JP2013239058A - 情報処理装置、方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】 更新が行われなくなった過去の文書についても参照したいという要望がある。ところが、ユーザーはアーカイブされた文書がいつ、どこへ移動されたのかを知らないことが多い。そのため、ユーザーが文書を探したくてもアーカイブされた文書を検索することができないという課題がある。
【解決手段】 ある期間を超えて更新されない電子文書を、記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【選択図】 図11
【解決手段】 ある期間を超えて更新されない電子文書を、記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
【選択図】 図11
Description
本発明は、文書管理システムにおける、文書を検索するための装置、方法及びプログラムに関する。
文書管理システムでは、保管場所のデータを整理するため、一定の期間が経過した文書を自動的にアーカイブする機能がある。文書管理システムは複数のユーザーで共有されている。そのため、あるユーザーが知らないうちに、別のユーザーやシステムによって文書の移動が行われる場合がある。これに対し、文書の移動した履歴をユーザーに知らせるための機能を持つものがある(例えば、特許文献1参照)。
更新が行われなくなった過去の文書についても参照したいという要望がある。ところが、ユーザーはアーカイブされた文書がいつ、どこへ移動されたのかを知らないことが多い。そのため、ユーザーが保管領域(フォルダ等)を指定して文書を検索したとしても、ユーザーが知らないうちにアーカイブされて移動された文書を検索することができないという課題がある。また一方、全ての保管領域を検索範囲にして文書を検索すると、検索時間が多くかかったり、所望でない文書が検索結果に多くでてきてしまったりする。
電子文書を記憶する記憶手段と、電子文書を検索する検索手段を備え、文書管理システムとして機能する情報処理装置であって、ある期間を超えて更新されない電子文書を、前記記憶手段の元の保管場所から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置を提供する。
更新されなくなった過去の文書のアーカイブ先をユーザーが知らない場合でも、その文書を効率よく検索することができる。
以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。
図1は、本発明の実施例1に係る情報処理装置の構成を示す図である。図1において、情報処理装置は、CPU102、メモリ103、記憶装置104、ビデオインタフェース105、Input/Outputインタフェース(以下「I/Oインタフェース」と略称する)106、通信インタフェース107を備えている。情報処理装置内の各構成要素はシステムバス101を介して互いに接続されている。CPU102は、システムバス101を介して各構成要素を制御し、データの計算や加工などを行なう中央処理装置である。メモリ103は、データやプログラムを記憶する装置で、RAM(Random Access Memory)やROM(Read Only Memory)で構成される。記憶装置104は、記憶されたデータの書き込み/読み出しを行う。記憶装置104には、ハードディスクドライブ(HDD)111、フロッピー(登録商標)ディスクドライブ(FDD)112、不揮発性のデータソースとして利用されるCD−ROMドライブ113がある。図1には示されていないが、記憶装置104としては、磁気テープドライブ、DVD−ROM、USBメモリなども使用されることがある。
本実施例に係るプログラムは、記憶装置104から読み込まれ、メモリ103に格納した上で、CPU102によって実行される。なお、本実施例ではプログラムを記憶装置104から読み込む構成としているが、ROM(不図示)から読み込んだり、通信インタフェース107を介して外部から読み込んだりする構成としてもよい。
ビデオインタフェース105は、ディスプレイ装置114への表示出力を制御する。ディスプレイ装置114には、CRTや液晶等の方式を用いたものがある。I/Oインタフェース106には、キーボード115やポインティングデバイス116等の入力装置が接続される。操作者は、キーボード115を操作することにより情報処理装置に対する動作指令等を行う。ポインティングデバイス116は、ディスプレイ装置114上のカーソルを移動させてメニューやオブジェクトの選択や操作等を行う。通信インタフェース107は、コンピュータネットワーク117を通して外部機器との通信を行う。接続先のネットワークには、LANやWAN、インターネットのような公衆回線等がある。また、通信インタフェース107は、ローカルプリンタ118などの出力機器との通信も行う。
図2は、本実施例に係るネットワーク構成図である。コンピュータネットワーク201には、クライアントパーソナルコンピュータ(以下「クライアントPC」と略称)202とサーバコンピュータ(以下「サーバ」と略称)203が接続されている。コンピュータネットワーク201には、LAN、WAN、インターネット等がある。クライアントPC202は、コンピュータネットワーク201を通じてサーバ203と通信を行う。なお、本実施例において、クライアントPC202およびサーバ203はいずれも、図1に示した情報処理装置の構成を有するものとする。ただし、図1の構成に限定するものではなく、他の機能を備えていても構わない。
続いて、本実施例に係るアプリケーションプログラムに関して説明する。なお、本実施例では、電子文書の保管や管理のためのプログラムは主にサーバ203上で動作し、クライアントPC202ではサーバ203で処理された結果を表示する。なお、本実施例では1つのサーバ構成を記載しているが、複数サーバに分散される場合もある。また、クライアントPCも複数存在する場合がある。また、逆にサーバとクライアントが同一PC上で動作する形態も可能である。
図3は、本実施例に係るアプリケーションプログラムの機能ブロック図である。文書操作部301は、電子文書に対する操作を処理する。操作には電子文書の登録や更新、移動やコピー、削除などがある。スケジューラ管理部302は、定期的な日時や特定の日時に実行されるタスクを管理する。タスクの例としては、定期的に古い電子文書をアーカイブする処理などがある。
文書保管部303は、電子文書の物理的な記憶装置への保管と、保管先を整理するための位置情報を保持する。この位置情報は、例えば図4を参照して後述する階層構造上に配置された場合の位置を示す。この階層構造は仮想的に定義されてもよい。例えば、電子文書の保管先がリレーショナルデータベース(RDB)であった場合、物理的には階層構造ではないが、仮想的な階層構造を定義することでユーザーに対してわかりやすいアクセシビリティを提供する。文書プロパティ設定部304は保管される文書の属性情報を定義する。属性情報には、例えば図5を参照して後述する作成日時や更新日時などがある。
文書検索部305は、保管された電子文書から特定の電子文書を検索する処理を行う。検索対象決定部306は、文書検索部305における検索において、本実施例に係る検索対象の決定処理を行う。
次に図4、図5、図6、図10を用いて電子文書のアーカイブについて説明する。図4は、文書アーカイブ時の保管場所を示す概念図である。電子文書は、階層構造で表される位置に保管される。401および411はライブラリである。ライブラリとは、電子文書をまとめる保管庫のような位置づけを持っている概念である。運用ライブラリ401には、現在、登録、更新される電子文書が保管される。一方、アーカイブライブラリ411には、更新されなくなった過去の電子文書が保管される。即ち、アーカイブライブラリ411は、更新対象から外れた古い電子文書用の特定の保管領域として機能する。
ライブラリには電子文書やフォルダを格納することができる。運用ライブラリ401の下にはフォルダ402、フォルダ403が格納されている。フォルダは電子文書をまとめる役割や配下にフォルダを持つことで階層構造を表す役割を持つ。フォルダ403の下にはフォルダ404、フォルダ405が格納されており階層構造をつくっている。フォルダ405の配下には電子文書406、407、408があり、フォルダ405は文書をまとめる役割をしている。
アーカイブライブラリ411も運用ライブラリ401と同様に階層構造を持っている。アーカイブライブラリ411の各フォルダは、運用ライブラリ401のフォルダと関連付けられている。フォルダ413はフォルダ403に関連付けられ、フォルダ415はフォルダ405に関連付けられている。
図5は、関連付け等の文書アーカイブ設定画面の例を示す図である。この設定画面は、ライブラリやフォルダごとに存在する。図5では、図4のフォルダ405に対する設定画面を例示している。列501は画面上の各設定のタイトルを示しており、右側の設定内容に対応している。例図では、それぞれ、保存期限の設定の設定内容が502、保存期限の設定内容が503、保存期限を過ぎた文書の処理の設定内容が504、505、506である。
502はチェックボックスであり、文書の保存期限機能を有効にするか無効にするかの選択を行う。503は文書の保存期限機能における保存期限を設定するコントロールで、エディットボックスとリストボックスから構成される。エディットボックスに数字を入力し、リストボックスで期間の間隔を選択する。期間の間隔には、日、月、年といった選択肢がある。例えば、503で1年と設定された場合、更新日時から1年以上経過した電子文書が削除あるいは移動の対象となる。
504は、保存期限を経過した電子文書の処理方法を選択するラジオボタンである。「ごみ箱へ移動する」を選択した場合は、電子文書がごみ箱へ移動する。この場合、ライブラリやフォルダからは削除されるが、ごみ箱から電子文書を取り戻すことが可能である。「完全に削除する」を選択した場合、電子文書は完全に削除され、取り戻すことはできない。「指定先へ移動する」を選択した場合、電子文書は指定のライブラリあるいはフォルダへ移動する。この指定先に移動する場合が本件のアーカイブに該当する処理である。移動先は、エディットボックス505に指定する。ここでは図4におけるアーカイブライブラリ411上のフォルダ415をURL(Uniform Resource Locator)の形式で指定した例を示している。つまり、本設定画面の対象であるフォルダ405下に存在する電子文書の移動先がフォルダ415であることを示す。ボタン506は、移動先の入力を補助するための機能である。図で例示はしないが、ボタン506を押すと文書管理システムで管理されているライブラリの一覧とその配下フォルダが表示され、一覧から選択することで移動先のURLがエディットボックス505に設定される。
図5を用いて説明したように、保存期限機能で文書の移動設定を行った場合、図4のフォルダ405下に存在する電子文書の保存期限を経過すると、フォルダ415下へ移動される。例えば、図4の電子文書406が保存期限を経過した場合、移動されて電子文書416になる。電子文書406はフォルダ405下からは削除される。
図6は、移動された電子文書416の属性情報を示す図である。601は文書の作成日時、作成者、更新日時、更新者といった電子文書の基本的な属性情報を示している。属性情報601とは別に、文書管理システムが独自に設定する属性情報として602がある。属性情報602は、保存期限機能によって電子文書が移動された日時、すなわちアーカイブ日時を示している。属性情報602は、後述の検索処理で参照されるデータになる。なお、ここでは、ライブラリ、フォルダというオブジェクトで階層構造を示しているが、別の構造で電子文書を保管する場合もある。また、アーカイブ時に電子文書のデータを圧縮するなどの処理を行う場合もある。
次に図10を用いて電子文書のアーカイブ処理のフローを説明する。電子文書のアーカイブ処理は、文書の保存期限に基づいて行われる。文書の保存期限はシステムが定期的に確認するものであり、図3のスケジューラ管理部302によって実行される。
まず、システムで管理しているライブラリ、および、その配下にあるフォルダを参照してゆく(S1001)。フォルダはツリー構造になっており、存在する階層分、掘り下げて参照してゆくことになる。各ライブラリもしくはフォルダには、図5で示した保存期限の設定が行われており、この設定を確認する(S1002)。なお、保存期限の設定は、上位階層の設定を引き継ぐ場合もある。その場合は、上位ライブラリもしくはフォルダの設定に基づいて以降の処理を行う。保存期限の設定を確認したら、図5のチェックボックス502で示した保存期限が設定されているかどうかを確認する(S1003)。保存期限が設定されていなければ、次のライブラリもしくはフォルダを参照する。保存期限が設定されていた場合は、ライブラリもしくはフォルダ下にある電子文書ファイルを参照してゆく(S1004)。電子文書ファイルの更新日時から現在までの経過期間を算出し(S1005)、経過期間が図5の503で示した保存期限を超える場合(S1006)は、文書に対して設定された処理を行う。処理の種類は図5の504で示した3種類が存在し、設定に基づいて処理が選択される(S1007)。「ごみ箱へ移動する」設定の場合は、電子文書ファイルをごみ箱へ移動し(S1008)、「完全に削除する」設定の場合は、電子文書ファイルのデータを記憶装置から削除する(S1009)。「指定先へ移動する」設定の場合は、図5の505で指定された場所へ電子文書ファイルを移動する(S1010)。さらに、移動した電子文書ファイルに対して、図6で示したアーカイブ日時の属性情報602を更新する(S1011)。以上の処理を全てのライブラリとフォルダに対して行い、アーカイブ処理は終了する。
次に図7を用いて既存の検索機能について説明する。図7は従来の検索画面の例である。701は検索対象の場所を設定するエディットボックスである。検索対象となるライブラリやフォルダをURLの形式で指定する。ボタン702は検索対象の入力を補助するための機能で、前述の図5で示したボタン506と同じ機能を持つ。チェックボックス703はエディットボックス701で指定したライブラリあるいはフォルダ配下の階層を検索対象に含めるかどうかを選択する。
リストボックス704は、705、706で例示される複数の検索条件式の関係を選択する。選択肢には、ANDやORがあり、ANDを選択した場合は複数の条件式を全て満たす条件に、ORを選択した場合は条件式のいずれかを満たす条件になる。705、706は検索条件式を示している。検索条件式は、それぞれ、2つのリストボックスとエディットボックスで構成されている。一つ目のリストボックスは検索条件の対象となる電子文書の属性を選択するもので、例えば、作成日時、作成者、文書名などがある。二つめのリストボックスは、一つ目のリストボックスとエディットボックスの関係を選択するもので、一つ目のリストボックスで選択された属性に応じて選択肢も変化する。例えば、作成日時の場合は、「次の日に等しい」、「次の日付以前」、「次の日付以降」が選択できる。作成者や文書名の場合は、「次の値を含む」、「次の値で始まる」、「次の値に等しい」、「次の値と異なる」が選択できる。エディットボックスには条件にしたい値を入力する。作成日時の場合は日付、文書名の場合は名前を表す文字列を入力する。図7の704、705、706で例示した条件は、作成日時が2008年9月1日以降、2011年8月31日以前の範囲に含まれる文書を検索することになる。
検索条件式は複数指定することができ、ボタン707を押下すると、検索条件式の行が追加されて行く。ボタン708は設定した検索対象や検索条件をクリアする機能、ボタン709は設定に基づいて検索処理を実行する機能である。
次に図8、図9、図11を用いて、本実施例における、文書の自動アーカイブ時の検索機能について説明する。図8は検索画面の例であるが、図7に示す既存の検索画面に対して、チェックボックス801が追加されている。チェックボックス801は検索時にアーカイブ先を含めるか、含めないかを選択する。アーカイブ先を含める選択をした場合には、検索対象に文書の保存期限機能で移動された移動先のライブラリやフォルダ配下の電子文書も含まれる。例えば、図4のフォルダ405に対して検索を行った場合、移動先のフォルダ415配下の電子文書も検索対象に含まれることになる。なお、チェックボックス703の設定でサブフォルダも検索対象に含める場合には、サブフォルダに応じたアーカイブ先も含まれることになる。
図5を用いて説明した文書の保存期限機能の設定は、ライブラリやフォルダを管理する管理者が設定を行うため、検索を行うユーザーはアーカイブ時の移動先を知っているとは限らない。チェックボックス801は、移動先を知らないユーザーであってもアーカイブされた電子文書を容易に検索できるようにしている。
図9を用いて、検索対象とするアーカイブされた文書について詳細を説明する。図9は移動先設定の履歴をタイムラインで示した図である。図5で示した移動先の設定は、変更される場合もある。従って、アーカイブされた文書を検索する場合には、過去の変更履歴と共に移動先を検索する必要がある。そのため、移動先の設定履歴を保持し、アーカイブされた文書を検索対象に含める場合は、設定履歴から検索対象文書を判別する。
901、911は、移動先の設定を行った日時を示している。902、912は保存期限を示しており、図5の503の設定に該当する。903、913は移動先を示しており、図5の505の設定に該当する。つまり、901の2008年5月30日10時5分18秒から、911の2010年1月9日10時35分52秒までは、903の移動先に電子文書が移動される。そして、911の2010年1月9日10時35分52秒以降は、913の移動先に電子文書が移動されることになる。さらに、図6で示したように、移動された電子文書には独自の属性情報602が設定されており、移動された日時を判別することが可能である。そのため、図9で示した移動先設定の履歴と属性情報602から、移動された電子文書かどうかを判別することができる。自動でアーカイブされた電子文書であった場合は、検索対象に含める。
図11は、アーカイブされた文書における検索処理のフローチャートである。図7の検索ボタン709が押下されると、図7の設定に基づいて検索処理が行われる。
まず、図7の701で示した検索場所であるライブラリもしくはフォルダ直下の文書を検索対象に含める(S1101)。次に図8のチェックボックス801の設定を確認し(S1102)、アーカイブ先を含める場合は、図9の移動先設定の履歴を確認して行く(S1103)。各移動先設定について、移動先のライブラリあるいはフォルダを参照し(S1104)、その直下の文書を確認して行く(S1105)。図9の例では移動先903、913のフォルダ下の電子文書を参照する。そして、電子文書の属性情報602に設定されているアーカイブ日時と、図9で示した履歴の設定期間を比較する(S1106)。比較した結果、電子文書が設定期間内に移動されていた場合(S1107)は、その電子文書を検索対象に含める(S1108)。S1101からS1108までの処理で、1つのライブラリまたはフォルダについて、検索対象の電子文書が判別される。
次に図7のチェックボックス703でサブフォルダも含まれる設定であった場合(S1109)は、配下のフォルダを参照して行き(S1110)、S1101からS1108までの処理をそれぞれ実行する(S1111)。全てのライブラリとフォルダに対して検索対象が判別されたら、図7の704、705、706で例示した検索条件を解析し(S1112)、検索対象文書について、検索を実行する(S1113)。
以上の処理により、移動先を知らないユーザーであっても、自動的にアーカイブされた電子文書を、検索対象に含めることが可能となる。
ここでは電子文書の属性情報として移動日時を保持する例を示したが、他にも移動元の場所を保持する場合などがある。これは、移動先のライブラリやフォルダが複数の移動元から関連付けられた場合に、どこから移動されたかを判別するために保持するものである。また、示した検索条件は一例である。全文検索など、検索内容が異なっていた場合も同様に検索対象範囲の算定が行われる。
なお、電子文書の検索時はアクセス権が考慮される場合もある。検索条件に合致した場合であっても、ユーザーが電子文書にアクセス権を持っていない場合は検索結果には含まれない。従って、検索対象範囲算定時にアクセス権によるフィルタリングを行う実装もある。また、移動元と移動先のアクセス権は異なっていてもよく、管理者が運用に応じてアクセス権を設定する。例えば、アーカイブ後の文書をユーザーには公開しないなどの運用も考えられる。
次に図12を用いて、検索条件による、アーカイブされた文書における検索対象範囲のフィルタリング処理に関して説明する。図12は図8で例示した作成日時の範囲を検索条件とした検索を行った場合における、アーカイブされた文書の検索対象範囲を示したものである。1201、1202は図9の移動先設定の履歴情報を示しており、1201は901、902、903に対応付いており、1202は911、912、913に対応付いている。なお、図12において時刻情報は省略している。1203は検索条件である作成日時の範囲を示している。これは図7の704、705、706で設定した条件に対応している。
移動先設定履歴1201では、1年以上経過した電子文書を移動する設定にしている。そのため、移動先設定履歴1201の設定期間内では、検索条件である作成日時から少なくとも1年以上経過した後に移動されることになるため、移動日時が1204の2009年9月1日以降の文書を検索対象に含めればよい。また、移動先設定履歴1202では、3年以上経過した電子文書を移動する設定になっている。そのため、移動先設定履歴1202の設定期間内では、検索条件である作成日時から少なくとも3年以上経過した後に移動されることになるため、移動日時が1205の2011年9月1日以降の文書を検索対象に含めればよい。
このように、検索条件を考慮することにより、1204、1205のように検索対象を絞り込むことが可能になる。検索対象を絞り込むことにより、検索処理の時間を減らすことができる。本例では、作成日時を考慮した例を挙げたが、更新日時等から詳細に算出することも可能である。
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施例1の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
Claims (6)
- 電子文書を記憶する記憶手段と、電子文書を検索する検索手段を備え、文書管理システムとして機能する情報処理装置であって、
ある期間を超えて更新されない電子文書を、前記記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動する移動手段と、
前記移動手段による電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管する保管手段と、
前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管手段に保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含める制御手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。 - 前記検索手段の検索条件によって、検索対象に含める電子文書を絞り込むことを特徴とする、請求項1記載の情報処理装置。
- 前記属性情報は、電子文書の移動の日時または場所に関する情報であることを特徴とする、請求項1または2記載の情報処理装置。
- 前記属性情報は、ユーザーによる移動先設定に基づいて作成されることを特徴とする、請求項1から3のいずれか1項記載の情報処理装置。
- 電子文書を記憶する記憶手段と、電子文書を検索する検索手段を備え、文書管理システムとして機能する情報処理装置において実施される処理方法であって、
ある期間を超えて更新されない電子文書を、前記記憶手段の元の保管領域から更新されない文書用の特定の保管領域に移動するステップと、
前記電子文書の移動の際に、移動に関する属性情報を保管するステップと、
前記特定の保管領域に存在する電子文書が検索対象とされた場合、前記保管された属性情報に基づいて、前記特定の保管領域に存在する電子文書を検索対象に含めるステップとを備えることを特徴とする処理方法。 - コンピュータを、請求項1から4のいずれか1項に記載の情報処理装置に記載の各手段として機能させるためのプログラム。
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