JP3216619B2 - 電子メール保管装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メール保管装
置に関し、特に、定期的に電子メールを削除することに
よりディスク資源を確保できる電子メール保管装置に関
する。

【０００２】

【従来の技術】現在、コンピューターネットワークが飛
躍的に技術進歩し、普及してきている。その中で、電子
メールを利用する人々が増え、電子メールを行う機会が
増えてきている。また、電子メールとともにバイナリー
メール等を付加することにより、メール１通当たりの容
量も増えてきている。

【０００３】そのため、限りあるディスク容量を有効に
使うためには、不必要なメール等を削除することによ
り、ディスク資源の確保を行っていく必要がある。

【０００４】そこで、サーバ上のメールボックスに対し
て、定期的に不必要なメールを削除する手段が考えら
れ、先行技術として特開平５−３０８３７７号公報、特
開平５−１９９２６１号公報等があり、有効期限を過ぎ
た電子メールや、受信後ある一定期間を過ぎた電子メー
ルの削除を行っている。

【０００５】例えば、特開平５−３０８３７７号公報で
は、図８に示すように、ユーザ２２ａ・・と端末２３ａ
・・を介して接続されている電子メール装置２５を備え
る。この電子メール装置２５内のメールサーバ２６にメ
ールボックス制御手段３０が設けられ、メールボックス
制御手段３０は、メールボックス２８内の電子メールを
定期的に検索し、有効期限を過ぎた電子メールを自動的
に削除している。有効期限を過ぎていない電子メール、
及び、有効期限を付与されてない電子メールはメールボ
ックス２８に再度収納し、メールボックス２８を適時整
理している。

【０００６】また、特開平５−１９９２６１号公報で
は、図９に示すように、メールボックスメンテナンス条
件指示部で電子メールの削除条件を設定し、自動運転部
条件指示部でメールボックスメンテナンス部の起動日時
を設定し、自動運転部で起動日時にメールボックスメン
テナンス部を起動させ、メールボックス制御部がメール
ボックスファイル内の削除対象となった電子メールを削
除している。この公報では、有効期限を過ぎた電子メー
ルと、受信後ある一定期間を過ぎた電子メールの削除を
行っている。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来技
術には、以下のような問題点がある。すなわち、第１の
問題点は、クライアント側の電子メールについて考慮さ
れていない点である。現在の電子メールのアプリケーシ
ョンにおいては、サーバにある電子メールを読みにいく
のと同時にクライアント側に取り込むのがほとんどであ
り、サーバ上に電子メールが残ることは少なくなってい
る。そのため、特開平５−３０８３７７号公報、特開平
５−１９９２６１号公報のようにサーバ上のメールボッ
クスを定期的に削除するのではなく、クライアント側の
メールを定期的に削除していくことが必要となる。

【０００８】第２の問題点は、ユーザの電子メールの必
要性を考慮していない点である。特開平５−３０８３７
７号公報では、有効期限を過ぎた電子メールのみを削除
しているため問題はないが、特開平５−１９９２６１号
公報のように有効期限を過ぎた電子メールだけでは削除
できる量が少ないこともあり、受信後ある一定期間を過
ぎた電子メールの削除を行っているが、その際一定期間
を過ぎた電子メールについて全て削除してしまっている
ため、ユーザにとって必要な電子メールまでも削除して
しまっている。

【０００９】第３の問題点は、メールボックスの容量が
考慮されていない点である。すなわち、単に従来技術は
有効期限が過ぎた電子メールや一定期間経過後の電子メ
ールを削除しているが、これらを削除してもメールボッ
クスの記憶容量の残りが少なくなる場合があり、新しい
電子メールを保管できなくなるという問題がある。

【００１０】本発明は上記問題点にかんがみてなされた
ものであり、ディスク資源を確保するために電子メール
を削除する際に、特開平５−１９９２６１のように単に
一定期間を過ぎた電子メールを全て削除するのではな
く、ユーザにとって必要な電子メールが失われることを
防ぐことができるクライアントにおける電子メール保管
装置の提供を目的とする。

【００１１】また、本発明は、ディスク資源の確保を確
実にできる電子メール保管装置の提供を目的とする。

【００１２】

【００１３】

【００１４】

【００１５】

【００１６】

【課題を解決するための手段】本発明の 電子メール保管
装置は、メールサーバとネットワークを介して接続さ
れ、前記メールサーバから電子メールを取得し保管する
電子メール保管装置において、特定の電子メールに削除
不可の情報を付加すると共に、前記電子メールを格納す
る記憶装置の容量の所定の使用率及び前記電子メールに
ついての所定の削除期間を設定できるファイル内容変更
手段と、定期的に、前記削除不可情報が付加された電子
メール及びその他の削除不可の電子メールを除いた電子
メールであって、ファイルアクセス日から前記所定の削
除期間が経過し且つ開封された電子メールである長期保
留開封電子メールを削除する通常削除処理手段と、前記
電子メールを格納する記憶装置の容量の使用率をチェッ
クすると共に、前記記憶装置の容量が前記所定の使用率
を超えたときに、前記削除不可情報が付加された電子メ
ール及びその他の削除不可の電子メールを除いた電子メ
ールであって、ファイルアクセス日から前記所定の削除
期間が経過しておらず且つ開封された電子メールである
短期保留開封電子メールを削除し、それでもなお前記記
憶装置の容量が前記所定の使用率を超えているときに、
前記削除不可情報が付加された電子メール及びその他の
削除不可の電子メールを除いた電子メールであって、フ
ァイルアクセス日から前記所定の削除期間が経過し且つ
開封されていない電子メールである長期保留未開封電子
メールを削除して前記記憶装置の容量の所定の使用率を
回復させる強制削除処理手段とを有する構成としてあ
る。

【００１７】このような構成の発明によれば、一定期間
経過後の電子メールを自動削除、及び電子メールを格納
する記憶装置の容量が設定値を超えたときに電子メール
を自動削除することができ、ディスク資源を確保できる
と共に、削除不可情報等が付加された削除不可の電子メ
ールを削除対象から外しているので、ユーザにとって必
要な電子メールが自動的に削除されることがない。ま
た、強制的に電子メールを削除する場合でも、できる限
りユーザにとって必要な電子メールを残すようになって
いる。

【００１８】

【００１９】

【００２０】

【００２１】

【００２２】

【００２３】このような構成の発明によれば、電子メー
ルの保管期間をユーザが設定できるので、ユーザの事情
に応じて自動削除の対象を選定することができる。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の電子メールの保管
装置の一実施形態について、図面を参照しつつ説明す
る。

【００２５】図１は、本発明の電子メールの保管装置の
一実施形態を示すブロック図である。この電子メール保
管装置１は、メールサーバ２と通信回線３を介して接続
されていて、サーバ２より取得した電子メールの確認を
行うクライアント１であり、キーボード等の入力装置４
を有する。

【００２６】クライアント１はファイル内容変更手段１
１と、通常削除処理手段１２と、強制削除処理手段１３
とを備える。また、サーバ２のメールファイル２１を取
り込むメールアプリケーション１４と、取り込んだ電子
メールを格納して保管するハードディスク等の記憶装置
としてのメールファイル１５と、ファイル内容変更手段
１１と強制削除処理手段１３及び通常削除処理手段１２
との間に介在し、電子メールの情報を格納する制御デー
タ部１６とファイル情報データ部１７とを備える。

【００２７】ファイル内容変更処理手段１１は、制御処
理部１１１、削除不可処理部１１２を備えている。制御
処理部１１１は入力装置４からの入力により、メールフ
ァイル１５の記憶装置の記憶容量（ディスク）使用率、
ファイル削除期間の設定、変更を行う。削除不可処理部
１１２は、入力装置４からの入力により、特定の電子メ
ールに削除不可フラグの情報を付加する。通常削除処理
手段１２は、ファイル到着日チェック処理部１２１と、
ファイルアクセス日チェック処理部１２２と、ファイル
通常削除処理部１２３とを備えている。

【００２８】ファイル到着日チェック処理部１２１は、
新しく届いた電子メールをチェックし、電子メールのヘ
ッダに格納されているファイルサイズや送り先によって
指定される有効期限の次の日である無効日などのファイ
ル情報及びメール到着日をファイル情報データ部１７に
書き込む。

【００２９】ファイルアクセス日チェック処理部１２２
は、メールファイル１７に格納された電子メールをユー
ザがアクセスした場合に、その電子メールに対して削除
基準となるファイルアクセス日を検索し、そのファイル
アクセス日をファイル情報データ部１７に書き込む。フ
ァイルアクセス日が付加された電子メールは、開封ファ
イルとして扱われることになり、ファイルアクセス日が
付加されていない電子メールは、未開封ファイルとして
扱われる。

【００３０】ファイル通常削除処理部１２３は、ファイ
ル到着日チェック処理部１２１とファイルアクセス日チ
ェック処理部１２２により情報が書き込まれたファイル
情報データ部１７を定期的に検索し、まだ指定された期
日を超えていない無効日ファイル及び削除不可フラグの
情報が付加されたファイル以外で、ファイル内容変更処
理手段１１で設定されたファイル削除期間を超える長期
保留開封ファイルの削除を行う。

【００３１】一方、強制削除処理手段１３は、ディスク
使用率チェック処理部１３１、ファイルアクセス日チェ
ック処理部１３２、ファイル強制削除処理部１３３を備
えている。

【００３２】ディスク使用率チェック処理部１３１は、
制御データ部１６に設定されいるディスク使用率と実際
のディスク使用率とのチェックを常時行う。ファイルア
クセス日チェック処理部１３２は、メールファイル部１
５に対して削除基準となるファイルアクセス日のチェッ
クを行い、ファイルアクセス日をファイル情報データ部
１７に書き込む。強制削除処理部１３３は、ファイル情
報データ部１７を元に削除不可以外の短期保留開封ファ
イル、長期保留未開封ファイルの順で、制御データ部１
６に設定されているディスク使用率を満たすまで、ファ
イルの削除を行う。

【００３３】なお、ここでいう長期保留とは、ファイル
アクセス日が制御データ部１６のファイル削除期間を超
える期間をいい、短期保留とはファイルアクセス日が制
御データ部１６のファイル削除期間を超えない期間をい
う。

【００３４】次に、図１〜図５を参照して、上記構成の
電子メール保管装置（クライアント）１の動作について
詳細に説明する。

【００３５】最初に入力装置４から制御処理部１１１に
より、制御データ部１６のディスク使用率の設定を行っ
ておく。また、制御データ部１６のディスク使用率を変
更する際にも、制御処理１１１により変更を行う。メー
ルファイル１７のうち削除したくないファイルには、そ
の都度、入力装置４から削除不可処理部１１２により、
ファイル情報データ部１７の削除不可フラグに削除不可
の設定を行う。上記の設定のうえで、定期的なファイル
削除処理としての通常削除処理手段１２と、ディスク高
使用率時のファイル削除処理としての強制削除処理手段
１３により、ディスク資源の確保を行う。

【００３６】クライアント１には、各種メールアプリケ
ーション１４により、サーバ２のメールファイル２１が
クライアント１の記憶装置のメールファイル１５に保管
されている。この保管されているメールファイル１５に
対して、通常削除処理手段１２は、図２（ａ）に示すよ
うに、ファイル到着日チェック処理部１２１により、新
しく届いたメールのチェックを行い、そのファイル情報
をファイル情報データ部１７に書き込むファイル到着日
チェック処理を行う（ステップＡ１）。次いで、ファイ
ルアクセス日チェック処理部１２２により、削除基準と
なる、メールファイル１７のファイルアクセス日のチェ
ックを行い、ファイルアクセス日をファイル情報データ
部１７に書き込むファイルアクセス日チェック処理を行
い（ステップＡ２）、通常削除処理部１２３により、フ
ァイル情報データ部１７を元に無効日ファイル、削除不
可以外の長期保留開封ファイルの削除を行うファイル通
常削除処理を行う（ステップＡ３）。この通常削除処理
手段１２による定期的なファイル削除によりディスク資
源の確保を行うことができる。

【００３７】次に、これらのファイル到着日チェック処
理（ステップＡ１）、ファイルアクセス日チエック処理
（ステップＡ２）及びファイル通常削除処理（ステップ
Ａ３）の３処理の内容の詳細について説明する。

【００３８】まず、ファイル到着日チェック処理（ステ
ップＡ１）は、図２（ｂ）に示すように、全メールファ
イル１５を順次検索（ステップＡ１１）し、ファイルが
存在しなければ、処理を終了する。一方、ファイルが存
在すれば、そのファイル情報データ部１７を読み込み
（ステップＡ１２）、ファイル情報データ部１７に該当
メールファイルのファイル情報がないかどうか判定（ス
テップＡ１３）し、ファイル情報がなければ、そのファ
イルは新規に受け取った電子メールであるので、メール
ファイル１５のファイル名、ファイルサイズ、到着日、
ファイル無効日（送信元指定）のファイル情報を確認
（ステップＡ１４）した後、ファイル情報データ部１７
にファイル情報を書き込む（ステップＡ１５）。一方、
ステップＡ１３でファイル情報があった場合は、その電
子メールは既に到着日の情報を付加されてファイル情報
データ部１７に書き込まれているので、ステップＡ１１
に戻って次のファイルを検索する。

【００３９】ファイルアクセス日チエック処理（ステッ
プＡ２）は、図２（ｃ）に示すように、全メールファイ
ル１５を順次検索（ステップＡ２１）し、そのメールの
ファイルアクセス日を確認（ステップＡ２２）した後、
ファイルアクセス日をファイル情報データ部１７に書き
込む（ステップＡ２３）。

【００４０】ファイル通常削除処理（ステップＡ３）
は、図３に示すように、ファイル情報データを読み込み
（ステップＡ３１）、ファイル情報データ部１７を順次
検索（ステップＡ３２）し、そのファイルのファイル情
報データ部１７のファイル無効日が実行日であるかそれ
以前の日である時（ステップＡ３３）、またファイル情
報データ部１７の削除不可フラグが削除不可でなく（ス
テップＡ３４）、ファイル情報データ部１７のファイル
アクセス日と実行日の期間が制御データ部１６のファイ
ル削除期間以上で開封ファイル（長期保留開封ファイ
ル）の時（ステップＡ３５）、そのメールファイル１７
の削除（ステップＡ３６）を行う。そして、ステップＡ
３２に戻って次のファイルを検索し、削除すべきファイ
ルを削除する。最後に、制御データを読み込み（ステッ
プＡ３７）、制御データ部１６の最終定期処理日に処理
日を書き込む（ステップＡ３８）。

【００４１】これにより、ファイル無効日を経過してい
ないファイルでかつ削除不可ファイルでないファイルを
除いて、設定されたファイル削除期間を過ぎたファイル
を除去できる。この通常削除処理を日々行うことによ
り、ディスク資源を確保することができる。

【００４２】一方、強制削除処理手段１３では、図４
（ａ）に示すように、まず、ディスク使用率チェック処
理部１３１により、メールファイル１５に対して、制御
データ部１６に設定されたディスク使用率と実際のディ
スク使用率とのチェックを常時行うディスク使用率チェ
ック処理を行い（ステップＢ１）、実際のディスク使用
率が制御データ部１６のディスク使用率を超えているか
否かを判断（ステップＢ２）する。そして、ディスク使
用率が高い場合のみ、ファイルアクセス日チェック処理
部１３２により、削除基準となる、メールファイル１５
のファイルアクセス日のチェックを行い、ファイルアク
セス日をファイル情報データ部１７に書き込むファイル
アクセス日チェック処理を行い（ステップＢ３）、強制
削除処理部１３３により、ファイル情報データ部１７を
元に削除不可以外の短期保留開封ファイル、長期保留未
開封ファイルの順で、制御データ部１６のディスク使用
率を満たすまで、ファイルの削除を行うファイル強制削
除処理を行う（ステップＢ４）。

【００４３】これらのステップＢ１のディスク使用率チ
ェック処理、ステップＢ３のファイルアクセス日チェッ
ク処理及びステップＢ４のファイル強制削除処理の３処
理によるディスク高使用率時のファイル削除により、デ
ィスク使用率を既定範囲にすることが可能となる。

【００４４】次に、これらの３処理の詳細についてそれ
ぞれ説明する。まず、ディスク使用率チェック処理（ス
テップＢ１）は、図４（ｂ）に示すように、常時、制御
データ部１６に設定されているディスク使用率を読み込
み（ステップＢ１１）、このディスク使用率より実際の
ディスク使用率の方が高くないかチェックを行う（ステ
ップＢ１２）。

【００４５】もし実際のディスク使用率の方が高けれ
ば、ファイルアクセス日チェック処理（ステップＢ３）
を行う。すなわち、図４（ｃ）に示すように、ファイル
アクセス日チエック処理部１３２は、全メールファイル
１５を順次検索（ステップＢ２１）し、そのメールのフ
ァイルアクセス日を確認（ステップＢ２２）した後、フ
ァイルアクセス日をファイル情報データ部１７に書き込
む（ステップＢ２３）。

【００４６】最後に、図５に示すように、ファイル強制
削除処理（ステップＢ４）により、ファイル情報データ
を読み込み（ステップＢ３１）、ファイル情報データ部
１７を順次検索（ステップＢ３２）する。そして、その
ファイルのファイル情報データ部１７の削除不可フラグ
が削除不可でなく（ステップＢ３３）、ファイル情報デ
ータ部１７のファイルアクセス日と実行日の期間が制御
データ部１６のファイル削除期間未満で開封ファイル
（短期保留開封ファイル）の時（ステップＢ３４）、そ
のメールファイル１７の削除（ステップＢ３５）を行
い、実際のディスク使用率が、なお高ければ（ステップ
Ｂ３６）、短期保留開封ファイルの削除処理を繰り返
す。

【００４７】短期保留開封ファイルを削除してもまだデ
ィスク使用率が高い時（ステップＢ３２）は、再度、フ
ァイル情報データ部１７を順次検索（ステップＢ３７）
し、そのファイルのファイル情報データ部１７の削除不
可フラグが削除不可でなく（ステップＢ３８）、ファイ
ル情報データ部１７のファイルアクセス日と実行日の期
間が制御データ部１６のファイル削除期間以上で未開封
ファイル（長期保留未開封ファイル）の時（ステップＢ
３９）、そのメールファイル１７の削除（ステップＢ４
０）を行う。実際のディスク使用率がなお高ければ（ス
テップＢ４１）長期保留未開封ファイルの削除処理を繰
り返す。長期保留未開封ファイルを削除してもまだディ
スク使用率が高い時（ステップＢ３７）は、警告メッセ
ージを出力する（ステップＢ４２）。削除処理が終了し
たら、制御データを読み込み（ステップＢ４３）、制御
データ部１６の最終定期処理日に処理日を書き込む（ス
テップＢ４４）。

【００４８】次に、図６、図７を参照し、具体例を用い
て本実施形態の電子メール保管装置１の動作を説明す
る。この例では、図６に示すように、入力装置４から制
御処理部１１１にディスク使用率は９０％、ファイル削
除期間は３１日と設定され、最終定期処理日は１９９７
年１２月３１日であるとする。ファイル情報データ部１
７には、図７（ａ）に示すように、各ファイル名には、
メール到着日、ファイル無効日、ファイルアクセス日、
削除不可フラグの有無（図７（ａ）では１が削除不可フ
ラグが立てられた状態、０が削除不可フラグが立てられ
ていない状態を示す）等のファイルの情報が記録されて
いる。また、ファイルアクセス日が空欄のファイルは、
未だアクセスが行われていない未開封ファイルであるこ
とを示している。

【００４９】処理日を１９９８年１月１日とした場合、
通常削除処理手段１２では、ファイル無効日に達したｆ
ｉ１ｅ４のメールと、制御データファイル１５のファイ
ル削除期間（３１日）に達し、ファイル情報データ部１
７の削除不可フラグが削除不可（１）でなく、かつ、開
封ファイルであるファイルｆｉｌｅｌのメール等の削除
を行う。この通常削除処理により、図７（ｂ）に示すよ
うに、ファイル１とファイル４が削除され、ディスク資
源が確保されている。

【００５０】強制削除処理手段１３では、もし実際のデ
ィスク使用率が、制御データ部１６のディスク使用率
（９０％）を超えた場合には、制御データファイル１５
のファイル削除期間（３１日）には達していないが、フ
ァイル情報データ部１７の削除不可フラグが削除不可
（１）でない短期保留開封ファイルfｉｌｅ３等の削除
を行う。それでもなお、制御データ部１６のディスク使
用率（９０％）を超えていた場合には、制御データファ
イル１５のファイル削除期限（３１日）に達し、ファイ
ル情報データ部１７の削除不可フラグが削除不可（１）
でない長期保留未開封ファイルの削除を行う。

【００５１】この強制削除処理により、ディスク使用率
を常時設定値以下に保つことができ、ディスク資源を確
保することができる。

【００５２】このように、本実施形態の電子メール保管
装置は、定期的にメールファイルをチェックして、ユー
ザが必要であると判断した削除不可メールや無効日ファ
イルが削除されるのを防止しながら、不要なメールを削
除してディスク資源を確保することができる。

【００５３】また、ディスク高使用率時、ユーザが必要
と判断した削除不可ファイル以外の短期保留開封ファイ
ル、長期保留未開封ファイルを削除することにより、デ
ィスク使用率を既定範囲にすることができる。

【００５４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子メー
ル保管装置によれば、通常削除により、ユーザにとって
必要なメールが失われることを防止しながら、不要な電
子メールを削除してディスク資源を確保することができ
る。

【００５５】また、本発明の電子メール保管装置によれ
ば、強制削除により、ユーザにとって必要なメールが失
われることを防止しながら、ディスク資源の確保を確実
にできる

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メール保管装置の一実施形態の構
成を示すブロック図である。

【図２】本発明の電子メール保管装置における通常削除
処理（ａ）、ファイル到着日チェック処理（ｂ）、及び
ファイルアクセス日チェック処理（ｃ）のそれぞれの工
程を示すフローチャートである。

【図３】本発明の電子メール保管装置におけるファイル
通常削除処理の工程を示すフローチャートである。

【図４】本発明の電子メール保管装置における強制削除
処理（ａ）、ディスク使用率チェック処理（ｂ）、及び
ファイルアクセス日チェック処理（ｃ）のそれぞれの工
程を示すフローチャートである。

【図５】本発明の電子メール保管装置におけるファイル
強制削除処理の工程を示すフローチャートである。

【図６】本発明の電子メール保管装置における制御処理
部で設定された設定値の例を示す表である。

【図７】本発明の電子メール保管装置におけるファイル
情報データ部に書き込まれた電子メールの情報を示すも
ので、（ａ）は通常削除処理前、（ｂ）は通常削除処理
後を示す。

【図８】特開平５−３０８３７７号公報で示された従来
技術を示すブロック図である。

【図９】特開平５−１９９２６１号公報で示された従来
技術を示すブロック図である。

【符号の説明】

１ 電子メール保管装置（クライアント） ２ メールサーバ ３ 通信回線 ４ 入力装置 １１ ファイル内容変更手段 １１１ 制御処理部 １１２ 削除不可処理部 １２ 通常削除処理手段 １２１ ファイル到着日チェック処理部 １２２ ファイルアクセス日チェック処理部 １２３ ファイル通常削除処理部 １３ 強制削除処理手段 １３１ ディスク使用率チェック処理部 １３２ ファイルアクセス日チェック処理部 １３３ ファイル強制削除処理部 １４ メールアプリケーション １５ メールファイル １６ 制御データ部 １７ ファイル情報データ部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (56)参考文献 特開 平10−117209（ＪＰ，Ａ) 特開 平10−293734（ＪＰ，Ａ) 特開 平10−28131（ＪＰ，Ａ) 特開 平６−97962（ＪＰ，Ａ) 特開 平３−92047（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−54756（ＪＰ，Ａ) 特開 平４−243342（ＪＰ，Ａ) 特開 平５−167610（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 13/00

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 メールサーバとネットワークを介して接
   続され、前記メールサーバから電子メールを取得し保管
   する電子メール保管装置において、 特定の電子メールに削除不可の情報を付加すると共に、
   前記電子メールを格納する記憶装置の容量の所定の使用
   率及び前記電子メールについての所定の削除期間を設定
   できるファイル内容変更手段と、定期的に、 前記削除不可情報が付加された電子メール及
   びその他の削除不可の電子メールを除いた電子メールで
   あって、ファイルアクセス日から前記所定の削除期間が
   経過し且つ開封された電子メールである長期保留開封電
   子メールを削除する通常削除処理手段と、 前記電子メールを格納する記憶装置の容量の使用率をチ
   ェックすると共に、前記記憶装置の容量が前記所定の使
   用率を超えたときに、前記削除不可情報が付加された電
   子メール及びその他の削除不可の電子メールを除いた電
   子メールであって、ファイルアクセス日から前記所定の
   削除期間が経過しておらず且つ開封された電子メールで
   ある短期保留開封電子メールを削除し、それでもなお前
   記記憶装置の容量が前記所定の使用率を超えているとき
   に、前記削除不可情報が付加された電子メール及びその
   他の削除不可の電子メールを除いた電子メールであっ
   て、ファイルアクセス日から前記所定の削除期間が経過
   し且つ開封されていない電子メールである長期保留未開
   封電子メールを削除して前記記憶装置の容量の所定の使
   用率を回復させる強制削除処理手段とを有することを特
   徴とする電子メール保管装置。