile received document search table,
  An Internet facsimile received document search table storing a mail address of a transmission source, a description of an email subject column, a date and a document ID,
  If the comment and date / time and document ID input from the input means at the time of scanning are written in the scanner document search table and data corresponding to the source line number extracted from the received G3 facsimile data and the source name can be extracted The original name, date / time, and document ID are written in the G3 facsimile received document search table, and the sender's email address extracted from the from column of the received email, the description of the Subject column, the date / time, and the document ID are Internet facsimile. A writing means for writing to the received document search table;
  When the input search keyword includes data corresponding to the line number or the search target is designated as the sender name and the sender name is entered, the G3 facsimile received document search table is searched, and the search keyword is the mail address. If the search target is specified as Subject and the description in the Subject field is entered, the Internet facsimile received document search table is searched, and if the search target is specified as a comment and the comment is input, it is used for scanner document search. A program for a document management apparatus for functioning as an apparatus including a search processing unit for searching a table.