JP2010067280A - Document distribution device - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、指定された宛先に対してドキュメントを配信するドキュメント配信装置に関する。 The present invention relates to a document distribution apparatus that distributes a document to a designated destination.
近年ではファクシミリ(以下、FAXと略称する)が広く普及しており、ドキュメント配信の場面で広く活用されている。特にFAXでは郵送と異なり、比較的低いコストで、かつ迅速に、多数の宛先に対して同一のドキュメントを一斉に配信する、いわゆる一斉同報が容易であり、例えば会員間の連絡などの用に供されている。また、FAXを用いた一斉同報では一般に、各宛先に対しての送信結果が記録される(非特許文献1)。従って、各宛先に対して連絡が行き届いたか否かが確認できる利点がある。 In recent years, facsimile (hereinafter abbreviated as “FAX”) has been widely used and widely used in document distribution. In particular, FAX is different from postal mail in that it is easy to perform so-called simultaneous broadcasting, which distributes the same document to many destinations at a relatively low cost and quickly. For example, for communication between members, etc. It is provided. Further, in the simultaneous broadcast using FAX, the transmission result for each destination is generally recorded (Non-Patent Document 1). Therefore, there is an advantage that it is possible to confirm whether or not the communication has reached each destination.
しかしながら、上記従来のドキュメントの配信方法では、配信の記録に係る情報が十分でなく、利便性が低いという問題点があった。 However, the above-described conventional document distribution method has a problem that information relating to distribution recording is not sufficient and convenience is low.
本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、利便性を向上できるドキュメント配信装置を提供することを、その目的の一つとする。 The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object thereof is to provide a document distribution apparatus capable of improving convenience.
請求項1記載の発明は、ドキュメント配信装置であって、処理対象となったドキュメントの宛先として指定された受領側装置にアクセスしてログインし、当該ログインした受領側装置に前記ドキュメントを格納する手段と、前記指定された宛先ごとに、前記アクセスの結果、又は前記ドキュメントの格納処理に関する結果情報を生成して記録する手段と、を含むこととしたものである。The invention according to claim 1 is a document distribution device, means for accessing and logging in to a receiving device designated as a destination of a document to be processed, and storing the document in the logged-in receiving device. And a means for generating and recording the result of the access or the result information relating to the storage processing of the document for each of the designated destinations.
請求項2記載の発明は、請求項1記載のドキュメント配信装置であって、前記アクセスの結果に関する結果情報には、前記受領側装置との間の通信ができなかった旨の情報と、前記受領側装置が接続を拒否した旨の情報と、前記受領側装置へのログインに失敗した旨の情報と、のうち少なくとも一つが含まれることとしたものである。 The invention according to
さらに請求項3記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、処理対象となったドキュメントの宛先として指定された受領側装置にアクセスしてログインし、当該ログインした受領側装置に前記ドキュメントを格納する手段と、前記指定された宛先ごとに、前記アクセスの結果、又は前記ドキュメントの格納処理に関する結果情報を生成して記録する手段と、として機能させることとしたものである。Further, the invention described in claim 3 is a program, wherein a computer accesses and logs in a receiving device designated as a destination of a document to be processed, and stores the document in the logged-in receiving device. And a means for generating and recording the result of the access or the result information related to the storage processing of the document for each of the designated destinations.
請求項1、2、3記載の発明によると、本発明を実施しない場合に比べて十分な配信の記録に係る情報を記録できる。According to the first, second, and third aspects of the present invention, it is possible to record information relating to recording of sufficient distribution compared to the case where the present invention is not implemented.
本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の第1の実施の形態に係るドキュメント配信装置は図1に示すように、制御部11と、記憶部12と、操作部13と、表示部14と、通信部15とを含んで構成されており、通信部15はさらにネットワークを介して、複数の受領側装置2に接続されている。
Embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. As shown in FIG. 1, the document delivery apparatus according to the first embodiment of the present invention includes a
ドキュメント配信装置の制御部11は、CPU等によって実現でき、記憶部12に格納されているプログラムに従って処理を行う。この制御部11は、利用者から指定された宛先となった受領側装置2に対して、ドキュメントを電子メールにて送信する処理を行う。また、この制御部11は、指定された宛先ごとに送信の結果や、格納処理の結果の少なくとも一方に関する結果情報を生成して記録する。これら制御部11の処理に関する具体的な内容については、後に詳しく述べる。
The
記憶部12は、RAM(Random Access Memory)等のメモリ素子や、ハードディスク装置等のディスクデバイスを含んで構成される。記憶部12は、制御部11によって実行されるプログラムを格納している。また、この記憶部12は、制御部11の処理過程で必要となる種々のデータを保持するワークメモリとしても動作する。
The
操作部13は、例えばキーボードやマウス等であり、宛先の入力や、送信処理の対象となったドキュメントの指定、送信処理の開始指示等の指示操作を受け入れて、当該指示操作の内容を制御部11に出力する。表示部14は、例えば液晶ディスプレイ等であり、制御部11から入力される指示に従って、情報を表示する。
The
通信部15は、ネットワークに接続されるネットワークカード(例えばイーサネット(登録商標)に接続されるネットワークカード)を含んで構成され、制御部11から入力される指示に従って、当該指示により特定される相手先に対してデータを送信する。また、この通信部15は、通信の相手先から受信したデータを制御部11に出力する。
The
ここで制御部11によって行われる処理の内容について説明する。本実施の形態のドキュメント配信装置は、送信処理の対象となったドキュメントを、宛先となった受領側装置2へと電子メールにて送信することでドキュメントの配信を行う。
Here, the content of the process performed by the
また、本実施の形態のドキュメント配信装置では、指定可能な宛先(電子メールアドレス)ごとに、宛先を特定する情報(相手先の名称等)とを関連付けて、宛先データベースとして記憶部12に予め格納しておく。これらの情報は例えば利用者が操作部13を操作して入力することとすればよい。
Further, in the document distribution apparatus according to the present embodiment, for each destination (e-mail address) that can be specified, information specifying the destination (name of the other party) is associated and stored in the
制御部11は、利用者から送信処理の対象となるドキュメントを特定する情報とともに、送信処理を開始するべき旨の指示の入力を受けて、表示部14に宛先の入力を促す旨の情報を表示する。ここでは具体的に、記憶部12に格納されている宛先データベースを参照し、指定可能な宛先のリストを提示する。
The
利用者が当該リストから少なくとも一つの宛先を選択して、送信の指示を行うと、制御部11は、選択された宛先の情報(電子メールアドレス)を取得する。そして制御部11は、選択された宛先の一つを順次注目宛先としながら、各注目宛先に対応する電子メールアドレスに対してドキュメントを送信する。具体的にここでは、ドキュメントを添付ファイルとすることで電子メールにて配信する。
When the user selects at least one destination from the list and issues a transmission instruction, the
ここで電子メールは、例えば、いわゆるSMTP(Simple Mail Transfer Protocol)によって転送される。この場合、ネットワーク上のSMTPサーバは、送信処理が失敗した場合に、次の応答を含む電子メール(以下、区別のため「エラーメール」と呼ぶ)を、送信元であるドキュメント配信装置側に対して送信することになる。なお、本実施の形態では、受領側装置2自身もSMTPサーバとして動作しているものとする。
Here, the electronic mail is transferred by, for example, so-called SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). In this case, when the transmission process fails, the SMTP server on the network sends an e-mail including the following response (hereinafter referred to as “error mail” for distinction) to the document distribution apparatus side that is the transmission source. Will be sent. In the present embodiment, it is assumed that the
すなわち、宛先として指定したドメイン(受領側装置2を含むネットワークドメイン)がメールを受付けない場合(エラーコード521)や、アクセスが拒否された場合(エラーコード530)、メールボックスがないか、アクセスできない場合(エラーコード550)、宛先となっている相手の利用者が受領側装置2において確認できない場合(エラーコード551)、受領側装置2のディスク容量が一杯である場合(エラーコード552)、その他、メールの送信処理(トランザクション)に失敗した場合(エラーコード554)の各応答を含むエラーメールが受信され、制御部11が当該エラーメールの入力を受けることがある。
That is, when the domain designated as the destination (the network domain including the receiving device 2) does not accept mail (error code 521) or access is denied (error code 530), there is no mailbox or access is not possible. (Error code 550), the destination user cannot be confirmed on the receiving apparatus 2 (error code 551), the disk capacity of the receiving
この場合、制御部11は、当該エラーメールからエラーコードと、当該エラーメールの原因となった電子メール(ドキュメントの配信に係る電子メール)の宛先とを抽出する。そして、当該抽出した宛先の情報と、エラーコードとを関連付けて、送信履歴の情報として記憶部12に格納する。
In this case, the
なおエラーコードと、エラーメッセージ(文字列)とを関連付けたテーブルを予め記憶部12に格納しておき、制御部11が、上記抽出したエラーコードに対応するエラーメッセージを上記テーブルから読出して、宛先の情報とエラーコードとを関連付けて、送信履歴の情報として記憶部12に格納することとしてもよい。また、予め定められた一定の時間内に、エラーメールが受信されない宛先については、当該宛先と送信に成功した旨の情報とを関連付けて送信履歴の情報として記憶部12に格納することとしてもよい。
A table in which the error code and the error message (character string) are associated with each other is stored in advance in the
また、本実施の形態において、受領側装置2が、電子メールを受信したときに、受領した旨の通知を返信するようにしておけば、制御部11が当該返信の電子メールを受信したときに、当該返信の電子メールの宛先と送信に成功した旨の情報とを関連付けて送信履歴の情報として記憶部12に格納することとしてもよい。
Further, in the present embodiment, when the
次に、本実施の形態のドキュメント配信装置の動作について説明する。利用者が、例えばマウス操作等によって送信処理の対象となるドキュメントを特定し、当該特定したドキュメントを送信するべき旨の指示(メニューから当該指示を選択するなど)を行う。すると、ドキュメント配信装置は、その表示部14に「宛先を指定してください」などの文字列とともに、記憶部12に格納されている宛先データベースを参照し、指定可能な宛先のリストを提示する。
Next, the operation of the document distribution apparatus according to this embodiment will be described. For example, the user specifies a document to be transmitted by a mouse operation or the like, and gives an instruction to select the specified document (for example, selecting the instruction from a menu). Then, the document distribution apparatus refers to the destination database stored in the
利用者は、この提示されたリストから少なくとも一つの宛先を選択して、送信の指示(選択を完了した旨の指示)を行う。本実施の形態のドキュメント配信装置は、指定された宛先の各々に対して、その宛先となった受領側装置2に対して電子メールを送信する。
The user selects at least one destination from the presented list and gives a transmission instruction (instruction that selection has been completed). The document distribution apparatus according to the present embodiment transmits an e-mail to each of the designated destinations to the receiving
ここで、例えば一部の電子メールの配信が失敗し、ネットワーク上のSMTPサーバからエラーメールが受信された場合は、エラーコードと、エラーメールの原因となった電子メールの宛先の情報とを、当該エラーメールから抽出し、これらを関連付けた情報が、送信履歴の情報として記憶部12に格納される。
Here, for example, when delivery of some emails fails and an error mail is received from an SMTP server on the network, an error code and information on the destination of the email that caused the error mail are Information extracted from the error mail and associated therewith is stored in the
一方、宛先となった受領側装置2では、ドキュメントを含む電子メールを受信したときには、当該電子メールの送信元であるドキュメント配信装置に宛てて、当該ドキュメントを含む電子メールを受信した旨の電子メール(受領確認メール)を送信する。
On the other hand, when the receiving
そしてドキュメント配信装置は、当該受領確認メールを受信すると、当該受領確認メールの宛先(又は受領確認メールに含まれる宛先の情報)と送信に成功した旨の情報とを関連付けて送信履歴の情報として記憶部12に格納する。
When the document delivery apparatus receives the receipt confirmation mail, the document delivery apparatus associates the destination of the receipt confirmation mail (or the destination information included in the receipt confirmation mail) with the information indicating that the transmission was successful, and stores it as transmission history information. Stored in the
このようにして記録された送信履歴の情報は、配信レポートとして表示部14に表示され、または図示しないプリンタ装置によって印刷される。また、この送信履歴の情報は、指定されたメールアドレスに宛てて送信されてもよいし、指定されたウエブページにアップロードされてもよい。
The transmission history information recorded in this way is displayed on the
本実施の形態によると、FAXを用いた場合の一斉同報処理とは異なり、配信ができなかった場合に、より詳細な原因の情報を記録できる。つまり、電子メールのようなネットワークを利用した配信処理においてはFAXの場合に比べ、配信不能の場合の原因が多岐に亘る(例えばネットワークのトラブルなど)ので、それらを詳細に記録することで、利便性を向上できる。 According to the present embodiment, unlike the simultaneous broadcast processing using FAX, more detailed cause information can be recorded when distribution is not possible. In other words, in distribution processing using a network such as e-mail, there are a variety of causes for non-delivery compared to the case of FAX (for example, network troubles), so it is convenient to record them in detail. Can be improved.
また、本発明のドキュメント配信装置は、電子メールのシステムを利用しなくても実現できるので、以下、電子メールを利用しない場合として、本発明の第2の実施の形態のドキュメント配信装置について説明する。本実施の形態のドキュメント配信装置は、図1に示した第1の実施の形態に係るものと同様の構成を有するものであるが、制御部11の処理が異なる。本実施の形態の制御部11は、利用者から指定された宛先となった受領側装置2にアクセスしてログインし、送信処理の対象となったドキュメントを当該受領側装置2が備えるディスク装置等に格納する処理を行う。また、この制御部11は、指定された宛先ごとにログインの結果や、格納処理の結果の少なくとも一方に関する結果情報を生成して記録する。
Since the document distribution apparatus of the present invention can be realized without using an e-mail system, the document distribution apparatus according to the second embodiment of the present invention will be described as a case where e-mail is not used. . The document distribution apparatus according to the present embodiment has the same configuration as that according to the first embodiment shown in FIG. 1, but the processing of the
すなわち、本実施の形態のドキュメント配信装置は、電子メールとは異なり、宛先となった受領側装置2に対して直接アクセスして、当該受領側装置2の認証を受けてログインし、送信処理の対象となったドキュメントを、当該受領側装置2が備える記憶デバイスに格納することでドキュメントの配信を行う。この配信の方法は、具体的にはFTP(File Transfer Protocol)と同様の手順によって実現できる。本実施の形態では、FTPを用いる場合を例として説明するが、ファイルのアップロード手続をサポートするプロトコルであれば、FTPでなくても構わない。
In other words, the document distribution apparatus according to the present embodiment, unlike electronic mail, directly accesses the receiving
本実施の形態の受領側装置2は、当該プロトコルのサーバとして動作する。ここでの説明では、FTPを用いているので、受領側装置2はFTPサーバとして動作していることになる。
The receiving
また、本実施の形態のドキュメント配信装置では図2に示すように、指定可能な宛先ごとに、宛先を特定する情報と、当該宛先が指定されたときにドキュメントを格納する先の情報と、この格納先への書込みを制御する受領側装置2にログインするための認証情報と、を関連付けて、宛先データベースとして記憶部12に予め格納しておく。これらの情報は例えば利用者が操作部13を操作して入力することとすればよい。なお、格納先の情報は、受領側装置2を特定する情報部分を含んでもよい。このような格納先の情報としては、例えばURL(Uniform Resource Locator)を用いることができる。また宛先を特定する情報は、宛先となる利用者の名前などでよい。
As shown in FIG. 2, in the document distribution apparatus according to the present embodiment, for each destination that can be specified, information for specifying a destination, information for storing a document when the destination is specified, The authentication information for logging in to the receiving
制御部11は、利用者から送信処理の対象となるドキュメントを特定する情報とともに、送信処理を開始するべき旨の指示の入力を受けて、表示部14に宛先の入力を促す旨の情報を表示する。ここでは具体的に、記憶部12に格納されている宛先データベースを参照し、指定可能な宛先のリストを提示する。
The
利用者が当該リストから少なくとも一つの宛先を選択して、送信の指示を行うと、制御部11は、選択された宛先に関連づけて宛先データベースに格納されている格納先の情報(例えばURL)と、当該URLで特定される受領側装置2にログインするための認証情報とを取得する。ここで認証情報は、ユーザ名及びパスワードで構わない。
When the user selects at least one destination from the list and gives a transmission instruction, the
そして制御部11は、選択された宛先の一つを注目宛先として、当該注目宛先に対応するURLで特定される受領側装置2に対してサービスの要求(接続要求)を送信する。ここで受領側装置2のサーバが接続拒否を送信したときには、当該注目宛先を特定する情報と、受領側装置2との間の通信ができなかった旨の情報とを関連付けて、送信履歴の情報として記憶部12に格納する。
Then, the
また、接続要求に応答して受領側装置2から接続準備が完了した旨の情報(FTPでいうService readyなど)を受信すると、制御部11は、取得した認証情報を送信する。具体的にFTPの場合、制御部11はまずユーザ名を送信し、パスワードの要求を受信してからパスワードを送信する。ここでユーザ名かパスワードの少なくとも一方が、予めサーバに設定されている情報と異なっている旨の情報(認証失敗の情報)が、受領側装置2から送信されると、制御部11は受領側装置2へのログインに失敗した旨の情報を、注目宛先を特定する情報に関連付けて、送信履歴の情報として記憶部12に格納する。
In addition, when receiving information indicating that preparation for connection is completed (such as Service ready in FTP) from the receiving
またここで、ユーザ名及びパスワードが一致し、ログインが許可された旨の情報が、受領側装置2から送信されると、制御部11はファイル転送のコマンドを送信するとともに、送信対象となったドキュメントの転送を開始する。なお、宛先に対応する格納先の情報に、格納場所のディレクトリの情報が含まれているときには、当該ディレクトリにドキュメントを格納するよう、ディレクトリ移動のコマンドを併せて送信するようにしてもよい。
Also, here, when information indicating that the user name and password match and login is permitted is transmitted from the receiving
さらにこのファイル転送の際、転送先である受領側装置2から応答がなくなり、タイムアウトした場合などでは、格納の処理中に接続が途切れた旨の情報と、注目宛先を特定する情報とを関連付けて送信履歴の情報として記憶部12に格納する。
Further, when the file is transferred, if there is no response from the receiving
また、ファイル転送(つまりドキュメントの配信)が完了したときには制御部11は、ログアウトの処理を行い、注目宛先を特定する情報と、ドキュメントの配信に成功した旨の情報とを関連付けて、送信履歴の情報として記憶部12に格納する。
Further, when the file transfer (that is, document distribution) is completed, the
ここでファイルの転送が開始されるまでの間に記録される送信履歴の情報が本発明のログインの結果の情報に相当する。また、ファイルの転送が開始された後に記録される送信履歴の情報が、本発明の格納の処理の結果の情報に相当する。 Here, the information of the transmission history recorded until the file transfer is started corresponds to the information of the login result of the present invention. Further, the transmission history information recorded after the file transfer is started corresponds to the information of the result of the storage process of the present invention.
さらに、受領側装置2との通信ができない場合、例えばDNS(Domain Name Service)に何らかの障害が発生して、受領側装置2に対してデータが到達しないなど、受領側装置2からの応答がないまま通信がタイムアウトする等の場合には、制御部11は、受領側装置との間の通信ができなかった旨の情報と注目宛先を特定する情報とを関連付けて送信履歴の情報として記憶部12に格納するようにしてもよい。
Further, when communication with the receiving
制御部11は、選択された各宛先を順次、注目宛先としながら、上述の処理を行う。なお、すべての宛先を注目宛先として上述の処理を行った後、ドキュメントの配信に成功した旨の情報に関連づけられていない宛先については、再度、それぞれを注目宛先としながら、上述の処理を行うようにしてもよい。
The
次に、本実施の形態のドキュメント配信装置の動作について説明する。利用者が、例えばマウス操作等によって送信処理の対象となるドキュメントを特定し、当該特定したドキュメントを送信するべき旨の指示(メニューから当該指示を選択するなど)を行う。すると、ドキュメント配信装置は、その表示部14に「宛先を指定してください」などの文字列とともに、記憶部12に格納されている宛先データベースを参照し、指定可能な宛先のリストを提示する。
Next, the operation of the document distribution apparatus according to this embodiment will be described. For example, the user specifies a document to be transmitted by a mouse operation or the like, and gives an instruction to select the specified document (for example, selecting the instruction from a menu). Then, the document distribution apparatus refers to the destination database stored in the
利用者は、この提示されたリストから少なくとも一つの宛先を選択して、送信の指示(選択を完了した旨の指示)を行う。本実施の形態のドキュメント配信装置は、指定された宛先の各々に対して、その宛先となった受領側装置2にネットワークを介してアクセスし、ログインし、ドキュメントを転送して格納する処理を行う。この際、受領側装置2へのアクセスができない場合は、「IP Unreachable」や「Host Unknown」といった情報を、宛先の情報に関連付けて格納する。また、受領側装置2が通信を拒否した場合は「Connection Refused」といった情報を宛先の情報に関連付けて格納する。さらに、受領側装置2へのログインができなかった場合、「Login incorrect」といった情報を宛先の情報に関連付けて格納する。そして、受領側装置2へログインしてドキュメントの格納に成功した場合には「Success」といった情報を宛先情報に関連付けて格納する。
The user selects at least one destination from the presented list and gives a transmission instruction (instruction that selection has been completed). The document distribution apparatus according to the present embodiment performs processing for accessing each designated destination via the network to access the receiving
この送信履歴の情報は図3に例示するように、各送信履歴の情報を記録した日時の情報(図示しないカレンダや時計から取得する)を関連付けてもよいし、その順序を表す番号情報を関連付けてもよい。なお図3では、内容を表す文字列によって送信履歴の情報を記録しているが、これに代えて、各情報をコードに置き換えて記録してもよい。具体的には、受領側装置2が通信を拒否した旨の情報を「E002」としてもよい。
As illustrated in FIG. 3, the transmission history information may be associated with information on the date and time when each transmission history information is recorded (obtained from a calendar or a clock (not shown)), or number information indicating the order. May be. In FIG. 3, the information of the transmission history is recorded by the character string representing the contents, but each information may be replaced by a code and recorded. Specifically, information indicating that the receiving
このようにして記録された送信履歴の情報は、配信レポートとして表示部14に表示され、または図示しないプリンタ装置によって印刷される。また、この送信履歴の情報は、指定されたメールアドレスに宛てて送信されてもよいし、指定されたウエブページにアップロードされてもよい。
The transmission history information recorded in this way is displayed on the
本実施の形態によると、FAXを用いた場合の一斉同報処理とは異なり、配信ができなかった場合に、より詳細な原因の情報を記録でき、利便性を向上できる。 According to the present embodiment, unlike the simultaneous broadcast processing using FAX, when the distribution is not possible, more detailed cause information can be recorded and the convenience can be improved.
2 受領側装置、11 制御部、12 記憶部、13 操作部、14 表示部、15 通信部。 2 receiving side device, 11 control unit, 12 storage unit, 13 operation unit, 14 display unit, 15 communication unit.
Claims (3)
前記指定された宛先ごとに、前記アクセスの結果、又は前記ドキュメントの格納処理に関する結果情報を生成して記録する手段と、
を含むことを特徴とするドキュメント配信装置。 Means for accessing and logging in to a receiving device designated as a destination of a document to be processed, and storing the document in the logged-in receiving device;
Means for generating and recording the result of the access or the result information relating to the storage processing of the document for each of the designated destinations;
A document delivery apparatus comprising:
前記アクセスの結果に関する結果情報には、
前記受領側装置との間の通信ができなかった旨の情報と、
前記受領側装置が接続を拒否した旨の情報と、
前記受領側装置へのログインに失敗した旨の情報と、
のうち少なくとも一つが含まれることを特徴とするドキュメント配信装置。 The document distribution apparatus according to claim 1, wherein
The result information related to the access result includes
Information indicating that communication with the receiving device has failed, and
Information that the receiving device has refused the connection;
Information that the login to the receiving device failed, and
A document delivery apparatus characterized in that at least one of them is included.
処理対象となったドキュメントの宛先として指定された受領側装置にアクセスしてログインし、当該ログインした受領側装置に前記ドキュメントを格納する手段と、 Means for accessing and logging in to a receiving device designated as a destination of a document to be processed, and storing the document in the logged-in receiving device;
前記指定された宛先ごとに、前記アクセスの結果、又は前記ドキュメントの格納処理に関する結果情報を生成して記録する手段と、 Means for generating and recording the result of the access or the result information relating to the storage processing of the document for each of the designated destinations;
として機能させるプログラム。 Program to function as.
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