JP3673111B2 - Document management method and document management apparatus and the storage medium - Google Patents

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Description

【0001】 [0001]
【発明の属する技術分野】 BACKGROUND OF THE INVENTION
本発明は、例えば、WWWブラウザで閲覧されるWWWページや、ワードプロセッサ、エディタ、表計算ソフトその他のアプリケーションで作成される文書などを記憶・管理する文書管理装置に関する。 The present invention is, for example, and WWW pages viewed by the WWW browser, word processor, editor, relates to a document management apparatus for storing and managing such a document created by spreadsheet software and other applications.
【0002】 [0002]
【従来の技術】 BACKGROUND OF THE INVENTION
近年のPCやワードプロセッサの普及によりオフィス内での文書の電子化が進んでいる。 Electronic documents in the office is progressing with the spread in recent years of a PC or word processor. 加えてインターネットやイントラネットの発達で電子メールの利用が急増し上記電子化をいっそう加速している。 In addition the use of e-mail in the development of the Internet and intranet are further accelerate the above-mentioned electronic soared. この結果多くのオフィスが大量の電子化されたデータで溢れかえるようになり、これらを効率良く整理し管理することの重要性が高まってきている。 The result is many offices look like frogs filled with large amounts of electronic data, there is a growing importance of these efficiently organize and manage.
【0003】 [0003]
このためこれら電子化された文書を効率良く管理する様々な文書管理装置が開発されてきた。 Therefore various document management apparatus for efficiently managing the electronic documents have been developed. ある装置では文書の登録方法に特徴があり、デスクトップ上のアイコンに対してファイルをドラッグ&ドロップするだけでデータベースに登録することができる。 Is characterized in registering the document in a device can be registered by simply dragging and dropping a file for the icon on the desktop database. またある装置では文書の検索方法に特徴があり、例えば「昨日の会議で配布された資料」の様に日常使っている自然言語で文書を検索することができる。 In a certain device is characterized by the search method of the document, it is possible to search for documents in a natural language you are using daily as, for example, "material that was distributed at the meeting yesterday." また電子メイルに特化したある装置では、受け取った電子メールを自動的に取り込み、差出人ごとのフォルダに仕分けてくれる他、後から全文検索などで検索を行うことができる。 In a device that specializes in e-mail is received automatically captures the e-mail, in addition to me sorted into folders for each sender, it is possible to perform a search on, such as full-text search later. また最近はこれらの特徴を兼ね備えた装置も出てきている。 Also recently came out also devices that combine these features.
【0004】 [0004]
このように従来、文書管理装置として様々な装置が開発されてきたが、その登録機能はユーザが直接登録操作をしなければならないか、電子メールのように特定の文書だけを対象として自動登録できるシステムであった。 Thus, the conventional, have been developed a variety of devices as a document management system, can automatically registered if the registration function users must register operations directly, only the particular document as an e-mail as the target It was a system.
【0005】 [0005]
また、インターネットとWWW(World Wide Web)の発達により、WWWブラウザを通して情報を入手する割合が増大しており、WWWページを管理することの重要性が高まっている。 In addition, with the development of the Internet and the WWW (World Wide Web), and the ratio to obtain the information through the WWW browser is increased, there is a growing importance of managing the WWW page. 予め登録しておいたURLに従ってWEBサイトを自動巡回し、WWWページのコピーを収集するソフトが開発されている。 The WEB site automatically patrol in accordance with the pre-registered URL, software to collect a copy of the WWW page has been developed. しかし自分が見たページを対象として登録するものではない。 But not to register the page that I have seen as a target.
【0006】 [0006]
また、WWWブラウザがディスク上に残しているWWWページのキャッシュを登録する機能を備えた装置がある。 In addition, there is a device having a function of WWW browser to register a cache of WWW pages that are left on the disk. この機能を用いれば自分が見たページだけをデータベースに登録できるが、キャッシュがクリアされてしまうと登録できない問題がある。 Although this feature can be registered only page that I have seen in the database be used, there is a problem that can not be registered with the cache it will be cleared. またキャッシュは短時間のうちに膨大な数になるため、登録前に適切なフィルタリングを行う必要があるが、今までにこのようなフィルタリング機能を備えた装置は登場していない。 Since cache comprising a huge number in a short time, it is necessary to perform appropriate filtering prior to registration, the apparatus having such a filtering function ever not appeared.
【0007】 [0007]
【発明が解決しようとする課題】 [Problems that the Invention is to Solve
このように従来の文書管理装置の登録機能は、ユーザ自身が作成、編集、閲覧したもの、即ち自分が直接操作したもの全てを対象とした自動登録機能を備えたものではなく、ユーザ自身が直接登録操作をしなければならないか、あるいは前記メールのように特定の文書だけを対象としていた。 Registration function of such a conventional document management system, created by the user himself, editing, those who browsed, that is their own is not equipped with an automatic registration functions for all those direct manipulation, direct yourself or must the registration operation, or had been only the subject specific document as the e-mail.
【0008】 [0008]
またWWWブラウザを通して得られる膨大な情報に対し、実際に自分が見たページの中からフィルタリングで絞り込んだ物を自動的に登録する機能を備えた装置は存在しなかった。 In addition to the enormous amount of information obtained through the WWW browser, it did not apparatus having the ability to actually automatically register the things narrowed down by filtering out of the page that I have seen there.
【0009】 [0009]
そこで、本発明は、上記問題点に鑑み、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書を後に検索可能にするインデックス情報を自動的に作成することにより、文書管理が容易に行える文書管理方法およびそれを用いた文書管理装置を提供することを目的とする。 The present invention has been made in view of the above problems, actually creating yourself, by automatically creating a document management can be easily document management index information to be searchable edit, or a document browsed after and to provide a method and a document management apparatus using the same.
【0010】 [0010]
また本発明は、WWWブラウザを通して得られる膨大な文書の中から、予め設定したプロファイル情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的にローカルマシン上にコピーし、さらにこのコピーしたデータに対するインデックス情報を自動的に作成することにより、文書管理が容易に行える文書管理方法およびそれを用いた文書管理装置を提供することを目的とする。 The present invention automatically from a large amount of documents obtained through WWW browser, automatically copied on the local machine just those that hit the profile information set in advance at the time of viewing, further index information for the copied data manner by creating, and an object thereof is to provide a document management apparatus using the document management method and it can be easily document management.
【0011】 [0011]
【課題を解決するための手段】 In order to solve the problems]
本発明の文書管理方法は、記憶されている文書を検索するためのインデックス情報を作成するタイミングを設定して、その設定されたタイミングに従って該文書に関する属性情報を抽出してインデックス情報を作成して該文書に対応付けて記憶することにより、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて文書を容易に検索できる。 Document management method of the present invention, by setting the timing to index information for retrieving documents stored and indexed information by extracting the attribute information on the document in accordance with the set timing by storing in association with the document, actually creating yourself, edit, or automatically indexed information for documents browsed later, it can be easily retrieved documents using the index information.
【0012】 [0012]
また、本発明の文書管理方法は、閲覧された文書から抽出した属性情報と、選択すべき文書の属性を定めたプロファイル情報とに基づき、閲覧された文書のうち該文書を検索するためのインデックス情報を作成する文書を選択し、この選択された文書から抽出された属性情報から前記インデックス情報を作成して、前記選択された文書と前記インデックス情報とを対応付けて記憶することにより、WWWブラウザを通して得られる膨大な文書(WWWページ)の中から、予め設定したプロファイル情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的に記憶し、さらにこの記憶したデータに対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて記憶したWWWページを容易に検索できる。 The document management method of the present invention, the attribute information extracted from the viewing documents, indexes for searching the document out of the based on the profile information that defines the attributes of a document to be selected, have been browsed document select the document to create information, and creates the index information from the attribute information extracted from the selected document, by storing in association with the index information and the selected document, WWW browser from a large amount of documents obtained through (WWW pages), automatically store only those hit profile information set in advance at the time of viewing, further automatically creates the index information for the stored data, later, the WWW pages stored using the index information can easily be retrieved.
【0013】 [0013]
本発明の文書管理装置は、記憶された文書を検索するためのインデックス情報を作成するタイミングを設定するタイミング設定手段と、前記設定されたタイミングで前記文書に関する属性情報を抽出してインデックス情報を作成する作成手段と、前記インデックス情報を該文書に対応付けて記憶する記憶手段とを具備したことにより、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて文書を容易に検索できる。 Document management apparatus of the present invention, creates a timing setting means for setting a timing to index information for retrieving the stored document, the index information by extracting the attribute information relating to the documents in the set timing and creation means for, by which and a storage means for storing in association with the index information in the document, actually creating yourself, edit, or automatically indexed information for document browsing, after It can easily retrieve documents using the index information.
【0014】 [0014]
好ましくは、前記インデックス情報に基づき文書を検索する検索手段と、この検索手段での検索結果を少なくとも前記インデックス情報とともに呈示する呈示手段とを具備する。 Preferably, it includes search means for searching for documents based on the index information, and presentation means for presenting together with at least the index information to search results for this search means.
【0015】 [0015]
また、本発明の文書管理装置は、閲覧された文書から属性情報を抽出する抽出手段と、前記抽出された属性情報と、選択すべき文書の属性を定めたプロファイル情報とに基づき、閲覧された文書のうち該文書を検索するためのインデックス情報を作成する文書を選択する選択手段と、前記選択された文書から抽出された属性情報から前記インデックス情報を作成する作成手段と、前記選択された文書と前記インデックス情報とを対応付けて記憶する記憶手段とを具備したことにより、WWWブラウザを通して得られる膨大な文書(WWWページ)の中から、予め設定したプロファイル情報にヒットするものだけを閲覧時に自動的に記憶し、さらにこの記憶したデータに対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報 The document management apparatus of the present invention, an extraction means for extracting attribute information from the viewed document, and the attribute information in which the extracted, based on the profile information that defines the attributes of a document to be selected, was browsed selection means for selecting the document to be indexed information for retrieving the document out of the document, and generating means for generating the index information from the attribute information extracted from the selected document, the selected document automatic wherein by having and a storage means for storing in association with the index information, from a large amount of documents obtained through WWW browser (WWW page), only those that hit the profile information set in advance at the time of viewing and to store, further automatically creates the index information for the stored data, after, the index information 用いて記憶したWWWページを容易に検索できる。 You can easily search for WWW pages stored using. また、WWWページのように日々更新される情報に対しても有効なインデックス情報を生成することが可能になる。 Further, it is possible also to produce a valid index information to information that is daily updated as WWW pages.
【0016】 [0016]
好ましくは、前記インデックス情報に基づき文書を検索する検索手段と、この検索手段での検索結果を少なくとも前記インデックス情報とともに呈示する呈示手段とを具備する。 Preferably, it includes search means for searching for documents based on the index information, and presentation means for presenting together with at least the index information to search results for this search means. 例えば、ツリー形式と表形式とで呈示して、双方が互いに連携し合って表示することにより、検索結果から所望の文書を見つける場合など、ユーザにとって使い勝手がよくなる。 For example, it presented in a tree format and the table format, by which both displays each other and cooperate with each other, such as when finding the desired document from the search results, usability is improved for the user.
【0017】 [0017]
好ましくは、前記プロファイル情報に基づき指定された属性情報を有する文書を検索する検索手段をさらに具備する。 Preferably, further comprising search means for searching for documents with specified attribute information based on the profile information. また、前記記憶手段で記憶された文書およびインデックス情報のうち、前記プロファイル情報に基づき指定された属性情報を有する文書およびそのインデックス情報を削除する削除手段をさらに具備する。 Also, among the documents and index information stored in said storage means, further comprising deletion means for deleting a document and its index information having a specified attribute information based on the profile information. これにより、文書の検索、削除がより合理的に行え、文書管理の上で利便性が向上する。 Thus, the search of documents, deletion more rationally performed, convenience is improved over the document management.
【0018】 [0018]
なお、上記各手段は、コンピュータに実行させるプログラムとして、フロッピーディスク、CD−ROM等の記憶媒体に記録して頒布することができる。 Each of the above means, as a program causing a computer to execute, can be distributed by being recorded on a floppy disk, a storage medium such as a CD-ROM. 例えば、図1、図11のユーザインタフェース部15、ファイル記憶部8、インデックスデータベース9はコンピュータの持つハードウエア資源を利用して構成し、その他の構成部はコンピュータに実行させるプログラムで実現可能である。 For example, Figure 1, the user interface unit 15 of FIG. 11, the file storage unit 8, the index database 9 is constructed using the hardware resources of the computer, other components can be realized by a program to be executed by a computer .
【0019】 [0019]
【発明の実施の形態】 DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。 It will be described below with reference to the accompanying drawings, embodiments of the present invention.
【0020】 [0020]
(第1の実施形態) (First Embodiment)
図1は本発明の第1の実施形態にかかる文書管理装置の構成例を示したものである。 Figure 1 shows an example of the configuration of a document management apparatus according to a first embodiment of the present invention.
【0021】 [0021]
閲覧部1は、ファイル記憶部8に保存されている例えば、テキスト文書、HTML文書等の電子化された文書を閲覧あるいは作成、編集するものである。 Viewing unit 1 is, for example, stored in the file storage unit 8, browsing or creating text documents, electronic documents, such as HTML documents, is intended to edit. 閲覧部1は、この文書管理装置専用に作られたものの他、エディタやワープロなどの既存のアプリケーションなどによって構成される。 Viewing unit 1 is configured of what was made in the document management apparatus only other, such as by existing applications, such as editors and word processors.
【0022】 [0022]
登録動作設定部2は、閲覧部1で作成、編集、閲覧された文書に対するインデックス情報の作成を開始するタイミングとなる閲覧部1の動作を設定するものである。 Registration operation setting unit 2 is created in viewing unit 1, editing, it is for setting the operation of the browsing unit 1 as a timing for starting the creation of the index information for viewing documents.
【0023】 [0023]
登録動作定義テーブル3は登録動作設定部2での設定内容を記録保管するためのもので、登録制御部4は、この登録動作定義テーブル3を参照しながら登録制御を行うようになっている。 The registration operation definition table 3 intended for recording store settings in the registration operation setting unit 2, the registration control unit 4 is configured to register control with reference to the registration operation definition table 3. 登録動作定義テーブル3は例えば、MS−Windowsの場合、レジストリやINIファイルなどを利用する。 The registration operation definition table 3, for example, the case of MS-Windows, to use such as the registry and INI files. 他のシステム、例えばUNIXやMacOSなどにおいても同様のものを用いる。 Other systems use one same also in such as UNIX or MacOS.
【0024】 [0024]
登録制御部4は登録動作定義テーブル3の設定値を元に閲覧部1の動作を検知したら、キーワード抽出部5、属性取得部6、インデックス情報作成部7を制御してインデックス情報の作成、登録を実行する。 When the registration control unit 4 detects the operation of the browsing unit 1 based on the set value of the register operation definition table 3, indexing information and controls the keyword extraction section 5, the attribute acquisition unit 6, the index information creating unit 7, registration to run.
【0025】 [0025]
キーワード抽出部5は閲覧部1で閲覧、作成、編集されている文書からキーワードを抽出するものである。 Browse the keyword extraction unit 5 is viewing unit 1, create, and extracts keywords from the document being edited. キーワードの抽出方法、既存のものでよく、例えば、文書中のテキスト部分を形態素解析して、名詞等の単語を抽出し、その名詞の出現頻度を求めて、出現頻度の高いいくつかの名詞をキーワードとしてもよい。 Method of extracting a keyword, may be those existing, for example, the text portion of the document and morphological analysis to extract a word such as a noun, in search of the frequency of occurrence of the noun, some of the noun high frequency of appearance it may be used as the keyword. また、予め各分野毎にキーワードとなり得る単語が登録されている辞書を用いて、文書とこの辞書とのマッチングを行って、一致した単語を当該文書のキーワードとしてもよい。 Further, using a dictionary word that can be keywords in advance for each field are registered by performing matching between the document and the dictionary, the matched words may be as keywords of the document.
【0026】 [0026]
属性取得部6は、閲覧部1で閲覧、作成、編集されている文書のキーワード以外の属性を取得するものである。 Attribute acquisition unit 6, viewed on the viewing unit 1, create, is to get a keyword other than the attributes of the document being edited.
【0027】 [0027]
インデックス情報作成部7は、キーワード抽出部5および属性取得部6で得られたキーワードと各種属性値を基に、閲覧部1で閲覧あるいは作成編集された文書に対するインデックス情報を生成する。 Index information creating unit 7, based on the keywords and various attribute values ​​obtained by the keyword extracting unit 5 and the attribute acquisition unit 6, and generates the index information for viewing or creating edited document viewing unit 1.
【0028】 [0028]
ファイル記憶部8は、文書の各種ファイルを保存するもので、ハードディスクや各種リムーバブルメディアで構成される。 File storage unit 8 is for storing various files of the document, a hard disk and various removable media.
【0029】 [0029]
インデックスデータベース9はインデックス情報作成部7で作られたインデックス情報を保存管理するものであり、検索部10はこのインデックス情報により検索を行う。 Index database 9 is intended to store managing index information made by the index information generating unit 7, the retrieval unit 10 performs the search by the index information.
【0030】 [0030]
検索部10はユーザからの検索要求を基にインデックスデータベース9に対して検索を行い、その結果を検索結果呈示部14に伝える。 Searching unit 10 performs a search against the index database 9 on the basis of the search request from the user and transmits the result to the search result presentation unit 14.
【0031】 [0031]
検索結果呈示部14は、表形式呈示部11、ツリー形式呈示部12、連携制御部13の3つで構成され、検索部10での検索結果をユーザに呈示するものである。 Results presenting unit 14, tabular presentation unit 11, a tree presenting unit 12 is composed of three coordination controller 13 is configured to present the search result of the search unit 10 to the user.
【0032】 [0032]
表形式呈示部11は、検索結果を1件につき1行の表にして呈示する。 Tabular presentation unit 11, presented in the table of per line 1 search results. 類似度やキーワードなどで結果を一覧しやすいように呈示する。 Presented to make it easier to list the results in, such as the similarity or keyword.
【0033】 [0033]
ツリー形式呈示部12は、検索された文書ファイルがファイル記憶部8のどこに保存されているかをわかりやすく呈示するためにディレクトリ構造をツリー状に呈示する。 Tree form presenting unit 12, retrieved document file is present the directory structure in order to present easy-to-understand whether the stored anywhere in the file storage unit 8 as a tree.
【0034】 [0034]
連携制御部13は、表形式呈示部11とツリー形式呈示部12に対して行うユーザの文書選択操作に応じて両方の表示を連携させる制御を行う。 Coordination controller 13 performs control to link the display both in accordance with the document selection operation of the user performed on tabular presentation unit 11 and the tree form presenting unit 12.
【0035】 [0035]
ユーザインタフェース部15は、ディスプレイ装置等の出力装置、キーボード、マウス等の各種入力装置から構成され、ユーザが各種指示入力を行ったり、検索式を入力したり、また、文書の表示や、文書検索結果の表示等を行うようになっている。 The user interface unit 15, an output device such as a display device or the like, a keyboard is composed of various input devices such as a mouse, the user or perform various instructions input, or type a search expression, also, display of a document, the document search It is adapted to carry out the results of the display, or the like.
【0036】 [0036]
次に、図1の文書管理装置による登録タイミングとその設定について説明する。 Next, a description will be given registration timings and the setting by the document management apparatus of FIG. なお、ここで登録とは、ファイル記憶部8に既に記憶されている文書ファイルについてインデックス情報を作成して、そのインデックス情報をインデックスデータベースに登録することで、このことを「文書の登録」と呼ぶこともある。 Here, the registration and indexing information about the document file in the file storage section 8 has already been stored, by registering the index information into the index database, referred to this as "registration document" Sometimes.
【0037】 [0037]
登録タイミングとして設定される閲覧部1の動作としては、例えば、 The operation of the browsing unit 1 is set as registration timing, for example,
▲1▼閲覧部1の終了あるいは閲覧ウインドウのクローズ▲2▼ユーザ操作によるファイルのセーブの2つがあり、ユーザは登録動作設定部2を通して、これら2つのいづれか1つ、あるいは両方を選択すればよい。 ▲ 1 ▼ There are two save file by closing ▲ 2 ▼ user operation ends or viewing window viewing unit 1, the user through the registration operation setting unit 2, one either of these two, or may be selected both . 例えば、▲1▼だけを設定すると閲覧、編集等された文書の全てが登録される。 For example, view and set the ▲ 1 ▼ only, all of the document that has been edited and the like are registered. ▲2▼だけを設定すると編集した文書だけが登録される。 ▲ only document that has been edited and 2 ▼ only the set is registered. なお、閲覧部1が自動セーブの機能を有する場合、自動セーブ時の登録を▲2▼のオプションとして追加することができる。 It should be noted that, if the browsing unit 1 has an auto-save function, it is possible to add the registration at the time of auto-save as ▲ 2 ▼ options. ▲1▼と▲2▼の両方を設定すると▲1▼だけの設定と同じく閲覧された文書、編集された文書の全てが登録されるが、編集時の登録のタイミングが▲1▼だけの設定とは異なる。 ▲ 1 ▼ and ▲ 2 ▼ Setting Setting both ▲ 1 ▼ only setting Like browsed documents of, all of the edited document is registered, the timing of the registration during editing ▲ 1 ▼ only the different from the. セーブ時の登録が基本になり、セーブ後に編集を行わずに終了した場合、終了時の登録は行われない。 Registration at the time of saving is the basic, if you exit without editing after save, registered at the end is not performed.
【0038】 [0038]
設定内容は登録動作定義テーブル3に書き込まれ、登録制御部4から参照される。 The settings are written in the registration operation definition table 3, it is referenced from the registration control unit 4.
【0039】 [0039]
以上が登録タイミングの設定手順である。 The above is a set procedure of registration timing.
【0040】 [0040]
図2は、文書管理装置で用いられるインデックス情報の構造を示した図で、文書ファイルに関する属性情報(例えば、ID番号、ファイル名、パス名、ファイルの種類、メディアの種類、作成日時、タイトル、作者等)と、該文書から抽出されたキーワードをから構成されていて、文書1つに対しこのインデックス情報が1つ作成される。 Figure 2 is a diagram showing the structure of the index information used in the document management apparatus, attribute information about a document file (for example, ID number, file name, path name, file type, media type, date of creation, title, the author, etc.), be composed of the keywords extracted from the document, to one document 1 the index information is created one.
【0041】 [0041]
ID番号は、インデックス情報の作成順に「1」、「2」、「3」…と順番に発番され、インデックスデータベース9に格納されている全てのインデックス情報においてユニークな整数値データである。 ID numbers "1" to the order of creation of the index information, "2", are numbering to "3" ... and order, a unique integer value data in all the index information stored in the index database 9.
【0042】 [0042]
ファイル名は、当該文書ファイルのファイル記憶部8上でのファイル名を表す文字列データである。 File name is a character string data representing the file name of the on file storage unit 8 of the document file.
【0043】 [0043]
パス名は、同じく当該文書ファイルのファイル記憶部8上でのパス名を表す文字列データである。 The path name is a character string data also represents the path name of the on file storage unit 8 of the document file.
【0044】 [0044]
ファイル名とパス名の表現方法は、この文書管理装置が動作するOSに依存し、例えばMS−Windowsの場合、それぞれ「Document.txt」、「c:¥home¥My Document¥document.txt」などの文字列データとなる。 Representation of the file name and path name, depending on the OS that the document management system to work, for example, in the case of MS-Windows, each "Document.txt", "c: ¥ home ¥ My Document ¥ document.txt", etc. the character string data.
【0045】 [0045]
ファイルの種類は、図3に示すように、ファイルの種類を表す予め定義された数値データであり、例えば、この文書管理装置が動作するOSと利用するアプリケーションと対象とするファイルの種類とに依存する。 The file type, as shown in FIG. 3, a pre-defined numerical data were representative of the file type, for example, depending on the type of file to an application and a target utilizing the OS of the document management apparatus operates to. 例えばMS−Windows上でMS−Officeの各アプリケーションのファイルとリッチテキストフォーマット(RTF)ファイル、標準テキストファイルを対象とする場合、図3に示す定義値を利用する。 For example on MS-Windows In each application of MS-Office files and Rich Text Format (RTF) file, when targeting a standard text file, using the defined values ​​shown in FIG.
【0046】 [0046]
メディアの種類は、図4に示すように、ファイルの保存場所の種類を表す予め定義された数値データであり、例えば、この文書管理装置が動作するOSに依存する。 Type of media, as shown in FIG. 4, a pre-defined numerical data were representative of the type of file locations, for example, depending on the OS of the document management apparatus operates. 例えば、MS−Windowsの場合は図4に示すような定義値を利用する。 For example, in the case of MS-Windows utilizes defined value as shown in FIG.
【0047】 [0047]
作成日時は、当該文書ファイルが作成された日時、あるいは最終更新日時を表す日付型のデータである。 Creation date is data date type representing the date and time the document file was created or last modified, date and time.
【0048】 [0048]
タイトルは、当該文書ファイルのタイトルを表す文字列データである。 Title is a character string data representing the title of the document file.
【0049】 [0049]
作者は、当該文書ファイルを作成した作者を表す文字列データである。 The author is a character string data representing the author who created the document file.
【0050】 [0050]
キーワードは、キーワード抽出部5で当該文書のテキスト部分から抽出したキーワードを値とするリスト型のデータである。 Keyword is data list types that the keyword extracted by the keyword extracting unit 5 from the text portion of the document the value.
【0051】 [0051]
次に、図5に示すフローチャートを参照して、登録制御部4によるインデックス情報の作成および登録の処理動作について説明する。 Next, with reference to a flowchart shown in FIG. 5 describes the processing operation of creating and registering the index information by the registration control section 4.
【0052】 [0052]
登録制御部4は、閲覧部1で登録動作定義テーブル3に設定された動作、即ちファイルのセーブもしくは閲覧部1の終了動作の実行を監視する(ステップS1)。 Registration control section 4, viewing unit operation which is set in the registration operation definition table 3 in 1, i.e. to monitor the execution of the termination operation saving or viewing unit 1 of the file (Step S1). 動作の実行を監視する方法には、システムに常駐するアプリケーションで標準的に用いられている方法を利用する。 The method of monitoring the execution of the operation, utilizing the method used as a standard for applications that reside on the system. 例えば、MS−Windowsの場合では、当該動作が行われる際に発生するWindowsメッセージを監視し、該メッセージに対してフックをかけることで当該動作の監視が行える。 For example, in the case of MS-Windows, it monitors the Windows message generated when the operation is performed, enabling monitoring of the operation by applying a hook against the message. また、他の方法として、閲覧部1に既存のアプリケーションが利用された場合、該アプリケーション自身の機能として該設定された動作を検知し、さらにその動作に応じた処理を実行することも可能である。 Further, as another method, if the existing application to browsing unit 1 is utilized to detect the set operation as a function of the application itself, it is also possible to execute a process further according to the operation . 例えばMS−WindowsのアプリケーションであるMS−Wordや MS−Excelの場合、マクロ言語VBA(Visual Basic for Application)を用いてアプリケーションのコマンド自体を書き換えることによりアプリケーションの動作をカスタマイズすることが可能で、セーブコマンドに手を加えることでセーブ時の一連の登録処理を実行させることができる。 For example, in the case of MS-Windows in MS-Word or MS-Excel is an application, can customize the behavior of the application by rewriting the application command itself using macro language VBA (Visual Basic for Application), save it is possible to execute the series of registration processing at the time of saving by tampering with the command. また当該動作時に自動的に実行するマクロを作ることもできる。 It is also possible to create a macro to run automatically when the operation. 例えば、Auto_Close()マクロで任意のファイルをクローズした際の処理を、Auto_Exit()マクロでWord自体を終了する際の処理をそれぞれ記述することができるため、これらを用いて終了時の一連の登録処理を実行させることができる。 For example, Auto_Close processing when closing the any file in () macro, it is possible to describe each processing upon exit Word itself Auto_Exit () macro, series of registration at the end of using these it is possible to execute a process.
【0053】 [0053]
予め設定したセーブあるいは終了の動作が検知された場合(ステップS2)、登録制御部4は、キーワード抽出部5を起動し、キーワード抽出部5は、閲覧部1で閲覧、編集、作成等されていた文書からキーワードを抽出する(ステップS3)。 If the save or end of the operation set in advance is detected (step S2), the registration control unit 4 activates the keyword extraction section 5, the keyword extraction section 5, viewed on the viewing unit 1, edited, has been created, etc. extracting a keyword from the document (step S3).
【0054】 [0054]
続いて、属性取得部6を起動し、閲覧部1よりファイル名、パス名、ファイルの種類、メディア種別、ファイル作成日時、タイトル、作者の各属性値を取得する(ステップS4)。 Then, to start the attribute acquisition unit 6, the file name from the viewing unit 1, path names, file types, media types, file creation date and time, title, to get each attribute value of the author (step S4).
【0055】 [0055]
続いてインデックス情報作成部7を起動し、キーワード抽出部5で抽出されたキーワードと属性取得部6で取得された各属性値を元に図2に示したインデックス情報を作成する(ステップS5)。 Then bring up the index information creating unit 7 creates the index information shown based on the attribute values ​​acquired by the keyword and the attribute acquisition unit 6 that is extracted by the keyword extracting unit 5 in FIG. 2 (step S5).
【0056】 [0056]
続いてインデックス情報作成部7は、作成したインデックス情報をインデックスデータベース9に登録する(ステップS6)。 Then the index information creating unit 7 registers the index information created in the index database 9 (Step S6).
【0057】 [0057]
属性取得部6での各属性値の取得方法、インデックス情報作成部7でのインデックス情報の作成方法、及びインデックス情報作成部でのインデックス情報のインデックスデータベース9への登録方法については後で改めて説明する。 Method for obtaining the attribute value of the attribute acquisition unit 6, will be described again later on how to register index database 9 of the index information in the index creation information method, and the index information generating unit of the index information creating unit 7 .
【0058】 [0058]
続いて、閲覧部1が引き続き動作しているかを調べる(ステップS7)。 Subsequently, it is checked whether browsing unit 1 is still running (step S7). セーブ時の登録や、ウインドウを閉じての登録などで閲覧部1が引き続き動作中の場合は、再び(ステップS1)の監視状態に戻り、以上の動作が継続して行われる。 Registration and at the time of saving, in the case in continued operation viewing unit 1 in such registration to close the window, return to the monitoring state again (step S1), the is continuously performed above operations.
【0059】 [0059]
以上の様に登録制御部4においてインデックス情報の作成および登録が行われる。 Create and register index information is performed in the registration control unit 4 as described above.
【0060】 [0060]
次に、属性取得部6における各属性値の取得方法について説明する。 Next, how to obtain the attribute values ​​of the attribute acquiring unit 6.
【0061】 [0061]
ファイル名、パス名は閲覧部1から直接取得する。 File name, path name is taken directly from the browsing unit 1. 閲覧部1に既存のアプリケーションを利用する場合は、OS及びアプリケーションの機能から属性を取得する。 When utilizing existing application to browsing unit 1 acquires the attribute from the function of OS and applications. 例えばMS−Windows上のアプリケーションの場合、OLEオートメーションなどによって属性を取得することができる。 For example, in the case of application on MS-Windows, it is possible to obtain the attributes, such as by OLE Automation.
【0062】 [0062]
ファイルの種類はファイル名から取得する。 The type of file to retrieve from the file name. 例えば MS−Windowsの場合、ファイル名の拡張子部分からファイルの種類を取得することができる。 For example, in the case of MS-Windows, it is possible to obtain the file type from the extension part of the file name.
【0063】 [0063]
メディア種別はパス名からドライブ名を取り出し、OSの機能からドライブの種類を調べることによって取得する。 Media type takes the drive name from the path name is acquired by examining the type of the drive from the OS functions.
【0064】 [0064]
ファイル作成日時はOSの機能を用いて取得する。 File creation date and time is obtained using the function of the OS. 例えば MS−Windowsの場合WindowsAPIの各関数を用いて実装する。 For example, in the case of MS-Windows implemented with the function of WindowsAPI.
【0065】 [0065]
タイトルは、当該文書ファイルが例えばMS−Wordの文書ファイルのようにファイル自身の属性としてタイトルを持っている場合には、このタイトルをそのまま利用する。 Title, if the document file has title as file itself attributes such as, for example MS-Word document file is directly used this title. 当該文書ファイルが属性としてタイトル持っていない場合、あるいは属性の取得方法がわからない文書ファイルである場合には、例えば、当該文書ファイルのテキスト部分の最初の1文をタイトルとして利用する。 If the document file does not have a title as an attribute, or if the method of acquiring the attribute is a document file that do not know, for example, to use the first of one sentence of the text portion of the document file as the title. この1文が文字列フィールドの大きさを越える場合には、その大きさまでをタイトルとして利用する。 The 1 sentence when exceeding the size of the string field utilizes to its magnitude as the title.
【0066】 [0066]
作者は、当該文書ファイルが自分の属性として作者の情報を持っている場合には、その値をそのまま利用する。 The author, in the case where the document file has the information of the author as his own attributes, as they use that value. 当該文書ファイルが属性として作者の情報を持っていない場合、あるいは属性の取得方法がわからない文書ファイルである場合には、この文書管理装置が動作するOSが文書ファイルの作者を取り出すAPIを備えている場合、このAPI関数によって作者を取得する。 If the document file may not have information author as an attribute, or a document file acquisition method attributes do not know, OS this document management apparatus operates is provided with an API to retrieve the author of the document file case, to get the author by this API function. APIが無い場合、あるいは値の取得に失敗した場合には、空の文字列を値とする。 If the API is not, or if it fails to get the value is the value an empty string.
【0067】 [0067]
なお、閲覧部1に既存のアプリケーションを適用する場合、アプリケーションの機能として上記したような属性値を取得することが可能な場合にはこの機能によってその属性値を取得する。 When applying the existing application to browsing unit 1, if it is possible to acquire the attribute values ​​as described above as a function of the application to obtain the attribute value by the function. 例えば MS−Windowsのアプリケーションの場合、OLEオートメーションの機能で属性値の多くをアプリケーションから取得することが可能である。 For example, in the case of MS-Windows applications, it is possible to get more attribute values ​​for the OLE Automation application.
【0068】 [0068]
以上のように属性取得部6において各属性値を取得する。 Acquires each attribute value in the attribute acquisition unit 6 as described above.
【0069】 [0069]
次に、インデックス情報作成部7におけるインデックス情報の作成方法について説明する。 Next, how to create index information in the index information creating unit 7.
【0070】 [0070]
まず、新しいインデックスを1つ生成し、 First, a new index to produce one,
(ID番号)=(直前に作られたインデックスのID番号)+1 (ID number) = (index of the ID number that was made just before) +1
で定まるID番号を設定する。 To set the ID number which is determined by the. ID番号としては各インデックスにユニークな値が設定できれば上記方法でなくてもかまわない。 It may be not the above-described method if set unique value for each index as an ID number. 例えばインデックス先のデータが無くなったような不要なインデックスの削除で欠番となったID番号を小さい物から優先的に割り当てるような方法でも良い。 For example it is a method that allocates the missing number and became ID number delete unwanted index such as an index where the data is lost from the small ones preferentially.
【0071】 [0071]
続いて、キーワード抽出部5で抽出された各キーワードを設定する。 Then, setting each extracted by the keyword extracting unit 5 keyword. キーワードが抽出されなかった場合、本フィールドは空のリスト型となる。 If the keyword is not extracted, this field is empty in the list type. またキーワードの数が予めリスト型としてサポートしている最大要素数の上限を越える場合には、キーワードとして検出された順番に最大要素数分のリスト型を形成するものとする。 Further, if it exceeds the upper limit of the maximum number of elements that the number of keywords is supported as previously listed types shall form the largest element number of list-type in the order in which they were detected as a keyword.
【0072】 [0072]
最後に、属性取得部6で取得されたファイル名、パス名、ファイルの種類、メディア種別、ファイル作成日時、タイトル、作者の各属性値を設定する。 Finally, it sets the file name has been acquired by the attribute acquisition unit 6, path names, file types, media types, file creation date and time, title, each attribute value of the author.
【0073】 [0073]
以上のようにインデックス情報作成部7においてインデックス情報を作成する。 Create index information in the index information creating unit 7 as described above.
【0074】 [0074]
次に、図6を参照して、インデックス情報作成部7がインデックスデータベース9にインデックス情報を登録する動作についてを説明する。 Next, referring to FIG. 6, the index information creating unit 7 will be described the operation of registering the index information into the index database 9.
【0075】 [0075]
インデックス情報作成部7は、その作成したインデックス情報と同じ文書のインデックス情報がインデックスデータベース9に既にあるかどうかを調べるために、当該インデックス情報にあるパス名と同じパス名を持ったインデックス情報がインデックスデータベース9にあるかを調べる(ステップS11)。 Index information creating unit 7, in order to index information of the same document as the created index information investigate whether already in the index database 9, the index information having the same path name in the index information indexes determine the database 9 (step S11).
【0076】 [0076]
同じパス名のインデックス情報が無い場合、当該作成したインデックス情報をインデックスデータベース9に新規登録する(ステップS12)。 If the index information of the same path name is not newly registers the index information such created index database 9 (Step S12).
【0077】 [0077]
同じパス名のインデックス情報が既に存在する場合、この既に登録されたインデックス情報と作成したインデックス情報の各属性値を比較し、異なる属性値が1つ以上存在する場合には(ステップS13)、既にあるインデックス情報を今回作成したインデックス情報で更新する(ステップS14)。 If the index information of the same path name already exists, if this already comparing the attribute values ​​of the index information created and registered index information, different attribute values ​​are present more than one (step S13), and already to update a certain index information in this created index information (step S14).
【0078】 [0078]
異なる属性値が1つも存在しない場合には、変更が無いので今回作成したインデックス情報を破棄し(ステップS15)、登録をしないで終了する。 If different attribute value is not present one, there is no change discards created this time index information (step S15), and ends without registration.
【0079】 [0079]
以上のようにして、インデックス情報作成部7においてインデックス情報がインデックスデータベース9へ登録される。 As described above, the index information is registered into the index database 9 in the index information creating unit 7.
【0080】 [0080]
次に、図7を参照して、検索部10における文書検索処理動作について説明する。 Next, with reference to FIG. 7, the document retrieval processing operation in the retrieval unit 10.
【0081】 [0081]
ユーザインタフェース部15を介して、検索部10にインデックスデータベース9に対する検索式を入力する(ステップS21)。 Via the user interface unit 15 inputs a search formula for index database 9 in search section 10 (step S21). この検索式の中身はインデックスデータベース9に依存する。 The contents of this search expression is dependent on the index database 9. 例えばインデックスデータベース9がSQL(Structured Query Language)ベースのデータベースの場合にはSQL文での検索式が用いられる。 For example the index database 9 is searched expressions in SQL statements are used when of SQL (Structured Query Language) based database.
【0082】 [0082]
続いて、検索部10では、この検索式を用いてインデックスデータベース9からインデックス情報を検索し(ステップS22)、その検索結果を受け取って検索結果呈示部14に送る(ステップS23)。 Subsequently, the search unit 10 sends the index database 9 using the search expression to search the index information (step S22), and the search result presentation unit 14 receives the search result (step S23). 検索結果呈示部14では、検索されたインデックス情報をユーザインタフェース部15に呈示する。 In the search result presentation unit 14 to present the retrieved index information to the user interface unit 15.
【0083】 [0083]
検索結果呈示部14に呈示された検索結果に所望の文書がない場合、ユーザは引き続き現在の検索結果を破棄してステップS21から検索をやり直すことができる。 If the search result presentation unit 14 to the desired document presented search results, the user can repeat the search from the step S21 to continue discarding the current search results. 検索結果が多く所望の文書を見つけられない場合、現在の検索結果に対しての追加の検索を実行することができる(ステップS24)。 If the search results do not find much desired document, you can perform additional searches for the current search result (step S24). 追加の検索を行う場合には、現在の検索結果即ち検索された文書のすべてのインデックス情報のID番号をメモリ上にデータとして蓄えておき(ステップS25)、追加の検索によってインデックスデータベース9からインデックス情報を取得する際に、当該メモリ上のID番号と一致したものだけを取り出すようにすれば良い。 When performing an additional search, keep stored the ID number of all index information for the current search result i.e. retrieved documents as data in the memory (step S25), and index information from the index database 9 by the addition of search when acquiring, it suffices to extract only those match the ID number on the memory. また、それぞれの検索での検索結果を保存しておくことで、以前の検索結果に立ち戻ったり、追加の検索を複数平行して行うこともできる。 In addition, by keep the search results for each search, or go back to the previous search results can also be performed by multiple parallel additional search.
【0084】 [0084]
以上のように検索部10において文書検索が実行される。 Document retrieval is executed in the search section 10 as described above.
【0085】 [0085]
次に、図8を参照して、検索結果呈示部14での検索結果の取得の動作を説明する。 Next, with reference to FIG. 8, the results for acquisition of the operation of the search results presentation unit 14.
【0086】 [0086]
まず、ユーザインタフェース部15に呈示されたインデックス情報の中から、ユーザが所望の文書を選択する(ステップS31)。 First, from among the index information is presented on the user interface 15, the user selects a desired document (step S31). 次に、選択された文書のインデックス情報からファイル名とパス名を抽出し(ステップS32)、ファイル名とパス名とが閲覧部1に伝えられる(ステップS33)。 Then, extract the file name and path name from the index information of the selected document (step S32), and the file name and path name is transmitted to the viewing unit 1 (step S33). 閲覧部1は当該ファイル名とパス名とからファイル記憶部8から該当する文書ファイルを読み込んで呈示する(ステップS34)。 Browsing unit 1 presents reads the document file relevant from the file storage unit 8 with the file name and path name (step S34).
【0087】 [0087]
以上のように検索結果呈示部14における検索結果の取得が実行される。 Search result acquired in the search result presentation unit 14 is executed as described above.
【0088】 [0088]
次に、検索結果呈示部14での検索結果の呈示方法について説明する。 Next, a method presenting the search results in search results presenting unit 14. 検索結果呈示部14では、図9に示すように、検索結果をディスプレイ装置の表示画面に、表形式呈示ウインドウとツリー形式呈示ウインドウとにそれぞれ呈示する。 In the search result presentation unit 14, as shown in FIG. 9, the search results on the display screen of the display device, to present each of the tabular presentation window and a tree presentation window. 表形式呈示ウインドウには、各文書のインデックス情報の内容をその検索スコアの上位から順に表形式の呈示を行う。 The tabular presentation window, perform a tabular presentation to order the contents of the index information of each document from the top of the search score. ツリー形式呈示ウインドウには、検索されたインデックス情報に含まれているパス情報を基にツリー状に呈示する。 The tree format presentation window, to present a tree structure based on the path information contained in the retrieved index information.
【0089】 [0089]
これら2つの呈示ウインドウは、連携制御部13によって互いに連携して動作し合う。 These two presentation window, mutually work together with each other by the cooperation control section 13. 例えば表形式呈示ウインドウに呈示された任意の文書をマウスなどでクリックして選択すると、ツリー形式呈示ウインドウ上の当該文書の部分が選択されハイライト表示などによって一目でわかるようになる。 For example, any documents presented in tabular presentation window select by clicking a mouse or the like, the portion of the document on the tree presentation window is at a glance, such as by by highlighted selection. 同様にツリー形式呈示ウインドウに呈示された任意の文書を選択すると、表形式呈示ウインドウ上の当該文書が選択されるようになる。 Selecting any documents presented in a tree format presentation window as well, so that the document on the tabular presentation window is selected.
【0090】 [0090]
このために連携制御部13では、一方の呈示ウインドウで選択された文書に対するインデックス情報のID番号を他方の呈示ウインドウに伝える働きをする。 The coordination controller 13 for this, and serves to transmit the ID number of the index information to the other presentation window for the selected document in one presentation window.
【0091】 [0091]
また、ツリー形式呈示ウインドウには、各フォルダ内の検索されなかった文書ファイルも同時に呈示するようにしてもよい(図10参照)。 Also, the tree presentation window may also be a document file that has not been searched in each folder is also presented at the same time (see Figure 10). この場合は、検索されたファイルはハイライト表示を行うなどして検索されなかったファイルと一目で区別ができるようにする。 In this case, the retrieved file to allow distinguish at a glance the files that were not retrieved by like performing highlighted.
【0092】 [0092]
以上のように検索結果呈示部14で検索結果の呈示を行う。 Performing presentation of search results in search results presenting unit 14 as described above.
【0093】 [0093]
(第2の実施形態) (Second Embodiment)
本発明の第2の実施形態にかかる文書管理装置は、図1の閲覧部1に、WWWブラウザアプリケーションを適用した例で、管理対象の文書としての、ユーザ自身が閲覧したWWWページ(WWWブラウザ上に表示されているページ)に対し、後に当該WWWページを検索するために必要なインデックス情報を自動的に作成し、そのインデックス情報を用いて所望のWWWページを検索するためのものである。 Document management apparatus according to a second embodiment of the present invention, the viewing unit 1 of FIG. 1, an example of applying the WWW browser application, as a document managed, WWW pages (on the WWW browser the user himself has viewed to page) displayed on the index information necessary to search the WWW page automatically created after is for searching for a desired WWW page using the index information.
【0094】 [0094]
ところで、WWWページの場合、閲覧している実体は通常ローカルマシンの外にある。 By the way, in the case of a WWW page, the entity you are viewing is usually to the outside of the local machine. また、その実体は日々更新されることが多く、実体に対してのインデックス情報をファイリングしても後日の役に立たないケースが多い。 Furthermore, the entity are often updated daily, at a later date of useless in many cases even when filing the index information on the real. このため、第2の実施形態では上記WWWページのコピーをローカルマシン上のファイルシステムに作成する機能を追加し、そのコピーに対するインデックス情報を作成してインデックスデータベースに登録する方式をとっている。 Therefore, in the second embodiment adopts a method of registering a copy of the WWW page by adding the ability to create a file system on the local machine, the index database to create the index information for the copy.
【0095】 [0095]
また、日常WWWブラウザを通してWWWページを閲覧していると、知らず知らずのうちに膨大な数のページを閲覧していることに気がつく。 In addition, when browsing the WWW page through routine WWW browser, you notice that you are viewing a large number of pages to unwittingly. 第1の実施形態のように閲覧した文書(のインデックス情報)全てを登録する方式の場合、登録数が膨大になってしまうという問題が生じる。 For methods to register all browsed documents (index information) as in the first embodiment, a problem that the registration number becomes enormous occurs. そこで第2の実施形態では、予めプロファイル情報を登録し、閲覧したWWWページに対して、このプロファイル情報によるフィルタリング処理を行う機能が追加されている。 Therefore, in the second embodiment, registers the advance profile information for viewing the WWW pages, a function of performing a filtering process by the profile information is added. なお、第2の実施形態に係る文書管理装置の閲覧部は、図11に示すように、WWWブラウザ103に限定するものではなく、エディタやワープロなどの既存のアプリケーションを適用してもかまわない。 Note that viewing of the document management apparatus according to the second embodiment, as shown in FIG. 11, not limited to the WWW browser 103, it may be applied to existing applications, such as editors and word processors. 前者のローカルマシン外にある実体をコピーしてインデックスを生成する機能は、エディタやワープロなどのアプリケーションでフロッピーディスクや光磁気ディスクなどの各種リムーバブルメディア上にある文書ファイルに対する閲覧や編集を行う際に適用することができる。 Copy the entities that are outside the local machine of the former function of generating an index, when performing viewing and editing of documents files on various removable media, such as a floppy disk or a magneto-optical disk in an application such as editor or word processor it is possible to apply. また後者のプロファイル情報によるフィルタリング処理は、そのまま文書ファイルに対して適用することが可能である。 The filtering process by the latter profile information can be directly applied to the document file.
【0096】 [0096]
図11は、第2の実施形態にかかる文書管理装置の構成例を示したものである。 Figure 11 is a diagram showing an example of the configuration of a document management apparatus according to the second embodiment. なお、図11において、図1と同一部分には同一符号を付し、異なる部分について説明する。 In FIG. 11, the same reference numerals denote the same parts in FIG. 1, different portions will be described. すなわち、図11では、図1の閲覧部1をWWWブラウザ103に置き換え、図1の登録動作設定部2、登録動作定義テーブル3が、プロファイル設定部101、プロファイル登録テーブル102、フィルタリング部106、WWWページ取得・保存部117に置き換わり、さらに、プロファイル情報呈示部117が追加されてた構成となっている。 That is, in FIG. 11, replacing the browsing unit 1 of FIG. 1 to the WWW browser 103, the registration operation setting unit 2 of FIG. 1, the registration operation definition table 3, the profile setting unit 101, the profile registration table 102, the filtering unit 106, WWW It replaces the page acquisition and storage unit 117, further, has a configuration in which profile information presenting unit 117 has been added.
【0097】 [0097]
WWWブラウザ103は、既存のブラウザアプリケーションで構成されるが、専用に作り込んだ物であっても構わない。 WWW browser 103, is composed of an existing browser application, but may be ones yelling made to the dedicated.
【0098】 [0098]
プロファイル設定部101は、フィルタリング部106で行われる文書のフィルタリング処理を行う際に用いるプロファイル情報(図12参照)を設定するためのもので、図12に示すように、例えば、複数のキーワードと複数のURL(Uniform Resource Locator)をそれぞれ設定することができる。 Profile setting unit 101 is for setting the profile information (see FIG. 12) used when performing filtering processing of the document is performed by the filtering unit 106, as shown in FIG. 12, for example, a plurality of keywords and a plurality it is possible to set the URL (Uniform Resource Locator), respectively.
【0099】 [0099]
プロファイル登録テーブル102は、プロファイル設定部101で設定された図12に示したようなプロファイル情報を、設定された時間とともに、図13に示すテーブル形式で保存するものである。 Profile registration table 102, the profile information as shown in FIG. 12, which is set by the profile setting unit 101, together with the time set, is to store a table format shown in FIG. 13.
【0100】 [0100]
フィルタリング部106は、キーワード抽出部5で抽出されたキーワードと属性取得部6で取得された属性値とプロファイル登録テーブル102に設定された最新のプロファイル情報とを比較し、登録を行うか否かを登録制御部4に伝える。 Filtering unit 106 compares the latest profile information set in attribute values ​​acquired by the keyword and the attribute acquisition unit 6 that is extracted by the keyword extracting unit 5 and the profile registration table 102, whether or not to register convey to the registration control unit 4. 閲覧中のWWWページから抽出されたキーワードおよび属性値がプロファイル情報と一致しているときは、登録制御部4は、当該WWWページの登録を行う。 When keywords and attribute values ​​extracted from the WWW page being browsed matches the profile information registration control unit 4 performs registration of the WWW pages.
【0101】 [0101]
WWWページ取得保存部107は、WWWブラウザ103で閲覧されたページを構成している各オブジェクトを1つのフォルダにまとめてファイル記憶部8上にコピーする。 WWW page acquisition storage unit 107 copies collectively each object that make up the pages viewed by the WWW browser 103 in one folder on the file storage unit 8.
【0102】 [0102]
プロファイル情報呈示部117は、プロファイル登録テーブル102の内容を時系列でグラフィカルに呈示するためのもので、呈示したプロファイル情報を基にWWWページの検索と削除を行うこともできる(後述)。 Profile information presentation unit 117 is for presenting a graphical profile contents registration table 102 in chronological, the presentation and profile information can also delete a search of the WWW page on the basis (see below).
【0103】 [0103]
図14は、インデックス情報の構造を示したもので、ID番号、URL、フォルダ名、先頭ファイル名、タイトル、作成日時、キーワード、フィルタリング種別、ヒットしたキーワードの各項目によって構成され、登録されるWWWページごとに1つ作成される。 14, WWW shows the structure of the index information, the ID number, URL, folder name, the first file name, title, creation date, keyword, filtering type, is constituted by each item of the hit keyword, it is registered It is created one for each page.
【0104】 [0104]
ID番号はインデックス情報の作成順に「1」、「2」、「3」…と順番に発番され、インデックスデータベース9の全てのインデックス情報においてユニークな整数値データである。 ID numbers "1" to the order of creation of the index information, "2", are numbering to "3" ... and order, a unique integer value data in all the index information in the index database 9.
【0105】 [0105]
URLは、登録するWWWページのURLを表す文字列データである。 URL is a character string data representing the URL of the WWW page to be registered.
【0106】 [0106]
フォルダ名はファイル記憶部8上にコピーしたWWWページを保存しているフォルダのパス名を表す文字列データである。 Folder name is a character string data representing the path name of the folder in which to save the WWW page that you copied on the file storage unit 8.
【0107】 [0107]
先頭ファイル名は、フォルダ内の各ファイルの中で、先頭ページのHTML文書をコピーしたファイルのファイル名を表す文字列データである。 The first file name, in each file in the folder, is a character string data representing the file name of the file that you copied the HTML document of the first page.
【0108】 [0108]
タイトルは登録するWWWページに付けられたタイトルを表す文字列データである。 Title is a character string data representing the title attached to the WWW page to be registered.
【0109】 [0109]
作成日時は、コピーしたファイルが作成された日時、あるいは最終更新日時を表す日付型のデータである。 Creation date is data date type representing the date and time copied file was created or last updated.
【0110】 [0110]
キーワードは、キーワード抽出部5においてWWWページのテキスト部分に対して抽出したキーワードを値とするリスト型のデータである。 Keyword is data list types that the keyword extracted for text parts of the WWW page with a value in the keyword extraction section 5. キーワードが抽出されなかった場合、本フィールドは空のリスト型となる。 If the keyword is not extracted, this field is empty in the list type. またキーワードの数がリスト型として予め定められた最大要素数の上限を越える場合には、キーワードとして検出された順番に最大要素数分のリスト型を形成するものとする。 The number of keywords if exceeding the upper limit of the maximum number of elements that predetermined as a list type, and which forms the largest element number of list-type in the order in which they were detected as a keyword.
【0111】 [0111]
フィルタリング種別は、登録するWWWページに対するフィルタリング処理がプロファイルに定義されたURLで行われたのか、キーワードで行われたのか、その両方で行われたのか、あるいはフィルタリングが行われなかったのかを表す予め定義された数値のデータで、図15に示す各定義値のいずれかの値を取る。 Filtering type in advance represents whether the filtering processing for WWW pages to be registered whether took place in URL defined in the profile, or were performed by keyword, how was done in both, or filtering is not performed data of the defined numerical value, take one of the values ​​of the defined values ​​shown in Figure 15.
ヒットしたキーワードは、登録するWWWページに対するフィルタリング処理がキーワードで行われた際に、そのWWWページから抽出されたキーワードのうち、プロファイル情報のキーワードと一致したキーワードを値とするリスト型のデータである。 Keyword hits, when the filtering processing for WWW pages to be registered is performed by keyword, Of the keywords extracted from the WWW page is the data of the list type value is the keyword that matches the keyword profile information . キーワードによるフィルタリングが行われなかった場合、本フィールドは空のリスト型となる。 If the filtering by keyword has not been performed, this field is empty in the list type.
【0112】 [0112]
次に、図16を参照して、登録制御部4におけるインデックス情報の作成および登録の処理動作について説明する。 Next, with reference to FIG. 16 describes the processing operation of creating and registering the index information in the registration control unit 4.
【0113】 [0113]
WWWブラウザ103で新たなWWWページが表示されたかを監視する(ステップS41)。 New WWW pages to monitor or displayed by the WWW browser 103 (step S41). この監視方法としては、システムに常駐するアプリケーションで標準的に用いられている方法を利用する。 This as a monitoring method utilizes a method used as a standard for applications that reside on the system. 例えば、MS−Windowsの場合では、新たなWWWページが表示された際に発生するWindowsメッセージを監視し、そのメッセージに対してフックをかけることで新たなWWWページの表示されたこと検知する。 For example, in the case of MS-Windows, it monitors the Windows messages that occur when a new WWW page is displayed, detecting it appears the new WWW page by applying a hook on the message.
【0114】 [0114]
新たなWWWページの表示が検知された場合(ステップS42)、プロファイル登録テーブル102を参照し、プロファイルとしてURLが登録されているかを調べる(ステップS43)。 If the display of a new WWW page is detected (step S42), referring to the profile registration table 102, URL is checked whether it is registered as a profile (step S43).
【0115】 [0115]
プロファイルにURLが登録されていない場合、ステップS46へ進む。 If the URL is not registered in the profile, the process proceeds to step S46. 一方、プロファイルにURLが登録されている場合、ステップS44へ進み、属性取得部6を起動し、属性取得部6がWWWページのURLをWWWブラウザ103から取得する(ステップS44)。 On the other hand, if the URL is registered in the profile, the process proceeds to step S44, to start the attribute acquisition unit 6, the attribute acquisition unit 6 to obtain the URL of the WWW pages from the WWW browser 103 (step S44).
【0116】 [0116]
次に、フィルタリング部106を起動し、プロファイルとして登録されているURLと、現在のWWWページのURLとを比較し、同じURLがあるかを調べる(ステップS45)。 Then, start the filtering unit 106, a URL registered as a profile, it is compared with the URL of the current WWW page, checks whether there is same URL (step S45). 同じURLがある場合は、以下の処理を実行し、同じURLがない場合は登録処理を中断し、ステップS41へ戻り、WWWブラウザの監視を行う。 If the same URL is to perform the following processing, when there is no identical URL suspends the registration process returns to step S41, to monitor the WWW browser.
【0117】 [0117]
次に、プロファイル登録テーブル102を参照し、プロファイルとしてキーワードが登録されているかを調べる(ステップS46)。 Next, with reference to the profile registration table 102, the keyword is checked whether it is registered as a profile (step S46). プロファイルにキーワードが登録されていない場合、ステップS49へ進む。 If the keyword in the profile is not registered, the process proceeds to step S49. 一方、プロファイルにキーワードが登録されている場合、すて47へ進み、キーワード抽出部5を起動し、WWWページ内のテキスト情報からキーワードを抽出する(ステップS47)。 On the other hand, if the keyword is registered in the profile, the process proceeds to stearyl 47, activates the keyword extraction unit 5 extracts a keyword from the text information in the WWW page (step S47). なお、キーワードの抽出は前述したように、通常のファイリングシステムや検索システムにおいて通常使われている方法によって行われるものとする。 Incidentally, the keyword extraction as described above, shall be performed by the methods commonly used in conventional filing system and search system.
【0118】 [0118]
続いて、フィルタリング部106を起動し、当該WWWページから抽出されたキーワードとプロファイル登録テーブル102にプロファイルとして登録されたキーワードとを比較し照合を行う(ステップS48)。 Subsequently, start the filtering unit 106 performs a comparison between keywords that are registered as a profile matching to the keyword and profile registration table 102 extracted from the WWW page (step S48). 一致するキーワード存在しない場合、すなわち、プロファイルとして登録されたキーワードと同じキーワードが当該WWWページに存在しない場合、そのWWWページの登録を中断し、ステップS41へ戻り、再びWWWブラウザの監視を行う。 If a matching no keyword exists, i.e., if the same keyword as the keyword registered as a profile does not exist in the WWW page, it interrupts the registration of the WWW page, the process returns to step S41, to monitor the WWW browser again.
【0119】 [0119]
続いて、インデックスデータベース9に当該WWWページと同じURLを持ったインデックス情報があるか否かを調べる(ステップS49)。 Subsequently, it is checked whether the index information having the same URL as the WWW pages in the index database 9 (Step S49). 同じURLのインデックス情報が無い場合は、ステップS51へ進み、以降の登録処理を実行する。 If the index information of the same URL is not, the process proceeds to step S51, to perform the subsequent registration process. インデックスデータベース9に当該WWWページと同じURLを持ったインデックス情報が存在する場合、そのインデックス情報が指しているフォルダにあるWWWページのコピーと閲覧されている当該WWWページを構成している各ファイルとの間でファイル名及びファイルの中身を比較し、異なるファイルが1つも存在しないときは(ステップS50)、その閲覧されているWWWページと同じものが既に登録されていると判断できるので、現在の登録処理を終了して、ステップS41へ戻り、再び、WWWブラウザの監視を行う。 If the index information having the same URL as the WWW pages in the index database 9 are present, and each file constituting the WWW page being browsed with a copy of the WWW page in the folder to which the index information is pointing comparing the contents of the file name and the file between, when the different file is not present one (step S50), it can be determined the same as has already been registered with the WWW page being the viewing, the current to complete the registration process, it returns to step S41, again, carry out the monitoring of the WWW browser. 一方、異なるファイルが1つでも存在する場合、ステップS51へ進み、以降の登録処理を実行する。 On the other hand, if different file exists even one, the process proceeds to step S51, executes the subsequent registration process.
【0120】 [0120]
WWWページの登録処理では、まず、WWWページ取得・保存部107を起動し、当該WWWページのコピーをファイル記憶部8に作成する(ステップS51)。 In the registration process of the WWW page, start the WWW page acquisition and storage unit 107, to create a copy of the WWW pages in the file storage unit 8 (step S51). コピーの作成は、WWWページの自動巡回機能を持ったアプリケーションなどで一般的に行われている方法を用いて行う。 Creating a copy is carried out using a process which is generally carried out in such applications with an automatic patrol function of the WWW page.
【0121】 [0121]
次に、属性取得部6を起動して、当閲覧中のWWWページとそのWWWページのコピーから、フォルダ名、先頭ファイル名、タイトル、作成時間の各属性値を取得する(ステップS52)。 Then, to start the attribute acquisition unit 6, WWW pages of during this view and from a copy of the WWW page, folder name, the first file name, title, to get each attribute value of the creation time (step S52). このうちタイトルはWWWブラウザ103から直接取得する。 Of this title is taken directly from the WWW browser 103. フォルダ名と先頭ファイル名はコピーの作成時に情報を残しておき、これを読み出すことで取得する。 Folder name and the first file name is to keep the information when you create the copy, to get by reading this. 作成時間はコピー先となるフォルダの作成時間を第1の実施形態の場合と同じ方法で取得する。 Creation time to get the creation time of the folder to which to copy the same way as in the first embodiment. あるいはOSの時計機能で現在の時間を求めてこれを作成時間としても良い。 Or in the OS of clock function may be used as the creation time this by asking the current time. また、URLは先に処理(ステップS44)で取得してあるものを利用する。 Further, URL utilizes what are acquired in the previous processing (step S44).
【0122】 [0122]
続いて、インデックス情報作成部7を起動し、キーワード抽出部5で抽出されたキーワードと、属性取得部6で取得された各属性値を基にインデックス情報を作成する(ステップS53)。 Subsequently, start the index information creating unit 7, and the keywords extracted by the keyword extracting unit 5, creates index information based on the attribute values ​​acquired by the attribute acquiring unit 6 (step S53). インデックス情報の作成方法は第1の実施形態と同様である。 The method of creating the index information is the same as in the first embodiment. 作成したインデックス情報は、インデックスデータベース9に新規登録する(ステップS54)。 The index information is created, a new entry in the index database 9 (step S54). その後、ステップS41へ戻り、WWWブラウザ103の監視を行い、以下ブラウザが終了するまで上記処理を継続して行う。 After that, the process returns to step S41, monitors the WWW browser 103 continues to perform the above-described processing until the browser is terminated or less.
【0123】 [0123]
次に、登録されたWWWページの検索処理動作について説明する。 Next, a description will be given of search processing operation of the WWW pages that have been registered. 図11の文書管理装置には、検索部10に対して入力された検索式によって行う第1の実施形態と同様の検索機能と、プロファイル情報呈示部117からの検索機能の2つの検索機能がある。 The document management apparatus of FIG. 11, there is the same search function of the first embodiment performed by the entered search formula to the search unit 10, two search function search function from the profile information presentation unit 117 .
【0124】 [0124]
まず、検索部10に対して入力された検索式によって行う検索処理動作について説明する。 First, the search processing operation will be described which performs the search expression is input to the search unit 10. ここでは、検索結果呈示部14の動作が第1の実施形態の場合と異なる。 Here, the operation of the search results presentation unit 14 different from that of the first embodiment. 検索結果呈示部14は、図17に示すように検索されたWWWページを表形式呈示ウインドウとツリー形式呈示ウインドウとにそれぞれ呈示する。 Results presenting unit 14, the retrieved WWW page as shown in FIG. 17 presents respectively a tabular presentation window and a tree presentation window. 表形式呈示ウインドウでは、各WWWページのインデックス情報内容をその検索スコアの上位から順に表形式で呈示を行う。 The table format presentation window, perform presented in tabular form to order the index information content of each WWW page from the top of the search score. ツリー形式呈示ウインドウでは、各WWWページの中でURLが同じものを1つの階層にまとめ、図17に示すように、全体で2階層のツリー構造にした呈示を行う。 The tree presentation window, URL in each WWW page summarizes the same to a hierarchy, as shown in FIG. 17, performs presentation that the tree structure of the total second layer. これら2つの呈示ウインドウは連携制御部13によって第1の実施形態と同様に互いに連携して動作し合う。 These two presentation window mutually work together with each other as in the first embodiment by the cooperation control section 13.
【0125】 [0125]
なお、ツリー形式呈示ウインドウでは、URLのドメイン表示部分を右側の要素、すなわち第1ドメインから順番に階層的にまとめた図18に示すようなツリー表示を行うこともできる。 Note that the tree in the form presented window, it is possible to perform domain display portion of the URL right elements, namely the tree view as shown in FIG. 18 summarizes hierarchically in order from the first domain.
【0126】 [0126]
次に、プロファイル情報呈示部117からの検索処理動作について、図19と図20を参照して説明する。 Next, the search processing operation from the profile information presentation unit 117 will be described with reference to FIGS. 19 and 20.
【0127】 [0127]
図19にプロファイル情報呈示部11でディスプレイ装置に表示された表示画面の一例を示す。 It shows an example of a display screen displayed on the display device profile information presentation unit 11 in FIG. 19. プロファイル情報呈示部11は、プロファイル登録テーブル102の内容を時間軸201に従ってグラフィック表示したもので、プロファイルとして設定された全てのURLとキーワードを、それぞれの期間(プロファイル情報として設定されている、使われる期間)を表した線分で、URLの表示領域204、キーワードの表示領域205の各領域に表示する。 Profile information presentation unit 11 is obtained by graphical display according to a time axis 201 the contents of the profile registration table 102, all the URL and keyword, which is set as a profile, is set each period (as the profile information is used in line segments representing the time), the display area 204 of the URL, and displayed in the areas of the keyword display area 205. 例えば、URL「www.aaa.ddd.edu」は1999年11月中旬から2000年1月末まで、キーワード「ネットワーク」は2000年1月末までそれぞれ有効なプロファイル情報であることが図19の表示から確認できる。 For example, the confirmation URL "www.aaa.ddd.edu" is from mid-November 1999 to 2000 the end of January, the keyword "network" are each valid profile information up to 2000 the end of January from the display of FIG. 19 it can. また、表示領域204、205は時間軸201の左右に付けられたスクロールボタン202、203をマウスなどのポインティングデバイスでクリックすることで左右に(時間軸で)スクロールさせることができる。 Further, the display region 204 and 205 can be (in time axis) scroll left or right by clicking the scroll buttons 202 and 203 attached to the right and left time axis 201 with a pointing device such as a mouse.
【0128】 [0128]
以下、図20に示すフローチャートを参照して、プロファイル情報呈示部117からの検索処理動作について説明する。 Hereinafter, with reference to the flowchart shown in FIG. 20, described search processing operation from the profile information presentation unit 117.
【0129】 [0129]
まず、ユーザは、プロファイル情報呈示部117より表示された図19に示した表示画面から任意のURL、キーワードを選択する(ステップS61)。 First, the user, any URL from the display screen shown in FIG. 19 which is displayed from the profile information presentation unit 117 selects a keyword (step S61). 以下、URLとキーワードをともに選択する場合を例にとり説明するが、いずれか一方のみを選択する場合も同様である。 Will now be described in way of example a case where both select the URL and keyword, the same applies to the case of selecting only one. 選択方法としては、ポインティングデバイスでURL、キーワードを表す線分をそれぞれクリックして選択する方法と、図19に示すように、縦の点線で示す時間を指定する線分206をポインティングデバイスによって左右に移動させ、所望のURL、キーワードの線分に重ねることで選択する方法の2種類の選択方法がある。 As a selection method, URL pointing device, a method of selecting by clicking the line segment representing the keyword respectively, as shown in FIG. 19, the line segment 206 which specifies the time indicated by the vertical dotted lines in the right and left by the pointing device the moved, the desired URL, there are two types of selection methods of a method of selecting by overlapping the segments of the keyword. なお後者では線分206を2本にして、両方の線分で囲んだ矩形領域でURL、キーワードを選択することも可能である。 Note In the latter by a line segment 206 to two, URL rectangular region surrounded by both the line segments, it is possible to select a keyword.
【0130】 [0130]
次に、検索ボタン207を押下する(ステップS62)。 Next, the user presses the search button 207 (step S62). 続いて、選択されたURL、キーワードが検索部10に伝えられると(ステップS63)、URLとキーワードとで行われたフィルタリング処理によって、既に登録されているWWWページのインデックス情報が、フィルタリング種別、URL、ヒットしたキーワードの各フィールドに対するフィールド検索によって検索される(ステップS64)。 Subsequently, the selected URL, the keyword is transmitted to the retrieval unit 10 (step S63), the filtering process performed by the URL and keyword, the index information of the WWW pages which have already been registered, the filtering type, URL It is retrieved by the field search for each field of the keyword hit (step S64).
【0131】 [0131]
続いて、検索結果が検索結果呈示部14に伝えられ、図17、図18に示したような、検索結果を検索式での検索結果と同様に呈示する(ステップS65)。 Subsequently, the search result is transmitted to the search result presentation unit 14, 17, as shown in FIG. 18, presents the search results similar to the results for the search expression (Step S65).
【0132】 [0132]
以下、第1の実施形態の検索と同様に、検索結果からWWWページを選択し(ステップS66)、対応するインデックス情報からファイル名とパス名を取得する(ステップS67)。 Hereinafter, similarly to the search of the first embodiment, the search results from select WWW page (step S66), and acquires the file name and path name from the corresponding index information (step S67). 続いてファイル名とパス名をWWWブラウザに103通知し(ステップS68)、WWWブラウザ103がファイル記憶部8から対応するWWWページを読み込んで呈示する(ステップS69)。 Followed by 103 notifies the file name and path name to the WWW browser (step S68), WWW browser 103 is presented by reading the corresponding WWW page from the file storage unit 8 (step S69).
【0133】 [0133]
次に、プロファイル情報呈示部117における、インデックス情報、WWWページのコピーファイル、プロファイル情報を削除する処理について説明する。 Then, in the profile information presentation unit 117, the index information, copy files of the WWW page, the process of deleting the profile information will be described.
【0134】 [0134]
プロファイル情報呈示部117は、先に説明したプロファイル情報からのWWWページの検索機能に加え、検索されたインデックス情報とWWWページのコピーファイルとをそれぞれインデックスデータベース9とファイル記憶部8から、さらにプロファイル情報をプロファイル登録テーブル102からそれぞれ削除する機能を有する。 Profile information presentation unit 117, in addition to the search function of the WWW page from the profile information described above, the retrieved index information and the WWW pages of the copy files and the index database 9 and a file storage unit 8, respectively, further profile information the have the ability to remove each from the profile registration table 102. この機能により、既に不要となった過去に設定したプロファイル情報とこれに対応したWWWページのコピーファイルとインデックス情報とを効果的に削除することができる。 With this function, it is already possible to effectively remove and copy files and index information of the WWW page corresponding profile information that was set in the past that are no longer needed and to this. 以下、図21に示すフローチャートを参照して削除処理について説明する。 Hereinafter, deletion processing will be described with reference to a flowchart shown in FIG. 21.
【0135】 [0135]
まず、ユーザは、プロファイル情報呈示部117に表示された任意のURL、キーワードを選択する(ステップS71)。 First, the user, any URL displayed on the profile information presentation unit 117 selects a keyword (step S71). 以下、URLとキーワードをともに選択する場合を例にとり説明すが、いずれか一方のみを選択する場合も同様である。 Hereinafter, it describes as an example a case where both select the URL and keyword, the same applies to the case of selecting only one. 選択方法としては、ポインティングデバイスでURL、キーワードを表す線分をクリックして選択する方法と、図19に示すように縦の点線で示す時間を指定する線分206をポインティングデバイスによって左右に移動させ、所望のURL、キーワードを表す線分に重ねることで選択する方法の2種類の選択方法がある。 As a selection method moves URL pointing device, a method of selecting by clicking the line segment representing the keyword, a line segment 206 that specifies the time indicated by the vertical dotted lines as shown in Figure 19 to the right and left by the pointing device there are two types of selection methods of a method of selecting by overlapping the line representing the desired URL, and keywords. なお、後者においては、指定時間より以前に有効であった、即ち時間を示指定する線分206よりも左側の領域にのみ存在するURL、キーワードを表す線分を選択することや、あるいは、時間を指定する線分206を2本にして、両方の線分で囲んだ矩形領域でURL、キーワードを選択することもできる。 In the latter case, and it is selected were effective prior to the specified time, i.e., the URL is present only on the left side of the region than the line 206 to indicate specify a time, a line segment representing the keyword, or time the line segment 206 to specified to two of, URL rectangular region surrounded by both segments, can also be selected keyword.
【0136】 [0136]
次に、削除ボタン208を押下する(ステップS72)。 Next, the user presses the delete button 208 (step S72). このとき、選択されたURL、キーワードと同じものが、選択されたもの以外に存在しないかをチェックする(ステップS73)。 At this time, the selected URL, the same as the keyword, it is checked whether there only those selected (step S73). 存在する場合、これらのURL、キーワードは選択から外される(ステップS74)。 When present, these URL, keyword is excluded from the selection (step S74). そして、選択されたURL、キーワードが残っているかを調べる(ステップS75)。 Then, examine the selected URL, and there are any remaining keyword (step S75). 残っている場合には、ステップS76に進み、残っていない場合には削除を行わずに処理を終了する。 If you have remaining, the process proceeds to step S76, in the case does not remain, the process is terminated without performing the deletion.
【0137】 [0137]
続いて、URLとキーワードが検索部10に伝えられ(ステップS76)、URLとキーワードで行われたフィルタリング処理によって、登録されたWWWページのインデックス情報が、フィルタリング種別、URL、ヒットしたキーワードの各フィールドに対するフィールド検索によって検索される(ステップS77)。 Then, by URL and keyword is transmitted to the search unit 10 (step S76), the filtering process that took place in the URL and keywords, index information of the WWW pages that have been registered, filtering type, URL, each field of the hit keyword retrieved by field search for (step S77).
【0138】 [0138]
次に、プロファイル情報呈示部117では、この検索された全てのインデックス情報のそれぞれについて、フィルタリング種別、URL、ヒットしたキーワードの各フィールド値から、そのインデックス情報が選択した以外のURL、キーワードでフィルタリングされているか調べる(ステップS78)。 Next, the profile information presentation unit 117, for each of the all index information retrieved, filtering type, URL, from each field value of the hit keyword, URL other than the index information is selected, is filtered by Keyword and you have to check for (step S78). 他のURL、キーワードでフィルタリングされている場合、そのインデックス情報を削除対象から外す(ステップS79)。 Other URL, if it is filtered by keyword, remove the index information from the deleted (step S79). 以上の処理の結果、削除対処となるインデックス情報が残っている場合は(ステップS80)、ステップS81へ進み、残っていない場合にはステップS84へ進む。 As a result of the above processing, if there are remaining index information to be deleted address (step S80), the process proceeds to step S81, if no remaining proceeds to step S84.
【0139】 [0139]
プロファイル情報呈示部117は、削除対象のインデックス情報からファイル名とパス名を取得する(ステップS81)。 Profile information presentation unit 117, to get the file name and path name from the index information to be deleted (step S81). プロファイル情報呈示部117では、ファイル記憶部8から対応するWWWページのコピーファイルを削除し(ステップS82)、続いて、インデックスデータベース9から対応するインデックス情報を削除し(ステップS83)、最後にプロファイル登録テーブル102から削除されたWWWページのファイルのプロファイル情報であるURL、キーワードを削除する(ステップS84)。 The profile information presentation unit 117, to delete the copy file of the corresponding WWW page from the file storage unit 8 (step S82), followed by, drop the index information corresponding to the index database 9 (step S83), the last in the profile registration URL is a profile information of the file of the WWW pages that have been removed from the table 102, to delete the keyword (step S84).
【0140】 [0140]
なお、上記実施形態のみ限定されず、要旨を変更しない範囲で、例えば、第1の実施形態と第2の実施形態とを組み合わせる等して、適宜変形して実施できる。 Incidentally, it not limited the above embodiment within a range not changing the gist, for example, by such combining the first embodiment and the second embodiment can be carried out appropriately modified.
【0141】 [0141]
以上説明したように、上記実施形態によれば、閲覧部1での動作を検知して、予め設定した動作時に自動的にインデックス情報を作成することで、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書に対するインデックス情報を自動的に作成し、このインデックス情報を用いて後に簡単に文書を検索して呼び出すことが可能になる。 As described above, according to the above embodiment, by detecting the operation in the viewing unit 1, by automatically creating the index information when operating a preset, actually creating yourself, edit, or automatically creates the index information for the document, which was viewed, it is possible to call and search for easy document after using this index information.
【0142】 [0142]
また、予め設定したプロファイルを基に閲覧した文書(例えば、WWWページ)をフィルタリングし、閲覧した文書ファイルをコピーすることで、例えば、WWWブラウザを通して得られる膨大な文書のうち、予め設定したプロファイル情報にマッチするものだけを閲覧時に自動的にファイル記憶部8上にコピーし、さらにこのコピーしたデータに対するインデックス情報を自動的に作成し、後に、このインデックス情報を用いて簡単に文書を検索して呼び出すことが可能になる。 The document (e.g., WWW pages) who browsed based on the profile set in advance by filtering, by copying the document file viewing, for example, among the vast documents obtained through the WWW browser, the profile information set in advance copy only those that match on automatically file storage unit 8 during viewing, and further automatically creates index information for the copied data, later, to search easily documents using the index information it is possible to call.
【0143】 [0143]
【発明の効果】 【Effect of the invention】
以上説明したように、本発明によれば、ユーザ自身が実際に作成、編集、あるいは閲覧した文書を後に容易に検索可能にして、文書管理が容易に行える。 As described above, according to the present invention, created by the user himself actually, editing, or to facilitate searchable after a document browsed, the document management can be easily performed.
【図面の簡単な説明】 BRIEF DESCRIPTION OF THE DRAWINGS
【図1】本発明の第1の実施形態に係る文書管理装置の構成例を示した図。 Diagram showing a configuration example of a document management apparatus according to a first embodiment of the present invention; FIG.
【図2】インデックス情報の構造を示した図。 FIG. 2 is a diagram showing the structure of the index information.
【図3】ファイルの種類を示す値の具体例を示した図。 FIG. 3 is a diagram showing a specific example of a value indicating the file type.
【図4】メディアの種類を示す値の具体例を示した図。 Figure 4 is a diagram showing a specific example of a value indicating the type of media.
【図5】インデックス情報作成処理動作を説明するためのフローチャート。 FIG. 5 is a flowchart for explaining the index information creation processing operation.
【図6】インデックス情報のインデックスデータベースへの登録処理動作を説明するためのフローチャート。 FIG. 6 is a flowchart for explaining the registration processing operation to the index database of the index information.
【図7】検索処理動作を説明するためのフローチャート。 FIG. 7 is a flowchart for explaining the search processing operation.
【図8】検索結果呈示部の検索結果取得処理動作を説明するためのフローチャート。 FIG. 8 is a flowchart for explaining the search result acquisition processing operation of the search results presentation unit.
【図9】検索結果の呈示例を示した図。 9 is a diagram showing a presentation example of the search results.
【図10】検索結果の他の呈示例を示した図。 FIG. 10 is a diagram showing another presentation example of the search results.
【図11】本発明の第2の実施形態にかかる文書管理装置の構成例を示した図。 11 is a diagram showing a configuration example of a document management apparatus according to a second embodiment of the present invention.
【図12】プロファイル情報の構造を示した図。 FIG. 12 is a diagram showing the structure of the profile information.
【図13】プロファイル登録テーブルの構造を示した図。 FIG. 13 is a diagram showing the structure of a profile registration table.
【図14】インデックス情報の構造を示した図。 FIG. 14 is a diagram showing the structure of the index information.
【図15】フィルタリング種別を表す値の具体例を示した図。 FIG. 15 is a diagram showing a specific example of a value representing the filtering type.
【図16】インデックス情報の作成処理動作を説明するためのフローチャート。 Figure 16 is a flowchart for explaining the process of creating the operation index information.
【図17】検索結果の呈示例を示した図。 FIG. 17 is a diagram showing a presentation example of the search results.
【図18】検索結果の他の呈示例を示した図。 Figure 18 is a diagram showing another presentation example of the search results.
【図19】プロファイル情報呈示部の処理動作を説明するためのもので、プロファイル登録テーブルの内容を時間軸に従ってグラフィック表示したもので、プロファイルとして設定された全てのURLとキーワードを、それぞれの有効期間を表した線分で表示する様子を示した図。 [19] intended to explain the processing operation of the profile information presentation unit, the profile the contents of the registration table in which the graphical representation according to the time axis, any URL and keyword, which is set as a profile, each valid period diagram showing a state of displaying a line segment representing the.
【図20】図19に示した表示内容から文書の検索を行う場合の処理動作を説明するためのフローチャート。 Flowchart for explaining the processing operation when the [20] to search from the display contents of the document shown in FIG. 19.
【図21】図19に示した表示内容から文書、インデックス情報の削除を行う場合の処理動作を説明するためのフローチャート。 [21] Article from the display contents shown in FIG. 19, a flow chart for explaining the processing operation when deleting the index information.
【符号の説明】 DESCRIPTION OF SYMBOLS
1…閲覧部2…登録動作設定部3…登録動作定義テーブル4…登録制御部5…キーワード抽出部6…属性取得部7…インデックス情報作成部8…ファイル記憶部9…インデックスデータベース10…検索部11…表形式呈示部12…ツリー形式呈示部13…連携制御部14…検索結果呈示部15…ユーザインタフェース部101…プロファイル設定部102…プロファイル登録テーブル103…WWWブラウザ106…フィルタリング部107…WWWページ取得・保存部117…プロファイル情報呈示部 1 ... View part 2 ... registration operation setting unit 3 ... registration operation definition table 4 ... registration controller 5 ... keyword extraction section 6 ... attribute obtaining unit 7 ... index information generator 8 ... file storage unit 9 ... index database 10 ... retrieval unit 11 ... tabular presentation unit 12 ... tree presenting unit 13 ... coordination controller 14 ... result presenting unit 15 ... user interface unit 101 ... profile setting unit 102 ... profile registration table 103 ... WWW browser 106 ... filtering unit 107 ... WWW page acquisition and storage unit 117 ... profile information presentation unit

Claims (16)

  1. 文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を行う作成・編集・表示手段と、 Create a document, edit, and display a screen for displaying, document creation, editing, and creating, editing, and display means for performing display,
    前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第1の記憶手段と、 First storage means for storing a document created, edited and displayed by the creation, editing, display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書について生成されたインデックス情報を記憶する第2の記憶手段と、 Second storage means for storing the index information generated for the document being created, edited and displayed on said screen,
    を備えた文書管理装置における文書管理方法であって、 A document management method for a document management system provided with,
    前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第1の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも1つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する第1のステップと、 And when said creating, editing, and display means closes said window, and when storing the document in which the creation, editing, and display unit is created, edited and displayed on the screen in the first storage unit, wherein and at least one of the plurality of timings including when the creation, editing and display means for displaying a new document, created by the screen, edit, as a registration time of registering the index information of the document being displayed a first step of setting,
    前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する第2のステップと、 A second step of detecting the registration timing generated in the creation, editing, display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する第3のステップと、 A third step of extracting a keyword from the document being created, edited and displayed on said screen,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第1の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する第4のステップと、 A fourth step of acquiring attribute information including a storage location in said first storage means a file name and the document of the document being created, edited and displayed on the screen is stored,
    前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記第3のステップで抽出されたキーワード及び前第4のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する第5のステップと、 When said registration timing is detected, the document being created, edited and displayed in the screen, the index information including the third attribute information acquired in the extracted keyword and before the fourth step in step a fifth step of generating,
    前記インデックス情報を前記第2の記憶手段に記憶する第6のステップと、 A sixth step of storing the index information in the second storage means,
    を含むことを特徴とする文書管理方法。 Document management method, which comprises a.
  2. キーワード及びURL(Uniform Resource Locator)のうちの少なくとも1つを含むプロファイル情報を入力する入力ステップと、 An input step of inputting the profile information including at least one of a keyword and URL (Uniform Resource Locator),
    前記文書管理装置が具備する第3の記憶手段に、入力された前記プロファイル情報を当該プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶するステップと、 A third storage means for the document management apparatus includes the steps of storing the profile information input together with the time at which the profile information is input,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のうち、前記プロファイル情報に含まれるURLを有する文書及び前記プロファイル情報に含まれるキーワードと同一のキーワードの抽出された文書を選択する選択ステップと、 Of the documents that have been created and edited and displayed on said screen, a selection step of selecting the document extracted keyword identical to the keyword included in the document and the profile information with the URL included in the profile information,
    をさらに含み、 Further comprising a,
    前記第5のステップは、前記登録タイミングが検知されたとき、前記選択ステップで選択された文書について、前記第3のステップで抽出されたキーワード及び前記第4のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成することを特徴とする請求項1記載の文書管理方法。 The fifth step, when said registration timing is detected, the document selected by the selecting step comprises said third attribute information acquired by the keyword and the fourth step extracted in step document management method according to claim 1, wherein the generating the index information.
  3. 所望の文書を検索するための検索式を入力する入力ステップと、 An input step of inputting a search formula for searching for a desired document,
    前記検索式と前記第2の記憶手段に記憶されているインデックス情報を用いて、前記第1の記憶手段から文書を検索する検索ステップと、 A search step of using the index information stored in the said search expression second storage means, retrieves the document from the first storage unit,
    検索された各文書のインデックス情報と、前記第1の記憶手段での当該検索された文書の記憶位置を示す階層構造とを前記文書管理装置が具備する表示手段で表示するステップと、 And index information for each document retrieved, and displaying on the display means the first of the document management apparatus and a hierarchical structure indicating the storage position of the retrieved documents in the storage means comprises,
    前記表示手段で表示されたインデックス情報のうちの1つが選択されると、前記表示手段で表示された階層構造上の当該選択されたインデックス情報に対応する文書の記憶位置をハイライト表示するステップと、 If one of the index information displayed by the display means is selected, the steps of highlighting the storage location of the document corresponding to the selected index information on the hierarchical structure displayed displayed by the display means ,
    をさらに含むことを特徴とする請求項1記載の文書管理方法。 Document management method according to claim 1, further comprising a.
  4. 前記第3の記憶手段には、前記入力手段で時系列に入力された複数のプロファイル情報を各プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶され、 Wherein the third storage means, a plurality of profile information entered in time series by the input means are stored together with the time that each profile information is inputted,
    前記選択ステップは、前記第3の記憶手段に記憶された複数のプロファイル情報のうち前記時刻が最新のプロファイル情報を用いて文書を選択することを特徴とする請求項2記載の文書管理方法。 It said selection step, the third document management method according to claim 2, wherein said time among a plurality of profile information stored in the storage means and selects the document with the latest profile information.
  5. 前記第3の記憶手段に記憶された各プロファイル情報に含まれる各キーワード及び各URLと、各プロファイル情報の入力された時刻を基に各キーワード及び各URLがプロファイル情報として用いられていた期間とを前記文書管理装置が具備する表示手段で表示するステップと、 And each keyword and each URL included in the third the profile information stored in the storage means, and a period in which each keyword and each URL on the basis of the input time of each profile information has been used as the profile information and displaying on the display means the document management apparatus comprises,
    前記表示手段で表示されたキーワード及びURLのうちの少なくとも1つを選択するステップと、 Selecting at least one of a keyword and URL displayed by the display means,
    をさらに含み、 Further comprising a,
    前記検索ステップは、選択されたキーワード及びURLのうちの少なくとも1つ含む検索式を用いて、前記第2の記憶手段からインデックス情報を検索し、前記第1の記憶手段から当該検索されたインデックス情報に対応する文書を検索することを特徴とする請求項4記載の文書管理方法。 The search step is at least one comprises using a search expression to search the index information from said second memory means, said first of said retrieved index information from the storage means of the selected keyword and URL document management method according to claim 4, wherein the search for the corresponding document.
  6. 前記検索ステップで検索されたインデックス情報及び当該インデックス情報に対応する文書を前記第1及び第2の記憶手段から削除するステップをさらに含むことを特徴とする請求項5記載の文書管理方法。 Document management method according to claim 5, further comprising a step of deleting a document corresponding to the search retrieved index information and the index information in step from the first and second storage means.
  7. 文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を行う作成・編集・表示手段と、 Create a document, edit, and display a screen for displaying, document creation, editing, and creating, editing, and display means for performing display,
    前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第1の記憶手段と、 First storage means for storing a document created, edited and displayed by the creation, editing, display means,
    前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第1の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも1つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する設定手段と、 And when said creating, editing, and display means closes said window, and when storing the document in which the creation, editing, and display unit is created, edited and displayed on the screen in the first storage unit, wherein and at least one of the plurality of timings including when the creation, editing and display means for displaying a new document, created by the screen, edit, as a registration time of registering the index information of the document being displayed and setting means for setting,
    前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する検知手段と、 A detection means for detecting the registration timing generated in the creation, editing, and display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する抽出手段と、 An extraction means for extracting a keyword from the document that have been created, edited and displayed on the screen,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第1の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する取得手段と、 Acquiring means for acquiring attribute information including a storage location in said first storage means a file name and the document of the document being created, edited and displayed on the screen is stored,
    前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記抽出手段で抽出されたキーワード及び前記取得手段で取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する生成手段と、 When said registration timing is detected, the document being created, edited and displayed in the screen, generates for generating index information including the attribute information acquired by the keyword and the acquisition unit extracted by said extracting means and means,
    前記インデックス情報を記憶する第2の記憶手段と、 Second storage means for storing the index information,
    を具備したことを特徴とする文書管理装置。 Document management apparatus being characterized in that comprises a.
  8. キーワード及びURL(Uniform Resource Locator)のうちの少なくとも1つを含むプロファイル情報を入力する手段と、 Means for inputting the profile information including at least one of a keyword and URL (Uniform Resource Locator),
    前記プロファイル情報を当該プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶する第3の記憶手段と、 A third storage means for storing the profile information together with the time at which the profile information is input,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のうち、前記プロファイル情報に含まれるURLを有する文書及び前記プロファイル情報に含まれるキーワードと同一のキーワードの抽出された文書を選択する選択手段と、 Of the documents that have been created and edited and displayed on said screen, and selecting means for selecting a document extracted keyword identical to the keyword included in the document and the profile information with the URL included in the profile information,
    をさらに具備し、 Further comprising a,
    前記生成手段は、前記登録タイミングが検知されたとき、前記選択手段で選択された文書について、前記抽出手段で抽出されたキーワード及び前記取得手段で取得された属性情報を含むインデックス情報を生成することを特徴とする請求項7記載の文書管理装置。 Said generating means, when the registration timing is detected, the document selected by said selecting means, to generate index information including the attribute information acquired by the keyword and the acquisition unit extracted by said extracting means a file management apparatus according to claim 7, wherein.
  9. 所望の文書を検索するための検索式を入力する入力手段と、 Input means for inputting a search formula for searching for a desired document,
    前記検索式と前記第2の記憶手段に記憶されているインデックス情報を用いて、前記第1の記憶手段から文書を検索する検索手段と、 Search means for using the index information stored in the said search expression second storage means, retrieves the document from the first storage unit,
    検索された各文書のインデックス情報と、前記第1の記憶手段での当該検索された文書の記憶位置を示す階層構造とを表示手段で表示する第1の表示制御手段と、 And index information for each document retrieved, the first display control means for displaying on the display means and a hierarchical structure indicating the storage position of the retrieved documents in the first storage means,
    前記表示手段で表示されたインデックス情報のうちの1つが選択されると、前記表示手段で表示された階層構造上の当該選択されたインデックス情報に対応する文書の記憶位置をハイライト表示することを特徴とする請求項7記載の文書管理装置。 If one of the index information displayed by the display means is selected, the highlighting of the storage location of the document corresponding to the selected index information on the hierarchical structure displayed displayed by the display means a file management apparatus according to claim 7, wherein.
  10. 前記第3の記憶手段は、前記入力手段で時系列に入力された複数のプロファイル情報を各プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶し、 It said third storage means, a plurality of profile information entered in time series by the input means and stored together with the time that each profile information is inputted,
    前記選択手段は、前記第3の記憶手段で記憶された複数のプロファイル情報のうち前記時刻が最新のプロファイル情報を用いて文書を選択することを特徴とする請求項8記載の文書管理装置。 It said selection means, said third document management apparatus according to claim 8, wherein said time and selects a document by using the latest profile information of the plurality of profile information stored in the storage means.
  11. 前記第3の記憶手段で記憶された各プロファイル情報に含まれる各キーワード及び各URLと、各プロファイル情報の入力された時刻を基に各キーワード及び各URLがプロファイル情報として用いられていた期間とを表示手段で表示する第2の表示制御手段と、 And each keyword and each URL included in the third the profile information stored in the storage means, and a period in which each keyword and each URL on the basis of the input time of each profile information has been used as the profile information and second display control means for displaying on the display means,
    前記表示手段で表示されたキーワード及びURLのうちの少なくとも1つを選択する手段と、 It means for selecting at least one of a keyword and URL displayed by the display means,
    をさらに具備し、 Further comprising a,
    前記検索手段は、選択されたキーワード及びURLのうちの少なくとも1つ含む検索式を用いて、前記第2の記憶手段からインデックス情報を検索し、前記第1の記憶手段から検索されたインデックス情報に対応する文書を検索することを特徴とする請求項10記載の文書管理装置。 Said retrieval means, by means of at least one comprising search expression of the selected keyword and URL, the search the index information from the second storage means, to said first index information retrieved from the memory means document management apparatus according to claim 10, wherein the search for the corresponding document.
  12. 前記検索手段で検索されたインデックス情報のうち、前記プロファイル情報に含まれるキーワード及びURLのうち、前記検索式に含まれるキーワード及びURLのみを含むインデックス情報と、当該インデックス情報に対応する文書を前記第1及び第2の記憶手段から削除する手段をさらに具備したことを特徴とする請求項11記載の文書管理装置。 Of the index information searched by the searching means, among the keywords and URL included in the profile information, the and the index information including only the keyword and URL included in the search expression, a document corresponding to the index information first 1 and the document management apparatus according to claim 11, characterized by further comprising means for deleting from the second storage means.
  13. 文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を行う作成・編集・表示手段と、 Create a document, edit, and display a screen for displaying, document creation, editing, and creating, editing, and display means for performing display,
    前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第1の記憶手段と、 First storage means for storing a document created, edited and displayed by the creation, editing, display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書について生成されたインデックス情報を記憶する第2の記憶手段と、 Second storage means for storing the index information generated for the document being created, edited and displayed on said screen,
    を備えたコンピュータに、 On a computer with a,
    前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第1の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも1つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する第1のステップと、 And when said creating, editing, and display means closes said window, and when storing the document in which the creation, editing, and display unit is created, edited and displayed on the screen in the first storage unit, wherein and at least one of the plurality of timings including when the creation, editing and display means for displaying a new document, created by the screen, edit, as a registration time of registering the index information of the document being displayed a first step of setting,
    前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する第2のステップと、 A second step of detecting the registration timing generated in the creation, editing, display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する第3のステップと、 A third step of extracting a keyword from the document being created, edited and displayed on said screen,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第1の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する第4のステップと、 A fourth step of acquiring attribute information including a storage location in said first storage means a file name and the document of the document being created, edited and displayed on the screen is stored,
    前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記第3のステップで抽出されたキーワード及び前第4のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する第5のステップと、 When said registration timing is detected, the document being created, edited and displayed in the screen, the index information including the third attribute information acquired in the extracted keyword and before the fourth step in step a fifth step of generating,
    前記インデックス情報を前記第2の記憶手段に記憶する第6のステップと、 A sixth step of storing the index information in the second storage means,
    を実行させるためのプログラムを記録した機械読み取り可能な記録媒体。 Recorded machine-readable recording medium storing a program for executing the.
  14. 前記プログラムは、 The program,
    キーワード及びURL(Uniform Resource Locator)のうちの少なくとも1つを含むプロファイル情報を入力する入力ステップと、 An input step of inputting the profile information including at least one of a keyword and URL (Uniform Resource Locator),
    前記コンピュータが備える第3の記憶手段に、入力された前記プロファイル情報を当該プロファイル情報が入力された時刻とともに記憶するステップと、 A third storage unit included in the computer, and storing the profile information input together with the time at which the profile information is input,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のうち、前記プロファイル情報に含まれるURLを有する文書及び前記プロファイル情報に含まれるキーワードと同一のキーワードの抽出された文書を選択する選択ステップと、 Of the documents that have been created and edited and displayed on said screen, a selection step of selecting the document extracted keyword identical to the keyword included in the document and the profile information with the URL included in the profile information,
    をさらに含み、 Further comprising a,
    前記第5のステップは、前記登録タイミングが検知されたとき、前記選択ステップで選択された文書について、前記第3のステップで抽出されたキーワード及び前記第4のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成することを特徴とする請求項13記載の記録媒体。 The fifth step, when said registration timing is detected, the document selected by the selecting step comprises said third attribute information acquired by the keyword and the fourth step extracted in step recording medium according to claim 13, wherein the generating the index information.
  15. 文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を検出する作成・編集・表示手段と、 Create a document, edit, and display a screen for displaying, document creation, editing, and creating, editing, and display means for detecting the display,
    前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第1の記憶手段と、 First storage means for storing a document created, edited and displayed by the creation, editing, display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書について生成されたインデックス情報を記憶する第2の記憶手段と、 Second storage means for storing the index information generated for the document being created, edited and displayed on said screen,
    を備えた文書管理装置における文書管理方法であって、 A document management method for a document management system provided with,
    前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第1の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも1つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する第1のステップと、 And when said creating, editing, and display means closes said window, and when storing the document in which the creation, editing, and display unit is created, edited and displayed on the screen in the first storage unit, wherein and at least one of the plurality of timings including when the creation, editing and display means for displaying a new document, created by the screen, edit, as a registration time of registering the index information of the document being displayed a first step of setting,
    前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する第2のステップと、 A second step of detecting the registration timing generated in the creation, editing, display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する第3のステップと、 A third step of extracting a keyword from the document being created, edited and displayed on said screen,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第1の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する第4のステップと、 A fourth step of acquiring attribute information including a storage location in said first storage means a file name and the document of the document being created, edited and displayed on the screen is stored,
    前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記第3のステップで抽出されたキーワード及び前第4のステップで取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する第5のステップと、 When said registration timing is detected, the document being created, edited and displayed in the screen, the index information including the third attribute information acquired in the extracted keyword and before the fourth step in step a fifth step of generating,
    前記インデックス情報を前記第2の記憶手段に記憶する第6のステップと、 A sixth step of storing the index information in the second storage means,
    を含むことを特徴とする文書管理方法。 Document management method, which comprises a.
  16. 文書を作成、編集、表示するための画面を表示して、文書の作成、編集、表示を検出する作成・編集・表示手段と、 Create a document, edit, and display a screen for displaying, document creation, editing, and creating, editing, and display means for detecting the display,
    前記作成・編集・表示手段で作成・編集・表示された文書を記憶する第1の記憶手段と、 First storage means for storing a document created, edited and displayed by the creation, editing, display means,
    前記作成・編集・表示手段が前記画面を閉じるときと、前記作成・編集・表示手段が前記画面上で作成・編集・表示されている文書を前記第1の記憶手段に記憶するときと、前記作成・編集・表示手段が新たな文書を表示するときとを含む複数のタイミングのうちの少なくとも1つを、前記画面上で作成、編集、表示されている文書のインデックス情報を登録する登録タイミングとして設定する設定手段と、 And when said creating, editing, and display means closes said window, and when storing the document in which the creation, editing, and display unit is created, edited and displayed on the screen in the first storage unit, wherein and at least one of the plurality of timings including when the creation, editing and display means for displaying a new document, created by the screen, edit, as a registration time of registering the index information of the document being displayed and setting means for setting,
    前記作成・編集・表示手段で発生した前記登録タイミングを検知する検知手段と、 A detection means for detecting the registration timing generated in the creation, editing, and display means,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書からキーワードを抽出する抽出手段と、 An extraction means for extracting a keyword from the document that have been created, edited and displayed on the screen,
    前記画面上で作成・編集・表示されている文書のファイル名及び当該文書が記憶される前記第1の記憶手段での記憶位置を含む属性情報を取得する取得手段と、 Acquiring means for acquiring attribute information including a storage location in said first storage means a file name and the document of the document being created, edited and displayed on the screen is stored,
    前記登録タイミングが検知されたとき、前記画面上で作成・編集・表示されている文書について、前記抽出手段で抽出されたキーワード及び前記取得手段で取得された属性情報を含むインデックス情報を生成する生成手段と、 When said registration timing is detected, the document being created, edited and displayed in the screen, generates for generating index information including the attribute information acquired by the keyword and the acquisition unit extracted by said extracting means and means,
    前記インデックス情報を記憶する第2の記憶手段と、 Second storage means for storing the index information,
    を具備したことを特徴とする文書管理装置。 Document management apparatus being characterized in that comprises a.
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