JP2020194412A - Mail box capacity management method and program - Google Patents
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Abstract
Description
本願発明は、電子メール・システムにおけるメールボックスの容量管理のための方法とプログラム、特に、メールボックス中のフォルダの容量超過を未然に防止するための方法とプログラムに関する。 The present invention relates to a method and a program for managing the capacity of a mailbox in an e-mail system, particularly a method and a program for preventing the capacity of a folder in the mailbox from being exceeded.
電子メール・システムが企業および社会において広く使用されている。電子メール機能を提供するプログラムは、各ユーザーが受信および送信したメールをメールボックスという形式で保存することが多い。システム設計の制約上、メールボックスにはサイズに上限があることが通常であり、上限を超えるとシステムが機能不全に陥ることもあるため、その容量超過を防ぐことはきわめて重要である。 E-mail systems are widely used in businesses and society. Programs that provide e-mail functionality often store emails received and sent by each user in the form of mailboxes. Due to system design constraints, mailboxes usually have an upper limit on size, and exceeding the upper limit can cause the system to malfunction, so it is extremely important to prevent that capacity from being exceeded.
特許文献１では、サーバにおけるディレクトリの使用容量を監視し、予め設定された基準値を超えると警告を発する技術が開示されているが、警告を発するだけではなく、ユーザーのメールを削除することなく適切な対応を取る技術が求められていた。 Patent Document 1 discloses a technique of monitoring the used capacity of a directory on a server and issuing a warning when a preset reference value is exceeded. However, not only the warning is issued but also the user's mail is not deleted. There was a need for technology to take appropriate measures.
電子メール・クライアント・プログラムにおけるメールボックス中のフォルダの容量超過を未然に防止するための方法とプログラムを提供する。 Provide methods and programs to prevent overcapacity of folders in mailboxes in e-mail client programs.
本願発明は、電子メールのメールボックス中のフォルダのサイズを調べるステップと、前記サイズを所定の上限値と比較するステップと、前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行するステップとを含む、コンピューターにより実行される電子メール管理方法を提供することで上記課題を解決する。 The present invention includes a step of checking the size of a folder in an e-mail mailbox, a step of comparing the size with a predetermined upper limit, and a case where the size exceeds the predetermined first upper limit. An email management method performed by a computer, including the step of executing any one or more of the folder optimization process, the folder division process, and the separate storage process of email attachments in the folder. The above problem is solved by providing.
また、本願発明は、さらに、前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示するステップを含む、段落０００７に記載の方法を提供することで上記課題を解決する。 The present invention further solves the above problems by providing the method described in paragraph 0007, which further comprises a step of displaying a warning message when the size exceeds the predetermined second upper limit value. To do.
また、本願発明は、前記添付ファイルの分離保存処理は、添付ファイルのサイズの大きい順に処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計が所定の目的地を越えた場合には分離保存処理を終了するステップをさらに含む、段落０００７、または、段落０００８に記載の方法を提供することで上記課題を解決する。 Further, in the present invention, the separate storage process of the attached file is performed in descending order of the size of the attached file, and when the total size of the separately saved attached files exceeds a predetermined destination, the separate storage process is performed. The above problem is solved by providing the method described in paragraph 0007, or paragraph 0008, further comprising a step to end.
また、本願発明は、電子メールのメールボックス中のフォルダのサイズを調べる命令群と、
前記サイズを所定の上限値と比較する命令群と、前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行する命令群とをコンピューターに実行させる電子メール管理プログラムを提供することで上記課題を解決する。
Further, the present invention includes a group of instructions for checking the size of a folder in an e-mail mailbox.
An instruction group for comparing the size with a predetermined upper limit value, and when the size exceeds the predetermined first upper limit value, the folder optimization process, the folder division process, or the folder The above problem is solved by providing an e-mail management program that causes a computer to execute an instruction group that executes any one or more of the separate storage processes of the attached file of the e-mail.
また、本願発明は、さらに、前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示する命令群をコンピューターに実行させる、段落００１０に記載のプログラムを提供することで上記課題を解決する。 Further, the present invention further provides the program according to paragraph 0010, which causes a computer to execute a group of instructions for displaying a warning message when the size exceeds the predetermined second upper limit value. Solve the above problems.
また、本願発明は、前記添付ファイルの分離保存処理は、添付ファイルのサイズの大きい順に処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計が所定の目的地を越えた場合には分離保存処理を終了する処理をさらに含む、段落００１０、または、段落００１１に記載のプログラムを提供することで上記課題を解決する。 Further, in the present invention, the separate storage process of the attached file is performed in descending order of the size of the attached file, and when the total size of the separately saved attached files exceeds a predetermined destination, the separate storage process is performed. The above problem is solved by providing the program described in paragraph 0010 or paragraph 0011, which further includes a process of terminating.
電子メール・クライアント・プログラムにおけるメールボックス中のフォルダの容量超過を未然に防止するための方法とプログラムが提供される。 Methods and programs are provided to prevent overcapacity of folders in mailboxes in e-mail client programs.
以下に図を参照しながら本願発明の実施例について説明する。図はすべて例示である。以降では、広く使用されている電子メール・クライアント・プログラムであるThunderbird（登録商標）の例を示すが、本願発明は他の同様の構成の電子メール・クライアント・プログラムにも適用可能である。 Examples of the present invention will be described below with reference to the drawings. All figures are illustrations. Hereinafter, an example of Thunderbird (registered trademark), which is a widely used e-mail client program, will be shown, but the present invention can be applied to other e-mail client programs having a similar configuration.
図１に、本願発明に係るデータベース検索システムの全体構成を示す。メールボックス（101）は、ユーザーが送信または受信した電子メールを保存するための手段であり、後述のとおり、複数のフォルダを含む。メール送受信プログラム（102）は、Thunderbird等の電子メール・クライアント・プログラムの本体である。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メールボックス（101）中のフォルダの容量を定期的に監視し、容量超過の危険性がある場合に必要な処理を行なうプログラムである。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メール送受信プログラム（102）のアドオンとして実装してもよいが、独立したプログラムとして実装してもよい。設定ファイル（104）は、フォルダ容量監視プログラム（103）の挙動を制御するための設定を保存するためのファイルであり任意の形式で実装してよい。設定ファイル（104）の内容はシステム管理者またはユーザー自身が設定してよい。上記のプログラム、および、メールボックスはユーザーが使用するデスクトップ・パソコン、タブレット端末、携帯情報機器等のクライアント機器上で稼働してよい。 FIG. 1 shows the overall configuration of the database search system according to the present invention. A mailbox (101) is a means for storing emails sent or received by a user and includes a plurality of folders, as described below. The mail sending / receiving program (102) is the main body of an e-mail client program such as Thunderbird. The folder capacity monitoring program (103) is a program that periodically monitors the capacity of the folder in the mailbox (101) and performs necessary processing when there is a risk of exceeding the capacity. The folder capacity monitoring program (103) may be implemented as an add-on to the mail sending / receiving program (102), or may be implemented as an independent program. The setting file (104) is a file for saving the settings for controlling the behavior of the folder capacity monitoring program (103), and may be implemented in any format. The contents of the configuration file (104) may be set by the system administrator or the user himself. The above programs and mailboxes may run on client devices such as desktop personal computers, tablet terminals, and mobile information devices used by users.
図２に、本願発明に係るメールボックス（101）の構造を示す。メールボックス（101）中には目的別に複数のフォルダが存在する。各フォルダは１つ以上のメールを格納する。フォルダは、たとえば、「受信トレイ」、「送信済トレイ」、「迷惑メール」等、目的別に構成されている。加えて、ユーザー自身が独自のフォルダを使用してメールを格納することもできる。 FIG. 2 shows the structure of the mailbox (101) according to the present invention. There are multiple folders in the mailbox (101) for different purposes. Each folder stores one or more emails. The folders are organized according to purpose, such as "inbox", "sent tray", and "junk mail". In addition, users can use their own folders to store their mail.
Windows等のOSのレベルでは、メールボックス（101）はディレクトリに相当し、フォルダはファイルに相当する（ファイル中の個々のメールを効率的にアクセスするインデックスのために別のファイルが容易されていることが多い）。同一ユーザーが、複数のメール・サーバに対応して複数のメールボックス（101）を利用できるようにしてもよい（以降では、メールボックス（101）を1つのみ使用する例を示す）。 At the OS level, such as Windows, a mailbox (101) corresponds to a directory and a folder corresponds to a file (separate files are facilitated for an index that efficiently accesses individual mail in a file. Often). The same user may be able to use multiple mailboxes (101) for multiple mail servers (the following is an example of using only one mailbox (101)).
フォルダはOSのファイルとして実現されるため、OSによるファイル容量上の制約を受ける。メール送受信プログラム（102）が32ビット・モードのアプリケーションとして稼働している場合には、容量の上限は２GB（ギガバイト）となることが通常である。この容量上限は、OSの制約であるため拡張することは事実上不可能である。また、フォルダのサイズが容量上限に近づくと、性能が急速に劣化し、ユーザーの操作が困難になることもある。このため、容量上限に達する前に予防的措置を取ることがとりわけ重要である。 Since the folder is realized as an OS file, the file capacity is restricted by the OS. When the mail sending / receiving program (102) is running as a 32-bit mode application, the upper limit of the capacity is usually 2 GB (gigabytes). This capacity limit is virtually impossible to extend due to OS restrictions. In addition, when the size of the folder approaches the capacity limit, the performance deteriorates rapidly, which may make the user's operation difficult. For this reason, it is especially important to take precautionary measures before reaching the capacity limit.
図3に、フォルダ容量監視プログラム（103）の概要フローチャートを示す。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メール送受信プログラム（102）のアドオンとして稼働し、メール送受信プログラム（102）のプロセスから適宜呼び出されて処理を行なってもよいが、独立したプログラムとして稼働してもよい。後者の場合には、OSのタイマー機能により所定の時間間隔で起動されることが望ましい。ユーザーまたはシステム管理者が任意の時点で起動できるようにしてもよい。リモート起動機能を介して遠隔地やサーバから起動できるようにしてもよい。 FIG. 3 shows an outline flowchart of the folder capacity monitoring program (103). The folder capacity monitoring program (103) may be operated as an add-on of the mail sending / receiving program (102), and may be appropriately called from the process of the mail sending / receiving program (102) to perform processing, or may be operated as an independent program. Good. In the latter case, it is desirable that the timer function of the OS starts the system at predetermined time intervals. It may be possible for the user or system administrator to start it at any time. It may be possible to start from a remote location or a server via the remote start function.
フォルダ容量監視プログラム（103）は起動すると、まず、設定ファイル（104）から設定情報を読み取る（S301）。設定情報は、典型的には各フォルダのサイズの上限値、フォルダのサイズが当該上限値を超えた場合の処理の内容等である。次に、メールボックス（101）の1以上のフォルダのサイズを調べる（S302）。フォルダはOSレベルではファイルなので、そのサイズを知ることは容易である。次に、当該フォルダのサイズが上限値を超えているかを判定する（S303）。上限値を超えていない場合は次のフォルダの処理に移る。 When the folder capacity monitoring program (103) is started, it first reads the setting information from the setting file (104) (S301). The setting information is typically the upper limit of the size of each folder, the content of processing when the size of the folder exceeds the upper limit, and the like. Next, check the size of one or more folders in the mailbox (101) (S302). Folders are files at the OS level, so it's easy to know their size. Next, it is determined whether the size of the folder exceeds the upper limit (S303). If the upper limit is not exceeded, the process moves to the next folder.
上限値を超えていた場合には、好ましくは警告メッセージを表示する（S304）。警告メッセージはユーザーが使用するパソコン等の機器の画面に表示することが望ましいが、OSが提供する通知のサービスを使用してもよい。加えて、警告メッセージをシステム管理者の端末の画面に表示する、および、システム管理者にメールを送信する等の処理を行なってもよい。対策が終了するまで、ユーザーにメール送受信プログラム（102）の操作を禁止する処理を実行してもよい。メール送受信プログラム（102）を強制終了してもよい。 If the upper limit is exceeded, a warning message is preferably displayed (S304). It is desirable to display the warning message on the screen of a device such as a personal computer used by the user, but the notification service provided by the OS may be used. In addition, processing such as displaying a warning message on the screen of the system administrator's terminal and sending an e-mail to the system administrator may be performed. You may execute a process that prohibits the user from operating the mail sending / receiving program (102) until the countermeasure is completed. The mail sending / receiving program (102) may be forcibly terminated.
次にフォルダの容量を削減するための処理を行なう（S305）。第一に、メール送受信プログラム（102）が提供するフォルダ最適化処理を実行してよい。フォルダ最適化処理は、削除されたメール等により生じたフォルダ中のデッドスペースを回収する処理である。 Next, the process for reducing the capacity of the folder is performed (S305). First, the folder optimization process provided by the mail sending / receiving program (102) may be executed. The folder optimization process is a process of collecting dead space in a folder caused by deleted mail or the like.
第二に、フォルダの分割処理を実行してよい。新たなフォルダを作成し、容量が逼迫しているフォルダのメールの一部を移動することが望ましい。この場合に、ユーザーのその後の操作に悪影響がないように、メールの受信または送信の日付・時刻に基づいて振り分けを行ない、古いメール、あるいは、新しいメールを新たに作成されたフォルダに移動することが望ましい。新たなフォルダを作成する場合に、たとえば、元のフォルダ名が「受信トレイ」であった場合には「受信トレイ_001」といったように、元のフォルダ名が容易に推定可能な命名規約を採用することが望ましい。サイズの大きいメールを優先的に新たに作成されたフォルダに移動するようにしてもよい。 Secondly, the folder division process may be executed. It is desirable to create a new folder and move some of the mail in the folder whose capacity is tight. In this case, sort the old mail or new mail to the newly created folder by sorting based on the date and time of receiving or sending the mail so that the subsequent operation of the user is not adversely affected. Is desirable. When creating a new folder, adopt a naming convention that allows you to easily estimate the original folder name, for example, "Inbox_001" if the original folder name was "Inbox". It is desirable to do. Larger emails may be preferentially moved to the newly created folder.
メールボックス（101）の容量消費という観点では添付ファイルが大きな割合を占める。一般的なテキストメールの本体容量が数KB（キロバイト）であるのに対して、添付ファイルが数MB（メガバイト）であり、3桁の違いがある。したがって、ユーザーが設定ファイルで許可した場合等には、添付ファイルをメールから分離し、別の場所に保存する処理を行なってもよい。別の場所とは、ユーザーの機器上であっても、ファイル・サーバ上であっても、クラウド上であってもよい。すべての添付ファイルを保存するのではなく、添付ファイルのサイズは所定の閾値を超えたメールだけを分離保存の対象にしてもよい。添付ファイルのサイズの大きい順に分離保存の処理を行ない、分離保存した添付ファイルのサイズの合計値が所定の目的地を越えた時点で分離保存の処理を終了するようにしてもよい。添付ファイルの分離保存処理を送信済トレイのフォルダのみ（あるいは、送信済トレイのフォルダを優先して）に適用するようにしてもよい。受信トレイ中のメールの添付ファイルは転送などで将来的に使用する可能性があるが、一般に、送信済メールの添付ファイルはユーザーのパソコン等の別の場所に存在することが多いからある。 Attachments account for a large proportion of the mailbox (101) capacity consumption. While the main body capacity of a general text mail is several KB (kilobytes), the attached file is several MB (megabytes), and there is a difference of three digits. Therefore, if the user permits it in the setting file, the attached file may be separated from the mail and saved in another location. The alternative location may be on the user's device, on a file server, or on the cloud. Instead of saving all attachments, only emails whose attachment size exceeds a predetermined threshold may be subject to separate storage. The separate storage process may be performed in descending order of the size of the attached files, and the separate save process may be terminated when the total value of the sizes of the separate and saved attached files exceeds a predetermined destination. The separation saving process of the attached file may be applied only to the folder in the sent tray (or the folder in the sent tray is prioritized). The email attachments in the inbox may be used in the future for forwarding, etc., but in general, the sent email attachments often exist in another location such as the user's personal computer.
上述の、フォルダの最適化処理、フォルダの分割処理、添付ファイルの分離保存の各処理は、設定ファイル（104）の設定にしたがって、そのうちの1つ以上を実行してよい。フォルダ容量監視プログラム（103）は、メールボックス（101）中の全フォルダの処理を完了すると終了する（S306）。 One or more of the above-described folder optimization processing, folder division processing, and attachment file separation / saving processing may be executed according to the settings of the setting file (104). The folder capacity monitoring program (103) ends when the processing of all folders in the mailbox (101) is completed (S306).
ここで、フォルダ容量の上限として、ソフトリミットとハードリミットを設定し、ソフトリミットを超えた場合には警告メッセージの表示のみを行ない、ハードリミットを超えた場合のみに、上述のフォルダの操作を行なうようにしてもよい。 Here, a soft limit and a hard limit are set as the upper limit of the folder capacity, only a warning message is displayed when the soft limit is exceeded, and the above-mentioned folder operation is performed only when the hard limit is exceeded. You may do so.
１０１ メールボックス
１０２ メール送受信プログラム
１０３ フォルダ容量監視プログラム
１０４ 設定ファイル
101 Mailbox 102 Mail sending / receiving
Claims (6)
前記サイズを所定の第一の上限値と比較するステップと、
前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行するステップとを含む、
コンピューターにより実行される電子メール管理方法。 Steps to find out the size of a folder in an email mailbox,
A step of comparing the size with a predetermined first upper limit,
When the size exceeds the predetermined first upper limit value, one of the optimization process of the folder, the division process of the folder, and the separate storage process of the attached file of the mail in the folder. Including steps to do the above,
An email management method performed by a computer.
前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示するステップを含む、請求項１に記載の方法。 Further, a step of comparing the size with a predetermined second upper limit value smaller than the predetermined first upper limit value, and
The method of claim 1, comprising the step of displaying a warning message when the size exceeds the predetermined second upper limit.
前記サイズを所定の第一の上限値と比較する命令群と、
前記サイズが前記所定の第一の上限値を超えていた場合に、前記フォルダの最適化処理、前記フォルダの分割処理、または、前記フォルダ中のメールの添付ファイルの分離保存処理のいずれか１つ以上を実行する命令群とをコンピューターに実行させる
電子メール管理プログラム。 Instructions to check the size of a folder in an email mailbox,
An instruction group that compares the size with a predetermined first upper limit, and
When the size exceeds the predetermined first upper limit value, one of the optimization process of the folder, the division process of the folder, and the separate storage process of the attached file of the mail in the folder. An e-mail management program that causes a computer to execute instructions that execute the above.
前記サイズが前記所定の第二の上限値を超えていた場合に、警告メッセージを表示する命令群をコンピューターに実行させる、請求項４に記載のプログラム。 Further, a group of instructions for comparing the size with a predetermined second upper limit value smaller than the predetermined first upper limit value.
The program according to claim 4, wherein the computer executes a group of instructions for displaying a warning message when the size exceeds the predetermined second upper limit value.
The separate saving process of the attached file further includes a process of performing the processing in descending order of the size of the attached file and ending the separate saving process when the total size of the separately saved attached files exceeds a predetermined destination. , The program according to claim 4 or 5.
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2019
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