JP4224648B2

JP4224648B2 - Automatic data update system

Info

Publication number: JP4224648B2
Application number: JP29451198A
Authority: JP
Inventors: 康雄南
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 1998-09-30
Filing date: 1998-09-30
Publication date: 2009-02-18
Anticipated expiration: 2018-09-30
Also published as: JP2000112803A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ネットワーク内のサーバにおいて更新されたデータファイルをネットワークに接続しているクライアント側で確実に取得して閲覧できるようにするデータ自動更新システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
ここ数年来のインターネット環境の整備、インターネット接続の普及に伴い、コンピュータを利用して各種の業務を行っている現場においても、業務の効率化、作成したデータの有効活用の手段として、インターネットの利用が計画されたり、また実際に利用されたりしている。
【０００３】
こうした中、所定のアプリケーションプログラムで作成されたデータファイルをインターネットで利用しやすいＷＷＷ（World Wide Web）用ファイルフォーマットに変換する変換ツールも多数開発され、各種データファイルを一般的なＷＷＷブラウザで容易に表示、閲覧することができるようになっている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
近年、コンピュータを利用する現場におけるコンピュータの使用形態としては、複数のコンピュータに特定の役割分担を与えてネットワーク接続するサーバ・クライアント形式のネットワークが一般化している。例えば、各部門にそれぞれ設置されたコンピュータがクライアントマシンとしてネットワーク化され、読出しのみ、又は読書き可能なデータファイルが専用のファイルサーバに格納されて各部門で共有されるといった使い方がなされている。
【０００５】
こうしたネットワーク上において、上記した従来の変換ツールを用いて、特定のアプリケーションプログラム専用のファイル形式で格納された各種データファイルをＷＷＷ用ファイルフォーマットに変換しようとする場合には、基本的にデータファイルを作成したアプリケーションプログラム環境があるクライアントマシンでのみ変換ツールを実行できるため、データ変換はデータファイルの作成部門で行う必要があった。
【０００６】
このため、アプリケーションプログラム環境がないデータファイル非作成部門からファイルサーバに必要とするデータファイルの転送要求を行う場合、そのつど同時にデータファイルの作成部門にファイルフォーマットの変換依頼を行わなくてはならないという課題を有していた。また、データファイル作成部門も、本来のデータファイル作成作業とは別のファイル変換作業に労力と時間を費やしてしまうという課題を有していた。
【０００７】
さらに、一旦ＷＷＷ用ファイルフォーマットに変換した後で、データファイル作成部門により内容変更等でデータファイルの更新が行われた場合、変換後のデータファイルも更新されたデータファイルに合わせて更新していかないとデータファイルの有効性が消失してしまうが、更新されたデータファイルの変換もデータファイル作成部門の作業となるため、更新頻度が多いと逐次変換していくのは人手も必要とすることから難しく、更新データファイルと変換済データファイルの同期がとれなくなるという課題を有していた。
【０００８】
一方、データファイルを作成したアプリケーションプログラム環境がデータファイル非作成部門に存在する場合に、データファイル作成部門で更新されたデータファイルをファイル変換なしにファイルサーバから転送しようとしても、データファイルが図面や画像を含むものであると、データ容量が極めて膨大であるため、ネットワーク内でのデータ転送に著しく時間がかかり、現実のデータ転送作業は困難になるという課題を有した。
【０００９】
本発明は前記課題を解消するためになされたもので、データファイルの更新を定期的にチェックし、更新データファイルを必要としているクライアントに更新データファイルに関する情報を自動的に転送すると共に、必要に応じて自動的にファイル形式変換を行い、クライアントによる更新データファイル取得を容易にするデータ自動更新システムを提供することを目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】
本発明に係るデータ自動更新システムは、ネットワークに接続されたサーバに格納されてあらかじめ管理対象として登録されている一又は複数の所定のデータファイルの少なくともファイル名と更新日時を含むファイル付属情報、及び、前記ネットワークに接続され、前記データファイル転送先としてあらかじめ登録されている複数のクライアントの少なくともクライアント名とネットワークアドレスを含むクライアント識別情報をそれぞれ管理する管理手段と、前記管理手段におけるファイル付属情報を所定時間毎に参照して前記データファイルが更新されたか否かを判断する更新判断手段と、前記更新判断手段で更新されたと判断されたデータファイルに関する所定の情報を前記管理手段のファイル付属情報及びクライアント識別情報に基づいて前記データファイルを必要とする所定のクライアントに転送する更新情報配信手段と、前記更新判断手段で所定のデータファイルの更新判断がなされた場合に、前記更新されたと判断されたデータファイルを、必要十分なデータ内容のみを残して冗長分を省き、データ量を元データファイルより小さくしたファイル形式に変換するファイル変換手段と、を備えるものである。
【００１１】
このように本発明においては、データファイル及びそれを必要とするクライアントを管理する管理手段、データファイルの更新の有無を判断する更新判断手段、並びに、更新されたデータファイルに関する所定の情報をクライアントに転送する更新情報配信手段を配設し、データファイルの更新が行われると、そのつど更新されたデータファイルを必要としているクライアントに、更新されたデータファイルに関する所定の情報を転送することにより、クライアントがデータファイルの更新をいち早く知ることができ、クライアントの更新されたデータファイル入手を支援して常に最新のデータファイル利用を可能にする。また、更新されたデータファイルのファイル形式を変換するファイル変換手段を配設し、データファイルのデータ量を小さくすることにより、ネットワーク内における更新されたデータファイルの転送も短時間で行え、ネットワークの負荷も小さくできる。さらに、ファイル変換が自動的に行え、ファイル変換作業に手間がかからないと共に、データファイルの更新のつど自動的に変換を行うことで、変換後のデータファイルも更新していくこととなり、データファイルの有効性が常に維持される。
【００１２】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記ファイル変換手段が、前記変換されたデータファイルを、前記更新情報配信手段により、前記ネットワークに接続されて前記各クライアントからアクセス可能な所定のファイル格納部へ転送させるものである。このように本発明においては、更新されたデータファイルのファイル形式を変換するファイル変換手段を配設し、ファイル格納部に格納されるデータファイルのデータ量を小さくすることにより、ネットワーク内における更新されたデータファイルのファイル格納部からクライアントへの転送も短時間で行え、ネットワークの負荷も小さくできる。さらに、ファイル変換が自動的に行え、ファイル変換作業に手間がかからないと共に、データファイルの更新のつど自動的に変換を行うことで、ファイル格納部に格納される変換後のデータファイルも更新していくこととなり、ファイル格納部のデータファイルの有効性が常に維持される。
【００１３】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記管理手段が、前記ファイル付属情報における登録されたデータファイルと前記クライアント識別情報における前記データファイルを必要とするクライアントとを関連付ける所定の属性を設定し、前記更新情報配信手段が、前記更新判断手段で所定のデータファイルが更新されたと判断された場合に、前記データファイルに関連付けられた全てのクライアントへ更新されたデータファイルに関する所定の情報を転送するものである。このように本発明においては、データファイルと前記データファイルを必要とするクライアントとを関連付ける所定の属性が管理手段により設定され、データファイルが更新されると、このデータファイルを必要とする全てのクライアントが前記関連付けから確実に把握できることにより、更新されたデータファイルに関する所定の情報のクライアントへの転送漏れが起りにくく、データファイルを必要としているクライアントが確実にデータファイルの更新の事実を知ることができる。
【００１４】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記管理手段が、前記ファイル付属情報として、登録されている各データファイル毎に転送を要求しているクライアントの一覧情報を付加するものである。このように本発明においては、ファイル付属情報の各データファイル毎の内容にデータファイルを要求するクライアントの情報が付加され、データファイルが更新された際に、ファイル付属情報の参照でこのデータファイルを必要とする全てのクライアントの把握が確実に行えることにより、更新されたデータファイルに関する所定の情報のクライアントへの転送漏れが起りにくく、データファイルを必要としているクライアントが確実にデータファイルの更新の事実を知ることができる。
【００１５】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記更新情報配信手段が、前記更新判断手段で所定のデータファイルの更新判断がなされた場合に、前記ファイル格納部へ更新されたデータファイルを転送すると共に、前記データファイルを要求する一又は複数のクライアントに、前記更新されたと判断されたデータファイルに関する所定の情報として、少なくとも更新日時及び前記ファイル格納部のアドレスを含む前記データファイルについての更新情報を転送し、前記クライアントが、前記転送されたデータファイルについての更新情報を基に前記ファイル格納部から更新データファイル本体を転送して得るものである。
【００１６】
このように本発明においては、更新されたデータファイルを格納するファイル格納部が配設され、更新データファイルに関する所定の情報としてクライアントに前記ファイル格納部のアドレス等の情報が転送され、クライアントがファイル格納部から更新データファイルを入手できることにより、クライアントがデータファイルの更新と同時にその格納場所を知ることができ、クライアントが容易に更新されたデータファイルを入手して最新のデータファイルを利用できる。
【００１８】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記ファイル変換手段により変換されるファイル形式が、少なくともＷＷＷブラウザで閲覧可能な所定のファイル形式であるものである。このように本発明においては、更新されたデータファイルが所定のファイル形式に変換され、クライアントが標準的に保有しているＷＷＷブラウザで更新後のデータファイルの内容を確認できることにより、元のデータファイルを更新したアプリケーションプログラム環境がないクライアントでもデータファイルの内容を見ることができ、より低コストで情報を共有できる。
【００１９】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記ファイル格納部が、前記ネットワークとは別の外部ネットワークにも接続され、前記外部ネットワークから前記ネットワーク内の他のサーバ及びクライアントへのアクセスを制限するアクセス制御用サーバであるものである。このように本発明においては、前記ファイル格納部が外部ネットワークにも接続されるサーバとして配設され、前記ネットワーク内のクライアント以外に外部ネットワークからもファイル変換済の更新データファイルへのアクセスが可能であることにより、必要に応じて外部ネットワークからファイル格納部にアクセスして変換された更新データファイルを入手することができ、ネットワーク内クライアント以外の幅広い利用者に更新データファイルを配布することができる。
【００２０】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記データファイルについての更新情報が、更新日時及び前記ファイル格納部のアドレス等を一覧可能な形式のファイルとして生成され、前記データファイルを要求する一又は複数のクライアントにそれぞれ割当てられたサーバ上の所定のファイル格納領域にメールファイルとして蓄積されるものである。このように本発明においては、更新日時及び前記ファイル格納部のアドレス等を含む前記データファイルについての更新情報が、クライアント毎に割当てられたサーバ上の所定のファイル格納領域（メールボックス）に蓄積されることにより、ファイル転送に関してサーバにおける処理の負荷が低減されると共に、クライアントに前記データファイルについての更新情報を確実に入手させることができ、入手したファイル形式の更新情報をクライアントが自由に加工して他の用途に利用することもできる。
【００２１】
また、本発明に係るデータ自動更新システムは必要に応じて、前記更新判断手段で更新されたと判断されたデータファイルに関する所定の情報が、必要十分なデータ内容のみを残して冗長分を省き、データ量を元データファイルより小さくした所定のファイル形式に変換されたデータファイル自身を含むものである。このように本発明においては、クライアントへ転送される更新データファイルに関する所定の情報に、所定ファイル形式に変換された更新データファイル自身が含まれ、クライアントは自動的に更新データファイルを入手できることにより、クライアントはサーバにおける更新状態を考慮することなく最新の更新データファイルを利用でき、クライアント側における更新のための作業量を著しく低減して、クライアントの負担を大幅に減らせる。
【００２２】
【本発明の実施の形態】
（本発明の第１の実施形態）
以下、本発明の第１の実施形態を図１〜図４に基づいて説明する。本実施の形態はデータファイルとして図面ファイルを更新、転送する場合への適用を示す。この図１は本実施形態に係るデータ自動更新システムを適用するネットワークシステムの概略構成説明図、図２は本実施形態に係るデータ自動更新システムのブロック図、図３（Ａ）、（Ｂ）は本実施形態に係るデータ自動更新システムの管理手段におけるファイル付属情報及びクライアント識別情報を示す説明図、図４は本実施形態に係るデータ自動更新システムの処理フローチャートである。
【００２３】
前記各図において本実施の形態に係るデータ自動更新システムは、ローカルエリアネットワーク（以下、ＬＡＮ）１に接続されたサーバ２に格納される複数の所定の図面ファイルのファイル付属情報、及び、前記ＬＡＮ１に接続される複数のクライアント３のクライアント識別情報をそれぞれ管理する管理手段１１と、前記管理手段１１におけるファイル付属情報を所定時間毎に参照して前記図面ファイルが更新されたか否かを判断する更新判断手段１２と、前記更新判断手段１２で更新されたと判断された図面ファイルを所定ファイル形式に変換するファイル変換手段１３と、前記ＬＡＮ１に接続されて前記各クライアント３からアクセス可能なファイル格納部としての前記サーバ２内所定格納領域へ前記ファイル変換手段１３で変換された更新図面ファイルを転送すると共に、前記図面ファイルを要求する各クライアント３に、前記管理手段１１のファイル付属情報及びクライアント識別情報に基づいて、前記更新図面ファイルに関する所定の情報としての電子メールを転送する更新情報配信手段１４とを備える構成である。
【００２４】
本実施の形態に係るデータ自動更新システムを適用するネットワークシステムは、互いにネットワーク接続されたコンピュータであるサーバ２及び複数のクライアント３からなるＬＡＮ１であり、ＬＡＮ１が構築された各部門の操作者はそれぞれクライアント３としての各コンピュータにおいて入力手段７から入力操作し、サーバ２に格納された図面ファイルその他に対する読書きや転送等の処理を行うことができる仕組みとなっている。また、前記サーバ２は、複数のクライアント３に対し、所定のファイル格納領域をメールボックスとしてそれぞれ割当てて各クライアント３へのメールファイルを蓄積できるようにしており、クライアント３宛に電子メールを転送できる仕組みである。
【００２５】
前記管理手段１１は、あらかじめ操作者の入力手段７からの入力により、管理対象としての複数の図面ファイルについてそれぞれファイル付属情報を登録されると共に、前記図面ファイルの転送先となる複数のクライアント３のクライアント識別情報を登録され、各情報を互いに関連付けた状態で一種のデータベースとして管理するものである。前記ファイル付属情報は図面ファイル名と図面ファイルの更新日時等を含んでいる。更新日時については、サーバ２に格納されている図面ファイルから直接取得され、更新される度に管理手段１１側でも自動的に書換えられる。また、クライアント識別情報はクライアント名とネットワークアドレス等を含む。そして、管理手段１１では、登録された各図面ファイルと、これら図面ファイルを必要とするクライアント３とを関連付ける属性として、前記ファイル付属情報に登録されている各図面ファイル毎に転送を要求しているクライアント３を所属部門毎にまとめて表した転送要求先一覧情報を付加している。
【００２６】
前記更新判断手段１２は、前記管理手段１１におけるファイル付属情報、特に図面ファイルの更新日時を所定時間毎に参照して、前回参照日時と更新日時の前後関係により前記図面ファイルが所定時間前から参照時点までに更新されたか否かを判断する構成である。
【００２７】
前記ファイル変換手段１３は、前記更新判断手段１２で所定の図面ファイルの更新判断がなされた場合に、前記更新されたと判断された図面ファイルを、必要十分なデータ内容のみを残して冗長分を省き、データ量を元の図面ファイルより小さくした、一般的なＷＷＷブラウザで閲覧可能なファイル形式（例えば、ＤＷＦ形式）に変換する構成である。
【００２８】
前記更新情報配信手段１４は、前記更新判断手段１２で所定の図面ファイルが更新されたと判断され、この図面ファイルが前記ファイル変換手段１３で変換された後、変換済図面ファイルをファイル格納部としての前記サーバ２内所定格納領域へ転送すると共に、前記管理手段１１のファイル属性情報及びクライアント識別情報を参照して、この図面ファイルを要求する各クライアント３に対し、前記更新されたと判断されたデータファイルに関する所定の情報として、更新図面ファイル名、更新日時、及び前記サーバ２内所定格納領域のアドレス等を一覧可能な形式のメールファイルを生成し、前記各クライアント３のメールアドレスに対応するサーバ２に電子メールとしてそれぞれ転送する仕組みである。
【００２９】
この前記構成に基づくデータ自動更新システムにおけるファイル更新処理について、図４に示すフローチャートに基づいて説明する。
まず、前準備として、図面管理担当者が入力手段７を操作して、管理手段１１に対し、サーバ２に格納される複数の図面ファイルのうち、更新判断手段１２による更新チェック対象となる図面ファイルのファイル付属情報（ファイル名、出図元、ファイル格納場所、転送要求先一覧）を登録すると共に、この図面ファイルの転送を要求するクライアント３のクライアント識別情報（クライアント名、所属部門、メールアドレス）を登録する。ファイル付属情報のうち、更新日時については、サーバ２に格納された各図面ファイル自身から管理手段１１が自動的に取得してファイル付属情報の一部として管理する。こうした図面ファイルのファイル付属情報及びクライアント３のクライアント識別情報は、新たな更新チェックの対象や転送要求先が増えるのに合わせて必要に応じ管理手段１１に追加登録することもできる。
【００３０】
こうした管理手段への登録の後、更新判断手段１２が所定時間毎に管理手段１１におけるファイル付属情報としての更新日時を参照し（ステップ１０１）、そのつど、更新日時が前回の参照日時より後になっているか否かを判断する（ステップ１０２）。図面ファイルが前のチェック時から現在までの間に更新され、更新日時が新しくなっている場合には、この更新されている図面ファイルがサーバ２から読出され、ファイル変換手段１３で所定のファイル形式に変換される（ステップ１０３）。
【００３１】
次に、更新情報配信手段１４が、前記管理手段１１のファイル属性情報及びクライアント識別情報を参照して更新された図面ファイルを要求するクライアント３を全て割出し（ステップ１０４）、さらに、更新図面ファイルの名前（ファイル名に加えて、正式な図面名称又は略称、図面番号等）と更新日時、前記サーバ２内所定格納領域のアドレス等を一覧可能に記述したファイルを作成して（ステップ１０５）、図面ファイルを要求する各クライアント３に対し、そのメールアドレスに対応するサーバ２のメールボックス領域に電子メールとしてそれぞれ転送する（ステップ１０６）。この電子メールの転送と同時に、変換された更新図面ファイルをファイル格納部としてのサーバ２内所定格納領域へ転送する（ステップ１０７）。
【００３２】
クライアント３は、前記転送された電子メールを受取り、この内容を基に、前記サーバ２内所定格納領域から変換済の更新図面ファイル本体をダウンロードする。ダウンロードされた更新図面ファイルは、ＷＷＷブラウザで閲覧、印刷等利用される。
【００３３】
このように、本実施の形態に係るデータ自動更新システムにおいては、あらかじめ登録したクライアント３に必要とする図面ファイルが更新されたことを自動的に電子メールで通知でき、また図面ファイル自体ではなく、ＷＷＷブラウザで閲覧できるデータ量の小さなファイル形式に図面ファイルを変換してからクライアント３に入手させることから、クライアント３は更新された最新の図面ファイルを容易に得ることができると共に、元の図面ファイルを作成・更新したアプリケーションプログラム環境がないクライアントでも図面を閲覧でき、より低コストで図面の情報を共有できる。また、ネットワーク内における更新データファイルのクライアントへの転送も短時間で行え、ネットワークの負荷も小さくできる。さらに、更新された図面ファイルのファイル変換、サーバ２への格納も自動的に行え、更新図面提供部門及び利用部門での特別な作業が不要となり、手間を省ける。
【００３４】
（本発明の第２の実施形態）
本発明の第２の実施形態を図５〜図７に基づいて説明する。本実施の形態も前記第１の実施形態同様、データファイルとして図面ファイルを更新、転送する場合への適用を示す。この図５は本実施の形態に係るデータ自動更新システムを適用するネットワークシステムの概略構成説明図、図６は本実施の形態に係るデータ自動更新システムのブロック図、図７は本実施の形態に係るデータ自動更新システムの処理フローチャートである。
【００３５】
前記各図において本実施の形態に係るデータ自動更新システムは、前記第１の実施形態と同様、管理手段１１と、更新判断手段１２と、ファイル変換手段１３と、更新情報配信手段１４とを備える一方、異なる点として、適用するネットワークシステムが、前記第１の実施形態と同様のＬＡＮ１及びこのＬＡＮ１にファイアウォールを介して接続され、且つインターネット５に接続されたＷＷＷサーバ４からなり、ＬＡＮ１内で図面ファイルを取扱うほか、インターネット５に接続した外部クライアント６のコンピュータからも制限付きで図面ファイルにアクセスできる構成を有するものである。
【００３６】
前記ＷＷＷサーバ４は、前記ＬＡＮ１と共にインターネット５にも接続され、原則として前記ＬＡＮ１内からインターネット５へのアクセスは許容し、前記インターネット５から前記ＬＡＮ１内のサーバ２及びクライアント３へのアクセスは制限するアクセス制御サーバである。また、ＷＷＷサーバ４は、複数の外部クライアント６に対し、所定のファイル格納領域をメールボックスとしてそれぞれ割当てて各外部クライアント６へのメールファイルを蓄積できるようにしており、外部クライアント６宛に電子メールを転送できる仕組みである。
【００３７】
前記管理手段１１には、あらかじめ操作者の入力手段７からの入力により、前記第１の実施形態と同様に図面ファイルのファイル付属情報が登録される他、前記図面ファイルの転送先となる複数のクライアント３及び外部クライアント６のクライアント識別情報が登録される。管理手段１１では、登録された各図面ファイルと、これら図面ファイルを必要とするクライアント３及び外部クライアント６とを関連付ける属性として、前記ファイル付属情報に、登録されている各図面ファイル毎に転送を要求しているクライアント３及び外部クライアント６のクライアント名一覧情報を付加している。
【００３８】
前記更新情報配信手段１４は、前記第１の実施形態と同様に前記各クライアント３から前記サーバ２内所定格納領域へ変換済の更新図面ファイルを転送し、且つ前記図面ファイルを要求する各クライアント３に電子メールを転送することに加えて、前記外部クライアント６からアクセス可能なファイル格納部としての前記ＷＷＷサーバ４へ変換済の更新図面ファイルを転送し、且つ前記図面ファイルを要求する各外部クライアント６に、前記更新図面ファイルに関する所定の情報としての電子メールを転送するものである。
【００３９】
この前記構成に基づくデータ自動更新システムにおけるファイル更新処理について、図７に示すフローチャートに基づいて説明する。
まず、前記第１の実施形態同様、前準備として、図面管理担当者が入力手段７を操作して、管理手段１１に対し、サーバ２に格納される複数の図面ファイルのうち、更新判断手段１２による更新チェック対象となる図面ファイルのファイル付属情報を登録すると共に、この図面ファイルの転送を要求するクライアント３及び外部クライアント６のクライアント識別情報を登録する。
【００４０】
管理手段への登録後、更新判断手段１２が所定時間毎に管理手段１１におけるファイル付属情報としての更新日時を参照し（ステップ２０１）、そのつど、更新日時が前回の参照日時より後になっているか否かを判断する（ステップ２０２）。図面ファイルが前のチェック時から現在までの間に更新され、更新日時が新しくなっている場合には、この更新されている図面ファイルがサーバ２から読出され、ファイル変換手段１３で所定のファイル形式に変換される（ステップ２０３）。
【００４１】
次に、更新情報配信手段１４が、前記管理手段１１のファイル属性情報及びクライアント識別情報を参照して更新された図面ファイルを要求するクライアント３及び外部クライアント６を全て割出し（ステップ２０４）、さらに、更新図面ファイルの名前（ファイル名に加えて、正式な図面名称又は略称、図面番号等）と更新日時、前記サーバ２内所定格納領域のアドレス等を一覧可能に記述したファイルを作成して（ステップ２０５）、図面ファイルを要求する各クライアント３及び外部クライアント６に対し、そのメールアドレスに対応するサーバ２及びＷＷＷサーバ４のメールボックス領域に電子メールとしてそれぞれ転送する（ステップ２０６）。この電子メールの転送と同時に、変換された更新図面ファイルをファイル格納部としてのサーバ２内所定格納領域及びＷＷＷサーバ４へ転送する（ステップ２０７）。
【００４２】
クライアント３及び外部クライアント６は、前記転送された電子メールを受取り、この内容を基に、クライアント３は前記第１の実施形態同様にサーバ２内所定格納領域から変換済の更新図面ファイル本体をダウンロードし、外部クライアント６は前記ＷＷＷサーバ４からインターネット５を通じて変換済の更新図面ファイル本体をダウンロードする。ダウンロードされた更新図面ファイルは、ＷＷＷブラウザで閲覧、印刷等利用される。
【００４３】
このように、本実施の形態に係るデータ自動更新システムにおいては、前記第１の実施形態と同様、クライアント３及び外部クライアント６に図面ファイルの更新を自動的に電子メールで通知でき、図面ファイルをＷＷＷブラウザで閲覧できる形式に変換してクライアント３及び外部クライアント６に入手させることから、クライアント３は更新された最新の図面ファイルを容易に得ることができると共に、図面用のアプリケーションプログラム環境がなくても図面を閲覧でき、より低コストに図面情報を共有できる。また、更新された図面ファイルが自動的にファイル変換されてサーバ２及びＷＷＷサーバ４に格納されるため、更新図面提供部門及び利用部門での特別な作業が不要で手間が省ける。加えて、外部クライアント６はインターネット５に接続可能な環境であればどこでもＷＷＷサーバ４から図面ファイルを入手することができ、遠隔地であってもＷＷＷブラウザを用いて常に最新の図面の利用が可能になる。
【００４４】
なお、前記各実施の形態に係るデータ自動更新システムにおいては、取扱うデータファイルを図面ファイルとする構成としているが、図面ファイルに限らず、文書ファイルやワークシートファイル、画像ファイル等の更新をチェックし、ファイル形式を変換した上でサーバ２にアップロードしてクライアント３にダウンロードさせる構成とすることもできる。また、更新図面ファイルをＷＷＷブラウザで閲覧可能なファイル形式に変換する構成としているが、こうしたデータファイルのデータ量が小さく、且つアプリケーションプログラムがクライアント側にあって読込み可能なファイル形式である場合、ファイル形式を変換しない構成とすることもでき、データファイルをそのままサーバ２にアップロードしてクライアント３にダウンロードさせてもかまわない。
【００４５】
また、前記各実施の形態に係るデータ自動更新システムにおいては、データファイルの更新をクライアント３にメールで通知し、更新されたデータファイル自体はファイル形式を変換した上でいったんサーバ２にアップロードし、これをクライアント３にダウンロードさせる構成としているが、この他、ファイル形式を変換された更新データファイルのデータ量が比較的小さい場合には、クライアント３へ転送される電子メール等に所定ファイル形式に変換された更新データファイル自身を添付する構成とすることもでき、クライアント３が自動的に更新データファイルを直接入手できることにより、クライアント３はサーバ２における更新状態を全く考慮することなく最新の更新データファイルを利用でき、クライアント側における更新のための作業量を著しく低減して、クライアント３の負担を大幅に減らせる。
【００４６】
また、前記各実施の形態に係るデータ自動更新システムにおいては、更新判断手段１２による一つの図面ファイルの更新判断毎にクライアント３に電子メールを送り、サーバ２に更新図面ファイルを転送する構成としているが、更新判断手段１２による一回の参照毎に更新された図面ファイルが複数ある場合には、各図面ファイルを要求しているクライアント３が重複することもあるため、クライアント３へ更新を知らせる電子メールが過度に多くならないように、図面ファイルを要求するクライアント３の割出しが全ての更新図面ファイルについて終了した後、クライアント３毎に更新情報を整理して、一回の電子メールの内容に複数の図面ファイルが更新されたことを含めるようにすることもできる。
【００４７】
【発明の効果】
以上のように本発明によれば、データファイル及びそれを必要とするクライアントを管理する管理手段、データファイルの更新の有無を判断する更新判断手段、並びに、更新されたデータファイルに関する所定の情報をクライアントに転送する更新情報配信手段を配設し、データファイルの更新が行われると、そのつど更新されたデータファイルを必要としているクライアントに、更新されたデータファイルに関する所定の情報を転送することにより、クライアントがデータファイルの更新をいち早く知ることができ、クライアントの更新されたデータファイル入手を支援して常に最新のデータファイル利用を可能にするという効果を奏する。
また、本発明によれば、データファイルと前記データファイルを必要とするクライアントとを関連付ける所定の属性が管理手段により設定され、データファイルが更新されると、このデータファイルを必要とする全てのクライアントが前記関連付けから確実に把握できることにより、更新されたデータファイルに関する所定の情報のクライアントへの転送漏れが起りにくく、データファイルを必要としているクライアントが確実にデータファイルの更新の事実を知ることができるという効果を有する。
また、本発明によれば、ファイル付属情報の各データファイル毎の内容にデータファイルを要求するクライアントの情報が付加され、データファイルが更新された際に、ファイル付属情報の参照でこのデータファイルを必要とする全てのクライアントの把握が確実に行えることにより、更新されたデータファイルに関する所定の情報のクライアントへの転送漏れが起りにくく、データファイルを必要としているクライアントが確実にデータファイルの更新の事実を知ることができるという効果を有する。
また、本発明によれば、更新されたデータファイルを格納するファイル格納部が配設され、更新データファイルに関する所定の情報としてクライアントに前記ファイル格納部のアドレス等の情報が転送され、クライアントがファイル格納部から更新データファイルを入手できることにより、クライアントがデータファイルの更新と同時にその格納場所を知ることができ、クライアントが容易に更新されたデータファイルを入手して最新のデータファイルを利用できるという効果を有する。
また、本発明によれば、更新されたデータファイルのファイル形式を変換するファイル変換手段を配設し、ファイル格納部に格納されるデータファイルのデータ量を小さくすることにより、ネットワーク内における更新されたデータファイルのファイル格納部からクライアントへの転送も短時間で行え、ネットワークの負荷も小さくできるという効果を有する。さらに、ファイル変換が自動的に行え、ファイル変換作業に手間がかからないと共に、データファイルの更新のつど自動的に変換を行うことで、ファイル格納部に格納される変換後のデータファイルも更新していくこととなり、ファイル格納部のデータファイルの有効性が常に維持されるという効果を有する。
また、本発明によれば、更新されたデータファイルが所定のファイル形式に変換され、クライアントが標準的に保有しているＷＷＷブラウザで更新後のデータファイルの内容を確認できることにより、元のデータファイルを更新したアプリケーションプログラム環境がないクライアントでもデータファイルの内容を見ることができ、より低コストで情報を共有できるという効果を有する。
また、本発明によれば、前記ファイル格納部が外部ネットワークにも接続されるサーバとして配設され、前記ネットワーク内のクライアント以外に外部ネットワークからもファイル変換済の更新データファイルへのアクセスが可能であることにより、必要に応じて外部ネットワークからファイル格納部にアクセスして変換された更新データファイルを入手することができ、ネットワーク内クライアント以外の幅広い利用者に更新データファイルを配布することができるという効果を有する。
また、本発明によれば、更新日時及び前記ファイル格納部のアドレス等を含む前記データファイルについての更新情報が、クライアント毎に割当てられたサーバ上の所定のファイル格納領域に蓄積されることにより、ファイル転送に関してサーバにおける処理の負荷が低減されると共に、クライアントに前記データファイルについての更新情報を確実に入手させることができ、入手したファイル形式の更新情報をクライアントが自由に加工して他の用途に利用することもできるという効果を有する。
また、本発明によれば、クライアントへ転送される更新データファイルに関する所定の情報に、所定ファイル形式に変換された更新データファイル自身が含まれ、クライアントは自動的に更新データファイルを入手できることにより、クライアントはサーバにおける更新状態を考慮することなく最新の更新データファイルを利用でき、クライアント側における更新のための作業量を著しく低減して、クライアントの負担を大幅に減らせるという効果を有する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の第１の実施形態に係るデータ自動更新システムを適用するネットワークシステムの概略構成説明図である。
【図２】本発明の第１の実施形態に係るデータ自動更新システムのブロック図である。
【図３】本発明の第１の実施形態に係るデータ自動更新システムの管理手段におけるファイル付属情報及びクライアント識別情報を示す説明図である。
【図４】本発明の第１の実施形態に係るデータ自動更新システムの処理フローチャートである。
【図５】本発明の第２の実施形態に係るデータ自動更新システムを適用するネットワークシステムの概略構成説明図である。
【図６】本発明の第２の実施形態に係るデータ自動更新システムのブロック図である。
【図７】本発明の第２の実施形態に係るデータ自動更新システムの処理フローチャートである。
【符号の説明】
１ＬＡＮ
２サーバ
３クライアント
４ＷＷＷサーバ
５インターネット
６外部クライアント
７入力手段
１１管理手段
１２更新判断手段
１３ファイル変換手段
１４更新情報配信手段[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to an automatic data update system that enables a client connected to a network to reliably acquire and view a data file updated on a server in the network.
[0002]
[Prior art]
With the development of the Internet environment and the widespread use of the Internet over the past several years, the use of the Internet has become a means of improving work efficiency and effectively utilizing created data, even in the field where various kinds of work are performed using computers. Is planned or actually used.
[0003]
Under these circumstances, a number of conversion tools have been developed to convert data files created by a predetermined application program into a WWW (World Wide Web) file format that is easy to use on the Internet, and various data files can be easily used with a general WWW browser. It can be displayed and viewed.
[0004]
[Problems to be solved by the invention]
In recent years, as a form of use of a computer in a field where computers are used, a server / client type network in which a plurality of computers are assigned a specific role and connected to the network has become common. For example, a computer installed in each department is networked as a client machine, and data files that can only be read or read / written are stored in a dedicated file server and shared by each department.
[0005]
When converting various data files stored in a file format dedicated to a specific application program to a WWW file format using the above-described conventional conversion tool on such a network, the data file is basically converted. Since the conversion tool can be executed only on the client machine with the created application program environment, the data conversion must be performed by the data file creation department.
[0006]
For this reason, when a data file non-creation department that does not have an application program environment makes a transfer request for a data file required to the file server, it is necessary to make a file format conversion request to the data file creation department at the same time. Had problems. The data file creation department also has a problem that labor and time are spent on file conversion work different from the original data file creation work.
[0007]
Furthermore, once the data file is converted to the WWW file format and the data file is updated by the data file creation department due to content changes, the converted data file is not updated in accordance with the updated data file. The effectiveness of the data file will be lost, but the conversion of the updated data file will also be the work of the data file creation department, so if the update frequency is high, it will be necessary to manually convert sequentially It was difficult and had the subject that the update data file and the converted data file could not be synchronized.
[0008]
On the other hand, if the application program environment that created the data file exists in the department that does not create the data file, even if you try to transfer the updated data file from the file server without file conversion, When the image is included, since the data capacity is extremely large, it takes a long time to transfer the data in the network, and the actual data transfer work becomes difficult.
[0009]
The present invention has been made to solve the above problems, and periodically checks for updates of data files, automatically transfers information about the update data files to clients that need the update data files, and is necessary. Accordingly, an object of the present invention is to provide an automatic data update system that automatically converts a file format in response to the client and makes it easy for a client to obtain an updated data file.
[0010]
[Means for Solving the Problems]
  An automatic data update system according to the present invention includes file attachment information including at least a file name and an update date and time of one or a plurality of predetermined data files stored in a server connected to a network and registered in advance as a management target, and Managing means for managing client identification information including at least client names and network addresses of a plurality of clients that are connected to the network and registered in advance as the data file transfer destination, and file attachment information in the management means is predetermined. Update determination means for determining whether or not the data file has been updated with reference to each time, and predetermined information relating to the data file determined to be updated by the update determination means as file attachment information and client of the management means In the identification information And update information distribution means for transferring a given client that requires the data file ZuiWhen the update determination unit makes an update determination of a predetermined data file, the data file determined to be updated is left with only necessary and sufficient data contents, and the redundant portion is omitted, and the data amount is reduced to the original data file. File conversion means for converting to a smaller file format;Is provided.
[0011]
  As described above, in the present invention, the management means for managing the data file and the client that needs it, the update judgment means for judging whether or not the data file is updated, and the predetermined information relating to the updated data file to the client An update information distribution means for transferring is arranged, and each time a data file is updated, the client transfers the predetermined information about the updated data file to the client that needs the updated data file, thereby Can quickly know the update of the data file, and support the client to obtain the updated data file, so that the latest data file can always be used.In addition, by providing a file conversion means for converting the file format of the updated data file and reducing the data amount of the data file, transfer of the updated data file in the network can be performed in a short time, and the network The load can be reduced. In addition, file conversion can be performed automatically and file conversion work is not time-consuming, and by automatically converting each time a data file is updated, the converted data file is also updated. Effectiveness is always maintained.
[0012]
  In addition, the automatic data update system according to the present invention isThe file conversion unit causes the update information distribution unit to transfer the converted data file to a predetermined file storage unit connected to the network and accessible from each client.Is.As described above, in the present invention, the file conversion means for converting the file format of the updated data file is provided, and the data amount of the data file stored in the file storage unit is reduced, so that the data file is updated in the network. Data files can be transferred from the file storage unit to the client in a short time, and the network load can be reduced. In addition, file conversion can be performed automatically and file conversion work is not time-consuming, and the converted data file stored in the file storage unit is also updated by automatically converting each time the data file is updated. As a result, the validity of the data file in the file storage unit is always maintained.
[0013]
  Further, in the automatic data updating system according to the present invention, the management unit associates a registered data file in the file attachment information with a client that requires the data file in the client identification information as necessary. An attribute is set, and when the update information distribution unit determines that the predetermined data file has been updated by the update determination unit, a predetermined value related to the data file updated to all clients associated with the data file is set. Information is transferred.As described above, in the present invention, when the predetermined attribute for associating the data file with the client that requires the data file is set by the management means and the data file is updated, all clients that require the data file Can be surely grasped from the association, it is difficult for a predetermined information regarding the updated data file to be transferred to the client, and the client who needs the data file can surely know the fact of the update of the data file. .
[0014]
Further, in the automatic data update system according to the present invention, the management means adds list information of clients requesting transfer for each registered data file as the file attached information as necessary. It is. As described above, in the present invention, when the information of the client requesting the data file is added to the contents of each data file of the file attachment information and the data file is updated, the data file is referred to by referring to the file attachment information. By ensuring that all required clients can be grasped reliably, it is difficult for data to be transferred to the client to be leaked, and the client who needs the data file can reliably update the data file. Can know.
[0015]
  In addition, the automatic data update system according to the present invention is configured so that, if necessary, the update information distribution unit performs the update when a predetermined data file is updated by the update determination unit.WritingThe updated data file is transferred to the file storage unit, and at least the update date and time and the file storage unit as predetermined information regarding the data file determined to be updated to one or a plurality of clients requesting the data file The update information about the data file including the address is transferred, and the client transfers the update data file body from the file storage unit based on the update information about the transferred data file.
[0016]
As described above, in the present invention, the file storage unit for storing the updated data file is provided, and information such as the address of the file storage unit is transferred to the client as the predetermined information regarding the update data file. Since the updated data file can be obtained from the storage unit, the client can know the storage location at the same time that the data file is updated, and the client can easily obtain the updated data file and use the latest data file.
[0018]
In the automatic data updating system according to the present invention, the file format converted by the file conversion unit is a predetermined file format that can be viewed at least by a WWW browser, if necessary. As described above, in the present invention, the updated data file is converted into a predetermined file format, and the content of the updated data file can be confirmed by the WWW browser that the client normally holds, so that the original data file Even clients without an updated application program environment can view the contents of data files and share information at a lower cost.
[0019]
Further, in the automatic data update system according to the present invention, the file storage unit is also connected to an external network different from the network, as necessary, from the external network to other servers and clients in the network. This is an access control server that restricts access. As described above, in the present invention, the file storage unit is arranged as a server that is also connected to an external network, and it is possible to access an updated data file after file conversion from an external network in addition to a client in the network. As a result, the converted data file can be obtained by accessing the file storage unit from an external network as needed, and the updated data file can be distributed to a wide range of users other than the clients in the network.
[0020]
Further, in the data automatic update system according to the present invention, if necessary, update information about the data file is generated as a file in a format that can list the update date and time, the address of the file storage unit, and the like. It is stored as a mail file in a predetermined file storage area on the server respectively assigned to one or a plurality of requested clients. As described above, in the present invention, the update information about the data file including the update date and time and the address of the file storage unit is accumulated in a predetermined file storage area (mailbox) on the server allocated for each client. This reduces the processing load on the server with respect to file transfer and enables the client to reliably obtain update information on the data file, and the client can freely process the obtained file format update information. It can also be used for other purposes.
[0021]
In addition, the automatic data update system according to the present invention eliminates the redundant portion of the predetermined information related to the data file determined to be updated by the update determination means, leaving only necessary and sufficient data contents, if necessary. The data file itself is converted into a predetermined file format whose amount is smaller than that of the original data file. As described above, in the present invention, the predetermined information related to the update data file transferred to the client includes the update data file itself converted into the predetermined file format, and the client can automatically obtain the update data file. The client can use the latest update data file without considering the update state in the server, significantly reducing the amount of work for updating on the client side, and greatly reducing the burden on the client.
[0022]
[Embodiments of the Invention]
(First embodiment of the present invention)
A first embodiment of the present invention will be described below with reference to FIGS. This embodiment shows an application to a case where a drawing file is updated and transferred as a data file. FIG. 1 is a schematic configuration diagram of a network system to which an automatic data update system according to the present embodiment is applied. FIG. 2 is a block diagram of the automatic data update system according to the present embodiment. FIGS. FIG. 4 is an explanatory diagram showing file attachment information and client identification information in the management means of the automatic data update system according to the present embodiment, and FIG. 4 is a process flowchart of the automatic data update system according to the present embodiment.
[0023]
In each of the drawings, the automatic data updating system according to the present embodiment includes file attached information of a plurality of predetermined drawing files stored in a server 2 connected to a local area network (hereinafter referred to as LAN) 1, and the LAN1. Management means 11 for managing the client identification information of a plurality of clients 3 connected to each other, and update for judging whether or not the drawing file has been updated by referring to the file attachment information in the management means 11 every predetermined time A determination unit 12, a file conversion unit 13 that converts the drawing file determined to be updated by the update determination unit 12 into a predetermined file format, and a file storage unit that is connected to the LAN 1 and that is accessible from the clients 3. Is converted by the file conversion means 13 into a predetermined storage area in the server 2. An update drawing file is transferred, and an e-mail as predetermined information about the update drawing file is transferred to each client 3 requesting the drawing file based on the file attached information and client identification information of the management means 11. The update information distribution means 14 is provided.
[0024]
The network system to which the automatic data updating system according to the present embodiment is applied is a LAN 1 including a server 2 and a plurality of clients 3 that are computers connected to each other. Each computer as the client 3 can be input from the input means 7 and can perform processing such as reading / writing and transfer of drawing files and the like stored in the server 2. Further, the server 2 allocates a predetermined file storage area as a mailbox to a plurality of clients 3 so that mail files to each client 3 can be stored, and an e-mail can be transferred to the clients 3. It is a mechanism.
[0025]
The management means 11 is registered in advance with file attachment information for a plurality of drawing files to be managed by an input from the operator input means 7 in advance, and the plurality of clients 3 serving as transfer destinations of the drawing files. The client identification information is registered and managed as a kind of database in a state where each information is associated with each other. The file attachment information includes a drawing file name, an update date and time of the drawing file, and the like. The update date and time is directly acquired from the drawing file stored in the server 2, and is automatically rewritten on the management means 11 side whenever it is updated. The client identification information includes a client name and a network address. Then, the management means 11 requests transfer for each drawing file registered in the file attached information as an attribute for associating each registered drawing file with the client 3 that requires these drawing files. Transfer request destination list information in which the clients 3 are grouped for each department is added.
[0026]
The update determination unit 12 refers to the file attachment information in the management unit 11, particularly the update date and time of the drawing file every predetermined time, and refers to the drawing file from a predetermined time before and after the previous reference date and time. It is the structure which judges whether it updated by the time.
[0027]
When the update determination unit 12 determines whether to update a predetermined drawing file, the file conversion unit 13 omits the redundant portion of the drawing file determined to be updated, leaving only necessary and sufficient data contents. The data amount is smaller than that of the original drawing file and is converted into a file format (for example, DWF format) that can be viewed with a general WWW browser.
[0028]
The update information distribution unit 14 determines that a predetermined drawing file has been updated by the update determination unit 12, and after the drawing file has been converted by the file conversion unit 13, the converted drawing file is used as a file storage unit. A data file that is transferred to a predetermined storage area in the server 2 and is determined to have been updated for each client 3 that requests this drawing file by referring to the file attribute information and client identification information of the management means 11 As the predetermined information relating to the mail, a mail file in a format capable of listing the updated drawing file name, the update date and time, the address of the predetermined storage area in the server 2 and the like is generated, and the server 2 corresponding to the mail address of each client 3 is generated. It is a mechanism to forward each as an e-mail.
[0029]
The file update process in the automatic data update system based on the above configuration will be described based on the flowchart shown in FIG.
First, as a preparatory step, a drawing management person operates the input means 7, and among the plurality of drawing files stored in the server 2, a drawing file that is subject to an update check by the update determination means 12. File attachment information (file name, drawing origin, file storage location, transfer request destination list) and client identification information (client name, department, email address) of the client 3 requesting transfer of this drawing file Register. Of the file attachment information, the update date and time is automatically acquired from each drawing file itself stored in the server 2 and managed as a part of the file attachment information. The file attachment information of the drawing file and the client identification information of the client 3 can be additionally registered in the management unit 11 as necessary as new update check targets and transfer request destinations increase.
[0030]
After registration in the management unit, the update determination unit 12 refers to the update date and time as the file attached information in the management unit 11 at predetermined time intervals (step 101), and each time the update date and time is later than the previous reference date and time. It is determined whether or not (step 102). When the drawing file is updated from the previous check to the present and the update date / time is new, the updated drawing file is read from the server 2 and the file conversion means 13 uses the predetermined file format. (Step 103).
[0031]
Next, the update information distribution unit 14 determines all the clients 3 that request the updated drawing file with reference to the file attribute information and the client identification information of the management unit 11 (step 104), and further updates the updated drawing file. (In addition to the file name, a formal drawing name or abbreviation, drawing number, etc.) and update date and time, a file in which the address of the predetermined storage area in the server 2 and the like can be listed can be created (step 105), Each client 3 requesting a drawing file is transferred as an e-mail to the mailbox area of the server 2 corresponding to the e-mail address (step 106). Simultaneously with the transfer of the e-mail, the converted updated drawing file is transferred to a predetermined storage area in the server 2 as a file storage unit (step 107).
[0032]
The client 3 receives the transferred electronic mail and downloads the converted updated drawing file body from the predetermined storage area in the server 2 based on the contents. The downloaded updated drawing file is used by a WWW browser for browsing, printing, and the like.
[0033]
As described above, in the data automatic update system according to the present embodiment, it is possible to automatically notify that the drawing file necessary for the client 3 registered in advance is updated by e-mail, and not the drawing file itself, Since the drawing file is converted into a file format with a small amount of data that can be browsed by a WWW browser and then obtained by the client 3, the client 3 can easily obtain the latest updated drawing file and the original drawing file. Clients who do not have the application program environment that created / updated can view drawings and share drawing information at lower cost. In addition, the update data file in the network can be transferred to the client in a short time, and the load on the network can be reduced. Further, the file conversion of the updated drawing file and the storage in the server 2 can be automatically performed, so that no special work is required in the updated drawing providing department and the using department, thereby saving labor.
[0034]
(Second embodiment of the present invention)
A second embodiment of the present invention will be described with reference to FIGS. As in the first embodiment, this embodiment also shows application to the case where a drawing file is updated and transferred as a data file. FIG. 5 is a schematic configuration diagram of a network system to which the automatic data updating system according to the present embodiment is applied, FIG. 6 is a block diagram of the automatic data updating system according to the present embodiment, and FIG. 7 is according to the present embodiment. It is a process flowchart of the data automatic update system which concerns.
[0035]
In each of the drawings, the automatic data updating system according to the present embodiment includes a management unit 11, an update determination unit 12, a file conversion unit 13, and an update information distribution unit 14 as in the first embodiment. On the other hand, as a different point, a network system to be applied includes a LAN 1 similar to that of the first embodiment and a WWW server 4 connected to the LAN 1 through a firewall and connected to the Internet 5. In addition to handling files, the computer of the external client 6 connected to the Internet 5 has a configuration that allows access to drawing files with restrictions.
[0036]
The WWW server 4 is connected to the Internet 5 together with the LAN 1. In principle, access from the LAN 1 to the Internet 5 is allowed, and access from the Internet 5 to the server 2 and the client 3 in the LAN 1 is restricted. It is an access control server. In addition, the WWW server 4 allocates a predetermined file storage area as a mailbox to a plurality of external clients 6 so as to accumulate mail files to each external client 6, and sends e-mails to the external clients 6. It is a mechanism that can be transferred.
[0037]
In addition to registering the file attachment information of the drawing file in advance in the management means 11 by the operator's input means 7 as in the first embodiment, there are a plurality of transfer destinations of the drawing file. Client identification information of the client 3 and the external client 6 is registered. The management means 11 requests transfer of each registered drawing file as an attribute for associating each registered drawing file with the client 3 and the external client 6 that require these drawing files. The client name list information of the client 3 and the external client 6 is added.
[0038]
As in the first embodiment, the update information distribution unit 14 transfers each converted drawing drawing file from each client 3 to a predetermined storage area in the server 2 and requests each drawing file 3. In addition to transferring the e-mail to the external client 6, each external client 6 that transfers the converted updated drawing file to the WWW server 4 as a file storage unit accessible from the external client 6 and requests the drawing file. In addition, an e-mail as predetermined information relating to the updated drawing file is transferred.
[0039]
The file update process in the automatic data update system based on the above configuration will be described based on the flowchart shown in FIG.
First, as in the first embodiment, as a preparation, the person in charge of drawing management operates the input means 7 to update the judgment means 12 among the plurality of drawing files stored in the server 2 to the management means 11. In addition to registering the file attachment information of the drawing file subject to the update check by, the client identification information of the client 3 and the external client 6 requesting the transfer of the drawing file is registered.
[0040]
After registration in the management unit, the update determination unit 12 refers to the update date and time as file attached information in the management unit 11 at predetermined time intervals (step 201), each time the update date and time is later than the previous reference date and time. It is determined whether or not (step 202). When the drawing file is updated from the previous check to the present and the update date / time is new, the updated drawing file is read from the server 2 and the file conversion means 13 uses the predetermined file format. (Step 203).
[0041]
Next, the update information distribution unit 14 determines all the clients 3 and external clients 6 that request the drawing file updated with reference to the file attribute information and the client identification information of the management unit 11 (step 204). Create a file that describes the name of the updated drawing file (in addition to the file name, the official drawing name or abbreviation, drawing number, etc.), the update date and time, the address of the predetermined storage area in the server 2, etc. Step 205), for each client 3 and external client 6 requesting the drawing file, the e-mail is transferred to the mailbox area of the server 2 and the WWW server 4 corresponding to the mail address (step 206). Simultaneously with the transfer of the e-mail, the converted updated drawing file is transferred to a predetermined storage area in the server 2 as a file storage unit and to the WWW server 4 (step 207).
[0042]
The client 3 and the external client 6 receive the transferred e-mail, and based on this content, the client 3 downloads the converted updated drawing file body from the predetermined storage area in the server 2 as in the first embodiment. Then, the external client 6 downloads the converted updated drawing file body from the WWW server 4 through the Internet 5. The downloaded updated drawing file is used by a WWW browser for browsing, printing, and the like.
[0043]
As described above, in the automatic data update system according to the present embodiment, the drawing file update can be automatically notified to the client 3 and the external client 6 by e-mail, as in the first embodiment. Since the client 3 and the external client 6 are converted into a format that can be viewed with a WWW browser, the client 3 can easily obtain the latest updated drawing file, and there is no application program environment for drawing. Can also view drawings and share drawing information at a lower cost. In addition, since the updated drawing file is automatically converted into a file and stored in the server 2 and the WWW server 4, no special work is required in the updated drawing providing department and the using department, saving labor. In addition, the external client 6 can obtain drawing files from the WWW server 4 anywhere in an environment that can be connected to the Internet 5, and the latest drawings can always be used using a WWW browser even in remote locations. become.
[0044]
In the data automatic update system according to each of the above embodiments, the data file to be handled is configured as a drawing file. However, the update is not limited to the drawing file, and the update of the document file, the worksheet file, the image file, etc. is checked. Alternatively, the file format may be converted, uploaded to the server 2, and downloaded to the client 3. In addition, the update drawing file is configured to be converted into a file format that can be viewed with a WWW browser. However, when the data amount of such a data file is small and the application program is in a file format that can be read by the client side, It is possible to adopt a configuration in which the format is not converted, and the data file may be uploaded to the server 2 as it is and downloaded to the client 3.
[0045]
In the data automatic update system according to each of the embodiments, the update of the data file is notified to the client 3 by e-mail, and the updated data file itself is once uploaded to the server 2 after converting the file format, This is configured to be downloaded to the client 3, but in addition to this, when the data amount of the update data file whose file format has been converted is relatively small, it is converted into an e-mail or the like transferred to the client 3 into a predetermined file format. The update data file itself can be attached, and the client 3 can automatically obtain the update data file directly, so that the client 3 can update the latest update data file without considering the update state in the server 2 at all. Of client-side updates To reduce significantly the amount of work because, to reduce significantly the burden on the client 3.
[0046]
In the automatic data update system according to each of the above embodiments, an e-mail is sent to the client 3 and the updated drawing file is transferred to the server 2 every time the update judging means 12 judges to update one drawing file. However, when there are a plurality of drawing files updated for each reference by the update determination means 12, the clients 3 requesting each drawing file may be duplicated. After the index of the client 3 requesting the drawing file is finished for all the updated drawing files so that the number of mails does not become excessive, the update information is organized for each client 3 and the contents of one e-mail are plural. It is also possible to include that the drawing file has been updated.
[0047]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, the management unit that manages the data file and the client that requires the data file, the update determination unit that determines whether or not the data file is updated, and the predetermined information regarding the updated data file are obtained. By providing update information distribution means for transferring to the client, and each time the data file is updated, a predetermined information regarding the updated data file is transferred to the client that needs the updated data file. As a result, the client can quickly know the update of the data file, and the client can obtain the updated data file and can always use the latest data file.
Further, according to the present invention, when a predetermined attribute for associating a data file with a client that requires the data file is set by the management means, and the data file is updated, all clients that require the data file Can be surely grasped from the association, it is difficult for predetermined information regarding the updated data file to be transferred to the client, and the client who needs the data file can surely know the fact of the update of the data file. It has the effect.
Further, according to the present invention, when the information of the client requesting the data file is added to the contents of each data file of the file attachment information and the data file is updated, the data file is referred to by referring to the file attachment information. By ensuring that all required clients can be grasped reliably, it is difficult for data to be transferred to the client to be leaked, and the client who needs the data file can reliably update the data file. It has the effect that it can know.
Further, according to the present invention, a file storage unit for storing the updated data file is provided, information such as the address of the file storage unit is transferred to the client as predetermined information about the update data file, and the client Since the update data file can be obtained from the storage unit, the client can know the storage location at the same time when the data file is updated, and the client can easily obtain the updated data file and use the latest data file. Have
In addition, according to the present invention, file conversion means for converting the file format of the updated data file is provided, and the data amount of the data file stored in the file storage unit is reduced, so that the data file is updated in the network. The data file can be transferred from the file storage unit to the client in a short time, and the load on the network can be reduced. In addition, file conversion can be performed automatically and file conversion work is not time-consuming, and the converted data file stored in the file storage unit is also updated by automatically converting each time the data file is updated. As a result, the effectiveness of the data file in the file storage unit is always maintained.
In addition, according to the present invention, the updated data file is converted into a predetermined file format, and the content of the updated data file can be confirmed by a WWW browser that is normally held by the client. Even if the client does not have the updated application program environment, the contents of the data file can be viewed and information can be shared at a lower cost.
Further, according to the present invention, the file storage unit is arranged as a server connected to an external network, and an updated data file after file conversion can be accessed from an external network in addition to a client in the network. As a result, it is possible to obtain a converted update data file by accessing the file storage unit from an external network as needed, and to distribute the update data file to a wide range of users other than clients in the network. Has an effect.
Further, according to the present invention, update information about the data file including an update date and time and an address of the file storage unit is accumulated in a predetermined file storage area on a server allocated for each client, The processing load on the server is reduced with respect to file transfer, and the client can be surely obtained update information about the data file, and the client can freely process the obtained file format update information for other uses. It has the effect that it can also be used.
Further, according to the present invention, the predetermined information related to the update data file transferred to the client includes the update data file itself converted into the predetermined file format, and the client can automatically obtain the update data file. The client can use the latest update data file without considering the update state in the server, which has the effect of significantly reducing the amount of work for updating on the client side and greatly reducing the burden on the client.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is an explanatory diagram of a schematic configuration of a network system to which an automatic data update system according to a first embodiment of the present invention is applied.
FIG. 2 is a block diagram of an automatic data update system according to the first embodiment of the present invention.
FIG. 3 is an explanatory diagram showing file attachment information and client identification information in the management means of the automatic data update system according to the first embodiment of the present invention.
FIG. 4 is a process flowchart of the automatic data update system according to the first embodiment of the present invention.
FIG. 5 is a schematic configuration explanatory diagram of a network system to which an automatic data update system according to a second embodiment of the present invention is applied.
FIG. 6 is a block diagram of an automatic data update system according to a second embodiment of the present invention.
FIG. 7 is a process flowchart of an automatic data update system according to a second embodiment of the present invention.
[Explanation of symbols]
1 LAN
2 servers
3 Client
4 WWW server
5 Internet
6 External clients
7 Input means
11 Management means
12 Update judgment means
13 File conversion means
14 Update information distribution means

Claims

File attached information including at least the file name and update date and time of one or a plurality of predetermined data files stored in a server connected to the network and registered in advance as management targets, and the data file connected to the network Management means for managing client identification information including at least a client name and a network address of a plurality of clients registered in advance as transfer destinations;
An update determination unit that determines whether or not the data file has been updated by referring to the file attachment information in the management unit every predetermined time;
Update information for transferring predetermined information related to the data file determined to be updated by the update determination means to a predetermined client that requires the update data file based on the file attachment information and client identification information of the management means Delivery means ;
When the update determination unit makes an update determination on a predetermined data file, the data file determined to be updated is left with only necessary and sufficient data contents, the redundant portion is omitted, and the data amount is reduced from the original data file. File conversion means to convert to a smaller file format,
An automatic data update system comprising:

In the automatic data updating system according to claim 1,
The file conversion means causes the update data distribution means to transfer the converted data file to a predetermined file storage unit connected to the network and accessible from each client, by the update information distribution means system.

In the data automatic update system according to claim 1 or 2,
The management means sets a predetermined attribute for associating a registered data file in the file attachment information with a client that requires the data file in the client identification information;
When the update information distribution unit determines that the predetermined data file has been updated by the update determination unit, the update information distribution unit transfers the predetermined information regarding the updated data file to all clients associated with the data file. An automatic data update system.

In the automatic data updating system according to claim 3 ,
The automatic data updating system , wherein the management means adds list information of clients requesting transfer for each registered data file as the file attached information .

In the data automatic update system according to any one of claims 2 to 4 ,
The update information distribution unit transfers the updated data file to the file storage unit and requests the data file when the update determination unit makes an update determination of a predetermined data file. Transferring update information about the data file including at least an update date and an address of the file storage unit as predetermined information about the data file determined to be updated to the client,
An automatic data update system , wherein the client transfers an update data file body from the file storage unit based on update information about the transferred data file .

In the automatic data updating system according to claim 5,
An automatic data update system, wherein the file format converted by the file conversion means is a predetermined file format that can be viewed at least by a WWW browser.

In the data automatic update system according to any one of claims 4 to 6,
The file storage unit is an access control server that is connected to an external network different from the network and restricts access from the external network to other servers and clients in the network. Automatic update system.

In the automatic data update system according to any one of claims 4 to 7,
Update information about the data file is generated as a file in a format that can list the update date and time, the address of the file storage unit, etc., and the predetermined information on the server respectively assigned to one or a plurality of clients that request the data file An automatic data update system that is stored as a mail file in the file storage area of

In the data automatic update system according to any one of claims 1 to 8,
The predetermined information regarding the data file determined to be updated by the update determining means has been converted into a predetermined file format in which only the necessary and sufficient data contents are left out, the redundancy is omitted, and the data amount is smaller than that of the original data file. An automatic data update system characterized by including the data file itself.