JP2009290730A

JP2009290730A - Facsimile apparatus, image forming apparatus, server, fax data storage method, and fax data storage program

Info

Publication number: JP2009290730A
Application number: JP2008143133A
Authority: JP
Inventors: Hideko Hashimoto; 英子橋本; Takuya Tokue; 卓也徳江
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2008-05-30
Filing date: 2008-05-30
Publication date: 2009-12-10

Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a facsimile apparatus capable of efficiently digitizing a received document considering the management after the digitization in digitizing the received document received by a facsimile function, to provide an image forming apparatus, to provide a server, to provide a fax data storage method, and to provide a fax data storage program. SOLUTION: Storage destination information of image data included in fax data is acquired from a server 200 based on an originator data included in the fax data, and the image data 50 and bibliography information 60 of the image data 50 determined in correspondence to the image data 50 are stored in designated areas of data bases 220 to 240 indicated by the storage destination information. COPYRIGHT: (C)2010,JPO&INPIT

Description

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データを格納するファクシミリ装置、画像形成装置、サーバ、ファックスデータ格納方法、ファックスデータ格納プログラムに関する。 The present invention relates to a facsimile apparatus, an image forming apparatus, a server, a facsimile data storage method, and a facsimile data storage program that store the image data of fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data. .

近年では、各種業務において紙文書の電子化が進められている。紙文書の電子化の一貫として、ファクシミリ装置やファクシミリ機能を有する複合機等により受信した受信文書を電子化する方法が考えられている。 In recent years, digitization of paper documents has been promoted in various businesses. As a method for digitizing a paper document, a method of digitizing a received document received by a facsimile machine or a multifunction machine having a facsimile function has been considered.

従来では、受信文書を電子化する場合、ユーザはスキャン機能を有する複合機等により受信文書をスキャンして電子化された画像データとする。そしてユーザは、この画像データを一度ユーザの使用するコンピュータやファイルサーバ等に格納し、画像データのファイル名をつける等の準備処理を行う。 Conventionally, when a received document is digitized, the user scans the received document with a multifunction device having a scanning function or the like to obtain digitized image data. Then, the user stores the image data once in a computer or file server used by the user, and performs a preparation process such as assigning a file name of the image data.

このように従来の方法では、人手を介さなければ、ファクシミリ装置等により受信された受信文書を電子化することができなかった。そこで、人手を介さずにファクシミリ装置等により受信された受信文書を電子化する方法が考えられている。例えば特許文献１には、ファクシミリ装置が受信したファックス文書とその送信元情報を文書管理装置に記録保存されることが記載されている。
特開２００５−３９３８３号公報 As described above, in the conventional method, a received document received by a facsimile machine or the like cannot be digitized without manual intervention. Therefore, a method of digitizing a received document received by a facsimile machine or the like without human intervention has been considered. For example, Patent Document 1 describes that a fax document received by a facsimile apparatus and its transmission source information are recorded and stored in a document management apparatus.
JP 2005-39383 A

しかしながら特許文献１記載の発明では、ファックス文書と送信元情報とが予め決められたデータベース内に蓄積されるのみであり、ファックス文書が蓄積された後に行われるファックス文書の管理について考慮されていない。 However, in the invention described in Patent Document 1, the fax document and the transmission source information are only stored in a predetermined database, and management of the fax document performed after the fax document is stored is not considered.

したがって特許文献１記載の発明では、例えばファックス文書を送信元毎に管理する場合等には、蓄積されたファックス文書を送信元情報で検索して抽出する等の処理が別途必要になり、処理が繁雑になる。 Therefore, in the invention described in Patent Document 1, for example, when managing a fax document for each transmission source, a process such as searching and extracting the stored fax document with the transmission source information is necessary. It becomes complicated.

本発明は、上記問題点を鑑みてこれを解決すべく成されたものであり、ファクシミリ機能により受信された受信文書を電子化する際に、電子化した後の管理を考慮し、且つ効率的に受信文書を電子化することが可能なファクシミリ装置、画像形成装置、サーバ、ファックスデータ格納方法、ファックスデータ格納プログラムを提供することを目的とするものである。 The present invention has been made in view of the above problems, and has been made in consideration of management after digitization when a received document received by the facsimile function is digitized. It is an object of the present invention to provide a facsimile apparatus, an image forming apparatus, a server, a fax data storage method, and a fax data storage program capable of digitizing a received document.

本発明は、上記目的を達成するために以下の如き構成を採用した。 The present invention employs the following configuration in order to achieve the above object.

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置であって、ファックスデータを受信する受信手段と、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手段と、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手段と、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手段と、を有する構成とした。 The present invention relates to a facsimile apparatus connected to a server having a database storing storage location information indicating the storage location of the image data of fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data. And receiving means for receiving fax data; reference destination specifying means for specifying a reference destination in the database based on source data included in the fax data; and the image from the reference destination specified in the database. A storage location acquisition unit that acquires storage location information of data and a transmission unit that transmits the image data to the storage location indicated by the storage location information are provided.

また本発明において、前記サーバのデータベースには、前記画像データの書誌情報の項目を示す項目情報が格納されており、前記参照先特定手段により特定された前記参照先から前記項目情報を取得する項目情報取得手段と、前記項目情報取得手段により取得された項目情報に基づき、前記書誌情報を設定する設定手段と、を有し、前記送信手段は、前記画像データと、前記設定手段により設定された前記書誌情報と、を前記格納先情報の示す格納先へ送信する構成としても良い。 In the present invention, item information indicating items of bibliographic information of the image data is stored in the database of the server, and the item information is acquired from the reference destination specified by the reference destination specifying unit. An information acquisition unit; and a setting unit that sets the bibliographic information based on the item information acquired by the item information acquisition unit. The transmission unit is set by the image data and the setting unit. The bibliographic information may be transmitted to the storage location indicated by the storage location information.

また本発明において、前記設定手段は、前記項目情報に基づき、前記発信元データを用いて前記書誌情報を設定する構成としても良い。 In the present invention, the setting unit may set the bibliographic information using the source data based on the item information.

また本発明において、前記サーバのデータベースには、前記画像データの配信先を示す配信先情報が格納されており、前記項目情報に前記画像データの配信先が含まれるとき、前記参照先特定手段により特定された前記参照先から前記配信先情報を取得する配信先取得手段を有し、前記設定手段は、前記配信先取得手段により取得された前記配信先情報を書誌情報として設定する構成としても良い。 In the present invention, distribution destination information indicating a distribution destination of the image data is stored in the database of the server. When the item information includes the distribution destination of the image data, the reference destination specifying unit The information processing apparatus may include a distribution destination acquisition unit that acquires the distribution destination information from the identified reference destination, and the setting unit may set the distribution destination information acquired by the distribution destination acquisition unit as bibliographic information. .

また本発明において、前記ファクシミリ装置は、前記項目情報に基づき、前記画像データからテキストデータを取得するテキストデータ取得手段を有し、前記送信手段は、前記画像データと、前記設定手段により設定された前記書誌情報と、前記テキストデータ取得手段により取得された前記テキストデータと、を前記格納先情報の示す格納先へ送信する構成としても良い。 In the present invention, the facsimile apparatus has text data acquisition means for acquiring text data from the image data based on the item information, and the transmission means is set by the image data and the setting means. The bibliographic information and the text data acquired by the text data acquisition unit may be transmitted to a storage location indicated by the storage location information.

また本発明において、前記サーバはグループウェアのサーバであり、当該ファクシミリ装置は、前記グループウェアの端末として機能する構成としても良い。 In the present invention, the server may be a groupware server, and the facsimile apparatus may function as a groupware terminal.

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータを受信するファクシミリ装置と接続されたサーバであって、前記画像データの格納先を示す格納先情報と、前記画像データの書誌情報の項目を示す項目情報と、前記画像データの配信先を示す配信先情報と、が格納された第一のデータースと、前記ファクシミリ装置から送信された画像データと、前記画像データと対応した書誌情報とが格納される第二のデータベースと、前記ファクシミリ装置が受信したファックスデータに含まれる発信元データに基づき特定された格納先情報、項目情報、配信先情報を前記第一のデータベースから取得して前記ファクシミリ装置へ送信する送信手段と、前記ファクシミリ装置から送信された画像データと前記画像データに対応した書誌情報とを前記格納先情報に基づき前記第二のデータベースへ格納する格納制御手段と、を有する構成とした。 The present invention is a server connected to a facsimile apparatus that receives fax data including image data and source data indicating the source of the image data, and storage location information indicating the storage location of the image data; , Item information indicating bibliographic information items of the image data, distribution destination information indicating a distribution destination of the image data, first data stored therein, image data transmitted from the facsimile apparatus, A second database storing image data and corresponding bibliographic information, and storage destination information, item information, and distribution destination information specified based on transmission source data included in fax data received by the facsimile apparatus are stored in the first database. Transmitting means for acquiring from one database and transmitting to the facsimile apparatus, image data transmitted from the facsimile apparatus and the previous A bibliographic information corresponding to the image data and configured to have a storage control unit for storing into said second database based on the storage destination information.

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータを受信するファクシミリ装置と、画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバとにより構成されるファクシミリシステムであって、前記ファクシミリ装置は、ファックスデータを受信する受信手段と、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手段と、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手段と、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手段と、を有し、前記サーバは、前記データベースにおいて特定された参照先から、前記格納先情報を前記ファクシミリ装置へ送信する格納先送信手段と、前記ファクシミリ装置から送信された画像データを前記格納先情報にしたがって格納する格納制御手段と、を有する構成とした。 The present invention relates to a facsimile apparatus that receives fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data, and a server having a database in which storage destination information indicating the storage destination of the image data is stored. The facsimile apparatus comprises: a receiving unit that receives fax data; a reference destination specifying unit that specifies a reference destination in the database based on source data included in the fax data; A storage destination acquisition unit that acquires storage destination information of the image data from a reference destination specified in the database; and a transmission unit that transmits the image data to a storage destination indicated by the storage destination information. Stores the storage location information from the reference destination specified in the database. A storage destination transmitting means for transmitting to the millimeter device, the image data transmitted from the facsimile apparatus has a configuration having a storage control means for storing in accordance with the storage destination information.

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置による画像データ格納方法であって、ファックスデータを受信する受信手順と、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定手順と、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得手順と、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信手順と、を有する方法とした。 The present invention relates to a facsimile apparatus connected to a server having a database storing storage location information indicating the storage location of the image data of fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data. The image data storage method according to claim 1, wherein a reception procedure for receiving fax data, a reference destination specifying procedure for specifying a reference destination in the database based on transmission source data included in the fax data, and a specification specified in the database The method includes a storage location acquisition procedure for acquiring storage location information of the image data from a reference location, and a transmission procedure for transmitting the image data to a storage location indicated by the storage location information.

本発明は、画像データと、前記画像データの発信元を示す発信元データとを含むファックスデータの前記画像データの格納先を示す格納先情報が格納されたデータベースを有するサーバと接続されたファクシミリ装置において実行される画像データ格納プログラムであって、前記ファクシミリ装置に、ファックスデータを受信する受信ステップと、前記ファックスデータに含まれる発信元データに基づき、前記データベースにおける参照先を特定する参照先特定ステップと、前記データベースにおいて特定された参照先から前記画像データの格納先情報を取得する格納先取得ステップと、前記画像データを前記格納先情報が示す格納先へ送信する送信ステップと、を実行させるプログラムとした。 The present invention relates to a facsimile apparatus connected to a server having a database storing storage location information indicating the storage location of the image data of fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data. A receiving step for receiving fax data in the facsimile apparatus, and a reference destination specifying step for specifying a reference destination in the database based on source data included in the fax data And a storage location acquisition step of acquiring storage location information of the image data from a reference location specified in the database, and a transmission step of transmitting the image data to a storage location indicated by the storage location information It was.

本発明によれば、ファクシミリ機能により受信された受信文書を電子化する際に、電子化した後の管理を考慮し、且つ効率的に受信文書を電子化することができる。 According to the present invention, when a received document received by the facsimile function is digitized, it is possible to efficiently digitize the received document in consideration of management after digitization.

本発明では、ファクシミリ機能により受信したファックスデータに含まれる発信元データに基づき、サーバからファックスデータに含まれる画像データの格納先情報を取得し、この格納先情報の示すデータベースの所定領域へ画像データと画像データに対応して設定された画像データの書誌情報とを格納する。
（実施形態）
図１は、ファクシミリシステムのシステム構成を示す図である。 In the present invention, the storage location information of the image data included in the fax data is acquired from the server based on the transmission source data included in the fax data received by the facsimile function, and the image data is transferred to a predetermined area of the database indicated by the storage location information. And bibliographic information of the image data set corresponding to the image data are stored.
(Embodiment)
FIG. 1 is a diagram showing a system configuration of a facsimile system.

ファクシミリシステム１００は、サーバ２００、ファクシミリ装置（以下、ＦＡＸ装置）３００、端末装置４００がネットワーク５００を介して接続されて構成される。 The facsimile system 100 is configured by connecting a server 200, a facsimile apparatus (hereinafter referred to as a FAX apparatus) 300, and a terminal apparatus 400 via a network 500.

サーバ２００では、ＦＡＸ装置３００から受信されるファックスデータに含まれる画像データが格納されて管理される。ＦＡＸ装置３００は、公衆電話回線（図示せず）を介して他のＦＡＸ装置と接続されており、ファックスデータの送受信を行う。端末装置４００は、サーバ２００におれる各種情報の設定等を行う。 The server 200 stores and manages image data included in fax data received from the FAX apparatus 300. The FAX apparatus 300 is connected to another FAX apparatus via a public telephone line (not shown), and transmits and receives fax data. The terminal device 400 sets various information in the server 200.

以下に説明する本実施形態では、ＦＡＸ装置３００として、ファクシミリ機能、スキャン機能、印刷機能等を有する複合機である画像形成装置３００Ａを適用した形態である。 In the present embodiment described below, an image forming apparatus 300A that is a multifunction machine having a facsimile function, a scan function, a printing function, and the like is applied as the FAX apparatus 300.

以下に、ファクシミリシステム１００を構成する各装置のハードウェア構成を説明する。図２は、サーバ２００のハードウェア構成の一例を示す図である。 Hereinafter, the hardware configuration of each apparatus constituting the facsimile system 100 will be described. FIG. 2 is a diagram illustrating an exemplary hardware configuration of the server 200.

図２は、サーバ２００のハードウェア構成の一例を示す図である。サーバ２００は、それぞれバスＢで相互に接続されている入力装置２１、出力装置２２、ドライブ装置２３、補助記憶装置２４、メモリ装置２５、演算処理装置２６およびインターフェース装置２７で構成される。 FIG. 2 is a diagram illustrating an exemplary hardware configuration of the server 200. The server 200 includes an input device 21, an output device 22, a drive device 23, an auxiliary storage device 24, a memory device 25, an arithmetic processing device 26, and an interface device 27 that are mutually connected by a bus B.

入力装置２１はキーボードやマウスなどで構成され、各種信号を入力するために用いられる。出力装置２２はディスプレイ装置などで構成され、各種ウインドウやデータ等を表示するために用いられる。インターフェース装置２７は、モデム、ＬＡＮカードなどで構成されており、ネットワーク５００に接続する為に用いられる。サーバ２００は、インターフェース装置２７を介してネットワーク５００上の他の装置との情報の送受信を行う。 The input device 21 includes a keyboard and a mouse, and is used for inputting various signals. The output device 22 includes a display device and is used to display various windows, data, and the like. The interface device 27 includes a modem, a LAN card, and the like, and is used to connect to the network 500. The server 200 transmits / receives information to / from other devices on the network 500 via the interface device 27.

また本発明のサーバ２００には、サーバ２００をグループウェア用サーバとして機能させるグループウェアモジュールがインストールされている。このグループウェアモジュールは、サーバ２００を制御する各種プログラムの少なくとも一部である。グループウェアモジュールは例えば記録媒体２８の配布やネットワーク５００からのダウンロードなどによって提供される。グループウェアモジュールを記録した記録媒体２８は、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光磁気ディスク等の様に情報を光学的、電気的或いは磁気的に記録する記録媒体、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の様に情報を電気的に記録する半導体メモリ等、様々なタイプの記録媒体を用いることができる。 In addition, a groupware module that causes the server 200 to function as a groupware server is installed in the server 200 of the present invention. The groupware module is at least a part of various programs that control the server 200. The groupware module is provided by, for example, distribution of the recording medium 28 or downloading from the network 500. The recording medium 28 on which the groupware module is recorded is information such as a CD-ROM, a flexible disk, a magneto-optical disk, etc., a recording medium for recording information optically, electrically or magnetically, a ROM, a flash memory, etc. Various types of recording media, such as a semiconductor memory that electrically records data, can be used.

また、グループウェアモジュールを記録した記録媒体２８がドライブ装置２３にセットされると、グループウェアモジュールは記録媒体２８からドライブ装置２３を介して補助記憶装置２４にインストールされる。ネットワーク５００からダウンロードされたグループウェアモジュールは、インターフェース装置２７を介して補助記憶装置２４にインストールされる。 When the recording medium 28 on which the groupware module is recorded is set in the drive device 23, the groupware module is installed from the recording medium 28 into the auxiliary storage device 24 via the drive device 23. The groupware module downloaded from the network 500 is installed in the auxiliary storage device 24 via the interface device 27.

サーバ２００は、インストールされたグループウェアモジュールを補助記憶装置２４に格納すると共に、必要なファイル、データ等を格納する。メモリ装置２５は、コンピュータの起動時に補助記憶装置２４からグループウェアモジュールを読み出して格納する。そして、演算処理装置２６はメモリ装置２５に格納されたグループウェアモジュールに従って、後述するような各種処理を実現している。 The server 200 stores the installed groupware module in the auxiliary storage device 24 and stores necessary files, data, and the like. The memory device 25 reads and stores the groupware module from the auxiliary storage device 24 when the computer is started. The arithmetic processing unit 26 implements various processes as described later in accordance with the groupware module stored in the memory device 25.

図３は、画像形成装置３００Ａのハードウェア構成の一例を示す図である。 FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a hardware configuration of the image forming apparatus 300A.

画像形成装置３００Ａは、それぞれバスＢで相互に接続されているスキャン装置３１、プロッタ装置３２、ドライブ装置３３、補助記憶装置３４、メモリ装置３５、演算処理装置３６、インターフェース装置３７、操作パネル３８で構成される。 The image forming apparatus 300 A includes a scanning device 31, a plotter device 32, a drive device 33, an auxiliary storage device 34, a memory device 35, an arithmetic processing device 36, an interface device 37, and an operation panel 38 that are mutually connected by a bus B. Composed.

スキャン装置３１は、スキャナエンジンと、スキャナエンジンを制御するエンジン制御部などから構成されており、紙原稿を画像データとするために用いられる。プロッタ装置３２はプロッタエンジンとプロッタエンジンを制御するエンジン制御部などから構成され、画像データを印刷するために用いられる。インターフェース装置３７は、モデム、ＬＡＮカードなどで構成されており、ネットワーク５００に接続する為に用いられる。画像形成装置３００Ａは、インターフェース装置３７を介してネットワーク５００上の他の装置との情報の送受信を行う。操作パネル３８は、タッチパネルなどで構成され、画像形成装置３００Ａの操作キーや処理の進捗状況などが表示される。 The scanning device 31 includes a scanner engine, an engine control unit that controls the scanner engine, and the like, and is used to make a paper document as image data. The plotter device 32 includes a plotter engine and an engine control unit that controls the plotter engine, and is used for printing image data. The interface device 37 includes a modem, a LAN card, and the like, and is used for connecting to the network 500. The image forming apparatus 300 A transmits and receives information to and from other apparatuses on the network 500 via the interface apparatus 37. The operation panel 38 is configured by a touch panel or the like, and displays operation keys of the image forming apparatus 300A, processing progress, and the like.

本発明の画像データ格納プログラムは、画像形成装置３００Ａを制御する各種プログラムの少なくとも一部である。画像データ格納プログラムは例えば記録媒体３９の配布やネットワーク５００からのダウンロードなどによって提供される。画像データ格納プログラムを記録した記録媒体３９は、ＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク、光磁気ディスク等の様に情報を光学的、電気的或いは磁気的に記録する記録媒体、ＲＯＭ、フラッシュメモリ等の様に情報を電気的に記録する半導体メモリ等、様々なタイプの記録媒体を用いることができる。 The image data storage program of the present invention is at least a part of various programs for controlling the image forming apparatus 300A. The image data storage program is provided by, for example, distribution of the recording medium 39 or downloading from the network 500. The recording medium 39 on which the image data storage program is recorded is a recording medium on which information is optically, electrically or magnetically recorded, such as a CD-ROM, flexible disk, magneto-optical disk, ROM, flash memory, etc. Various types of recording media such as a semiconductor memory for electrically recording information can be used.

また、画像データ格納プログラムを記録した記録媒体３９がドライブ装置３３にセットされると、画像データ格納プログラムは記録媒体３９からドライブ装置３３を介して補助記憶装置３４にインストールされる。ネットワーク５００からダウンロードされた画像データ格納プログラムは、インターフェース装置３７を介して補助記憶装置３４にインストールされる。 When the recording medium 39 on which the image data storage program is recorded is set in the drive device 33, the image data storage program is installed from the recording medium 39 to the auxiliary storage device 34 via the drive device 33. The image data storage program downloaded from the network 500 is installed in the auxiliary storage device 34 via the interface device 37.

画像形成装置３００Ａは、インストールされた画像データ格納プログラムを補助記憶装置３４へ格納すると共に、必要なファイル、データ等を格納する。メモリ装置３５は、コンピュータの起動時に補助記憶装置３４から画像データ格納プログラムを読み出して格納する。そして、演算処理装置３６はメモリ装置３５に格納された画像データ格納プログラムに従って、後述するような各種処理を実現している。 The image forming apparatus 300A stores the installed image data storage program in the auxiliary storage device 34 and stores necessary files, data, and the like. The memory device 35 reads and stores the image data storage program from the auxiliary storage device 34 when the computer is activated. The arithmetic processing unit 36 implements various processes as will be described later in accordance with the image data storage program stored in the memory device 35.

また画像形成装置３００Ａには、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として機能させるグループウェアモジュールがインストールされている。本発明の画像データ格納プログラムは、グループウェアモジュールに含まれるものであっても良い。 Further, a groupware module that causes the image forming apparatus 300A to function as a groupware terminal is installed in the image forming apparatus 300A. The image data storage program of the present invention may be included in a groupware module.

尚本実施形態の端末装置４００のハードウェア構成は、サーバ２００と同様である。端末装置４００は、演算処理装置とメモリ装置とを有する一般のコンピュータにより実現される。 The hardware configuration of the terminal device 400 of this embodiment is the same as that of the server 200. The terminal device 400 is realized by a general computer having an arithmetic processing device and a memory device.

次に、図４を説明して本発明のファクシミリシステム１００の動作の概略を説明する。図４は、ファクシミリシステム１００の動作の概略を説明する図である。 Next, the outline of the operation of the facsimile system 100 of the present invention will be described with reference to FIG. FIG. 4 is a diagram for explaining the outline of the operation of the facsimile system 100.

本実施形態の画像形成装置３００Ａでは、ファックスデータを受信するとグループウェアモジュール３１０が起動し、グループウェアの端末として動作可能となる。そして画像形成装置３００Ａは、グループウェア用のサーバとして機能するサーバ２００と連携してファックスデータの管理を行うことが可能になる。 In the image forming apparatus 300A according to the present embodiment, when the fax data is received, the groupware module 310 is activated and can operate as a groupware terminal. The image forming apparatus 300A can manage fax data in cooperation with the server 200 functioning as a groupware server.

通常画像形成装置３００Ａにおいて受信されるファックスデータには、ファックスデータの発信元を示す発信元データと、画像データとが含まれる。本実施形態のサーバ２００は、ファックスデータに含まれる画像データの格納の制御に関する情報が格納された格納制御データベース２１０と、画像データが格納される格納先データベース２２０、２３０、２４０を有する。 The fax data normally received by the image forming apparatus 300A includes source data indicating the source of fax data and image data. The server 200 according to the present embodiment includes a storage control database 210 that stores information related to control of storage of image data included in fax data, and storage destination databases 220, 230, and 240 that store image data.

格納制御データベース２１０には、格納先情報、項目情報、配信先情報が格納されている。格納先情報とは、ファックスデータに含まれる画像データの格納先を示す情報である。項目情報とは、後述する画像データの書誌情報の項目を示す情報である。配信先情報とは、画像データが格納データベース２２０〜２４０の何れかに格納された後に画像データが配信される場合の配信先を示す情報である。尚格納制御データベース２１０に格納されている情報は、システム管理者等により端末装置４００から予め登録されている。 The storage control database 210 stores storage destination information, item information, and distribution destination information. The storage location information is information indicating the storage location of the image data included in the fax data. The item information is information indicating bibliographic information items of image data to be described later. The distribution destination information is information indicating a distribution destination when the image data is distributed after the image data is stored in any of the storage databases 220 to 240. Information stored in the storage control database 210 is registered in advance from the terminal device 400 by a system administrator or the like.

画像形成装置３００Ａにおいてファックスデータが受信されてグループウェアモジュール３１０が起動すると、画像形成装置３００Ａは、ファックスデータの発信元データに基づき、サーバ２００の格納制御データベース２１０における参照先を特定する。そしてデータベース２１０において特定された参照先から、画像データ５０の格納先情報、項目情報等を取得する。そして画像形成装置３００Ａは、項目情報に従って画像データ５０の書誌情報６０を設定する。画像形成装置３００Ａは、書誌情報６０を設定すると、画像データ５０と書誌情報６０とを格納用データ７０として、格納先情報に示される格納先データベース２２０〜２４０の何れかへ送信する。 When the fax data is received by the image forming apparatus 300A and the groupware module 310 is activated, the image forming apparatus 300A specifies a reference destination in the storage control database 210 of the server 200 based on the origin data of the fax data. Then, storage destination information, item information, and the like of the image data 50 are acquired from the reference destination specified in the database 210. Then, the image forming apparatus 300A sets the bibliographic information 60 of the image data 50 according to the item information. When the bibliographic information 60 is set, the image forming apparatus 300 A transmits the image data 50 and the bibliographic information 60 as storage data 70 to any of the storage destination databases 220 to 240 indicated by the storage destination information.

サーバ２００は、画像形成装置３００Ａから送信された格納用データ７０を受信して、格納用データ７０を格納先情報に示される格納先データベース２２０〜２４０の所定領域内に格納する。尚本実施形態のサーバ２００では、格納先データベース２２０〜２４０を有する構成として説明したが、格納先データベースの数はこれに限定されない。格納先データベースの数は、任意の数であって良い。したがって例えば格納先データベースは１つであっても良いし、５つであっても良い。 The server 200 receives the storage data 70 transmitted from the image forming apparatus 300A, and stores the storage data 70 in a predetermined area of the storage destination databases 220 to 240 indicated by the storage destination information. Although the server 200 according to the present embodiment has been described as having the storage destination databases 220 to 240, the number of storage destination databases is not limited to this. The number of storage destination databases may be an arbitrary number. Therefore, for example, the number of storage destination databases may be one or five.

また本実施形態では、格納先データベース２２０〜２４０はサーバ２００の内部に設けられる構成としたが、これに限定されない。格納先データベース２２０は、ネットワーク５００を介して画像形成装置３００Ａと接続されたサーバ２００とは異なる装置に設けられていても良い。 In the present embodiment, the storage destination databases 220 to 240 are configured to be provided inside the server 200, but the present invention is not limited to this. The storage destination database 220 may be provided in an apparatus different from the server 200 connected to the image forming apparatus 300 A via the network 500.

このように本実施形態では、画像形成装置３００Ａにおいて受信したファックスデータをサーバへ格納する際に、人手を介することなく、格納後の管理が考慮された状態でファックスデータを電子データとしてサーバ２００へ格納することができる。 As described above, in the present embodiment, when the fax data received by the image forming apparatus 300A is stored in the server, the fax data is sent to the server 200 as electronic data in a state in which management after storage is taken into consideration without manual intervention. Can be stored.

以下に本実施形態のサーバ２００及び画像形成装置３００Ａについて、さらに詳細に説明する。 Hereinafter, the server 200 and the image forming apparatus 300A of the present embodiment will be described in more detail.

図５は、サーバ２００の機能構成を説明する図である。 FIG. 5 is a diagram illustrating the functional configuration of the server 200.

サーバ２００は、格納制御データベース２１０、格納先データベース２２０、２３０、２４０、認証部２５０、格納先送信部２６０、項目送信部２７０、配信先送信部２８０、格納制御部２９０を有する。 The server 200 includes a storage control database 210, storage destination databases 220, 230, and 240, an authentication unit 250, a storage destination transmission unit 260, an item transmission unit 270, a distribution destination transmission unit 280, and a storage control unit 290.

格納制御データベース２１０には、認証情報２１１、識別子２１２、格納先情報２１３、項目情報２１４、配信先情報２１５、配信先処理情報２１６が格納されている。格納先データベース２２０〜２４０には、画像形成装置３００Ａから送信される格納用データが格納される。 The storage control database 210 stores authentication information 211, an identifier 212, storage destination information 213, item information 214, distribution destination information 215, and distribution destination processing information 216. Storage data transmitted from the image forming apparatus 300 A is stored in the storage destination databases 220 to 240.

認証部２５０は、画像形成装置３００Ａからの送信される後述する認証情報と、格納制御データベース２１０内の認証情報２１１とを照合して認証処理を行う。格納先送信部２６０は、格納制御データベース２１０の格納先情報を画像形成装置３００Ａからの要求にしたがって送信する。項目送信部２７０は、格納制御データベース２１０の項目情報を画像形成装置３００Ａからの要求にしたがって送信する。配信先送信部２８０は、項目情報に配信先の項目が含まれている場合に、格納制御データベース２１０の配信先情報を画像形成装置３００Ａへ送信する。格納制御部２９０は、画像形成装置３００Ａから送信された格納用データの格納を制御する。 The authentication unit 250 performs authentication processing by comparing authentication information (described later) transmitted from the image forming apparatus 300 A with authentication information 211 in the storage control database 210. The storage destination transmission unit 260 transmits the storage destination information in the storage control database 210 in accordance with a request from the image forming apparatus 300A. The item transmission unit 270 transmits item information in the storage control database 210 in accordance with a request from the image forming apparatus 300A. The distribution destination transmission unit 280 transmits distribution destination information in the storage control database 210 to the image forming apparatus 300A when the item of distribution destination is included in the item information. The storage control unit 290 controls storage of storage data transmitted from the image forming apparatus 300A.

ここで図６を参照して格納制御データベース２１０に格納されている情報について説明する。図６は、格納制御データベース２１０に格納されている情報を説明する図である。 Here, the information stored in the storage control database 210 will be described with reference to FIG. FIG. 6 is a diagram for explaining information stored in the storage control database 210.

格納制御データベース２１０では、識別子２１２と、格納先情報２１３、項目情報２１４、配信先情報２１５、配信先処理情報２１６が対応付けられている。 In the storage control database 210, the identifier 212 is associated with storage destination information 213, item information 214, distribution destination information 215, and distribution destination processing information 216.

識別子２１２は、後述する画像形成装置３００Ａにおける参照先の特定において用いられる。 The identifier 212 is used for specifying a reference destination in the image forming apparatus 300A described later.

格納先情報２１３は、格納用データの格納先を示す情報であり、格納用データが格納される格納先データベースの名称、格納先となるフォルダ名等である。 The storage destination information 213 is information indicating the storage destination of the storage data, and includes the name of the storage destination database in which the storage data is stored, the name of the folder serving as the storage destination, and the like.

項目情報２１４は、ファックスデータに含まれる画像データの書誌情報の項目を示す。項目情報２１４は、例えば発信元番号、発信元名称、ファックスデータの受信日、ファックスデータの受信時刻、格納用データが格納先情報に基づき格納される格納時刻、配信先情報、配信先での処理の種類、テキストデータ等が含まれる。 Item information 214 indicates bibliographic information items of image data included in the fax data. The item information 214 includes, for example, a transmission source number, a transmission source name, a fax data reception date, a fax data reception time, a storage time when storage data is stored based on the storage destination information, distribution destination information, and processing at the distribution destination. Type, text data, and the like.

例えば図６では、識別子ＩＤＡと対応付けられた格納先情報２１３は、格納先データベース２２０のフォルダＡとなる。また識別子ＩＤＡと対応付けられた画像データの書誌情報の項目は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、格納時刻となる。また識別子ＩＤＢと対応付けられた格納先情報２１３は、格納先データベース２３０のフォルダＢとなる。また識別子ＩＤＢと対応付けられた画像データの書誌情報の項目は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、配信先、配信先処理、テキストデータとなる。尚項目情報に含まれるテキストデータとは、ファックスデータに含まれる画像データをテキストデータに変換したものである。 For example, in FIG. 6, the storage location information 213 associated with the identifier IDA is the folder A of the storage location database 220. The bibliographic information items of the image data associated with the identifier IDA are a transmission source number, a transmission source name, a reception date, a reception time, and a storage time. The storage location information 213 associated with the identifier IDB is the folder B of the storage location database 230. The bibliographic information items of the image data associated with the identifier IDB are a transmission source number, a transmission source name, a reception date, a reception time, a distribution destination, a distribution destination process, and text data. The text data included in the item information is obtained by converting image data included in the fax data into text data.

配信先情報２１５は、格納用データが格納先情報に従って格納された後に配信される際の配信先を示す情報である。配信先情報２１５は、例えば電子メールアドレス等である。配信先処理情報２１６は、格納用データが配信先情報２１５に基づき配信された後、配信先で実行される処理の種類を示す情報である。 The distribution destination information 215 is information indicating a distribution destination when the storage data is distributed after being stored according to the storage destination information. The distribution destination information 215 is, for example, an e-mail address. The distribution destination processing information 216 is information indicating the type of processing executed at the distribution destination after the storage data is distributed based on the distribution destination information 215.

図６に示す例では、格納先データベース２３０のフォルダＢに格納される格納用データは、格納先データベース２３０のフォルダＢに格納された後、配信先情報ｂｂ＠ａａａへ配信される。そして、配信先情報ｂｂ＠ａａａへ配信された格納用データは、配信された後に承認処理が行われることがわかる。 In the example shown in FIG. 6, the storage data stored in the folder B of the storage destination database 230 is stored in the folder B of the storage destination database 230 and then distributed to the distribution destination information bb @ aaa. The storage data distributed to the distribution destination information bb @ aaa is subjected to an approval process after being distributed.

尚本実施形態の格納制御データベース２１０と格納先データベース２２０〜２４０は、サーバ２００の補助記憶装置２４内に設けられても良い。 Note that the storage control database 210 and the storage destination databases 220 to 240 of this embodiment may be provided in the auxiliary storage device 24 of the server 200.

次に図７を参照して本実施形態の画像形成装置３００Ａについて説明する。図７は、画像形成装置３００Ａの機能構成を説明する図である。 Next, the image forming apparatus 300A of this embodiment will be described with reference to FIG. FIG. 7 is a diagram illustrating the functional configuration of the image forming apparatus 300A.

画像形成装置３００Ａは、グループウェアモジュール３１０、ＦＡＸ受信部３２０、認証部３３０、ＯＣＲ（Optical Character Recognition）処理部３４０、データベース３５０を有する。 The image forming apparatus 300A includes a groupware module 310, a FAX receiving unit 320, an authentication unit 330, an OCR (Optical Character Recognition) processing unit 340, and a database 350.

グループウェアモジュール３１０は、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として機能させて、サーバ２００と連携させる。グループウェアモジュール３１０の機能の詳細は後述する。 The groupware module 310 causes the image forming apparatus 300 A to function as a groupware terminal and cooperate with the server 200. Details of the functions of the groupware module 310 will be described later.

ＦＡＸ受信部３２０は、画像形成装置３００Ａに送信されるファックスデータを受信する。認証部３３０は、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として動作させる際の認証処理を行う。ＯＣＲ処理部３４０は、ＦＡＸ受信部３２０により受信されたファックスデータに含まれる画像データにＯＣＲ処理を施してテキストデータに変換する。 The FAX receiving unit 320 receives fax data transmitted to the image forming apparatus 300A. The authentication unit 330 performs authentication processing when operating the image forming apparatus 300A as a groupware terminal. The OCR processing unit 340 performs OCR processing on the image data included in the fax data received by the FAX receiving unit 320 and converts the image data into text data.

データベース３５０は、例えば画像形成装置３００Ａの有する補助記憶装置３４内に設けられている。データベース３５０には、ＦＡＸ認証用ＩＤ３５１、参照先特定テーブル３５２が格納されている。 The database 350 is provided, for example, in the auxiliary storage device 34 included in the image forming apparatus 300A. The database 350 stores a FAX authentication ID 351 and a reference destination specifying table 352.

ＦＡＸ認証用ＩＤ３５１とは、画像形成装置３００Ａがサーバ２００と連携してファックスデータの管理を行う際に使用される認証情報である。認証部３３０は、ＦＡＸ受信部３２０がファックスデータを受信すると、自動的にＦＡＸ認証用ＩＤ３５１を用いた認証処理を行う。 The FAX authentication ID 351 is authentication information used when the image forming apparatus 300A manages fax data in cooperation with the server 200. When the FAX receiving unit 320 receives fax data, the authentication unit 330 automatically performs an authentication process using the FAX authentication ID 351.

参照先特定テーブル３５２は、サーバ２００における参照先を特定するためのテーブルである。図８に参照先特定テーブル３５２の一例を示す。 The reference destination specifying table 352 is a table for specifying a reference destination in the server 200. FIG. 8 shows an example of the reference destination specifying table 352.

図８に示す参照先特定テーブル３５２では、ファックスデータに含まれる発信元データ３５３と、サーバ及びデータベースの参照先を示す参照先情報３５４とが対応付けられて格納されている。 In the reference destination specifying table 352 shown in FIG. 8, the transmission source data 353 included in the fax data and the reference destination information 354 indicating the reference destination of the server and database are stored in association with each other.

発信元データ３５３には、発信元ＦＡＸ番号（以下、発信元番号）と発信元名称とが含まれる。発信元名称とは、ファックスデータの発信元の組織名、個人名等を示す。参照先情報３５４には、参照先となるサーバの名称と、参照する情報の識別子が含まれる。 The transmission source data 353 includes a transmission source FAX number (hereinafter referred to as a transmission source number) and a transmission source name. The sender name indicates the organization name, personal name, etc. of the sender of the fax data. The reference destination information 354 includes the name of the server that is the reference destination and the identifier of the information to be referenced.

図８の例では、発信元番号１２３−４５６７からファックスデータを受信した場合の参照先は、サーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡの情報であることがわかる。また発信元番号１２３−５６７８からファックスデータを受信した場合の参照先は、サーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＢの情報であることがわかる。 In the example of FIG. 8, it is understood that the reference destination when the fax data is received from the transmission source number 123-4567 is information on the identifier IDA of the storage control database 210 of the server 200. Further, it can be seen that the reference destination when the fax data is received from the transmission source number 123-5678 is information of the identifier IDB of the storage control database 210 of the server 200.

図７に戻って、次にグループウェアモジュール３１０の機能について説明する。 Returning to FIG. 7, the function of the groupware module 310 will be described next.

グループウェアモジュール３１０は、参照先特定部３１１、格納先取得部３１２、項目情報取得部３１３、配信先取得部３１４、書誌情報設定部３１５、テキストデータ添付部３１６、送信部３１７、通知メール送信部３１８を有する。 The groupware module 310 includes a reference destination specifying unit 311, a storage destination acquisition unit 312, an item information acquisition unit 313, a distribution destination acquisition unit 314, a bibliographic information setting unit 315, a text data attachment unit 316, a transmission unit 317, and a notification mail transmission unit. 318.

参照先特定部３１１は、ＦＡＸ受信部３２０が受信したファックスデータに含まれる発信元データから参照先を特定する。具体的には本実施形態の参照先特定部３１１は、データベース３５０の参照先特定テーブル３５２を参照し、発信元データに含まれる発信元番号に基づき対応する参照先を特定する。 The reference destination specifying unit 311 specifies the reference destination from the transmission source data included in the fax data received by the FAX receiving unit 320. Specifically, the reference destination specifying unit 311 of this embodiment refers to the reference destination specifying table 352 of the database 350 and specifies the corresponding reference destination based on the source number included in the source data.

格納先取得部３１２は、サーバ２００から送信される格納先情報を取得する。項目情報取得部３１３は、サーバ２００から送信される項目情報を取得する。配信先取得部３１４は、サーバ２００から送信される配信先情報を取得する。書誌情報設定部３１５は、項目情報取得部３１３により取得された項目情報に基づき、画像データの書誌情報を設定する。具体的には書誌情報設定部３１５は、項目情報に基づく項目の情報を、発信元データ及び画像形成装置３００Ａの有する時計機能等により取得されるデータから取得し、書誌情報として設定する。 The storage location acquisition unit 312 acquires storage location information transmitted from the server 200. The item information acquisition unit 313 acquires item information transmitted from the server 200. The distribution destination acquisition unit 314 acquires distribution destination information transmitted from the server 200. The bibliographic information setting unit 315 sets bibliographic information of image data based on the item information acquired by the item information acquisition unit 313. Specifically, the bibliographic information setting unit 315 acquires item information based on the item information from the source data and data acquired by the clock function of the image forming apparatus 300A and sets the information as bibliographic information.

テキストデータ添付部３１６は、格納用データにテキストデータを添付するか否かを判断する。テキストデータ添付部３１６は、テキストデータを添付する場合には、ＯＣＲ処理部３４０によるＯＣＲ処理により得られたテキストデータを画像データに添付する。送信部３１７は、ファックスデータに含まれる画像データと、書誌情報設定部３１５により設定された書誌情報とを紐付けし、格納先情報に基づきサーバ２００へ送信する。通知メール送信部３１８は、ファックスデータを受信した際に、予め登録された電子メールアドレスへファックスデータの受信を通知するメールを送信する。 The text data attachment unit 316 determines whether to attach text data to the storage data. When attaching text data, the text data attaching unit 316 attaches text data obtained by the OCR processing by the OCR processing unit 340 to the image data. The transmission unit 317 associates the image data included in the fax data with the bibliographic information set by the bibliographic information setting unit 315 and transmits the image data to the server 200 based on the storage location information. When the notification mail transmission unit 318 receives the fax data, the notification mail transmission unit 318 transmits a mail notifying the reception of the fax data to a pre-registered electronic mail address.

以下に、本実施形態のファクシミリシステム１００の動作を説明する。図９は、ファクシミリシステム１００の動作を説明するフローチャートである。 The operation of the facsimile system 100 of this embodiment will be described below. FIG. 9 is a flowchart for explaining the operation of the facsimile system 100.

ステップＳ９０１において、画像形成装置３００Ａがファックスデータを受信すると、ステップＳ９０２に進み、ファクシミリシステム１００は認証処理を行う。 In step S901, when the image forming apparatus 300A receives fax data, the process advances to step S902, and the facsimile system 100 performs an authentication process.

以下にファクシミリシステム１００における認証処理について説明する。画像形成装置３００ＡにおいてＦＡＸ受信部３２０がファックスデータを受信すると、認証部３３０はデータベース３５０内のＦＡＸ用認証ＩＤ３５１をサーバ２００へ送信する。サーバ２００は、ＦＡＸ用認証ＩＤ３５１を取得すると、認証部２５０による認証処理を行う。認証部２５０は、ＦＡＸ用認証ＩＤが格納制御データベース２１０内の認証情報２１１に存在するか否かを確認する。認証部２５０は、認証情報２１１内にＦＡＸ用認証ＩＤ３５１が存在したとき、画像形成装置３００Ａをグループウェアの端末として認証する。 The authentication process in the facsimile system 100 will be described below. When the FAX receiving unit 320 receives fax data in the image forming apparatus 300 A, the authentication unit 330 transmits the FAX authentication ID 351 in the database 350 to the server 200. Upon acquiring the FAX authentication ID 351, the server 200 performs an authentication process by the authentication unit 250. The authentication unit 250 confirms whether or not the FAX authentication ID exists in the authentication information 211 in the storage control database 210. When the FAX authentication ID 351 exists in the authentication information 211, the authentication unit 250 authenticates the image forming apparatus 300A as a groupware terminal.

ステップＳ９０２に続いてステップＳ９０３に進み、画像形成装置３００Ａが認証されると、グループウェアモジュール３１０が起動する。ステップＳ９０３に続いてステップＳ９０４へ進み、グループウェアモジュール３１０は、参照先特定部３１１によりファックスデータの発信元番号から参照先特定テーブル３５２を辿って参照先を特定し、参照先として特定された特定結果をサーバ２００へ送信する。 Progressing to step S903 following step S902, when the image forming apparatus 300A is authenticated, the groupware module 310 is activated. Progressing to step S904 following step S903, the groupware module 310 traces the reference destination specification table 352 from the transmission source number of the fax data by the reference destination specifying unit 311 to specify the reference destination, and the specification specified as the reference destination. The result is transmitted to the server 200.

例えばステップＳ９０４において特定された参照先が、サーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡであった場合、グループウェアモジュール３１０は、サーバ２００へ、識別子Ａと共に格納制御データベース２１０の参照要求を送信する。 For example, when the reference destination specified in step S904 is the identifier IDA of the storage control database 210 of the server 200, the groupware module 310 transmits a reference request for the storage control database 210 together with the identifier A to the server 200.

ステップＳ９０４に続いてステップＳ９０５へ進み、サーバ２００は、参照要求と共に送信された識別子に基づき、該当する格納先情報と項目情報とを参照する。ステップＳ９０５に続いてステップＳ９０６に続き、サーバ２００は参照した項目情報に配信先情報が含まれるか否かを確認する。 Proceeding to step S905 following step S904, the server 200 refers to the corresponding storage location information and item information based on the identifier transmitted together with the reference request. Subsequent to step S906 following step S905, the server 200 confirms whether the item information referred to includes delivery destination information.

ステップＳ９０６において項目情報に配信先情報が含まれない場合、ステップＳ９０７へ進み、サーバ２００は、格納先送信部２６０及び項目送信部２７０により、ステップＳ９０５で参照した格納先情報と項目情報とを取得して画像形成装置３００Ａへ送信する。ステップＳ９０７に続いてステップＳ９０８へ進み、画像形成装置３００Ａにおいてグループウェアモジュール３１０は、格納先取得部３１２及び項目情報取得部３１３により、サーバ２００から送信された格納先情報と項目情報とを取得する。 If the delivery destination information is not included in the item information in step S906, the process advances to step S907, and the server 200 acquires the storage destination information and the item information referred to in step S905 by the storage destination transmission unit 260 and the item transmission unit 270. To the image forming apparatus 300A. Progressing to step S908 following step S907, the groupware module 310 in the image forming apparatus 300A acquires the storage destination information and item information transmitted from the server 200 by the storage destination acquisition unit 312 and the item information acquisition unit 313. .

ステップＳ９０６において項目情報に配信先情報が含まれる場合、ステップＳ９０９へ進み、サーバ２００は、発信元データに基づき配信先情報を取得する。ステップＳ９０９に続いてステップＳ９１０へ進み、サーバ２００は、格納先送信部２６０、項目送信部２７０、配信先送信部２８０により、ステップＳ９０５で参照した格納先情報と項目情報を取得し、格納先情報、項目情報及び配信先情報を画像形成装置３００Ａへ送信する。 When the delivery destination information is included in the item information in step S906, the process proceeds to step S909, and the server 200 acquires the delivery destination information based on the transmission source data. Progressing to step S910 following step S909, the server 200 acquires the storage destination information and item information referred to in step S905 by the storage destination transmission unit 260, the item transmission unit 270, and the distribution destination transmission unit 280, and stores the storage destination information. The item information and the delivery destination information are transmitted to the image forming apparatus 300A.

ステップＳ９１０に続いてステップＳ９１１に進み、画像形成装置３００Ａのグループウェアモジュール３１０は、格納先取得部３１２、項目情報取得部３１３、配信先取得部３１４により、サーバ２００から送信された格納先情報、項目情報及び配信先情報を取得する。尚項目情報に配信先情報が含まれる場合には、配信先で実行される処理の種類も配信先情報に紐付けして画像形成装置３００Ａへ送信される。 Progressing to step S911 following step S910, the groupware module 310 of the image forming apparatus 300A includes the storage destination information transmitted from the server 200 by the storage destination acquisition unit 312, the item information acquisition unit 313, and the distribution destination acquisition unit 314. Item information and distribution destination information are acquired. If the item information includes distribution destination information, the type of processing executed at the distribution destination is also associated with the distribution destination information and transmitted to the image forming apparatus 300A.

ここでステップＳ９０４からステップＳ９１１までの処理を図６を参照して具体的に説明する。 Here, the processing from step S904 to step S911 will be specifically described with reference to FIG.

例えばステップＳ９０４において、発信元番号１２３−４５６７の参照先がサーバ２００の格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡと特定された場合、グループウェアモジュール３１０は、サーバ２００へ、格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＡと対応した情報の参照要求を送信する。 For example, in step S904, when the reference destination of the transmission source number 123-4567 is identified as the identifier IDA of the storage control database 210 of the server 200, the groupware module 310 corresponds to the identifier IDA of the storage control database 210 to the server 200. Send a reference request for the information.

サーバ２００は、この参照要求を受けて、格納制御データベース２１０内を識別子ＩＤＡで検索し、識別子ＩＤＡと対応付けられた格納先情報と項目情報とを参照する。図６に示す例では、識別子ＩＤＡと対応付けられた格納先情報は、格納先データベース２２０のフォルダＡであることがわかる。また識別子ＩＤＡと対応付けられた項目情報は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、格納時刻であることがわかる。ここでサーバ２００は、項目情報に配信先情報が含まれないことがわかるので、配信先情報を取得せずに、格納先情報と項目情報とを画像形成装置３００Ａへ送信する。 Upon receiving this reference request, the server 200 searches the storage control database 210 with the identifier IDA, and refers to the storage destination information and item information associated with the identifier IDA. In the example shown in FIG. 6, it can be seen that the storage location information associated with the identifier IDA is the folder A of the storage location database 220. The item information associated with the identifier IDA is a sender number, a sender name, a reception date, a reception time, and a storage time. Here, the server 200 knows that the delivery destination information is not included in the item information, and therefore transmits the storage destination information and the item information to the image forming apparatus 300A without acquiring the delivery destination information.

また画像形成装置３００Ａから送信された発信元番号が１２３−５６７８であった場合、参照先は、格納制御データベース２１０の識別子ＩＤＢに対応する情報を参照する。識別子ＩＤＢと対応付けられた格納先情報は、格納先データベース２３０のフォルダＢであることがわかる。またサーバ２００は、識別子ＩＤＢと対応付けられた項目情報には、配信先情報が含まれていることがわかる。よってサーバ２００は、識別子ＩＤＢと対応した配信先情報を取得し、格納先情報、項目情報及び配信先情報とを画像形成装置３００Ａへ送信する。 When the transmission source number transmitted from the image forming apparatus 300A is 123-5678, the reference destination refers to information corresponding to the identifier IDB of the storage control database 210. It can be seen that the storage location information associated with the identifier IDB is the folder B of the storage location database 230. Further, the server 200 knows that the item information associated with the identifier IDB includes distribution destination information. Accordingly, the server 200 acquires distribution destination information corresponding to the identifier IDB, and transmits storage destination information, item information, and distribution destination information to the image forming apparatus 300A.

図９に戻って、ステップＳ９１２においてグループウェアモジュール３１０は、書誌情報設定部３１５により書誌情報の設定を行う。 Returning to FIG. 9, in step S 912, the groupware module 310 sets bibliographic information using the bibliographic information setting unit 315.

以下に書誌情報設定部３１５の処理を説明する。書誌情報設定部３１５は、項目情報取得部３１３により取得された項目情報に示される項目の情報を書誌情報として設定する。例えば発信元番号１２３−４５６７の項目情報は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、格納時刻である。 The processing of the bibliographic information setting unit 315 will be described below. The bibliographic information setting unit 315 sets information of items indicated in the item information acquired by the item information acquisition unit 313 as bibliographic information. For example, the item information of the transmission source number 123-4567 is a transmission source number, a transmission source name, a reception date, a reception time, and a storage time.

よって書誌情報設定部３１５は、この項目の情報を書誌情報として設定する。尚受信日、受信時刻、格納時刻等は、画像形成装置３００Ａの演算処理装置３６が有する時計機能により取得することができる。また本実施形態の格納時刻とは、格納用データが格納先データベースへ格納される時刻を示すが、厳密には書誌情報が設定された後に格納用データが格納されるため、書誌情報が設定された時刻を示しても良い。 Therefore, the bibliographic information setting unit 315 sets the information of this item as bibliographic information. The reception date, reception time, storage time, and the like can be acquired by a clock function of the arithmetic processing unit 36 of the image forming apparatus 300A. The storage time in the present embodiment indicates the time when the storage data is stored in the storage destination database. Strictly speaking, since the storage data is stored after the bibliographic information is set, the bibliographic information is set. You may show the time.

また例えば発信元番号１２３−５６７８の項目情報は、発信元番号、発信元名称、受信日、受信時刻、配信先情報、配信先処理の種類、テキストデータである。したがって書誌情報設定部３１５は、テキストデータ以外の項目の情報を書誌情報として設定する。テキストデータの項目については後述する。 Further, for example, item information of the transmission source number 123-5678 is a transmission source number, a transmission source name, a reception date, a reception time, distribution destination information, a distribution destination processing type, and text data. Therefore, the bibliographic information setting unit 315 sets information of items other than text data as bibliographic information. Text data items will be described later.

ステップＳ９１２に続いてステップＳ９１３へ進み、グループウェアモジュール３１０において、テキストデータ添付部３１６は、取得した項目情報にテキストデータが含まれるか否かを判断する。例えば発信元番号１２３−５６７８の項目情報には、テキストデータの項目が含まれるため、テキストデータ添付部３１６はテキストデータを添付するものと判断する。 Progressing to step S913 following step S912, in the groupware module 310, the text data attachment unit 316 determines whether text data is included in the acquired item information. For example, since the item information of the transmission source number 123-5678 includes an item of text data, the text data attachment unit 316 determines that the text data is attached.

テキストデータを添付すると判断した場合、ステップＳ９１３に続いてステップＳ９１４に進み、テキストデータ添付部３１６はＯＣＲ処理部３４０によりＯＣＲ処理を実行させて画像データから変換されたテキストデータを取得する。 If it is determined that the text data is to be attached, the process proceeds to step S914 following step S913, and the text data attachment unit 316 causes the OCR processing unit 340 to execute OCR processing to acquire text data converted from the image data.

ステップＳ９１４に続いてステップＳ９１５へ進み、送信部３１７は、ファックスデータに含まれる画像データ、設定された書誌情報及びテキストデータを格納用データとしてサーバ２００へ送信する。 Proceeding to step S915 following step S914, the transmission unit 317 transmits the image data included in the fax data, the set bibliographic information, and the text data to the server 200 as storage data.

ステップＳ９１３において、テキストデータを添付しないと判断された場合、ステップＳ９１６へ進み、送信部３１７は、ファックスデータに含まれる画像データと、設定された書誌情報とを格納用データとしてサーバ２００へ送信する。 If it is determined in step S913 that no text data is attached, the process advances to step S916, and the transmission unit 317 transmits the image data included in the fax data and the set bibliographic information to the server 200 as storage data. .

格納先データがサーバ２００に送信されると、ステップＳ９１７において、サーバ２００は、格納制御部２９０により格納用データを格納先情報に従って格納する。例えば発信元番号１２３−４５６７のファックスデータに対応した格納用データ（識別子ＩＤＡに対応した格納用データ）の場合には、格納制御部２９０は、格納先データベース２２０のフォルダＡに格納用データを格納する。また例えば発信元番号１２３−５６７８のファックスデータに対応した格納用データ（即ち識別子ＩＤＢに対応した格納用データ）の場合には、格納制御部２９０は、格納先データベース２３０のフォルダＢに格納用データを格納する。 When the storage destination data is transmitted to the server 200, in step S917, the server 200 stores the storage data by the storage control unit 290 according to the storage destination information. For example, in the case of storage data corresponding to the fax data of the transmission source number 123-4567 (storage data corresponding to the identifier IDA), the storage control unit 290 stores the storage data in the folder A of the storage destination database 220. To do. For example, in the case of storage data corresponding to the fax data of the transmission source number 123-5678 (that is, storage data corresponding to the identifier IDB), the storage control unit 290 stores the storage data in the folder B of the storage destination database 230. Is stored.

ステップＳ９１７に続いてステップＳ９１８へ進み、画像形成装置３００Ａにおいてグループウェアモジュール３１０は、ファックスデータの受信通知を行う設定となっているか否かを判断する
ステップＳ９１８において受信通知を行う設定となっていた場合、ステップＳ９１９へ進み、通知メール送信部３１８は、予め設定された電子メールアドレスへ受信通知を送信し、ファックスデータの格納処理を終了する。尚受信通知の設定に関する情報と、受信通知の送信先の情報は、例えば画像形成装置３００Ａの補助記憶装置３４等に格納されていても良い。 Progressing to step S918 following step S917, the groupware module 310 in the image forming apparatus 300A determines whether it is set to perform reception notification of fax data. In step S918, it has been set to perform reception notification. In step S919, the notification mail transmission unit 318 transmits a reception notification to a preset e-mail address, and ends the fax data storage process. Note that the information related to the reception notification setting and the transmission destination information of the reception notification may be stored in the auxiliary storage device 34 of the image forming apparatus 300A, for example.

ステップＳ９１８において、受信通知を行わない設定の場合、画像形成装置３００Ａはファックスデータの格納処理を終了する。 If it is determined in step S918 that reception notification is not performed, the image forming apparatus 300A ends the fax data storage process.

以上に説明したように、本実施形態によれば、画像形成装置３００Ａにおいて、ファックスデータが受信された際に、自動的にファックスデータに含まれる画像データと、書誌情報とが格納用データとしてサーバ２００へ格納される。 As described above, according to the present embodiment, when fax data is received in the image forming apparatus 300A, the image data automatically included in the fax data and the bibliographic information are stored as storage data in the server. 200.

よって本実施形態によれば、ファクシミリ機能により受信された受信文書を電子化する際に、電子化した後の管理を考慮し、且つ効率的に受信文書を電子化することができる。 Therefore, according to the present embodiment, when the received document received by the facsimile function is digitized, the received document can be efficiently digitized in consideration of management after digitization.

また本実施形態では、従来のようにファックスデータが紙の受信文書として出力されていた際に発生する受信文書の取り忘れや、受信文書の紛失を防止することができる。 Further, in the present embodiment, it is possible to prevent forgetting to remove a received document or loss of a received document that occurs when fax data is output as a paper received document as in the prior art.

また本実施形態では、画像形成装置３００Ａがファックスデータを受信した際に、自動的にファックスデータ含まれる画像データに書誌情報を紐付けした格納用データを格納先情報に基づきサーバ２００へ格納することができる。このため本実施形態によれば、ファックスデータをサーバに格納する際に、ファックスデータの書誌情報を入力する等の手間を省くことができ、利便性を向上させることができる。 In the present embodiment, when the image forming apparatus 300A receives the fax data, the storage data in which the bibliographic information is linked to the image data included in the fax data is automatically stored in the server 200 based on the storage location information. Can do. Therefore, according to the present embodiment, it is possible to save the trouble of inputting the bibliographic information of the fax data when storing the fax data in the server, and the convenience can be improved.

また本実施形態によれば、画像形成装置３００Ａのファックスデータの格納処理は、グループウェアの端末の処理として行われる。したがって画像形成装置３００Ａからサーバ２００に格納された格納用データは、グループウェア文書として管理される。よって本実施形態によれば、画像形成装置３００Ａからサーバ２００に格納された格納用データは、他のグループウェア端末と共有することができる。 According to the present embodiment, the fax data storage process of the image forming apparatus 300A is performed as a groupware terminal process. Accordingly, storage data stored in the server 200 from the image forming apparatus 300A is managed as a groupware document. Therefore, according to the present embodiment, the storage data stored in the server 200 from the image forming apparatus 300A can be shared with other groupware terminals.

また本実施形態では、ファックスデータに含まれる画像データをテキストデータとしたものをサーバ２００へ格納することができる。したがって本実施形態では、サーバ２００では、テキストデータのキーワード検索を行うことで、簡単に所望のファックスデータに対応した格納用データを見つけることができる。 In the present embodiment, the text data of the image data included in the fax data can be stored in the server 200. Therefore, in this embodiment, the server 200 can easily find storage data corresponding to desired fax data by performing a keyword search for text data.

以上、各実施形態に基づき本発明の説明を行ってきたが、上記実施形態に示した要件に本発明が限定されるものではない。これらの点に関しては、本発明の主旨をそこなわない範囲で変更することができ、その応用形態に応じて適切に定めることができる。 As mentioned above, although this invention has been demonstrated based on each embodiment, this invention is not limited to the requirements shown in the said embodiment. With respect to these points, the gist of the present invention can be changed without departing from the scope of the present invention, and can be appropriately determined according to the application form.

ファクシミリシステムのシステム構成を示す図である。1 is a diagram illustrating a system configuration of a facsimile system. サーバ２００のハードウェア構成の一例を示す図である。2 is a diagram illustrating an example of a hardware configuration of a server 200. FIG. 画像形成装置３００Ａのハードウェア構成の一例を示す図である。3 is a diagram illustrating an example of a hardware configuration of an image forming apparatus 300A. FIG. ファクシミリシステム１００の動作の概略を説明する図である。2 is a diagram for explaining the outline of the operation of the facsimile system 100. FIG. サーバ２００の機能構成を説明する図である。2 is a diagram illustrating a functional configuration of a server 200. FIG. 格納制御データベース２１０に格納されている情報を説明する図である。It is a figure explaining the information stored in the storage control database. 画像形成装置３００Ａの機能構成を説明する図である。It is a diagram illustrating a functional configuration of an image forming apparatus 300A. 参照先特定テーブル３５２の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the reference destination specific table 352. ファクシミリシステム１００の動作を説明するフローチャートである。3 is a flowchart illustrating an operation of the facsimile system 100.

Explanation of symbols

１００ファクシミリシステム
２００サーバ
２１０格納制御データベース
２２０、２３０、２４０格納先データベース
２５０認証部
２６０格納先送信部
２７０項目送信部
２８０配信先送信部
２０９格納制御部
３００ファクシミリ装置
３００Ａ画像形成装置
３１０グループウェアモジュール
３２０ＦＡＸ受信部
３３０認証部
３４０ＯＣＲ処理部
３５０データベース DESCRIPTION OF SYMBOLS 100 Facsimile system 200 Server 210 Storage control database 220, 230, 240 Storage destination database 250 Authentication part 260 Storage destination transmission part 270 Item transmission part 280 Distribution destination transmission part 209 Storage control part 300 Facsimile apparatus 300A Image forming apparatus 310 Groupware module 320 FAX receiving unit 330 Authentication unit 340 OCR processing unit 350 Database

Claims

A facsimile apparatus connected to a server having a database storing storage destination information indicating a storage destination of the image data of fax data including image data and transmission source data indicating a transmission source of the image data,
Receiving means for receiving fax data;
A reference destination specifying means for specifying a reference destination in the database, based on source data included in the fax data;
Storage location acquisition means for acquiring storage location information of the image data from a reference location specified in the database;
And a transmission unit that transmits the image data to a storage location indicated by the storage location information.

Item information indicating items of bibliographic information of the image data is stored in the database of the server,
Item information acquisition means for acquiring the item information from the reference destination specified by the reference destination specifying means;
Setting means for setting the bibliographic information based on the item information acquired by the item information acquisition means,
The transmission means includes
The facsimile apparatus according to claim 1, wherein the image data and the bibliographic information set by the setting unit are transmitted to a storage destination indicated by the storage destination information.

The setting means includes
3. The facsimile apparatus according to claim 2, wherein the bibliographic information is set using the transmission source data based on the item information.

The database of the server stores distribution destination information indicating the distribution destination of the image data,
When the item information includes a delivery destination of the image data, the delivery destination acquisition unit acquires the delivery destination information from the reference destination specified by the reference destination specification unit;
The setting means includes
4. The facsimile apparatus according to claim 2, wherein the distribution destination information acquired by the distribution destination acquisition unit is set as bibliographic information.

Text data acquisition means for acquiring text data from the image data based on the item information;
The transmission means includes
5. The image data, the bibliographic information set by the setting unit, and the text data acquired by the text data acquisition unit are transmitted to a storage destination indicated by the storage destination information. A facsimile apparatus according to claim 1.

The server is a groupware server,
The facsimile apparatus according to any one of claims 1 to 5, wherein the facsimile apparatus functions as a terminal of the groupware.

An image forming apparatus comprising the facsimile apparatus according to claim 1.

A server connected to a facsimile apparatus for receiving fax data including image data and source data indicating a source of the image data,
A first database storing storage destination information indicating a storage destination of the image data, item information indicating items of bibliographic information of the image data, and distribution destination information indicating a distribution destination of the image data;
A second database in which image data transmitted from the facsimile apparatus and bibliographic information corresponding to the image data are stored;
Transmission means for acquiring storage destination information, item information, and distribution destination information specified based on transmission source data included in fax data received by the facsimile apparatus from the first database and transmitting the information to the facsimile apparatus;
A storage control means for storing image data transmitted from the facsimile apparatus and bibliographic information corresponding to the image data in the second database based on the storage destination information;

A facsimile apparatus that receives fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data, and a server having a database in which storage destination information indicating the storage destination of the image data is stored. A facsimile system,
The facsimile machine is
Receiving means for receiving fax data;
A reference destination specifying means for specifying a reference destination in the database, based on source data included in the fax data;
Storage location acquisition means for acquiring storage location information of the image data from a reference location specified in the database;
Transmitting means for transmitting the image data to a storage location indicated by the storage location information,
The server
Storage destination transmission means for transmitting the storage destination information to the facsimile apparatus from the reference destination specified in the database;
And a storage control means for storing image data transmitted from the facsimile apparatus in accordance with the storage location information.

Image data storage by a facsimile apparatus connected to a server having a database storing storage destination information indicating the storage destination of the image data of fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data A method,
A receiving procedure for receiving fax data;
A reference destination specifying procedure for specifying a reference destination in the database, based on source data included in the fax data;
A storage location acquisition procedure for acquiring storage location information of the image data from a reference location specified in the database;
A transmission procedure for transmitting the image data to a storage location indicated by the storage location information.

Executed in a facsimile machine connected to a server having a database in which storage destination information indicating the storage destination of the image data of fax data including image data and transmission source data indicating the transmission source of the image data is stored. An image data storage program,
In the facsimile machine,
A receiving step for receiving fax data;
A reference destination identifying step for identifying a reference destination in the database, based on source data included in the fax data;
A storage location acquisition step of acquiring storage location information of the image data from a reference location specified in the database;
A transmission step of transmitting the image data to a storage location indicated by the storage location information.